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1. OBJETIVO Aplicar estrategias de administración, gestión, producción, emisión y evaluación para la emisora institucional de la Administración Municipal Radio Capiro 1460 AM y su parrilla de programación. 2. ALCANCE A este procedimiento corresponde la responsabilidad de administrar eficientemente los recursos disponibles de la emisora institucional y gestionar los procesos de preproducción, producción, emisión y evaluación de los productos radiales. Así mismo corresponde el estudio de audiencias y la parrilla de programación de acuerdo a las necesidades de la audiencia y el mejoramiento de la misma. 3. DEFINICIONES o EMISORA:Es una empresa de comunicación en la que se producen y emiten contenidos de audio para un público específico. o AUDIENCIA POTENCIAL: Es el mayor número de personas que pueden acceder a un medio de comunicación concreto en un tiempo por determinar, ya sea un día, una semana etc... (En el caso de la radio el tiempo máximo con el que se puede trabajar es de 30 días). o EMISORA DE INTERÉS PÚBLICO TERRITORIAL: Se trata de un modelo de radiodifusión establecido por la legislación colombiana para las estaciones radiales de características especiales: Concesionadas a alcaldías y gobernaciones, de gestión directa y autosostenimiento. o PARRILLA DE PROGRAMACIÓN: Es la disposición en el tiempo de los programas. Indica la hora de comienzo y fin de cada programa a lo largo del día. Los programas típicamente se repiten cada semana, por lo que una parrilla suelen definirse semanalmente. o PATROCINIO O AUSPICIO: En el lenguaje radial, el patrocinio o auspicio es el apoyo económico o en especie que un aportante llamado patrocinador, entrega a la emisora a cambio de una mención en la programación habitual de la misma. El patrocinio se caracteriza por ser una mención de la marca sin ninguna otra complementación, por lo que es sólo útil para marcas reconocidas. El patrocinio o auspicio se hace en vivo y no establece pregrabados ni tiempos mínimos de la mención.
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o PÚBLICO OBJETIVO:Es la audiencia a la cual se dirige un programa radial en particular, para la cual se piensan y producen los contenidos y sobre la que se evalúan los resultados. o PÚBLICO BIENVENIDO: Es la audiencia para la cual no ha sido planeado el programa radial pero que hace parte de las personas que pueden escuchar la emisora. Este público puede hacer parte de otros productos radiales de la misma Emisora. o PRODUCTOR, REALIZADOR, OPERADOR DE AUDIO, PERIODISTA, REDACTOR: Personal adscrito al organigrama de la emisora, cuyas funciones se establecen en el Manual Integral de la Emisora. o PROGRAMA RADIAL: Espacio de tiempo destinado a la emisión de contenidos de audio en vivo o pregrabados con el fin de informar, entretener o enseñar. o EMISIÓN: Programa o conjunto de programas de radio o de televisión que se emite con continuidad. o CUÑA: Montaje breve, que puede incluir música, palabra y otros recursos sonoros, destinado a la venta de un producto comercial (cuña publicitaria); o a captar audiencia para un espacio de radio (cuña promocional). Otra modalidad de cuña es aquella que avanza algunos temas que se van a desarrollan en un espacio radiofónico. Recibe el nombre de cuña de contenido o, más coloquialmente, “píldora”. o ENTREVISTA: Género informativo que, en su variante radiofónica, consiste en la emisión de preguntas y respuestas intercambiadas entre profesionales de una emisora y protagonistas de la actualidad o expertos en determinados temas. o SECCIÓN: Cada uno de los apartados formales o temáticos en que se divide un espacio radiofónico. o EQUIPO TRANSMISOR: Equipo de alta frecuencia necesario para llevar a cabo una emisión radiofónica. Está integrado por un limitador (necesario para evitar distorsiones y posibles interferencias), un codificador (sólo en el caso de emisión estereofónica), un modulador (útil para modular la señal en amplitud o en frecuencia), un excitador (válido para llevar la señal al amplificador) y un amplificador final (elemento que hace llegar la señal a la antena).
