Keiharde zachte kant

Psychologische veiligheid Keiharde zachte kant

Psychologische veiligheid is een term die we de laatste tijd steeds meer horen. Als u wilt weten waar dat over gaat en wat u er als professional mee kunt, beluister dan de podcasts via Verhalen in Veiligheid.

tekst Orly Polak

Psychologische veiligheid op de werkvloer betekent dat je je als medewerker vrij kunt uiten op het werk zonder dat hier negatieve sociale consequenties aan kleven. Dat houdt in dat je vrij bent om kritiek te uiten, je zorgen te delen of nieuwe ideeën aan te dragen. Dit alles zonder dat collega’s of managers hier direct negatief op reageren.

Een essentiële voorwaarde

Psychologische veiligheid gaat over vertrouwen en respect voor elkaars inbreng en vakmanschap. De laatste tijd gaan er steeds meer geluiden op dat dit een essentiële voorwaarde is voor een prettig werkklimaat en zelfs voor een veilig werkklimaat. Als we geen kennis kunnen of durven delen, dan kunnen we niet leren en verbeteren – is de aanname. Dat psychologische veiligheid een onderdeel gaat worden van het arbovak is zo goed als zeker. Vanaf de zomer zal psychosociale veiligheid zelfs mogelijk een verplicht onderdeel zijn van de ISOnorm 45001. Reden te meer om je hier als arbodeskundige in te verdiepen. Een mooi begin is de Studiedag Sociale veiligheid. Tijdens deze dag ga ik met diverse experts mee op een studiereis naar ‘sociale veiligheid op de werkvloer’. Samen met u gaan we de diepte in. We behandelen prikkelende en herkenbare vragen en inspireren u op levendige wijze om onder meer na te denken over de vertaling van de term ‘psychologische veiligheid’ naar uw praktijk.

Ik ga dat doen met meerdere experts. Een van hen is Joriene Beks. Zij is samen met Hans van der Loo auteur van de Veldgids Psychologische veiligheid. Ze geeft handige tips over hoe je psychologische veiligheid kunt verbeteren in je

Programma Studiedag

10 juni 2021

Psychologische veiligheid: de keiharde zachte kant van veiligheid

Joriene Beks en Hans van der Loo

Veiligheid van binnenuit

Rob Kreté

Doe de quickscan Angstcultuur

Peter Fijbes

Een structurele aanpak van ongewenste omgangsvormen (ISO 45001)

Alie Kuiper en Laurens Geense

Een team aansturen dat thuis aan de keukentafel zit, hoe doe je dat?

Marieke Hoogenberg

Meer informatie: arbo-academy.nl/events/studiedag-sociale-veiligheid

team. Hoe kun je bijvoorbeeld de collectieve verantwoordelijkheid voor een prettig werkklimaat stimuleren? Met Alie Kuiper spreken we over ongewenste omgangsvormen. Zij geeft advies en ondersteuning bij het ontwikkelen, implementeren en monitoren van een structurele aanpak van ongewenste omgangsvormen op het werk. Ze is ook lid van de normcommissie van de NEN voor ISO 45001 en van de internationale werkgroep die een nieuwe ISO-norm voor het managen van psychosociale risico’s op het werk ontwikkelt: ISO 45003.

Wilt u alvast een voorproefje? Luister dan naar mijn podcasts met Joriene Beks en Alie Kuiper over dit onderwerp, te vinden op Spotify onder de titel Verhalen in Veiligheid. spoti.fi/3e2fQGi

Proactieve leidende indicatoren VGW

Systematisch sturen

Lang niet alle organisaties zijn op een systematische manier aan de slag met gezond werken. Meestal staan de verzuimcijfers centraal. Maar er zijn wel degelijk leidende indicatoren die bedrijven stuurinformatie kunnen geven om hun gezondheidsbeleid gericht en effectief te maken.

tekst Gerard Zwetsloot

Het realiseren van duurzame inzetbaarheid vraagt van organisaties om op een systematisch wijze de fysieke en psychosociale arbeidsbelasting te reduceren. Toch besteden de meeste bedrijven nog altijd meer aandacht aan de veiligheid dan aan het bevorderen van gezondheid en welzijn van de medewerkers. Organisaties kunnen gericht inzetten op bijvoorbeeld het creëren van een gezonde werkomgeving en goede arbeidsorganisatie, ergonomisch verantwoorde arbeidsmiddelen en programma’s ter bevordering van een gezonde leefstijl. Maar dit gebeurt meestal weinig systematisch. En trouwens, waar zou je als organisatie anders op moeten sturen dan op de hoogte of de frequentie van het ziekteverzuim? Wereldwijd is er een toenemende belangstelling voor ‘leidende indicatoren’ die bedrijven wél stuurinformatie geven om hun beleid ten aanzien van veiligheid, gezondheid en welzijn gerichter en effectiever te maken.

