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EXCEL 2016™
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Comment arrêter ou démarrer une session, utiliser le clavier, la souris, accéder au bureau, lancer une application, la fermer ?… De quoi est composée une fenêtre Excel, comment utilise-t-on la souris et le clavier avec Excel ? Où se trouvent le ruban, la barre de formule ? À quoi servent-ils ? Qu'est-ce qu'une cellule, une plage, une référence ?… Comment créer un classeur, quelles sont les règles à suivre pour saisir des données, comment faire des totaux avec des formules, des fonctions, sur une feuille, entre plusieurs feuilles, créer des séries ?...
Comment présenter les données d'une cellule, d'un tableau, d'une feuille, comment mettre des couleurs, des bordures, afficher les chiffres, les dates, comment recopier une mise en forme à un autre endroit, comment utiliser un thème de présentation, créer son propre thème ?... Quand et comment modifier la structure de la feuille, sélectionner, créer, supprimer, modifier, cacher des lignes, des colonnes, des feuilles, des classeurs ?...
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Pourquoi et comment vérifier qu'il n'y a pas d'erreur, quelles méthodes simples permettent de s'assurer que le tableau, la feuille de travail, le classeur sont justes et comment les fiabiliser dans le temps ?... Où et comment créer un graphique, quel type utiliser pour représenter mes données, comment modifier sa présentation, sa position, sa taille ? ... Pourquoi et comment préparer le classeur, sous quelle forme l'éditer, comment le faire tenir sur une page, l'envoyer par mail, le publier sur internet, le partager avec des amis ou des collègues ?... Comment être sûr de retrouver mon classeur quand j'en aurais besoin, où, quand et comment l'enregistrer ?... Comment utiliser le stockage OneDrive, créer un dossier, importer des fichiers, gérer les fichiers, afficher un classeur, partager un classeur, travailler simultanément à plusieurs ? … Comment utiliser Excel On Line, quelles différences, quand l'utiliser ?...
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Ce cours répond à toutes ces questions et bien d'autres encore, de manière simple, illustrée et commentée au point qu'il vous deviendra vite indispensable, posé à coté de votre ordinateur
Cet ouvrage a été entièrement réalisé avec Microsoft ™ Word ®,
Images des fonds de couverture reproduite avec l'aimable autorisation de Microsoft ™
SOMMAIRE I.
WINDOWS ................................................................................................................................ 3 A.
SOURIS .............................................................................................................................................................. 3
B.
PRINCIPE......................................................................................................................................................................3 UTILISATION ................................................................................................................................................................3 VOCABULAIRE .............................................................................................................................................................3 ADAPTATION ...............................................................................................................................................................4
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1 2 3 4
CLAVIER ............................................................................................................................................................. 5 1 2 3 4 5
C.
PAVES ..........................................................................................................................................................................5 TOUCHES SPÉCIALES ...................................................................................................................................................5 TOUCHES DE RACCOURCI WINDOWS ........................................................................................................................5 TOUCHES DE RACCOURCI AUTRES .............................................................................................................................6 ADAPTATION ...............................................................................................................................................................6
FENÊTRES STANDARDS ..................................................................................................................................... 7 1 2 3 4 5 6 7 8
FENÊTRES WINDOWS 10 ................................................................................................................................ 13 1 2 3 4 5
E.
II.
STRUCTURE DES FENÊTRES ..................................................................................................................................... 13 COMPOSITION DES FENÊTRES ................................................................................................................................. 14 BARRE DE TITRE ....................................................................................................................................................... 14 VOLET GAUCHE ........................................................................................................................................................ 15 ZONES ACTIVES ........................................................................................................................................................ 15
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D.
STRUCTURE DES FENÊTRES ........................................................................................................................................7 LA COMPOSITION DES FENÊTRES : .............................................................................................................................7 BARRE DE TITRE ..........................................................................................................................................................8 RUBAN .........................................................................................................................................................................8 BARRE D'ÉTAT .............................................................................................................................................................8 BARRE D’OUTILS ACCÉS RAPIDE .................................................................................................................................8 MENUS CONTEXTUELS................................................................................................................................................8 BOITES DE DIALOGUE .................................................................................................................................................9
GUIDE / LE DIDACTICIEL.................................................................................................................................. 19
EXCEL POUR QUOI FAIRE ....................................................................................................... 21 A. B. C. D.
CONFIGURATION OPTIMALE .......................................................................................................................... 21 PROCÉDURE D'INSTALLATION ........................................................................................................................ 22 ENTRER / QUITTER.......................................................................................................................................... 22 UTILISER LES EXERCICES ................................................................................................................................. 23
III. DIALOGUER AVEC EXCEL ........................................................................................................ 25 A.
LA FENÊTRE EXCEL .......................................................................................................................................... 25 LA BARRE DE TITRE .................................................................................................................................................. 26 LE MENU FICHIER ..................................................................................................................................................... 26 LA BARRE D'OUTILS "ACCÈS RAPIDE" ...................................................................................................................... 27 LE RUBAN ................................................................................................................................................................. 28 LES MENUS CONTEXTUELS ET BARRES D'OUTILS ................................................................................................... 30 LA BARRE DE FORMULE ........................................................................................................................................... 31 LES ASCENSEURS - LE CURSEURS DE FRACTIONNEMENT....................................................................................... 32 LA BARRE D'ÉTAT ..................................................................................................................................................... 33 LES MODES D’AFFICHAGE ET LE ZOOM .................................................................................................................. 34 LA ZONE DE SAISIE ................................................................................................................................................... 34 LES OUTILS D'ANALYSE RAPIDE ............................................................................................................................... 37
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1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.
B.
LA SOURIS DANS EXCEL .................................................................................................................................. 38 1. 2. 3. 4. 5.
C.
RAPPEL DE QUELQUES FORMES DU POINTEUR ..................................................................................................... 38 LE DÉPLACEMENT DANS LE DOCUMENT ................................................................................................................ 38 L'UTILISATION DU RUBAN ET DES OUTILS .............................................................................................................. 39 L'ANNULATION DE LA DERNIÈRE ACTION ............................................................................................................... 40 L'ANNULATION DE L'ANNULATION ......................................................................................................................... 40
LE CLAVIER DANS EXCEL ................................................................................................................................. 41 1. 2. 3. 4.
LE DÉPLACEMENT AVEC LES TOUCHES ................................................................................................................... 41 LES TOUCHES DE FONCTION.................................................................................................................................... 41 LA SÉLECTION ........................................................................................................................................................... 42 L'UTILISATION DU RUBAN ....................................................................................................................................... 42
5. L'ANNULATION DE LA DERNIÈRE ACTION ................................................................................................................43 6. LA RÉPÉTITION DE LA DERNIÈRE ACTION ................................................................................................................43
IV. CRÉER UN CLASSEUR .............................................................................................................. 45 A.
LA CRÉATION DU CLASSEUR............................................................................................................................45 1. LE MODÈLE NORMAL................................................................................................................................................45 2. LES AUTRES MODÈLES ..............................................................................................................................................46
LA SAISIE DES DONNÉES ..................................................................................................................................47
C.
LES TYPES DE DONNÉES ..................................................................................................................................52 1 2
D.
A.
LES STYLES PRÉDÉFINIS ET LES THÈMES .........................................................................................................73 LE STYLE DE TABLEAU ...............................................................................................................................................73 LES COULEURS ..........................................................................................................................................................75 LES POLICES ...............................................................................................................................................................75 LES EFFETS .................................................................................................................................................................76 LES THÈMES ..............................................................................................................................................................76 LE STYLE DE CELLULE ................................................................................................................................................77
LES CARACTÉRISTIQUES DE MISE EN FORME .................................................................................................78 1 2 3 4 5 6 7
C.
LES SÉRIES A UNE VALEUR ........................................................................................................................................69 LES SÉRIES A DEUX VALEURS ....................................................................................................................................70 LES LISTES PERSONNALISÉES ....................................................................................................................................71
METTRE EN FORME LES DONNÉES ........................................................................................ 73 1. 2. 3. 4. 5. 6.
B.
LES FORMULES ..........................................................................................................................................................57 LES FONCTIONS .........................................................................................................................................................60 LE CALCUL AUTOMATIQUE.......................................................................................................................................64 LES RÉFÉRENCES RELATIVES / ABSOLUES ................................................................................................................64 LES RÉFÉRENCES 3D ..................................................................................................................................................66
LES SÉRIES ........................................................................................................................................................69 1 2 3
V.
LES DONNÉES NUMÉRIQUES ....................................................................................................................................52 LES DONNÉES TEXTE .................................................................................................................................................53
LES FORMULES - LES FONCTIONS ...................................................................................................................57 1 2 3 4 5
E.
LA SAISIE SIMPLE ......................................................................................................................................................47 LA SAISIE MULTIPLE ..................................................................................................................................................48 LA SAISIE UNIQUE .....................................................................................................................................................49 LES ENTRÉES LONGUES.............................................................................................................................................49 LA SÉLECTION DES DONNÉES ...................................................................................................................................50 LA MODIFICATION DES DONNÉES ............................................................................................................................50 L'EFFACEMENT DES DONNÉES .................................................................................................................................50 L'ANNULATION DE LA DERNIÈRE ACTION ................................................................................................................52
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1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
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B.
LA POLICE ET LES ATTRIBUTS DE CARACTÈRES ........................................................................................................78 LES BORDURES ..........................................................................................................................................................81 LE REMPLISSAGE .......................................................................................................................................................83 L'ALIGNEMENT..........................................................................................................................................................85 LE FORMAT DES NOMBRES ......................................................................................................................................86 LE FORMAT DES DATES ET DES HEURES ..................................................................................................................88 L'ENREGISTREMENT DE LA MISE EN FORME ...........................................................................................................89
LES MANIPULATIONS DE LA MISE EN FORME ................................................................................................91
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1. LA RÉPÉTITION DE LA MISE EN FORME ....................................................................................................................91 2. LA COPIE DE LA MISE EN FORME .............................................................................................................................92 3. LA SUPPRESSION DE LA MISE EN FORME ................................................................................................................92
VI. MANIPULER LA STRUCTURE .................................................................................................. 93 A.
LA LIGNE...........................................................................................................................................................93 1 2 3 4 5 6
B.
LA SÉLECTION DES LIGNES ........................................................................................................................................93 L'INSERTION DES LIGNES ..........................................................................................................................................94 LA SUPPRESSION DES LIGNES ...................................................................................................................................95 LA HAUTEUR DES LIGNES .........................................................................................................................................95 LE MASQUAGE DES LIGNES ......................................................................................................................................97 L'AFFICHAGE DES LIGNES MASQUÉES .....................................................................................................................97
LA COLONNE ....................................................................................................................................................98 1 2 3
LA SÉLECTION DES COLONNES .................................................................................................................................98 L'INSERTION DES COLONNES....................................................................................................................................99 LA SUPPRESSION DES COLONNES ..........................................................................................................................100
4 5 6
LA CELLULE / LA PLAGE................................................................................................................................. 103 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
D.
LA FEUILLE DE TRAVAIL ................................................................................................................................ 110 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
LA SÉLECTION DES FEUILLES .................................................................................................................................. 110 LE NOM DES FEUILLES ........................................................................................................................................... 111 LA COULEUR DES ONGLETS ................................................................................................................................... 111 L'INSERTION DES FEUILLES .................................................................................................................................... 112 LA SUPPRESSION DES FEUILLES ............................................................................................................................. 113 LE DÉPLACEMENT DES FEUILLES ........................................................................................................................... 113 LA COPIE DES FEUILLES .......................................................................................................................................... 115 LE MASQUAGE DES FEUILLES ................................................................................................................................ 116 L'AFFICHAGE DES FEUILLES MASQUÉES ................................................................................................................ 116 LA PROTECTION DES FEUILLES .............................................................................................................................. 117 LA DÉPROTECTION DES FEUILLES .......................................................................................................................... 119 LE GROUPE DE TRAVAIL......................................................................................................................................... 120 LES VOLETS DE TITRE ............................................................................................................................................. 122
LE CLASSEUR ................................................................................................................................................. 123 1 2 3
LE MASQUAGE DU CLASSEUR ............................................................................................................................... 123 LA PROTECTION DU CLASSEUR.............................................................................................................................. 123 LE PARTAGE DU CLASSEUR .................................................................................................................................... 124
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E.
LA SÉLECTION D'UNE PLAGE.................................................................................................................................. 103 LE DÉPLACEMENT D'UNE PLAGE ........................................................................................................................... 104 LA COPIE D'UNE PLAGE.......................................................................................................................................... 105 LES OPTIONS DE COLLAGE ..................................................................................................................................... 106 LES OPERATIONS ENTRE PLAGES........................................................................................................................... 107 LA TRANSPOSITION DE PLAGES ............................................................................................................................. 108 L'IMAGE .................................................................................................................................................................. 108 LE DÉVERROUILLAGE DES PLAGES ........................................................................................................................ 109 LE MASQUAGE D'UNE PLAGE ................................................................................................................................ 109 L'EFFACEMENT DES DONNÉES D'UNE PLAGE ....................................................................................................... 110
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C.
LA LARGEUR DES COLONNES................................................................................................................................. 100 LE MASQUAGE DES COLONNES ............................................................................................................................. 102 L'AFFICHAGE DES COLONNES MASQUÉES ............................................................................................................ 102
VII. VÉRIFIER LE CLASSEUR ......................................................................................................... 127 A.
LA VÉRIFICATION DU TEXTE ......................................................................................................................... 127 1 2 3 4 5 6
B.
LA LANGUE ............................................................................................................................................................. 127 LA CORRECTION AUTOMATIQUE .......................................................................................................................... 127 LA VÉRIFICATION GLOBALE ................................................................................................................................... 128 LES DICTIONNAIRES ............................................................................................................................................... 129 LES SYNONYMES .................................................................................................................................................... 130 LA TRADUCTION..................................................................................................................................................... 130
LA VÉRIFICATION DES CHIFFRES ................................................................................................................... 131 LE TABLEAU SIMPLE ............................................................................................................................................... 131 LE TABLEAU COMPLEXE ......................................................................................................................................... 132 LA SAISIE DE DONNÉES À POSTÉRIORI .................................................................................................................. 132 L'AFFICHAGE DES FORMULES ................................................................................................................................ 133 LA VERIFICATION DES FORMULES ......................................................................................................................... 133 LA VÉRIFICATION DES ERREURS ............................................................................................................................ 134 LA FORMULE LOGIQUE .......................................................................................................................................... 135
EC
1 2 3 4 5 6 7
C.
LA RECHERCHE ET REMPLACEMENT ............................................................................................................ 136 1 2
D.
LA RECHERCHE ....................................................................................................................................................... 136 LE REMPLACEMENT ............................................................................................................................................... 137
LA PROTECTION (Synthèse) .......................................................................................................................... 138 1 2 3
LE DÉVERROUILLAGE DES PLAGES ........................................................................................................................ 138 LA PROTECTION DES FEUILLES .............................................................................................................................. 139 LA PROTECTION DU CLASSEUR.............................................................................................................................. 140
VIII. CRÉER UN GRAPHIQUE ........................................................................................................ 141 A.
LA CRÉATION DU GRAPHIQUE ..................................................................................................................... 141 1 2 3
B.
LE GRAPHIQUE INCORPORÉ .................................................................................................................................. 141 LA FEUILLE GRAPHIQUE ......................................................................................................................................... 142 LE SPARKLINE ......................................................................................................................................................... 144
LA SÉLECTION DU GRAPHIQUE .................................................................................................................... 145
C. D. E. F. G. H.
LE TYPE DE GRAPHIQUE ............................................................................................................................... 146 LE STYLE DU GRAPHIQUE ............................................................................................................................. 147 LES COULEURS DU GRAPHIQUE ................................................................................................................... 147 LA DISPOSITION DU GRAPHIQUE ................................................................................................................. 148 LES DIMENSIONS DU GRAPHIQUE ............................................................................................................... 148 LA POSITION DU GRAPHIQUE ...................................................................................................................... 149
IX. PRÉPARER LE CLASSEUR ....................................................................................................... 151 LES INFORMATIONS DU CLASSEUR .............................................................................................................. 151 LA PROTECTION DU CLASSEUR .................................................................................................................... 152 1 2 3
C.
LA FINALISATION ....................................................................................................................................................152 LE CHIFFREMENT ....................................................................................................................................................153 LA SIGNATURE NUMÉRIQUE ..................................................................................................................................154
LA VÉRIFICATION DU CLASSEUR .................................................................................................................. 155 1 2 3 4 5
L'INSPECTION ..........................................................................................................................................................155 LA COMPATIBILITÉ ..................................................................................................................................................156 L’ACCESSIBILITÉ .......................................................................................................................................................156 LES VERSIONS ..........................................................................................................................................................157 LES OPTIONS DU NAVIGATEUR ..............................................................................................................................158
ÉDITER LE CLASSEUR ............................................................................................................ 159 A.
LA VISUALISATION ........................................................................................................................................ 159 1 2 3 4 5
B.
LA MISE EN PAGE.......................................................................................................................................... 162 1 2 3 4 5 6 7 8 9
C.
LE MODE NORMAL .................................................................................................................................................159 LE ZOOM .................................................................................................................................................................159 LE MODE MISE EN PAGE.........................................................................................................................................160 LE MODE APERÇU DES SAUTS DE PAGE .................................................................................................................161 LES OPTIONS D'AFFICHAGE ....................................................................................................................................162 LA TAILLE .................................................................................................................................................................162 LES MARGES ............................................................................................................................................................163 L'ORIENTATION .......................................................................................................................................................164 L'ARRIÈRE-PLAN ......................................................................................................................................................164 LA MISE A L'ECHELLE ..............................................................................................................................................165 LES ENTÊTES / PIEDS DE PAGE................................................................................................................................165 LE SAUT DE PAGE ....................................................................................................................................................167 LA ZONE D'IMPRESSION .........................................................................................................................................168 LES TITRES ...............................................................................................................................................................169
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X.
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A. B.
LA PUBLICATION ........................................................................................................................................... 169 1 2 3 4
L'IMPRESSION .........................................................................................................................................................169 LES FORMATS ..........................................................................................................................................................171 LA PUBLICATION .....................................................................................................................................................172 LE MESSAGE ÉLECTRONIQUE .................................................................................................................................172
XI. OFFICE 365 EN LIGNE ........................................................................................................... 175 A.
STOCKAGE ONEDRIVE .................................................................................................................................. 175 CRÉER UN DOSSIER .................................................................................................................................................176 ACCÉDER À UN DOSSIER .........................................................................................................................................176 IMPORTER DES FICHIERS ........................................................................................................................................177 SELECTIONNER UN FICHIER ....................................................................................................................................177 GÉRER LES FICHIERS ................................................................................................................................................177 OUVRIR UN CLASSEUR EXCEL .................................................................................................................................178 PARTAGER DES CLASSEURS ....................................................................................................................................178
EC
1 2 3 4 5 6 7
B.
EXCEL ON LINE .............................................................................................................................................. 179 1 2 3 4 5 6 7
L'ONGLET ACCUEIL..................................................................................................................................................180 L'ONGLET INSÉRER..................................................................................................................................................181 LE MENU FICHIER....................................................................................................................................................182 L'ENREGISTREMENT ...............................................................................................................................................183 LES AUTRES APPLICATIONS ....................................................................................................................................183 PARTAGER UN CLASSEUR .......................................................................................................................................183 TRAVAILLER À PLUSIEURS.......................................................................................................................................184
XII. GÉRER LES FICHIERS EXCEL .................................................................................................. 185 A.
L'OUVERTURE D'UN CLASSEUR .................................................................................................................... 185
1 2 3
B.
LA CRÉATION D'UN NOUVEAU CLASSEUR ............................................................................................................ 185 L'OUVERTURE D'UN CLASSEUR EXISTANT ............................................................................................................ 185 L'OUVERTURE D'UN FICHIER D'UN AUTRE TYPE................................................................................................... 187
L'ENREGISTREMENT D'UN CLASSEUR .......................................................................................................... 187 1 2 3 4
L'ENREGISTREMENT STANDARD ........................................................................................................................... 187 L'ENREGISTREMENT SOUS ..................................................................................................................................... 188 L'ENREGISTREMENT COMPATIBLE ........................................................................................................................ 189 LES OPTIONS D'ENREGISTREMENT ....................................................................................................................... 189
A. B. C. D. E. F. G.
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XIII. EXERCICES ............................................................................................................................. 191
COMMANDE DE FLEURS............................................................................................................................... 191 BILAN ............................................................................................................................................................. 193 COMPTES ...................................................................................................................................................... 196 SOMME ......................................................................................................................................................... 197 SÉRIES ............................................................................................................................................................ 198 EMPRUNT...................................................................................................................................................... 199 TRANSPORT................................................................................................................................................... 200
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INDEX ............................................................................................................................................ 203
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Ce cours présente différentes rubriques repérées par une icône
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DES PROCÉDURES DÉCRIVENT LA MARCHE À SUIVRE POUR EFFECTUER UNE ACTION : 3 COMMANDES À SE RAPPELER : <CLIC G> POUR APPUYER SUR LE BOUTON GAUCHE DE LA SOURIS AVEC L'INDEX <CLIC D> POUR APPUYER SUR LE BOUTON DROIT DE LA SOURIS AVEC LE MAJEUR <DOUBLE CLIC> POUR APPUYER DEUX FOIS DE SUITE TRÈS RAPIDEMENT SUR LE BOUTON GAUCHE DE LA SOURIS AVEC L'INDEX
des informations viennent compléter ces procédures
des exemples viennent illustrer ces procédures
des conseils vous aident à mettre en pratique vos connaissances
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des mises en garde vous permettent d'éviter les pièges ou d'en sortir
des exercices permettent de tester les procédures et d'appliquer vos connaissances. Ils peuvent être téléchargés
des procédures avancées décrivent des actions plus complexes
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des emplacements vous permettent de prendre des notes directement sur le support en bas de chaque page
2 SOUVENT, UNE ACTION PEUT ÊTRE EFFECTUÉE SELON PLUSIEURS MÉTHODES :
2ÈME MÉTHODE
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1ÈRE MÉTHODE
Une méthode n'est pas meilleure qu'une autre mais l'une ou l'autre peut être mieux adaptée à votre manière de travailler. CES ACTIONS PEUVENT ÊTRE EFFECTUÉES AVEC PLUSIEURS MOYENS :
Avec le bouton gauche de la souris
Avec le bouton droit de la souris
BOUTON DROIT
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Avec le clavier
BOUTON GAUCHE
CLAVIER
Avec ASSISTANT CORTANA qui va vous proposer les commandes adéquates Windows demande l’utilisation du bouton gauche et du bouton droit de la souris ainsi que du clavier. L'écran tactile, lui, est manipulé avec les doigts. ELLES PEUVENT CONCERNER DIFFÉRENTS ENDROITS DE L'ÉCRAN : L'angle bas/gauche avec le MENU DÉMARRER L'angle bas/droite pour afficher le BUREAU
Des emplacements spécifiques (NOTIFICATIONS, BARRE DES TÂCHES…)
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N'importe quelle zone de l'écran (MENU CONTEXTUEL).
I – WINDOWS
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Pour bien utiliser Windows 10, il faut savoir démarrer ou arrêter à volonté une session, accéder simplement au bureau de Windows, lancer des applications et gérer les fichiers. L'utilisation de raccourcis clavier est conseillée.
La souris permet d'actionner les commandes des menus et de déplacer le pointeur ; le déplacement de la souris sur le tapis détermine le déplacement du pointeur à l'écran.
1 PRINCIPE
Le POINTEUR de la souris a le plus souvent la forme d’une flèche : Le déplacement de cette flèche est proportionnel à celui de la souris sur le tapis <CLIC G> (appuyer avec l'index sur le bouton gauche de la souris) affiche le point d’insertion à la position du pointeur : .C’est là que les données vont s’insérer <CLIC D> (appuyer avec le majeur sur le bouton droit de la souris) affiche la barre d'outils et le menu contextuel lié à la position du pointeur ou à l'objet sélectionné La ROULETTE permet de se déplacer dans le document comme avec l'ascenseur vertical ou de modifier le zoom du document (en gardant <CTRL> enfoncé) ; il est aussi possible d'appuyer sur le bouton de la roulette.
