Access 2010 utilisation, niveau 1 by joel Green

Support de cours

ACCESS 2010â&#x201E;˘ Utilisation

Comment utiliser et interroger une base Access existante? Quels sont les modes d'affichage des données ? Comment se déplacer entre les données, les modifier, les filtrer, ajouter un nouvel enregistrement ? Comment interroger les données de la base, trier les données recueillies, effectuer des calculs ou des regroupements sur ces données ? Comment afficher ces données dans des états, mettre en page et personnaliser la présentation de ces états ? Comment effectuer une synthèse de tout ou partie des données sous forme de tableau ou de graphique croisé dynamique avec Access, avec Excel ? Comment utiliser les données d'Access dans Word ? Comment créer et modifier une base simple ? Comment créer des tables, des champs ? Comment travailler en mode "feuille de données", naviguer dans les données, les sélectionner, les modifier, les présenter ? Comment créer des formulaires pour saisir ou afficher les données ?

Ce cours répond à toutes ces questions et bien d'autres encore, de manière simple, illustrée et commentée au point qu'il vous deviendra vite indispensable, posé à coté de votre ordinateur

Cet ouvrage a été entièrement réalisé avec Microsoft ™ Word 2010 ®,

Images des fonds de couverture reproduite avec l'aimable autorisation de Microsoft ™

ACCESS POUR QUOI FAIRE ................................................................................. 1 A. B. C. D.

II.

LA CONFIGURATION OPTIMALE ............................................................................................ 1 LA PROCÉDURE D'INSTALLATION .......................................................................................... 2 L'OUVERTURE / LA FERMETURE ............................................................................................ 2 LES EXERCICES........................................................................................................................ 3

UTILISER WINDOWS ........................................................................................... 5 A. B. C. D. A. B. C. D. E.

LA SOURIS .............................................................................................................................. 5 LE CLAVIER ............................................................................................................................. 6 LES FENÊTRES......................................................................................................................... 7 LES MENUS ET BARRES D’OUTILS .......................................................................................... 8 LES BOITES DE DIALOGUE ...................................................................................................... 8 LE VOLET OFFICE .................................................................................................................... 9 LES BALISES ACTIVES ............................................................................................................ 10 LE PRESSE PAPIERS............................................................................................................... 10 LE GUIDE / LE DIDACTICIEL .................................................................................................. 11

III. DIALOGUER AVEC ACCESS ................................................................................ 13 A.

LA STRUCTURE D'UNE BASE ACCESS.................................................................................... 13 1 2 3 4 5 6

LA FENÊTRE ACCESS ............................................................................................................. 16 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

BARRE DE TITRE .......................................................................................................................... 17 MENU FICHIER ............................................................................................................................ 17 BARRE D'OUTILS "ACCÈS RAPIDE" .............................................................................................. 17 RUBAN ........................................................................................................................................ 19 VOLET DE NAVIGATION .............................................................................................................. 20 LE VOLET DE PROPRIETES ........................................................................................................... 23 MENUS CONTEXTUELS ............................................................................................................... 23 ASCENSEURS ............................................................................................................................... 24 BARRE D'ÉTAT............................................................................................................................. 25 ONGLETS D'OBJET ...................................................................................................................... 25

LA SOURIS DANS ACCESS ..................................................................................................... 26 1 2 3 4 5 6

TABLES ........................................................................................................................................ 13 REQUÊTES ................................................................................................................................... 14 FORMULAIRES ............................................................................................................................ 14 ÉTATS .......................................................................................................................................... 14 MACROS ..................................................................................................................................... 15 MODULES ................................................................................................................................... 15

RAPPEL DE QUELQUES FORMES DU POINTEUR ......................................................................... 26 DÉPLACEMENT ........................................................................................................................... 26 SÉLECTION .................................................................................................................................. 27 UTILISATION DU RUBAN ET DES OUTILS .................................................................................... 27 ANNULATION D'ACTIONS ........................................................................................................... 28 ANNULATION DE L'ANNULATION ............................................................................................... 28

LE CLAVIER DANS ACCESS .................................................................................................... 28 1 2 3 4 5

DÉPLACEMENT AVEC LES TOUCHES ........................................................................................... 28 TOUCHES DE FONCTION ............................................................................................................. 29 UTILISATION DU RUBAN ............................................................................................................. 29 ANNULATION DE LA DERNIÈRE ACTION ..................................................................................... 29 RÉPÉTITION DE LA DERNIÈRE ACTION ........................................................................................ 29

IV. UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS .................................................. 31 A.

L'OUVERTURE ET L'UTILISATION .......................................................................................... 31 1 2 3

LES FORMULAIRES ............................................................................................................... 35 1 2 3 4 5 6 7 8

MODES D'AFFICHAGE DES ÉTATS ............................................................................................... 65 CREATION DE L'ÉTAT .................................................................................................................. 66 PERSONNALISATION ................................................................................................................... 73 PRÉSENTATION ........................................................................................................................... 79 MISE EN PAGE............................................................................................................................. 91

L'EXTRACTION ET LA SYNTHÈSE DES INFORMATIONS ......................................................... 93 1 2 3 4 5

MODES D'AFFICHAGE DES REQUÊTES ........................................................................................ 41 ASSISTANT .................................................................................................................................. 41 MODE CREATION ........................................................................................................................ 43 EXÉCUTION ................................................................................................................................. 44 ENREGISTREMENTS .................................................................................................................... 44 CHAMPS ...................................................................................................................................... 44 CHAMPS CONCATÉNÉS ............................................................................................................... 47 TRI ............................................................................................................................................... 49 CRITÈRES DE SÉLECTION ............................................................................................................. 50 CALCULS ET REGROUPEMENTS................................................................................................... 56 GÉNÉRATEUR D'EXPRESSION ...................................................................................................... 61 PROPRIÉTÉS ................................................................................................................................ 64

LES ÉTATS ............................................................................................................................. 65 1 2 3 4 5

MODES D'AFFICHAGE DES FORMULAIRES .................................................................................. 35 NAVIGATION DANS LES DONNÉES .............................................................................................. 36 MODIFICATION DES DONNÉES ................................................................................................... 37 AJOUT D'UN NOUVEL ENREGISTREMENT ................................................................................... 37 SUPPRESSION D'UN ENREGISTREMENT...................................................................................... 38 RECHERCHE DE DONNÉES........................................................................................................... 38 TRI DES ENREGISTREMENTS ....................................................................................................... 39 FILTRAGE DES ENREGISTREMENTS ............................................................................................. 39

LES REQUÊTES SÉLECTION.................................................................................................... 40 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

OUVERTURE D'UNE BASE EXISTANTE ......................................................................................... 31 FERMETURE DE LA BASE ............................................................................................................. 33 ACTIVATION DU CONTENU ......................................................................................................... 33

GRAPHIQUE CROISÉ DYNAMIQUE .............................................................................................. 93 REQUÊTES D'ANALYSE CROISÉE .................................................................................................. 97 LIAISON DE DONNÉES VERS EXCEL ........................................................................................... 101 ÉTIQUETTES .............................................................................................................................. 107 ÉCHANGE DE DONNéES AVEC WORD ....................................................................................... 110

CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE ......................................................... 113 LA CRÉATION ...................................................................................................................... 113 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

CRÉATION A PARTIR D'UN MODÈLE ......................................................................................... 114 CRÉATION D'UNE BASE VIERGE ................................................................................................ 115 CREATION D'UNE TABLE ........................................................................................................... 116 MODE FEUILLE DE DONNÉES .................................................................................................... 116 STRUCTURE DE LA TABLE .......................................................................................................... 116 CRÉATION DES CHAMPS ........................................................................................................... 117 SÉLECTION DU CHAMP ............................................................................................................. 118 MODIFICATION DU NOM DU CHAMP ....................................................................................... 119 ORDRE DES CHAMPS ................................................................................................................ 119 SUPPRESSION DU CHAMP ........................................................................................................ 120

LA GESTION DES DONNÉES ................................................................................................ 121 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

LA PRÉSENTATION DES DONNÉES ..................................................................................... 130 1 2 3 4

SAISIE DES DONNÉES ................................................................................................................ 121 NAVIGATION DANS LES DONNÉES............................................................................................ 122 SÉLECTION DES DONNÉES ........................................................................................................ 123 MODIFICATION DES DONNÉES ................................................................................................. 124 SUPPRESSION D'UN ENREGISTREMENT ................................................................................... 125 RECHERCHE DE DONNÉES ........................................................................................................ 125 REMPLACEMENT DE DONNÉES ................................................................................................ 126 ENREGISTREMENT DE LA PRÉSENTATION ................................................................................ 127 CALCULS SUR ENREGISTREMENTS ............................................................................................ 128 TRI DES ENREGISTREMENTS ..................................................................................................... 129 FILTRAGE SIMPLE DES ENREGISTREMENTS .............................................................................. 129 HAUTEUR DES LIGNES .............................................................................................................. 130 LARGEUR DES COLONNES......................................................................................................... 131 POLICE ...................................................................................................................................... 132 FORMAT DES NOMBRES ........................................................................................................... 133

LA SAISIE DES DONNÉES - LE FORMULAIRE ....................................................................... 134 1 2 3 4

FORMULAIRE SIMPLE ............................................................................................................... 134 FORMULAIRE "PLUSIEURS ÉLÉMENTS" .................................................................................... 135 FORMULAIRE "DOUBLE AFFICHAGE" ....................................................................................... 136 PRÉSENTATION ......................................................................................................................... 137

VI. EXERCICES ....................................................................................................... 139 A. B.

NORTHWIND 2012.ACCDB................................................................................................. 139 OUVRAGES.ACCDB ............................................................................................................. 140

Ce cours présente différentes rubriques repérées par une icône

DES PROCÉDURES DÉCRIVENT LA MARCHE À SUIVRE POUR EFFECTUER UNE ACTION :

3 COMMANDES À SE RAPPELER : <CLIC G> POUR APPUYER SUR LE BOUTON GAUCHE DE LA SOURIS AVEC L'INDEX <CLIC D>

POUR APPUYER SUR LE BOUTON DROIT DE LA SOURIS AVEC LE MAJEUR

<DOUBLE CLIC> POUR APPUYER DEUX FOIS DE SUITE TRÈS RAPIDEMENT SUR LE BOUTON GAUCHE DE LA SOURIS AVEC L'INDEX

des informations viennent compléter ces procédures INFOS

des exemples viennent illustrer ces procédures

des conseils vous aident à mettre en pratique vos connaissances

des mises en garde vous permettent d'éviter les pièges ou d'en sortir

des exercices permettent de tester les procédures et d'appliquer vos connaissances EXERCICE

des procédures avancées décrivent des actions plus complexes

des emplacements vous permettent de prendre des notes directement sur le support en bas de chaque page

1ÈRE MÉTHODE

2ÈME MÉTHODE

Une méthode n'est pas meilleure qu'une autre mais l'une ou l'autre peut être mieux adaptée à votre manière de travailler.

Avec le bouton gauche de la souris

Avec le bouton droit de la souris Avec le clavier Selon votre dextérité, vous travaillerez simplement avec le bouton gauche de la souris, vous appellerez des menus contextuels avec le bouton droit où vous utiliserez les touches du clavier, qui sont quelquefois plus rapides pour certaines actions.

le menu "DÉMARRER" de Windows le bureau de Windows le panneau de configuration la barre d'outils accès rapide la barre d'outils de la fenêtre le menu de l'application le ruban de l'application Là encore, en fonction de l'action que vous effectuez, vous pourrez choisir le menu démarrer, les raccourcis du bureau, la barre de lancement rapide…selon vos préférences.

Tout au long de ce cours, vous apprendrez à vous familiariser avec ces éléments et à choisir ce qui vous convient le mieux !

I - ACCESS POUR QUOI FAIRE

ACCESS est un logiciel de gestion de bases de données relationnelles. Ce type de logiciel permet de gérer les données de manière organisée tout en autorisant l'accès à toute donnée contenue dans la base quelle que soit sa situation. ACCESS 2010 bénéficie de la convivialité de Windows, ce qui lui permet de fonctionner en parfaite harmonie avec les autres applications et d'intégrer aisément des objets issus de ces autres applications

ordinateur de type pentium™ à plusieurs noyaux de 2 à 3 GHz avec Windows mémoire vive de 3 Go ou plus écran plat 20" à 24" résolution 1980/1024 couleurs 32 bits disque dur 500 Go à 1T0 Lecteur DVD Blue Ray / Graveur Souris laser 2 boutons + roulette de qualité Plus l'ordinateur sera puissant et mieux il sera équipé, plus agréable sera l'utilisation d'ACCESS

NOTES

POUR INSTALLER ACCESS S'assurer qu'il y a la place suffisante sur le disque dur Lancer Windows Introduire le CD Rom "ACCESS" ou "Office" dans le lecteur Suivre les instructions L’installation est complètement automatique si l’on choisit l’installation par défaut

Lancer l'application (Access) et travailler directement au sein de l'application. AFFICHER LE BUREAU OU LA BARRE DES TÂCHES

<CLIC G> SUR (en bas, à gauche)

MENU WINDOWS

SUR

<CLIC G> SUR LA CASE DE FERMETURE OU

MENU FICHIER (en haut, à gauche)

Lancer Access Quitter Access Lancer Access

À partir de l'ordinateur (documents) AFFICHER LE DOSSIER DE L'UTILISATEUR OÙ SE TROUVENT LES FICHIERS (bases)

<DOUBLE CLIC> SUR LA BASE ACCESS À OUVRIR

À partir du menu Windows.

<CLIC G> SUR

MENU WINDOWS (en bas, à gauche)

(volet de droite) le dossier s’ouvre dans une fenêtre <DOUBLE CLIC> SUR LA BASE ACCESS À OUVRIR

NOTES

I - ACCESS POUR QUOI FAIRE

Vous pouvez télécharger les exercices relatifs à ce manuel et les copier sur votre ordinateur dans un dossier spécifique.

MENU WINDOWS (volet de droite) la fenêtre "documents" s'affiche DANS LE VOLET DE DROITE

<CLIC D> le nouveau dossier est créé SAISIR AUSSITÔT "COURS OFFICE" PUIS <ENTRÉE>

le dossier est créé dans les documents de l'utilisateur

NOTES

4 OUVRIR VOTRE NAVIGATEUR INTERNET ACTION

SAISIR L'ADRESSE SUIVANTE :

http://www.ios.fr/public/exosAccess10n1.exe <CLIC G> SUR la boite de dialogue de téléchargement s'ouvre <CLIC G> SUR POUR CONFIRMER

DANS LA BOITE DE DIALOGUE "TÉLÉCHARGEMENT" À UN ÉVENTUEL MESSAGE DE

ACTION

WINZIP (Winzip est le logiciel qui permet de

compresser les fichiers) <CLIC G> SUR INDIQUER LE DOSSIER DE DÉCOMPRESSION

"COURS OFFICE" DE "DOCUMENTS" POUR VALIDER

ACTION

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

POUR FERMER

WINZIP

les exercices sont présents dans le dossier "cours office" de "documents"

NOTES

II - UTILISER WINDOWS

Le clavier pour saisir les données La souris pour les manipuler Les fenêtres dans lesquelles ces mêmes données s'affichent Les outils, le menu et la barre des tâches, qui permettent de traiter ces données et/ou de manipuler l'environnement.

La souris permet d'actionner les commandes des menus et de déplacer le pointeur ; le déplacement de la souris sur le tapis détermine le déplacement du pointeur à l'écran. Le POINTEUR de la souris a le plus souvent la forme d’une flèche ou d'une croix Son déplacement est proportionnel à celui de la souris sur le tapis <CLIC G> (appuyer avec l'index sur le bouton gauche de la souris) sélectionne la cellule à la position du pointeur ; c’est dans cette cellule que les données vont s’insérer <CLIC D> (appuyer avec le majeur sur le bouton droit de la souris) affiche la barre d'outils et le menu contextuel lié à la position du pointeur ou à la sélection La ROULETTE permet de se déplacer comme avec l'ascenseur vertical ou de modifier le zoom (en gardant <CTRL> enfoncé) ; il est aussi possible d'appuyer sur le bouton de la roulette. ATTENTION

Lorsque le pointeur a la forme d’un rond bleu , il est plus sage de ne rien faire et d’attendre qu’il reprenne une forme normale (le processeur est occupé)

Allonger et poser de manière souple la main au-dessus de la souris (main gauche ou droite selon que vous êtes gaucher ou droitier) - Vous êtes gaucher, activer alors dans le panneau de configuration de la souris Faire reposer l'index et le majeur sur les boutons gauche et droit de la souris sans trop courber les doigts - garder cette position et ne pas serrer la souris dans la main Déplacer la main et la souris va suivre - ne jamais regarder la souris mais l'écran Pour cliquer deux fois, relever l'index et le laisser rebondir sur le bouton de la souris La roulette centrale permet de faire défiler le document (soit en faisant tourner cette roulette, soit en cliquant dessus puis en déplaçant verticalement la souris). En maintenant <CTRL> enfoncé, elle permet de modifier le zoom et en cliquant dans la barre des tâches de créer une nouvelle session d'une application en cours

NOTES

6 signifie déplacer la souris pour placer le pointeur à l'endroit désiré <CLIC G> signifie enfoncer puis relâcher rapidement le bouton gauche de la souris <CLIC D> signifie enfoncer puis relâcher rapidement le bouton droit de la souris <DOUBLE CLIC> signifie appuyer 2 fois rapidement sur le bouton gauche de la souris <FAIRE GLISSER> signifie déplacer la souris tout en maintenant l'un de ses boutons enfoncé (généralement le gauche) puis relâcher ce bouton en fin d'action POINTER

Le clavier permet principalement de saisir les données ; toutes les actions de manipulation et de déplacement étant dévolues à la souris.

Les claviers standards sont composés d'un pavé alphanumérique (pour le texte), d'un pavé numérique (à droite pour les chiffres et les opérateurs) et d'un pavé directionnel (au milieu). Il est conseillé de bien utiliser chaque pavé en fonction des données à saisir. <ALT>

à gauche de la barre espace

<CTRL>

aux extrémités droite et gauche de la barre espace

<MAJ>

flèches vers le haut au-dessus des touches <CTRL>

à droite de la barre espace à côté des touches <CTRL> avec un symbole Windows

Elles se combinent aux autres touches du clavier (touches de raccourci) afin d'obtenir de manière rapide des actions définies dans Access ou dans le système d'exploitation.

NOTES

II - UTILISER WINDOWS

Les fenêtres sont à la base du fonctionnement de Windows. Toute application, tout dossier, tout fichier de données (classeur, document…) est ouvert dans une fenêtre. Leur contenu est très varié : texte, chiffres, images, icônes….

ATTENTION

Sous W INDOWS, il existe une fenêtre par document ouvert (et non plus une fenêtre par application ouverte). Avec ACCESS, il n'y a qu'une base d'ouverte par fenêtre d'application. Pour ouvrir plusieurs bases, il faut lancer plusieurs fois l'application. Dans une fenêtre d'application, l'ouverture d'une nouvelle base provoque la fermeture de la précédente

plein écran : la fenêtre occupe alors la totalité de l'écran, quel que soit sa taille en fenêtre : la fenêtre peut être positionnée n'importe où dans l'écran ; sa forme et sa taille sont personnalisables en icône : l'icône de la fenêtre s'affiche dans la barre des tâches, en bas de l'écran. elle ne peut pas être déplacée la case de RÉDUCTION

réduit la fenêtre en icône

la case D'AGRANDISSEMENT

agrandit de fenêtre à plein écran

la case de RESTAURATION

réduit de plein écran à fenêtre

la case de FERMETURE

ferme la fenêtre

affiche les outils de la fenêtre LA BARRE D'OUTILS "ACCÈS RAPIDE" affiche les outils les plus utilisés LA BARRE D'ÉTAT affiche des informations sur le contenu de la fenêtre LE RUBAN

BARRE D’OUTILS "ACCÈS RAPIDE"

CASE DE RÉDUCTION

RUBAN

BARRE DE TITRE VOLET DES OBJETS

BARRE D'ÉTAT

NOTES

CASE D’AGRANDISSEMENT

CASE DE FERMETURE

8 La position et la taille d'une fenêtre peuvent être modifiées.

BOUTON GAUCHE POINTER sur L'ANGLE DE LA FENÊTRE ou FAIRE GLISSER LE POINTEUR DE LA SOURIS JUSQU'À LA DIMENSION DÉSIRÉE DE LA FENÊTRE

BOUTON GAUCHE POINTER sur LA BARRE DE TITRE: FAIRE GLISSER JUSQU'À LA POSITION DÉSIRÉE DE LA FENÊTRE

le pointeur peut aussi être positionné sur un des côtés de la fenêtre ; il prend alors la INFOS

forme ou selon que l'un ou l'autre des cotés horizontaux et verticaux ait été sélectionné ; seule la longueur ou la hauteur de la fenêtre peuvent alors être modifiées

Agiter sa barre de titre pour mettre une fenêtre plein-écran et réduire les autres, La faire glisser vers l'extérieur pour l'afficher sur une moitié verticale de l'écran,

Lorsqu'un <CLIC D> est effectué sur une sélection, un menu dit "contextuel" s'affiche. Il propose les outils et commandes appropriés à la manipulation des données sélectionnées.

BOUTON DROIT POINTER sur UN OBJET <CLIC D>

menu et barre d'outils s’affichent

Le ruban de l'application ouverte affiche la plupart des outils nécessaires. Pour une utilisation avancée, les boites de dialogue proposent des options complémentaires. Cependant, ces boîtes de dialogues, encore courantes dans Word et Excel, ont pratiquement disparu d'Access. Les options sont directement proposées dans les menus ou dans le volet gauche.

