Organisationskonto by Bundesverband der Deutschen Industrie e.V.

POSITION | DIGITALPOLITIK | ÖFFENTLICHE VERWALTUNG

Organisationskonto Zentrale Schnittstelle zwischen Verwaltung und Unternehmen bundesweit implementieren

7. Dezember 2023 Die deutsche Industrie braucht ein bundeseinheitliches Organisationskonto Die deutsche Industrie fordert im Rahmen der Änderung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) eine zügige Implementierung eines bundesweit einheitlichen Organisationskontos. Dabei ist es essenziell, dass Unternehmen über das Organisationskonto deutschlandweit alle Verwaltungsdienstleistungen Ende-zu-Ende digital durchführen können. Nach einer Umfrage zum Organisationskonto innerhalb der BDI-Mitgliedschaft sagen 77 Prozent der befragten Unternehmen, dass die unterschiedlichen Digitalisierungsstände, Vorgaben und Umsetzungen in den verschiedenen Bundesländern ein Problem für sie darstellen. Angesichts der grünen, digitalen, demografischen und globalen Transformationsprozesse und den damit verbundenen Herausforderungen für den Standort Deutschland ist eine nutzerorientierte, effiziente und Ende-zu-Ende digitalisierte Verwaltung von herausgehobener Bedeutung, um die damit verbundenen Planungs- und Genehmigungsverfahren sowie weitere Verwaltungsprozesse effizient umsetzen zu können. Die Digitalisierung der Verwaltung ist für eine funktionierende InnoNation, also den Innovations- und Industriestandort Deutschland, ein essenzieller Bestandteil im Wettbewerb mit anderen Investitionsstandorten. Für die digitale Transformation hat das Organisationskonto als zentrale Schnittstelle zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung in jüngster Zeit enorme Relevanz erlangt. Diese Kurzposition präsentiert die Ergebnisse einer Untersuchung zur Nutzung und Akzeptanz des Organisationskontos durch die deutsche Industrie und leitet darauf aufbauend zu § 3 des OZG-Änderungsgesetzes Handlungsempfehlungen ab. Kurz und kompakt: Handlungsempfehlungen der deutschen Industrie 1. Organisationskonto bundesweit nach einheitlichen Vorgaben und Verfahren implementieren und dessen Potenziale heben: Durch die Implementierung eines bundesweiten Organisationskontos im Zusammenspiel mit der Umsetzung des OZG-Änderungsgesetzes kann die deutsche Industrie um 60,3 Millionen Euro entlastet werden. Dafür müssen alle 575 OZGVerwaltungsdienstleistungen, vor allem die für die Industrie relevanten Dienstleistungen, darüber volldigital durchführbar sein. 2. Unternehmen wollen das Organisationskonto: In einer in der BDI-Mitgliedschaft durchgeführten Umfrage geben 85 Prozent der Unternehmen an, dass sie die Implementation des Organisationskontos als dringend ansehen. Für die grüne und digitale Transformation des Wirtschaftsstandortes Deutschland ist ein bundesweit verfügbares Organisationskonto Bundesverband der Deutschen Industrie e.V. | www.bdi.eu Julius Hügle | studentischer Mitarbeiter Digitalisierung und Innovation | j.huegle@bdi.eu Steven Heckler | Stellvertretender Abteilungsleiter Digitalisierung und Innovation | s.heckler@bdi.eu

