Support de cours Outlook 2019

Support de cours

utlook 2019â„¢

Comment utiliser Outlook sous Windows ?

De quoi est composée une fenêtre Outlook ? Comment utilise-t-on la souris et le clavier avec Outlook, où se trouvent le ruban, la barre d'outils, à quoi servent-ils ?...

Comment utiliser la messagerie ? Quelles sont les règles à suivre pour créer un compte, le paramétrer dans Outlook, envoyer un message, recevoir un message, répondre à ce message, afficher les informations des réseaux sociaux ? …

Comment utiliser le calendrier ? Comment créer un rendez-vous, une réunion, paramétrer un rappel, inviter des contacts à une réunion, planifier cette réunion, créer un calendrier, le colorer, le publier ?...

Comment utiliser outlook sur un smartphone Androïd ou ios Comment gérer les contacts ? ajouter un contact à partir d'un message, afficher sa carte de visite, regrouper les contacts, les localiser, les joindre ?…

Comment créer des tâches ? Consulter leur état d’achèvement, les mettre dans des catégories, les affecter, les marquer comme finies ?…

Comment créer des notes ? …Les afficher sur le bureau ?...

Enfin, Comment gérer les fichiers Outlook ? Les compacter, les sauvegarder, créer un profil, le sauvegarder, le restaurer?...

Ce cours répond à toutes ces questions et bien d'autres encore, de manière simple, illustrée et commentée au point qu'il vous deviendra vite indispensable, posé à coté de votre ordinateur

Cet ouvrage a été entièrement réalisé avec Microsoft ™ Word ®2019

Images des fonds de couverture reproduite avec l'aimable autorisation de Microsoft ™

SOMMAIRE I.

WINDOWS A. SOURIS 1.

2.

3.

4.

PRINCIPE UTILISATION VOCABULAIRE ADAPTATION

B. CLAVIER 1.

2.

3.

4.

5.

PAVES TOUCHES SPÉCIALES TOUCHES DE RACCOURCI WINDOWS TOUCHES DE RACCOURCI AUTRES ADAPTATION

C. FENÊTRES WINDOWS 10 1.

2.

3.

4.

5.

STRUCTURE DES FENÊTRES COMPOSITION DES FENÊTRES BARRE DE TITRE VOLET GAUCHE ZONES ACTIVES

D. FENÊTRES D'APPLICATIONS 1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

STRUCTURE COMPOSITION BARRE DE TITRE RUBAN BARRE D'ÉTAT BARRE ACCÉS RAPIDE MENUS CONTEXTUELS BOITES DE DIALOGUE

E. GUIDE / LE DIDACTICIEL

II.

OUTLOOK POUR QUOI FAIRE A. CONFIGURATION B. INSTALLATION C. ENTRER / QUITTER D. AFFICHAGE E. EXERCICES

III. LA MESSAGERIE A. CRÉER UN COMPTE DE MESSAGERIE 1.

2.

3.

4.

3 3 3 3 3 4

7 7 7 7 8 8

11 11 11 12 12 13

17 17 17 18 18 18 18 19 20

24

25 25 25 26 26 27

29 30

LE COMPTE PROFESSIONNEL LE COMPTE PERSONNEL LE COMPTE MICROSOFT LE COMPTE GMAIL

30 31 33 35

B. PARAMÉTRER LA MESSAGERIE

36

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

PARAMÉTRER LE COMPTE CONFIGURER LE COMPTE REMISER LES MESSAGES RÉPARER LE COMPTE COMPLÉTER LE PARAMÉTRAGE MODIFIER UN COMPTE GÉRER LES PROFILS COMPTE PAR DÉFAUT SUPPRIMER UN COMPTE L'AFFICHAGE

C. ENVOYER UN MESSAGE 1.

2.

3.

4.

5.

6.

INDIQUER LES DESTINATAIRES SAISIR L'OBJET COMPOSER LE MESSAGE METTRE EN FORME LE MESSAGE CRÉER UNE SIGNATURE SIGNER LE MESSAGE

36 36 39 40 41 42 43 44 44 45

46 47 48 48 49 51 53

7.

8.

9.

10.

JOINDRE DES FICHIERS S'ASSURER DE LA RÉCEPTION ENVOYER LE MESSAGE INDICATEURS ET BOUTONS DE VOTE

D. RECEVOIR DES MESSAGES 1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

15.

NOTIFICATIONS REGROUPER LES COMPTES LA CONVERSATION LIRE LES MESSAGES RÉPONDRE À UN MESSAGE REÇU TRANSFÉRER UN MESSAGE REÇU SUPPRIMER UN MESSAGE REÇU SUPPRIMER TOUS LES MESSAGES LES MESSAGES DOUTEUX BLOQUER DES EXPÉDITEURS CLASSER LES MESSAGES SUIVRE LES MESSAGES UTILISER LES CATÉGORIES TRIER LES MESSAGES CRÉER DES RÈGLES DE RÉCEPTION

E. LES FLUX RSS F. LES RESEAUX SOCIAUX 1.

2.

LE VOLET DE CONTACTS AFFICHER LES INFORMATIONS

53 54 55 56

57 58 58 60 60 61 62 62 63 63 65 67 68 69 69 70

74 75 75 75

IV. LE CALENDRIER

77

A. LE RENDEZ-VOUS

78

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

AFFICHER PÉRIODE ET PÉRIODICITÉ CRÉER UN RENDEZ-VOUS RENSEIGNER UN RENDEZ-VOUS MODIFIER UN RENDEZ-VOUS METTRE EN FORME LE RENDEZ-VOUS ASSOCIER DES FICHIERS CRÉER UN RAPPEL PERSONNALISER LES CATÉGORIES PERSONNALISER LE RENDEZ-VOUS

B. LA RÉUNION 1.

2.

3.

4.

5.

6.

FAIRE UNE DEMANDE DE RÉUNION RENSEIGNER UNE RÉUNION ACCEPTER / REFUSER AJOUTER DES PARTICIPANTS AFFICHER LA PLANIFICATION GÉRER LES SALLES

C. LE CALENDRIER 1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

15.

16.

17.

18.

CRÉER UN CALENDRIER CRÉER UN GROUPE DE CALENDRIER REGROUPER DES CALENDRIERS COPIER / DEPLACER / SUPPRIMER UN CALENDRIER RENOMMER UN CALENDRIER AFFICHER/MASQUER UN CALENDRIER SUPERPOSER LES CALENDRIERS COLORER LES CALENDRIERS MANIPULER DES RENDEZ-VOUS PLANIFIER LES HEURES HEURES DE TRAVAIL JOURS FÉRIÉS PUBLIER UN CALENDRIER ENREGISTRER UN CALENDRIER ENVOYER UN CALENDRIER PARTAGER UN CALENDRIER S'ABONNER À UN CALENDRIER SYNCHRONISATION SMARTPHONE ANDROÏD / IOS

78 79 79 80 81 82 82 83 84

85 85 85 86 87 87 88

89 89 90 90 91 91 91 92 92 92 93 94 95 96 97 98 100 101 102

V.

LES CONTACTS A. CRÉER UN CONTACT B. ENREGISTRER UN CONTACT DE MESSAGERIE C. AFFICHER LA CARTE DE VISITE D. PERSONNALISER LA CARTE DE VISITE E. CRÉER UN GROUPE F. AFFICHER LES CONTACTS G.TRANFÉRER UN CONTACT H. AFFICHER L'ACTIVITE I. MODIFIER UN CONTACT J. LOCALISER UN CONTACT K. JOINDRE UN CONTACT

VI. LES TÂCHES A. LA BARRE DES TÂCHES B. CRÉER UNE TACHE C. AFFICHER LES TACHES D. MODIFIER UNE TACHE E. UTILISER LES CATÉGORIES F. AFFECTER UNE TÂCHE G.AUTOMATISER UNE TACHE H. TERMINER UNE TÂCHE I. TRIER LES TÂCHES J. SUPPRIMER UNE TÂCHE

VII. LES NOTES A. CRÉER UNE NOTE B. GÉRER UNE NOTE C. AFFICHER LES NOTES D. METTRE SUR LE BUREAU

VIII. GERER LES FICHIERS OUTLOOK A. LES DOSSIERS DU FICHIER B. CRÉER UN FICHIER OUTLOOK C. DÉFINIR LE FICHIER PAR DÉFAUT D. SUPPRIMER UN FICHIER E. COMPACTER UN FICHIER F. PROTÉGER UN FICHIER G.SAUVEGARDER UN FICHIER H. LE PROFIL I. EXCHANGE

IX. EXERCICES A. IOS.PST

105 106 107 108 109 110 111 112 112 113 114 114

117 117 118 119 119 119 120 121 122 122 123

125 125 126 126 126

127 127 128 128 129 130 130 131 131 132

133 133

I – WINDOWS Ce cours présente différentes rubriques repérées par une icône DES PROCÉDURES DÉCRIVENT LA MARCHE À SUIVRE POUR EFFECTUER UNE ACTION :

3 COMMANDES À SE RAPPELER : <CLIC G> POUR APPUYER SUR LE BOUTON GAUCHE DE LA SOURIS AVEC L'INDEX <CLIC D> POUR APPUYER SUR LE BOUTON DROIT DE LA SOURIS AVEC LE MAJEUR <DOUBLE CLIC> POUR APPUYER DEUX FOIS DE SUITE TRÈS RAPIDEMENT SUR LE BOUTON GAUCHE DE LA SOURIS AVEC L'INDEX des informations viennent compléter ces procédures

des exemples viennent illustrer ces procédures

des conseils vous aident à mettre en pratique vos connaissances

des mises en garde vous permettent d'éviter les pièges ou d'en sortir

des exercices permettent de tester les procédures et d'appliquer vos connaissances.

Ils peuvent être téléchargés à l'adresse suivante https://www.ios.fr/public/exosoutlook19.zip

des procédures avancées décrivent des actions plus complexes

des emplacements vous permettent de prendre des notes directement sur le support en bas de chaque page

1

2 Souvent, une action peut être effectuée selon plusieurs méthodes :

Une méthode n'est pas meilleure qu'une autre mais l'une ou l'autre peut être mieux adaptée à votre manière de travailler.

Ces actions peuvent être effectuées avec plusieurs moyens :

Avec le bouton gauche de la souris

Avec le bouton droit de la souris

Avec le clavier Windows demande l’utilisation du bouton gauche et du bouton droit de la souris ainsi que du clavier. L'écran tactile, lui, est manipulé avec les doigts.

Elles peuvent concerner différents endroits de l'écran : L'angle bas/gauche avec le MENU DÉMARRER L'angle bas/droite pour afficher le BUREAU Des emplacements spécifiques (NOTIFICATIONS, BARRE DES TÂCHES…) N'importe quelle zone de l'écran (MENU CONTEXTUEL).

I – WINDOWS

3

Pour bien utiliser Windows 10, il faut savoir démarrer ou arrêter à volonté une session, accéder simplement au bureau de Windows, lancer des applications et gérer les fichiers. L'utilisation de raccourcis clavier est conseillée.

La souris permet d'actionner les commandes des menus et de déplacer le pointeur ; le déplacement de la souris sur le tapis détermine le déplacement du pointeur à l'écran.

1. PRINCIPE Le POINTEUR de la souris a le plus souvent la forme d’une flèche : Le déplacement de cette flèche est proportionnel à celui de la souris sur le tapis <CLIC G> (appuyer avec l'index sur le bouton gauche de la souris) affiche le point d’insertion à la position du pointeur : .C’est là que les données vont s’insérer <CLIC D> (appuyer avec le majeur sur le bouton droit de la souris) affiche la barre d'outils et le menu contextuel lié à la position du pointeur ou à l'objet sélectionné La ROULETTE permet de se déplacer dans le document comme avec l'ascenseur vertical ou de modifier le zoom du document (en gardant <CTRL> enfoncé) ; il est aussi possible d'appuyer sur le bouton de la roulette.

Lorsque le pointeur a la forme d’un rond bleu , il est plus sage de ne rien faire et d’attendre qu’il reprenne une forme normale (le processeur est occupé)

2. UTILISATION Allonger et poser de manière souple la main au-dessus de la souris (main gauche ou droite selon que vous êtes gaucher ou droitier) - Vous êtes gaucher, activer alors dans le panneau de configuration de la souris Faire reposer l'index et le majeur sur les boutons gauche et droit de la souris sans trop courber les doigts - garder cette position et ne pas serrer la souris dans la main Déplacer la main et la souris va suivre - ne jamais regarder la souris mais l'écran Pour cliquer deux fois, relever l'index et le laisser rebondir sur le bouton de la souris La roulette centrale permet de faire défiler le document (soit en faisant tourner cette roulette, soit en cliquant dessus puis en déplaçant verticalement la souris), en maintenant <CTRL> enfoncé de modifier le zoom et en cliquant dans la barre des tâches de créer une nouvelle session d'une application en cours (avec CTRL).

3. VOCABULAIRE signifie déplacer la souris pour placer le pointeur à l'endroit désiré <CLIC G> signifie enfoncer puis relâcher rapidement le bouton gauche de la souris <CLIC D> signifie enfoncer puis relâcher rapidement le bouton droit de la souris <DOUBLE CLIC> signifie appuyer 2 fois rapidement sur le bouton gauche de la souris <FAIRE GLISSER> signifie déplacer la souris tout en maintenant l'un de ses boutons enfoncé (généralement le gauche) puis relâcher ce bouton en fin d'action POINTER

4

4. ADAPTATION L'adaptation de la souris à son utilisateur est la condition essentielle à une utilisation aisée de Windows. Le panneau de configuration permet d'effectuer ces réglages.

(VOLET GAUCHE) <CLIC G> SUR

FAIRE GLISSER LE CURSEUR

a) MODIFIER LA TAILLE DU POINTEUR

<CLIC G> SUR MODIFIER L'OPTION DÉSIRÉE

FAIRE GLISSER LE CURSEUR

I – WINDOWS b) MODIFIER LA COULEUR DU POINTEUR

5

<CLIC G> SUR UNE OPTION

c) MODIFIER L'ÉPAISSEUR DU POINTEUR

FAIRE GLISSER LE CURSEUR

d) MODIFIER LA VITESSE DU DOUBLE CLIC

<CLIC G> SUR ONGLET "BOUTONS" RÉGLER LA POSITION DU CURSEUR

<DOUBLE CLIC> SUR

(POUR TESTER)

MODIFIER SI NÉCESSAIRE PUIS

FAIRE GLISSER LE CURSEUR

6 e) MODIFIER LA VITESSE DU POINTEUR <CLIC G> SUR ONGLET "OPTIONS DU POINTEUR" RÉGLER LA POSITION DU CURSEUR

DÉPLACER LA SOURIS POUR TESTER MODIFIER SI NÉCESSAIRE PUIS POUR VALIDER

FAIRE GLISSER LE CURSEUR

Vérifier le bon réglage de la vitesse de la souris et du double-clic.

Modifiez-les éventuellement

I – WINDOWS

7

Le clavier est très utilisé dans Windows 10.

1. PAVES Les claviers standards sont composés d'un pavé alphanumérique (pour le texte), d'un pavé numérique (à droite) et d'un pavé directionnel (au milieu). Il est conseillé de bien utiliser chaque pavé en fonction des données à saisir.

2. TOUCHES SPÉCIALES Les touches spéciales sont les touches suivantes : <ALT> à gauche de la barre espace <CTRL>

au niveau de la barre espace aux extrémités droite et gauche

<MAJ>

flèches vers le haut au-dessus des touches <CTRL>

<ALTGR>

à droite de la barre espace

<WINDOWS>

à côté des touches <CTRL> avec un symbole Windows

Elles se combinent aux autres touches (touches de raccourci) afin d'exécuter rapidement des actions définies dans une application donnée ou dans le système d'exploitation.

3. TOUCHES DE RACCOURCI WINDOWS La touche Windows

est utilisée sous Windows 10 pour appeler le menu démarrer.