BOUTON GAUCHE DANS LE RUBAN, À DROITE DU TITRE DU GROUPE D’OUTILS <CLIC> SUR LA CASE (lanceur de boîte de dialogue)

la boîte de dialogue s’affiche

<CLIC G> ICI

II - UTILISER WINDOWS le clavier est souvent plus rapide à utiliser que la souris pour le renseignement de boîtes de dialogue requérant beaucoup de saisie

une zone vers l'avant <TAB> (sélectionne le contenu de la zone) une zone vers l'arrière <MAJ> <TAB> (sélectionne le contenu de la zone) afficher le contenu de la boite de dialogue <CLIC G> sur l'onglet afférent positionner le point d'insertion sur une zone <CLIC G> au début de la zone pour sélectionner le contenu d'une zone <DOUBLE CLIC> sur la zone les onglets les zones de texte les zones de liste les zones de liste déroutante

les cases à cocher les cases d'option les boutons de commande

"APPLIQUER" applique immédiatement les choix effectués sans fermer une boite de dialogue INFOS

CONSEIL

Toujours sortir d'une boîte de dialogue à l'aide des boutons de commande fermer une boîte de dialogue, que l'on a ouverte uniquement pour en vérifier le contenu, par le bouton <ANNULER>

Ce volet s'affiche à gauche de l'écran après l'appel de certaines commandes. Dans Access, il affiche la structure de la base. <CLIC G> POUR RÉDUIRE LE VOLET

Dans Access, un autre volet affiche à droite de l'écran les propriétés de l'objet sélectionné.

NOTES

10 Access propose une balise active s'il n'est pas en mesure d'effectuer l'action demandée, si elle lui parait incohérente ou s'il reconnaît le type de données.

BOUTON GAUCHE VOUS VENEZ D'EFFECTUER UNE OPÉRATION ET LA BALISE ACTIVE

S'AFFICHE

POINTER sur LA BALISE ACTIVE

<CLIC G> SUR

DE LA BALISE ACTIVE ET EFFECTUER LE CHOIX APPROPRIÉ

Le PRESSE PAPIERS a pour fonction de permettre le transfert d'information entre documents, quelle que soit l’application d’origine. Les informations qui y sont placées s'ajoutent à celles existantes. Le presse-papier fait l’objet d’un groupe d’outils au début de l’onglet "ACCUEIL" du ruban de l’application. ENLEVER ET METTRE DANS LE PRESSE-PAPIER

COLLER LE CONTENU DU PRESSE-PAPIER

COPIER ET METTRE DANS LE PRESSE-PAPIER

OPTIONS DE COLLAGE

COPIER LA MISE EN FORME

Le PRESSE-PAPIERS permet de conserver les derniers éléments enregistrés pour une utilisation future INFOS

Le PRESSE-PAPIERS peut aussi être utilisé, dans l'ordinateur ou dans l'explorateur, pour copier ou déplacer des dossiers ou des fichiers entiers

supprime les données sélectionnées et les place dans le presse-papiers fait une copie des données et les place dans le presse papiers insère les données à partir du presse-papiers à la position du pointeur

SÉLECTIONNER LES DONNÉES LES COUPER DANS LE PRESSE PAPIERS POINTEUR DANS LE DOCUMENT D'INSERTION LES COLLER À LA POSITION DU POINT D'INSERTION

NOTES

SÉLECTIONNER LES DONNÉES LES COPIER DANS LE PRESSE PAPIERS POINTEUR DANS LE DOCUMENT D'INSERTION LES COLLER À LA POSITION DU POINT D'INSERTION

II - UTILISER WINDOWS

<CLIC G> SUR

En cours de travail, il est possible de faire appel à une aide contextuelle très précise, à la leçon du didacticiel concernée ou à un index recensant les informations disponibles. TOUCHE <FI> DU CLAVIER CASE

DE LA FENÊTRE

COMMANDE

NOTES

DU MENU

III - DIALOGUER AVEC ACCESS

Vous allez lui demander d'effectuer un certain nombre d'opérations par l'intermédiaire de la souris et du clavier Vous allez en constater le résultat à l'écran Vous allez éditer ce résultat (impression, publication, mail, document joint…) Dans tous les cas, il va être important de travailler en parfaite harmonie avec le logiciel de telle manière que chaque action de votre part détermine un résultat adéquat de la part d'ACCESS. S'il y a pleine compréhension entre l'utilisateur et le logiciel, il n'y a pas de conflit possible et donc pas de problèmes à résoudre

Les tables Les requêtes Les formulaires

contiennent les données permettent (entre autres) d'afficher les données des tables sont utilisés pour saisir et consulter les données

Les états permettent d'éditer les données sur un support, le plus souvent sous forme de synthèse Les macros et les modules vont servir à automatiser la base de données pour que quelqu'un qui ne connait pas ACCESS puisse l'utiliser.

1 TABLES Les données y sont organisées ; chaque ligne de données correspond à un enregistrement et chaque colonne de données correspond à un champ.

dans le tableau ci-dessous, l'enregistrement N°3 concerne l'employé Jan Kotas qui travaille pour telle société, possède telle adresse de messagerie et tel numéro de téléphone… Le champ "Adresse de messagerie" permet de collecter toutes les adresses de messagerie de tous les employés CHAMP

ENREGISTREMENT

NOTES

14 2 REQUÊTES Les requêtes extraient les données en fonction de critères. CHAMP

>"01/01/12"

CRITÈRE

3 FORMULAIRES Les formulaires affichent les enregistrements un par un (mode formulaire) ou sous forme de tableau (mode feuille de données) pour les champs voulus.

VALEUR" DU CHAMP POUR L'ENREGISTREMENT EN COURS LÉGENDE DU CHAMP

4 ÉTATS Les états donnent une vue de la base figée à un moment donné.

NOTES

III - DIALOGUER AVEC ACCESS

5 MACROS Les macros vont être associées à des boutons ou des menus pour permettre à l'utilisateur d'effectuer une action préenregistrée.

6 MODULES Les modules sont des programmes et font appel au langage Visual Basic.

Ces éléments sont disposés, à gauche de l'écran, dans le "VOLET DE NAVIGATION" ou "VOLET DES OBJETS"; ils peuvent être affichés dans différents modes selon que l'on crée, modifie ou utilise les données de la base

NOTES

16 ACCESS ouvre une seule fenêtre dans laquelle s'affiche la base ouverte ainsi que tous les outils permettant de la manipuler. MENU FICHIER VOLET DE NAVIGATION (affichant les objets de la base)

ONGLETS DES OBJETS OUVERTS

RUBAN

ONGLETS DU RUBAN

GROUPE D'OBJETS OBJETS DU GROUPE ENROULER OU DÉROULER LES OBJETS DU GROUPE

MODES D'AFFICHAGE DES OBJETS

Lancer ACCESS s'il n'est plus ouvert À gauche, <CLIC G> sur Dans le volet de gauche, désigner le dossier "COURS OFFICE" de vos "DOCUMENTS" Dans le volet de droite, sélectionner la base de données "NORTHWIND 2012" <CLIC G> sur

la barre de titre affiche le nom de la base de données le menu Access propose les commandes globales de gestion du document la barre d'outils "accès rapide" affiche les icônes symbolisant les actions les plus courantes le ruban, composé d'onglets affiche des icônes symbolisant des actions et regroupées par nature le volet de navigation affiche selon les critères définis les différents groupes d'objets et les différents objets (tables, formulaires, états, requêtes, …) le volet droit affiche la feuille de propriété des objets en mode "création" les menus contextuels proposent pour une sélection en cours les outils et commandes les plus appropriés les ascenseurs permettent de se déplacer verticalement et horizontalement avec la souris la barre d'état donne des informations sur la commande ou la sélection en cours les onglets d'objet affichent chaque objet ouvert dans son propre onglet

NOTES

III - DIALOGUER AVEC ACCESS

1 BARRE DE TITRE La barre de titre est la barre de titre classique de toute fenêtre sous Windows.

2 MENU FICHIER Il est situé à gauche de la barre de titre et propose les commandes plus globales liées à l'ouverture, l'enregistrement, l'impression de la base de données. MENU FICHIER <CLIC G> SUR le menu se déroule

MENU FICHIER

3 BARRE D'OUTILS "ACCÈS RAPIDE" Elle est située à la suite de l'icône de menu, à gauche de la barre de titres.

BARRE D'OUTILS ACCÈS RAPIDE

<CLIC G> ICI POUR COCHER LES OUTILS À AFFICHER

NOTES

18 La barre d'outils "ACCÈS RAPIDE" affiche les outils les plus couramment utilisés. Enregistrer Annuler Rétablir

BARRE "ACCÈS RAPIDE" <CLIC G>

SUR

OU <CLIC D> DANS LA BARRE

Pour personnaliser la barre d'outils "accès rapide" <CLIC G> SUR OU <CLIC D> <COCHER> LES COMMANDES À AFFICHER

dans la barre même

Les commandes cochées sont affichées sous forme d'outils INFOS

Afficher la barre d'outils "accès rapide" La personnaliser en ajoutant l'impression rapide (si elle ne figure pas déjà)

NOTES

III - DIALOGUER AVEC ACCESS

4 RUBAN Le ruban affiche une liste d'onglets. Les outils, regroupés par nature dans ces onglets, permettent d'effectuer très rapidement des opérations souvent complexes.

ONGLETS <CLIC G> SUR L'ONGLET les outils associés s'affichent dans le ruban <CLIC G> SUR L'ONGLET

LES OUTILS S'AFFICHENT

<POINTEUR> immobile sur un outil affiche sa fonction dans une bulle d'aide INFOS

Ils regroupent les outils de manière homogène en fonction de leur utilisation.

ONGLET ACTIF

L'onglet "ACCUEIL" regroupe les principaux outils relatifs à la saisie et à la présentation des objets de la base Les onglets affichés et les groupes d'outils qu'ils proposent dépendent de l'objet en cours (table, formulaire, état, requête, …) et de son mode d'affichage (création, page, …)

Lorsque qu'un onglet du ruban est au premier plan, les outils associés s'affichent. Ils sont groupés de manière logique et correspondent aux actions les plus courantes (lorsque le ruban est réduit, seuls les en-têtes sont affichés).

BOUTON GAUCHE <DOUBLE CLIC> SUR L'ONGLET ACTIF

BOUTON DROIT <CLIC D> SUR UN ONGLET <CLIC G> ICI

Dans la base en cours "NORTHWIND 2012", faire défiler les onglets du ruban Pour chaque onglet parcourir les outils (sans cliquer) et lire les bulles d'aide Réduire le ruban puis le restaurer

NOTES

20 5 VOLET DE NAVIGATION Le volet de navigation est situé à gauche de la fenêtre. Il regroupe les différents types d'objets (tables, formulaires, états, requêtes, …) par catégorie. AFFICHER OU NON LE VOLET DE NAVIGATION

MENU DES CATÉGORIES GROUPES AFFICHER OU NON LES OBJETS D'UN GROUPE

Chaque catégorie affiche des groupes auxquels sont associés des objets. Un objet peut être associé à plusieurs groupes

BOUTON GAUCHE <CLIC G> SUR DU MENU (selon le choix en cours, l'intitulé peut varier) SÉLECTIONNER LA CATÉGORIE

AFFICHE LES OBJETS DE LA BASE OUVERTE PAR GROUPES

AFFICHE LES OBJETS DE LA BASE OUVERTE PAR TYPE D'OBJET

N'AFFICHE QUE LE TYPE D'OBJET COCHÉ

AFFICHE LA TOTALITÉ DES OBJETS

Le menu contextuel affiche la structure de regroupement ; il permet aussi de modifier l'ordre de tri et le type d'affichage

NOTES

III - DIALOGUER AVEC ACCESS

CLIQUER SUR UNE CATÉGORIE POUR AFFICHER SES GROUPES DANS LE VOLET DE DROITE

Dans la base en cours "NORTHWIND 2012", afficher dans le volet de navigation tous les objets Access par type croissant et sous forme d'icônes

Les catégories et groupes peuvent être personnalisés.

BOUTON DROIT <CLIC D> SUR LE MENU (selon le choix en cours, l'intitulé peut varier) <CLIC G> SUR DANS LE VOLET DE GAUCHE, <CLIC G> SUR

permet d'ajouter une catégorie permet d'ajouter un groupe

REMONTE D'UN NIVEAU L'ORDRE D'AFFICHAGE DE LA CATÉGORIE

22 Les objets non attribués peuvent alors être répartis dans les groupes.

BOUTON DROIT DANS LE VOLET DE NAVIGATION AFFICHER LES OBJETS NON ATTRIBUÉS <CLIC D> SUR L'OBJET VOULU

<CLIC G> SUR LE GROUPE VOULU l'objet est attribué au groupe

EXERCICE

Dans la base en cours "NORTHWIND 2012", créer une catégorie "MA CATÉGORIE" Dans cette catégorie, créer 2 groupes : "MON GROUPE 1" et "MON GROUPE 2" Attribuer à "MON GROUPE 1" les objets suivants : tables : requêtes

formulaires :

états modules

Attribuer à "MON GROUPE 2" les objets suivants : tables : requêtes formulaires : états

NOTES

III - DIALOGUER AVEC ACCESS

6 LE VOLET DE PROPRIETES Il détaille les propriétés de l'objet sélectionné (notamment en mode création).

7 MENUS CONTEXTUELS Ils sont liés au contexte d'utilisation et s'affichent sur un <CLIC D> à la position du pointeur de la souris. Selon la position du point d'insertion ou la sélection effectuée, le menu contextuel affiché concernera le texte, les tableaux, les images, ...

NOTES

DONNÉES

TÊTE DE COLONNE

ENREGISTREMENT (LIGNE)

MODE FEUILLE DE DONNÉES

BOUTON DROIT EFFECTUER UNE ÉVENTUELLE SÉLECTION POINTER LA SOURIS SUR LA SÉLECTION <CLIC D> POUR AFFICHER LE MENU CONTEXTUEL <CLIC G> SUR UNE COMMANDE DU MENU CONTEXTUEL POUR L'EXÉCUTER

Dans la base en cours "NORTHWIND 2012", afficher les objets "TABLES" dans le "VOLET DE NAVIGATION" (fermer la fenêtre de connexion) Dans le "VOLET DE NAVIGATION", <DOUBLE CLIC> sur

(vérifier qu'en bas et

à droite de l'écran, l'icône mode "feuille de données" est activée, sinon, cliquer dessus) Dans le volet droit, sur l'onglet "COMMANDES" qui s'affiche Sélectionner une colonne - afficher le menu contextuel Sélectionner des données - afficher le menu contextuel Sélectionner une ligne - afficher le menu contextuel

8 ASCENSEURS Les ascenseurs permettent de faire défiler horizontalement et verticalement la zone affichée. Le numéro de la ligne s'affiche dans une bulle d'aide lorsque l'on fait glisser le curseur verticalement dans une table en mode "FEUILLE DE DONNÉES".

BOUTON GAUCHE <FAIRE GLISSER> LE CURSEUR AVEC LA SOURIS les lignes affichées correspondent à la position relative du curseur Dans la même table "COMMANDES" de la base "NORTHWIND 2012" Faire défiler les enregistrements avec l'ascenseur

NOTES

III - DIALOGUER AVEC ACCESS

9 BARRE D'ÉTAT La barre d'état, située en bas de la fenêtre ACCESS, affiche des informations sur l'action en cours, le mode d'affichage, le verrouillage du pavé numérique, ...

INFOS

MODES D'AFFICHAGE

PAVÉ NUMÉRIQUE

Il est possible de choisir les informations affichées dans la barre d'état.

BOUTON DROIT <CLIC D>

DANS LA BARRE D'ÉTAT

POUR COCHER LES INFORMATIONS À

AFFICHER

10 ONGLETS D'OBJET Chaque nouvel objet ouvert s'affiche dans son propre onglet.

ONGLET DE LA TABLE "COMMANDES"

CASES DE DÉFILEMENT DES ENREGISTREMENTS

FILTRE ACTIF

BOUTON DROIT POINTER SUR L'ONGLET

NOTES

TÊTE DE COLONNE / LÉGENDE DU CHAMP

ONGLET ACTIF DONT LE CONTENU EST AFFICHÉ

ZONE DE RECHERCHE

ASCENSEURS

BOUTON GAUCHE <CLIC G> SUR (à l'extrémité de la ligne d'onglets)

26 Dans la base en cours "NORTHWIND 2012", afficher les objets "REQUÊTES" dans le "VOLET DE NAVIGATION" <DOUBLE CLIC> sur dans le volet de navigation (vérifier qu'en bas et à droite de l'écran, l'icône mode "feuille de données" est activée, sinon cliquer dessus) Observer l'affichage de l'onglet correspondant Fermer l'onglet

La souris permet d'utiliser les outils et les menus et de déplacer le pointeur.

1 RAPPEL DE QUELQUES FORMES DU POINTEUR En fonction de sa position dans la fenêtre ou dans l'écran ainsi que du choix de telle ou telle commande, le pointeur de la souris peut prendre des formes variées.

Un traitement s'exécute en arrière-plan et peut ralentir la machine.

Le processeur est en cours de travail ; attendre qu'il soit disponible.

Déplacement ou copie d'une sélection

Déplacement ou sélection en mode "FEUILLE DE DONNÉES"

Positionnement du point d'insertion en saisie ou modification

Accès à un lien hypertexte

: :

Déplacement d'une sélection, d'un objet (mode création) Sélection de lignes (enregistrements)

Sélection de colonnes (champs)

Dans l'onglet "COMMANDES" de la même base "NORTHWIND 2012" Déplacer la souris en l'immobilisant sur différentes zones Observer le changement de forme du pointeur (ne pas cliquer)

2 DÉPLACEMENT Il s'effectue avec la roulette de la souris ou avec les barres de défilement (ascenseurs) Changer d'onglet Déplacement vertical

<CLIC G> sur l'onglet à afficher <CLIC G> sur le triangle bas ou haut (ascenseur vertical) ou <FAIRE GLISSER> le curseur ou utiliser la molette de la souris Déplacement horizontal <CLIC G> sur le triangle gauche ou droite (ascenseur horizontal) ou <FAIRE GLISSER> le curseur Dans l'onglet "COMMANDES" de la même base "NORTHWIND 2012" Déplacer la zone affichée en utilisant la souris et les ascenseurs

NOTES

III - DIALOGUER AVEC ACCESS

3 SÉLECTION La souris est particulièrement adaptée à des sélections rapides et précises.

une "cellule"

pointeur en haut d'une cellule

une ligne

pointeur en face de la ligne

une colonne

pointeur en haut de la colonne

plusieurs lignes

pointeur en face de 1ère ligne

plusieurs colonnes

pointeur au-dessus de 1ère colonne <FAIRE GLISSER>

une plage de valeurs

pointeur sur la 1ère valeur

une plage de valeurs

pointeur sur la 1ère valeur

<CLIC G> <MAJ> enfoncé <CLIC G>

pointeur sur dernière valeur l'ensemble des données pointeur sur case sélection totale

(à l'origine des lignes et des colonnes) Dans l'onglet "COMMANDES" de la même base "NORTHWIND 2012" Sélectionner une ligne, plusieurs lignes Sélectionner une colonne, plusieurs colonnes Sélectionner une valeur, plusieurs valeurs puis quitter ACCESS

4 UTILISATION DU RUBAN ET DES OUTILS La souris permet un accès rapide aux différentes commandes du ruban. RUBAN <CLIC G> SUR UN ONGLET DU RUBAN affiche les outils associés

ATTENTION

<POINTER> SUR UN OUTIL affiche une bulle d'aide <CLIC G> SUR UN OUTIL effectue l'action associée

Si un outil est suivi du signe , s'affiche la dernière variante utilisée de l'outil et un <CLIC G> applique cette dernière ; pour afficher toutes les variantes de la liste, <CLIC G> sur

NOTES

OUTILS

de l'outil

28 5 ANNULATION D'ACTIONS Si une action n'a pas le résultat escompté, il est possible de l'annuler. BARRE ACCÈS RAPIDE <CLIC G> SUR ou <CLIC G> SUR POUR DÉROULER LA LISTE <CLIC G> SUR L'ACTION À PARTIR DE LAQUELLE IL EST NÉCESSAIRE D'ANNULER

6 ANNULATION DE L'ANNULATION Une action annulée peut être rétablie. BARRE ACCÈS RAPIDE <CLIC G> SUR ou <CLIC G> SUR POUR DÉROULER LA LISTE <CLIC G> SUR L'ACTION À PARTIR DE LAQUELLE IL EST NÉCESSAIRE DE REPRENDRE

Le clavier permet de déplacer le curseur. Le pavé de flèches et les touches <TAB> du clavier vont permettre d'effectuer les opérations courantes de déplacement.

1 DÉPLACEMENT AVEC LES TOUCHES Bien que la souris soit l'outil de déplacement privilégié, le clavier peut être pratique pour accéder à des zones éloignées de la partie affichée. une valeur vers la droite

 flèche droite

une valeur vers la gauche

 flèche gauche

une valeur vers le bas

 flèche bas

une valeur vers le haut

 flèche haut

origine de l'onglet actif

fin de l'onglet actif

en bas de la colonne active

<CTRL>  flèche bas

en haut de la colonne active

<CTRL>  flèche haut

une valeur l'avant <TAB> une valeur vers l'arrière <MAJ>

NOTES

<TAB>

III - DIALOGUER AVEC ACCESS

2 TOUCHES DE FONCTION Les touches de fonction sont numérotées de <F1> à <F12>. Elles peuvent être employées seules ou en combinaison avec une touche spéciale. <F1>

Aide

Appelle l'assistance en ligne

<F4>

Liste

Déroule une zone de liste

<F6>

Fenêtre

Passe d'un volet d'une fenêtre à l'autre

<F7>

Orthographe

Vérifie l'orthographe

<F11>

Volet

Affiche / masque le volet de navigation

<F12>

Enregistrer sous

Ouvre la boîte de dialogue "ENREGISTRER SOUS"

3 UTILISATION DU RUBAN L'utilisation du clavier pour accéder au ruban est plutôt réservée à des cas de dépannage (souris en panne…).

EFFECTUER UNE ÉVENTUELLE SÉLECTION ENFONCER LA TOUCHE <ALT>

des cases avec lettres et/ou numéros s'affichent sur le ruban TAPER LE CARACTÈRE CORRESPONDANT À L'ONGLET VOULU AU CLAVIER les outils de l'onglet s'affichent et d'autres cases s'affichent près des outils TAPER LE CARACTÈRE CORRESPONDANT À L'OUTIL VOULU AU CLAVIER l'action liée à l'outil s'effectue

4 ANNULATION DE LA DERNIÈRE ACTION Si une action n'a pas le résultat escompté, il est possible de l'annuler avec le clavier mais immédiatement après.