Organisationskonto

unabdingbar, um Verwaltungsverfahren effizient Ende-zu-Ende digital durchzuführen und damit zu beschleunigen. 3. Für die Industrie relevante Verwaltungsdienstleistungen müssen digital angeboten werden: Unternehmen benötigen bis spätestens 2026 eine digitale Ende-zu-Ende-Verfügbarkeit von allen für die Industrie relevanten Verwaltungsdienstleistungen, um die mit der digitalen und grünen Transformation verbundenen Planungs- und Genehmigungs- sowie sonstige Verwaltungsverfahren bewältigen zu können (Anbindungspflicht). 4. Organisationskonto muss B2B-Kommunikation zu Verwaltungsverfahren ermöglichen: Vielfach sind Interaktionen zwischen der Wirtschaft und der Verwaltung Kommunikationsprozesse zwischen Unternehmen sowie Unternehmen und Gutachtern vorgelagert. Für ein möglichst effizientes, medienbruchfreies Verwaltungsverfahren sollte die B2B-Kommunikation ebenfalls über das Organisationskonto abgebildet werden können. 5. Potenziale des Organisationskontos durch Once-Only-Prinzip heben: Voraussetzung für die Nutzung des vollen Potenzials des Organisationskontos ist eine sehr zeitnahe Modernisierung, Zusammenführung und Vereinheitlichung bestehender Register auf Bundes-, Landesund Kommunalebene. Dadurch kann die Mehrfacheingabe von Daten durch Unternehmen über webbasierte Formularlösungen restlos abgeschafft werden. Behörden müssen dazu Schnittstellen zu bereits vorhandenen Daten erhalten. 6. Authentifizierung über Digitale Identitäten auf Level „hoch“ stärken, neue Use Cases ermöglichen: Die Integrität, Authentizität und Sicherheit von durch die Verwaltung gespeicherter Daten muss gewahrt und der Austausch besonders sensibler Daten ermöglicht werden. Um das Organisationskonto z. B. für die Melde- und Registrierungspflichten, die sich aus dem NIS-2-Umsetzungs- und Cybersicherheitsstärkungsgesetz ergeben, nutzen zu können, ist die im OZG-Änderungsgesetz vorgesehene Erhöhung des Vertrauensniveaus des Authentifizierungsverfahrens auf Level „hoch“ wichtig. Hierfür muss ELSTER entweder weiterentwickelt oder durch eine sichere Alternative ersetzt werden. 7. Funktionierende Schnittstellen und Standards weiterentwickeln: Daneben schlägt die deutsche Industrie vor, dass Unternehmenssysteme direkt mit der Verwaltung interagieren können (Maschine-zu-Maschine Kommunikation) und das Postfach um Funktionalitäten, wie beispielsweise die Vertretungseinstellung, erweitert werden. Hierfür ist die Entwicklung offener und standardisierter Schnittstellen erforderlich, um Unternehmenssysteme an das Organisationskonto anzubinden.

Organisationskonto

Digitale Rückständigkeit der Verwaltung als größtes Hindernis für schnellere Digitalisierung Die BDI-Mitglieder erachten die digitale Rückständigkeit der öffentlichen Verwaltung als größtes Hemmnis für moderne Verwaltungsverfahren. In einer nicht-repräsentativen Umfrage des BDI gaben die befragten Industrieunternehmen für eine zügigere und wirkungsvollere Umsetzung digitaler Verwaltungsmaßnahmen folgende TOP 3-Hindernisse an: 88 Prozent der befragten Unternehmen geben an, dass der Mangel an Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung ein Problem darstellt. 77 Prozent der Unternehmen erachten die fehlende Kooperationsbereitschaft der Länder bei der Entwicklung von bundeseinheitlichen Verwaltungsverfahren als Hindernis. 69 Prozent der Unternehmen sehen die fehlende Kooperationsbereitschaft zwischen Bund und Ländern als Problem an. Diese Ergebnisse verdeutlichen: Es braucht einen Wandel hin zu einem Bewusstsein aller auf Bundesund Länderebene politisch Verantwortlichen sowie den Anbietern von Verwaltungslösungen, dass die digitale Transformation der Verwaltung unvermeidbar und zwingend erforderlich für die positive Entwicklung des Standorts Deutschland ist.