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Lorsque le pointeur a la forme d’un rond bleu , il est plus sage de ne rien faire et d’attendre qu’il reprenne une forme normale (le processeur est occupé)
2 UTILISATION
Allonger et poser de manière souple la main au-dessus de la souris (main gauche ou droite selon que vous êtes gaucher ou droitier) - Vous êtes gaucher, activer alors dans le panneau de configuration de la souris Faire reposer l'index et le majeur sur les boutons gauche et droit de la souris sans trop courber les doigts - garder cette position et ne pas serrer la souris dans la main Déplacer la main et la souris va suivre - ne jamais regarder la souris mais l'écran Pour cliquer deux fois, relever l'index et le laisser rebondir sur le bouton de la souris La roulette centrale permet de faire défiler le document (soit en faisant tourner cette roulette, soit en cliquant dessus puis en déplaçant verticalement la souris), en maintenant <CTRL> enfoncé de modifier le zoom et en cliquant dans la barre des tâches de créer une nouvelle session d'une application en cours (avec CTRL).
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3 VOCABULAIRE
signifie déplacer la souris pour placer le pointeur à l'endroit désiré <CLIC G> signifie enfoncer puis relâcher rapidement le bouton gauche de la souris <CLIC D> signifie enfoncer puis relâcher rapidement le bouton droit de la souris <DOUBLE CLIC> signifie appuyer 2 fois rapidement sur le bouton gauche de la souris <FAIRE GLISSER> signifie déplacer la souris tout en maintenant l'un de ses boutons enfoncé (généralement le gauche) puis relâcher ce bouton en fin d'action POINTER
4
4 ADAPTATION
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L'adaptation de la souris à son utilisateur est la condition essentielle à une utilisation aisée de Windows. Le panneau de configuration permet d'effectuer ces réglages.
PANNEAU DE CONFIGURATION
<CLIC G> SUR CHOISIR L'ONGLET
RÉGLER LA POSITION DU CURSEUR
DÉPLACER LA SOURIS POUR TESTER MODIFIER SI NÉCESSAIRE PUIS
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POUR VALIDER
PANNEAU DE CONFIGURATION
<CLIC G> SUR CHOISIR L'ONGLET RÉGLER LA POSITION DU CURSEUR
<DOUBLE CLIC> SUR
(POUR TESTER)
MODIFIER SI NÉCESSAIRE PUIS
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Vérifier le bon réglage de la vitesse de la souris et du double-clic. Modifiez-les éventuellement
I – WINDOWS
5
BARRE ESPACE
1 PAVES
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Le clavier est très utilisé dans Windows 10.
Les claviers standards sont composés d'un pavé alphanumérique (pour le texte), d'un pavé numérique (à droite) et d'un pavé directionnel (au milieu). Il est conseillé de bien utiliser chaque pavé en fonction des données à saisir.
2 TOUCHES SPÉCIALES
HA NT
LES TOUCHES SPÉCIALES SONT LES TOUCHES SUIVANTES : <ALT>
à gauche de la barre espace
<CTRL>
au niveau de la barre espace aux extrémités droite et gauche
<MAJ>
flèches vers le haut au-dessus des touches <CTRL>
<ALTGR>
à droite de la barre espace
<WINDOWS> à côté des touches <CTRL> avec un symbole Windows Elles se combinent aux autres touches (touches de raccourci) afin d'exécuter rapidement des actions définies dans une application donnée ou dans le système d'exploitation.
3 TOUCHES DE RACCOURCI WINDOWS La touche Windows
est utilisée sous Windows 10 pour appeler le menu démarrer.
EC
APPEL MENU DÉMARRER
+ TAB
+D
AFFICHE LE BUREAU
+ SAISIE
+ - ECHAP
ZOOME OU DÉZOOME
+I
+H
PARTAGER
ALT + TAB
AFFICHAGE FENÊTRES OUVERTES
RECHERCHE LOCALE DES CARACTÈRES SAISIS ÉCRAN PARAMÈTRES BASCULE ENTRE FENÊTRES
6
4 TOUCHES DE RACCOURCI AUTRES Les autres touches de raccourci sont communes à la plupart des applications du bureau et permettent d'effectuer directement sélections ou actions.
<F1>À <F12>
<CTRL>
<MAJ>
<ECHAP>
ANNULATION D'UNE ACTION
<INS> <SUPPR> <RETOUR>
TOUCHES DE MODIFICATION
ILL ON
VALIDATION D'UNE ACTION
<ENTRÉE>
TOUCHES DE FONCTION
(dépendent de l'application)
ATTRIBUTION DE FORMAT / OPTIONS DE SÉLECTION / AJOUT
<ALT>
ÉTENDRE /ACTION INVERSEDIRECTION OPPOSÉE
<TAB> <ORIGINE> <FIN> <PGPR> <PGSV>
5 ADAPTATION
ACTIONS LIÉES À LA FENÊTRE D'APPLICATION (choix de
commandes, sélection options)
TOUCHES DE DÉPLACEMENT OU DE SÉLECTION
HA NT
L'adaptation du clavier à son utilisateur est paramétrable.
PANNEAU DE CONFIGURATION
<CLIC G> SUR CHOISIR L'ONGLET RÉGLER LA POSITION DES CURSEURS ESSAYER LE CLAVIER POUR TESTER MODIFIER SI NÉCESSAIRE
EC
Vérifier le bon réglage du clavier. Modifiez-le éventuellement
POUR VALIDER
I – WINDOWS
7
1 STRUCTURE DES FENÊTRES
ILL ON
Les fenêtres sont à la base du fonctionnement du bureau de Windows. Toute application, tout dossier, tout fichier de données (document) est ouvert dans une fenêtre. Leur contenu peut être très varié : des données texte, des données chiffres, des images, des icônes… LES FENÊTRES ONT TROIS ÉTATS POSSIBLES : plein écran : la fenêtre occupe alors la totalité de l'écran, quel que soit sa taille en fenêtre : la fenêtre peut être positionnée n'importe où dans l'écran en icône : l'icône de la fenêtre s'affiche dans la barre des tâches, en bas de l'écran. Elle ne peut pas être déplacée LES DIFFÉRENTES CASES DES FENÊTRES : la case de RÉDUCTION réduit la fenêtre en icône la case D'AGRANDISSEMENT la case de RESTAURATION la case de FERMETURE
agrandit de fenêtre à plein écran réduit de plein écran à fenêtre ferme la fenêtre
2 LA COMPOSITION DES FENÊTRES :
HA NT
Une fenêtre, notamment d'application, est structurée de manière standard : LA BARRE DE TITRE affiche le nom de la fenêtre LE RUBAN affiche les outils de la fenêtre regroupés dans des MENUS LA BARRE D'OUTILS "ACCÈS RAPIDE" affiche les outils les plus utilisés LA BARRE D'ÉTAT affiche des informations sur le contenu de la fenêtre DES MENUS CONTEXTUELS permettent de gérer les objets DES BOÎTES DE DIALOGUE précisent les actions
BARRE D’OUTILS "ACCÈS RAPIDE"
CASE DE RÉDUCTION
CASE D’AGRANDISSEMENT
RUBAN
EC
BARRE DE TITRE
BARRE D'ÉTAT
Ouvrir Excel et repérer les différents éléments de la fenêtre
CASE DE FERMETURE
8
3 BARRE DE TITRE Elle affiche le nom de la fenêtre, pour une application le nom de l'application et du document.
NOM DU DOCUMENT ET DE L'APPLICATION
4 RUBAN
ILL ON
BARRE D’OUTILS "ACCÈS RAPIDE"
CASES DE RÉDUCTION / AGGRANDISSEMENT
Le ruban propose les outils appropriés à la manipulation des données sélectionnées.
BOUTON GAUCHE
POINTER DANS LA SÉLECTION (WORD) OU <CLIC D> DANS LA SÉLECTION (EXCEL)
5 BARRE D'ÉTAT
HA NT
Elle donne des informations complémentaires. ÉTAT
ZOOM
6 BARRE D’OUTILS ACCÉS RAPIDE
En haut et à gauche, elle permet un accès immédiat aux commandes.
BOUTON GAUCHE
<CLIC G> SUR L'UN DES OUTILS
7 MENUS CONTEXTUELS
EC
Ils sont disponibles à tout moment dans les applications ou le système d'exploitation. Ils permettent d'afficher les principales commandes de gestion d'un objet.
BOUTON DROIT
POINTER SUR UN OBJET <CLIC D>
le menu s’affiche
I – WINDOWS
ILL ON
9
Le système d'exploitation Windows et les applications fonctionnant sous ce système sont basées sur la notion d'objet ; un objet a des propriétés et permet de faire des actions : Ex1 : un balai a pour propriété d'être allongé, d'avoir un manche en plastique ou en bois et une brosse au bout ; l'action naturellement associée est de "balayer" Ex2 : une corbeille à papier peut avoir comme propriété d'être en plastique, verte, ajourée ; les actions associées vont être de la "remplir" et de la "vider". ces principes sont applicables à n'importe quelle sélection de l'écran (objet) ; le menu contextuel donne accès aux propriétés et aux actions associées Pointer sur la barre des tâches, <CLIC D> sur le bureau de Windows, sélectionner la corbeille, <CLIC D> Pointer sur le fond de l'écran, <CLIC D>
8 BOITES DE DIALOGUE
HA NT
Le ruban de l'application ouverte affiche la plupart des outils nécessaires. Cependant, pour une utilisation plus avancée, les boites de dialogue proposent des options complémentaires.
BOUTON GAUCHE
DANS LE RUBAN, À DROITE DU TITRE DU GROUPE D’OUTILS
<CLIC> SUR LA CASE (lanceur de boîte de dialogue) la boîte de dialogue s’affiche
<CLIC G> ICI
EC
Pointer sur cette case affiche un aperçu de la boite de dialogue et le raccourci clavier associé
POINTER ICI
Afficher la boîte de dialogue "police" et tester les différents zones Fermer l'application
10
UNE ZONE VERS L'AVANT
(sélectionne le contenu de la zone) UNE ZONE VERS L'ARRIÈRE (sélectionne le contenu de la zone)
BOUTON GAUCHE
ILL ON
le clavier est souvent plus rapide à utiliser que la souris pour le renseignement de boîtes de dialogue requérant beaucoup de saisie
AFFICHER LE CONTENU DE LA BOITE DE DIALOGUE
POSITIONNER LE POINT D'INSERTION SUR UNE ZONE POUR SÉLECTIONNER LE CONTENU D'UNE ZONE
<TAB>
<MAJ> <TAB>
<CLIC G> SUR L'ONGLET AFFÉRENT <CLIC G> AU DÉBUT DE LA ZONE <DOUBLE CLIC> SUR LA ZONE
HA NT
UNE BOÎTE DE DIALOGUE EST CONSTITUÉE DE DIVERSES ZONES : Les onglets Les cases à cocher Les zones de texte Les cases d'option Les zones de liste Les boutons de commande Les zones de liste déroutante ONGLETS
ZONE DE LISTE
EC
ZONE DE LISTE DÉROULANTE
CASES À COCHER
BOUTONS DE COMMANDE
I – WINDOWS
11
a) ONGLET
Ils regroupent dans un même plan des éléments cohérents d'une boîte de dialogue.
ILL ON
CLAVIER BOUTON GAUCHE
<CLIC G> SUR L'ONGLET DÉSIGNANT LES INFORMATIONS À ATTEINDRE
<CTRL><PGPREC> : UN ONGLET VERS L'AVANT <CTRL><PGSUIV> : UN ONGLET VERS L'ARRIÈRE
<CLIC G> SUR L'ONGLET POUR AFFICHER SON CONTENU
b) ZONE DE TEXTE
Dans une zone de texte, il est nécessaire de saisir un certain nombre d'informations complémentaires sans lesquelles la commande ne pourrait s'effectuer.
CLAVIER
BOUTON GAUCHE
<DOUBLE CLIC> DANS LA ZONE DE TEXTE
SAISIR LES INFORMATIONS DEMANDÉES <ENTRÉE> POUR VALIDER
HA NT
SAISIR LES INFORMATIONS DEMANDÉES
<TAB> JUSQU'À LA ZONE DE TEXTE
POUR VALIDER
Si la zone de texte est vide, le curseur est positionné au début de la zone si la zone de texte est déjà pré-renseignée, le texte existant est sélectionné et les caractères frappés par l'utilisateur viennent en remplacement de ceux sélectionnés (Si ce qui est pré-renseigné ne convient pas, il n'est donc pas nécessaire de l'effacer.) Dans tous les cas, il suffit de saisir le nouveau texte Ne pas cliquer dans la zone si elle est déjà pré renseignée, le texte saisi viendrait s'inscrire au milieu de celui déjà existant
c) ZONE DE LISTE
EC
La liste de choix possibles est affichée, le choix actuel étant en surbrillance.
BOUTON GAUCHE
POINTER DANS LA ZONE VOULUE CLIQUER SUR LES FLÈCHES DE DÉFILEMENT <CLIC G> SUR L'OPTION CHOISIE POUR VALIDER
CLAVIER
<TAB> POUR ATTEINDRE LA ZONE UTILISER LES FLÈCHES POUR SE DÉPLACER JUSQU'À L'OPTION VOULUE <ENTRÉE> POUR VALIDER
12 d) ZONE DE LISTE DÉROULANTE
Elle est basée sur le même principe que la zone de liste, le signe affiché dans la case de droite permet d'afficher les choix disponibles. <CLIC G> ICI POUR
e) CASE À COCHER
ILL ON
AFFICHER LA LISTE
Une case à cocher est une option qu'il est possible d'activer ou de désactiver. Une zone de cases à cocher propose une ou plusieurs cases dont le choix n'est normalement pas exclusif. Une case activée est cochée (comporte une coche bleue).
CLAVIER
BOUTON GAUCHE
<CLIC G> DANS LA CASE POUR L'ACTIVER <CLIC G> DANS LA CASE POUR LA DÉSACTIVER POUR VALIDER
<ALT> ENFONCÉ
TAPER LA LETTRE SOULIGNÉE DE L'OPTION <ENTRÉE> POUR VALIDER
<CLIC G> SUR UNE CASE
HA NT
POUR LA COCHER
f) CASE D'OPTION
Une zone de cases d'options propose une ou plusieurs cases dont le choix est exclusif. Une seule case peut être activée dans une zone. Une case activée comporte un cercle plein bleu ; une case non activée comporte un cercle vide.
CLAVIER
BOUTON GAUCHE
<CLIC G> DANS LA CASE POUR L'ACTIVER <CLIC G> DANS UNE AUTRE CASE pour désactiver la précédente POUR VALIDER
EC
<CLIC G> SUR LA CASE POUR L'ACTIVER
<ALT> ENFONCÉ
TAPER LA LETTRE SOULIGNÉE DE L'OPTION
I – WINDOWS
13
g) BOUTON DE COMMANDE
Le bouton de commande permet de fermer une boîte de dialogue en acceptant ou en refusant les modifications apportées. Le bouton par défaut est entouré de bleu.
ILL ON
CLAVIER
BOUTON GAUCHE
<CLIC G> SUR LE BOUTON DÉSIRÉ
VALIDE LES MODIFICATIONS
NE LES PREND PAS EN COMPTE
<CLIC G> SUR LE BOUTON DE
<ENTRÉE> POUR <OK> <ECHAP> POUR <ANNULER> <ALT>+ LETTRE DU BOUTON POUR AUTRES CAS
COMMANDE (le bouton par défaut
est encadré de bleu)
"APPLIQUER" met en œuvre immédiatement les choix effectués sans fermer la boite de dialogue
HA NT
Sortir d'une boîte de dialogue à l'aide des boutons de commande Fermer une boîte de dialogue, que l'on a ouverte uniquement pour en vérifier le contenu, par le bouton <annuler>
Les nouvelles fenêtres de Windows 10 utilisent un design beaucoup plus épuré, claqué sur celui des systèmes pour tablettes ou smartphone. Les règles de fonctionnement sont comparables mais l'interaction avec l'utilisateur est là encore simplifiée.
1 STRUCTURE DES FENÊTRES
LES FENÊTRES ONT TROIS ÉTATS POSSIBLES : plein écran : la fenêtre occupe alors la totalité de l'écran, quel que soit sa taille en fenêtre : la fenêtre peut être positionnée n'importe où dans l'écran ; sa forme et sa taille sont personnalisables en icône : l'icône de la fenêtre s'affiche dans la barre des tâches, en bas de l'écran. Elle ne peut pas être déplacée LES DIFFÉRENTES CASES DES FENÊTRES :
EC
la case de RÉDUCTION
réduit la fenêtre en icône
la case D'AGRANDISSEMENT
agrandit de fenêtre à plein écran
la case de RESTAURATION
réduit de plein écran à fenêtre
la case de FERMETURE
/
ferme la fenêtre
14
2 COMPOSITION DES FENÊTRES
ILL ON
permet de revenir en arrière dans l'affichage du contenu UNE BARRE DE TITRE affiche le nom de la fenêtre UN VOLET GAUCHE affiche des choix UN VOLET DROIT affiche DES LIENS HYPERTEXTE donnant accès à des options DIFFÉRENTES ZONES permettent de dialoguer avec l'ordinateur
BARRE DE TITRE
CASE DE RÉDUCTION
CASE D’AGRANDISSEMENT
CASE DE FERMETURE
LIENS HYPERTEXTE
HA NT
VOLET GAUCHE
Ouvrir la fenêtre "paramètres" du "menu démarrer" Afficher les options de personnalisation Repérer les différents éléments de la fenêtre
3 BARRE DE TITRE
Elle remplit la même fonction que dans les fenêtres standard mais sa présentation est légèrement différente. NOM DE LA FENÊTRE PRINCIPALE
EC
REVENIR EN ARRIÈRE
CONTENU ACTUEL
CASES DE RÉDUCTION / AGGRANDISSEMENT
RECHERCHE
I – WINDOWS
15
4 VOLET GAUCHE
ILL ON
Il est utilisé pour choisir les éléments dans la nouvelle interface. Les options correspondantes sont alors affichées dans le volet droit.
OPTIONS CORRESPONDANTES
ÉLÉMENT CHOISI
BOUTON GAUCHE
HA NT
<CLIC G> SUR UN CHOIX DU VOLET GAUCHE les options correspondantes s'affichent dans le volet droit
5 ZONES ACTIVES
Elles correspondant aux différents éléments des boîtes de dialogue des anciennes fenêtres a) LIENS HYPERTEXTE
EC
Ils permettent d'accéder à un contenu externe ou ne répondant pas encore aux nouvelles normes de Windows 10.
LIENS HYPERTEXTE
16
BOUTON GAUCHE
Afficher Paramétrer le pointeur de la souris
b) INTERRUPTEURS
ILL ON
<CLIC G> SUR LE LIEN HYPERTEXTE une fenêtre s'affiche avec les options correspondantes
Ce sont des zones binaires de type oui / non, ouvert / fermé, comme un interrupteur électrique. Ils présentent donc deux états : /
BOUTON GAUCHE
HA NT
<CLIC G> SUR L'INTERRUPTEUR POUR LE FAIRE CHANGER D'ÉTAT Il passe alternativement de ouvert à fermé
Afficher Désactiver puis réactiver l'affichage des applications récemment utilisées
c) CURSEUR
Il permet d'effectuer un paramétrage rapide.
BOUTON GAUCHE
JUSQU'À LA VALEUR DÉSIRÉE
EC
<FAIRE GLISSER>
CORRESPOND À LA POSITION DU CURSEUR
<FAIRE GLISSER> LE CURSEUR
Afficher Modifier le nombre de lignes à faire défiler
I – WINDOWS
17
d) CASE À COCHER
BOUTON GAUCHE
ILL ON
Une case à cocher est une option qu'il est possible d'activer ou de désactiver. Une case activée comporte une coche rouge.
<CLIC G> DANS LA CASE POUR L'ACTIVER <CLIC G> DANS LA CASE POUR LA DÉSACTIVER POUR VALIDER
<CLIC G> SUR LA CASE POUR LA COCHER
Afficher Cocher puis décocher la case pour les accents natifs
e) ZONE DE TEXTE
HA NT
La zone de texte permet de saisir des informations complémentaires.
BOUTON GAUCHE
CLAVIER
<CLIC G> DANS LA ZONE DE TEXTE SAISIR LE TEXTE AVEC LE CLAVIER
<CLIC G> ÉVENTUELLEMENT SUR
f) BOUTON DE COMMANDE
Ils sont peu utilisés dans cette interface car les informations sont pour la plupart enregistrées aussitôt, sans avoir à les valider. Il existe cependant des boutons de commande pour enregistrer, parcourir, modifier...
BOUTON GAUCHE
EC
<CLIC G> SUR LE BOUTON DÉSIRÉ
18 g) LISTE
CHOIX DISPONIBLES
ILL ON
Elles sont assez élaborées pour permettre de rajouter éventuellement des options.
<CLIC G> SUR UN ÉLÉMENT POUR AFFICHER LES CHOIX
HA NT
CHOIX ACTUEL
AJOUTER UNE ÉLÉMENT DANS LA LISTE
BOUTON GAUCHE
<CLIC G> SUR UN ÉLÉMENT POUR AFFICHER LA LISTE DES OPTIONS <CLIC G> SUR POUR AJOUTER UNE OPTION
EC
Afficher Modifier la liste des applications dont on veut afficher l'état
I – WINDOWS
19
h) LISTE DÉROULANTE
CHOIX ACTUEL
<CLIC G>
ILL ON
Leur principe est le même que pour les fenêtres standards, seule la présentation est différente.
CHOIX DISPONIBLES
BOUTON GAUCHE
<CLIC G> SUR POUR AFFICHER LA LISTE <CLIC G> SUR L'ÉLÉMENT DÉSIRÉ
HA NT
Afficher Le modifier
En cours de travail, il est possible de faire appel à une aide contextuelle très précise ou à un index recensant les informations disponibles. LES DIFFÉRENTS MOYENS D'OBTENIR DE L'AIDE de la boite de dialogue active TOUCHE <F1> du clavier CASE AIDE
à droite du ruban de l'application (CORTANA)
saisie ou question orale
EC
de la bulle d'aide d'un outil
EC ILL ON
HA NT
II – EXCEL POUR QUOI FAIRE
21
ILL ON
Excel est un logiciel de la famille des tableurs. Il permet de gérer naturellement les données de type numérique sous forme de tableaux ou de graphiques, d'insérer des données de toutes natures, de les organiser, de les présenter et de les éditer. POUR BIEN L'UTILISER, IL FAUT DISTINGUER PLUSIEURS ÉTAPES DANS SON UTILISATION : Le choix d’un modèle (évite de partir de zéro dans la création du document) La saisie des libellés puis des données La saisie des formules et fonctions La mise en forme du tableau (enrichit sa présentation) La vérification des calculs et du texte (indispensable) L'enrichissement des données (graphiques, images, objets incorporés...) La mise en page (adapte les données à leurs support, taille, orientation, marges, entête...) L'aperçu avant impression (valide la présentation du document) L'édition (impression, publication, envoi vers un destinataire…) le plus souvent la dernière étape
HA NT
Excel 2016 bénéficie de la convivialité de Windows, ce qui lui permet de fonctionner en parfaite harmonie avec les autres applications, d'intégrer aisément des objets issus de ces autres applications et d'utiliser naturellement le cloud (stockage OneDrive, Microsoft Web App)
LA CONFIGURATION CONSEILLÉE EST LA SUIVANTE : Ordinateur de type INTEL CORE™ à plusieurs noyaux de 2 à 3 GHz avec Windows 10 Mémoire vive de 4 à 24 Go Écran plat large de 19" à 24" résolution 1680/1050 Couleurs 32 bits SSD 128 Go pour démarrer rapidement Disque dur 1 To pour le stockage (pas indispensable) Lecteur BlueRay / Graveur Souris Laser 2 boutons + roulette de qualité
EC
Plus l'ordinateur sera puissant et mieux il sera équipé, plus agréable sera l'utilisation d'Excel
22
ILL ON
POUR INSTALLER EXCEL S'assurer qu'il y a la place suffisante sur le disque dur Lancer Windows lancer l'installation à partir http://office.com/myaccount ou lancer le programme exécutable téléchargé ou Introduire le CD Rom ("Excel" ou "Office") Suivre les instructions L’installation est complètement automatique si l’on choisit l’installation par défaut
POUR TRAVAILLER DANS EXCEL (et dans les produits Office) Lancer l'application à partir du menu démarrer ou de la barre des tâches MENU DÉMARRER
BARRE DES TÂCHES
<CLIC G> SUR
HA NT
OU
<CLIC D> SUR <CLIC G> SUR UN DOCUMENT PROPOSÉ Lancer l'application à partir d'un fichier Excel EXPLORATEUR
AFFICHER LE DOSSIER DE L'UTILISATEUR OÙ SE TROUVENT LES DOCUMENTS (documents) <DOUBLE CLIC> SUR LE CLASSEUR EXCEL À OUVRIR
Fermer le classeur ou l'application <CLIC G> SUR LA CASE DE FERMETURE OU
(en haut, à gauche du ruban)
EC
(en bas)
Lancer Excel Quitter Excel Lancer Excel
II – EXCEL POUR QUOI FAIRE
23
ILL ON
Vous pouvez télécharger les exercices relatifs à ce manuel et les copier sur votre ordinateur dans un dossier spécifique. OUVRIR VOTRE NAVIGATEUR INTERNET SAISIR L'ADRESSE
<VALIDER> la boite de dialogue de téléchargement s'ouvre avec une possible mise en garde <CLIC G> SUR
HA NT
Si l'antivirus bloque le téléchargement, le désactiver pour 10 minutes <clic d> sur l'antivirus dans la zone de notification
SI SMATSCREEN BLOQUE LE PROGRAMME
<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR
INDIQUER UN DOSSIER DE DÉCOMPRESSION (EX : MES DOCUMENTS/EXERCICES EXCEL)
<CLIC G> SUR
:
EC
POUR VALIDER
Télécharger les exercices Vérifier que les fichiers sont décompressés
EC ILL ON
HA NT
III – DIALOGUER AVEC EXCEL
25
ILL ON
VOUS ALLEZ ÉTABLIR AVEC VOTRE ORDINATEUR ET AVEC VOTRE LOGICIEL UN DIALOGUE : Vous allez lui demander d'effectuer un certain nombre d'opérations par l'intermédiaire de la souris et du clavier Vous allez en constater le résultat à l'écran Vous allez éditer ce résultat (impression, publication, mail, document joint…).