5 RÉPÉTITION DE LA DERNIÈRE ACTION Une action peut être répétée sur une autre sélection mais immédiatement après.

NOTES

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

Dans l'utilisation d'ACCESS, deux cas de figures principaux sont à distinguer : Vous devez utiliser une base existante et à partir de cette base, recueillir et synthétiser des informations (C'est ce 1er cas qui est traité dans ce cours). Vous devez créer une base de données plus ou moins complexe pour gérer de manière optimale un certain nombre d'informations Dans le premier cas de figure, les connaissances à acquérir sont moins importantes que dans le second ; dans le deuxième cas de figure, il est nécessaire de bien avoir assimilé toutes les connaissances liées au premier cas

La base à utiliser peut faire l'objet d'un programme complet avec des menus donnant accès à toutes les fonctionnalités adéquates du produit. Il est alors plus souvent nécessaire de savoir extraire les données et les synthétiser avec Excel que de connaître les fonctionnalités spécifiques et plus complexes d'ACCESS.

1 OUVERTURE D'UNE BASE EXISTANTE L'ouverture de la base de données va permettre d'y accéder à des fins de consultation ou de modification.

MENU FICHIER DANS LE VOLET DE GAUCHE <CLIC G> SUR UN DES FICHIERS PROPOSÉS (bases dernièrement utilisées)

la base s'ouvre aussitôt ou <CLIC G> SUR SÉLECTIONNER LE DOSSIER PUIS LE FICHIER

<CLIC G> SUR

NOTES

32 Ouvrir la base de données "NORTHWIND 2012" dans le dossier "COURS OFFICE" des documents de l'utilisateur en utilisant

offre plusieurs possibilités qui s'affichent en cliquant sur le triangle bas droite du bouton de commande

OUVRE EN ACCÈS PARTAGÉ (autorise l'accès à d'autres utilisateurs) OUVRE EN LECTURE SEULE (interdit toute modification) OUVRE EN ACCÈS EXCLUSIF (interdit l'accès à d'autres utilisateurs) COMBINE LES DEUX MODES PRÉCÉDENTS

La fenêtre principale affiche le volet de navigation et les objets ouverts, chacun dans leur onglet.

MENU FICHIER

ONGLETS DES OBJETS OUVERTS

RUBAN

GROUPE D'OBJETS

VOLET DE NAVIGATION

NOTES

MODES D'AFFICHAGE DES OBJETS

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

2 FERMETURE DE LA BASE L'ouverture d'une autre base de données ferme automatiquement la base en cours. La case de fermeture ferme à la fois la base en cours et ACCESS. Il peut cependant y avoir plusieurs sessions ACCESS simultanées. MENU FICHIER <CLIC G> SUR Fermer la base de données "NORTHWIND 2012" avec le menu "fichier"

ATTENTION

Contrairement à un fichier de bureautique classique type Word™, Excel™, Powerpoint™…, toute modification de données est immédiatement enregistrée dans la base. Seules les modifications de structure, de mise en forme ou de macros/modules ont besoin d'être explicitement enregistrées

3 ACTIVATION DU CONTENU Une base qui est automatisée propose des menus et possède des macros et des modules Visual Basic qui sont automatiquement désactivés si on l'ouvre dans ACCESS. Le message ci-dessous apparait alors sous le ruban à l'ouverture d'une telle base. Vous pouvez activer ce contenu si vous êtes sûr des fichiers ouverts (par exemple pour les exercices liés à ce livre).

BOUTON GAUCHE <CLIC G> SUR (à la fin du message) une fois la base reconnue comme fiable, l'avertissement n'est plus affiché Si vous êtes vigilant sur l'origine des fichiers que vous recevez (fichiers Word, Excel, Access, mails, …), vous pouvez réactiver globalement l'exécution des macro-commandes en allant dans les options, puis dans le volet gauche enfin sur

Il suffit alors de cocher ou encore de désigner les

fichiers approuvés ou les emplacements approuvés.

ATTENTION

NOTES

Si la base fait l'objet d'un programme complet et homogène, il est déconseillé de manipuler les données hors des menus car d'éventuels contrôles de validité ou de cohérence sont alors court-circuités, ce qui peut provoquer des dommages irréparables dans la cohérence de la base. Les commandes ACCESS ne doivent alors être éventuellement utilisées qu'à des fins d'extraction de données dans un objectif de synthèse ou de manipulation externe

34 Si vous ne l'avez déjà fait, activer le contenu actif de la base "NORTHWIND 2012" Sélectionner l'employé de votre choix dans la liste et connectez-vous Tester les menus et les commandes de la base

Si le contenu actif de la base (menus) est activé, les commandes propres à l'application ACCESS même ont été le plus souvent désactivées, ce qui réduit les risques de mauvaise manipulation Dans la base "NORTHWIND 2010", <CLIC G> sur pour créer une nouvelle commande Créer la commande suivante au nom de l'employé "Michelle Freeehafer" : "Société A, Date du jour, Green Tea, 10 unités" <CLIC G> sur pour fermer le formulaire Fermer la base

NOTES

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

Les formulaires permettent de saisir, modifier et consulter les données.

ONGLET DU FORMULAIRE

MENU DU FORMULAIRE

DONNÉES DE L'ENREGISTREMENT EN COURS

FAIRE DÉFILER, TRIER, FILTRER LES ENREGISTREMENTS

1 MODES D'AFFICHAGE DES FORMULAIRES Le formulaire peut être affiché selon plusieurs modes mais c'est le mode "FORMULAIRE" qui permet la saisie ou la modification simple des données. FORMULAIRE :

le formulaire est affiché prêt à être utilisé, le plus souvent présentant les données d'un seul enregistrement et dans sa propre fenêtre PAGE : c'est le mode de finalisation du formulaire créé dans lequel on peut modifier la structure et la présentation avec les données affichées CRÉATION : c'est le mode de création et/ou de modification de la structure du formulaire.

BOUTON GAUCHE

NOTES

BOUTON DROIT

DÉROULER LES OBJETS "FORMULAIRES" DU VOLET DE NAVIGATION <DOUBLE CLIC> SUR LE NOM DU FORMULAIRE

DÉROULER LES OBJETS "FORMULAIRES" DU VOLET DE NAVIGATION

le formulaire est affiché en mode formulaire si ce mode est disponible, dans le mode "feuille de données" sinon

SUR LE FORMULAIRE

le formulaire est affiché en mode formulaire

36 Autres modes : Le mode "FEUILLE DE DONNÉES" qui permet de présenter les données comme dans une feuille Excel (ce même mode est disponible pour les tables), le mode "TABLEAU CROISÉ DYNAMIQUE" et le mode "GRAPHIQUE CROISÉ DYNAMIQUE" (voir page 93)

Une fois le formulaire ouvert (en mode formulaire), l'affichage peut être modifié avec les icônes en bas et à droite de l'écran. ICÔNES D'AFFICHAGE (en bas et à droite) FORMULAIRE AFFICHÉ <CLIC G> SUR L'ICÔNE DE MODE VOULU

MODE FORMULAIRE

MODE CRÉATION

MODE FEUILLE DE DONNÉES

MODE PAGE

Ouvrir la base de données "NORTHWIND 2012" Fermer le formulaire de connexion Ouvrir le formulaire "LISTE DES EMPLOYÉS" L'afficher en mode "FEUILLE DE DONNÉES", "PAGE", "FORMULAIRE" puis le fermer

2 NAVIGATION DANS LES DONNÉES La navigation en mode "FORMULAIRE", s'effectue à l'aide des cases de défilement en bas à gauche du formulaire.

La touche <TAB> permet de passer d'une zone de saisie à une autre Des boutons ou des liens gèrent des actions Une zone en bas du formulaire permet de gérer l'affichage des données N° ENREGISTREMENT ACTUEL

DERNIER ENREGISTREMENT

1ER ENREGISTREMENT ENREGISTREMENT SUIVANT

CHERCHER UN ENREGISTREMENT

NOUVEL ENREGISTREMENT

ÉTAT DU FILTRE

Ouvrir le formulaire "DÉTAILS DE L'EMPLOYÉ" de la base en cours "NORTHWIND 2012", Faire défiler les enregistrements dans un sens puis dans l'autre Aller au dernier enregistrement puis revenir au premier

NOTES

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

3 MODIFICATION DES DONNÉES Pour modifier les données en mode "FORMULAIRE", il faut se positionner sur les données à modifier puis faire la modification. Cette modification est immédiatement prise en compte (enregistrée) dans la table correspondante.

FORMULAIRE OUVERT (en mode formulaire) AFFICHER L'ENREGISTREMENT DÉSIRÉ AVEC LES CASES DE DÉFILEMENT SE DÉPLACER JUSQU'AU CHAMP VOULU AVEC LA TOUCHE <TAB> SAISIR LES NOUVELLES INFORMATIONS

le déplacement sur un autre champ valide automatiquement la modification Il est conseillé d'utiliser la touche <TAB> plutôt que cliquer avec la souris dans le champ car <TAB> présélectionne la totalité du champ et la nouvelle saisie remplace ainsi globalement l'ancienne

ATTENTION

Si vous vous apercevez en cours de saisie que vous faîtes une erreur, la touche <ECHAP> du clavier rétablit les données (s'il n'y a pas eu changement de champ) ou la touche

de la barre d'outils "accès rapide" (si vous êtes passés au champ suivant

Dans le même formulaire "DÉTAILS DE L'EMPLOYÉ" de la base en cours "NORTHWIND 2012", faire défiler les enregistrements jusqu'à l'employée "Michelle Freehafer" et remplacer le département par "50" et le code postal par "50000"

4 AJOUT D'UN NOUVEL ENREGISTREMENT L'ajout d'un enregistrement, en mode "FORMULAIRE", consiste à renseigner les champs d'un formulaire vierge. ZONE DÉFILEMENT FORMULAIRE OUVERT (en mode formulaire) <CLIC G> SUR (nouvel enregistrement vide) DANS LA ZONE DE DÉFILEMENT SAISIR LA PREMIÈRE INFORMATION <TAB> SAISIR LES INFORMATIONS DE CHAQUE CHAMP EN FAISANT <TAB> ENTRE CHAQUE SAISIE

le <tab> de changement de champ valide la saisie L'intérêt de passer par le formulaire pour saisir les données est que d'une part, il est facile de juger de la cohérence des données, celles-ci concernant toutes le même enregistrement et que d'autre part, le programmeur qui a conçu le formulaire a prévu des masques de saisie et des vérifications quant à la nature des données saisies, limitant ainsi les sources d'erreur Dans le même formulaire "DÉTAILS DE L'EMPLOYÉ" de la base "NORTHWIND 2012" Créer un nouvel enregistrement avec les informations telles que ci-après Fermer le formulaire

NOTES

5 SUPPRESSION D'UN ENREGISTREMENT Une base de données évolue et s'il est courant d'ajouter de nouveaux enregistrements, il est aussi nécessaire de supprimer ceux qui n'ont plus cours ; cependant, pour éviter encore une fois tout risque de manipulation erronée, cette suppression passe le plus souvent par un bouton ou un menu spécifique prévu par le développeur de l'application. Le ruban permet aussi d'effectuer cette opération. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "ENREGISTREMENTS" (4ème bloc) EN MODE "FORMULAIRE", <CLIC G> EN FACE DE L'ENREGISTREMENT

<CLIC G> SUR POUR VALIDER FORME DU POINTEUR

6 RECHERCHE DE DONNÉES Sur une base importante, il n'est pas toujours possible de faire défiler les enregistrements pour retrouver l'information désirée ; le plus simple est alors d'utiliser la zone de recherche. ZONE DÉFILEMENT FORMULAIRE OUVERT (en mode formulaire) <CLIC G> SUR (extrémité de la zone de défilement) SAISIR UN À UN LES CARACTÈRES DE LA RECHERCHE

les données correspondantes s'affichent au fur et à mesure quel que soit le champ qui les contient

NOTES

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

Dans le même formulaire "DÉTAILS DE L'EMPLOYÉ" de la base "NORTHWIND 2012" Afficher le premier enregistrement Rechercher l'enregistrement contenant le nom "dupont" Il est inutile de se positionner sur le champ concerné ; la recherche s'effectue sur tous les champs du formulaire

7 TRI DES ENREGISTREMENTS Bien que dans une base gérée par un menu et des boutons, l'ordre des informations du formulaire est défini lors de son affichage, cet ordre peut être modifié.

BOUTON DROIT FORMULAIRE OUVERT (en mode formulaire) POINTER SUR LE CHAMP À PARTIR DUQUEL LE TRI DOIT ÊTRE EFFECTUÉ

<CLIC D> <CLIC G> SUR LE TYPE DE TRI ( croissant, décroissant) les données sont triées dans l'ordre croissant ou décroissant du champ Dans le même formulaire "DÉTAILS DE L'EMPLOYÉ" de la base en cours "NORTHWIND 2012" Trier les enregistrements par ordre croissant de nom de famille puis par ordre décroissant de prénom

8 FILTRAGE DES ENREGISTREMENTS Filtrer les enregistrements consiste à n'afficher que les enregistrements correspondant à des critères définis. Un formulaire ouvert propose des fonctionnalités simplifiées de filtrage.

BOUTON DROIT FORMULAIRE OUVERT (en mode formulaire) AFFICHER LA VALEUR SERVANT DE BASE AU FILTRAGE POINTER SUR LE CHAMP À PARTIR DUQUEL LE FILTRE DOIT ÊTRE EFFECTUÉ

<CLIC D> <CLIC G> SUR LE TYPE DE FILTRE (égal, différent, contient, ne contient pas) seuls les enregistrements satisfaisant le critère de tri sont affichés <CLIC G> SUR

NOTES

(zone de défilement) POUR ANNULER LE FILTRE

40 Pour n'afficher dans le formulaire "DÉTAILS DE L'EMPLOYÉ" de la base "NORTHWIND 2012" que les employés habitant Cherbourg Afficher un employé habitant Cherbourg Pointer sur le champ "VILLE", là où il est indiqué "Cherbourg" Faire un <CLIC D> Faire un <CLIC G> sur

ATTENTION

Pour réafficher tous les enregistrements, ne pas oublier de cliquer dans la zone de défilement sur qui devient alors et affiche la totalité des enregistrements <CLIC G> sur

filtre avec le dernier filtre utilisé

Dans le même formulaire "DÉTAILS DE L'EMPLOYÉ" de la base "NORTHWIND 2012" N'afficher que les employés habitant "Chambéry" Annuler le filtre N'afficher que les employés n'habitant pas "Chambéry" Annuler le filtre

Ces requêtes permettent de visualiser dans l'ordre désiré les données issues d'une ou plusieurs tables en mode "FEUILLE DE DONNÉES". visualiser ou modifier des parties de tables pour des champs spécifiques sélectionner les enregistrements sur lesquels on veut agir trier des enregistrements interroger plusieurs tables et regrouper les données sur une seule feuille effectuer des calculs sur des données utiliser d'autres requêtes si les calculs sont complexes générer des graphiques Les requêtes de sélection permettent d'extraire d'une ou plusieurs tables les enregistrements correspondant aux critères définis dans la requête.



La requête de sélection est préalable à tout autre type de requête et permet de s'assurer que les enregistrements qui vont être ajoutés, modifiés ou supprimés sont bien ceux que l'on souhaite

NOTES

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

1 MODES D'AFFICHAGE DES REQUÊTES La requête est créée en mode "CRÉATION" ; son résultat est affiché en mode "FEUILLE DE DONNÉES". FEUILLE DE DONNÉES

MODE CRÉATION CODE SQL CORRESPONDANT

TABLEAU CROISÉ DYNAMIQUE

GRAPHIQUE CROISÉ DYNAMIQUE

FEUILLE DE DONNÉES : les informations de la table sont affichées sous forme d'une feuille très semblable à une feuille de travail Excel. Dans ce mode, les données peuvent être affichées et manipulées TABLEAU CROISÉ DYNAMIQUE : les informations sont affichées sous forme d'un tableau dans lequel les critères de lignes ou de colonnes peuvent être choisis GRAPHIQUE CROISÉ DYNAMIQUE : les informations sont affichées sous forme d'un graphique dans lequel les critères d'axes peuvent être choisis (voir page 93) SQL : Le code Sql correspondant à la requête est affiché et peut être modifié directement si l'on connaît ce langage CRÉATION : c'est le mode de création et/ou de modification de la structure de la requête.

BOUTON GAUCHE DÉROULER LES OBJETS "REQUÊTES" DU VOLET DE NAVIGATION <DOUBLE CLIC> SUR LE NOM DE LA REQUÊTE

la requête s'affiche en "feuille de données"

BOUTON DROIT DÉROULER LES OBJETS " REQUÊTES " DU VOLET DE NAVIGATION

<CLIC D> SUR LA REQUÊTE la requête s'affiche en "feuille de données

2 ASSISTANT C'est un moyen pratique et simple de construire une requête étape par étape, surtout lorsque l'on débute. ONGLET "CRÉER" GROUPE "REQUÊTES" (3ème bloc)

<CLIC G> SUR les assistants pour les différents types de requête s'affichent <CLIC G> SUR

NOTES

1 -SÉLECTIONNER LA TABLE OU LA REQUÊTE DONT ON VEUT SÉLECTIONNER LE CHAMP

3 - <CLIC G> POUR PRENDRE LE CHAMP SÉLECTIONNÉ CHAMPS SÉLECTIONNÉS

2- SÉLECTIONNER LE CHAMP DE LA TABLE OU LA REQUÊTE

1 - SÉLECTIONNER LA TABLE

si une table est déjà ouverte, c'est celle-ci qui est proposée par défaut 2- SÉLECTIONNER LE CHAMP 3 - <CLIC G> SUR

le champ passe dans la liste des champs sélectionnés RÉPÉTER L'OPÉRATION POUR CHAQUE CHAMP DÉSIRÉ <CLIC G> SUR CHOISISSEZ L'UNE DES OPTIONS

<CLIC G> SUR À partir de la table "EMPLOYÉS" de la base "NORTHWIND 2012" Sélectionner les champs "NOM, "PRÉNOM", "SOCIÉTÉ" et "VILLE" Afficher la requête en choisissant Afficher les données extraites en mode "FEUILLE DE DONNÉES" puis en mode "CRÉATION"

NOTES

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

3 MODE CREATION La création de la requête sans assistant est à peine plus compliquée. ONGLET "CRÉER" GROUPE "REQUÊTES" (3ème bloc)

<CLIC G> SUR une boite de dialogue permettant de choisir les tables ou les requêtes à ajouter s'affiche <CLIC G> SUR LA TABLE À AJOUTER PUIS RÉPÉTER L'OPÉRATION AUTANT DE FOIS QUE NÉCESSAIRE PUIS

TABLE AJOUTÉE (il y en a souvent plusieurs)

FAIRE GLISSER POUR DÉLIMITER LES CHAMP SÉLECTIONNÉ

VOLETS HAUT ET BAS DE LA FENÊTRE PROPRIÉTÉS DU CHAMP SÉLECTIONNÉ

ORDRE DE TRI POUR LE CHAMP CRITÈRES

Les critères sur une même ligne sont de type "ET" CHAMP AFFICHÉ (en

Les critères sur des lignes

feuille de données)

différentes sont de type "OU"

La liste des tables peut être affichée à tout moment.

ONGLET "CRÉER" (LE DERNIER) GROUPE "PARAMÉTRAGE DE REQUÊTES" (3ème bloc)

<CLIC G> SUR

MODE "CRÉATION"

44 4 EXÉCUTION Exécuter une requête, c'est afficher son résultat en mode "FEUILLE DE DONNÉES". <CLIC G> sur

en bas et à droite de la fenêtre

<CLIC G> sur ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "AFFICHAGE" (1ER BLOC) du ruban pour passer alternativement du mode "CRÉATION" au mode "FEUILLE DE DONNÉES" (ou dérouler avec puis choisir) <CLIC G> sur ONGLET "CRÉER"(DERNIER ONGLET) GROUPE "RÉSULTATS" ER (1 BLOC) du ruban en mode "CRÉATION"

5 ENREGISTREMENTS ACCESS demande à la fermeture de l'onglet ou de la base d'enregistrer la requête, ce à quoi il faut répondre "oui" et la nommer. Néanmoins, il est plus prudent de le faire dès que la requête est un peu avancée, puis régulièrement si elle est complexe. BARRE ACCÈS RAPIDE BOUTON DROIT <CLIC D> SUR L'ONGLET DE LA REQUÊTE <CLIC G> SUR

ONGLET DE LA REQUÊTE ACTIVÉ

<CLIC G> SUR

La première fois qu'on l'enregistre, il faut donner un nom à la requête; une fois fermée, un <CLIC DROIT> sur son nom affiche un menu contextuel permettant de la renommer.

ATTENTION

Les données n'ont pas besoin d'être enregistrées et sont mises à jour en temps réel alors que les éléments de structure doivent être enregistrés pour que les modifications apportées soient conservées

6 CHAMPS Une fois la requête affichée en mode création, il faut indiquer quels champs de la ou des tables sélectionnées font l'objet de la requête.

BOUTON GAUCHE Dans le volet supérieur figure une boîte contenant la liste des champs de la table source <DOUBLE CLIC> SUR LE CHAMP À AJOUTER DANS LA REQUÊTE ou <CLIC G> SUR LE CHAMP PUIS GLISSER LE CHAMP JUSQU'À LA GRILLE D'INTERROGATION ou <CLIC G> SUR LA ZONE CHAMP DE LA GRILLE D'INTERROGATION (volet inférieur) <CLIC G> DANS UN CHAMPS VIDE PUIS SUR DE LA ZONE CHAMP POUR DÉROULEZ LA LISTE <CLIC G> SUR LE CHAMP À AJOUTER

NOTES

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

45 < CLIC G> ICI POUR DÉROULER

Dans la base en cours "NORTHWIND 2012", créer une nouvelle requête à partir de la table "EMPLOYÉS" Prendre les champs "SOCIÉTÉ", "NOM", "PRÉNOM" "VILLE" et "FONCTION" Enregistrer la requête en cours sous le nom "EMPLOYÉS REQUETE1"

Il est aussi possible de prendre tous les champs en une seule fois globalement.

BOUTON GAUCHE <DOUBLE CLIC> SUR L'ÉTOILE " " 1ER ÉLÉMENT DE LA LISTE DES CHAMPS ou DANS LA GRILLE D'INTERROGATION (volet inférieur) <CLIC G> SUR "nomdelatable.*" 1ER ÉLÉMENT DE LA LISTE DES CHAMPS (EX :

)

Il peut être utile de prendre tous les champs en une seule fois mais en les faisant figurer individuellement dans la requête.

BOUTON GAUCHE <DOUBLE CLIC> SUR L'ENTÊTE DE LA TABLE tous les champs sont alors sélectionnés <FAIRE GLISSER> LES CHAMPS DANS LA GRILLE D'INTERROGATION

Plusieurs champs de la liste déroulante peuvent être ajoutés simultanément, en maintenant la touche <CTRL> enfoncée pendant la sélection. La touche <MAJ> permet de sélectionner un bloc de champs consécutifs dans la liste

NOTES

46 Pour rendre la requête plus lisible, l'ordre d'affichage des champs gagne à être déterminé dès la création de la requête.

BOUTON GAUCHE <CLIC G> AU-DESSUS DU NOM DU CHAMP (forme du pointeur

)

FAIRE ÉVENTUELLEMENT GLISSER SUR LES COLONNES ADJACENTES

ne pas relâcher la souris entre les 2 actions

BOUTON GAUCHE SÉLECTIONNER PUIS POINTER EN HAUT DES CHAMPS SÉLECTIONNÉS (forme du pointeur

)

FAIRE GLISSER HORIZONTALEMENT LES CHAMPS À LEUR NOUVELLE POSITION

Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2012 Classer les champs comme suit :

Les champs insérés par erreur dans la requête sont aisés à enlever.

CLAVIER SÉLECTIONNER LE OU LES CHAMPS

(dans la grille d'interrogation - volet bas) APPUYER SUR LA TOUCHE <SUPPR> DU CLAVIER

ONGLET "CRÉER" (LE DERNIER) GROUPE "PARAMÉTRAGE DE REQUÊTES" (3ème) SÉLECTIONNER LE OU LES CHAMPS (ou

simplement <CLIC G> dans le champ) <CLIC G> SUR

Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2012" Supprimer le champ "FONCTION" puis enregistrer

NOTES

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS Afin d'améliorer la lecture de la feuille de données, il est possible de modifier les noms affichés (Les noms d'origine demeurent intacts dans leurs tables respectives).

BOUTON GAUCHE <CLIC G> À GAUCHE DU CHAMP À MODIFIER (dans la grille d'interrogation - volet bas) SAISIR LE NOUVEAU NOM (ÉTIQUETTE) SUIVI D'UN DOUBLE-POINT ":" LAISSER LE NOM DE CHAMP DE LA TABLE À LA SUITE DU DOUBLE-POINT (EX :

)

"PATRONYME" SERA AFFICHÉ AU LIEU DE "NOM"

Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2012" Renommer le champ "NOM" en "PATRONYME" Afficher en mode "FEUILLE DE DONNÉES" pour vérifier puis enregistrer

ATTENTION

Si un champ utilisé dans la requête possède une légende définie dans la table (propriété de champ), la légende s'affiche au lieu de l'étiquette et malgré la requête Penser alors si nécessaire à aller mettre une légende directement dans les propriétés du champ de la requête Pour afficher une colonne vide avec un titre pour remplissage manuel ultérieur, il suffit de créer une nouvelle colonne avec le nom souhaité suivi de ": Null"

7 CHAMPS CONCATÉNÉS Un nouveau nom peut être calculé à partir de plusieurs champs ; il faut alors utiliser l'opérateur de concaténation symbolisé par le signe "&" (chiffre 1 du pavé alphabétique) ou le symbole "+" (touche +) et encadrer chaque nom de champ de crochets [ ]. Pour que les 2 champs ne soient pas collés, il est souvent nécessaire de les séparer par un espace qui doit, dans la formule, être entre guillemets " ".

Pour afficher le nom complet de l'employé, la formule à utiliser est la suivante : OPÉRATEUR DE CONCATÉNATION

ESPACE NOUVEAU NOM

NOTES

CHAMP

(entre "")

CHAMP

CROCHET

48 Un <DOUBLE CLIC> avec la forme sur le bord droit en haut d'un champ sélectionné ajuste la largeur de la colonne de champ aux données contenues Les noms de champ peuvent être difficiles à orthographier ou peuvent ne pas être ce qu'ils paraissent (espace avant ou après inclus - par erreur ? - dans le nom : voir champ "nom") ; Ne pas hésiter à faire des copier/coller des noms de champ si un problème se pose.

Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2012" Créer un nom "NOM COMPLET" regroupant les champs "NOM" et "préNOM" (séparés par un espace) puis enregistrer

Il faut éviter d'utiliser les noms réservés par ACCESS (champs nommés "Nom", "Note", …) ATTENTION

On peut désirer ne pas afficher dans la feuille de données un champ inclus dans la requête.

BOUTON GAUCHE <CLIC G>

SUR LA CASE À COCHER À L'INTERSECTION DE LA LIGNE "AFFICHER" ET DE LA

COLONNE DU CHAMP (dans la grille d'interrogation

- volet bas)

RÉPÉTER L'OPÉRATION POUR CHACUN DES CHAMPS DEVANT ÊTRE AFFICHÉS OU NON seuls les champs cochés sont affichés

<CLIC G> ICI

Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2012" Ne plus afficher les champs "NOM" et "préNOM" Afficher en mode "FEUILLE DE DONNÉES" pour vérifier puis enregistrer

NOTES

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

8 TRI Pour visualiser des informations dans un ordre précis, il faut indiquer en mode création l'ordre d'affichage des données.

BOUTON GAUCHE <CLIC G> SUR

À L'INTERSECTION DE LA LIGNE DE TRI ET DE LA COLONNE DU CHAMP DE TRI

SÉLECTIONNER L'ORDRE DE TRI

La liste apparaît triée en mode feuille de données pour le champ spécifié

<CLIC G> ICI

Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2012" Trier les données à partir du champ "NOM COMPLET" Afficher en mode "FEUILLE DE DONNÉES" pour vérifier puis enregistrer

Le tri sur plusieurs champs obéit à la même logique ; seule contrainte, mettre les champs de tri dans l'ordre.

BOUTON GAUCHE METTRE LES CHAMPS DANS L'ORDRE DE TRI (en déplaçant

<CLIC G> SUR

les colonnes)

À L'INTERSECTION DE LA LIGNE DE TRI ET DE LA COLONNE DU 1ER CHAMP DE TRI

SÉLECTIONNER L'ORDRE DE TRI RÉPÉTER L'OPÉRATION POUR CHAQUE CHAMP

En mode "feuille de données", la liste s'affiche triée pour les champs spécifiés

NOTES

50 Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2012" Afficher les champs "NOM" et "préNOM" Rajouter le champ " FONCTION" Ne plus afficher le champ "NOM COMPLET" Afficher les champs dans l'ordre suivant : "FONCTION", "NOM", "PRÉNOM", "SOCIÉTÉ" et "VILLE" Trier les données par "FONCTION" croissante puis par "NOM" et "PRÉNOM" décroissants Afficher en mode "FEUILLE DE DONNÉES" pour vérifier puis enregistrer

Il est impossible d'effectuer un tri sur certains types de champ (mémo, Ole, …) ATTENTION

Pour afficher des données dans un ordre différent du critère de tri, il faut d'abord mettre les champs du critère de tri avec leur type de tri mais non affichés puis les champs dans l'ordre d'affichage (ce qui amène à mettre 2 fois les champs servant au tri à 2 endroits différents)

affiche

9 CRITÈRES DE SÉLECTION Pour obtenir les données que l'on souhaite, il faut définir des critères de sélection ; ils sont élaborés avec des opérateurs de comparaison (=, Comme, Entre, …) et combinés à l'aide d'opérateurs logiques (Et, Ou, Pas, …). Les principaux opérateurs de comparaison des données sont : = (égal), Comme, Entre, < (inférieur), > (supérieur), <> (différent), …

BOUTON GAUCHE

CLAVIER

À L'INTERSECTION DE LA LIGNE DE CRITÈRES ET DE LA COLONNE DU 1ER CHAMP DE CRITÈRE SAISIR LE CRITÈRE

Bien respecter espacement et accentuation pour les champs de type "texte" RÉPÉTER ÉVENTUELLEMENT L'OPÉRATION POUR CHAQUE CHAMP CONCERNÉ En mode "feuille de données", seuls les enregistrements satisfaisant les critères sont affichés

NOTES

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS SI LE CRITÈRE EST DE TYPE "TEXTE", ACCESS L'ENCADRE D'APOSTROPHES ; S'IL EST DE TYPE "DATE", IL EST ENCADRÉ DE DIÈSES ET S'IL EST DE TYPE "NUMÉRIQUE", IL EST AFFICHÉ TEL QUEL

Pour sélectionner uniquement les enregistrements correspondant au critère Ville=Cherbourg, la saisie peut s'effectuer de plusieurs manières (casse indifférente) : Cherbourg

="Cherbourg"

= Cherbourg

"Cherbourg" CHAMP DE CRITÈRE

CRITÈRE

Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2012" Supprimer les champs "NOM" et "PRÉNOM" N'afficher que les employés habitant "CHERBOURG" Afficher en mode "FEUILLE DE DONNÉES" pour vérifier puis enregistrer

Pour rechercher une valeur précise existante, faire un copier/coller à partir de la feuille de données

BOUTON GAUCHE <CLIC G>

CLAVIER

À L'INTERSECTION DE LA LIGNE DE CRITÈRES ET DE LA COLONNE DU 1ER CHAMP DE

CRITÈRE SAISIR LE CRITÈRE EN UTILISANT LES CARACTÈRES GÉNÉRIQUES ADAPTÉS

? * # [ ] [! ]

NOTES

Remplace un Caractère unique à son emplacement Remplace un ou plusieurs caractères Remplace un Chiffre unique à son emplacement Remplace une liste de caractères Remplace une liste de caractères à exclure

EXEMPLE

ch?r Cherbourg c*r* Colmar, Cherbourg, Chambéry CH* Cherbourg, Chambéry

#ème 3ème ou 4ème … ch*r[!y] Cherbourg mais pas Chambéry

Tester les cas de figure cités dans l'exemple ci-dessus

BOUTON GAUCHE <CLIC G>

CLAVIER

À L'INTERSECTION DE LA LIGNE DE CRITÈRES ET DE LA COLONNE DU 1ER CHAMP DE

CRITÈRE SAISIR LE CRITÈRE EN PRÉCISANT LES 2 BORNES DE L'INTERVALLE RÉPÉTER ÉVENTUELLEMENT L'OPÉRATION POUR CHAQUE CHAMP CONCERNÉ

En mode "feuille de données", seuls les enregistrements satisfaisant les critères sont affichés

La requête ci-dessous affiche les employés habitant une ville dont le code postal est compris entre 73000 et 74000 (limites comprises)

Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2012" Réaliser la requête ci-dessus

BOUTON GAUCHE <CLIC G>

CLAVIER

À L'INTERSECTION DE LA LIGNE DE CRITÈRES ET DE LA COLONNE DU 1ER CHAMP DE

CRITÈRE SAISIR LE CRITÈRE "EST NULL" OU "EST PAS NULL"

Permet de sélectionner les enregistrements dont le champ concerné contient ou non des valeurs

La requête ci-dessous affiche les employés dont le champ "Notes" ne contient aucune information

NOTES

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

Dans la base en cours "NORTHWIND 2012", créer une nouvelle requête telle que cidessus (sans fermer la précédente) Afficher les employés dont le champ "NOTES" est vide Fermer la requête sans l'enregistrer

Ce critère peut être utilisé pour tous les types de champs

Les principaux opérateurs logiques sont : Et, Ou, Pas, … Ils peuvent être combinés entre eux de manière explicite (au sein d'une même colonne) ou implicite (sur des colonnes ou des lignes différentes) Lorsque deux critères sont sur une même ligne, les enregistrements doivent satisfaire à la fois chacun des critères.

La requête ci-dessous affiche les employés habitant Cherbourg ayant pour fonction "représentant commercial"

Les critères sur une même ligne sont de type "ET"

Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2012" Réaliser la requête ci-dessus

NOTES

54 "ET" peut aussi être utilisé au sein d'une même colonne.

La requête ci-dessous affiche les employés habitant une ville dont le code postal est compris entre 60000 et 74000 (bornes non comprises)

Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2012" Réaliser la requête ci-dessus

Lorsque deux critères sont sur des lignes différentes, il est créé un premier groupe d'enregistrements correspondant au premier critère auquel on ajoute un deuxième groupe d'enregistrements satisfaisant au deuxième critère.

La requête ci-dessous affiche les employés habitant Cherbourg ainsi que les employés ayant pour fonction "représentant commercial" (quelle que soit leur ville)

Les critères sur des lignes différentes sont de type "OU"

Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2012" Réaliser la requête ci-dessus

NOTES

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS "OU" peut aussi être utilisé au sein d'une même colonne.

La requête ci-dessous affiche les employés habitant Cherbourg ou Colmar ainsi que les employés ayant pour fonction "représentant commercial"

Les critères sur des lignes différentes sont de type "OU"

Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2012" Réaliser la requête ci-dessus

Lorsqu'il y a des critères à la fois sur une même ligne et sur des lignes différentes, il est formé autant de groupes d'enregistrements que de lignes de critères.

La requête ci-dessous affiche les employés habitant Cherbourg quelle que soit leur fonction et ceux habitant Colmar ayant pour fonction "représentant commercial"

Les critères sur des lignes différentes sont de type "OU" Les critères sur une même ligne sont de type "ET"

Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2012" Réaliser la requête ci-dessus

NOTES

56 Tous ces critères peuvent être combinés pour obtenir le résultat voulu.

La requête ci-dessous affiche les employés habitant une ville dont le code postal est strictement supérieur à 60000 et inférieur ou égal à 74000, exerçant la profession de "représentant commercial" ou de "Vice-président des ventes" quelle que soit leur ville ainsi que les employés exerçant la profession de "représentant commercial" habitant Cherbourg

Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2012" Réaliser la requête ci-dessus, l'enregistrer et la fermer

10 CALCULS ET REGROUPEMENTS Les requêtes permettent d'effectuer des calculs à partir de tous les enregistrements ou de regroupements spécifiques de ces mêmes enregistrements. Les requêtes permettent de créer des "champs calculés" (qui n'ont d'existence qu'au sein de la requête) pour effectuer des calculs. Pour ces calculs peuvent être utilisés les opérateurs arithmétiques classiques + (addition), - (soustraction), * (multiplication), / (division réelle), \ (division entière), … et les fonctions intégrées d'ACCESS ANNÉE(), MOIS(), JOUR(), MAINTENANT(), …

À partir de la table "COMMANDES", il est possible de calculer les délais de livraison en soustrayant la date d'expédition à la date de commande

NOTES

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

Dans la base en cours "NORTHWIND 2012" Réaliser la requête ci-dessus à partir de la table "COMMANDES" L'enregistrer sous le nom "Commandes Délais de livraison"

…

Une valeur peut être complétée d'une unité (ou de n'importe quel texte) en utilisant l'opérateur de concaténation de chaînes de caractères : "&"

OPÉRATEUR DE CONCATÉNATION

Dans la requête en cours "COMMANDES DÉLAIS DE LIVRAISON" de la base en cours "NORTHWIND 2012" Réaliser la requête ci-dessus (idem que précédemment mais avec l'unité "jour") L'enregistrer puis la fermer

…

ATTENTION

Le résultat est aligné à gauche car ce n'est plus une valeur numérique mais le résultat d'une concaténation, donc une chaine de caractères

Cette fonctionnalité permet de faire des calculs sur un champ. Selon la nature du champ, ce peut être une somme, une moyenne ou le nombre des enregistrements.

ACTION

ONGLET "CRÉER" (le dernier) GROUPE "AFFICHER/MASQUER" (dernier bloc)

<CLIC G> SUR (idem pour l'enlever - le menu contextuel propose le même outil) une ligne s'affiche en dessous de la ligne "table" <CLIC G> SUR CETTE LIGNE DANS LA COLONNE DU CHAMP SOUHAITÉ <CLIC G> SUR DE CHOISIR L'OPÉRATION (FONCTION) PARMI CELLES PROPOSÉES les opérations dépendent du type de champ

NOTES

Pour effectuer un calcul sur la totalité des enregistrements, ne pas laisser de regroupement et préciser l'opération pour chaque champ concerné.

Créer une nouvelle requête à partir de la table "COMMANDES" dans la base en cours "NORTHWIND 2012" Insérer les champs "RÉF COMMANDE", "DATE DE COMMANDE", "DATE DE COMMANDE" une 2ème fois et "FRAIS D'EXPÉDITION" L'enregistrer sous le nom "Commandes Frais expédition regroupements" Faire le calcul du nombre de commandes, de la date de la première et de la dernière commande et de la moyenne des frais d'expédition Enregistrer et fermer la requête

INFOS

Pour faire plusieurs calculs sur un même champ, il faut le répéter pour chaque calcul Bien nommer les champs en fonction de leur résultat soit par leur étiquette suivi de double-point, soit en utilisant la propriété "LÉGENDE" du champ dans la requête

Pour effectuer une opération sur un groupe d'enregistrements, il faut laisser "REGROUPEMENT" dans le(s) champ(s) identifiant le groupe d'enregistrements.

BOUTON GAUCHE

CLAVIER

SUR LA LIGNE "OPÉRATIONS" INDIQUER REGROUPEMENT DANS LA COLONNE DU OU DES CHAMPS SERVANT DE BASE AUX CALCULS (pour lequel un calcul sera effectué à chaque changement de valeur) INDIQUER LE TYPE D'OPÉRATION POUR LES AUTRES CHAMPS (COMPTE, SOMME…) AFFICHER EN MODE "FEUILLE DE DONNÉES"

NOTES

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

Pour calculer le total des frais d'expédition par client et par ville, il faut laisser "REGROUPEMENT" dans les champs "VILLE D'EXPÉDITION", "RÉF CLIENT" et "NOM D'EXPÉDITION" et préciser la fonction "SOMME" en tant qu'opération dans le champ "FRAIS D'EXPÉDITION"

Dans la base en cours "NORTHWIND 2012", Créer une nouvelle requête et réaliser l'exemple ci-dessus L'Enregistrer sous le nom "Commandes Frais expédition"

…

Des en-têtes reprenant les types d'opérations apparaissent par défaut dans la feuille de données . Il est préférable de les renommer ou de mettre une légende au niveau des propriétés du champ

Des critères peuvent être appliqués au regroupement.

BOUTON GAUCHE

CLAVIER

SUR LA LIGNE "CRITÈRES", RAJOUTER LES CRITÈRES VOULUS DE LA MANIÈRE CLASSIQUE AFFICHER EN MODE "FEUILLE DE DONNÉES"

Dans la requête en cours "COMMANDES FRAIS EXPÉDITION" de la base "NORTHWIND 2012" Calculer le total des frais d'expédition par client pour Chicago et Saumur lorsque ce total est différent de "0", enregistrer la requête sous le nom "COMMANDES FRAIS EXPÉDITION CHICAGOSAUMUR" puis la fermer

NOTES

60 Il est également possible de réaliser des calculs sur des groupes construits à partir d'expressions, et éventuellement d'y associer des critères de sélection.

La fonction "MOIS" détermine le mois d'une date (la fonction "Année" détermine l'année) et s'exprime sous la forme : NOUVEAU NOM FONCTION

PARENTHÈSES

(de la fonction)

CHAMP

CROCHETS

(du champ)

Dans la base en cours "NORTHWIND 2012", Créer une nouvelle requête à partir de la table "COMMANDES" Ajouter 2 fois le champ "DATE D'EXPÉDITION" puis calculer pour chaque mois de chaque année le total des frais d'expédition lorsque ce total est différent de 0 en utilisant les fonctions "ANNÉE()" et "MOIS()" L'enregistrer sous le nom " COMMANDES FRAIS EXPÉDITION PAR AN" puis la fermer

ATTENTION

Bien évaluer la pertinence des résultats : les requêtes sous ACCESS fournissent quasiment toujours un résultat mais, si la requête est mal formulée, ce résultat peut être incohérent (notamment la fonction "compte" qui compte simplement le nombre d'enregistrements du groupe)

Pour obtenir les informations désirées, il est souvent nécessaire d'utiliser plusieurs tables. Les principes restent les mêmes et les liaisons d'origine entre les tables sont automatiquement reprises dans la requête.

Pour obtenir la liste des commandes clients pour la période du 10 Avril 2006 au 25 Avril 2006, il faut afficher les tables "CLIENTS "et "COMMANDES" (la relation entre les 2 s'affiche sous forme d'un lien : )

NOTES

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

Dans la base en cours "NORTHWIND 2012", Créer une nouvelle requête à partir des tables "CLIENTS" et "COMMANDES" comme ci-dessus L'enregistrer sous le nom "Clients Commandes" et la fermer

ATTENTION

Bien vérifier que les liens entre les tables soient présents pour que le résultat généré soit cohérent.

