Refworks 2.0: gestor de bibliografías

versi贸n beta en castellano (nov. 2010)

a modo de sumario… ¿de qué vamos a hablar?

1. introducción : ¿qué es un gestor de bibliografías y para qué sirve?

2. hablamos de RefWorks • • • • • • • • •

acceder añadir organizar buscar compartir crear bibliografías escribir y citar para acabar, mantener y cómo no …formación

¿por qué y para qué?

El crecimiento exponencial de la literatura científica hace necesario no sólo herramientas para buscar bibliografía, sino cada vez más herramientas para gestionar bibliografía

objetivos de la gestión bibliográfica

para cumplir estos objetivos… los gestores bibliográficos programas informáticos cuya función es permitir al investigador una correcta gestión de su bibliografía

existe un número importante de gestores bibliográficos. Los más conocidos, ProCite, EndNote, Reference Manager o RefWorks el uso de internet también ha supuesto un avance para estos programas: gestores en línea, búsquedas directas a las bases desde el gestor, etc…

¿qué pedimos que hagan…? ¿cuáles son las funciones mínimas?

1. Que tengan mecanismos para alimentar la base bibliográfica, introducir referencias: bien mediante la introducción manual, la importación de archivos de texto generados por bases o catálogos, la importación/exportación online 2. Que nos permitan buscar: el usuario debe encontrar en su base personal, de forma rápida y sencilla, las referencias que cumplen determinados criterios o filtros de su perfil de búsqueda 3. Que permita crear bibliografías: el programa debe ofrecer la posibilidad de generar listados de referencias, seleccionadas por el usuario, en formatos diversos, exportables a procesadores de texto, etc.

4. Que permita citar : debe ser capaz de generar bibliografías automatizadas e integradas en un documento de texto.

¿qué es

?

Como respuesta rápida…

RefWorks es un gestor de bibliografías

Un software adquirido por la Biblioteca a disposición de todos los miembros de la comunidad universitaria de la UJA, estudiantes, personal docente e investigador y personal de administración y servicios

pero a simple vista…hay diferencias importantes: Ref Works está en Internet • no necesita instalación de un programa en el disco duro del ordenador • se utiliza simplemente en un navegador como Internet Explorer • permite acceder a la cuenta personal desde cualquier lugar

así que podemos definirlo como un software de administración bibliográfica en entorno web… que hace fácil organizar y clasificar la bibliografía en carpetas importar referencias de base de datos o archivos de texto en local, de catálogos de bibliotecas, de otros programas de gestión bibliográfica y agregar referencias manualmente

también con RefWorks es fácil • organizar las referencias y hacer búsquedas en ellas • generar bibliografías y notas a pie de página en un artículo

redacción de un documento  durante la redacción de un documento en word, mediante el programa WriteNCite es muy cómodo seleccionar referencias de las carpetas creadas e introducir citas y bibliografía  permite elegir entre 247 formatos de salida para editar la bibliografía

a propósito de formatos…

http://archive.ifla.org/I/training/citation/citing.htm

algunas de las normas más extendidas para citar son: ISO 690:1987. Es una norma internacional que establece como elaborar referencias bibliográficas de monografías, partes de monografías, revistas, artículos, normas, patentes... Si lo que necesita es hacer la referencia de un recurso electrónico está la norma ISO 690-2:1992.

Estilo Vancouver ("Requisitos de uniformidad para manuscritos presentados a revistas biomédicas"). Tienen su origen en una reunión del Comité Internacional de Directores de Revistas Médicas que se celebró en Vancouver, Columbia británica, en 1978 para establecer las directrices que en cuanto a formato debían contemplar los manuscritos enviados a sus revistas.

Estilo APA (de la American Psychology Association) es el que más se utiliza en psicología.

Estilo Harvard Se utiliza física, ciencias naturales y ciencias sociales. Se puede consultar en la University of Queensland Estilo MLA (Modern Language Association) Estilo Chicago (Chicago Manual of Style). Utilizado en ciencias sociales.