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o MAGAZINE: Es un espacio contenedor, en tanto que, en un sólo programa, se explotan distintos contenidos (información, entretenimiento, música, etc.) y diferentes géneros (entrevista, reportaje, tertulia, etc.). RESPONSABLES Son responsables de velar por la aplicación de este documento: el líder del proceso de Comunicaciones, el Director de la Emisora, coordinador de la emisora, demás personas involucradas en el funcionamiento de la emisora. 4. CONTENIDO DESCRIPCIÓN 5.1 Definir Políticas y Directrices para el Procedimiento de Radio Capiro: Se definen las directrices del procedimiento de Radio Capiro de acuerdo a: o Normatividad legal aplicable al proceso. o Estudios de audiencia que determinan la orientación de la Emisora. o El Manual Integral de la Emisora. o Herramientas de producción, investigación y emisión con que cuenta la estación radial. o Determinaciones del comité de programación. 5.2 Establecer herramientas de investigación, producción y emisión de contenidos sonoros: Se definen los elementos de investigación, producción, posproducción y emisión de la emisora, para lo que se determinan los siguientes componentes: o Manual integral de la emisora que contiene el código de ética, manual de estilo, manual de procedimientos y reglamento interno. o Parrilla de programación. o Normatividad legal vigente respecto a los contenidos de las emisoras públicas territoriales en Colombia.
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5.3 Flujogramas del procedimiento: Integración de un nuevo programa en la parrilla de la emisora: INICIO
Perfil del programa F-CP-005
Sí
Revisión de la propuesta por el comité editorial
Evaluación de propuesta F-CP-006
¿Se aprueba?
No
¿Puede reestructurarlo?
Sí
No
Cronograma de producción (Trimestral)
No entra en la parrilla de programación
Producción
FIN
Reunión Equipo Editorial
Evaluación de programas F-CP-008
Sí
¿Está funcionando? No
Sí
¿Puede mejorarlo?
No
Sale de la parrilla de programación
FIN
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De acuerdo a las indicaciones del Manual Integral, para la implementación de un programa en la emisora deberán seguirse los siguientes lineamientos: 1. El proponente deberá presentar la solicitud de un nuevo programa a través del formatoF-CP-005 Perfil del programa. 2. El comité editorialrealizará la revisión del perfil presentado por el proponente y diligenciará el formato F-CP-006 Evaluación de la Propuesta.Se dará a conocer a través de comunicación escrita al proponente sobre la decisión. 3. Si es aprobado el programa deberá un cronograma de producción, en el cual deberán estar consignadas las fechas y temáticas de cada programa. Este cronograma deberá entregarse cada 3 meses. 4. Una vez entregados los documentos anteriores debe proceder con la producción del programa. 5. Tras el inicio de la emisión, cada dos meses el equipo editorial se reunirá para evaluar los programas de la parrilla de programación. Para ello se diligenciará por cada programa el formato F-CP-008 Evaluación de Programas. 6. Esta evaluación deberá arrojar como resultado un diagnóstico en el que se determina si el programa está o no cumpliendo con las expectativas planteadas en el objetivo del mismo. Si lo está haciendo podrá continuar en la parrilla y cada dos meses será evaluado en las mismas condiciones descritas aquí. Si el programa no cumple con el objetivo, deberá formular un plan de mejoramiento en el mismo formato de evaluación, tras el cual se revisarán los avances y se decidirá sobre la continuidad del programa. Si el programa no está en capacidad de mejorar para cumplir con el objetivo, será retirado de la parrilla de programación. 7. Si en el primer momento el programa es rechazado, el proponente deberá reestructurarlo y presentar de nuevo la propuesta, si no lo hace, se entenderá que el programa no entra a la parrilla de programación de la emisora. Todos los programas de la emisora pasarán cada dos meses por un proceso evaluativo que permitirá garantizar la calidad de la producción y los contenidos. Si un programa debe ser retirado de la parrilla se informará con antelación superior a 10 días calendario a la comunidad oyente para que conozca la nueva programación y se informe del retiro del mismo.
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Producción de programas radiales
INICIO
Cronograma de producción
Guión o libreto
Trabajo de campo
Edición en estudio
¿Es aceptable?
No
¿Puede mejorarse?
Sí
Emisión
FIN
Sí
No
No se emite
FIN
Cada producto radial que se emita en la Emisora debe seguir un proceso de producción que estandarice los tiempos y establezca un conducto regular a seguir que promueva las producciones de calidad. Para ello, se ha determinado el flujo de procesos que aparece arriba y que se entiende de la siguiente manera:
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1. El productor debe establecer un cronograma de producción que tenga por lo menos 3 meses de planeación. Para cada programa debe establecer un cronograma de producción específico en el que tenga en cuenta los tiempos de investigación, edición y producción general de cada emisión. 2. Deberá desarrollar el trabajo de campo y elaborar el libreto final con base en la información recolectada y proyectada en el cronograma. 3. Realizar el proceso de edición de audio y montaje general del programa. 4. El programa final es revisado por el coordinador de producción y programación y se establecerá si es aceptable para su emisión. 5. En caso de que tenga buena calidad técnica y de contenidos se enviará para su emisión. 6. Si el programa no cumple con las expectativas de calidad y es susceptible de ser mejorado, deberá regresar al trabajo de campo o elaboración del libreto según sea necesario para continuar con el proceso. Si por el contrario no puede ser mejorado, no se emitirá.