Aanbevelingen met voorbeelden

Zo heeft de American Industrial Hygiene Association onlangs aanbevelingen gepubliceerd met daarin circa zeventig voorbeelden van leidende indicatoren en een toelichting hoe daaruit te kiezen en mee om te gaan (AIHA, 2020). In opdracht van de International Social Security Association (ISSA) werd een set proactieve leidende indicatoren ontwikkeld die bruikbaar zijn voor zowel veiligheid als gezondheid en welzijn (VGW). Deze zijn sinds augustus 2020 beschikbaar. Proactief betekent in dit verband: » Het versterken van preventie in de ontwerpfase. Denk aan: werkomgeving, werkplek, werkorganisatie en arbeidsmiddelen. » Het stimuleren van actieve anticipatie door het vroegtijdig herkennen en benutten van waarschuwingssignalen. » Het bevorderen van een proactieve of generatieve preventiecultuur. » Het ondersteunen van een commitmentstrategie voor VGW. » Het ondersteunen van individuele en collectieve leerprocessen voor VGW. » Het faciliteren van het proces van planning naar implementatie.

Wetenschap en praktijk bij elkaar

In het project hebben we wetenschappelijke kennis gecombineerd met de ervaringen van koploperbedrijven uit diverse landen en werelddelen. Ook internationale beroepsverenigingen zoals de Institution of Occupational Safety and Health (IOSH), onderzoeksinstituten zoals het Finse FIOH en TNO, en gezaghebbende organisaties zoals de British Safety Council en natuurlijk de ISSA zelf, deelden kennis die werd geanalyseerd. Zoals wel verwacht werd, bleken de meeste leidende indicatoren betrekking te hebben op veiligheid.

Gouden regels en indicatoren

De ISSA gaat uit van zeven Gouden Regels voor Vision Zero (zie: visionzero.global/guides). Het zijn eigenlijk brede principes. Zoals ‘toon leiderschap en laat je commitment zien’ en

VITALITEIT

Systematisch sturen

Gouden Regel 5 Borg VGW van machines, apparatuur en werkplekken

Indicator 5.1 Innovatie en verandering

Doelen

Technologische, organisatorische en personele veranderingen komen vaak voor in organisaties. In plaats van de VGW-risico’s na de wijzigingen te beoordelen, moeten deze wijzigingen proactief worden gebruikt om VGW te verbeteren ‒ vanaf het begin van de ontwerp- of ontwikkelfase.

Kernbegrippen

Innovatie en verandering verwijzen naar technologische en organisatorische veranderingen. Bijvoorbeeld nieuwe hardware of software, technologische veranderingen in productieprocessen en werkplekken, en veranderingen in de werkorganisatie en in personeel met essentiële kennis en ervaring. De ontwerpfase verwijst naar processen voor het genereren van een plan of specificatie voor een object, systeem of werkproces voor het creëren van functionele producten en processen voorafgaand aan hun implementatie. Het impliceert het betrekken van de gebruikers bij plan of ontwerp, waarin VGW-vereisten voor de levenscyclus van de innovatie zijn opgenomen.

Goede praktijken

Een schriftelijke expliciete toezegging van het hogere management om technologische en organisatorische innovatie en verandering te gebruiken als kansen om VGW proactief te verbeteren. Identificeer alternatieve technologische en organisatorische opties, beoordeel de bijbehorende VGW-risico’s en geef de voorkeur aan de opties met minimale VGW-gevaren en -risico’s. VGW-voordelen kunnen tegen lage kosten worden verkregen door VGW te integreren in de vroege stadia van innovatie en verandering. Betrek zowel VGW-professionals als werknemers of eindgebruikers. Pas het principe toe dat technologie de mensen ondersteunt, niet andersom.

Beperkingen

Innovaties en veranderingen die worden gebruikt om VGW-gevaren en -risico’s in de ontwerpfase te verminderen, zijn geen garantie dat VGW-problemen zich in latere stadia (bijvoorbeeld tijdens productie of onderhoud) niet zullen voordoen.

