Access 2019, interrogation et utilisation

Support de cours

Ccess 2019â„¢

Comment utiliser Access sous Windows ?

Comment arrêter ou démarrer une session ? Utiliser le clavier, la souris, afficher le bureau, lancer une application, la fermer ?…

De quoi est composée une fenêtre Access ? Comment utiliser la souris et le clavier avec Access ? Où se trouvent le ruban, les outils ? À quoi servent-ils ? Qu'est-ce qu'un formulaire, une table, une requête, une table ?…

Comment utiliser une base Access existante ? Quels sont les modes d'affichage des données ? Comment se déplacer entre les données, les modifier, les filtrer, ajouter un nouvel enregistrement ?…

Comment interroger les données de la base ? Trier les données recueillies, effectuer des calculs ou des regroupements sur ces données ?...

Comment afficher ces données dans des états ? Mettre en page et personnaliser la présentation de ces états ?...

Comment créer des étiquettes avec Access ?...

Comment utiliser les données d'Access dans Excel ? Faire un tableau ou un graphique croisé dynamique?...

Comment utiliser les données d'Access dans Word ? Faire un mailing ?...

Comment créer et modifier une base simple ? Créer des tables, des champs ?...

Comment travailler en mode "feuille de données" ? Naviguer dans les données, les sélectionner, les modifier, les présenter ?...

Comment créer des formulaires pour saisir ou afficher les données ?...

Ce cours est accès sur l'interrogation d'une base de données existante et l'exploitation et la présentation des données extraites. Un autre cours, de second niveau, enseigne la création d'une application élaborée sous Access.

Cet ouvrage a été entièrement réalisé avec Microsoft ™ Word ®2019,

Images des fonds de couverture reproduite avec l'aimable autorisation de Microsoft ™

SOMMAIRE I.

WINDOWS A. SOURIS 1.

2.

3.

4.

PRINCIPE UTILISATION VOCABULAIRE ADAPTATION

B. CLAVIER 1.

2.

3.

4.

5.

PAVES TOUCHES SPÉCIALES TOUCHES DE RACCOURCI WINDOWS TOUCHES DE RACCOURCI AUTRES ADAPTATION

C. FENÊTRES WINDOWS 10 1 2

STRUCTURE DES FENÊTRES COMPOSITION DES FENÊTRES

D. FENÊTRES D'APPLICATIONS 1.

2.

3.

STRUCTURE DES FENÊTRES COMPOSITION DES FENÊTRES BOITES DE DIALOGUE

E. GUIDE / DIDACTICIEL

II.

ACCESS POUR QUOI FAIRE A. CONFIGURATION B. INSTALLATION C. ENTRER / QUITTER D. EXERCICES

III. DIALOGUER AVEC ACCESS A. LA STRUCTURE D'UNE BASE ACCESS 1.

2.

3.

4.

5.

6.

TABLES REQUÊTES FORMULAIRES ÉTATS MACROS MODULES

B. LA FENÊTRE ACCESS 1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

BARRE DE TITRE MENU FICHIER BARRE D'OUTILS "ACCÈS RAPIDE" RUBAN VOLET DE NAVIGATION LE VOLET DROIT MENUS CONTEXTUELS ASCENSEURS BARRE D'ÉTAT ONGLETS D'OBJET

C. LA SOURIS DANS ACCESS 1.

2.

3.

4.

5.

6.

RAPPEL DE QUELQUES FORMES DU POINTEUR DÉPLACEMENT SÉLECTION UTILISATION DU RUBAN ET DES OUTILS ANNULATION D'ACTIONS ANNULATION DE L'ANNULATION

D. LE CLAVIER DANS ACCESS 1.

2.

3.

4.

5.

DÉPLACEMENT AVEC LES TOUCHES TOUCHES DE FONCTION UTILISATION DU RUBAN ANNULATION DE LA DERNIÈRE ACTION RÉPÉTITION DE LA DERNIÈRE ACTION

3 3 3 3 3 4

7 7 7 7 8 8

11 11 11

12 12 12 13

14

15 15 15 16 16

19 19 19 20 20 20 20 21

21 22 22 23 24 25 28 29 30 30 31

32 32 32 33 33 33 34

34 34 35 35 35 35

IV. UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS A. OUVERTURE ET L'UTILISATION 1.

2.

3.

4.

OUVERTURE D'UNE BASE EXISTANTE FERMETURE DE LA BASE ACTIVATION DU CONTENU ONEDRIVE

B. LES FORMULAIRES 1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

MODES D'AFFICHAGE NAVIGATION DANS LES DONNÉES MODIFICATION DES DONNÉES AJOUT D'UN NOUVEL ENREGISTREMENT SUPPRESSION D'UN ENREGISTREMENT RECHERCHE DE DONNÉES TRI DES ENREGISTREMENTS FILTRAGE DES ENREGISTREMENTS

C. LES REQUÊTES SÉLECTION 1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

ASSISTANT MODE CREATION ENREGISTREMENT CHAMPS TRI SUR UN CHAMP CRITÈRES DE SÉLECTION CALCULS ET REGROUPEMENTS GÉNÉRATEUR D'EXPRESSION EXÉCUTION PROPRIÉTÉS

D. LES ÉTATS 1.

2.

3.

4.

5.

MODES D'AFFICHAGE DES ÉTATS CREATION DE L'ÉTAT PERSONNALISATION PRÉSENTATION MISE EN PAGE

E. L'EXTRACTION ET LA SYNTHÈSE DES INFORMATIONS 1.

2.

3.

4.

V.

REQUÊTES D'ANALYSE CROISÉE LIAISON DE DONNÉES VERS EXCEL ÉTIQUETTES ÉCHANGE DE DONNÉES AVEC WORD

CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE A. LA CRÉATION 1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

CRÉATION A PARTIR D'UN MODÈLE CRÉATION D'UNE BASE VIERGE CREATION D'UNE TABLE MODE FEUILLE DE DONNÉES STRUCTURE DE LA TABLE CRÉATION DES CHAMPS SÉLECTION DU CHAMP MODIFICATION DU NOM DU CHAMP ORDRE DES CHAMPS SUPPRESSION DU CHAMP

B. LA GESTION DES DONNÉES 1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

SAISIE DES DONNÉES NAVIGATION DANS LES DONNÉES SÉLECTION DES DONNÉES MODIFICATION DES DONNÉES SUPPRESSION D'UN ENREGISTREMENT RECHERCHE DE DONNÉES REMPLACEMENT DE DONNÉES ENREGISTREMENT DE LA PRÉSENTATION CALCULS SUR ENREGISTREMENTS TRI DES ENREGISTREMENTS FILTRAGE SIMPLE DES ENREGISTREMENTS

37 37 37 38 38 39

40 40 41 42 42 43 43 44 44

45 46 47 49 50 54 56 62 67 70 70

72 72 72 79 86 97

99 99 103 110 113

117 117 118 119 119 120 120 121 122 122 123 123

124 124 125 126 127 128 128 129 130 130 131 132

C. LA PRÉSENTATION DES DONNÉES 1.

2.

3.

4.

HAUTEUR DES LIGNES LARGEUR DES COLONNES POLICE FORMAT DES NOMBRES

D. LA SAISIE DES DONNÉES - LE FORMULAIRE 1.

2.

3.

4.

FORMULAIRE SIMPLE AUTRES FORMULAIRE FORMULAIRE "DOUBLE AFFICHAGE" PRÉSENTATION

VI. EXERCICES A. NORTHWIND 2019 B. OUVRAGES.ACCDB

INDEX

133 133 134 134 135

136 136 137 137 138

139 139 140

141

I – WINDOWS Ce cours présente différentes rubriques repérées par une icône

1

DES PROCÉDURES DÉCRIVENT LA MARCHE À SUIVRE POUR EFFECTUER UNE ACTION : 3 COMMANDES À SE RAPPELER : <CLIC G> POUR APPUYER SUR LE BOUTON GAUCHE DE LA SOURIS AVEC L'INDEX <CLIC D> POUR APPUYER SUR LE BOUTON DROIT DE LA SOURIS AVEC LE MAJEUR <DOUBLE CLIC> POUR APPUYER DEUX FOIS DE SUITE TRÈS RAPIDEMENT SUR LE BOUTON GAUCHE DE LA SOURIS AVEC L'INDEX

des informations viennent compléter ces procédures

des exemples viennent illustrer ces procédures

des conseils vous aident à mettre en pratique vos connaissances

des mises en garde vous permettent d'éviter les pièges ou d'en sortir

des exercices permettent de tester les procédures et d'appliquer vos connaissances

des procédures avancées décrivent des actions plus complexes

des emplacements vous permettent de prendre des notes directement sur le support en bas de chaque page

2 Souvent, une action peut être effectuée selon plusieurs méthodes : 1ÈRE MÉTHODE

2ÈME MÉTHODE

Une méthode n'est pas meilleure qu'une autre mais l'une ou l'autre peut être mieux adaptée à votre manière de travailler.

Ces actions peuvent être effectuées avec plusieurs moyens :

Avec le bouton gauche de la souris

Avec le bouton droit de la souris

BOUTON GAUCHE

BOUTON DROIT

Avec le clavier

CLAVIER

Windows demande l’utilisation du bouton gauche et du bouton droit de la souris ainsi que du clavier. L'écran tactile, lui, est manipulé avec les doigts.

Elles peuvent concerner différents endroits de l'écran : L'angle bas/gauche avec le MENU DÉMARRER L'angle bas/droite pour afficher le BUREAU Des emplacements spécifiques (NOTIFICATIONS, BARRE DES TÂCHES…) N'importe quelle zone de l'écran (MENU CONTEXTUEL).

Les outils du ruban

I – WINDOWS

3

Pour bien utiliser Windows 10, il faut savoir démarrer ou arrêter à volonté une session, accéder simplement au bureau de Windows, lancer des applications et gérer les fichiers. L'utilisation de raccourcis clavier est conseillée.

La souris permet d'actionner les commandes des menus et de déplacer le pointeur ; le déplacement de la souris sur le tapis détermine le déplacement du pointeur à l'écran.

1. PRINCIPE Le POINTEUR de la souris a le plus souvent la forme d’une flèche : Le déplacement de cette flèche est proportionnel à celui de la souris sur le tapis <CLIC G> (appuyer avec l'index sur le bouton gauche de la souris) affiche le point d’insertion à la position du pointeur : .C’est là que les données vont s’insérer <CLIC D> (appuyer avec le majeur sur le bouton droit de la souris) affiche la barre d'outils et le menu contextuel lié à la position du pointeur ou à l'objet sélectionné La ROULETTE permet de se déplacer dans le document comme avec l'ascenseur vertical ou de modifier le zoom du document (en gardant <CTRL> enfoncé) ; il est aussi possible d'appuyer sur le bouton de la roulette.

Lorsque le pointeur a la forme d’un rond bleu , il est plus sage de ne rien faire et d’attendre qu’il reprenne une forme normale (le processeur est occupé)

2. UTILISATION Allonger et poser de manière souple la main au-dessus de la souris (main gauche ou droite selon que vous êtes gaucher ou droitier) - Vous êtes gaucher, activer alors dans le panneau de configuration de la souris Faire reposer l'index et le majeur sur les boutons gauche et droit de la souris sans trop courber les doigts - garder cette position et ne pas serrer la souris dans la main Déplacer la main et la souris va suivre - ne jamais regarder la souris mais l'écran Pour cliquer deux fois, relever l'index et le laisser rebondir sur le bouton de la souris La roulette centrale permet de faire défiler le document (soit en faisant tourner cette roulette, soit en cliquant dessus puis en déplaçant verticalement la souris), en maintenant <CTRL> enfoncé de modifier le zoom et en cliquant dans la barre des tâches de créer une nouvelle session d'une application en cours (avec CTRL).

3. VOCABULAIRE signifie déplacer la souris pour placer le pointeur à l'endroit désiré <CLIC G> signifie enfoncer puis relâcher rapidement le bouton gauche de la souris <CLIC D> signifie enfoncer puis relâcher rapidement le bouton droit de la souris <DOUBLE CLIC> signifie appuyer 2 fois rapidement sur le bouton gauche de la souris <FAIRE GLISSER> signifie déplacer la souris tout en maintenant l'un de ses boutons enfoncé (généralement le gauche) puis relâcher ce bouton en fin d'action POINTER

4

4. ADAPTATION L'adaptation de la souris à son utilisateur est la condition essentielle à une utilisation aisée de Windows. Le panneau de configuration permet d'effectuer ces réglages.

MENU DÉMARRER

PARAMÈTRES

(VOLET GAUCHE) <CLIC G> SUR

FAIRE GLISSER LE CURSEUR

a) MODIFIER LA TAILLE DU POINTEUR PARAMÈTRES ASSOCIÉS <CLIC G> SUR MODIFIER L'OPTION DÉSIRÉE

FAIRE GLISSER LE CURSEUR

I – WINDOWS b) MODIFIER LA COULEUR DU POINTEUR

5

<CLIC G> SUR UNE OPTION

c) MODIFIER L'ÉPAISSEUR DU POINTEUR

FAIRE GLISSER LE CURSEUR

d) MODIFIER LA VITESSE DU DOUBLE CLIC PARAMÈTRES ASSOCIÉS <CLIC G> SUR ONGLET "BOUTONS" RÉGLER LA POSITION DU CURSEUR

<DOUBLE CLIC> SUR

(POUR TESTER)

MODIFIER SI NÉCESSAIRE PUIS

FAIRE GLISSER LE CURSEUR

6 e) MODIFIER LA VITESSE DU POINTEUR PARAMÈTRES ASSOCIÉS <CLIC G> SUR ONGLET "OPTIONS DU POINTEUR" RÉGLER LA POSITION DU CURSEUR

DÉPLACER LA SOURIS POUR TESTER MODIFIER SI NÉCESSAIRE PUIS

POUR VALIDER

FAIRE GLISSER LE CURSEUR

Vérifier le bon réglage de la vitesse de la souris et du double-clic.

Modifiez-les éventuellement

I – WINDOWS

7

Le clavier est très utilisé dans Windows 10.

1. PAVES Les claviers standards sont composés d'un pavé alphanumérique (pour le texte), d'un pavé numérique (à droite) et d'un pavé directionnel (au milieu). Il est conseillé de bien utiliser chaque pavé en fonction des données à saisir.

2. TOUCHES SPÉCIALES Les touches spéciales sont les touches suivantes : <ALT> à gauche de la barre espace <CTRL>

au niveau de la barre espace aux extrémités droite et gauche

<MAJ>

flèches vers le haut au-dessus des touches <CTRL>

<ALTGR>

à droite de la barre espace

<WINDOWS>

à côté des touches <CTRL> avec un symbole Windows

Elles se combinent aux autres touches (touches de raccourci) afin d'exécuter rapidement des actions définies dans une application donnée ou dans le système d'exploitation.

3. TOUCHES DE RACCOURCI WINDOWS La touche Windows

+D

est utilisée sous Windows 10 pour appeler le menu démarrer.

APPEL MENU DÉMARRER

+ TAB

AFFICHE LE BUREAU

RECHERCHE LOCALE DES CARACTÈRES + SAISIE SAISIS

+ - ECHAP ZOOME OU DÉZOOME +H

PARTAGER

+I ALT + TAB

AFFICHAGE FENÊTRES OUVERTES

ÉCRAN PARAMÈTRES BASCULE ENTRE FENÊTRES

8

4. TOUCHES DE RACCOURCI AUTRES Les autres touches de raccourci sont communes à la plupart des applications du bureau et permettent d'effectuer directement sélections ou actions. <ENTRÉE>

VALIDATION D'UNE ACTION TOUCHES DE FONCTION

<F1>À <F12>

(dépendent de l'application)

<CTRL>

<MAJ>

<ECHAP>

ANNULATION D'UNE ACTION

<INS> <SUPPR> <RETOUR>

TOUCHES DE MODIFICATION

ATTRIBUTION DE FORMAT / OPTIONS DE SÉLECTION / AJOUT

<ALT>

ÉTENDRE /ACTION INVERSEDIRECTION OPPOSÉE

<TAB> <ORIGINE> <FIN> <PGPR> <PGSV>

ACTIONS LIÉES À LA FENÊTRE D'APPLICATION (choix de

commandes, sélection options)

TOUCHES DE DÉPLACEMENT OU DE SÉLECTION

5. ADAPTATION L'adaptation du clavier à son utilisateur est paramétrable.

MENU DÉMARRER

PARAMÈTRES

(VOLET GAUCHE) <CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR a) ACCENTUER LES MAJUSCULES C'est une option très utile en français.

OPTIONS DE LANGUE

<CLIC G> SUR

POUR ACTIVER LES MAJUSCULES ACCENTUÉES

<CLIC G> POUR ACTIVER

I – WINDOWS b) MODIFIER LE CLAVIER

9

Il peut arriver que le clavier soit en mode "qwerty", clavier américain. Il est utile de savoir où le modifier OPTIONS DE LANGUE

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

POUR L'AJOUTER

<CLIC G> SUR LE CLAVIER INADÉQUAT <CLIC G> SUR

POUR LE SUPPRIMER

c) SAISIR DES DONNÉES La saisie et la sélection des données est prédéfinie dans le système d'exploitation.

MENU DÉMARRER

PARAMÈTRES

(VOLET GAUCHE) <CLIC G> SUR

donne accès à des options supplémentaires

10 VĂŠrifier le bon rĂŠglage du clavier.

Modifiez-le ĂŠventuellement

I – WINDOWS

11

Les nouvelles fenêtres de Windows 10 utilisent un design beaucoup plus épuré, calqué sur celui des systèmes pour tablettes ou smartphone. Les règles de fonctionnement sont comparables mais l'interaction avec l'utilisateur est là encore simplifiée.

1 STRUCTURE DES FENÊTRES LES FENÊTRES ONT TROIS ÉTATS POSSIBLES : plein écran : la fenêtre occupe alors la totalité de l'écran, quel que soit sa taille en fenêtre : la fenêtre peut être positionnée n'importe où dans l'écran ; sa forme et sa taille sont personnalisables en icône : l'icône de la fenêtre s'affiche dans la barre des tâches, en bas de l'écran. Elle ne peut pas être déplacée LES DIFFÉRENTES CASES DES FENÊTRES : la case de RÉDUCTION

réduit la fenêtre en icône

la case D'AGRANDISSEMENT

agrandit de fenêtre à plein écran

la case de RESTAURATION

réduit de plein écran à fenêtre

la case de FERMETURE

/

ferme la fenêtre

2 COMPOSITION DES FENÊTRES permet de revenir en arrière dans l'affichage du contenu UNE BARRE DE TITRE affiche le nom de la fenêtre UN VOLET GAUCHE affiche des choix UN VOLET DROIT affiche DES LIENS HYPERTEXTE donnant accès à des options DIFFÉRENTES ZONES permettent de dialoguer avec l'ordinateur

BARRE DE TITRE CASE DE RÉDUCTION CASE D’AGRANDISSEMEN CASE DE T FERMETURE

VOLET GAUCHE

LIENS HYPERTEXTE

12

Les fenêtres sont à la base du fonctionnement de Windows. Toute application, tout fichier de données est ouvert dans une fenêtre. Leur contenu peut être très varié : des données texte, des données chiffres, des images, des icônes…Une fenêtre Excel s'ouvre pour chaque classeur.

1. STRUCTURE DES FENÊTRES LES FENÊTRES ONT TROIS ÉTATS POSSIBLES : plein écran : la fenêtre occupe alors la totalité de l'écran, quel que soit sa taille en fenêtre : la fenêtre peut être positionnée n'importe où dans l'écran en icône : l'icône de la fenêtre s'affiche dans la barre des tâches, en bas de l'écran. Elle ne peut pas être déplacée LES DIFFÉRENTES CASES DES FENÊTRES : la case de RÉDUCTION

réduit la fenêtre en icône

la case D'AGRANDISSEMENT

agrandit de fenêtre à plein écran

la case de RESTAURATION

réduit de plein écran à fenêtre

la case de FERMETURE

ferme la fenêtre

2. COMPOSITION DES FENÊTRES Une fenêtre, notamment d'application, est structurée de manière standard : LA BARRE DE TITRE affiche le nom de la fenêtre LE RUBAN affiche les outils de la fenêtre regroupés dans des MENUS LA BARRE D'OUTILS "ACCÈS RAPIDE" affiche les outils les plus utilisés LA BARRE D'ÉTAT affiche des informations sur le contenu de la fenêtre DES MENUS CONTEXTUELS permettent de gérer les objets DES BOÎTES DE DIALOGUE précisent les actions

CASE DE RÉDUCTION

BARRE D’OUTILS "ACCÈS RAPIDE"

CASE D’AGRANDISSEMENT RUBAN

BARRE DE TITRE

BARRE D'ÉTAT

CASE DE FERMETURE

I – WINDOWS

13

Ouvrir Excel et repérer les différents éléments de la fenêtre

3. BOITES DE DIALOGUE Le ruban de l'application ouverte affiche la plupart des outils nécessaires. Cependant, pour une utilisation plus avancée, les boites de dialogue proposent des options complémentaires.

BOUTON GAUCHE DANS LE RUBAN, À DROITE DU TITRE DU GROUPE D’OUTILS

<CLIC> SUR LA CASE (lanceur de boîte de dialogue) la boîte de dialogue s’affiche

<CLIC G> ICI Pointer sur cette case affiche un aperçu de la boite de dialogue et le raccourci clavier associé

Ouvrir Afficher la boîte de dialogue "mise en forme du texte" et tester les différents zones Fermer l'application

le clavier est souvent plus rapide à utiliser que la souris pour le renseignement de boîtes de dialogue requérant beaucoup de saisie

UNE ZONE VERS L'AVANT : <TAB>

(sélectionne le contenu de la zone) UNE ZONE VERS L'ARRIÈRE : <MAJ> <TAB> (sélectionne le contenu de la zone)

BOUTON GAUCHE AFFICHER LE CONTENU DE LA BOITE DE DIALOGUE :

<CLIC G> SUR L'ONGLET AFFÉRENT

POSITIONNER LE POINT D'INSERTION SUR UNE ZONE : <CLIC G> AU DÉBUT DE LA ZONE POUR SÉLECTIONNER LE CONTENU D'UNE ZONE : <DOUBLE CLIC> SUR LA ZONE

14 Une boîte de dialogue est constituée de diverses zones : Les onglets Les cases à cocher Les zones de texte Les cases d'option Les zones de liste Les boutons de commande Les zones de liste déroutante

ONGLETS

ZONE DE LISTE DÉROULANTE

CASES À COCHER BOUTONS DE COMMANDE

À part la mise en forme du texte et le presse-papiers, il n'y a pas de boîtes de dialogue dans Access

En cours de travail, il est possible de faire appel à une aide contextuelle très précise ou à un index recensant les informations disponibles.

