Intranetrh v780 by barcles

Manuel de rĂŠfĂŠrence

Sage Intranet RH / Sage Front paie Version 7.8

Votre progiciel est composé d’un boîtier de rangement comprenant : • le cédérom sur lequel est enregistré le programme.

Propriété & Usage

Ce logiciel et sa documentation sont protégés par le Code de la Propriété Intellectuelle, les lois relatives au copyright et les traités internationaux applicables. Toute utilisation non conforme du logiciel, et notamment toute reproduction ou distribution partielle ou totale du logiciel ou toute utilisation audelà des droits acquis sur le logiciel est strictement interdite. Toute personne ne respectant pas ces dispositions se rendra coupable de délit de contrefaçon et sera passible des peines pénales prévues par la loi. La marque Sage est une marque protégée. Toute reproduction totale ou partielle de la marque Sage, sans l’autorisation préalable et expresse de la société Sage est donc prohibée.

Conformité & Mise en garde

• Compte tenu des contraintes inhérentes à la présentation sous forme de manuel électronique, les spécifications visées dans la présente documentation constituent une illustration aussi proche que possible des spécifications. • Il appartient au client, parallèlement à la documentation, de mettre en oeuvre le progiciel pour permettre de mesurer exactement l’adéquation de ses besoins aux fonctionnalités. • Il est important, pour une utilisation sûre et opérationnelle du progiciel, de lire préalablement la documentation.

Evolution

• La documentation correspond à la version référencée. Entre deux versions, des mises à jour du logiciel peuvent être opérées sans modification de la documentation. Toutefois, un additif peut être joint à la documentation existante pour présenter les modifications et améliorations apportées à ces mises à jour.

Tous les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce logiciel ou sa documentation et n’appartenant pas à Sage peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs.

Sage 10, rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 France 0 810 30 30 30

* Coût d’un appel local depuis un poste fixe

www.sage.fr

Mise à jour : mai 2014 - version 7.8

© Sage 2014 – Tout droit réservé. Société par Actions Simplifiée au capital de 6 750 000 e - Siège social : 10, rue Fructidor - 75834 Paris Cedex 17 - 313 966 129 RCS Paris - Crédit photos : fotolia - S1129_R&D _03-14 -

Composition du progiciel

Table des matières

Table des matières Introduction_______________________________________________________3 Présentation de Sage Intranet RH / Sage Front Paie_______________________4 Nouveautés de la version ........................................................................................................... 4 Nouvelle offre Front Paie ....................................................................................................................... 4 Workflow fiche salarié ............................................................................................................................ 4 Saisie des variables en grille ................................................................................................................. 5 Ajout workflow sur saisie variables ........................................................................................................ 5 Import des thèmes variables.................................................................................................................. 5 Vues mobiles ......................................................................................................................................... 5 Validation des congés (manager ou gestionnaire)................................................................................. 5 Demande RH avec génération évènement............................................................................................ 5 Liste des absences saisies .................................................................................................................... 5 Modification nature en validation congés............................................................................................... 6 Contrôle du solde en saisie d'absences ................................................................................................ 6 Affichage du solde sur le planning ......................................................................................................... 6 Raccourci tout cocher en demande RH ................................................................................................. 6 Cumul profils .......................................................................................................................................... 6 Désactivation Veesage .......................................................................................................................... 6

Installation et activation du programme ...................................................................................... 7 Caractéristiques ..................................................................................................................................... 7 Architecture de l’application ................................................................................................................... 7

Commandes externes ................................................................................................................. 8

Administration de Sage Intranet RH / Sage Front Paie ____________________10 Démarrage du module d’administration .................................................................................... 10 Administration ........................................................................................................................... 12 Accès ........................................................................................................................................ 13 Licences............................................................................................................................................... 13 Sociétés ............................................................................................................................................... 15 Profils ................................................................................................................................................... 19 Services ............................................................................................................................................... 24

Collaborateurs........................................................................................................................... 27 Gestion des collaborateurs .................................................................................................................. 27 Importation des collaborateurs............................................................................................................. 34 Collaborateurs connectés .................................................................................................................... 38

Table des matières

Table des matières Paramètres ............................................................................................................................... 39 Sécurité des mots de passe................................................................................................................. 39 Envoi de mails automatiques ............................................................................................................... 40 Configuration de l’application............................................................................................................... 41 Demandes RH ..................................................................................................................................... 42 Thèmes variables................................................................................................................................. 44

Workflow ................................................................................................................................... 47 Processus ............................................................................................................................................ 47 Supervision .......................................................................................................................................... 53

Utilisation de Sage Intranet RH / Sage Front Paie ________________________55 Démarrage de Sage Intranet RH / Sage Front Paie ................................................................. 55 Onglet Accueil : utilisation de l’intranet de l’entreprise.............................................................. 57 Onglet Mon espace RH : utilisation de l’espace personnel....................................................... 58 Les fonctions métier de Sage Intranet RH / Sage Front Paie .............................................................. 60 Planning .............................................................................................................................................. 61 Espace salarié .................................................................................................................................... 68 Espace manager ................................................................................................................................. 85 Espace gestionnaire ........................................................................................................................... 97 Outils communs aux différentes fenêtres........................................................................................... 108

Introduction

Introduction Ce guide d’utilisation est livré en complément du dépliant d’installation. Nous vous présentons :

• l’offre Sage Intranet RH / Sage Front Paie, voir Présentation de Sage Intranet RH / Sage Front Paie

• la partie Administration de Sage Intranet RH / Sage Front Paie, voir Administration de Sage Intranet RH / Sage Front Paie

• le démarrage de Sage Intranet RH / Sage Front Paie ainsi que les fonctionnalités proposées pour un utilisateur se connectant à distance, voir Utilisation de Sage Intranet RH / Sage Front Paie

Présentation de Sage Intranet RH / Sage Front Paie

Présentation de Sage Intranet RH / Sage Front Paie Basée sur une technologie web et un accès en mode client léger, Sage Intranet RH / Sage Front Paie permet d’accéder avec un simple login et mot de passe à certaines données et fonctions de votre application Sage Paie/RH. Les utilisateurs, selon leurs métiers (collaborateur, manager et opérateur de paie/RH) peuvent ainsi consulter, saisir ou valider les informations nécessaires, consulter les indicateurs clés, et ce, quelle que soit leur localisation géographique. Sage Intranet RH / Sage Front Paie requiert le rattachement à au moins une base Paie/RH. Sage Intranet RH / Sage Front Paie peut être rattaché à plusieurs bases de Paie/RH (multisociétés). Les fonctions proposent alors une vue consolidée des collaborateurs quel que soit leur société de rattachement. Les actions en paie impactent uniquement la société de rattachement administratif de chaque collaborateur.

Un même login ne peut pas être connecté simultanément à partir de deux postes différents.

Pour toute information, voir Produits activés. Les programmes Sage Intranet RH / Sage Front Paie, Sage Notes de frais et Sage Etendue ayant un socle technique et fonctionnel commun, lorsqu’ils sont installés sur le même poste de travail, ceux-ci partagent la partie Administration. Dès lors, l’application prend le nom de Sage Intranet.

Nouveautés de la version Nouvelle offre Front Paie L'application se décline désormais en 2 offres produits :

• Sage Front Paie propose les fonctionnalités de saisie des variables et de gestion des fiches salariés. Inclus au offres Paie SQL et Express i7, Sage Front Paie est un nouveau produit qui s'installe à partir de la clé Paie (même nombre de postes).

• Sage Intranet RH inclut l'intégralité du fonctionnel. Sage Intranet RH reste une offre complémentaire à Sage Paie et s'installe à partir d'une clé spécifique.

Workflow fiche salarié Une nouvelle fonction d'entrée et sortie des salariés est mise à disposition des profils manager et gestionnaire, avec saisie des informations personnelles et professionnelles liées au salarié, workflow de validation paramétrable et impact sur les fiches salariés en Paie.

Présentation de Sage Intranet RH / Sage Front Paie

Saisie des variables en grille La saisie des variables est enrichie d'un mode de saisie supplémentaire en grille, en complément des modes existants par collaborateur et par population. Cette approche permet d'ajouter des évènements sur plusieurs collaborateurs et plusieurs natures à la fois en un seul écran de saisie.

Ajout workflow sur saisie variables Une logique de workflow est ajoutée à la saisie des variables de manière à ce que, sur option, une saisie d'évènements par un profil manager ou gestionnaire puisse être soumise à un circuit de validation paramétrable.

Import des thèmes variables Une action d'administration permet d'importer à partir d'un dossier Paie l'ensemble des thèmes variables et natures associées.

Vues mobiles Les fonctions suivantes de l'application sont optimisées pour supports mobiles :

• Annuaire entreprise • Communication interne • Mon planning • Mes congés

Validation des congés (manager ou gestionnaire) Ces vues mobiles sont activées automatiquement par détection du support de l'utilisateur, et un bouton permet le switch manuel d'une vue à l'autre (standard / mobile).

Demande RH avec génération évènement Le workflow des demandes RH est enrichi d'un 5e modèle de formulaire Evènement permettant la saisie d'une période de dates, d'une nature et d'une valeur, afin de générer un évènement en Paie à l'issue du circuit de validation.

Liste des absences saisies En complément de la saisie des absences, il est maintenant possible d'accéder via une nouvelle entrée de menu à la liste complète des absences saisies, avec possibilité de modification / suppression des évènements.

Présentation de Sage Intranet RH / Sage Front Paie

Modification nature en validation congés En validation du workflow de demande de congés, la possibilité est offerte, selon autorisation, d'accéder en modification à la nature de congés saisie par le demandeur.

Contrôle du solde en saisie d'absences Le contrôle bloquant en cas de dépassement de solde, jusqu'alors réservé à la saisie de demande de congés, est étendu sur option à la saisie des absences.

Affichage du solde sur le planning Sur le planning personnel d'un collaborateur, une action directe de visualisation du solde de congés est désormais disponible.

Raccourci tout cocher en demande RH En saisie de demande RH de type Mois, un raccourci permet de sélectionner l'ensemble des mois proposés en un seul clic.

Cumul profils Les règles de cumul de plusieurs profils pour un même utilisateur changent pour les autorisations sur les données : les droits résultants correspondent à l'intersection des différents profils, et non plus à l'union des droits.

Désactivation Veesage Le partenariat Veesage étant révolu, le raccourci vers cette application tierce est supprimé de l'interface.

Présentation de Sage Intranet RH / Sage Front Paie

Installation et activation du programme Caractéristiques L'application Intranet RH possède les caractéristiques suivantes :

• produit disponible en complément des offres Paie Suite RH et Pack+ SQL 21 • la clé qui lui est associée sert à la fois de clé d'installation et de clé d'activation des postes IRH • son modèle business se décline en six tranches de nombres de salariés (50, 100, 150, 200, 300, 400, 500, 1000, >1000) et en 2 modes de licence (DEL/DUA ou DSU). En pratique, la tranche >1000 est limitée à 36 000 utilisateurs.

• son mode de distribution DVD contient les setups d'Etendue, d'Intranet RH et de Notes de frais sur le même disque.

• Intranet RH v7.70 est compatible avec les versions 7.50 ou 7.70 de Sage Etendue et Sage Notes de frais, ces 2 dernières devant rester dans la même version. Pour faire cohabiter ces applications sur le même site, il suffit d'installer successivement les setups dans le même répertoire, en commençant par les versions plus anciennes.

Architecture de l’application L'application Sage Intranet est une application modulaire comprenant :

• un socle commun mettant à disposition certains services partagés (activation, identification, connexion, annuaire de collaborateurs, communication interne, etc) ainsi que les données du module d'administration (sociétés, profils, utilisateurs, préférences, etc). Ce socle possède sa propre base de données nommée Etendue.

• Différents modules métiers qui viennent se combiner à ce socle commun, en proposant des fonctionnalités métiers spécifiques. Ces modules possèdent chacun leur propre base de données métier, peuvent accéder à la base partagée du socle via une interface ou en accès SQL direct, et bénéficient des services du socle commun (dont le module d'administration). Les modules métiers disponibles sont les suivants :

• Le module Etendue proposant des fonctionnalités de gestion liées aux applications Sage 30/100. • Le module Intranet RH proposant des fonctionnalités liées à Sage Paie RH. • Le module Notes de frais proposant des fonctionnalités de suivi des notes de frais, avec lien possible vers Sage 30/100 Comptabilité ou Sage Paie RH. Ces différents modules fonctionnent indépendamment et sont complètement intégrés lorsqu'ils cohabitent.

Présentation de Sage Intranet RH / Sage Front Paie

Commandes externes Sur le principe des commandes externes, il est possible depuis une application tierce d’appeler une URL Intranet RH en mode connecté et positionné sur une fonction spécifique. Pour ce faire, lancez l’URL de base suivante http://[monserveur]/sage100/Home(-).aspx/Home/Open, à laquelle on ajoute les paramètres http suivants :

• login : nom de connexion (obligatoire) • password : mot de passe (facultatif si mot de passe vide) • redirect : URL de redirection vers une fonction spécifique (facultatif, renvoie vers l’accueil si vide) Ces paramètres peuvent être passés via les méthodes GET ou POST. Exemple d’une URL en mode GET ouvrant la fonction de saisie de consultation des congés : http:// [monserveur]/sage100/Home(-).aspx/Home/Open?login=xxxx&password=xxxx&redirect= http:// [monserveur]/sage100/intranetrh(societe).aspx/Conges Attention ! Les caractères spéciaux éventuellement contenus dans les paramètres login/ password/redirec doivent être encodés selon la table de correspondance suivante.

