ONDERSTEUNINGSBEDIENING Die amptelike verkondiging van Gods Woord wat aan die kerkraad opgedra is (NGBArt. 30: KO Art. 48) en verskillende gestaltes op die akkers van kerk en koninkryk aanneem, moet in gehoorsaamheid aan die Here in standgehou word. Die wyse waarop 'n gemeente omgaan met die seëninge en middele wat God vir hul lewe as gemeente en as lidmate gee, is immers self alreeds 'n getuienis. Dit is wat die Bybel bedoel met Christelike rentmeesterskap. Daarom moet die kerkraad die nodige voorsiening vir die sorgvuldige beheer en bestuur van hierdie stoflike aangeleenthede maak en lidmate gereeld daaroor inlig (KO Art. 57). Elke gemeente is ‘n regspersoon en die kerkraad of sy gemagtigde(s) is sy regsorgaan. Die NG Kerk Berg-en-Dal is dus die eienaar van alle roerende en onroerende bates wat deur die kerkraad verkry en beheer word en vaste eiendom is/word in die naam van die gemeente geregistreer. (KO Reglement 9 -Die reëling van eiendomme, goedere en fondse). In Berg-en-Dal funksioneer daar 'n Ondersteuningsbedieningsgroep wat saam met die leraars, spesifiek hiervoor verantwoordelikheid aanvaar. Dit spreek vanself dat hierdie bediening in deurlopende oorleg en samewerking met al die ander bedieningsgroepe in die gemeente, sal funksioneer - juis om alle middele en hulp vir dié groepe beskikbaar te stel. Hierdie bediening gee uiting aan dit wat in ons missie gestel is, naamlik dat: "Die Ned. Geref. Kerk Berg-en-Dal geroep is om as gemeenskap van gelowiges God Drie-enig te verheerlik, uit dankbaarheid vir sy genade en liefde, deur in die eenheid van die ware geloof saamgebind,.... mekaar tot Sy diens in staat te stel deur toerusting, administrasie en bestuur..." 'n Groot aantal lidmate het hul gawes beskikbaar gestel om in die werksaamhede van die Ondersteuningsbedieningsgroep aangewend te word. Hierdie lidmate se name is op die Gawebank in die kerkkantoor beskibaar. BEDIENINGSTERREIN EN PERSONEEL Berg-en-Dal is geseënd om in 'n bevoorregte woonbuurt en gemeenskap van Bloemfontein geleë te wees. Boonop inspireer die Here van die kerk elke jaar ons lidmate om hul verantwoordelikhede na te kom jeens die instandhouding van die bediening hier plaaslik, maar ook in 'n breër gemeenskap in, rondom en verder as Bloemfontein. Geldsake: INKOMSTE: Die basiese bron waaruit die kerkraad die middele verkry om die bediening in stand te hou, is die dankoffers van lidmate. Dit geskied deur die wykstelsel waarin die Diakonie 'n onmisbare rol
speel. Die insameling en inbetaling van dankoffers word deur die kerkkantoor in samewerking met die leierdiaken, en op 'n wyksgrondslag, gekontroleer. Maandelikse dankoffers (of as lidmate dit sou verkies, kwartaalliks of jaarliks) kan op vier wyses gegee word: ♦ ♦ ♦ ♦
deur dit in 'n koevertjie na die erediens te bring; by wyse van inskrywing in die kwitansieboek van die diaken: per aftrekorder direk in die bankrekening van die gemeente; of via die ACB-stelsel.
Lidmate dra ook tot die instandhouding van ons eredienste by, deur die eredienskollekte wat tydens elke diens ingesamel word. Deurkollektes gaan feitlik uitsluitlik vir werksaamhede van die kerkverband en ander instansies, en word gereeld aan hulle oorbetaal. Ons gemeente is verder afhanklik van twee besondere insamelings elke jaar: in Meimaand ons Spesiale Dankofferinsameling (ná die Paastyd) en in September/Oktober ons feestelike Kermis (ter herdenking van ons gemeente se verjaarsdag) . Beide hierdie insamelings bied aan lidmate geleentheid om hul dankbaarheid vir die sorg van ons Hemelse Vader te betuig. Die organisasie van hierdie insamelings berus onderskeidelik by die Diakonie en die Kermiskomitee. Die Komitee vir Vrouediens reël twee keer per jaar 'n geldelike insameling onder vrouelidmate: "My Dankie sê-Koevertjie". Hierdie fondse word deur die loop van die jaar vir hul aktiwiteite aangewend, en die restant aan die einde van die jaar aan verdienstelike organisasies geskenk. Komitees en bedieningsgroepe neem ook inisiatief vir fondsinsamelingsprojekte om hul werksaamhede te kan verrig. Lidmate maak van tyd tot tyd ook skenkings aan die gemeente, deur tot 'n spesifieke projek by te dra of 'n testamentêre erflating. Sommige van hierdie skenkings en insamelings het "statutêre" bepalings en word dus as spesifieke fondse bewaar en aangewend, byvoorbeeld die Bou- en Onderhoudsfonds, die Pastoriefonds e.a. Hierdie fondse word sover moontlik as beleggings bestuur en lewer dus ook 'n rente-inkomste aan die gemeente. 'n Bron van inkomste wat in die laaste jare suksesvol, ontgin is, is die ruimte vir advertensies in ons publikasies (Almanak,Gemeentebode en woord@bergendal) en die verhuring van lokale. UITGAWES: Die fondse waaroor Berg-en-Dal beskik, word jaarliks onder die volgende rubrieke bestee: ♦ Salarisse, lone en toelaes van leraars, amptenare en ander personeel (jeugwerker, hospitaalwerker, terreinhulpe); in totaal ongeveer 68% van ons uitgawes; ♦ Instandhouding en bedryfskostes van die kerkgebou, -sentrum en -terrein, en die pastorie; dit is 13% van ons uitgawes; ♦ Bydraes tot die werksaamhede van die kerkverband (Sinode, Ring, RSS, KMD e.a); ongeveer 11% van ons uitgawes;
♦ Ondersteuning aan die vyf gemeentelike bedieningsgroepe se werksaamhede (Erediens, Gemeentebediening, Jeug, Barmhartigheid en Getuienis); ongeveer 7,5% van ons uitgawes; en ♦ Vrywillige bydraes aan ander verdienstelike sake. BESTUUR: Die bestuur van ons geldsake, berus by die Komitee vir Geldsake wat uit 'n aantal kundige, vrywillige lidmate bestaan en wat maandeliks vir dié doel vergader. Spoedeisende sake kan deur die Dagbestuur van die Bestuursraad hanteer word. Die verantwoordelike amptenaar vir geldsake, is die Rentmeester, wat die daaglikse administrasie daarvan saam met die Gemeentesekretaris, behartig. Die komitee word in hul bestuur deur die Rentmeester en leierdiaken bygestaan. Volledige besonderhede hiervan is in Bylaag 21 te vind. Hierdie komitee doen kwartaalliks verslag aan die bestuur van die Ondersteuningsbediening. STRATEGIESE DOELSTELLINGS: Die geldsake van Berg-en-Dal is in 2002 deur 'n taakgroep van kundiges ondersoek, en 'n aantal strategiese prioriteite en -doelstellings is deur hulle geïdentifiseer. Hierdie strategieë is suksesvol in werking gestel, en het die finansiële posisie van die gemeente in die daaropvolgende twee jaar aansienlik verbeter. Die taakgroep het egter aanbeveel dat hierdie prioriteite vir die volhoubaarheid van die bediening in Berg-en-Dal vorentoe, van strategiese belang is en daarom deurgaans bestuur moet word. Hierdie prioriteite is die