LES DIFFÉRENTS MOYENS D'OBTENIR DE L'AIDE TOUCHE <F1>

du clavier à droite du menu

II – ACCESS POUR QUOI FAIRE

15

ACCESS est un logiciel de gestion de bases de données relationnelles. Ce type de logiciel permet de gérer les données de manière organisée tout en autorisant l'accès à toute donnée contenue dans la base quelle que soit sa position.

Access 2019 bénéficie de la convivialité de Windows, ce qui lui permet de fonctionner en parfaite harmonie avec les autres applications et d'intégrer aisément des objets issus de ces autres applications

La configuration conseillée est la suivante : Ordinateur de type INTEL CORE™ à plusieurs noyaux de 2 à 4 GHz avec Windows 10 Mémoire vive de 8 à 24 Go Écran plat large de 19" à 24" résolution 1680/1050 Couleurs 32 bits SSD 128 Go pour démarrer rapidement Disque dur 1 To pour le stockage Lecteur BlueRay / Graveur Souris Laser 2 boutons + roulette de qualité Plus l'ordinateur sera puissant et mieux il sera équipé, plus agréable sera l'utilisation de Access – le SSD est maintenant quasiment indispensable

POUR INSTALLER Access S'assurer qu'il y a la place suffisante sur le disque dur Lancer Windows lancer l'installation à partir http://office.com/myaccount ou lancer le programme exécutable téléchargé ou Introduire le CD Rom ("Access" ou "Office") Suivre les instructions L’installation est complètement automatique si l’on choisit l’installation par défaut

16

2 MANIÈRES DE TRAVAILLER DANS ACCESS (et dans les produits Office) Lancer l'application (Access) et travailler directement au sein de l'application.

MENU DÉMARRER <CLIC G> SUR LA VIGNETTE ACCESS

BARRE DES TÂCHES AFFICHER LE BUREAU OU LA BARRE DES TÂCHES

<CLIC G> SUR

POUR SORTIR DE ACCESS <CLIC G> SUR LA CASE DE FERMETURE OU

(en haut, à gauche du menu) (en bas)

Lancer Access Quitter Access Relancer Access

À partir de l'ordinateur (documents) OUVRIR UNE BASE DE DONNÉE EXISTANTE AFFICHER LE DOSSIER DE L'UTILISATEUR OÙ SE TROUVENT LES FICHIERS ACCESS (ACCDB) <DOUBLE CLIC> SUR LE FICHIER ACCESS À OUVRIR

Vous pouvez télécharger les exercices relatifs à ce manuel et les copier sur votre ordinateur dans un dossier spécifique.

TÉLÉCHARGER LES EXERCICES OUVRIR VOTRE NAVIGATEUR INTERNET SAISIR L'ADRESSE SUIVANTE :

http://www.ios.fr/public/exosaccess19n1.exe tout en minuscules

<CLIC> SUR la boite de dialogue de téléchargement s'ouvre <CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

DE

II – ACCESS POUR QUOI FAIRE

17

Si l'antivirus bloque le téléchargement, le désactiver pour 10 minutes <clic d> sur l'antivirus dans la zone de notification

DÉCOMPRESSER LES EXERCICES SI SMATSCREEN BLOQUE LE PROGRAMME

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR INDIQUER UN DOSSIER DE DÉCOMPRESSION (EX : MES DOCUMENTS/EXERCICES OUTLOOK)

<CLIC G> SUR

:

POUR VALIDER

Télécharger les exercices Vérifier que les fichiers sont décompressés

<CLIC G> POUR OUVRIR LE DOSSIER

"TÉLÉCHARGEMENT"

Si l'antivirus bloque le téléchargement, le désactiver pour 10 minutes <clic d> sur l'antivirus dans la zone de notification

Si Windows refuse de décompresser le fichier "zip", utiliser 7zip, logiciel open source disponible sur https://www.7-zip.org/

18

III –DIALOGUER AVEC ACCESS

19

Vous allez établir avec votre ordinateur et avec votre logiciel un dialogue : Vous allez lui demander d'effectuer un certain nombre d'opérations par l'intermédiaire de la souris et du clavier Vous allez en constater le résultat à l'écran Vous allez éditer ce résultat (impression, publication, mail, document joint…)

Dans tous les cas, il va être important de travailler en parfaite harmonie avec le logiciel de telle manière que chaque action de votre part détermine un résultat adéquat de la part d'ACCESS. S'il y a pleine compréhension entre l'utilisateur et le logiciel, il n'y a pas de conflit possible et donc pas de problèmes à résoudre

Une base de données Access est composée de différents objets : Les tables

contiennent les données

Les requêtes

permettent (entre autres) d'afficher les données des tables

Les formulaires Les états de synthèse

sont utilisés pour saisir et consulter les données

permettent d'éditer les données sur un support, le plus souvent sous forme

Les macros et les modules vont servir à automatiser la base de données pour que quelqu'un qui ne connait pas ACCESS puisse l'utiliser.

1. TABLES Les données y sont organisées ; chaque ligne de données correspond à un enregistrement et chaque colonne de données correspond à un champ. dans le tableau ci-dessous (table "employés" de "Northwind"), l'enregistrement N°3 concerne l'employé Jan Kotas qui travaille pour telle société, possède telle adresse de messagerie et tel numéro de téléphone…

Le champ "Adresse de messagerie" collecte toutes les adresses de messagerie de tous les employés

ENREGISTREMENT

CHAMP

20

2. REQUÊTES Les requêtes extraient les données en fonction de critères.

CHAMP

CRITÈRE

3. FORMULAIRES Les formulaires affichent les enregistrements un par un (mode formulaire) ou sous forme de tableau (mode feuille de données) pour les champs voulus.

VALEUR DU CHAMP POUR L'ENREGISTREMENT EN COURS

LÉGENDES

4. ÉTATS Les états donnent une vue de la base figée à un moment donné.

5. MACROS Les macros vont être associées à des boutons ou des menus pour permettre à l'utilisateur d'effectuer une action préenregistrée.

III –DIALOGUER AVEC ACCESS

21

6. MODULES Les modules sont des programmes et font appel au langage Visual Basic.

Ces éléments sont disposés, à gauche de l'écran, dans le "VOLET DE NAVIGATION" (ou "VOLET DES OBJETS") ; ils peuvent être affichés dans différents modes selon que l'on crée, modifie ou utilise les données de la base

ACCESS affiche la base ouverte ainsi que tous les outils permettant de la manipuler.

MENU FICHIER

ONGLETS DU RUBAN RUBAN

GROUPE D'OBJETS

ONGLETS DES OBJETS OUVERTS

OBJETS DU GROUPE ENROULER OU DÉROULER LES OBJETS

VOLET DE NAVIGATION (affichant les objets

MODES D'AFFICHAGE DES OBJETS

de la base)

Lancer ACCESS

À gauche, <CLIC G> sur Dans le volet de gauche, désigner puis le dossier d'exercices Dans le volet de droite, sélectionner la base de données

<CLIC G> sur

22 La fenêtre Access est composée des éléments suivants : la barre de titre affiche le nom de la base de données le menu Fichier propose les commandes globales de gestion du document la barre d'outils "accès rapide" affiche les icônes des actions les plus courantes le ruban, composé d'onglets affiche des icônes symbolisant des actions et regroupées par nature le volet de navigation affiche selon les critères définis les différents groupes d'objets et les différents objets (tables, formulaires, états, requêtes, …) le volet droit affiche la feuille de propriété des objets en mode "création" les menus contextuels proposent pour une sélection en cours les outils et commandes les plus appropriés les ascenseurs permettent de se déplacer verticalement et horizontalement la barre d'état donne des informations sur la commande ou la sélection en cours les onglets d'objet affichent chaque objet ouvert dans son propre onglet

1. BARRE DE TITRE Elle La barre de titre affiche le nom de l'application et du document, l'utilisateur, la barre d'accès rapide et les cases.

BARRE D’OUTILS "ACCÈS RAPIDE"

NOM DU DOCUMENT ET DE L'APPLICATION

CASES DE RÉDUCTION / AGGRANDISSEMENT

2. MENU FICHIER Il est situé à gauche de la barre de titre et propose les commandes plus globales liées à l'ouverture, l'enregistrement, l'impression de la base de données.

MENU FICHIER <CLIC G> SUR le menu se déroule

MENU FICHIER

REVENIR AU MENU PRINCIPAL

III –DIALOGUER AVEC ACCESS

23

3. BARRE D'OUTILS "ACCÈS RAPIDE" Elle est située à la suite de l'icône de menu, à gauche de la barre de titres. <CLIC G> ICI POUR COCHER LES OUTILS À AFFICHER

BARRE D'OUTILS ACCÈS RAPIDE

La barre d'outils "ACCÈS RAPIDE" affiche les outils les plus couramment utilisés.

Enregistrer Annuler Rétablir Imprimer Mode d'affichage Choisir les outils rapides Il est possible de modifier la position de la barre "accès rapide" BARRE "ACCÈS RAPIDE" <CLIC G> SUR

OU <CLIC D> DANS LA BARRE

OU

Pour personnaliser la barre d'outils "accès rapide" <COCHER> LES COMMANDES À AFFICHER

Les commandes cochées sont affichées dans la barre sous forme d'outils

Afficher la barre d'outils "accès rapide" La personnaliser en ajoutant l'impression rapide (si elle ne figure pas déjà)

24

4. RUBAN Le ruban affiche une liste d'onglets. Les outils, regroupés par nature dans ces onglets, permettent d'effectuer très rapidement des opérations souvent complexes.

ONGLETS <CLIC G> SUR L'ONGLET les outils associés s'affichent dans le ruban

<CLIC G> SUR L'ONGLET

LES OUTILS S'AFFICHENT

<POINTEUR> immobile sur un outil affiche sa fonction dans une bulle d'aide

a) LES ONGLETS Lorsque qu'un onglet du ruban est au premier plan, les outils associés s'affichent. Ils correspondent aux actions les plus courantes et sont regroupés de manière homogène en fonction de leur utilisation.

ONGLET ACTIF L'onglet "ACCUEIL" regroupe les principaux outils relatifs à la saisie et à la présentation des objets de la base Les onglets affichés et les groupes d'outils qu'ils proposent dépendent de l'objet en cours (table, formulaire, état, requête, …) et de son mode d'affichage (création, page, …)

b) LES GROUPES D'OUTILS Le ruban peut être réduit et les groupes d'outils ne sont alors plus affichés (lorsque le ruban est réduit, seuls les en-têtes sont affichés).

BOUTON GAUCHE <DOUBLE CLIC> SUR L'ONGLET ACTIF

BOUTON DROIT <CLIC D> SUR UN ONGLET

OU

<CLIC G> SUR

<CLIC G> ICI POUR RÉDUIRE LE RUBAN Dans la base en cours "NORTHWIND 2019", faire défiler les onglets du ruban Pour chaque onglet parcourir les outils (sans cliquer) et lire les bulles d'aide Réduire le ruban puis le restaurer

III –DIALOGUER AVEC ACCESS

25

5. VOLET DE NAVIGATION Le volet de navigation est situé à gauche de la fenêtre. Il regroupe les différents types d'objets (tables, formulaires, états, requêtes, …) par catégorie.

MENU DES CATÉGORIES GROUPES

AFFICHER OU NON LE VOLET DE NAVIGATION AFFICHER OU NON LES OBJETS D'UN GROUPE

Chaque catégorie affiche des groupes auxquels sont associés des objets. Un objet peut être associé à plusieurs groupes

a) CHOIX DE LA CATEGORIE Il permet de choisir la catégorie.

BOUTON GAUCHE <CLIC G> SUR DU MENU (selon le choix en cours, l'intitulé peut varier) SÉLECTIONNER LA CATÉGORIE

AFFICHE LES OBJETS DE LA BASE OUVERTE PAR GROUPES

AFFICHE LES OBJETS DE LA BASE OUVERTE PAR TYPE D'OBJET (TABLES, FORMULAIRES, ÉTATS…)

N'AFFICHE QUE LE TYPE D'OBJET COCHÉ AFFICHE LA TOTALITÉ DES OBJETS

26 b) PERSONNALISATION Les catégories et groupes peuvent être personnalisés.

BOUTON DROIT <CLIC D> SUR <CLIC G> SUR

CLIQUER SUR UNE CATÉGORIE POUR AFFICHER SES GROUPES DANS LE VOLET DE DROITE

Dans la base en cours "NORTHWIND 2019", afficher dans le volet de navigation tous les objets Access par type croissant et sous forme d'icônes

Le menu contextuel affiche la structure de regroupement ; il permet aussi de modifier l'ordre de tri et le type d'affichage

BOUTON GAUCHE DANS LE VOLET DE GAUCHE, <CLIC G> SUR

pour ajouter une catégorie pour ajouter un groupe

REMONTE D'UN NIVEAU LA CATÉGORIE

III –DIALOGUER AVEC ACCESS Les objets non attribués peuvent alors être répartis dans les groupes.

BOUTON DROIT DANS LE VOLET DE NAVIGATION SÉLECTIONNER LA BASE : AFFICHER LES OBJETS NON ATTRIBUÉS : <CLIC D> SUR L'OBJET VOULU

<CLIC G> SUR LE GROUPE VOULU l'objet est attribué au groupe

<CLIC G> ICI

Dans la base en cours "NORTHWIND 2019", créer une catégorie "MA CATÉGORIE" Dans cette catégorie, créer 2 groupes : "MON GROUPE 1" et "MON GROUPE 2" Attribuer à "MON GROUPE 1" les objets suivants : tables : requêtes

formulaires : Attribuer à "MON GROUPE 2" les objets suivants : tables : requêtes formulaires : états Afficher les objets non attribués

27

28

6. LE VOLET DROIT Il affiche selon les besoins (notamment en mode création), les propriétés de l'objet sélectionné, la liste des champs…

III –DIALOGUER AVEC ACCESS

29

7. MENUS CONTEXTUELS Ils sont liés au contexte d'utilisation et s'affichent sur un <CLIC D> à la position du pointeur de la souris. Selon la position du point d'insertion ou la sélection effectuée, le menu contextuel affiché concernera le texte, les tableaux, les images, ...

BOUTON DROIT <CLIC D> SUR DONNÉES MODE FEUILLE DE DONNÉES

TÊTE DE COLONNE (CHAMP) MODE FEUILLE DE DONNÉES

ENREGISTREMENT (LIGNE) MODE FEUILLE DE DONNÉES

Dans la base en cours "NORTHWIND 2019", afficher les objets "TABLES" dans le "VOLET DE NAVIGATION" (fermer la fenêtre de connexion) Dans le "VOLET DE NAVIGATION", <DOUBLE CLIC> sur (vérifier qu'en bas et à droite de l'écran, l'icône mode "feuille de données" est activée, sinon, cliquer dessus) Dans le volet droit, sur l'onglet "COMMANDES" qui s'affiche Sélectionner une colonne - afficher le menu contextuel Sélectionner des données - afficher le menu contextuel Sélectionner une ligne - afficher le menu contextuel

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8. ASCENSEURS Les ascenseurs permettent de faire défiler horizontalement et verticalement la zone affichée. Le numéro de la ligne s'affiche dans une bulle d'aide lorsque l'on fait glisser le curseur verticalement dans une table en mode "FEUILLE DE DONNÉES".

BOUTON GAUCHE <FAIRE GLISSER> LE CURSEUR AVEC LA SOURIS les lignes affichées correspondent à la position relative du curseur

ASCENSEURS

Dans la même table "COMMANDES" de la base "NORTHWIND 2019" Faire défiler les enregistrements avec l'ascenseur

9. BARRE D'ÉTAT La barre d'état, située en bas de la fenêtre ACCESS, affiche des informations sur l'action en cours, le mode d'affichage, le verrouillage du pavé numérique, ...

Elle donne des informations complémentaires.

MODE D'AFFICHAGE

CHOIX DES MODES

Il est possible de choisir les informations affichées dans la barre d'état.

BOUTON DROIT <CLIC D> DANS LA BARRE D'ÉTAT <CLIC G> POUR COCHER LES INFORMATIONS À AFFICHER

III –DIALOGUER AVEC ACCESS

31

10. ONGLETS D'OBJET Chaque nouvel objet ouvert (table, requête, formulaire, état…) s'affiche dans son propre onglet.

BOUTON DROIT

BOUTON GAUCHE

POINTER SUR L'ONGLET

<CLIC G> SUR (à l'extrémité de l'onglet)

<CLIC D>

ONGLET DE LA TABLE

ONGLET ACTIF DONT LE

"COMMANDES"

CONTENU EST AFFICHÉ

TÊTES DE COLONNE / LÉGENDES DU CHAMP

ASCENSEURS

CASES DE DÉFILEMENT DES ENREGISTREMENTS

FILTRE ACTIF

ZONE DE RECHERCHE

Dans la base en cours "NORTHWIND 2019", afficher les objets "REQUÊTES" dans le "VOLET DE NAVIGATION" <DOUBLE CLIC> sur

à droite de l'écran, l'icône

dans le volet de navigation (vérifier qu'en bas et

mode "feuille de données" est activée, sinon cliquer dessus)

Observer l'affichage de l'onglet correspondant Fermer l'onglet

32

La souris permet d'utiliser les outils et les menus et de déplacer le pointeur.

1. RAPPEL DE QUELQUES FORMES DU POINTEUR En fonction de sa position dans la fenêtre ou dans l'écran ainsi que du choix de telle ou telle commande, le pointeur de la souris peut prendre des formes variées. quelques formes du pointeur : :

Un traitement s'exécute en arrière-plan et peut ralentir la machine.

:

Le processeur est en cours de travail ; attendre qu'il soit disponible.

:

Déplacement ou copie d'une sélection :

:

Positionnement du point d'insertion en saisie ou modification :

Accès à un lien hypertexte :

: :

Déplacement ou sélection en mode "FEUILLE DE DONNÉES"

Déplacement d'une sélection, d'un objet (mode création) Sélection de lignes (enregistrements) Sélection de colonnes (champs) Dans l'onglet "COMMANDES" de la même base "NORTHWIND 2019" Déplacer la souris en l'immobilisant sur différentes zones Observer le changement de forme du pointeur (ne pas cliquer)

2. DÉPLACEMENT Il s'effectue avec la roulette de la souris ou avec les barres de défilement (ascenseurs) Changer d'onglet : <CLIC G> sur l'onglet à afficher Déplacement vertical : <CLIC G> sur le triangle bas ou haut (ascenseur vertical) ou <FAIRE GLISSER> le curseur ou utiliser la molette de la souris Déplacement horizontal : <CLIC G> sur le triangle gauche ou droite (ascenseur horizontal) ou <FAIRE GLISSER> le curseur Dans l'onglet "COMMANDES" de la même base "NORTHWIND 2019" Déplacer la zone affichée en utilisant la souris et les ascenseurs

III –DIALOGUER AVEC ACCESS

33

3. SÉLECTION La souris est particulièrement adaptée à des sélections rapides et précises.

MODE FEUILLE DE DONNÉES une "cellule" : pointeur en haut d'une cellule une ligne : pointeur en face de la ligne

<CLIC G> <CLIC G>

une colonne : pointeur en haut de la colonne plusieurs lignes : pointeur en face de 1ère ligne plusieurs colonnes : pointeur au-dessus de 1ère colonne une plage de valeurs : pointeur sur la 1ère valeur une plage de valeurs : pointeur sur la 1ère valeur

<CLIC G> <FAIRE GLISSER> <FAIRE GLISSER> <FAIRE GLISSER>

pointeur sur dernière valeur l'ensemble des données : pointeur sur case sélection totale

<CLIC G> <MAJ> enfoncé <CLIC G> <CLIC G>

À L'ORIGINE DES LIGNES ET DES COLONNES

Dans l'onglet "COMMANDES" de la même base "NORTHWIND 2019" Sélectionner une ligne, plusieurs lignes Sélectionner une colonne, plusieurs colonnes Sélectionner une valeur, plusieurs valeurs puis quitter ACCESS

4. UTILISATION DU RUBAN ET DES OUTILS La souris permet un accès rapide aux différentes commandes du ruban.

RUBAN <CLIC G> SUR UN ONGLET DU RUBAN affiche les outils associés

OUTILS <POINTER> SUR L'OUTIL AFFICHE UNE BULLE D'AIDE <CLIC G> SUR L'OUTIL EFFECTUE L'ACTION ASSOCIÉE

Si un outil est suivi du signe , la dernière variante utilisée de l'outil s'affiche <CLIC G> applique cette dernière ; pour afficher la liste, <CLIC G> sur de l'outil

5. ANNULATION D'ACTIONS Si une action n'a pas le résultat escompté, il est possible de l'annuler.

BARRE "ACCÈS RAPIDE" <CLIC G> SUR OU

<CLIC G> SUR POUR DÉROULER LA LISTE <CLIC G> SUR L'ACTION À PARTIR DE LAQUELLE IL EST NÉCESSAIRE D'ANNULER

34

6. ANNULATION DE L'ANNULATION Une action annulée peut être rétablie.

BARRE "ACCÈS RAPIDE" <CLIC G> SUR OU

<CLIC G> SUR POUR DÉROULER LA LISTE <CLIC G> SUR L'ACTION À PARTIR DE LAQUELLE IL EST NÉCESSAIRE DE REPRENDRE

Le champ d'action de ces outils d'annulation et de rétablissement est relativement réduit sous Access

Le clavier permet de déplacer le curseur. Le pavé de flèches et les touches <TAB> du clavier vont permettre d'effectuer les opérations courantes de déplacement.

1. DÉPLACEMENT AVEC LES TOUCHES Bien que la souris soit l'outil de déplacement privilégié, le clavier peut être pratique pour accéder à des zones éloignées de la partie affichée.

MODE FEUILLE DE DONNÉES une valeur vers la droite une valeur vers la gauche une valeur vers le bas une valeur vers le haut origine de l'onglet actif fin de l'onglet actif en bas de la colonne active en haut de la colonne active

➔ FLÈCHE DROITE  FLÈCHE GAUCHE  FLÈCHE BAS  FLÈCHE HAUT <CTRL>  <ORIGINE> <CTRL> <FIN> <CTRL>  FLÈCHE BAS <CTRL>  FLÈCHE HAUT

MODE FORMULAIRE ET FEUILLE DE DONNÉES une valeur l'avant <TAB> une valeur vers l'arrière <MAJ>

<TAB>

III –DIALOGUER AVEC ACCESS

35

2. TOUCHES DE FONCTION Les touches de fonction sont numérotées de <F1> à <F12>. Elles peuvent être employées seules ou en combinaison avec une touche spéciale. <F1> <F4> <F6> <F7> <F11> <F12>

Aide Liste Fenêtre Orthographe Volet Enregistrer sous

Appelle l'assistance en ligne Déroule une zone de liste Passe d'un volet d'une fenêtre à l'autre Vérifie l'orthographe Affiche / masque le volet de navigation Ouvre la boîte de dialogue "ENREGISTRER SOUS"

3. UTILISATION DU RUBAN L'utilisation du clavier pour accéder au ruban est plutôt réservée à des cas de dépannage (souris en panne…).