Was erachten Sie als größtes Hindernis für eine schnellere und effektivere Implementierung von digitalen Verwaltungsmaßnahmen? (Angaben in Prozent, Mehrfachantworten möglich) mangelnder Digitalisierungsstand in der öffentlichen Verwaltung fehlende Bereitschaft zur Kooperation zwischen den Ländern bei der Entwicklung bundeseinheitliche Verwaltungsverfahren (= Einer-für-Alle-Prinzip funktioniert nicht in der Praxis) fehlende Bereitschaft zur Kooperation zwischen Bund und Ländern

fehlende finanzielle und personelle Ressourcen in den Unternehmen, um digitale Verwaltungsverfahren neu umzusetzen

fehlende Veränderungsbereitschaft innerhalb von Unternehmen

fehlende finanzielle und personelle Ressourcen in der Verwaltung, um Verwaltungsverfahren smart zu modernisieren 0

100

Quelle: Nicht-repräsentative Umfrage des Bundesverbands der Deutschen Industrie e.V. in seiner Mitgliedschaft. (Stand 04.09.2023)

Organisationskonto

Handlungsempfehlungen Organisationskonto bundesweit implementieren und dessen Potenziale heben Im Juni 2021 hat der Freistaat Bayern gemeinsam mit der Freien Hansestadt Bremen im Rahmen der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes das Unternehmenskonto mit einer Pilotphase gestartet. Mehr als zwei Jahre später ist das Organisationskonto noch immer nicht deutschlandweit verfügbar und bei der Zielgruppe weitgehend unbekannt, wie die Ergebnisse einer BDI-Umfrage verdeutlichen: Nur 46 Prozent der befragten Unternehmen kennen das Organisationskonto, und nur 15 Prozent nutzen das Konto. Daher fordert die deutsche Industrie, dass das Organisationskonto flächendeckend verfügbar sein muss und alle für die Industrie relevanten OZG-Verwaltungsdienstleistungen darüber voll digital durchführbar sein müssen. Für eine erfolgreiche Implementierung des Organisationskontos, gemäß Artikel 1 § 3 des OZG-Änderungsgesetztes, ist eine breite Kommunikation über die Verfügbarkeit sowie die Potenziale des Organisationskontos erforderlich. Die Vorteile des Kontos müssen dabei hervorgehoben werden, um so die Nutzungsquote deutlich zu steigern. Gleichzeitig müssen Verordnungen und Vorschriften auf ihre digitale Tauglichkeit überprüft werden, sodass diese eine ausschließlich digitale Bearbeitung nicht verhindern. Hierfür ist die bundesweite Umsetzung des Digital-Checks zwingend. Durch die Implementation des Organisationskontos kann in Zeiten von Fachkräftemangel die Verwaltungsarbeit in Unternehmen aber auch der öffentlichen Verwaltung massiv erleichtert werden. Dies würde – laut dem Gesetzentwurf zur Änderung des Onlinezugangsgesetzes – zu einer jährlichen Entlastung von 67,5 Millionen Euro für die deutsche Wirtschaft führen. Angesichts der wirtschaftlichen Herausforderungen in Folge der multiplen globalen Krisen gilt es, diese Entlastungspotenziale schnell zu heben. Unternehmen wollen das Organisationskonto Die Umfrage des BDI verdeutlicht: Die befragten Unternehmen erachten die Implementierung eines Organisationskontos als sehr wichtig. Dabei gaben 50 Prozent der Befragten an, dass sie diese Implementierung als dringend empfinden und weitere 35 Prozent sehen diese Entwicklung sogar als äußerst dringend an. Diese Zahlen verdeutlichen, dass die deutsche Industrie ein Organisationskonto fordert, um den Standort Deutschland auch in Zukunft zu einem attraktiven Wirtschaftsplatz zu machen. Die deutsche Industrie ist bereit für eine bundesweite Implementierung und Nutzung von volldigitalen Verwaltungsmaßnahmen. Dabei sind die Vorteile des Organisationskontos klar. In der vom BDI durchgeführten Umfrage geben 92 Prozent der befragten Unternehmen an, dass das Organisationskonto die Interaktion mit der Verwaltung erleichtern würde, da die notwendigen Dokumente medienbruchfrei und voll-digital über das Organisationskonto ausgetauscht werden könnten.

