Handbuch Tmanager by Basel Tourism

TManager – Ihr Zugang zu TOMAS® Version 2.2

TManager

1 ZUGANG ZUM TMANAGER Mit dieser Dokumentation erhalten Sie Informationen, wie Sie mit dem TManager Ihre Daten pflegen können. Zusätzlich finden Sie auch Informationen direkt in den Hilfefunktionen des TManagers.

2 ZUGANG ZUM TMANAGER Sie haben im Moment Zugriff auf folgende Bereiche Ihrer Daten:      

Stammdaten Kontingente / Preise Vorgangsübersicht Vertriebswege Tipps Tricks Infos Datenausdruck

So gelangen Sie zum TManager: Starten Sie Ihren Internet-Browser und verbinden Sie sich mit www.touristdatashop.ch oder mit www.tomas.ch.

Wichtig der TManager ist aktuell optimal auf die folgenden Browser optimiert:  Firefox  GoogleChrome Wichtig: Insbesondere bei ältern Internet Explorern 6.0 / 7.0 / 8.0 ist die Performance suboptimal. Anschliessend:  Klicken Sie auf „Kundenlogin“  Klicken Sie auf das Logo des „TManagers“  nun öffnet sich die folgende Login-Seite

Diese Login-Seite speichern Sie sich am besten unter den Favoriten / Lesezeichen ab, dann haben Sie beim nächsten Login einen direkten Zugriff. © TouristDataShop SA – 2011

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Wird die Checkbox „Angemeldet bleiben“ aktiviert, dann wird das Login und Passwort gespeichert. Bitte bewahren Sie Ihre Logindaten trotzdem auf. Tragen Sie nun die Zugangsdaten ein, die Sie von der Tourist-Information bekommen haben. Sobald Sie angemeldet sind, sehen Sie folgendes Fenster:

3 ARBEITEN MIT DEM TMANAGER Alle Bereiche, die dunkelblau gefärbt sind, stehen Ihnen zur Verfügung: Die grau hinterlegten Bereiche werden erst zu einem späteren Zeitpunkt frei geschaltet. Ihre touristische Organisation entscheidet welche Module freigeschaltet werden. Die Navigation zwischen den einzelnen Modulen Stammdaten etc. finden Sie auf jeder Seite oben links. Klicken Sie einfach auf Startseite, Stammdaten etc. und das gewünschte Modul wird geöffnet.

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4 BELEGUNGSPLAN Der Belegungsplan dient als Mini-PMS für kleine und mittelgroße Vermieter. Neben dem Hinterlegen von Infos ist es in dem Modul ist möglich die bestehenden Buchungen über die verschiedenen Vertriebswege der betreuenden touristischen Organisation auf die Zimmer zuzuteilen. Außerdem können vom Vermieter eigene Belegungen der Zimmer eingetragen sowie Angebote verschickt werden.

4.1

INFORMATIONEN

Durch Klick auf das Eingaberädchen können neue Typen für Informationen eingetragen werden, beispielsweise "Urlaub", "Termine". In bestehende Typen können Sie dann Informationen hinterlegen - mittels Anklicken des Eintragsymbols oder direktem Linksklick auf den jeweiligen Tag. 4.2

NEUE BUCHUNGEN

Hier können die neuen Buchungen, die Aufteilung der Buchungen sowie der eigenen Belegungen auf die Zimmer im Belegungskalender, eigene Angebote sowie die Aufgelaufenen Stornos eingesehen werden.