CLAVIER EFFECTUER UNE ÉVENTUELLE SÉLECTION ENFONCER LA TOUCHE <ALT>

des cases avec lettres et/ou numéros s'affichent sur le ruban TAPER LE CARACTÈRE CORRESPONDANT À L'ONGLET VOULU AU CLAVIER les outils de l'onglet s'affichent et d'autres cases s'affichent près des outils TAPER LE CARACTÈRE CORRESPONDANT À L'OUTIL VOULU AU CLAVIER l'action liée à l'outil s'effectue

4. ANNULATION DE LA DERNIÈRE ACTION Si une action n'a pas le résultat escompté, il est possible de l'annuler avec le clavier mais immédiatement après.

<CTRL><Z>

5. RÉPÉTITION DE LA DERNIÈRE ACTION Une action peut être répétée sur une autre sélection mais immédiatement après.

<CTRL><Y>

36

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

37

Dans l'utilisation d'ACCESS, deux cas de figures principaux sont à distinguer : Vous devez utiliser une base existante et à partir de cette base, recueillir et synthétiser des informations (1ère partie de cet ouvrage).

Vous devez créer une base de données simple (2ème partie de cet ouvrage) ou plus complexe (voir "Access 2019 Développer une application") pour gérer de manière optimale un certain nombre d'informations Dans le premier cas de figure, les connaissances à acquérir sont moins importantes que dans le second ; dans le deuxième cas de figure, il est nécessaire de bien avoir assimilé toutes les connaissances liées au premier cas

La base de données à utiliser peut faire l'objet d'un programme complet avec des menus spécifiques donnant accès à toutes les fonctionnalités de l'application. Il est alors plus souvent nécessaire de savoir extraire les données et les synthétiser avec Excel que de connaître les fonctionnalités spécifiques et plus complexes d'ACCESS.

1. OUVERTURE D'UNE BASE EXISTANTE L'ouverture de la base de données permet d'y accéder pour la consulter ou la modifier.

MENU FICHIER <CLIC G> SUR UN DES FICHIERS PROPOSÉS (bases dernièrement utilisées ou épinglées) la base s'ouvre aussitôt OU DANS LE VOLET DE GAUCHE

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR SÉLECTIONNER LE DOSSIER PUIS LE FICHIER

<CLIC G> SUR Ouvrir la base de données "NORTHWIND 2019" dans le dossier "EXERCICES" en utilisant

offre plusieurs possibilités qui s'affichent en cliquant sur le triangle bas

du bouton de commande ouvre en accès partagé (autorise l'accès à d'autres utilisateurs) ouvre en lecture seule (interdit toute modification) ouvre en accès exclusif (interdit l'accès à d'autres utilisateurs) combine les deux modes précédents

à droite

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2. FERMETURE DE LA BASE L'ouverture d'une autre base de données ferme automatiquement la base en cours.

La case de fermeture ferme à la fois la base en cours et ACCESS. Il peut cependant y avoir plusieurs sessions ACCESS simultanées.

MENU FICHIER DANS LE VOLET DE GAUCHE

<CLIC G> SUR Fermer la base de données "NORTHWIND 2019" avec le menu "fichier"

Contrairement à un fichier de bureautique classique type Word™, Excel™, Powerpoint™…, toute modification de données est immédiatement enregistrée dans la base. Seules les modifications de structure, de mise en forme ou de macros/modules ont besoin d'être explicitement enregistrées

3. ACTIVATION DU CONTENU Une base qui est automatisée propose des menus et possède des macros et des modules Visual Basic qui sont automatiquement désactivés lorsqu'on ouvre la base dans ACCESS. Le message ci-dessous apparait alors sous le ruban à l'ouverture d'une telle base. Vous pouvez activer ce contenu si vous êtes sûr des fichiers ouverts (par exemple pour les exercices liés à ce livre).

BOUTON GAUCHE <CLIC G> SUR (à la fin du message) une fois la base reconnue comme fiable, l'avertissement n'est plus affiché Si vous êtes vigilant sur l'origine des fichiers que vous recevez (fichiers Word, Excel, Access, …), vous pouvez réactiver globalement l'exécution des macro-commandes en allant dans , puis dans le volet gauche

et enfin sur Il suffit alors de cocher dans ou de manière plus

sécurisée, de désigner les fichiers approuvés dans emplacements approuvés dans

ou les .

Si la base fait l'objet d'un programme complet et homogène, il est déconseillé de manipuler les données hors des menus car d'éventuels contrôles de validité ou de cohérence sont alors courtcircuités, ce qui peut provoquer des dommages irréparables dans la cohérence de la base. Les commandes ACCESS ne doivent alors être éventuellement utilisées qu'à des fins d'extraction de données dans un objectif de synthèse ou de manipulation externe

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

39

Si vous ne l'avez déjà fait, activer le contenu actif de la base "NORTHWIND 2019" Sélectionner l'employé de votre choix dans la liste et connectez-vous Tester les menus et les commandes de la base

Si le contenu actif de la base (menus) est activé, les commandes propres à l'application même ont été le plus souvent désactivées, ce qui réduit les risques de mauvaise manipulation

4. ONEDRIVE OneDrive est un espace de stockage en ligne (cloud) synchronisé automatiquement avec votre machine locale. Il met actuellement à disposition 15 Go plus 15 go pour les photos gratuitement et 1 024 Go supplémentaire avec un abonnement Office 365. Il bénéficie des applications Microsoft 365 mais cet ensemble ne comprend pas d'application Access On Line. La structure d'Access est en effet incompatible avec le web.

Cependant, des fichiers Access peuvent être stockés sur OneDrive et leur version locale peut être accédée avec l'application locale de Access. Ce qui garantit leur disponibilité.

MENU FICHIER DANS LE VOLET DE GAUCHE

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR SÉLECTIONNER LE DOSSIER PUIS LE FICHIER

<CLIC G> SUR

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Les formulaires permettent de saisir, modifier et consulter les données.

ONGLET DU FORMULAIRE

MENU DU FORMULAIRE

DONNÉES DE L'ENREGISTREMENT EN COURS FAIRE DÉFILER, TRIER, FILTRER LES ENREGISTREMENTS

1. MODES D'AFFICHAGE Le formulaire peut être affiché selon plusieurs modes mais c'est le mode "FORMULAIRE" qui permet la saisie ou la modification simple des données.

FORMULAIRE : le formulaire est affiché prêt à être utilisé, le plus souvent présentant les données d'un seul enregistrement et dans sa propre fenêtre FEUILLE DE DONNÉES : le formulaire présente les données comme dans une feuille Excel PAGE : c'est le mode de finalisation du formulaire créé dans lequel on peut modifier la structure et la présentation avec les données affichées CRÉATION : c'est le mode de création et/ou de modification de la structure du formulaire.

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

BOUTON GAUCHE DÉROULER LES OBJETS "FORMULAIRES" DU VOLET DE NAVIGATION <DOUBLE CLIC> SUR LE NOM DU FORMULAIRE

le formulaire est affiché en mode formulaire si ce mode est disponible, dans le mode "feuille de données" sinon

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BOUTON DROIT DÉROULER LES OBJETS "FORMULAIRES" DU VOLET DE NAVIGATION

<CLIC D> SUR LE FORMULAIRE le formulaire est affiché en mode formulaire

D'autres modes sont disponibles : le mode "TABLEAU CROISÉ DYNAMIQUE" et le mode "GRAPHIQUE CROISÉ DYNAMIQUE"

Une fois le formulaire ouvert (en mode formulaire), l'affichage peut être modifié avec les icônes en bas et à droite de l'écran.

ICÔNES D'AFFICHAGE (en bas et à droite) FORMULAIRE AFFICHÉ <CLIC G> SUR L'ICÔNE DE MODE VOULU

MODE FORMULAIRE

MODE CRÉATION

MODE FEUILLE DE DONNÉES

MODE PAGE

Ouvrir la base de données "NORTHWIND 2019" et Fermer le formulaire de connexion Ouvrir le formulaire "LISTE DES EMPLOYÉS" L'afficher en mode "FEUILLE DE DONNÉES", "PAGE", "FORMULAIRE" puis le fermer

2. NAVIGATION DANS LES DONNÉES La navigation en mode "FORMULAIRE", s'effectue à l'aide des cases de défilement en bas à gauche du formulaire.

CASES DE DÉFILEMENT La touche <TAB> permet de passer d'une zone de saisie à une autre Des boutons ou des liens gèrent des actions Une zone en bas du formulaire permet de gérer l'affichage des données 1ER ENREGISTREMENT

DERNIER ENREGISTREMENT

NUMÉRO D' ENREGISTREMENT ENREGISTREMENT SUIVANT ACTUEL

NOUVEL ENREGISTREMENT

ÉTAT DU FILTRE

CHERCHER UN ENREGISTREMENT

Ouvrir le formulaire "DÉTAILS DE L'EMPLOYÉ" de la base en cours "NORTHWIND 2019", Faire défiler les enregistrements dans un sens puis dans l'autre Aller au dernier enregistrement puis revenir au premier

42

3. MODIFICATION DES DONNÉES Pour modifier les données en mode "FORMULAIRE", il faut se positionner sur les données à modifier puis faire la modification. Cette modification est immédiatement prise en compte (enregistrée) dans la table correspondante.

FORMULAIRE OUVERT (en mode formulaire) AFFICHER L'ENREGISTREMENT DÉSIRÉ AVEC LES CASES DE DÉFILEMENT SE DÉPLACER JUSQU'AU CHAMP VOULU AVEC LA TOUCHE <TAB> SAISIR LES NOUVELLES INFORMATIONS

le déplacement sur un autre champ valide automatiquement la modification Il est conseillé d'utiliser la touche <TAB> plutôt que cliquer avec la souris dans le champ car <TAB> présélectionne la totalité du champ et la nouvelle saisie remplace ainsi globalement l'ancienne Si vous vous apercevez en cours de saisie que vous faîtes une erreur, la touche <ECHAP> du clavier rétablit les données (s'il n'y a pas eu changement de champ) ou la touche "accès rapide" (si vous êtes passés au champ suivant)

de la barre d'outils

Dans le même formulaire "DÉTAILS DE L'EMPLOYÉ" de la base en cours "NORTHWIND 2019", faire défiler les enregistrements jusqu'à l'employée "Michelle Freehafer" et remplacer le département par "50" et le code postal par "50000"

4. AJOUT D'UN NOUVEL ENREGISTREMENT L'ajout d'un enregistrement consiste ici à renseigner les champs d'un formulaire vierge.

ZONE DÉFILEMENT FORMULAIRE OUVERT (en mode formulaire) <CLIC G> SUR (nouvel enregistrement vide) DANS LA ZONE DE DÉFILEMENT SAISIR LA PREMIÈRE INFORMATION PUIS <TAB> SAISIR LES INFORMATIONS DE CHAQUE CHAMP EN FAISANT <TAB> ENTRE CHAQUE SAISIE

le <tab> de changement de champ valide la saisie L'intérêt de passer par le formulaire pour saisir les données est que d'une part, il est facile de juger de la cohérence des données, celles-ci concernant toutes le même enregistrement et que d'autre part, le programmeur qui a conçu le formulaire a prévu des masques de saisie et des vérifications quant à la nature des données saisies, limitant ainsi les sources d'erreur Dans le même formulaire "DÉTAILS DE L'EMPLOYÉ" de la base "NORTHWIND 2019" Créer un nouvel enregistrement avec les informations telles que ci-après Fermer le formulaire

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

43

5. SUPPRESSION D'UN ENREGISTREMENT Une base de données évolue et s'il est courant d'ajouter de nouveaux enregistrements, il est aussi nécessaire de supprimer ceux qui n'ont plus cours ; le ruban permet d'effectuer cette opération (pour éviter tout risque de manipulation erronée dans une application, cette suppression passe alors le plus souvent par un bouton ou un menu spécifique prévu par le développeur).

ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "ENREGISTREMENTS" (4ème bloc) EN MODE "FORMULAIRE ENREGISTREMENT AFFICHÉ <CLIC G> SUR

DE

<CLIC G> SUR POUR VALIDER

Si le formulaire est en mode tabulaire, il suffit de sélectionner la ligne concernée avant de choisir

.

6. RECHERCHE DE DONNÉES Sur une base importante, il n'est pas toujours possible de faire défiler les enregistrements pour retrouver l'information désirée ; le plus simple est alors d'utiliser la zone de recherche.

ZONE DÉFILEMENT FORMULAIRE OUVERT (en mode formulaire)

<CLIC G> SUR

(extrémité de la zone de défilement)

SAISIR UN À UN LES CARACTÈRES DE LA RECHERCHE

les données correspondantes s'affichent au fur et à mesure quel que soit le champ qui les contient

44 Dans le même formulaire "DÉTAILS DE L'EMPLOYÉ" de la base "NORTHWIND 2019" Afficher le premier enregistrement Rechercher l'enregistrement contenant le nom "dupont"

Il est inutile de se positionner sur le champ concerné ; la recherche s'effectue sur tous les champs du formulaire

7. TRI DES ENREGISTREMENTS Bien que dans une base gérée par un menu et des boutons, l'ordre des informations du formulaire est défini lors de son affichage, cet ordre peut être modifié.

BOUTON DROIT FORMULAIRE OUVERT (en mode formulaire) POINTER SUR LE CHAMP À PARTIR DUQUEL LE TRI DOIT ÊTRE EFFECTUÉ

<CLIC D> OU <CLIC G> SUR LE TYPE DE TRI (croissant ou décroissant) les données sont triées dans l'ordre croissant ou décroissant du champ Dans le même formulaire "DÉTAILS DE L'EMPLOYÉ" de la base en cours "NORTHWIND 2019" Trier les enregistrements par ordre croissant de nom de famille puis par ordre décroissant de prénom

8. FILTRAGE DES ENREGISTREMENTS Filtrer les enregistrements consiste à n'afficher que les enregistrements correspondant à des critères définis. Un formulaire ouvert propose des fonctionnalités simplifiées de filtrage.

BOUTON DROIT FORMULAIRE OUVERT (en mode formulaire) AFFICHER LA VALEUR SERVANT DE BASE AU FILTRAGE POINTER SUR LE CHAMP À PARTIR DUQUEL LE FILTRE DOIT ÊTRE EFFECTUÉ

<CLIC D> <CLIC G> SUR LE TYPE DE FILTRE (égal, différent, contient, ne contient pas) seuls les enregistrements satisfaisant le critère de tri sont affichés <CLIC G> SUR (zone de défilement) POUR ANNULER LE FILTRE Pour n'afficher dans le formulaire "DÉTAILS DE L'EMPLOYÉ" de la base "NORTHWIND 2019" que les employés habitant Cherbourg Afficher un employé habitant Cherbourg Pointer sur le champ "VILLE", là où il est indiqué "Cherbourg" Faire un <CLIC D> puis un <CLIC G> sur

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

45

Pour réafficher tous les enregistrements, ne pas oublier de cliquer dans la zone de défilement sur qui devient alors et affiche la totalité des enregistrements <CLIC G> sur

filtre avec le dernier filtre utilisé

Dans le même formulaire "DÉTAILS DE L'EMPLOYÉ" de la base "NORTHWIND 2019" N'afficher que les employés habitant "Chambéry" puis annuler le filtre N'afficher que les employés n'habitant pas "Chambéry" puis annuler le filtre

Ces requêtes permettent de visualiser dans l'ordre désiré les données issues d'une ou plusieurs tables en mode "FEUILLE DE DONNÉES". C'est un outil indispensable pour extraire les données désirées d'une base pour les présenter de manière synthétiques (dans un tableau Excel par exemple). elles permettent de visualiser ou modifier des parties de tables pour des champs spécifiques sélectionner les enregistrements sur lesquels on veut agir trier des enregistrements interroger plusieurs tables et regrouper les données sur une seule feuille effectuer des calculs sur des données utiliser d'autres requêtes si les calculs sont complexes générer des graphiques Les requêtes de sélection permettent d'extraire d'une ou plusieurs tables les enregistrements correspondant aux critères définis dans la requête.

La requête de sélection est préalable à tout autre type de requête et permet de s'assurer que les enregistrements qui vont être ajoutés, modifiés ou supprimés sont bien ceux que l'on souhaite

La requête se fait en mode "CRÉATION" ; son résultat s'affiche en mode "FEUILLE DE DONNÉES" FEUILLE DE DONNÉES

MODE CRÉATION

CODE SQL CORRESPONDANT

46 FEUILLE DE DONNÉES : les informations de la table sont affichées sous forme d'une feuille très semblable à une feuille de travail Excel. Dans ce mode, les données peuvent être affichées et manipulées SQL : Le code Sql correspondant à la requête est affiché et peut être modifié directement si l'on connaît ce langage CRÉATION : c'est le mode de création et/ou de modification de la structure de la requête.

BOUTON GAUCHE DÉROULER LES OBJETS "REQUÊTES" DU VOLET DE NAVIGATION <DOUBLE CLIC> SUR LE NOM DE LA REQUÊTE

BOUTON DROIT DÉROULER LES OBJETS " REQUÊTES " DU VOLET DE NAVIGATION

<CLIC D> SUR LA REQUÊTE la requête s'affiche en "feuille de données

la requête s'affiche en "feuille de données"

1. ASSISTANT C'est un moyen pratique et simple de construire une requête étape par étape, surtout lorsque l'on débute.

GROUPE "REQUÊTES" (3ème

ONGLET "CRÉER" bloc)

<CLIC G> SUR les assistants pour les différents types1de requête s'affichent -SÉLECTIONNER LA TABLE OU LA <CLIC G> SUR REQUÊTE DONT ON VEUT SÉLECTIONNER POUR VALIDER

LES CHAMPS

3 - <CLIC G> POUR PRENDRE LE CHAMP SÉLECTIONNÉ

CHAMPS SÉLECTIONNÉS

2- SÉLECTIONNER LE CHAMP DE LA TABLE OU LA REQUÊTE

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

BOUTON GAUCHE 1 - SÉLECTIONNER LA TABLE AVEC

si une table est déjà ouverte, c'est celle-ci qui est proposée par défaut 2- SÉLECTIONNER LE CHAMP 3 - <CLIC G> SUR

le champ passe dans la liste des champs sélectionnés RÉPÉTER L'OPÉRATION POUR CHAQUE CHAMP DÉSIRÉ

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR À partir de la table "EMPLOYÉS" de la base "NORTHWIND 2019" Sélectionner les champs "NOM, "PRÉNOM", "SOCIÉTÉ" et "VILLE" Afficher les données extraites en mode "FEUILLE DE DONNÉES" puis en mode "CRÉATION" Fermer la requête sans l'enregistrer

2. MODE CREATION La création de la requête sans assistant est à peine plus compliquée.

GROUPE "REQUÊTES" (3ème

ONGLET "CRÉER" bloc)

<CLIC G> SUR une boite de dialogue permettant de choisir les tables ou les requêtes à ajouter s'affiche <CLIC G> SUR LA TABLE À AJOUTER PUIS RÉPÉTER L'OPÉRATION AUTANT DE FOIS QUE NÉCESSAIRE PUIS

47

48 Il faut alors ajouter les champs.

BOUTON GAUCHE DANS LE VOLET SUPÉRIEUR FIGURE UNE BOÎTE CONTENANT LA LISTE DES CHAMPS DE LA TABLE SOURCE <DOUBLE CLIC> SUR LE CHAMP À AJOUTER DANS LA REQUÊTE OU <CLIC G> SUR LE CHAMP PUIS GLISSER LE CHAMP JUSQU'À LA GRILLE D'INTERROGATION OU <CLIC G> SUR LA ZONE CHAMP DE LA GRILLE D'INTERROGATION (volet inférieur) <CLIC G> DANS UN CHAMPS VIDE PUIS SUR DE LA ZONE CHAMP POUR DÉROULER LA LISTE <CLIC G> SUR LE CHAMP À AJOUTER

Il est aussi possible d'utiliser

des paramètres de requête

Dans la base en cours "NORTHWIND 2019", créer une nouvelle requête à partir de la table "EMPLOYÉS" Prendre les champs "SOCIÉTÉ", "NOM", "PRÉNOM" "VILLE" et "FONCTION"

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS La liste des tables peut être réaffichée à tout moment.

49

ONGLET "CRÉER" (dernier onglet) GROUPE "PARAMÈTRES DE REQUÊTES" (3ème bloc)

<CLIC G> SUR

3. ENREGISTREMENT ACCESS demande à la fermeture de l'onglet ou de la base d'enregistrer la requête, ce à quoi il faut répondre "oui" et la nommer. Néanmoins, il est plus prudent de le faire dès que la requête est un peu avancée, puis régulièrement si elle est complexe.

BOUTON DROIT <CLIC D> SUR L'ONGLET DE LA REQUÊTE <CLIC G> SUR

BARRE "ACCÈS RAPIDE" ONGLET DE LA REQUÊTE ACTIVÉ

<CLIC G> SUR

La première fois qu'on l'enregistre, il faut donner un nom à la requête ; une fois fermée, <CLIC DROIT>

sur son nom, dans le volet de navigation, permet de la renommer

Les données n'ont pas besoin d'être enregistrées et sont mises à jour en temps réel alors que les éléments de structure doivent être enregistrés pour que les modifications apportées soient conservées Enregistrer la requête en cours sous le nom "requete employes 1"

50

4. CHAMPS La requête étant en mode création, les champs de la requête peuvent être manipulés. a) SELECTION DES CHAMPS Si l'on a besoin de tous les champs d'une table, Il est possible de les prendre en une seule fois.

BOUTON GAUCHE <DOUBLE CLIC> SUR L'ÉTOILE " " 1ER ÉLÉMENT DE LA LISTE DES CHAMPS OU DANS LA GRILLE D'INTERROGATION (volet inférieur) DANS UNE COLONNE VIDE <CLIC G> SUR PUIS SUR "NOMDELATABLE.*" 1ER ÉLÉMENT DE LA LISTE (EX :

)

Il peut être utile de prendre tous les champs en une seule fois mais en les faisant figurer individuellement dans la requête.

BOUTON GAUCHE <DOUBLE CLIC> SUR L'ENTÊTE DE LA TABLE tous les champs sont alors sélectionnés <FAIRE GLISSER> LES CHAMPS DANS LA GRILLE D'INTERROGATION

Plusieurs champs de la liste déroulante peuvent être ajoutés simultanément, en maintenant la touche <CTRL> enfoncée pendant la sélection.

La touche <MAJ> permet de sélectionner un bloc de champs consécutifs dans la liste

b) ORDRE DES CHAMPS L'ordre d'affichage des champs gagne à être déterminé dès la création de la requête.