Organisationskonto

Welche Vorteile sehen Sie / sieht Ihr Unternehmen in der Möglichkeit, dass neben Interaktionen zwischen Unternehmen und der Verwaltung auch Interaktionen zwischen zwei oder mehreren Unternehmen über das Unternehmenskonto erfolgen können? (Angaben in Prozent, Mehrfachantworten möglich) nachgelagerte Interaktion mit der Verwaltung wird erleichtert, weil alle notwendigen Dokumente bereits… Authentifizierung über ELSTER stellt Echtheit des anderen Unternehmens sicher Kommunikation über Unternehmenskonto bietet höheres Maß an Vertraulichkeit / Schutz von… mehrere Mitarbeitende unseres Unternehmens können an jeweils vordefinierten Teilbereichen eines Projekts… 0

100

Quelle: Nicht-repräsentative Umfrage des Bundesverbands der Deutschen Industrie e.V. in seiner Mitgliedschaft. (Stand 04.09.2023)

Für die Industrie relevante Verwaltungsdienstleistungen müssen digital angeboten werden Unternehmen benötigen bis 2026 eine digitale Ende-zu-Ende-Verfügbarkeit von allen für die Industrie relevanten Verwaltungsdienstleistungen. In der BDI-Umfrage zum Organisationskonto geben die Unternehmen an, dass die Verwaltung auf Bundes- und Landesebene alle Verwaltungsdienstleistungen mit hoher Frequenz und schnellen Antwortzyklen, alle Steuer- und Meldegelegenheiten, Abgabe von Genehmigungsanträgen, Gewerbesteuerbescheide, Anträge auf Förderprogramme und die Verwaltung von Unternehmensdaten über das Organisationskonto bundesweit ermöglichen sollte. Angesichts der im Rahmen der Umsetzung des OZG-Änderungsgesetzes angestrebten priorisierten Umsetzung von Verwaltungsdienstleistungen fordert die deutsche Industrie, dass die oben genannten Verwaltungsleistungen vorrangig vollständig digital – als Alternative zur konventionellen Bearbeitung – über das Organisationskonto angeboten werden. Dadurch können Investitionen der deutschen Industrie in die digitale und grüne Transformation, für die zuvor Verwaltungshandeln notwendig ist, beschleunigt werden. Industrieunternehmen durch Kommunikationsstrategie für die Nutzung des Organisationskontos begeistern und bei der Adaption mit Beratungsangeboten unterstützen Die aktuelle geringe Nutzendenquote von gerade einmal 15 Prozent kann nur durch eine umfangreiche Kommunikationskampagne, die die Potenziale des Organisationskontos verdeutlicht, zielgerichtet erhöht werden. Analog zu den in § 3a Absatz 1 OZG-Änderungsgesetz genannten Beratungsmöglichkeiten für den Portalverbund bedarf es – insbesondere in der frühen Adaptionsphase und bei Unternehmen mit geringer Digitalexpertise – umfangreiche Unterstützungsmaßnahmen. Durch eine solche Möglichkeit kann die Implementation des Organisationskontos einfacher und schneller durchgeführt werden, da jedes Unternehmen die Möglichkeit hat, den verantwortlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Expertinnen und Experten der Verwaltung zur Seite zu stellen.