APPEL MENU DÉMARRER

+ TAB

+D

AFFICHE LE BUREAU

+ SAISIE

+ - ECHAP

ZOOME OU DÉZOOME

+I

+H

PARTAGER

ALT + TAB

AFFICHAGE FENÊTRES OUVERTES

RECHERCHE LOCALE DES CARACTÈRES SAISIS ÉCRAN PARAMÈTRES BASCULE ENTRE FENÊTRES

8

4. TOUCHES DE RACCOURCI AUTRES Les autres touches de raccourci sont communes à la plupart des applications du bureau et permettent d'effectuer directement sélections ou actions. <ENTRÉE> <F1>À <F12>

<CTRL>

<MAJ>

VALIDATION D'UNE ACTION TOUCHES DE FONCTION

(DÉPENDENT DE L'APPLICATION)

<ECHAP>

ANNULATION D'UNE ACTION

<INS> <SUPPR> <RETOUR>

TOUCHES DE MODIFICATION

ATTRIBUTION DE FORMAT / OPTIONS DE SÉLECTION / AJOUT

<ALT>

ÉTENDRE /ACTION INVERSEDIRECTION OPPOSÉE

<TAB> <ORIGINE> <FIN> <PGPR> <PGSV>

ACTIONS LIÉES À LA FENÊTRE D'APPLICATION (CHOIX DE COMMANDES, SÉLECTION OPTIONS)

TOUCHES DE DÉPLACEMENT OU DE SÉLECTION

5. ADAPTATION L'adaptation du clavier à son utilisateur est paramétrable.

(VOLET GAUCHE) <CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

a) ACCENTUER LES MAJUSCULES C'est une option très utile en français.

<CLIC G> SUR

POUR ACTIVER LES MAJUSCULES ACCENTUÉES

<CLIC G> POUR ACTIVER

I – WINDOWS b) MODIFIER LE CLAVIER

9

Il peut arriver que le clavier soit en mode "qwerty", clavier américain. Il est utile de savoir où le modifier

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

POUR L'AJOUTER

<CLIC G> SUR LE CLAVIER INADÉQUAT <CLIC G> SUR

POUR LE SUPPRIMER

c) SAISIR DES DONNÉES La saisie et la sélection des données est prédéfinie dans le système d'exploitation.

(VOLET GAUCHE) <CLIC G> SUR

donne accès à des options supplémentaires

10 VĂŠrifier le bon rĂŠglage du clavier.

Modifiez-le ĂŠventuellement

I – WINDOWS

11

Les nouvelles fenêtres de Windows 10 utilisent un design beaucoup plus épuré, calqué sur celui des systèmes pour tablettes ou smartphone. Les règles de fonctionnement sont comparables mais l'interaction avec l'utilisateur est là encore simplifiée.

1. STRUCTURE DES FENÊTRES LES FENÊTRES ONT TROIS ÉTATS POSSIBLES : plein écran : la fenêtre occupe alors la totalité de l'écran, quel que soit sa taille en fenêtre : la fenêtre peut être positionnée n'importe où dans l'écran ; sa forme et sa taille sont personnalisables en icône : l'icône de la fenêtre s'affiche dans la barre des tâches, en bas de l'écran. Elle ne peut pas être déplacée LES DIFFÉRENTES CASES DES FENÊTRES : la case de RÉDUCTION

réduit la fenêtre en icône

la case D'AGRANDISSEMENT

agrandit de fenêtre à plein écran

la case de RESTAURATION

réduit de plein écran à fenêtre

la case de FERMETURE

/

ferme la fenêtre

2. COMPOSITION DES FENÊTRES permet de revenir en arrière dans l'affichage du contenu UNE BARRE DE TITRE affiche le nom de la fenêtre UN VOLET GAUCHE affiche des choix UN VOLET DROIT affiche DES LIENS HYPERTEXTE donnant accès à des options DIFFÉRENTES ZONES permettent de dialoguer avec l'ordinateur

BARRE DE TITRE CASE DE RÉDUCTION CASE D’AGRANDISSEMENT CASE DE FERMETURE LIENS HYPERTEXTE VOLET GAUCHE

12 Ouvrir la fenêtre "paramètres" du "menu démarrer" Afficher les options de personnalisation Repérer les différents éléments de la fenêtre

3. BARRE DE TITRE Elle remplit la même fonction que dans les fenêtres standard mais sa présentation est légèrement différente.

REVENIR EN ARRIÈRE

NOM DE LA FENÊTRE PRINCIPALE

CONTENU ACTUEL

CASES DE RÉDUCTION / AGGRANDISSEMENT

RECHERCHE

4. VOLET GAUCHE Il est utilisé pour choisir les éléments dans la nouvelle interface. Les options correspondantes sont alors affichées dans le volet droit.

OPTIONS CORRESPONDANTES

ÉLÉMENT SÉLECTIONNÉ

<CLIC G> SUR UN CHOIX DU VOLET GAUCHE les options correspondantes s'affichent dans le volet droit

I – WINDOWS

13

5. ZONES ACTIVES Elles permettent de sélectionner, d'activer… des options. a) LIENS HYPERTEXTE Ils permettent d'accéder à un contenu externe ou ne répondant pas encore aux nouvelles normes de Windows 10.

LIENS HYPERTEXTE

<CLIC G> SUR LE LIEN HYPERTEXTE UNE FENÊTRE S'AFFICHE AVEC LES OPTIONS CORRESPONDANTES

Afficher Paramétrer le pointeur de la souris

b) INTERRUPTEURS Ce sont des zones binaires de type oui / non, ouvert / fermé, comme un interrupteur électrique.

Ils présentent donc deux états : /

<CLIC G> SUR L'INTERRUPTEUR POUR LE FAIRE CHANGER D'ÉTAT Il passe alternativement de ouvert à fermé

Afficher Désactiver puis réactiver l'affichage des applications récemment utilisées

14 c) CURSEUR Il permet d'effectuer un paramétrage rapide.

<FAIRE GLISSER>

JUSQU'À LA VALEUR DÉSIRÉE

CORRESPOND À LA POSITION DU CURSEUR <FAIRE GLISSER> LE CURSEUR

Afficher Modifier le nombre de lignes à faire défiler

d) CASE À COCHER Une case à cocher peut être activée ou désactivée. Une case activée comporte une coche rouge.

<CLIC G> DANS LA CASE POUR L'ACTIVER <CLIC G> DANS LA CASE POUR LA DÉSACTIVER POUR VALIDER

<CLIC G> SUR LA CASE POUR LA COCHER

Afficher Cocher puis décocher la case pour les accents natifs

e) ZONE DE TEXTE La zone de texte permet de saisir des informations complémentaires.

<CLIC G> DANS LA ZONE DE TEXTE SAISIR LE TEXTE AVEC LE CLAVIER

<CLIC G>

ÉVENTUELLEMENT SUR

I – WINDOWS f) BOUTON DE COMMANDE

15

Ils sont peu utilisés car les informations sont pour la plupart enregistrées aussitôt, sans avoir à les valider. Il existe cependant des boutons de commande pour enregistrer, parcourir, modifier...

<CLIC G> SUR LE BOUTON DÉSIRÉ

g) LISTE Elles sont assez élaborées pour permettre de rajouter éventuellement des options.

<CLIC G> SUR UN ÉLÉMENT POUR LE MODIFIER

CHOIX ACTUEL

<CLIC G> POUR AJOUTER UNE ÉLÉMENT DANS LA LISTE

POINTER POUR AFFICHER L'ASCENCEUR CHOIX DISPONIBLES

<CLIC G> SUR UN ÉLÉMENT POUR AFFICHER LA LISTE DES OPTIONS <CLIC G> SUR

POUR AJOUTER UNE OPTION

16 Afficher Modifier la liste des applications dont on veut afficher l'état

h) LISTE DÉROULANTE Leur principe est le même que pour les fenêtres standards, seule la présentation est différente.

CHOIX ACTUEL

<CLIC G>

CHOIX DISPONIBLES

<CLIC G> SUR POUR AFFICHER LA LISTE <CLIC G> SUR L'ÉLÉMENT DÉSIRÉ

Afficher Modifier l'arrière-plan

I – WINDOWS

17

Les fenêtres sont à la base du fonctionnement du bureau de Windows. Toute application, tout dossier, tout fichier de données (document) est ouvert dans une fenêtre. Leur contenu peut être très varié : des données texte, des données chiffres, des images, des icônes…

1. STRUCTURE LES FENÊTRES ONT 3 ÉTATS POSSIBLES : plein écran : la fenêtre occupe alors la totalité de l'écran, quel que soit sa taille en fenêtre : la fenêtre peut être positionnée n'importe où dans l'écran en icône : l'icône de la fenêtre s'affiche dans la barre des tâches, en bas de l'écran. Elle ne peut pas être déplacée LES DIFFÉRENTES CASES DES FENÊTRES : la case de RÉDUCTION

: réduit la fenêtre en icône

la case D'AGRANDISSEMENT

: agrandit de fenêtre à plein écran

la case de RESTAURATION la case de FERMETURE

: réduit de plein écran à fenêtre /

: ferme la fenêtre

2. COMPOSITION Une fenêtre, notamment d'application, est structurée de manière standard : LA BARRE DE TITRE affiche le nom de la fenêtre LE RUBAN affiche les outils de la fenêtre regroupés dans des MENUS LA BARRE D'OUTILS "ACCÈS RAPIDE" affiche les outils les plus utilisés LA BARRE D'ÉTAT affiche des informations sur le contenu de la fenêtre DES MENUS CONTEXTUELS permettent de gérer les objets DES BOÎTES DE DIALOGUE précisent les actions

BARRE D’OUTILS "ACCÈS RAPIDE"

CASE DE RÉDUCTION RUBAN BARRE DE TITRE

BARRE D'ÉTAT

CASE D’AGRANDISSEMENT CASE DE FERMETURE

18 Ouvrir Outlook et repérer les différents éléments de la fenêtre

3. BARRE DE TITRE Elle affiche le nom de la fenêtre, pour une application le nom de l'application et du document.

BARRE D’OUTILS "ACCÈS RAPIDE"

NOM DU DOCUMENT ET DE L'APPLICATION

CASES DE RÉDUCTION / AGGRANDISSEMENT

4. RUBAN Le ruban propose les outils appropriés à la manipulation des données sélectionnées.

<CLIC G> SUR UNE SÉLECTION

5. BARRE D'ÉTAT Elle donne des informations complémentaires. ÉTAT

AFFICHAGES

6. BARRE ACCÉS RAPIDE En haut et à gauche, elle permet un accès immédiat aux commandes.

<CLIC G> SUR L'UN DES OUTILS

ZOOM

I – WINDOWS

19

7. MENUS CONTEXTUELS Ils sont disponibles à tout moment dans les applications ou le système d'exploitation. Ils permettent d'afficher les principales commandes de gestion d'un objet.

POINTER SUR UN MESSAGE, UN CONTACT, UN RENDEZ-VOUS

<CLIC D> le menu s’affiche

Le système d'exploitation Windows et les applications fonctionnant sous ce système sont basées sur la notion d'objet ; un objet a des propriétés et permet de faire des actions : Ex1 : un balai a pour propriété d'être allongé, d'avoir un manche en plastique ou en bois et une brosse au bout ; l'action naturellement associée est de "balayer" Ex2 : une corbeille à papier peut avoir comme propriété d'être en plastique, verte, ajourée ; les actions associées vont être de la "remplir" et de la "vider". ces principes sont applicables à n'importe quelle sélection de l'écran (objet) ; le menu contextuel donne accès aux propriétés et aux actions associées Pointer sur la barre des tâches, <CLIC D> sur le bureau de Windows, sélectionner la corbeille, <CLIC D> Pointer sur le fond de l'écran, <CLIC D>

20

8. BOITES DE DIALOGUE Le ruban de l'application ouverte affiche la plupart des outils nécessaires. Cependant, pour une utilisation plus avancée, les boites de dialogue proposent des options complémentaires.

DANS LE RUBAN, À DROITE DU TITRE DU GROUPE D’OUTILS

(LANCEUR DE BOÎTE DE DIALOGUE) la boîte de dialogue s’affiche <CLIC> SUR LA CASE

<CLIC G> ICI Pointer sur cette case affiche une description de la boîte de dialogue

POINTER ICI

Afficher la boîte de dialogue "police" de Excel et tester les différents zones Fermer l'application

le clavier est souvent plus rapide à utiliser que la souris pour le renseignement de boîtes de dialogue requérant beaucoup de saisie

UNE ZONE VERS L'AVANT

<TAB>

(SÉLECTIONNE LE CONTENU DE LA ZONE) UNE ZONE VERS L'ARRIÈRE

(SÉLECTIONNE LE CONTENU DE LA ZONE)

<MAJ> <TAB>

I – WINDOWS

21

AFFICHER LE CONTENU DE LA BOITE DE DIALOGUE

<CLIC G> SUR L'ONGLET AFFÉRENT

POSITIONNER LE POINT D'INSERTION SUR UNE ZONE

<CLIC G> AU DÉBUT DE LA ZONE

POUR SÉLECTIONNER LE CONTENU D'UNE ZONE

<DOUBLE CLIC> SUR LA ZONE

Une boîte de dialogue est constituée de diverses zones : Les onglets Les cases à cocher Les zones de texte Les cases d'option Les zones de liste Les boutons de commande Les zones de liste déroutante ONGLETS

ZONE DE LISTE

ZONE DE LISTE DÉROULANTE CASES À COCHER

BOUTONS DE COMMANDE

a) ONGLET Ils regroupent dans un même plan des éléments cohérents d'une boîte de dialogue.

<CTRL> <PGPREC> : UN ONGLET VERS L'AVANT <CTRL> <PGSUIV> : UN ONGLET VERS L'ARRIÈRE <CLIC G> SUR L'ONGLET DÉSIGNANT LES INFORMATIONS À ATTEINDRE

<CLIC G> SUR L'ONGLET POUR AFFICHER SON CONTENU

22 b) ZONE DE TEXTE Dans une zone de texte, il est nécessaire de saisir un certain nombre d'informations complémentaires sans lesquelles la commande ne pourrait s'effectuer.

<DOUBLE CLIC> DANS LA ZONE DE TEXTE SAISIR LES INFORMATIONS DEMANDÉES

<TAB> JUSQU'À LA ZONE DE TEXTE SAISIR LES INFORMATIONS DEMANDÉES

<ENTRÉE> POUR VALIDER

POUR VALIDER

Si la zone de texte est vide, le curseur est positionné au début de la zone si la zone de texte est déjà pré-renseignée, le texte existant est sélectionné et les caractères frappés par l'utilisateur viennent en remplacement de ceux sélectionnés (Si ce qui est pré-renseigné ne convient pas, il n'est donc pas nécessaire de l'effacer.)

Dans tous les cas, il suffit de saisir le nouveau texte Ne pas cliquer dans la zone si elle est déjà pré renseignée, le texte saisi viendrait s'inscrire au milieu de celui déjà existant

c) ZONE DE LISTE La liste de choix possibles est affichée, le choix actuel étant en surbrillance.

<TAB> POUR ATTEINDRE LA ZONE POINTER DANS LA ZONE VOULUE CLIQUER SUR LES FLÈCHES DE DÉFILEMENT

<CLIC G> SUR L'OPTION CHOISIE

UTILISER LES FLÈCHES POUR SE DÉPLACER JUSQU'À L'OPTION VOULUE

<ENTRÉE> POUR VALIDER

POUR VALIDER

d) ZONE DE LISTE DÉROULANTE Elle est basée sur le même principe que la zone de liste, le signe affiché dans la case de droite permet d'afficher les choix disponibles. <CLIC G> ICI POUR AFFICHER LA LISTE

I – WINDOWS e) CASE À COCHER

23

Une case à cocher est une option qu'il est possible d'activer ou de désactiver. Une zone de cases à cocher propose une ou plusieurs cases dont le choix n'est normalement pas exclusif.

Une case activée est cochée (comporte une coche bleue).

<CLIC G> DANS LA CASE POUR L'ACTIVER <CLIC G> DANS LA CASE POUR LA DÉSACTIVER

<ALT> ENFONCÉ TAPER LA LETTRE SOULIGNÉE DE L'OPTION

<ENTRÉE> POUR VALIDER

POUR VALIDER

<CLIC G> ICI POUR COCHER L'OPTION

f) CASE D'OPTION Une zone de cases d'options propose une ou plusieurs cases dont le choix est exclusif. Une seule case peut être activée dans une zone. Une case activée comporte un cercle plein bleu ; une case non activée comporte un cercle vide.