BOUTON GAUCHE <CLIC G> AU-DESSUS DU NOM DU CHAMP (forme du pointeur ) POUR SÉLECTIONNER LE CHAMP (faire éventuellement glisser à droite ou à gauche sur les colonnes adjacentes pour sélectionner plusieurs champs) ne pas relâcher la souris FAIRE GLISSER HORIZONTALEMENT LA PARTIE SUPÉRIEURE DE LA COLONNE DES CHAMPS À LEUR NOUVELLE POSITION (forme

)

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

51

Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2019 Classer les champs comme suit :

c) SUPPRESSION DES CHAMPS Les champs insérés par erreur dans la requête sont aisés à enlever.

SÉLECTIONNER LE OU LES CHAMPS

(dans la grille d'interrogation - volet bas) APPUYER SUR LA TOUCHE <SUPPR> DU CLAVIER

ONGLET "CRÉER" (dernier) GROUPE "PARAMÉTRAGE DE REQUÊTES" (3ème) SÉLECTIONNER LE OU LES CHAMPS (ou simplement <CLIC G> dans le champ) <CLIC G> SUR

Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2019" Supprimer le champ "FONCTION" puis enregistrer

d) RENOMMER UN CHAMP DE REQUÊTE Afin d'améliorer la lecture de la feuille de données, il est possible de modifier les noms des champs affichés (Les noms d'origine demeurent intacts dans leurs tables respectives).

BOUTON GAUCHE <CLIC G> À GAUCHE DU CHAMP À MODIFIER (dans la grille d'interrogation - volet bas) SAISIR LE NOUVEAU NOM (ÉTIQUETTE) SUIVI D'UN DOUBLE-POINT ":" LAISSER LE NOM DE CHAMP DE LA TABLE À LA SUITE DU DOUBLE-POINT (EX :

)

Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2019" Renommer le champ "NOM" en "PATRONYME" Afficher en mode "FEUILLE DE DONNÉES" pour vérifier puis enregistrer "PATRONYME" EST

AFFICHÉ AU LIEU DE "NOM"

52 Si un champ utilisé dans la requête possède une légende définie dans la table (propriété de champ), la légende s'affiche au lieu de l'étiquette et malgré la requête. Penser alors si nécessaire à aller mettre une légende directement dans les propriétés du champ de la requête Pour afficher une colonne vide avec un titre pour remplissage manuel ultérieur, il suffit de créer une nouvelle colonne avec le nom souhaité suivi de ": Null"

e) CHAMPS CONCATÉNÉS Un nouveau nom peut être calculé à partir de plusieurs champs ; il faut alors utiliser l'opérateur de concaténation symbolisé par le signe "&" (chiffre 1 du pavé alphabétique) ou le symbole "+" (touche +) et encadrer chaque nom de champ de crochets [ ].

Pour que les 2 champs ne soient pas collés, il est souvent nécessaire de les séparer par un espace qui doit, dans la formule, être entre guillemets " ".

Pour afficher le nom complet de l'employé, la formule à utiliser est la suivante :

OPÉRATEUR DE CONCATÉNATION CROCHETS DU NOM DE CHAMP

NOUVEAU NOM ESPACE ENTRE NOM ET PRÉNOM

Les noms de champ peuvent être difficiles à orthographier ou peuvent ne pas être ce qu'ils paraissent (espace avant ou après inclus - par erreur ? - dans le nom : ex : champ "nom") ; Ne pas hésiter à faire des copier/coller des noms de champ si un problème se pose.

Un <DOUBLE CLIC> avec la forme sur le bord droit en haut d'un champ sélectionné ajuste la largeur de la colonne de champ aux données contenues (quelquesoit le mode) Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2019", Mettre le champ "Fonction en premier, supprimer les champs "patronyme" et "Présent" puis créer "NOM COMPLET" regroupant les champs "NOM" et "préNOM" (séparés par un espace)

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

Il ne faut pas utiliser certains noms réservés par ACCESS (champs nommés "Nom", "Note", …)

f) AFFICHER / NE PAS AFFICHER UN CHAMP On peut désirer ne pas afficher dans la feuille de données un champ inclus dans la requête.

BOUTON GAUCHE

<CLIC G> SUR LA CASE À COCHER À L'INTERSECTION DE LA LIGNE "AFFICHER" ET DE LA COLONNE DU CHAMP (dans la grille d'interrogation - volet bas) RÉPÉTER L'OPÉRATION POUR CHACUN DES CHAMPS DEVANT ÊTRE AFFICHÉS OU NON seuls les champs cochés sont affichés Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2019" Ne plus afficher le champ "SOCIÉTÉ" Afficher en mode "FEUILLE DE DONNÉES" pour vérifier puis enregistrer

53

54

5. TRI SUR UN CHAMP Pour visualiser des informations dans un ordre précis, il faut indiquer en mode création l'ordre d'affichage des données.

BOUTON GAUCHE <CLIC G> À L'INTERSECTION DE LA LIGNE "TRI" ET DE LA COLONNE À TRIER <CLIC G> SUR SÉLECTIONNER L'ORDRE DE TRI

La liste apparaît triée en mode feuille de données pour le champ spécifié

<CLIC G> ICI Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2019" Afficher en premier le champ "NOM COMPLET" puis trier les données à partir de ce champ Afficher en mode "FEUILLE DE DONNÉES" pour vérifier puis enregistrer

Le tri sur plusieurs champs s'effectue en mettant les champs de tri dans l'ordre de tri.

BOUTON GAUCHE METTRE LES CHAMPS DANS L'ORDRE DE TRI (en déplaçant les colonnes) <CLIC G> SUR À L'INTERSECTION DE LA LIGNE "TRI" ET DE LA COLONNE DU 1ER CHAMP DE TRI SÉLECTIONNER L'ORDRE DE TRI RÉPÉTER L'OPÉRATION POUR CHAQUE CHAMP

En mode "feuille de données", la liste s'affiche triée pour les champs spécifiés

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

55

Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2019" Afficher les champs dans l'ordre : "VILLE", "CodePostal", "NOM COMPLET" et "FONCTION" Trier les données par "VILLE" croissante et par "NOM COMPLET" croissant Afficher en mode "FEUILLE DE DONNÉES" pour vérifier puis enregistrer

Il est impossible d'effectuer un tri sur certains types de champ (mémo, Ole, …)

Pour afficher des données dans un ordre différent du critère de tri, il faut d'abord mettre les champs du critère de tri avec leur type de tri mais non affichés puis les champs dans l'ordre d'affichage (ce qui amène à mettre 2 fois les champs servant au tri à 2 endroits différents) Dans base en cours "NORTHWIND 2019" Effectuer sur la table " EMPLOYÉS " la requête qui affiche le résultat ci-dessous l'enregistrer puis la fermer

56

6. CRITÈRES DE SÉLECTION Pour obtenir les données que l'on souhaite, il faut définir des critères de sélection ; ils sont élaborés avec des opérateurs de comparaison (=, Comme, Entre, …) et combinés à l'aide d'opérateurs logiques (Et, Ou, Pas, …).

Les principaux opérateurs de comparaison des données sont : = (égal), Comme, Entre, < (inférieur), > (supérieur), <> (différent), …

Les principaux opérateurs logiques sont : Et, Ou, Pas, … Ils peuvent être combinés entre eux de manière explicite (au sein d'une même colonne) ou implicite (sur des colonnes ou des lignes différentes) a) = (ÉGAL)

BOUTON GAUCHE CLAVIER <CLIC G> À L'INTERSECTION LIGNE DE CRITÈRES / COLONNE DU 1ER CHAMP DE CRITÈRE SAISIR LE CRITÈRE

Bien respecter espacement et accentuation pour les champs de type "texte" RÉPÉTER ÉVENTUELLEMENT L'OPÉRATION POUR CHAQUE CHAMP CONCERNÉ En mode "feuille de données", seuls les enregistrements satisfaisant les critères sont affichés si le critère est de type "texte", Access l'encadre d'apostrophes ; s'il est de type "date", il est encadré de dièses et s'il est de type "numérique", il est affiché tel quel Pour sélectionner uniquement les enregistrements correspondant au critère Ville=Cherbourg, la saisie peut s'effectuer de plusieurs manières (casse indifférente) : Cherbourg = Cherbourg

="Cherbourg" "Cherbourg"

Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2019" Supprimer les champs "NOM" et "PRÉNOM" s'ils figurent encore N'afficher que les employés habitant "CHERBOURG" Afficher en mode "FEUILLE DE DONNÉES" pour vérifier puis enregistrer

CRITÈRE

CHAMP DE CRITÈRE*

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

57

Pour rechercher une valeur précise existante, faire un copier/coller à partir de la feuille de données

b) COMME "…"

BOUTON GAUCHE CLAVIER <CLIC G> À L'INTERSECTION DE LA LIGNE DE CRITÈRES ET DE LA COLONNE DU 1ER CHAMP DE CRITÈRE SAISIR LE CRITÈRE EN UTILISANT LES CARACTÈRES GÉNÉRIQUES ADAPTÉS

Bien respecter espacement et accentuation pour les champs de type "texte" RÉPÉTER ÉVENTUELLEMENT L'OPÉRATION POUR CHAQUE CHAMP CONCERNÉ En mode "feuille de données", seuls les enregistrements satisfaisant les critères sont affichés CARACTÈRES GÉNÉRIQUES

? Remplace un Caractère unique à son emplacement * Remplace un ou plusieurs caractères # Remplace un Chiffre unique à son emplacement [ ] Remplace une liste de caractères [! ] Remplace une liste de caractères à exclure ch?r c*r* CH*

Cherbourg Colmar, Cherbourg, Chambéry Cherbourg, Chambéry

#ème 3ème ou 4ème … ch*r[!y] Cherbourg mais pas Chambéry

Tester les cas de figure cités dans l'exemple ci-dessus

c) ENTRE VAL1 ET VAL2

BOUTON GAUCHE CLAVIER <CLIC G> À L'INTERSECTION DE LA LIGNE DE CRITÈRES ET DE LA COLONNE DU 1ER CHAMP DE CRITÈRE SAISIR LE CRITÈRE EN PRÉCISANT LES 2 BORNES DE L'INTERVALLE RÉPÉTER ÉVENTUELLEMENT L'OPÉRATION POUR CHAQUE CHAMP CONCERNÉ

En mode "feuille de données", seuls les enregistrements satisfaisant les critères sont affichés La requête ci-dessous affiche les employés habitant une ville dont le code postal est compris entre 73000 et 74000 (limites comprises)

58 Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2019" Réaliser la requête ci-avant puis la fermer sans l'enregistrer

d) EST NULL - EST PAS NULL

BOUTON GAUCHE CLAVIER <CLIC G> À L'INTERSECTION DE LA LIGNE DE CRITÈRES ET DE LA COLONNE DU 1ER CHAMP DE CRITÈRE SAISIR LE CRITÈRE "EST NULL" OU "EST PAS NULL"

Permet de sélectionner les enregistrements dont le champ concerné contient ou non des valeurs La requête ci-dessous affiche les employés dont le champ "Notes" ne contient aucune information

Dans la base en cours "NORTHWIND 2019", créer une nouvelle requête telle que ci-dessus (sans fermer la précédente) Afficher les employés dont le champ "NOTES" est vide Fermer la requête sans l'enregistrer

Ce critère peut être utilisé pour tous les types de champs

e) "ET" Lorsque deux critères sont sur une même ligne, les enregistrements doivent satisfaire à la fois chacun des critères.

La requête ci-dessous affiche les employés habitant Cherbourg ayant pour fonction "représentant commercial"

LES CRITÈRES SUR UNE MÊME LIGNE SONT DE TYPE "ET"

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

59

Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2019" Réaliser la requête ci-dessus

"ET" peut aussi être utilisé au sein d'une même colonne.

La requête ci-dessous affiche les employés habitant une ville dont le code postal est supérieur à 60000 et inférieur ou égal à 74000

Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2019" Réaliser la requête ci-avant

f) "OU" Lorsque deux critères sont sur des lignes différentes, il est créé un premier groupe d'enregistrements correspondant au premier critère auquel s'ajoute un deuxième groupe d'enregistrements satisfaisant au deuxième critère.

La requête ci-dessous affiche les employés habitant Cherbourg ainsi que les employés ayant pour fonction "représentant commercial" (quelle que soit leur ville)

LES CRITÈRES SUR DES LIGNES DIFFÉRENTES SONT DE TYPE "OU" Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2019" Réaliser la requête ci-dessus

60

"OU" peut aussi être utilisé au sein d'une même colonne.

La requête ci-dessous affiche les employés habitant Cherbourg ou Colmar ainsi que les employés ayant pour fonction "représentant commercial"

LES CRITÈRES SUR DES LIGNES DIFFÉRENTES SONT DE TYPE "OÙ" Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2019" Réaliser la requête ci-dessus

g) "ET" et "OU" Lorsqu'il y a des critères à la fois sur une même ligne et sur des lignes différentes, il est formé autant de groupes d'enregistrements que de lignes de critères.

La requête ci-dessous affiche les employés habitant Cherbourg quelle que soit leur fonction et ceux habitant Colmar ayant pour fonction "représentant commercial"

LES CRITÈRES SUR UNE MÊME LIGNE SONT DE TYPE "ET"

LES CRITÈRES SUR DES LIGNES DIFFÉRENTES SONT DE TYPE "OÙ"

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

61

Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2019" Réaliser la requête ci-avant

h) "ET" et " OU " DANS PLUSIEURS CHAMPS DE CRITÈRE Tous ces critères peuvent être combinés pour obtenir le résultat voulu.

La requête ci-dessous affiche les employés habitant une ville dont le code postal est strictement supérieur à 60000 et inférieur ou égal à 74000, exerçant la profession de "représentant commercial" ou de "Vice-président des ventes" quelle que soit leur ville ainsi que les employés exerçant la profession de "représentant commercial" habitant Cherbourg

Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2019" Réaliser la requête ci-avant, l'enregistrer et la fermer

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7. CALCULS ET REGROUPEMENTS Les requêtes permettent d'effectuer des calculs à partir de tous les enregistrements ou de regroupements spécifiques de ces mêmes enregistrements. a) CALCULS Les requêtes permettent de créer des "champs calculés" (qui n'ont d'existence qu'au sein de la requête) pour effectuer des calculs. Pour ces calculs peuvent être utilisés les opérateurs arithmétiques classiques + (addition), - (soustraction), * (multiplication), / (division réelle), \ (division entière), … et les fonctions intégrées d'Access ANNÉE(), MOIS(), JOUR(), MAINTENANT(), … À partir de la table "COMMANDES", il est possible de calculer les délais de livraison en soustrayant la date d'expédition à la date de commande

Dans la base en cours "NORTHWIND 2019" Réaliser la requête ci-dessus à partir de la table "COMMANDES" L'enregistrer sous le nom "Commandes Délais de livraison

Une valeur peut être complétée d'une unité (ou de n'importe quel texte) en utilisant l'opérateur de concaténation de chaînes de caractères : "&"

OPÉRATEUR DE CONCATÉNATION Dans la requête en cours "COMMANDES DÉLAIS DE LIVRAISON" de la base en cours "NORTHWIND 2019" Réaliser la requête ci-dessus (idem que précédemment mais avec l'unité "jour") L'enregistrer puis la fermer

Le résultat est aligné à gauche car ce n'est plus une valeur numérique mais le résultat d'une concaténation, donc une chaine de caractères

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS b) OPERATIONS

63

Cette fonctionnalité permet de faire des calculs sur un champ. Selon la nature du champ, ce peut être une somme, une moyenne ou le nombre des enregistrements.

ONGLET "CRÉER" (le dernier des 2) GROUPE "AFFICHER/MASQUER" (dernier bloc)

<CLIC G> SUR (idem pour l'enlever - le menu contextuel propose le même outil) une ligne s'affiche en dessous de la ligne "table" <CLIC G> SUR CETTE LIGNE DANS LA COLONNE DU CHAMP SOUHAITÉ <CLIC G> SUR DE CHOISIR L'OPÉRATION (FONCTION) PARMI CELLES PROPOSÉES les opérations dépendent du type de champ

Pour effectuer un calcul sur la totalité des enregistrements, ne pas laisser de regroupement et préciser l'opération pour chaque champ concerné.

Créer une nouvelle requête à partir de la table "COMMANDES" dans la base en cours "NORTHWIND 2019" Insérer les champs "RÉF COMMANDE", "DATE DE COMMANDE", "DATE DE COMMANDE" une 2ème fois et "FRAIS D'EXPÉDITION" L'enregistrer sous le nom "Commandes Frais expédition regroupements" Faire le calcul du nombre de commandes, de la date de la première et de la dernière commande et de la moyenne des frais d'expédition - Enregistrer et fermer la requête

Pour faire plusieurs calculs sur un même champ, il faut le répéter pour chaque calcul Bien nommer les champs en fonction de leur résultat soit par leur étiquette suivi de doublepoint, soit en utilisant la propriété "LÉGENDE" du champ dans la requête

64 c) REGROUPEMENTS Pour effectuer une opération sur un groupe d'enregistrements, il faut laisser "REGROUPEMENT" dans le(s) champ(s) identifiant le groupe d'enregistrements.

BOUTON GAUCHE SUR LA LIGNE "OPÉRATIONS"

CLAVIER

INDIQUER REGROUPEMENT DANS LA COLONNE DU OU DES CHAMPS SERVANT DE BASE AUX CALCULS (pour lequel un calcul sera effectué à chaque changement de valeur) INDIQUER LE TYPE D'OPÉRATION POUR LES AUTRES CHAMPS (COMPTE, SOMME…) AFFICHER EN MODE "FEUILLE DE DONNÉES"

Pour calculer le total des frais d'expédition par client et par ville, il faut laisser "REGROUPEMENT" dans les champs "VILLE D'EXPÉDITION", "RÉF CLIENT" et "NOM D'EXPÉDITION" et préciser la fonction "SOMME" en tant qu'opération dans le champ "FRAIS D'EXPÉDITION"

Dans la base en cours "NORTHWIND 2019", Créer une nouvelle requête et réaliser l'exemple ci-dessus L'Enregistrer sous le nom "Commandes Frais expédition"

Des en-têtes reprenant les types d'opérations apparaissent par défaut dans la feuille de données . Il est préférable de les renommer ou de mettre une légende au niveau des propriétés du champ

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS Des critères peuvent être appliqués au regroupement.

65

BOUTON GAUCHE CLAVIER SUR LA LIGNE "CRITÈRES", RAJOUTER LES CRITÈRES VOULUS DE LA MANIÈRE CLASSIQUE AFFICHER EN MODE "FEUILLE DE DONNÉES"

Dans la requête en cours "COMMANDES FRAIS EXPÉDITION" de la base "NORTHWIND 2019" Calculer le total des frais d'expédition par client pour Chicago et Saumur lorsque ce total est différent de "0", enregistrer la requête sous le nom "COMMANDES FRAIS EXPÉDITION CHICAGOSAUMUR" puis la fermer

Il est également possible de réaliser des calculs sur des groupes construits à partir d'expressions, et éventuellement d'y associer des critères de sélection.

La fonction "MOIS" détermine le mois d'une date (la fonction "Année" détermine l'année) et s'exprime sous la forme : NOUVEAU NOM FONCTION

PARENTHÈSES

(DE LA FONCTION)

CHAMP

CROCHETS

(DU CHAMP)

Dans la base en cours "NORTHWIND 2019", Créer une nouvelle requête à partir de la table "COMMANDES" Ajouter 2 fois le champ "DATE D'EXPÉDITION" puis calculer pour chaque mois de chaque année le total des frais d'expédition lorsque ce total est différent de 0 en utilisant les fonctions "ANNÉE()" et "MOIS()" L'enregistrer sous le nom " COMMANDES FRAIS EXPÉDITION PAR AN" puis la fermer

66 Bien évaluer la pertinence des résultats : les requêtes sous ACCESS fournissent quasiment toujours un résultat mais, si la requête est mal formulée, ce résultat peut être incohérent (notamment la fonction "compte" qui compte simplement le nombre d'enregistrements du groupe)

d) CRITÈRES MULTITABLES Pour obtenir les informations désirées, il est souvent nécessaire d'utiliser plusieurs tables. Les principes restent les mêmes et les liaisons d'origine entre les tables sont automatiquement reprises dans la requête.

Pour obtenir la liste des commandes clients pour la période du 10 Avril 2019 au 25 Avril 2019, il faut afficher les tables "CLIENTS "et "COMMANDES" la relation entre les 2 s'affiche sous forme d'un lien :

Dans la base en cours "NORTHWIND 2019", Créer une nouvelle requête à partir des tables "CLIENTS" et "COMMANDES" comme ci-dessus L'enregistrer sous le nom "Clients Commandes" et la fermer

Bien vérifier que les liens entre les tables sont présents pour que le résultat généré soit cohérent.

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

67

8. GÉNÉRATEUR D'EXPRESSION Le générateur d'expression affiche dans une fenêtre spécifique les critères avec les opérateurs, fonctions et opérandes (opérateurs arithmétiques, opérateurs logiques, objets de la base, champ des tables et requêtes, fonctions par type, …).

ONGLET "CRÉER" (le dernier des 2) GROUPE "PARAMÈTRES DE REQUÊTES" (3ème bloc)

<CLIC G> À L'INTERSECTION DE LA LIGNE DE CRITÈRES ET DU CHAMP CONCERNÉ <CLIC G> SUR DANS LE RUBAN le générateur d'expression s'affiche

EXPRESSION EN COURS DÉTAIL DE LA SÉLECTION DE LA 1ÈRE COLONNE

FONCTIONS OBJETS DE LA BASE

CONCATÉNATION DE CHAINES OPÉRATEURS OPÉRATEURS LOGIQUES

EXEMPLE DE FONCTIONS D'AGRÉGATION (regroupement sql) SOMME

Calcule la somme des valeurs d'un champ (numérique)

MOYENNE

Calcule la moyenne des valeurs d'un champ (numérique)

MIN

Détermine la plus petite valeur d'un champ (sauf mémo, Ole…)

MAX

Détermine la plus grande valeur d'un champ (sauf mémo, Ole…)

COMPTE

Calcule le nombre de valeurs non nulles (NULL) d'un champ (sauf mémo, Ole…)

ECARTYPE

Calcule l'écart type des valeurs d'un champ (numérique)

VAR

Calcule la variance des valeurs d'un champ (numérique)

PREMIER

Donne la 1ère valeur d'un champ pour les critères demandés (sauf mémo, Ole…)

DERNIER

Donne la dernière valeur d'un champ pour les critères demandés (sauf mémo, Ole…)

68 Pour calculer par produit les prévisions de ventes en €, il faut créer une nouvelle requête à partir de la table "PRODUITS".