Dans tous les cas, il va être important de travailler en parfaite harmonie avec le logiciel de telle manière que chaque action de votre part détermine un résultat adéquat de la part d'Excel. S'il y a pleine compréhension entre l'utilisateur et le logiciel, il n'y a pas de conflit possible et donc pas de problèmes à résoudre
HA NT
L'écran d'Excel est composé d'une fenêtre par document. Chaque fenêtre propose un classeur ouvert ainsi que tous les outils permettant de le manipuler.
RUBAN
BARRE D’OUTILS "ACCÈS RAPIDE"
ONGLETS DU RUBAN
BARRE DE TITRE
MENU FICHIER
EC
ONGLETS DE FEUILLES
BARRE D'ÉTAT
CURSEUR DE FRACTIONNEMENT ONGLET/ASCENSEUR
Reconnaître sur votre écran les différentes composantes d'Excel représentées ci-dessus
ILL ON
26 LA FENÊTRE EXCEL EST COMPOSÉE DES ÉLÉMENTS SUIVANTS : LA BARRE DE TITRE affiche le nom du document et de l'application (Excel) LE MENU FICHIER propose les commandes globales de gestion du document LA BARRE D'OUTILS "ACCÈS RAPIDE" affiche les icônes symbolisant les actions les plus courantes (outils) LE RUBAN, composé d'onglets affiche des icônes regroupées par nature symbolisant les actions LES MENUS ET BARRES D'OUTILS CONTEXTUELS proposent pour une sélection en cours les outils et commandes les plus appropriés LA BARRE DE FORMULE PERMET D'AFFICHER OU MODIFIER LE CONTENU D'UNE CELLULE ; la saisie ou la modification peut se faire directement dans la cellule LES ASCENSEURS ET CURSEURS DE FRACTIONNEMENT permettent de se déplacer verticalement et horizontalement avec la souris et de partager l'écran LA BARRE D'ÉTAT donne des informations sur la commande, l'environnement, le point d'insertion… LES ICÔNES D'AFFICHAGE et LE ZOOM permettent de passer d'un mode d'affichage et/ou d'un grossissement à un autre LA ZONE DE SAISIE affiche le document, le point d'insertion, la barre de sélection LES OUTILS D'ANALYSE RAPIDE figurent sur un ruban spécifique qui s'affiche à la demande lors d'une sélection…
1. LA BARRE DE TITRE
HA NT
La barre de titre est la barre de titre classique d'une fenêtre sous Windows.
2. LE MENU FICHIER
Il propose les commandes liées à l'ouverture, l'enregistrement, l'impression du document.
BOUTON GAUCHE
<CLIC G> SUR le menu se déroule
À GAUCHE DU RUBAN
MENU FICHIER
EC
Dérouler le menu "Fichier" Le refermer
III – DIALOGUER AVEC EXCEL
27
HA NT
ILL ON
RETOUR
3. LA BARRE D'OUTILS "ACCÈS RAPIDE"
Elle est située à la suite de l'icône de menu, à gauche de la barre de titres. BARRE ACCÈS RAPIDE
<CLIC D> DANS LA BARRE ou
La barre d'outils "ACCÈS RAPIDE" affiche les outils les plus couramment utilisés. ENREGISTRER
<CLIC G> ICI POUR CHOISIR LES OUTILS À AFFICHER
EC
ANNULER REFAIRE
Pour personnaliser la barre d'outils "accès rapide" <CLIC G> SUR OU <CLIC D> <COCHER> LES COMMANDES À AFFICHER
dans la barre même
28 Les commandes cochées sont affichées
ILL ON
Afficher la barre d'outils "accès rapide" La personnaliser en ajoutant l'impression rapide (si elle ne figure pas déjà)
4. LE RUBAN
Le ruban affiche une liste d'onglets. Les outils, regroupés par nature dans ces onglets, permettent d'effectuer très rapidement des opérations souvent complexes. ONGLETS
<CLIC G> SUR L'ONGLET les outils associés s'affichent dans le ruban <CLIC G>
SUR L'ONGLET
LES OUTILS S'AFFICHENT
HA NT
<POINTEUR> immobile sur un outil affiche sa fonction dans une bulle d'aide
a) LES ONGLETS
EC
Ils regroupent les outils de manière homogène en fonction de leur utilisation. L'onglet actif est au premier plan.
ONGLET ACTIF
L'onglet "accueil" regroupe les outils les plus utilisés, relatifs à la saisie et à la présentation des données
III – DIALOGUER AVEC EXCEL
29
Les onglets affichés et leur disposition varie ; en fonction de la tâche en cours ou de la sélection, de nouveaux onglets vont s'afficher au début ou à la fin du ruban (blog, image, tableau…)
b) LES GROUPES D'OUTILS
LE BLOC POLICE
TITRE DU BLOC
ILL ON
Lorsque qu'un onglet du ruban est au premier plan, les outils associés s'affichent. Ils se présentent sous forme de blocs logiques correspondant aux actions les plus courantes.
BOÎTE DE DIALOGUE ASSOCIÉE
Il est possible de réduire le ruban, seuls les onglets sont alors affichés et les groupes d'outils associés ne le sont plus.
BOUTON DROIT
BOUTON GAUCHE
<CLIC G>
SUR
(à droite du ruban)
OU
<CLIC D> SUR UN ONGLET
HA NT
<DOUBLE CLIC> SUR UN ONGLET ACTIF
<CLIC G>
<DOUBLE CLIC>
Il suffit de cliquer sur un onglet pour afficher les outils du ruban et d'épingler le ruban pour réafficher les blocs d'outils.
BOUTON DROIT
BOUTON GAUCHE
<CLIC G>
SUR
(à droite du ruban)
<CLIC D> SUR UN ONGLET
OU
<DOUBLE CLIC> SUR UN ONGLET ACTIF
EC
<DOUBLE CLIC>
<CLIC G>
Faire défiler les onglets du ruban Pour chaque onglet parcourir les outils (sans cliquer) et lire les bulles d'aide Réduire le ruban puis le rattacher
30
5. LES MENUS CONTEXTUELS ET BARRES D'OUTILS Ils sont liés au contexte d'utilisation et s'affichent sur un <CLIC D> à la position du pointeur de la souris. a) LES MENUS CONTEXTUELS
BOUTON DROIT
ILL ON
Selon la position du point d'insertion ou la sélection effectuée, le menu contextuel affiché concernera le texte, les tableaux, les images...
<CLIC G> DANS LA FEUILLE OU EFFECTUER UNE ÉVENTUELLE SÉLECTION
EC
HA NT
SOURIS POINTANT SUR LA SÉLECTION <CLIC D> POUR AFFICHER LE MENU CONTEXTUEL <CLIC G> SUR UNE COMMANDE POUR L'ACTIVER
Dans le classeur en cours, Appeler le menu contextuel Appeler le menu contextuel Appeler le menu contextuel Appeler le menu contextuel
d'une cellule des barres d'outils d'une ligne, d'une colonne d'un onglet de feuille de travail
III – DIALOGUER AVEC EXCEL
31
b) LA BARRE D'OUTILS
BOUTON GAUCHE
ILL ON
Une barre d'outils regroupant les outils adaptés s'affiche en complément du menu contextuel.
<CLIC G> DANS LA FEUILLE OU EFFECTUER UNE ÉVENTUELLE SÉLECTION SOURIS POINTANT SUR LA SÉLECTION <CLIC D> POUR AFFICHER LA BARRE D'OUTILS <CLIC G> SUR UNE COMMANDE POUR L'ACTIVER
Dans le classeur en cours, Effectuer les mêmes opérations que pour les menus contextuels
6. LA BARRE DE FORMULE
HA NT
La barre de formule permet d'afficher, saisir ou modifier les données de la cellule active. Elle est située sous le ruban et s'ouvre lors de saisie ou de modification.
RUBAN
BARRE DE FORMULE
RÉDUIT
RÉDUIRE LE RUBAN
DÉVELOPPER/RÉDUIRE LA BARRE DE FORMULE
LA BARRE DE FORMULE LORS D'UNE SAISIE DE CONSTANTE RÉFÉRENCE DE LA CELLULE
CASE DE
VALIDATION
SÉLECTIONNÉE
CASE D'ANNULATION
EC
LA BARRE DE FORMULE LORS D'UNE SAISIE DE FORMULE
CONTENU DE LA CELLULE
32 ZONES PRINCIPALES de la cellule active (colonne - ligne) LISTE des plages nommées ou liste des fonctions <CLIC G> pour dérouler la liste CASE D'ANNULATION <CLIC G> sur cette case pour annuler une entrée ou <ECHAP>
ILL ON
COORDONNÉES
CASE DE VALIDATION <CLIC G> sur cette case
pour valider une entrée ou <ENTRÉE>
affichant le contenu de la cellule active pour modifier dans la ligne d'information, <CLIC G> dans cette zone ZONE DE SAISIE
La barre de formule peut être développée pour afficher une formule de grande taille.
BOUTON GAUCHE
<CLIC G> <CLIC G>
SUR SUR
(extrémité droite de la barre) pour agrandir (extrémité droite de la barre) pour réduire
HA NT
Agrandir puis réduire la barre de formule
<CLIC G>
7. LES ASCENSEURS - LE CURSEURS DE FRACTIONNEMENT Les ascenseurs font défiler horizontalement et verticalement la partie affichée de la feuille (Le N° de ligne s'affiche dans une bulle lorsque l'on fait glisser le curseur verticalement)
BOUTON GAUCHE
EC
<FAIRE GLISSER> LE CURSEUR AVEC LA SOURIS les cellules affichées correspondent à la position relative du curseur
ASCENSEUR
III – DIALOGUER AVEC EXCEL Le curseur de fractionnement délimitant la zone "onglets de feuille" et la zone "ascenseur horizontal" modifie l'espace alloué à chacune des zones. CURSEUR DE FRACTIONNEMENT
ILL ON
Le curseur de fractionnement délimitant la zone nom des cases de validation de la barre de formule modifie l'espace alloué à chacune des zones.
CURSEUR DE FRACTIONNEMENT
Le fractionnement de la fenêtre en volets s'effectue avec l'outil
.
ONGLET "AFFICHAGE" GROUPE" "FENÊTRE" 4ème bloc)
<CLIC G> SUR <FAIRE GLISSER> LES LIGNES DE SÉPARATION AVEC LA SOURIS
HA NT
<FAIRE GLISSER>
Dans le classeur en cours, Séparer la fenêtre en volets horizontaux et verticaux Modifier la disposition onglets de feuille/ascenseur horizontal – annuler les volets
8. LA BARRE D'ÉTAT
La barre d'état, située en bas de la fenêtre EXCEL, affiche des informations sur l'action en cours, le document ouvert, la page affichée, la langue utilisée, etc.
EC
ÉTAT D'EXCEL SAISIE, MODIFICATION
CARACTÉRISTIQUES SÉLECTION
BOUTON DROIT
<CLIC D> <CLIC G>
DANS LA BARRE D'ÉTAT SUR LES INFOS À AFFICHER
MODES D'AFFICHAGE
ZOOM
33
34
9. LES MODES D’AFFICHAGE ET LE ZOOM Les Icônes sont situées, dans la barre d'état, à l’extrémité droite. ICÔNES :
ILL ON
Affiche le document en mode "normal" mode normal de travail
Affiche le document en mode "mise en page" présentation avant édition
Affiche le document en mode "aperçu des sauts de page" présentation avant impression
BOUTON GAUCHE
<CLIC G> SUR L'ICÔNE APPROPRIÉE OU <CLIC G> SUR L'ICÔNE "MODE NORMAL"
POUR REVENIR EN MODE NORMAL
Dans le classeur en cours, utiliser les différents modes d'affichage puis revenir en mode "normal"
HA NT
10. LA ZONE DE SAISIE
LA ZONE DE SAISIE EXCEL EST COMPOSÉE DES ÉLÉMENTS SUIVANTS :
LES LIGNES IDENTIFIÉES PAR DES NUMÉROS DE LIGNE LES COLONNES IDENTIFIÉES PAR DES LETTRES DE COLONNE LES CELLULES, À L'INTERSECTION DES LIGNES ET DES COLONNES LES PLAGES, SÉLECTION D'UNE OU PLUSIEURS CELLULES LE POINT D’INSERTION SYMBOLISE L’ENDROIT OÙ LES DONNÉES VONT ÊTRE INSÉRÉES LA CASE DE SÉLECTION TOTALE SÉLECTIONNE LA TOTALITÉ DE LA FEUILLE AFFICHÉE LES FEUILLES DE TRAVAIL IDENTIFIÉES PAR DES ONGLETS DE FEUILLE LES ONGLETS DE FEUILLE AVEC LES CASES DE DÉFILEMENT CASE DE SÉLECTION TOTALE
LETTRE DE COLONNE
EC
CELLULE ACTIVE
NUMÉRO DE LIGNE
CASES DE DÉFILEMENT
DES ONGLETS DE FEUILLES
ZONE D'AFFICHAGE
ONGLETS DE FEUILLES AJOUTER UN ONGLET
ASCENSEURS
III – DIALOGUER AVEC EXCEL 35 La zone de saisie affiche la structure de la feuille de travail, chaque feuille étant composée de lignes (l'axe des X d'un modèle orthonormé) et de colonnes (l'axe des Y ). Le numéro de la ligne et la lettre de colonne à l'intersection desquelles se trouve une cellule constituent ses références ou son adresse.
a) LA LIGNE
ILL ON
L'insertion ou la suppression de lignes et/ou de colonnes provoque l'incrémentation en plus ou en moins du numéro des lignes ou des lettres de colonnes suivantes
La ligne part de l'extrémité gauche de la feuille et se poursuit jusqu'à son extrémité droite. Les lignes sont numérotées de 1 à 1 048 576 sur le bord gauche de la feuille. Le menu contextuel va permettre d'insérer de nouvelles lignes dans une feuille, d'en supprimer, d’en modifier la hauteur, etc b) LA COLONNE
La colonne part du haut de la feuille et se poursuit jusqu'en bas. Il y a 16384 colonnes numérotées de A à XFD sur le bord supérieur de la feuille.
Le menu contextuel va permettre d'insérer de nouvelles colonnes dans une feuille, d'en supprimer, d’en modifier la largeur, etc c) LA CELLULE
HA NT
La cellule est l'intersection d'une ligne et d'une colonne. La cellule est définie par deux coordonnées, celle de la colonne et celle de la ligne. Ce sont ses références (ou son adresse). La cellule est l'élément de base de la structure. A1 est la première cellule, XFD1048576 la dernière. Une ligne est donc composée de 16384 cellules et une colonne de 1048576. Dans le classeur en cours, Appuyer en même temps sur les touches <CTRL> et <ORIGINE> pour aller en A1 Appuyer sur les touches <CTRL> et <BAS> puis sur les touches <CTRL> et <DROITE> Revenir en A1 avec <CTRL> et <ORIGINE
d) LA PLAGE
La plage est un ensemble de cellules contiguës sélectionnées par l'utilisateur. Elle est identifiée par les coordonnées de la cellule de départ et de la cellule de fin.
EC
La plage permet de considérer un ensemble de cellules comme une entité à part entière et d'affecter globalement à ces cellules des caractéristiques définies ; Il peut y avoir autant de plages que nécessaire ; elles peuvent recevoir un nom. Ce dernier est indispensable pour permettre la modification sur le web
C'est en bas et à droite de cette plage de données que s'affiche l'icône d'analyse rapide
Dans le classeur en cours Sélectionner la plage "B2:D4" Annuler la sélection en cliquant en A1
36 e) LE POINT D'INSERTION
Le point d'insertion a la forme d'un trait vertical clignotant la cellule lors de la saisie ou de la modification.
au sein de la barre de formule ou de
f) LA CASE DE SÉLECTION TOTALE
ILL ON
Dans les autres cas, le pointeur de la souris a la forme d'une croix dans la zone d'affichage ; la cellule sélectionnée est entourée d'un cadre
La case de sélection totale, à l'angle supérieur gauche de la feuille de travail, va permettre de sélectionner l'ensemble des cellules de la feuille. CASE DE SÉLECTION TOTALE
Dans le classeur en cours Sélectionner la totalité des cellules de la feuille 1 Annuler la sélection en cliquant en A1
g) LA FEUILLE
La feuille de travail est assimilable à une feuille de papier à carreaux ou chaque ligne porte un numéro et chaque colonne une lettre.
HA NT
Une feuille de travail est un modèle à deux dimensions puisqu'il n'y a que deux axes, la largeur (l'axe des x ou nombre de colonnes) et la hauteur (l'axe des y ou nombre de lignes). h) LES ONGLETS DE FEUILLE
Un classeur permet de rassembler plusieurs feuilles ayant un sujet commun : Un classeur est un modèle à trois dimensions, la 3ème dimension étant la profondeur (l'axe des z ou le nombre de feuilles de travail). La partie inférieure de la fenêtre contient plusieurs cases permettant de faire défiler les onglets des feuilles de travail, les onglets eux-mêmes ainsi que l'ascenseur horizontal. FEUILLE AFFICHÉE
DÉFILEMENT DES ONGLETS DANS LE SENS DES TRIANGLES
ONGLETS DES DIFFÉRENTES
CRÉER UNE NOUVELLE
FEUILLES DU CLASSEUR
FEUILLE DE TRAVAIL
EC
Il est conseillé de donner des noms parlant aux onglets.
BOUTON GAUCHE
<POINTER> SUR L'ONGLET <DOUBLE CLIC> ou
<CLIC D>
SAISIR LE NOUVEAU NOM OU MODIFIER L’EXISTANT <CLIC G> EN DEHORS DE L'ONGLET POUR LE FERMER
Dans le classeur en cours Faire un <DOUBLE CLIC> sur l'onglet "FEUILLE1" Saisir "test" et valider en cliquant en A1 ou par <ENTRÉE>
III – DIALOGUER AVEC EXCEL
37
11. LES OUTILS D'ANALYSE RAPIDE
HA NT
ILL ON
Lors d'une sélection de données, l'icône s'affiche à l'angle bas droit et donne accès à un ruban spécifique selon la nature des dîtes données.
EC
Si c'est un graphique qui est sélectionné, ce sont les outils droit.
qui s'affichent à l'angle haut
38 La souris permet d'utiliser les outils et les menus et de déplacer le pointeur.
1. RAPPEL DE QUELQUES FORMES DU POINTEUR
ILL ON
En fonction de sa position dans la fenêtre ou dans l'écran ainsi que du choix de telle ou telle commande, le pointeur de la souris peut prendre des formes variées. QUELQUES FORMES DU POINTEUR : : Forme courante du pointeur (déplacement sur la feuille ou sélection de cellules) : Déplacement ou copie d'une sélection
: Un traitement s'exécute en arrière-plan et peut ralentir la machine. : Le processeur est en cours de travail ; attendre qu'il soit disponible. : Positionnement du point d'insertion dans le texte : Accès à un lien hypertexte
: Déplacement d'une sélection, d'un objet : Sur l'angle inférieur gauche d'une sélection <FAIRE GLISSER> pour créer une série incrémentée
2. LE DÉPLACEMENT DANS LE DOCUMENT
HA NT
Il est possible de se rendre sur une cellule particulière ou de se déplacer en lignes ou en colonnes. BARRE DE FORMULE
<CLIC G> SUR LA ZONE NOM DE LA BARRE DE FORMULE SAISIR LA RÉFÉRENCE DE LA CELLULE <ENTRÉE>
Une ligne vers le haut <CLIC G> sur le triangle en haut de l'ascenseur vertical Une ligne vers le bas <CLIC G> sur le triangle en bas l'ascenseur vertical Relativement à longueur <FAIRE GLISSER> le curseur de l'ascenseur vertical Une colonne à gauche <CLIC G> sur le triangle à gauche de l'ascenseur horizontal Une colonne à droite <CLIC G> sur le triangle à droite de l'ascenseur horizontal Relativement à largeur <FAIRE GLISSER> le curseur de l'ascenseur horizontal
EC
VERS LE HAUT
POSITION RELATIVE VERS LE BAS
Une bulle d'aide indique au fur et à mesure du déplacement le numéro de la ligne ou la lettre de colonne Dans le classeur en cours Utiliser les ascenseurs horizontaux et verticaux / lire les bulles d'aide Se rendre en H12 avec la zone adresse de la barre de formule
III – DIALOGUER AVEC EXCEL La souris est particulièrement adaptée à des sélections rapides et précises. une cellule une ligne une colonne plusieurs lignes plusieurs colonnes une plage (1) une plage (2)
39
POINTEUR SUR CELLULE
<CLIC G> <CLIC G> POINTEUR SUR LETTRE DE COLONNE <CLIC G> POINTEUR SUR 1ER NUMÉRO DE LIGNE <FAIRE GLISSER> POINTEUR SUR 1ÈRE LETTRE DE COLONNE <FAIRE GLISSER> POINTEUR DANS PREMIÈRE CELLULE <FAIRE GLISSER> POINTEUR DANS PREMIÈRE CELLULE <CLIC G> <MAJ> ENFONCÉ POINTEUR SUR DERNIÈRE CELLULE <CLIC G> série de plages IDEM PLAGE (1) <CTRL> ENFONCÉ feuille entière POINTEUR SUR CASE SÉLECTION TOTALe <CLIC G> plage multifeuilles SÉLECTION PLAGE SUR 1ÈRE FEUILLE <CTRL>ENFONCÉ POINTEUR SUR ONGLET FEUILLE <CLIC G> sur chaque onglet plage multifeuilles SÉLECTION PLAGE SUR 1ÈRE FEUILLE <MAJ>ENFONCÉ POINTEUR SUR ONGLET DERN.FEUILLE <CLIC G> annuler une POINTEUR SUR ONGLET DERN.FEUILLE <CLIC D>
ILL ON
POINTEUR SUR NUMÉRO DE LIGNE
PLAGE MULTIFEUILLES
DISSOCIER LES FEUILLES
<CLIC G> dans le document annule la sélection
HA NT
Dans le classeur en cours, sélectionner la plage B3:C6 - annuler la sélection sélectionner la plage B3:C6 - ajouter à cette sélection la plage D9:E11 puis B14:C16 - annuler la sélection sélectionner la ligne 3 ajouter à cette sélection les lignes 6 et 9 - annuler la sélection sélectionner la colonne B ajouter à cette sélection les colonnes E et G - annuler la sélection sélectionner les lignes 3 à 9 - annuler la sélection sélectionner les colonnes B à G - annuler la sélection sélectionner la plage B3:C6 dans la feuille - étendre la sélection jusqu'à feuille 3 enlever de la sélection la feuille 2 - annuler la sélection
3. L'UTILISATION DU RUBAN ET DES OUTILS
La souris permet un accès rapide aux différentes commandes du ruban.