Organisationskonto

Organisationskonto muss B2B-Kommunikation zu Verwaltungsverfahren ermöglichen Damit das Organisationskonto sein volles Potenzial ausnutzen kann, ist nicht nur eine Kommunikation zwischen einem Unternehmen und der Verwaltung von Nöten, sondern auch die von Unternehmen untereinander. Die deutsche Industrie fordert eine Implementation einer Business-to-Business-Komponente innerhalb des Organisationskonto. Über diese Komponenten können dann B2B-Prozesse, welche auch eine B2G-Komponente beinhalten, durchgeführt werden. Dazu gehört beispielsweise das Fuhrparkmanagement vom Kauf eines Fahrzeugs bis hin zur Zulassung und An- beziehungsweise Ummeldung. So kann ein Mietwagenanbieter beispielsweise seinen Kauf mit einem Autohersteller koordinieren und über ein gemeinsames „Projekt“ diesen Kauf direkt an die KFZ-Zulassungsstelle weiterleiten, um eine möglichst problemlose Indienststellung der Autos zu gewährleisten. Weitere Beispiele sind die Umsatzsteuerverifikation, der Austausch von Zollinformationen, der Upload von gemeinsamen Gutachten, der Vorsteuerabzug, öffentliche Genehmigungen und Unterlagen in Zusammenarbeit mit Projektträgern. Durch eine Implementierung einer B2B-Kommunikation kann das volle Potenzial eines Organisationskontos entfaltet werden und zu einer massiven Entlastung aller Stakeholder beitragen. Potenziale des Organisationskontos durch Once-Only-Prinzip heben Damit die deutsche Industrie die Potenziale des Organisationskonto in Gänze heben kann, muss ferner die Registermodernisierung konsequent vorangetrieben und zügig abgeschlossen werden, da nur dann das Once-Only-Prinzip umgesetzt werden kann. Das Once-Only-Prinzip bedeutet, dass Unternehmen Daten jeweils nur einmal und nicht bei jedem Verwaltungskontakt erneut eingeben müssen, da dem Staat bereits vorliegende Daten aus bestehenden Registern abgerufen werden können. Nach erfolgter Registermodernisierung müssen Behörden konsequent auf webbasierter Formularlösungen, wie z. B. PDF-Formulare, verzichten, da diese immer zur Mehrfachangabe schon bekannter Daten führen. Damit insbesondere Kommunen Planungssicherheit haben, ist es unerlässlich, dass die einzelnen Registeranschlüsse rasch priorisiert werden – sowohl innerhalb der 19 TOP-Register als auch darüber hinaus. Dabei gilt es, die für Unternehmen relevanten Register besonders zu priorisieren, da Unternehmen als Power-User der öffentlichen Verwaltung mit durchschnittlich mehr als 200 Verwaltungskontakten pro Jahr deutlich intensiveren Kontakt mit der Öffentlichen Verwaltung haben als Bürgerinnen und Bürger, bei denen es im Durchschnitt nur 1,5 Behördenkontakte pro Jahr sind, von denen eine bereits die jährliche ELSTER-basierte Steuererklärung ist. Authentifizierung über Digitale Identitäten auf Level „hoch“ stärken, neue Use Cases ermöglichen Zusätzlich fordert die deutsche Industrie, dass das Organisationskonto auf der bereits implementierten und funktionierenden Schnittstelle ELSTER basiert und darüber die Verifikationen stattfinden. Es ist jedoch essenziell, dass ELSTER in puncto Sicherheit und Funktionalität weiterentwickelt wird und, falls das nicht möglich ist, durch eine sichere Alternative abgelöst wird. Zum aktuellen Zeitpunkt liegt die Problematik darin, dass ELSTER nicht das Authentifizierungsniveau „hoch“ gemäß Verordnung (EU) Nr. 910/2014 erfüllt. Die bei der Registrierung angegebenen Daten der Unternehmen sowie deren Überprüfungsmechanismen müssen so ausgestaltet sein, dass die Authentizität und Korrektheit der Daten gewährleistet ist, damit das Organisationskonto als Vertrauensanker wirkt. Die deutsche Industrie begrüßt folglich den in Artikel 1 § 3 Abs. 4 Nr. 2 OZG-Änderungsgesetz enthaltenen Ansatz. Zwar erschwert der Einsatz des ELSTER-Zertifikats bereits deutlich die Gefahr des Identitätsmissbrauchs, doch kann der zweite Faktor, der per Brief zugesandt wird, zu leicht von unbefugten Dritten abgegriffen werden. Daher ist es unerlässlich, rasch – vorzugsweise nicht erst fünf Jahre