<CLIC G> DANS LA CASE POUR L'ACTIVER <CLIC G> DANS UNE AUTRE CASE

<ALT> ENFONCÉ TAPER LA LETTRE SOULIGNÉE DE L'OPTION

POUR DÉSACTIVER LA PRÉCÉDENTE POUR VALIDER

<CLIC G> SUR LA CASE POUR ACTIVER L'OPTION

g) BOUTON DE COMMANDE Le bouton de commande permet de fermer une boîte de dialogue en acceptant ou en refusant les modifications apportées. Le bouton par défaut est entouré de bleu.

<CLIC G> SUR LE BOUTON DÉSIRÉ VALIDE LES MODIFICATIONS

<ENTRÉE> POUR <OK> <ECHAP> POUR <ANNULER> <ALT>+ LETTRE DU BOUTON POUR AUTRES CAS

NE LES PREND PAS EN COMPTE

<CLIC G> SUR LE BOUTON DE COMMANDE (LE BOUTON PAR DÉFAUT EST ENCADRÉ DE

"APPLIQUER BLEU) " met en œuvre immédiatement les choix effectués sans fermer la boite de dialogue

24 Sortir d'une boîte de dialogue à l'aide des boutons de commande Fermer une boîte de dialogue, que l'on a ouverte uniquement pour en vérifier le contenu, par le bouton <annuler>

En cours de travail, il est possible de faire appel à une aide contextuelle très précise ou à un index recensant les informations disponibles. Elle s'affiche dans un volet à droite.

LES DIFFÉRENTS MOYENS D'OBTENIR DE L'AIDE de la boite de dialogue active TOUCHE <F1> du clavier SAISIE OU QUESTION ORALE à droite du nom de l'application CASE AIDE

du menu de la bulle d'aide d'un outil

II – OUTLOOK POUR QUOI FAIRE

25

Outlook est un logiciel d'organisation. Il permet de gérer naturellement ses messages, ses rendez-vous, ses contacts… Il permet aussi de suivre les tâches à effectuer et de créer simplement des notes.

En matière de messagerie, Outlook est un client de messagerie ; c’est-à-dire qu'il permet de stocker dans un fichier sur l'ordinateur les messages reçus et envoyés sans avoir besoin de se connecter directement sur le serveur de messagerie avec un navigateur.

Il faut distinguer deux stades dans son utilisation : Le paramétrage qui, selon l'utilisation, peut être simple ou complexe L'utilisation proprement dite, intuitive avec une interface graphique simple Outlook 2019 bénéficie de la convivialité de Windows, ce qui lui permet de fonctionner en parfaite harmonie avec les autres applications

La configuration conseillée est la suivante : Ordinateur de type INTEL CORE™ à plusieurs noyaux de 2 à 4 GHz avec Windows 10 Mémoire vive de 8 à 24 Go Écran plat large de 19" à 24" résolution 1680/1050 Couleurs 32 bits SSD 128 Go pour démarrer rapidement Disque dur 1 To pour le stockage Lecteur BlueRay / Graveur Souris Laser 2 boutons + roulette de qualité Plus l'ordinateur sera puissant et mieux il sera équipé, plus agréable sera l'utilisation de Outlook – le SSD est maintenant quasiment indispensable

S'assurer qu'il y a la place suffisante sur le disque dur Lancer Windows lancer l'installation à partir http://office.com/myaccount ou lancer le programme exécutable téléchargé ou Introduire le CD Rom ("Outlook" ou "Office") Suivre les instructions L’installation est complètement automatique si l’on choisit l’installation par défaut

26

Pour travailler dans Outlook (ET DANS LES PRODUITS OFFICE) Lancer l'application (Outlook) et travailler directement au sein de l'application.

<CLIC G> SUR LA VIGNETTE OUTLOOK <CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR LA CASE DE FERMETURE OU

(en haut, à gauche du ruban) (en bas)

Lancer Outlook Quitter Outlook Relancer Outlook

La présentation de Outlook dépend du contenu affiché. Lorsque le compte est sélectionné, Outlook affiche la synthèse des différents éléments.

COMPTES

MODULES

SYNTHÉSE DES MODULES

II – OUTLOOK POUR QUOI FAIRE

Vous pouvez télécharger les exercices relatifs à ce manuel et les copier sur votre ordinateur.

TÉLÉCHARGER LES EXERCICES OUVRIR VOTRE NAVIGATEUR INTERNET SAISIR L'ADRESSE SUIVANTE :

http://www.ios.fr/public/exosoutlook19.zip tout en minuscules

<CLIC> SUR la boite de dialogue de téléchargement s'ouvre <CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

DE

Si l'antivirus bloque le téléchargement, le désactiver pour 10 minutes <clic d> sur l'antivirus dans la zone de notification

SI SMATSCREEN BLOQUE LE PROGRAMME

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR INDIQUER UN DOSSIER DE DÉCOMPRESSION (EX : MES DOCUMENTS/EXERCICES OUTLOOK)

<CLIC G> SUR

:

POUR VALIDER

Télécharger les exercices Vérifier que les fichiers sont décompressés

27

28

<CLIC G> POUR OUVRIR LE DOSSIER

"TÉLÉCHARGEMENT"

Si l'antivirus bloque le téléchargement, le désactiver pour 10 minutes <clic d> sur l'antivirus dans la zone de notification

Si Windows refuse de décompresser le fichier "zip", utiliser 7zip, logiciel open source disponible sur https://www.7-zip.org/

III – LA MESSAGERIE

29

Elle permet d'échanger des messages et aussi des fichiers avec d'autres utilisateurs.

LES TYPES LES PLUS COURANTS DE MESSAGERIE SONT : SMTP : Le courrier est remis directement au serveur de courrier du destinataire. Le protocole SMTP fonctionne grâce à des commandes textuelles POP3 : Le protocole POP (protocole bureau de poste) permet d'aller récupérer son courrier sur un serveur distant (le serveur POP). Il permet de consulter les mails hors connexion IMAP : les messages sont conservés sur le serveur dans le but de pouvoir les consulter à partir de différents clients de messagerie ; il comporte des fonctionnalités avancées : boîtes aux lettres multiples, tri…

SMTP

utilise le port 25,

POP3

utilise le port 110 et

IMAP

utilise le port 143

<CLIC G> SUR EN BAS DU VOLET GAUCHE le détail du module s'affiche dans la partie haute du volet gauche <CLIC G> SUR UN DES DOSSIER affiche sa structure dans le volet de navigation <CLIC G> SUR UN MESSAGE affiche son contenu dans le volet de lecture

VOLET DOSSIERS

COMPTES DE MESSAGERIE ET DOSSIERS

MODULE MESSAGERIE

VOLET D'AFFICHAGE

VOLET DE LECTURE

MESSAGE SÉLECTIONNÉ VOLET CONTACT

LISTE DES MESSAGES

VOLET TÂCHES

30

1. LE COMPTE PROFESSIONNEL Dans une structure professionnelle, le compte est créé par le service informatique pour chacun des utilisateurs. Le plus souvent, cette structure possède un nom de domaine auxquels sont rattachés les comptes utilisateurs et un serveur Microsoft Exchange ™.

L'entreprise s'appelle "transports bretons" Elle a acheté le nom de domaine "www.tbr.fr" auprès d'une société spécialisée qui héberge en même temps ce nom de domaine "http://www.tbr.fr" sur ses serveurs.

Un serveur de messagerie est associé à ce nom de domaine pour lequel l'hébergeur fournit les indications de server POP et SMTP, ici : POP.TBR.FR et SMTP.TBR.FR Les utilisateurs reçoivent des noms simples reprenant le prénom et le nom : Ainsi Pierre Dedupont aura pour adresse professionnelle : Pierre.dedupont@tbr.fr Chez l'hébergeur Ovh : Aller dans le manager Dans le volet gauche, <clic g> sur <clic g> sur le domaine concerné

à droite, <clic g> sur renseigner la boite de dialogue

de

III – LA MESSAGERIE

31

Chez l'hébergeur Infomaniak : Aller dans le manager

<clic g> sur <clic g> sur le domaine concerné à droite, <clic g> sur renseigner la boite de dialogue

2. LE COMPTE PERSONNEL Il est toutefois toujours utile, ne serait-ce qu'à titre personnel, de posséder plusieurs adresses de messagerie. De nombreuses sociétés proposent des comptes gratuits permettant de créer une adresse personnelle avec souvent des services associés : Microsoft™ (Outlook, Live)

Yahoo (Yahoo! Mail)

Google (Gmail)

La poste

Free, Bouygues, Sfr… Malgré une syntaxe simple des adresses mails (prenom + nom + laposte.net) et leur durabilité, il faut savoir que les serveurs de la poste n'étaient plus à la hauteur depuis plusieurs années et étaient particulièrement lents mais il semblerait que des évolutions soient en cours Il est recommandé de créer un compte de messagerie personnel indépendant de votre fournisseur d'accès ; autrement, si vous êtes amenés à changer de fournisseur d'accès (comme cela est probable puisque tous proposent des prix, des techniques, des services ou une qualité de service qui varient dans le temps et en fonction des régions), il faudra prévenir tous vos contacts de votre nouvelle adresse et

vous en perdrez certainement dans l'opération.

32 Créer un compte à la poste Aller sur le site de la poste : https://www.laposte.net/accueil <clic g> sur Renseigner le formulaire puis valider

Créer un compte à votre nom à La Poste et consultez-le en ligne

III – LA MESSAGERIE

33

3. LE COMPTE MICROSOFT Pour pouvoir installer les logiciels Microsoft en ligne, il est indispensable de posséder un compte Microsoft. Ce compte peut être lié à une adresse mail personnelle ou une adresse mail Microsoft. Il permet d'envoyer, recevoir ses mails, d'enregistrer ses rendez-vous, ses contacts…

<CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR RENSEIGNER LES INFORMATIONS

<CLIC G> SUR

ENTRE CHAQUE ÉTAPE

34

Les mots de passe doivent contenir au moins 8 caractères et au moins 2 symboles suivants : majuscules, minuscules, chiffres ou symboles Le domaine des adresses Microsoft "Outlook.com" ou "Outlook.fr" et le logiciel "Outlook" sont des choses différentes Créer un compte "Microsoft" à votre nom si vous n'en avez pas

III – LA MESSAGERIE

35

4. LE COMPTE GMAIL Gmail est la messagerie de Google. Elle est simple et fonctionnelle et convient bien à un compte personnel (sauf que les données sont stockées aux États-Unis et soumises à la loi américaine).

<CLIC G> SUR le navigateur chrome de google SAISIR https://www.google.fr/ DANS LA BARRE D'ADRESSE EN HAUT ET À DROITE, <CLIC G> SUR

OU SUR PUIS <CLIC G> SUR LE COMPTE

(en haut et à droite) <CLIC G> SUR OU SE RENDRE DIRECTEMENT SUR CE LIEN :

https://accounts.google.com/signup/v2/webcreateaccount?flowName=GlifWebSignIn&flowEn try=SignUp OU FAIRE UNE RECHERCHE GOOGLE SUR "CRÉER COMPTE GMAIL" REPÉRER LA RÉPONSE "SUPPORT GOOGLE" :

CLIQUER SUR LE LIEN PUIS SUR

Vous pourrez utiliser ce compte sur votre smartphone Android pour synchroniser vos données mobile et pc Créer un compte "Gmail" à votre nom si vous n'en avez pas

36

Avant de pouvoir utiliser la messagerie, il faut tout d'abord avoir un compte de messagerie (une boîte aux lettres) puis renseigner les informations du compte ou des comptes dans Outlook.

1. PARAMÉTRER LE COMPTE Outlook vous permet de recueillir vos messages sur votre ordinateur.

Si le comte de messagerie est de type "POP", les messages recueillis sont supprimés (aussitôt ou après un certain délai) sur le serveur et ne pourront plus être consultés que dans votre messagerie locale.

S'il est de type imap, les deux messageries, en ligne et locale, vont pouvoir être synchronisées (dossiers, messages…).

Pour paramétrer le compte dans Outlook, il faut connaître : L'adresse de messagerie Le mot de passe associé Les serveurs entrant et sortant La méthode de chiffrement

2. CONFIGURER LE COMPTE La configuration est le plus souvent automatique.

SÉLECTIONNÉ (volet de gauche)

<CLIC G> SUR SAISIR L'ADRESSE MAIL DU COMPTE <CLIC G> SUR SAISIR LE MOT DE PASSE

<CLIC G> SUR le logiciel paramètre automatiquement les serveurs

<CLIC G>

Windows peut demander de ressaisir le code confidentiel de connexion à l'ordinateur (celui que vous tapez au début d'une session)

III – LA MESSAGERIE

37

<CLIC G>

Autrement, Les informations techniques sont accessibles auprès du fournisseur d'adresses.

Le serveur de courrier entrant (serveur POP3 ou IMAP) Le serveur de courrier sortant (serveur SMTP).

Pour information, ci-après la liste des serveurs des principaux fournisseurs d'accès : IMAP Bouygues télécom Serveur entrant :imap.bbox.fr • Port entrant : 993 • Réception sécurisée : SSL Serveur sortant : smtp.bbox.fr • Port sortant :587 • Réception sécurisée : SSL cocher la case "Authentification requise"

POP3 Bouygues télécom • •

Serveur sortant : smtp.bbox.fr Port sortant :587 Réception sécurisée : SSL cocher la case "Authentification requise" • •

IMAP SFR Serveur entrant : imap.sfr.fr Port entrant : 993 Réception sécurisée : SSL Serveur sortant : smtp.sfr.fr • Port sortant : 465 • Réception sécurisée : SSL cocher la case "Authentification requise" • •

POP3 SFR Serveur entrant : pop.sfr.fr Port entrant : 995 Réception sécurisée : SSL Serveur sortant : smtp.sfr.fr • Port sortant : 465 • Réception sécurisée : SSL cocher la case "Authentification requise" • •

IMAP Orange Serveur entrant :imap.orange.fr Port entrant : 993 Réception sécurisée : SSL Serveur sortant : smtp.orange.fr • Port sortant : 465 • Réception sécurisée : SSL cocher la case "Authentification requise" • •

POP3 Orange Serveur entrant : pop.orange.fr Port entrant : 995 Réception sécurisée : SSL Serveur sortant :smtp.orange.fr • Port sortant : 465 • Réception sécurisée : SSL • •

IMAP Free Serveur entrant : imap.free.fr • Port entrant : 993 • Réception sécurisée : SSL Serveur sortant :smtp.free.fr • Port sortant : 465 • Réception sécurisée : SSL cocher la case "Authentification requise"

Serveur entrant : pop3.bbox.fr Port entrant :995 Réception sécurisée : SSL

POP3 Free • • • •

Serveur entrant : pop.free.fr Port entrant : 995 Réception sécurisée : SSL Serveur sortant : smtp.free.fr Port sortant : 465 Réception sécurisée : SSL

38 Elle peut aussi être efefctuée manuellement.

SÉLECTIONNÉ (volet de gauche)

<CLIC G> SUR SAISIR L'ADRESSE MAIL DU COMPTE <CLIC G> SUR <COCHER> ÉVENTUELLEMENT <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR LE TYPE DE COMPTE (POP, IMAP…) RENSEIGNER LES ÉLÉMENTS NOTAMMENT LES SERVEURS POP ET SMTP

(ils sont de la forme "pop.nomdudomaine" et "smtp.nomdudomaine") SAISIR LE MOT DE PASSE LE FICHIER DE DONNÉES OUTLOOK À UTILISER POUR STOCKER LES DONNÉES OU LAISSER OUTLOOK EN CRÉER UN

<CLIC G>

<CLIC G>

III – LA MESSAGERIE

39

VOIR LE MOT DE PASSE

<CLIC G>

Configurer au moins l'un des comptes créés précédemment (Laposte, Gmail…)

3. REMISER LES MESSAGES La remise peut s'effectuer dans un seul fichier Outlook pour tous les comptes ou dans des fichiers différents. Le dossier de remise est renseigné lors de la création ou modifié à posteriori.