EC
RUBAN
<CLIC G> SUR UN ONGLET DU RUBAN AFFICHE LES OUTILS ASSOCIÉS
BARRE DE FORMULE
<POINTER> AFFICHE UNE BULLE D'AIDE <CLIC G> EFFECTUE L'ACTION ASSOCIÉE
Si un outil est accompagné du signe , l'outil lui-même affiche la dernière variante utilisée et un <CLIC G> applique cette dernière ; pour afficher tous les choix, <CLIC G> sur de l'outil
Dans le classeur en cours, <CLIC G> en b2 puis saisir 25 <CLIC G> sur de la barre de formule <CLIC G> sur (gras) puis sur (italique) du groupe police de l'onglet accueil du ruban
40
4. L'ANNULATION DE LA DERNIÈRE ACTION Si une action n'a pas le résultat escompté, il est possible de l'annuler.
ILL ON
BARRE ACCÈS RAPIDE
<CLIC G> SUR
OU <CLIC G> SUR POUR DÉROULER LA LISTE <CLIC G> SUR L'ACTION À PARTIR DE LAQUELLE VOUS DÉSIREZ ANNULER
Dans le classeur en cours, Annuler les actions précédemment effectuées une par une
5. L'ANNULATION DE L'ANNULATION Une action annulée peut être rétablie.
BARRE
ACCÈS RAPIDE
<CLIC G> SUR
HA NT
OU <CLIC G> SUR POUR DÉROULER LA LISTE <CLIC G> SUR L'ACTION À PARTIR DE LAQUELLE VOUS DÉSIREZ RÉTABLIR
les annulations ne tiennent pas compte de la notion de feuille mais concernent les opérations effectuées sur la totalité du classeur Rétablir les actions précédentes
EC
avant d'effectuer une opération dont vous n'êtes pas sûr, enregistrez votre travail ; si les choses se passent mal et que vous n'arrivez pas à revenir en arrière, il vous suffira de fermer le classeur sans l'enregistrer puis de le rouvrir.
III – DIALOGUER AVEC EXCEL
41
Le clavier permet de déplacer le curseur.
1. LE DÉPLACEMENT AVEC LES TOUCHES
HA NT
ILL ON
Bien que la souris soit l'outil de déplacement privilégié, le clavier est pratique pour accéder à des zones du document éloignées de la partie affichée. une cellule vers la droite FLÈCHE DROITE une cellule vers la gauche FLÈCHE GAUCHE une cellule vers le bas FLÈCHE BAS une cellule vers le haut FLÈCHE HAUT cellule A1 de la feuille active <CTRL> <ORIGINE> fin de la zone active de la feuille <CTRL><FIN> bord droit de la zone active <CTRL> FLÈCHE DROITE bord gauche de la zone active <CTRL> FLÈCHE GAUCHE bas de la zone active <CTRL> FLÈCHE BAS haut de la zone active <CTRL> FLÈCHE HAUT d'un écran vers le bas <PGSUIV> un écran vers le haut <PGPREC> feuille précédente <CTRL><PGPREC> feuille suivante <CTRL><PGSUIV> cellule précise <F5>
2. LES TOUCHES DE FONCTION
Les touches de fonction sont numérotées de <F1> à <F12>. Elles peuvent être employées seules ou en combinaison avec une touche spéciale.
AIDE
MODIFIE NOM
EC
<F1> <F2> <F3> <F4>
ABSOLU
appel de l'assistance en ligne modification d'une cellule existante liste des noms de plages référence absolue du contenu d'une cellule
OU
RÉPÉTER
<F5> <F6> <F7> <F8> <F9> <F10> ALT <F1> <F12>
VA
FENÊTRE ORTHOGRAPHE EXTENSION CALCUL MENU GRAPHIQUE ENREGISTRER
répète la dernière action déplacement vers une cellule précise passage d'un volet d'une fenêtre à l'autre vérification de l'orthographe active ou désactive le mode extension sélection lancement du calcul manuel de la feuille équivalent de <alt> insère un graphique enregistrer le classeur
ILL ON
42 La touche <F5> permet de se déplacer précisément d'un endroit à l'autre du document.
CLAVIER
<F5>
SAISIR L'ADRESSE
HA NT
POUR VALIDER
3. LA SÉLECTION
Le clavier peut être utilisé pour des sélections. UNE CELLULE
CURSEUR SUR CELLULE
ÉTENDRE
CURSEUR SUR 1
EXTENSION SÉLECTION
CURSEUR SUR 1ÈRE CELLULE
ÈRE
CELLULE
<FLÈCHES> <MAJ>ENFONCÉ <FLÈCHES> <F8> <FLÈCHES>
4. L'UTILISATION DU RUBAN
Comme pour la sélection, l'utilisation du clavier pour accéder au ruban est plutôt réservée à des cas de dépannage (souris en panne…). EFFECTUER UNE ÉVENTUELLE SÉLECTION ENFONCER LA TOUCHE <ALT>
EC
des cases avec lettres et/ou numéros s'affichent sur le ruban TAPER LE CARACTÈRE CORRESPONDANT À L'ONGLET VOULU AU CLAVIER les outils de l'onglet s'affichent et d'autres caractères s'affichent près des outils TAPER LE CARACTÈRE CORRESPONDANT À L'OUTIL VOULU AU CLAVIER l'action liée à l'outil s'effectue
III – DIALOGUER AVEC EXCEL
43
5. L'ANNULATION DE LA DERNIÈRE ACTION
ILL ON
Si une action n'a pas le résultat escompté, il est possible de l'annuler.
CLAVIER
<CTRL><Z> (ou <alt> <retour arrière>) autant de fois que nécessaire
6. LA RÉPÉTITION DE LA DERNIÈRE ACTION
Une action peut être répétée sur une autre sélection mais immédiatement après.
CLAVIER
EC
HA NT
<CTRL><Y> (ou <F4>) autant de fois que nécessaire
EC ILL ON
HA NT
IV – CRÉER UN CLASSEUR
45
ILL ON
LES ÉTAPES NÉCESSAIRES À LA CRÉATION D'UN DOCUMENT EXCEL SONT LES SUIVANTES Choisir le modèle (si nécessaire) Adapter l'affichage de l'écran (plein écran, zoom) Saisir les données (hors données calculées : libellés d'abord puis valeurs ensuite) Saisir les formules ou fonctions (données calculées : somme, moyenne...) Vérifier le tableau Mettre en forme le tableau Créer un graphique (si nécessaire) Définir la taille du support papier, l'orientation et les marges Protéger la feuille de travail (déverrouiller les cellules de données) Éditer le document
Ces étapes sont les différentes vérifications d'une Check-list. Ainsi pour les deux premières étapes, il suffit la plupart du temps de dire "ok" et il n'y a rien à faire. Ces étapes ne sont pas obligatoirement indépendantes les unes des autres. Ainsi, la vérification de l'orthographe et une partie de la mise en forme pourront être faites lors de la saisie des données
HA NT
il est indispensable d'enregistrer régulièrement, au minimum entre chacune de ces étapes
Il peut être basé sur une modèle ou créé de toutes pièce. Le modèle correspond à un ensemble de caractéristiques communes qui permet de ne pas partir de zéro. un modèle enregistre un certain nombre de caractéristiques : contenu, mise en page, mise en forme, styles, macros
1. LE MODÈLE NORMAL
C'est un modèle qui regroupe les caractéristiques standards d'un classeur Excel. MENU FICHIER
EC
<CLIC G> SUR
<CLIC G> SUR
<CTRL><N>
46 L'écran d'accueil d'Excel propose déjà un classeur vierge appelé "classeur N°" et basé sur ce même modèle normal
ILL ON
Il est aussi possible de créer un nouveau classeur standard en dehors d'Excel et directement dans un dossier à partir de l'ordinateur ou de l'explorateur.
OU
ONGLET "ACCUEIL" BLOC "NOUVEAU" (3ème bloc)
OU
BOUTON DROIT
DANS LE DOSSIER VOULU DU POSTE DE TRAVAIL (à priori un sous-dossier de "documents")
DANS LE DOSSIER VOULU DU POSTE DE TRAVAIL
(à priori un sous-dossier de "documents") <CLIC D>
NOMMER LE FICHIER PUIS <ENTRÉE> <DOUBLE CLIC> SUR LE FICHIER POUR L'OUVRIR DANS EXCEL
HA NT
Créer un nouveau classeur standard dans Excel – le fermer sans l'enregistrer Créer un nouveau classeur standard Excel à partir du dossier "documents" L'ouvrir dans Excel, le fermer puis le supprimer
2. LES AUTRES MODÈLES
Si le tableau est particulier et présente une certaine complexité (notes de frais, feuille de présence, facture…), il est pratique de partir d'un modèle existant. MENU FICHIER
<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR LE MODÈLE
EC
<CLIC G> SUR
…
IV – CRÉER UN CLASSEUR
47
ILL ON
Créer un classeur basé sur le modèle "budget marketing" Tester ses fonctionnalités, le fermer sans l'enregistrer
LES DONNÉES PEUVENT ÊTRE DE DEUX TYPES : CONSTANTE OU FORMULE Une constante peut être un nombre, une date, une heure ou du texte ; sa valeur ne change pas à moins d'être directement modifiée par l'utilisateur. Une formule est une combinaison de valeurs constantes et d'opérateurs ; sa valeur peut donc varier si les valeurs d'autres cellules de la feuille sont modifiées "25", "32", "maison" sont des constantes "=somme(b2:c5)", "=c6 + d8" sont des formules
La saisie des données est la première étape de création d'une feuille Excel. Qu'elle soit numérique (chiffres) ou alphanumérique (texte), qu'elle soit constituée de chiffres, caractères, formules ou fonctions, la procédure obéit aux mêmes règles. LA SAISIE DES DONNÉES VA S'AFFICHER EN DEUX ENDROITS DIFFÉRENTS La barre de formule. La cellule concernée L'utilisateur intervient au choix à l'un ou l'autre de ces emplacements.
HA NT
SAISIE Saisir d'abord les titres de ligne et de colonnes (libellés) Saisir ensuite les données (valeurs à l'intersection des lignes et colonnes de titre) Saisir enfin les formules de calcul (totaux…)
vous pouvez faire un minimum de mise en forme (largeur de colonne) si cela facilite la saisie
1. LA SAISIE SIMPLE
La saisie concerne le plus souvent une cellule.
BOUTON GAUCHE
EC
<CLIC G> SUR LA CELLULE À RENSEIGNER TAPER LES CARACTÈRES, CHIFFRES OU LETTRES, CONSTITUANT L'ENTRÉE ils s'affichent au fur et à mesure <CLIC G> SUR LA CASE POUR VALIDER (la même cellule reste sélectionnée) OU
<CLIC G> SUR LA CASE
POUR ANNULER
CURSEUR SUR LA CELLULE À RENSEIGNER SAISIR CARACTÈRES, CHIFFRES, LETTRES, <ENTRÉE> POUR VALIDER LES DONNÉES ET DESCENDRE D'UNE CELLULE <TAB> POUR VALIDER LES DONNÉES ET ALLER SUR LA CELLULE À DROITE OU <ECHAP> POUR ANNULER LA SAISIE
48 Toujours commencer la saisie des données dans la première feuille de travail du classeur (s'assurer que l'onglet "feuille1" est activé) et à l'origine de la feuille (l'angle supérieur gauche du tableau de données doit être en A1)
ILL ON
Lorsqu'une cellule est sélectionnée, elle est encadrée et son contenu est affiché dans la barre de formule. Dans tous les cas, Excel détermine automatiquement la nature des entrées
Ne mélangez pas saisie et mise en forme : ne laissez pas de lignes ou de colonnes blanches à des fins esthétiques; Excel ne comprendrait plus vos données (la mise en forme d'Excel permettra d'arriver au résultat souhaité d'une manière plus adaptée) Créer un nouveau classeur (fermer les éventuels classeurs ouverts) Dans la 1ère feuille et en observant attentivement la barre de formule : <CLIC G> dans la cellule B2 et saisir "125" avec le clavier numérique Annuler la saisie (ne pas la valider)
L'erreur la plus fréquente est d'oublier de valider la saisie ! N'oubliez pas de faire <ENTRÉE> , <TAB> ou <CLIC G> sur la case à la fin de votre saisie
2. LA SAISIE MULTIPLE
HA NT
La saisie peut concerner une ou plusieurs plages de cellules.
<SÉLECTIONNER> LA OU LES PLAGES TAPER LES DONNÉES DE LA 1ÈRE CELLULE <ENTRÉE> POUR VALIDER LES DONNÉES TAPER LES DONNÉES DE LA 2ÈME CELLULE <ENTRÉE> POUR VALIDER LES DONNÉES RÉPÉTER L'OPÉRATION POUR LES AUTRES CELLULES
BOUTON GAUCHE
<SÉLECTIONNER> LA OU LES PLAGES TAPER LES DONNÉES DE LA 1ÈRE CELLULE <CLIC G> SUR LA CASE DE VALIDATION ÈME <CLIC G> SUR LA 2 CELLULE TAPER LES DONNÉES DE LA 2ÈME CELLULE <CLIC G> SUR LA CASE DE VALIDATION…
EC
Dans le classeur en cours et sur la 1ère feuille Saisir le tableau suivant :
L'enregistrer sous le nom "commande de fleurs" puis le fermer
IV – CRÉER UN CLASSEUR Le déplacement au sein des plages sélectionnées obéit aux règles suivantes cellule suivante (en bas) cellule précédente (en haut) cellule suivante (vers la droite) cellule précédente (vers la gauche)
ILL ON
<ENTRÉE> <MAJ><ENTRÉE> <TAB> <MAJ><TAB>
49
La procédure pour saisir une même valeur dans toutes les cellules de la plage sélectionnée est identique hormis le fait qu'il faut appuyer simultanément sur les touches <CTRL> et <ENTRÉE> (au lieu de <ENTRÉE> seule) après avoir saisi la valeur
3. LA SAISIE UNIQUE
Il peut arriver qu'il soit nécessaire, notamment dans un but de contrôle, de saisir la même valeur dans toute la plage.
<SÉLECTIONNER> LA OU LES PLAGES SAISIR LA VALEUR <CTRL><ENTRÉE>
HA NT
Afficher ou créer un nouveau classeur Dans la 1ère feuille Sélectionner la plage B2:C8 et taper "74" avec le clavier numérique Valider avec les touches <CTRL><ENTRÉE>
4. LES ENTRÉES LONGUES
La longueur de la suite de caractères saisis peut excéder la taille de la cellule contenante. Il est possible d'adapter à posteriori la taille de la cellule mais cela n'est pas toujours nécessaire
LORSQUE LA SAISIE EST NUMÉRIQUE (CHIFFRES) ET DANS LE FORMAT STANDARD Si la partie décimale est trop longue, les chiffres surnuméraires n'apparaissent pas et la valeur est arrondie Si la partie entière est trop longue, l'affichage est en notation scientifique (si le format n'est pas automatique, des dièses remplacent les chiffres de la cellule) LORSQUE LA SAISIE EST ALPHANUMÉRIQUE (TEXTE)
EC
Le libellé se poursuit dans la cellule adjacente si celle-ci est inoccupée Le libellé est tronqué si la cellule adjacente est renseignée. Dans le classeur en cours et dans la 2ème feuille, saisir : 45,5555555555555555 la valeur arrondie est affichée 489658975644456555 la valeur est affichée sous forme scientifique anticonstitutionnellement l'affichage se poursuit dans la cellule adjacente "12" dans la cellule adjacente le libellé précédent est tronqué
50
5. LA SÉLECTION DES DONNÉES
ILL ON
La sélection est préalable à toute action (saisie, modification, mise en forme…) SÉLECTION / SOURIS une cellule <CLIC G> pointeur sur cellule une petite plage <FAIRE GLISSER> pointeur dans première cellule <CLIC G> pointeur dans première cellule une grande plage <MAJ>ENFONCÉ se déplacer avec l'ascenseur <CLIC G> pointeur dans dernière cellule série de plages <CTRL>ENFONCÉ idem plage (1) la feuille entière <CLIC G> pointeur sur case sélection totale La sélection s'effectue en transparence sans altérer la présentation des données
Tester les procédures de sélection dans la 1ère feuille du classeur en cours
6. LA MODIFICATION DES DONNÉES
HA NT
Il est toujours possible de modifier le contenu d'une cellule, que ce soit en cours de saisie ou une fois la saisie effectuée ; il est plus simple de le faire en cours de saisie et avant validation. EN COURS DE SAISIE : la touche <RETOUR ARRIÈRE> efface les caractères en cours de saisie, un par un et de la fin de la saisie vers le début la touche
Echap
<ECHAP> annule la totalité de la saisie en cours
la case <ANNULATION>
annule la totalité de la saisie en cours
LA SAISIE EFFECTUÉE <F2> <CLIC G> dans la barre de formule <DOUBLE CLIC> dans la cellule
permettent de passer en mode modification
7. L'EFFACEMENT DES DONNÉES
EC
L'effacement des données vide les cellules de leur contenu. Si d'autres données doivent remplacer le contenu actuel, les nouvelles données remplacent les anciennes.
SE POSITIONNER DEVANT LES CARACTÈRES À SUPPRIMER ou SÉLECTIONNER LES CARACTÈRES À SUPPRIMER EMPLOYER LA TOUCHE
Suppr
SE POSITIONNER APRÈS LES CARACTÈRES À SUPPRIMER ou SÉLECTIONNER LES CARACTÈRES À SUPPRIMER EMPLOYER LA TOUCHE
IV – CRÉER UN CLASSEUR
51 ONGLET ACCUEIL GROUPE "ÉDITION" (dernier bloc)
BOUTON DROIT
SÉLECTIONNER LA PLAGE DE CELLULES
<CLIC D> la mise en forme de la cellule est conservée
<CLIC G> SUR
ILL ON
SÉLECTIONNER LA PLAGE DE CELLULES
Dans la 1ère feuille du classeur en cours En B2, effacer le contenu avec le menu contextuel En B3, effacer le contenu avec le ruban En C2, effacer le contenu avec En C3, faire un <DOUBLE CLIC> Effacer le contenu avec
Suppr
Une méthode plus simple consiste à sélectionner la cellule ou les caractères de la cellule à effacer puis à saisir directement les nouvelles données à la place des anciennes Si la modification est refusée, vérifier que la feuille de travail n'est pas protégée ou finalisée
HA NT
SÉLECTION AU SEIN D'UNE CELLULE
BOUTON GAUCHE
EN MODE MODIFICATION <FAIRE GLISSER > pour sélectionner des caractères <DOUBLE CLIC> pour sélectionner un mot
EC
EN MODE MODIFICATION FLÈCHES de direction pour se déplacer <MAJ> + FLÈCHES de direction pour étendre la sélection <CTRL> + FLÈCHES pour atteindre un mot <CTRL>+ <MAJ> + flèches pour étendre la sélection d'un mot ou d'une ligne <MAJ>+ <ORIGINE> pour étendre la sélection au début de la ligne <MAJ>+ <FIN> pour étendre la sélection à la fin de la ligne <CTRL>+ <ORIGINE> pour atteindre le début des données de la barre de formule <CTRL>+ <FIN> pour atteindre la fin des données de la barre de formule <CTRL><MAJ>+ <ORIGINE> pour étendre la sélection au début des données de la barre <CTRL><MAJ>+ <FIN> pour étendre la sélection à la fin des données de la barre
52
8. L'ANNULATION DE LA DERNIÈRE ACTION
BOUTON GAUCHE
<CLIC G> SUR
ILL ON
Il est aussi toujours possible d'annuler une action ou plusieurs actions erronées.
<CTRL><Z>
Dans la 2ème feuille du classeur en cours <CLIC G> sur la cellule ou est affiché "anticonstitutionnellement" <CLIC G> dans la barre de formule entre "ti" et "tu" Suppr
Essayer les touches <SUPPR> et Valider les modifications Annuler avec
la modification
1 LES DONNÉES NUMÉRIQUES
<RETOUR ARRIÈRE>
Une donnée numérique est un nombre mais peut être aussi une date ou une heure.
HA NT
a) LES NOMBRES
Excel sait reconnaître automatiquement les données numériques. Un nombre doit être saisi tel quel, tous chiffres à la suite, la mise en forme du nombre intervenant dans un second temps ; les nombres sont à priori justifiés à droite. PRINCIPES : Excel accepte les caractères spéciaux suivants dans une saisie numérique : +-()/%*E le symbole monétaire, le séparateur de millier et le séparateur décimal sont également acceptés : € <espace> Le format standard est affecté par défaut aux cellules d'une feuille de travail. Excel remplace ce format par le format adapté en fonction de la saisie (%, €...)
EC
Saisir d'abord les valeurs brutes, sans mise en forme, puis affecter le format du nombre (plutôt que de saisir à la fois valeur et format) - seul le % fait exception à cette règle (on peut saisir directement X%)
Dans le classeur en cours Dans une cellule vierge, saisir 1500€ Dans la cellule au-dessous, saisir 1500F Remarquer que dans le 1er cas, l'alignement se fait à droite (c'est un nombre) et dans le second cas, l'alignement se fait à gauche (il est reconnu comme du texte)
IV – CRÉER UN CLASSEUR
53
b) LES DATES ET LES HEURES
ILL ON
Les dates et les heures sont reconnues et peuvent faire l'objet de calculs. Les dates sont considérées comme nombres entiers et les heures comme nombres décimaux.
CLAVIER
SÉLECTIONNER LA CELLULE DE SAISIE SAISIR LA DATE OU L'HEURE <ENTRÉE> POUR VALIDER
l'alignement automatique à droite indique qu'il s'agit d'un nombre
RECOMMANDATIONS : Les dates doivent être saisies avec le séparateur / (slash) Les heures doivent être saisies avec le séparateur : (deux points)
13/07/11 14:20
Si l'alignement ne s'effectue pas automatiquement à droite à la validation, la saisie n'est pas reconnue comme heure ou date et aucun calcul ne pourra être effectué avec
HA NT
C'est dans un second temps, à l'aide du format que vous donnerez la présentation définitive à la date ou à l'heure (ex 30 juillet 2016 ou 14h 20 mn) Comme pour les autres formats de nombre, si vous saisissez directement les dates et les heures telles que vous voulez les voir afficher, vous prenez le risque que Excel ne les reconnaisse pas, les considère comme du texte et ne puisse faire de calcul avec
Dans le classeur en cours, dans une cellule vierge, Saisir : 30/06/16 – valider puis saisir 11:45:30 – valider (vérifier que tout s'aligne à droite) Fermer le classeur sans l'enregistrer
2 LES DONNÉES TEXTE
Les données alphanumériques sont les données qui ne sont pas considérées par Excel comme des nombres ou des formules. a) LE LIBELLE
Les libelles sont automatiquement alignés à gauche.
EC
Pour entrer en tant que texte des caractères qui sont numériques, le plus sûr est de les saisir sous forme de formule du type : ="256" Si vous saisissez le nombre et que vous lui donnez le format "texte", il sera quand même pris en compte dans les calculs
54 b) LA ZONE DE TEXTE
La zone de texte permet de créer au sein de la feuille de travail une zone destinée à du texte, texte qui peut alors recevoir une mise en forme particulière. ONGLET INSERTION
ILL ON
GROUPE "TEXTE" (avant dernier bloc)
<CLIC G> SUR <FAIRE GLISSER> POUR POSITIONNER ET DÉFINIR LA TAILLE DE LA ZONE DE TEXTE (la largeur de la zone est fixe et la saisie se poursuit éventuellement sur d'autres lignes) ou <CLIC G> (taille de zone standard) la taille de la zone s'agrandit horizontalement au fur et à mesure de la saisie SAISIR LE TEXTE <CLIC G> EN DEHORS DE LA ZONE POUR VALIDER
HA NT
MANIPULATIONS <CLIC G> dans la zone de texte affiche le point d'insertion à l'intérieur et sélectionne la zone de texte (elle est encadrée avec sur les côtés et les angles) POINTER sur
un bord de la zone de texte sélectionnée (forme ) permet son déplacement en faisant glisser la souris <CLIC D> sur un bord de la zone de texte permet l'affichage de son menu contextuel c) LES COMMENTAIRES
Un commentaire est annexé à une cellule. Il est affiché dans une bulle d'aide. (1) INSÉRER UN COMMENTAIRE
Un petit triangle rouge en haut et à droite de la cellule désigne les cellules annotées. ONGLET RÉVISION
GROUPE "COMMENTAIRES" (3ème bloc) SÉLECTIONNER LA CELLULE
BOUTON DROIT
SÉLECTIONNER LA CELLULE
EC
<CLIC D>
<CLIC G> SUR
SAISIR LE TEXTE <CLIC G> EN DEHORS POUR VALIDER
La cellule annotée est marquée d'un triangle rouge
IV – CRÉER UN CLASSEUR
55
(2) AFFICHER UN COMMENTAIRE
Le commentaire n'est normalement affiché que lorsque l'utilisateur pointe la souris sur la cellule commentée ; il peut cependant être affiché en permanence. ONGLET RÉVISION GROUPE "COMMENTAIRES" (4ème bloc)
<CLIC G> SUR
ILL ON
SÉLECTIONNER LA CELLULE
BOUTON DROIT
SÉLECTIONNER LA CELLULE
<CLIC D>
totalité des commentaires
ne nécessite pas de sélection préalable puisque concerne la
Ouvrir le classeur "commande de fleurs" Sélectionner la cellule dont le contenu est "pivoines" Indiquer comme commentaire : "délais de 8 jours" Pointer sur le commentaire pour l'afficher puis afficher le commentaire en permanence (3) MODIFIER UN COMMENTAIRE
Le commentaire affiché, il est possible de modifier le texte.