Caractères

Codage URL

Tabulation

%09

Espace

%20

%22

%23

%25

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(

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Présentation de Sage Intranet RH / Sage Front Paie

Caractères

Codage URL

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Administration de Sage Intranet RH / Sage Front Paie

Administration de Sage Intranet RH / Sage Front Paie Le module d’administration du site Web vous permet de paramétrer et d’administrer Sage Intranet RH / Sage Front Paie. Lorsque Sage Intranet RH / Sage Front Paie, Sage Notes de frais et Sage Etendue sont installés sur le même poste de travail, la partie Administration est alors commune aux quatre applications. Les pages suivantes vous présentent le démarrage de l’application ainsi que les fonctions d’administration proposées :

• Démarrage du module d’administration • Administration • Accès • Collaborateurs • Paramètres • Workflow

Démarrage du module d’administration Pour démarrer le module d’administration de Sage Intranet RH / Sage Front Paie : 1 . saisissez l’URL définie dans le serveur : par défaut http://nomserveur/sage100, 2 . au premier démarrage, saisissez les droits d’accès d’un utilisateur de type Administrateur : - Utilisateur : administrateur - Mot de passe : admin 3 . Cliquez sur le bouton [Connexion]. L’onglet Administration s’affiche alors.

Administration de Sage Intranet RH / Sage Front Paie

Il contient sur la gauche un menu d’accès aux différentes fonctionnalités d’administration, regroupées par groupes :

• Administration • Accès • Collaborateurs • Paramètres • Workflow

Administration de Sage Intranet RH / Sage Front Paie

Administration Le premier lien Administration est affiché par défaut au démarrage du module d’administration. Pour personnaliser vos actions favorites : 1 . cliquez sur le bouton [Personnaliser mes fonctions favorites] 2 . cochez les fonctions à afficher sur votre page d’accueil, 3 . déplacez les items en fonction du positionnement souhaité, 4 . cliquez sur le bouton [Valider].

Le tableau suivant récapitule les fonctions d’administration proposées : Groupe

Fonction

Description

Accès

Licences

Consultation des licences acquises et actualisation des clés d’authenticité

Sociétés

Création, consultation et modification des sociétés

Profils

Création, consultation et modification des profils métiers d’habilitations

Services

Création, consultation et modification des services

Liste

Création, consultation et modification des collaborateurs de l'entreprise et des utilisateurs de l'application

Import automatique

Importation des collaborateurs à partir d'un annuaire externe

Connexions en cours

Liste des utilisateurs actuellement connectés à Sage Intranet RH / Sage Front Paie

Sécurité

Modification des paramètres de sécurité des mots de passe

Envoi mails

Paramétrage du serveur SMTP pour l’envoi de mails automatiques

Préférences

Activation d’options d’affichage et de sécurité

Demandes RH

Création, consultation et modification des types de demandes RH

Thèmes variables

Gestion et création d’éléments variables de paie (Primes, heures supplémentaires, etc.)

Collaborateurs

Paramètres

Administration de Sage Intranet RH / Sage Front Paie

Groupe

Fonction

Description

Workflow

Processus

Création, consultation et modification des circuits de validation.

Supervision

Liste des demandes en cours, en erreurs ou validées.

Accès Ce regroupement donne accès aux liens suivants :

• Licences : pour consulter les licences acquises pour l’application Sage Intranet RH / Sage Front Paie et actualiser les clés d’authenticité,

• Sociétés : pour gérer les différentes sociétés (création, consultation, modification), • Profils : pour gérer les profils d’utilisateurs (création, consultation, modification), • Services : pour gérer les différents services de sociétés (création, consultation, modification).

Licences Accès / Licences Le lien Licences vous donne toutes les informations utiles sur les licences acquises pour l’application Sage Intranet RH / Sage Front Paie. En administration de l'application, l'entrée de menu Accès/Licences mène vers la fonction Gestion des licences qui présente un bilan des produits activés, avec la possibilité d'actualiser ou d’ajouter des clés d'authenticité. Une clé est formée de 3 zones de 6 caractères bridés en alphanumériques majuscules. Le bouton [Valider] a pour effet de tester la clé et de mettre à jour la page selon les nouveaux droits actualisés.

Administration de Sage Intranet RH / Sage Front Paie

Bilan Ce tableau vous renseigne sur :

• le nombre de licences souscrites, • le nombre d’utilisateurs créés, • le nombre d’utilisateurs connectés. Il résume les licences acquises et utilisées suite aux différents modules activés et clés saisies. La version du progiciel correspond au numéro de version du plug-in Intranet RH.

Produits activés Le programme liste ici les produits activés à l'installation ou en administration.

Décompte des licences Les utilisateurs Etendue sont dits en Postes nommés, c'est-à-dire que le nombre d'utilisateurs actifs Intranet RH créés et connectés est limité par le nombre de licences acquises, et les connexions simultanées à partir du même nom d'utilisateur sont interdites. Pour un module donné, le décompte se déclenche pour chaque utilisateur actif rattaché à au moins un profil du type concerné. Exemple : Intranet RH est installé en version modulaire avec deux modules activés (paie + compta). Trois utilisateurs sont créés : -

user1 ayant un profil de type paie,

user2 ayant un profil de type compta et

- user3 cumulant deux profils, un de chaque type. En termes de licences, ce client consomme alors deux postes Intranet RH Paie et deux postes Intranet RH Compta. Le contrôle des licences s'effectue doublement :

• A la création/modification d'un utilisateur : si pour un module, le nombre de licences autorisées est dépassé, le message bloquant suivant s'affiche à l'enregistrement de la fiche : Le nombre maximum d'utilisateurs autorisé par votre contrat est atteint pour le module X, aucun utilisateur supplémentaire ne peut être créé pour ce module.

• A la connexion d'un l'utilisateur : si pour un module le nombre de licences autorisées est dépassé, le message bloquant suivant s'affiche à la connexion utilisateur : Le nombre maximum d'utilisateurs connectés est actuellement atteint, veuillez vous reconnecter ultérieurement.

Administration de Sage Intranet RH / Sage Front Paie

Sociétés Accès / Sociétés L’administration des sociétés permet d’interfacer Sage Intranet RH / Sage Front Paie avec les sociétés créées dans votre application métier de Paie.

• Gestion des sociétés dans Sage Intranet RH / Sage Front Paie • Ajout d’une société dans Sage Intranet RH / Sage Front Paie • Messages d’incidents à propos des accès

Gestion des sociétés dans Sage Intranet RH / Sage Front Paie Le lien Sociétés affiche la liste des Sociétés paramétrées par l’administrateur, pour faire le lien avec les sociétés existantes dans les programmes associés de Paie, Comptabilité et Gestion Commerciale le cas échéant.

Mode de tri de la liste

Pour personnaliser les colonnes de cette liste : 1 . Cliquez sur le bouton [Personnaliser la liste]

2 . Cochez parmi les choix proposés, les informations à afficher, et définissez leur positionnement. 3 . Cliquez sur le bouton [Valider]. Pour modifier une société : 1 . Cliquez sur sa ligne. La fiche société s’affiche. Pour supprimer une société : 1 . Cliquez sur le bouton [Supprimer l’élément]

2 . Confirmez votre choix.

Administration de Sage Intranet RH / Sage Front Paie

Ajout d’une société dans Sage Intranet RH / Sage Front Paie Pour paramétrer une nouvelle société dans Sage Intranet RH / Sage Front Paie : 1 . Cliquez sur le bouton [Nouvel élément]

Une fiche société vierge s’affiche.

2 . Identifiez la société dans le volet Identification proposé par défaut. 3 . Saisissez les paramètres de connexion aux bases de données de Paie, Comptabilité et Gestion commerciale dans le volet Connexion, disponible en cliquant sur son titre dans le menu à droite de la fenêtre. 4 . Sélectionnez les paramètres métiers liés à la société. 5 . Identifiez les utilisateurs autorisés à accéder à la société créée dans le volet Utilisateurs. 6 . Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. La société nouvellement paramétrée est par défaut autorisée à tous les utilisateurs existants.

Identification Code Le code identifie la société dans Sage Intranet RH / Sage Front Paie. Il est unique. Il doit être composé de caractères alphanumériques sans espace. Après enregistrement, il ne sera plus modifiable. Description Cet intitulé apparaîtra dans la liste déroulante de choix de la société.

Administration de Sage Intranet RH / Sage Front Paie

Connexion Fichier paie (chemin complet) Le fichier paie identifié ici doit être sous la forme : chemin d’accès sur le serveur/« nom du fichier.prh ».

Paramètres métier Organisation équivalente service Sélectionnez le type d’organisation Paie à utiliser lors de l’import des services Intranet ou lors de l’affectation du service d’appartenance d’un collaborateur en import automatique des collaborateurs. Exemple : Service Niveau d’intégration planning Sélectionnez le type de calendrier à rapatrier au niveau du fond des cellules des fonctions plannings :

• Week-ends seulement : grise uniquement les week-ends sans lien avec la base Paie. • Calendrier société : grise les jours désignés fériés/fermés au niveau du calendrier société en Paie. • Calendrier salarié : grise les jours désignés fériés/fermés au niveau du calendrier salarié en Paie. Exemple : Calendrier de l’entreprise Blocage selon écart entre date du jour et date de début de congé Cochez cette case si vous souhaitez un écart entre la date du jour de la demande de congé et la date de début de congé. Dès lors, vous devez saisir un nombre de jour dans la zone suivante. Dans ce cas, le programme contrôle si l’écart est respecté lors de la demande de congé. Si l’écart n’est pas respecté, la demande de congé est alors interdite. Ecart minimum (en jour) Si, dans la zone ci-dessus, vous avez demandé un écart minimum entre la date du jour de la demande de congé et la date de début du congé, il est alors nécessaire de renseigner le nombre de jour dans cette zone. Blocage au-delà de l’année civile N+1 Cochez cette case pour interdire la prise de congé au-delà du 31 décembre de l’année N+1. Blocage en dépassement de solde Cochez cette case pour interdire la saisie d'absences ou validation de congés au-delà du nombre de jours de congé restant.

Utilisateurs Ce volet liste, dans un tableau, les utilisateurs rattachés à la société configurée. Pour attacher un utilisateur à la société créée : 1 . sélectionnez-le via la zone à liste déroulante 2 . cliquez sur le bouton [Ajouter] ou tapez sur la touche ENTREE 3 . cliquez sur le bouton [Enregistrer] une fois tous les rattachements réalisés Pour attacher à la société tous les utilisateurs en une seule manipulation, cliquez sur le bouton [Ajouter en multi-sélection] pour afficher la fenêtre Sélection des utilisateurs. La sélection se fait par cases à cocher. Celles-ci sont persistantes aux recherches ou changement de pages.

Administration de Sage Intranet RH / Sage Front Paie

Pour rompre le lien entre la société et l’utilisateur, cliquez sur le bouton [Détacher l’utilisateur]

en regard

du nom de celui-ci dans le tableau. Pour détacher tous les utilisateurs en une manipulation, il vous suffit de cliquer sur le bouton [Détacher tous les utilisateurs] situé, cette fois, en entête de tableau. Le programme vous demande de confirmer le traitement.

Messages d’incidents à propos des accès

Message

Solution

« Aucune société n’a été configurée pour cette installation. Veuillez en créer au moins une avant de poursuivre la configuration du site. <OK> »

Vous êtes administrateur et aucune société n’est créée dans Sage Intranet RH / Sage Front Paie. Connectez-vous en tant qu’administrateur et procédez à une création de société.

« Vous n’avez accès à aucune société, veuillez contacter l’administrateur. <OK> »

L’utilisateur connecté (non administrateur) n’a accès à aucune des sociétés créées. L’administrateur doit associer l’utilisateur à une société.

« La connexion à la base Paie/RH de la société X a échoué. La base est corrompue ou absente, ou bien les identifiants de connexion sont erronés. <OK> »

Le fichier de paie sélectionné pour la société n’est pas accessible. Vérifiez les Nom de connexion / Mot de passe.

« Accès refusé »

Ajoutez les droits pour Service Réseau sur le répertoire contenant le fichier PRH.

« Le fichier n'est pas valide ou n'est pas accessible »

Chemin ou nom du fichier erroné.

Administration de Sage Intranet RH / Sage Front Paie

Profils Accès / Profils Les profils permettent de définir les droits d’accès aux sociétés, fonctions et données. Chaque utilisateur se voit attribuer un ou plusieurs profils au niveau de sa fiche collaborateur. L'application est livrée en standard avec un certain nombre de profils modèles pré-paramétrés. Pour le type de profil Intranet RH, trois profils sont fournis en standard : Collaborateur, Manageur et Opérateur de Paie RH. En tant qu’administrateur, vous pouvez librement les modifier, les supprimer ou en créer de nouveaux.

• Gestion des profils créés dans Sage Intranet RH / Sage Front Paie • Création d’un profil dans Sage Intranet RH / Sage Front Paie • Messages d’incidents à propos des autorisations d’accès

Gestion des profils créés dans Sage Intranet RH / Sage Front Paie Le lien Profils affiche la liste des profils créés par l’administrateur pour la Paie/RH.

Pour personnaliser cette liste : 1 . Cliquez sur le bouton [Personnaliser la liste] 2 . Cochez parmi les choix proposés, les colonnes à afficher 3 . Cliquez sur le bouton [Valider]

Administration de Sage Intranet RH / Sage Front Paie

Pour modifier un profil : 1 . Cliquez sur sa ligne. La fiche s’ouvre. Pour supprimer un profil : 1 . Cliquez sur le bouton [Supprimer l’élément]

2 . Confirmez votre choix. Pour dupliquer un profil : 1 . Sur la liste des profils, cliquez sur le bouton [Dupliquer]

de la ligne du profil à dupliquer.

La fiche profil source s’ouvre. 2 . Renseignez l’Intitulé et la Description. 3 . Aménagez le contenu pour aboutir au profil souhaité. 4 . Cliquez sur [Enregistrer]. La commande Dupliquer est également disponible dans la fiche de chaque profil. Il suffit d’ouvrir la fiche de celui que l’on souhaite dupliquer, puis de sélectionner l’option Dupliquer du bandeau Actions.

Création d’un profil dans Sage Intranet RH / Sage Front Paie Pour créer un profil : 1 . Cliquez sur le bouton [Nouvel élément]. 2 . Dans la fenêtre Ajouter un profil, sélectionner un profil puis cliquer sur [Continuer]. 3 . Dans le volet Identification, identifiez ce profil par un Code et un Intitulé. 4 . Dans le volet Autorisations, sélectionnez ses restrictions d’accès aux fonctions puis aux données (par défaut toutes les autorisations sont accordées). 5 . Dans le volet Utilisateurs, sélectionnez les utilisateurs rattachés à ce profil. 6 . Cliquez sur [Enregistrer]. Rappelons qu’un nouveau profil peut être créé par duplication d’un profil existant. Voir Gestion des profils créés dans Sage Intranet RH / Sage Front Paie.

Administration de Sage Intranet RH / Sage Front Paie

Identification

Code Ce code identifie le profil dans Sage Intranet RH / Sage Front Paie. Il doit être unique. Intitulé Précisez le rôle métier de ce profil.

Autorisations Les autorisations de chaque profil sont définies autour de deux axes :

• Fonctions • Données Fonctions Ce choix permet de définir les autorisations d’accès par fonction et sous-fonctions de l’application. Les fonctions Intranet RH sont classées dans les groupes suivants :

• Planning • Espace salarié • Espace manager • Espace Gestionnaire

Administration de Sage Intranet RH / Sage Front Paie

Pour définir les fonctions accessibles ou non pour le profil en cours : 1 . Cliquez sur l’intitulé (ou le bouton correspondant) d’un groupe de fonctions pour afficher son contenu. 2 . Décochez les fonctions à ne pas autoriser au profil (toutes sont autorisées par défaut). 3 . Cliquez sur le bouton [Enregistrer].

Données Ce choix permet de définir les autorisations d’accès aux :

• informations des plannings • demandes de congés • informations personnelles • informations collaborateurs pour les managers • informations collaborateurs pour les opérateurs Paie/RH • informations en saisie des absences • demandes RH • éléments variables

Administration de Sage Intranet RH / Sage Front Paie

Pour définir les données accessibles ou non pour le profil en cours : 1 . Cliquez sur l’intitulé (ou le bouton correspondant) d’un type de données pour le déplier. 2 . Décochez les informations à ne pas autoriser au profil (toutes sont autorisées par défaut). 3 . Cliquez sur le bouton (Enregistrer]. Une information décochée est alors interdite et invisible aux utilisateurs rattachés au profil.

Utilisateurs Ce volet permet de rattacher des utilisateurs au profil créé. La fenêtre se renseigne comme celle présentée pour le paramétrage de société. Voir Utilisateurs.

Messages d’incidents à propos des autorisations d’accès

Message

Solution

« Vous n’avez accès à aucune société, veuillez contacter l’administrateur. <OK> »

Dans votre fiche utilisateur, onglet Société, cocher au moins une société.

« Votre profil utilisateur n’a accès à aucune société. <OK> »

Vous êtes administrateur et votre profil n’autorise l’accès à aucune société.

Administration de Sage Intranet RH / Sage Front Paie

Services Accès / Services Cette fonction permet de gérer la structure organisationnelle de la société, afin d’y rattacher les différents collaborateurs.

Gestion des services dans Intranet RH Le lien Services affiche la liste des services créés par l’administrateur pour la Paie/RH.

Pour personnaliser cette liste : 1 . Cliquez sur le bouton [Personnaliser la liste]

2 . Cochez parmi les choix proposés, les colonnes à afficher. 3 . Cliquez sur le bouton [Valider]. Pour modifier un service : 1 . Cliquez sur sa ligne. La fiche s’ouvre. Pour supprimer un service : 1 . cliquez sur le bouton [Supprimer l’élément] 2 . confirmez votre choix

Administration de Sage Intranet RH / Sage Front Paie

Création d’un service dans Sage Intranet RH / Sage Front Paie Pour créer un service : 1 . cliquez sur le bouton [Nouvel élément] 2 . dans le volet Identification, identifiez le service par un Code et un Libellé 3 . dans le volet Utilisateurs, sélectionnez les utilisateurs rattachés à ce service 4 . cliquez sur [Enregistrer]

Identification

Code Ce code identifie le service dans Sage Intranet RH / Sage Front Paie. Il doit être unique. Libellé Indiquez le nom du service.

Utilisateurs Ce volet permet de rattacher des utilisateurs au service créé. La fenêtre se renseigne comme celle présentée pour le paramétrage de société. Voir Utilisateurs.

Administration de Sage Intranet RH / Sage Front Paie

Import de services Pour mettre à jour la liste des services de Paie/RH dans Intranet RH, il est possible d’importer ceux-ci. Pour ce faire : 1 . cliquez sur l’action Importer les services

2 . dans la fenêtre Import des services Paie qui apparaît, sélectionnez la société souhaitée 3 . cliquez sur [Importer]

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Collaborateurs Par Collaborateur, on entend les salariés figurant dans l’annuaire de l’entreprise, accessible sans restriction. Ces derniers se voient alors attribuer un login, un mot de passe et un profil d’habilitation, et entrent dans le décompte des droits liés au contrat souscrit.

• Gestion des collaborateurs • Création d’un collaborateur dans Sage Intranet RH / Sage Front Paie • Importation des collaborateurs • Collaborateurs connectés

Gestion des collaborateurs Collaborateurs / Liste Le lien Liste, affiche la liste des collaborateurs créés.

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Pour trier ou regrouper cette liste en fonction d’un critère : 1 . ouvrez la liste déroulante Tri ou Regroupement 2 . sélectionnez le critère Pour modifier la fiche d’un collaborateur : 1 . cliquez sur sa ligne 2 . la fiche s’ouvre à l’écran Pour supprimer un collaborateur : 1 . cliquez sur le bouton Actions puis sélectionnez Supprimer. 2 . confirmez votre choix Incidence de la suppression d’un collaborateur Vous supprimez un collaborateur actuellement connecté L’utilisateur connecté sous ce login au moment de la suppression pourra malgré tout continuer à utiliser l’application jusqu’à sa prochaine déconnexion. Ensuite le compte sera bloqué. Pour supprimer plusieurs collaborateurs en même temps : 1 . cochez les cases des lignes à supprimer. 2 . descendez en bas de la liste et cliquez sur le bouton Supprimer.

Particularités du collaborateur Administrateur L’utilisateur Administrateur :

• n’a accès qu’au module d’administration et ne peut donc utiliser aucune fonction métier (l’onglet Mon Intranet RH lui est interdit).

• n’entre pas en compte dans le décompte des droits Sage Intranet RH / Sage Front Paie.

Création d’un collaborateur dans Sage Intranet RH / Sage Front Paie Pour créer un collaborateur : 1 . cliquez sur le bouton [Nouvel élément] 2 . dans le volet Identification, identifiez ce collaborateur 3 . si vous cochez la case Manager, renseignez alors le volet Management qui devient accessible; indiquez alors les collaborateurs qui lui sont rattachés 4 . dans le volet Connexion, enregistrez ses informations de connexion, et, s’il est utilisateur de Sage Intranet RH / Sage Front Paie, cochez la case Utilisateur actif 5 . dans le volet Droits, enregistrez ses droits d’accès aux sociétés, profils et services 6 . cliquez sur [Enregistrer]. Le nombre de collaborateurs - utilisateurs de Sage Intranet RH / Sage Front Paie qu’il est possible de créer est soumis au nombre acquis de licences. Si vous dépassez ce nombre, un message vous invite à contacter votre revendeur.

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Identification Enregistrez sur ce volet les données d’identification collaborateur utiles à la fonction d’annuaire d’entreprise.

Coordonnées société Chaque salarié de l’entreprise est identifié par ses nom et prénom, son email, ses téléphones fixe et mobile, son numéro de télécopie, sa qualité, son service, sa société et son établissement de rattachement. Cadre Cochez cette case si le collaborateur est cadre. Manager Cochez cette case si le collaborateur est manager d’un ou plusieurs collaborateurs. Le volet Management devient accessible. Responsable hiérarchique Cette liste déroulante permet de sélectionner un autre collaborateur déjà créé. La liste propose les collaborateurs pour lesquels la case Manager est cochée. Responsable RH / Assistant / Suppléant Ces listes déroulante permettent de sélectionner un collaborateur déjà créé.

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Photo Vous pouvez ajouter la photo numérique du salarié à sa fiche. Pour ce faire, il vous suffit de la sélectionner grâce au bouton [Choisissez un fichier].

Management Ce volet permet de sélectionner les collaborateurs directement rattachés au collaborateur créé, identifié comme manager. Pour ce faire : 1 . sélectionnez le collaborateur dans la liste déroulante 2 . cliquez sur le bouton [Ajouter] Pour détacher un collaborateur : 1 . sélectionnez-le dans la liste 2 . cliquez sur le bouton [Détacher l’utilisateur]

Connexion Ce volet rassemble les paramètres d’accès à l’espace personnel de l’utilisateur dans Sage Intranet RH / Sage Front Paie.

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Niveau d’utilisation Utilisateur actif Cochez cette case si le collaborateur est utilisateur de Sage Intranet RH / Sage Front Paie, c’est-à-dire s’il a accès aux fonctionnalités métiers. Lorsque cette case est cochée, le volet Droits pour les sociétés, profils, processus et services devient accessible. Visible annuaire Cochez cette case pour que le collaborateur soit intégré à l’annuaire de la société. Administrateur du site Cochez cette case pour donner à l’utilisateur tous les droits d’administration du site, au même titre que l’utilisateur Administrateur. Compte bloqué Cochez cette case pour suspendre les droits d’utilisation du collaborateur. Cette case se coche automatiquement lorsque le collaborateur utilisateur souhaitant se connecter renseigne un mot de passe erroné plus de 5 fois consécutives. Seul l’administrateur peut alors débloquer le compte en décochant la case.

Authentification Utilisateur / Mot de passe / Confirmation mot de passe Saisissez le nom qui sera utilisé par le collaborateur pour se connecter, ainsi que son mot de passe. Le mot de passe saisi doit être composé au maximum de 10 caractères alphanumériques. Les règles de gestion des mots de passe sont définies dans Paramètres / Préférences. Voir Sécurité des mots de passe.

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Droits Ce volet permet d’autoriser le collaborateur a accéder aux éléments suivants :

• Sociétés • Profils • Services • Processus workflow Sociétés Ce lien permet de définir la société de gestion par défaut et les sociétés à autoriser.

Sociétés autorisées Cette zone permet de paramétrer les établissements autorisés dans chacune des sociétés autorisées pour l'utilisateur. Au moins une société doit être autorisée. Pour autoriser une société au collaborateur : 1 . cochez la case de la société 2 . cliquez sur le bouton [Enregistrer]

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Profils Pour autoriser un profil à un collaborateur : 1 . sélectionnez le profil dans la liste déroulante 2 . cliquez sur le bouton [Ajouter] 3 . cliquez sur le bouton [Enregistrer] Pour ne plus autoriser un profil : 1 . sélectionnez-le 2 . cliquez sur le bouton [Détacher le profil] Si aucun profil n’est rattaché au collaborateur, ce dernier n’a alors pas accès à l’onglet Ma gestion, ni à l’onglet Mon Intranet RH.

Services La liste des services autorisés est prise en compte pour les fonctions configurées en mode Services autorisés : les collaborateurs listés sont alors réduits à ceux dont le service d’appartenance fait partie des services autorisés à l’utilisateur. Pour ajouter un service à autoriser au collaborateur : 1 . sélectionnez le service dans la zone à liste déroulante 2 . cliquez sur le bouton [Ajouter] 3 . cliquez sur le bouton [Enregistrer] Pour ajouter tous les services au collaborateur : 1 . Cliquez sur le bouton [Ajouter tous les services] 2 . cliquez sur le bouton [Enregistrer] Pour ne plus autoriser un service : 1 . sélectionnez-le 2 . cliquez sur le bouton [Détacher le service]

Processus Sélectionnez les processus workflow autorisés pour le collaborateur. Une fois connecté, le collaborateur peut accéder à ces processus et effectuer des demandes.

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Importation des collaborateurs Collaborateurs / Import automatique Le lien Import automatique, permet de vous connecter à une base de collaborateurs existante, de manière à importer des informations sur les collaborateurs, et éviter ainsi une ressaisie fastidieuse de ces données. Cette base peut être :

• le réseau interne de votre société (un annuaire LDAP de type Active Directory ou Exchange). • les salariés de la base de Paie/RH. • un fichier de sauvegarde des utilisateurs au format CSV.

Initialisation Pour importer un annuaire existant : 1 . Sélectionnez le mode de synchronisation (import de nouveaux collaborateurs ou mise à jour). 2 . Sélectionnez la base source (type des collaborateurs à importer ou synchroniser, soit un annuaire LDAP, soit les salariés de l’application Sage Paie). 3 . Si vous importez des salariés de Paie, sélectionnez la société d’origine identifiée dans Société. 4 . Si vous importez un Annuaire LDAP, renseignez le nom du domaine, le nom de connexion à l’annuaire (login) et le mot de passe. 5 . Cliquez sur le bouton [Suivant].

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Sélection des utilisateurs Le programme affiche la liste des collaborateurs trouvés.

6 . Sélectionnez les utilisateurs à importer ou à mettre à jour dans Sage Intranet RH / Sage Front Paie à l’aide des cases à cocher. Les collaborateurs existants sur le site mais qui n'apparaissent pas dans la base source seront proposés pour être supprimés. 7 . Modifiez au besoin l’affichage des colonnes en cliquant sur le bouton [Personnaliser la liste]

8 . Cliquez sur le bouton [Suivant].

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Paramètres d’import Cette étape permet d’affecter en rafale des critères aux collaborateurs importés.

9 . Cochez la case Utilisateur actif pour rendre accessible les zones de paramétrage des Profils d’habilitations et d’Authentification. 10 . Cochez la case Visible annuaire si vous souhaitez que tous les collaborateurs importés apparaissent dans l’annuaire. 11 . Dans Profils d’habilitations, ajoutez ceux qui s’imposent. Si à l’étape précédente (Sélection des utilisateurs), vous avez sélectionné des managers, la zone Pour les managers uniquement s’affiche dans les profils d’habilitation. 12 . Dans Authentification, renseignez les identifiants (login et mot de passe) si nécessaire. 13 . Cliquez sur le bouton [Suivant]. Type d’authentification Deux modes d’authentification sont proposés :

• Windows : Si votre réseau interne est équipé de Windows Server, le choix de cette option permet au collaborateur de se connecter à Sage Intranet RH / Sage Front Paie avec ses identifiants Windows.