SÉLECTIONNÉ (volet de gauche) DÉSIGNER LE COMPTE DANS LA LISTE

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR SÉLECTIONNER LE COMPTE DANS LA LISTE S'IL N'EST PAS DÉJÀ SÉLECTIONNÉ

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR DÉSIGNER UN DOSSIER EXISTANT OU SAISIR UN NOUVEAU NOM POUR VALIDER POUR VALIDER

40 Indiquer le même fichier Outlook ou choisir d'avoir un fichier .pst par compte ; Pour différencier messages professionnels et messages personnels sans avoir à changer de logiciel, utiliser un fichier outlook différent pour chacun des groupes

POUR DÉSIGNER UN FICHIER DE REMISE EXISTANT

POUR CRÉER UN NOUVEAU FICHIER DE REMISE

Configurer le compte créé avec un fichier de remise spécifique

4. RÉPARER LE COMPTE Il permet de modifier les paramètres définis à la création du compte dans Outlook.

SÉLECTIONNÉ (volet de gauche) DÉSIGNER LE COMPTE DANS LA LISTE

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR SÉLECTIONNER LE COMPTE DANS LA LISTE S'IL N'EST PAS DÉJÀ SÉLECTIONNÉ

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

POUR RÉPARER AUTOMATIQUEMENT PUIS COCHER

AVANT DE CLIQUER SUR POUR MODIFIER SOI-MÊME LE PARAMÉTRAGE RENSEIGNER LES ÉLÉMENTS NOTAMMENT LES SERVEURS POP ET SMTP

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

III – LA MESSAGERIE

41

DÉLAIS D'ATTENTE D'UNE RÉPONSE DU SERVEUR

5. COMPLÉTER LE PARAMÉTRAGE Il est possible de nommer le compte, de donner une adresse de réponse à ses correspondants et d'indiquer l'organisation d'appartenance.

SÉLECTIONNÉ (volet de gauche) DÉSIGNER LE COMPTE DANS LA LISTE

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR NOMMER ÉVENTUELLEMENT LE COMPTE

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR Il est aussi possible d'utiliser

des paramètres du compte.

Renseigner les paramètres de nom du compte créé

42

DÉLAIS AVANT SUPRESSION DES MESSAGES DU SERVEUR

6. MODIFIER UN COMPTE Des informations comme le mot de passe ou les serveurs entrant et sortant peuvent être modifiés.

SÉLECTIONNÉ (volet de gauche) DÉSIGNER LE COMPTE DANS LA LISTE

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR OU

<CLIC G> SUR MODIFIER ÉVENTUELLEMENT LES INFORMATIONS

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR Ce sont ici des opérations exceptionnelles pour corriger une erreur ou pour adapter une modification effectuée chez le gestionnaire de messagerie Votre fournisseur d'accès vous oblige à changer votre mot de passe régulièrement pour des raisons de sécurité : vous répercutez dans Outlook la modification effectuée chez lui.

Votre entreprise a changé d'hébergeur : vous répercutez dans Outlook la modification éventuelle des serveurs entrant et sortant

III – LA MESSAGERIE

43

7. GÉRER LES PROFILS Le profil définit les adresses mails et leurs paramètres. Ils ne sont pas stockés dans le fichier Outlook mais au niveau de Windows.

SÉLECTIONNÉ (volet de gauche)

<CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR SÉLECTIONNER LE PROFIL

<CLIC G> SUR MODIFIER ÉVENTUELLEMENT LES COMPTES ASSOCIÉS POUR VALIDER OU POUR SORTIR SANS MODIFICATION

Vous pouvez changer de profil en cliquant sur ok dans la boîte de dialogue ci-avant ou avec des paramètres du compte

44

8. COMPTE PAR DÉFAUT Le compte par défaut est celui utilisé pour l'envoi des messages à défaut d'en spécifier un autre.

SÉLECTIONNÉ (volet de gauche) DÉSIGNER LE COMPTE DANS LA LISTE

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR SÉLECTIONNER LE COMPTE DANS LA LISTE S'IL N'EST PAS DÉJÀ SÉLECTIONNÉ

<CLIC G> SUR OU UTILISER

POUR MODIFIER L'ORDRE DES COMPTES, LE 1ER ÉTANT CELUI PAR DÉFAUT

S'il y en a plusieurs, mettre par défaut le compte créé

9. SUPPRIMER UN COMPTE Un comte qui ne fonctionne plus doit être supprimé, sinon Outlook envoie un message d'erreur à chaque fois qu'il essaie de s'y connecter.

SÉLECTIONNÉ (volet de gauche) DÉSIGNER LE COMPTE DANS LA LISTE

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR SÉLECTIONNER LE COMPTE DANS LA LISTE S'IL N'EST PAS DÉJÀ SÉLECTIONNÉ

<CLIC G> SUR Si le compte ne fonctionne pas, essayer de le modifier manuellement avec réparer avec

; sinon, le supprimer et le récréer de toutes pièces

ou de le

III – LA MESSAGERIE

45

10. L'AFFICHAGE Les volets peuvent être ou non affichés. Leur taille et position sont paramétrables.

(4ème, 5éme bloc)

SÉLECTIONNER LA BOÎTE DE RÉCEPTION D'UN COMPTE

<CLIC G> SUR L'UN DES OUTILS <CLIC G> SUR UNE OPTION D'AFFICHAGE

diminue l'espace entre les messages Paramétrer l'affichage de la fenêtre à votre convenance

FIGER UN VOLET

FERMER UN VOLET

RÉDUIRE UN VOLET VOLET "LECTURE"

BARRE DES TÂCHES

MESSAGES

VOLET DES DOSSIERS

<FAIRE GLISSER>

VOLET DES CONTACTS

46

Avec la fibre, l'ADSL, la 4/5 G ou tout moyen de connexion moderne, vous êtes en ligne de manière permanente et pouvez envoyer et recevoir les messages quasiment en temps réel.

(1er bloc) DANS LE VOLET GAUCHE, <CLIC G> SUR UN COMPTE

<CLIC G> SUR

ÉMETTEUR DESTINATAIRE

DÉROULER LE RUBAN

COPIE ENVOYER LE MESSAGE

OBJET PIÈCES JOINTES

TEXTE DU MESSAGE

CARTE DE VISITE ATTACHÉE

POINTER POUR AVOIR DES INFORMATIONS SUR LE CONTACT

VOLET CONTACT RÉDUIT

Le ruban déroulé affiche les outils nécessaires :

Créer un nouveau courrier

III – LA MESSAGERIE

47

1. INDIQUER LES DESTINATAIRES Les destinataires peuvent être choisis dans la liste des contacts ou saisis manuellement ; s'ils sont connus, ils sont proposés après la saisie de quelques caractères.

<CLIC G> SUR

POUR CHOISIR UNE AUTRE ADRESSE D'ENVOI QUE CELLE PAR

DÉFAUT

<CLIC G> SUR

POUR CHOISIR UN DESTINATAIRE DANS LE CARNET D'ADRESSE

OU SAISIR DIRECTEMENT L'ADRESSE DU DESTINATAIRE PERMET DE DÉSIGNER DES DESTINATAIRES EN COPIE SEULE PERMET DE DÉSIGNER DES DESTINATAIRES EN COPIE INVISIBLE APRÈS AVOIR CLIQUÉ SUR

OU

ce destinataire n'est pas affiché S'il y a plusieurs destinataires, les adresse sont séparées par un point-virgule

ouvre la même fenêtre que

ou

Dans le message créé, mettre comme destinataire votre voisin, en copie Nadege.bridge@laposte.net et en copie invisible catherine.bernet@laposte.net (ou tout autres personnes)

1- <CLIC G> SUR LE NOM

3- VALIDER 2- <CLIC G> SUR LE BOUTON

48 Il n'est pas correct d'envoyer un message en majuscules ni d'envoyer un même message à plusieurs destinataires qui ne se connaissent pas en laissant leurs adresses visibles : Pour envoyer un message à plusieurs destinataires sans que leurs adresses soient visibles, utiliser disponible lorsque l'on clique sur

ou

2. SAISIR L'OBJET Tout message doit avoir un objet.

<CLIC G> DANS LA ZONE SAISIR L'OBJET Dans le message créé, mettre comme objet : Comité de direction

3. COMPOSER LE MESSAGE Il reste à saisir le texte du message, dans la partie basse de la fenêtre. Word est utilisé comme éditeur par défaut avec ses outils de correction et de mise en forme.

<CLIC G> DANS LA PARTIE BASSE DE LA FENÊTRE SAISIR LE TEXTE LE METTRE EN FORME

Dans le message créé, saisir le contenu : Écrire le message suivant : objet : "Comité de direction" texte :"Réunion de travail de préparation du lundi 31.

14h00 : diaporama 15h00 : discussion par groupe 16h00 : synthèse 17h00 : conclusion Cordialement "

III – LA MESSAGERIE

49

4. METTRE EN FORME LE MESSAGE On retrouve dans Outlook les principales fonctions de Word, ce qui permet d'appliquer un thème, d'affecter des styles, de mettre en forme précisément les caractéristiques de police et de paragraphe, d'insérer toutes sortes d'éléments ou de traduire le texte. a) TYPE DE MESSAGE Plusieurs formats peuvent être utilisés pour le contenu. Le format "html" est le standard le plus riche. Il permet (ainsi que le format "texte enrichi") d'utiliser des mises en forme élaborées.

(2ème bloc) VÉRIFIER QUE LE FORMAT EST BIEN "HTML" SINON

<CLIC G> SUR

S'IL N'EST PAS DÉJÀ SÉLECTIONNÉ

Dans le message créé, vérifier que le format est bien html

b) CHOISIR UN THÈME Un thème est une combinaison de couleurs, de polices et d'effets. Il a pour avantage de permettre une présentation élaborée de manière rapide et efficace d'un message auquel des styles ont été appliqués (polices et effets peuvent être modifiés).

(1er bloc) <CLIC G> DANS LE VOLET DU TEXTE DU MESSAGE

<CLIC G> SUR DÉPLACER LA SOURIS SUR LES THÈMES POUR JUGER DE L'EFFET SUR LA SÉLECTION <CLIC G> SUR LE THÈME CHOISI

On retrouve ici les outils classiques de la suite Office utilisés notamment dans Word

Dans le message créé, affecter au contenu du message le thème "Office"

50 c) AFFECTER UN STYLE Le style comprend des caractéristiques de mise en forme liées au thème. Ainsi, un style "titre 1" propose une présentation différente selon le thème. Le principe est le même que dans Word.

(5ème bloc)

SÉLECTIONNER LE TEXTE OU CLIQUER DANS LE PARAGRAPHE POINTER SUR LE STYLE POUR AFFICHER SA PRÉSENTATION <CLIC G> SUR LE STYLE CHOISI

Dans le message créé, affecter à "Réunion de travail de préparation du lundi 31" le style

d) METTRE EN FORME LES POLICES On retrouve ici les procédures de Word (les caractéristiques choisies remplacent celles du thème).

(3ème bloc)

SÉLECTIONNER LE TEXTE <CLIC G> SUR UN OUTIL

Dans le message créé, affecter à : "14h00 : diaporama 15h00 : discussion par groupe 16h00 : synthèse 17h00 : conclusion" la police "calibri" et la couleur

III – LA MESSAGERIE e) METTRE EN FORME LES PARAGRAPHES

51

Idem pour le paragraphe (les caractéristiques choisies remplacent celles du thème ou s'y ajoutent).

(4ème bloc)

<CLIC G> DANS LE PARAGRAPHE <CLIC G> SUR UN OUTIL

Dans le message créé, affecter à : "14h00 : diaporama 15h00 : discussion par groupe 16h00 : synthèse 17h00 : conclusion" la puce

5. CRÉER UNE SIGNATURE La signature permet de personnaliser le message. Il faut tout d'abord la créer.

(1er bloc)

(4ème bloc)

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR PUIS

POUR NOMMER LA UNE NOUVELLE SIGNATURE POUR VALIDER

DANS LE VOLET BAS, SAISIR LE TEXTE ET LE METTRE EN FORME JOINDRE ÉVENTUELLEMENT UNE CARTE DE VISITE DU GESTIONNAIRE DE CONTACTS

<CLIC G> SUR POUR VALIDER

Créer une signature personnelle pour l'adresse pdedupont@laposte.net ou pour l'adresse que vous avez créée en vous inspirant éventuellement de la signature suivante

52 ASSOCIER UN THÈME

INSERTION AUTOMATIQUE

Pour associer un thème (ensemble de styles homogènes + fond…) à la signature : onglet

puis bouton

de la fenêtre "signature"

Créer une nouvelle signature pour une adresse professionnelle comme ci-après

III – LA MESSAGERIE

53

6. SIGNER LE MESSAGE La signature créée est alors disponible.

(4ème bloc)

(1er bloc)

<CLIC G> DANS LE MESSAGE

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR UNE SIGNATURE DANS LA LISTE la signature choisie est insérée Dans le message créé, signer créé avec la signature professionnelle

7. JOINDRE DES FICHIERS À défaut de partager un fichier avec d'autres, il est souvent pratique d'envoyer par messagerie le fichier concerné (pour autant qu'il ne soit pas trop gros). Le fichier, reçu sur un ordinateur ou un Smartphone, peut être alors être affiché et éventuellement réutilisé.

(4ème bloc)

(1er bloc)

<CLIC G> SUR la liste des derniers fichiers envoyés s'affiche <CLIC G> SUR UN FICHIER OU

<CLIC G> SUR SÉLECTIONNER LE DOSSIER SÉLECTIONNER LE OU LES DOCUMENTS (AVEC <CTRL> OU <MAJ>)

<CLIC G> SUR les fichiers joints d'affichent dans l'entête du message

La plupart des serveurs bloquent les messages supérieurs à 5 Mo mais les fournisseurs d'accès proposent des outils spécifiques utilisant FTP (et non SMTP)

54 1 - ouvrir word faire le courrier suivant

L'enregistrer dans "documents"sous le nom "lettre" 2 - ouvrir Excel faire le tableau suivant :

l'enregistrer dans "documents" sous le nom : "tableau" Les joindre au message en cours

8. S'ASSURER DE LA RÉCEPTION Pour les messages importants, il est recommandé de s'assurer de la bonne réception du message par une confirmation de lecture et de conserver cette dernière un certain temps.

(4ème bloc)

DANS LA FENÊTRE DE MESSAGE (avant de l'envoyer) COCHER L'UNE OU/ET L'AUTRE DES CASES SUIVANTES

III – LA MESSAGERIE

55

L'accusé de réception est envoyé automatiquement par le serveur lorsque le message arrive dans la boite aux lettres du destinataire.

La confirmation de lecture est proposée au destinataire du message à la suite de l'ouverture du message et celui-ci décide alors ou non de confirmer Dans le message créé, activer les options de suivi

9. ENVOYER LE MESSAGE Une fois le message saisi, il ne reste plus qu'à l'envoyer.

<CLIC G> SUR POUR MODIFIER ÉVENTUELLEMENT LE COMPTE D'ENVOI (si différent du compte par défaut)

<CLIC G> SUR Envoyer le message qui doit correspondre à celui-ci-après à votre voisin

56

10. INDICATEURS ET BOUTONS DE VOTE Des indicateurs permettent de définir l'importance et d'assurer un suivi du message. Des boutons de vote permettent de donner son avis sur un point de manière formalisée

(5ème bloc)

(4ème bloc)

<CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR

CHOISIR LE TYPE DE BOUTONS

La réponse s'effectue à partir du message reçu.

(2ème bloc)

<CLIC G> SUR LE BOUTON PUIS SUR LA RÉPONSE <OK> POUR CONFIRMER L'ENVOI DE LA RÉPONSE

Envoyer un message avec "importance haute" et "boutons de vote" du type "Bonjour, pouvez-vous me donner votre avis ?" à votre voisin

<CLIC G> ICI PUIS LÀ

III – LA MESSAGERIE

57

Les messages que vous envoyez sont affichés dans la boite d'envoi jusqu'à leur départ ; une fois envoyés, les messages sont stockés dans les "éléments envoyés".

Les messages que vous recevez sont stockés chez votre fournisseur de messagerie (SERVEUR INTERNE, ORANGE, FREE, BOUYGUES, SFR, HOTMAIL, GMAIL, OVH, INFOMANIAK…) jusqu'à leur réception dans la "boîte de réception" de Outlook ; ils sont effacés sur le serveur de messagerie après un certain délais ou lorsqu'ils sont supprimés de la boîte de réception.