Ver: http://issuu.com/biblioteca_universitaria_jaen/docs/estilos_de_citas

y más….

•compatible con numerosos recursos en línea •nos podemos olvidar de actualizaciones del programa •es compatible con otros idiomas •….

y más…. permite el intercambio de información su diseño está orientado a la colaboración grupos de trabajo grupos de investigación … de tu propia institución…o del mundo mundial

http://www.refworks.com/es/

http://www.refworks.com/content/path_lear n/intnl_sites/spanish.asp

muy recomendables !!!! ‌.entre otras cosas porque

así las cosas….

RefWorks es una herramienta en entorno web a la cual se puede acceder desde ordenadores con conexión a Internet. No hace falta instalar ningún software y es compatible con los navegadores Internet Explorer 5.0 y superiores (sólo Windows); Netscape 6.0 y superiores; y Mozilla Firefox 1.x y superiores.

Crear una base de datos personal para almacenar referencias importadas de bases de datos (como ScienceDirect o PubMed) o añadidas manualmente Gestionar las referencias creando carpetas por materias, asignaturas, proyectos, etc.

Generar automáticamente bibliografías en diversos formatos (MLA, Vancouver, etc.) de las referencias guardadas y exportarlas de manera fácil a un documento de texto Publicar vuestras bibliografías en Internet: RefShare

acceder

• Registrarse como usuario (la primera vez) Conectarse a RefWorks Hacer clic en Regístrese para un cuenta individual Escribir un nombre de usuario y una contraseña (mínimo 4 caracteres) Entrar vuestra dirección de correo electrónico Seleccionar en la ventana desplegable el tipo de usuario y área de conocimiento Introducir el código de validación que muestra el programa Hacer clic en Regístrese Recibiréis un mensaje de bienvenida en vuestro buzón de correo electrónico 

• Acceder como usuario registrado Conectarse a RefWorks Entrar vuestro nombre de usuario y contraseña

•Acceder desde fuera de la red de la UJA Conectarse a RefWorks En Acceso Remoto escribir el código de grupo (disponible en el correo electrónico que se recibe al darse de alta) y hacer clic en Acceder Entrar vuestro nombre de usuario y contraseña

mensaje en vuestro buz贸n de correo electr贸nico

nuevo interfaz

Vídeo de 30min con ejercicios guiados está en inglés. A la mitad del texto busca “Spanish” al cerrarlos se vuelve a esta pantalla

mucho m谩s navegable e intuitivo

barras de navegaci贸n

lo primero que puedo hacer, no es obligatorio, pero conveniente para organizarse, es crear carpetas no tiene mรกs sentido que ir almacenando referencias bibliogrรกficas de forma organizada si no es nuestra primera vez con RW, debemos especificar si la carpeta (base de datos) con que vamos a trabajar es nueva o si serรก una ya existente

a単adir

¿cómo añadimos registros bibliográficos en la base de RW? hay varias opciones: 1. introducción manual 2. importar referencias desde un archivos de texto 3. exportar las referencias de la base bibliográfica directamente a RW 4. importando referencias desde una búsqueda online en bases de datos 5. importando registros desde un OPAC 6. Importando RSS Feeds

se rellenan manualmente los campos del registro

introducci贸n manual

¿qué hay en una plantilla de registro?

2 decisiones previas: •¿qué tipo de referencia?: hay que elegir tipología documental •¿cómo es la fuente?: impresa / electrónica Cualquier duda que pueda surgir al introducir datos en los campos del registro, viene resuelta con ejemplos en la ayuda RW

muy recomendable: elegir el estilo de cita…porque automáticamente «deja» los campos utilizados para ese formato concreto, y que por tanto deben rellenarse

Bibliografía>> gestor de formatos bibliográficos

hay campos que construyen índices…el campo autor, el título de la revista, los descriptores…al introducir datos, automáticamente se abre el índice

construir un buen índice propio de descriptores es básico para la recuperación en nuestra propia base de datos

sabiendo que permite adjuntar y enlazar tu referencia bibliográfica con cualquier archivo (pdf, doc, ppt…) de nuestro ordenador y que al hacerlo en “agregar adjunto”, en realidad estamos subiendo nuestro archivo al servidor de RW

Sabiendo también que el campo URL, permite crear enlaces a una dirección de internet y también a un archivo del disco duro del ordenador (una forma de organizar los documentos propios) La sintáxis de los links a nuestro ordenador : file://C:\........