• Formulaire : Vous devez dans ce cas renseigner les paramètres de connexion : nom d’utilisateur, mot de passe et une confirmation du mot de passe. Le mode d'authentification Windows n'est accessible qu'aux utilisateurs créés par importation automatique à partir d'un annuaire LDAP de type Active Directory. Pour un utilisateur créé manuellement, seule l'authentification par formulaire est accessible.

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Profil d’habilitations Cette liste déroulante permet d’affecter à l’utilisateur un profil d’habilitations.

Validation

14 . Vérifiez le tableau récapitulatif de l’importation des collaborateurs. 15 . Cliquez sur le bouton [Importer].

Import terminé Les collaborateurs importés sont listés sous forme de lien pour accéder à leur fiche. 16 . Cliquez sur [Quitter] pour revenir à la page d’accueil de l’onglet Administration.

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Collaborateurs connectés Collaborateurs / Connexions en cours Le lien Connexions en cours, affiche la liste des collaborateurs actuellement connectés à Sage Intranet RH / Sage Front Paie en précisant :

• le login • l’heure depuis laquelle il est connecté. • le nom du l’utilisateur • l’adresse IP de son ordinateur

Pour personnaliser les colonnes de cette liste : 1 . cliquez sur le bouton [Personnaliser la liste] 2 . cochez les informations à afficher 3 . déplacez les items en fonction du positionnement souhaité 4 . cliquez sur le bouton [Valider] Pour fermer la connexion d’un collaborateur : 1 . cliquez sur le bouton [Fermer la connexion] 2 . confirmez votre choix

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Paramètres Cette rubrique donne accès aux liens suivants :

• Sécurité : pour paramétrer la sécurité des mots de passe • Envoi mails : pour paramétrer les envois de mails automatiques • Préférences : pour paramétrer les préférences de l’application • Demandes RH : pour paramétrer les types de demandes RH • Thèmes variables : pour paramétrer les thèmes utilisés en saisie des éléments variables de paie

Sécurité des mots de passe Paramètres / Sécurité

Précisez ici, en cochant la case correspondante, les règles de saisie des mots de passe pour les utilisateurs de Sage Intranet RH / Sage Front Paie:

• le caractère obligatoire du mot de passe • une longueur minimale fixée à 4 caractères • un mot de passe différent du nom de l’utilisateur • l’obligation de changer de mot de passe tous les 90 jours

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Envoi de mails automatiques Paramètres / Envoi mails Cette fonction permet de configurer un serveur SMTP de façon à rendre disponible un outil d’envoi de mails automatique aux fonctionnalités workflow du programme.

Pour activer l’envoi automatique de mails : 1 . Sélectionnez Activé. 2 . Renseignez les zones qui s’affichent en rapport avec le protocole d’envoi SMTP. 3.

Cliquez sur le bouton [Test] pour faire un essai avec les paramètres de connexion. Le test consiste à envoyer un mail. Pour cela, une adresse doit être renseignée sur l'utilisateur connecté.

4 . Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Dans le cas d'une installation en mise à jour, il est nécessaire de réactiver l'envoi de mails (les paramètres sont conservés mais inactifs). Serveur SMTP Renseignez l’adresse du serveur SMTP situé dans le réseau Intranet de l’entreprise. Ce serveur doit autoriser l’accès à la machine serveur web (d’installation Etendue) en Open Relay, de sorte que toute demande d’envoi de mail soit possible sans authentification et quel que soit l’expéditeur. Port SMTP Renseignez le numéro de port à utiliser, par défaut à la valeur 25.

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Connexion sécurisée (SSL) Cochez cette case si le serveur SMTP requiert une connexion SSL. Nom d’utilisateur/Mot de passe A moins que le serveur SMTP du fournisseur d’accès Internet soit en Open Relay public (ce qui est peu probable), il est nécessaire pour que l’envoi soit autorisé, de s’authentifier sur le serveur SMTP avec les login et mot de passe correspondant à l’e-mail expéditeur. D’où la nécessité d’indiquer ces identifiants. Domaine Champ facultatif dans le cas où le serveur web et le serveur SMTP sont sur le même domaine. Renseignez le domaine du serveur SMTP si le serveur web est sur un domaine différent. Utiliser de préférence l’e-mail de l’utilisateur connecté en tant qu’expéditeur Cochez cette case permet, lors d’un envoi de mail automatique, d’indiquer en priorité comme expéditeur l’adresse e-mail de l'utilisateur connecté. Si cet envoi échoue (adresse de l'utilisateur absente, erronée ou non autorisée), l’adresse générique précédemment renseignée est alors utilisée. E-mail expéditeur générique Si l’option qui suit est décochée, l’adresse renseignée ici (de type No-reply ou générique) est utilisée en tant qu’expéditeur des mails envoyés automatiquement.

Configuration de l’application Paramètres / Préférences Le lien Préférences permet d’activer différentes fonctionnalités annexes de Sage Intranet RH / Sage Front Paie.

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Fonctions Intranet public Cochez les options pour activer des liens dans l’onglet Accueil (lien Mon intranet) :

• Annuaire entreprise : cochez cette option pour activer le lien Annuaire entreprise • Communication interne : cochez cette option pour activer le lien Communication entreprise

Demandes RH Paramètres / Demandes RH Une demande RH est un processus workflow permettant à un collaborateur de s'adresser à son service RH pour demander un document, un versement, une modification de situation personnelle, etc. Le lien Demandes RH permet de paramétrer les types de demandes RH :

• Acompte • Attestation de mutuelle obligatoire • Attestation de salaire • Attestation d'emploi • Attestation du nombre de jours travaillés • Demande libre • Duplicata de bulletin • Modification des informations professionnelles

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Création d’un type de demande RH Pour créer un type de demande RH: 1 . Cliquez sur le bouton [Ajouter un type de demande] (

La fenêtre Ajouter un type de demande s’affiche.

2 . Saisissez un intitulé. 3 . Sélectionnez ensuite le modèle de formulaire à lui appliquer. Si vous sélectionnez le modèle formulaire événement, rattachez une nature variable via l'onglet Nature. 4 . Validez la création par le bouton [OK]. Il est possible de modifier ou de supprimer un type de demande RH, via le bouton [Actions] en regard de son intitulé.

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Thèmes variables Paramètres /Thèmes variables

Cette fonction vous permet de gérer les éléments variables de paie (Primes, heures supplémentaires, etc.)

Consulter un thème Pour consulter un thème : 1 . cliquez sur sa ligne la fiche thème s’affiche 2 . dans l'onglet Natures, vous pouvez associer des natures au thème sélectionné 3 . cliquez sur [Enregistrer]

Supprimer un thème Pour supprimer un thème : 1 . cliquez sur le bouton [Supprimer l’élément] 2 . confirmez votre choix

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Paramétrer un nouveau thème Pour paramétrer un nouveau thème : 1 . cliquez sur le bouton [Nouvel élément] 2 . une fiche thème vierge s’affiche

3 . Renseignez les volets Identification et Natures de cette fiche puis cliquez sur [Enregistrer] Le nouveau thème s’affiche dans la liste.

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Import de thèmes et natures associées Pour mettre à jour la liste des thèmes dans Intranet RH, il est possible d’importer ceux-ci. Pour cela : 1 . cliquez sur l’action Importer les thèmes et natures associées

2 . dans la fenêtre qui apparaît, sélectionnez la société d’import souhaitée 3 . cliquez sur [Importer]

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Workflow Un workflow est une suite de tâches consécutives à réaliser selon le circuit de validation mis en place. La rubrique Workflow propose les liens suivants :

• Processus : listant les types de workflows. • Supervision : listant les demandes de workflows.

Processus Workflow / Processus Le lien Processus liste l’ensemble des types de workflows définis dans Sage Intranet RH / Sage Front Paie. Il permet également d’accéder aux fiches détaillant les différentes étapes des processus. Les types de processus disponibles sont les suivants :

• Demande d’annulation de congés • Demande de congés • Demande RH • Saisie de variables • Gestion des fiches salariés

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Pour personnaliser les colonnes de cette liste : 1 . cliquez sur le bouton [Personnaliser la liste] 2 . cochez parmi les choix proposés, les informations à afficher, et définissez leur positionnement, 3 . cliquez sur le bouton [Valider]

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Créer un processus workflow Pour créer un processus workflow : 1 . Cliquez sur le bouton [Nouvel élément]

2 . Sélectionnez un type de processus puis cliquez sur [Continuer]. 3 . Renseignez chaque volet. Pour plus de détails, voir Fiche Processus. 4 . Cliquez sur [Enregistrer].

Fiche Processus La fiche se compose de plusieurs volets :

• Le volet Identification rappelle le code et la description du processus.

• Le volet Etapes présente la liste des étapes qui composent le processus :

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Demande : cette étape est obligatoire. Le paramétrage n’est pas modifiable. La case est donc cochée et ne peut être décochée. Validation manager : cette étape peut être désactivée en décochant la case. Dans ce cas, la validation manager n’est pas demandée dans le circuit de validation. Validation RH : cette étape peut être désactivée en décochant la case. Dans ce cas, la validation RH n’est pas demandée dans le circuit de validation. Validation manager 2 : cette étape peut être désactivée en décochant la case. Dans ce cas, la validation d’un deuxième manager n’est pas demandée dans le circuit de validation. Validation RH 2 : cette étape peut être désactivée en décochant la case. Dans ce cas, une deuxième validation RH n’est pas demandée dans le circuit de validation.

• Le volet Validations présente les conditions de Validation Manager et de Validation RH. Les paramètres à renseigner sont identiques pour ces types de validations :

Délai de réalisation à compter de la date de demande : indiquez le nombre de jours à partir duquel l’Action en cas de dépassement (présentée ci-après) est lancée. Exemple :

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Si vous saisissez 3 jours, passé ce délai à compter de la date de demande et en l’absence de réponse du manager, le programme lance automatiquement l’Action en cas de dépassement (Alerte retard ou Relance par mail ou Acceptation automatique). Si vous n’indiquez Aucun délai, l’Action en cas de dépassement ne s’applique pas dans ce cas. Délai de réalisation par rapport à la date de début de congés: ce paramètre est disponible uniquement pour le processus de Demande de congés. Le principe est le même que pour la zone précédente. Indiquez le nombre de jours à partir duquel l’Action en cas de dépassement (présentée ci-après) est lancée. Exemple : Si vous saisissez 3 jours, passé ce délai à compter de la date de début de congés et en l’absence de réponse du manager, le programme lance automatiquement l’Action en cas de dépassement (Alerte retard ou Relance par mail ou Acceptation automatique). Si vous n’indiquez Aucun délai, l’Action en cas de dépassement ne s’applique pas dans ce cas. Action en cas de dépassement : si des délais ont été paramétrés comme indiqué ci-dessus, en cas de dépassement de ceux-ci, les options suivantes sont proposées : . Alerte retard : lorsque cette option est paramétrée, en cas de dépassement des délais, le programme attribue à la demande le statut En retard. . Relance par mail : lorsque cette option est paramétrée, en cas de dépassement des délais, le programme envoie un mail de relance au collaborateur en charge de la validation. . Acceptation automatique : lorsque cette option est paramétrée, en cas de dépassement des délais, le programme attribue automatiquement à la demande le statut Validée. Il précise également qu’il s’agit d’une validation système. Type de validation : . Hiérarchique : les collaborateurs en charge de la validation sont calculés en remontant progressivement dans l'arbre des supérieurs hiérarchiques du demandeur (N+1, N+2, etc) et en sélectionnant le premier autorisé à l'étape de validation en question. . Profil : les collaborateurs en charge de la validation sont ceux habilités à l'étape de validation au niveau de leur profil. . Service : les collaborateurs en charge de la validation sont ceux habilités à l'étape de validation au niveau de leur profil d'une part et autorisés au service du demandeur au niveau de leur fiche utilisateur d'autre part. . Etablissement : les collaborateurs en charge de la validation sont ceux habilités à l'étape de validation au niveau de leur profil d'une part et autorisés à l’établissement du demandeur d'autre part. Envoi de mail : cocher cette case permet également l’envoi de mails de notification à la personne en charge de la validation. Annulation demandeur autorisée : cocher cette case permet au demandeur dont la demande est en attente de validation de pouvoir l'annuler et la supprimer. Selon le processus, cette case peut être grisée en position décochée si, à l'issue d'une étape précédente, une action en base irréversible a déjà eu lieu. Si une Validation manager 2 et/ou Validation RH 2 ont été sélectionnées dans le volet Etapes, les conditions de validation manager 2 et RH 2 doivent être renseignées.

• Le volet Notifications permet de paramétrer des notifications par mail pour le demandeur :

Administration de Sage Intranet RH / Sage Front Paie

Acceptation finale : lorsque cette case est cochée, une notification d’acceptation de la demande est envoyée par mail au demandeur. Refus : lorsque cette case est cochée, une notification de refus de la demande est envoyée par mail au demandeur. Demande d’informations : lorsque cette case est cochée, une notification de demande d’informations concernant la demande est envoyée par mail au demandeur.

• Le volet Utilisateurs permet de rattacher des utilisateurs au processus.

La commande Rétablir les paramètres par défaut disponible dans les Actions en bas de la fenêtre, permet de rétablir les paramètres processus définis à l’installation.

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Supervision Workflow / Supervision Le lien Supervision liste, sous forme de tableau, l’ensemble des demandes de congés et demandes RH faites par les collaborateurs dans Sage Intranet RH / Sage Front Paie, rappelant pour chacune d’entreelles :

• l’intitulé du processus • le collaborateur ayant fait la demande • la date de la demande • le statut de la demande dans le circuit de validation (Enregistrée, Attente information, Attente de validation, Acceptée, Refusée, Annulée, En erreur) Le statut En erreur correspond à une situation problématique dans le circuit de validation. Il peut s’agir par exemple de l’absence de personne en charge de validation.

•Annuler pour une demande en cours et passe cette demande au statut annulé. •Purger pour une demande validée et la supprime de l'historique.

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Pour ouvrir la fiche d’une demande : 1 . cliquez sur celui qui vous intéresse dans la liste des processus. La fiche s’ouvre.