11 GÉNÉRATEUR D'EXPRESSION Le générateur d'expression affiche dans une fenêtre spécifique les critères avec les opérateurs, fonctions et opérandes (opérateurs arithmétiques, opérateurs logiques, objets de la base, champ des tables et requêtes, fonctions par type, …). ONGLET "CRÉER" (le dernier) GROUPE "PARAMÉTRAGE DE REQUÊTES" (3ème bloc) <CLIC G> À L'INTERSECTION DE LA LIGNE DE CRITÈRES ET DU CHAMP CONCERNÉ <CLIC G> SUR

DANS LE RUBAN (LE GÉNÉRATEUR D'EXPRESSION S'AFFICHE)

EXPRESSION EN COURS

CONCATÉNATION DE FONCTIONS

OBJETS DE LA BASE

OPÉRATEURS

NOTES

CHAINES

62 SOMME

Calcule la somme des valeurs d'un champ (numérique)

MOYENNE Calcule la moyenne des valeurs d'un champ (numérique) MIN

Détermine la plus petite valeur d'un champ (sauf mémo, Ole…)

MAX

Détermine la plus grande valeur d'un champ (sauf mémo, Ole…)

COMPTE

Calcule le nombre de valeurs non nulles (NULL) d'un champ (sauf mémo, Ole…)

ECARTYPE Calcule l'écart type des valeurs d'un champ (numérique) VAR

Calcule la variance des valeurs d'un champ (numérique)

PREMIER

Donne la 1ère valeur d'un champ pour les critères demandés (sauf mémo, Ole…)

DERNIER

Donne la dernière valeur d'un champ pour les critères demandés (sauf mémo, Ole…)

Pour calculer par produit les prévisions de ventes en €, il faut créer une nouvelle requête à partir de la table "PRODUITS". En utilisant le générateur d'expression, créer un champ "DÉSIGNATION" correspondant au "CODE DU PRODUIT" suivi de "NOM DU PRODUIT" (comme ci-dessous)

Créer un champ nommé "VALEUR CIBLÉE" correspondant au champ "NIVEAU CIBLÉ" multiplié par le prix unitaire (champ "PRIX UNITAIRE") (comme ci-dessous)

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

puis afficher la feuille de données correspondante

…

Dans la base en cours "NORTHWIND 2012", Créer la requête de l'exemple ci-dessus puis avec le générateur d'expression Créer un champ nommé "COÛT CIBLÉ" correspondant au "NIVEAU CIBLÉ" valorisé par le "COÛT STANDARD" unitaire puis afficher la feuille de données correspondante Créer un champ nommé "MARGE CIBLÉE" correspondant à la différence entre la "VALEUR CIBLÉE" ET LE "COÛT CIBLÉ Enregistrer la requête sous le nom "PRODUITS VALEUR CIBLE"

…

ATTENTION

NOTES

L'utilisation de champs calculés pour un autre calcul dans une même requête est déconseillée pour des calculs complexes – Réutiliser le calcul même au lieu de sa désignation

64 12 PROPRIÉTÉS Les propriétés de la requête affichent diverses informations utiles la concernant.

BOUTON GAUCHE AFFICHER LA REQUÊTE EN MODE "CRÉATION" POINTER DANS UNE ZONE VIDE DU VOLET D'INTERROGATION (volet inférieur)

<CLIC D> PROPRIÉTÉS COCHER LA CASE D'AFFICHAGE DU CHAMP POUR AFFICHER TOUTES LES PROPRIÉTÉS

ONGLET "CRÉER" (LE DERNIER) GROUPE "AFFICHER/MASQUER" AFFICHER LA REQUÊTE EN MODE "CRÉATION"

<CLIC G> SUR COCHER LA CASE D'AFFICHAGE DU CHAMP

Les propriétés de la requête s'affichent dans un volet à droite de la fenêtre

DESCRIPTION

Décrit la requête

TOUS LES CHAMPS

Affiche tous les champs de la ou des tables sélectionnée(s)

PREMIÈRES VALEURS

Nombre de premiers enregistrements sélectionnés ou pourcentage

VALEURS DISTINCTES

Oui : Élimine les doublons

ENR UNIQUE

Oui : Conserve les doublons

FILTRE

N'affiche que les enregistrements correspondant aux critères

TRI PAR

Trie les enregistrements dans l'ordre croissant ou décroissant du ou des champs

TYPE RECORDSET

Feuille de réponse dynamique : données modifiables Instantané : données non modifiables

Si la feuille de propriétés n'affiche plus qu'une ou deux informations, faire un <CLIC G> dans une zone vide du volet d'interrogation (volet inférieur) DESCRIPTION

ÉLIMINE LES DOUBLONS

DONNÉES DES TABLES NON MODIFIABLES

NOTES

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS ATTENTION

Si le "TYPE RECORDSET" est laissé sur "FEUILLE DE RÉPONSE DYNAMIQUE" (option par défaut), les données résultantes de la requête sont modifiables (modification sur les tables d'origine) Dans la requête en cours "PRODUITS VALEUR CIBLE" de la base en cours "NORTHWIND 2012" Faire une description et n'afficher que les 5 premières valeurs de la requête puis exécuter Enregistrer la requête sous le nom " PRODUITS VALEUR CIBLE 5 PREMIERS" Annuler la sélection des 5 premières valeurs et ajouter le champ "catégorie" Enregistrer sous le nom "PRODUITS VALEUR CIBLE CATÉGORIE" puis fermer les requêtes ouvertes

L'état est la meilleure solution pour obtenir des données soit de détail, soit synthétiques, lisibles et classées (factures, devis, étiquettes, rapports d'activité, budgets, listes, …). Les états indispensables ont souvent été inclus dans les objets de la base de données par celui qui a conçu la base mais il peut être utile de créer un état pour répondre à de nouveaux besoins.

1 MODES D'AFFICHAGE DES ÉTATS ÉTAT

APERÇU AVANT IMPRESSION

CRÉATION

PAGE

ÉTAT :

l'état est affiché à l'écran avec les valeurs réelles APERÇU AVANT IMPRESSION : l'état est affiché tel qu'il sera imprimé PAGE : C'est le mode de finalisation de l'état créé dans lequel on peut modifier la disposition et la présentation avec les données réelles affichées CRÉATION : c'est le mode de création et/ou de modification de la structure de l'état avec tous les outils associés

BOUTON GAUCHE DÉROULER LES OBJETS "ÉTATS" DU VOLET DE NAVIGATION <DOUBLE CLIC> SUR LE NOM DE L'ÉTAT

l'état est affiché en mode "état"

NOTES

BOUTON DROIT DÉROULER LES OBJETS "ÉTATS" DU VOLET DE NAVIGATION

<CLIC D> SUR L'ÉTAT l'état est affiché en mode "état"

En ce qui concerne les bases de données développées professionnellement et accompagnées de menus, les états sont accessibles directement par ces menus ou encore par des boutons de commande. L'édition s'effectue alors généralement directement vers l'imprimante en ligne. Lorsque le lancement de l'état n'est pas prévu dans la base Si l'affichage de l'état à l'écran est suffisant, le mode "ÉTAT" est adapté. Si l'état doit être envoyé vers une imprimante, un destinataire ou publié, le mode "APERÇU AVANT IMPRESSION" doit être utilisé préalablement. Afficher les objets "ÉTATS" de la base en cours "NORTHWIND 2012" Ouvrir l'état "ANNUAIRE DES EMPLOYÉ" L'afficher en mode "ÉTAT", en mode "APERÇU AVANT IMPRESSION" puis le fermer

2 CREATION DE L'ÉTAT Si l'état requis n'existe pas, il est nécessaire de le créer soi-même. Il pourra alors être réutilisé selon les besoins. Un état va chercher des données dans une table ou plusieurs tables (il est alors basé sur une requête).

L'assistant est, comme pour la requête, un moyen pratique et simple de construire un état étape par étape, même lorsque l'on est expérimenté.

GROUPE "ÉTATS"

(5ème

<CLIC G> SUR l'assistant état s'affiche

NOTES

ONGLET "CRÉER" bloc)

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

1 - SÉLECTIONNER LA TABLE OU LA REQUÊTE DONT ON VEUT UTILISER LES CHAMPS

3 - <CLIC G> POUR PRENDRE LE CHAMP SÉLECTIONNÉ CHAMPS DÉJÀ SÉLECTIONNÉS

2- SÉLECTIONNER LE CHAMP DE LA TABLE OU LA REQUÊTE

Une interface dans laquelle il suffit de faire des choix Une visualisation en temps réel des choix effectués Des boutons

BOUTON GAUCHE ACTION

pour se déplacer entre les étapes

CLAVIER

1 - SÉLECTIONNER LA TABLE 2- SÉLECTIONNER LE CHAMP 3 - <CLIC G> SUR

le champ passe dans la liste des champs sélectionnés RÉPÉTER L'OPÉRATION POUR CHAQUE CHAMP DÉSIRÉ <CLIC G> SUR SÉLECTIONNEZ ÉVENTUELLEMENT LE CHAMP DE REGROUPEMENT PUIS <CLIC G> SUR

un niveau de regroupement permet d'effectuer des calculs à chaque changement de valeur du champ de regroupement <CLIC G> SUR CHOISISSEZ ÉVENTUELLEMENT UN ORDRE DE TRI

<CLIC G> SUR CHOISISSEZ LE TYPE DE DISPOSITION ET L'ORIENTATION LE VOLET GAUCHE DE LA BOITE DE DIALOGUE ILLUSTRE VOS CHOIX

<CLIC G> SUR CHOISISSEZ UN STYLE (COULEURS, POLICE…)

<CLIC G> SUR NOMMER L'ÉTAT ET CHOISIR UN APERÇU <CLIC G> SUR L'assistant crée l'état pour vous ; il ne reste alors qu'à l'enregistrer

(1) SÉLECTION DE CHAMPS

Il est d'abord nécessaire de sélectionner les champs appartenant aux tables ou requêtes à faire figurer dans le formulaire.

Ajoute le champ sélectionné (à partir du volet de gauche) Ajoute tous les champs (à partir du volet de gauche) Retire un champ sélectionné (du volet de droite) Retire tous les champs (du volet de droite)

NOTES

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

(2) REGROUPEMENTS

Les regroupements (ou niveaux de rupture) vont permettre entre autres d'effectuer des sous-totaux à chaque changement de valeur du champ de regroupement. CHAMP REGROUPEMENT SUPÉRIEUR CHAMP REGROUPEMENT INFÉRIEUR

FAIT PASSER VILLE

(sélectionné) À LA PLACE DE FONCTION

Fait passer le champ sélectionné (volet gauche) en champ de regroupement Refait passer le champ de regroupement sélectionné en champ normal Fait passer le champ de regroupement inférieur sélectionné au niveau supérieur Fait passer le champ de regroupement supérieur sélectionné au niveau inférieur permet de préciser les intervalles de regroupement

1ÈRE CLÉ DE TRI 2ÈME CLÉ DE TRI

(3) TRI ÉTAT

Les enregistrements sont d'abord triés en fonction du premier champ indiqué (Nom), puis tous les enregistrements qui ont la même valeur pour ce champ (Nom) sont triés en fonction du second champ (Prénom).

NOTES

70 (4) DISPOSITION

Elle détermine la présentation générale de l'état. Les dispositions proposées permettent de faire gagner du temps à l'utilisateur sur des manipulations longues à faire manuellement. L'orientation gère le sens de la feuille de papier.

VISUALISATION DE LA MISE EN FORME CHOISIE

évite que l'état soit scindé sur plusieurs pages en largeur (5) TITRE ET VISUALISATION

Il est indispensable de donner un nom à l'état.

Choisir l'aperçu de l'état pour visualiser les corrections à apporter puis passer en mode page pour apporter ces modifications

NOTES

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS Dans la base en cours "NORTHWIND 2012" À partir de la table "EMPLOYÉS", créer un état comme ci-dessus, le nommer "EMPLOYÉS PAR FONCTION ET PAR VILLE"

Pour créer un état à partir de la table "EMPLOYÉS" donnant la liste des employés par fonction par nom croissant avec prénom et N° de téléphone, il faut d'abord choisir la table et les champs

puis sélectionner le champ de regroupement "FONCTION" <CLIC G> sur

puis sélectionner le champ "NOM" servant au tri dans la liste Choisir la disposition "bloc" et l'orientation "paysage" adaptées à ce type d'état

puis afficher l'aperçu

NOTES

72 En sélectionnant préalablement la table ou la requête, il est possible de créer l'état standard sans aucune manipulation.

GROUPE "ÉTATS"

(5ème

ONGLET "CRÉER" bloc)

DANS LE VOLET DE NAVIGATION (à gauche) SÉLECTIONNER LA TABLE OU LA REQUÊTE À PARTIR DE LAQUELLE L'ÉTAT DOIT ÊTRE CRÉE

<CLIC G> SUR l'état s'affiche immédiatement REMANIER ÉVENTUELLEMENT L'ÉTAT POUR LE PERSONNALISER PUIS ENREGISTRER

Pour créer un état à partir de la requête "COMMANDES DÉLAIS DE LIVRAISON" Dans le volet de navigation à gauche, dérouler les requêtes <CLIC G> sur la requête Afficher l'onglet "CRÉER" du ruban <CLIC G> sur

du groupe "ÉTATS"

l'état s'affiche dans son onglet

Créer un état immédiat à partir de la requête "COMMANDES DÉLAIS DE LIVRAISON" L'enregistrer sous le nom "COMMANDES DÉLAIS DE LIVRAISON"

NOTES

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

3 PERSONNALISATION Le mode page est le mieux adapté pour améliorer la disposition d'un état ou lui rajouter des fonctionnalités afin qu'il corresponde aux besoins.

<CLIC G> sur ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "AFFICHAGE" (1ER BLOC) du ruban pour passer du mode "ÉTAT" au mode "PAGE" (ou dérouler par et choisir) <CLIC G> sur

en bas à droite l'onglet de l'état

permet de revenir en mode "état" (1) DISPOSITION

La largeur d'une colonne de champ peut ne pas être appropriée aux données contenues.

BOUTON GAUCHE EN MODE "PAGE" SÉLECTIONNER UNE DONNÉE DU CHAMP CONCERNÉ POINTER SUR LA LIGNE VERTICALE POINTILLÉE DE SÉPARATION À DROITE DE LA COLONNE

(forme du pointeur

)

FAIRE GLISSER LE POINTEUR HORIZONTALEMENT POUR AGRANDIR OU RÉTRÉCIR LA COLONNE

FAIRE GLISSER LATÉRALEMENT

Afficher l'état "EMPLOYÉS PAR FONCTION ET PAR VILLE", adapter la largeur des colonnes aux données

NOTES

74 L'ordre des colonnes de champs peut être modifié.

BOUTON GAUCHE EN MODE "PAGE"

, <CLIC G> SUR LE TITRE DE LA COLONNE l'ensemble de la colonne est encadré FORME DU POINTEUR

POINTER SUR LE TITRE DE COLONNE FAIRE GLISSER LA COLONNE À SA NOUVELLE POSITION

FAIRE GLISSER LATÉRALEMENT

LIGNE DE SÉPARATION DES COLONNES

Dans l'état "EMPLOYÉS PAR FONCTION ET PAR VILLE", intervertir les colonnes "FONCTION" et "VILLE" (Ville en premier) puis mettre la fonction après le prénom (2) REGROUPEMENTS ET TRI

Des niveaux de regroupement peuvent être créés ou modifiés.

GROUPE "REGROUPEMENTS ET TOTAUX"

(3ème

ONGLET "CRÉATION" bloc)

ÉTAT AFFICHÉ EN MODE PAGE

le groupe "format" du ruban est affiché

<CLIC G> SUR le volet "Regrouper, trier et total" s'affiche en bas de l'état – idem pour le refermer

NOTES

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 75 Si un regroupement ou un tri existent déjà, la structure correspondante s'affiche pour éventuelle modification

<CLIC G> POUR CHANGER

PARAMÉTRER LES

DE CHAMP

SOUS-TOTAUX

<<CLIC G> POUR CRÉER UNE EXPRESSION (avec le générateur d'expression

Des icônes à l'extrémité du niveau sélectionné vont permettre de modifier la position du regroupement ou de le supprimer

S'il n'existe pas encore de regroupement ou de tri dans l'état, deux boutons s'affichent permettant de créer les groupes ou les clés de tri

L'activation d'un de ces boutons affiche les champs disponibles pour l'action concernée

Dans l'état "EMPLOYÉS PAR FONCTION ET PAR VILLE", supprimer le regroupement "FONCTION" puis enregistrer sous le nom "EMPLOYÉS PAR VILLE" (3) TOTAUX ET DÉTAIL

Dans la plupart des états, il est nécessaire d'effectuer des calculs globaux et/ou à chaque niveau de regroupement (à chaque fois que la valeur du champ de regroupement change).

GROUPE "REGROUPEMENTS ET TOTAUX"

(3ème

ONGLET "CRÉATION" bloc)

ÉTAT AFFICHÉ EN MODE PAGE

le groupe "format" du ruban est affiché <CLIC G> SUR UNE DONNÉE DE LA COLONNE À PARTIR DE LAQUELLE DOIVENT S'EFFECTUER LES TOTAUX la colonne est sélectionnée <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR le nombre total d'enregistrements s'affiche pour la colonne sélectionnée

ATTENTION

NOTES

"COMPTER LES ENREGISTREMENTS" ou "COMPTER LES VALEURS" ( ) donne le même résultat : le nombre d'enregistements (le "Compte Distinct" n'est pas géré)

NOMBRE TOTAL D'ENREGISTREMENTS

GROUPE "REGROUPEMENTS ET TOTAUX"

(3ème

ONGLET "CRÉATION" bloc)

EN MODE "PAGE" DANS LE VOLET BAS DE REGROUPEMENT

SUR SÉLECTIONNER LE NIVEAU DE REGROUPEMENT VOULU

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

DU NIVEAU DE REGROUPEMENT

DE POUR DÉROULER LA ZONE RENSEIGNER LA BOITE DE DIALOGUE COMME CI-DESSOUS

CHAMP FAISANT L'OBJET D'UN SOUS-TOTAL TYPE D'OPÉRATION

POSITION DES TOTAUX

SOUS- TOTAL D'ENREGISTREMENTS

NOMBRE TOTAL D'ENREGISTREMENTS

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

Dans l'état "EMPLOYÉS PAR VILLE", faire le total par ville et le total global Enregistrer, visualiser puis fermer

Pour effectuer des regroupements et des totaux de groupe de produits par catégorie Ouvrir la requête "PRODUITS VALEUR CIBLE CATÉGORIE " Créer l'état à partir de la requête puis passer en mode "CRÉATION" Déplacer la colonne "CATÉGORIE" et la mettre en tête

<CLIC G> sur

pour afficher le volet bas "REGROUPER, TRIER ET TOTAL"

<CLIC G> sur sélectionner le champ "CATÉGORIE" <CLIC G> sur sélectionner le champ "CATÉGORIE"

Sélectionner la colonne "VALEUR CIBLÉE", <CLIC G> sur Sélectionner la colonne "COÛT CIBLÉ", <CLIC G> sur Sélectionner la colonne "MARGE CIBLÉE", <CLIC G> sur Fermer le volet "REGROUPER, TRIER ET TOTAL"

et choisir et choisir et choisir

LES DIFFÉRENTES INFORMATIONS DE REGROUPEMENT ET TOTAUX PEUVENT ÊTRE AFFICHÉES OU MODIFIÉES EN CLIQUANT SUR

DU VOLET "REGROUPER, TRIER ET TOTAL"

Reproduire l'exemple ci-dessus et l'enregistrer sous le nom "MARGES PRÉVUES PAR PRODUIT"

NOTES

…

(4) IMAGE

Une image (logo par exemple) peut être ajoutée dans un état.

ONGLET "CRÉATION" GROUPE " CONTRÔLES "

(4ème

bloc)

ÉTAT AFFICHÉ EN MODE PAGE

<CLIC G> SUR POUR AFFICHER UNE IMAGE <CLIC G> À L'EMPLACEMENT DE L'IMAGE Ajouter l'image de votre choix dans l'état "MARGES PRÉVUES PAR PRODUITS" Visualiser et fermer (5) AJOUT D'UN CHAMP

Si des champs, présents dans la requête ou la table, ayant servi à la création de l'état ne sont pas affichés, il est toujours possible de les rajouter.

ONGLET "CRÉATION" GROUPE " OUTILS "

(6ème

bloc)

ÉTAT AFFICHÉ EN MODE PAGE

<CLIC G> SUR les champs disponibles s'affichent le volet de propriétés à droite de l'écran <FAIRE GLISSER> LE CHAMP DÉSIRÉ À LA POSITION VOULUE DANS L'ÉTAT

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

FAIRE GLISSER LE CHAMP À SA POSITION

Afficher l'état "Employés par ville" de la base en cours "NORTHWIND 2012" Ajouter le champ "ID" avant le champ "NOM" (6) SUPPRESSION D'UN CHAMP

Un champ devenu inutile peut être supprimé.

BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LA COLONNE

CLAVIER SÉLECTIONNER LA COLONNE <SUPP> DU CLAVIER

<CLIC DROIT> Dans l'état "EMPLOYÉS PAR VILLE", supprimer le champ "ID" précédemment rajouté

4 PRÉSENTATION Elle va concerner : Le choix d'une mise en forme automatique complète La mise en forme des différentes zones de l'état Les bordures des différentes zones de l'état C'est le mode "PAGE" qui va permettre d'effectuer le plus simplement ces améliorations et le mode " APERÇU AVANT IMPRESSION" qui va permettre de les visualiser au mieux.

NOTES

80 Les thèmes sont un moyen simple et rapide d'appliquer une mise en forme soignée. Ils s'appliquent sur un état qui vient d'être créé pour le mettre en forme rapidement.

ONGLET "CRÉATION" GROUPE "THÈMES" (2ème bloc) EN MODE "PAGE"

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR LE THÈME DÉSIRÉ POUR L'APPLIQUER <CLIC G> <CLIC G>

ATTENTION

SUR SUR

POUR MODIFIER LE JEU DE COULEURS POUR MODIFIER LE JEU DE POLICES

Si des mises en forme spécifiques ont déjà été apportées, elles prennent le pas sur les mises en forme du thème. Vous pouvez essayer à la suite les mises en forme automatiques proposées puis lorsque le modèle vous convient appliquer une mise en forme personnalisée sur l'une ou l'autre des caractéristiques de la mise en forme Tester les thèmes sur l'état "EMPLOYÉS "

Le choix de la police et de ses caractéristiques s'effectuent comme dans Word ou Excel, à ceci près que dans un état ACCESS, les caractéristiques sont affectées à un ensemble qui dépend de la structure même de l'état. Cet ensemble est mis en évidence par un encadrement dès que l'on clique dans l'état avec la souris (on peut distinguer lignes paires et impaires, colonnes, données, cellules de totaux, titre ,…). (1) LIGNES

Toutes les lignes correspondant au niveau de structure reçoivent la mise en forme. ACCESS propose deux outils pour pouvoir alterner les couleurs de fond.