ONGLET RÉVISION
GROUPE "COMMENTAIRES" (4ème bloc)
HA NT
BOUTON GAUCHE
COMMENTAIRE AFFICHÉ SÉLECTIONNER LE COMMENTAIRE
COMMENTAIRE AFFICHÉ <CLIC G> DANS LE COMMENTAIRE
<CLIC G> SUR
Dans le classeur "commande de fleurs" Modifier le commentaire précédent en "délais de 15 jours"
(4) METTRE EN FORME UN COMMENTAIRE
Où la présentation.
GROUPE "CELLULES" (6ème bloc)
BOUTON DROIT
COMMENTAIRE AFFICHÉ SÉLECTIONNER LE COMMENTAIRE
COMMENTAIRE AFFICHÉ SÉLECTIONNER LE COMMENTAIRE
EC
ONGLET ACCUEIL
<CLIC D>
<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR CHOISIR LES OPTIONS POUR VALIDER
ILL ON
56
HA NT
Dans le classeur "commande de fleurs" Modifier la présentation du commentaire comme ci-dessous
(5) EFFACER UN COMMENTAIRE
Ou de l'effacer.
ONGLET RÉVISION
GROUPE "COMMENTAIRES" (3ème bloc) CELLULE OU COMMENTAIRE SÉLECTIONNÉ
COMMENTAIRE SÉLECTIONNÉ, APPUYER SUR Suppr
<SUPPR> OU
<RETOUR ARRIÈRE>
<CLIC G> SUR
EC
BOUTON DROIT
CELLULE DE COMMENTAIRE SÉLECTIONNÉE
<CLIC D>
Dans le classeur "commande de fleurs" Effacer le commentaire Annuler l'effacement
IV – CRÉER UN CLASSEUR
57
Les formules ou les fonctions sont des types de données particulières. Elles prennent le plus souvent en compte les valeurs enregistrées dans d'autres cellules de la feuille de travail. La position de ces cellules est indiquée par leurs références.
ILL ON
1 LES FORMULES
Une formule permet d'effectuer des calculs et d'afficher le résultat dans une cellule et ce, à partir de nombres et/ou d'autres cellules. Les cellules intervenant dans le calcul sont définies par leurs références (lettre de colonne et N° de ligne)
Des opérateurs les mettent en relation : + (plus), - (moins), * (multiplié), / (divisé). Les formules peuvent être arithmétiques, logiques ou texte selon les opérateurs
HA NT
<CLIC G> DANS LA CELLULE OÙ DOIT S'AFFICHER LE RÉSULTAT DU CALCUL TAPER = (SIGNE ÉGAL) l'indicateur "entrer" s'inscrit dans la barre d'état à gauche <CLIC G> SUR LA PREMIÈRE CELLULE SAISIR L'OPÉRATEUR <CLIC G> SUR LA SECONDE CELLULE VALIDER PAR OU <ENTRÉE>
Lors de la saisie, utiliser le pavé numérique à droite du clavier sur lequel vous avez les chiffres de 1 à 9, les opérateurs et une touche <ENTRÉE> l'idéal est d'utiliser la souris dans la main droite pour désigner les cellules ou les plages et d'avoir la main gauche sur le pavé numérique pour les opérateurs (+ - / *)
COMPOSITION D'UNE FORMULE FONCTION
OPÉRATEURS
CONTENU DE LA CELLULE
EC
SÉPARATEURS
OPÉRANDES
SÉLECTIONNÉE
CELLULE SÉLECTIONNÉE
58 SYNTAXE OPÉRANDE
données ou références de cellules contenant les données faisant l'objet du calcul OPÉRATEURS
SÉPARATEURS
ILL ON
symboles indiquant l'opération à effectuer symboles permettant de combiner les différentes opérations (parenthèses) Ne pas oublier de faire précéder les références de la cellule de = (égal)
LISTE DES OPERATEURS PLUS MOINS MULTIPLIÉ DIVISÉ POURCENTAGE PUISSANCE
= < > <> <= >= & #non# #et# #ou#
ÉGAL INFÉRIEUR À SUPÉRIEUR À DIFFÉRENT INFÉRIEUR OU ÉGAL SUPÉRIEUR OU ÉGAL CONCATÉNATION NON LOGIQUE ET LOGIQUE OU LOGIQUE
HA NT
+ * / % ^
a) LA FORMULE ARITHMÉTIQUE
C'est la plus courante ; elle permet de manipuler des chiffres. =a5+b5 ADDITIONNE LES CELLULES A5 ET B5
SOUSTRAIT 1 À LA VALEUR DE LA CELLULE A5
=a5*3
MULTIPLIE LA VALEUR DE LA CELLULE A5 PAR 3
=a5/2
DIVISE LA VALEUR DE LA CELLULE A5 PAR 2
EC
=a5-1
Dans le classeur "commande de fleurs", effacer les données de la colonne "valeur" Faire le total des quantités avec l'opérateur arithmétique "+" Calculer la colonne "valeur" pour chaque type de fleur en multipliant quantité par prix Enregistrer et fermer le classeur "commande de fleurs"
IV – CRÉER UN CLASSEUR
ILL ON
b) LA FORMULE LOGIQUE
59
La formule logique est un type particulier de formule qui fait un test et affiche : vrai/faux. LA FORMULE LOGIQUE +a5=10 donne vrai si a5 est égal à 10 et faux autrement +a5>1 donne vrai si a5 est supérieur à 1 et faux autrement Dans un classeur vierge, reproduire les 2 exemples ci-dessus
HA NT
La formule logique, associée à un format conditionnel est un excellent moyen d'introduire une formule de vérification dans un tableau
c) LA FORMULE TEXTE
La formule texte manipule les chaines de caractères au lieu de chiffres. LA FORMULE TEXTE +"tic"&"tac" affiche tictac +B2 & B3 affiche tictac si le contenu de B2 est "tic" et celui de B3 "tac" B2 et B3 sont remplacés par leur contenu Dans le même classeur, reproduire l'exemple ci-dessus Fermer le classeur sans l'enregistrer
d) LA FORMULE MATRICIELLE
EC
La formule matricielle est un type particulier de formule à employer lorsque la même formule est répétée dans une plage de cellules adjacentes. Elle permet de ne saisir qu'une seule fois la formule pour l'ensemble des cellules.
SÉLECTIONNER LA PLAGE DE CELLULES SAISIR LA FORMULE EN INCLUANT TOUTES LES PLAGES DE RÉFÉRENCE (pas d'accolades) <CTRL><MAJ><ENTRÉE>
60 Pour la modifier, il suffit de modifier une cellule de la plage puis de nouveau <CTRL><MAJ><ENTRÉE>
ILL ON
EXCEL convertit automatiquement les lettres minuscules d'une formule (ou d'une fonction) en majuscules. S'il ne le fait pas, c'est que celle-ci n'est pas valide ou n'est pas reconnue comme telle. Vérifier la saisie. Si la formule est reconnue comme valeur mais n'est pas acceptée, "ERR" s'affiche - Vérifier alors la syntaxe
HA NT
Créer un nouveau classeur Se rendre en "feuille 3" Saisir le tableau suivant (les formules et fonction sont affichées en clair pour la compréhension du tableau mais doivent être saisies comme des formules et non des données) Enregistrer le classeur sous le nom "bilan" et le fermer
2 LES FONCTIONS
Les fonctions sont des formules intégrées et prédéfinies suivies d'un ou plusieurs arguments et obéissant à une syntaxe précise. Dans un tableau, elles s'utilisent souvent en combinaison avec des formules et sont précédées du signe = (égal). UNE FONCTION S'EXPRIME TOUJOURS SOUS LA FORME : =FONCTION(ARG1;ARG2;ARG3;ARGN)
indique à Excel qu'une fonction suit PARENTHÈSES les parenthèses encadrent les arguments de la fonction ARG1 ARG2..ARGN définissent les différentes variables dont la valeur est à renseigner (emplacement, valeur, chaîne, condition) ; POINT-VIRGULE caractère séparateur d'arguments indispensable " " GUILLEMETS encadrent un argument texte ÉGAL
EC
= (...)
IV – CRÉER UN CLASSEUR
61
a) LA SOMME
C'est la fonction la plus utilisée et la plus utile. ONGLET ACCUEIL
ILL ON
GROUPE "ÉDITION" (dernier bloc)
<CLIC G> SUR LA CELLULE OU DOIT S'INSCRIRE LA SOMME <CLIC G> SUR VALIDER ÉVENTUELLEMENT
La fonction utilisée par Excel pour faire la somme est normalement la fonction "SOMME" mais en fonction du contexte (format automatique de tableau), ce peut être aussi la fonction "SOUS.TOTAL" : les références peuvent en être des adresses de cellules mais aussi une formulation du type "cette ligne de telle colonne à telle colonne" Pour une autre fonction que "SOMME" (moyenne, nombre), <CLIC G> sur et sélectionner la fonction adéquate ou sur
de
de la barre de formule
HA NT
Dans un tableau de valeurs, à partir du 3ème total de ligne, Excel privilégie le total vertical aux dépens du total horizontal – Prendre garde et rectifier éventuellement en faisant glisser la souris sur la plage adéquate.
EC
Ouvrir le classeur "commande de fleurs" Remplacer dans le total des quantités les opérateurs arithmétiques par des sommes comme ci-dessous puis totaliser la colonne "valeur" Enregistrer puis fermer
62 b) LA SOMME D'UN TABLEAU CARRÉ
BOUTON GAUCHE
ILL ON
Lorsque le tableau que l'on crée est un tableau carré (somme des lignes = somme des colonnes), la somme du tableau peut être effectuée en un clic de souris.
SÉLECTIONNER TOUT LE TABLEAU PLUS 1 LIGNE ET UNE COLONNE VIDES POUR LES TOTAUX
<CLIC G> SUR
HA NT
Ouvrir le classeur "somme" feuille "exercice" Faire les totaux des tableaux en un minimum d'opérations Effacer ces totaux en une seule opération Effectuer le total global des lignes des tableaux (somme de toutes les activités de toutes les régions) - le garder ouvert
Saisir le tableau suivant sur la feuille 1 d'un nouveau classeur Faire les totaux en une opération Enregistrer le classeur sous le nom "transport" puis le fermer
c) LES FONCTIONS COURANTES
EC
Elles sont disponibles directement.
ONGLET ACCUEIL
GROUPE "ÉDITION" (dernier bloc)
<CLIC G> DANS LA CELLULE DE SAISIE <CLIC G> SUR
DE MODIFIER ÉVENTUELLEMENT LA PLAGE <ENTRÉE> POUR VALIDER
<CLIC G>
SUR LA FONCTION
SÉLECTION
IV – CRÉER UN CLASSEUR Ou par le biais d'un assistant fonction.
63
ONGLET FORMULES BARRE DE FORMULE
GROUPE "BIBLIOTHÈQUE FONCTIONS" (1er bloc)
<CLIC G> SUR
<CLIC G> DANS LA CELLULE DE SAISIE
ILL ON
DE LA BARRE DE
FORMULE SÉLECTIONNER LA CATÉGORIE PUIS LA FONCTION (ou poser une question)
l'assistant fonction rentre en action DÉFINIR LES ARGUMENTS POUR VALIDER
<CLIC G> SUR
OU <CLIC G> SUR UNE BIBLIOTHÈQUE <CLIC G> SUR UNE FONCTION
HA NT
RENSEIGNER LES INFORMATIONS DEMANDÉES PAR L'ASSISTANT
EC
Ouvrir le classeur "commande de fleurs" Pour la colonne "prix", indiquer la moyenne Enregistrer et fermer le classeur
64
3 LE CALCUL AUTOMATIQUE La barre d'état de Excel affiche une zone dans laquelle figurent un certain nombre d'informations relatives à la sélection en cours et calculées en temps réel. BARRE D'ÉTAT
ILL ON
EFFECTUER LA SÉLECTION CONSULTER LA BARRE D'ÉTAT (en bas à droite) <CLIC D> POUR COCHER LES FONCTIONS À AFFICHER
Les procédures standard de sélection (monozone ou multizones) peuvent être appliquées - <FAIRE GLISSER> - <CTRL> pour ajouter (touche ) - <MAJ> pour étendre (touche )
<CLIC D> POUR LISTER LES FONCTIONS
…
COCHER LA FONCTION
HA NT
À AFFICHER
Dans le classeur "somme" Effectuer une sélection de valeur (ex : de B2 à E5) Afficher les fonctions "SOMME" et "MOYENNE" et visualiser les résultats dans la barre d'état Tester les autres fonctions puis fermer le classeur
4 LES RÉFÉRENCES RELATIVES / ABSOLUES
EC
Les références définissent la position de la cellule par rapport aux lignes et par rapport aux colonnes (comme dans un jeu de bataille navale). Elles peuvent aussi être définies par rapport à la feuille de travail pour une plage 3D (en 3 dimensions). LES RÉFÉRENCES DE LA CELLULE PEUVENT ÊTRE ABSOLUES, RELATIVES OU MIXTES : références relatives : références absolues ou : références mixtes : :
PLAGE 3D AVEC NOMS DE FEUILLE PAR DÉFAUT PLAGE 3D AVEC NOMS DE FEUILLE SPÉCIFIQUES
PRINCIPES :
: référence par défaut la position de la plage ou de la cellule dans le repère (orthonormé) est définie par rapport à la position de la cellule devant recevoir l'entrée. RÉFÉRENCES ABSOLUES : toutes les coordonnées sont précédées du signe $. la position est définie par rapport à l'origine des axes et reste invariable. RÉFÉRENCES MIXTES : une des coordonnées de la cellule est précédée du signe $. Sa position est définie par rapport à l'origine de l'un des axes et reste invariable par rapport à celui-ci. L'autre coordonnée varie. RÉFÉRENCES RELATIVES
VII – VÉRIFIER LE CLASSEUR
133
ILL ON
Dans le même classeur "bilan" et pour chacune des feuilles Remplacer les "1" par des "0" Désactiver l'affichage des zéros
LES TOTAUX S'AFFICHENT AU
FUR ET À MESURE DE LA SAISIE
4 L'AFFICHAGE DES FORMULES
Pour les formules complexes et répétitives, Il est intéressant d'afficher les formules mêmes et non plus les valeurs résultantes de ces formules afin de vérifier leur cohérence. ONGLET "FORMULES"
GROUPE "VÉRIFICATION DES FORMULES" (3ème bloc )
(idem pour réafficher les valeurs)
HA NT
<CLIC G> sur
Dans le même classeur "bilan" et pour chacune des feuilles Afficher les formules, les vérifier puis réafficher les valeurs Enregistrer sous le nom "bilan matrice" puis fermer le classeur
5 LA VERIFICATION DES FORMULES
S'il devient compliqué de s'y retrouver dans un tableau trop complexe, Excel propose des outils permettant de clarifier la structure logique du tableau. ONGLET "FORMULES"
EC
GROUPE "VÉRIFICATION DES FORMULES" (3ème bloc )
<CLIC G> sur
ou
ANTÉCÉDENTS DÉPENDANTS
134 fait disparaître les flèches affichées
6 LA VÉRIFICATION DES ERREURS
ILL ON
Ouvrir le classeur "transport" et afficher la feuille 5 Afficher les antécédents et les dépendants de la cellule F6 Effacer les flèches
Cet outil repère une formule "illogique" dans une suite logique de formules. Le résultat n'est pas à toute épreuve mais a l'avantage de mettre en évidence tout ce qui "pourrait" être une erreur. ONGLET "FORMULES"
GROUPE "VÉRIFICATION DES FORMULES" (3ème bloc )
HA NT
<CLIC G> SUR la vérification s'effectue sur la totalité de la feuille de travail
Dans le classeur "transport" et la feuille "total France", créer une erreur ex : ajouter en h4 un dénominateur soit =F4/$F$6/A2 Utiliser
pour afficher l'erreur
Après avoir cliqué sur la cellule ayant une valeur d'erreur, la liste de la même commande propose aussi ; l'affichage de l'erreur est alors représentée graphiquement grâce à des flèches Dans le classeur "transport" et la feuille "total France",
EC
Utiliser
pour visualiser cette dernière
CELLULE D'ERREUR SÉLECTIONNÉE
VII – VÉRIFIER LE CLASSEUR 135 L'évaluation de la formule qui propose pas à pas de remplacer les références par leur valeur peut aider à solutionner le problème. ONGLET "FORMULES" GROUPE "VÉRIFICATION DES FORMULES" (3ème bloc )
<CLIC G>
SUR
ILL ON
SÉLECTIONNER LA CELLULE AFFICHANT L'ERREUR
<CLIC G> SUR POUR REMPLACER UNE À UNE CHAQUE RÉFÉRENCE PAR SA VALEUR la vérification s'effectue sur la totalité de la feuille de travail Dans le classeur "transport" et la feuille "total France", Utiliser
pour annuler l'erreur
HA NT
Remonter avec
et l'évaluer pas à pas
Dans le classeur "transport", Renommer chaque feuille du nom de sa région (est, ouest…Total France) Vérifier les éventuelles erreurs dans le classeur
7 LA FORMULE LOGIQUE
Un moyen simple et pratique de s'assurer qu'un tableau est toujours bon est d'y inclure une formule logique de vérification (malheureusement, ça ne fonctionne que pour les tableaux carrés : somme des lignes = somme des colonnes).
SÉLECTIONNER UNE CELLULE DU TABLEAU Y SAISIR UNE FORMULE LOGIQUE COMPARANT LA SOMME DES DONNÉES AU TOTAL GÉNÉRAL
EC
le résultat affichera "vrai" si le tableau est juste et "faux" dans le cas contraire
FORMULE LOGIQUE
136
il est aussi possible d'y adjoindre un format conditionnel pour n'afficher le résultat que lorsqu'il est faux
ILL ON
En G9 du tableau "TRANSPORT" feuille "TOTAL FRANCE", la formule logique "=somme(B2:E5)=F6" compare la somme de la plage de données au total calculé en F6 des totaux de colonne Dans le classeur "transport", onglet "Total France" Insérer en "G9" une formule logique de vérification Enregistrer et fermer le classeur
Dans un tableur, les procédures de recherche et de remplacement sont particulièrement utiles pour solutionner globalement une erreur mise en évidence lors de la vérification. La recherche/remplacement concerne la plage sélectionnée ou toute la feuille s'il n'y a pas de sélection (ou le classeur si mentionné dans la boite de dialogue)
HA NT
Vous avez une colonne de calcul et vous avez indiqué la cellule $B$7 comme dénominateur au lieu de la cellule $B$8 dans toutes les formules de la colonne, avec l'outil de recherche/remplacement, vous remplacez globalement $B$7 par $B$8 dans toute la colonne
1 LA RECHERCHE
Une donnée peut faire l'objet d'une recherche afin de l'identifier, de la vérifier ou de la remplacer. Cette donnée peut être une valeur, un texte, un élément de formule, etc… ONGLET ACCUEIL
GROUPE " ÉDITION " (dernier bloc)
CLIC G> SUR
<CTRL><F>
<CLIC G> SUR
SAISIR OU COLLER LES DONNÉES À RECHERCHER
EC
PASSE À L'OCCURRENCE SUIVANTE POUR FERMER LA BOITE DE RECHERCHE
L'OCCURRENCE PEUT ÊTRE COPIÉE/COLLÉE ICI
VII – VÉRIFIER LE CLASSEUR L'onglet
137
donne accès à la boite de remplacement donne accès à des options complémentaires.
2 LE REMPLACEMENT
ILL ON
Le bouton
Le remplacement fonctionne de manière identique à la recherche et utilise une boîte de dialogue similaire comprenant en plus la zone de remplacement. Il prend en compte le contenu réel de la cellule. Il est utile pour modifier globalement des formules. ONGLET ACCUEIL GROUPE " ÉDITION " (dernier bloc)
CLIC G> SUR
<CTRL><H>
<CLIC G> SUR
HA NT
SAISIR OU COLLER LES DONNÉES À RECHERCHER PASSE À L'OCCURRENCE SUIVANTE
POUR FERMER LA BOITE DE RECHERCHE
remplace toutes les occurrences de la feuille de travail
effectue le remplacement dans la cellule en cours affiche la liste des occurrences dans un volet de la boîte de dialogue
EC
passe à l'occurrence suivante
138 Les boutons permettent d'inclure la mise en forme dans la recherche/remplacement
ILL ON
Dans le classeur "emprunt", Saisir "50 000" en B24 Remplacer dans toutes les formules "$B$8" par "$B$24" Observer le résultat puis fermer sans enregistrer
La protection va consister à s'assurer, une fois qu'un tableau a été conçu et vérifié, que les formules de ce tableau ne pourront pas être modifiées. Ainsi, quelles que soient les données saisies dans ce tableau, le tableau lui-même sera toujours juste. LA PROTECTION SE DÉCOMPOSE EN TROIS PHASES : Le déverrouillage des plages que l'on veut pouvoir modifier à tout moment La protection des feuilles de travail du classeur La protection de la structure du classeur (fenêtres, structure de feuilles)
1 LE DÉVERROUILLAGE DES PLAGES
HA NT
Les cellules sont par défaut toutes verrouillées ; cela signifie que lorsque la protection de la feuille est activée, ni le contenu des cellules, ni leur mise en forme ne peuvent être modifiés ; Il est cependant possible d'en déverrouiller certaines.
BOUTON DROIT
SÉLECTIONNER LA PLAGE À DÉVERROUILLER
ONGLET ACCUEIL
GROUPE "CELLULES" (avant dernier) SÉLECTIONNER LA PLAGE À DÉVERROUILLER
<CLIC D> ONGLET
<CLIC G> SUR
DÉSACTIVER LA CASE
<CLIC G> SUR
EC
POUR VALIDER
DE
POUR VALIDER
la cellule verrouillée déverrouillée
est déverrouillée, la cellule
st verrouillée
VII – VÉRIFIER LE CLASSEUR
139
2 LA PROTECTION DES FEUILLES
Lorsque la protection de la feuille est activée, il est impossible de faire la moindre modification sur la feuille de travail si le verrouillage des cellules n'a pas été modifié (les cellules étant toutes verrouillées par défaut). ONGLET "RÉVISION"
ONGLET ACCUEIL
ILL ON
GROUPE "MODIFICATIONS" (dernier bloc)
GROUPE "CELLULES" (avant dernier)
FEUILLE À PROTÉGER AFFICHÉE
FEUILLE À PROTÉGER AFFICHÉE
<CLIC G> SUR
<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR
PARAMÉTRER LES AUTORISATIONS SAISIR ÉVENTUELLEMENT UN MOT DE PASSE
pour valider
HA NT
Le menu
donne accés à cette même boîte de dialogue
Dans une feuille protégée, seules les cellules non verrouillées peuvent être modifiées (contenu, mise en forme...) et par défaut, toutes les cellules sont verrouillées. pour effectuer des modifications, déprotéger la feuille avant d'effectuer ces modifications, reprotéger la feuille après puis sauvegarder
La procédure pour déprotéger la feuille est similaire à la procédure de protection. ONGLET "RÉVISION"
GROUPE "MODIFICATIONS" (dernier bloc)
EC
FEUILLE À PROTÉGER AFFICHÉE
<CLIC G> SUR
ONGLET ACCUEIL
GROUPE "CELLULES" (avant dernier) FEUILLE À PROTÉGER AFFICHÉE
<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR
Dans le menu, presqu'aucun outil n'est actif ; la feuille est sans doute protégée… Un message avertit si une manipulation est empêchée par la protection de la feuille
140
3 LA PROTECTION DU CLASSEUR La protection interdit la modification du fenêtrage du classeur ainsi que l'adjonction, la suppression, le déplacement ou la copie de feuilles de travail. ONGLET "RÉVISION"
<CLIC G> SUR
ILL ON
GROUPE "MODIFICATIONS" (dernier bloc)
COCHER LES ÉLÉMENTS À PROTÉGER SAISIR ÉVENTUELLEMENT LE MOT DE PASSE POUR VALIDER
indique que le classeur est protégé, <CLIC G> pour le déprotéger
HA NT
La protection du classeur n'est pas la protection de toutes les feuilles du classeur mais uniquement la protection de la structure et/ou du fenêtrage du classeur
Le menu
EC
donne accés à cette même boîte de dialogue
VIII – CRÉER UN GRAPHIQUE
141
ILL ON
Les graphiques sont un complément indispensable aux tableaux. Ils matérialisent les données en les présentant d'une manière concise et claire. Ils sont automatiquement mis à jour en fonction de l'évolution des données. La sélection inclut le plus souvent données et libellés mais hors totaux, ceux-ci étant effectués au sein du graphe même.