En utilisant le générateur d'expression, créer un champ "DÉSIGNATION" correspondant au "CODE DU PRODUIT" suivi de "NOM DU PRODUIT" (comme ci-dessous)

Créer un champ nommé "VALEUR CIBLÉE" correspondant au champ "NIVEAU CIBLÉ" multiplié par le prix unitaire (champ "PRIX UNITAIRE") (comme ci-dessous)

puis afficher la feuille de données correspondante

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

…

Dans la base en cours "NORTHWIND 2019", Créer la requête de l'exemple ci-dessus puis avec le générateur d'expression Créer un champ nommé "COÛT CIBLÉ" correspondant au "NIVEAU CIBLÉ" valorisé par le "COÛT STANDARD" unitaire puis afficher la feuille de données correspondante Créer un champ nommé "MARGE CIBLÉE" correspondant à la différence entre la "VALEUR CIBLÉE" ET LE "COÛT CIBLÉ Enregistrer la requête sous le nom "PRODUITS VALEUR CIBLE"

…

L'utilisation de champs calculés pour un autre calcul dans une même requête est déconseillée pour des calculs complexes – Réutiliser le calcul même au lieu de sa désignation

69

70

9. EXÉCUTION Exécuter une requête, c'est afficher son résultat en mode "FEUILLE DE DONNÉES".

Ce qui implique que l'on est en mode "création" lorsque l'on veut afficher le résultat de cette requête

PLUSIEURS POSSIBILITÉS <CLIC G> sur

en bas et à droite de la fenêtre

<CLIC G> sur qui devient ONGLET "ACCUEIL" GROUPE er "RÉSULTATS/AFFICHAGE" (1 bloc) du ruban pour passer alternativement du mode "CRÉATION" au mode "FEUILLE DE DONNÉES" (ou dérouler avec puis choisir)

<CLIC G> sur ONGLET "CRÉER" (dernier onglet des 2) GROUPE "RÉSULTATS" (1er bloc) du ruban en mode "création" <CLIC D> SUR L'ONGLET DE LA REQUÊTE PUIS <CLIC G> SUR

10. PROPRIÉTÉS Les propriétés de la requête affichent diverses informations utiles la concernant.

REQUÊTE EN MODE "CRÉATION" POINTER DANS UNE ZONE VIDE DU VOLET D'INTERROGATION (volet inférieur)

<CLIC D>

ONGLET "CRÉER" (le dernier des 2) GROUPE "AFFICHER/MASQUER" REQUÊTE EN MODE "CRÉATION"

<CLIC G> SUR

Les propriétés de la requête s'affichent dans un volet à droite de la fenêtre. Si la feuille de propriétés est vide, cliquer dans un une zone vide d'un volet

PROPRIÉTÉS LES PLUS UTILES Description Tous les champs Premières valeurs Valeurs distinctes Enr unique Filtre Tri par Type Recordset

Décrit la requête Affiche tous les champs de la ou des tables sélectionnée(s) Nombre de premiers enregistrements sélectionnés ou pourcentage Oui : Élimine les doublons Oui : Conserve les doublons N'affiche que les enregistrements correspondant aux critères Trie les enregistrements dans l'ordre croissant ou décroissant du ou des champs Feuille de réponse dynamique : données modifiables Instantané : données non modifiables

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

71

DESCRIPTION

ÉLIMINE LES DOUBLONS DONNÉES DES TABLES ALORS NON MODIFIABLES

Si le "TYPE RECORDSET" est laissé sur "FEUILLE DE RÉPONSE DYNAMIQUE" (option par défaut), les données résultantes de la requête sont modifiables (modification sur les tables d'origine) Dans la requête en cours "PRODUITS VALEUR CIBLE" de la base en cours "NORTHWIND 2019" Faire une description et n'afficher que les 5 premières valeurs de la requête Exécuter puis Enregistrer la requête sous le nom " PRODUITS VALEUR CIBLE 5 PREMIERS" Annuler la sélection des 5 premières valeurs et ajouter le champ "catégorie" Enregistrer sous le nom "PRODUITS VALEUR CIBLE CATÉGORIE" puis fermer les requêtes ouvertes

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L'état est la meilleure solution pour obtenir des données soit de détail, soit synthétiques, lisibles et classées (factures, devis, étiquettes, rapports d'activité, budgets, listes, …). Les états indispensables ont souvent été inclus dans les objets de la base de données par celui qui a conçu la base mais il peut être utile de créer un état pour répondre à de nouveaux besoins.

1. MODES D'AFFICHAGE DES ÉTATS APERÇU AVANT IMPRESSION

PAGE

ÉTAT

CRÉATION

ÉTAT :

l'état est affiché à l'écran avec les valeurs réelles APERÇU AVANT IMPRESSION : l'état est affiché tel qu'il sera imprimé PAGE : C'est le mode de finalisation de l'état créé dans lequel on peut modifier la disposition et la présentation avec les données réelles affichées CRÉATION : c'est le mode de création et/ou de modification de la structure de l'état avec tous les outils associés

BOUTON GAUCHE DÉROULER LES OBJETS "ÉTATS" DU VOLET DE NAVIGATION <DOUBLE CLIC> SUR LE NOM DE L'ÉTAT

l'état est affiché en mode "état"

BOUTON DROIT DÉROULER LES OBJETS "ÉTATS" DU VOLET DE NAVIGATION

<CLIC D> SUR L'ÉTAT l'état est affiché en mode "état"

En ce qui concerne les bases de données développées professionnellement et accompagnées de menus, les états sont accessibles directement par ces menus ou encore par des boutons de commande. L'édition s'effectue alors généralement directement vers l'imprimante en ligne.

Lorsque le lancement de l'état n'est pas prévu dans la base Si l'affichage de l'état à l'écran est suffisant, le mode "ÉTAT" est adapté.

Si l'état doit être envoyé vers une imprimante, un destinataire ou publié, le mode "APERÇU AVANT IMPRESSION" doit être utilisé préalablement.

Afficher les objets "ÉTATS" de la base en cours "NORTHWIND 2019" Ouvrir l'état "ANNUAIRE DES EMPLOYÉ" L'afficher en mode "ÉTAT", en mode "APERÇU AVANT IMPRESSION", revenir en mode "ÉTAT"

2. CREATION DE L'ÉTAT Si l'état requis n'existe pas, il est nécessaire de le créer soi-même. Il pourra alors être réutilisé selon les besoins.

Un état va chercher des données dans une table ou plusieurs tables (il est alors basé sur une requête).

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS a) CREATION ASSISTÉE L'assistant est, comme pour la requête, un moyen pratique et simple de construire un état.

ONGLET "CRÉER" GROUPE "ÉTATS" (5ème

bloc)

<CLIC G> SUR l'assistant état s'affiche

1 - SÉLECTIONNER LA TABLE OU LA REQUÊTE DONT ON VEUT UTILISER LES CHAMPS

3 - <CLIC G> POUR PRENDRE LE CHAMP SÉLECTIONNÉ

2- SÉLECTIONNER LE CHAMP DE LA TABLE OU LA REQUÊTE

l'utilisation de l'assistant est standard Une interface dans laquelle il suffit de faire des choix Une visualisation en temps réel des choix effectués Des boutons

et

pour se déplacer entre les étapes

pour achever la création de l'état

BOUTON GAUCHE

CLAVIER

1 - SÉLECTIONNER LA TABLE 2- SÉLECTIONNER LE CHAMP 3 - <CLIC G> SUR

le champ passe dans la liste des champs sélectionnés RÉPÉTER L'OPÉRATION POUR CHAQUE CHAMP DÉSIRÉ <CLIC G> SUR SÉLECTIONNER ÉVENTUELLEMENT LE CHAMP DE REGROUPEMENT PUIS <CLIC G> SUR

un niveau de regroupement permet d'effectuer un calcul à chaque changement de valeur du champ de regroupement <CLIC G> SUR PUIS CHOISIR ÉVENTUELLEMENT UN ORDRE DE TRI <CLIC G> SUR PUIS CHOISIR LE TYPE DE DISPOSITION ET L'ORIENTATION le volet gauche de la boite de dialogue illustre vos choix <CLIC G> SUR PUIS CHOISIR UN STYLE (couleurs, police…) <CLIC G> SUR NOMMER L'ÉTAT ET CHOISIR UN APERÇU PUIS <CLIC G> SUR L'assistant crée l'état ; il ne reste alors qu'à l'enregistrer

73

74

(1) SÉLECTION DE CHAMPS

Il est d'abord nécessaire de sélectionner les champs appartenant aux tables ou requêtes à faire figurer dans l'état.

<CLIC G>

SÉLECTIONNER

OUTILS : Ajoute le champ sélectionné (à partir du volet de gauche) Ajoute tous les champs (à partir du volet de gauche) Retire un champ sélectionné (du volet de droite) Retire tous les champs (du volet de droite)

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

75

(2) REGROUPEMENTS

Les regroupements (ou niveaux de rupture) vont permettre entre autres d'effectuer des sous-totaux à chaque changement de valeur du champ de regroupement.

CHAMP REGROUPEMENT SUPÉRIEUR CHAMP REGROUPEMENT INFÉRIEUR

<CLIC G>

SÉLECTIONNER

FAIT PASSER VILLE

(SÉLECTIONNÉ) À LA PLACE DE FONCTION

outils : Fait passer le champ sélectionné (volet gauche) en champ de regroupement Refait passer le champ de regroupement sélectionné en champ normal Fait passer le champ de regroupement inférieur sélectionné au niveau supérieur Fait passer le champ de regroupement supérieur sélectionné au niveau inférieur permet de préciser les intervalles de regroupement

76 (3) TRI ÉTAT

Les enregistrements sont d'abord triés en fonction du premier champ indiqué (Nom), puis tous les enregistrements qui ont la même valeur pour ce champ (Nom) sont triés en fonction du second champ (Prénom).

1ÈRE CLÉ DE TRI 2ÈME CLÉ DE TRI

(4) DISPOSITION

Elle détermine la présentation générale de l'état. Les dispositions proposées permettent de faire gagner du temps à l'utilisateur sur des manipulations longues à faire manuellement. L'orientation gère le sens de la feuille de papier.

VISUALISATION DE LA MISE EN FORME CHOISIE évite que l'état soit scindé sur plusieurs pages en largeur

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS (5) TITRE ET VISUALISATION

Il est indispensable de donner un nom à l'état.

Choisir l'aperçu de l'état pour visualiser les corrections à apporter puis passer en mode page pour apporter ces modifications

Dans la base en cours "NORTHWIND 2019", à partir de la table "EMPLOYÉS", créer un état comme ci-dessus, le nommer "EMPLOYÉS PAR FONCTION ET PAR VILLE"

77

78 b) CREATION IMMÉDIATE En sélectionnant préalablement la table ou la requête, il est possible de créer l'état standard sans aucune manipulation.

ONGLET "CRÉER" GROUPE "ÉTATS" (5ème

bloc)

DANS LE VOLET DE NAVIGATION (à gauche) SÉLECTIONNER LA TABLE OU LA REQUÊTE À PARTIR DE LAQUELLE L'ÉTAT DOIT ÊTRE CRÉE

<CLIC G> SUR l'état s'affiche immédiatement REMANIER ÉVENTUELLEMENT L'ÉTAT POUR LE PERSONNALISER PUIS ENREGISTRER

Pour créer un état à partir de la requête "COMMANDES DÉLAIS DE LIVRAISON" Dans le volet de navigation à gauche, dérouler les requêtes <CLIC G> sur la requête Afficher l'onglet "CRÉER" du ruban

<CLIC G> sur du groupe "ÉTATS" l'état s'affiche dans son onglet

…

Créer un état immédiat à partir de la requête "COMMANDES DÉLAIS DE LIVRAISON" comme cidessus L'enregistrer sous le nom "COMMANDES DÉLAIS DE LIVRAISON"

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

79

3. PERSONNALISATION Le mode "page" est le mieux adapté pour améliorer la disposition d'un état ou lui rajouter des fonctionnalités afin qu'il corresponde aux besoins.

POUR PASSER EN MODE "PAGE"

<CLIC G> sur ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "AFFICHAGE" (1ER BLOC) du ruban pour passer du mode "ÉTAT" au mode "PAGE" (ou dérouler par et choisir) <CLIC G> sur

de

en bas à droite

<CLIC D>

sur l'onglet de l'état

a) DISPOSITION La largeur d'une colonne de champ peut ne pas être appropriée aux données contenues.

BOUTON GAUCHE EN MODE "PAGE" SÉLECTIONNER UNE DONNÉE DU CHAMP CONCERNÉ POINTER SUR LA LIGNE VERTICALE POINTILLÉE DE SÉPARATION À DROITE DE LA COLONNE

(forme du pointeur

)

FAIRE GLISSER LE POINTEUR HORIZONTALEMENT POUR AGRANDIR OU RÉTRÉCIR LA COLONNE

FAIRE GLISSER LATÉRALEMENT

Afficher l'état "EMPLOYÉS PAR FONCTION ET PAR VILLE", adapter la largeur des colonnes aux données

80 L'ordre des colonnes de champs peut être modifié mais il faut déplacer séparément la légende.

BOUTON GAUCHE EN MODE "PAGE" FORME DU POINTEUR , FAIRE GLISSER LE TITRE DE COLONNE À SA NOUVELLE POSITION FAIRE GLISSER LE CHAMP DE COLONNE À SA NOUVELLE POSITION

FAIRE GLISSER LATÉRALEMENT

TRAIT DE SÉPARATION DES COLONNES

La nouvelle colonne ne prend pas la place de l'ancienne et la manipulation en mode PAGE est donc assez lourde (puisqu'il faut déplacer 2 colonnes) Dans l'état "EMPLOYÉS PAR FONCTION ET PAR VILLE", intervertir les colonnes "NOM" et "PRÉNOM" (prénom en premier) puis remettre dans l'ordre d'origine

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS b) REGROUPEMENTS ET TRI

81

Des niveaux de regroupement peuvent être créés ou modifiés.

ONGLET "CRÉATION" GROUPE "REGROUPEMENTS ET TOTAUX" (3ème

bloc)

ÉTAT AFFICHÉ EN MODE PAGE

le groupe "format" du ruban est affiché

<CLIC G> SUR le volet "Regrouper, trier et total" s'affiche en bas de l'état – idem pour le refermer Si un regroupement ou un tri existent déjà, la structure correspondante s'affiche pour éventuelle modification <CLIC G> POUR SÉLECTIONNER

<CLIC G> POUR CHANGER DE CHAMP

<CLIC G> POUR CHANGER L'ORDRE

<CLIC G> POUR SUPPRIMER

Des icônes à l'extrémité du niveau sélectionné vont permettre de modifier la position du regroupement ou de le supprimer deux boutons s'affichent lorsque l'on clique sur de tri

, permettant de créer les groupes ou les clés

L'activation d'un de ces boutons affiche les champs disponibles pour l'action concernée

Dans l'état "EMPLOYÉS PAR FONCTION ET PAR VILLE", supprimer le regroupement "FONCTION" puis enregistrer sous le nom "EMPLOYÉS PAR VILLE"

82 c) TOTAUX, SOUS-TOTAUX ET DÉTAIL Dans la plupart des états, il est nécessaire d'effectuer des calculs globaux et/ou à chaque niveau de regroupement (à chaque fois que la valeur du champ de regroupement change).

ONGLET "CRÉATION" GROUPE "REGROUPEMENTS ET TOTAUX" (3ème

bloc)

ÉTAT AFFICHÉ EN MODE PAGE

le groupe "format" du ruban est affiché <CLIC G> SUR UNE DONNÉE DE LA COLONNE À PARTIR DE LAQUELLE DOIVENT S'EFFECTUER LES TOTAUX

la colonne est sélectionnée

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR le nombre total d'enregistrements s'affiche pour la colonne sélectionnée "COMPTER LES ENREGISTREMENTS" ou "COMPTER LES VALEURS" ( nombre d'enregistrements (le "Compte Distinct" n'est pas géré)

) donne le même résultat : le

NOMBRE TOTAL Si des niveaux de regroupement existent, des sous-totaux sont automatiquement calculés

Dans l'état "EMPLOYÉS PAR VILLE", faire un total global sans sous-totaux

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS Il est aussi possible de paramétrer des sous-totaux.

83

ONGLET "CRÉATION" GROUPE "REGROUPEMENTS ET TOTAUX" (3ème

bloc)

<CLIC G> SUR EN MODE "PAGE" DANS LE VOLET BAS DE REGROUPEMENT SÉLECTIONNER LE NIVEAU DE REGROUPEMENT VOULU

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

DE

DU NIVEAU DE REGROUPEMENT

DE POUR DÉROULER LA ZONE RENSEIGNER LA BOITE DE DIALOGUE COMME CI-DESSOUS

CHAMP DE SOUS-TOTAL TYPE D'OPÉRATION TOTAUX

SOUS-TOTAUX DES NOMS PAR FONCTION

TOTAL GÉNÉRAL

84 Dans l'état "EMPLOYÉS PAR VILLE", faire le total par ville et le total global Enregistrer, visualiser puis fermer

Pour effectuer des regroupements et des totaux de groupe de produits par catégorie Ouvrir la requête "PRODUITS VALEUR CIBLE CATÉGORIE " Créer l'état à partir de la requête puis passer en mode "CRÉATION" Déplacer la colonne "CATÉGORIE" et la mettre en tête

<CLIC G> sur <CLIC G> sur <CLIC G> sur

pour afficher le volet bas "REGROUPER, TRIER ET TOTAL" et sélectionner le champ "CATÉGORIE" et sélectionner le champ "CATÉGORIE"

Sélectionner la colonne "VALEUR CIBLÉE", choisir Sélectionner la colonne "COÛT CIBLÉ", choisir

et <CLIC G> sur et <CLIC G> sur

Sélectionner la colonne "MARGE CIBLÉE", choisir et <CLIC G> sur Fermer le volet "REGROUPER, TRIER ET TOTAL" les différentes informations de regroupement et totaux peuvent être affichées ou modifiées en cliquant sur du volet "Regrouper, trier et total"

Reproduire l'exemple ci-dessus et l'enregistrer sous le nom "MARGES PRÉVUES PAR PRODUIT"

SOUS-TOTAL

… …

TOTAL GÉNÉRAL

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 85 d) IMAGE Une image (logo par exemple) peut être ajoutée dans un état. En fonction des regroupements et de la position d'insertion, l'image va être unique ou répétée sur chaque ligne

ONGLET "CRÉATION" GROUPE " CONTRÔLES "

(4ème

bloc)

ÉTAT AFFICHÉ EN MODE PAGE <CLIC G> À LA POSITION D'INSERTION

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR UNE DES IMAGES PROPOSÉES OU SUR

POUR DÉSIGNER L'IMAGE

Ajouter l'image "accueil" du dossier exercices dans l'état "MARGES PRÉVUES PAR PRODUITS" comme ci-dessous - Visualiser enregistrer et fermer

IMAGE RÉPÉTÉE

e) AJOUT D'UN CHAMP Si des champs, présents dans la requête ou la table à la base de la création de l'état, ne sont pas affichés, il est toujours possible de les rajouter.

ONGLET "CRÉATION" GROUPE "

OUTILS " (6ème

bloc)

ÉTAT AFFICHÉ EN MODE PAGE

<CLIC G> SUR les champs disponibles s'affichent le volet de propriétés à droite de l'écran <FAIRE GLISSER> LE CHAMP DÉSIRÉ À LA POSITION VOULUE DANS L'ÉTAT

FAIRE GLISSER LE CHAMP À SA POSITION

86 Afficher l'état "Employés par ville" de la base en cours "NORTHWIND 2019" Ajouter le champ "ID" avant le champ "NOM"

Toutes ces manipulations étant difficiles, ne pas oublier l'outil

pour annuler une action erronée

f) SUPPRESSION D'UN CHAMP Un champ (colonne) inutile peut être supprimé.

CLAVIER

BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LA COLONNE

<CLIC DROIT> RÉPÉTER L'OPÉRATION POUR CHACUN DES EMPLACEMENTS DE LA COLONNE

SÉLECTIONNER LA COLONNE2 <SUPP> DU CLAVIER RÉPÉTER L'OPÉRATION POUR CHACUN DES EMPLACEMENTS DE LA COLONNE

Dans l'état "EMPLOYÉS PAR VILLE", supprimer le champ "ID" précédemment ajouté

4. PRÉSENTATION Elle va concerner : Le choix d'une mise en forme automatique complète La mise en forme des différentes zones de l'état Les bordures des différentes zones de l'état C'est le mode "PAGE" qui va permettre d'effectuer le plus simplement ces améliorations et le mode " APERÇU AVANT IMPRESSION" qui va permettre de les visualiser au mieux. a) THEMES Les thèmes sont un moyen simple et rapide d'appliquer une mise en forme soignée.

Ils s'appliquent sur un état qui vient d'être créé pour le mettre en forme rapidement.

ONGLET "CRÉATION" GROUPE "THÈMES"

(2ème

bloc)

EN MODE "PAGE"

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR LE THÈME DÉSIRÉ POUR L'APPLIQUER <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

POUR MODIFIER LE JEU DE COULEURS POUR MODIFIER LE JEU DE POLICES

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

87

Si des mises en forme spécifiques ont déjà été apportées, elles prennent le pas sur les mises en forme du thème.

Vous pouvez essayer à la suite les mises en forme automatiques proposées puis lorsque le modèle vous convient appliquer une mise en forme personnalisée sur l'une ou l'autre des caractéristiques de la mise en forme Tester les thèmes sur l'état "EMPLOYÉS "

b) MISE EN FORME Dans un état ACCESS, les caractéristiques sont affectées à un ensemble qui dépend de la structure même de l'état. Cet ensemble est mis en évidence par un encadrement dès que l'on clique dans l'état avec la souris (on peut distinguer lignes paires et impaires, colonnes, données, cellules de totaux, titre…).

(1) LIGNES DE DONNÈES

Touts les niveaux de structure peuvent recevoir un arrière-plan. ACCESS propose 2 outils pour pouvoir alterner les couleurs de fond.

ONGLET "FORMAT" GROUPE "POLICE"

(2ème

bloc)

EN MODE "PAGE"

, <CLIC G> SUR LA CELLULE EN DÉBUT DE LIGNE seuls les outils d'arrière-plan sont disponibles FORME DU POINTEUR

<CLIC G> SUR L'OUTIL

PUIS CHOISIR LA 1ÈRE COULEUR DES LIGNES

l'outil du groupe "ARRIÈRE-PLAN" (4ème bloc) permet de choisir la 2ème couleur des lignes - les 2 couleurs de fond sont alternées Pour mettre des couleurs alternées sur les lignes de données de "EMPLOYÉS PAR VILLE" <SÉLECTIONNER> une ligne de données

<CLIC G> POUR SÉLECTIONNER UNE LIGNE

<CLIC G> sur

<CLIC G> sur

et <CLIC G> sur la couleur

et <CLIC G> sur la couleur

88 Pour mettre une couleur de fond sur la ligne de total global de "EMPLOYÉS PAR VILLE" : <SÉLECTIONNER> la ligne de total global

<CLIC G> POUR SÉLECTIONNER LA LIGNE <CLIC G> sur

et <CLIC G> sur la couleur

Dans l'état "MARGES PRÉVUES PAR PRODUIT" Appliquer la couleur comme arrière-plan des lignes de données Appliquer les couleurs et comme arrière-plan alterné des lignes de totaux Appliquer la couleur comme arrière-plan de la ligne de total global

…

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

89

(2) COLONNES

En sélectionnant les données par colonne, de nombreux attributs de mise en forme sont disponibles (comme dans Word ou Excel).