(1er bloc)

(DERNIER BLOC)

<CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR <F9>

Les comptes liés à un serveur de messagerie de type "exchange" sont mis à jour en temps réel sans avoir besoin de passer par le bouton d'envoi/réception Faire un envoyer/recevoir manuel puis consulter la boîte de réception

58 La boîte de réception s'affiche en gras s'il y a des messages non lus et indique entre parenthèses le nombre de messages non lus L'objet et l'heure des messages non lus sont affichés en bleu :

vérifier le paramétrage

dans pour éviter le messages "boite pleine"

1. NOTIFICATIONS Le centre de notification peut vous informer des nouveaux messages s'il est paramétré.

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR AFFICHER OUTLOOK ET <CLIC G> SUR

POUR L'ACTIVER

Activer les notifications pour Outlook

2. REGROUPER LES COMPTES Il est peut être intéressant de définir des groupes de compte par nature

(1er bloc)

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR SÉLECTIONNER LE GROUPE

<CLIC G> SUR

OU <CLIC G> SUR SÉLECTIONNER LE COMPTE À INCLURE

POUR CRÉER UN NOUVEAU GROUPE

COCHER SÉLECTIONNER LE COMPTE À INCLURE COCHER …

RÉPÉTER L'OPÉRATION POUR CHACUN DES COMPTES À INCLURE POUR VALIDER

<CLIC G> SUR

III – LA MESSAGERIE

59

CRÉER U NOUVEAU GROUPE

GROUPE DE COMPTES

GÉRER LES COMPTES DU GROUPE PARAMÈTRES

La composition d'un groupe est définie compte par compte.

<CLIC G> SUR

INCLURE LE COMPTE DANS LE GROUPE

CARACTÉRISTIQUES DU COMPTE

COMPTE SÉLECTIONNÉ LISTE DES COMPTES

60 Créer deux groupes de compte : un personnel (perso) et l'autre professionnel (travail)

3. LA CONVERSATION Une conversation regroupe les messages qui ont le même objet, les messages étant triés afin que le message le plus récent figure en premier.

(2ème bloc)

COCHER DÉROULER

<CLIC G> POUR DÉVELOPPER <CLIC G> POUR RÉDUIRE

Afficher les messages reçus sous forme de conversation

4. LIRE LES MESSAGES Les messages sont affichés dans la boite de réception.

<DOUBLE CLIC> SUR LE MESSAGE POUR L'OUVRIR <CLIC G> SUR

POUR LE FERMER

Pour qu'un message soit considéré comme lu : le garder sélectionné plus de quelque secondes (si paramétré dans les options) l'ouvrir

<CLIC G> sur

(groupe indicateurs)

<CLIC D> son objet passe de bleu à gris et il est supprimé du nombre de messages à lire indiqués à la suite de "boite de réception".

III – LA MESSAGERIE

61

AFFICHAGE DU MESSAGE CONVERSATION

BOÎTE DE RÉCEPTION

MESSAGE SÉLECTIONNÉ

ÉLÉMENTS LIÉS Ne pas ouvrir les messages d'émetteurs inconnus ; le plus souvent, l'affichage du message dans le volet de lecture suffit pour en prendre connaissance et évite le lancement de code malveillant Ouvrir le dernier message reçu

5. RÉPONDRE À UN MESSAGE REÇU Il est simple de répondre à un message en rappelant le message que l'on a reçu.

DANS LE MESSAGE AFFICHÉ

<CLIC G> SUR

(3ème bloc) SÉLECTIONNER LE MESSAGE OU

OU EXCEPTIONNELLEMENT OU RENSEIGNER LE MESSAGE PUIS L'ENVOYER

<CLIC G> SUR répondre à tous)

(ou exceptionnellement

RENSEIGNER LE MESSAGE PUIS L'ENVOYER

62

envoie le message de réponse à tous les destinataires du message d'origine À utiliser avec modération Répondre brièvement aux différents messages que vous venez de recevoir

6. TRANSFÉRER UN MESSAGE REÇU Il est aussi possible de transférer à une autre personne un message reçu.

DANS LE MESSAGE AFFICHÉ

<CLIC G> SUR

(3ème bloc) SÉLECTIONNER LE MESSAGE

OU

RENSEIGNER LE DESTINATAIRE PUIS L'ENVOYER

<CLIC G> SUR RENSEIGNER LE DESTINATAIRE PUIS L'ENVOYER

transférer un des messages que vous venez de recevoir

7. SUPPRIMER UN MESSAGE REÇU Il faut supprimer les messages inutiles sous peine d'être vite encombré.

(2ème bloc) <CLIC G> SUR LE MESSAGE SÉLECTIONNER LE MESSAGE APPUYER SUR LA TOUCHE <SUPP> OU

<CLIC G> SUR

<EFFACER>

POINTER SUR LE MESSAGE

<CLIC G> SUR

(tout à droite)

transférer un des messages que vous venez de recevoir

III – LA MESSAGERIE

63

8. SUPPRIMER TOUS LES MESSAGES Les messages supprimés sont simplement déplacés dans le dossier "éléments supprimés" et il est utile de les supprimer définitivement, surtout s'il y a des messages douteux dedans.

SÉLECTIONNER LE DOSSIER

<CLIC D> le dossier "éléments supprimés" est vidé de son contenu déplace la conversation entière dans les éléments supprimés supprime les éléments redondants déplace le message sélectionné dans le dossier d'archivage Supprimer quelques-uns des messages reçus puis vider le dossier "éléments supprimés"

9. LES MESSAGES DOUTEUX De très nombreuses méthodes sont utilisées pour détourner frauduleusement les mails de leur simple rôle de message : Le spam ou pourriel : c'est un message, le plus souvent commercial et non sollicité ; cela peut devenir très gênant lorsque l'on reçoit plus de spams que de messages réels mais ce n'est pas vraiment dangereux.

Les messages infectés : ils peuvent être infectés par des virus ou des spywares/malwares/ransomwares ; ces derniers sont le plus souvent utilisés à des fins de récupération de données ou d'argent.

Le hameçonnage (phishing): il consiste à vous envoyer un faux mail semblant provenir d'une structure officielle (grande société, banque, site marchand, paypal…) et vous demandant le plus souvent confirmation d'informations confidentielles sous un faux prétexte. Le lien inclus dans le message vous emmène sur un site quasiment identique au site original afin de vous amener à délivrer des informations confidentielles (n° de compte, de carte bleue, mot de passe…)

Pour éviter les problèmes : Posséder un antivirus efficace quotidiennement mis à jour des nouvelles définitions de virus. Lancer un contrôle complet de l'ordinateur environ une fois par semaine.

Posséder un anti-spyware efficace (spybot). Cette fonctionnalité est maintenant le plus souvent incluse dans les anti-virus. Faire une analyse régulière.

Ne pas ouvrir les messages douteux. Juste vérifier dans le volet de lecture qu'il est bien douteux. Le supprimer ou le mettre dans le courrier indésirable Ne jamais cliquer sur un lien d'un message douteux pour accéder à un site sur internet ; c'est la base de fonctionnement de l'hameçonnage.

Se méfier et détruire sans les ouvrir les messages en langue anglaises non attendus notamment ceux commençant par "hi" ainsi que (à moins d'avoir des échanges réels avec l'un de ces pays) ceux provenant de pays Africains (Côte d'ivoire) ou de l'est (Russie, Chine…)

64 Plusieurs moyens d'éviter la plupart de ces problèmes : • Ne pas indiquer son adresse Email de manière lisible sur un site web (par exemple comme contact). Des logiciels les récupèrent automatiquement pour créer des fichiers à des fins de spam. Si nécessaire, mettre une image affichant votre adresse Email.

•

Ne pas se désinscrire de listes de diffusions auxquelles vous ne vous êtes jamais inscrit : cela ne ferait que confirmer que l'adresse est bonne et multiplier le nombre de spams

•

Utiliser une adresse Email spécifique pour tous les formulaires de contact des sites web que vous êtes amenés à renseigner et la gérer à part de votre adresse professionnelle et de votre adresse personnelle.

•

Utiliser un service de vérification d'Email ; un CAPTCHA alors vérifie l'authentification lors du premier envoi/réception

•

Ne pas aller sur les sites de vente de pharmacie étrangers, de copies de montres ou autres sites suspicieux…. Vos adresses Email et éventuellement celles de vos contacts pourraient être récupérées malgré vous pendant votre navigation

Un message douteux ne doit pas être mis dans la corbeille ou il continue d'exister mais doit être supprimé définitivement

(2ÈME BLOC)

SÉLECTIONNER LE MESSAGE ENFONCER LA TOUCHE "MAJ" SÉLECTIONNER LE MESSAGE ENFONCER LA TOUCHE "MAJ" APPUYER SUR LA TOUCHE "SUPP" DU CLAVIER

<CLIC G> SUR

le message n'est pas déplacé mais supprimé

Supprimer définitivement un ou plusieurs des messages reçus

III – LA MESSAGERIE

65

10. BLOQUER DES EXPÉDITEURS Les messages non sollicités peuvent être automatiquement aiguillés dans un dossier spécial nommé "courrier indésirable" du fichier Outlook destinataire de l'adresse de messagerie.

(2ème bloc) SÉLECTIONNER LE MESSAGE

SÉLECTIONNER LE MESSAGE

<CLIC G> SUR

<CLIC D>

<CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR

le message est déplacé dans le dossier "courrier indésirable" Vider régulièrement le dossier

(<CLIC d> puis

)

Bloquez les messages en provenance d'un de vos voisins et testez en le bon fonctionnement

permet aussi de gérer les destinataires bloqués et approuvés ainsi que de modifier directement les listes

Les spams ou pourriels proviennent souvent de plusieurs adresses d'un même domaine et c'est alors ce domaine qu'il faut mettre dans les expéditeurs bloqués.

(2ème bloc)

SÉLECTIONNER LE MESSAGE

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR ONGLET

<CLIC G> SUR SAISIR LE NOM DE DOMAINE SANS HTTP//WWW.

ex : SOCIETE.RU PUIS

POUR VALIDER

les courriers en provenance de tous les expéditeurs de ce domaine seront automatiquement dirigés vers le dossier "courrier indésirable" permet à l'inverse de confirmer des utilisateurs

66 Malheureusement, l'efficacité de ce courrier indésirable est très limitée car les spammeurs utilisent non seulement des adresses mais des domaines différents à chaque envoi : …

Ne pas mettre dans les expéditeurs bloqués des noms de domaine comme "Gmail", "Hotmail", "live", "Yahoo" ou tout autre fournisseur générique de comptes de messagerie Ajouter manuellement : board@warnetit03.net; carre@email.carref.fr; contact@infos-passage.fr; info@dealking.fr; info@desrul.com; envoi.pratiques-idees.com; promfleurs.fr aux utilisateurs bloqués Nadege.brige@laposte.net; catherine.bernet@laposte.net; françoise.duchemin@laposte.net;pdedupont@outlook.fr; pdedupont@live.fr; infos@informatique-bureautique.com aux utilisateurs approuvés

Un moyen d'éviter en partie les spams est d'interdire les domaines de niveau supérieur (international).

(2ème bloc)

SÉLECTIONNER LE MESSAGE

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR ONGLET

<CLIC G> SUR OU

<CLIC G> SUR COCHER LES ÉLÉMENTS SOUHAITÉS PUIS

POUR VALIDER

les courriers en provenance de tous les expéditeurs de ce domaine seront automatiquement dirigés vers le dossier "courriers indésirables"

1-

COCHER LES ÉLÉMENTS À PROSCRIRE

Bloquer les courriers en provenance de la Russie et de la Roumanie ainsi que le codage cyrillique

III – LA MESSAGERIE

67

11. CLASSER LES MESSAGES Si vous utilisez régulièrement votre messagerie, les messages s'amassent dans la boîte de réception et il devient rapidement difficile de s'y retrouver. Un minimum de classement est alors de rigueur (idem pour les éléments envoyés).

(1er bloc) SÉLECTIONNER LA BOÎTE DE RÉCEPTION (à priori)

SÉLECTIONNER LE DOSSIER PARENT

<CLIC G> SUR

<CLIC D> un dossier sans libellé s'affiche

SAISIR LE NOM DU NOUVEAU DOSSIER VÉRIFIER OU MODIFIER LE DOSSIER PARENT

SAISIR LE NOM DU NOUVEAU DOSSIER <ENTRÉE> POUR VALIDER

POUR VALIDER

SAISIR LE NOM

<CLIC G> SUR LE DOSSIER PARENT

<CLIC G> POUR RÉDUIRE

VALIDER

Créer un dossier "Affaires en cours" avec

t un dossier "affaires terminées" avec

dans la boite de réception du fichier "iosexo"

68 Outlook peut vous aider à classer vos messages manuellement ou automatiquement.

(5ÈME BLOC)

SÉLECTIONNER LE MESSAGE SÉLECTIONNER LE MESSAGE <FAIRE GLISSER> LE MESSAGE DANS SON NOUVEAU DOSSIER

<CLIC G> SUR

ET INDIQUER LA

DESTINATION

•

<FAIRE GLISSER>

Déplacer dans le dossier "Affaires en cours" de la boite de réception un des messages reçus ce jour et un autre dans "affaires terminées"

12. SUIVRE LES MESSAGES Un indicateur de suivi peut être affecté à un message afin de créer une tâche avec une échéance prévue et un indicateur de fin.

(6ème bloc)

<CLIC G> SUR LE MESSAGE

POINTER SUR LE MESSAGE

<CLIC D> SUR <CLIC G> SUR

Affecter l'indicateur de suivi "terminé" à un message

(tout à droite)

III – LA MESSAGERIE

69

13. UTILISER LES CATÉGORIES La notion de catégorie est commune à tous les modules et permet de regrouper les messages de même nature.

(6ème bloc)

MESSAGE SÉLECTIONNÉ

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR LA CATÉGORIE CHOISIE POUR L'AFFECTER la catégorie choisie pour le message s'entoure d'un cadre gris <CLIC G> SUR LA CATÉGORIE CHOISIE POUR NE PLUS L'AFFECTER Un message peut être classé dans plusieurs catégories à la fois

Classer les messages reçus dans les différentes catégories

Une catégorie peut aussi être personnalisée (voir calendrier)

14. TRIER LES MESSAGES Les messages au sein de la boîte de réception ou des dossiers peuvent être filtrés et triés très simplement en cliquant sur la tête de colonne désirée du volet des messages.

<CLIC G> POUR FILTRER

<CLIC G> POUR TRIER

Le critère de tri peut aussi être choisi.

(3ème bloc) SUR LA TÊTE DE COLONNE

<CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR UN CRITÉRE DE TRI les messages sont triés dans l'ordre du critère <CLIC G> SUR AFFICHE TOUS LES CRITÈRES croissant ou décroissant complète le critère

70 du groupe "réorganisation" permet d'afficher des informations complémentaires dans la liste des messages et d'effectuer un tri par rapport à ces éléments Dans le dossier "Affaires en cours" de la boite de réception Classer les messages par ordre chronologique croissant ajouter la colonne "destinataire" Agrandir le volet principal afin de voir toutes les colonnes Adapter l'affichage en modifiant la largeur des colonnes comme ci-après

IMPORTANT

TERMINÉ

RÉPONSE EN COURS

15. CRÉER DES RÈGLES DE RÉCEPTION Un bon moyen de ne pas avoir à trier régulièrement ses messages consiste à créer des règles de routage de telle manière que, automatiquement, les messages soient dirigés vers le dossier adéquat en fonction notamment de leur origine.

(5ème bloc)

SÉLECTIONNER LE MESSAGE À LA BASE DE LA RÈGLE

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR PARAMÉTRER LA RÈGLE

COCHER POUR VALIDER

III – LA MESSAGERIE

71

Créer une règle pour que les messages de vote soient déplacés automatiquement dans "affaires en cours"

La règle peut aussi être plus complexe.