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4.3

BELEGUNG

Durch Klick auf ein Tag in dem Belegungskalender kann der Vermieter selbst Gäste in die zur Verfügung stehenden Zimmer einbuchen. Es ist möglich den Preis für die Belegung durch Anklicken des Preises selbst zu setzen. Mittels Klick auf Änderungen speichern tragen Sie die Belegung ein. Anschließend ist es möglich die Buchungsbestätigung, die direkt beim Eintragen der Buchung erzeugt wird, per Email an den Gast zu senden oder diese lokal zu drucken. 4.4

ANGEBOT

In dem Block Angebote kann der Gastgeber eigene Angebote erstellen. Durch das Anlegen des Angebots wird ein Angebotsdokument im PDF Format erstellt. 4.5

STORNOS

Unter Stornos laufen alle stornierten Vorgänge auf und können vom Gastgeber eingesehen werden. Dies betrifft sowohl Stornierung von Buchungen der betreuenden Organisation sowie Stornierungen der eigenen Belegungen.

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STAMMDATEN

5.1

STAMMDATEN AUF OBJEKT-/HAUSEBENE

Bitte beachten Sie, dass sich alle aufgeführten Informationen auf das gesamte Objekt beziehen, also das Hotel oder das Haus, in dem die Zimmer oder die Ferienwohnung/en liegen. Die Pflege der Beschreibungen und Merkmale für die einzelnen Leistungen (Ferienwohnung/en und Zimmer) wird unter Punkt 5.2 erklärt. 5.1.1

BEREICH ADRESSE

Hier können Sie Ihre Adresse einsehen und anpassen:

Bitte beachten Sie den „Speichern“ Button unten rechts. 5.1.2

BEREICH BESCHREIBUNGSTEXTE

Hier können Sie Texte für Ihre Objektbeschreibung, Ihre Anreisebeschreibung und für Ihre Konditionen/Extras einsehen und ändern. Bitte beachten Sie, dass die Änderungen auch in den verschiedenen Sprachen angepasst werden müssen.

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Bitte beachten Sie den „Speichern“ Button unten rechts.

5.1.3

BEREICH MERKMALE

Hier können Sie die Ausstattungs-Merkmale Ihres Hauses einsehen sofern vorhanden. Bei den Wohnungen sind die Merkmale auf der Leistung und beim Hotel auf dem Leistungsträger.

Bitte beachten Sie den „Speichern“ Button unten rechts.

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5.1.4

BEREICH LAGE

Hier sehen Sie die Georeferenzierung in GoogleMaps. Sollte Ihr Objekt nicht richtig verortet sein, dann nehmen Sie bitte die korrekte Platzierung vor.

Bitte beachten Sie den „Speichern“ Button unten rechts. 5.1.5

BEREICH BILDER

Hier können Sie die Bilder einsehen, die Sie Ihrer Tourist-Information zur Verfügung gestellt haben. Mit Datei auswählen können Sie neue Bilder auf dem TOMAS® hochladen. Die Bilder dürfen max. 1 MB gross/schwer sein. Die optimale Grösse ist 640x480 Pixel im JPG-Format.

Das Feld „Name“ wird im Internet angezeigt. Bitte erfassen Sie den „Namen“ in den verschiedenen Sprachen. Hauptbild wird in der Ergebnisliste angzeigt. Wichtig nur 1 Bild kann als Hauptbild abgespeichert werden. Saisonen: Hier entscheiden Sie wann die Bilder anzeigt werden, kein Eintrag = immer, Sommer oder Winter. Feld Beschreibung: Sollte aktuell nicht gepflegt werden. Wird nicht unterstützt. Bitte beachten Sie den „Speichern“ Button unten rechts. © TouristDataShop SA – 2011

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5.1.6

STAMMDATEN AUF LEISTUNGSEBENE

Bitte klicken Sie in der linken Spalte auf Ihren Objektname (Beispiel „Testfewo Schlei“). Es öffnen sich darunter Ihre Leistungen. In diesem Bespiel heißen die Leistungen „Ferienwohnung am Wald“, „Ferienwohnung Test“ usw. Wenn Sie nun eine einzelne Leistung anklicken (Beispiel „Ferienwohnung Test“), dann öffnen sich die Stammdaten für diese entsprechende Leistung im rechten Bereich. Hier können Sie Leistungen verändern (Name, Typ etc.).

Bitte beachten Sie den „Speichern“ Button unten rechts.

