Steuerliche Regelungen von Sachzuwendungen reformieren

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Steuerliche Regelungen von Sachzuwendungen reformieren

Grundlegende Vereinfachung und vollständig digitale Abrechnung

April 2024

Digitale Abrechnung von Sachzuwendungen: großer Reformschritt notwendig

Viele Unternehmen lassen ihren Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern oder Dritten (z. B. Geschäftspartner oder Kunden) Sachzuwendungen zukommen. Typische Beispiele sind Aufmerksamkeiten zu einem persönlichen Anlass (z. B. ein Blumenstrauß zum Geburtstag), Gutscheine, Sachzuwendungen im Rahmen einer Veranstaltung oder Betriebsveranstaltung (z. B. Weihnachtsfeier) oder Bewirtungen aus geschäftlichem oder betrieblichem Anlass (z. B. Arbeitsessen mit Geschäftspartner). Obwohl dies alltägliche Vorgänge sind, sind sie in der Praxis mit großem steuerrechtlichem Aufwand verbunden

Geltende steuerliche Regelungen schaffen großen Aufwand und behindern die Digitalisierung

Die steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Regelungen und Aufzeichnungspflichten sind so komplex, dass sie sich nicht oder nur mit unverhältnismäßigem Aufwand in einen digitalen Prozess übersetzen lassen. Ausgefeilte, IT-gestützte Abrechnungslösungen mit den erforderlichen Schnittstellen kommen meist nur bei wenigen Großunternehmen in Frage und sind für die breite Masse mittelständischer Unternehmen nicht leistbar In der Unternehmenspraxis verursacht die Besteuerung von Sachzuwendungen daher oftmals großen manuellen Aufwand. Dies steht einer Automatisierung der Entgeltabrechnung im Wege und bindet erhebliche personelle Ressourcen, die angesichts des Fachkräftemangels vielfach gar nicht zur Verfügung stehen. Zudem führt die Kleinteiligkeit der geltenden Regelungen zu Rechtsunsicherheit und zu einem erhöhten Fehlerrisiko.

Ganzheitlicher Reformvorschlag mit dem Ziel einer umfassenden Digitalisierung

Die steuerrechtliche Behandlung von Sachzuwendungen sollte daher grundlegend vereinfacht und in enger Abstimmung mit der betrieblichen Praxis digitaltauglich ausgestaltet werden. Unternehmen sollten die Möglichkeit erhalten, für eine grundlegend vereinfachte und digital abbildbare steuer- und sozialversicherungsrechtliche Abrechnung von Sachzuwendungen, Bewirtungen, und Veranstaltungen bzw. Betriebsveranstaltungen zu optieren. Ziel muss es sein, dass jede Eingangsrechnung in einem automatischen und digitalen Prozess zu einer Buchung führen kann. Damit der Reformvorschlag sein volles Vereinfachungspotenzial entfalten kann, ist zudem eine Synchronisation mit den angrenzenden Rechtsbereichen (Umsatzsteuer, Ertragsteuern und Sozialversicherung) erforderlich.

Status quo: Vielzahl gesetzlicher und untergesetzlicher Regelungen macht die digitale Abrechnung von Sachzuwendungen oftmals unmöglich

Die korrekte steuerrechtliche Behandlung von Sachzuwendungen ist ein komplexer, fehleranfälliger und äußerst ressourcenbindender Prozess. Der gesamte Vorgang ist sowohl aus Sicht des Zuwendenden als auch des Zuwendungsempfängers steuerrechtlich zu würdigen. Dazu sind mehrere Schritte notwendig:

▪ Zuerst ist zu prüfen, ob eine Zuwendung überhaupt steuerrechtlich relevant ist, d.h. durch eine der sieben Einkunftsarten veranlasst wurde.

▪ Anschließend ist genau zu unterscheiden, welche steuerliche Einzelregelung zur Anwendung kommt. Wichtige Einzelregelungen (exemplarische Aufzählung) sind:

Sachzuwendungen an eigene Arbeitnehmer (Waren oder Dienstleistungen): Diese können bis zu 50 Euro pro Monat komplett steuer- und beitragsfrei erfolgen (50 Euro-Freigrenze, § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG).