(5ème bloc)

SÉLECTIONNER LE MESSAGE À LA BASE DE LA RÈGLE

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR PARAMÉTRER LA RÈGLE PUIS

POUR VALIDER

<CLIC G> ICI

RÈGLE EXISTANTE

72

SÉLECTION DE LA RÈGLE

CRITÈRES DE LA RÈGLE SÉLECTIONNÉE

DANS LE SECOND VOLET EN BAS ET EN COCHANT LES CASES CORRESPONDANTES DE L'ASSISTANT

1- SÉLECTIONNER LA FINALITÉ GÉNÉRALE 2- SÉLECTIONNER LES PARAMÈTRES CORRESPONDANT AUX DESTINATAIRES

<CLIC G> SUR LE LIEN POUR PRÉCISER L'ADRESSE DE L'ÉMETTEUR 3- SÉLECTIONNER LES PARAMÈTRES CORRESPONDANT AUX CONDITIONS DE RÉCEPTION <CLIC G> SUR LE LIEN POUR PRÉCISER LE DOSSIER

<CLIC G> SUR 4- DÉFINIR LES CONDITIONS PUIS

5- SÉLECTIONNER LES PARAMÈTRES CORRESPONDANT AUX ACTIONS <CLIC G> SUR LE LIEN <CLIC G> SUR

POUR PRÉCISER LE MESSAGE

III – LA MESSAGERIE

73

6- DÉFINIR LES EXCEPTIONS 7- DONNER UN NOM À LA RÉGLE ET L'ACTIVER

<CLIC G> SUR

Créer une règle de ce type pour l'un des émetteurs des messages reçus

La liste des règles s'affiche dans la fenêtre dans la quelles elles peuvent être gérées.

OUTILS DE GESTION DES RÈGLES

LISTE DES RÈGLES ACTIVES

DESCRIPTION DE LA RÈGLE SÉLECTIONNÉE

Créer dans le dossier réception un dossier par correspondant.

Créer une règle vous affichant un message et transférant automatiquement les messages de votre correspondant dans son dossier Échanger des messages et vérifier que le fonctionnement est adéquat

74

Le principe du flux RSS est que le site lui-même vous prévient des nouveautés. Les flux sont signalés par une icône du type ou .

<CLIC G> SUR L'ICÔNE DE FLUX RSS , OU DU SITE DÉSIRÉ la liste des flux du site s'affiche avec les principaux lecteurs de flux associés Outlook permet de recevoir les flux RSS.

À PARTIR DU NAVIGATEUR

<POINTER> SUR L'ICÔNE <CLIC D> DANS LE VOLET GAUCHE DE OUTLOOK <CLIC D> SUR <CLIC G> SUR

Ajouter dans Outlook un des flux RSS de l'express (ou autre journal) :

Un flux RSS n'est en fait qu'un fichier texte au format XML avec une structure codifiée : un titre, une description courte et un lien vers l'article concerné. <?xml version="1.0" encoding="ISO-8859-1"?> <rss version="2.0"> <channel> <title>Mon site web</title> <link>http://monsiteweb.com</link> <description>Les news de mon site web</description> <item> TITRE <title>nouvelle info</title> <link>adresse internet de l'article</link> LIEN IDENTIFIANT UNIQUE <guid isPermaLink="false">1</guid> <description>description courte de l'article.</description> DESCRIPTION <pubDate>Wed, 29 Nov 2008 19:30:00 GMT</pubDate> </item> </channel> </rss>

III – LA MESSAGERIE

75

Les réseaux sociaux sont intégrés à Outlook ; ils font partie aussi bien de l'environnement personnel que professionnel. Outlook affiche donc toutes les informations possibles sur votre correspondant, qu'il trouve sur les réseaux connectés.

1. LE VOLET DE CONTACTS Selon le module de Outlook, il affiche les informations sociales relatives à la personne sélectionnée (émetteur, destinataire, contact, invité d'une réunion…).

(5éme bloc)

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

2. AFFICHER LES INFORMATIONS À la réception d'un message, les informations liées au réseau sont affichées dans la carte de visite.

EN HAUT DU VOLET DE LECTURE OU DU VOLET DE PERSONNES SUR L'ÉMETTEUR DU MESSAGE

<CLIC D>

BASCULER ENTRE ÉMETTEUR ET DESTINATAIRE RÉDUIRE LE VOLET FERMER LE VOLET NATURE DES INFORMATIONS AFFICHÉES

76

IV – LE CALENDRIER

77

Le calendrier permet de gérer un emploi du temps de manière efficace.

<CLIC G> SUR EN BAS ET À GAUCHE DE LA FENÊTRE la synthèse du module s'affiche dans la partie haute du volet gauche <SÉLECTIONNER> UNE PÉRIODE elle s'affiche dans le volet d'affichage <SÉLECTIONNER> UN OU PLUSIEURS CALENDRIERS leur contenu s'affiche son dans le volet d'affichage TYPE D'AFFICHAGE

VOLET DES DOSSIERS VOLET DE LECTURE

SÉLECTIONNER LA PÉRIODE À AFFICHER

SÉLECTIONNER LES CALENDRIERS À AFFICHER

MODULE CALENDRIER

78

Le calendrier va permettre d'afficher les événements enregistrés.

1. AFFICHER PÉRIODE ET PÉRIODICITÉ Outlook permet de choisir la périodicité des éléments à afficher.

(3ème bloc)

EN HAUT DU CALENDRIER <CLIC G> SUR L'OUTIL APPROPRIÉ

OU DANS LE VOLET PRINCIPAL

<CLIC G> SUR

OU

DU MOIS

POUR FAIRE DÉFILER

OU DANS LE VOLET DES DOSSIERS

<CLIC G> SUR

OU

DU MOIS

<CLIC G> SUR LE JOUR À AFFICHER OU <FAIRE GLISSER> SUR LES JOURS À AFFICHER OU <CLIC G> EN FACE DE LA LIGNE DU CALENDRIER POUR AFFICHER LA SEMAINE CORRESPONDANTE OU <FAIRE GLISSER> SUR LES SEMAINES CORRESPONDANTES

Tester les différents modes d'affichage

En affichage semaine ou jour,

permettent d'accéder directement à un rendez-vous

IV – LE CALENDRIER

79

2. CRÉER UN RENDEZ-VOUS Le rendez-vous est la base de fonctionnement du calendrier.

(1ER BLOC)

<CLIC G> SUR LE JOUR ET SAISIR LE RV SIMPLE OU

<CLIC G> SUR

<DOUBLE CLIC> SUR LA DATE DU CALENDRIER

la fenêtre et le ruban de l'évènement s'affichent RENSEIGNER LES ÉLÉMENTS

RENSEIGNER LES ÉLÉMENTS

la fenêtre et le ruban de l'évènement s'affichent

Créer deux rendez-vous comme ci-dessous (adapter éventuellement la date) dans le calendrier

3. RENSEIGNER UN RENDEZ-VOUS Une fois le rendez-vous créé, il faut en renseigner les diverses composantes.

SAISIR L'OBJET ET L'EMPLACEMENT (les emplacements déjà utilisés sont proposés) INDIQUER LA CATÉGORIE DU CALENDRIER (une couleur y est associée) MODIFIER ÉVENTUELLEMENT LES HEURES (activer éventuellement ) PRÉVOIR UN RAPPEL (il sera affiché sur l'ordinateur tant de temps avant le rendez-vous) INDIQUER VOTRE DISPONIBILITÉ POUR D'AUTRES ACTIVITÉS (disponible, indisponible…)

SAISIR ÉVENTUELLEMENT UN TEXTE COMPLÉMENTAIRE

<CLIC G> SUR

POUR VALIDER LE RENDEZ-VOUS

80 Compléter les 2 rendez-vous précédents comme ci-après, en adaptant les dates

4. MODIFIER UN RENDEZ-VOUS Le calendrier permet une modification graphique des rendez-vous, notamment en affichage "semaine" ou "jour" Afficher un rendez-vous : <POINTER> sur le rendez-vous Ouvrir un rendez-vous : <DOUBLE CLIC> sur le rendez-vous Déplacer un rendez-vous : SÉLECTIONNER le rendez-vous et le FAIRE GLISSER avec la souris à son nouvel emplacement Copier un rendez-vous : SÉLECTIONNER le rendez-vous et le FAIRE GLISSER avec la souris à son nouvel emplacement en maintenant <CTRL> enfoncé Modifier la durée : SÉLECTIONNER le rendez-vous et FAIRE GLISSER le bord vertical droit / gauche (affichage mois) ou le bord haut / bas (affichage semaine et jour) avec la souris Modifier l'objet : <CLIC G> sur le rendez-vous pour le sélectionner / <CLIC G> sur l'objet pour le modifier

IV – LE CALENDRIER

81 POINTER POUR AFFICHER

FAIRE GLISSER POUR MODIFIER DATE OU DURÉE

<CLIC G> POUR MODIFIER L'OBJET

Créer le rendez-vous comme ci-après puis le déplacer, le copier, modifier sa durée ; enfin, le remettre dans son état initial

5. METTRE EN FORME LE RENDEZ-VOUS Les fonctionnalités de traitement de texte sont proches de celles de Word.

Mettre en forme le texte

Insérer les éléments désirés

Réviser le texte

Mettre en forme le texte du rendez-vous "client Dubois" en "html":

82

6. ASSOCIER DES FICHIERS Des fichiers peuvent être associés à un rendez-vous.

(1er bloc)

<CLIC G> SUR SÉLECTIONNER UN ÉLÉMENT DE LA LISTE DES FICHIERS RÉCENTS OU SÉLECTIONNER UN OU PLUSIEURS FICHIERS

<CLIC G> SUR Attacher les fichiers "lettre" et "tableau" précédemment créés au rendez-vous "client Dubois" et afficher le fuseau horaire…

7. CRÉER UN RAPPEL Il est indispensable de créer un rappel pour ne pas oublier le rendez-vous.

(4me bloc)

<CLIC G> SUR

DE DÉFINIR LE DÉLAIS

Créer un rappel un jour avant pour le au rendez-vous "client Dubois"

IV – LE CALENDRIER

83

8. PERSONNALISER LES CATÉGORIES La notion de catégorie permet de regrouper les messages de même nature.

(5me bloc)

RENDEZ-VOUS AFFICHÉ

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR LA CATÉGORIE CHOISIE POUR L'AFFECTER la catégorie choisie pour le message s'entoure d'un cadre gris <CLIC G> SUR LA CATÉGORIE CHOISIE POUR NE PLUS L'AFFECTER Si les catégories proposées ne suffisent pas, il est simple de les modifier ou de créer de nouvelles catégories.

(5me bloc)

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR POUR RENOMMER LA CATÉGORIE SÉLECTIONNÉE POUR CRÉER UNE NOUVELLE CATÉGORIE POUR AFFECTER LA COULEUR POUR AFFECTER UN RACCOURCI À LA CATÉGORIE

Je crée une nouvelle catégorie nommée "Comité de direction"

je clique sur

puis sur

je clique sur je saisis "comité de direction" j'affecte la couleur puis une combinaison de touche CTRL F2 je valide par ok

84

Personnaliser les catégories comme ci-avant Affecter la catégorie "RV professionnels" au rendez-vous "client Dubois" précédent

9. PERSONNALISER LE RENDEZ-VOUS Il est possible d'ajouter un certain nombre de caractéristiques au rendez-vous.

(5me bloc)

POUR GARDER LES DÉTAILS CONFIDENTIELS OU

POUR INDIQUER L'IMPORTANCE DU RENDEZ-VOUS

POUR INDIQUER LA DISPONIBILITÉ DE L'AUTEUR NOTAMMENT EN CAS DE DEMANDE DE RÉUNION

POUR ÉVITER D'AVOIR À RÉÉCRIRE UN RENDEZ-VOUS PÉRIODIQUE

Afficher le rendez-vous "client Dubois" L'indiquer comme importance "haute", "occupé", Rappel "3 heures" puis enregistrer Rendre périodique comme ci-après le rendez-vous au dentiste

IV – LE CALENDRIER

85

Outlook est un outil puissant pour gérer les réunions si les participants utilisent Outlook.

1. FAIRE UNE DEMANDE DE RÉUNION Trouver une date et une heure qui convienne à tous les participants potentiels d'une réunion est un exercice compliqué qui demande de très nombreux allers et retours d'informations. Outlook résume cet exercice complexe à la "demande de réunion".

(1er bloc)

CLIC G> SUR

La fenêtre et le ruban de l'évènement s'affichent

2. RENSEIGNER UNE RÉUNION La réunion est un événement du calendrier au même titre que le rendez-vous.

SÉLECTIONNER LE CARNET D'ADRESSES À UTILISER INDIQUER LES DESTINATAIRES (obligatoires, facultatifs) ET L'EMPLACEMENT (ressources) INDIQUER DATES ET DURÉE

<CLIC G> SUR POUR ENVOYER LA DEMANDE Outlook informe d'éventuels conflits si les calendriers sont partagés ; la réunion est automatiquement créée dans le calendrier et mise à jour des acceptations/refus

1- CARNET D'ADRESSES

2- SÉLECTIONNER LE DESTINATAIRE

3- INCLURE LE DESTINATAIRE DANS LA LISTE

86 Envoyer aux participants comme ci-avant une invitation à une réunion sur le modèle ciaprès

AUTOMATIQUEMENT À JOUR DES ACCEPTATIONS / REFUS

3. ACCEPTER / REFUSER Les destinataires reçoivent l'invitation à laquelle ils doivent répondre.

<CLIC G> POUR ACCEPTER

<CLIC G> POUR VÉRIFIER LA DISPONIBILITÉ

<CLIC G> POUR PROPOSER UNE NOUVELLE DATE

Il est possible de répondre même si le message est affiché sans être ouvert :

IV – LE CALENDRIER

87

4. AJOUTER DES PARTICIPANTS Ajouter des participants à un rendez-vous, c'est aussi créer une réunion.

(1er bloc)

<DOUBLE CLIC> SUR LA DATE DU CALENDRIER la fenêtre "rendez-vous" s'affiche

<CLIC G> SUR

(3ème bloc) OUVRIR LE RENDEZ-VOUS OU RENSEIGNER LES ÉLÉMENTS

<CLIC G> SUR le "rendez-vous" se transforme en "réunion" INDIQUER LES DESTINATAIRES INDIQUER LES DATES, DURÉE ET EMPLACEMENT DE LA RÉUNION

<CLIC G> SUR OU POUR ENVOYER LA DEMANDE la réunion est créée dans le calendrier

5. AFFICHER LA PLANIFICATION Le détail de la planification peut être affiché.

<CLIC G> SUR L'ONGLET si les calendriers des participants sont partagés, Outlook affiche la disponibilité de ces derniers

MET À JOUR LA RÉUNION

RECHERCHE UN CRÉNEAU COMMUN

88 Afficher la planification de la réunion précédente

Utiliser réunion

pour rechercher un créneau commun à tous les participants pour y inscrire la

Pour annuler la réunion, l'organisateur la supprime de son calendrier ou clique sur

6. GÉRER LES SALLES Outlook permet de gérer les salles de réunion mais uniquement pour une messagerie gérée par un serveur "Exchange".

<CLIC G> SUR L'ONGLET

<CLIC G> SUR POUR AFFECTER LA RÉUNION À UNE SALLE seul l'administrateur Exchange peut créer les salles

Dans ce cas, le bouton

est affiché lors de la création de la réunion

IV – LE CALENDRIER

89

Plusieurs calendriers peuvent coexister en fonction des besoins. Le calendrier coché est affiché. Tout calendrier peut être copié, déplacé, supprimé ou partagé.

LES CALENDRIERS COCHÉS SONT AFFICHÉS

1. CRÉER UN CALENDRIER Plusieurs calendriers peuvent être créés dans chaque fichier de données Outlook, chacun avec une finalité différente.

(1er bloc)

POINTER SUR UN CALENDRIER

<CLIC G> SUR

<CLIC D> SÉLECTIONNER LE FICHIER ET LE DOSSIER SAISIR LE NOM DU NOUVEAU CALENDRIER

POUR VALIDER

FICHIER DE DONNÈES

DOSSIER

Créer un calendrier "perso" et un calendrier "pro" dans le fichier de données "iosexo"

90

2. CRÉER UN GROUPE DE CALENDRIER Un groupe de calendrier regroupe plusieurs calendriers de même nature.

(4ème bloc) SÉLECTIONNER LES CALENDRIERS CONCERNÉS DANS LE VOLET GAUCHE POINTER SUR

<CLIC D>

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

SAISIR LE NOM DU GROUPE <FAIRE GLISSER> LES CALENDRIERS DANS LE GROUPE

SAISIR LE NOM DU NOUVEAU GROUPE

POUR VALIDER

Créer un groupe de calendriers nommé "exercice" Faire glisser les calendriers "perso" et "pro" dans le groupe "exercice"

3. REGROUPER DES CALENDRIERS Le regroupement peut aussi s'effectuer en une seule fois.

(4ème bloc)

SÉLECTIONNER LES CALENDRIERS CONCERNÉS

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR SAISIR LE NOM DU NOUVEAU GROUPE DE CALENDRIER POUR VALIDER

Regrouper les calendriers "perso" et "pro" dans un groupe "emploi du temps"

IV – LE CALENDRIER

91

4. COPIER / DEPLACER / SUPPRIMER UN CALENDRIER Les calendriers une fois créés sont aisément manipulables.

<FAIRE GLISSER> LE CALENDRIER À SA

<CLIC D>

NOUVELLE POSITION POUR LE DÉPLACER <CTRL> ENFONCÉ POUR LE COPIER

INDIQUER LE NOUVEL EMPLACEMENT

<CLIC D>

POUR LE COPIER

<CLIC D>

POUR LE

SUPPRIMER

(2ème bloc) SÉLECTIONNER LE CALENDRIER CONCERNÉ <CLIC G> SUR UNE ACTION

Déplacer les calendriers du groupe "emploi du temps" vers le groupe "exercice" et supprimer le groupe " emploi du temps "

5. RENOMMER UN CALENDRIER Le nom d'un calendrier peut être modifié.

(2ème bloc) SÉLECTIONNER LE CALENDRIER CONCERNÉ POINTER SUR LE CALENDRIER

<CLIC D> <CLIC G> SUR Renommer les deux calendriers "perso" et "pro" en "personnel" et "professionnel"

6. AFFICHER/MASQUER UN CALENDRIER Si trop de calendriers existent, il est possible de choisir lesquels afficher.

DANS LE VOLET DE GAUCHE COCHER LE CALENDRIER À AFFICHER

POINTER SUR LE CALENDRIER

<CLIC D> <CLIC D>

Afficher et masquer tour à tour les calendriers

92

7. SUPERPOSER LES CALENDRIERS Les calendriers sont affichés côte à côte pour avoir une vue complète de l'emploi du temps d'une ou plusieurs personnes mais, si trop nombreux, ils peuvent être affichés sous forme d'onglets.

(3ème bloc) AFFICHER LES CALENDRIERS À SUPERPOSER AFFICHER LES CALENDRIERS À SUPERPOSER

<CLIC G> SUR

<CLIC D>

Idem pour revenir à l'affichage normal

Afficher en superposition les deux calendriers nommés "personnel" et "professionnel" puis les afficher côte à côte

Lorsque vous créer un rendez-vous en mode superposition, assurez-vous que le rendez-vous est créé dans le bon calendrier

8. COLORER LES CALENDRIERS Utiliser des codes de couleurs est encore le plus simple pour différencier les calendriers.

(3ème bloc) SÉLECTIONNER LE CALENDRIER CONCERNÉ

CALENDRIER SÉLECTIONNÉ

<CLIC D> <CLIC G> SUR LA COULEUR ADOPTÉE <CLIC G> SUR Colorer le calendrier "personnel" en vert et "professionnel" en bleu

9. MANIPULER DES RENDEZ-VOUS Si vous disposez de plusieurs calendriers, il est pratique de savoir copier ou déplacer des rendez-vous ou des réunions de l'un à l'autre.

AFFICHER LES CALENDRIERS CÔTE À CÔTE <FAIRE GLISSER> LES ÉVÉNEMENTS D'UN CALENDRIER À L'AUTRE POUR LES COPIER IDEM AVEC LA TOUCHE <MAJ> ENFONCÉE POUR LES DÉPLACER

IV – LE CALENDRIER

93

Redistribuer les événements précédemment créés (réunion et rendez-vous) dans les calendriers "personnel" ou "professionnel" selon leur nature (comme ci-dessus)

10. PLANIFIER LES HEURES Un mode d'affichage spécial permet de mieux planifier son emploi du temps, notamment lorsque l'on utilise plusieurs calendriers.

(2ème bloc)

(3ème bloc))

CALENDRIERS AFFICHÉS

<CLIC G> SUR le calendrier s'affiche horizontalement en heures selon l'échelle de temps : permet de modifier l'intervalle d'affichage des détails

94 Afficher les calendriers "personnel" ou "professionnel" en mode "planification"

11. HEURES DE TRAVAIL Les heures de travail peuvent être gérées à part.

(3ème bloc) <CLIC G> SUR LE LANCEUR DE BOÎTE DE DIALOGUE DE SÉLECTIONNER

(volet de gauche) PARAMÉTRER VOTRE SEMAINE DE TRAVAIL

les éléments seront repris dans les calendriers

Paramétrer vos horaires de travail réels dans le calendrier professionnel ou bien selon le modèle ci-dessus

IV – LE CALENDRIER Il ne reste plus qu'à afficher les heures de travail dans le calendrier

95

(2ème bloc)

<CLIC G> SUR le calendrier affiche les heures non travaillées en gris Afficher le calendrier professionnel en semaine de travail

12. JOURS FÉRIÉS Les jours fériés sont souvent des éléments importants de la gestion d'un emploi du temps qu'il soit personnel ou professionnel. Outlook permet de les intégrer.

(3ème bloc) <CLIC G> SUR LE LANCEUR DE BOÎTE DE DIALOGUE DE SÉLECTIONNER

<CLIC G> SUR CHOISIR LE PAYS PUIS

POUR VALIDER

S'ils n'y figurent pas déjà, les jours fériés sont installés

Il est aussi possible de rajouter d'autres éléments comme les vacances scolaires en allant chercher les éléments sur des sites spécialisés

96 Pour rajouter les vacances scolaires, Faîtes une recherche dans votre moteur de recherche préféré avec des mots clés comme "calendrier vacances scolaires Outlook" Vous trouverez plusieurs liens possibles – privilégier ceux du gouvernement (EX: HTTPS://WWW.DATA.GOUV.FR/FR/DATASETS/LE-CALENDRIER-SCOLAIRE-FORMAT-ICAL/)

<CLIC G> sur

dans le volet à droite

<CLIC G> sur du fichier téléchargé puis sur ACCEPTER outlook pour ouvrir le fichier

pour valider Un nouveau calendrier "vacances scolaires" s'affiche Importer le calendrier des vacances scolaires de votre zone et l'afficher

13. PUBLIER UN CALENDRIER Partager son calendrier, c'est le rendre accessible aux autres. Outlook le permet si vous êtes connectés à un serveur EXCHANGE (inclus dans Windows server) ou si vous avez accès à un serveur WEBDAV (les hébergeurs proposent tous des calendriers partageables et synchronisables).

Le service commercial d'une entreprise compte un directeur, 4 commerciaux et une secrétaire.

Chacun des commerciaux partage son calendrier. La secrétaire qui gère l'emploi du temps de son directeur a alors aussi accès aux emplois du temps des commerciaux et peut convoquer une réunion en quelques secondes

IV – LE CALENDRIER

97

(5ème bloc)

CALENDRIER COCHÉ ET AFFICHÉ (un seul)

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR INDIQUER L'ADRESSE DU SERVEUR POUR VALIDER

ADRESSE DU CALENDRIER SUR LE SERVEUR WEBDAV

PARAMÉTRER LA FRÉQUENCE DE MISE À JOUR

14. ENREGISTRER UN CALENDRIER Le format standard des calendriers est .ICS. Outlook permet d'enregistrer un calendrier à ce format pour l'importer dans une autre application.

SÉLECTIONNER LE CALENDRIER

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR RENSEIGNER LES OPTIONS DE PLAGE DE DATES ET DE DÉTAILS POUR VALIDER RENOMMER ÉVENTUELLEMENT LE CALENDRIER

<CLIC G> SUR le fichier est enregistré dans le dossier indiqué (mes documents)

98 Exporter le calendrier principal "iosexo" au format .ics avec les options suivantes

15. ENVOYER UN CALENDRIER C'est ici l'envoi par mail du calendrier au format ICS. (5ème bloc)

CALENDRIER COCHÉ ET AFFICHÉ (un seul)

<CLIC G> SUR RENSEIGNER LES OPTIONS POUR VALIDER RENSEIGNER LE DESTINATAIRE

<CLIC G> SUR

POUR VALIDER

IV – LE CALENDRIER Le calendrier est envoyé en pièce jointe du mail.

Le destinataire enregistre le calendrier ICS reçu dans un dossier puis l'ouvre dans Outlook.

<CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR DÉSIGNER LE FICHIER ICS ENREGISTRÉ POUR VALIDER

La calendrier est reçu dans son état à la date d'envoi ; il n'y a pas là de synchronisation entre le calendrier d'origine et celui reçu à moins de passer par un serveur Exchange ou WebDAV.

Envoyer votre calendrier "professionnel" à votre voisin

99

100

16. PARTAGER UN CALENDRIER Le calendrier Exchange ou WebDav (ex : adresse live.fr) est ici réellement partagé.

(4ème bloc)

<CLIC G> SUR PRÉCISER LE CALENDRIER AJOUTER LES PERSONNES AUTORISÉES PRÉCISER LEURS DROITS POUR VALIDER

Partager un calendrier si disponible

(3ème bloc)

IV – LE CALENDRIER 101 Le destinataire reçoit un message : cliquer sur accepter pour ouvrir le calendrier sur internet.

Le calendrier s'affiche, ici sur https://outlook.live.com/calendar

17. S'ABONNER À UN CALENDRIER Le destinataire peut aussi s'abonner au calendrier Internet ; il peut alors consulter ce calendrier en temps réel, à jour de toute modification.

(4ème bloc)

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR SAISIR L'EMPLACEMENT DU CALENDRIER POUR VALIDER

102

18. SYNCHRONISATION SMARTPHONE ANDROÏD / IOS Une version de Outlook existe maintenant pour les smartphones android ou ios (iphones…).

ALLER SUR LE PLAYSTORE OU SUR L'APP-STORE TÉLÉCHARGER ET INSTALLER MICROSOFT OUTLOOK (bien repérer l'icône

pour ne pas

se tromper) RENSEIGNER LES COMPTES DE MESSAGERIE (comme dans la version micro) L'INTERFACE EST COMPARABLE À CELLE DE LA VERSION MICRO

il n'y a , à priori, pas synchronisation des messages envoyés.

ENVOYER LE MESSAGE

ÉCRIRE UN MESSAGE CALENDRIER

IV â&#x20AC;&#x201C; LE CALENDRIER

103

V – LES CONTACTS

105

C'est ici que sont gérées toutes les informations concernant les contacts.

<CLIC G> SUR EN BAS DE LA FENÊTRE le détail du module s'affiche dans la partie haute du volet gauche <CLIC G> SUR UN DES DOSSIERS DE CONTACTS affiche son contenu dans le volet d'affichage <CLIC G> SUR UN CONTACT affiche son contenu dans le volet de lecture <DOUBLE CLIC> SUR LE CONTACT L'AFFICHE DANS SA FENÊTRE

GROUPES DE CONTACTS

LISTE DES CONTACTS

CONTACT SÉLECTIONNÉ

VOLET DES DOSSIERS

VOLET CONTACTS

Afficher le volet de contact Sélectionner le dossier de contacts Sélectionner le contact "François Lepetit" L'afficher puis fermer la fenêtre

VOLET DE LECTURE

106

Les contacts ou les groupes de contact peuvent être créés directement, (1ER BLOC) DANS LE VOLET CONTACTS (milieu)

<CLIC D>

<CLIC G> SUR SAISIR LES ÉLÉMENTS

<CLIC G> OU

SUR POUR CRÉER PLUSIEURS CONTACTS À LA SUITE

OU DE PUIS POUR CRÉER PLUSIEURS CONTACTS D'UNE MÊME SOCIÉTÉ

INCLURE UNE PHOTO

DÉROULER POUR MODIFIER LE TITRE DU CHAMP

MISE EN FORME DE L'ESPACE NOTES

LOCALISER SUR UNE CARTE

Saisir un nouveau contact comme ci-avant

V – LES CONTACTS

107

Ou plus naturellement à partir de la boîte de réception de la messagerie, message affiché ou ouvert, en pointant simplement sur une adresse mail.

<POINTER> SUR UNE ADRESSE MAIL <CLIC G> SUR PUIS

<POINTER> SUR UNE ADRESSE MAIL <CLIC D>

SUR

la fiche de création de contact s'affiche, préremplie de l'adresse mail LA COMPLÉTER

<CLIC G> SUR

OU

<CLIC G> <CLIC D>

Ajouter en tant que contact toutes les personnes avec lesquelles vous échangé des messages. Inventez le cas échéant les éléments que vous ne connaissez pas

108

L'émetteur une fois répertorié dans les contacts, il suffit de pointer sur son nom dans le volet de lecture de la messagerie pour l'afficher.

<POINTER> SUR L'ADRESSE DE MESSAGERIE POUR AFFICHER LA CARTE DE CONTACT <CLIC G> SUR POUR AFFICHER LA CARTE DE VISITE <CLIC G> SUR POUR ENVOYER UN MAIL <CLIC G> SUR POUR ÉPINGLER LA CARTE DE CONTACT À L'ÉCRAN <CLIC G> SUR POUR AFFICHER D'AUTRES OPTIONS D'INTERACTION POINTER AFFICHE LA CARTE DE CONTACT

INTERACTIONS POSSIBLES ÉPINGLE LA CARTE DE CONTACT À L'ÉCRAN OUVRE LA CARTE DE VISITE ENVOYER UN MAIL

À partir de la boîte de réception, afficher les cartes de contact puis de visite de vos correspondants épingler une carte de contact à l'écran puis la fermer

V – LES CONTACTS

109

Les cartes de visite peuvent être personnalisées.

(5ème bloc) <DOUBLE CLIC G> SUR LE CONTACT S'IL N'EST PAS AFFICHÉ

<CLIC G> SUR MODIFIER LA TAILLE, LA POSITION, L'ALIGNEMENT DE L'IMAGE, L'IMAGE MÊME SÉLECTIONNER UN CHAMP PUIS METTRE EN FORME POLICE, TAILLE ET COULEUR DU TEXTE

…

DÉPLACER LIGNES VIERGES (INTERLIGNES) ET CHAMPS AVEC POUR VALIDER

1- SÉLECTIONNER 2- METTRE EN FORME

DÉPLACER

Personnaliser votre carte de visite et/ou celle de vos contacts

110

Un groupe de contacts est une liste de contacts homogènes quant à la nature des envois. Par exemple, il peut y avoir un groupe "fournisseurs", un groupe "clients," un groupe "personnel"…

(1er bloc)

<CLIC G> SUR SAISIR LE NOM :

<CLIC G> SUR (ou autres) SÉLECTIONNER LE OU LES CONTACTS (CTRL, MAJ)

<CLIC G> SUR

POUR LES AJOUTER

POUR VALIDER

<CLIC G> SUR

Créer un groupe de contacts nommé "collègues" dans lequel vous mettrez les personnes avec lesquelles vous avez échangé des messages

V – LES CONTACTS

111

Les contacts peuvent être affichés de différentes manières.

(1er bloc)

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR L'UNE DES OPTIONS

Chaque fiche contact peut être exportée au format Vcard. Ainsi, il est possible de joindre carte de visite et signature Tester l'affichage des contacts selon les différentes modalités

112

Il est pratique de pouvoir transférer la totalité des informations d'un contact soit au format Outlook, soit au format standard Vcard.

(6ème bloc) SÉLECTIONNER LE OU LES CONTACTS

<CLIC D> SUR UN CONTACT

<CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR L'UNE DES OPTIONS ENVOYER LE MAIL

Envoyer comme contact Outlook le contact François Lepetit à vos contacts

Outlook permet d'afficher toute l'activité sociale d'un contact : articles, flux, liens, mails reçus, réunions … Notamment si les comptes de réseau sociaux sont activés.

(3ème bloc) EN AFFICHAGE "CARTES DE VISITE"

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR REDIMENSIONNER ÉVENTUELLEMENTLES VOLETS

<FAIRE GLISSER>

V – LES CONTACTS

113

Parcourir vos contacts, afficher leurs activités comme ci-dessus

Un simple <CLIC D> sur un contact permet de le déplacer, le transférer, l'appeler, le supprimer…

En mode liste, pour choisir les colonnes de données à afficher, faire un <CLIC D> sur une tête de colonne et choisir

- faire alors glisser le champ requis à la

position voulue. Il est aussi possible de regrouper les champs avec Afficher les contacts en mode "liste" et réorganiser l'affichage comme ci-après

TRIER

<FAIRE GLISSER> POUR MODIFIER LA LARGEUR

Les paramètres du contact peuvent être aisément modifiés.