Organisationskonto

nach Inkrafttreten des OZG-Änderungsgesetzes – ein elektronisches Identifizierungsmittel auf dem Sicherheitsniveau „hoch“ zur Authentifizierung der Nutzenden zu verwenden. Der Einsatz eines Authentifizierungsverfahrens auf dem Level „hoch“ würde die Anwendungsszenarien des Organisationskontos ferner deutlich erweitern. Die deutsche Industrie fordert das Bundesministerium des Innern und für Heimat sowie das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik auf, Unternehmen, die dem NIS-2-Umsetzungs- und Cybersicherheitsstärkungsgesetz (NIS2UmsuCG) unterliegen, eine Möglichkeit einzuräumen, ihren Meldepflichten nach Artikel 1 § 32, ihren Registrierungspflichten nach Artikel 1 § 33 sowie ihren Nachweispflichten nach Artikel 1 § 34 über das Organisationskonto nachkommen zu können. Die durchgehende Verwendung des Organisationskontos anstelle von kostspieligen und nutzerunfreundlichen Parallelstrukturen, wie Web-Formularen, bei der Umsetzung des NIS2UmsuCG, würde eine signifikante Hebelwirkung für die Verbreitung des Einsatzes des Organisationskontos entfalten, da es direkt ca. 30.000 Unternehmen nutzen müssten. Ferner könnte so das oben bereits erwähnte Once-Only-Prinzip gemäß §§ 5 und 5a des E-Government-Gesetzes (EGovG) gelebt werden, da Unternehmen nicht erneut ihre Daten bei der Registrierung als wichtige oder besonders wichtige Einrichtung, respektive als Betreiber einer Kritischen Anlage angeben müssten. Funktionierende Schnittstellen und Standards weiterentwickeln Neben den oben aufgeführten Punkten möchte die deutsche Industrie – auf Basis ihrer begrenzten bisherigen Erfahrungen in der Nutzung des Organisationskontos – folgende Vorschläge teilen, die bei der technischen Weiterentwicklung des Organisationskontos berücksichtigt werden sollten. So beispielsweise die Möglichkeit von Maschine-zu-Maschine Kommunikation, um in Zukunft die Möglichkeiten einer voll automatisierten Kommunikation zu bieten. Zusätzlich muss das Postfach weiterentwickelt werden. Zum aktuellen Zeitpunkt bietet dieses noch keinerlei sichere Vertretungsmöglichkeiten. Bei längerer Abwesenheit der Nutzenden besteht daher die Gefahr, dass Bescheide unbemerkt rechtskräftig werden. Dieses Problem wird auch nicht durch das OZG-Plus Postfach gelöst. Für die erfolgreiche Anbindung von Unternehmenssystemen muss eine standardisierte, offene Schnittstelle entwickelt werden, sodass die Systeme ohne unternehmensspezifische Eigenentwicklungen vernetzt werden können.

Organisationskonto

Impressum Bundesverband der Deutschen Industrie e.V. (BDI) Breite Straße 29, 10178 Berlin www.bdi.eu T: +49 30 2028-0 Lobbyregisternummer: R000534

Redaktion Julius Hügle Studentischer Mitarbeiter Abteilung Digitalisierung und Innovation T: +49 30 2028-1752 j.huegle@bdi.eu

Steven Heckler Stellvertretender Abteilungsleiter Digitalisierung und Innovation T: +49 30 2028-1523 s.heckler@bdi.eu

BDI Dokumentennummer: D1852