2 . Consultez la fiche du processus. 3 . Au besoin, utilisez les actions à votre disposition en bas de la fenêtre : Annuler le processus ou Réactiver le processus. 4 . Fermer la fenêtre. Pour en savoir plus sur les éléments de cette fenêtre, voir Outils communs aux différentes fenêtres.

Utilisation de Sage Intranet RH / Sage Front Paie

Utilisation de Sage Intranet RH / Sage Front Paie Les pages suivantes vous présentent le démarrage de l’application ainsi que les fonctionnalités proposées.

• Démarrage de Sage Intranet RH / Sage Front Paie • Onglet Accueil : utilisation de l’intranet de l’entreprise • Onglet Mon espace RH : utilisation de l’espace personnel

Démarrage de Sage Intranet RH / Sage Front Paie Pour démarrer Sage Intranet RH / Sage Front Paie : 1 . saisissez l’URL définie dans le serveur : par défaut http://nomserveur/sage100, 2 . sur la droite de la fenêtre, saisissez vos login et mot de passe d’accès à votre espace personnel ; ils vous ont été fournis par l’administrateur ; vous avez droit à cinq essais, 3 . cochez la case Connexion automatique si vous souhaitez ne pas avoir à ressaisir vos identifiants lors de votre prochaine connexion, 4 . cliquez sur [Connexion].

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Si vous ne saisissez pas vos login et mot de passe d’accès à votre espace personnel, seul l’onglet Accueil est accessible. La connexion à votre espace personnel vous donne accès, en plus, à l’onglet Mon Espace RH.

Utilisation de Sage Intranet RH / Sage Front Paie

En cas de problème de connexion

Message

Solution

« Ce login est inconnu ou le mot de passe est erroné. Veuillez réessayer ou contacter l’administrateur. <OK> »

Contactez l’administrateur afin qu’il vous identifie dans la liste des collaborateurs de Sage Intranet RH / Sage Front Paie.

« Suite à la saisie de 5 mots de passe erronés, votre compte a été désactivé. Veuillez contacter votre administrateur. <OK> »

Contactez l’administrateur afin qu’il débloque votre compte

« Aucune licence n’est actuellement disponible, veuillez vous reconnecter ultérieurement. <OK> »

Le nombre d’utilisateurs maximum autorisés simultanément est atteint. Procédez à une nouvelle tentative ultérieurement.

« Ce login est déjà connecté. Souhaitezvous supprimer la session correspondante pour permettre de vous connecter ? <Oui> / <Non> »

Un collaborateur est déjà connecté à Sage Intranet RH / Sage Front Paie avec les mêmes identifiants.

« La connexion à la base RH de la société X a échoué, veuillez contacter votre administrateur. <OK> »

Contactez l’administrateur afin qu’il vérifie vos paramètres de connexion à la société.

« Vous n’avez accès à aucune société, veuillez contacter l’administrateur. <OK> »

Aucune société n’a été créée dans Sage Intranet RH / Sage Front Paie. Contactez l’administrateur.

« Vous n’avez pas accès à votre espace personnel car aucun profil ne vous est attribué. Veuillez contacter l’administrateur. <OK> »

Contactez l’administrateur afin qu’il associe votre fiche à un profil.

Utilisation de Sage Intranet RH / Sage Front Paie

Onglet Accueil : utilisation de l’intranet de l’entreprise Les accès à l’Annuaire entreprise et à l’espace de Communication interne de l’onglet Accueil sont également proposés par les liens de la partie gauche de la fenêtre (Mon intranet). Pour accéder à l’annuaire d’entreprise : 1 . sur l’onglet Accueil, cliquez sur le lien Mon intranet 2 . cliquez sur le lien Annuaire entreprise Pour accéder aux communications publiées au sein de votre entreprise : 1 . sur l’onglet Accueil, cliquez sur le lien Mon intranet 2 . cliquez sur le lien Communication interne

Pour changer de mot de passe : 1 . sur l’onglet Accueil, cliquez sur le lien Changer mon mot de passe 2 . saisissez l’ancien mot de passe, le nouveau, puis confirmer 3 . cliquez sur [Valider] Des règles de saisie ont pu être enregistrées par votre administrateur.

Utilisation de Sage Intranet RH / Sage Front Paie

Onglet Mon espace RH : utilisation de l’espace personnel L’onglet Mon espace RH vous donne accès à vos fonctions favorites et vos alertes. L’accès à cet onglet est soumis aux droits rattachés à votre profil (enregistrés par l’administrateur).

Mes fonctions favorites Vous personnalisez cet espace comme vous le souhaitez : 1 . cliquez sur le bouton [Personnaliser mes fonctions favorites] 2 . cochez les fonctions à afficher sur votre page d’accueil, 3 . déplacez les items en fonction du positionnement souhaité, 4 . cliquez sur le bouton [Valider].

Mes applications web Si l’administrateur a paramétré Sage Intranet RH / Sage Front Paie dans ce sens, vous accédez ici aux applications Sage 100.

Mes alertes La liste des alertes s’affiche sur cet onglet, vous rappelant ainsi le changement de statut de vos demandes et les différentes tâches à réaliser en lien avec votre statut : demandes de congés, demandes d’annulation de congés, ainsi que les demandes RH. Type d’alerte Demandes acceptées Demandes refusées Demandes en attente d’information Demandes en attente de validation

Utilisation de Sage Intranet RH / Sage Front Paie

1 . Cliquez sur la ligne d’alerte à traiter.

2 . Cochez la case en regard de la demande pour la sélectionner et activer son bouton [Actions] permettant de la traiter en particulier.

3 . Les boutons [Accepter] ou [Refuser] apparaissent dès que l’on coche au moins une demande. Cela permet d’appliquer l’acceptation ou le refus à toutes les demandes qui sont cochées. Cliquez sur celui qui vous convient. Les alertes traitées disparaissent alors de la liste de Mes alertes. Sinon, cliquez sur le bouton [Actions] de chacune des demandes et sélectionnez la commande qui vous convient à chaque fois.

Pour en savoir plus, voir Bouton [Actions].

Utilisation de Sage Intranet RH / Sage Front Paie

Les fonctions métier de Sage Intranet RH / Sage Front Paie Pour plus de détails sur chaque fonction, cliquez sur le numéro de page affiché dans la colonne Voir. Seules les fonctions auxquelles vous avez accès sont proposées.

Groupe/Fonction

Sage Front Paie

Sage Intranet RH

Mon planning

Planning collègues

Planning collaborateurs

Planning organisations

Mes congés

page 68

Mes demandes RH

page 76

Mes informations

page 83

Mes collaborateurs

page 85

Validation congés

page 86

Validation demandes RH

page 92

Validation variables saisies

page 93

Gestion fiches salariés

page 94

Validation fiches salariés

page 94

Tableau de bord

page 95

Mes délégations

page 95

Espace

Liste collaborateurs

page 100

gestionnaire

Saisie absences

page 101

Liste des absences / congés saisis

page 106

Validation congés

page 106

Validation demandes RH

page 106

Tableau de bord

page 107

Saisie variables

page 98

Liste variables saisies

page 99

Planning

Espace salarié

Espace manager

Voir page 61

+ : fonction disponible, - : fonction indisponible

Utilisation de Sage Intranet RH / Sage Front Paie

Planning Indisponible sur Sage Front Paie Le regroupement Planning propose l’accès aux liens suivants :

• Mon planning Planning de l’utilisateur connecté.

• Planning collègues Planning de l’équipe de l’utilisateur connecté, les collaborateurs ayant le même manager direct (utilisateur connecté inclus). Sur autorisation, ce planning peut inclure également le planning du manager en charge de l’équipe.

• Planning collaborateurs Planning des collaborateurs dépendant hiérarchiquement de l’utilisateur connecté. Sur autorisation, ce planning affiche uniquement les N-1 ou bien tous les subordonnées (N-1, N-2, etc.) ainsi que l'utilisateur connecté.

• Planning organisations Planning d’un ou plusieurs services / établissements autorisés à l’utilisateur. Sur autorisation, les collaborateurs visibles seront rattachés soit au service / établissement d’appartenance de l’utilisateur connecté, soit à ses services / établissements autorisés en fiche utilisateur, soit à tous les collaborateurs. Les plannings affichent les différents congés, appelés Évènements, en rapport avec l’utilisateur connecté ou ses collaborateurs. Ces évènements sont représentés par des cases de couleurs sur le planning. Chaque couleur représente une nature de congé.

Utilisation de Sage Intranet RH / Sage Front Paie

Échelle temporelle Tous les planning se déclinent selon l’échelle temporelle dite Ressources, c’est-à-dire sur deux semaines, à partir de la date du jour système. Seul Mon planning peut s’afficher à la semaine, au mois ou à l'année. Cet affichage est modulable en fonction des boutons suivants : Ce bouton permet d’ouvrir le calendrier et de choisir une autre date que celle du jour. Dans ce cas, le planning s’affiche avec comme date de départ de la période, la date sélectionnée. Ce bouton permet de réinitialiser l’affichage du planning avec comme date de départ de la période, la date du jour. Ces boutons permettent de faire glisser d’un jour l’affichage de la période du planning, soit sur le jour précédent, soit sur le jour suivant et ce autant de fois que souhaité.

Spécificités de Mon planning Mon planning peut s’afficher en fonction de différentes échelles temporelles.

Lorsqu’une échelle temporelle est sélectionnée, le bouton la représentant en haut à gauche de la fenêtre se grise.

Imprimer mon planning au format PDF Pour imprimer le planning, cliquez sur Imprimer en PDF puis sélectionnez un dossier où enregistrer le fichier PDF.

Afficher mes soldes Pour afficher vos soldes de congés, cliquez sur Voir mes soldes.

Afficher les soldes d’un collaborateur Pour afficher les soldes d’un collaborateur : 1 . Affichez le Planning organisations. 2 . Cliquez sur un collaborateur pour afficher son planning. 3 . Cliquez sur Voir ses soldes. L’affichage de l’action Voir ses soldes dépend des droits de l’utilisateur connecté.

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Filtre évènements Tous les plannings proposent un outils de filtre des évènements sous forme de zone dépliable du même nom.

Toutes les natures d’évènements sont représentées par des cases à cocher colorées et libellées. Elles permettent d’affiner l’affichage du planning en fonction des critères demandés. 1 . Cochez les natures d’évènements qu’il vous plaît d’afficher. Vous pouvez vous aidez des liens Tout cocher et Tout décocher disponibles en bas à droite de l’encadré Filtre évènements. 2 . Cliquez sur le bouton [Filtrer] pour valider votre choix.

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Filtre collaborateurs Tous les plannings hormis Mon planning bien entendu, proposent un outil de filtre des collaborateurs sous forme de zone dépliable du même nom. Cela permet d’affiner l’affichage du planning en fonction d’un ou plusieurs collaborateurs parmi la liste proposée.

1 . Saisissez ou sélectionnez le ou les critères pour l’affichage. Exemple : Demander l’affichage des managers uniquement en sélectionnant Oui dans la zone à liste déroulante Manager. Le bouton [Réinitialiser] permet de remettre à blanc tous les critères. 2 . Cliquez sur le bouton [Rechercher] pour valider votre choix.

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Navigation hiérarchique Seul le Planning services propose l’outil de filtre Navigation Hiérarchique permettant d’affiner l’affichage en fonction des liens hiérarchiques des managers.

1 . A gauche se situe le niveau hiérarchique le plus haut. Cliquez sur le nom du manager qui vous intéresse. Les liens de subordination se développent alors vers la droite. L’affichage du planning est affiné automatiquement en conséquence. 2 . Vous pouvez réitérer l’opération autant de fois que possible et nécessaire avec les liens des managers subordonnés.

Actions sur les plannings Tous les plannings proposent l’action Imprimer en PDF située en bas à gauche de la fenêtre. 1 . Cliquez sur Imprimer en PDF. Le programme propose alors l’ouverture du planning au format PDF dans un logiciel prévu à cet effet. 2 . Dès lors, vous pouvez l’enregistrer et/ou l’imprimer via le menu Fichier du logiciel de gestion des PDF.

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Actions sur les évènements Les évènements identifiés sur les plannings sont représentés par des briques de couleurs, chaque couleur représentant une nature de congé.

Bulle d’information Lorsque vous faites passer la souris sur un évènement, une bulle d’informations apparaît. Elle reprend la nature du congé, sa demi-journée de départ à sa demi-journée de fin, ainsi que sa durée en nombre de jours.

Saisie d’une demande de congé ou d’une absence Selon que vous êtes positionné sur votre planning ou sur celui d’un de vos collaborateurs lorsque vous êtes manager, vous pouvez par le glisser-déposer d’un évènement, saisir dans le premier cas une demande de congé et dans le second, un absence. La demande de congé s’applique au collaborateur qui en fait la demande pour lui-même. Cette fonction est active uniquement si vous êtes habilité à l’utiliser, c’est-à-dire si votre profil a été paramétré en ce sens par l’administrateur dans la partie Administration et que vous êtes autorisé au processus de Demande de congés. Cette demande est soumise au circuit de validation manager, à la différence de la saisie d’absence faite pour le collaborateur par le manager lui-même. Lorsque vous glissez-déposez un évènement existant sur une case vierge, la fenêtre de demande de congé ou de saisie d’absence, selon le cas, apparaît.

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Qu’il s’agisse d’une demande de congé personnelle ou pour un subordonné, procédez comme suit : 1 . Dans la zone Début, sélectionnez la date de départ de l’absence. 2 . Indiquez si l’absence débute le Matin ou l’Après-midi en sélectionnant l’option adéquate. 3 . Faites de même pour la zone Fin. 4 . Cliquez sur valider pour confirmer la demande.

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Espace salarié Le regroupement Espace salarié propose l’accès aux liens suivants :

• Mes congés • Mes demandes RH • Mes informations Cet espace permet au salarié de saisir et consulter ses demandes de congés, ses demandes RH et de mettre à jour le cas échéant ses informations personnelles.

Mes congés Indisponible sur Sage Front Paie Ce lien permet au salarié de gérer ses demandes de congés, de consulter ses congés et ses soldes.