volgende; ♦ die vestiging van 'n kultuur van Christelike rentmeesterskap by lidmate, deur 'n effektiewe dankofferstelsel op te bou waarvan die maandelikse ACB-bydraes die ruggraat vorm; ♦ Die deeglike beplanning, organisering, bekenstelling en monitering van die jaarlikse Spesiale Dankoffer in Mei; ♦ Die deeglike beplanning, organisering en aanbieding van die jaarlikse Kermis in September, en die inskakeling van soveel as moontlik lidmate daarby; ♦ Die inwerkingstelling van 'n gesonde en effektiewe administrasie van ons geldsake, sodat die bestuur daarvan en oorbetaling aan ander instansies, stiptelik en sekuur kan geskied; ♦ Openhartige kommunikasie en die gereelde beskikbaarstelling van inligting oor ons geldsake aan die gemeente; ♦ Die verantwoordelike verbreding van ons inkomstebasis deur bronne buite die gemeente te ontgin. Eiendomme:
Berg-en-Dal beskik oor 'n doelmatige kerkgebou, 'n mooi en ruim kerkterrein, 'n gerieflike sentrum en kantoor, genoeg kategeselokale, 'n geskikte pastorie in Ladysmithstraat en - les bes 'n stokou kombi! Die kerkterrein en gebouekompleks word in die eerste instansie gebruik om aan die gemeente 'n plek te bied ♦ waar die Here God aanbid, geloof en gedien kan word; ♦ waar ons as belydende - en dooplidmate in en deur die Woord onderrig en toegerus word;
kan
♦ waar die gemeente as gemeenskap van gelowiges feestelik saam met mekaar kan verkeer; ♦ en waar, uiteindelik, lidmate - sou hul dit verkies - 'n laaste rusplek in ons Gedenkmuur kon kry. Die fasiliteite van Berg-en-Dal is ook tot beskikking van ons lidmate vir hul persoonlike gebruik, byeenkomste van die NG Kerk in breër verband en aan die breër publiek, in soverre aktiwiteite en programme nie in stryd is met die gees en belydenis van ons gemeente nie. Volledige besonderhede oor die verhuring van ons lokale, is in Bylaag 23uiteengesit.Vir die gebruik van die Gedenkmuur,en Bylaag 24 Om ons terrein en gebouekompleks hiervoor aan te wend en as 'n bate (bron van inkomste) te benut, moet dit behoorlik in stand gehou en bestuur word. Hierdie taak berus by die Komitee vir Eiendomme, bestaande uit vrywillige lidmate. Die komitee is ook verantwoordelik vir die opstelling en bestuur van 'n begroting om hul opdrag uit te voer. Die amptenare verantwoordelik vir die daaglikse instandhouding van geboue, die effektiewe funksionering van fasiliteite en die batebestuur daarvan (verhuring ens.), is die Rentmeester en Koster. Die koster is ook lid van die Komitee vir Eiendomme Hierdie komitee doen kwartaaliks verslag aan die bestuur van die Ondersteuningsbediening. Administrasie, kommunikasie en reklame 'n Groeiende gemeente en 'n nuwe tyd met nuwe uitdagings, vra vir 'n doeltreffende en dinamiese administrasie. Die administratiewe hart van Berg-en-Dal klop in die Krkkantoor. Hierdie kantoor is op 'n Sondag net ná die oggend- en aanddiens vir 'n wyle oop, en gedurende die week, daagliks tussen 09:00 en 13:00. Die personeel werksaam in ons kerkkantoor is die Rentmeester en Gemeentesekretaris, wat die volgende take behartig: ♦ ontvangs van lidmate en die publiek se navrae;
♦ hantering van algemene gemeentelike administrasie (korrespondensie, registers. liaseering) ♦ bestuur van 'n behoorlike en opdatum databasis vir die gemeente (Wykslyste, Gawebank) ♦ behartiging van finansiële administrasie en -bestuur; ♦ lewering van sekretariële diens aan vergaderings; ♦ koördinering van en interne kommunikasie oor gemeentelike werksaamhede. Berg-en-Dal se administrasie is in 2004 gereorganiseer. Inligting hieroor en die posomskrywings van die Rentmeester en Gemeentesekretaris is in Bylaag 22 te vind.