5.1.7

BEREICH KONDITION AUF LEISTUNGSEBENE

In diesem Bereich können Sie die Belegung Ihres Objektes einsehen. Die bereits eingegebene Belegung entspricht den Informationen, die Sie an die TouristInformation geliefert haben. „Im Grundpreis enthaltene Leistungen“ - hier werden die im Grundpreis inkludierten Leistungen ausgewählt. Im Feld „Vorausbuchungsfrist in Tagen“, kann man definieren bis wie viele Tag vor Ankunft diese Leistung buchbar ist. Allfällige Anpassungen / Veränderungen besprechen Sie bitte mit der Tourist-Information.

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Bitte beachten Sie den „Speichern“ Button unten rechts.

5.2

BEREICH BESCHREIBUNG AUF LEISTUNGSEBENE

Hier können Sie die Beschreibung einsehen und verändern. Bitte beachten Sie, dass die Änderungen auch in den verschiedenen Sprachen angepasst werden müssen.

Bitte beachten Sie den „Speichern“ Button unten rechts.

5.3

BEREICH MERKMALE

Hier können Sie die Ausstattungs-Merkmale der Ferienwohnung/des Zimmers einsehen. Je nach Konfiguration ist die Anzahl der angezeigten Gruppen unterschiedlich.

Bitte beachten Sie den „Speichern“ Button unten rechts. © TouristDataShop SA – 2011

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5.4

BEREICH BILDER

Hier können Sie die Bilder auf der Leistung bzw. die Bilder der Wohnung einsehen, die Sie Ihrer Tourist-Information zur Verfügung gestellt haben. Mit Datei auswählen können Sie neue Bilder auf dem TOMAS® hochladen. Die Bilder dürfen max. 1 MB gross/schwer sein. Die optimale Grösse ist 640x480 Pixel im JPG-Format.

Das Feld „Name“ wird im Internet angezeigt. Bitte erfassen Sie den „Namen“ in den verschiedenen Sprachen. Hauptbild wird in der Ergebnisliste angezeigt. Wichtig nur 1 Bild kann als Hauptbild abgespeichert werden. Saisonen: Hier entscheiden Sie wann die Bilder anzeigt werden, kein Eintrag = immer, Sommer oder Winter. Feld Beschreibung: Sollte aktuell nicht gepflegt werden. Wird nicht unterstützt. Bitte beachten Sie den „Speichern“ Button unten rechts.

6 VORGANGSÜBERSICHT In diesem Bereich erhalten Sie eine Übersicht über Ihre Vorgänge in TOMAS®. In den Boxen „aktiv“ und „storniert“ können Sie Ihre Suche noch konkreter gestalten. In dem Feld „Name“ können Sie nach einem Gastnamen suchen. Weiterhin können Sie nach dem An- oder Abreisedatum suchen oder nach dem Buchungsdatum. Mit den Kästchen „Gestern“, „Heute“, „Morgen“, „Letzte Woche“, „Diese Woche“ und „Nächste Woche“ können Sie gezielt nach entsprechenden Vorgängen suchen. Bitte wählen Sie – sofern Sie mit diesen Kästchen arbeiten – ZUSÄTZLICH aus, ob Sie nach „Anreisedatum“, „Abreisedatum“ oder „Buchungsdatum“ suchen möchten. Rate: Hier können Sie nach unterschiedlichen Raten suchen. Vertriebskanal: Lassen Sie sich diejenigen Vorgänge anzeigen, die über das Internet, über die Tourist-Information oder anderen angeschlossenen Vertriebskanälen gebucht wurden.

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Bitte beachten Sie den „Suchen“ Button unten rechts. In der nachfolgenden Abbildung sehen Sie, wie Ihre Vorgänge angezeigt werden. Wenn Sie auf einen bestimmten Vorgang klicken, sehen Sie darunter Detail-Informationen zu dem ausgewählten Vorgang.