Siempre teniendo en cuenta que los espacios en blanco se sustituyen por %20 D:\Datos de Usuario\BIBLIOTECA\Mis documentos\@BUJA\Innovación y biblioteca\Actas y planes de innovaciòn\Plan1_innova.doc file://D:\Datos%20de%20Usuario\BIBLIOTECA\Mis%20documentos\@BUJA\Innovación%20y%20biblioteca/ Actas%20y%20planes%20de%20innovaciòn\Plan1_innova.doc

seguramente hay otras opciones más prácticas que la estrictamente manual por ejemplo….

RW importa archivos de texto previamente habrĂŠ consultado una base de datos (por ejemplo pubmed...) y habrĂŠ almacenado los documentos recuperados en un archivo de texto

filtro para captar correctamente el archivo de texto a importar

seleccionar el archivo de texto a importar

La base concreta de donde proviene el archivo. A veces hay una posibilidad, a veces varias, por ejemplo el editor del ISI-WOK,Thomson Reuters, la base dónde descargamos el archivo es “Web of Science”

pero ¿qué es un filtro?

No es más que un conjunto de instrucciones, que le dice a RW como está estructurado ese archivo de texto, es decir

traduce a RW esa estructura con el fin de que la carga sea correcta

vamos a realizar una bĂşsqueda en PubMed

y así….por ejemplo hasta hace dos días ésta era la única posibilidad para bases de datos tan importantes como

hacíamos una una búsqueda en WoK

solo permitía una exportación directa a estos gestores bibliográficos, no a RW

teníamos que utilizar la exportación a un archivo intermedio, que más tarde importábamos desde RW con su filtro correspondiente…

este camino ‌queda resuelto en un click, como veremos

la ayuda que presenta RW puede ser muy Ăştil

En cualquier caso, si se presentan dudas, no dude en preguntarnos

de la misma manera podría importar de otros gestores bibliogråficos‌.

desde Internet, RW importa desde catálogos o bases de datos en línea z39.50

en la guía RefWorks…

1. Pulse en Buscar / Catálogo o Base de Datos en línea.

2. Escoja una base de datos (bases de datos como PubMed y catálogos como el de la British Library y la Library of Congress están integrados) y haga la búsqueda.

NOTA: Vea que se abrirá una nueva ventana con los resultados obtenidos en dicho catálogo.

3. Escoja los registros que quiera guardar y pulse en Importar o Importar a la Carpeta.

4. Vuelva a RefWorks y, cuando la importación esté completada, seleccione Ver Carpeta de Últimas Importaciones para revisar los registros importados.

Ojo. para importar desde el catĂĄlogo de la Buja, tenemos que seguir todavĂ­a el camino del archivo intermedio

/

http://avalos.ujaen.es

desde internet, exportar de la base de datos a RW Existen varios proveedores de información que permiten la exportación automática directa desde su misma plataforma de búsqueda a RW: CSA, OCLC, Ebsco,

ProQuest, Ovid, ScienceDiret, Scopus, Google Scholar, etc. …y ahora también ISI-WOK Ver listado completo en: http://www.refworks.com/content/products/direct_export.asp

directa tambiĂŠn desde el Google acadĂŠmico

estamos hablando de‌

directa desde Scopus, por ejemplo

hay una opción que, cuando se realiza la búsqueda, permite alimentar automáticamente la base de datos de RW (sin abrir RW)

tan fácil como en la pantalla guardar o exportar las referencias seleccionadas, elegir “RefWorks direct exports”

scopus no es cualquier cosa, hay quien lo ha definido así:

Se trata de un artículo de Lluis Codina en

biblioteca >> acceso a base de datos

http://www.ujaen.es/serv/biblio/servicios/sad/bbdd/index_bbdd.htm

y la carga es perfecta‌.

tambiĂŠn directa de las bases del CSIC

y como novedad…desde esta semana…. exportación directa desde ISI-WoK

ademås de las ayudas propias de RW, bibliotecas del , con las que compartimos recursos digitales, han hecho recopilaciones de instrucciones‌.

importar desde RSS (Really Simple Sindication) RSS es otro método para presentar información integrado en Refworks y que permite añadir búsquedas bibliográficas, ver e importar a nuestra cuenta refworks la información.