ONGLET "FORMAT" GROUPE "POLICE"

(2ème

bloc)

EN MODE "PAGE" FORME DU POINTEUR , <CLIC G> SUR UNE DONNÉE DE LA COLONNE POUR LA SÉLECTIONNER <CLIC G> SUR UN DES OUTILS DISPONIBLES

Pour sélectionner plusieurs colonnes, sélectionner une première colonne puis cliquer sur les autres en gardant la touche <MAJ> enfoncée COPIE DE LA MISE EN FORME

POLICE GRAISSAGE, ITALIQUE, SOULIGNEMENT

TAILLE DE POLICE ALIGNEMENT

COULEUR DE POLICE

COULEUR D'ARRIÈREPLAN Pour modifier la présentation de la colonne "TÉLÉPHONE PROFESSIONNEL" de l'état "EMPLOYÉS PAR VILLE" : <SÉLECTIONNER> la colonne "TÉLÉPHONE PROFESSIONNEL" <CLIC G> sur

de

<CLIC G> sur

de

<CLIC G> sur

de

<CLIC G> sur <CLIC G> sur

et <CLIC G> sur la couleur

(le texte s'affiche en bleu)

et <CLIC G> sur la police et <CLIC G> sur la taille

pour centrer les données et <CLIC G> sur la couleur

(le fond s'affiche en bleu clair)

<CLIC G> POUR DÉSIGNER LA COLONNE

90 Dans l'état "MARGES PRÉVUES PAR PRODUIT", sur les données des colonnes de chiffres Appliquer une police bleu foncé "calibri" de taille 11 Appliquer la couleur comme arrière-plan des 3 colonnes de données (<ctrl>) Mettre les désignations en italique et mettre en gras et souligner les catégories

(3) CELLULES DE TOTAUX

Les cellules de totaux peuvent recevoir une mise en forme personnalisée qui va s'appliquer à toutes les cellules de totaux de même niveau de structure.

ONGLET "FORMAT" GROUPE "POLICE"

(2ème

bloc)

EN MODE "PAGE" FORME DU POINTEUR , <CLIC G> SUR UNE DONNÉE DE TOTAL DE LA COLONNE <CLIC G> SUR UN DES OUTILS DISPONIBLES

Pour sélectionner plusieurs cellules sur la même ligne, sélectionner une première cellule puis cliquer sur les autres en gardant la touche <CTRL> enfoncée Pour présenter les cellules de totaux dans la colonne "NOM" de l'état "EMPLOYÉS PAR VILLE", <SÉLECTIONNER> la 1ère cellule de total <CLIC G> sur

de

<CLIC G> sur

de

<CLIC G> sur

de

<CLIC G> sur <CLIC G> sur

et <CLIC G> sur la couleur

(le texte s'affiche en bleu)

et <CLIC G> sur la police et <CLIC G> sur la taille

pour mettre en gras et <CLIC G> sur la couleur

(le fond s'affiche en vert)

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

91

<CLIC G> ICI POUR SÉLECTIONNER LA CELLULE

Dans l'état "MARGES PRÉVUES PAR PRODUIT", sur les sous-totaux des colonnes de chiffres Appliquer une police bleu foncé "calibri" de taille 11 et en gras Appliquer la couleur comme arrière-plan des totaux

(4) TITRES

Le titre de l'état est important puisqu'il en précise le contenu. Il doit, comme les titres de colonne, être mis en valeur par une mise en forme appropriée.

ONGLET "FORMAT" GROUPE "POLICE"

(2ème

bloc)

EN MODE "PAGE" FORME DU POINTEUR SÉLECTIONNER

, <CLIC G> SUR UN TITRE DE COLONNE OU D'ÉTAT POUR LE

le titre s'entoure d'un cadre <CLIC G> SUR UN DES OUTILS DE MISE EN FORME DISPONIBLES

92 Pour présenter les titres de colonne de l'état "EMPLOYÉS PAR VILLE" <SÉLECTIONNER> les cellules de totaux

1-<CLIC G> ICI POUR SÉLECTIONNER LE 1ER TITRE <CLIC G> sur

de

<CLIC G> sur

de

<CLIC G> sur

de

<CLIC G> sur <CLIC G> sur

2-<CTRL> ENFONCÉ <CLIC G> ICI POUR SÉLECTIONNER LE 2ÈME

et <CLIC G> sur la couleur

4- IDEM 3-<CTRL> ENFONCÉ <CLIC G> ICI POUR SÉLECTIONNER LE 3ÈME

(le texte s'affiche en vert clair)

et <CLIC G> sur la police et <CLIC G> sur la taille

pour mettre en gras et <CLIC G> sur la couleur

(le fond s'affiche en bleu foncé)

Dans l'état "MARGES PRÉVUES PAR PRODUIT", mettre en forme le titre de l'état et les titres de colonne en vous inspirant de la reproduction ci-dessous – modifier par la même occasion le titre général de l'état en "MARGES PRÉVISIONNELLES

Faire un <DOUBLE CLIC> dans le titre pour en modifier le texte

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 93 c) FORMAT DES NOMBRES Le format des nombres détermine de quelle manière une valeur, stockée dans une table, va s'afficher dans l'état. On retrouve ici les mêmes outils que dans un tableur.

ONGLET "FORMAT" GROUPE "NOMBRE" (3ème bloc) EN MODE "PAGE" FORME DU POINTEUR , <CLIC G> SUR UNE DONNÉE DE LA COLONNE POUR SÉLECTIONNER <CLIC G> SUR UN DES OUTILS DISPONIBLES

OUTILS Liste déroulante des différents formats Format monétaire Format pourcentage Format milliers (avec séparateur) Ajoute une décimale Enlève une décimale Dans l'état "MARGES PRÉVUES PAR PRODUIT", appliquer aux valeurs le format "EURO AVEC 2 DÉCIMALES

Avec la touche <CTRL>, vous pouvez sélectionner en même temps les valeurs, les sous-totaux et les totaux avant d'appliquer le format

d) BORDURES - REMPLISSAGE Les bordures s'appliquent à la forme ou au type de forme sélectionnée.

ONGLET "FORMAT" GROUPE " OPTIONS DE MISE EN FORME "

(5ème

bloc)

<CLIC G> DANS UNE DONNÉE, UNE CELLULE OU UN TITRE <CLIC G> SUR L'OUTIL <CLIC G> SUR UNE COULEUR DE TRAIT OU

<CLIC G> SUR L'OUTIL <CLIC G> SUR L'OUTIL <CLIC G> SUR L'OUTIL <CLIC G> SUR L'OUTIL

POUR DÉFINIR L'ÉPAISSEUR DU TRAIT POUR DÉFINIR LE TYPE DU TRAIT POUR APPLIQUER UNE COULEUR DE FOND

94 Toujours commencer par le cas général pour terminer par le cas particulier : (commencer par le quadrillage général de l'état et finir par les bordures des cellules de total et titres) Pour appliquer un quadrillage comme sur la page suivante à l'état "EMPLOYÉS PAR VILLE" Sélectionner une donnée d'une colonne <CLIC G> sur l'outil

et appliquer la couleur bleu foncé

<CLIC G> sur l'outil

puis sur l'outil

et choisir un trait fin

<CLIC G> sur l'outil

puis sur l'outil

et choisir un trait fin plein

Sélectionner une cellule de total de sous-groupe <CLIC G> sur l'outil

et appliquer la couleur rouge foncé

<CLIC G> sur l'outil

puis sur l'outil

et choisir un trait de 1 pt

Conserver un trait fin plein Sélectionner la cellule de total général <CLIC G> sur l'outil

et appliquer la couleur jaune foncé

Conserver un trait de 1 pt Conserver un trait fin plein Dans l'état "Marges prévues par produit", appliquer des bordures du même type que celles qui suivent puis enregistrer (voir ci-après)

…

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS e) QUADRILLAGE

95

Le quadrillage s'applique de manière conventionnelle. Il vient en complément des bordures.

ONGLET "ORGANISER" GROUPE "TABLE" (1er bloc)

<CLIC G> DANS UNE DONNÉE, UNE CELLULE OU UN TITRE

<CLIC G> SUR L'OUTIL SÉLECTIONNER LE TYPE DE QUADRILLAGE

<CLIC G> SUR L'OUTIL

POUR DÉFINIR LA COULEUR DU TRAIT

<CLIC G> SUR L'OUTIL <CLIC G> SUR L'OUTIL

POUR DÉFINIR L'ÉPAISSEUR DU TRAIT POUR DÉFINIR LE TYPE DU TRAIT

On ne peut pas appliquer un quadrillage horizontal et vertical différent sur les données Le quadrillage n'est pas actif lors de la sélection de lignes

f) MISE EN FORME CONDITIONNELLE Elle permet de présenter une cellule avec une mise en forme différente selon sa valeur (un total par exemple).

ONGLET "FORMAT" GROUPE "OPTIONS DE MISE EN FORME"

(5ème

bloc)

EN MODE "PAGE" SÉLECTIONNER UNE CELLULE DE TOTAL

<CLIC G> SUR

POUR AFFICHER LES MISES EN FORME

<CLIC G> SUR INDIQUER LE TYPE DE RÈGLE INDIQUER LA CONDITION EN UTILISANT LES LISTES DÉROULANTES INDIQUER LE FORMAT CORRESPONDANT EN CLIQUANT SUR LE BOUTON AVEC LES OUTILS POUR VALIDER POUR L'APPLIQUER

96 Pour mettre en violet les totaux par ville égaux à "1" et en vert ceux supérieurs à "3" <CLIC G> sur une cellule de sous-total puis renseigner la boîte de dialogue comme ci-après

Lorsque qu'une condition est remplie et que vous ne voulez pas afficher des données, Utiliser la même couleur (notamment le blanc) pour la police et le fond de la cellule Dans l'état "MARGES PRÉVUES PAR PRODUIT", appliquer un format conditionnel dans le total de la marge ciblée selon les consignes suivantes : Marge comprise entre 500 et 1000 : couleur bleue Marge inférieure à 500 : couleur rouge Marge supérieure à 1000 : couleur verte

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

97

5. MISE EN PAGE La mise en page va définir la présentation de l'état sur une page. a) LES ZONES Les différents éléments de la page, manipulés dans le mode page, sont accessibles individuellement.

ONGLET "FORMAT" GROUPE "SÉLECTION" (1er bloc) EN MODE "PAGE"

<CLIC G> SUR

DE SÉLECTIONNER LA ZONE de la même manière, lorsqu'une zone est sélectionnée, son nom s'affiche ici

Pour les sélections multiples, utiliser la touche <CTRL> pour ajouter à une sélection existante et la touche <MAJ> pour sélectionner d'un endroit à une autre

b) LA PAGE Tout d'abord, la taille de la page.

ONGLET "MISE EN PAGE" GROUPE "TAILLE DE LA PAGE" (1er

bloc)

EN MODE "PAGE"

<CLIC G> SUR

POUR DÉTERMINER LA TAILLE DE LA PAGE

<CLIC G> SUR

POUR DÉTERMINER LES MARGES DE LA PAGE

98 Contrairement à Excel, il n'est pas possible de dire à ACCESS "faire tenir mon état en une page en largeur…" (hormis dans l'assistant de création d'état).

Il faut impérativement définir la largeur des colonnes et la taille des polices pour que l'ensemble tienne dans la surface définie dans la "MISE EN PAGE"

Puis son orientation.

ONGLET "MISE EN PAGE" GROUPE "MISE EN PAGE" (2ème bloc) EN MODE "PAGE"

<CLIC G> SUR , L'ORGANISATION DE LA PAGE

L'outil

OU

POUR ÉVENTUELLEMENT MODIFIER L'ORIENTATION ET

donne accès à la boîte de dialogue complète

Dans l'état "MARGES PRÉVUES PAR PRODUIT", modifier la mise en page notamment la taille de la page (21 X 29,7), les marges (étroites) et la largeur des colonnes puis compléter par les modifications éventuellement nécessaires afin que l'état soit correctement présenté (déplacement de la zone de date et de l'heure par exemple) Enregistrer puis fermer les états ouverts

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

99

C'est un point crucial de l'utilisation d'une base de données. ACCESS traite les informations sous forme de données élémentaires et à ce niveau, elles sont difficilement exploitables de manière synthétique.

Différents outils permettent d'en faire la synthèse sous forme de tableaux et de graphiques. Ces outils sont intégrés à ACCESS mais il peut aussi être intéressant d'utiliser des outils externes (tableur, traitement de texte…).

1. REQUÊTES D'ANALYSE CROISÉE Ce type de requête permet de présenter les données de manière très synthétique. a) ASSISTANT Elles peuvent être créées avec l'assistant.

GROUPE "REQUÊTES" (3ème

ONGLET "CRÉER" bloc)

<CLIC G> SUR l'assistant s'affiche et va guider l'utilisateur tout au long de la requête <CLIC G> SUR POUR VALIDER

DÉFINIR L'ORIGINE DE LA REQUÊTE : UNE TABLE, UNE AUTRE REQUÊTE OU LES DEUX <CLIC G>

SUR

DÉSIGNER LE CHAMP QUI SERA EN EN-TÊTE DE LIGNE AVEC <CLIC G> SUR SÉLECTIONNER LE CHAMP QUI SERA EN EN-TÊTE DE COLONNE (si c'est une date, indiquer la périodicité) <CLIC G> SUR SÉLECTIONNER LE CHAMP DE VALEUR QUI SERA À L'INTERSECTION AINSI QUE LA FONCTION ASSOCIÉE (si ce champ est numérique, ce sera le plus souvent la fonction "somme", sinon la fonction "compte") <CLIC G>

SUR

NOMMER LA REQUÊTE ET CONSERVER <CLIC G> SUR Au fur et à mesure de la création de la requête, les choix effectués s'affichent dans la zone "exemple"

EN-TÊTES DE COLONNES

EN-TÊTES DE LIGNES CHAMP DE VALEUR

100 Pour créer une requête d'analyse croisée à partir de la table "COMMANDES"

<CLIC G> sur CONSERVER <CLIC G> sur

dans le groupe "REQUÊTES" de l'onglet "CRÉER", l'assistant s'affiche de "COMMANDES" dans la liste des tables au-dessus

<CLIC G> sur <CLIC G> sur "VILLE D'EXPÉDITION" puis sur

<CLIC G> sur

SÉLECTIONNER "DATE D'EXPÉDITION"

pour mettre les villes en entête de ligne

pour mettre les dates en entête de colonne

<CLIC G> sur

SÉLECTIONNER "MOIS"

dans les périodicités proposées pour afficher non pas toutes les dates mais un regroupement pour chaque mois

<CLIC G> sur Associer la fonction "SOMME"au champ "FRAIS D'EXPÉDITION"

Nommer la requête "COMMANDES_ANALYSE CROISÉE" étant sélectionné, <CLIC G> sur

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 101 Il est intéressant de comparer les résultats d'une requête "SÉLECTION" et d'une requête "ANALYSE CROISÉE". Ainsi la requête sélection correspondante donne ceci :

…

b) REQUÊTE La requête d'analyse croisée peut aussi être créée directement, sans assistant.

GROUPE "REQUÊTES" (3ème

ONGLET "CRÉER" bloc)

<CLIC G> SUR SÉLECTIONNER LA TABLE

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR

DU GROUPE "TYPE DE REQUÊTE" POUR AFFICHER LA LIGNE "ANALYSE"

LIGNE ANALYSE

102 La ligne "ANALYSE" décrit l'affectation du champ dans l'analyse croisée Le terme "Non Affiché", est destiné aux champs utilisés pour les regroupements ou calculs, mais qui ne seront pas affichés dans la feuille de données Créer la requête "SÉLECTION" suivante :

Afficher la feuille de données correspondante et l'enregistrer sous "PRODUITS REQUÊTE2"

…

Transformer la requête "PRODUITS REQUÊTE2" en requête "ANALYSE CROISÉE" avec en ligne les catégories, en colonne les noms des employés et en valeur les quantités et l'enregistrer sous "PRODUITS REQUÊTE2_ANALYSE CROISÉE

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

103

2. LIAISON DE DONNÉES VERS EXCEL Excel est l'outil idéal pour synthétiser les données d'une base que ce soit sous forme de tableau en utilisant les fonctions de base de données d'Excel ou de tableau croisé dynamique. a) CREATION D'UN TABLEAU SIMPLE Il est possible de faire un simple copier/coller entre ACCESS (table, requête…) et Excel.

BOUTON GAUCHE OUVRIR LA TABLE OU LA REQUÊTE SÉLECTIONNER LES DONNÉES "EN MODE FEUILLE DE DONNÉES" GLOBALEMENT OU PAR COLONNES LES COPIER DANS LE PRESSE-PAPIERS LES COLLER DANS LA FEUILLE EXCEL (format Excel)

les données collées sont indépendantes Faire un copier-coller de la table "clients" dans Excel

b) CREATION D'UN TABLEAU AVEC LIAISON Il est aussi possible de maintenir une liaison entre les données d'Access et les données d'Excel.

Le tableau ainsi créé peut être mis à jour de toute modification effectuée dans la base Access.

ONGLET "DONNÉES" GROUPE "DONNÉES EXTERNES" (1er bloc)

<CLIC G> SUR

PUIS SUR SÉLECTIONNER LE FICHIER

<CLIC G> SUR SÉLECTIONNER LA TABLE OU LA REQUÊTE À IMPORTER

<CLIC G> SUR

104 permet de passer par "PowerQuery" pour sélectionner les données à

importer. Modifications effectuées, revenir à Excel avec

Il suffit alors de pointer sur la requête pour afficher ses caractéristiques

POINTER POUR AFFICHER CLIQUER POUR MODIFIER DANS POWERQUERY

Pour exploiter dans Excel les données de la requête "PRODUITS REQUÊTE2" Ouvrir Excel ONGLET "DONNÉES" groupe "récupérer et transformer des données" (1ER BLOC)

<clic g> sur

puis sur

sélectionner le fichier <clic g> sur sélectionner la table ou la requête à importer

<clic g> sur

sélectionner

puis

pour accepter l'importation des données

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

105

…

Penser à mettre à jour les données de Access en cliquant sur de l'onglet "DONNÉES" groupe "REQUÊTES ET CONNEXIONS" de Excel afin que ces dernières soient à jour de toute modification effectuée sur la base Créer dans Excel en feuille 1 un tableau à partir de la requête "PRODUITS REQUÊTE2" Renommer la feuille 1 en "DONNÉES"

Préparer dans ACCESS une requête sélectionnant les données dont vous avez besoin puis rapatrier ces données sous forme de tableau dans la 1ère feuille et utiliser les fonctions de base de données dans les autres feuilles pour effectuer vos calculs

c) CREATION D'UN TABLEAU CROISE DYNAMIQUE Le tableau croisé dynamique peut être créé directement lors de la connexion ou s'appuyer sur le tableau précédemment importé.

ONGLET "INSERTION" GROUPE "TABLEAUX" (1er bloc)

<CLIC G> SUR SÉLECTIONNER

<CLIC G> SUR les connexions existantes s'affichent SÉLECTIONNER LA CONNEXION

<CLIC G> SUR POUR ACCEPTER L'IMPORTATION DES DONNÉES DANS LA FEUILLE DE TRAVAIL DU CLASSEUR EXCEL SOUS FORME DE TABLEAU CROISÉ DYNAMIQUE

le volet FAIRE GLISSER CHAQUE CHAMP À SA POSITION

s'affiche à droite

106 Pour exploiter dans Excel les données de la requête "PRODUITS REQUÊTE2" sous forme de tableau croisé dynamique, Ouvrir Excel ONGLET "INSERTION" groupe "tableaux" (1

ER

BLOC)

<clic g> sur sélectionner <clic g> sur les connexions existantes s'affichent sélectionner la connexion <clic g> sur

pour accepter l'importation des données dans la feuille de travail du classeur Excel sous forme de tableau croisé dynamique

pour importer les données dans Excel sous forme de tableau croisé dynamique Faire glisser les champs à leur position

FAIRE GLISSER

FAIRE GLISSER FAIRE GLISSER

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

107

Créer dans le même classeur Excel en feuille 2 un tableau croisé dynamique à partir de la requête "PRODUITS REQUÊTE2" - Renommer la feuille 2 en "TABLEAU CROISÉ"

d) CREATION D'UN GRAPHIQUE CROISE DYNAMIQUE

Le graphique croisé dynamique est créé de la même manière mais en choisissant

au lieu de

.

ONGLET "INSERTION" GROUPE "GRAPHIQUES"

(4ème

bloc)

<CLIC G> SUR SÉLECTIONNER

<CLIC G> SUR les connexions existantes s'affichent SÉLECTIONNER LA CONNEXION

<CLIC G> SUR POUR ACCEPTER L'IMPORTATION DES DONNÉES DANS LA FEUILLE DE TRAVAIL DU CLASSEUR EXCEL SOUS FORME DE TABLEAU CROISÉ DYNAMIQUE

le volet FAIRE GLISSER CHAQUE CHAMP À SA POSITION

s'affiche à droite

108

Créer dans le même classeur Excel en feuille 2 en dessous du tableau ou en feuille 3 un graphique croisé dynamique à partir de la requête "PRODUITS REQUÊTE2" ; Renommer la feuille 3 en "GRAPHIQUE CROISÉ" puis enregistrer le classeur

Il reste alors à positionner le graphique dans la feuille, à éventuellement l'agrandir, modifier son type et l'enrichir

e) GESTION DES CONNEXIONS Chacune des opérations ci-dessus conduit à la création d'une connexion entre les fichiers Excel et ACCESS. Cette connexion se traduit concrètement par un fichier contenant toutes les caractéristiques de la connexion ; ce fichier est stocké dans le dossier "SOURCES DE DONNÉES" des documents de l'utilisateur

FICHIER DE CONNEXION VENANT D'ÊTRE CRÉÉ

Ce fichier porte le suffixe ".ODC" et peut être ouvert en mode texte avec le bloc-notes pour modification (utilisateur expérimenté), notamment en cas de déplacement des fichiers

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS Cette connexion peut être modifiée directement dans Excel.

109

ONGLET "DONNÈES" GROUPE "REQUÊTES ET CONNEXIONS" (2ème bloc) <CLIC G> SUR pour afficher le volet droit SÉLECTIONNER LA CONNEXION

<CLIC D> ONGLET MODIFIER LA CHAÎNE POUR VALIDER

<CLIC D> PROPRIÉTÉS

CHEMIN ET FICHIER

Si vous ouvrez le fichier Exercice "données requete produits requete 2.xlsx", la liaison sera incorrecte : Il faudra alors modifier la partie "Source=F:\supports\supports 2019\Access 2019 1er niveau\Exos Access2019\Northwind 2019ios.accdb" de la chaîne par l'adresse réelle du fichier Northwind2019 sur votre ordinateur, par exemple : "Source=c:\utilisateurs\nom\documents\Access 2019\Exos Access2019\Northwind 2019.accdb"

110

3. ÉTIQUETTES Cet assistant permet de créer des étiquettes standard ou personnalisées.