ONGLET "FORMAT" GROUPE "POLICE" (2ème bloc) EN MODE "PAGE"

, <CLIC G> SUR LA CELLULE EN DÉBUT DE LIGNE seuls les outils d'arrière-plan sont disponibles <CLIC G> SUR L'OUTIL PUIS CHOISIR LA 1ÈRE COULEUR DES LIGNES FORME DU POINTEUR

NOTES

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

l'outil du groupe "ARRIÈRE-PLAN" (4ÈME BLOC) permet de choisir la 2ème couleur des lignes - les 2 couleurs de fond sont alternées

Pour mettre des couleurs alternées sur les lignes de données de "EMPLOYÉS PAR VILLE" <SÉLECTIONNER> une ligne de données LES LIGNES DE DONNÉES SONT ENCADRÉES

<CLIC G> POUR SÉLECTIONNER LA LIGNE

<CLIC G> sur <CLIC G> sur

et <CLIC G> sur la couleur et <CLIC G> sur la couleur

Pour mettre des couleurs alternées sur les lignes de totaux de "EMPLOYÉS PAR VILLE" : <SÉLECTIONNER> une ligne de total (en dessous d'Annecy par exemple)

<CLIC G> POUR SÉLECTIONNER LA LIGNE

LES LIGNES DE TOTAUX SONT ENCADRÉES

<CLIC G> sur

et <CLIC G> sur la couleur

<CLIC G> sur

et <CLIC G> sur la couleur

Pour mettre une couleur de fond sur la ligne de total global de "EMPLOYÉS PAR VILLE" : <SÉLECTIONNER> la ligne de total global <CLIC G> POUR SÉLECTIONNER LA LIGNE

<CLIC G> sur

NOTES

et <CLIC G> sur la couleur

82 Dans l'état "MARGES PRÉVUES PAR PRODUIT" Appliquer la couleur comme arrière-plan des lignes de données Appliquer les couleurs et comme arrière-plan alterné des lignes de totaux Appliquer la couleur comme arrière-plan de la ligne de total global

(2) COLONNES

En sélectionnant les données par colonne, de nombreux attributs de mise en forme sont disponibles (comme dans Word ou Excel).

ONGLET "FORMAT" GROUPE "POLICE"

(2ème

bloc)

EN MODE "PAGE" FORME DU POINTEUR , <CLIC G> SUR UNE DONNÉE DE LA COLONNE POUR LA SÉLECTIONNER <CLIC G> SUR UN DES OUTILS DISPONIBLES

Pour sélectionner plusieurs colonnes, sélectionner une première colonne puis cliquer sur les autres en gardant la touche <MAJ> enfoncée TAILLE DE POLICE

POLICE

COPIE DE LA

GRAISSAGE, ITALIQUE,

MISE EN FORME

SOULIGNEMENT ALIGNEMENT

NOTES

COULEUR

DE POLICE

D'ARRIÈRE-PLAN

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

Pour modifier la présentation de la colonne "TÉLÉPHONE PROFESSIONNEL" de l'état "EMPLOYÉS PAR VILLE" : <sélectionner> la colonne "TÉLÉPHONE PROFESSIONNEL" <CLIC G> ICI POUR INDIQUER LA COLONNE

<CLIC G> sur

<CLIC G> sur <CLIC G> sur

de et <CLIC G> sur la taille pour centrer les données

<CLIC G> sur

et <CLIC G> sur la couleur

(le texte s'affiche en bleu)

et <CLIC G> sur la police

et <CLIC G> sur la couleur

(le fond s'affiche en mauve clair)

Dans l'état "MARGES PRÉVUES PAR PRODUIT", sur les données des colonnes de chiffres Appliquer une police bleu foncé "calibri" de taille 11 Appliquer la couleur comme arrière-plan des données Mettre les désignations en italique et mettre en gras et souligner les catégories

NOTES

84 (3) CELLULES DE TOTAUX

Les cellules de totaux peuvent recevoir une mise en forme personnalisée qui va s'appliquer à toutes les cellules de totaux de même niveau de structure.

ONGLET "FORMAT" GROUPE "POLICE" (2ème bloc) EN MODE "PAGE" FORME DU POINTEUR , <CLIC G> SUR UNE DONNÉE DE TOTAL DE LA COLONNE POUR LA SÉLECTIONNER <CLIC G> SUR UN DES OUTILS DISPONIBLES

Pour sélectionner plusieurs cellules sur la même ligne, sélectionner une première cellule puis cliquer sur les autres en gardant la touche <MAJ> enfoncée

Pour présenter les cellules de totaux dans la colonne "NOM" de l'état "EMPLOYÉS PAR VILLE", <SÉLECTIONNER> la 1ère cellule de total <CLIC G> ICI POUR SÉLECTIONNER LA CELLULE

<CLIC G> sur

<CLIC G> sur <CLIC G> sur

et <CLIC G> sur la couleur

(le texte s'affiche en bleu)

et <CLIC G> sur la police et <CLIC G> sur la taille

pour mettre en gras et <CLIC G> sur la couleur

(le fond s'affiche en vert)

Dans l'état "MARGES PRÉVUES PAR PRODUIT", sur les sous-totaux des colonnes de chiffres Appliquer une police bleu foncé "calibri" de taille 11 et en gras Appliquer la couleur comme arrière-plan des totaux

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

(4) TITRES

Le titre de l'état est important puisqu'il en précise le contenu. Il doit, comme les titres de colonne, être mis en valeur par une mise en forme appropriée.

ONGLET "FORMAT" GROUPE "POLICE"

(2ème

bloc)

EN MODE "PAGE" FORME DU POINTEUR

,<CLIC G> SUR UN TITRE DE COLONNE OU D'ÉTAT POUR LE SÉLECTIONNER

le titre s'entoure d'un cadre <CLIC G> SUR UN DES OUTILS DE MISE EN FORME DISPONIBLES

Pour présenter les titres de colonne de l'état "EMPLOYÉS PAR VILLE" <SÉLECTIONNER> les cellules de totaux

1-<CLIC G> ICI POUR 2-<MAJ> ENFONCÉ 3-<MAJ> ENFONCÉ <CLIC G> ICI POUR SÉLECTIONNER LE 1ER TITRE <CLIC G> ICI POUR SÉLECTIONNER LE 2ÈME TITRE SÉLECTIONNER LE 3ÈME TITRE

<CLIC G> sur

<CLIC G> sur <CLIC G> sur

et <CLIC G> sur la couleur

4- IDEM

(le texte s'affiche en bleu clair)

et <CLIC G> sur la police et <CLIC G> sur la taille

pour mettre en gras et <CLIC G> sur la couleur

(le fond s'affiche en bleu foncé)

Dans l'état "MARGES PRÉVUES PAR PRODUIT", mettre en forme le titre de l'état et les titres de colonne en vous inspirant de la reproduction ci-dessous – modifier par la même occasion le titre général de l'état en "MARGES PRÉVISIONNELLES

86 Faire un <DOUBLE CLIC> dans le titre pour en modifier le texte

Le format des nombres détermine de quelle manière une valeur, stockée dans une table, va s'afficher dans l'état.

ONGLET "FORMAT" GROUPE "NOMBRE" (3ème bloc) EN MODE "PAGE" FORME DU POINTEUR , <CLIC G> SUR UNE DONNÉE DE LA COLONNE POUR SÉLECTIONNER <CLIC G> SUR UN DES OUTILS DISPONIBLES

Liste déroulante des différents formats Format monétaire Format pourcentage Format milliers (avec séparateur) Ajoute une décimale Enlève une décimale Dans l'état "MARGES PRÉVUES PAR PRODUIT", appliquer aux valeurs le format "EURO AVEC 2 DÉCIMALES Avec la touche <MAJ>, vous pouvez sélectionner en même temps les valeurs, les soustotaux et les totaux avant d'appliquer le format.

Les bordures s'appliquent à la forme ou au type de forme sélectionnée.

ONGLET "FORMAT" GROUPE "CONTRÔLER LA MISE EN FORME" (5ème bloc)

<CLIC G> DANS UNE DONNÉE, UNE CELLULE OU UN TITRE <CLIC G> SUR L'OUTIL <CLIC G> SUR UNE COULEUR DE TRAIT OU

<CLIC G> SUR L'OUTIL PUIS

<CLIC G> SUR L'OUTIL <CLIC G> SUR L'OUTIL <CLIC G> SUR L'OUTIL <CLIC G> SUR L'OUTIL

NOTES

POUR DÉFINIR L'ÉPAISSEUR DU TRAIT POUR DÉFINIR LE TYPE DU TRAIT POUR DÉFINIR LA COULEUR DU TRAIT POUR APPLIQUER UNE COULEUR DE FOND

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS Toujours commencer par le cas général pour terminer par le cas particulier : (commencer par le quadrillage général de l'état et finir par les bordures des cellules de total et titres)

Pour appliquer un quadrillage comme sur la page suivante à l'état "EMPLOYÉS PAR VILLE" Sélectionner une donnée d'une colonne <CLIC G> sur l'outil <CLIC G> la couleur bleu foncé <CLIC G> sur l'outil

et choisir un trait fin

<CLIC G> sur l'outil

et choisir un trait fin plein

<CLIC G> sur l'outil

et choisir

Sélectionner une cellule de total de sous-groupe <CLIC G> sur l'outil <CLIC G> sur l'outil

et choisir un trait d'une couleur rouge foncé et choisir un trait de 1 pt

Conserver un trait fin plein <CLIC G> sur l'outil

et choisir

Sélectionner la cellule de total général <CLIC G> sur l'outil

et choisir un trait d'une couleur jaune foncé

Conserver un trait de 1 pt Conserver un trait fin plein Dans l'état "Marges prévues par produit", appliquer des bordures du même type que celles qui suivent puis enregistrer (voir ci-dessous)

NOTES

88 Le quadrillage s'applique de manière conventionnelle. Il vient en complément des bordures de formes.

ONGLET "ORGANISER" GROUPE "TABLE" (1er bloc)

<CLIC G> DANS UNE DONNÉE, UNE CELLULE OU UN TITRE <CLIC G> SUR L'OUTIL SÉLECTIONNER LE TYPE DE QUADRILLAGE

<CLIC G> SUR L'OUTIL <CLIC G> SUR L'OUTIL <CLIC G> SUR L'OUTIL

ATTENTION

POUR DÉFINIR LA COULEUR DU TRAIT POUR DÉFINIR L'ÉPAISSEUR DU TRAIT POUR DÉFINIR LE TYPE DU TRAIT

On ne peut pas appliquer un quadrillage horizontal et vertical différent sur les données Le quadrillage n'est pas actif lors de la sélection de lignes

Elle permet de présenter une cellule avec une mise en forme différente selon sa valeur (un total par exemple).

ONGLET "FORMAT" GROUPE "CONTRÔLER LA MISE EN FORME" (5ème bloc) EN MODE "PAGE" SÉLECTIONNER UNE CELLULE DE TOTAL

<CLIC G> SUR

POUR AFFICHER LES MISES EN FORME INDIQUER LA CONDITION EN UTILISANT LES LISTES DÉROULANTES INDIQUER LE FORMAT CORRESPONDANT EN CLIQUANT SUR LE BOUTON AVEC LES OUTILS POUR AJOUTER UNE NOUVELLE CONDITION POUR VALIDER

NOTES

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

Pour mettre en violet les totaux par ville égaux à "1" et en vert ceux supérieurs à "3" <CLIC G> sur une cellule de sous-total Renseigner la boîte de dialogue comme ci-après

NOTES

90 Lorsque qu'une condition est remplie et que vous ne voulez pas afficher des données, Utiliser la même couleur (notamment le blanc) pour la police et le fond de la cellule

Dans l'état "MARGES PRÉVUES PAR PRODUIT", appliquer un format conditionnel dans le total de la marge ciblée selon les consignes suivantes : Marge comprise entre 50 et 100 : couleur bleue Marge inférieure à 50 : couleur rouge, gras Autres : couleur verte

NOTES

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

5 MISE EN PAGE Elle va déterminer la présentation générale de l'état.

ATTENTION

Contrairement à Excel, il n'est pas possible de dire à ACCESS "faire tenir mon état en une page en largeur…" (hormis dans l'assistant de création d'état). Il faut impérativement définir la largeur des colonnes et la taille des polices pour que l'ensemble tienne dans la surface définie dans la "MISE EN PAGE"

ONGLET "MISE EN PAGE" (1er

GROUPE "TAILLE DE LA PAGE"

bloc)

EN MODE "PAGE"

<CLIC G> SUR

POUR DÉTERMINER LA TAILLE DE LA PAGE

<CLIC G> SUR

POUR DÉTERMINER LES MARGES DE LA PAGE

ONGLET "MISE EN PAGE" GROUPE "MISE EN PAGE"

(2ème

bloc)

EN MODE "PAGE"

<CLIC G> SUR , L'ORGANISATION DE LA PAGE

POUR ÉVENTUELLEMENT MODIFIER L'ORIENTATION ET

INFOS

L'outil

donne accès à la boîte de dialogue complète

92 Dans l'état "MARGES PRÉVUES PAR PRODUIT", modifier la mise en page notamment la taille de la page (21 X 29,7), les marges (étroites) et la largeur des colonnes puis compléter par les modifications éventuellement nécessaires afin que l'état soit correctement présenté (déplacement de la zone de date et de l'heure par exemple) Enregistrer puis fermer les états ouverts

…

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

C'est un point crucial de l'utilisation d'une base de données. ACCESS traite les informations sous forme de données élémentaires et à ce niveau, elles sont difficilement exploitables de manière synthétique. Différents outils permettent d'en faire la synthèse sous forme de tableaux et de graphiques. Ces outils sont intégrés à ACCESS mais il peut aussi être intéressant d'utiliser des outils externes (tableur, traitement de texte…).

1 GRAPHIQUE CROISÉ DYNAMIQUE Il va représenter les données sous forme de graphique dans un formulaire. L'idéal est de partir d'une requête existante, testée préalablement. ONGLET "CRÉER" GROUPE "FORMULAIRES" (4ème bloc) OUVRIR LA REQUÊTE SERVANT DE BASE AU GRAPHIQUE

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR un onglet s'affiche portant le nom de la requête mais avec l'icône des formulaires <CLIC G> SUR UNE ZONE POUR AFFICHER LA LISTE DES CHAMPS <FAIRE GLISSER> CHAQUE CHAMP À SA POSITION (SÉRIE, CATÉGORIE, FILTRE) le graphique s'affiche en temps réel

FAIRE GLISSER

NOTES

Affiche ou non la liste des champs Affiche ou non les zones de dépôt

Met à jour le graphique en fonction des données de la base Intervertit les valeurs ligne/colonne dans le graphique

Il offre un choix de nombreux graphiques y compris en 3D et permet de choisir le type de graphique adapté aux données

Elle gère toutes les autres caractéristiques du graphique et de ses composantes. Elle nécessite la sélection (préalable ou dans la liste) de l'objet (graphe lui-même, axe, série, données, …) et s'actualise automatiquement lors du passage d'un objet à l'autre

Pour créer un graphique à partir de la requête "COMMANDES DE PRODUITS" <DOUBLE CLIC> sur la requête " COMMANDES DE PRODUITS " dans le volet de navigation <CLIC G> sur puis sur <FAIRE GLISSER> les champs comme indiqué ci-après (le champ de valeur directement dans la zone graphique et les champs de filtre dans les zones de dépôt) le graphique se crée au fur et à mesure

<CLIC G> dans le graphique puis sur <CLIC G> sur l'histogramme puis fermer la fenêtre de choix de graphique <CLIC G> sur pour le sélectionner

<CLIC G> sur pour en afficher les propriétés <CLIC G> sur l'onglet "FORMAT" pour modifier le titre de l'axe et ses caractéristiques comme cidessous (titre : dates, police calibri 14, gras, souligné, couleur mauve)

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

<CLIC G> sur le titre d'axe vertical (la feuille de propriétés s'actualise) idem mais avec titre : "Quantités" <CLIC G> sur le fond du graphe pour sélectionner la "ZONE DE TRAÇAGE" dans l'onglet "BORDURE / REMPLISSAGE", choisir la mise en forme celles-ci sont nombreuses et variées

FAIRE GLISSER

FAIRE GLISSER FAIRE GLISSER

La boîte de dialogue de feuilles de propriétés est souvent pratique pour sélectionner une zone du graphique avant de la mettre en forme

DÉROULER POUR SÉLECTIONNER

À partir de la requête "PRODUITS VALEUR CIBLE CATÉGORIE", créer un graphique comme ci-dessous avec une mise en forme la plus proche possible (GRAPHIQUE MARGE CIBLÉE)

NOTES

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

2 REQUÊTES D'ANALYSE CROISÉE Ce type de requête permet de présenter les données de manière très synthétique. Les tableaux d'analyse croisée existent aussi sous Excel

Elles peuvent être créées avec l'assistant.

GROUPE "REQUÊTES"

ONGLET "CRÉER" bloc)

(3ème

<CLIC G> SUR l'assistant s'affiche et va guider l'utilisateur tout au long de la requête

<CLIC G> SUR POUR VALIDER DÉFINIR L'ORIGINE DE LA REQUÊTE : UNE TABLE, UNE AUTRE REQUÊTE OU LES DEUX

DÉSIGNER LE CHAMP QUI SERA EN EN-TÊTE DE LIGNE AVEC SÉLECTIONNER LE CHAMP QUI SERA EN EN-TÊTE DE COLONNE (SI C'EST UNE DATE, INDIQUER LA PÉRIODICITÉ) SÉLECTIONNER LE CHAMP DE VALEUR QUI SERA À L'INTERSECTION AINSI QUE LA FONCTION ASSOCIÉE (SI CE CHAMP EST NUMÉRIQUE, CE SERA LE PLUS SOUVENT LA FONCTION "SOMME", SINON LA FONCTION "COMPTE") NOMMER LA REQUÊTE Au fur et à mesure de la création de la requête, les choix effectués s'affichent dans la zone "exemple" EN-TÊTES DE LIGNES EN-TÊTES DE COLONNES

CHAMP DE VALEUR

Pour créer une requête d'analyse croisée à partir de la table "COMMANDES"

<CLIC G> sur

dans le groupe "REQUÊTES" de l'onglet "CRÉER"

l'assistant s'affiche

<CLIC G> sur de <CLIC G> sur "COMMANDES" dans la liste des tables au dessus

<CLIC G> sur

98 <CLIC G> sur "VILLE D'EXPÉDITION" puis sur

pour mettre les villes en entête de ligne

<CLIC G> sur SÉLECTIONNER "DATE D'EXPÉDITION" pour mettre les dates en entête de colonne

<CLIC G> sur SÉLECTIONNER "MOIS" dans les périodicités proposées pour afficher non pas toutes les

un regroupement pour chaque mois

<CLIC G> sur Associer la fonction "SOMME"au champ "FRAIS D'EXPÉDITION"

Nommer la requête "COMMANDES_ANALYSE CROISÉE" étant sélectionné, <CLIC G> sur le résultat de la requête s'affiche

NOTES

dates mais

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS Il est intéressant de comparer les résultats d'une requête "SÉLECTION" et d'une requête "ANALYSE CROISÉE", pour les mêmes informations et critères. Ainsi la requête sélection correspondante donne ceci :

… La requête d'analyse croisée peut aussi être créée directement, sans assistant.

GROUPE "REQUÊTES"

ONGLET "CRÉER" bloc)

(3ème

<CLIC G> SUR une boite de dialogue permettant de choisir les tables ou les requêtes à ajouter s'affiche AJOUTER LES TABLES AJOUTER LES CHAMPS EFFECTUER LES REGROUPEMENTS NÉCESSAIRES TESTER LA REQUÊTE EN MODE SÉLECTION

<CLIC G> SUR DE L'ONGLET la ligne "Analyse" s'affiche

NOTES

POUR TRANSFORMER LA REQUÊTE

100

LIGNE D'ANALYSE

La ligne "ANALYSE" décrit l'affectation du champ dans l'analyse croisée Le terme "Non Affiché", est destiné aux champs utilisés pour les regroupements ou calculs, mais qui ne seront pas affichés dans la feuille de données Créer la requête "SÉLECTION" suivante :

Afficher la feuille de données correspondante et l'enregistrer sous "PRODUITS REQUÊTE2"

…

NOTES

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

101

Transformer la requête "PRODUITS REQUÊTE2" en requête "ANALYSE CROISÉE" avec en ligne les catégories, en colonne les noms des employés et en valeur les quantités et l'enregistrer sous "PRODUITS REQUÊTE2_ANALYSE CROISÉE

3 LIAISON DE DONNÉES VERS EXCEL Excel est l'outil idéal pour synthétiser les données d'une base que ce soit sous forme de tableau en utilisant les fonctions de base de données d'Excel ou de tableau ou graphique croisé dynamique (Un fichier de connexion est alors créé dans les "sources de données" de l'utilisateur et donc accessible directement comme connexion existante).

Il est possible de faire un simple copier/coller entre ACCESS (table, requête…) et Excel.