SEULE LA ZONE ENCADRÉE EST À PRENDRE EN COMPTE DANS UN HISTOGRAMME
(hors totaux)
HA NT
Les graphiques peuvent être incorporés dans une feuille de travail (avec un tableau), indépendants dans leur propre feuille (feuille graphique) ou inclus dans une cellule (sparkline ou graphe de tendance) : Un graphique incorporé va venir compléter et illustrer un tableau sur la même feuille de travail et sera imprimé avec lui Un graphique indépendant est seul sur sa propre feuille ; il se suffit à lui-même ; il est souvent projeté sur un écran. Un sparkline s'affiche dans une cellule et vient illustrer une ligne de données
1 LE GRAPHIQUE INCORPORÉ
C'est un objet qui vient illustrer le tableau dans la feuille de travail. ONGLET "INSERTION"
GROUPE "GRAPHIQUES" (4ème bloc)
SÉLECTIONNER LES DONNÉES À REPRÉSENTER Y COMPRIS LIBELLÉS ET HORS TOTAUX <CLIC G> SUR LE TYPE DE GRAPHE DÉSIRÉ
SÉLECTIONNER LES DONNÉES À REPRÉSENTER Y COMPRIS LIBELLÉS et HORS TOTAUX
EC
<ALT> <F1> le graphe est créé en milieu d'écran
<CLIC G> SUR LE GRAPHE DÉSIRÉ
ANALYSE RAPIDE SÉLECTIONNER LES DONNÉES À REPRÉSENTER
<CLIC G> SUR
À L'ANGLE DROIT DE LA SÉLECTION
<CLIC G> SUR <POINTER > SUR LES TYPES DE GRAPHIQUES POUR LES VISUALISER <CLIC G> SUR LE TYPE DE GRAPHIQUE SÉLECTIONNÉ
142
ILL ON
Ouvrir le classeur "bilan" et afficher la feuille "ventes" Créer un graphique incorporé du type ci-après (histogramme – forme : cône)
HA NT
LA ZONE SÉLECTIONNÉE EST ENCADRÉE
2 LA FEUILLE GRAPHIQUE
C'est une feuille du classeur, au même titre que la feuille de travail, mais spécifiquement conçue pour recevoir un graphique.
EC
SÉLECTIONNER LES DONNÉES DU TABLEAU À REPRÉSENTER Y COMPRIS LIBELLÉS HORS TOTAUX <F11>
le graphe par défaut (histogramme simple) est créé sur sa propre feuille graphique CHOISIR LE TYPE DE GRAPHE DANS LE RUBAN RENOMMER ÉVENTUELLEMENT LA FEUILLE GRAPHIQUE
VIII – CRÉER UN GRAPHIQUE
143
Préférer autant que possible la feuille graphique, plus simple à mettre en œuvre (simplement F11) et toujours bien proportionnée Penser à utiliser la touche <CTRL> pour adjoindre des plages non contiguës
ILL ON
Afficher la feuille "résultat" du classeur "bilan" Sélectionner les deux premières lignes de données (ca, charges) et leurs libelles Créer un objet graphique colonnes 3D (histogramme – forme : pyramide) dans une feuille graphique puis nommer la feuille "structure"
EC
HA NT
LA ZONE SÉLECTIONNÉE EST ENCADRÉE
144
3 LE SPARKLINE Le sparkline est un graphe simple qui s'affiche dans une cellule et affiche le plus souvent une tendance. ONGLET "INSERTION"
ILL ON
ANALYSE RAPIDE SÉLECTIONNER LES DONNÉES À REPRÉSENTER
<CLIC G> SUR
À L'ANGLE DROIT DE LA
SÉLECTION
<CLIC G> SUR <POINTER > SUR LES TYPES DE GRAPHIQUES <CLIC G> SUR LE TYPE SÉLECTIONNÉ le sparkline s'affiche dans la cellule à droite de la
<CLIC G> SUR LA CELLULE DEVANT
ACCUEILLIR LE SPARKLINE <CLIC G> SUR LE TYPE DE GRAPHE DÉSIRÉ SÉLECTIONNER LES DONNÉES À REPRÉSENTER POUR VALIDER
il est aussi possible de faire l'inverse, cad de sélectionner d'abord les données et de finir en indiquant l'emplacement du sparkline
HA NT
sélection
GROUPE "GRAPHES SPARKLINE" (6ème bloc)
Le sparkline se recopie comme le contenu d'une cellule avec la case de recopie incrémentée. La cellule accueillant le sparkline peut aussi recevoir du texte ou des chiffres
EC
Afficher la feuille "résultat" du classeur "bilan" Sélectionner les données de la première ligne (740, 900, 1100) Créer un sparkline dans la colonne F en face des données Le recopier vers le bas du tableau Modifier le type de sparkline pour les résultats bruts et nets Inscrire du texte dans la cellule du sparkline (évolution positive par ex)
VIII – CRÉER UN GRAPHIQUE
145
BOUTON GAUCHE
ILL ON
Avant de pouvoir modifier les caractéristiques d'un graphique incorporé, il faut le sélectionner.
POINTEUR DANS LE GRAPHIQUE
le pointeur de la souris prend la forme d'une croix <CLIC G> le graphe est entouré d'un cadre en relief
ZONE DE TRAÇAGE
HA NT
OUTILS D'ANALYSE RAPIDE
GRAPHE SÉLECTIONNÉ
EC
Pour ne plus sélectionner le graphe, il suffit de cliquer en dehors
GRAPHE NON SÉLECTIONNÉ
Si la souris n'a pas la forme de croix, ce n'est pas le graphe entier mais juste un élément du graphe qui est sélectionné avec les éventuelles conséquences d'une action inadéquate
146 Dans la feuille "ventes" du classeur "bilan Sélectionner le graphe puis annuler la sélection
ILL ON
LES GRAPHIQUES D'EXCEL PEUVENT ÊTRE CLASSÉS EN 2 CATÉGORIES : Les graphiques en 2 dimensions - leurs données sont représentées par rapport à 2 axes, un axe horizontal et un axe vertical Les graphiques en 3 dimensions - leurs données sont représentées par rapport à 3 axes, un axe horizontal, un axe vertical et un axe de profondeur Certains graphiques ne sont pas des vrais graphiques en 3 dimensions ; ils sont représentés sur 2 axes mais leurs marques (la forme de représentation utilisée) est en 3 dimensions
ONGLET "CRÉATION" GROUPE "TYPE" (4ème bloc) GRAPHIQUE SÉLECTIONNÉ
<CLIC G> SUR
HA NT
SÉLECTIONNER LE TYPE DE GRAPHIQUE À GAUCHE SÉLECTIONNER LE SOUS-TYPE DE GRAPHIQUE EN HAUT SÉLECTIONNER LE GRAPHIQUE AU MILIEU
EC
POUR VALIDER
POINTER POUR AFFICHER LE GRAPHE DANS UNE FENÊTRE
TYPES DE GRAPHES
Afficher la feuille "charges" du classeur "bilan Créer un graphique incorporé "histogramme 3d" Changer le type du graphe en "cônes 3D"
SOUS-TYPE DE GRAPHE
VIII – CRÉER UN GRAPHIQUE
147
ANALYSE RAPIDE GRAPHIQUE SÉLECTIONNÉ
<CLIC G> SUR
ILL ON
Excel dispose de tout un choix de styles pour le graphique (comme pour le tableau), qui proposent des caractéristiques de mise en forme homogènes et esthétiques.
(angle haut droit sélection)
ONGLET
ONGLET "CRÉATION"
GROUPE "STYLES GRAPHIQUE" (2ème bloc)
GRAPHIQUE SÉLECTIONNÉ <POINTER> SUR UN STYLE POUR LE VISUALISER <CLIC G> SUR UN STYLE PROPOSÉ
<POINTER > SUR LES STYLE DE GRAPHIQUES utiliser éventuellement l'ascenseur pour afficher <CLIC G> SUR LE STYLE SÉLECTIONNÉ un plus grand choix
HA NT
Dans la feuille "charges" du classeur "bilan Modifier le style du graphe précédemment créé
Excel dispose de tout un choix de couleurs de graphique (comme pour le tableau), qui proposent des présentations homogènes et esthétiques. ANALYSE RAPIDE
GRAPHIQUE SÉLECTIONNÉ
<CLIC G> SUR
(angle haut droit sélection)
ONGLET
EC
<POINTER > SUR LES JEUX DE COULEURS <CLIC G> SUR LE JEU SÉLECTIONNÉ utiliser éventuellement l'ascenseur pour afficher un plus grand choix
ONGLET "CRÉATION"
GROUPE "STYLES GRAPHIQUE" (2ème bloc)
GRAPHIQUE SÉLECTIONNÉ
<CLIC G> SUR <POINTER> SUR UN CHOIX POUR VISUALISER <CLIC G> SUR UN DES JEUX DE COULEURS
Dans la feuille "charges" du classeur "bilan Modifier les couleurs du graphe précédemment créé
148 La disposition propose des combinaisons d'éléments du graphique et de positionnement de ces éléments dans le graphique (la légende à tel endroit, le titre à tel endroit, les titres des axes dans tel sens,
ILL ON
des étiquettes de données à tel endroit…).
ONGLET "CRÉATION"
GROUPE "DISPOSITIONS DU GRAPHIQUE" (1er bloc) GRAPHIQUE SÉLECTIONNÉ
HA NT
<CLIC G> SUR <POINTER > SUR UNE DISPOSITION PROPOSÉE POUR LA VISUALISER PUIS <CLIC G>
Dans la feuille "charges" du classeur "bilan Choisir une disposition parmi celles proposées
La dimension du graphique dans la feuille graphique est le plus souvent adéquate ; c'est moins souvent le cas avec un graphique incorporé ; l'utilisateur peut cependant à tout moment l'adapter en l'augmentant ou la diminuant.
BOUTON GAUCHE
LE GRAPHIQUE ÉTANT SÉLECTIONNÉ
EC
POINTEUR SUR UNE DES ZONES DE SÉLECTION AU MILIEU D'UN CÔTÉ OU SUR UN ANGLE
ces zones sont identifiables par un petit rond
…
si l'on pointe la souris sur une de ces zones, elle change de forme : <FAIRE GLISSER> POUR MODIFIER LA TAILLE DU GRAPHIQUE
,
,
,
Si le graphique n'est pas complet (libellés non affichés), agrandir le graphique ou réduire la taille des polices
Dans la feuille "charges" du classeur "bilan Agrandir le graphe précédemment créé
VIII – CRÉER UN GRAPHIQUE
149
BOUTON GAUCHE
ILL ON
Le graphique peut être positionné n'importe où dans la feuille de travail.
POINTEUR SUR UN COTÉ DU GRAPHIQUE HORS CARRÉS
(le pointeur de la souris prend la forme d'une croix ) <FAIRE GLISSER> LE GRAPHIQUE À SA NOUVELLE POSITION
Si la souris n'a pas la forme de croix, ce n'est pas le graphe entier mais juste un élément du graphe qui est sélectionné, avec les éventuelles conséquences d'un déplacement inadéquat Dans la feuille "charges" du classeur "bilan Repositionner le graphe précédemment créé en dessous des données Fermer le classeur
Il est possible de déplacer un graphe entre 2 feuilles (graphiques ou de travail).
ONGLET "CRÉATION"
HA NT
GROUPE " EMPLACEMENT" (dernier bloc)
GRAPHIQUE SÉLECTIONNÉ, <CLIC G> SUR INDIQUER LA DESTINATION POUR VALIDER
EC
C'est aussi le moyen de transformer une feuille graphique en graphique incorporé
EC ILL ON
HA NT
IX – PRÉPARER LE CLASSEUR
151
ILL ON
Avant de partager ou d’'éditer le document, il est préférable d’en vérifier les informations.
Les informations du document vont permettre de l'identifier dans la multitude de fichiers de l'ordinateur. MENU FICHIER
SÉLECTIONNÉ (dans la colonne de gauche) le volet, tout à droite, permet d’afficher, de saisir ou de modifier les informations
HA NT
MOTS CLÉS À SAISIR
PROPRIÉTÉS SUPPLÉMENTAIRES
Ouvrir conjointement tous les classeurs créés lors du stage Pour chacun des classeurs, saisir ses propriétés, enregistrer puis fermer
EC
Renseigner bien les propriétés de chaque classeur pour le retrouver aisément même longtemps après
152 La protection assure la confidentialité du document et des informations qu’il contient.
1 LA FINALISATION
MENU FICHIER
ILL ON
Cette fonction permet de dire "ce document est terminé : c’est la version finale" et de le différencier des versions intermédiaires sans regarder la date de création.
SÉLECTIONNÉ (dans la colonne de gauche)
<CLIC G>
SUR
POUR VALIDER POUR ENREGISTRER
HA NT
s'affiche dans la barre de titre
Un document finalisé n'est plus modifiable - annuler la finalisation de la même manière pour effectuer une modification À l'ouverture, une ligne d'information s'affiche sous le menu et permet de dépanner les utilisateurs bloqués POUR PASSER OUTRE À LA FINALISATION
EC
Ouvrir le classeur "bilan" Le Rendre "final"
IX – PRÉPARER LE CLASSEUR
153
2 LE CHIFFREMENT Le chiffrement permet d’assurer la sécurité de documents confidentiels en les cryptant à l'aide d'une clé (mot de passe).
ILL ON
MENU FICHIER SÉLECTIONNÉ (dans la colonne de gauche)
<CLIC G>
SUR
SAISIR LE MOT DE PASSE (2
fois)
POUR VALIDER ENREGISTRER LE DOCUMENT CHIFFRÉ
HA NT
Répéter l'opération avec un mot de passe vide pour annuler le cryptage
Une fois le document crypté,
affiche
EC
Le mot de passe est demandé à l'ouverture du document
L'utilisation des mots de passe est sensible ; utilisez des mots de passe non significatifs, longs, mélangeant lettres et chiffres et les conserver en lieu sûr (dans des fichiers "texte" dans un dossier spécial par exemple). La casse est prise en compte dans le mot de passe (a différent de A)
154
Mettre une clé suffisante pour limiter les possibilités de décryptage par un logiciel spécialisé ; évidemment, de tels mots de passe ne se saisissent pas mais se manipulent par copier/coller ; il faut donc les conserver dans un fichier texte.
3 LA SIGNATURE NUMÉRIQUE
ILL ON
Chiffrer le classeur "bilan" avec un mot de passe (ex:"9geyrTVJ78DQsxcvFT1") L'enregistrer, le fermer, le rouvrir, supprimer le mot de passe et enregistrer
Elle permet d'authentifier l'origine du document, soit localement (créer sa propre identification) soit vis-à-vis de tiers (utilisation de services achetés auprès de fournisseurs sur Office Marketplace). MENU FICHIER
SÉLECTIONNÉ (dans la colonne de gauche)
<CLIC G> SUR
SÉLECTIONNER LE TYPE D'ENGAGEMENT
HA NT
POUR VALIDER
EC
POUR SÉLECTIONNER UN CERTIFICAT
dans C:\Program Files\Microsoft Office 16\root\office16\ permet de créer son propre certificat
IX – PRÉPARER LE CLASSEUR
155
Un certain nombre de fonctions permettent de maitriser les informations liées au document, sa lisibilité, son accessibilité, les différentes versions de ce document…
1 L'INSPECTION
MENU FICHIER
ILL ON
L'inspection du classeur informe l'utilisateur de toute information non visible afin de lui laisser le choix de la conserver ou la supprimer.
SÉLECTIONNÉ (dans la colonne de gauche)
<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR
HA NT
<CLIC G> SUR
EC
Inspecter le classeur "bilan"
156
2 LA COMPATIBILITÉ La compatibilité gère les éléments propres à la version 2013 et les différencie des éléments propres aux autres versions afin d’en assurer la compatibilité.
ILL ON
MENU FICHIER SÉLECTIONNÉ (dans la colonne de gauche)
<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR
HA NT
POUR VALIDER
Vérifier la compatibilité du classeur "bilan"
3 L’ACCESSIBILITÉ
L‘accessibilité vérifie l’adaptation du classeur aux personnes souffrant d’un handicap. MENU FICHIER
SÉLECTIONNÉ (dans la colonne de gauche)
EC
<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR
POUR VALIDER
Les résultats s'affichent dans le volet droit
Vérifier l’accessibilité du classeur "bilan"
IX – PRÉPARER LE CLASSEUR
ILL ON
4 LES VERSIONS
157
Pour plus de sécurité, Excel conserve la trace des différentes versions d’un classeur et gère ses propres sauvegardes indépendamment de l’utilisateur. MENU FICHIER
SÉLECTIONNÉ (dans la colonne de gauche)
HA NT
<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR
SÉLECTIONNER LA VERSION À OUVRIR
<CLIC G> SUR
EC
<CLIC G> SUR
POUR LA CONSERVER
ENREGISTRE LA VERSION RÉCUPÉRÉE SOUS UN AUTRE NOM ACTUELLE
Les fichiers non enregistrés sont sauvegardés dans le dossier : C:\Users\ Nom_Utilisateur \AppData\Local\Microsoft\Office\UnsavedFiles et les sauvegardes automatiques conservées dans C:\Users\Nom_Utilisateur\AppData\Roaming\Microsoft\Excel
158 Vérifier et éventuellement paramétrer les options d’enregistrement automatique de
5 LES OPTIONS DU NAVIGATEUR
du menu
ILL ON
dans
Les fichiers Excel peuvent être affichés dans un navigateur internet mais il peut être intéressant d'en définir les conditions, notamment les cellules modifiables. MENU FICHIER
SÉLECTIONNÉ (dans la colonne de gauche)
<CLIC G> SUR
POUR DÉFINIR LES ÉLÉMENTS À AFFICHER
HA NT
ONGLET ONGLET
POUR DÉFINIR LES PLAGES DE CELLULES MODIFIABLES
POUR VALIDER
EC
Seules les plages ayant reçu un nom pourront être modifiées
X – ÉDITER LE CLASSEUR
159
ILL ON
Les feuilles Excel peuvent être éditées en entier ou en effectuant préalablement une sélection.
Excel offre plusieurs possibilités de visualisation du travail.
1 LE MODE NORMAL
C'est le mode normal de travail dans Excel. Il affiche les feuilles du classeur telles quelles et sans préjuger de leur finalité (feuille de papier, mail, blog, web…). ONGLET "AFFICHAGE" GROUPE "MODES D'AFFICHAGE"(1er bloc)
BARRE D'ÉTAT
<CLIC G> SUR
1ère icône en bas à droite
<CLIC G> SUR
2 LE ZOOM
Le ZOOM permet de modifier le rapport entre la taille réelle du document et sa taille affichée à l'écran, ceci dans tous les modes évoqués ci-dessus. ONGLET "AFFICHAGE"
HA NT
BARRE D'ÉTAT
GROUPE "ZOOM" (3ème bloc)
<CLIC G> SUR L'UN DES OUTILS
<FAIRE GLISSER> OU <CLIC G> SUR
OU
BOUTON GAUCHE
<CTRL>ENFONCE
UTILISER LA ROULETTE DE LA SOURIS
EC
permet de choisir le coefficient de zoom dans une boîte de dialogue
permet de réafficher la feuille telle qu'elle est
permet de zoomer sur la cellule, la plage ou l'objet sélectionné
160 Tester les 3 outils de zoom dans le classeur "bilan"
3 LE MODE MISE EN PAGE
ILL ON
Il affiche la feuille en cours telle qu'elle sera éditée avec les caractéristiques de mise en page associées. C'est un mode qui très utile pour faire le lien entre la feuille de travail (un immense tableau de 1 048 576 lignes et 16 384 colonnes) et le support de destination (feuille A4, page web, blog…). ONGLET "AFFICHAGE" GROUPE "MODES D'AFFICHAGE"(1er bloc)
BARRE D'ÉTAT
<CLIC G> SUR
<CLIC G> SUR
2ème icône en bas à droite
Ce mode permet de voir et gérer les entêtes et pieds de page. Les données sont réparties en fonction des sauts de page éventuellement insérés
EC
HA NT
Afficher la feuille "résultat" du classeur "bilan" en mode "mise en page" Revenir en mode "normal"
X – ÉDITER LE CLASSEUR
161
4 LE MODE APERÇU DES SAUTS DE PAGE Pour autant que des sauts de page manuels aient été insérés, ce mode permet de visualiser et gérer ces sauts de page. ONGLET "AFFICHAGE" BARRE D'ÉTAT
ILL ON
GROUPE "MODES D'AFFICHAGE"(1er bloc)
<CLIC G> SUR
<CLIC G> SUR
3ème icône en bas à droite
EC
HA NT
Sauf quelques cas de figure particuliers, il n'est pas conseillé de gérer manuellement les sauts de page
FAIRE GLISSER LE SAUT DE PAGE POUR LE DÉPLACER
162
5 LES OPTIONS D'AFFICHAGE L'environnement de travail peut être paramétré par l'utilisateur.
GROUPE "AFFICHER" (2ème bloc)
ILL ON
ONGLET "AFFICHAGE" COCHER LES OPTIONS À AFFICHER DÉCOCHER LES OPTIONS À NE PAS AFFICHER
Selon le mode d'affichage, l'une ou l'autre des options ne seront pas disponibles Le quadrillage est la trame de fond symbolisant les lignes et les colonnes délimitant les cellules les titres sont les entêtes de lignes (n°) et de colonnes (lettres) servant de référence aux cellules
La mise en page définit la position des éléments à éditer dans une page. Les outils de visualisation et de gestion de la mise en page sont regroupés dans un onglet spécifique à partir duquel il est possible d'appeler la boite de dialogue "mise en page". ONGLET " MISE EN PAGE"
HA NT
GROUPE "MISE EN PAGE" (2ème bloc)
<CLIC G> SUR LE LANCEUR DE BOÎTE DE DIALOGUE à droite du titre du groupe
1 LA TAILLE
Le format A4 (21 x 29,7) est le format de papier le plus courant. ONGLET " MISE EN PAGE"
GROUPE "MISE EN PAGE" (2ème bloc)
<CLIC G> SUR
EC
SÉLECTIONNER LA TAILLE
affiche l'onglet "page" de la boite de dialogue "mise en page"
X – ÉDITER LE CLASSEUR
163
2 LES MARGES Les marges vont délimiter la zone imprimable de cette page. ONGLET " MISE EN PAGE"
<CLIC G> SUR SÉLECTIONNER LES MARGES
ILL ON
GROUPE "MISE EN PAGE" (2ème bloc)
HA NT
affiche l'onglet "marges" de la boite de dialogue "mise en page"
activer <CENTRER SUR LA PAGE HORIZONTALEMENT ET VERTICALEMENT> pour présenter le tableau au milieu du support
OPTIONS :
distance entre le bord supérieur de la page et le texte MARGE BAS distance entre le bord inférieur de la page et le texte MARGE GAUCHE distance entre le bord gauche de la page et le texte MARGE DROITE distance entre le bord droit de la page et le texte MARGE ENTÊTE distance entre le bord supérieur de la page et l'entête MARGE PIED DE PAGE distance entre le bord inférieur de la page et le pied de page CENTRER HORIZONTALEMENT disposition de la zone imprimée dans la page CENTRER VERTICALEMENT disposition de la zone imprimée dans la page
EC
MARGE HAUT
Pour chacune des feuilles de travail du classeur "bilan" Mettre des marges étroites et centrer les données
164
3 L'ORIENTATION C'est une caractéristique importante de la page qu'il va souvent être nécessaire de modifier ; il n'est pas rare d'imprimer un tableau en mode paysage pour l'avoir en entier sur la feuille.
GROUPE "MISE EN PAGE" (2ème bloc)
<CLIC G> SUR CHOISIR L'ORIENTATION
ILL ON
ONGLET " MISE EN PAGE"
Pour chacune des feuilles de travail du classeur "bilan", Choisir l'orientation "paysage"
4 L'ARRIÈRE-PLAN
Une image peut être affichée en fond pour agrémenter la présentation.