ONGLET "CRÉER" GROUPE "ÉTATS" (5ème

bloc)

SÉLECTIONNER LA REQUÊTE OU LA TABLE

<CLIC G> SUR l'assistant s'affiche et guide l'utilisateur tout au long de la requête SÉLECTIONNER LE FABRICANT DE L'ÉTIQUETTE SÉLECTIONNER LA RÉFÉRENCE DE L'ÉTIQUETTE <CLIC G> SUR SÉLECTIONNER LES ÉLÉMENTS DE MISE EN FORME DU TEXTE DES ÉTIQUETTES

<CLIC G> SUR SAISIR DU TEXTE DIRECTEMENT SI NÉCESSAIRE

<SÉLECTIONNER> LES CHAMPS DÉSIRÉS AVEC <ENTRÉE> ENTRE CHAQUE LIGNE ET UN ESPACE ENTRE CHAQUE CHAMP <CLIC G> SUR INDIQUER DE LA MÊME MANIÈRE L'ORDRE DE TRI

<CLIC G> SUR NOMMER L'ÉTAT <CLIC G> SUR

POUR AFFICHER LES ÉTIQUETTES

Si un problème de présentation se pose, afficher les étiquettes en mode "PAGE" et effectuer les modifications de présentation et de mise en page comme dans n'importe quel état. Revenir en mode "APERÇU AVANT IMPRESSION" pour juger du résultat Les étiquettes figurent sous le nom qui leur a été donné dans la liste des états

Pour faire un mailing à tous nos clients, nous avons acheté une boîte d'étiquettes autocollantes (rester dans le standard : Avery…) et nous allons imprimer nom, adresse, et autres informations : SÉLECTIONNER la requête "CLIENTS (ÉTENDU)" <CLIC G> sur (groupe "ÉTATS" de l'onglet "CRÉER") l'assistant s'affiche et va guider l'utilisateur tout au long de la requête SÉLECTIONNER le fabricant de l'étiquette : "Avery"

SÉLECTIONNER la référence:

(indiquée sur la boîte) <CLIC G> sur SÉLECTIONNER la mise en forme du texte des étiquettes comme ci-dessous

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS <CLIC G> sur SAISIR directement le texte : "personnel" Appuyer sur <ENTRÉE> SÉLECTIONNER le champ "NOM" dans le volet de gauche puis <CLIC G> sur Taper un espace SÉLECTIONNER le champ "PRÉNOM" dans le volet de gauche puis <CLIC G> sur Appuyer sur <ENTRÉE> SÉLECTIONNER le champ "ADRESSE" dans le volet de gauche puis <CLIC G> sur Appuyer sur <ENTRÉE> SÉLECTIONNER le champ "CODE POSTAL" dans le volet de gauche puis <CLIC G> sur Taper un espace SÉLECTIONNER le champ "VILLE" dans le volet de gauche puis <CLIC G> sur le résultat doit être identique à ci-dessous

<CLIC G> sur SÉLECTIONNER le champ "NOM" dans le volet de gauche puis <CLIC G> sur pour indiquer un tri par nom

<CLIC G> sur NOMMER l'état "ÉTIQUETTES CLIENTS" CHOISIR <CLIC G> sur EN MODE "PAGE" ONGLET

SÉLECTIONNER en haut de l'étiquette "personnel" CHOISIR une police de taille 11 italique SÉLECTIONNER les champs "nom" "prénom" METTRE en gras ONGLET

SÉLECTIONNER "marges étroite" ONGLET

<CLIC G> sur puis sur

<CLIC G> sur

de pour visualiser les étiquettes

pour les imprimer

111

112

<CLIC G> sur

Comme dans tout état, passer en mode "PAGE" pour mettre en forme individuellement les champs et en mode "CRÉATION" pour modifier ces mêmes champs

(notamment outil

)

À partir de la table "CLIENTS" et de la table "COMMANDES", extraire dans une requête les champs nécessaires pour créer des étiquettes à destination des clients ayant passé strictement moins de 3 commandes.

Créer les étiquettes correspondantes sur des étiquettes Avery C2166 avec nom, prénom, adresse, code postal et le tout avec une présentation soignée (police de taille lisible et couleurs), mettre nom et prénom en gras taille 16.

Enregistrer sous le nom "ÉTIQUETTES CLIENTS MOINS DE 3 COMMANDES"

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

113

4. ÉCHANGE DE DONNÉES AVEC WORD Même s'il est aisé de faire directement des étiquettes dans ACCESS, Word est l'outil incontournable de traitement de texte, notamment pour les mailings. Il faut indiquer à Word dans quelle base puis dans quelle table ou requête se trouvent les données puis insérer les champs à leur position dans le texte. Les champs seront alors remplacés par leur valeur dans le mailing.

ONGLET "PUBLIPOSTAGE" GROUPE "DÉMARRER LA FUSION ET LE PUBLIPOSTAGE" (2ème bloc) OUVRIR LE DOCUMENT PRINCIPAL (lettre normale servant de base au mailing) OU SAISIR LE TEXTE

<CLIC G> SUR

DE

<CLIC G> SUR

DE

ET CHOISIR

ET CHOISIR

DÉSIGNER LE DOSSIER CONTENANT LA BASE PUIS LA BASE ELLE-MÊME PUIS SÉLECTIONNER LA REQUÊTE OU LA TABLE

POUR VALIDER GROUPE "CHAMPS D'ÉCRITURE ET D'INSERTION" (3ème bloc)

<CLIC G> DANS LE TEXTE À LA POSITION D'INSERTION

<CLIC G> SUR DE ET INSÉRER LE PREMIER CHAMP <ENTRÉE> POUR CRÉER UN PARAGRAPHE OU <MAJ> <ENTRÉE> POUR ALLER À LA LIGNE IDEM POUR TOUS LES CHAMPS À INSÉRER METTRE EN FORME ÉVENTUELLEMENT LES CHAMPS PUIS ENREGISTRER LA LETTRE GROUPE "APERÇU DES RÉSULTATS" (4ème bloc)

<CLIC G> SUR FAIRE DÉFILER AVEC

DE "PUBLIPOSTAGE" POUR AFFICHER LES VALEURS DES CHAMPS

(idem pour revenir aux champs mêmes)

114 GROUPE "TERMINER" (dernier bloc)

<CLIC G> SUR vous pouvez fusionner dans un nouveau fichier ou fusionner directement vers l'imprimante

À partir de la table "CLIENTS" et de la table "COMMANDES", extraire dans une requête les champs nécessaires pour créer des étiquettes à destination des clients ayant passé strictement moins de 3 commandes.

Créer un courrier de mailing dans Word correspondant à celui-ci-dessous L'enregistrer sous le nom "lettre aux clients ayant passé moins de 3 commandes"

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS

115

Si les valeurs s'affichent dans Word avec plusieurs décimales, aller dans les OPTIONS de Word, , groupe

(à la fin) et cocher

En cas de changement de machine, il faut indiquer le nouvel emplacement du fichier de données (ex : exercices de mailing téléchargés pour ce cours)

ONGLET "PUBLIPOSTAGE" GROUPE "DÉMARRER LA FUSION ET LE PUBLIPOSTAGE" (2ème bloc)

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR SÉLECTIONNER LE FICHIER À SON NOUVEL EMPLACEMENT POUR VALIDER

116

ENREGISTREMENTS Ã&#x20AC; UTILISER

CHEMIN ET FICHIER

V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE

117

Dans ce cas de figure, la base de données est à créer complètement ; Ce sera à priori une base simple ne comprenant qu'une seule table (ou plusieurs tables mais sans liaison entre elles) et sa manipulation s'effectuera en mode feuille de données, un mode dont l'utilisation est très proche de celle d'Excel (la création de bases complexes est étudiée dans le cours de second niveau).

Faîtes bien à ce niveau la différence entre Excel et ACCESS. Excel est un tableur conçu pour traiter des données de synthèse sous forme de tableau (même si ses fonctionnalités ont évolué et qu'il peut gérer des données comme des enregistrements sous forme de lignes et à travers un masque de saisie) ACCESS est conçu pour traiter des données multiples sous forme organisée de telle manière que toute donnée disponible soit accessible (Access permet de faire la synthèse de ces données sous forme de tableau mais Excel peut aussi être utilisé en liaison avec Access pour faire cette synthèse et permet de manipuler les tableaux ou graphiques de manière plus élaborée et plus simple)

ACCESS, dès l'ouverture, propose de créer une base vierge, de créer une nouvelle base à partir de modèles ou d'utiliser une base existante (liste des dernières bases utilisées).

BASE VIERGE BASES ÉPINGLÉES BASES RÉCENTES À PARTIR D'UN MODÈLE

AUTRES BASES

118

1. CRÉATION A PARTIR D'UN MODÈLE Des modèles sont disponibles avec ACCESS ; il n'est alors pas vraiment nécessaire de procéder à une analyse complexe puisque la structure de la base est prédéfinie.

MENU FICHIER PAGE D'ACCUEIL

<CLIC G> SUR DANS LE VOLET GAUCHE

<CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR UN DES MODÈLES PROPOSÉS CONSERVER LE NOM OU DONNER UN NOUVEAU NOM À LA BASE

<CLIC G> SUR

À moins de bénéficier de sharepoint et de vouloir partager les données avec d'autres utilisateurs par l'intermédiaire de Sql Server, ne choisir que des modèles d'applications de bureau Créer une base sur le modèle "CONTACTS" La nommer "ADRESSES" et la parcourir La fermer

V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE

119

2. CRÉATION D'UNE BASE VIERGE L'utilisateur choisit de créer de toutes pièces la base de données après avoir procédé à l'analyse des informations.

MENU FICHIER <CLIC G> SUR

PAGE D'ACCUEIL <CLIC G> SUR

DANS LE VOLET GAUCHE DONNER UN NOM À LA BASE POUR VALIDER

il est important de donner un nom à la base

L'extension du nom de fichier d'une base ACCESS est.ACCDB

Une seule base de données peut être ouverte à la fois. L'ouverture d'une base fermera automatiquement une autre déjà ouverte ; mais il peut y avoir en même temps plusieurs sessions d'ACCESS avec une base différente dans chaque session Lancer ACCESS 2019 Créer un fichier de base de données vide nommé "OUVRAGES"

3. CREATION D'UNE TABLE Une table regroupe des informations relatives à un même sujet (personnel, clients, factures, stock, livres, auteurs...). Les données peuvent être du texte, des dates, des nombres, des valeurs logiques… Le nombre, le contenu et les relations des tables sont définis lors de l'analyse (absolument indispensable pour une base complexe) Une table vide est automatiquement proposée lors de la création d'une nouvelle base (avec un champ de numérotation automatique). Il ne reste qu'à la renseigner.

CHAMP DE NUMÉROTATION CRÉÉ AUTOMATIQUEMENT

La procédure de création de nouvelles tables est semblable à celle des autres objets de la base.

GROUPE "TABLES" (2ème

ONGLET "CRÉER" bloc)

<CLIC G> SUR POUR CRÉER LA NOUVELLE TABLE EN MODE "FEUILLE DE DONNÉES" il faut maintenant renseigner les différents champs à inclure dans la table

120 Dans la base en cours "OUVRAGES", Observer la table vide proposée

4. MODE FEUILLE DE DONNÉES Une table peut être affichée selon plusieurs modes ; le mode "FEUILLE DE DONNÉES" permet une gestion simple des données, de leur structure et de leur présentation. Les informations sont alors affichées sous forme d'une feuille très semblable à une feuille de travail Excel est alors activé en bas et à droite de l'écran

5. STRUCTURE DE LA TABLE Une table est constituée de champs et d'enregistrements : Chaque enregistrement contient les données propres à un élément de la table (l'employé, le client, le produit...). Un enregistrement correspond à une ligne.

Chaque champ contient des informations de nature homogène (le nom, le prénom, le code, le libellé ...). Un champ correspond à une colonne. à la création de la table, un premier champ "N°" existe déjà ; ce champ en numération automatique unique permet d'identifier les enregistrements NOM DE LA TABLE

CHAMPS ENREGISTREMENTS

FAIRE DÉFILER, TRIER, FILTRER LES ENREGISTREMENTS

Éviter d'intervenir sur une table appartenant à une base complexe dont on connaît mal la structure ; toutes les sécurités, filtres et verrous mis en place dans les formulaires pour éviter une saisie inadéquate ou incomplète seraient alors inactifs

V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE

121

6. CRÉATION DES CHAMPS En mode "FEUILLE DE DONNÉES", une colonne correspond à un champ. Pour créer un nouveau champ, il suffit donc de créer une nouvelle colonne.

BOUTON GAUCHE

CLAVIER

<CLIC G> SUR LA ZONE INDIQUER LA NATURE DU CHAMP SAISIR LE NOM DU CHAMP (de la colonne) APPUYER SUR <TAB> POUR PASSER À LA COLONNE SUIVANTE

<CLIC G> SUR LA ZONE SAISIR LE NOM DU CHAMP (de la colonne) APPUYER SUR <TAB> POUR PASSER À LA COLONNE SUIVANTE….

Créer ainsi tous les champs de la table

NATURES DE CHAMPS

Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Créer les champs suivants :

<CLIC G> ICI

Un champ peut aussi être ajouté à partir de modèles prédéfinis.

ONGLET "CHAMPS" GROUPE "AJOUTER ET SUPPRIMER" (2ème bloc)

<CLIC G> SUR LE NOM DU CHAMP APRÈS LEQUEL DOIT ÊTRE INSÉRÉ LE NOUVEAU CHAMP pour sélectionner la colonne

<CLIC G> DANS LE RUBAN SUR LE TYPE DE CHAMP À INSÉRER OU CHOISIR DANS UNE LISTE SAISIR LE NOM DU CHAMP (de la colonne) Répéter l'opération pour tous les champs….

POUR

122 Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Ajouter un champ "mémo" à la suite des champs existants

Le nom du champ doit être simple : pas d'espace, pas d'accents, pas de caractères autres que les lettres de l'alphabet et les chiffres – utiliser sa légende pour rendre le nom du champ explicite à l'affichage

7. SÉLECTION DU CHAMP La sélection est nécessaire avant toute intervention sur le champ.

BOUTON GAUCHE <CLIC G> AU-DESSUS DU NOM DU CHAMP FORME DU POINTEUR : la colonne est entourée d'un cadre <FAIRE GLISSER> POUR SÉLECTIONNER PLUSIEURS COLONNES CONTIGUËS

Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Sélectionner le champ "AUTEUR" puis le champ "EDITEUR

8. MODIFICATION DU NOM DU CHAMP Le nom du champ doit être parlant pour bien désigner la nature des données contenues.

BOUTON GAUCHE POINTER SUR LE NOM DANS LA TÊTE DE COLONNE <DOUBLE CLIC> SAISIR LE NOUVEAU NOM DU CHAMP APPUYER SUR <TAB> OU <ENTRÉE>

ONGLET "CHAMPS" GROUPE "PROPRIÉTÉS" (3ème bloc) SÉLECTIONNER UN CHAMP

<CLIC G> SUR SAISIR NOM, LÉGENDE, DESCRIPTION POUR VALIDER

BOUTON DROIT <CLIC D> SUR LE NOM DU CHAMP

le nom du champ est en surbrillance SAISIR LE NOUVEAU NOM DU CHAMP APPUYER SUR <TAB> OU <ENTRÉE>

V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE

123

Le nom du champ doit de préférence respecter certaines consignes : • Ne pas comporter de caractères accentués • Être court (si possible un seul terme) ; mettre alors en capitale chaque mot : CodePostal Ce sont ici des recommandations nées de l'expérience et conseillées par la prudence

Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Renommer le champ "mémo" en "COMMENTAIRES"

9. ORDRE DES CHAMPS Les informations ne sont pas toujours affichées dans l'ordre le plus parlant ; c'est pourquoi il est souvent utile de déplacer en tête les colonnes de champs importants.

BOUTON GAUCHE <CLIC G> SUR LA TÊTE DE COLONNE, FORME DU POINTEUR FAIRE GLISSER HORIZONTALEMENT LES TÊTES DE COLONNES À LEUR NOUVELLE POSITION

Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", mettre les champs dans l'ordre suivant

10. SUPPRESSION DU CHAMP Il peut être nécessaire de supprimer le champ.

BOUTON DROIT <CLIC D> SUR LE NOM DU CHAMP SÉLECTIONNER LE CHAMPS PUIS

<SUPPR> POUR VALIDER

POUR VALIDER

ONGLET "CHAMPS" GROUPE "AJOUTER ET SUPPRIMER" (2ème bloc) SÉLECTIONNER LE CHAMPS

<CLIC G> SUR POUR VALIDER

124 Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Insérer un champ vierge à droite du champ "Editeur" Le supprimer

Les données sont disposées en lignes, chaque ligne correspondant à un enregistrement.

1. SAISIE DES DONNÉES L'ajout d'un enregistrement crée une nouvelle ligne à la fin de la feuille de données.

BOUTON DROIT

BOUTON GAUCHE MODE FEUILLE DE DONNÉES TABLE OUVERTE <CLIC G> SUR LE 1ER CHAMP VIDE APRÈS

ZONE DÉFILEMENT

MODE FEUILLE DE DONNÉES SÉLECTIONNER UNE LIGNE (enregistrement)

<CLIC D>

MODE FEUILLE DE DONNÉES

ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "ENREGISTREMENTS" (4ème bloc)

<CLIC G> SUR

MODE FEUILLE DE DONNÉES

DE LA ZONE DE DÉFILEMENT

<CLIC G> SUR SAISIR LA PREMIÈRE INFORMATION PUIS <TAB> SAISIR LES INFORMATIONS DE CHAQUE CHAMP EN FAISANT <TAB> ENTRE CHAQUE SAISIE

le changement d'enregistrement valide la saisie

<CLIC D> NOUVEL ENREGISTREMENT NOUVEL ENREGISTREMENT

Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Saisir les données comme ci-dessous

V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE

125

Le presse-papier est très pratique pour insérer des données, que ce soit un tableau complet, une ou plusieurs lignes (enregistrements) ou une ou plusieurs colonnes (valeurs de champ).

Cette opération peut être effectuée aussi bien à partir d'une autre table ACCESS que d'un tableau Excel. La seule contrainte à respecter est la suivante : Si vous ajoutez des lignes, sélectionnez la dernière ligne de la table avec le sélecteur d'enregistrement sur lequel vous faites un <CLIC DROIT> (les enregistrements sont alors ajoutés) Si vous collez des valeurs de champ en colonne à la place de valeurs existantes, sélectionner la colonne concernée en cliquant sur la tête de colonne sur laquelle vous faîtes un <CLIC DROIT>

(les valeurs du presse-papiers remplacent celles existantes dès la 1ère valeur)

2. NAVIGATION DANS LES DONNÉES Il suffit de cliquer sur une donnée pour que la ligne, donc l'enregistrement, soit sélectionné.

L'ascenseur vertical permet de choisir les lignes à afficher.

ENREGISTREMENT EN COURS

ZONE DE DÉFILEMENT

126 La zone de défilement permet la navigation entre les enregistrements, la recherche et le filtrage.

N° ENREGISTREMENT ACTUEL

1ER ENREGISTREMENT

CRÉER UN NOUVEL ENREGISTREMENT

ENREGISTREMENT SUIVANT

CHERCHER UN ENREGISTREMENT

DERNIER ENREGISTREMENT

ÉTAT DU FILTRE

Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Faire défiler les enregistrements avec les outils de la zone de défilement

Il est aussi possible d'atteindre directement un enregistrement spécifique.

ONGLET "ACCUEIL" GROUPE RECHERCHER" (5ème bloc) <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR LA POSITION DE L'ENREGISTREMENT À ATTEINDRE Il est possible d'accéder à un enregistrement spécifique soit en cliquant sur cet enregistrement s'il est affiché à l'écran, soit en tapant directement le N° de l'enregistrement dans la zone de défilement puis <ENTRÉE> Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Accéder au dernier enregistrement, au premier, au 18ème

3. SÉLECTION DES DONNÉES La sélection des données va précéder leur modification ou leur suppression. Elle s'effectue de manière aussi naturelle que dans un tableur.

SÉLECTION Sélection d'une donnée : POINTER au-dessus de la donnée (forme du pointeur ) puis <CLIC G> Sélection de plusieurs données (forme du pointeur ) puis FAIRE GLISSER sur les données Sélection d'une ligne : en début de ligne sur (forme du pointeur ) puis <CLIC G> POINTER

Sélection de la table entière : POINTER à l'intersection des têtes de lignes et de colonnes sur

<CLIC G> ICI

(forme du pointeur

) puis <CLIC G>

de

V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE Le ruban permet aussi d'effectuer une sélection globale.

127

ONGLET "ACCUEIL" GROUPE RECHERCHER" (5ème bloc) <CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR Pour annuler une sélection, cliquer n'importe où dans la table Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Sélectionner avec la souris le 1er enregistrement puis le dernier Sélectionner toute la table avec la souris, avec le menu puis annuler la sélection

4. MODIFICATION DES DONNÉES Contrairement à un fichier de bureautique classique type Word™, Excel™, Powerpoint™…, toute modification de données est immédiatement enregistrée dans la base. Seules les modifications de structure, de mise en forme ou de macros/modules ont besoin d'être explicitement enregistrées. Pour modifier directement les données d'une table, il suffit de cliquer avec la souris sur la cellule (intersection ligne/colonne) contenant l'information désirée.

Si les données du champ servent de clé à la table, la modification est impossible

BOUTON GAUCHE TABLE AFFICHÉE (en mode feuille de données) AFFICHER L'ENREGISTREMENT DÉSIRÉ AVEC L'ASCENSEUR OU LES CASES DE DÉFILEMENT <CLIC G> SUR LA CELLULE CONTENANT L'INFORMATION À MODIFIER METTRE À JOUR DES NOUVELLES DONNÉES

le déplacement sur une autre cellule valide la modification Si vous vous apercevez en cours de saisie que vous faîtes une erreur, la touche <ECHAP> du clavier rétablit les données (s'il n'y a pas eu changement de champ) ou la touche de la barre d'outils "ACCÈS RAPIDE" (s'il y a eu changement de champ) Si la manipulation est répétitive, penser à utiliser le presse papiers couper/copier/coller Si la manipulation est globale, l'utilisation d'une requête de mise à jour est appropriée Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Remplacer le sujet "Météorologie" par "Météo" pour chacun des enregistrements concernés

128

5. SUPPRESSION D'UN ENREGISTREMENT La suppression d'une ligne correspond ici à la suppression d'un enregistrement.

BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LA LIGNE

<CLIC D>

SÉLECTIONNER LA LIGNE TOUCHE <SUPP>

POUR VALIDER

POUR VALIDER

ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "ENREGISTREMENTS" (4ème bloc) SÉLECTIONNER LA LIGNE

<CLIC G> SUR POUR VALIDER

Si des données d'autres tables sont liées à l'enregistrement à supprimer, il faut d'abord supprimer ces données connexes puis, ensuite, revenir supprimer l'enregistrement Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Créer le nouvel enregistrement suivant : Le supprimer

6. RECHERCHE DE DONNÉES Si la recherche concerne la base entière, la recherche s'effectue dans tous les champs.

ZONE DÉFILEMENT FEUILLE DE DONNÉES AFFICHÉE

(extrémité de la zone de défilement)

<CLIC G> SUR

SAISIR UN À UN LES CARACTÈRES DE LA RECHERCHE

les données correspondantes s'affichent au fur et à mesure

TERME RECHERCHÉ

Le ruban permet d'effectuer la recherche tout en affinant les critères.

ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "RECHERCHER" (5ème bloc) <CLIC G> SUR RENSEIGNER LA BOITE DE DIALOGUE (vérifier que dans "regarder dans" est indiqué le nom du

champ sinon l'afficher avec la liste déroulante) POUR ATTEINDRE LA PROCHAINE OCCURRENCE

Access s'arrête à chaque fois qu'il trouve les termes recherchés

V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE CHAÎNE DE CARACTÈRES RECHERCHÉE

129 RECHERCHE PUIS PASSE À L'OCCURRENCE SUIVANTE

PRÉCISE LA RECHERCHE

Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Rechercher le terme "bivouac" des 2 manières exposées

Attention à bien orthographier les mots à rechercher. Il est possible de distinguer les majuscules des minuscules lors de la recherche en cochant

7. REMPLACEMENT DE DONNÉES Le remplacement évite d'avoir recours à des requêtes de mises à jour. Son utilisation est sensiblement la même que pour la recherche.

ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "RECHERCHER" (5ème bloc) <CLIC G> SUR RENSEIGNER LA BOITE DE DIALOGUE

remplace toutes les occurrences en une seule fois le mode "FEUILLE DE DONNÉES" permet un remplacement aisé de données pour des mises à jour ou des corrections, sans avoir à utiliser de requêtes (plus complexes).

Faire des Copier/Coller entre les données et la zone de recherche pour éviter les problèmes d'orthographe (espaces, accents…)

Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Remplacer le sujet "Météo" par "Météorologie"

130

8. ENREGISTREMENT DE LA PRÉSENTATION À la fermeture de la table, ACCESS demande confirmation de l'enregistrement de la mise en forme.

Il est aussi possible d'enregistrer les modifications faîtes à la structure et à la mise en forme de la table (les modifications des données étant enregistrées au fur et à mesure).

ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "ENREGISTREMENTS" (4ème bloc) <CLIC G> SUR Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Enregistrer les modifications de présentation effectuées

9. CALCULS SUR ENREGISTREMENTS Cette fonctionnalité permet de faire des calculs en fin de colonne. Selon la nature du champ, ce peut être une somme, une moyenne ou le total des enregistrements.

ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "ENREGISTREMENTS" (4ème bloc) <CLIC G> SUR (idem pour l'enlever) une ligne "total" s'affiche à la suite des enregistrements <CLIC G> SUR DU CHAMP DE TOTAL INSÉRÉ POUR CHOISIR LA FONCTION ADAPTÉE les fonctions dépendent du type de champ ; elles sont nombreuses pour un champ numérique

Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Faire le total des enregistrements sur le champ "TITRE"

V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE 131 Lorsqu'il n'y a pas de valeurs dans le champ, c'est la fonction "compte" qui est proposée ; s'il y a des valeurs, tout un choix de fonctions est disponible.

Dans la table en cours de la base "OUVRAGE", Ajouter le champ "VALEUR" et le mettre avant le champ "COMMENTAIRES" Saisir les valeurs telles que ci-dessous et faire les totaux puis la moyenne

10. TRI DES ENREGISTREMENTS Pour une meilleure lisibilité, ils peuvent aussi être triés, tout en conservant leur intégrité.

BOUTON GAUCHE <CLIC G> SUR

DE LA TÊTE DE COLONNE

BOUTON DROIT <CLIC G> DANS LA COLONNE DE TRI

SERVANT AU TRI

<CLIC D> <CLIC G> SUR L'ORDRE DE TRI VOULU

<CLIC G> SUR

ONGLET "ACCUEIL" GROUPE " TRIER ET FILTRER " (3ème bloc) <CLIC G> DANS N'IMPORTE QUELLES DONNÉES DE LA COLONNE DE TRI <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

POUR TRIER POUR SUPPRIMER LE TRI

132 Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Trier les enregistrements par ordre croissant d'auteur, par ordre décroissant d'éditeur puis annuler les tris

11. FILTRAGE SIMPLE DES ENREGISTREMENTS Filtrer les enregistrements n'affiche que les enregistrements correspondant à des critères définis.

Les autres enregistrements sont alors masqués.

BOUTON GAUCHE <CLIC G> SUR

DE LA TÊTE DE COLONNE SERVANT DE FILTRE <COCHER> LE FILTRE VOULU

BOUTON DROIT <CLIC D> SUR LA VALEUR VOULUE DU FILTRE <CLIC G> SUR LE FILTRE VOULU

OU OU

<CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR

ONGLET "ACCUEIL" GROUPE " TRIER ET FILTRER " (3ème bloc) <CLIC G> DANS LA COLONNE DE FILTRE <CLIC G> SUR <COCHER> LE FILTRE VOULU

OU

<CLIC G> SUR seules les données correspondant au filtre sont affichées FILTRES DE TEXTE

V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE

133

Pour réafficher/filtrer les enregistrements, cliquer dans le ruban sur ou dans la zone de défilement sur dans la colonne adéquate

ou utiliser le menu contextuel

Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", N'afficher que les ouvrages dont le sujet est "Aventures" puis annuler le filtre N'afficher que les ouvrages dont le sujet est "Aventures" et l'auteur "Jules Vernes" Annuler le filtre

Pour des raisons de lisibilité, il peut être utile de modifier la police, la hauteur des lignes ou la largeur des colonnes. La méthodologie est proche de celle d'Excel™.

1. HAUTEUR DES LIGNES La hauteur des lignes s'adapte automatiquement à celle de la police choisie mais elle peut être modifiée. Ce sont toutes les lignes de la table qui sont ici concernées.

BOUTON DROIT

BOUTON GAUCHE POINTEUR SUR LE BORD INFÉRIEUR DE LA CASE DE SÉLECTION D'UNE LIGNE ÉTIRER LA LIGNE VERS LE HAUT OU VERS LE BAS POUR ADAPTER SA HAUTEUR

<CLIC D>DANS UNE CASE DE SÉLECTION D'ENREGISTREMENT SAISIR LA HAUTEUR

toutes les lignes sont modifiées

POUR VALIDER

ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "ENREGISTREMENTS" (4ème bloc) <CLIC G> SUR SAISIR LA HAUTEUR POUR VALIDER

<CLIC D> SUR LA CASE DE SÉLECTION

FAIRE GLISSER MODIFIE LA HAUTEUR DES LIGNES

Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Affecter la hauteur "18" aux lignes ou l'adapter globalement avec la souris

134

2. LARGEUR DES COLONNES Comme pour les lignes, La largeur des colonnes peut être modifiée et adaptée aux données saisies. Cependant, seules les colonnes sélectionnées sont modifiées.

BOUTON DROIT

BOUTON GAUCHE SÉLECTIONNER LA OU LES COLONNES POINTEUR SUR LE BORD DROIT DE LA TÊTE D'UNE COLONNE SÉLECTIONNÉE ÉTIRER VERS LA DROITE OU VERS LA GAUCHE

<CLIC D> SUR LE TITRE DE CHAMP SAISIR LA LARGEUR

POUR VALIDER

ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "ENREGISTREMENTS" (4ème bloc) <CLIC G> SUR SAISIR LA LARGEUR

POUR VALIDER

<CLIC D> SUR UNE TÊTE DE COLONNE

FAIRE GLISSER POUR MODIFIER

Un <DOUBLE CLIC> avec la forme sur le bord droit de la tête d'une des colonnes sélectionnées ajuste la largeur des colonnes aux données contenues Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Adapter la largeur des colonnes à leur contenu

3. POLICE La modification de la police concerne ici la totalité des données.

ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "MISE EN FORME DU TEXTE" (6ème bloc) <CLIC G> SUR UN DES OUTILS DU RUBAN

Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Affecter la police Calibri 12 vert foncé

V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE 135 Les champs reçoivent tous la même mise en forme mais les champs de type "mémo" peuvent recevoir des attributs spécifiques, indépendamment du reste de la feuille de données. (cette mise en forme est plus facile en mode formulaire).

ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "MISE EN FORME DU TEXTE" (6ème bloc) DANS UNE CELLULE DU CHAMP DE TYPE "MÉMO" SÉLECTIONNER UN MOT (ou un caractère… comme dans Word) <CLIC G> SUR UN DES OUTILS DU RUBAN Seule la sélection est affectée par la mise en forme choisie (sauf l'alignement qui concerne le paragraphe) Si les attributs affectent l'ensemble des données, c'est que le champ n'est pas réellement en "mémo" ; il faut alors lui assigner ce type dans les propriétés en mode "création" Le codage des champs "MÉMO" est de type "HTML"

Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Mettre à jour le champ "Commentaires" comme ci-après

4. FORMAT DES NOMBRES Le format des nombres affecte aux valeurs une présentation adaptée au contenu.

ONGLET "CHAMPS" GROUPE "MISE EN FORME" (4ème bloc) SÉLECTIONNER LE OU LES CHAMPS DE VALEUR <CLIC G> SUR UN DES OUTILS

FORMAT MONÉTAIRE (€) FORMAT POURCENTAGE (%) FORMAT NOMBRE (avec virgule)

+ OU – DE DÉCIMALES

Ne pas oublier que les modifications de structure et de mise en forme doivent être enregistrées (contrairement aux modifications de données) Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Assigner un format monétaire en euros sans décimales au champ valeur comme ci-dessous- Enregistrer les modifications de structure et mise en forme

136

Le formulaire permet d'afficher les données issues des tables d'une base de données ou les réponses d'une requête et éventuellement de créer, modifier ou supprimer ces données.

Plusieurs types de formulaires peuvent être créés automatiquement : Le formulaire "simple" affiche tous les champs d'un seul enregistrement Le formulaire "plusieurs éléments" s'affiche en mode feuille de données " Le formulaire "double affichage" affiche dans le premier volet horizontal tous les champs d'un seul enregistrement (sélectionné dans le second volet) et dans le second volet tous les enregistrements en mode "FEUILLE DE DONNÉES Le formulaire s'affiche en mode "PAGE" et peut recevoir ainsi toutes les améliorations souhaitées – pour saisir ou modifier les données, revenir en mode "FORMULAIRE

1. FORMULAIRE SIMPLE C'est le plus courant. Il affiche la totalité des informations d'un enregistrement. Sa création est complètement automatique.

ONGLET "CRÉER" GROUPE "FORMULAIRES" (4ème bloc) SÉLECTIONNER LA TABLE À PARTIR DE LAQUELLE LE FORMULAIRE DOIT ÊTRE CRÉÉ

<CLIC G> SUR le formulaire s'affiche tout prêt à l'écran

VALEUR DES CHAMPS

ÉTIQUETTES DES CHAMPS

Pour choisir le mode FORMULAIRE, mode PAGE ou CRÉATION, <CLIC G> sur

V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE

137

À partir de la table en cours de la base "OUVRAGES", Créer un formulaire "SIMPLE" comme ci-avant – l'afficher en mode "FORMULAIRE" et passer d'un enregistrement à l'autre, l'enregistrer sous le nom "formulaire simple" puis le fermer

2. AUTRES FORMULAIRE Ils affichent les enregistrements en mode "FEUILLE DE DONNÉES" ou "PAGE" ONGLET "CRÉER" GROUPE "FORMULAIRES" (4ème bloc) SÉLECTIONNER LA TABLE À PARTIR DE LAQUELLE LE FORMULAIRE DOIT ÊTRE CRÉÉ

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR

POUR UN AFFICHAGE EN MODE "PAGE"

<CLIC G> SUR POUR UN AFFICHAGE EN MODE "FEUILLE DE DONNÉES" le formulaire s'affiche tout prêt à l'écran À partir de la table en cours de la base "OUVRAGES", Créer un formulaire "PLUSIEURS ÉLÉMENTS"– l'afficher en mode "FORMULAIRE" puis "FEUILLE DE DONNÉES"

3. FORMULAIRE "DOUBLE AFFICHAGE" Il est très pratique car il permet de sélectionner dans la liste des enregistrements du volet bas l'enregistrement dont le détail est alors affiché dans le volet haut.

ONGLET "CRÉER" GROUPE "FORMULAIRES" (4ème bloc) SÉLECTIONNER LA TABLE À PARTIR DE LAQUELLE LE FORMULAIRE DOIT ÊTRE CRÉÉ

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR le formulaire s'affiche tout prêt à l'écran VOLET FORMULAIRE SIMPLE

ENREGISTREMENT AFFICHÉ

FAIRE GLISSER POUR DÉLIMITER LES VOLETS VOLET FEUILLE DE DONNÉES

138 À partir de la table en cours de la base "OUVRAGES", Créer un formulaire "DOUBLE AFFICHAGE" comme ci-dessous – l'afficher en mode "FORMULAIRE", changer d'enregistrement - l'enregistrer sous le nom "formulaire double" puis le fermer

4. PRÉSENTATION La présentation obéit aux mêmes règles que pour la table ou pour l'état. À partir du formulaire "PLUSIEURS ÉLÉMENTS" en cours de la base "OUVRAGES", Affiner sa présentation comme ci-dessous et l'afficher en mode "FORMULAIRE" L'enregistrer sous le nom "consultation" puis le fermer

Ouvrir le formulaire "formulaire double" de la base "OUVRAGES", Affiner sa présentation comme ci-dessous et l'afficher en mode "FORMULAIRE" L'enregistrer puis fermer la base de données

VI – EXERCICES

139

C'est la base exemple utilisée pour le premier grand chapitre de cet ouvrage "Utiliser et interroger une base ACCESS". La base intitulée "NORTHWIND 2019 IOS" comporte la correction des différents exercices proposés.

140

C'est la base exemple utilisée pour le deuxième grand chapitre de cet ouvrage "Créer et modifier une base simple". La base intitulée "OUVRAGES IOS" comporte la correction des différents exercices.

ACTIVATION CONTENU, 38 AFFICHAGE ÉTATS, 72 AFFICHAGE FORMULAIRES, 40 AJOUT D'UN CHAMP (ÉTAT), 85 AJOUT ENREGISTREMENTS (FORMULAIRES), 42 ANNULATION D'ACTIONS, 33 ANNULATION DE LA DERNIÈRE ACTION, 35 ANNULATION DE L'ANNULATION, 34 ASCENSEURS, 30 ASSISTANT ÉTAT, 73 ASSISTANT REQUÊTES, 46 BARRE DE TITRE, 22 BARRE D'ÉTAT, 30 BARRE D'OUTILS "ACCÈS RAPIDE", 23 BOITES DE DIALOGUE, 13 CALCULS (REQUÊTES), 62 CALCULS SUR ENREGISTREMENTS, 130 CHAMPS CONCATÉNÉS (REQUÊTES), 52 CLAVIER, 7, 34 COLONNES (ÉTAT), 79, 89 CONFIGURATION, 15 CRÉATION BASE ( MODÈLE), 118 CREATION BASE SIMPLE, 117 CRÉATION BASE VIERGE, 119 CRÉATION CHAMPS, 121 CRÉATION ÉTAT, 72, 78 CRÉATION REQUÊTES, 47 CRÉATION TABLES, 119 CRITÈRES DE SÉLECTION (REQUÊTES), 56 CRITÈRES MULTITABLES (REQUÊTES), 66 DÉPLACEMENT, 32, 34 DIDACTICIEL, 14 DISPOSITION (ÉTAT), 76 ENREGISTREMENT PRÉSENTATION, 130 ENREGISTREMENT REQUÊTES, 49 ETATS, 20, 72 EXCEL CONNEXION, 108 EXCEL GRAPHIQUE CROISÉ DYNAMIQUE, 107 EXCEL TABLEAU CROISÉ DYNAMIQUE, 105 EXCEL TABLEAU SIMPLE, 103 EXÉCUTION REQUÊTES, 70 EXERCICES, 16 EXTRACTION SYNTHÈSE INFORMATIONS, 99 FENÊTRE ACCESS, 21

FERMETURE BASE, 38 FILTRAGE ENREGISTREMENTS , 44 FILTRAGE SIMPLE ENREGISTREMENTS, 32 FORMAT DES NOMBRES (ÉTAT), 93 FORMAT DES NOMBRES (FEUILLE), 135 FORMULAIRE DOUBLE AFFICHAGE, 137 FORMULAIRE PLUSIEURS ÉLÉMENTS, 137 FORMULAIRE SIMPLE, 136 FORMULAIRES, 20, 40 GÉNÉRATEUR D'EXPRESSION (REQUÊTES), 67 GESTION CHAMPS (REQUÊTES), 50 GESTION DONNÉES, 124 GROUPES D'OUTILS, 24 GUIDE, 14 HAUTEUR DES LIGNES, 133 IMAGE (ÉTAT), 85 LARGEUR DES COLONNES (FEUILLE), 134 LIAISON DE DONNÉES EXCEL, 103 LIGNES (ÉTAT), 87 MACRO-COMMANDES, 20 MENU ACCESS, 22 MENUS CONTEXTUELS, 29 MISE EN FORME (ÉTAT), 87 MISE EN FORME AUTOMATIQUE (ÉTAT), 86 MISE EN FORME CONDITIONNELLE (ÉTAT), 95 MISE EN PAGE (ÉTAT), 97 MODE FEUILLE DE DONNÉES, 120 MODIFICATION DONNÉES, 127 MODIFICATION DONNÉES (FORMULAIRES), 42 MODULES, 21 NAVIGATION DONNÉES, 125 NAVIGATION DONNÉES (FORMULAIRES), 41 NOM DES CHAMPS, 122 ONGLETS, 24 ONGLETS D'OBJET, 31 OPÉRATIONS (REQUÊTES), 63 ORDRE DES CHAMPS, 123 OUTILS, 33 OUVERTURE BASE, 37 PERSONNALISATION ÉTAT, 79 POINTEUR, 32 POLICE (FEUILLE), 134 PRESENTATION (ÉTAT), 86 PRÉSENTATION DONNÉES, 133

PRÉSENTATION DU FORMULAIRE, 138 PROPRIÉTÉS (REQUÊTES), 70 QUADRILLAGE BORDURES (ÉTAT), 93, 95 QUITTER, 16 RECHERCHE DONNÉES, 128 RECHERCHE DONNÉES (FORMULAIRES), 43 REGROUPEMENT ET TRI (ÉTAT), 81 REGROUPEMENTS (ÉTAT), 75 REGROUPEMENTS (REQUÊTES), 64 REMPLACEMENT DONNÉES, 129 RÉPÉTITION DE LA DERNIÈRE ACTION, 35 REQUÊTE ANALYSE CROISÉE, 99 REQUÊTE SÉLECTION, 45 REQUÊTES, 20 RUBAN, 24, 33, 35 SAISIE DONNÉES, 124 SAISIE DONNÉES (FORMULAIRE), 136 SÉLECTION, 33 SÉLECTION CHAMPS, 122 SÉLECTION DE CHAMPS (ÉTAT), 74 SÉLECTION DONNÉES, 126 SOURIS, 3, 32 STRUCTURE, 19 STRUCTURE TABLES, 120 SUPPRESSION DES CHAMPS, 123 SUPPRESSION D'UN CHAMP (ÉTAT), 86 SUPPRESSION ENREGISTREMENTS, 128 SUPPRESSION ENREGISTREMENTS, 43 TABLES, 19 TITRE ET VISUALISATION (ÉTAT), 77 TITRES (ÉTAT), 91 TOTAUX (ÉTAT), 90 TOTAUX ET DÉTAIL (ÉTAT), 82 TOUCHES DE FONCTION, 35 TOUCHES SPÉCIALES, 7 TRI (ÉTAT), 76 TRI (REQUÊTES), 54 TRI ENREGISTREMENTS, 131 TRI ENREGISTREMENTS (FORMULAIRES), 44 VOLET DE NAVIGATION, 25 WORD ETIQUETTES, 110 WORD MAILING, 113

Pour des raisons de lisibilité, il est employé dans cet ouvrage les termes de Windows pour Microsoft ™ Windows ®, Word pour Microsoft ™ Word ®, Excel pour Microsoft ™ Excel ®, Access pour Microsoft ™ Access ®, Powerpoint pour Microsoft ™ Powerpoint ® , Outlook pour Microsoft ™ Outlook ®, Edge pour Microsoft ™ Edge ® .

Par ailleurs, toutes les copies d'écrans, images et icones ont été reproduites avec l'aimable autorisation de Microsoft ™

Tous les efforts ont été faits, et le temps nécessaire consacré, pour que cet ouvrage soit aussi fiable et rigoureux que possible. Cependant, ni l'auteur, ni l'éditeur ne sauraient être tenus pour responsable des conséquences de son utilisation ou des atteintes au droit des brevets ou des personnes qui pourraient résulter de cette utilisation.

Toute reproduction, même partielle de cet ouvrage, et par quelque procédé que ce soit, est interdite sans autorisation préalable de iOs (acquisition de licences) et passible d'une peine prévue par la loi sur la protection des droits d'auteur.

Dépôt légal 2ème Trim 2020 ISBN 978-2-491902-04-9

Ce support de cours est destiné à accompagner votre formation dans l'apprentissage de ce logiciel.

Il peut être utilisé en auto-formation mais il est le support idéal d'une formation menée par un formateur.

C'est un manuel d'apprentissage organisé sous forme de leçons, ou chaque brique de connaissance acquise est réutilisée dans les leçons suivantes et avec des exercices à réaliser pour bien mémoriser les actions.

Les fichiers d’exercices sont téléchargeables sur le site de l'éditeur (lien dans le support de cours) où vous pourrez aussi éventuellement vérifier vos acquis grâce à des tests de connaissance en ligne.

Des emplacements sont prévus sur chaque page pour prendre des notes afin de bien se souvenir des recommandations éventuelles de votre formateur.

Après votre formation, n'hésitez-pas à reprendre ce manuel et à refaire les exercices pour bien ancrer ce que vous avez appris dans votre esprit.

Existent aussi Windows 10, Utilisation, personnalisation (maj 2020) Word 2019, Faire un document Excel 2019, Faire un tableau Powerpoint 2019, Faire une présentation Outlook 2019, Messagerie, calendrier, contacts…

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