Mes soldes Indisponible sur Sage Front Paie Les soldes des congés payés de l’exercice en cours et de l’exercice précédent, ainsi que les RTT sont présentés en jours dans un tableau :

• Solde dernier bulletin : il s’agit des soldes enregistrés sur le dernier bulletin de salaire clôturé. • Solde actuel : il s’agit du solde du dernier bulletin déduction faite des congés validés. • Solde prévisionnel : il s’agit du solde actuel déduction faite des congés en attente de validation.

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Mes demandes Les demandes de congés en cours de validation ou validées sont présentées dans un tableau.

Bouton [Actions] Ce bouton en regard de chaque demande de congés propose les actions suivantes :

• Modifier/envoyer : cette commande est proposée uniquement lorsque la demande a juste été enregistrée, c’est-à-dire pas encore envoyée à la validation. Elle permet de modifier les commentaires et/ou la pièce jointe à la demande.

• Annuler : pour demander l’annulation d’une demande de congés de la liste. Dans ce cas, son statut devient Demande annulée.

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• Relancer : pour rappeler par mail au supérieur hiérarchique le besoin de traiter la demande de congés.

• Réémettre : pour renvoyer la demande refusée dans le circuit de validation. • Imprimer : pour lancer une impression de la demande de congés en question. Dès lors, le programme ouvre la fenêtre Imprimer de votre système d’exploitation. Pour en savoir plus sur les autres éléments de cette fenêtre, voir Outils communs aux différentes fenêtres.

Fiche d’une demande de congés Pour ouvrir la fiche d’une demande de congés, il suffit de cliquer dessus dans la liste.

Description de la demande La description de la demande de congés apparaît par défaut à l’ouverture de la fiche.

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Elle reprend le nom, le prénom du collaborateur, la date de la demande, son statut dans le circuit de validation et sa description détaillée (nature des congés, dates de début et fin, durée, unité de la durée). Concernant les éléments de la fenêtre, voir Outils communs aux différentes fenêtres. Pour en savoir plus sur les actions, voir Bouton [Actions].

Circuit de validation Le circuit de validation détaille, sous forme de tableau, le parcours réalisé par la demande de congés dans le circuit de validation. Différentes actions dans le circuit de validation :

• Envoi de la demande • Demande d'information complémentaire • Acceptation de la demande • Refus de la demande • Relance de la demande • Annulation de la demande • Validation automatique

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Concernant les éléments de la fenêtre, voir Outils communs aux différentes fenêtres. Pour en savoir plus sur les actions, voir Bouton [Actions].

Fil de commentaires Le fil de commentaires reprend les différents commentaires ajoutés à la demande de congés au fil du circuit de validation. Il indique également le nom des auteurs de ces commentaires.

Concernant les éléments de la fenêtre, voir Outils communs aux différentes fenêtres.

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Pour en savoir plus sur les actions, voir Bouton [Actions].

Saisir une demande de congé 1 . Cliquez sur le bouton [Saisir une nouvelle demande de congés] demandes de congés.

en haut à droite de la liste des

2 . Dans le volet Saisie de la fenêtre qui apparaît, renseignez la nature du congé (Congé payé, RTT...) ainsi que la période souhaitée. Puis, cliquez sur le bouton [Ajouter]. Une ligne de congé s'ajoute, la durée en jours étant calculée automatiquement en fonction du calendrier salarié de paie.

3 . Cette étape permet de vérifier la saisie de la demande de congé. Elle permet également, par le bouton [Actions] en regard de celle-ci, de la supprimer, modifier ou d’ajouter un commentaire. Elle permet aussi d’initier d’autres demandes. Cliquez ensuite sur [Suivant].

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4 . Le volet Validation permet d’enregistrer et d’envoyer à la validation manager la ou les demandes saisies. Cliquez sur [Envoyer] pour lancer la ou les demandes dans le circuit de validation manager ou sur [Enregistrer sans envoyer] si vous souhaitez attendre avant de soumettre la ou les demandes à la validation manager.

5 . L’écran suivant confirme la prise en compte de la ou des demandes saisies. Il indique également si celles-ci ont été envoyées pour validation manager ou si elles sont en attente d’envoi. Cliquez sur le bouton [Fermer] pour sortir de la fonction.

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Mes congés/absences Les congés et absences sont listées dans un tableau.

Pour en savoir plus sur le fonctionnement de cette fenêtre, voir Outils communs aux différentes fenêtres.

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Actions sur les congés Quelle que soit la fenêtre sur laquelle vous vous situez dans Mes congés, les actions suivantes sont proposées :

• Nouvelle demande de congés : cette action ouvre la fenêtre de saisie de vos congés. Pour savoir comment remplir une demande de congés, voir Saisie d’une demande de congé ou d’une absence.

• Voir mon planning : cette action ouvre votre planning personnel. Voir Planning.

• Annuler : cette action ouvre la fenêtre Annuler la demande. • Imprimer : cette action ouvre la fenêtre Imprimer de votre système d’exploitation, afin que vous puissiez lancer une impression du tableau que vous consultez.

Mes demandes RH Indisponible sur Sage Front Paie Ce lien permet au salarié de saisir, consulter ou annuler ses demandes RH. Lorsque vous cliquez dessus, la liste des demandes RH apparaît sous forme de tableau. Celui-ci indique chacune d’elles, le type, la date de la demande et le statut de validation.

Les types de demandes RH sont :

• Acompte • Attestation de mutuelle obligatoire • Attestation de salaire

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• Attestation d’emploi • Attestation du nombre de jours travaillés • Demande libre • Duplicata de bulletin • Modification des informations personnelles Cette liste est redéfinie en fonction des paramètres par défaut de la société.

Les statuts sont :

• Enregistrée : ce statut indique que la demande RH a été saisie, mais n’a pas été envoyée dans le circuit de validation du supérieur hiérarchique.

• Attente d’information : ce statut indique que la personne en charge de la validation a demandé des informations complémentaires avant de décider de valider ou non la demande.

• Attente de validation : ce statut indique que la demande RH a été saisie et envoyée dans le circuit de validation du supérieur hiérarchique.

• Validée : ce statut indique que la demande RH a été acceptée par le supérieur hiérarchique à l’issue du circuit de validation.

• Refusée : ce statut indique que la demande RH a été refusée par le supérieur hiérarchique à l’issue du circuit de validation.

• Demande annulée : ce statut indique que la demande RH a été annulée par le collaborateur luimême. Pour en savoir plus sur le fonctionnement de cette fenêtre, voir Outils communs aux différentes fenêtres.

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Filtre Recherche La liste des demandes RH possède un outil de filtre Recherche dépliable lorsqu’on clique dessus. Voir Filtre Recherche.

Actions : Nouvelle demande RH 1 . Cliquez sur l’action située en bas à gauche de la fenêtre.

2 . Sélectionnez le type de demande qui vous intéresse (ex : attestation de salaire), puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 3 . Décrivez votre demande dans la zone prévue à cet effet.

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4 . Le cas échéant, ajoutez un commentaire dans la zone également prévue à cet effet. 5 . Si besoin, joignez un fichier en le sélectionnant via le bouton [Parcourir]. 6 . Cliquez sur le bouton [Suivant]. 7 . Vérifiez les données récapitulatives de la fenêtre. Si besoin, revenez aux étapes précédentes. Sinon, validez votre demande RH par le bouton [Envoyer] pour la soumettre à la validation de votre supérieur hiérarchique. Ou alors, mettez-la en attente par le bouton [Enregistrer sans envoyer].

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Bouton [Actions] : Annuler, Relancer ou Imprimer une demande RH 1 . Dans la liste des demandes RH, repérez la demande RH qui vous intéresse. 2 . Cliquez sur le bouton [Actions] en regard de celle-ci. 3 . Sélectionnez la commande souhaité : - Modifier/envoyer : pour modifier les commentaires et/ou la pièce jointe à la demande lorsque la demande est juste enregistrée, c’est-à-dire lorsqu’elle n’est pas envoyée à la validation. Cette commande rouvre la procédure d’enregistrement présentée précédemment. - Annuler : pour supprimer la demande RH de la liste. Dans ce cas, son statut devient Demande annulée.

Relancer : pour rappeler par mail au supérieur hiérarchique le besoin de traiter la demande RH.

Réémettre : pour générer une nouvelle demande RH avec les mêmes paramètres que celle qui a été annulée ou refusée. Imprimer : pour lancer une impression de la demande RH en question. Dès lors, le programme ouvre la fenêtre Imprimer de votre système d’exploitation.

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Fiche d’une demande RH Pour ouvrir la fiche d’une demande RH, il suffit de cliquer dessus.

Description de la demande La description de la demande RH apparaît par défaut à l’ouverture de la fiche.

Elle reprend le nom, le prénom du collaborateur, le type de la demande, sa date de saisie, son statut dans le circuit de validation, la pièce jointe le cas échéant et la description saisie. Concernant les autres éléments de la fenêtre, voir Bouton [Actions] : Annuler, Relancer ou Imprimer une demande RH et Outils communs aux différentes fenêtres.

Circuit de validation Le circuit de validation détaille, sous forme de tableau, le parcours réalisé par la demande RH dans le circuit de validation. Différentes actions dans le circuit de validation :

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Concernant les autres éléments de la fenêtre, voir Bouton [Actions] : Annuler, Relancer ou Imprimer une demande RH et Outils communs aux différentes fenêtres.

Fil de commentaires Le fil de commentaires reprend les différents commentaires ajoutés à la demande RH au fil du circuit de validation. Il indique également le nom des auteurs de ces commentaires.

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Mes informations Indisponible sur Sage Front Paie Ce lien permet au salarié de consulter ses données personnelles et professionnelles, mais également de modifier ses informations personnelles en cas de changement :

• Personnelles : -

Coordonnées Etat civil Données bancaires Personnes à prévenir

• Professionnelles : -

Données administratives Poste Contrat

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Actions : Modifier mes informations personnelles 1 . Cliquez sur la commande Modifier mes informations personnelles situé en bas à gauche de la fenêtre pour faire une demande de modification des données personnelles.

2 . Procédez aux modifications qui s’imposent. 3 . Cliquez sur le bouton [Suivant].

4 . Vérifiez le récapitulatif des modifications. Si besoin, revenez aux étapes précédentes. Sinon, validez la demande de modification par le bouton [Envoyer] pour la soumettre à la validation de votre supérieur hiérarchique. Ou alors, mettez-la en attente par le bouton [Enregistrer sans envoyer].

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Espace manager Le regroupement Espace manager propose l’accès aux liens suivants :

• Mes collaborateurs • Validation congés • Validation demandes RH • Validation variables saisies • Gestion des fiches salariés • Validation fiches salariés • Tableau de bord • Mes délégations

Mes collaborateurs Indisponible sur Sage Front Paie Ce lien permet de consulter, sous forme de tableau, la liste des subordonnés du manager.

Pour en savoir plus sur cette fenêtre, voir Outils communs aux différentes fenêtres et Filtre Recherche. Pour ouvrir la fiche d’un collaborateur : 1 . Cliquez sur sa ligne dans le tableau. La fiche s’ouvre.

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2 . Consultez au choix ses données personnelles, professionnelles ainsi que les données concernant ses congés/absences. 3 . Deux actions sont également proposées en bas de la fenêtre vous permettant de : - Saisir une absence : voir Saisie des absences - Voir son planning Pour en savoir plus sur les éléments de la fiche, voir Outils communs aux différentes fenêtres.

Validation congés Indisponible sur Sage Front Paie Ce lien ouvre, sous forme de tableau, la liste des demandes de congés des subordonnés du manager.

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En tant que deuxième manager, vous pouvez être amené à valider des demandes de congés. Affichez ces demandes de validation au moyen du lien Validation congés 2. Bouton [Actions] Ce bouton, en regard de chaque demande de congés, propose les actions suivantes pour la demande de congés concernée :

• Accepter une demande de congés • Refuser une demande de congés • Demander plus d’informations sur la demande de congés • Voir son planning • Voir le planning de ses collègues • Voir ses congés/absences • Voir ses soldes • Voir ses demandes Il vous est possible d’accepter ou de refuser plusieurs demandes en même temps. Pour ce faire, procédez comme suit : 1 . Cliquez dans les cases à cocher devant les demandes que vous souhaitez traiter. Dès lors, les boutons [Accepter] et [Refuser] apparaissent en bas de la liste. 2 . Cliquez sur le bouton [Accepter] si vous souhaitez agréer ces demandes de congés cochées ou sinon sur le bouton [Refuser]. 3 . Une fenêtre récapitulative d’acceptation ou de refus des différentes demandes sélectionnées apparaît. Si besoin, saisissez un commentaire dans la zone prévue à cet effet. 4 . Cliquez sur le bouton [Envoyer] pour confirmer votre décision. Les demandes de congés prendront alors chacune le statut Acceptée ou Refusée dans le circuit de validation. Pour en savoir plus sur les autres éléments cette fenêtre, voir Outils communs aux différentes fenêtres.

Accepter une demande de congés 1 . Sélectionnez la commande Accepter du bouton [Actions] pour la demande de congés qui vous intéresse.

2 . Une fenêtre récapitulative d’acceptation apparaît. Il vous est néanmoins possible de modifier la durée, le commentaire ainsi que la pièce jointe. 3 . Cliquez sur le bouton [Envoyer] pour accepter la demande de congés de votre subordonné. Celle-ci prendra alors le statut Acceptée dans le circuit de validation.

Utilisation de Sage Intranet RH / Sage Front Paie

Refuser une demande de congés 1 . Sélectionnez la commande Refuser du bouton [Actions] pour la demande de congés qui vous intéresse.

2 . Une fenêtre récapitulative de refus apparaît. La zone Commentaire vous permet d’indiquer le motif de votre refus de validation de la demande de congés du subordonné. 3 . Cliquez sur le bouton [Envoyer] pour confirmer votre décision. La demande de congés prendra alors le statut Refusée dans le circuit de validation.

Demander plus d’informations sur la demande de congés 1 . Sélectionnez la commande Demander plus d’informations du bouton [Actions] pour la demande de congés qui vous intéresse.

2 . Une fenêtre récapitulative de demande d’informations apparaît. La zone Commentaire vous permet d’indiquer au subordonné de quelles informations supplémentaires vous avez besoin. 3 . Cliquez sur le bouton [Envoyer] pour confirmer votre décision. La demande de congés prendra alors le statut Attente d’informations dans le circuit de validation.