Proveedores como Pubmed, Scopus, etc. permiten la creación de RSS y RW permite añadir directamente las referencias seleccionadas de estas búsquedas en una carpeta.

Recordamos: RSS = Formato de sindicación o recopilación de información, es decir, contenidos que son actualizados frecuentemente

capturar pรกginas web con RefGrab-it

click

organizar

puede ser que a estas alturas necesitemos reorganizar nuestras carpetas ‌.

o editar cambios globales‌

tambiĂŠn detectar duplicados

los marca para borrar

o clasificar por algún criterio los registros‌

o trabajar con “mi lista”: un set temporal de referencias… que no es una carpeta en sí misma, pero permite seleccionar referencias de diferentes carpetas y mantenerlas juntas temporalmente para imprimirlas, exportarlas, editarlas o borrarlas y que sólo está disponible durante la sesión actual de RW y al salir se borrará

buscar

bien, una vez alimentada la base de RW ¿qué podemos hacer?….

Lo primero que se nos ocurre, algo obvio, buscar referencias que estén en la base de datos de RW y que cumplan unos criterios que nos interesan

Búsquedas sobre varios campos que se pueden combinar Muestra los autores de las referencias que tenemos en RW Muestra los descriptores de las referencias que tenemos en RW Muestra las revistas de las referencias que tenemos en RW

a través de los índices, de forma guiada

o lo más simple y rápido…

al inicio hay un buscador simple, que busca en todos los campos

ejecutando la búsqueda lo que obtendré será un conjunto de documentos que cumplen los criterios que he especificado….

compartir

compartir referencias con módulo de RW que permite compartir de manera más fácil las bases de datos o carpetas de referencia bibliográficas creadas por los usuarios RefShare promociona la cooperación en la investigación

URL que serรก necesaria para acceder a las referencias compartidas

En la pantalla que tenéis abierta, Opciones de carpeta compartida, podéis escoger además: •permitir exportar, imprimir y crear bibliografías con vuestras referencias y en qué cantidad (Permitir exportación, Permitir impresión y Permitir bibliografías).

•podéis permitir que los otros usuarios utilicen los formatos bibliográficos que hayáis personalizado en Mostrar formatos bibliográficos personalizados y que os envíen un e-mail de consulta en Permitir la opción de enviarme un correo electrónico.

•en las bases de datos o carpetas compartidas tenéis Estadísticas para ver los datos de consulta.

podéis enviar la URL por correo para que vuestros colaboradores o compañeros reciban el enlace que les llevará a la base de datos, la cual aparecerá en RefShare

Los usuarios de RefShare pueden exportar, imprimir, generar listas de referencias, e incluso personalizar el formato de salida a nivel de carpeta o base de datos, pero nunca estarán autorizados para

editar o modificar les referencias. pero sí puedo: Imprimir: se elige el formato de salida y pulsad imprimir Crear bibliografía: seleccionad formato y tipo de documento, y después escoged Crear bibliografía.

Exportar: hay diversas opciones, una de las más prácticas es Exportar directamente a su cuenta de RW para enviar las referencias a vuestra propia base de datos: Pulsad Exportar a RefWorks.

Se abrirá una sesión de RefWorks y es necesario conectarse.