Personeel Vir die effektiewe verloop van sake in Berg-en-Dal, is daar 'n bekwame, toegewyde en gelukkige personeelkorps nodig. Dié bestaan in ons gemeente uit: ♦ die Leraars; ♦ die Orrelis; ♦ die Jeugwerker; ♦ die Hospitaalwerker; ♦ die Rentmeester (Adminbestuurder); ♦ die Gemeentesekretaris (Skriba); ♦ die Koster; ♦ twee Terreinhulpe en ♦ 'n Tuinhulp. Alhoewel sommige van hierdie personeellede ten nouste met sekere bedieninge in die gemeente gemoeid is en daarom onder toesig van daardie bedieningsbesture werk, is die Ondersteuningsbediening uiteindelik verantwoordelik vir die indiensneming, aanwending van en vergoeding vir hierdie personeellede. Daar moet toegesien word dat behoorlike werksooreenkomste met elkeen aangegaan is en dat aan die vereistes vir billike indiensneming en -arbiedspraktye voldoen word. Ook hierin leef ons as Christene ons geloof prakties uit! Die Ondersteuningsbediening maak gebruik van kundige lidmate om – sou daar dissiplinêre optrede nodig wees of griewe hanteer moet word – die kerkraad te adviseer en by te staan. FUNKSIONERING Die taak van die Ondersteuningsbedieningsgroep in Berg-en-Dal is dus as volg:
•
Die bedieningsgroep sien toe dat besluite van die kerkraad oor die geldsake, eiendomme, administrasie en personeel van Berg-en-Dal deur almal daarby betrokke uitgevoer word en dat die nodige reëlings getref is om volhoubare ondersteuning aan die bedieninge in die gemeente te bied;
•
Die bedieningsgroep dien as skakel tussen die kerkraad, die kerkkantoor, die onderskeie komitees wat ondersteuningsdiens moet lewer en die ander bedieningsgroepe in die gemeente.
•
Die bedieningsgroep dien ook as skakel tussen die kerkraad en instansies buite Berg-enDal met wie ons in die lewering van hierdie ondersteuningsdiens, saamwerk, bv. die Sinodale Kerkkantoor, die Argief, diensverskaffers en die breë publiek.
•
Die bedieningsgroep sien toe dat daar jaarliks vir die gemeente en al haar werksaamhede begroot word, en dat daardie begroting verantwoordelik bestuur word.
•
Die bedieningsgroep dra sorg vir navorsing, beplanning, inligting en voorligting in belang van die geldsake, eiendomme, administrasie en personeelverhoudings in Berg-enDal, en adviseer die kerkraad oor beleid en besluite in dié verband.
Die bestuur van die Ondersteuningsbedieningsgroep word as volg saamgestel:
Die ouderling wat deur die kerkraad as voorsitter vir hierdie bediening aangewys en bevestig is; die leraars; die voorsitter en nog 'n lid van die Komitee vir Geldsake; die voorsitter en nog 'n lid van die komitee vir Eiendomme; die Rentmeester; enige ander belangstellende lidmate van Berg-en-Dal.
Om bogenoemde funksies effektief uit te oefen, vergader die bestuur van die Ondersteuningsbediening ten minste een keer per kwartaal. Verslag van hierdie vergadering word aan die Bestuursraad gelewer. Indien nodig, kan die voorsitter van die bedieningsgroep 'n spesiale vergadering belê. Komitees verantwoordelik vir werksaamhede hierbo genoem, vergader uiteraard soos nodig om hul werksaamhede te hanteer.