BOUTON GAUCHE OUVRIR LA TABLE OU LA REQUÊTE SÉLECTIONNER LES DONNÉES "EN MODE FEUILLE DE DONNÉES" GLOBALEMENT OU PAR COLONNES LES COPIER DANS LE PRESSE-PAPIERS LES COLLER DANS LA FEUILLE EXCEL (FORMAT EXCEL8)

les données collées sont indépendantes Faire un copier-coller de la table "clients" dans Excel

NOTES

102 Il est aussi possible de maintenir une liaison entre les données d'Access et les données d'Excel. Le tableau ainsi créé peut être modifié mais toute actualisation efface les modifications à moins que la connexion ait été coupée ONGLET "DONNÉES" GROUPE "DONNÉES EXTERNES" (1er bloc)

SUR SÉLECTIONNER LE FICHIER VALIDER LA SOURCE (PROPRIÉTÉS DES LIAISONS DE DONNÉES) VALIDER LES INFORMATIONS D'INITIALISATION OLE SÉLECTIONNER LA TABLE OU LA REQUÊTE À IMPORTER POUR ACCEPTER L'IMPORTATION DES DONNÉES DANS EXCEL SOUS FORME DE TABLEAU

Créer dans Excel en feuille 1 un tableau à partir de la requête "PRODUITS REQUÊTE2" Renommer la feuille 1 en "DONNÉES"

…

NOTES

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

103

Préparer dans ACCESS une requête sélectionnant les données dont vous avez besoin puis rapatrier ces données sous forme de tableau dans la 1ère feuille et utiliser les fonctions de base de données dans les autres feuilles pour effectuer vos calculs

Penser à actualiser les données en cliquant sur de l'onglet "DONNÉES" de Excel afin que ces dernières soient à jour de toute modification effectuée sur la base Si le fichier de données ACCESS a été renommé ou déplacé (cas probable des exercices ATTENTION

de ce livre), cliquer dans Excel sur

et redéfinir le chemin d'accès par

Si vous voulez travailler directement sur les données importées, cliquer sur (vos données ne seront alors plus actualisées)

Le tableau croisé dynamique peut être créé directement lors de la connexion ou s'appuyer sur le tableau précédemment importé en feuille 1. ONGLET "DONNÉES" GROUPE "DONNÉES EXTERNES" (1er bloc)

SUR SÉLECTIONNER LE FICHIER VALIDER LA SOURCE (PROPRIÉTÉS DES LIAISONS DE DONNÉES) VALIDER LES INFORMATIONS D'INITIALISATION OLE SÉLECTIONNER LA TABLE OU LA REQUÊTE À IMPORTER CHOISIR "RAPPORT DE TABLEAU CROISÉ DYNAMIQUE" POUR ACCEPTER L'IMPORTATION DES DONNÉES DANS EXCEL SOUS FORME DE TABLEAU

le volet

s'affiche à droite de la fenêtre

FAIRE GLISSER CHAQUE CHAMP À SA POSITION

le tableau croisé dynamique prend forme au fur et à mesure

NOTES

104

FAIRE GLISSER

FAIRE GLISSER FAIRE GLISSER

Créer dans le même classeur Excel en feuille 2 un tableau croisé dynamique à partir de la requête "PRODUITS REQUÊTE2" - Renommer la feuille 2 en "TABLEAU CROISÉ"

NOTES

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

105

Le graphique croisé dynamique s'effectue selon une méthode similaire. ONGLET "DONNÉES" GROUPE "DONNÉES EXTERNES" (1er bloc)

SUR SÉLECTIONNER LE FICHIER VALIDER LA SOURCE (PROPRIÉTÉS DES LIAISONS DE DONNÉES) VALIDER LES INFORMATIONS D'INITIALISATION OLE SÉLECTIONNER LA TABLE OU LA REQUÊTE À IMPORTER CHOISIR "RAPPORT DE TABLEAU CROISÉ DYNAMIQUE" POUR ACCEPTER L'IMPORTATION DES DONNÉES DANS EXCEL SOUS FORME DE TABLEAU

le volet

s'affiche à droite de la fenêtre

FAIRE GLISSER CHAQUE CHAMP À SA POSITION

Créer dans le même classeur Excel en feuille 3 un graphique croisé dynamique à partir de la requête "PRODUITS REQUÊTE2" ; le transformer en cône 3D - Renommer la feuille 3 en "GRAPHIQUE CROISÉ" puis enregistrer le classeur

106 Il reste alors à positionner le graphique dans la feuille, à éventuellement l'agrandir, modifier son type et l'enrichir INFOS

Chacune des opérations ci-dessus conduit à la création d'une connexion entre les fichiers Excel et ACCESS. Cette connexion se traduit concrètement par un fichier contenant toutes les caractéristiques de la connexion ; ce fichier est stocké dans le dossier "SOURCES DE DONNÉES" des documents de l'utilisateur

FICHIERS DE CONNEXION VENANT D'ÊTRE CRÉÉS

Ce fichier porte le suffixe .odc et peut être ouvert en mode texte avec le bloc-notes pour modification (utilisateur expérimenté), notamment en cas de déplacement des fichiers AVANCÉ

NOTES

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

4 ÉTIQUETTES Cet assistant permet de créer des étiquettes standard ou personnalisées.

GROUPE "ÉTATS"

(5ème

ONGLET "CRÉER" bloc)

SÉLECTIONNER LA REQUÊTE OU LA TABLE

<CLIC G> SUR l'assistant s'affiche et guide l'utilisateur tout au long de la requête SÉLECTIONNER LE FABRICANT DE L'ÉTIQUETTE SÉLECTIONNER LA RÉFÉRENCE DE L'ÉTIQUETTE <CLIC G> SUR SÉLECTIONNER LES ÉLÉMENTS DE MISE EN FORME DU TEXTE DES ÉTIQUETTES

<CLIC G> SUR SAISIR DU TEXTE DIRECTEMENT SI NÉCESSAIRE

<SÉLECTIONNER> LES CHAMPS DÉSIRÉS AVEC <ENTRÉE> ENTRE CHAQUE LIGNE ET UN ESPACE ENTRE CHAQUE CHAMP <CLIC G> SUR INDIQUER DE LA MÊME MANIÈRE L'ORDRE DE TRI

<CLIC G> SUR NOMMER L'ÉTAT <CLIC G> SUR

POUR AFFICHER LES ÉTIQUETTES

Si un problème de présentation se pose, afficher les étiquettes en mode " PAGE" et effectuer les modifications de présentation et de mise en page comme dans n'importe quel état. Revenir en mode "APERÇU AVANT IMPRESSION" pour juger du résultat Les étiquettes figurent sous le nom qui leur a été donné dans les états

Pour faire un mailing à tous nos clients, nous avons acheté une boîte d'étiquettes autocollantes (rester dans le standard : Avery…) et nous allons imprimer nom, adresse, et autres informations dessus SÉLECTIONNER la requête "CLIENTS (ÉTENDU)" <CLIC G> sur

(groupe "ÉTATS" de l'onglet "CRÉER")

l'assistant s'affiche et va guider l'utilisateur tout au long de la requête SÉLECTIONNER le fabricant de l'étiquette : "Avery"

SÉLECTIONNER la référence:

(indiquée sur la boîte)

<CLIC G> sur SÉLECTIONNER la mise en forme du texte des étiquettes comme ci-dessous

NOTES

107

108

<CLIC G> sur SAISIR directement le texte : "PERSONNEL" Appuyer sur <ENTRÉE> SÉLECTIONNER le champ "NOM" dans le volet de gauche puis <CLIC G> sur

Taper un espace SÉLECTIONNER le champ "PRÉNOM" dans le volet de gauche puis <CLIC G> sur

Appuyer sur <ENTRÉE> SÉLECTIONNER le champ "ADRESSE" dans le volet de gauche puis <CLIC G> sur

Appuyer sur <ENTRÉE> SÉLECTIONNER le champ "CODE POSTAL" dans le volet de gauche puis <CLIC G> sur

Taper un espace SÉLECTIONNER le champ "VILLE" dans le volet de gauche puis <CLIC G> sur

le résultat doit être identique à ci-dessous

<CLIC G> sur Sélectionner le champ "NOM" dans le volet de gauche puis <CLIC G> sur INDIQUER un tri par nom

<CLIC G> sur Nommer l'état "ÉTIQUETTES CLIENTS" Choisir <CLIC G> sur EN MODE "PAGE"

Sélectionner en haut de l'étiquette "personnel" Choisir une police de taille 11 italique Sélectionner les champs "nom" "prénom" Mettre en gras

NOTES

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

109

Sélectionner "marges étroite" <CLIC G> sur

pui sur

pour visualiser les étiquettes

Les étiquettes s'impriment comme n'importe quel état ; le mieux est de les imprimer à partir du mode "APERÇU AVANT IMPRESSION" en cliquant sur

(1er outil du ruban)

Comme dans tout état, passer en mode "PAGE" pour mettre en forme individuellement les champs et en mode "CRÉATION" pour modifier ces mêmes champs

(notamment outil

)

À partir de la table "CLIENTS" et de la table "COMMANDES", extraire dans une requête les champs nécessaires pour créer des étiquettes à destination des clients ayant passé strictement moins de 3 commandes. Créer les étiquettes correspondantes sur des étiquettes Avery C2166 avec nom, prénom, adresse, code postal et le tout avec une présentation soignée (police de taille lisible et couleurs), mettre nom et prénom en gras taille 16. Enregistrer sous le nom "ÉTIQUETTES CLIENTS MOINS DE 3 COMMANDES"

NOTES

110

5 ÉCHANGE DE DONNÉES AVEC WORD Même s'il est aisé de faire directement des étiquettes dans ACCESS, Word est l'outil incontournable de traitement de texte, notamment pour les mailings. Il faut alors indiquer à Word dans quelle base puis dans quelle table ou requête se trouvent les données puis insérer les champs à leur position dans le texte. Les champs seront alors remplacés par leur valeur dans le mailing. ONGLET "PUBLIPOSTAGE" GROUPE "DÉMARRER LA FUSION ET LE PUBLIPOSTAGE" (2ème bloc) OUVRIR LE DOCUMENT PRINCIPAL (lettre normale qui servira de base au mailing)

<CLIC G> SUR

ET CHOISIR

<CLIC G> SUR de ET CHOISIR l'assistant s'affiche et va guider l'utilisateur DÉSIGNER LE DOSSIER CONTENANT LA BASE PUIS LA BASE ELLE-MÊME VALIDER LES PROPRIÉTÉS DE LIAISON SÉLECTIONNER LA REQUÊTE OU LA TABLE À PRENDRE EN COMPTE

POUR VALIDER

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

111

ONGLET "PUBLIPOSTAGE" GROUPE "CHAMPS D'ÉCRITURE ET D'INSERTION" (3ème bloc) <CLIC G> DANS LE TEXTE À LA POSITION D'INSERTION

<CLIC G> SUR de ET INSÉRER LE PREMIER CHAMP <ENTRÉE> POUR CRÉER UN PARAGRAPHE OU <MAJ> <ENTRÉE> POUR ALLER À LA LIGNE IDEM POUR TOUS LES CHAMPS À INSÉRER METTRE EN FORME ÉVENTUELLEMENT LES CHAMPS PUIS ENREGISTRER LA LETTRE

ATTENTION

Si les valeurs s'affichent dans Word avec plusieurs décimales, aller dans les de Word, OPTIONS AVANCÉES, groupe (le dernier) et cocher

OPTIONS

ONGLET "PUBLIPOSTAGE" GROUPE "APERÇU DES RÉSULTATS" (4ème bloc)

<CLIC G> SUR

DE "PUBLIPOSTAGE" POUR AFFICHER LES VALEURS DES CHAMPS

(idem pour revenir aux champs mêmes) vous avez alors la possibilité de fusionner dans un nouveau fichier que vous imprimerez ou de fusionner directement vers l'imprimante FAIRE DÉFILER AVEC

112 À partir de la table "CLIENTS" et de la table "COMMANDES", extraire dans une requête les champs nécessaires pour créer des étiquettes à destination des clients ayant passé strictement moins de 3 commandes. Créer un courrier de mailing dans Word correspondant à celui-ci-dessous

NOTES

V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE

113

Dans ce cas de figure, la base de données est à créer complètement ; Ce sera à priori une base simple ne comprenant qu'une seule table (ou plusieurs tables mais sans liaison entre elles) et sa manipulation s'effectuera en mode feuille de données, un mode dont l'utilisation est très proche de celle d'Excel (la création de bases complexes est étudiée dans le cours de second niveau). Faîtes bien à ce niveau la différence entre Excel et ACCESS. Excel est un tableur conçu pour traiter des données de synthèse sous forme de tableau (même si ses fonctionnalités ont évolué et qu'il peut gérer des données comme des enregistrements sous forme de lignes et à travers un masque de saisie) ACCESS est conçu pour traiter des données multiples sous forme organisée de telle manière que toute donnée disponible soit accessible (Access permet de faire la synthèse de ces données sous forme de tableau mais Excel peut aussi être utilisé en liaison avec Access pour faire cette synthèse et permet de manipuler les tableaux de manière plus élaborée)

ACCESS, dès l'ouverture, propose de créer une base vierge, de créer une nouvelle base à partir de modèles ou d'utiliser une base existante (liste des dernières bases utilisées).

BASE VIERGE

A PARTIR D'UN MODÈLE

BASES EXISTANTES

NOTES

114 1 CRÉATION A PARTIR D'UN MODÈLE Des modèles très simples sont disponibles avec ACCESS ; il n'est alors pas vraiment nécessaire de procéder à une analyse complexe puisque la structure de la base est prédéfinie. MENU FICHIER DANS LE VOLET DU MILIEU <CLIC G> SUR UN DES MODÈLES PROPOSÉS

le volet de droite affiche les informations de la nouvelle base CONSERVER LE NOM OU DONNER UN NOUVEAU NOM À LA BASE

<CLIC G> SUR <CLIC G> sur

pour indiquer le dossier ou l'enregistrer s'il est différent de "documents"

Créer une base sur le modèle "CONTACTS" La nommer "ADRESSES" et la parcourir La fermer permet de naviguer entre les pages de modèles INFOS

NOTES

V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE

115

2 CRÉATION D'UNE BASE VIERGE L'utilisateur choisit de créer de toutes pièces la base de données après avoir procédé à l'analyse des informations. MENU FICHIER DANS LE VOLET DU MILIEU

<CLIC G> SUR le volet de droite affiche les informations de la nouvelle base DONNER UN NOM À LA BASE

<CLIC G> SUR <CLIC G> sur

pour indiquer le dossier ou l'enregistrer s'il est différent de "documents"

Le nom par défaut de la base est "Database1.accdb" pour la première créée puis " Database 2.accdb", " Database 3.accdb", … il est important de donner un nom plus parlant à la base L'extension du nom de fichier d'une base ACCESS est.ACCDB

ATTENTION

Une seule base de données peut être ouverte à la fois. L'ouverture d'une base fermera automatiquement une autre déjà ouverte ; mais il peut y avoir en même temps plusieurs sessions d'ACCESS avec une base différente dans chaque session. Lancer ACCESS 2010 Créer un fichier de base de données vide nommé "OUVRAGES"

NOTES

116 3 CREATION D'UNE TABLE Une table regroupe des informations relatives à un même sujet (personnel, clients, factures, stock, livres, auteurs...). Les données peuvent être du texte, des dates, des nombres, des valeurs logiques… Le nombre, le contenu et les relations des tables sont définis lors de l'analyse (absolument indispensable pour une base complexe) Une table vide est automatiquement proposée lors de la création d'une nouvelle base (avec un champ de numérotation automatique). Il ne reste qu'à la renseigner.

CHAMP DE NUMÉROTATION CRÉÉ AUTOMATIQUEMENT

Pour ajouter de nouvelles tables, la procédure de création est semblable à celle des autres objets de la base

GROUPE "TABLES"

(2ème

ONGLET "CRÉER" bloc)

<CLIC G> SUR POUR CRÉER LA NOUVELLE TABLE EN MODE "FEUILLE DE DONNÉES" il faut maintenant renseigner les différents champs à inclure dans la table Dans la base en cours "OUVRAGES", Observer la table vide proposée

4 MODE FEUILLE DE DONNÉES Une table peut être affichée selon plusieurs modes ; le mode "FEUILLE DE DONNÉES" permet une gestion simple des données, de leur structure et de leur présentation. est alors activé en bas et à droite de l'écran les informations de la table sont affichées sous forme d'une feuille très semblable à une feuille de travail Excel

5 STRUCTURE DE LA TABLE Chaque enregistrement contient les données propres à un élément de la table (l'employé, le client, le produit...). Un enregistrement correspond à une ligne. Chaque champ contient des informations de nature homogène (le nom, le prénom, le code, le libellé ...). Un champ correspond à une colonne. A la création de la table, un premier champ "N°" existe déjà ; ce champ en numération automatique unique permet d'identifier les enregistrements

NOTES

V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE

117

NOM DE LA TABLE

ENREGISTREMENTS

CHAMPS

FAIRE DÉFILER, TRIER, FILTRER LES ENREGISTREMENTS

ATTENTION

Éviter d'intervenir sur une table appartenant à une base complexe dont on connaît mal la structure ; toutes les sécurités, filtres et verrous mis en place dans les formulaires pour éviter une saisie inadéquate ou incomplète ne seraient alors pas actifs

6 CRÉATION DES CHAMPS En mode "FEUILLE DE DONNÉES", une colonne correspond à un champ. Pour créer un nouveau champ, il suffit donc de créer une nouvelle colonne.

BOUTON GAUCHE

CLAVIER

<CLIC G> SUR LA ZONE INDIQUER LA NATURE DU CHAMP SAISIR LE NOM DU CHAMP (de la colonne) APPUYER SUR <TAB> POUR PASSER À LA COLONNE SUIVANTE

<CLIC G> SUR LA ZONE SAISIR LE NOM DU CHAMP (de la colonne) APPUYER SUR <TAB> POUR PASSER À LA COLONNE SUIVANTE….

Créer ainsi tous les champs de la table

NOTES

118 Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Créer les champs suivants :

C'EST ICI QU'IL FAUT FAIRE ATTENTION

UN <CLIC G>

ET NON LÀ

Un champ peut aussi être ajouté à partir de modèles prédéfinis.

ONGLET "CHAMPS" GROUPE "AJOUTER ET SUPPRIMER" (2ème bloc) <CLIC G> SUR LE NOM DU CHAMP APRÈS LEQUEL DOIT ÊTRE INSÉRÉ LE NOUVEAU CHAMP <CLIC G> SUR LE TYPE DE CHAMP À INSÉRER OU POUR CHOISIR DANS UNE LISTE SAISIR LE NOM DU CHAMP (de la colonne) Répéter l'opération pour tous les champs…. <CLIC G> POUR CRÉER UN CHAMP DE CE TYPE

Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Ajouter un champ "mémo" à la suite des champs existants Le nom du champ doit être simple : pas d'espace, pas d'accents, pas de caractères autres que les lettres de l'alphabet et les chiffres – utiliser sa légende pour rendre le nom du champ explicite à l'affichage

7 SÉLECTION DU CHAMP La sélection est nécessaire avant toute intervention sur le champ.

BOUTON GAUCHE <CLIC G> AU-DESSUS DU NOM DU CHAMP FORME DU POINTEUR : la colonne est entourée d'un cadre

Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Sélectionner le champ "AUTEUR" puis le champ "EDITEUR"

NOTES

V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE

119

8 MODIFICATION DU NOM DU CHAMP Le nom du champ est très important ; il doit être parlant pour bien désigner la nature des données contenues. Le nom du champ doit de préférence respecter certaines consignes :  Ne pas comporter de caractères accentués  Être court (si possible un seul terme) ; mettre alors en capitale chaque mot : CodePostal Ce sont ici des recommandations nées de l'expérience et conseillées par la prudence

BOUTON DROIT <CLIC D> SUR LE NOM DU CHAMP

ONGLET "CHAMPS" GROUPE "PROPRIÉTÉS" (3ème bloc) SÉLECTIONNER UN CHAMP

le nom du champ est en surbrillance SAISIR LE NOUVEAU NOM DU CHAMP APPUYER SUR <TAB> OU <ENTRÉE>

<CLIC G> SUR SAISIR NOM, LÉGENDE, DESCRIPTION POUR VALIDER

Il est aussi possible de faire un <DOUBLE CLIC> sur le nom du champ

Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Renommer le champ "mémo" en "COMMENTAIRES"

9 ORDRE DES CHAMPS Les informations ne sont pas toujours dans l'ordre le plus parlant ; c'est pourquoi il est souvent utile de déplacer en tête les colonnes de champs importants.

BOUTON GAUCHE <CLIC G> SUR

LA TÊTE DE COLONNE FORME DU POINTEUR FAIRE ÉVENTUELLEMENT GLISSER LE POINTEUR SUR LES TÊTES DE COLONNE ADJACENTES POUR SÉLECTIONNER PLUSIEURS CHAMPS

ne pas relâcher la souris pendant la sélection

NOTES

120

BOUTON GAUCHE POINTER DANS LA SÉLECTION SUR UN NOM DE CHAMP FAIRE GLISSER HORIZONTALEMENT LES TÊTES DE COLONNES À LEUR NOUVELLE POSITION

Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", mettre les champs dans l'ordre suivant

10 SUPPRESSION DU CHAMP Il peut être nécessaire de supprimer le champ.

BOUTON DROIT <CLIC D> SUR LE NOM DU CHAMP

ONGLET "CHAMPS" GROUPE "AJOUTER ET SUPPRIMER" (2ème bloc) SÉLECTIONNER LE CHAMP

<CLIC G> SUR Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Insérer un champ vierge à droite du champ "Editeur" Le supprimer

NOTES

V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE

121

Les données sont disposées en lignes, chaque ligne correspondant à un enregistrement.

1 SAISIE DES DONNÉES L'ajout d'un enregistrement crée une nouvelle ligne à la fin de la feuille de données.

TABLE OUVERTE (en mode feuille de données)

<CLIC G> SUR LE PREMIER CHAMP VIDE À LA SUITE DE SAISIR LA PREMIÈRE INFORMATION PUIS <TAB> SAISIR LES INFORMATIONS DE CHAQUE CHAMP EN FAISANT <TAB> ENTRE CHAQUE SAISIE

le changement d'enregistrement valide la saisie

ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "ENREGISTREMENTS" (4ème bloc)

BOUTON GAUCHE <CLIC G> SUR

DE LA ZONE DE

<CLIC G> SUR

DÉFILEMENT

NOUVEL ENREGISTREMENT EN COURS D'ÉCRITURE

CRÉER UN NOUVEL ENREGISTREMENT

Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Saisir les données comme ci-dessus (jusqu'au N°19)

NOTES

122 Le presse-papier est très pratique pour insérer des données, que ce soit un tableau complet, une ou plusieurs lignes (enregistrements) ou une ou plusieurs colonnes (valeurs de champ). Cette opération peut être effectuée aussi bien à partir d'une autre table ACCESS que d'un tableau Excel. La seule contrainte à respecter est la suivante : Si vous ajoutez des lignes, sélectionnez la dernière ligne de la table avec le sélecteur d'enregistrement sur lequel vous faites un <CLIC DROIT> (les enregistrements sont alors ajoutés) Si vous collez des valeurs de champ en colonne à la place de valeurs existantes, sélectionner la colonne concernée en cliquant sur la tête de colonne sur laquelle vous faîtes un <CLIC DROIT> (les valeurs du presse-papiers remplacent les valeurs existantes à partir de la 1ère valeur)

2 NAVIGATION DANS LES DONNÉES Il suffit de cliquer sur une donnée pour que la ligne, donc l'enregistrement soit sélectionné. L'ascenseur vertical permet de choisir les lignes à afficher.