Utilisation de Sage Intranet RH / Sage Front Paie

Voir son planning 1 . Sélectionnez la commande Voir son planning du bouton [Actions] pour la demande de congés qui vous intéresse. 2 . La fenêtre du planning du subordonné s’ouvre alors.

3 . Une fois consultée, vous pouvez fermer cette fenêtre. Vous revenez alors à la liste des demandes de congés.

Utilisation de Sage Intranet RH / Sage Front Paie

Voir le planning de ses collègues 1 . Sélectionnez la commande Voir le planning de ses collègues du bouton [Actions] pour la demande de congés qui vous intéresse. 2 . La fenêtre du planning des collègues du subordonné s’ouvre alors.

3 . Une fois consultée, vous pouvez fermer cette fenêtre. Vous revenez alors à la liste des demandes de congés.

Voir ses congés/absences 1 . Sélectionnez la commande Voir ses congés/absences du bouton [Actions] pour la demande de congés qui vous intéresse. 2 . La fenêtre récapitulatives des congés/absences de la fiche du subordonné s’ouvre alors.

3 . Une fois consultée, vous pouvez fermer cette fenêtre. Vous revenez alors à la liste des demandes de congés.

Utilisation de Sage Intranet RH / Sage Front Paie

Voir ses soldes 1 . Sélectionnez la commande Voir ses soldes du bouton [Actions] pour la demande de congés qui vous intéresse. 2 . La fenêtre récapitulatives des soldes de congés de la fiche du subordonné s’ouvre alors.

3 . Une fois consultée, vous pouvez fermer cette fenêtre. Vous revenez alors à la liste des demandes de congés.

Voir ses demandes 1 . Sélectionnez la commande Voir ses demandes du bouton [Actions] pour la demande de congés qui vous intéresse. 2 . La fenêtre récapitulatives des demandes de congés de la fiche du subordonné s’ouvre alors.

3 . Une fois consultée, vous pouvez fermer cette fenêtre. Vous revenez alors à la liste des demandes de congés.

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Validation demandes RH Indisponible sur Sage Front Paie Ce lien ouvre, sous forme de tableau, la liste des demandes RH des subordonnés du manager. En tant que deuxième manager, vous pouvez être amené à valider des demandes RH. Affichez ces demandes de validation au moyen du lien Validation demandes RH2.

Bouton [Actions] Ce bouton, en regard de chaque demande RH, propose les actions suivantes pour la demande concernée :

• Accepter une demande RH • Refuser une demande RH • Demander plus d’informations sur la demande RH Pour en savoir plus sur les autres éléments cette fenêtre, voir Outils communs aux différentes fenêtres.

Accepter une demande RH 1 . Sélectionnez la commande Accepter du bouton [Actions] pour la demande RH qui vous intéresse.

2 . Une fenêtre récapitulative d’acceptation apparaît. La zone Commentaire vous permet, si besoin, d’indiquer une remarque à cette demande. 3 . Cliquez sur le bouton [Envoyer] pour accepter la demande RH de votre subordonné. Celle-ci prendra alors le statut Acceptée dans le circuit de validation.

Utilisation de Sage Intranet RH / Sage Front Paie

Refuser une demande RH 1 . Sélectionnez la commande Refuser du bouton [Actions] pour la demande RH qui vous intéresse.

2 . Une fenêtre récapitulative de refus apparaît. La zone Commentaire vous permet d’indiquer le motif de votre refus de validation de la demande RH du subordonné. 3 . Cliquez sur le bouton [Envoyer] pour confirmer votre décision. La demande RH prendra alors le statut Refusée dans le circuit de validation.

Demander plus d’informations sur la demande RH 1 . Sélectionnez la commande Demander plus d’informations du bouton [Actions] pour la demande RH qui vous intéresse.

2 . Une fenêtre récapitulative de demande d’informations apparaît. La zone Commentaire vous permet d’indiquer au subordonné de quelles informations supplémentaires vous avez besoin. 3 . Cliquez sur le bouton [Envoyer] pour confirmer votre décision. La demande RH prendra alors le statut Attente d’informations dans le circuit de validation.

Répondre à une demande de congé reçue par En tant que valideur, vous recevez des demandes de congé directement par email. Vous avez la possibilité d’accepter ou de refuser ces demandes directement dans l’email. Pour cela, cliquez sur l’un des liens Accepter ou Refuser, vous êtes alors rediriger vers Intranet RH pour confirmer votre action.

Validation variables saisies Le processus est identique à celui de la Validation demandes RH.

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Gestion des fiches salariés Ce lien permet de gérer les entrées / sorties de salariés. Cette fonction est utile car elle permet de récupérer des nouvelles fiches de personnel en paie et facilite :

• la saisie de la Déclaration Préalable A l'Embauche (DPAE), • l’édition un contrat de travail simplifié.

Saisir une demande d'entrée / sortie de salarié Pour saisir ce type de demande : 1 . Cliquez sur l’action Saisir une demande d'entrée / Sortie de salarié. 2 . Cliquez sur Entrée ou Sortie. 3 . Renseignez alors les différentes informations salariés. 4 . Cliquez sur Suivant pour passer à la validation. 5 . Vérifiez les données récapitulatives de la fenêtre. Si besoin, revenez aux étapes précédentes. Sinon, validez votre saisie par le bouton [Envoyer] pour la soumettre à validation. Ou alors, mettezla en attente par le bouton [Enregistrer sans envoyer].

Validation fiches salariés Le processus est identique à celui de la Validation demandes RH.

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Tableau de bord Ce lien permet de consulter sous forme de tableau :

• le solde des congés payés et RTT des subordonnés du manager • ainsi que le cumul de leurs absences

Concernant le Solde des congés et le Cumul des absences, voir Filtre Recherche et Navigation hiérarchique. Il est possible d’imprimer ces informations via l’action située en bas de la fenêtre :

• Imprimer : cette action ouvre la fenêtre Imprimer de votre système d’exploitation, afin que vous puissiez lancer une impression du tableau que vous consultez. Pour en savoir plus sur les autres éléments de ces volets, voir Outils communs aux différentes fenêtres.

Mes délégations Ce lien permet au manager de déléguer à un autre manager, pendant une période définie, son pouvoir de validation des demandes de congés et des demandes RH de ses subordonnés. Dès lors, une demande de validation transmise entre la date de début et la date de fin programmée est également envoyée au délégué associé, qui temporairement acquiert les mêmes relations hiérarchiques et les même services autorisés que le délégateur. Le délégué doit donc posséder au préalable l'habilitation nécessaire, sinon la demande ne lui sera pas transmise. C’est l’administrateur qui attribue les habilitations. Voir Administration de Sage Intranet RH / Sage Front Paie. De même, si le délégué est lui-même en délégation au moment de la transmission de la demande, celle-ci ne lui est pas transmise.

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1 . Dans la fenêtre Activation de la délégation, sélectionnez le type de délégation qui vous convient : - Aucune délégation : cette option désactive la délégation. - Délégation globale : pour déléguer le pouvoir de validation à un manager particulier. - Délégation détaillée : pour déléguer, si besoin, le pouvoir de validation à plusieurs managers en fonction des types de validation des demandes. 2 . Dans le cas d’une Délégation globale, renseignez les zones qui apparaissent : - Période de délégation : indiquez la fourchette de dates. - Délégué : sélectionnez le manager à qui vous déléguez votre pouvoir de validation.

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3 . Dans le cas d’une Délégation détaillée, renseignez les zones qui apparaissent : - Période de délégation : indiquez la fourchette de dates. - Délégué par type de validation : plusieurs cases à cocher sont proposées. Lorsque vous cochez l’une d’elles, la zone à liste apparaît pour sélectionner le manager à qui vous déléguez votre pouvoir de validation. Demande de congés > Validation manager Demande de congés > Validation RH Demande RH > Validation manager Demande RH > Validation RH

Que ce soit en délégation globale ou détaillée, lorsqu’un délégué sélectionné n’a pas les habilitations nécessaires sur son profil, l’icône [Ce collaborateur n’est pas habilité à cette validation] s’affiche en regard de son nom. Dès lors, vous devez soit choisir un autre délégué, soit demander à l’administrateur de modifier son profil. 4 . Validez votre demande de délégation en cliquant sur le bouton [Enregistrer].

Espace gestionnaire Le regroupement Espace gestionnaire propose l’accès aux liens suivants :

• Liste collaborateurs • Saisie des absences • Validation congés • Validation demandes RH • Validation variables saisies • Tableaux de bord • Saisie variables • Liste variables saisies

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Saisie variables Ce lien permet de saisir des variables à faire figurer sur les bulletins de paie de vos collaborateurs (heures supplémentaires, primes, etc.) L’accès à cet onglet est soumis aux droits rattachés à votre profil (enregistrés par l’administrateur). L’étape Mode permet les modes de saisies suivants :

• Par nature Sélectionnez ce type de saisie pour saisir les variables de paie d’une nature pour plusieurs collaborateurs. Pour plus de détails, voir Saisir des variables par Nature.

• Par collaborateur Sélectionnez ce type de saisie pour saisir les variables de paie d’un collaborateur pour plusieurs natures. Pour plus de détails, voir Saisir des variables par Collaborateur.

• En grille Sélectionnez ce type de saisie pour saisir les variables de paie sur plusieurs collaborateurs et plusieurs natures à la fois. Pour plus de détails, voir Saisir des variables en grille.

Saisir des variables par Nature 1 . A l’étape Mode, sélectionnez le type de saisie Nature. 2 . A l’étape Initialisation, sélectionnez la société sur laquelle va porter la saisie variable ainsi que le thème de la variable et sa nature. Sélectionnez aussi une période. 3 . Cliquez sur le bouton [Suivant]. 4 . A l’étape Saisie des collaborateurs, sélectionnez les collaborateurs concernés par la nature de l'élément variable. 5 . Cliquez sur le bouton [Suivant]. 6 . A l’étape Saisie, saisissez une valeur sur la ligne correspondant à la nature de l'évènement. Cette valeur peut-être des heures (ex. : 0.5, 2 ou 6) ou un montant de prime (ex. :120 pour 120€). Pour ajouter un commentaire, cliquez sur Actions puis sur Ajouter / Modifier un commentaire. Si des pictogrammes s’affichent, survolez-les pour prendre connaissance de leur signification. 7 . Cliquez sur le bouton [Suivant]. 8 . A l’étape Validation, vous avez plusieurs possibilités en fonction de la mise en place ou non d’un workflow de validation sur la saisie des variables de paie : 8 . 1 . Aucun workflow n’est mis en place : Cliquez sur Enregistrer. 8 . 2 . Un workflow est mis en place : . Cliquez sur Enregistrer sans envoyer pour enregistrer votre demande en tant que brouillon. Cette demande est consultable dans la Liste variables saisies (Bouton Mes demandes). . Ou, cliquez sur Envoyer pour faire valider la saisie de variables.

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Saisir des variables par Collaborateur 1 . A l’étape Mode, sélectionnez le type de saisie Collaborateur. Par défaut, le mode de saisie s’effectue en Grille. Mais, pour accéder au mode de saisie Ajout, cliquez sur Plus de critères puis sélectionnez Ajout. 2 . Sélectionnez alors le collaborateur pour lequel vous devez saisir une variable ainsi qu'une période. 3 . Cliquez sur le bouton [Suivant]. 4 . A l’étape Saisie des évènements : - En mode Grille, saisissez une valeur sur la ligne correspondant à la nature de l'évènement. Cette valeur peut-être des heures (ex. : 0.5, 2 ou 6) ou un montant de prime (ex. :120 pour 120€). - En mode Ajout, sélectionnez un thème et une nature puis saisissez une valeur. Cette valeur peut-être des heures (ex. : 0.5, 2 ou 6) ou un montant de prime (ex. :120 pour 120€). Pour ajouter un commentaire, cliquez sur Actions puis sur Ajouter / Modifier un commentaire. 5 . Cliquez sur le bouton [Suivant]. 6 . A l’étape Validation, vous avez plusieurs possibilités en fonction de la mise en place ou non d’un workflow de validation sur la saisie des variables de paie : 6 . 1 . Aucun workflow n’est mis en place : Cliquez sur Enregistrer. 6 . 2 . Un workflow est mis en place : . Cliquez sur Enregistrer sans envoyer pour enregistrer votre demande en tant que brouillon. Cette demande est consultable dans la Liste variables saisies (Bouton Mes demandes). . Ou, cliquez sur Envoyer pour faire valider la saisie de variables.

Saisir des variables en grille 1 . A l’étape Mode, sélectionnez le type de saisie Grille. 2 . Laissez-vous guider par l’assistant. 3 . A l’étape Validation, vous avez plusieurs possibilités en fonction de la mise en place ou non d’un workflow de validation sur la saisie des variables de paie : 3 . 1 . Aucun workflow n’est mis en place : Cliquez sur Enregistrer. 3 . 2 . Un workflow est mis en place : . Cliquez sur Enregistrer sans envoyer pour enregistrer votre demande en tant que brouillon. Cette demande est consultable dans la Liste variables saisies (Bouton Mes demandes). . Ou, cliquez sur Envoyer pour faire valider la saisie de variables.

Liste variables saisies Le lien Liste variables affiche la liste des variables de paie saisies. Si un workflow de validation sur la saisie des variables de paie est mis en place, le bouton Mes demandes permet de consulter les demandes enregistrées en tant que brouillon. La liste propose le découpage suivant :

• En cours : évènements enregistrés non encore importés en paie, donc modifiables.

Utilisation de Sage Intranet RH / Sage Front Paie

• En paie : évènements importés en paie et non modifiables. Pour personnaliser cette liste : 1 . cliquez sur le bouton [Personnaliser la liste] 2 . cochez parmi les choix proposés, les colonnes à afficher 3 . cliquez sur le bouton [Valider] Pour modifier un évènement : 1 . cliquez sur sa ligne 2 . la fiche s’ouvre Pour ajouter un commentaire : 1 . cliquez sur le bouton [Actions] puis sélectionnez Ajouter un commentaire 2 . saisissez votre commentaire puis cliquez sur [OK] Pour supprimer un service : 1 . cliquez sur le bouton [Actions] puis sélectionnez Supprimer 2 . confirmez votre choix

Liste collaborateurs Ce lien permet de consulter, sous forme de tableau ou d’organigramme ( des collaborateurs autorisés à l’utilisateur connecté.