Gutscheine oder Guthabenkarten (z. B. Tank- oder Einkaufsgutscheine): Hierbei ist zusätzlich zu überprüfen, ob diese Gutscheine oder Guthabenkarten unter Beachtung des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) eine Sach- oder eine Barleistung darstellen. Diese Prüfvorgänge sind äußerst detailliert und können oftmals nur durch speziell geschultes Personal unter Beachtung steuerlicher Richtlinien, untergesetzlicher Regelungen und (höchstrichterlicher) Rechtsprechung zutreffend vorgenommen werden.

Aufmerksamkeiten des Arbeitgebers: Für Sachzuwendungen anlässlich eines persönlichen Anlasses (z. B. Geburtstag, Trauung, Mitarbeiterjubiläum) beträgt die Freigrenze 60 Euro

Steuerpflichtige Sachzuwendungen an Dritte und an eigene Arbeitnehmer: Diese können durch den Zuwendenden pauschal besteuert werden (§ 37b EStG). Dabei sind jedoch empfänger- und jahresbezogene Begrenzungen zu beachten, die in der Praxis einen automatisierten Abrechnungsprozess oftmals verhindern.

Bewirtungen durch den Arbeitgeber oder durch Dritte: Hierbei ist genau zu unterscheiden, wer eine Mahlzeit aus welchem Anlass erhält. Beispielsweise können Mahlzeiten für Arbeitnehmer steuerfrei sein, mit dem Sachbezugswert oder mit dem tatsächlichen Wert anzusetzen sein.

Betriebsveranstaltungen (z. B. Weihnachtsfeier): Es gilt eine eigene Freibetragsregelung von 110 Euro je Teilnehmer für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr mit entsprechender Aufzeichnungspflicht (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG).

▪ Die Nutzung dieser verschiedenen Regelungen und damit einhergehende Aufzeichnungspflichten erfordern sehr aufwendige Dokumentationsprozesse und die Zusammenarbeit unterschiedlicher Stellen und Abteilungen in den Unternehmen.

Die komplexe rechtliche Würdigung und die Fülle an unterschiedlichen Vorschriften führen dazu, dass die Besteuerung von Sachzuwendungen in der Unternehmenspraxis entweder sehr viel manuellen Aufwand verursacht oder teure, hoch entwickelte digitale Verfahren erfordert, die in der Regel jedoch nur große Unternehmen implementieren können

Dies gilt umso mehr, da die verschiedenen steuerrechtlichen Regelungen von unterschiedlichen sozialversicherungsrechtlichen Regelungen begleitet werden. So müssen z. B. nach § 37b EStG pauschalbesteuerte Sachzuwendungen an eigene Arbeitnehmer und Arbeitnehmer eines verbundenen Unternehmens (Konzernstrukturen) dahingehend geprüft werden, ob und in welcher Höhe sie der sozialversicherungsrechtlichen Beitragspflicht unterliegen. Durch diese individuelle Prüfung geht die Vereinfachung der steuerrechtlichen Pauschalierung weitgehend verloren.

Reformvorschlag: Sachzuwendungen vollständig automatisiert versteuern

1. Praxisgerechte Option für eine digitalisierbare Abrechnung

Neben den bestehenden Regelungen sollte eine Option zur vereinfachten Pauschalierung eingeführt werden. Dieser Reformvorschlag zielt auf eine grundlegend vereinfachte und digital abbildbare steuer- und sozialversicherungsrechtliche Abrechnung von Sachzuwendungen, Bewirtungen, und Veranstaltungen bzw. Betriebsveranstaltungen.

Die Ausgestaltung des Reformvorschlags als Option für die Arbeitgeber wird insbesondere kleinen Unternehmen gerecht, die mit den bestehenden Regelungen zurechtkommen und sich größtenteils innerhalb der Freibeträge und Freigrenzen bewegen. Eine verpflichtende Anwendung ist daher nicht sinnvoll.

Im Rahmen der vorgeschlagenen Option wird auf alle steuerbegünstigenden Sonderregelungen –z. B. 50 Euro-Freigrenze für Sachzuwendungen, 60 Euro-Aufmerksamkeitsgrenze, 110 Euro-Freibetrag für Betriebsveranstaltungen – verzichtet, um eine möglichst umfassende Vereinfachung zu erreichen. Dies muss bei der Höhe des Pauschalsteuersatzes berücksichtigt werden, da Zuwendungen in die Bemessungsgrundlage der Option einbezogen werden, die anderenfalls steuerfrei gewährt würden (z. B. im Rahmen der 50 Euro-Freigrenze). Eine insgesamt aufkommensneutrale Ausgestaltung sollte angestrebt werden.

Der Reformvorschlag erfordert eine klare Definition des Begriffes der steuerbaren Sachzuwendung Für das Unternehmen, das eine Sachzuwendung ausgibt, wie auch für den Zuwendungsempfänger muss eindeutig bestimmbar sein, ob eine steuerbare Sachzuwendung vorliegt. Dazu sollte folgende allgemeine gesetzliche Definition von Sachzuwendungen eingeführt werden:

„Steuerbare Sachzuwendungen sind grundsätzlich alle Einnahmen und Vorteile, die dem Empfänger den Erhalt einer Sache, eines Vorteils oder einer Dienstleistung ermöglichen. Davon ausgenommen ist die Nutzung von Zahlungsdiensten durch Emittenten von E-Geld im Sinne des § 1 Abs. 2 ZAG. Gebrandete Werbeartikel bis zu einem Wert von 50 Euro (netto) sollten nicht zu steuerpflichtigen Einnahmen führen, da keine objektive Bereicherung des Empfängers vorliegt.“

Um Steueroptimierungen im Wege von Gehaltsumwandlungen entgegenzuwirken, könnte ergänzend die (teilweise schon bisher geltende) Voraussetzung der Zusätzlichkeit (§ 8 Abs. 4 EStG) aufgenommen werden Alternativ könnten Gehaltsumwandlungen auf einen Höchstbetrag beschränkt werden.

Entscheidet sich ein Unternehmen für diese Option, so ist die Option für alle Sachzuwendungen, Bewirtungen und Veranstaltungen bzw. Betriebsveranstaltungen des betreffenden Wirtschaftsjahres anzuwenden.

2. Besteuerung nach festen pauschalen Steuersätzen durch das zuwendende Unternehmen

Im Rahmen des digitalen Optionsmodells sind drei Bereiche zu unterscheiden, die sich klar abgrenzen lassen: Sachzuwendungen, Bewirtungen und Veranstaltungen bzw. Betriebsveranstaltungen.

(1) Sachzuwendungen, die keine Bewirtungen oder Teil einer Veranstaltung oder Betriebsveranstaltung sind (z. B. Waren, Gutscheine, Geschenke)

Jede Sachzuwendung sollte anhand der tatsächlichen Aufwendungen mit einem festen, einheitlichen Pauschalsteuersatz durch das zuwendende Unternehmen versteuert werden (objektbezogene Betrachtung). Freigrenzen und Freibeträge bleiben unberücksichtigt und der Betriebsausgaben- und der Vorsteuerabzug bleiben erhalten.

Sinnvoll ist es außerdem, keine Unterscheidung zwischen Geschenken an Geschäftsfreunde und Geschenken an Mitarbeiter zu treffen. Da Geschenke an Aufsichtsräte ertragsteuerlich genauso wie alle anderen Leistungen zu behandeln sind, die Aufsichtsräte für ihre Tätigkeit erhalten, sind sie derzeit nur zu 50 Prozent als Betriebsausgabe abzugsfähig (§ 10 Nr. 4 KStG). Diese Regelung sollte aus Vereinfachungsgründen ebenfalls angepasst werden und klargestellt werden, dass Sachzuwendungen keine Gegenleistung für die Überwachung der Geschäftsleitung sind und somit nicht unter § 10 Nr. 4 KStG fallen

Denkbar ist, etwaige missbräuchliche Gestaltungen durch einen höheren Pauschalsteuersatz zu vermeiden, der greift, sobald eine einzelne Sachzuwendung eine bestimmte Höhe überschreitet. Eine solche Ausgestaltung mindert jedoch die Vereinfachungswirkung, da jede einzelne Sachzuwendung bezüglich ihres Wertes überprüft werden müsste.