HA NT
ONGLET " MISE EN PAGE"
GROUPE "MISE EN PAGE" (2ème bloc)
<CLIC G> SUR
CHOISIR UNE SOURCE PUIS UNE IMAGE
EC
POUR VALIDER
permet de revenir à une présentation plus sobre
Pour la feuilles de travail "résultat" du classeur "bilan" Mettre une image en arrière-plan"
X – ÉDITER LE CLASSEUR
165
5 LA MISE A L'ECHELLE Elle permet d'adapter les données à la page en conservant la proportion de ces données. ONGLET " MISE EN PAGE"
ILL ON
GROUPE "MISE À L'ÉCHELLE" (3ème bloc)
SÉLECTIONNER LE NOMBRE DE PAGES EN LARGEUR OU/ET SÉLECTIONNER LE NOMBRE DE PAGES EN HAUTEUR OU BIEN
SÉLECTIONNER L'ÉCHELLE D'AGRANDISSEMENT/RÉDUCTION
Le lanceur de boite de dialogue affiche l'onglet "page" de la boite de dialogue "mise en page"
avec les options d'échelle
HA NT
Pour chacune des feuilles de travail du classeur "bilan" Choisir "1 page" en largeur et "1 page" en hauteur
6 LES ENTÊTES / PIEDS DE PAGE
L'entête est le texte qui apparaît en haut de chaque page d'un document ; le pied de page est le texte qui apparaît en bas de chaque page d'un document. Les entêtes et pieds de page peuvent être saisis directement dans la feuille si cette dernière est en mode "mise en page". ONGLET "AFFICHAGE"
GROUPE "MODES D'AFFICHAGE"(1er bloc)
BARRE D'ÉTAT
<CLIC G> SUR
2ème icône en bas à droite
EC
<CLIC G> SUR <CLIC G> DANS LA ZONE ADÉQUATE SAISIR L'ENTÊTE OU LE PIED DE PAGE
<CLIC G> DANS LA ZONE ADÉQUATE SAISIR L'ENTÊTE OU LE PIED DE PAGE
ONGLET " INSERTION"
GROUPE "TEXTE" (avant dernier bloc)
<CLIC G> SUR
<CLIC G> DANS LA ZONE ADÉQUATE SAISIR L'ENTÊTE OU LE PIED DE PAGE
166 Lorsqu'un entête ou pied de page est en cours de saisie, un onglet spécifique permettant d'insérer des champs (page, nombre de pages, nom de la feuille de travail ou du classeur…) s'affiche
ILL ON
<CLIC G> DANS LA ZONE DÉSIRÉE (gauche, milieu ou droite) DE L'ENTÊTE OU DU PIED DE PAGE SAISIR LE TEXTE ÉVENTUEL <CLIC G> SUR LE CHAMP À INSÉRER RÉPÉTER L'OPÉRATION POUR CHAQUE ZONE À RENSEIGNER
penser à laisser éventuellement des espaces entre texte et champ et entre champs d'une même zone
L'entête comme le pied de page est divisé en 3 zones dans lesquels il suffit de cliquer, de saisir le texte et d'insérer les champs proposés dans le ruban.
HA NT
VALEUR DES CHAMPS
SYNTAXE DES CHAMPS EN COURS DE SAISIE
Quand on clique dans l'entête/pied de page, la syntaxe s'affiche sous la forme "&" plus le nom du champ : ; lorsque l'on sort, la valeur du champ s'affiche à la place Il faut cliquer en dehors d'un entête/pied de page ou appuyer sur la touche "échappement" du clavier pour que les autres outils redeviennent actifs
EC
Pour chacune des feuilles de travail du classeur "bilan" Mettre en entête l'heure puis le nom de la feuille et du classeur puis la date Mettre en pied de page le nom de votre société, rien au milieu puis la page courante sur le nombre de pages totales
X – ÉDITER LE CLASSEUR
167
7 LE SAUT DE PAGE
ILL ON
Excel gère automatiquement les sauts de page, c'est à dire que lorsque la quantité de données saisie dépasse la capacité d'une feuille dans le format défini, il insère un saut de page automatique. Il est cependant possible d'insérer un saut de page manuel pour mieux maîtriser la présentation du document. ONGLET "MISE EN PAGE" GROUPE "MISE EN PAGE" (2ème bloc)
AFFICHAGE "AVEC SAUTS DE PAGE"
SÉLECTIONNER UNE LIGNE OU UNE COLONNE ENTIÈRE OU UNE CELLULE
<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR
En mode d'affichage "avec sauts de page", <clic d> saut de page et
permet d'insérer le
Pour supprimer un saut de page, se positionner à droite ou au-dessous et choisir la
HA NT
commande
EC
Le mode "aperçu des sauts de page" permet de les visualiser et de mieux les gérer.
FAIRE GLISSER LE SAUT DE PAGE POUR LE DÉPLACER
168
À moins d'avoir un travail très spécifique à faire (impression d'une portion d'un tableau ou tableau de très grande taille), il est recommandé de ne pas utiliser de sauts de page manuels et laisser Excel gérer les sauts de page en automatique (une page en largeur, une page en hauteur…)
8 LA ZONE D'IMPRESSION
ILL ON
Pour la feuille de travail "résultat" du classeur "bilan" Afficher en "aperçu avant impression" le tableau de données hors ligne et colonne de pourcentage sur la 1ère page en utilisant des sauts de page
Excel est à même de déterminer la zone contenant les données et imprime cette zone ; dans certains cas, notamment lorsqu'on ne veut imprimer qu'une partie des données, il faut définir manuellement la zone d'impression. PLUSIEURS CAS DE FIGURE : La feuille de travail n'a rien de particulier - les données sont groupées et doivent être toutes imprimées, laisser Excel déterminer lui-même la zone d'impression La feuille de travail comporte des informations à imprimer et d'autres qu'il est inutile d'imprimer, effectuer une sélection et la définir comme zone d'impression Pour l'impression en cours, on ne veut imprimer qu'une partie de la feuille de travail, effectuer une sélection et choisir d'imprimer la sélection MENU FICHIER
HA NT
" MISE EN PAGE" GROUPE "MISE EN PAGE" (2ème bloc) SÉLECTIONNER LA ZONE D'IMPRESSION AVEC LA SOURIS
SÉLECTIONNER LA ZONE À IMPRIMER
<CLIC G> SUR SÉLECTIONNER
<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR
<CLIC G> SUR
Si vous devez de nouveau imprimer "normalement", penser à annuler la zone d'impression avec la commande "annuler" du même outil
EC
Pour la feuille de travail "résultat" du classeur "bilan" Afficher en "aperçu avant impression" le tableau de données hors ligne et colonne de pourcentage
X – ÉDITER LE CLASSEUR
169
9 LES TITRES Si le tableau est de grande taille, il est utile de répéter les titres de lignes et de colonnes sur chacune des feuilles imprimées sous peine de ne plus savoir à quoi correspondent les données.
ILL ON
ONGLET " MISE EN PAGE" GROUPE "MISE EN PAGE" (2ème bloc)
SÉLECTIONNER LA ZONE D'IMPRESSION AVEC LA SOURIS
<CLIC G> SUR l'onglet "feuille" de la boîte de dialogue "mise en page" s'affiche SÉLECTIONNER LA LIGNE DU TABLEAU À RÉPÉTER SÉLECTIONNER LA COLONNE DU TABLEAU À RÉPÉTER POUR VALIDER
HA NT
Les titres sont à l'impression un peu ce que sont les volets à l'affichage
Ouvrir le classeur "Emprunt" Définir la zone d'impression et les titres de telle manière que sur chaque page imprimée, on puisse voir les données de remboursement
La publication va consister à diffuser le classeur Excel afin que d'autres puissent en voir le contenu et éventuellement travailler avec.
1 L'IMPRESSION
L'impression reste une des finalités les plus courantes des feuilles Excel. a) L'IMPRESSION RAPIDE
EC
Le lancement de l'impression est alors immédiat avec les éléments par défaut. BARRE ACCÈS RAPIDE
<CLIC G> SUR l'impression est immédiate avec les options par défaut
170 b) L'IMPRESSION STANDARD
Elle permet de choisir l'imprimante, le nombre de pages… MENU FICHIER
LANCE L'IMPRESSION
PARAMÈTRES DE
HA NT
MISE EN PAGE
ILL ON
<CLIC G> SUR un aperçu du document s’affiche à droite de la fenêtre
AGRANDIT LA PAGE
AFFICHE LES MARGES
POUR MODIFIER LES DONNÉES MÊMES, IL EST NÉCESSAIRE DE QUITTER LE MENU c) PROPRIÉTÉS
Les propriétés sont liées à l'imprimante et au pilote qui fait le lien avec le système. MENU FICHIER SUR
<CLIC G>
SUR
EC
<CLIC G>
PARAMÉTRAGE DE L'IMPRIMANTE
X – ÉDITER LE CLASSEUR
171
2 LES FORMATS
MENU FICHIER
<CLIC G>
SUR
<CLIC G>
SUR
ILL ON
Le format "PDF" est un format sécurisé d'échange de documents indépendant des machines et système, le format "XPS" (XML Paper Specification), moins répandu, est un format de fichier électronique à présentation fixe qui préserve la mise en forme du document et permet le partage des fichiers.
SUR INDIQUER LE DOSSIER OU LA BIBLIOTHÈQUE D'ENREGISTREMENT
<CLIC G> <CLIC G>
SUR
EC
HA NT
donne accès à quantité de formats d'échange. Tous ces formats permettent de générer un nouveau document et sont souvent utilisés pour faire circuler des documents sur un réseau ou sur internet
Exporter au format pdf le classeur "emprunt"
172
3 LA PUBLICATION Microsoft propose un service appelé "POWERBI" permettant de gérer et partager des flux de données synthétisées dans des tableaux de bord.
<CLIC G>
SUR
ILL ON
MENU FICHIER
SUR INDIQUER LE DOSSIER ONEDRIVE D'ENREGISTREMENT
<CLIC G> <CLIC G> <CLIC G>
SUR SUR
4 LE MESSAGE ÉLECTRONIQUE
Le classeur est envoyé en pièce jointe avec comme objet le nom du fichier dans le format désiré. MENU FICHIER SUR
HA NT
<CLIC G> <CLIC G> <CLIC G>
SUR SUR
INDIQUER LE DESTINATAIRE
<CLIC G>
SUR
EC
LE FORMAT DÉPEND
DU CHOIX CI-DESSUS
Si le classeur est enregistré sur OneDrive, envoyer simplement un lien comme cidessus pour pouvoir travailler à plusieurs dessus
X – ÉDITER LE CLASSEUR
173
Préférer le format "PDF" au format "DOCX" s'il n'est pas souhaitable que le destinataire puisse faire des modifications
EC
HA NT
ILL ON
Si vous êtes reliés à internet avec des adresses propres, Envoyer le classeur "Emprunt" en pièce jointe de message électronique à la personne de votre choix Si le classeur est sur One Drive, essayer de travailler à plusieurs dessus
EC ILL ON
HA NT
XI – OFFICE 365 EN LIGNE
175
ILL ON
Windows permet de travailler en ligne (sur internet) et donc à partir de n'importe quel poste (smartphones inclus) et de n'importe où dans le monde. Il permet notamment de stocker des documents et de les modifier avec la version locale (Excel sur le micro) ou la version en ligne (Excel Web App sur internet) de Microsoft Excel.
OneDrive (anciennement SKYDRIVE) est un espace de stockage en ligne (cloud) synchronisé automatiquement avec votre machine locale. Il met actuellement à disposition 15 Go plus 15 go pour les photos gratuitement et 1 024 Go supplémentaire avec un abonnement Office 365. ACCÈS LOCAL
<CLIC G> SUR <CLIC D> SUR <CLIC G> SUR
HA NT
Les fichiers stockés sur Skydrive s'affichent
B.NOTIFICATION
Vous travaillez en local sur votre ordinateur mais les dossiers sont automatiquement copiés sur un dossier en ligne accessible de partout dans le monde et d'autre part à l'abri des accidents pouvant survenir à l'ordinateur (bris, vol, incendie, eau…)
EC
ACCÈS EN LIGNE
<CLIC G> SUR <CLIC D> SUR <CLIC G> SUR
Ouvrir votre navigateur Internet Afficher votre espace "ONEDRIVE" et vous déplacer entre les dossiers
B.NOTIFICATION
176
1 CRÉER UN DOSSIER
HA NT
ILL ON
La procédure et sa finalité sont comparables à celles effectuées en local.
À ce niveau, il est aussi possible de créer en ligne un document Word, un classeur Excel, une présentation Powerpoint… avec Microsoft Web Apps Créer un dossier "stage Excel" à la racine
2 ACCÉDER À UN DOSSIER
EC
Cet accès se fait naturellement
SUR LE DOSSIER
son contenu s'affiche
Afficher le contenu du dossier Excel créé
XI – OFFICE 365 EN LIGNE
177
3 IMPORTER DES FICHIERS
ILL ON
Les documents stockés sur l'ordinateur (ou un de ses périphériques) peuvent être importés dans votre espace de stockage.
les fichiers sélectionnés sont cochés
Il est cependant plus simple de faire la copie localement avec l'explorateur, sachant que les dossiers seront automatiquement synchronisés Charger dans le dossier "stage Excel" les fichiers exercices
HA NT
4 SELECTIONNER UN FICHIER
SUR LE FICHIER OU LE DOSSIER
la case de sélection s'affiche
SUR LA CASE DE SELECTION DU FICHIER
Dans le dossier "stage Excel", sélectionner les fichiers "transport" et "bilan" Annuler la sélection
5 GÉRER LES FICHIERS
Les documents de l'espace de stockage peuvent être supprimés, déplacés…
SÉLECTIONNER LES FICHIERS
EC
les fichiers sélectionnés sont cochés UN DES OUTILS
Faire une copie du fichier "bilan" et la renommer "essai" Déplacer le fichier "essai" vers la racine Supprimer le fichier "essai"
178
6 OUVRIR UN CLASSEUR EXCEL
ILL ON
Les classeurs peuvent être affichés avec fiabilité dans le navigateur et modifiés grâce aux applications en ligne.
LE FICHIER POUR L'OUVRIR
le fichier s'affiche dans l'application en ligne
LANCE EXCEL EN LOCAL
HA NT
RUBAN DE EXCEL ONLINE
Afficher le fichier "commande de fleurs" Le modifier puis l'enregistrer
7 PARTAGER DES CLASSEURS
Les dossiers ou fichiers étant partagés, plusieurs utilisateurs peuvent travailler dessus.
SUR
EC
<CLIC G> SUR
SÉLECTIONNER LES OPTIONS DE PARTAGE INDIQUER L'ADRESSE MAIL DU/ DES DESTINATAIRES ENVOYER
Partager le dossier "stage Excel"
XI – OFFICE 365 EN LIGNE
179
SÉLECTIONNER LE CLASSEUR <CLIC G> SUR LE CLASSEUR
ILL ON
L'accès à la version en ligne d'Excel "EXCEL WEB APP" peut s'effectuer à partir d'un classeur Excel stocké dans OneDrive ou bien en créant un nouveau classeur
<CLIC G> SUR
le classeur s'ouvre dans Excel Web App
ONGLETS PRINCIPAUX ET MENU "FICHIER"
<CLIC G> SUR
LANCER EXCEL DE
CHEMIN DU FICHIER
L'ORDINATEUR
RUBAN
HA NT
La présentation du classeur est très proche de celle de la version standard.
ZONE D'AFFICHAGE DES DONNÉES
ONGLETS DE FEUILLES
UTILISATEURS EN COURS
Ouvrir "commande de fleurs" dans "EXCEL WEB APP"
EC
Certains éléments non gérés peuvent empêcher l'ouverture d'un classeur sous "Excel Web App" (protection, commentaires, formes…)
180
1 L'ONGLET ACCUEIL
a) LA SAISIE ET LE CALCUL DE DONNEES
ILL ON
Il est très proche du même onglet de l'application locale Excel mais plus synthétique ; les outils sont regroupés par nature mais avec quelques outils en moins. Il répond cependant aux besoins de base de présentation et de vérification.
Elle s'effectue de la même manière que dans l'application locale. Il est cependant prudent de garder les informations et les calculs à jour. ONGLET DONNÉES GROUPE "CONNEXIONS
(1er
bloc)
ONGLET DONNÉES
GROUPE "CALCUL
(2ème
bloc)
<CLIC G> SUR
<CLIC G> SUR
HA NT
Mettre à jour le classeur "bilan"
b) LA MISE EN FORME DES DONNEES
La plupart des options simples sont présentes mais pas de format de cellule complexe ni de mise en forme élaborée. L'affectation s'effectue de la même manière que dans Excel masi seules les outils principaux sont disponibles dans l'onglet "accueil"
c) LA SAISIE DES FORMULES
EC
Les formules sont utilisables dans "EXCEL WEB APP" et les fonctions sont disponibles mais aucun assistant ne vient aider l'utilisateur.
CLAVIER
BOUTON GAUCHE
<CLIC G> SUR LA CELLULE SAISIR LE SIGNE ÉGAL TAPER LA 1ÉRE LETTRE DE LA FORMULE <CLIC G> SUR LA FORMULE DÉSIGNER LA PLAGE CONCERNÉE EN FAISANT GLISSER LA SOURIS <ENTRÉE> POUR VALIDER OU
<CLIC G> SUR
DE LA BARRE DE FORMULE POUR UTILISER UNE FONCTION
XI – OFFICE 365 EN LIGNE
ILL ON
181
Dans le classeur " bilan ", effacer puis recalculer les sommes
2 L'ONGLET INSÉRER
HA NT
Il propose l'insertion de fonctions, de tableau (table), de graphiques ou de lien internet, là encore de manière simplifiée par rapport à l'application Excel.
a) LE TABLEAU
Quelques différences entre le tableau (table) "Excel Web App" et le tableau "Excel". ONGLET "ACCUEIL"
GROUPE "TABLEAUX"
(6ème
bloc)
SÉLECTIONNER LA PLAGE À CONVERTIR EN TABLEAU
EC
<CLIC G> SUR RENOMMER ÉVENTUELLEMENT LES COLONNES ET SAISIR LES DONNÉES
ONGLET "INSÉRER"
GROUPE "TABLEAUX" (2ème bloc)
SÉLECTIONNER LA PLAGE OÙ CRÉER UN TABLEAU
<CLIC G> SUR RENOMMER ÉVENTUELLEMENT LES COLONNES ET SAISIR LES DONNÉES
182 b) LES GRAPHIQUES
ILL ON
"Excel Web App" convertit les graphes 3D en graphe à 2 dimensions et ne gère que les graphiques simples en deux dimensions.
ONGLET "INSÉRER" GROUPE "GRAPHIQUES" (4ème bloc)
SÉLECTIONNER LES DONNÉES DU TABLEAU DANS LA FEUILLE <CLIC G> SUR LE TYPE DE GRAPHIQUE <CLIC G> SUR LE MODÈLE DE GRAPHIQUE le graphique s'affiche dans son cadre
POSITIONNER ET DIMENSIONNER LE GRAPHE DANS LA FEUILLE
HA NT
Un onglet supplémentaire propose des outils de gestion du graphique dès que celui-ci est sélectionné (d'un simple <CLIC G> dans le graphique).
3 LE MENU FICHIER
Il propose les fonctionnalités principales d'enregistrement et de partage. MENU FICHIER
EC
<CLIC G> SUR LE MENU DÉSIRÉ
XI – OFFICE 365 EN LIGNE
183
4 L'ENREGISTREMENT Cette notion disparaît dans "Excel on line" puisqu'entièrement prise en charge et automatisée.
5 LES AUTRES APPLICATIONS
ILL ON
Créer avec "Excel Web App" un classeur "bilan 2" aussi proche que possible de l'original
L'accès aux autres applications en ligne peut s'effectuer à partir de Excel.
AUTRES APPLICATIONS EN LIGNE
HA NT
Afficher les autres applications Microsoft en ligne
6 PARTAGER UN CLASSEUR
Le classeur doit être situé sur OneDrive pour pouvoir travailler à plusieurs dessus. Les utilisateurs doivent travailler avec l'application Excel en ligne pour travailler simultanément.
<CLIC G> SUR en haut et à droite
EC
ENVOYER LE MAIL DE PARTAGE
ILL ON
184 Le destinataire reçoit un mail de ce type et il lui suffit de cliquer sur "afficher dans OneDrive".
<CLIC G>
ICI POUR
OUVRIR LE CLASSEUR
Partager le classeur "bilan 2" avec d'autres utilisateurs
7 TRAVAILLER À PLUSIEURS
Le travail en équipe est ici d'une grande simplicité et d'une grande efficacité. Chacun travaille tout à fait normalement et toute modification est immédiatement répercutée. Simplement, si une cellule est déjà en cours de modification par quelqu'un d'autre, une bulle d'aide s'affiche :
HA NT
CET UTILISATEUR EST DÉJÀ EN
EC
Travailler simultanément à plusieurs sur le classeur "bilan 2" Changer des valeurs Insérer des commentaires observer les modifications
TRAIN DE MODIFIER LA CELLULE
XII – GÉRER LES FICHIERS EXCEL
185
ILL ON
La gestion des fichiers concerne l'ouverture et l'enregistrement de ces fichiers ; la procédure d'enregistrement doit être menée à l'issue de chaque étape de la création d'un document et une fois le document terminé. Si le document ne doit plus évoluer, la finalisation le fige et l'enregistre automatiquement. À noter le terme de classeur est plutôt employé lorsque l'on travaille sur le contenu (données, mise en forme, mise en page...) / le terme de fichier lorsque que l'on manipule le classeur Excel de manière externe en tant qu'entité, sans considération de son contenu (copie, suppression, déplacement, sauvegarde) et à partir du système d'exploitation La gestion des fichiers, est, au fil des versions, de plus en plus prise en charge par le système avec l'enregistrement automatique et la sauvegarde des versions
Excel propose à l'ouverture un document vierge dénommé "classeur 1" (2,3..). Il prendra son vrai nom, donné par l'utilisateur, dès qu'il aura été sauvegardé.
1 LA CRÉATION D'UN NOUVEAU CLASSEUR
HA NT
Il faut d'abord indiquer sur quel modèle il doit être basé (par défaut, le modèle "normal"). MENU FICHIER
<CLIC G>
SUR
<CTRL><N> le document est créé immédiatement
<CLIC G> SUR
2 L'OUVERTURE D'UN CLASSEUR EXISTANT
Les fichiers peuvent être dans une bibliothèque, un espace de travail, sur le réseau…
EC
MENU FICHIER
<CLIC G>
SUR
<CLIC G> SUR UN DES CLASSEURS PROPOSÉS OU SÉLECTIONNER UNE LOCALISATION <CLIC G> SUR LE CLASSEUR
<CTRL><O> SÉLECTIONNER LA LOCALISATION SÉLECTIONNER LE CLASSEUR
ILL ON
186
L'utilisation de OneDrive, le stockage est en ligne, est identique à l'utilisation d'un disque local mais les possibilités, de partage notamment, sont sans communes mesures
Le bouton
permet de choisir précisément la destination.
Pour un ordinateur standard, l'organisation est la suivante :
HA NT
BARRE D'ADRESSE
La barre d'adresse affiche en temps réel la progression dans la structure (fil d'ariane) Garder la touche <CTRL> enfoncée pour ouvrir conjointement plusieurs documents pointer sur un classeur et <CLIC G> sur pour l'épingler et l'avoir sous la main Si Excel n'arrive pas à ouvrir un fichier, utiliser la commande
dans la liste de
EC
commandes de
Fermer tous les classeurs Ouvrir les classeurs "transport", "commande" et "emprunt" en une seule fois Les fermer
XII – GÉRER LES FICHIERS EXCEL
187
3 L'OUVERTURE D'UN FICHIER D'UN AUTRE TYPE Excel permet d'ouvrir sans manipulation particulière des fichiers de différents types (format). Lorsqu'il ne l'a pas reconnu, Il faut lui indiquer le format du fichier.