QUELQUESOIT L'AFFICHAGE <DOUBLE CLIC> SUR LE CONTACT

il s'affiche en détail Afficher le détail d'un de vos contacts pour le modifier

<FAIRE GLISSER> POUR DÉPLACER

114

Outlook propose aussi de situer géographiquement les contacts.

(3ème bloc)

EN MODE MODIFICATION

<CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

le navigateur ouvre la carte sous BING

Localiser vos contacts (n'oubliez-pas qu'il faut avoir indiqué une adresse pour cela)

Un contact peut être joint rapidement et de diverses manières.

(3ème bloc

•

(3ème bloc)

<CLIC G> SUR LE CONTACT POUR LE SÉLECTIONNER

<CLIC G> SUR PUIS <CLIC G> SUR LE NUMÉRO

•

<CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR

POUR ENVOYER UN MAIL

POUR UNE RÉUNION

V – LES CONTACTS

Et ce, à partir de n'importe quel module dans Outlook.

<POINTER> SUR LE CONTACT OU SON ADRESSE DE MESSAGERIE <CLIC G> SUR L'UN DES OUTILS OU <CLIC G> SUR POUR AFFICHER PLUS D'INFORMATIONS

115

116

VI – LES TÂCHES

117

Il est courant de faire le point de son travail en listant sur un papier les choses à faire. Outlook permet de faire la même chose en gérant une date de début, une date d'échéance, un rappel…

<CLIC G> SUR

EN BAS DE LA FENÊTRE le détail du module s'affiche dans la partie haute du volet gauche <CLIC G> SUR UN DES DOSSIERS DE TÂCHES affiche son contenu dans le volet d'affichage

VOLET DESTÂCHES LISTE DES TÂCHES

TÂCHE SÉLECTIONNÉE VOLET DES DOSSIERS

VOLET DE LECTURE

La liste des événements (tâches, rendez-vous, réunion) peut être affichée sous forme d'historique.

<CLIC G> SUR

AU-DESSUS DES DOSSIERS

Elle affiche au choix, les tâches, le calendrier ou les contacts dans un volet droit.

(3éme bloc)

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR LE MODULE À AFFICHER (il s'affiche dans un volet droit)

118

Afficher le calendrier dans la barre des tâches puis les tâches mêmes comme ci-avant

La création de la tâche et de ses caractéristiques est la première étape.

(1ER BLOC) DANS LA LISTE DES TÂCHES (1ère ligne)

<CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR

<ENTRÈE> POUR VALIDER <DOUBLE CLIC > SUR LA TÂCHE DANS LA LISTE SAISIR LES ÉLÉMENTS

<CLIC G>

Créer une tâche comme ci-avant

SUR

VI – LES TÂCHES

119

Les tâches peuvent être affichées de différentes manières.

(1er bloc)

(6ème bloc)

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR LE TYPE D'AFFICHAGE DÉSIRÉ

Faire varier les types d'affichage : liste détaillée, tâches actives, terminées, en retard…

Une tâche peut être modifiée.

<DOUBLE CLIC > SUR LA TÂCHE Modifier la tâche créée

La notion de catégorie, commune à tous les modules, permet de regrouper les tâches par nature.

(6ème bloc)

MESSAGE SÉLECTIONNÉ

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR LA CATÉGORIE CHOISIE POUR L'AFFECTER Affecter la tâche créée à la catégorie "comité de direction"

120

Une tâche peut être affectée à une personne précise, alors avertie par mail.

(3ème bloc) TÂCHE OUVERTE TÂCHE NON OUVERTE

<CLIC D>

<CLIC G> SUR RENSEIGNER

<CLIC G> SUR le message avec la tâche à accomplir et ses caractéristiques est envoyé au destinataire

Un <double clic> du destinataire sur le message reçu affiche la tâche

Créer la tâche suivante et l'affecter à l'un de vos contacts – Lui envoyer le mail

VI – LES TÂCHES

121

Une tâche répétitive n'a pas besoin d'être recréée à chaque fois et peut être automatisée.

(4ème bloc)

<CLIC G> SUR RENSEIGNER LA BOÎTE DE DIALOGUE POUR VALIDER

l'information s'affiche dans la tâche :

peut être une solution pour les tâches répétitives

Créer la tâche "charges sociales" de telle manière qu'elle se répète tous les mois à échéance du 15

122

Il faut bien tenir à jour les tâches en cours et les tâches terminées afin que les tâches en retard notamment soient bien mises en évidence.

TÂCHE NON OUVERTE

TÂCHE NON OUVERTE

<CLIC G> SUR DE La tâche terminée est barrée

<CLIC D>

La tâche terminée est barrée (3ème bloc) TÂCHE OUVERTE

<CLIC G> SUR

devient

Indiquer la tâche "impôts" comme "terminée"

La liste des tâches étant affichée, elle peut être triée.

(2ÈME BLOC)

<CLIC G> SUR LE CRITÈRE DE TRI <CLIC G> SUR

POUR INVERSER

<CLIC G> SUR LE TITRE DE COLONNE

idem pour inverser l'ordre de tri

L'ordre des colonnes peut aussi être modifié en faisant glisser les têtes de colonne. <clic d>

permet de choisir les colonnes à afficher

Trier les tâches selon les différents critères

VI – LES TÂCHES

123

Une tâche (terminée) peut être supprimée.

(1er bloc) TÂCHE OUVERTE

TÂCHE NON OUVERTE <CLIC D> SUR LA TÂCHE

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

TÂCHE NON OUVERTE SÉLECTIONNER LA TÂCHE APPUYER SUR LA TOUCHE <SUPP>

Supprimer la tâche terminée

124

VII – LES NOTES

125

Il est pratique de pouvoir afficher l'équivalent de "post-it" avec Outlook.

<CLIC G> SUR

PUIS SUR EN BAS DE LA FENÊTRE le détail du module s'affiche dans la partie haute du volet gauche <CLIC G> SUR UN DES DOSSIERS DE NOTES affiche son contenu dans le volet d'affichage

La procédure est identique à celle des autres modules.

(1ER BLOC) DANS LE VOLET DES NOTES (zone vide volet droit)

<CLIC G> SUR

<CLIC D> SAISIR LES ÉLÉMENTS

<CLIC G> SUR POUR FERMER LA NOTE elle est automatiquement enregistrée

La note ouverte peut être est gérée comme une fenêtre de Windows

Créer une note comme ci-dessus – l'afficher au premier plan

126

Le contenu de la note peut être modifié comme n'importe quel texte après avoir ouvert la note.

La note elle-même peut être classée, enregistrée (format .msg), affectée à un contact…

NOTE OUVERTE

<CLIC G> SUR

(angle haut gauche)

NOTE FERMÉE <CLIC D> SUR LA NOTE

Changer la couleur de la note créée précédemment et la classer dans une catégorie

L'affichage des notes d'un dossier peut être personnalisé.

(2ème bloc)

<CLIC G> SUR L'UN DES OUTILS

Modifier l'affichage des notes

La note peut être affichée directement sur le bureau.

NOTE OUVERTE <FAIRE GLISSER> LA NOTE DE OUTLOOK JUSQU'AU BUREAU

Afficher sur le bureau la note créée

NOTE FERMÉE

<CLIC D > SUR LA NOTE <CLIC D> SUR LE BUREAU

VIII – GÉRER LES FICHIERS OUTLOOK

127

Outlook présente l'avantage de contenir tous les éléments évoqués dans un seul fichier. Ceci est particulièrement pratique pour la sauvegarde des données.

Le fichier Outlook se situe par défaut à l'emplacement suivant : C:\USERS\ NOMUTILISATEUR \DOCUMENTS\FICHIERS OUTLOOK ; Il est au format .PST

Un fichier Outlook contient des données, elles-mêmes incluses dans des dossiers.

<CLIC G> SUR

PUIS SUR EN BAS DE LA FENÊTRE le détail des dossiers contenant les données des différents modules s'affiche dans le volet gauche

Afficher les dossiers de "iosexo"

Le journal affiche l'historique des entrées de journal

128

Un fichier Outlook peut être créé en n'importe quel emplacement. Il est nécessaire si deux fichiers sont en ligne d'indiquer lequel sera celui par défaut.

(1er bloc)

<CLIC G> SUR

PUIS SUR

<CLIC G> SUR SAISIR LE NOM DU FICHIER POUR VALIDER

Éviter de multiplier les fichiers Outlook. Lors de la création des comptes de messagerie, Outlook crée automatiquement un nouveau fichier pour chaque compte, indiquer lui d'en utiliser un déjà existant plus global Créer un nouveau fichier Outlook nommé "essai"

Le fichier par défaut est utilisé à défaut d'en spécifier un autre ; il ne peut être supprimé.

SÉLECTIONNÉ (volet de gauche)

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR ONGLET SÉLECTIONNER LE NOUVEAU FICHIER PAR DÉFAUT

<CLIC G> SUR le nouveau fichier par défaut est précédé du signe

VIII – GÉRER LES FICHIERS OUTLOOK

129

Définir comme par défaut le fichier "essai" précédemment créé puis remettre "iosexo"

La liaison entre Outlook et le fichier de données peut être supprimée.

ONGLET <CLIC G> SUR LE FICHIER À SUPPRIMER (ne doit pas être le fichier par défaut)

<CLIC G> SUR la liaison entre Outlook et le fichier est supprimée mais le fichier même n'est pas supprimé Le fichier .pst même se supprime comme tout autre fichier directement dans l'explorateur

Si le fichier à supprimer est utilisé pour la remise des messages d'un compte de messagerie, les messages de compte ne sont plus accessibles mais figurent toujours dans le fichier .pst Vérifier dans les paramètres des comptes de messagerie (même fenêtre mais onglet ) et pour chaque compte qu'il n'utilise pas le fichier à supprimer et si c'est le cas, modifier le fichier de remise (sinon, OUTLOOK met le fichier par défaut).

Outlook ouvert, essayer de supprimer le fichier "essai" précédemment créé dans son dossier de l'explorateur Windows Supprimer la liaison entre Outlook et ce fichier "essai" dans Outlook puis vérifier qu'il existe toujours dans les fichiers Outlook de "documents" Essayer de nouveau de le supprimer

130

Les fichiers Outlook ont tendance à prendre de l'importance et il faut régulièrement les compacter pour limiter leur taille et améliorer les temps de réponse.

ONGLET SÉLECTIONNER LE FICHIER À COMPACTER

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR POUR FERMER

la taille du fichier diminue sensiblement, d'autant plus que le dernier compactage est éloigné Le compactage supprime l'espace encore utilisé par des données supprimées

Vérifier dans l'explorateur la taille du fichier "iosexo" – Le compacter – Vérifier de nouveau l'espace utilisé

Un mot de passe peut sécuriser l'accès au fichier.

ONGLET SÉLECTIONNER LE FICHIER

<CLIC G> SUR SAISIR ET CONFIRMER LE MOT DE PASSE POUR VALIDER

le mot de passe est demandé à l'ouverture du fichier

VIII – GÉRER LES FICHIERS OUTLOOK

131

Pour sauvegarder les données Outlook, il faut simplement faire une copie du fichier (par défaut) sur un autre support (cd, dvd, disque externe, clé USB…). Cette sauvegarde régulière des données est indispensable.

ONGLET SÉLECTIONNER LE FICHIER

<CLIC G> SUR une fenêtre de l'explorateur de fichier ouvre le dossier contenant le fichier FERMER OUTLOOK PUIS EFFECTUER LA COPIE COMME POUR N'IMPORTE QUEL FICHIER Si vous connaissez l'emplacement des fichiers, vous pouvez faire directement la manipulation dans l'explorateur Si Outlook est actif, la copie ne peut s'effectuer, l'accès au fichier étant bloqué

Sauvegardez le fichier Outlook "iosexo"

Les paramètres des comptes de messagerie ne sont pas inclus dans le fichier pst – mettezbien de côté vos identifiants indispensables en cas de panne ou de changement de machine

Les informations contenues dans Outlook sont de deux sortes : Des données (messages, calendriers, contacts, tâches…) contenues dans les fichiers .pst de Outlook : Le paramétrage (comptes de messagerie, désignation des fichiers .pst associés…) contenus dans

le profil :

132 Ce profil peut être sauvegardé et restauré mais, pour ce faire, il faut passer par la gestion de la table des registres.

SAISIR "REGEDIT

<CLIC G> SUR ATTEINDRE LA CLÉ : ORDINATEUR\HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\MICROSOFT\OFFICE\16.0\OUTLOOK\PROFILES DANS LE VOLET GAUCHE SÉLECTIONNER "OUTLOOK" <CLIC D> EXPORTER INDIQUER LE DOSSIER DE SAUVEGARDE SAISIR LE NOM <CLIC G> SUR "ENREGISTRER"

<CLIC D> EXPORTER

Un double clic sur le fichier sauvegardé nouvelle machine ou une nouvelle installation

permettra de restaurer le profil sur une

Les comptes de type Exchange peuvent être paramétrés en choisissant création du compte.

lors de la

Si vous évoluez au sein d'une organisation qui s'appuie sur un serveur MICROSOFT EXCHANGE ™, vous avez accès à l'option de partage des calendriers qui va permettre à une secrétaire par exemple de gérer plusieurs emplois du temps ainsi qu'à un module de réponse automatique en cas d'absence paramétrable (menu fichier).

IX â&#x20AC;&#x201C; EXERCICES

Le fichier exemple IOS.PST contient tous les exemples et exercices de ce cours.

133

134

Pour des raisons de lisibilité, il est employé dans cet ouvrage les termes de Windows pour Microsoft ™ Windows ®, Word pour Microsoft ™ Word ®, Excel pour Microsoft ™ Excel ®, Access pour Microsoft ™ Access ®, Outlook pour Microsoft ™ Outlook ®, Edge pour Microsoft ™ Edge ® .

Par ailleurs, toutes les copies d'écrans, images et icones ont été reproduites avec l'aimable autorisation de Microsoft ™

Tous les efforts ont été faits, et le temps nécessaire consacré, pour que cet ouvrage soit aussi fiable et rigoureux que possible. Cependant, ni l'auteur, ni l'éditeur ne sauraient être tenus pour responsable des conséquences de son utilisation ou des atteintes au droit des brevets ou des personnes qui pourraient résulter de cette utilisation.

Toute reproduction, même partielle de cet ouvrage, et par quelque procédé que ce soit, est interdite sans autorisation préalable de iOs (acquisition de licences) et passible d'une peine prévue par la loi sur la protection des droits d'auteur.

Dépôt légal 2ème Trim 2020 ISBN 978-2-491902-03-2

Ce support de cours est destiné à accompagner votre formation dans l'apprentissage de ce logiciel.

Il peut être utilisé en auto-formation mais il est le support idéal d'une formation menée par un formateur.

C'est un manuel d'apprentissage organisé sous forme de leçons, où chaque brique de connaissance acquise est réutilisée dans les leçons suivantes et avec des exercices à réaliser pour bien mémoriser les actions.

Les fichiers d’exercices sont téléchargeables sur le site de l'éditeur (lien dans le support de cours) où vous pourrez aussi éventuellement vérifier vos acquis grâce à des tests de connaissance en ligne.

Des emplacements sont prévus sur chaque page pour prendre des notes afin de bien se souvenir des recommandations de votre formateur.

Après votre formation, n'hésitez-pas à reprendre ce manuel et à refaire les exercices pour bien ancrer ce que vous avez appris dans votre esprit.

Existent aussi Windows 10, Utilisation, personnalisation (maj 2020) Word 2019, Faire un document Excel 2019, Faire un tableau Powerpoint 2019, Faire une présentation Joomla 3, Faire un site Web

Windows 10, 2èm niveau configuration Word 2016, 1er niveau utilisation, 2ème niveau document long,2ème niveau Publipostage Excel 2016, 1er niveau utilisation, 2ème niveau Plan-liaisons-solveur-fonctions macros, 2ème niveau Base de données-Hypothèses-fonctions Access 2016, 1er niveau utilisation, 2ème niveau programmation Outlook 2016, Powerpoint 2016 Maintenance micro, Réseaux …

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