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7 KONTINGENTE/PREISE In diesem Bereich können Sie die Verfügbarkeiten und Preise pflegen sowie die angeschlossenen Vertriebskanäle sperren und entsperren. Sie sehen zunächst eine Gesamtübersicht vom gesamten Objekt und die Kontingente in den verschiedenen Zimmern / Ferienwohnungen.

Indem Sie auf das rote Dreieck bei den Kategorien klicken öffnen oder schließen sich die zusätzlich freigegeben Parameter.

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Sie können das Erscheinungsbild des Kalenders für Ihre Bearbeitung anpassen. Leistungsdetails können ein- und ausgeblendet werden sowie sichtbare Parameter hinzuund weggeklickt werden:

GENERELLE INFORMATION ZUM ÄNDERN DER PREISE UND KONTINGENTE

7.1

Prinzipiell können Sie Änderungen (wenn durch ihr Profil zugelassen) mittels direktem Klick mit linker Maustaste auf das Kontingent, den Preis, die An-/Abreisebedinungen usw. oder mittels Öffnen des Änderungsgenerator mit rechter Maustaste vornehmen.

EINTRAG DIREKT IM KALENDER

7.2 1) 2) 3) 4)

Klicken Sie z.B. auf das zu ändernde Kontingent, Preis, Konditionen Das Feld wird aktiviert Neuen Wert eintragen mit Enter bestätigen

Bei kleinen Änderungen ist der Direktklick, bei zeitlich umfangreichen Änderungen der Generator zu empfehlen (siehe nächstes Kapitel).

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7.3

ÄNDERUNGEN MIT DEM ÄNDERUNGSGENERATOR

Mit dem Änderungsgenerator können die Preise über eine zeitlich umfangreiche Periode geändert werden.

Sie können, ähnlich wie bei der Direktänderung, folgende Parameter ändern: Sperren eintragen für den Änderungszeitraum mittels Markieren „von Änderung vornehmen“ und Auswahl Sperren bzw. Entsperren. Verfügbarkeit kann für den Änderungszeitraum mittels Markieren „von Änderung vornehmen“ und Eintragen des Kontingents geändert werden. Die Anreisekonditionen Anreisetage und Mindestaufenthalt ändern für den Änderungszeitraum mittels Markieren „von Änderung vornehmen“ und Eintragen der neuen Konditionen. Preis bearbeiten indem Sie die jeweilige Preislasche wählen. Innerhalb der Leistung der zugehörigen Preisgruppe können die Grundpreise für den Änderungszeitraum bearbeitet werden. Für definierte Zu-/Abschläge können die Preise für den Änderungszeitraum eingetragen und geändert werden. Vertriebskanäle können einzeln durch Markieren für einzelne Kanäle für den Änderungszeitraum gesperrt und entsperrt werden.

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7.4

INKLUSIVE LEISTUNGEN

Die inklusiven Leistungen erscheinen neben dem Namen der Kategorie/Leistung. Diese können in den Stammdaten gesetzt werden (siehe Kapitel 5.1.7).

WICHTIG: Die eingeschlossenen Leistungen z.B. Zimmer/Frühstück sollten mit booking.com und anderen Portalen übereinstimmen.

7.5

DEFINIEREN VON ZU- UND ABSCHLÄGEN

Sie können selbstständig im TManger Zu-/Abschläge anlegen, bearbeiten oder entfernen. Folgende Zuschläge können erfasst werden: -

Verpflegung (Halbpension, Vollpension etc.) Kinderpreise Aufenthalt (Long-Stay-Rabatte, Short-Stay-Rabatte usw.) Sonstige (Endreinigung usw.)

Mittels Linksklick auf das Bearbeitungsrädchen in der Preislasche öffnet sich der Generator für die Zu-/Abschläge.

Zwingend muss die Art definiert werden, eine Bezeichnung muss vergeben werden, eine Berechnungsregel ausgewählt werden sowie ggf. weitere Konditionen wie Alter und Aufenthaltstage mitgegeben werden.