ENREGISTREMENT EN COURS

La zone de défilement, en bas et à gauche permet la navigation entre les enregistrements, la recherche et le filtrage. N° ENREGISTREMENT ACTUEL

1ER ENREGISTREMENT

CRÉER UN NOUVEL ENREGISTREMENT

ENREGISTREMENT SUIVANT

CHERCHER UN ENREGISTREMENT

DERNIER ENREGISTREMENT

ÉTAT DU FILTRE

Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Faire défiler les enregistrements avec les outils de la zone de défilement

NOTES

V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE Il est aussi possible d'atteindre directement un enregistrement spécifique ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "RECHERCHER" (5ème bloc) <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR LA POSITION DE L'ENREGISTREMENT À ATTEINDRE

Il est possible d'accéder à un enregistrement spécifique soit en cliquant sur cet enregistrement s'il est affiché à l'écran, soit en tapant directement le N° de l'enregistrement dans la zone de défilement puis <ENTRÉE> s'il ne l'est pas Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Accéder au dernier enregistrement, au premier, au 18ème

3 SÉLECTION DES DONNÉES La sélection des données va précéder leur modification ou leur suppression. Elle s'effectue de manière aussi naturelle que dans un tableur. Sélection d'une données : POINTER au-dessus de la donnée (forme du pointeur ) puis <CLIC G> Sélection de plusieurs données FAIRE GLISSER sur les données (forme du pointeur ) Sélection d'une ligne : en début de ligne sur (forme du pointeur ) puis <CLIC G> POINTER

Sélection de la table entière : POINTER à l'intersection des têtes de lignes et de colonnes sur

<CLIC G> ICI

(forme du pointeur

NOTES

) puis <CLIC G>

123

124 Le ruban permet aussi d'effectuer une sélection globale. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "RECHERCHER" (5ème bloc) <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR Pour annuler une sélection, cliquer n'importe où dans la table

Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Sélectionner avec la souris le 1er enregistrement puis le dernier Sélectionner toute la table avec la souris, avec le menu puis annuler la sélection

4 MODIFICATION DES DONNÉES Contrairement à un fichier de bureautique classique type Word™, Excel™, Powerpoint™…, toute modification de données est immédiatement enregistrée dans la base. Seules les modifications de structure, de mise en forme ou de macros/modules ont besoin d'être explicitement enregistrées. Pour modifier les données d'une table, il suffit de cliquer avec la souris sur la cellule (intersection ligne/colonne) contenant l'information désirée. Si les données du champ servent de clé à la table, la modification est impossible ATTENTION

BOUTON GAUCHE TABLE AFFICHÉE (en mode feuille de données) AFFICHER L'ENREGISTREMENT DÉSIRÉ AVEC L'ASCENSEUR OU LES CASES DE DÉFILEMENT <CLIC G> SUR LA CELLULE CONTENANT L'INFORMATION À MODIFIER METTRE À JOUR DES NOUVELLES DONNÉES

le déplacement sur une autre cellule valide la modification

ATTENTION

Si vous vous apercevez en cours de saisie que vous faîtes une erreur, la touche <ECHAP> du clavier rétablit les données (s'il n'y a pas eu changement de champ) ou la touche

de la barre d'outils "ACCÈS RAPIDE" (s'il y a eu changement de champ)

Si la manipulation est répétitive, penser à utiliser le presse papiers couper/copier/coller Si la manipulation est globale, l'utilisation d'une requête de mise à jour est appropriée Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Remplacer le sujet "Météorologie" par "Météo" pour chacun des enregistrements concernés

NOTES

V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE

125

5 SUPPRESSION D'UN ENREGISTREMENT La suppression d'une ligne correspond ici à la suppression d'un enregistrement.

CLAVIER

BOUTON DROIT

SÉLECTIONNER LA LIGNE TOUCHE <SUPP>

SÉLECTIONNER LA LIGNE

POUR VALIDER

ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "ENREGISTREMENTS" (4ème bloc) SÉLECTIONNER LA LIGNE

<CLIC G> SUR POUR VALIDER

Si des données d'autres tables sont liées à l'enregistrement à supprimer, il faut d'abord supprimer ces données connexes puis revenir supprimer l'enregistrement. Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Créer le nouvel enregistrement suivant : Le supprimer

6 RECHERCHE DE DONNÉES Si la recherche concerne la base entière, la recherche s'effectue dans tous les champs. ZONE DÉFILEMENT FEUILLE DE DONNÉES AFFICHÉE

<CLIC G> SUR

(extrémité de la zone de défilement)

SAISIR UN À UN LES CARACTÈRES DE LA RECHERCHE

les données correspondantes s'affichent au fur et à mesure

TERME À RECHERCHER

NOTES

126 Le ruban permet d'effectuer la recherche tout en affinant les critères. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "RECHERCHER" (5ème bloc)

<CLIC G> SUR RENSEIGNER LA BOITE DE DIALOGUE (vérifier que dans "regarder dans" est indiqué le nom du

champ sinon l'afficher avec la liste déroulante) POUR ATTEINDRE LA PROCHAINE OCCURRENCE

Access s'arrête à chaque fois qu'il trouve les termes recherchés LANCE LA RECHERCHE PUIS PASSE À L'OCCURRENCE SUIVANTE CHAÎNE DE CARACTÈRES RECHERCHÉE

RECHERCHE SUR LE CHAMP SÉLECTIONNÉ OU SUR LA TOTALITÉ DE LA

PRÉCISE SI LA RECHERCHE EST SUR TOUT OU PARTIE DU CONTENU DU CHAMP

Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Rechercher le terme "bivouac" des 2 manières exposées

ATTENTION

Attention à bien orthographier les mots à rechercher. Il est possible de distinguer les majuscules des minuscules lors de la recherche en cochant

7 REMPLACEMENT DE DONNÉES L'utilisation est sensiblement la même que pour la recherche hormis le fait qu'il faut indiquer par quoi il faut remplacer l'objet de la recherche. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "RECHERCHER" (5ème bloc) <CLIC G> SUR RENSEIGNER LA BOITE DE DIALOGUE POUR REMPLACER TOUTES LES OCCURRENCE EN UNE SEULE FOIS

C'est un des avantages de l'affichage de la table en mode " FEUILLE DE DONNÉES" que de permettre un remplacement aisé de données pour des mises à jour ou des corrections, sans avoir à utiliser de requêtes (plus complexes).

NOTES

V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE

127

Penser à faire des Copier/Coller entre les données et la zone de recherche pour éviter les problèmes d'orthographe (espaces, accents…) Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Remplacer le sujet "Météo" par "Météorologie"

8 ENREGISTREMENT DE LA PRÉSENTATION A la fermeture de la table, ACCESS demande confirmation de l'enregistrement de la mise en forme.

Il est aussi possible d'enregistrer les modifications faîtes à la structure et à la mise en forme de la table (les modifications des données étant enregistrées au fur et à mesure). ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "ENREGISTREMENTS" (4ème bloc) <CLIC G>

SUR

Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Enregistrer les modifications de présentation effectuées

NOTES

128 9 CALCULS SUR ENREGISTREMENTS Cette fonctionnalité permet de faire des calculs en fin de colonne. Selon la nature du champ, ce peut être une somme, une moyenne ou le total des enregistrements. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "ENREGISTREMENTS" (4ème bloc) <CLIC G> SUR (idem pour l'enlever) une ligne"total" s'affiche à la suite des enregistrements <CLIC G> SUR DU CHAMP POUR CHOISIR LA FONCTION ADAPTÉE les fonctions dépendent du type de champ ; elles sont nombreuses pour un champ numérique

Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Faire le total des enregistrements sur le champ "TITRE"

Lorsqu'il n'y a pas de valeurs dans le champ, c'est la fonction "compte" qui est proposée ; s'il y a des valeurs, tout un choix de fonctions est disponible. Dans la table en cours de la base "OUVRAGE", Ajouter le champ "VALEUR" et le mettre avant le champ "COMMENTAIRES" Saisir les valeurs telles que ci-dessous et faire les totaux puis la moyenne

V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE

129

10 TRI DES ENREGISTREMENTS Pour une meilleure lisibilité des données, elles peuvent aussi être triées.

BOUTON GAUCHE <CLIC G> SUR

DE LA TÊTE DE COLONNE

BOUTON DROIT <CLIC G> DANS LA COLONNE DE TRI

SERVANT AU TRI

<CLIC D> <CLIC G> SUR L'ORDRE DE TRI VOULU

<CLIC G> SUR

ONGLET "ACCUEIL" GROUPE " TRIER ET FILTRER " (3ème bloc) <CLIC G> DANS N'IMPORTE QUELLE DONNÉES DE LA COLONNE DE TRI <CLIC G> SUR ( pour supprimer le tri) les données sont triées dans l'ordre croissant ou décroissant du champ Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Trier les enregistrements par ordre croissant d'auteur, par ordre décroissant d'éditeur puis annuler les tris

11 FILTRAGE SIMPLE DES ENREGISTREMENTS Filtrer les enregistrements n'affiche que les enregistrements correspondant à des critères définis. Les autres enregistrements sont alors masqués.

BOUTON GAUCHE

BOUTON DROIT

<CLIC G> SUR

DE LA TÊTE DE COLONNE SERVANT DE FILTRE <COCHER> LE FILTRE VOULU

<CLIC G> SUR LA VALEUR DE FILTRE <CLIC G> SUR LE FILTRE VOULU

<CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR ONGLET "ACCUEIL" GROUPE " TRIER ET FILTRER " (3ème bloc) <CLIC G> DANS LA COLONNE DE FILTRE <CLIC G> SUR <COCHER> LE FILTRE VOULU

<CLIC G> SUR seules les données correspondant au filtre sont affichées

130

ATTENTION

Pour réafficher/filtrer les enregistrements, cliquer dans le ruban sur ou dans la zone de défilement sur / ou utiliser le menu contextuel dans la colonne adéquate Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", N'afficher que les ouvrages dont le sujet est "Aventures" puis annuler le filtre N'afficher que les ouvrages dont le sujet est "Aventures" et l'auteur "Jules Vernes" Annuler le filtre

Pour des raisons de lisibilité, il peut être utile de modifier la police, la hauteur des lignes ou la largeur des colonnes. La méthodologie est proche de celle d'Excel™.

1 HAUTEUR DES LIGNES La hauteur des lignes s'adapte automatiquement à celle de la police choisie mais elle peut être modifiée. Ce sont toutes les lignes de la table qui sont ici concernées.

BOUTON GAUCHE

BOUTON DROIT

POINTEUR SUR LE BORD INFÉRIEUR DE LA CASE DE SÉLECTION D'UNE LIGNE ÉTIRER LA LIGNE VERS LE HAUT OU VERS LE BAS POUR ADAPTER SA HAUTEUR

<CLIC D>DANS UNE CASE DE SÉLECTION D'ENREGISTREMENT SAISIR LA HAUTEUR

toutes les lignes sont modifiées

POUR VALIDER

ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "ENREGISTREMENTS" (4ème bloc) <CLIC G>

SUR

SAISIR LA HAUTEUR POUR VALIDER

NOTES

V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE

131

FAIRE GLISSER POUR MODIFIER LA HAUTEUR DES LIGNES

OU <CLIC D> SUR LA CASE DE SÉLECTION HAUTEUR DE LIGNE

Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Affecter la hauteur "18" aux lignes ou l'adapter globalement avec la souris

2 LARGEUR DES COLONNES Comme pour les lignes, La largeur des colonnes peut être modifiée et adaptée aux données saisies. Seules les colonnes sélectionnées sont modifiées.

BOUTON GAUCHE

BOUTON DROIT

SÉLECTIONNER LA OU LES COLONNES POINTEUR SUR LE BORD DROIT DE LA TÊTE

<CLIC D> SUR LE TITRE DE CHAMP

D'UNE COLONNE SÉLECTIONNÉE ÉTIRER VERS LA DROITE OU VERS LA GAUCHE

SAISIR LA LARGEUR POUR VALIDER

ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "ENREGISTREMENTS" (4ème bloc) <CLIC G>

SUR

SAISIR LA LARGEUR POUR VALIDER

FAIRE GLISSER POUR MODIFIER

OU <CLIC D> SUR UNE TÊTE DE COLONNE LARGEUR DE CHAMP

CHAMPS SÉLECTIONNÉS

NOTES

132 Un <DOUBLE CLIC> avec la forme sur le bord droit de la tête d'une des colonnes sélectionnées ajuste la largeur des colonnes aux données contenues Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Adapter la largeur des colonnes à leur contenu

3 POLICE La modification de la police concerne ici la totalité des données. ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "MISE EN FORME DU TEXTE" (6ème bloc) <CLIC G> SUR UN DES OUTILS DU RUBAN

Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Affecter la police Calibri 12 vert foncé

Les champs reçoivent tous la même mise en forme mais les champs de type "mémo" peuvent recevoir des attributs spécifiques, indépendamment du reste de la feuille de données. (cette mise en forme est plus facile en mode formulaire). ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "MISE EN FORME DU TEXTE" (6ème bloc) DANS UNE CELLULE DU CHAMP DE TYPE "MÉMO" SÉLECTIONNER UN MOT (ou un caractère… comme dans Word)

<CLIC G> SUR UN DES OUTILS DU RUBAN Seule la sélection est affectée par la mise en forme choisie sauf l'alignement qui concerne le paragraphe

ATTENTION

Si les attributs affectent l'ensemble des données, c'est que le champ n'est pas réellement en "mémo" ; il faut alors lui assigner ce type dans les propriétés en mode "création" Le codage des champs "MÉMO" est de type "HTML"

Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Mettre à jour le champ "Commentaires" comme ci-après

NOTES

V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE

133

4 FORMAT DES NOMBRES Le format des nombres permet d'affecter aux valeurs une présentation adaptée en gérant le nombre de décimales.

ONGLET "CHAMPS" GROUPE "MISE EN FORME" (4ème bloc) SÉLECTIONNER LE OU LES CHAMPS DE VALEUR <CLIC G> SUR UN DES OUTILS

+ OU – DE DÉCIMALES

FORMAT MONÉTAIRE (€) FORMAT DÉCIMAL (%)

FORMAT FIXE (séparateur

de milliers)

Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Assigner un format monétaire en euros sans décimales au champ valeur comme ci-dessous <CLIC G> sur pour enregistrer les modifications de structure et mise en forme

NOTES

134 Ne pas oublier que les modifications de structure et de mise en forme doivent être enregistrées (contrairement aux modifications de données) ATTENTION

Le formulaire est une fenêtre permettant d'afficher les données issues des tables d'une base de données ou les réponses d'une requête et éventuellement de créer, modifier ou supprimer ces données. Plusieurs types de formulaires peuvent être créés automatiquement à partir de la table sélectionnée : Le formulaire "simple" affiche tous les champs d'un seul enregistrement Le formulaire "plusieurs éléments" s'affiche en mode feuille de données " Le formulaire "double affichage" affiche dans le premier volet horizontal tous les champs d'un seul enregistrement (sélectionné dans le second volet) et dans le second volet tous les enregistrements en mode "FEUILLE DE DONNÉES Le formulaire s'affiche en mode "PAGE" et peut recevoir ainsi toutes les améliorations souhaitées – pour saisir ou modifier les données, revenir en mode " FORMULAIRE

1 FORMULAIRE SIMPLE C'est le plus courant. Il affiche la totalité des informations d'un enregistrement. Sa création est complètement automatique. ONGLET "CRÉER" GROUPE "FORMULAIRES" (4ème bloc) SÉLECTIONNER LA TABLE À PARTIR DE LAQUELLE LE FORMULAIRE DOIT ÊTRE CRÉÉ

<CLIC G> SUR le formulaire s'affiche tout prêt à l'écran

VALEUR DU CHAMP

ÉTIQUETTE DU CHAMP

NOTES

V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE À partir de la table en cours de la base "OUVRAGES", Créer un formulaire "SIMPLE" comme ci-avant – l'afficher en mode "FORMULAIRE" et passer d'un enregistrement à l'autre, l'enregistrer sous le nom "formulaire simple" puis le fermer

Pour afficher en mode formulaire ou inversement, <CLIC G> sur

2 FORMULAIRE "PLUSIEURS ÉLÉMENTS" Il affiche les enregistrements en mode "FEUILLE DE DONNÉES". ONGLET "CRÉER" GROUPE "FORMULAIRES" (4ème bloc) SÉLECTIONNER LA TABLE À PARTIR DE LAQUELLE LE FORMULAIRE DOIT ÊTRE CRÉÉ

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR le formulaire s'affiche tout prêt à l'écran

UN ENREGISTREMENT PAR LIGNE

À partir de la table en cours de la base "OUVRAGES", Créer un formulaire "PLUSIEURS ÉLÉMENTS" comme ci-dessus – l'afficher en mode "FORMULAIRE" puis se déplacer dans la feuille de données

NOTES

135

136 3 FORMULAIRE "DOUBLE AFFICHAGE" Il est très pratique car il permet de sélectionner dans la liste des enregistrements du volet bas l'enregistrement dont le détail est alors affiché dans le volet haut. ONGLET "CRÉER" GROUPE "FORMULAIRES" (4ème bloc) SÉLECTIONNER LA TABLE À PARTIR DE LAQUELLE LE FORMULAIRE DOIT ÊTRE CRÉÉ

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR le formulaire s'affiche tout prêt à l'écran

VOLET FORMULAIRE SIMPLE

FAIRE GLISSER POUR DÉLIMITER LES VOLETS ENREGISTREMENT AFFICHÉ

VOLET FEUILLE DE DONNÉES

À partir de la table en cours de la base "OUVRAGES", Créer un formulaire "DOUBLE AFFICHAGE" comme ci-dessous – l'afficher en mode "FORMULAIRE" , changer d'enregistrement - l'enregistrer sous le nom "formulaire double" puis le fermer

NOTES

V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE

4 PRÉSENTATION En mode "FEUILLE DE DONNÉES" ou en mode "PAGE", la présentation obéit aux mêmes règles que pour la table (voir page 130) ou pour l'état (voir page 72). À partir du formulaire "PLUSIEURS ÉLÉMENTS" en cours de la base "OUVRAGES", Affiner sa présentation comme ci-dessous et l'afficher en mode "FORMULAIRE" L'enregistrer sous le nom "consultation" puis le fermer

Ouvrir le formulaire "formulaire double" de la base "OUVRAGES", Affiner sa présentation comme ci-dessous et l'afficher en mode "FORMULAIRE" L'enregistrer puis fermer la base de données

NOTES

137

138

NOTES

IX–EXERCICES

139

C'est la base exemple de Microsoft (appelée aussi "comptoirs") utilisée pour le premier grand chapitre de cet ouvrage "Utiliser et interroger une base ACCESS". La base intitulée "NORTHWIND 2012 IOS" comporte la correction des différents exercices proposés

NOTES

140 C'est la base exemple utilisée pour le deuxième grand chapitre de cet ouvrage "Créer et modifier une base simple". La base intitulée "OUVRAGES IOS" comporte la correction des différents exercices proposés.

NOTES

Pour des raisons de lisibilité, il est employé dans cet ouvrage les termes de Windows pour Microsoft ™ Windows ®, Word pour Microsoft ™ Word 2010 ®, Excel pour Microsoft ™ Excel 2010 ®, Access pour Microsoft ™ Access 2010 ®, Powerpoint pour Microsoft ™ Powerpoint 2010® , Outlook pour Microsoft ™ Outlook 2010®, Explorer pour Microsoft ™ Explorer ® . Par ailleurs, toutes les copies d'écrans, images et icones ont été reproduites avec l'aimable autorisation de Microsoft ™

Tous les efforts ont été faits, et le temps nécessaire consacré, pour que cet ouvrage soit aussi fiable et rigoureux que possible. Cependant, ni l'auteur, ni l'éditeur ne sauraient être tenus pour responsable des conséquences de son utilisation ou des atteintes au droit des brevets ou des personnes qui pourraient résulter de cette utilisation. Toute reproduction, même partielle de cet ouvrage, et par quelque procédé que ce soit, est interdite sans autorisation préalable et passible d'une peine prévue par la loi sur la protection des droits d'auteur.

Dépôt légal 2ème Trim 2010 ISBN 978-2-916950-14-3

Ce support de cours est destiné à accompagner votre formation dans l'apprentissage de ce logiciel. Il peut être utilisé en auto-formation mais il est le support idéal d'une formation menée par un formateur. C'est un manuel d'apprentissage organisé sous forme de leçons, ou chaque brique de connaissance acquise est réutilisée dans les leçons suivantes et avec des exercices à réaliser pour bien mémoriser les actions. Le fichier d’exercice est téléchargeable sur le site de l'éditeur où vous pourrez aussi éventuellement vérifier vos acquis grâce à des tests de connaissance en ligne. Des emplacements sont prévus sur chaque page pour prendre des notes afin de bien se souvenir des recommandations de votre formateur. Après votre formation, n'hésitez-pas à reprendre ce manuel et à refaire les exercices pour bien ancrer ce que vous avez appris dans votre esprit.

Existent aussi Windows 7, 1er niveau utilisation Word 2010, 1er niveau utilisation Excel 2010, 1er niveau utilisation Outlook 2010, 1er niveau utilisation Powerpoint 2010, 1er niveau utilisation Internet, WindowsLiveMail, IE9 Windows 7, 2èm niveau configuration Word 2010, 2ème niveau, Faire un document long Access 2010, 2ème niveau, Programmation) Excel 2010, 2ème niveau, Plan, liaisons, solveur, fonctions , macros Excel 2010, 2ème niveau, Base de données, Hypothèses, fonctions Maintenance micro Réseaux versions spécifiques 2007 disponibles 129 rue du Maréchal Foch 14750 Saint Aubin sur Mer ios@ios.fr - www.ios.fr/