Hoe te meten (Voor meer details: raadpleeg de ISSA Guide for proactive leading indicators)

Optie 1: Wordt (technologische of organisatorische) innovatie gebruikt om VGW-gevaren en -risico’s in de ontwerpfase te verminderen? (Ja/ Nee) Optie 2: Hoe vaak wordt technologische of organisatorische innovatie gebruikt om VGW-gevaren en -risico’s in de ontwerpfase te verminderen? (Altijd of bijna altijd, vaak, af en toe, zelden, nooit of zeer zelden) Optie 3: Bepaal het aantal relevante innovaties en veranderingen in de afgelopen 12 maanden en beoordeel per casus of VGW in een vroeg stadium (proactief) systematisch is aangepakt, toen alternatieve keuzes nog mogelijk waren. Bereken het percentage innovaties en wijzigingen dat is gebruikt om VGW-gevaren en -risico’s in de afgelopen 12 maanden te verminderen.

Voorbeeldoptie 3: In de afgelopen 12 maanden zijn in totaal 55 technologische en organisatorische veranderingen geimplementeerd: 25 technologische, 10 organisatorische en 20 met sleutelpersonen. Technologische innovaties werden in de ontwerpfase meer beoordeeld op veiligheidskwesties (23/25 = 92%) dan op gezondheid (20/25 = 80%) en welzijn (19/25 = 76%), terwijl organisatorische veranderingen vaker werden beoordeeld op gezondheidskwesties (9/10 = 90%), dan veiligheid of welzijn (8/10 = 80%).

100

90

80 Veiligheid

Gezondheid

70Technologie (n=25)Organisatie (n=10) Personeel (n=20) Welzijn

Innovaties van de laatste 12 maanden

Proactieve leidende indicatoren Gebruik als checklist Veiligheid Gezondheid Welzijn Totaal Ja Nee Ja Nee Ja Nee Ja

1.1 Is het merkbaar dat leidinggevenden zich hebben gecommitteerd om VGW te integreren in de werkprocessen en het eigen gedrag?

1.2 Worden nieuwe leiders geselecteerd op basis van hun intrinsieke motivatie of een trackrecord van bewezen inzet voor VGW?

2.1 Worden de effectiviteit van risicobeperkende VGW-maatregelen geëvalueerd?

2.2 Worden gerapporteerde ongeplande VGW-gebeurtenissen opgevolgd door leidinggevenden met onderzoek, leren, verbeteren en met feedback naar de direct betrokkenen?    1

   2

   1

   1

3.1 Is VGW een integraal onderdeel van de introductie van nieuwe medewerkers in werk en organisatie?    3

3.2 Worden op VGW gerichte programma’s en de doelstellingen daarvan geëvalueerd?    2

4.1 Is VGW een integraal onderdeel van start-werk bijeenkomsten?    0

4.2 Wordt VGW systematisch meegenomen bij de planning en organisatie van het werk?    1

5.1 Worden technologische of organisatorische innovaties gebruikt om gevaren en VGW-risico’s te beperken in de ontwerpfase?    1

5.2 Is het bevorderen van VGW-onderdeel van het inkoopproces?    3

6.1. Is VGW opgenomen in de eerste training van nieuwe medewerkers    3

6.2 Is VGW opgenomen in opfriscursussen?

7.1 Worden suggesties van medewerkers voor het verbeteren van

VGW adequaat opgevolgd?

7.2 Krijgen medewerkers erkenning voor uitstekende VGW-prestaties?    1

   2

   1

'Ja' Totaal 12/14 (86%) 6/14 (43%) 4/14 (27%) 19/42 (45%)

Tabel: Checklist voor het gebruik van proactieve leidende indicatoren

‘investeer in mensen, motiveer door betrokkenheid’. Die vormden een mooi kader om een evenwichtige set van indicatoren te definiëren. Bedrijven en organisaties uit 23 landen en van 25 verschillende sectoren gaven feedback op een eerste set indicatoren. Die feedback was heel positief. Wel werd het belang van eenvoud benadrukt. Uiteindelijk werden 14 indicatoren (2 voor iedere Gouden Regel) met ieder drie toepassingsmogelijkheden ontwikkeld. Alle indicatoren zijn bruikbaar voor het verbeteren van én de veiligheid én de gezondheid en het welzijn. Denk bijvoorbeeld aan aandacht voor VGW bij start-werk besprekingen. Voor iedere indicator is een factsheet beschikbaar van één A4 (zie voorbeeld). Daarin zijn beschreven het doel, sleutelbegrippen, goede praktijken, beperkingen, drie opties voor het meten en suggesties om de resultaten te presenteren.