Las referencias serán importadas directamente en la carpeta Última importación

cambio de logo, no estoy en RW

una opción interesante: estadísticas de consulta estadísticas de uso para saber cuántos registros se han consultado en un periodo de tiempo concreto…

en la guĂ­a de RS podemos leer:

crear bibliografĂ­as

¿qué más podemos hacer….? bien, podemos crear bibliografías

listados de referencias bibliográficas con el fin repasarlas tranquilamente en formato papel, pasárselas a un compañero…por ejemplo

estamos en un documento word, es decir procesable

previsualizar formatos: conveniente‌

podemos ver nuestras referencias‌por si vemos necesario algún cambio

¿ y si queremos modificar el estilo de salida?

no disponible aún en esta versión

desde RefWorks classic así conseguimos adaptar un criterio de citación a nuestro propio interés…. por ejemplo, las citas en el texto nos podría apetecer que salieran en superíndice. lo más sencillo es modificar un formato ya existente:

RW dispone 1.300 formatos de salida…pero

escribir y citar

para qué nos sirve Write-N-Cite

¿qué más podemos hacer?…. “escribir y citar”: Write-N-Cite •crear automáticamente la bibliografía de un texto mientras se está escribiendo •por un lado especifica la referencia dentro del texto (en el formato que decidamos) y por otro construye al final del mismo (o dónde especifiquemos) , el listado de referencias utilizadas (también según el formato que nos interesa) •se trata de una herramienta muy útil, especialmente si el número de referencias que efectuamos en un texto es elevado

Para usar W-N-C, lo primero obtener el plug-ins de Word Una vez instalado, podr谩 iniciar W-N-C desde Microsoft Word pulsando en el icono en la barra de herramientas, o bien desde su ordenador en Inicio > Programas > RefWorks > Write-N-Cite

OJO !! s贸lo compatible con Microsoft Word

recomendamos W-N-CII siempre mostraba la bibliograf铆a formateada en un documento distinto que llamaba Final-nombre del documento

Permite trabajar con W-N-C sin conexi贸n a la red

W-N-CIII trabaja s贸lo con un documento en el que hacemos y deshacemos todos los cambios relativos a la bibliograf铆a con un solo clic

Seguimos los pasos que la descarga nos indica

si est谩s en tu casa.. te pide el c贸digo de grupo para iniciar sesi贸n

a final del texto

pero puedo hacer cambios en el formato‌

algunas cosas de formato que puedo decidir desde aquĂ­

varias posibilidades desde ocultar la cita en el texto, o añadirle un texto previo o posterior, añadir páginas (como hemos hecho en el ejemplo, lógicamente sólo en formatos que citen páginas, Chicago por ejemplo, pero no ISO)…

trabajar offline con W-N-C Si quiere trabajar sin acceso en línea al hacer la bibliografía es necesario:

1. Descargar de nuevo Write-N-Cite y marcar Allow Wroking Offline, que hace una copia de todas las referencias de RW para poder trabajar sin conexión.

2. Identifíquese con su nombre de usuario y contraseña de RW

Para trabajar sin conexión …el pequeño detalle de tener en nuestro ordenador una copia local de nuestra cuenta de RW

3. Ir a Herramientas – Crear / Actualizar base de datos para trabajar fuera de línea, que permite descargar todos los registros de RW en una base de datos local para utilizarla sin conexión. Hay que tener en cuenta que es una copia estática, es decir, que no se actualiza, por tanto si se añaden nuevas referencias en RW hay que pinchar en actualizar antes de trabajar sin línea.

¡¡OJO!! trabajamos sobre los datos del momento en que hicimos la copia…debemos acordarnos de actualizar si hay cambios…

una vez tenemos las referencias abreviadas en el texto, guardamos el documento, y vamos a nuestra cuenta RW, en la barra de herramientas hacemos clic en bibliografĂ­a

para acabar‌

como siempre con las mĂĄquinas, asegĂşrate una copia

recuerda‌las ayudas son muy buenas

http://www.refworks.com/es/

un montón de documentos que pueden ser muy útiles…

sesiones de autoformaci贸n en diferido

http://www.refworks-cos.com/training/

también desde el catálogo web de la biblioteca

con enlaces a RW, tutoriales, guías, etc