), l’ensemble

Pour en savoir plus sur cette fenêtre, voir Navigation hiérarchique et Filtre Recherche. Pour ouvrir la fiche d’un collaborateur : 1 . Cliquez sur sa ligne dans le tableau.

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Utilisation de Sage Intranet RH / Sage Front Paie

2 . Consultez au choix ses données personnelles, professionnelles ainsi que les données concernant ses congés/absences. 3 . Deux actions sont également proposées en bas de la fenêtre vous permettant de : - Saisir une absence pour le collaborateur - Voir son planning L’accès aux données des fiches collaborateurs est limité en fonction des habilitations attribuées par l’administrateur à votre profil. Pour en savoir plus sur les autres éléments des fenêtres, voir Outils communs aux différentes fenêtres.

Saisie des absences Indisponible sur Sage Front Paie Cette fonction est active uniquement si vous êtes habilité à l’utiliser, c’est-à-dire si votre profil a été paramétré en ce sens par l’administrateur dans la partie Administration. Ce lien permet d’enregistrer les absences des collaborateurs de la société. L’étape Initialisation permet deux types de saisies :

• Par collaborateur Sélectionnez ce type de saisie pour saisir l’absence d’un seul collaborateur à la fois. Pour plus de détails, voir Saisir des absences Par collaborateur.

• Par population Sélectionnez ce type de saisie pour des absences communes à plusieurs collaborateurs. Pour plus de détails, voir Saisir des absences Par population.

Saisir des absences Par collaborateur 1 . A l’étape Initialisation, sélectionnez le type de saisie Par collaborateur. 2 . Sélectionnez alors le collaborateur pour lequel vous devez enregistrer une absence.

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Utilisation de Sage Intranet RH / Sage Front Paie

3 . Cochez la case Afficher les évènements existants pour visualiser à l’étape suivante les évènements déjà enregistrés dans la Paie/RH. Cette case est active si vous êtes habilité à l’utiliser, c’est-à-dire si votre profil a été paramétré en ce sens par l’administrateur dans la partie Administration. Dans le cas contraire, elle est grisée.

4 . Sélectionnez alors la période pour laquelle vous souhaitez afficher les évènements existants du collaborateur. 5 . Cliquez sur le bouton [Suivant]. 6 . A l’étape Saisie des évènements, indiquez la nature de l’absence (CP, RTT, Maladie, Paternité...) puis renseignez les autre zones comme indiqué dans la partie Saisie d’une demande de congé ou d’une absence.

7 . Cliquez sur le bouton [Ajouter] pour valider. L’absence ainsi enregistrée vient s’ajouter dans Saisie/ Evènements ajoutés.

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Utilisation de Sage Intranet RH / Sage Front Paie

8 . A cette étape, vous pouvez également agir sur les évènements existants grâce au bouton [Actions] disponible en regard de chaque évènement : - Modifier : ouvre la fiche de l’évènement vous permettant de modifier le paramétrage des zones. - Supprimer : supprime l’évènement après message de confirmation. 9 . Vous pouvez également, si besoin, utiliser les actions Voir son planning et Voir ses demandes de congés. 10 . Cliquez sur le bouton [Suivant]. 11 . A l’étape Validation, le programme récapitule les ajouts, modifications et suppressions apportés aux évènements. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider et sortir de la fonction ou sur le bouton [Continuer la saisie sur un autre collaborateur].

Pour en savoir plus sur les autres éléments des fenêtres, voir Outils communs aux différentes fenêtres.

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Utilisation de Sage Intranet RH / Sage Front Paie

Saisir des absences Par population 1 . A l’étape Initialisation, sélectionnez le type de saisie Par population. 2 . Sélectionnez alors la société sur laquelle va porter l’absence, la nature de l’absence et la date de l’absence.

3 . Cliquez sur le bouton [Suivant]. 4 . A l’étape Saisie des collaborateurs, sélectionnez les collaborateurs concernés par l’absence.

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Utilisation de Sage Intranet RH / Sage Front Paie

5 . Cliquez sur le bouton [Suivant].

ÂŠ 2014 Sage

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Utilisation de Sage Intranet RH / Sage Front Paie

6 . A l’étape Récapitulation - Validation, le programme affiche les évènements ajoutés. Si des pictogrammes s’affichent, survolez-les pour prendre connaissance de leur signification. 7 . Effectuez une des opérations suivantes : - Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider et enregistrer la saisie. - Cliquez sur le bouton [Continuer pour une autre nature] pour retourner à l’étape d’initialisation et sélectionner une autre nature d’absence.

Liste des absences saisies Indisponible sur Sage Front Paie Ce lien permet de consulter/modifier/supprimer un évènement saisi par un collaborateur et même d’y ajouter un commentaire. Pour cela : 1 . Cliquez sur le bouton Action, puis sélectionnez un type de modification. 2 . Dans la fenêtre qui s’affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur OK.

Validation congés Indisponible sur Sage Front Paie Ce lien représente la dernière étape de validation des congés collaborateurs, acceptés préalablement par les managers directs. En tant que deuxième manager, vous pouvez être amené à valider des demandes de congés. Affichez ces demandes de validation au moyen du lien Validation congés 2. Cette fenêtre est identique à celle de l’Espace manager, voir Validation congés.

Validation demandes RH Indisponible sur Sage Front Paie Ce lien représente la dernière étape de validation des demandes RH, acceptés préalablement par les managers directs. En tant que deuxième manager, vous pouvez être amené à valider des demandes RH. Affichez ces demandes de validation au moyen du lien Validation demandes RH2. Cette fenêtre est identique à celle de l’Espace manager, voir Validation demandes RH.

Validation variables saisies Cette fenêtre est identique à celle de l’Espace manager, voir Validation variables saisies.

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Utilisation de Sage Intranet RH / Sage Front Paie

Tableaux de bord Indisponible sur Sage Front Paie Ce lien permet de consulter sous forme de tableau :

• le solde des congés payés et RTT de l’ensemble des collaborateurs • le cumul de leurs absences • la quantité des demandes RH par type, par mois, avec totalisations générales.

Hormis pour le volet Demandes RH, cette fenêtre est identique à celle de l’Espace manager, voir Tableau de bord.

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Utilisation de Sage Intranet RH / Sage Front Paie

Outils communs aux différentes fenêtres Iconographie Bouton

Intitulé

Action

Personnaliser la liste

Personnalise les colonnes d’une liste

Bouton [Toutes]

Affiche tous les éléments de la liste quel que soit leur statut

Bouton [En cours]

Affiche uniquement dans la liste les éléments en cours

Bouton [Historique]

Affiche uniquement dans la liste les éléments terminés

Tri

Trie la liste en fonction du critère sélectionné

Regroupement

Trie la liste en fonction du mode de regroupement sélectionné

Ajouter une demande

Ouvre la fenêtre de saisie d’une demande de congés ou d’une demande RH

Dupliquer

Reprend les paramètres du profil utilisateur choisi pour la création d’un autre profil

Affichage vignette

Affiche les éléments d’une liste sous forme de vignettes

Affichage liste

Affiche les éléments d’une liste en lignes

Icône d’information

Indique qu’une information a été saisie lors du processus workflow. Positionnez le curseur dessus pour en connaître le contenu

Icône d’alerte

Indique la présence d’une information. Positionnez le curseur dessus pour en connaître le contenu

Icône d’alerte retard

Indique un retard dans une tâche à réaliser (worflow)

Icône pièce jointe

Indique qu’une pièce jointe est attachée à l’élément

Icône commentaire

Indique qu’un commentaire a été saisi pour l’élément. Positionnez le curseur dessus pour en connaître le contenu

Icône manager

Indique dans une liste de collaborateurs qu’il s’agit d’un manager et ouvre la liste des subordonnés de celui-ci lorsqu’on clique dessus

Icône bloquant

Indique un contrôle bloquant

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Utilisation de Sage Intranet RH / Sage Front Paie

Bouton

Intitulé

Action

Personnaliser l’entête de la fiche

Choix des informations à afficher en entête d’une fiche

Personnaliser le corps de la fiche

Choix des informations à afficher dans le corps d’une fiche

Affiche la fiche précédente

Affiche la fiche suivante

Premier

Affiche la première page de la liste

Dernier

Affiche la dernière page de la liste

Fermer la fiche

Referme la fenêtre affichée

Personnalisation de la liste Pour personnaliser les colonnes d’une liste : 1 . cliquez sur le bouton [Personnaliser la liste]

proposé en dernière colonne

2 . cochez parmi les choix proposés, les informations à afficher 3 . cliquez sur le bouton [Sélectionner]

Filtre Recherche Il existe plusieurs filtres Recherche dans Intranet RH. Il s’agit d’un outil de recherche d’éléments dépliable lorsqu’on clique dessus. Cela permet d’affiner la liste des éléments d’une fenêtre en fonction des critères que vous recherchez. Les champs peuvent varier d’une fonction à une autre, toutefois le principe reste le même. Exemple : Espace manager/ Mes collaborateurs

1 . Renseignez les champs qui correspondent à votre recherche. 2 . Validez par le bouton [Rechercher] ou remettez à blanc les zones par le bouton [Réinitialiser].

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Utilisation de Sage Intranet RH / Sage Front Paie

Zones Tri et Regroupement

Les zones Tri et Regroupement permettent d’aménager la présentation de la liste comme vous le souhaitez. Un clic sur un des éléments de la liste ouvre la fiche élément correspondante, un bouton de fermeture permettant de revenir à la liste.

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Index

Index A

Dossier Ajout .................................................................................. 16, 45

Absences

Consultation .......................................................................... 15

Saisie ..................................................................................... 101

Fichier comptable ................................................................ 17

Accueil ...................................................................................... 57

Liste .......................................................................................... 15

Administration ...................................................................... 10

Modification ........................................................................... 15

Messages d’incidents ........................................................ 18

Fonctions ................................................................................ 12 Annuaire d’entreprise ........................................................ 57

Architecture .............................................................................. 4

Espace gestionnaire .......................................................... 97 Espace manager .................................................................. 85

Collaborateurs ...................................................................... 60 Délégations ............................................................................ 60

Collaborateur

Mes collaborateurs ............................................................. 85

Annuaire société ........................................................... 29, 31

Mes délégations ................................................................... 95

Choix des accès autorisés ............................................... 30

Tableaux de bord ......................................................... 60, 95

Collaborateurs connectés ................................................ 38

Validation congés ......................................................... 60, 86

Compte Intranet bloqué .................................................... 31

Validation demandes RH ........................................... 60, 92

Consultation .......................................................................... 27 Coordonnées ........................................................................ 29

Espace paie/RH

Création ........................................................................... 28, 49

Absences ................................................................................ 60

Droits Administrateur ......................................................... 31

Collaborateurs ...................................................................... 60

Importation des collaborateurs ....................................... 34

Liste collaborateurs .......................................................... 100

Liste .......................................................................................... 27

Saisie des absences ........................................................ 101

Tableaux de bord ....................................................... 60, 107

Modification ........................................................................... 27

Validation congés ....................................................... 60, 106

Mot de passe ........................................................................ 31

Validation demandes RH ......................................... 60, 106

Nom de connexion .............................................................. 31 Profil ......................................................................................... 37

Espace salarié ....................................................................... 68 Congés .................................................................................... 60

Synchronisation annuaire ................................................. 34

Demandes RH ...................................................................... 60

Type d’authentification ...................................................... 36

Mes informations .......................................................... 60, 83

Utilisateur Etendue ............................................................. 30 Communications d’entreprise ....................................... 57 Configuration ......................................................................... 41

F Fenêtre Iconographie ....................................................................... 108

Outils ...................................................................................... 108 Recherche ............................................................................ 109

Démarrage de Sage Intranet RH ................................... 55

Tri et Regroupement ........................................................ 110

Messages d’incidents ........................................................ 56 URL .......................................................................................... 55 Démarrage du module d’administration Droits d’accès ....................................................................... 10 URL .......................................................................................... 10

Fonctions accessibles ...................................................... 60

I Importation automatique des collaborateurs ........ 34 111

Index

Index L Licences ................................................................................... 13

Profil Autorisations ......................................................................... 21 Données ............................................................................ 22 Fonctions ........................................................................... 21 Société ............................................................................... 32

Consultation ................................................................... 19, 24

Mes congés ............................................................................ 68

Création ........................................................................... 20, 25

Actions ..................................................................................... 76

Messages d’incidents ........................................................ 23

Demandes .............................................................................. 69

Modification ........................................................................... 19

Mes congés/absences ....................................................... 75 Mes soldes ............................................................................. 68 Mes demandes RH .............................................................. 76 Mon espace RH ..................................................................... 58 Applications web .................................................................. 58 Fonctions favorites .............................................................. 58 Mot de passe .......................................................................... 57 Modification ........................................................................... 57

N Navigation Fenêtres Liste ..................................................................... 108

S Sage Intranet RH Fonctions accessibles ....................................................... 60 Présentation ............................................................................ 4 Salarié Entrée, Sortie ........................................................................ 94 Sécurité .................................................................................... 41 Service ...................................................................................... 24 Création .................................................................................. 25 Modification ........................................................................... 24 Soldes de congés afficher ..................................................................................... 62

Personnalisation ................................................................ 109

Planning ................................................................................... 61

Thèmes variables

Actions sur les évènements ............................................ 66

Paramétrage ......................................................................... 44

Actions sur les plannings .................................................. 65 Collaborateurs ...................................................................... 60 Collègues ............................................................................... 60 Echelle temporelle .............................................................. 62 Filtre collaborateurs ............................................................ 64

V Variables paie Saisie de variables .............................................................. 98

Filtre évènements ................................................................ 63 Imprimer en PDF ................................................................. 62 Navigation hiérarchique .................................................... 65 Personnel ............................................................................... 60

W Workflow .................................................................................. 47

Saisie d’une demande ....................................................... 66 Service .................................................................................... 60 Préférences ............................................................................ 41

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