Van simpel tot geavanceerd

Er zijn drie mogelijkheden om de indicatoren te gebruiken, van simpel tot geavanceerd. De eenvoudigste is de ja/neechecklist (zie de tabel op pagina 25). Meer gevorderde bedrijven kunnen de indicatoren gebruiken door een frequentie-inschatting of een kwantitatieve meting. Hier gaan we in op de checklistaanpak. De checklist bevat 14 vragen, voor iedere indicator één. Als het antwoord op een checklist item ‘nee’ is, dan is het zinvol die activiteiten te introduceren in de organisatie. Als het antwoord ‘ja’ is, dan is het zinvol na te gaan of de in de factsheet genoemde goede praktijken al worden toegepast.

Quick wins

Een integrale aanpak van VGW is goed. Maar om te voorkomen dat organisaties te gemakkelijk concluderen ‘dit doen wij’ als ze het alleen voor veiligheid doen, kunnen de VGW-aspecten zowel afzonderlijk als in combinatie worden beoordeeld. Doen we deze activiteiten überhaupt, voor veiligheid? Voor gezondheid? Voor welzijn? Want waarom is het eigenlijk heel gebruikelijk om ‘near misses’ te onderzoeken om ervan te leren en herhaling te voorkomen, maar worden cases van fysieke of mentale problemen zelden op een vergelijkbare manier geanalyseerd? Voor alle drie de VGW-aspecten kun je leren van ongeplande gebeurtenissen. Zo kun je in veel gevallen met behulp van de checklist al snel een aantal quick wins voor gezondheid en welzijn identificeren. Als blijkt dat alle preventieve sleutelactiviteiten plaatsvinden in de organisatie, kan het zinvol zijn de tweede of derde optie te gebruiken: de frequentie-inschatting of de kwantitatieve meting. De meeste organisaties zullen bij die meer geavanceerde toepassingen (eerst) gericht kiezen voor gebruik van een of enkele indicatoren.

VITALITEIT

De meeste bedrijven besteden meer aandacht aan de veiligheid dan aan gezondheid en welzijn van medewerkers

Het is aan te bevelen om de checklist, maar ook de frequentieschatting, steeds door meerdere personen en op een lerende manier te (laten) gebruiken. Daardoor worden verschillen in beleving zichtbaar. Bijvoorbeeld tussen hogere leidinggevenden, deskundigen en de mensen van de werkvloer. Dat kan de aanzet geven tot zinvolle gesprekken en belangrijke verbeteringen.

Conclusie

Er is nu een evenwichtige set van veertien proactieve leidende indicatoren voor VGW beschikbaar. Voor het verbeteren van duurzame gezondheid en welzijn zullen veel organisaties willen starten met de checklistaanpak. Op basis van de uitkomsten kunnen diverse verbeteringen eenvoudig worden ingevoerd. Daarna kunnen zij overgaan naar een van de meer geavanceerde manieren om de indicatoren te gebruiken. Voor meer informatie wordt verwezen naar de ISSA Guide (praktische aspecten) en het artikel in Safety Science (wetenschappelijke achtergrond).

Gerard Zwetsloot is zelfstandig onderzoeker en adviseur.

Literatuur

AIHA (2020). Best practice guide for leading health metrics in occupational health and safety programs. Version 1. Center for Safety & Health Sustainability. AIHA, Falls Church - VA. ISSA (2017). Vision Zero ‒ Seven Golden Rules for zero accidents and healthy work, ISSA, Genève. http://visionzero.global/guides (ook enkele sector-specifieke versies beschikbaar) Zwetsloot GIJM, Kines P, Leka S, Jain A (2020). VISION ZERO - Proactive Leading Indicators. A guide to measure and manage safety, health and wellbeing at work. ISSA, Genève. http://visionzero.global/proactive-leading-indicators-0 Zwetsloot GIJM, Leka S, Kines P, Jain A (2020). Vision Zero: Developing proactive leading indicators for safety, health and wellbeing at work. Safety Science 130, article 104890. https://doi.org/10.1016/j. ssci.2020.104890