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Die Pflege der Preise erfolgt dann durch Direktänderung im Kalender oder im Änderungsgenerator

WICHTIG: Die eingeschlossenen Leistungen z.B. Zimmer/Frühstück sollten mit booking.com und anderen Portalen übereinstimmen.

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8 VERTRIEBSWEGE Das Modul Vertriebskanäle dient zur Verwaltung der Verkaufskanäle, über die die Leistungen ihres Objekts vertrieben werden. Auf der einen Seite finden Sie hier eine Übersicht und Informationen über die aktivierten/deaktivierten Kanäle, auf der anderen Seite können Sie diese verwalten.

Name: Der Name des Vertriebskanals bezeichnet den Vertriebsweg innerhalb der betreuenden Organisation oder an diese angeschlossen Fremdsysteme oder Portale.Datenausdruck Status: Vertriebskanal aktiviert oder deaktiviert. Beschreibung: Kurzinfo nur von TOMAS-Support zu bearbeiten. Infos: Durch Infos kommen sie auf zusätzliche Informationen zu dem jeweiligen Vertriebskanal, di von ihrer touristischen Organisation hinterlegt werden können. Aktivierung/Deaktivierung: Der Sonderfall Aktivierung beantragen/Deaktivierung beantragen gilt für spezielle Vertriebskanäle. Diese können nicht einfach aktiviert werden. Daher werden von der betreuenden Organisation Informationen hinterlegt was notwendig ist, um diese speziellen Kanäle für den Verkauf freizugeben bzw. vom Vertrieb auszuschließen. Die Anzeige Änderung nicht möglich signalisiert, dass an dem jeweiligen Kanal keine Änderungen des Status durchgeführt werden dürfen.

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9 DATENAUSDRUCK

Sie haben die Möglichkeit, sich einen Kontrollbogen auszudrucken. Gehen Sie dazu bitte in den Menüpunkt „Datenausdruck“. Es öffnet sich das folgende Fenster:

Bevor Sie drucken können, klicken Sie bitte an der linken Seite auf den Namen Ihres Hauses (hier: Haus Sia Sun (Wittdün), dann öffnen sich darunter die einzelnen, zugehörigen Leistungen. Bitte klicken Sie den kleinen Kasten vor dem Hausnamen sowie den Kasten vor der Leistung, die Sie ausdrucken wollen, an. Wenn Sie mehrere Leistungen haben, drucken Sie bitte jede Leistung extra aus. Wählen Sie bitte einen Datumsbereich aus, welchen Sie drucken wollen (z. B. für das ganze Jahr/nur die Hauptsaison etc.). Markieren Sie bitte nun die Bereiche, die Sie ausdrucken möchten, in dem Sie sie mit einem Haken ankreuzen: Objektdaten drucken, Leistungsdaten drucken, Preise drucken, Verfügbarkeiten drucken. Wenn Sie diese Haken setzen, werden alle Unterpunkte ebenfalls markiert, durch Klick in das jeweilige Kästchen können Sie auch einzelne Unterpunkte nicht drucken.

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Wenn Sie Ihre Auswahl getroffen haben, klicken Sie bitte rechts unten auf den Button „Ausgabe“. Es öffnet sich ein pdf-Dokument, welches Sie ausdrucken und/oder auf Ihrem Computer abspeichern können. Bitte kontrollieren Sie die Angaben. Änderungen/Fehler markieren Sie bitte und teilen diese Ihrer Tourist-Information mit.

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10 TIPPS UND INFOS VON IHREM PARTNER Hier finden Sie wertvolle Tipps rund um die Pflege und Aktualisierung Ihrer Ferienunterkünfte. Die betreuende Organisation kann hier diverse Hinweise, Information, Ansprechpartner oder Termine hinterlegen. Diese Seite wird von der Organisation komplett selbst verwaltet und mit Inhalt gefüllt.

Sollten Sie weitere Fragen zum TManager haben, wenden Sie sich bitte an Ihre Tourist-Information.

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