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Producción de promocionales y audios cortos INICIO
Orden de ProducciónEmisiónF-CP-009
Revisión del libreto por la dirección
¿Aprobado?
Sí
No
Sí
No
Producción
No se produce
Revisión de la producción Sí Orden de ProducciónEmisión F-CP-009
Emisión
Sí
¿Se puede corregir?
¿Aprobado?
No ¿Se puede corregir?
No No se emite
FIN
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La producción y emisión de audios cortos en la emisora deberá seguir el siguiente conducto regular: 1. Diligenciar el formato F-CP-009 Orden de Producción y Emisión y entregarlo a la dirección. 2. Una vez sea revisado el contenido del anuncio se determina si es aprobado o si requiere correcciones. 3. Si requiere correcciones deberá diligenciar nuevamente el formato F-CP009 Orden de producción y emisión. 4. Si no es aprobada la corrección o no se puede corregir el proyecto será desechado. 5. Si es aprobada, procederá la producción del audio correspondiente. 6. El audio final será revisado por la Dirección que a su vez determinará si es aprobado o si debe ser corregido. 7. En caso de ser aprobado se emitirá, y en el formato F-CP-009 Orden de Producción y Emisión se dejará constancia de las fechas de emisión. 8. Si no se corrige o no se puede corregir la producción, el proyecto será desechado y no se emitirá.
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Atención a las solicitudes de rectificación INICIO
Solicitud de Rectificación F-CP-010
Verificación de la información emitida
¿Es pertinente la reclamación?
Sí
Emisión
No
Se informa al solicitante sobre la decisión
FIN
Cualquier persona natural o jurídica que encuentre vulnerados sus derechos por la información o cualquier dato que se emita a través de Radio Capiro 1460 AM podrá solicitar rectificación en los términos que la Ley lo exige. Para ello se deberá seguir el siguiente conducto regular: 1. Registrar a la secretaría de la emisora la solicitud de rectificación (F-CP010). 2. Verificar a nivel interno la veracidad de la información que aporta el solicitante. 3. Si la solicitud es pertinente se procede a su emisión en los términos que la Ley lo estipula y se informa por escrito al solicitante sobre la fecha y hora de la rectificación.
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4. Si la solicitud no resulta pertinente se informará al solicitante por escrito debidamente justificada la decisión. Revisión preventiva de los equipos de la emisora INICIO
Revisión física de los equipos de producción y emisión
¿Requieren mantenimiento?
Registro de revisión de equipos (F-CP-011)
No
Se programa nueva fecha de revisión
Sí
Programar mantenimiento o cambio del equipo
No ¿Se cumplió el proceso?
Sí
FIN
Toda emisora requiere realizar mantenimiento y revisión preventiva de sus equipos cada año, para ello, en la emisora deberán seguirse las siguientes indicaciones: 1. El funcionario encargado realiza la revisión general de los equipos técnicos de la emisora, para ello debe diligenciar el formato Registro de revisión de equipos (F-CP-011) en el cual deberá dejar constancia de la fecha de revisión, el nombre y cargo del funcionario que hace la revisión y las observaciones generales sobre los equipos revisados. 2. Si los equipos resultan en buen estado, se programa la fecha de la próxima revisión.
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3. Si los equipos requieren mantenimiento o cambio deberán contratarse dichos procesos y dar cumplimiento a las observaciones realizadas en la revisión inicial. 4. Se programa una fecha de seguimiento para el cumplimiento de las observaciones. 5. Si se cumple el proceso de mantenimiento de los equipos, se da fin al proceso y se cierra el mismo, en caso de que no se cumpla deberá reprogramarse hasta su cumplimiento. Estudio de audiencias de la emisora INICIO
Estudio de audiencias Radio Capiro (F-CP012)
Desarrollo de la encuesta del estudio de audiencias
Consolidación de datos y evaluación de variables
Sí
¿Se requieren cambios?
No
FIN
Plan de mejoramiento de acuerdo a los resultados
Se programa una revisión de la ejecución del plan a 3 meses
Sí
¿Se está cumpliendo?