(2) Bewirtungen aus geschäftlichem und betrieblichem Anlass

Für alle Bewirtungen aus geschäftlichem und betrieblichem Anlass sollte eine pauschale Besteuerung erfolgen, wobei der Betriebsausgaben- und der Vorsteuerabzug voll erhalten bleiben. Sofern ein Arbeitnehmer Anspruch auf eine Verpflegungspauschale hat (z. B. im Rahmen einer auswärtigen Tätigkeit, Dienstreise), bleiben diese Verpflegungspauschalen erhalten. Das Unternehmen, das die Bewirtung stellt, muss keine individuelle Aufzeichnung führen, an welche Personen und aus welchem Anlass eine Mahlzeit ausgegeben wurde. Eine Bewertung und steuerliche Erfassung der Bewirtung mit dem amtlichen Sachbezugswert erfolgen nicht, sondern für die Pauschalbesteuerung werden die tatsächlichen Aufwendungen zugrunde gelegt. Um ggf. überschießenden Gestaltungen entgegenzuwirken, ist eine Obergrenze von z. B. 150 Euro pro bewirtete Person denkbar, bis zu der die pauschale Besteuerung möglich ist. Snacks und Kleinigkeiten (z. B. Kekse), die keine echten Mahlzeiten darstellen (BFH-Urteil vom 3. Juli 2019, VI R 36/17, BStBl 2020 II Seite 788), werden auch im Rahmen der Option nicht als Mahlzeiten behandelt

(3) Veranstaltungen und Betriebsveranstaltungen

Die Besteuerung von Veranstaltungen und Betriebsveranstaltungen – einschließlich Sachzuwendungen, die im Rahmen einer Veranstaltung gewährt werden – sollte anhand des tatsächlichen Aufwands des zuwendenden Unternehmens mit einem festen Pauschalsteuersatz erfolgen. Der

Betriebsausgaben- und der Vorsteuerabzug bleiben erhalten. Ziel muss es sein, dass jede Eingangsrechnung in einem automatischen und digitalen Prozess zu einer Buchung führen kann. Es sollte weder eine objekt- noch eine empfängerbezogene Betrachtung erfolgen. Bewirtungsanteile werden nicht einbezogen und gesondert behandelt (siehe oben) Dies bedeutet, dass bei Veranstaltungen mit alleinigem Bewirtungsaufwand nur die o. g. Regelungen für Bewirtungen anzuwenden sind. Regelungen, die der digitalen Abrechnung im Wege stehen, entfallen, d. h. die steuerliche Behandlung erfolgt ohne Freibetrag, ohne Teilnehmeraufzeichnung und ohne Häufigkeitsprüfung.

In der betrieblichen Praxis liegt der Zeitpunkt einer Zuwendung häufig weit vor dem Rechnungseingang und damit der Aufwandserfassung (v. a. bei Veranstaltungen). Eine richtige Besteuerung kann aber erst mit der Feststellung des Aufwands vorgenommen werden. Im Rahmen der vorgeschlagenen Reform sollte es daher zulässig sein, dass die pauschale Besteuerung und Verbeitragung im Monat des letzten Rechnungseingangs erfolgt. Da der Rechnungseingang für den Vorsteuerabzug ohnehin aufgezeichnet werden muss, ergeben sich hieraus keine neuen Aufzeichnungspflichten.

3. Synchronisation mit weiteren steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Regelungen

Von großer Bedeutung für eine durchgreifende Vereinfachung ist zudem die Synchronisation mit weiteren Rechtsbereichen und Regelungen:

▪ Zuwendungen an Arbeitnehmer dürfen keine individuelle Verbeitragung und Aufzeichnungspflichten zur Sozialversicherung auslösen. Stattdessen sollten pauschale Sozialversicherungsbeiträge erhoben werden. Anderenfalls ist eine Individualisierung der Zuwendungen erforderlich, wodurch die Vereinfachung der steuerrechtlichen Pauschalierung weitgehend verloren geht.

▪ Die umsatzsteuerliche Behandlung von Sachzuwendungen muss einheitlich erfolgen. Ebenso muss der Betriebsausgabenabzug einheitlich erhalten bleiben.

▪ Weiterhin müssen Anpassungen an der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV) und an der Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) vorgenommen werden. In § 4 LStDV werden die Aufzeichnungspflichten für das Lohnkonto festgelegt. So ist z. B. Arbeitslohn getrennt nach Barlohn und Sachlohn zu erfassen (§ 4 Abs. 2 Nr. 3 LStDV) § 1 EBV legt fest, welche Informationen die Entgeltbescheinigung enthalten muss. So sind z. B. das Gesamtbrutto und die pauschal besteuerten Bezüge aufzudrucken (§ 1 Abs. 2 Nr. 2 Buchstabe c und d EBV) Die sich aus LStDV und EBV ergebenden Dokumentationspflichten sollten analog zu dem Reformvorschlag angepasst werden. Anderenfalls läuft die Reform teilweise ins Leere, da zu weitgehende Dokumentationsvorschriften bestehen blieben

▪ In der Praxis sind Sachzuwendungen an Arbeitnehmer durch Dritte mit erheblichen Schwierigkeiten verbunden (§ 38 Abs. 4 Satz 3 EStG). Eine Verpflichtung des Dritten, gewährte Sachzuwendungen pauschal zu besteuern, würde beim Arbeitgeber und seinen Mitarbeitenden eine erhebliche Vereinfachung mit sich bringen.

Von der vorgeschlagenen Option bleiben die Steuerbefreiungen in § 3 EStG sowie die Bewertungsregeln und die (ggf. pauschalen) Besteuerungsregeln für Firmenwagen, E-Fahrräder, Direktversicherung und Gruppenunfallversicherungen unberührt.

Vorteile des Reformvorschlags für Steuerpflichtige und Finanzverwaltung

Der Reformvorschlag zur optionalen Pauschalierung von Sachzuwendungen, Bewirtungen und Veranstaltungen bzw. Betriebsveranstaltungen beinhaltet grundlegende Vereinfachungen und eröffnet die Möglichkeit einer ressourcenschonenden, vollständig digitalen Abrechnung. Dies führt zu einer erheblichen Bürokratieentlastung und stärkt die Rechtssicherheit. Im Einzelnen sind damit folgende Vorteile verbunden:

▪ Die Besteuerung der Sachzuwendungen, Bewirtungen und Veranstaltungen bzw. Betriebsveranstaltungen wird vollständig digitalisierbar, d. h. sie kann komplett programmgesteuert abgewickelt werden. Der Besteuerungsvorgang orientiert sich dabei an unternehmerischen Prozessen, idealerweise kann vom gebuchten Aufwand her besteuert werden. Die Zuordnung wird somit bereits abschließend bei der Aufwandsbuchung vorgenommen.

▪ Die Regelung sollte als Option für die Unternehmen ausgestaltet werden. Unternehmen können die Option nutzen, müssen es aber nicht. Kleine Unternehmen oder Unternehmen, die z. B. eine geringe Komplexität der innerbetrieblichen Abläufe aufweisen, können weiterhin die bestehenden Regelungen anwenden.

▪ Auf alle steuerbegünstigenden Sonderwertgrenzen wird im Rahmen der Pauschalsteueroption verzichtet, z. B. 50 Euro-Freigrenze, 60 Euro-Aufmerksamkeitsgrenze, 110 Euro-Freibetrag für Betriebsveranstaltungen

▪ Die Besteuerung wird so erheblich vereinfacht und die Aufzeichnungspflichten werden deutlich reduziert.

▪ Die vollständige Besteuerung wird sichergestellt und ist leichter nachprüfbar. Damit reduzieren sich Steuerrisiken und Rechtsstreitigkeiten ebenso wie der Verwaltungs- und Kontrollaufwand.

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