<CLIC G>
SUR
<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR
ILL ON
MENU FICHIER
POUR DÉROULER LA LISTE
SÉLECTIONNER LE FICHIER
<CLIC G> SUR
Pour ouvrir un fichier d'un autre type, procéder comme pour un fichier Excel. Excel le convertit automatiquement s'il est à même de le faire Ouvrir le fichier "client.dbf" Le fermer
HA NT
L'enregistrement d'un classeur provoque son inscription dans les mémoires de stockage de l'ordinateur. L'ordinateur éteint, il sera conservé et pourra être réutilisé. Excel enregistre automatiquement les informations de récupération (qui permettent de ne pas perdre les données en cas de plantagE) toutes les 10 minutes et enregistre à la fermeture les documents non enregistrés par l'utilisateur
1 L'ENREGISTREMENT STANDARD
L'enregistrement standard est le type d'enregistrement le plus rapide puisque son exécution est immédiate sans aucune information à saisir.
BARRE ACCÈS RAPIDE
<CLIC G>
<CTRL><S>
SUR
EC
MENU FICHIER
<CLIC G> SUR
L'enregistrement dans le dossier local de OneDrive s'effectue exactement de la même manière, l'avantage étant que le fichier est alors accessible de n'importe où et que la synchronisation avec la copie locale est automatique
188
2 L'ENREGISTREMENT SOUS Il permet de préciser ou modifier le nom, l'emplacement ou le type du classeur. C'est cette commande qui est automatiquement appelée lors d'un premier enregistrement.
<CLIC G> SUR INDIQUER L'EMPLACEMENT <CLIC G> SUR SAISIR LE NOM INDIQUER LE DOSSIER
HA NT
<CLIC G> SUR
ILL ON
MENU FICHIER
<CLIC G> POUR AJOUTER UN MOT-CLÉ AGRANDIT/RÉDUIT LA FENÊTRE
Pour enregistrer un document existant sous un autre nom, indiquer le nouveau nom à la place de l'ancien ; les deux documents coexisteront et évolueront indépendamment
EC
Effectuer le changement de nom avant de faire toute modification du classeur car si vous oubliez en cours de route de changer le nom, le document original risque d'être perdu (voir cependant historique des versions de Windows)
ILL ON
XII – GÉRER LES FICHIERS EXCEL Si l'on réduit la taille de la boîte de dialogue d'enregistrement ou si l'on clique sur , elle affiche les propriétés.
3 L'ENREGISTREMENT COMPATIBLE
HA NT
Si dans une structure coexistent différentes versions d'Excel, le classeur "Excel 2016" au format .XLSX peut être enregistré au format .XLS "97-2003". Vérifier auparavant dans la préparation du document avec le "vérificateur de compatibilité". MENU FICHIER
<CLIC G> SUR INDIQUER L'EMPLACEMENT <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR
POUR DÉROULER LA LISTE
<CLIC G> SUR
4 LES OPTIONS D'ENREGISTREMENT
Les options définissent ce que comprend l'enregistrement et comment il s'effectue.
EC
MENU FICHIER
<CLIC G>
SUR
SÉLECTIONNER
(volet de gauche)
MODIFIER ÉVENTUELLEMENT LES OPTIONS
POUR VALIDER
189
HA NT
ILL ON
190
EC
Ă&#x20AC; partir du classeur "bilan" Afficher les options d'enregistrement d'Excel Fermer Excel
XIII – EXERCICES
191
ILL ON
Les divers exemples et exercices sont reproduits ici. Leurs corrigés sont téléchargeables sur notre site (leurs noms sont identiques mais comportent la mention "fini"). Certains sont marqués comme "finaux" et leurs feuilles sont protégées (sans mot de passe) ; penser à modifier ces caractéristiques pour travailler.
HA NT
Créer un nouveau classeur et sur la 1ère feuille Saisir le tableau suivant :
Enregistrer sous le nom "commande de fleurs" Sélectionner la cellule dont le contenu est "pivoines" Indiquer comme commentaire : "délais de 8 jours" Le modifier en "délais de 15 jours" Pointer sur le commentaire pour l'afficher puis l'afficher en permanence comme ci-après
EC
: Effacer les données de la colonne "valeur" Faire le total des quantités avec l'opérateur arithmétique "+" Calculer la colonne "valeur" pour chaque type de fleur en multipliant quantité par prix Remplacer dans le total des quantités les opérateurs arithmétiques par des sommes comme ci-dessous puis totaliser la colonne "valeur"
192
ILL ON
Pour la colonne "prix", indiquer la moyenne :
Enregistrer Insérer les lignes "Marguerites et pivoines
devant
HA NT
Compléter la colonne valeur Vérifier la cohérence du tableau Affecter la hauteur de 18 points aux lignes 2 à 8 Affecter la hauteur de 20 points à la ligne 1 Insérer deux colonnes devant la colonne "prix" Les appeler "nom scientifique" et description" Renseigner ces colonnes
EC
Mettre la largeur de la colonne de libelles à 13,55 Ajuster les autres colonnes Enregistrer Déverrouiller la plage D2:E9 Masquer la plage B10:F10 et F2:D9 Protéger la feuille de travail Modifier le prix des tulipes à 3 € (cellules déverrouillées) Essayer de modifier la formule de calcul de la valeur de cette ligne (cellules verrouillées et masquées) Remplacer "quantité", "prix" et "valeur" par des synonymes Annuler Remplacer les titres de colonne par leur équivalent en anglais Annuler Enregistrer une dernière fois
XIII – EXERCICES
193
Créer un nouveau classeur et se rendre en "feuille 3" (créer les feuilles nécessaires) Saisir le tableau suivant (les formules et fonction sont affichées en clair pour la compréhension du
ILL ON
tableau mais doivent être saisies comme des formules et non des données)
HA NT
Enregistrer le classeur sous le nom "bilan" Sur la feuille 3, effacer les valeurs des lignes chiffre d'affaires et charges (voir ci-dessous)
Saisir le tableau suivant sur la feuille 1 :
EC
Saisir le tableau suivant sur la feuille 2 :
Sur la feuille 3, remplacer les valeurs des lignes chiffre d'affaires et charges par les références aux cellules de total de chacune des feuilles saisies (comme ci-dessous)
Enregistrer les modifications
194
EC
HA NT
ILL ON
Afficher la feuille 3 Appliquer un style de tableau Désactiver le filtre automatique Affecter les couleurs, polices et thème de votre choix Affecter le style de cellule de votre choix aux titres de colonnes Vérifier le zoom (110 %) Mettre les titres de ligne et de colonne en arial 12 marron foncé Mettre toutes les lignes de données en arial 11 marron clair Mettre les lignes de données "résultat brut" et "résultat net" en gras Mettre un quadrillage marron de séparation de toutes les cellules Mettre un trait épais marron foncé au-dessus et au-dessous de "résultat brut" et "net" Encadrer le tableau d'un trait double marron foncé Mettre une couleur de fond gris clair pour les titres de ligne et de colonne Mettre un fond jaune clair pour les lignes de "résultat brut" et de "résultat net" Modifier l'alignement horizontal et vertical des titres et données pour améliorer la présentation Centrer les titres de colonne Aligner à gauche les titres de ligne Mettre un format euro sans décimale aux valeurs (hors %) Remplacer les années par 31/12/14, 31/12/15, et 31/12/16 Afficher sous le format "mois + année" Personnaliser le thème puis l'enregistrer sous le nom "thème financier" Personnaliser le tableau puis enregistrer le style de tableau sous le nom "style de tableau financier Augmenter d'une taille le titre de la 1ère colonne et le mettre en bleu très foncé Répéter la modification sur les autres titres de colonne de la feuille Enregistrer Recopier la mise en forme sur les autres feuilles du classeur et l'adapter le cas échéant Nommer la première feuille "ventes" Nommer la seconde feuille "charges" et nommer la feuille de synthèse "résultat" Colorer les onglets de feuilles Afficher la feuille "ventes", la protéger, essayer de la modifier puis la déprotéger Déverrouiller les cellules B2:D6 puis protéger la feuille Essayer de la modifier puis déprotéger la feuille, enregistrer le classeur Afficher les formules, les vérifier puis réafficher les valeurs Enregistrer Créer un graphique incorporé du type ci-après (histogramme – forme : cône) Afficher la feuille "résultat" Sélectionner les deux premières lignes de données (ca, charges) et leurs libelles Créer un objet graphique colonnes 3D (histogramme – forme : pyramide) dans une feuille graphique puis nommer la feuille "structure" Sélectionner les données de la première ligne (750, 900, 1100) Créer un sparkline dans la colonne F en face des données Le recopier vers le bas du tableau Modifier le type de sparkline pour les résultats bruts et nets Inscrire du texte dans la cellule du sparkline (évolution positive par ex)
XIII – EXERCICES
195
EC
HA NT
ILL ON
Enregistrer Afficher la feuille "charges" Créer un graphique incorporé "histogramme 3d" Changer le type du graphe en "cônes 3D" Modifier le style du graphe Modifier les couleurs du graphe Choisir une disposition parmi celles proposées Agrandir le graphe Repositionner le graphe précédemment créé en dessous des données Enregistrer Chiffrer le classeur "bilan" avec un mot de passe (ex:"9geyrTVJ78DQsxcvFT1") L'enregistrer, le fermer, le rouvrir, supprimer le mot de passe Enregistrer Afficher la feuille "résultat" du classeur "bilan" en mode "mise en page" Pour chacune des feuilles de travail Mettre des marges étroites et centrer les données Choisir "1 page" en largeur et "1 page" en hauteur Mettre en entête l'heure puis le nom de la feuille et du classeur puis la date Mettre en pied de page le nom de votre société, rien au milieu puis la page courante sur le nombre de pages totales Enregistrer Copier le classeur dans OneDrive L'ouvrir et modifier dans Excel Web App
HA NT
ILL ON
196
Ouvrir le classeur "comptes" et afficher la feuille "exo" Pointer sur les commentaires et saisir les formules de calculs Vérifier le tableau Appliquer un style de tableau
EC
Une fois ce style appliqué, revenir sur l'outil et déplacer la souris sur les choix pour observer la modification temporaire de la mise en forme dans le tableau Dans le classeur "comptes" feuille "exo" Désactiver le filtre automatique Affecter les couleurs de police de votre choix Affecter la police de votre choix Affecter le thème de votre choix Affecter le style de cellule de votre choix aux titres de colonnes Enregistrer sous le nom "comptes finis" puis fermer
XIII – EXERCICES
HA NT
ILL ON
197
Ouvrir le classeur "somme"
Faire le total de la 1ère colonne du 1er tableau (outil ) Recopier ce total sur les autres cellules de la ligne avec la recopie incrémentée (tirer la cellule avec la souris) Idem pour les totaux de ligne du même tableau
EC
Faire le total de la 1ère colonne du 2ème tableau (outil ) Recopier ce total sur les autres cellules de la ligne avec l'outil Idem pour les totaux de ligne du même tableau Faire le total de la 1ère colonne du 3ème tableau (outil ) Recopier ce total sur les autres cellules de la ligne avec copier/coller Idem pour les totaux de ligne du même tableau Effacer ces totaux en une seule opération Faire les totaux de lignes et de colonnes de tous les tableaux en une seule opération ( Fermer le classeur sans l'enregistrer
)
HA NT
ILL ON
198
Ouvrir le classeur "series" Aller sur la feuille "tableau" Faire les totaux Sélectionner l 'ensemble du tableau Tirer la poignée de recopie vers le bas ou/et vers la gauche Observer le résultat Aller en feuille "série 1 valeur" Faire glisser la poignée de recopie de chaque cellule de la première ligne vers le bas (environ 10 lignes) Observer le résultat Corriger éventuellement la série avec la balise active Annuler les opérations précédentes
EC
Recommencer avec les outils Aller en feuille "série 2 valeurs" Faire glisser la poignée de recopie de la sélection des deux premières cellules de chaque colonne vers le bas (environ 10 lignes) Observer le résultat Afficher la feuille "liste personnalisée" Créer une liste personnalisée à partir des données Vérifier dans un nouveau classeur qu'elle est bien disponible Afficher la feuille "table en format automatique" Agrandir le tableau vers le bas puis vers la droite en faisant glisser la marque à l'angle extérieur droit du tableau puis fermer sans enregistrer Fermer le classeur sans l'enregistrer
XIII – EXERCICES
ILL ON
199
HA NT
…
EC
Ouvrir le classeur "emprunt" Figer les volets pour que les titres du détail de l'emprunt soient toujours visibles Définir la zone d'impression et les titres de telle manière que sur chaque page imprimée, on puisse voir les données de remboursement et ce à quoi elles correspondent Faire un aperçu avant impression du classeur "Emprunt" avec les caractéristiques de zone d'impression et de titres préalablement définies Imprimer le classeur "Emprunt" au format "xps" Ouvrir le document généré, le visualiser puis le fermer Si vous êtes reliés à internet avec des adresses propres Envoyer le classeur "Emprunt" en pièce jointe de message électronique à la personne de votre choix Enregistrer le classeur "emprunt" en tant que page web à fichier unique Le visualiser avec le navigateur
200
ILL ON
Saisir le tableau suivant sur la feuille 1 d'un nouveau classeur Faire les totaux en une opération Enregistrer le classeur sous le nom "transport"
HA NT
En colonne G, ajouter un libellé "pourcentage" Calculer le pourcentage de la 1ère activité par rapport au total des activités Mettre le dénominateur en référence absolue ($F$6) Copier en glissant le résultat sur les cellules du dessous Enregistrer Saisir le tableau suivant sur la feuille 2
Saisir le tableau suivant sur la feuille 3
EC
Saisir le tableau suivant sur la feuille 4
Enregistrer Renommer chaque feuille du nom de la région et colorier les onglets Effectuer le total de chacun des tableaux avec la fonction "somme" Copier la dernière feuille, la renommer "total France" La modifier et effectuer la consolidation des autres feuilles en faisant la somme des cellules correspondantes de chaque feuille de région – par exemple en B2 de "Total France" =SOMME('FEUIL1:FEUIL4'!B2) en mettant les noms réels des feuilles Calculer le total des ventes des régions pour vérification - somme de la plage de données
XIII – EXERCICES
201
EC
HA NT
ILL ON
3D de la forme =SOMME('FEUIL1:FEUIL4'!B2:E5) en mettant les noms réels des feuilles Définir en B9 un coefficient d'actualisation pour obtenir la prévision 2016 par région par rapport à 2015 soit : valeur 2016 = valeur 2015x (1 + coefficient) coefficient Est : 9% coefficient Nord : 7% coefficient Ouest :12% coefficient Sud : 10% Calculer les prévisions 2016 dans la colonne suivant le total dans chacune des feuilles et faire la consolidation de cette colonne dans "total France" Enregistrer Calculer la proportion pour 2016 de chacun des produits dans une colonne pourcentage dans chacune des feuilles et faire la consolidation de cette colonne dans "total France" Enregistrer Faire une présentation élaborée de vos feuilles de travail avec le format de nombre "€" Saisir en G6 le commentaire suivant :"si la réalité est conforme à nos espoirs, notre groupe devrait dépasser les 4 Mrd d'euros dès l'année prochaine" et " Les résultats de l'exercice 2015 sont un peu en deçà des prévisions cependant, les perspectives 2016 sont très prometteuses, notamment avec une augmentation prévue de l'activité "transport international de 29 %" au-dessous du tableau (fusionner des cellules et faire un renvoi à la ligne automatique) Enregistrer Créer un graphique incorporé 3D dans chaque feuille de région (histogramme cônes, histogramme cônes, barres et barres pyramidales) Créer une feuille graphique représentant sous forme d'histogramme 3D le total France Appeler cette feuille "représentation", colorier son onglet et la mettre en dernier Enregistrer Vérifier vos tableaux et inclure une formule logique de vérification en "f7" de "total France" de type =SOMME(B2:E5)=F6 Protéger votre travail (déverrouiller les cellules de données et protéger les feuilles de travail et la structure du classeur) Enregistrer et fermer le classeur
EC ILL ON
HA NT
202
ILL ON
FENÊTRE WORD, 25 FEUILLE DE TRAVAIL, 110 FINALISATION, 152 FONCTIONS, 57 FORMAT DE CELLULE, 79 FORMAT DES DATES ET DES HEURES, 88 FORMAT DES NOMBRES, 86 FORMES DU POINTEUR, 38 FORMULE ARITHMÉTIQUE, 58 FORMULE LOGIQUE, 59, 135 FORMULE MATRICIELLE, 59 FORMULE TEXTE, 59 FORMULES, 57 GROUPE DE TRAVAIL, 120 GROUPES D'OUTILS, 29 GUIDE, 19 HAUTEUR DES LIGNES, 95 HEURES, 53 ICONES D’AFFICHAGE, 34 IMPRESSION, 169 INSERTION DES COLONNES, 99 INSERTION DES FEUILLES, 112 INSERTION DES LIGNES, 94 INSPECTION, 155 LANGUE, 127 LARGEUR DES COLONNES, 100 LIBELLE, 53 LISTES PERSONNALISÉES, 71 MANIPULATIONS DE LA MISE EN FORME, 91 MASQUAGE DES COLONNES, 102 MASQUAGE DES FEUILLES, 116 MASQUAGE DES LIGNES, 97 MASQUAGE DU CLASSEUR, 123 MASQUAGE D'UNE PLAGE, 109 MENU WORD, 26 MENUS CONTEXTUELS, 8, 30 MESSAGE ÉLECTRONIQUE, 172 METTRE EN FORME, 73 MODIFICATION DES DONNÉES, 50 MODIFICATION DU GRAPHIQUE, 148 NOM DES FEUILLES, 111 NOMBRES, 52 ONGLETS, 11, 28 OPERATIONS ENTRE PLAGES, 107 OUTIL BORDURE, 81 OUTILS, 39, 78 OUTILS ALIGNEMENT, 85 OUTILS FORMAT, 86 PARTAGE DU CLASSEUR, 124 PLAGE, 103 POLICES, 75, 78 POSITION, 149 PRÉPARATION DU DOCUMENT, 151 PROTECTION (SYNTHÈSE), 138 PROTECTION DES FEUILLES, 117, 139 PROTECTION DU CLASSEUR, 123, 140 PUBLICATION, 169 QUITTER, 22 RECHERCHE, 136 RÉFÉRENCES 3D, 66
EC
HA NT
ACCÈS RAPIDE, 27 AFFICHAGE DES COLONNES MASQUÉES, 102 AFFICHAGE DES FEUILLES MASQUÉES, 116 AFFICHAGE DES FORMULES, 133 AFFICHAGE DES LIGNES MASQUÉES, 97 ALIGNEMENT, 85 ANNULATION, 40, 43 ANNULATION DE LA DERNIÈRE ACTION, 52 ASCENSEURS, 32 ASSISTANT FONCTION, 62 ATTRIBUTS DE CARACTÈRES, 78 AUDIT DES FORMULES, 133 AUTRES MODÈLES, 46 BARRE DE TITRE, 26 BARRE D'ÉTAT, 33 BARRE D'OUTILS, 30, 78 BARRES D’OUTILS, 8 BOITES DE DIALOGUE, 9 BORDURES, 81 BOUTON DE COMMANDE, 13, 17 CALCUL AUTOMATIQUE, 64 CASE A COCHER, 12, 17 CASE D'OPTION, 12 CELLULE, 103 CHIFFREMENT, 153 CLAVIER, 5, 41 COLLAGE SPÉCIAL, 106 COLONNE, 98 COMMENTAIRES, 54 COMPATIBILITÉ, 156, 157, 158 CONFIGURATION, 21 COPIE DE LA MISE EN FORME, 92 COPIE DES FEUILLES, 115 COPIE D'UNE PLAGE, 105 CORRECTION AUTOMATIQUE, 127 COULEUR DE REMPLISSAGE, 83 COULEUR DES ONGLETS, 111 COULEURS, 75 CREATION DU GRAPHIQUE, 141 CRÉATION D'UN DOCUMENT, 185 CURSEURS DE FRACTIONNEMENT, 32 DATES, 53 DÉPLACEMENT, 38, 41 DÉPLACEMENT DES FEUILLES, 113 DÉPLACEMENT D'UNE PLAGE, 104 DÉPROTECTION DES FEUILLES, 119 DÉVERROUILLAGE DES PLAGES, 109, 138 DICTIONNAIRES, 129 DIDACTICIEL, 19 DISPOSITION DU GRAPHIQUE, 148 DONNÉES NUMÉRIQUES, 52 DONNÉES TEXTE, 53 EFFACEMENT DES DONNÉES, 110 EFFACEMENT DES DONNES, 50 EFFETS, 76 ENREGISTREMENT, 187 ENREGISTREMENT DE LA MISE EN FORME, 89 ENREGISTREMENT DONNÉES, 15 ENTRÉES LONGUES, 49 EXERCICES, 23
ILL ON
SUPPRESSION DES COLONNES, 100 SUPPRESSION DES FEUILLES, 113 SUPPRESSION DES LIGNES, 95 SYNONYMES, 130 TABLEAU CARRÉ, 62 TABLEAU COMPLEXE, 132 TABLEAU SIMPLE, 131 THÈMES, 76 TOUCHES DE FONCTION, 41 TOUCHES DE MISE EN FORME, 80 TOUCHES SPÉCIALES, 5 TRADUCTION, 130 TRANSPOSITION DE PLAGES, 108 TYPE DE GRAPHIQUE, 146 TYPES DE DONNÉES, 52 VÉRIFICATION DES CHIFFRES, 131 VÉRIFICATION DES ERREURS, 134 VÉRIFICATION DU TEXTE, 127 VÉRIFICATION GLOBALE, 128 VOLETS DE TITRE, 122 ZONE DE LISTE, 11 ZONE DE LISTE DÉROULANTE, 12 ZONE DE SAISIE, 34 ZONE DE TEXTE, 11, 17, 54 ZOOM, 34
EC
HA NT
RÉFÉRENCES RELATIVES / ABSOLUES, 64 RÈGLE, 31 REMPLACEMENT, 137 REMPLISSAGE, 83 RÉPÉTITION, 43 RÉPÉTITION DE LA MISE EN FORME, 91 RUBAN, 28, 39, 78 SAISIE, 47, 48, 49 SAISIE DES DONNÉES, 47 SÉLECTION, 42, 145 SÉLECTION DES COLONNES, 98 SÉLECTION DES DONNÉES, 50 SÉLECTION DES FEUILLES, 110 SÉLECTION DES LIGNES, 93 SÉLECTION D'UNE PLAGE, 103 SÉRIES A DEUX VALEURS, 70 SÉRIES A UNE VALEUR, 69 SIGNATURE NUMÉRIQUE, 154 SOMME, 61 SOURIS, 3, 38 STYLE DE CELLULE, 77 STYLE DE TABLEAU, 73 STYLE DU GRAPHIQUE, 147 STYLES PRÉDÉFINIS, 73 SUPPRESSION DE LA MISE EN FORME, 92
ILL ON
EC
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Pour des raisons de lisibilité, il est employé dans cet ouvrage les termes de Windows pour Microsoft ™ Windows ®, Word pour Microsoft ™ Word ®, Excel pour Microsoft ™ Excel ®, Access pour Microsoft ™ Access ®, Powerpoint pour Microsoft ™ Powerpoint ® , Outlook pour Microsoft ™ Outlook ®, Edge pour Microsoft ™ Edge ® . Par ailleurs, toutes les copies d'écrans, images et icones ont été reproduites avec l'aimable autorisation de Microsoft ™
Dépôt légal 4ème Trim 2015
ILL ON
ISBN 978-2-916950-41-9
Ce support de cours est destiné à accompagner votre formation dans l'apprentissage de ce logiciel.
Il peut être utilisé en auto-formation mais il est le support idéal d'une formation menée par un formateur.
C'est un manuel d'apprentissage organisé sous forme de leçons, ou chaque brique de connaissance acquise est réutilisée dans les leçons suivantes et avec des exercices à réaliser pour bien mémoriser les actions.
Les fichier d’exercices sont téléchargeables sur le site de l'éditeur (lien dans le support de cours) où vous pourrez aussi éventuellement vérifier vos acquis grâce à des tests de connaissance en ligne. Des emplacements sont prévus sur chaque page pour prendre des notes afin de bien se souvenir des recommandations de votre formateur.
HA NT
Après votre formation, n'hésitez-pas à reprendre ce manuel et à refaire les exercices pour bien ancrer ce que vous avez appris dans votre esprit.
Existent aussi
Joomla 3, faire un site Web
Windows 10, 1er niveau utilisation,
Windows 8, 1er niveau utilisation, 2èm niveau configuration Word 2013, 1er niveau utilisation, 2ème niveau document long, 2ème niveau Publipostage Excel 2013, 1er niveau utilisation, 2ème niveau Plan, liaisons, solveur, fonctions , macros, 2ème niveau, Base de données, Hypothèses, fonctions Access 2013, 1er niveau utilisation, 2ème niveau programmation Outlook 2013
EC
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