No
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Para el desarrollo del proceso denominado “Estudio de Audiencias”, la emisora deberá programar con antelación el equipo de encuestadores, quienes aplicarán la encuesta de acuerdo al formato Estudio de Audiencias (F-CP-012) así: 1. Realización de las encuestas. 2. Consolidación de datos y análisis de variables por parte de la dirección de la emisora y el equipo de la misma. 3. Si el análisis arroja resultados positivos respecto a la programación de la emisora se procederá con los contenidos de la misma manera. 4. Si el análisis arroja aspectos susceptibles de ser mejorados se procederá con la construcción de un plan de mejoramiento y se procederá a su implementación. 5. Se programará una revisión del plan de mejoramiento tres meses después de establecido el mismo. 6. Si Resulta efectivo se finaliza el proceso, de lo contrario, se programará una revisión nuevamente. Así hasta lograr mejorar las condiciones de la programación.
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Patrocinios en la emisora INICIO
Orden de Patrocinio (F-CP-007)
¿Qué contraprestación tiene?
Económica
Facturación del Municipio
En especie
Emisión
Sí
¿Fue entregado el aporte?
¿Realizó el pago?
No
Sí
Emisión
No
No se emite hasta el pago o entrega de la contraprestación
FIN
Para el registro y autorización de patrocinios en la Emisora debe observarse el siguiente proceso: 1. Debe diligenciarse el formato F-CP-007 Orden de Patrocinio. 2. Una vez se diligencia el formato y se identifica el tipo de contraprestación se hace el respectivo registro de la misma y se procede de acuerdo al caso. 3. Si la contraprestación es en recursos económicos, se hará la respectiva factura por parte de la Administración Municipal y se verificará su pago antes de emitir la mención de patrocinio. 4. Si la contraprestación es en especie, deberá surtirse el proceso de registro de ingreso al almacén municipal si se trata de un equipo para el servicio de
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la Emisora o se hará el registro pertinente si se trata de elementos para la entrega a los oyentes de la misma. En este último caso, el oyente beneficiario del premio que otorgó el patrocinador, deberá firmar al momento de entrega del mismo una planilla que dé cuenta de la entrega y otorgar la copia de su cédula de ciudadanía con el fin de mantener el archivo de registros de entrega de premios. Avisos sociales en la emisora INICIO
El solicitante requiere la emisión de un servicio social a la secretaria de la Dirección de Comunicaciones
Planilla digital Solicitud de servicio social F-CP-013
Comunicación a la emisora
Emisión
FIN
Cualquier persona de la comunidad podrá solicitar la emisión de servicios sociales relacionados con pérdida de documentos, mascotas, pertenencias diversas y otros que considere pertinentes siempre que el aviso no se destine al lucro personal por ello. Para prestar el servicio deben seguirse los siguientes lineamientos: 1. Ingresa la solicitud de servicio social a través de la secretaría de la Dirección de Comunicaciones. 2. El encargado del registro reporta el anuncio con los datos completos en la planilla F-CP.013 de manera digital y envía la información a la emisora. 3. Los funcionarios encargados emiten la información en la emisora durante un lapso de 10 días calendario.
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Entrega de premios a oyentes INICIO
Registro de entrega de premios a oyentes F-CP-014
FIN
La Emisora puede eventualmente entregar premios a los oyentes derivados de patrocinios o diversas fuentes que aporten los mismos para su entrega. Para asegurar la entrega efectiva de los mismos y con el fin de mantener un registro actualizado del ingreso de patrocinios a modo de premios y el egreso de los mismos, es importante que se siga el siguiente conducto regular: 1. El oyente ganador de un premio se presenta ante la secretaría de la Dirección de Comunicaciones. 2. El funcionario encargado diligencia la planilla de entrega de premios a oyentes F-CP-014 con todos los datos correspondientes. 5.4 Seguimiento y Medición: Se recolecta la información del indicador ver Cuadro de mando Integral (Estudios de audiencia anuales, encuesta de satisfacción externa, evaluación de programas). 5.5 Mejora del Proceso: De acuerdo al análisis de datos y seguimiento del proceso se realizan las respectivas acciones correctivas, preventivas y mejora. Ver F-MJ-005. 1. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Manual Integral emisora Radio Capiro 1460 AM Legislación vigente 2. NOTAS DE CAMBIO No.
Versión Inicial 00
Identificación del Cambio Versión original
Versión Final
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3. ANEXOS Formatos: F-CP-005 Perfil del programa F-CP-006 Evaluación de propuesta F-CP-007 Orden de patrocinio F-CP-008 Evaluación de programas F-CP-009 Orden de producción-emisión F-CP-010 Solicitud de rectificación F-CP-011 Registro de revisión de equipos F-CP-012 Estudio de audiencias F-CP-013 Solicitud de servicio social F-CP-014 Entrega de premios a oyentes Elaboró: Directora Comunicaciones – Firma:
de Revisó: Representante por Aprobó: Alcalde – la Dirección – Firma:
Firma: