J’apprends à me servir de
ACCESS 2007™
Florence FESSY Joël GREEN
Comment utiliser et interroger une base Access existante? Quels sont les modes d'affichage des données ? Comment se déplacer entre les données, les modifier, les filtrer, ajouter un nouvel enregistrement ? Comment interroger les données de la base, trier les données recueillies, effectuer des calculs ou des regroupements sur ces données ? Comment afficher ces données dans des états, mettre en page et personnaliser la présentation de ces états ? Comment effectuer une synthèse de tout ou partie des données sous forme de tableau ou de graphique croisé dynamique avec Access, avec Excel ? Comment utiliser les données d'Access dans Word ? Comment créer et modifier une base simple ? Comment créer des tables, des champs ? Comment travailler en mode "feuille de données", naviguer dans les données, les sélectionner, les modifier, les présenter ? Comment créer des formulaires pour saisir ou afficher les données ? Comment créer et modifier une base complexe ? Qu'est ce que le modèle relationnel ? Quelles sont les caractéristiques des champs ? Comment sont structurées les tables ? Comment définir des relations entre ces tables ? Quelles sont les caractéristiques des contrôles d'un formulaire ? Comment les disposer, les présenter ? Comment créer une table, ajouter des données, mettre à jour des données ou en supprimer avec une requête ? Comment créer des états détaillés avec des regroupements, des calculs intermédiaires et des sous-états ? Comment structurer une application ? Comment créer un menu, une barre d'outils personnalisée, des macro-commandes, des modules ? Comment paramétrer les options ? Comment créer des rubans personnalisés, les associer à l'application, aux formulaires ? Comment gérer et publier une base Access? Comment analyser les tables, les performances, documenter la base ? Comment publier la base, l'enregistrer sous différents formats ? Comment la compacter, la sauvegarder et la réparer ?
Ce livre répond à toutes ces questions et bien plus encore, de manière simple, illustrée et commentée au point qu'il vous deviendra vite indispensable, posé à coté de votre ordinateur Cet ouvrage a été entièrement réalisé avec Microsoft ™ Word 2007 ®,
Image des fonds de couverture reproduite avec l'aimable autorisation de Microsoft ™
SOMMAIRE I.
ACCESS POUR QUOI FAIRE ............................................................................................. 1 A. B. C. D.
II. A. B. C. D. E. F. G.
LA CONFIGURATION OPTIMALE ....................................................................................................... 1 LA PROCÉDURE D'INSTALLATION ..................................................................................................... 2 L'OUVERTURE / LA FERMETURE ....................................................................................................... 2 LES EXERCICES................................................................................................................................... 3
UTILISER WINDOWS ...................................................................................................... 5 LA SOURIS ......................................................................................................................................... 5 LE CLAVIER ........................................................................................................................................ 6 LES FENÊTRES.................................................................................................................................... 6 LES MENUS ET BARRES D’OUTILS ..................................................................................................... 8 LES BOITES DE DIALOGUE ................................................................................................................. 8 LE PRESSE PAPIERS............................................................................................................................ 9 LE GUIDE / LE DIDACTICIEL ............................................................................................................. 10
III. DIALOGUER AVEC ACCESS ........................................................................................... 11 A.
LA STRUCTURE D'UNE BASE ACCESS............................................................................................... 11 TABLES ......................................................................................................................................................... 11 REQUÊTES .................................................................................................................................................... 12 FORMULAIRES .............................................................................................................................................. 12 ÉTATS ........................................................................................................................................................... 12 MACROS ....................................................................................................................................................... 13 MODULES ..................................................................................................................................................... 13
B.
LA FENÊTRE ACCESS ........................................................................................................................ 14 BARRE DE TITRE ........................................................................................................................................... 15 MENU ACCESS .............................................................................................................................................. 15 BARRE D'OUTILS "ACCÈS RAPIDE" ................................................................................................................ 15 RUBAN ......................................................................................................................................................... 16 VOLET DE NAVIGATION................................................................................................................................ 17 MENUS CONTEXTUELS ................................................................................................................................. 20 ASCENSEURS ................................................................................................................................................ 21 BARRE D'ÉTAT .............................................................................................................................................. 21 ONGLETS D'OBJET ........................................................................................................................................ 22
C.
LA SOURIS DANS ACCESS ................................................................................................................ 23 RAPPEL DE QUELQUES FORMES DU POINTEUR ........................................................................................... 23 DÉPLACEMENT ............................................................................................................................................. 23 SÉLECTION.................................................................................................................................................... 24 UTILISATION DU RUBAN ET DES OUTILS ...................................................................................................... 24 ANNULATION D'ACTIONS ............................................................................................................................. 24 ANNULATION DE L'ANNULATION ................................................................................................................ 25
D.
LE CLAVIER DANS ACCESS ............................................................................................................... 25 DÉPLACEMENT AVEC LES TOUCHES ............................................................................................................. 25 TOUCHES DE FONCTION .............................................................................................................................. 26 UTILISATION DU RUBAN .............................................................................................................................. 26 ANNULATION DE LA DERNIÈRE ACTION ....................................................................................................... 26 RÉPÉTITION DE LA DERNIÈRE ACTION ......................................................................................................... 26
IV. UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS ................................................................ 27 A.
L'OUVERTURE ET L'UTILISATION..................................................................................................... 27 OUVERTURE D'UNE BASE EXISTANTE .......................................................................................................... 27 FERMETURE DE LA BASE .............................................................................................................................. 29 ACTIVATION DU CONTENU .......................................................................................................................... 29
B.
LES FORMULAIRES .......................................................................................................................... 31 MODES D'AFFICHAGE DES FORMULAIRES ................................................................................................... 31 NAVIGATION DANS LES DONNÉES ............................................................................................................... 33 MODIFICATION DES DONNÉES ..................................................................................................................... 33 AJOUT D'UN NOUVEL ENREGISTREMENT .................................................................................................... 34 SUPPRESSION D'UN ENREGISTREMENT ....................................................................................................... 35 RECHERCHE DE DONNÉES ............................................................................................................................ 35 TRI DES ENREGISTREMENTS......................................................................................................................... 35 FILTRAGE DES ENREGISTREMENTS .............................................................................................................. 36
C.
LES REQUÊTES SÉLECTION.............................................................................................................. 37 MODES D'AFFICHAGE DES REQUÊTES .......................................................................................................... 37 ASSISTANT .................................................................................................................................................... 38 MODE CREATION.......................................................................................................................................... 39 EXÉCUTION ................................................................................................................................................... 40 ENREGISTREMENTS ...................................................................................................................................... 40 CHAMPS ....................................................................................................................................................... 41 CHAMPS CONCATÉNÉS................................................................................................................................. 44 TRI ............................................................................................................................................................... 46 CRITÈRES DE SÉLECTION ............................................................................................................................... 47 CALCULS ET REGROUPEMENTS .................................................................................................................... 53 GÉNÉRATEUR D'EXPRESSION ....................................................................................................................... 57 PROPRIÉTÉS .................................................................................................................................................. 60
D.
LES ÉTATS ....................................................................................................................................... 61 MODES D'AFFICHAGE DES ÉTATS ................................................................................................................. 61 CREATION DE L'ÉTAT .................................................................................................................................... 62 PERSONNALISATION..................................................................................................................................... 68 PRÉSENTATION ............................................................................................................................................. 75 MISE EN PAGE .............................................................................................................................................. 84
E.
L'EXTRACTION ET LA SYNTHÈSE DES INFORMATIONS ................................................................... 86 GRAPHIQUE CROISÉ DYNAMIQUE ................................................................................................................ 86 REQUÊTES D'ANALYSE CROISÉE ................................................................................................................... 90 LIAISON DE DONNÉES VERS EXCEL ............................................................................................................... 94 ÉTIQUETTES .................................................................................................................................................. 98 ÉCHANGE DE DONNES AVEC WORD .......................................................................................................... 101
V. A.
CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE ...................................................................... 103 LA CRÉATION ................................................................................................................................ 103 CRÉATION A PARTIR D'UN MODÈLE ........................................................................................................... 104 CRÉATION D'UNE BASE VIERGE .................................................................................................................. 105 CREATION D'UNE TABLE ............................................................................................................................. 106 MODE FEUILLE DE DONNÉES ..................................................................................................................... 106 STRUCTURE DE LA TABLE ........................................................................................................................... 107 CRÉATION DES CHAMPS ............................................................................................................................. 107 SÉLECTION DU CHAMP ............................................................................................................................... 109 MODIFICATION DU NOM DU CHAMP ........................................................................................................ 109 ORDRE DES CHAMPS .................................................................................................................................. 110 SUPPRESSION DU CHAMP .......................................................................................................................... 110
B.
LA GESTION DES DONNÉES .......................................................................................................... 111 SAISIE DES DONNÉES .................................................................................................................................. 111 NAVIGATION DANS LES DONNÉES ............................................................................................................. 112 SÉLECTION DES DONNÉES .......................................................................................................................... 113 MODIFICATION DES DONNÉES ................................................................................................................... 113 SUPPRESSION D'UN ENREGISTREMENT ..................................................................................................... 114 RECHERCHE DE DONNÉES .......................................................................................................................... 115 REMPLACEMENT DE DONNÉES .................................................................................................................. 116 ENREGISTREMENT DE LA PRÉSENTATION .................................................................................................. 116 CALCULS SUR ENREGISTREMENTS ............................................................................................................. 117 TRI DES ENREGISTREMENTS ....................................................................................................................... 117 FILTRAGE SIMPLE DES ENREGISTREMENTS ................................................................................................ 118
C.
LA PRÉSENTATION DES DONNÉES................................................................................................ 119 HAUTEUR DES LIGNES ................................................................................................................................ 119 LARGEUR DES COLONNES .......................................................................................................................... 120 POLICE ........................................................................................................................................................ 121 FORMAT DES NOMBRES............................................................................................................................. 122
D.
LA SAISIE DES DONNÉES - LE FORMULAIRE ................................................................................. 123 FORMULAIRE SIMPLE ................................................................................................................................. 123 FORMULAIRE "DOUBLE AFFICHAGE" ......................................................................................................... 124 FORMULAIRE "PLUSIEURS ÉLÉMENTS" ...................................................................................................... 124 PRÉSENTATION ........................................................................................................................................... 125
VI. CRÉER ET MODIFIER UNE BASE COMPLEXE ................................................................ 127 A.
L'ANALYSE ET LE MODÈLE RELATIONNEL ..................................................................................... 128 BASES DE LA THÉORIE ................................................................................................................................ 129 ALGÈBRE RELATIONNELLE (DÉBUTER AVEC) .............................................................................................. 133
B.
LA BASE (STRUCTURE) .................................................................................................................. 135 CRÉATION D'UNE BASE VIERGE.................................................................................................................. 135 CRÉATION D'UNE TABLE ............................................................................................................................ 135 CREATION D'UN CHAMP ............................................................................................................................ 136
C.
LES CHAMPS (PROPRIÉTÉS)........................................................................................................... 139 TAILLE D'UN CHAMP .................................................................................................................................. 139 FORMAT D'UN CHAMP .............................................................................................................................. 140 MASQUE DE SAISIE .................................................................................................................................... 142 LÉGENDE D'UN CHAMP .............................................................................................................................. 144 VALEUR PAR DÉFAUT ................................................................................................................................. 144 VALIDITÉ D'UN CHAMP .............................................................................................................................. 145 VALEURS "NULL" ET "CHAINE VIDE" .......................................................................................................... 146 LISTE DE CHOIX .......................................................................................................................................... 147
D.
LES TABLES (STRUCTURE) ............................................................................................................. 149 CLÉ PRIMAIRE............................................................................................................................................. 149 INDEX ......................................................................................................................................................... 152 CLÉ ÉTRANGÈRE ......................................................................................................................................... 153 PROPRIÉTÉS D'UNE TABLE : VALIDATION .................................................................................................. 156 PROPRIÉTÉS D'UNE TABLE : SOUS-FEUILLE ................................................................................................ 158
E.
LES FORMULAIRES ........................................................................................................................ 159 MODE CRÉATION ....................................................................................................................................... 160 CONTRÔLES DÉPENDANTS ......................................................................................................................... 160 CONTRÔLES INDÉPENDANTS ..................................................................................................................... 161 SÉLECTION DES CONTRÔLES ...................................................................................................................... 162 PROPRIÉTÉS DES CONTRÔLES .................................................................................................................... 163 CONTRÔLES CALCULES ............................................................................................................................... 166 DISPOSITION DES CONTRÔLES ................................................................................................................... 167 DIMENSIONNEMENT DES CONTRÔLES ...................................................................................................... 169 MISE EN FORME DES CONTRÔLES.............................................................................................................. 171 ORDRE DES CONTRÔLES............................................................................................................................. 172 PRINCIPAUX TYPES DE CONTRÔLE ............................................................................................................. 173 PROPRIÉTÉS DU FORMULAIRE ................................................................................................................... 186
F.
LES REQUÊTES ............................................................................................................................... 188 REQUÊTES "CREATION DE TABLE" ............................................................................................................. 188 REQUÊTES "AJOUT" ................................................................................................................................... 190 REQUÊTES "MISE A JOUR" ......................................................................................................................... 191 REQUÊTES "SUPPRESSION" ........................................................................................................................ 192 REQUÊTES AVEC PARAMÈTRES .................................................................................................................. 193 REQUÊTES D'ANALYSE................................................................................................................................ 195 CAS PARTICULIERS ..................................................................................................................................... 196 AJOUT/SUPPRESSION DE TABLES ET JOINTURES ....................................................................................... 198 SQL ............................................................................................................................................................. 201
G.
LES ÉTATS ...................................................................................................................................... 202 MODE CREATION ....................................................................................................................................... 202 SECTIONS DANS UN ÉTAT .......................................................................................................................... 202 INSERTION DES CHAMPS............................................................................................................................ 204 REGROUPEMENTS ...................................................................................................................................... 205 SOUS-ÉTATS ............................................................................................................................................... 206 CONTRÔLES COMPLÉMENTAIRES .............................................................................................................. 208
VII. STRUCTURER L'APPLICATION ..................................................................................... 211 A. B. C. D. E. F.
LES MENUS ................................................................................................................................... 211 LA BARRE D'OUTILS RAPIDE .......................................................................................................... 212 LES OPTIONS GÉNÉRALES ............................................................................................................. 213 LES MACROS (DÉBUTER AVEC) ..................................................................................................... 215 LES BOUTONS DE COMMANDE .................................................................................................... 216 LES MODULES (DÉBUTER AVEC) ................................................................................................... 217
G.
LE RUBAN PERSONNALISÉ............................................................................................................ 218 AFFICHER LES OBJETS SYSTÈMES ............................................................................................................... 218 AFFICHER LES ERREURS D'INTERFACE XML ................................................................................................ 218 CRÉER LA TABLE "USYSRIBBONS" ............................................................................................................... 219 CRÉER LES RUBANS PERSONNALISÉS ......................................................................................................... 219 CHARGER LES BIBLIOTHÈQUES D'OBJETS ................................................................................................... 219 CRÉER UN MODULE VISUAL BASIC "MDLRIBBONS" ................................................................................... 220 CRÉER LA MACRO "AUTOEXEC" ................................................................................................................. 221 ASSOCIER LE RUBAN ................................................................................................................................... 221 CACHER LES OBJETS SYSTÈMES .................................................................................................................. 222 DÉBUTER AVEC XML ................................................................................................................................... 222
H.
LA MODIFICATION D'UNE APPLICATION ...................................................................................... 226
VIII. GÉRER ET PUBLIER UNE BASE ACCESS ........................................................................ 227 A. B. C. D. E. F. G. H. I. J.
L'ANALYSEUR DE TABLES ............................................................................................................. 227 L'ANALYSEUR DE PERFORMANCES .............................................................................................. 228 LA DOCUMENTATION DE LA BASE ............................................................................................... 229 L'EMPAQUETAGE ......................................................................................................................... 230 LE SERVEUR DE GESTION DE DOCUMENTS .................................................................................. 230 LES FORMATS PDF ET XPS ............................................................................................................ 231 LES PROPRIÉTÉS D'UNE BASE ....................................................................................................... 231 LE COMPACTAGE D'UNE BASE ..................................................................................................... 232 LA SAUVEGARDE D'UNE BASE ...................................................................................................... 232 LA RÉPARATION D'UNE BASE ....................................................................................................... 234
IX. EXERCICES................................................................................................................. 235 A. B. C.
NORTHWIND 2007.ACCDB ........................................................................................................... 235 OUVRAGES.ACCDB ....................................................................................................................... 236 BIBLIOTHEQUE.ACCDB ................................................................................................................. 237
Ce livre présente différentes rubriques repérées par une icone DES PROCÉDURES DÉCRIVENT LA MARCHE À SUIVRE POUR EFFECTUER UNE ACTION : ACTION
3 COMMANDES À SE RAPPELER : <CLIC G> POUR APPUYER SUR LE BOUTON GAUCHE DE LA SOURIS AVEC L'INDEX <CLIC D>
POUR APPUYER SUR LE BOUTON DROIT DE LA SOURIS AVEC LE MAJEUR
<DOUBLE CLIC> POUR APPUYER DEUX FOIS DE SUITE TRÈS RAPIDEMENT SUR LE BOUTON GAUCHE DE LA SOURIS AVEC L'INDEX
des informations viennent compléter ces procédures INFOS
des exemples viennent illustrer ces procédures EXEMPLE
des conseils vous aident à mettre en pratique vos connaissances CONSEIL
des mises en garde vous permettent d'éviter les pièges ou d'en sortir ATTENTION
EXERCICE
des exercices permettent de tester les procédures et de mettre vos connaissances à l'épreuve
des procédures avancées décrivent des actions plus complexes AVANCÉ
des emplacements vous permettent de prendre des notes directement sur le support NOTES
en bas de chaque page
Souvent, une action peut être effectuée selon plusieurs méthodes : 1ÈRE MÉTHODE
2ÈME MÉTHODE
ACTION
Une méthode n'est pas meilleure qu'une autre mais l'une ou l'autre peut être mieux adaptée à votre manière de travailler.
Ces actions peuvent être effectuées avec plusieurs moyens :
Avec le bouton gauche de la souris
Avec le bouton droit de la souris
Avec le clavier
Elles peuvent concerner différents endroits de l'écran : le menu "DÉMARRER" de Windows le bureau de Windows
le panneau de configuration la barre d'outils accès rapide la barre d'outils de la fenêtre
le menu de l'application le ruban de l'application
Selon votre dextérité et vos préférences, vous travaillerez avec le bouton gauche de la souris et les outils du ruban, vous appellerez des menus contextuels avec le bouton droit où vous utiliserez les touches du clavier, quelquefois plus rapides pour certaines actions.
Tout au long de cet ouvrage, vous apprendrez à vous familiariser avec ces éléments et à choisir ce qui vous convient le mieux !
I - ACCESS POUR QUOI FAIRE
I. ACCESS POUR QUOI FAIRE ACCESS est un logiciel de gestion de bases de données relationnelles. Ce type de logiciel permet de gérer les données de manière organisée tout en autorisant l'accès à toute donnée contenue dans la base quelle que soit sa situation.
INFOS
ACCESS 2007 bénéficie de la convivialité de Windows Vista, ce qui lui permet de fonctionner en parfaite harmonie avec les autres applications et d'intégrer aisément des objets issus de ces autres applications
A A.. LLA AC CO ON NFFIIG GU UR RA ATTIIO ON NO OP PTTIIM MA ALLE E La configuration conseillée est la suivante :
ordinateur de type pentium™ à plusieurs noyaux de 2 à 3 GHz avec Windows Vista mémoire vive de 2 Go ou plus écran plat 17" à 22" résolution 1280/1024 couleurs 32 bits disque dur 250 à 500 Go Lecteur DVD / Graveur Souris optique 2 boutons + roulette de qualité
Plus l'ordinateur sera puissant et mieux il sera équipé, plus agréable sera l'utilisation d'ACCESS INFOS
NOTES
1
2
B B.. LLA AP PR RO OC CÉ ÉD DU UR RE ED D''IIN NS STTA ALLLLA ATTIIO ON N
AVANCÉ
POUR INSTALLER ACCESS S'assurer qu'il y a la place suffisante sur le disque dur Lancer Windows Introduire le CD Rom "ACCESS" ou "Office" dans le lecteur Suivre les instructions L’installation est complètement automatique si l’on choisit l’installation par défaut
C C.. LL''O OU UV VE ER RTTU UR RE E // LLA A FFE ER RM ME ETTU UR RE E 3 manières de travailler dans ACCESS (et dans les produits Office) Lancer l'application (ACCESS) et travailler directement au sein de l'application. POUR LANCER ACCESS ACTION
<CLIC G> SUR (en bas, à gauche)
MENU WINDOWS
POUR SORTIR D'ACCESS <CLIC G> SUR LA CASE DE FERMETURE OU MENU ACCESS (en haut, à gauche)
(en bas à droite du menu)
A partir de l'ordinateur (documents)
ACTION
OUVRIR UNE BASE EXISTANTE AFFICHER LE DOSSIER DE L'UTILISATEUR OÙ SE TROUVENT LES DOCUMENTS (documents) <DOUBLE CLIC> SUR LA BASE ACCESS À OUVRIR
A partir du menu Windows. OUVRIR UNE BASE EXISTANTE ACTION
<CLIC G> SUR
MENU WINDOWS (en bas, à gauche)
(volet de droite) le dossier s’ouvre dans une fenêtre <DOUBLE CLIC> SUR LA BASE ACCESS À OUVRIR
EXERCICE
NOTES
Lancer ACCESS à partir du menu, le fermer Lancer ACCESS à partir du bureau, rester sur la page d'accueil et réduire ACCESS en icône dans la barre des tâches
3
I - ACCESS POUR QUOI FAIRE
D D..
LLE ES SE EX XE ER RC CIIC CE ES S
Vous pouvez télécharger les exercices relatifs à ce manuel et les copier sur votre ordinateur dans un dossier spécifique. CRÉER UN DOSSIER ACTION
MENU WINDOWS
(volet de droite) la fenêtre "documents" s'affiche DANS LE VOLET DE DROITE
<CLIC D>
le nouveau dossier est créé SAISIR AUSSITÔT "COURS OFFICE" PUIS <ENTRÉE>
le dossier est créé dans les documents de l'utilisateur
NOTES
4 TÉLÉCHARGER LES EXERCICES ACTION
OUVRIR VOTRE NAVIGATEUR INTERNET SAISIR L'ADRESSE SUIVANTE :
http://www.ios-fr.com/public/exosaccess07n1.exe <CLIC G>
SUR
la boite de dialogue de téléchargement s'ouvre <CLIC G> SUR POUR CONFIRMER
DÉCOMPRESSER LES EXERCICES ACTION
DANS LA BOITE DE DIALOGUE "TÉLÉCHARGEMENT" À UN ÉVENTUEL MESSAGE DE WINZIP (Winzip est le logiciel qui permet de
compresser les fichiers) <CLIC G> SUR INDIQUER LE DOSSIER DE DÉCOMPRESSION
"COURS OFFICE" DE "DOCUMENTS" POUR VALIDER
INSTALLER LES EXERCICES ACTION
<CLIC G> SUR SAISIR LE CODE SUIVANT : 365DGH24PO695 POUR VALIDER
<CLIC G> SUR
POUR FERMER
WINZIP
les exercices sont maintenant présents dans le dossier "cours office" de "documents"
NOTES
5
II - UTILISER WINDOWS
II. UTILISER WINDOWS L'utilisation d'ACCESS 2007 est simple pour autant que l'on maitrise : Le clavier pour saisir les données La souris pour les manipuler Les fenêtres dans lesquelles ces mêmes données s'affichent Les outils, le menu et la barre des tâches, qui permettent de traiter ces données et/ou de manipuler l'environnement.
A A.. LLA AS SO OU UR RIIS S La souris permet d'actionner les commandes du menu et de déplacer le pointeur ; le déplacement de la souris sur le tapis détermine le déplacement du pointeur à l'écran. C'est un outil indispensable pour une utilisation optimale d'ACCESS. PRINCIPE Le POINTEUR a le plus souvent la forme d’une flèche : ou d'une croix ; son déplacement est proportionnel à celui de la souris sur le tapis <CLIC G> (appuyer avec l'index sur le bouton gauche de la souris) sélectionne la cellule à la position du pointeur : C’est là que les données vont s’insérer <CLIC D> (appuyer avec le majeur sur le bouton droit de la souris) affiche la barre d'outils et le menu contextuel lié à la position du pointeur ou à l'objet sélectionné La ROULETTE permet de se déplacer dans la feuille comme avec l'ascenseur vertical ou de modifier le zoom (en gardant <ctrl> enfoncé) ATTENTION
Lorsque le pointeur a la forme d’un rond bleu , il est plus sage de ne rien faire et d’attendre qu’il reprenne une forme normale (le processeur est occupé)
UTILISATION Allonger et poser de manière souple la main au dessus de la souris (main gauche ou droite selon que vous êtes gaucher ou droitier) - Vous êtes gaucher, activer dans le panneau de configuration de la souris Faire reposer l'index et le majeur sur les boutons gauche et droit de la souris sans trop courber les doigts - garder cette position et ne pas serrer la souris dans la main Déplacer la main et la souris va suivre - ne jamais regarder la souris mais l'écran Pour cliquer deux fois, relever l'index et le laisser rebondir sur le bouton gauche de la souris La roulette centrale permet de faire défiler le document et en maintenant <CTRL> enfoncé de modifier le zoom VOCABULAIRE POINTER signifie déplacer la souris pour placer le pointeur à l'endroit désiré <CLIC G> signifie enfoncer p relâcher très vite le bouton gauche de la souris <CLIC D> signifie enfoncer puis relâcher rapidement le bouton droit de la souris <DOUBLE CLIC signifie appuyer deux fois de suite et rapidement sur le bouton gauche de la souris <FAIRE GLISSER> signifie déplacer la souris tout en maintenant l'un de ses boutons enfoncé (généralement le gauche) puis relâcher ce bouton en fin d'action
6
B B.. LLE EC CLLA AV VIIE ER R Le clavier permet principalement de saisir les données ; toutes les actions de manipulation et de déplacement étant dévolues à la souris.
BARRE ESPACE
Les claviers standards sont composés d'un pavé alphanumérique (pour le texte), d'un pavé numérique (à droite pour les chiffres et les opérateurs) et d'un pavé directionnel (au milieu). Il est conseillé de bien utiliser chaque pavé en fonction des données à saisir. Les touches spéciales sont les touches suivantes : <ALT>
à gauche de la barre espace
<CTRL>
aux extrémités droite et gauche de la barre espace
<MAJ>
flèches vers le haut au dessus des touches <CTRL>
<ALTGR>
à droite de la barre espace
<WINDOWS>
à coté des touches <CTRL> avec un symbole Windows
Elles se combinent aux autres touches du clavier (touches de raccourci) afin d'obtenir de manière rapide des actions définies dans une application donnée ou dans le système d'exploitation.
C C.. LLE ES S FFE EN NÊ ÊTTR RE ES S Les fenêtres sont à la base du fonctionnement de Windows. Toute application, tout dossier, tout fichier de données (classeur, document…) est ouvert dans une fenêtre. Leur contenu est très varié : texte, chiffres, images, icônes….
ATTENTION
Sous W INDOWS VISTA, il existe une fenêtre par document ouvert et non plus une fenêtre par application ouverte. Avec ACCESS, il n'y a qu'une base d'ouverte par fenêtre d'application. Pour ouvrir plusieurs bases, il faut lancer plusieurs fois l'application. Dans une fenêtre d'application, l'ouverture d'une nouvelle base provoque la fermeture de la précédente
LES FENÊTRES ONT TROIS ÉTATS POSSIBLES : plein écran : la fenêtre occupe alors la totalité de l'écran en fenêtre : la fenêtre peut être positionnée n'importe où dans l'écran sa forme et sa taille sont personnalisables en icône : l'icône s'affiche dans la barre des tâches, en bas de l'écran.
7
II - UTILISER WINDOWS LES DIFFÉRENTES CASES DES FENÊTRES : la case de RÉDUCTION
réduit la fenêtre en icône
la case D'AGRANDISSEMENT la case de RESTAURATION la case de FERMETURE
agrandit de fenêtre à plein écran restaure de plein écran à fenêtre ferme la fenêtre
LA COMPOSITION DES FENÊTRES : LE RUBAN affiche les outils de la fenêtre LA BARRE "ACCÈS RAPIDE" affiche les outils les plus utilisés (personnalisable) LA BARRE D'ÉTAT affiche des informations sur le contenu de la fenêtre COMPOSITION D'UNE FENÊTRE (ACCESS)
RUBAN
BARRE DE TITRE
CASE D’AGRANDISSEMENT BARRE D’OUTILS "ACCÈS RAPIDE"
CASE DE RÉDUCTION
VOLET DES OBJETS
CASE DE FERMETURE
BARRE D'ÉTAT
La position et la taille d'une fenêtre peuvent être modifiées.
ACTION
DIMENSIONNER UNE FENÊTRE POINTER sur L'ANGLE DE LA FENÊTRE FAIRE GLISSER JUSQU'À LA DIMENSION DÉSIRÉE DE LA FENÊTRE
ou
DÉPLACER UNE FENÊTRE POINTER sur LA BARRE DE TITRE: FAIRE GLISSER JUSQU'À LA POSITION DÉSIRÉE DE LA FENÊTRE
le pointeur peut aussi être positionné sur un des cotés de la fenêtre ; il prend alors la INFOS
NOTES
forme ou selon que l'un ou l'autre des cotés horizontaux ou verticaux ait été sélectionné ; seule la longueur ou la hauteur de la fenêtre peut alors être modifiée
8
D D.. LLE ES SM ME EN NU US SE ETT B BA AR RR RE ES SD D’’O OU UTTIILLS S Lorsqu'un <CLIC D> est effectué sur une sélection en mode création, un menu "contextuel" s'affiche. Ces menus sont disponibles à tout moment que ce soit dans les applications ou dans le système d'exploitation. Ils permettent d'afficher les principales commandes de gestion d'un objet.
ACTION
MENU CONTEXTUEL POINTER sur UN OBJET <CLIC D>
le menu s’affiche
E E..
LLE ES SB BO OIITTE ES SD DE ED DIIA ALLO OG GU UE E
Le ruban de l'application ouverte affiche la plupart des outils nécessaires. Cependant, quelques boites de dialogue proposent des options complémentaires.
ACTION
OUVRIR LES BOITES DE DIALOGUE DANS LE RUBAN, À DROITE DU TITRE DU GROUPE D’OUTILS <CLIC G> SUR LA CASE la boîte de dialogue s’affiche
<CLIC G> ICI
le clavier est plus rapide à utiliser que la souris pour le renseignement de boîtes de dialogue requérant beaucoup de saisie et lors de la saisie des enregistrements CONSEIL
Avec le clavier : une zone vers l'avant <TAB> (sélectionne le contenu de la zone)
une zone vers l'arrière <MAJ> <TAB> (sélectionne le contenu de la zone)
Avec la souris : afficher le contenu de la boite de dialogue positionner le point d'insertion sur une zone pour sélectionner le contenu d'une zone
<CLIC G> sur l'onglet afférent <CLIC G> au début de la zone <DOUBLE CLIC> sur la zone
Une boîte de dialogue est constituée de diverses zones : les onglets les zones de texte les zones de liste
NOTES
les cases à cocher les cases d'option les boutons de commande
9
II - UTILISER WINDOWS COMMANDE "POLICE" D'ACCESS
BOUTON DE COMM ANDE CASE D'OPTION
CASE À COCHER
COULEURS
EXEMPLE
ZONE DE LISTE DÉROULANTE
"APPLIQUER" applique immédiatement les choix effectués sans fermer la boite de dialogue INFOS
CONSEIL
Sortir d'une boîte de dialogue à l'aide des boutons de commande Fermer une boîte de dialogue, que l'on a ouverte uniquement pour en vérifier le contenu, par le bouton <ANNULER>
FF..
LLE EP PR RE ES SS SE EP PA AP PIIE ER RS S
Le PRESSE PAPIERS a pour fonction de permettre le transfert d'information (entre applications, documents, objets d'une base…) quelle que soit l’application d’origine. Les informations qui y sont placées s'ajoutent à celles existantes. Le presse-papier fait l’objet d’un groupe d’outils au début de l’onglet "ACCUEIL" du ruban de l’application. COLLER LE CONTENU DU PRESSE-PAPIER OPTIONS DE COLLAGE
ENLEVER ET METTRE DANS LE PRESSE-PAPIER
COPIER ET METTRE DANS LE PRESSE-PAPIER COPIER LA MISE EN FORME VOLET PRESSE-PAPIERS
Le presse-papiers permet de conserver les éléments enregistrés pour une utilisation future INFOS
Le PRESSE-PAPIERS peut aussi être utilisé, dans l'ordinateur ou dans l'explorateur, pour copier ou déplacer des dossiers ou des fichiers entiers AVANCÉ
<COUPER> supprime les données sélectionnées et les place dans le presse-papiers <COPIER> fait une copie des données sélectionnées et les place dans le presse-papiers <COLLER> insère les données à partir du presse-papiers à la position du pointeur
10
ACTION
DÉPLACER DES DONNÉES
COPIER DES DONNÉES
SÉLECTIONNER LES DONNÉES LES COUPER DANS LE PRESSE PAPIERS POINTEUR DANS LE DOCUMENT D'INSERTION LES COLLER À LA POSITION DU POINT D'INSERTION
SÉLECTIONNER LES DONNÉES LES COPIER DANS LE PRESSE PAPIERS POINTEUR DANS LE DOCUMENT D'INSERTION LES COLLER À LA POSITION DU POINT D'INSERTION
COUPER <CTRL><X> ACTION
COPIER <CTRL><C>
<CLIC G> SUR
<CLIC G> SUR
<CLIC D>
<CLIC D>
COLLER <CTRL><V> <CLIC G> SUR <CLIC D>
G G.. LLE EG GU UIID DE E // LLE ED DIID DA AC CTTIIC CIIE ELL En cours de travail, il est possible de faire appel à une aide contextuelle très précise, à la leçon du didacticiel concernée ou à un index recensant les informations disponibles. LES DIFFÉRENTS MOYENS D'OBTENIR DE L'AIDE CASE AIDE
DE LA boite
de dialogue active
TOUCHE <FI>
du clavier CATÉGORIE des options de l’application
ACCESS semble ne pas fonctionner correctement : <CLIC G> sur AVANCÉ
menu ACCESS et dans la catégorie
<CLIC G> sur
du
11
III - DIALOGUER AVEC ACCESS
III. DIALOGUER AVEC ACCESS Vous allez établir avec votre ordinateur et avec votre logiciel un dialogue : Vous allez lui demander d'effectuer un certain nombre d'opérations par l'intermédiaire de la souris et du clavier Vous allez en constater le résultat à l'écran Vous allez éditer ce résultat (impression, publication, mail, document joint…) CONSEIL
Dans tous les cas, il va être important de travailler en parfaite harmonie avec le logiciel de telle manière que chaque action de votre part détermine un résultat adéquat de la part d'ACCESS. S'il y a pleine compréhension entre l'utilisateur et le logiciel, il n'y a pas de conflit possible et donc pas de problèmes à résoudre
A A.. LLA AS STTR RU UC CTTU UR RE ED D''U UN NE EB BA AS SE EA AC CC CE ES SS S Une base de données ACCESS est composée de différents objets : Les tables Les requêtes Les formulaires
contiennent les données permettent (entre autres) d'afficher les données des tables sont utilisés pour saisir et consulter les données
Les états permettent d'éditer les données sur un support, le plus souvent sous forme de synthèse Les macros et les modules vont servir à automatiser la base de données pour que quelqu'un qui ne connait pas ACCESS puisse l'utiliser.
1 TABLES Les données y sont organisées ; chaque ligne de données correspond à un enregistrement et chaque colonne de données correspond à un champ.
EXEMPLE
L'enregistrement N°3 concerne l'employé Jan Kotas qui travaille pour telle société, possède telle adresse de messagerie et tel numéro de téléphone… Le champ "Adresse de messagerie" permet de collecter toutes les adresses de messagerie de tous les employés
ENREGISTREMENT
CHAMP
NOTES
12 2 REQUÊTES Les requêtes extraient les données en fonction de critères.
CHAMP
>"01/01/07"
CRITÈRE
3 FORMULAIRES Les formulaires affichent les enregistrements un par un (mode formulaire) ou sous forme de liste (mode feuille de données) pour les champs voulus.
"VALEUR" DU CHAMP pour l'enregistrement en cours LÉGENDE DU CHAMP
4 ÉTATS Les états donnent une vue de la base figée à un moment donné.
NOTES
III - DIALOGUER AVEC ACCESS
5 MACROS Les macros vont être associées à des boutons ou des menus pour permettre à l'utilisateur de faire une action.
6 MODULES Les modules sont des programmes et font appel au langage Visual Basic.
Ces éléments sont disposés dans le "VOLET DE NAVIGATION" ; ils peuvent être affichés dans différents modes selon que l'on crée, modifie ou utilise les données de la base. INFOS
NOTES
13
14
B B..
LLA A FFE EN NÊ ÊTTR RE EA AC CC CE ES SS S
ACCESS ouvre une seule fenêtre dans laquelle s'affiche la base ouverte ainsi que tous les outils permettant de la manipuler.
MENU ACCESS RUBAN
ONGLETS DU RUBAN
ONGLETS DES OBJETS OUVERTS GROUPE D'OBJETS OBJETS DU GROUPE VOLET DE NAVIGATION (affichant les objets de la base) MODES D'AFFICHAGE ENROULER OU
DES OBJETS
DÉROULER LES OBJETS DU GROUPE
EXERCICE
Afficher "PLEIN ÉCRAN" la fenêtre ACCESS précédemment ouverte A droite, dans la zone , <CLIC G> sur Dans le volet de gauche, désigner le dossier "COURS OFFICE" de vos "DOCUMENTS" Dans le volet de droite, sélectionner la base de données "NORTHWIND 2007" <CLIC G> sur
La fenêtre ACCESS est composée des éléments suivants : LA BARRE DE TITRE affiche le nom du document et de l'application (ACCESS) LE MENU ACCESS propose les commandes globales de gestion du document LA BARRE D'OUTILS "ACCÈS RAPIDE" affiche les icônes symbolisant les actions les plus courantes LE RUBAN, composé d'onglets affiche des icônes symbolisant des actions et regroupées par nature LE VOLET DE NAVIGATION affiche selon les critères définis les différents groupes d'objets et les différents objets (tables, formulaires, états, requêtes, …) LES MENUS CONTEXTUELS proposent pour une sélection en cours les outils et commandes les plus appropriés LES ASCENSEURS permettent de se déplacer verticalement et horizontalement avec la souris LA BARRE D'ÉTAT donne des informations sur la commande ou la sélection en cours LES ONGLETS D'OBJET affichent chaque objet ouvert dans son propre onglet
III - DIALOGUER AVEC ACCESS
1 BARRE DE TITRE La barre de titre est la barre de titre classique de toute fenêtre sous Windows avec le nom du document puis le nom de l'application.
2 MENU ACCESS Il est situé à gauche de la barre de titre et propose les commandes plus globales liées à l'ouverture, l'enregistrement, l'impression de la base de données. MENU ACCESS ACTION
<CLIC G> SUR le menu se déroule
MENU ACCESS
3 BARRE D'OUTILS "ACCÈS RAPIDE" Elle est située à la suite de l'icône de menu, à gauche de la barre de titres.
BARRE D'OUTILS ACCÈS RAPIDE
<CLIC G> ICI POUR COCHER LES OUTILS À AFFICHER
La barre d'outils "ACCÈS RAPIDE" affiche les outils les plus couramment utilisés. Enregistrer Annuler Rétablir
15
16
MODIFIER LA POSITION DE LA BARRE "ACCÈS RAPIDE"
ACTION
<CLIC D>
DANS LA BARRE
ou
Pour personnaliser la barre d'outils "ACCÈS RAPIDE" AVANCÉ
<CLIC G>
SUR
OU <CLIC D>
dans la barre
Les commandes cochées sont affichées sous forme d'outils dans la barre
4 RUBAN Le ruban affiche une liste d'onglets. Les outils y sont regroupés par nature. Ils permettent d'effectuer très rapidement des opérations souvent complexes.
ACTION
AFFICHER LES OUTILS ASSOCIÉS À UN ONGLET <CLIC G> SUR L'ONGLET les outils associés s'affichent au dessous <POINTEUR> immobile sur un outil affiche sa fonction dans une bulle d'aide
INFOS
NOTES
17
III - DIALOGUER AVEC ACCESS A)
LES ONGLETS
Ils regroupent les outils de manière homogène en fonction de leur utilisation. ONGLET ACTIF
L'onglet "ACCUEIL" regroupe tous les outils relatifs à la saisie et à la présentation des objets de la base INFOS
Les onglets affichés et les groupes d'outils qu'ils proposent dépendent de l'objet en cours (table, formulaire, état, requête, …) et de son mode d'affichage (création, page, …) AVANCÉ
B) LES GROUPES D'OUTILS
Lorsque qu'un onglet du ruban est au premier plan, les outils associés s'affichent. Ils sont groupés de manière logique et correspondent aux actions les plus courantes (lorsque le ruban est réduit, seuls les en-têtes sont affichés). LE GROUPE POLICE
TITRE DU GROUPE
RÉDUIRE LE RUBAN ACTION
<DOUBLE CLIC> SUR L'ONGLET ACTIF ou <CLIC D> SUR UN ONGLET RÉDUIRE LE RUBAN (idem pour restaurer le ruban)
EXERCICE
Dans la base en cours "NORTHWIND 2007", faire défiler les onglets du ruban Pour chaque onglet parcourir les outils (sans cliquer) et lire les bulles d'aide Réduire le ruban puis le restaurer
5 VOLET DE NAVIGATION Le volet de navigation est situé à gauche de la fenêtre. Il regroupe les différents types d'objets (tables, formulaires, états, requêtes, …) par catégorie. AFFICHER OU NON LE VOLET DE NAVIGATION VOLET DE RECHERCHE
MENU DES CATÉGORIES
GROUPES AFFICHER OU NON LES OBJETS D'UN GROUPE
NOTES
18 Chaque catégorie affiche des groupes auxquels sont associés des objets. Un objet peut être associé à plusieurs groupes. INFOS
CHOISIR LA CATÉGORIE ACTION
<CLIC G> SUR DU MENU (selon le choix en cours, l'intitulé peut varier) SÉLECTIONNER LA CATÉGORIE
AFFICHE LES OBJETS DE LA BASE OUVERTE PAR GROUPES
AFFICHE LES OBJETS DE LA BASE OUVERTE PAR TYPE D'OBJET
N'AFFICHE QUE LE TYPE D'OBJET COCHÉ
AFFICHE LA TOTALITÉ DES OBJETS
Le menu contextuel affiche la structure de regroupement ; il permet aussi de modifier l'ordre de tri et le type d'affichage INFOS
CLIQUER SUR UNE CATÉGORIE POUR AFFICHER SES GROUPES DANS LE VOLET DE DROITE
III - DIALOGUER AVEC ACCESS Dans la base en cours "NORTHWIND 2007", afficher dans le volet de navigation tous les objets Access par type croissant et sous forme d'icônes EXERCICE
Les catégories et groupes peuvent être personnalisés.
ACTION
PERSONNALISER <CLIC D> SUR LE MENU (selon le choix en cours, l'intitulé peut varier) <CLIC G> SUR permet d'ajouter une catégorie permet d'ajouter un groupe
REMONTE D'UN NIVEAU L'ORDRE D'AFFICHAGE DE LA CATÉGORIE
Les objets non attribués peuvent alors être répartis dans les groupes.
ACTION
ATTRIBUER UN OBJET À UN GROUPE DANS LE VOLET DE NAVIGATION AFFICHER LES OBJETS NON ATTRIBUÉS <CLIC D> SUR L'OBJET VOULU
<CLIC G> SUR LE GROUPE VOULU l'objet est attribué au groupe
NOTES
19
20
EXERCICE
Dans la base en cours "NORTHWIND 2007", créer une catégorie "MA CATÉGORIE" Dans cette catégorie, créer 2 groupes : "MON GROUPE 1" et "MON GROUPE 2" Attribuer à "MON GROUPE 1" les objets suivants : tables : requêtes
formulaires :
états modules
Attribuer à "MON GROUPE 2" les objets suivants : tables : requêtes formulaires : états
6 MENUS CONTEXTUELS Ils sont liés au contexte d'utilisation et s'affichent sur un <CLIC D> à la position du pointeur de la souris. Selon la position du point d'insertion ou la sélection effectuée, le menu contextuel affiché concernera le texte, les tableaux, les images, ...
ACTION
DONNÉES
TÊTE DE COLONNE
ENREGISTREMENT (LIGNE)
MODE FEUILLE DE DONNÉES
MODE FEUILLE DE DONNÉES
MODE FEUILLE DE DONNÉES
21
III - DIALOGUER AVEC ACCESS
ACTION
APPELER UN MENU CONTEXTUEL EFFECTUER UNE ÉVENTUELLE SÉLECTION POINTER LA SOURIS SUR LA SÉLECTION <CLIC D> POUR AFFICHER LE MENU CONTEXTUEL <CLIC G> SUR UNE COMMANDE DU MENU CONTEXTUEL POUR L'EXÉCUTER
Dans la base en cours "NORTHWIND 2007", afficher les objets "TABLES" dans le "VOLET DE NAVIGATION" EXERCICE
Dans le "VOLET DE NAVIGATION", <DOUBLE CLIC> sur
(vérifier qu'en bas et
à droite de l'écran, l'icône mode "feuille de données" est activée, sinon, cliquer dessus) Dans le volet droit, sur l'onglet "COMMANDES" qui s'affiche Sélectionner une colonne - afficher le menu contextuel Sélectionner des données - afficher le menu contextuel Sélectionner une ligne - afficher le menu contextuel
7 ASCENSEURS Les ascenseurs permettent de faire défiler horizontalement et verticalement la zone affichée. Le numéro de la ligne s'affiche dans une bulle d'aide lorsque l'on fait glisser le curseur verticalement dans une table en mode "FEUILLE DE DONNÉES".
UTILISER LES ASCENSEURS ACTION
<FAIRE GLISSER> LE CURSEUR AVEC LA SOURIS les lignes affichées correspondent à la position relative du curseur Dans la même table "COMMANDES" de la base "NORTHWIND 2007" Faire défiler les enregistrements avec l'ascenseur
EXERCICE
8 BARRE D'ÉTAT La barre d'état, située en bas de la fenêtre ACCESS, affiche des informations sur l'action en cours, le mode d'affichage, le verrouillage du pavé numérique, ...
INFOS
NOTES
PAVÉ NUMÉRIQUE
MODES D'AFFICHAGE
22 Il est possible de choisir les informations affichées dans la barre d'état.
ACTION
PERSONNALISER LA BARRE <CLIC D>
DANS LA BARRE D'ÉTAT
<CLIC G>
POUR COCHER LES INFORMATIONS À
AFFICHER
9 ONGLETS D'OBJET Chaque nouvel objet ouvert s'affiche dans son propre onglet.
ACCUEIL DE ACCESS
ONGLET DE LA TABLE "COMMANDES"
ONGLET ACTIF DONT LE CONTENU EST AFFICHÉ TÊTE DE COLONNE / LÉGENDE DU CHAMP
CASES DE DÉFILEMENT DES ENREGISTREMENTS
ASCENSEURS
horizontal FILTRE ACTIF ZONE DE RECHERCHE
Pour fermer un onglet :
ACTION
BOUTON DROIT POINTER SUR L'ONGLET
<CLIC D>
BOUTON GAUCHE
<CLIC G> SUR (à l'extrémité de la ligne d'onglets)
Dans la base en cours "NORTHWIND 2007", afficher les objets "REQUÊTES" dans le "VOLET DE NAVIGATION" EXERCICE
<DOUBLE CLIC> sur
dans le volet de navigation (vérifier qu'en
bas et à droite de l'écran, l'icône mode "feuille de données" est activée, sinon cliquer dessus) Observer l'affichage de l'onglet correspondant Fermer l'onglet
III - DIALOGUER AVEC ACCESS
23
C C.. LLA AS SO OU UR RIIS SD DA AN NS SA AC CC CE ES SS S La souris permet d'utiliser les outils et les menus et de déplacer le pointeur.
1 RAPPEL DE QUELQUES FORMES DU POINTEUR En fonction de sa position dans la fenêtre ou dans l'écran ainsi que du choix de telle ou telle commande, le pointeur de la souris peut prendre des formes variées. QUELQUES FORMES DU POINTEUR :
EXERCICE
:
Un traitement s'exécute en arrière-plan et peut ralentir la machine.
:
Le processeur est en cours de travail ; attendre qu'il soit disponible.
:
Déplacement ou copie d'une sélection
:
Déplacement ou sélection en mode "FEUILLE DE DONNÉES"
:
Positionnement du point d'insertion en saisie ou modification
:
Accès à un lien hypertexte
: :
Déplacement d'une sélection, d'un objet (mode création) Sélection de lignes (enregistrements)
:
Sélection de colonnes (champs)
Dans l'onglet "COMMANDES" de la même base "NORTHWIND 2007" Déplacer la souris en l'immobilisant sur différentes zones Observer le changement de forme du pointeur (ne pas cliquer)
2 DÉPLACEMENT Il s'effectue avec la roulette de la souris ou avec les barres de défilement (ascenseurs) Changer d'onglet Déplacement vertical
<CLIC G> sur l'onglet à afficher <CLIC G> sur le triangle bas ou haut (ascenseur vertical) ou <FAIRE GLISSER> le curseur ou utiliser la molette de la souris Déplacement horizontal <CLIC G> sur le triangle gauche ou droite (ascenseur horizontal) ou <FAIRE GLISSER> le curseur Dans l'onglet "COMMANDES" de la même base "NORTHWIND 2007" Déplacer la zone affichée en utilisant la souris et les ascenseurs EXERCICE
NOTES
24 3 SÉLECTION La souris est particulièrement adaptée à des sélections rapides et précises. MODE FEUILLE DE DONNÉES une "cellule"
pointeur en haut d'une cellule
<CLIC G>
une ligne
pointeur en face de la ligne
<CLIC G>
une colonne
pointeur en haut de la colonne
<CLIC G>
plusieurs lignes
pointeur en face de 1ère ligne
<FAIRE GLISSER>
plusieurs colonnes
pointeur au dessus de 1ère colonne
<FAIRE GLISSER>
une plage de valeurs
pointeur sur la 1ère valeur
<FAIRE GLISSER>
une plage de valeurs
pointeur sur la 1ère valeur
<CLIC G> <MAJ> enfoncé <CLIC G>
pointeur sur dernière valeur la feuille entière
EXERCICE
pointeur sur case sélection totale (à l'origine des lignes et des colonnes)
<CLIC G>
Dans l'onglet "COMMANDES" de la même base "NORTHWIND 2007" Sélectionner une ligne, plusieurs lignes Sélectionner une colonne, plusieurs colonnes Sélectionner une valeur, plusieurs valeurs puis quitter ACCESS
4 UTILISATION DU RUBAN ET DES OUTILS La souris permet un accès rapide aux différentes commandes du ruban. RUBAN ACTION
ATTENTION
<CLIC G> SUR UN ONGLET DU RUBAN affiche les outils associés
<POINTER> SUR UN OUTIL affiche une bulle d'aide <CLIC G> SUR UN OUTIL effectue l'action associée
Si un outil est suivi du signe , l'outil lui-même affiche la dernière variante utilisée et un <CLIC G> applique cette dernière ; pour afficher toutes les variantes de la liste, <CLIC G> sur
de l'outil
5 ANNULATION D'ACTIONS Si une action n'a pas le résultat escompté, il est possible de l'annuler. BARRE "ACCÈS RAPIDE" ACTION
<CLIC G> SUR ou <CLIC G> SUR
POUR DÉROULER LA LISTE
<CLIC G> SUR L'ACTION À PARTIR DE LAQUELLE IL EST NÉCESSAIRE D'ANNULER
25
III - DIALOGUER AVEC ACCESS
6 ANNULATION DE L'ANNULATION Une action annulée peut être rétablie. BARRE "ACCÈS RAPIDE"
<CLIC G> SUR
ACTION
ou <CLIC G> SUR
POUR DÉROULER LA LISTE
<CLIC G> SUR L'ACTION À PARTIR DE LAQUELLE IL EST NÉCESSAIRE DE REPRENDRE
D D.. LLE EC CLLA AV VIIE ER RD DA AN NS SA AC CC CE ES SS S Le clavier permet de déplacer le curseur. Le pavé de flèches et les touches <TAB> du clavier vont permettre d'effectuer les opérations courantes de déplacement.
1 DÉPLACEMENT AVEC LES TOUCHES Bien que la souris soit l'outil de déplacement privilégié, le clavier peut être pratique pour accéder à des zones éloignées de la partie affichée. MODE FEUILLE DE DONNÉES une valeur vers là droite une valeur vers là gauche une valeur vers le bas une valeur vers le haut origine de l'onglet actif fin de l'onglet actif en bas de la colonne active en haut de la colonne active
flèche droite flèche gauche flèche bas flèche haut <CTRL> <ORIGINE> <CTRL><FIN> <CTRL> flèche bas <CTRL> flèche haut
MODE FORMULAIRE et FEUILLE DE DONNÉES une valeur l'avant <TAB> une valeur vers l'arrière <MAJ>
NOTES
<TAB>
26 2 TOUCHES DE FONCTION Les touches de fonction sont numérotées de <F1> à <F12>. Elles peuvent être employées seules ou en combinaison avec une touche spéciale. <F1> <F4> <F6> <F7> <F11> <F12>
Aide Liste Fenêtre Orthographe Volet Enregistrer sous
Appelle l'assistance en ligne Déroule une zone de liste Passe d'un volet d'une fenêtre à l'autre Vérifie l'orthographe Affiche / masque le volet de navigation Ouvre la boîte de dialogue "ENREGISTRER SOUS"
3 UTILISATION DU RUBAN L'utilisation du clavier pour accéder au ruban est plutôt réservée à des cas de dépannage (souris en panne…). RUBAN ACTION
EFFECTUER UNE ÉVENTUELLE SÉLECTION ENFONCER LA TOUCHE <ALT>
des cases avec lettres et/ou numéros s'affichent sur le ruban TAPER LE CARACTÈRE CORRESPONDANT À L'ONGLET VOULU AU CLAVIER les outils de l'onglet s'affichent et d'autres cases s'affichent prés des outils TAPER LE CARACTÈRE CORRESPONDANT À L'OUTIL VOULU AU CLAVIER l'action liée à l'outil s'effectue
4 ANNULATION DE LA DERNIÈRE ACTION Si une action n'a pas le résultat escompté, il est possible de l'annuler avec le clavier mais immédiatement après. ANNULATION <CTRL><Z> ACTION
5 RÉPÉTITION DE LA DERNIÈRE ACTION Une action peut être répétée sur une autre sélection mais immédiatement après. RÉPÉTITION <CTRL><Y> ACTION
NOTES
IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS
27
IV. UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS Dans l'utilisation d'ACCESS, deux cas de figures principaux sont à distinguer : Vous devez utiliser une base existante et à partir de cette base, recueillir et synthétiser des informations Vous devez créer une base de données plus ou moins complexe pour gérer de manière optimale un certain nombre d'informations
INFOS
Dans le premier cas de figure, les connaissances à acquérir sont moins importantes que dans le second ; dans le deuxième cas de figure, il est nécessaire de bien avoir assimilé toutes les connaissances liées au premier cas
A A.. LL''O OU UV VE ER RTTU UR RE EE ETT LL''U UTTIILLIIS SA ATTIIO ON N La base à utiliser peut faire l'objet d'un programme complet avec des menus donnant accès à toutes les fonctionnalités adéquates du produit. Il est alors plus souvent nécessaire de savoir extraire les données et les synthétiser avec Excel que de connaître les fonctionnalités spécifiques et plus complexes d'ACCESS.
1 OUVERTURE D'UNE BASE EXISTANTE L'ouverture de la base de données va permettre d'y accéder à des fins de consultation ou de modification. OUVRIR UNE BASE DE DONNÉES EXISTANTE DANS LA FENÊTRE "PRISE EN MAIN" DE ACCESS ACTION
DANS LE VOLET DE DROITE <CLIC G> SUR UN DES FICHIERS PROPOSÉS (bases dernièrement utilisées)
la base s'ouvre aussitôt ou <CLIC G> SUR
(pour ouvrir un fichier plus ancien)
SÉLECTIONNER LE DOSSIER PUIS LE FICHIER
<CLIC G> SUR
NOTES
28 Ouvrir la base de données "NORTHWIND 2007" dans le dossier "COURS OFFICE" des documents de l'utilisateur en utilisant EXERCICE
offre plusieurs possibilités qui s'affichent en cliquant sur le triangle bas droite du bouton de commande INFOS
OUVRE EN ACCÈS PARTAGÉ (autorise l'accès à d'autres utilisateurs) AVANCÉ
OUVRE EN LECTURE SEULE (interdit toute modification) OUVRE EN ACCÈS EXCLUSIF (interdit l'accès à d'autres utilisateurs) COMBINE LES DEUX MODES PRÉCÉDENTS AFFICHE LES VERSIONS PRÉCÉDENTES DE LA BASE
La fenêtre principale affiche le volet de navigation et les objets ouverts, chacun dans leur onglet.
MENU ACCESS RUBAN
ONGLETS DES OBJETS OUVERTS GROUPE D'OBJETS
VOLET DE NAVIGATION MODES D'AFFICHAGE DES OBJETS
NOTES
à
IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS
29
2 FERMETURE DE LA BASE L'ouverture d'une autre base de données ferme automatiquement la base en cours. La case de fermeture ferme à la fois la base en cours et ACCESS. Il peut cependant y avoir plusieurs sessions ACCESS simultanées. MENU ACCESS ACTION
<CLIC G> SUR Fermer la base de données "NORTHWIND 2007" avec le menu de l'application EXERCICE
ATTENTION
Contrairement à un fichier de bureautique classique type Word™, Excel™, Powerpoint™…, toute modification de données est immédiatement enregistrée dans la base. Seules les modifications de structure, de mise en forme ou de macros/modules ont besoin d'être explicitement enregistrées.
3 ACTIVATION DU CONTENU Une base qui est automatisée propose des menus et possède des macros et des modules Visual Basic qui sont automatiquement désactivés si on l'ouvre dans ACCESS 2007. Le message ci-dessous apparait alors sous le ruban. Vous pouvez activer ce contenu si vous êtes sûr des fichiers ouverts (par exemple pour les exercices liés à ce livre).
ACTIVER LE CONTENU ACTION
<CLIC G> SUR
(à la suite du message)
COCHER POUR VALIDER
AVANCÉ
Si vous êtes vigilant sur l'origine des fichiers que vous recevez (fichiers Word, Excel, Access, mails, …), vous pouvez réactiver globalement l'exécution des macrocommandes en allant dans les options d'ACCESS, puis dans le volet gauche et enfin sur Il suffit alors de cocher
30
ATTENTION
EXERCICE
AVANCÉ
EXERCICE
NOTES
Si la base fait l'objet d'un programme complet et homogène, il est déconseillé de manipuler les données hors des menus car d'éventuels contrôles de validité ou de cohérence sont alors court-circuités, ce qui peut provoquer des dommages irréparables dans la cohérence de la base. Les commandes ACCESS ne doivent alors être éventuellement utilisées qu'à des fins d'extraction de données dans un objectif de synthèse ou de manipulation externe. Activer le contenu actif de la base "NORTHWIND 2007" Sélectionner l'employé de votre choix dans la liste et cliquer sur Tester les menus et les commandes de la base
Si le contenu actif de la base (menus) est activé, les commandes propres à l'application ACCESS même ont été le plus souvent désactivées, ce qui réduit les risques de mauvaise manipulation Dans la base "NORTHWIND 2007", <CLIC G> sur pour créer une nouvelle commande Créer la commande suivante au nom de l'employé "Michelle Freeehafer" : "Société A, Date du jour, Green Tea, 10 unités" <CLIC G> sur pour fermer le formulaire Fermer la base
IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS
B B..
LLE ES S FFO OR RM MU ULLA AIIR RE ES S
Les formulaires permettent de saisir, modifier et consulter les données.
MENU DU FORMULAIRE
ONGLET DU FORMULAIRE
DONNÉES DE L'ENREGISTREMENT EN COURS
FAIRE DÉFILER, TRIER, FILTRER LES ENREGISTREMENTS
1 MODES D'AFFICHAGE DES FORMULAIRES Le formulaire peut être affiché selon plusieurs modes mais c'est le mode "FORMULAIRE" qui permet la saisie ou la modification simple des données. FORMULAIRE :
le formulaire est affiché prêt à être utilisé, le plus souvent présentant les données d'un seul enregistrement et dans sa propre fenêtre PAGE : c'est le mode de finalisation du formulaire créé dans lequel on peut modifier la structure et la présentation avec les données affichées CRÉATION : c'est le mode de création et/ou de modification de la structure du formulaire (voir création de base page 159)
ACTION
OUVRIR LE FORMULAIRE DÉROULER LES OBJETS "FORMULAIRES" DU
OUVRIR LE FORMULAIRE DÉROULER LES OBJETS "FORMULAIRES" DU
VOLET DE NAVIGATION <DOUBLE CLIC> SUR LE NOM DU FORMULAIRE
VOLET DE NAVIGATION
le formulaire est affiché en mode formulaire
NOTES
<CLIC D> SUR LE FORMULAIRE le formulaire est affiché en mode formulaire
31
32
INFOS
Selon les formulaires, il existe aussi le mode "FEUILLE DE DONNÉES" qui permet de présenter les données comme dans une feuille Excel (ce même mode est disponible pour les tables), le mode "TABLEAU CROISÉ DYNAMIQUE" et le mode "GRAPHIQUE CROISÉ DYNAMIQUE" (voir page 86)
Une fois le formulaire ouvert (en mode formulaire), l'affichage peut être modifié avec les icônes en bas et à droite de l'écran. ICÔNES ACTION
FORMULAIRE OUVERT (en mode formulaire)
<CLIC G> SUR LE MODE VOULU MODE FORMULAIRE
MODE FEUILLE DE DONNÉES
EXERCICE
NOTES
MODE CRÉATION
MODE PAGE
Ouvrir la base de données "NORTHWIND 2007" (sans activer le contenu ou alors fermer le formulaire) Ouvrir le formulaire "LISTE DES EMPLOYÉS" L'afficher en mode "FEUILLE DE DONNÉES", "PAGE", "FORMULAIRE" puis le fermer
IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS
33
2 NAVIGATION DANS LES DONNÉES La navigation en mode "FORMULAIRE", s'effectue à l'aide des cases de défilement en bas à gauche du formulaire. CASES DE DÉFILEMENT La touche <TAB> permet de passer d'une zone de saisie à une autre Des boutons ou des liens gèrent des actions Une zone en bas du formulaire permet de gérer l'affichage des données N° ENREGISTREMENT ACTUEL
ER
1ER ENREGISTREMENT
EXERCICE
DERNIER ENREGISTREMENT
ENREGISTREMENT SUIVANT
CHERCHER UN ENREGISTREMENT
CRÉER UN NOUVEL ENREGISTREMENT
ÉTAT DU FILTRE
Ouvrir le formulaire "DÉTAILS DE L'EMPLOYÉ" de la base en cours "NORTHWIND 2007", Faire défiler les enregistrements dans un sens puis dans l'autre Aller au dernier enregistrement puis revenir au premier
3 MODIFICATION DES DONNÉES Pour modifier les données en mode "FORMULAIRE", il faut se positionner sur les données à modifier puis faire la modification. Cette modification est immédiatement prise en compte (enregistrée) dans la table correspondante.
ACTION
MODIFIER LES DONNÉES FORMULAIRE OUVERT (en mode formulaire) AFFICHER L'ENREGISTREMENT DÉSIRÉ AVEC LES CASES DE DÉFILEMENT SE DÉPLACER JUSQU'AU CHAMP VOULU AVEC LA TOUCHE <TAB> SAISIR LES NOUVELLES INFORMATIONS
le déplacement sur un autre champ valide automatiquement la modification
CONSEIL
ATTENTION
EXERCICE
NOTES
Il est conseillé d'utiliser la touche <TAB> plutôt que cliquer avec la souris dans le champ car <TAB> présélectionne la totalité du champ et la nouvelle saisie remplace ainsi globalement l'ancienne Si vous vous apercevez en cours de saisie que vous faîtes une erreur, la touche <ECHAP> du clavier rétablit les données (s'il n'y a pas eu changement de champ) ou la touche de la barre d'outils "accès rapide" (si vous êtes passés au champ suivant) Dans le même formulaire "DÉTAILS DE L'EMPLOYÉ" de la base en cours "NORTHWIND 2007", faire défiler les enregistrements jusqu'à l'employée "Michelle Freehafer" et remplacer le département par "50" et le code postal par "50000"
34 4 AJOUT D'UN NOUVEL ENREGISTREMENT L'ajout d'un enregistrement, en mode "FORMULAIRE", consiste à renseigner les champs d'un formulaire vierge. ZONE DÉFILEMENT ACTION
FORMULAIRE OUVERT (en mode formulaire)
<CLIC G> SUR
(nouvel enregistrement vide) DANS LA ZONE DE DÉFILEMENT
SAISIR LA PREMIÈRE INFORMATION <TAB> SAISIR LES INFORMATIONS DE CHAQUE CHAMP EN FAISANT <TAB> ENTRE CHAQUE SAISIE le <TAB> de changement de champ valide la saisie
INFOS
EXERCICE
NOTES
L'intérêt de passer par le formulaire pour saisir les données est que d'une part, il est facile de juger de la cohérence des données, celles-ci concernant toutes le même enregistrement et que d'autre part, le programmeur qui a conçu le formulaire a prévu des masques de saisie et des vérifications quant à la nature des données saisies, limitant ainsi les sources d'erreur. Dans le même formulaire "DÉTAILS DE L'EMPLOYÉ" de la base "NORTHWIND 2007" Créer un nouvel enregistrement avec les informations telles que ci-dessous Fermer le formulaire
IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS
5 SUPPRESSION D'UN ENREGISTREMENT Une base de données évolue et s'il est courant d'ajouter de nouveaux enregistrements, il est aussi nécessaire de supprimer ceux qui n'ont plus cours ; cependant, pour éviter encore une fois tout risque de manipulation erronée, cette suppression passe le plus souvent par un bouton ou un menu spécifique prévu par le développeur de l'application. Le ruban permet aussi d'effectuer cette opération.
ACTION
ONGLET "ACCUEIL" ème BLOC "ENREGISTREMENTS" (5 bloc) EN MODE "FORMULAIRE", <CLIC G> SUR
EN FACE DE L'ENREGISTREMENT
<CLIC G> SUR POUR VALIDER
6 RECHERCHE DE DONNÉES Sur une base importante, il n'est pas toujours possible de faire défiler les enregistrements pour retrouver l'information désirée ; le plus simple est alors d'utiliser la zone de recherche. ZONE DÉFILEMENT ACTION
FORMULAIRE OUVERT (en mode formulaire)
<CLIC G> SUR
(extrémité de la zone de défilement)
SAISIR UN À UN LES CARACTÈRES DE LA RECHERCHE
les données correspondantes s'affichent au fur et à mesure quelque soit le champ qui les contient
EXERCICE
Dans le même formulaire "DÉTAILS DE L'EMPLOYÉ" de la base "NORTHWIND 2007" Afficher le premier enregistrement Rechercher l'enregistrement contenant le nom "dupont" Il est inutile de se positionner sur le champ concerné ; la recherche s'effectue sur tous les champs du formulaire
INFOS
7 TRI DES ENREGISTREMENTS Bien que dans une base gérée par un menu et des boutons, l'ordre d'affichage des données du formulaire est défini lors de sa création, cet ordre peut être modifié.
ACTION
BOUTON DROIT FORMULAIRE OUVERT (en mode formulaire) POINTER SUR LE CHAMP À PARTIR DUQUEL LE TRI DOIT ÊTRE EFFECTUÉ
<CLIC D> <CLIC G> SUR LE TYPE DE TRI ( croissant, décroissant) les données sont triées dans l'ordre croissant ou décroissant du champ
NOTES
35
36
EXERCICE
Dans le même formulaire "DÉTAILS DE L'EMPLOYÉ" de la base en cours "NORTHWIND 2007" Trier les enregistrements par ordre croissant de nom de famille puis par ordre décroissant de prénom
8 FILTRAGE DES ENREGISTREMENTS Filtrer les enregistrements consiste à n'afficher que les enregistrements correspondant à des critères définis. Un formulaire ouvert propose des fonctionnalités simplifiées de filtrage.
ACTION
BOUTON DROIT FORMULAIRE OUVERT (en mode formulaire) AFFICHER LA VALEUR SERVANT DE BASE AU FILTRAGE POINTER SUR LE CHAMP À PARTIR DUQUEL LE FILTRE DOIT ÊTRE EFFECTUÉ
<CLIC D> <CLIC G> SUR LE TYPE DE FILTRE (égal, différent, contient, ne contient pas) seuls les enregistrements satisfaisant le critère de tri sont affichés <CLIC G> SUR
EXEMPLE
ATTENTION
(zone de défilement) POUR ANNULER LE FILTRE
Pour n'afficher dans le formulaire "DÉTAILS DE L'EMPLOYÉ" de la base "NORTHWIND 2007" que les employés habitant Cherbourg Afficher un employé habitant Cherbourg (Robert Zare) Pointer sur le champ "VILLE", là ou il est indiqué "Cherbourg" Faire un <CLIC D> Faire un <CLIC G> sur Pour réafficher tous les enregistrements, ne pas oublier de cliquer dans la zone de défilement sur qui devient alors et affiche la totalité des enregistrements <CLIC G> sur
pour filtrer avec le dernier filtre utilisé
INFOS
EXERCICE
NOTES
Dans le même formulaire "DÉTAILS DE L'EMPLOYÉ" de la base "NORTHWIND 2007" N'afficher que les employés habitant "Chambéry" Annuler le filtre N'afficher que les employés n'habitant pas "Chambéry" Annuler le filtre
IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS
C C..
37
LLE ES SR RE EQ QU UÊ ÊTTE ES SS SÉ ÉLLE EC CTTIIO ON N
Ces requêtes permettent de visualiser dans l'ordre désiré les données issues d'une ou plusieurs tables en mode "FEUILLE DE DONNÉES". ELLES PERMETTENT DE visualiser ou modifier des parties de tables pour des champs spécifiques sélectionner les enregistrements sur lesquels on veut agir trier des enregistrements interroger plusieurs tables et regrouper les données sur une seule feuille effectuer des calculs sur des données utiliser d'autres requêtes si les calculs sont complexes générer des graphiques Les requêtes de sélection permettent d'extraire d'une ou plusieurs tables les enregistrements correspondant aux critères définis dans la requête.
INFOS
La requête de sélection est préalable à tout autre type de requête et permet de s'assurer que les enregistrements qui vont être ajoutés, modifiés ou supprimés sont bien ceux que l'on souhaite
1 MODES D'AFFICHAGE DES REQUÊTES La requête est créée en mode "CRÉATION" ; son résultat est affiché en mode "FEUILLE DE DONNÉES". FEUILLE DE DONNÉES
CRÉATION CODE SQL CORRESPONDANT
TABLEAU CROISÉ DYNAMIQUE
GRAPHIQUE CROISÉ DYNAMIQUE
FEUILLE DE DONNÉES : les informations de la table sont affichées sous forme d'une feuille très semblable à une feuille de travail Excel. Dans ce mode, les données peuvent être affichées et manipulées TABLEAU CROISÉ DYNAMIQUE : les informations sont affichées sous forme d'un tableau dans lequel les critères de lignes ou de colonnes peuvent être choisis GRAPHIQUE CROISÉ DYNAMIQUE : les informations sont affichées sous forme d'un graphique dans lequel les critères d'axes peuvent être choisis (voir page 86) SQL : Le code Sql correspondant à la requête est affiché et peut être modifié directement si l'on connaît ce langage CRÉATION : c'est le mode de création et/ou de modification de la structure de la requête (voir page 188)
NOTES
38
ACTION
OUVRIR UNE REQUÊTE DÉROULER LES OBJETS "REQUÊTES" DU
OUVRIR UNE REQUÊTE DÉROULER LES OBJETS " REQUÊTES " DU VOLET
VOLET DE NAVIGATION <DOUBLE CLIC> SUR LE NOM DE LA REQUÊTE
DE NAVIGATION
la requête s'affiche en "FEUILLE DE DONNÉES"
<CLIC D> SUR LA REQUÊTE la requête s'affiche en "FEUILLE DE DONNÉES"
2 ASSISTANT C'est un moyen pratique et simple de construire une requête étape par étape, surtout lorsque l'on débute.
ACTION
ONGLET "CRÉER" GROUPE "AUTRE" (dernier bloc)
<CLIC G> SUR les assistants pour les différents types de requête s'affichent <CLIC G> SUR
1 -SÉLECTIONNER LA TABLE OU LA REQUÊTE DONT ON VEUT SÉLECTIONNER LE CHAMP
3 - <CLIC G> POUR PRENDRE LE CHAMP SÉLECTIONNÉ
CHAMPS SÉLECTIONNÉS
2- SÉLECTIONNER LE CHAMP DE LA TABLE OU LA REQUÊTE
PARAMÉTRAGE ACTION
1 - SÉLECTIONNER LA TABLE 2- SÉLECTIONNER LE CHAMP 3 - <CLIC G> SUR
le champ passe dans la liste des champs sélectionnés RÉPÉTER L'OPÉRATION POUR CHAQUE CHAMP DÉSIRÉ <CLIC G> SUR CHOISISSEZ L'UNE DES OPTIONS
<CLIC G> SUR
NOTES
IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS
EXERCICE
39
A partir de la table "EMPLOYÉS" de la base "NORTHWIND 2007" Sélectionner les champs "NOM, "PRÉNOM", "SOCIÉTÉ" et "VILLE" Afficher la requête en choisissant Afficher les données extraites en mode "FEUILLE DE DONNÉES" puis en mode "CRÉATION"
3 MODE CREATION La création de la requête sans assistant est à peine plus compliquée. ONGLET "CRÉER" ACTION
GROUPE "AUTRE" (dernier
bloc)
<CLIC G> SUR une boite de dialogue permettant de choisir les tables ou les requêtes à ajouter s'affiche <CLIC G> SUR LA TABLE À AJOUTER PUIS RÉPÉTER L'OPÉRATION AUTANT DE FOIS QUE NÉCESSAIRE PUIS
TABLE AJOUTÉE (il y en a souvent plusieurs)
FAIRE GLISSER POUR DÉLIMITER LES CHAMP SÉLECTIONNÉ
VOLETS HAUT ET BAS DE LA FENÊTRE
ORDRE DE TRI POUR LE CHAMP CRITÈRES
Les critères sur une même ligne sont de type "ET" CHAMP AFFICHÉ (en
Les critères sur des lignes différentes sont de type "OU"
NOTES
feuille de données)
MODE "CRÉATION"
40 La liste des tables peut être affichée à tout moment.
ACTION
ONGLET "CRÉER" (le ème GROUPE "PARAMÉTRAGE DE REQUÊTES" (3 bloc)
dernier)
<CLIC G> SUR
4 EXÉCUTION Exécuter une requête, c'est afficher son résultat en mode "FEUILLE DE DONNÉES". Trois possibilités <CLIC G> sur
en bas et à droite de la fenêtre
ER <CLIC G> sur ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "AFFICHAGE" (1 BLOC) du ruban pour passer alternativement du mode "CRÉATION" au mode "FEUILLE DE DONNÉES" (ou dérouler par et choisir)
ER <CLIC G> sur ONGLET "CRÉER"(DERNIER ONGLET) GROUPE "RÉSULTATS" (1 du ruban en mode "CRÉATION"
BLOC)
5 ENREGISTREMENTS ACCESS demande à la fermeture de l'onglet ou de la base d'enregistrer la requête, ce à quoi il faut répondre "oui" et la nommer. Néanmoins, il est plus prudent de le faire dès que la requête est un peu avancée, puis régulièrement si elle est complexe. BARRE D'OUTILS ACCÈS ACTION
RAPIDE" BOUTON DROIT
<CLIC D> SUR L'ONGLET DE LA REQUÊTE <CLIC G> SUR
NOTES
ONGLET DE LA REQUÊTE ACTIVÉ
<CLIC G> SUR
IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS
INFOS
ATTENTION
41
La première fois qu'on l'enregistre, il faut donner un nom à la requête ; Elle s'affiche alors dans le volet droit de la fenêtre en fonction du type d'affichage choisi pour ce volet ; une fois fermée, un <CLIC DROIT> sur son nom affiche un menu contextuel permettant de la renommer. Les données n'ont pas besoin d'être enregistrées et sont mises à jour en temps réel alors que les éléments de structure doivent être enregistrés pour que les modifications apportées soient conservées
6 CHAMPS Une fois la requête affichée en mode création, il faut indiquer quels champs de la ou des tables sélectionnées font l'objet de la requête. AJOUT DE CHAMPS ACTION
BOUTON GAUCHE
Dans le volet supérieur figure une boîte contenant la liste des champs de la table source <DOUBLE CLIC> SUR LE CHAMP À AJOUTER DANS LA REQUÊTE ou <CLIC G> SUR LE CHAMP GLISSER LE CHAMP JUSQU'À LA GRILLE D'INTERROGATION ou <CLIC G> SUR LA ZONE CHAMP DE LA GRILLE D'INTERROGATION (volet inférieur) <CLIC G> SUR DE LA ZONE CHAMP POUR DÉROULEZ LA LISTE DES CHAMPS <CLIC G> SUR LE CHAMP À AJOUTER
EXERCICE
NOTES
Dans la base en cours "NORTHWIND 2007", créer une nouvelle requête à partir de la table "EMPLOYÉS" Prendre les champs "SOCIÉTÉ", "NOM", "PRÉNOM" "VILLE" et "FONCTION" Enregistrer la requête en cours sous le nom "EMPLOYÉS REQUETE1"
42 Il est aussi possible de prendre tous les champs en une seule fois globalement. AJOUT DE TOUS LES CHAMPS GLOBALEMENT ACTION
BOUTON GAUCHE
<DOUBLE CLIC> SUR L'ÉTOILE " " 1ER ÉLÉMENT DE LA LISTE DES CHAMPS ou DANS LA GRILLE D'INTERROGATION (volet inférieur) <CLIC G> SUR "NOMDETABLE.*" 1ER ÉLÉMENT DE LA LISTE DES CHAMPS (EX :
)
Il peut être utile de prendre tous les champs en une seule fois mais en les faisant figurer individuellement dans la requête. AJOUT DE TOUS LES CHAMPS INDIVIDUELLEMENT ACTION
BOUTON GAUCHE
<DOUBLE CLIC> SUR L'ENTÊTE DE LA TABLE tous les champs sont alors sélectionnés <FAIRE GLISSER> LES CHAMPS DANS LA GRILLE D'INTERROGATION
<DOUBLE CLIC> ICI
INFOS
Plusieurs champs de la liste déroulante peuvent être ajoutés simultanément, en maintenant la touche <CTRL> enfoncée pendant la sélection. La touche <MAJ> permet de sélectionner un bloc de champs consécutifs dans la liste
Pour rendre la requête plus lisible, l'ordre d'affichage des champs gagne à être déterminé dès la création de la requête. SÉLECTIONNER DES CHAMPS ACTION
BOUTON GAUCHE
<CLIC G> AU DESSUS DU NOM DU CHAMP (forme du pointeur
)
FAIRE ÉVENTUELLEMENT GLISSER SUR LES COLONNES ADJACENTES
ne pas relâcher la souris entre les 2 actions
NOTES
IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS
43
DÉPLACER DES CHAMPS ACTION
BOUTON GAUCHE SÉLECTIONNER PUIS POINTER EN HAUT DES CHAMPS SÉLECTIONNÉS (forme du pointeur
)
FAIRE GLISSER HORIZONTALEMENT LES CHAMPS À LEUR NOUVELLE POSITION
Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2007 Classer les champs comme suit : EXERCICE
Les champs insérés par erreur dans la requête sont aisés à enlever. SUPPRIMER DES CHAMPS ACTION
CLAVIER SÉLECTIONNER LE OU LES CHAMPS
(dans la grille d'interrogation - volet bas) APPUYER SUR LA TOUCHE <SUPPR> DU CLAVIER SUPPRIMER DES CHAMPS ACTION
ONGLET "CRÉER" (le ème GROUPE "PARAMÉTRAGE DE REQUÊTES" (3 bloc)
dernier)
SÉLECTIONNER LE OU LES CHAMPS (ou simplement <CLIC G> dans le champ)
<CLIC G> SUR Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2007" Supprimer le champ "FONCTION" puis enregistrer EXERCICE
Afin d'améliorer la lecture de la feuille de données, il est possible de modifier les noms affichés (Les noms d'origine demeurent intacts dans leurs tables respectives). CHANGER UN NOM DANS LA REQUÊTE ACTION
BOUTON GAUCHE
<CLIC G> À GAUCHE DU CHAMP À MODIFIER (dans la grille d'interrogation - volet bas) SAISIR LE NOUVEAU NOM (ÉTIQUETTE) SUIVI D'UN DOUBLE-POINT ":" LAISSER LE NOM DE CHAMP DE LA TABLE À LA SUITE DU DOUBLE-POINT (EX :
NOUVEAU NOM
NOTES
)
44
EXERCICE
ATTENTION
CONSEIL
Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2007" Renommer le champ "NOM" en "PATRONYME" Afficher en mode "FEUILLE DE DONNÉES" pour vérifier puis enregistrer
Si un champ utilisé dans la requête possède une légende définie dans la table (propriété de champ), la légende s'affiche au lieu de l'étiquette et malgré la requête Penser alors si nécessaire à aller mettre une légende directement dans les propriétés du champ de la requête (voir page 144) Pour afficher une colonne vide avec un titre pour remplissage manuel ultérieur, il suffit de créer une nouvelle colonne avec le nom souhaité suivi de ": Null"
7 CHAMPS CONCATÉNÉS Un nouveau nom peut être calculé à partir de plusieurs champs ; il faut alors utiliser l'opérateur de concaténation symbolisé par le signe "&" (chiffre 1 du pavé alphabétique) ou le symbole "+" (touche +) et encadrer chaque nom de champ de crochets [ ]. Pour que les 2 champs ne soient pas collés, il est souvent nécessaire de les séparer par un espace qui doit, dans la formule, être entre guillemets " ". Pour afficher le nom complet de l'employé, la formule à utiliser est la suivante : OPÉRATEUR DE CONCATÉNATION EXEMPLE
ESPACE NOUVEAU NOM
CONSEIL
ATTENTION
NOTES
CHAMP
(entre "")
CHAMP CROCHET
Un <DOUBLE CLIC> avec la forme sur le bord droit en haut d'un champ sélectionné ajuste la largeur de la colonne aux données contenues Les noms de champ peuvent être difficiles à orthographier ou peuvent ne pas être ce qu'ils paraissent (espace avant ou après inclus - par erreur ? - dans le nom : voir champ "NOM") ; Ne pas hésiter à faire des copier/coller des noms de champ si un problème se pose.
IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS
EXERCICE
45
Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2007" Créer un nom "NOM COMPLET" regroupant les champs "NOM" et "préNOM" (séparés par un espace) puis enregistrer
Il faut éviter d'utiliser les noms réservés par ACCESS (champs nommés "NOM", "NOTE", …) AVANCÉ
On peut désirer ne pas afficher dans la feuille de données un champ inclus dans la requête. AFFICHER / NE PAS AFFICHER UN CHAMP ACTION
BOUTON GAUCHE
<CLIC G>
SUR LA CASE À COCHER À L'INTERSECTION DE LA LIGNE "AFFICHER" ET DE LA
COLONNE DU CHAMP (dans la grille d'interrogation
- volet bas) RÉPÉTER L'OPÉRATION POUR CHACUN DES CHAMPS DEVANT ÊTRE AFFICHÉS OU NON seuls les champs cochés sont affichés
<CLIC G> ICI
EXERCICE
NOTES
Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2007" Ne plus afficher les champs "NOM" et "préNOM" Afficher en mode "FEUILLE DE DONNÉES" pour vérifier puis enregistrer
46 8 TRI Pour visualiser des informations dans un ordre précis, il faut indiquer en mode création l'ordre d'affichage des données. TRI SUR UN CHAMP ACTION
BOUTON GAUCHE
<CLIC G> SUR
À L'INTERSECTION DE LA LIGNE DE TRI ET DE LA COLONNE DU CHAMP DE TRI
SÉLECTIONNER L'ORDRE DE TRI
La liste apparaît triée en mode feuille de données pour le champ spécifié
<CLIC G> ICI
EXERCICE
Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2007" Trier les données à partir du champ "NOM COMPLET" Afficher en mode "FEUILLE DE DONNÉES" pour vérifier puis enregistrer
Le tri sur plusieurs champs obéit à la même logique ; seule contrainte, mettre les champs de tri dans l'ordre. TRI SUR PLUSIEURS CHAMPS ACTION
BOUTON GAUCHE METTRE LES CHAMPS DANS L'ORDRE DE TRI (en déplaçant
<CLIC G> SUR
les colonnes)
À L'INTERSECTION DE LA LIGNE DE TRI ET DE LA COLONNE DU 1
ER
SÉLECTIONNER L'ORDRE DE TRI RÉPÉTER L'OPÉRATION POUR CHAQUE CHAMP
En mode "feuille de données", la liste s'affiche triée pour les champs spécifiés
NOTES
CHAMP DE TRI
IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS
EXERCICE
Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2007" Afficher les champs "NOM" et "préNOM" Rajouter le champ " FONCTION" Ne plus afficher le champ "NOM COMPLET" Afficher les champs dans l'ordre suivant : "FONCTION", "NOM", "PRÉNOM", "SOCIÉTÉ" et "VILLE" Trier les données par "FONCTION" croissante puis par "NOM" et "PRÉNOM" décroissants Afficher en mode "FEUILLE DE DONNÉES" pour vérifier puis enregistrer
Il est impossible d'effectuer un tri sur certains types de champ (mémo, Ole, …) ATTENTION
CONSEIL
Pour afficher des données dans un ordre de colonnes différent du critère de tri, il faut d'abord mettre les champs du critère de tri avec leur type de tri mais non affichés puis les champs dans l'ordre d'affichage (ce qui amène à mettre 2 fois les champs servant au tri à 2 endroits différents)
affiche
9 CRITÈRES DE SÉLECTION Pour obtenir les données que l'on souhaite, il faut définir des critères de sélection ; ils sont élaborés avec des opérateurs de comparaison (=, Comme, Entre, …) et combinés à l'aide d'opérateurs logiques (Et, Ou, Pas, …). A) LES OPERATEURS DE COMPARAISON
Les principaux opérateurs de comparaison des données sont : = (égal), Comme, Entre, < (inférieur), > (supérieur), <> (différent), … = (ÉGAL) <CLIC G> À L'INTERSECTION DE LA LIGNE DE CRITÈRES ET DE LA COLONNE DU 1ER CHAMP DE CRITÈRE ACTION
SAISIR LE CRITÈRE
Bien respecter espacement et accentuation pour les champs de type "texte" RÉPÉTER ÉVENTUELLEMENT L'OPÉRATION POUR CHAQUE CHAMP CONCERNÉ En mode "feuille de données", seuls les enregistrements satisfaisant les critères sont affichés si le critère est de type "texte", ACCESS l'encadre d'apostrophes ; s'il est de type "date", il est encadré de dièses et s'il est de type "numérique", il est affiché tel quel INFOS
NOTES
47
48 Pour sélectionner uniquement les enregistrements correspondant au critère Ville=Cherbourg, la saisie peut s'effectuer de plusieurs manières (casse indifférente) : EXEMPLE
Cherbourg = Cherbourg
="Cherbourg" "Cherbourg" CHAMP DE CRITÈRE
CRITÈRE
EXERCICE
CONSEIL
Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2007" Supprimer les champs "NOM" et "PRÉNOM" N'afficher que les employés habitant "CHERBOURG" Afficher en mode "FEUILLE DE DONNÉES" pour vérifier puis enregistrer
Pour rechercher une valeur précise existante, faire un copier/coller à partir de la feuille de données COMME "…" <CLIC G> À L'INTERSECTION DE LA LIGNE DE CRITÈRES ET DE LA COLONNE DU 1ER CHAMP DE CRITÈRE
ACTION
SAISIR LE CRITÈRE EN UTILISANT LES CARACTÈRES GÉNÉRIQUES ADAPTÉS
Bien respecter espacement et accentuation pour les champs de type "texte" RÉPÉTER ÉVENTUELLEMENT L'OPÉRATION POUR CHAQUE CHAMP CONCERNÉ En mode "feuille de données", seuls les enregistrements satisfaisant les critères sont affichés
CARACTÈRES GÉNÉRIQUES ? Remplace un Caractère unique à son emplacement * Remplace un ou plusieurs caractères # Remplace un Chiffre unique à son emplacement [ ] Remplace une liste de caractères [! ] Remplace une liste de caractères à exclure
EXEMPLE
ch?r c*r* CH*
Cherbourg Colmar, Cherbourg, Chambéry Cherbourg, Chambéry
#ème
ch*r[!y] Cherbourg mais pas Chambéry
Tester les cas de figure cités dans l'exemple ci-dessus EXERCICE
NOTES
3ème ou 4ème …
IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS
ACTION
ENTRE VAL1 ET VAL2 <CLIC G> À L'INTERSECTION DE LA LIGNE DE CRITÈRES ET DE LA COLONNE DU 1ER CHAMP DE CRITÈRE SAISIR LE CRITÈRE EN PRÉCISANT LES 2 BORNES DE L'INTERVALLE RÉPÉTER ÉVENTUELLEMENT L'OPÉRATION POUR CHAQUE CHAMP CONCERNÉ En mode "FEUILLE DE DONNÉES", seuls les enregistrements satisfaisant les critères sont affichés La requête ci-dessous affiche les employés habitant une ville dont le code postal est compris entre 73000 et 74000 (limites comprises)
EXEMPLE
Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2007" Réaliser la requête ci-dessus EXERCICE
ACTION
EST NULL - EST PAS NULL <CLIC G> À L'INTERSECTION DE LA LIGNE DE CRITÈRES ET DE LA COLONNE DU 1ER CHAMP DE CRITÈRE SAISIR LE CRITÈRE "EST NULL" ou "EST PAS NULL" Permet de sélectionner les enregistrements dont le champ concerné contient ou non des valeurs La requête ci-dessous affiche les employés dont le champ "Notes" ne contient aucune information
EXEMPLE
EXERCICE
Dans la base en cours "NORTHWIND 2007", créer une nouvelle requête telle que cidessus (sans fermer la précédente) Afficher les employés dont le champ "NOTES" est vide Fermer la requête sans l'enregistrer
Ce critère peut être utilisé pour tous les types de champ INFOS
NOTES
49
50 B) LA COMBINAISON DE CRITÈRES
Les principaux opérateurs logiques sont : Et, Ou, Pas, … Ils peuvent être combinés entre eux de manière explicite (au sein d'une même colonne) ou implicite (sur des colonnes ou des lignes différentes) "ET" Lorsque deux critères sont sur une même ligne, les enregistrements doivent satisfaire à la fois chacun des critères. La requête ci-dessous affiche les employés habitant Cherbourg ayant pour fonction "représentant commercial" EXEMPLE
Les critères sur une même ligne sont de type "ET"
Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2007" Réaliser la requête ci-dessus EXERCICE
"ET" peut aussi être utilisé au sein d'une même colonne. La requête ci-dessous affiche les employés habitant une ville dont le code postal est compris entre 60000 et 74000 (bornes non comprises) EXEMPLE
Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2007" Réaliser la requête ci-dessus EXERCICE
NOTES
IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS "OU"
51
Lorsque deux critères sont sur des lignes différentes, il est créé un premier groupe d'enregistrements correspondant au premier critère auquel on ajoute un deuxième groupe d'enregistrements satisfaisant au deuxième critère. La requête ci-dessous affiche les employés habitant Cherbourg ainsi que les employés ayant pour fonction "représentant commercial" (quelle que soit leur ville) EXEMPLE
Les critères sur des lignes différentes sont de type "OU"
Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2007" Réaliser la requête ci-dessus EXERCICE
"OU" peut aussi être utilisé au sein d'une même colonne. La requête ci-dessous affiche les employés habitant Cherbourg ou Colmar ainsi que les employés ayant pour fonction "représentant commercial" EXEMPLE
Les critères sur des lignes différentes sont de type "OU"
Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2007" Réaliser la requête ci-dessus EXERCICE
NOTES
52 "ET" et "OU" Lorsqu'il y a des critères à la fois sur une même ligne et sur des lignes différentes, il est formé autant de groupes d'enregistrements que de lignes de critères. La requête ci-dessous affiche les employés habitant Cherbourg quelle que soit leur fonction et ceux habitant Colmar ayant pour fonction "représentant commercial" EXEMPLE
Les critères sur des lignes différentes sont de type "OU" Les critères sur une même ligne sont de type "ET"
Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2007" Réaliser la requête ci-dessus EXERCICE
"ET" et " OU " DANS PLUSIEURS CHAMP DE CRITÈRE Tous ces critères peuvent être combinés pour obtenir le résultat voulu.
EXEMPLE
La requête ci-dessous affiche les employés habitant une ville dont le code postal est strictement supérieur à 60000 et inférieur ou égal à 74000, exerçant la profession de "représentant commercial" ou de "Vice-président des ventes" quelle que soit leur ville ainsi que les employés exerçant la profession de "représentant commercial" habitant Cherbourg
Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2007" Réaliser la requête ci-dessus, l'enregistrer et la fermer EXERCICE
NOTES
IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS
53
10 CALCULS ET REGROUPEMENTS Les requêtes permettent d'effectuer des calculs à partir de tous les enregistrements ou de regroupements spécifiques de ces mêmes enregistrements. A) CALCULS
Les requêtes permettent de créer des "champs calculés" (qui n'ont d'existence qu'au sein de la requête) pour effectuer des calculs. Pour ces calculs peuvent être utilisés les opérateurs arithmétiques classiques + (addition), - (soustraction), * (multiplication), / (division réelle), \ (division entière), … et les fonctions intégrées d'ACCESS ANNÉE(), MOIS(), JOUR(), MAINTENANT(), … A partir de la table "COMMANDES", il est possible de calculer les délais de livraison en soustrayant la date d'expédition à la date de commande. EXEMPLE
EXERCICE
Dans la base en cours "NORTHWIND 2007" Réaliser la requête ci-dessus à partir de la table "COMMANDES" L'enregistrer sous le nom "Commandes Délais de livraison"
…
Une valeur peut être complétée d'une unité (ou de n'importe quel texte) en utilisant l'opérateur de concaténation de chaînes de caractères : "&" INFOS
OPÉRATEUR DE CONCATÉNATION
EXERCICE
Dans la requête en cours "COMMANDES DÉLAIS DE LIVRAISON" de la base en cours "NORTHWIND 2007" Réaliser la requête ci-dessus (idem que précédemment mais avec l'unité "jour") L'enregistrer puis la fermer
…
ATTENTION
NOTES
Le résultat est aligné à gauche car ce n'est plus une valeur numérique mais le résultat d'une concaténation, donc une chaine de caractères
54 B) OPERATIONS
Cette fonctionnalité permet de faire des calculs sur un champ. Selon la nature du champ, ce peut être une somme, une moyenne ou le nombre des enregistrements.
ACTION
ONGLET "CRÉER" (le GROUPE "AFFICHER/MASQUER" (dernier bloc)
dernier)
<CLIC G> SUR (idem pour l'enlever - le menu contextuel propose le même outil) une ligne s'affiche en dessous de la ligne "table" <CLIC G> SUR CETTE LIGNE DANS LA COLONNE DU CHAMP SOUHAITÉ <CLIC G> SUR DE CHOISIR L'OPÉRATION (FONCTION) PARMI CELLES PROPOSÉES les opérations dépendent du type de champ
Pour effectuer un calcul sur la totalité des enregistrements, ne pas laisser de regroupement et préciser l'opération pour chaque champ concerné.
EXERCICE
INFOS
NOTES
Créer une nouvelle requête à partir de la table "COMMANDES" Insérer les champs "RÉF COMMANDE", "DATE DE COMMANDE", "DATE DE COMMANDE" une 2ème fois et "FRAIS D'EXPÉDITION" L'enregistrer sous le nom "Commandes Frais expédition regroupements" Faire le calcul du nombre de commandes, de la date de la première et de la dernière commande et de la moyenne des frais d'expédition Enregistrer et fermer la requête
Pour faire plusieurs calculs sur un même champ, il faut le répéter pour chaque calcul – Bien nommer les champs en fonction de leur résultat soit par leur étiquette suivi de double-point, soit en utilisant la propriété "LÉGENDE" du champ dans la requête
IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS C) REGROUPEMENTS
Pour effectuer une opération sur un groupe d'enregistrements, il faut laisser "REGROUPEMENT" dans le(s) champ(s) identifiant le groupe d'enregistrements. REGROUPEMENTS SUR LA LIGNE "OPÉRATIONS" ACTION
INDIQUER REGROUPEMENT DANS LA COLONNE DU OU DES CHAMPS SERVANT DE BASE AUX CALCULS (pour lequel un calcul sera effectué à chaque changement de valeur) INDIQUER LE TYPE D'OPÉRATION POUR LES AUTRES CHAMPS (COMPTE, SOMME…) AFFICHER EN MODE "FEUILLE DE DONNÉES"
EXEMPLE
EXERCICE
Pour calculer le total des frais d'expédition par client et par ville, il faut laisser "REGROUPEMENT" dans les champs "VILLE D'EXPÉDITION", "RÉF CLIENT" et "NOM D'EXPÉDITION" et préciser la fonction "SOMME" en tant qu'opération dans le champ "FRAIS D'EXPÉDITION"
Dans la base en cours "NORTHWIND 2007", Créer une nouvelle requête et réaliser l'exemple ci-dessus L'Enregistrer sous le nom "Commandes Frais expédition"
…
INFOS
Des en-têtes reprenant les types d'opérations apparaissent par défaut dans la feuille de données . Il est préférable de les renommer ou de mettre une légende au niveau des propriétés du champ
Des critères peuvent être appliqués au regroupement.
ACTION
NOTES
REGROUPEMENTS AVEC CRITÈRES SUR LA LIGNE "CRITÈRES", RAJOUTER LES CRITÈRES VOULUS DE LA MANIÈRE CLASSIQUE AFFICHER EN MODE "FEUILLE DE DONNÉES"
55
56
EXERCICE
Dans la requête en cours "COMMANDES FRAIS EXPÉDITION" de la base "NORTHWIND 2007" Calculer le total des frais d'expédition par client pour Chicago et Saumur lorsque ce total est différent de "0", enregistrer la requête sous le nom "COMMANDES FRAIS EXPÉDITION CHICAGOSAUMUR" puis la fermer
Il est également possible de réaliser des calculs sur des groupes construits à partir d'expressions, et éventuellement d'y associer des critères de sélection.
La fonction "MOIS" détermine le mois d'une date (la fonction "ANNÉE" détermine l'année) et s'exprime sous la forme : AVANCÉ
NOUVEAU NOM FONCTION
PARENTHÈSES
(de la fonction)
EXERCICE
ATTENTION
NOTES
CHAMP
CROCHETS
(du champ)
Dans la base en cours "NORTHWIND 2007", Créer une nouvelle requête à partir de la table "COMMANDES" Ajouter 2 fois le champ "DATE D'EXPÉDITION" puis calculer pour chaque mois de chaque année le total des frais d'expédition lorsque ce total est différent de 0 en utilisant les fonctions "ANNÉE()" et "MOIS()" L'enregistrer sous le nom " COMMANDES FRAIS EXPÉDITION PAR AN" puis la fermer
Bien évaluer la pertinence des résultats : les requêtes sous ACCESS fournissent quasiment toujours un résultat mais, si la requête est mal formulée, ce résultat peut être incohérent (notamment la fonction "COMPTE" qui compte simplement le nombre d'enregistrements du groupe)
IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS
57
D) CRITÈRES MULTITABLES
Pour obtenir les informations désirées, il est souvent nécessaire d'utiliser plusieurs tables. Les principes restent les mêmes et les liaisons d'origine entre les tables sont automatiquement reprises dans la requête.
EXEMPLE
Pour obtenir la liste des commandes clients pour la période du 10 Avril 2006 au 25 Avril 2006, il faut afficher les tables "CLIENTS "et "COMMANDES" (la relation entre les 2 s'affiche sous forme d'un lien : )
EXERCICE
Dans la base en cours "NORTHWIND 2007", Créer une nouvelle requête à partir des tables "CLIENTS" et "COMMANDES" comme ci-dessus L'enregistrer sous le nom "Clients Commandes" et la fermer
ATTENTION
Bien vérifier que les liens entre les tables soient présents pour que le résultat généré soit cohérent.
11 GÉNÉRATEUR D'EXPRESSION Le générateur d'expression affiche dans une fenêtre spécifique les critères avec les opérateurs, fonctions et opérandes (opérateurs arithmétiques, opérateurs logiques, objets de la base, champ des tables et requêtes, fonctions par type, …).
ACTION
ONGLET "CRÉER" (le ème GROUPE "PARAMÉTRAGE DE REQUÊTES" (3 bloc)
dernier)
<CLIC G> À L'INTERSECTION DE LA LIGNE DE CRITÈRES ET DU CHAMP CONCERNÉ <CLIC G> SUR DANS LE RUBAN (le générateur d'expression s'affiche)
EXPRESSION EN COURS
CONCATÉNATION DE CHAINES
OPÉRATEURS
OBJETS D E LA BASE FONCTIONS
NOTES
OPÉRATEURS LOGIQUES DÉTAIL DE LA SÉLECTION DE LA ÈRE 1 COLONNE
58 EXEMPLE DE FONCTIONS D'AGRÉGATION (regroupement SQL) SOMME
Calcule la somme des valeurs d'un champ (numérique)
MOYENNE Calcule la moyenne des valeurs d'un champ (numérique) MIN
Détermine la plus petite valeur d'un champ (sauf mémo, Ole…)
MAX
Détermine la plus grande valeur d'un champ (sauf mémo, Ole…)
COMPTE
Calcule le nombre de valeurs non nulles (NULL) d'un champ (sauf mémo, Ole…)
ECARTYPE Calcule l'écart type des valeurs d'un champ (numérique) VAR
Calcule la variance des valeurs d'un champ (numérique)
PREMIER Donne la 1ère valeur d'un champ pour les critères demandés (sauf mémo, Ole…) DERNIER
EXEMPLE
Donne la dernière valeur d'un champ pour les critères demandés (sauf mémo, Ole…)
Pour calculer par produit les prévisions de ventes en €, il faut Créer une nouvelle requête à partir de la table "PRODUITS". En utilisant le générateur d'expression Créer un champ "DÉSIGNATION" correspondant au "CODE DU PRODUIT" suivi de "NOM DU PRODUIT" (comme ci-dessous)
Créer un champ nommé "VALEUR CIBLÉE" correspondant au champ "NIVEAU CIBLÉ" multiplié par le prix unitaire (champ "PRIX UNITAIRE") (comme ci-dessous)
NOTES
IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS
EXEMPLE
puis afficher la feuille de données correspondante
…
EXERCICE
Dans la base en cours "NORTHWIND 2007", Créer la requête de l'exemple ci-dessus puis avec le générateur d'expression Créer un champ nommé "COÛT CIBLÉ" correspondant au "NIVEAU CIBLÉ" valorisé par le "COÛT STANDARD" unitaire puis afficher la feuille de données correspondante Créer un champ nommé "MARGE CIBLÉE" correspondant à la différence entre la "VALEUR CIBLÉE" ET LE "COÛT CIBLÉ Enregistrer la requête sous le nom "PRODUITS VALEUR CIBLE"
…
ATTENTION
NOTES
L'utilisation de champs calculés pour un autre calcul dans une même requête est déconseillée pour des calculs complexes – Réutiliser le calcul même au lieu de sa désignation
59
60 12 PROPRIÉTÉS Les propriétés de la requête affichent diverses informations utiles la concernant. ONGLET "CRÉER" (LE DERNIER) ACTION
BOUTON GAUCHE AFFICHER LA REQUÊTE EN MODE "CRÉATION" POINTER DANS UNE ZONE VIDE DU VOLET D'INTERROGATION (volet inférieur)
<CLIC D> PROPRIÉTÉS
GROUPE "AFFICHER/MASQUER" (dernier bloc) AFFICHER LA REQUÊTE EN MODE "CRÉATION"
<CLIC G> SUR Les propriétés de la requête s'affichent dans un volet à droite de la fenêtre
PROPRIÉTÉS LES PLUS UTILES DESCRIPTION TOUS LES CHAMPS PREMIÈRES VALEURS VALEURS DISTINCTES ENR UNIQUE FILTRE TRI PAR TYPE RECORDSET
Décrit la requête Affiche tous les champs de la ou des tables sélectionnée(s) Nombre de premiers enregistrements sélectionnés ou pourcentage Oui : Élimine les doublons Oui : Conserve les doublons N'affiche que les enregistrements correspondant aux critères Trie les enregistrements dans l'ordre croissant ou décroissant du ou des champs Feuille de réponse dynamique : données modifiables Instantané : données non modifiables
Si la feuille de propriétés n'affiche plus qu'une ou deux informations, faire un <CLIC G> dans une zone vide du volet d'interrogation (volet inférieur) INFOS
DESCRIPTION
OUI : ÉLIMINE LES DOUBLONS
ICI : DONNÉES DES TABLES NON MODIFIÉES
ATTENTION
EXERCICE
NOTES
Si le "TYPE RECORDSET" est laissé sur "FEUILLE DE RÉPONSE DYNAMIQUE" (option par défaut), les données résultantes de la requête sont modifiables (modification sur les tables d'origine) Dans la requête en cours "PRODUITS VALEUR CIBLE" de la base en cours "NORTHWIND 2007" Faire une description et n'afficher que les 5 premières valeurs de la requête puis exécuter Enregistrer la requête sous le nom " PRODUITS VALEUR CIBLE 5 PREMIERS" Annuler la sélection des 5 premières valeurs et ajouter le champ "catégorie" Enregistrer sous le nom "PRODUITS VALEUR CIBLE CATÉGORIE" puis fermer les requêtes ouvertes
IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS
D D..
61
LLE ES SÉ ÉTTA ATTS S
L'état est la meilleure solution pour obtenir des données soit de détail, soit synthétiques, lisibles et classées (factures, devis, étiquettes, rapports d'activité, budgets, listes, …). Les états indispensables ont souvent été inclus dans les objets de la base de données par celui qui a conçu la base mais il peut être utile de créer un état pour répondre à de nouveaux besoins.
1 MODES D'AFFICHAGE DES ÉTATS CRÉATION
ÉTAT
APERÇU AV ANT IMPRESSION
PAGE
ÉTAT :
l'état est affiché à l'écran avec les valeurs réelles APERÇU AVANT IMPRESSION : l'état est affiché tel qu'il sera imprimé PAGE : C'est le mode de finalisation de l'état créé dans lequel on peut modifier la disposition et la présentation avec les données réelles affichées CRÉATION : c'est le mode de création et/ou de modification de la structure de l'état avec tous les outils associés
ACTION
BOUTON GAUCHE DÉROULER LES OBJETS "ÉTATS" DU VOLET DE NAVIGATION <DOUBLE CLIC> SUR LE NOM DE L'ÉTAT
l'état est affiché en mode "état"
NOTES
BOUTON DROIT DÉROULER LES OBJETS "ÉTATS" DU VOLET DE NAVIGATION
<CLIC D> SUR L'ÉTAT l'état est affiché en mode "état"
62 En ce qui concerne les bases de données développées professionnellement et accompagnées de menus, les états sont accessibles directement par ces menus ou encore par des boutons de commande. L'édition s'effectue alors généralement directement vers l'imprimante en ligne. Lorsque le lancement de l'état n'est pas prévu dans la base Si l'affichage de l'état à l'écran est suffisant, le mode "ÉTAT" est adapté. Si l'état doit être envoyé vers une imprimante, un destinataire ou publié, le mode "APERÇU AVANT IMPRESSION" doit être utilisé préalablement.
EXERCICE
Afficher les objets "ÉTATS" de la base en cours "NORTHWIND 2007" Ouvrir l'état "ANNUAIRE DES EMPLOYÉ" L'afficher en mode "ÉTAT", en mode "APERÇU AVANT IMPRESSION" puis le fermer
2 CREATION DE L'ÉTAT Si l'état requis n'existe pas, il est nécessaire de le créer soi même. Il pourra alors être réutilisé selon les besoins. Un état va chercher des données dans une table ou plusieurs tables (il est alors basé sur une requête). INFOS
A) CREATION ASSISTÉE
L'assistant est, comme pour la requête, un moyen pratique et simple de construire un état étape par étape, même lorsque l'on est expérimenté.
ACTION
GROUPE "ÉTATS" (3
ème
ONGLET "CRÉER"
bloc)
<CLIC G> SUR l'assistant état s'affiche
1 -SÉLECTIONNER LA TABLE OU LA REQUÊTE DONT ON VEUT UTILISER LES CHAMPS
3 - <CLIC G> POUR PRENDRE LE CHAMP SÉLECTIONNÉ CHAMPS DÉJÀ SÉLECTIONNÉS
2- SÉLECTIONNER LE CHAMP DE LA TABLE OU LA REQUÊTE
NOTES
IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS L'utilisation de l'assistant est standard Une interface dans laquelle il suffit de faire des choix Une visualisation en temps réel des choix effectués Des boutons
et
pour se déplacer entre les étapes
PARAMÉTRAGE ACTION
1 - SÉLECTIONNER LA TABLE 2- SÉLECTIONNER LE CHAMP 3 - <CLIC G> SUR
le champ passe dans la liste des champs sélectionnés RÉPÉTER L'OPÉRATION POUR CHAQUE CHAMP DÉSIRÉ <CLIC G> SUR SÉLECTIONNEZ ÉVENTUELLEMENT LE CHAMP DE REGROUPEMENT PUIS <CLIC G> SUR
un niveau de regroupement permet d'effectuer des calculs à chaque changement de valeur du champ de regroupement <CLIC G> SUR CHOISISSEZ ÉVENTUELLEMENT UN ORDRE DE TRI
<CLIC G> SUR CHOISISSEZ LE TYPE DE DISPOSITION ET L'ORIENTATION
le volet gauche de la boite de dialogue illustre vos choix <CLIC G> SUR CHOISISSEZ UN STYLE (couleurs,
police…)
<CLIC G> SUR NOMMER L'ÉTAT ET CHOISIR UN APERÇU <CLIC G> SUR L'assistant crée l'état pour vous ; il ne reste alors qu'à l'enregistrer
NOTES
63
64 (1) SÉLECTION DE CHAMPS
Il est d'abord nécessaire de sélectionner les champs appartenant aux tables ou requêtes à faire figurer dans le formulaire.
OUTILS : Ajoute le champ sélectionné (à partir du volet de gauche) Ajoute tous les champs (à partir du volet de gauche) Retire un champ sélectionné (du volet de droite) Retire tous les champs (du volet de droite) (2) REGROUPEMENTS
Les regroupements (ou niveaux de rupture) vont permettre entre autres d'effectuer des sous-totaux à chaque changement de valeur du champ de regroupement. CHAMP REGROUPEMENT SUPÉRIEUR CHAMP REGROUPEMENT INFÉRIEUR
FAIT PASSER VILLE (sélectionné) À L A PLACE DE FONCTION
OUTILS : Fait passer le champ sélectionné (volet gauche) en champ de regroupement Refait passer le champ de regroupement sélectionné en champ normal Fait passer le champ de regroupement inférieur sélectionné au niveau supérieur Fait passer le champ de regroupement supérieur sélectionné au niveau inférieur
NOTES
IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS
65
permet de préciser les intervalles de regroupement AVANCÉ
(3) TRI ÉTAT
Les enregistrements sont d'abord triés en fonction du premier champ indiqué (Nom), puis tous les enregistrements qui ont la même valeur pour ce champ (Nom) sont triés en fonction du second champ (Prénom). ÈRE
1ÈRE CLÉ DE TRI ÈME
2ÈME CLÉ DE TRI
(4) DISPOSITION
Elle détermine la présentation générale de l'état. Les dispositions proposées permettent de faire gagner du temps à l'utilisateur sur des manipulations très longues à faire manuellement. L'orientation gère le sens de la feuille de papier.
VISUALIS ATION DE LA DISPOSITION CHOISIE
évite que l'état soit scindé sur plusieurs pages INFOS
NOTES
en largeur
66 (5) MISE EN FORME
Là encore, des mises en forme automatiques complètes sont disponibles.
VISUALIS ATION DE LA MISE EN FORME CHOISIE
CONSEIL
Choisir la mise en forme qui s'approche le plus de que vous voulez puis apportez vos améliorations en mode "PAGE" (6) TITRE ET VISUALISATION
Il est indispensable de donner un nom à l'état.
CONSEIL
Choisir l'aperçu de l'état pour visualiser les corrections à apporter puis passer en mode page pour apporter ces modifications
A partir de la table "EMPLOYÉS", créer un état comme ci-dessus, le nommer "EMPLOYÉS PAR FONCTION ET PAR VILLE" EXERCICE
NOTES
IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS
EXEMPLE
Pour créer un état à partir de la table "EMPLOYÉS" donnant la liste des employés par fonction par nom croissant avec prénom et N° de téléphone, il faut d'abord choisir la table et les champs
puis sélectionner le champ de regroupement "FONCTION" <CLIC G> sur
puis sélectionner le champ "NOM" servant au tri dans la liste Choisir la disposition "bloc" et l'orientation "paysage" adaptées à ce type d'état
puis choisir le style de présentation "Windows Vista"
puis afficher l'aperçu
NOTES
67
68 B) CREATION IMMÉDIATE
En sélectionnant préalablement la table ou la requête, il est possible de créer l'état standard sans aucune manipulation.
ACTION
GROUPE "ÉTATS" (3
ème
ONGLET "CRÉER"
bloc)
DANS LE VOLET DE NAVIGATION (à gauche) SÉLECTIONNER LA TABLE OU LA REQUÊTE À PARTIR DE LAQUELLE L'ÉTAT DOIT ÊTRE CRÉE
<CLIC G> SUR l'état s'affiche immédiatement REMANIER ÉVENTUELLEMENT L'ÉTAT POUR LE PERSONNALISER PUIS ENREGISTRER
EXEMPLE
Pour créer un état à partir de la requête "COMMANDES DÉLAIS DE LIVRAISON" Dans le volet de navigation à gauche, dérouler les requêtes <CLIC G> sur la requête Afficher l'onglet "CRÉER" du ruban <CLIC G> sur du groupe "ÉTATS" l'état s'affiche dans son onglet
Créer un état immédiat à partir de la requête "COMMANDES DÉLAIS DE LIVRAISON" L'enregistrer sous le nom "COMMANDES DÉLAIS DE LIVRAISON" EXERCICE
3 PERSONNALISATION Le mode page est le mieux adapté pour améliorer la disposition d'un état ou lui rajouter des fonctionnalités afin qu'il corresponde aux besoins. Pour passer en mode "PAGE" ER <CLIC G> sur ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "AFFICHAGE" (1 BLOC) du ruban pour passer du mode "ÉTAT" au mode "PAGE" (ou dérouler par et choisir)
<CLIC G> sur <CLIC D>
NOTES
de
en bas à droite sur l'état
IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS (1) DISPOSITION
La largeur d'une colonne peut ne pas être appropriée aux données contenues. LARGEUR DE COLONNE EN MODE "PAGE" ACTION
SÉLECTIONNER UNE DONNÉE DU CHAMP CONCERNÉ POINTER SUR LA LIGNE VERTICALE POINTILLÉE DE SÉPARATION À DROITE DE LA COLONNE
(forme du pointeur
)
FAIRE GLISSER LE POINTEUR HORIZONTALEMENT POUR AGRANDIR OU RÉTRÉCIR LA COLONNE
Faire glisser latéralement
Afficher l'état "EMPLOYÉS PAR FONCTION ET PAR VILLE", adapter la largeur des colonnes aux données EXERCICE
L'ordre des colonnes peut être modifié. ORDRE DES COLONNES EN MODE "PAGE" ACTION
, <CLIC G> SUR LE TITRE DE LA COLONNE l'ensemble de la colonne est encadré FORME DU POINTEUR
POINTER SUR LE TITRE DE COLONNE FAIRE GLISSER LA COLONNE À SA NOUVELLE POSITION
FAIRE GLISSER LATÉRALEMENT
LIGNE DE SÉPARATION DES COLONNES
Dans l'état "EMPLOYÉS PAR FONCTION ET PAR VILLE", intervertir les colonnes "FONCTION" EXERCICE
et "VILLE" (Ville en premier) puis mettre la fonction après le prénom
69
70 (2) REGROUPEMENTS ET TRI
Des niveaux de regroupement peuvent être créés ou modifiés. ONGLET "FORMAT" ème GROUPE "REGROUPEMENTS ET TOTAUX" (4 bloc) ACTION
ÉTAT AFFICHÉ EN MODE PAGE
le groupe "format" du ruban est affiché
<CLIC G> SUR le volet "Regrouper, trier et total" s'affiche en bas de l'état – idem pour le refermer
S'il n'existe pas encore de regroupement ou de tri dans l'état, deux boutons s'affichent permettant de créer les groupes ou les clés de tri
L'activation d'un de ces boutons affiche les champs disponibles pour l'action concernée INFOS
<CLIC G> POUR SÉLECTIONNER LE CHAMP
<CLIC G> POUR CRÉER UNE EXPRESSION (avec le générateur d'expression)
Si un regroupement ou un tri existent déjà, la structure correspondante s'affiche pour éventuelle modification
<CLIC G> POUR
MODIFIER L'ORDRE OU
DÉROULER LA LISTE
SUPPRIMER LE REGROUPEMENT
Des icônes à l'extrémité du niveau sélectionné vont permettre de modifier la position du regroupement ou de le supprimer INFOS
Dans l'état "EMPLOYÉS PAR FONCTION ET PAR VILLE", supprimer le regroupement "FONCTION" puis enregistrer sous le nom "EMPLOYÉS PAR VILLE" EXERCICE
NOTES
IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS
71
(3) TOTAUX ET DÉTAIL
Dans la plupart des états, il est nécessaire d'effectuer des calculs globaux et/ou à chaque niveau de regroupement (à chaque fois que la valeur du champ de regroupement change). ONGLET "FORMAT" ème GROUPE "REGROUPEMENTS ET TOTAUX" (4 bloc) ACTION
ÉTAT AFFICHÉ EN MODE PAGE
le groupe "format" du ruban est affiché <CLIC G> SUR UNE DONNÉE DE LA COLONNE À PARTIR DE LAQUELLE DOIVENT S'EFFECTUER LES TOTAUX la colonne est sélectionnée <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR le nombre total d'enregistrements s'affiche pour la colonne sélectionnée
NOMBRE TOTAL D'ENREGISTREMENTS
ATTENTION
"COMPTER LES ENREGISTREMENTS" ou "COMPTER LES VALEURS" ( de ) donne le même résultat : le nombre d'enregistements (le "COMPTE DISTINCT" n'est pas géré) TOTAUX DE GROUPE EN MODE "PAGE" DANS LE VOLET BAS DE REGROUPEMENT
ACTION
SÉLECTIONNER LE NIVEAU DE REGROUPEMENT VOULU
<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR
DE
DU NIVEAU DE REGROUPEMENT
DE POUR DÉROULER LA ZONE RENSEIGNER LA BOITE DE DIALOGUE COMME CI-DESSOUS
CHAMP FAISANT L'OBJET D'UN SOUS-TOTAL TYPE D'OPÉRATION
POSITION DES TOTAUX
NOTES
72
Dans l'état "EMPLOYÉS PAR VILLE", faire le total par ville et le total global Enregistrer, visualiser puis fermer EXERCICE
EXEMPLE
Pour effectuer des regroupements et des totaux de groupe de produits par catégorie Ouvrir la requête "PRODUITS VALEUR CIBLE CATÉGORIE " Créer l'état à partir de la requête puis passer en mode " CRÉATION" Déplacer la colonne "CATÉGORIE" et la mettre en tête
<CLIC G> sur pour afficher le volet bas "REGROUPER, TRIER ET TOTAL" <CLIC G> sur sélectionner le champ "CATÉGORIE" et trier par "CATÉGORIE"
Sélectionner la colonne "VALEUR CIBLÉE", <CLIC G> sur et choisir Sélectionner la colonne "COÛT CIBLÉ", <CLIC G> sur et choisir Sélectionner la colonne "MARGE CIBLÉE", <CLIC G> sur et choisir Fermer le volet "REGROUPER, TRIER ET TOTAL" les différentes informations de regroupement et totaux peuvent être affichées ou modifiées en cliquant sur du volet "REGROUPER, TRIER ET TOTAL"
NOTES
IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS
…
Reproduire l'exemple ci-dessus et l'enregistrer sous le nom "MARGES PRÉVUES PAR PRODUIT" EXERCICE
(4) IMAGE
Une image (logo) peut être ajoutée dans un état. ONGLET "FORMAT" ème GROUPE "CONTRÔLES" (6 bloc) ACTION
ÉTAT AFFICHÉ EN MODE PAGE
le groupe "format" du ruban est affiché
<CLIC G> SUR POUR AFFICHER UNE IMAGE il faut indiquer l'image et son emplacement ; l'image est ajoutée dans l'en-tête de l'état, près
du titre à la place du symbole Ajouter l'image de votre choix dans l'état "MARGES PRÉVUES PAR PRODUITS" Visualiser et fermer EXERCICE
NOTES
73
74 (5) AJOUT D'UN CHAMP
Si des champs, présents dans la requête ou la table, ayant servi à la création de l'état ne sont pas affichés, il est toujours possible de les rajouter. ONGLET "FORMAT" GROUPE "CONTRÔLES" (6
ème
bloc)
ACTION
ÉTAT AFFICHÉ EN MODE PAGE
le groupe "format" du ruban est affiché
<CLIC G> SUR les champs disponibles s'affichent dans un volet à droite de l'écran <FAIRE GLISSER> LE CHAMP DÉSIRÉ À LA POSITION VOULUE DANS L'ÉTAT
FAIRE GLISSER LE CHAMP À SA POSITION
Afficher l'état "Employés par ville" de la base en cours "NORTHWIND 2007" Ajouter le champ "ID" avant le champ "NOM" EXERCICE
(6) SUPPRESSION D'UN CHAMP
Un champ devenu inutile peut être supprimé.
ACTION
BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LA COLONNE
<CLIC DROIT>
CLAVIER SÉLECTIONNER LA COLONNE
<SUPP> DU CLAVIER
Dans l'état "EMPLOYÉS PAR VILLE", supprimer le champ "ID" précédemment rajouté EXERCICE
NOTES
IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS
75
4 PRÉSENTATION Elle va concerner : La mise en forme des différentes zones de l'état Les bordures des différentes zones de l'état Le choix d'une mise en forme automatique complète C'est le mode "PAGE" qui va permettre d'effectuer le plus simplement ces améliorations et le mode " APERÇU AVANT IMPRESSION" qui va permettre de les visualiser au mieux. A) MISE EN FORME
Le choix de la police et de ses caractéristiques s'effectuent comme dans Word ou Excel, à ceci près que dans un état ACCESS, les caractéristiques sont affectées à un ensemble qui dépend de la structure même de l'état. Cet ensemble est mis en évidence par un encadrement dès que l'on clique dans l'état avec la souris (on peut distinguer lignes paires et impaires, colonnes, données, cellules de totaux, titre,…). (1) LIGNES
Toutes les lignes correspondant au niveau de structure reçoivent la mise en forme. ACCESS propose deux outils pour pouvoir alterner les couleurs de fond. LIGNES ACTION
ONGLET "FORMAT"
GROUPE "POLICE" (2
ème
bloc)
EN MODE "PAGE"
le groupe "format" du ruban est affiché , <CLIC G> SUR LA CELLULE EN DÉBUT DE LIGNE seuls les outils d'arrière-plan sont disponibles FORME DU POINTEUR
<CLIC G> SUR L'OUTIL
PUIS CHOISIR LA 1
ÈRE
<CLIC G> SUR L'OUTIL PUIS CHOISIR LA 2 les 2 couleurs de fond sont alternées
EXEMPLE
ÈME
COULEUR DES LIGNES
Pour mettre des couleurs alternées sur les lignes de données de "EMPLOYÉS PAR VILLE" <SÉLECTIONNER> une ligne de données LES LIGNES DE
<CLIC G> ICI POUR
DONNÉES SONT ENCADRÉES
SÉLECTIONNER LA LIGNE
NOTES
COULEUR DES LIGNES
<CLIC G> sur
et <CLIC G> sur la couleur
<CLIC G> sur
et <CLIC G> sur la couleur
76
EXEMPLE
Pour mettre des couleurs alternées sur les lignes de totaux de "EMPLOYÉS PAR VILLE" : <SÉLECTIONNER> une ligne de total (en dessous d'Annecy par exemple)
LES LIGNES DE <CLIC G> ICI POUR
TOTAUX SONT ENCADRÉES
SÉLECTIONNER LA LIGNE
<CLIC G> sur
et <CLIC G> sur la couleur
<CLIC G> sur
et <CLIC G> sur la couleur
Pour mettre une couleur de fond sur la ligne de total global de "EMPLOYÉS PAR VILLE" : <SÉLECTIONNER> la ligne de total global <CLIC G> ICI POUR SÉLECTIONNER LA LIGNE
<CLIC G> sur
EXERCICE
NOTES
et <CLIC G> sur la couleur
Dans l'état "MARGES PRÉVUES PAR PRODUIT" Appliquer la couleur comme arrière plan des lignes de données Appliquer les couleurs et comme arrière plan alterné des lignes de totaux Appliquer la couleur comme arrière plan de la ligne de total global
IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS
77
(2) COLONNES
En sélectionnant les données par colonne, de nombreux attributs de mise en forme sont disponibles (comme dans Word ou Excel). COLONNE ACTION
ONGLET "FORMAT"
GROUPE "POLICE" (2
ème
bloc)
EN MODE "PAGE" FORME DU POINTEUR , <CLIC G> SUR UNE DONNÉE DE LA COLONNE POUR LA SÉLECTIONNER <CLIC G> SUR UN DES OUTILS DISPONIBLES
Pour sélectionner plusieurs colonnes, sélectionner une première colonne puis cliquer sur les autres en gardant la touche <MAJ> enfoncée INFOS
TAILLE DE POLICE
COULEUR DE POLICE
POLICE
COULEUR D'ARRIÈRE-PLAN
GRAISSAGE, ITALIQUE, SOULIGNEMENT ALIGNEMENT
EXEMPLE
COPIE DE LA MISE EN FORME
Pour modifier la présentation de la colonne "TÉLÉPHONE PROFESSIONNEL" de l'état "EMPLOYÉS PAR VILLE" : <sélectionner> la colonne "TÉLÉPHONE PROFESSIONNEL"
<CLIC G> ICI POUR SÉLECTIONNER LA COLONNE
<CLIC G> sur
de
<CLIC G> sur
de
<CLIC G> sur <CLIC G> sur
de et <CLIC G> sur la taille pour centrer les données
<CLIC G> sur
NOTES
et <CLIC G> sur la couleur
(le texte s'affiche en bleu)
et <CLIC G> sur la police
et <CLIC G> sur la couleur
(le fond s'affiche en mauve clair)
78
EXERCICE
Dans l'état "MARGES PRÉVUES PAR PRODUIT", sur les données des colonnes de chiffres Appliquer une police bleu foncé "calibri" de taille 11 Appliquer la couleur comme arrière-plan des données Mettre les désignations en italique et mettre en gras et souligner les catégories
(3) CELLULES DE TOTAUX
Les cellules de total peuvent recevoir une mise en forme personnalisée qui va s'appliquer à toutes les cellules de total de même niveau de structure. CELLULE ACTION
ONGLET "FORMAT"
GROUPE "POLICE" (2
ème
bloc)
EN MODE "PAGE" FORME DU POINTEUR , <CLIC G> SUR UNE DONNÉE DE TOTAL DE LA COLONNE POUR LA SÉLECTIONNER <CLIC G> SUR UN DES OUTILS DISPONIBLES
Pour sélectionner plusieurs cellules sur la même ligne, sélectionner une première cellule puis cliquer sur les autres en gardant la touche <MAJ> enfoncée INFOS
Pour présenter les cellules de totaux dans la colonne "NOM" de l'état "EMPLOYÉS PAR ère VILLE", <SÉLECTIONNER> la 1 cellule de total EXEMPLE
<CLIC G> ICI POUR SÉLECTIONNER LA CELLULE
<CLIC G> sur
de
<CLIC G> sur
de
<CLIC G> sur
de
<CLIC G> sur <CLIC G> sur
NOTES
et <CLIC G> sur la couleur
(le texte s'affiche en bleu)
et <CLIC G> sur la police et <CLIC G> sur la taille
pour mettre en gras et <CLIC G> sur la couleur
(le fond s'affiche en vert)
IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS
EXERCICE
79
Dans l'état "MARGES PRÉVUES PAR PRODUIT", sur les sous-totaux des colonnes de chiffres Appliquer une police bleu foncé "calibri" de taille 11 et en gras Appliquer la couleur comme arrière plan des totaux
(4) TITRES
Le titre de l'état est important puisqu'il en précise le contenu. Il doit, comme les titres de colonne, être mis en valeur par une mise en forme appropriée. TITRE ACTION
ONGLET "FORMAT"
GROUPE "POLICE" (2
ème
bloc)
EN MODE "PAGE" FORME DU POINTEUR
,<CLIC G> SUR UN TITRE DE COLONNE OU D'ÉTAT POUR LE SÉLECTIONNER
le titre s'entoure d'un cadre <CLIC G> SUR UN DES OUTILS DE MISE EN FORME DISPONIBLES Pour présenter les titres de colonne de l'état "EMPLOYÉS PAR VILLE" <SÉLECTIONNER> les cellules de totaux EXEMPLE
1-<CLIC G> ICI POUR ER SÉLECTIONNER LE 1 TITRE
<CLIC G> sur <CLIC G> sur
de de
<CLIC G> sur
de
<CLIC G> sur <CLIC G> sur
NOTES
2-<MAJ> ENFONCÉ <CLIC G> ICI POUR ÈME SÉLECTIONNER LE 2 TITRE
3-<MAJ> ENFONCÉ <CLIC G> ICI POUR ÈME SÉLECTIONNER LE 3 TITRE
4- IDEM
et <CLIC G> sur la couleur (le texte s'affiche en bleu clair) et <CLIC G> sur la police et <CLIC G> sur la taille
pour mettre en gras et <CLIC G> sur la couleur
(le fond s'affiche en bleu foncé)
80
EXERCICE
Dans l'état "MARGES PRÉVUES PAR PRODUIT", mettre en forme le titre de l'état et les titres de colonne en vous inspirant de la reproduction ci-dessous – modifier par la même occasion le titre général de l'état en "MARGES PRÉVISIONNELLES"
Faire un <DOUBLE CLIC> dans le titre pour en modifier le texte INFOS
B) FORMAT DES NOMBRES
Le format des nombres détermine de quelle manière une valeur, stockée dans une table, va s'afficher dans l'état.
ACTION
ONGLET "FORMAT" ème GROUPE "MISE EN FORME" (3 bloc) EN MODE "PAGE" FORME DU POINTEUR , <CLIC G> SUR UNE DONNÉE DE LA COLONNE POUR SÉLECTIONNER <CLIC G> SUR UN DES OUTILS DISPONIBLES
OUTILS Liste déroulante des différents formats Format monétaire Format pourcentage Format milliers (avec séparateur) Ajoute une décimale Enlève une décimale Dans l'état "MARGES PRÉVUES PAR PRODUIT", appliquer aux valeurs le format "EURO AVEC 2 DÉCIMALES" EXERCICE
CONSEIL
NOTES
Avec la touche <MAJ>, vous pouvez sélectionner en même temps les valeurs, les soustotaux et les totaux avant d'appliquer le format.
IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS
81
C) QUADRILLAGE - BORDURES
Les bordures s'appliquent de manière conventionnelle.
ACTION
ONGLET "FORMAT" ème GROUPE "QUADRILLAGE" (5 bloc) EN MODE "PAGE" <CLIC G> DANS UNE DONNÉE, UNE CELLULE OU UN TITRE
<CLIC G> SUR L'OUTIL
POUR DÉFINIR L'ÉPAISSEUR DU TRAIT (si
<CLIC G> SUR L'OUTIL <CLIC G> SUR L'OUTIL
POUR DÉFINIR LE TYPE DU TRAIT (si
nécessaire)
nécessaire) POUR DÉFINIR LA COULEUR DU TRAIT (si nécessaire)
<CLIC G> SUR L'OUTIL POUR APPLIQUER LE QUADRILLAGE le quadrillage s'applique à la sélection (données, cellule de total, titre)
CONSEIL
EXEMPLE
Toujours commencer par le cas général pour terminer par le cas particulier : (commencer par le quadrillage général de l'état et finir par les bordures des cellules de total et titres) Pour appliquer un quadrillage comme sur la page suivante à l'état "EMPLOYÉS PAR VILLE" Sélectionner une donnée d'une colonne <CLIC G> sur l'outil
et choisir un trait fin
<CLIC G> sur l'outil <CLIC G> sur l'outil
et choisir un trait fin plein et choisir un trait d'une couleur bleu foncé
<CLIC G> sur l'outil et choisir Sélectionner une cellule de total de sous-groupe <CLIC G> sur l'outil
et choisir un trait de 1 pt
Conserver un trait fin plein <CLIC G> sur l'outil et choisir un trait d'une couleur rouge foncé <CLIC G> sur l'outil et choisir Sélectionner la cellule de total général Conserver un trait de 1 pt Conserver un trait fin plein <CLIC G> sur l'outil et choisir un trait d'une couleur jaune foncé <CLIC G> sur l'outil
et choisir
Dans l'état "Marges prévues par produit", appliquer un quadrillage du même type que celui qui suit puis enregistrer (voir ci-contre) EXERCICE
NOTES
82
ATTENTION
On ne peut pas appliquer un quadrillage horizontal et vertical différent sur les données Le quadrillage n'est pas actif lors de la sélection de lignes D) MISE EN FORME CONDITIONNELLE
Elle permet de présenter une cellule avec une mise en forme différente selon sa valeur (un total par exemple). ONGLET "FORMAT"
ACTION
GROUPE "POLICE" (2
ème
bloc)
EN MODE "PAGE" SÉLECTIONNER UNE CELLULE DE TOTAL
<CLIC G> SUR
POUR AFFICHER LES MISES EN FORME INDIQUER LA CONDITION EN UTILISANT LES LISTES DÉROULANTES INDIQUER LE FORMAT CORRESPONDANT EN CLIQUANT SUR LE BOUTON AVEC LES OUTILS POUR AJOUTER UNE NOUVELLE CONDITION POUR VALIDER
EXEMPLE
NOTES
IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS
CONSEIL
EXERCICE
Lorsque qu'une condition est remplie et que vous ne voulez pas afficher des données, Utiliser la même couleur (notamment le blanc) pour la police et le fond de la cellule Dans l'état "MARGES PRÉVUES PAR PRODUIT", appliquer un format conditionnel dans le total de la marge ciblée selon les consignes suivantes : Marge comprise entre 50 et 100 : couleur bleue Marge inférieure à 50 : couleur rouge, gras Autres : couleur verte
83
84 E) MISE EN FORME AUTOMATIQUE
C'est un moyen simple et rapide d'appliquer une mise en forme soignée.
ACTION
ONGLET "FORMAT" GROUPE "MISE EN FORME AUTO" (dernier bloc) EN MODE "PAGE"
<CLIC G> SUR DE POUR AFFICHER LES MISES EN FORME <CLIC G> SUR LA MISE EN FORME AUTOMATIQUE DÉSIRÉE POUR L'APPLIQUER
CONSEIL
Vous pouvez essayer à la suite les mises en forme automatiques proposées puis lorsque le modèle vous convient appliquer une mise en forme personnalisée sur une ou l'autre caractéristique de la mise en forme Tester les mises en forme automatiques sur l'état "EMPLOYÉS PAR VILLE"
EXERCICE
5 MISE EN PAGE Elle va déterminer la présentation générale de l'état.
ATTENTION
ACTION
Contrairement à Excel, il n'est pas possible de dire à ACCESS "faire tenir mon état en une page en largeur…" (hormis dans l'assistant de création d'état). Il faut impérativement définir la largeur des colonnes et la taille des polices pour que l'ensemble tienne dans la surface définie dans la "MISE EN PAGE" ONGLET "MISE EN PAGE" er GROUPE "MISE EN PAGE" (1 bloc) EN MODE "PAGE"
<CLIC G> SUR
INFOS
NOTES
POUR DÉTERMINER LA TAILLE DE LA PAGE
<CLIC G> SUR
OU
POUR ÉVENTUELLEMENT MODIFIER L'ORIENTATION DE LA PAGE
<CLIC G> SUR
POUR DÉTERMINER LES MARGES DE LA PAGE
L'outil , comme le lanceur de boîtes de dialogue dialogue complète
, donnent accès à la boîte de
IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS
EXERCICE
Dans l'état "MARGES PRÉVUES PAR PRODUIT", modifier la mise en page notamment la taille de la page (21 X 29,7), les marges (étroites) et la largeur des colonnes puis compléter par les modifications éventuellement nécessaires afin que l'état soit correctement présenté (déplacement de la zone de date et de l'heure par exemple) Enregistrer puis fermer les états ouverts
…
NOTES
85
86
E E.. LL''E EX XTTR RA AC CTTIIO ON NE ETT LLA AS SY YN NTTH HÈ ÈS SE E D DE ES S IIN NFFO OR RM MA ATTIIO ON NS S C'est un point crucial de l'utilisation d'une base de données. ACCESS traite les informations sous forme de données élémentaires et à ce niveau, elles sont difficilement exploitables de manière synthétique. Différents outils permettent d'en faire la synthèse sous forme de tableaux et de graphiques. Ces outils sont intégrés à ACCESS mais il peut aussi être intéressant d'utiliser des outils externes (tableur, traitement de texte…).
1 GRAPHIQUE CROISÉ DYNAMIQUE Il va représenter les données sous forme de graphique dans un formulaire. L'idéal est de partir d'une requête existante, testée préalablement.
ACTION
ONGLET "CRÉER" ème GROUPE "FORMULAIRES" (2 bloc) OUVRIR LA REQUÊTE SERVANT DE BASE AU GRAPHIQUE
<CLIC G> SUR un volet s'affiche portant le nom de la requête mais avec l'icône des formulaires <CLIC G> SUR UNE ZONE POUR AFFICHER LA LISTE DES CHAMPS <FAIRE GLISSER> CHAQUE CHAMP À SA POSITION (SÉRIE, CATÉGORIE, FILTRE) le graphique s'affiche en temps réel
OUTILS À DISPOSITION DANS LE RUBAN : GROUPES
"AFFICHER/MASQUER"(2ÈME BLOC) "DONNÉES"(4ÈME BLOC) et "CHAMP ACTIF"(5ÈME BLOC)
Affiche ou non la liste des champs Affiche ou non les zones de dépôt
Met à jour le graphique en fonction des données de la base Intervertit les valeurs ligne/colonne dans le graphique
NOTES
IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS
87
OUTILS PARTICULIÈREMENT IMPORTANTS : GROUPE "TYPE"(6
ÈME
BLOC)
Il offre un choix de nombreux graphiques y compris en 3D et permet de choisir le type de graphique adapté aux données GROUPE "OUTILS"(7
ÈME
BLOC)
Elle gère toutes les autres caractéristiques du graphique et de ses composantes. Elle nécessite la sélection (préalable ou dans la liste) de l'objet (graphe lui même, axe, série, données, …) et s'actualise automatiquement lors du passage d'un objet à l'autre Pour créer un graphique à partir de la requête "COMMANDES DE PRODUITS" <DOUBLE CLIC> sur la requête " COMMANDES DE PRODUITS " dans le volet de navigation EXEMPLE
<CLIC G> sur
FAIRE GLISSER
FAIRE GLISSER
FAIRE GLISSER
<FAIRE GLISSER> les champs comme indiqué le graphique se crée au fur et à mesure <CLIC G> sur <CLIC G> sur l'histogramme <CLIC G> sur
puis fermer la fenêtre de choix de graphique
pour le sélectionner
<CLIC G> sur pour en afficher les propriétés <CLIC G> sur l'onglet "FORMAT" pour modifier le titre de l'axe et ses caractéristiques comme ci-dessous (titre : dates, police calibri 14, gras, souligné, couleur mauve)
NOTES
88
EXEMPLE
<CLIC G> sur le titre d'axe vertical (la feuille de propriétés s'actualise) idem mais avec titre : "Quantités" <CLIC G> sur le fond du graphe pour sélectionner la "ZONE DE TRAÇAGE" dans l'onglet "BORDURE / REMPLISSAGE", choisir la mise en forme suivante :
les mises en forme possibles sont nombreuses et variées Commandes de produits graphique croisé dynamique
IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS Dérouler éventuellement les champs et cocher les choix pour filtrer les enregistrements
Enregistrer sous le nom "COMMANDES DE PRODUITS GRAPHIQUE CROISÉ DYNAMIQUE" À partir de la requête "PRODUITS VALEUR CIBLE CATÉGORIE", créer un graphique comme ci-dessous avec une mise en forme la plus proche possible (GRAPHIQUE MARGE CIBLÉE) EXERCICE
NOTES
89
90 2 REQUÊTES D'ANALYSE CROISÉE Ce type de requête permet de présenter les données de manière très synthétique. Les tableaux d'analyse croisée existent aussi sous Excel INFOS
A) ASSISTANT
Elles peuvent être créées avec l'assistant.
ACTION
ONGLET "CRÉER" GROUPE "AUTRE" (dernier bloc)
<CLIC G> SUR l'assistant s'affiche et va guider l'utilisateur tout au long de la requête <CLIC G> SUR POUR VALIDER
DÉFINIR L'ORIGINE DE LA REQUÊTE : UNE TABLE, UNE AUTRE REQUÊTE OU LES DEUX DÉSIGNER LE CHAMP QUI SERA EN EN-TÊTE DE LIGNE AVEC SÉLECTIONNER LE CHAMP QUI SERA EN EN-TÊTE DE COLONNE (si c'est une date, indiquer la périodicité) SÉLECTIONNER LE CHAMP DE VALEUR QUI SERA À L'INTERSECTION AINSI QUE LA FONCTION ASSOCIÉE (si ce champ est numérique, ce sera le plus souvent la fonction " SOMME", sinon la fonction "COMPTE") EN-TÊTES DE LIGNES NOMMER LA REQUÊTE Au fur et à mesure de la création de la requête, les choix effectués s'affichent dans une zone "exemple"
EN-TÊTES DE COLONNES
CHAMP DE VALEUR
NOTES
IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS Pour créer une requête d'analyse croisée à partir de la table "COMMANDES" EXEMPLE
<CLIC G> sur dans le groupe "AUTRE" de l'onglet "CRÉER" l'assistant s'affiche <CLIC G> sur de <CLIC G> sur "COMMANDES" dans la liste des tables au dessus
<CLIC G> sur <CLIC G> sur "VILLE D'EXPÉDITION" puis sur
pour mettre les villes en entête de ligne
<CLIC G> sur SÉLECTIONNER "DATE D'EXPÉDITION"
pour mettre les dates en entête de colonne
<CLIC G> sur SÉLECTIONNER "MOIS"
dans les périodicités proposées pour afficher non pas toutes les dates mais un regroupement pour chaque mois
<CLIC G> sur Associer la fonction "SOMME"au champ "FRAIS D'EXPÉDITION"
Nommer la requête "COMMANDES_ANALYSE CROISÉE" étant sélectionné, <CLIC G> sur le résultat de la requête s'affiche
NOTES
91
92 COMMANDES ANALYSE CROISÉE
Il est intéressant de comparer les résultats d'une requête "SÉLECTION" et d'une requête "ANALYSE CROISÉE", pour les mêmes informations et critères. Ainsi la requête sélection correspondante donne ceci : SÉLECTION
B) REQUÊTE
La requête d'analyse croisée peut aussi être créée directement, sans assistant.
ACTION
ONGLET "CRÉER" GROUPE "AUTRE" (dernier bloc)
<CLIC G> SUR une boite de dialogue permettant de choisir les tables ou les requêtes à ajouter s'affiche AJOUTER LES TABLES AJOUTER LES CHAMPS EFFECTUER LES REGROUPEMENTS NÉCESSAIRES TESTER LA REQUÊTE EN MODE SÉLECTION
IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS
<CLIC G> SUR DE L'ONGLET "CRÉER" POUR TRANSFORMER LA REQUÊTE la ligne "Analyse" s'affiche
LIGNE D'ANALYSE
INFOS
La ligne "ANALYSE" décrit l'affectation du champ dans l'analyse croisée Le terme "Non Affiché", est destiné aux champs utilisés pour les regroupements ou calculs, mais qui ne seront pas affichés dans la feuille de données Créer la requête "SÉLECTION" suivante :
EXERCICE
Afficher la feuille de données correspondante et l'enregistrer sous "PRODUITS REQUÊTE2"
EXERCICE
La transformer en requête "ANALYSE CROISÉE" avec en ligne les catégories, en colonne les noms des employés et en valeur les quantités et l'enregistrer sous "PRODUITS REQUÊTE2_ANALYSE CROISÉE"
93
94 3 LIAISON DE DONNÉES VERS EXCEL Excel est l'outil idéal pour synthétiser les données d'une base que ce soit sous forme de tableau en utilisant les fonctions de base de données d'Excel ou de tableau ou graphique croisé dynamique (Un fichier de connexion est alors créé dans les "SOURCES DE DONNÉES" de l'utilisateur et donc accessible directement comme connexion existante). A) CREATION D'UN TABLEAU SIMPLE
Le tableau ainsi créé peut être modifié mais toute actualisation efface les modifications à moins que la connexion ait été coupée.
ACTION
DANS EXCEL, ONGLET "DONNÉES" er GROUPE "DONNÉES EXTERNES" (1 bloc) DANS UNE FEUILLE VIERGE
<CLIC G> SUR l'assistant s'affiche et va guider l'utilisateur DÉSIGNER LE DOSSIER CONTENANT LA BASE ET LA BASE ELLE-MÊME SÉLECTIONNER LA REQUÊTE OU LA TABLE À PRENDRE EN COMPTE
POUR VALIDER SÉLECTIONNER TABLEAU POUR VALIDER
…
Créer dans Excel en feuille 1 un tableau à partir de la requête "PRODUITS REQUÊTE2" Renommer la feuille 1 en "DONNÉES" EXERCICE
CONSEIL
INFOS
Préparer dans ACCESS une requête sélectionnant les données dont vous avez besoin puis rapatrier ces données sous forme de tableau dans la 1ère feuille et utiliser les fonctions de base de données dans les autres feuilles pour effectuer vos calculs
Penser à actualiser les données en cliquant sur de l'onglet "DONNÉES" afin que ces dernières soient à jour de toute modification effectuée sur la base Si le fichier de données ACCESS a été renommé ou déplacé (cas probable des exercices
ATTENTION
de ce livre), cliquer sur
et redéfinir le chemin d'accès par
Si vous voulez travailler directement sur les données importées, cliquer sur (vos données ne seront alors plus actualisées)
IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 95 Il est aussi possible de faire un simple copier/coller entre ACCESS (table, requête, …) et Excel, avec ou sans liaison. COPIER/COLLER SIMPLE ACTION
OUVRIR LA TABLE OU LA REQUÊTE SÉLECTIONNER LES DONNÉES DANS L'ONGLET APPROPRIÉ LES COPIER DANS LE PRESSE-PAPIERS LES COLLER DANS LA FEUILLE EXCEL
les données collées sont indépendantes
ACTION
COPIER/COLLER AVEC LIAISON DANS LE VOLET DE GAUCHE, SÉLECTIONNER LA TABLE OU LA REQUÊTE (SANS L'OUVRIR) LA COPIER DANS LE PRESSE-PAPIER ÈRE ÈRE DANS EXCEL, SÉLECTIONNER LA 1 CELLULE DE LA 1 FEUILLE LIBRE <CLIC DROIT> COLLAGE SPÉCIAL ET CONSERVER LE FORMAT EXCEL8
COCHER
les données collées sont liées à ACCESS et peuvent être actualisées B) CREATION D'UN TABLEAU CROISE DYNAMIQUE
Le tableau croisé dynamique peut être créé directement lors de la connexion ou s'appuyer sur le tableau précédemment importé en feuille 1.
ACTION
DANS EXCEL, ONGLET "DONNÉES" er GROUPE "DONNÉES EXTERNES" (1 bloc) DANS UNE FEUILLE VIERGE IDEM QUE POUR UN TABLEAU MAIS SÉLECTIONNER POUR VALIDER
le volet
s'affiche à droite de la fenêtre
FAIRE GLISSER CHAQUE CHAMP À SA POSITION
FAIRE GLISSER
FAIRE GLISSER FAIRE GLISSER
le tableau croisé dynamique prend forme au fur et à mesure Créer dans le même classeur Excel en feuille 2 un tableau croisé dynamique à partir de la requête "PRODUITS REQUÊTE2" - Renommer la feuille 2 en "TABLEAU CROISÉ" EXERCICE
NOTES
96
C) CREATION D'UN GRAPHIQUE CROISE DYNAMIQUE
Le graphique croisé dynamique s'effectue selon une méthode similaire.
ACTION
DANS EXCEL, ONGLET "DONNÉES" er GROUPE "DONNÉES EXTERNES" (1 bloc) DANS UNE FEUILLE VIERGE IDEM QUE POUR UN TABLEAU MAIS SÉLECTIONNER
POUR VALIDER
le volet
s'affiche à droite de la fenêtre
FAIRE GLISSER CHAQUE CHAMP À SA POSITION
le graphique croisé dynamique, accompagné de son tableau, prend forme au fur et à mesure
EXERCICE
NOTES
Créer dans le même classeur Excel en feuille 3 un graphique croisé dynamique à partir de la requête "PRODUITS REQUÊTE2" ; le transformer en cône 3D - Renommer la feuille 3 en "GRAPHIQUE CROISÉ"
IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS
Il reste alors à positionner le graphique dans la feuille, à éventuellement l'agrandir, modifier son type et l'enrichir INFOS
D) CREATION D'UNE CONNEXION
Chacune des opérations ci-dessus conduit à la création d'une connexion entre les fichiers Excel et ACCESS. Cette connexion se traduit concrètement par un fichier contenant toutes les caractéristiques de la connexion ; ce fichier est stocké dans le dossier "SOURCES DE DONNÉES" des documents de l'utilisateur
Ce fichier porte le suffixe .odc et peut être ouvert en mode texte avec le bloc-notes pour modification (utilisateur expérimenté), notamment en cas de déplacement des fichiers AVANCÉ
97
98 4 ÉTIQUETTES Cet assistant permet de créer des étiquettes standard ou personnalisées. ONGLET "CRÉER" ACTION
GROUPE "ÉTATS" (3ème
bloc)
OUVRIR LA REQUÊTE OU LA TABLE
<CLIC G> SUR l'assistant s'affiche et va guider l'utilisateur tout au long de la requête SÉLECTIONNER LE FABRICANT DE L'ÉTIQUETTE SÉLECTIONNER LA RÉFÉRENCE DE L'ÉTIQUETTE <CLIC G> SUR SÉLECTIONNER LES ÉLÉMENTS DE MISE EN FORME DU TEXTE DES ÉTIQUETTES
<CLIC G> SUR SAISIR DU TEXTE DIRECTEMENT SI NÉCESSAIRE
<SÉLECTIONNER> LES CHAMPS DÉSIRÉS AVEC <ENTRÉE> ENTRE CHAQUE LIGNE ET UN ESPACE ENTRE CHAQUE CHAMP <CLIC G> SUR INDIQUER DE LA MÊME MANIÈRE L'ORDRE DE TRI
<CLIC G> SUR NOMMER L'ÉTAT <CLIC G> SUR
CONSEIL
POUR AFFICHER LES ÉTIQUETTES
Si un problème de présentation se pose, afficher les étiquettes en mode " PAGE" et effectuer les modifications de présentation et de mise en page comme dans n'importe quel état. Revenir en mode "APERÇU AVANT IMPRESSION" pour juger du résultat Les étiquettes figurent sous le nom qui leur a été donné dans les états
INFOS
EXEMPLE
Pour faire un mailing à tous nos clients, nous avons acheté une boîte d'étiquettes autocollantes (rester dans le standard : Avery…) et nous allons imprimer nom, adresse, et autres informations dessus OUVRIR la requête "CLIENTS (ÉTENDU)" <CLIC G> sur (groupe "ÉTATS" de l'onglet "CRÉER") l'assistant s'affiche et va guider l'utilisateur tout au long de la requête SÉLECTIONNER le fabricant de l'étiquette : "Avery" la référence: (indiquée sur la boîte) SÉLECTIONNER
<CLIC G> sur
NOTES
IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS SÉLECTIONNER
la mise en forme du texte des étiquettes comme ci-dessous
EXEMPLE
<CLIC G> sur directement le texte : "PERSONNEL" Appuyer sur <ENTRÉE> SÉLECTIONNER le champ "NOM" dans le volet de gauche puis <CLIC G> sur Taper un espace SÉLECTIONNER le champ "PRÉNOM" dans le volet de gauche puis <CLIC G> sur Appuyer sur <ENTRÉE> SÉLECTIONNER le champ "ADRESSE" dans le volet de gauche puis <CLIC G> sur Appuyer sur <ENTRÉE> SÉLECTIONNER le champ "CODE POSTAL" dans le volet de gauche puis <CLIC G> sur Taper un espace SÉLECTIONNER le champ "VILLE" dans le volet de gauche puis <CLIC G> sur le résultat doit être identique à ci-dessous SAISIR
<CLIC G> sur Sélectionner le champ "NOM" dans le volet de gauche puis <CLIC G> sur INDIQUER un tri par nom
<CLIC G> sur Nommer l'état "ÉTIQUETTES CLIENTS" Choisir "modifier la structure" <CLIC G> sur EN MODE "PAGE" Sélectionner en haut de la 1ère étiquette "personnel" Choisir une police de taille 11 italique Sélectionner les champs "nom" "prénom" Mettre en gras Afficher l'onglet "MISE EN PAGE" du ruban
Sélectionner "marges étroite" Afficher de nouveau l'onglet "format" du ruban Choisir l 'affichage
NOTES
99
100
Les étiquettes s'impriment comme n'importe quel état ; le mieux est de les imprimer à CONSEIL
partir du mode "APERÇU AVANT IMPRESSION" en cliquant sur le premier outil du ruban Comme dans tout état, passer en mode "PAGE" pour mettre en forme individuellement les champs et en mode "CRÉATION" pour modifier ces mêmes champs
INFOS
(notamment outil
EXERCICE
NOTES
)
A partir de la table "CLIENTS" et de la table "COMMANDES", extraire dans une requête les champs nécessaires pour créer des étiquettes à destination des clients ayant passé strictement moins de 3 commandes. Créer les étiquettes correspondantes sur des étiquettes Avery C2166 avec nom, prénom, adresse, code postal et le tout avec une présentation soignée (police de taille lisible et couleurs), mettre nom et prénom en gras taille 16. Enregistrer sous le nom "ÉTIQUETTES CLIENTS MOINS DE 3 COMMANDES"
IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS
101
5 ÉCHANGE DE DONNES AVEC WORD Même s'il est aisé de faire directement des étiquettes dans ACCESS, Word est l'outil incontournable de traitement de texte, notamment pour les mailings. Il faut alors indiquer à Word dans quelle base puis dans quelle table ou requête se trouvent les données puis insérer les champs à leur position dans le texte. Les champs seront alors remplacés par leur valeur dans le mailing.
ACTION
DANS WORD, ONGLET "PUBLIPOSTAGE" ème GROUPE "DÉMARRER LA FUSION ET LE PUBLIPOSTAGE" (2 bloc) OUVRIR LE DOCUMENT PRINCIPAL (lettre normale qui servira de base au mailing)
<CLIC G> SUR
de
ET CHOISIR
<CLIC G> SUR de ET CHOISIR l'assistant s'affiche et va guider l'utilisateur DÉSIGNER LE DOSSIER CONTENANT LA BASE ET LA BASE ELLE-MÊME SÉLECTIONNER LA REQUÊTE OU LA TABLE À PRENDRE EN COMPTE
POUR VALIDER
<CLIC G> DANS LE TEXTE À LA POSITION D'INSERTION <CLIC G> SUR de ET INSÉRER LE PREMIER CHAMP <ENTRÉE> POUR CRÉER UN PARAGRAPHE OU <MAJ> <ENTRÉE> POUR ALLER À LA LIGNE IDEM POUR TOUS LES CHAMPS À INSÉRER METTRE EN FORME ÉVENTUELLEMENT LES CHAMPS PUIS ENREGISTRER LA LETTRE
ATTENTION
NOTES
Si les valeurs s'affichent dans Word avec plusieurs décimales, aller dans les OPTIONS de Word, OPTIONS AVANCÉES, groupe GÉNÉRAL" (le dernier) et cocher
102
ACTION
<CLIC G> SUR
DE "PUBLIPOSTAGE" POUR AFFICHER LES VALEURS DES CHAMPS
FAIRE DÉFILER AVEC
vous avez alors la possibilité de fusionner dans un nouveau fichier que vous imprimerez ou de fusionner directement vers l'imprimante
Visualisation des champs
Résultat
V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE
103
V. CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE Dans ce deuxième cas de figure, la base de données est à créer complètement ; Ce sera à priori une base simple ne comprenant qu'une seule table (ou plusieurs tables mais sans liaison entre elles) et sa manipulation s'effectuera en mode feuille de données, un mode dont l'utilisation est très proche de celle d'Excel. CONSEIL
Faîtes bien à ce niveau la différence entre Excel et ACCESS. Excel est un tableur conçu pour traiter des données de synthèse sous forme de tableau (même si ses fonctionnalités ont évolué et qu'il peut gérer des données comme des enregistrements sous forme de lignes et à travers un masque de saisie) ACCESS est conçu pour traiter des données multiples sous forme organisée de telle manière que toute donnée disponible soit accessible (ACCESS permet de faire la synthèse de ces données sous forme de tableau mais si on ne connaît pas bien ACCESS, Excel peut aussi être utilisé en liaison avec ACCESS pour faire cette synthèse)
A A..
LLA AC CR RÉ ÉA ATTIIO ON N
ACCESS, dés l'ouverture, affiche la fenêtre "prise en main". Cette fenêtre propose de créer une base vierge, de créer une nouvelle base à partir de modèles ou d'utiliser une base existante (liste des dernières bases utilisées).
BASE VIERGE
A P ARTIR D'UN MODÈLE
BASES EXISTANTES
NOTES
104 1 CRÉATION A PARTIR D'UN MODÈLE Des modèles très simples sont disponibles avec ACCESS ; il n'est alors pas vraiment nécessaire de procéder à une analyse complexe puisque la structure de la base est prédéfinie. CRÉER UNE NOUVELLE BASE A PARTIR D'UN MODÈLE DANS LA FENÊTRE "PRISE EN MAIN" D'ACCESS ACTION
DANS LE VOLET DU MILIEU <CLIC G> SUR UN DES MODÈLES PROPOSÉS
le volet de droite affiche les informations de la nouvelle base DONNER UN NOM À LA BASE
<CLIC G> SUR <CLIC G> sur
EXERCICE
pour indiquer le dossier ou l'enregistrer s'il est différent de "DOCUMENTS"
Créer une base sur le modèle "CONTACTS" La nommer "ADRESSES" et la parcourir La fermer
Il n'est pas utile de reprendre l'extension de fichier (si elle est affichée) lorsque vous nommez la base INFOS
NOTES
V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE
105
2 CRÉATION D'UNE BASE VIERGE L'utilisateur choisit de créer de toutes pièces la base de données après avoir procédé à l'analyse des informations. CRÉER UNE NOUVELLE BASE DANS LA FENÊTRE "PRISE EN MAIN" DE ACCESS ACTION
DANS LE VOLET DU MILIEU
EN HAUT
<CLIC G> SUR
le volet de droite affiche les informations de la nouvelle base DONNER UN NOM À LA BASE
<CLIC G> SUR <CLIC G> sur
INFOS
pour indiquer le dossier ou l'enregistrer s'il est différent de "DOCUMENTS"
Le nom par défaut de la base est "Base de données1.accdb" pour la première créée puis "Base de données2.accdb", "Base de données3.accdb", … il est important de donner un nom plus parlant à la base L'extension du nom de fichier d'une base ACCESS est maintenant .ACCDB
AVANCÉ
ATTENTION
Une seule base de données peut être ouverte à la fois. L'ouverture d'une base fermera automatiquement une autre déjà ouverte ; mais il peut y avoir en même temps plusieurs sessions d'ACCESS avec une base différente dans chaque session. Lancer ACCESS 2007 Créer un fichier de base de données vide nommé "OUVRAGES"
EXERCICE
NOTES
106 3 CREATION D'UNE TABLE Une table regroupe des informations relatives à un même sujet (personnel, clients, factures, stock, livres, auteurs...). Les données peuvent être du texte, des dates, des nombres, des valeurs logiques… Le nombre, le contenu et les relations des tables sont définis lors de l'analyse (absolument indispensable pour une base complexe) Une table vide est automatiquement proposée lors de la création d'une nouvelle base. Il ne reste qu'à la renseigner.
Pour ajouter de nouvelles tables, la procédure de création est semblable à celle des autres objets de la base INFOS
ACTION
GROUPE "TABLES" (1
er
ONGLET "CRÉER"
bloc)
<CLIC G> SUR POUR CRÉER LA NOUVELLE TABLE EN MODE "FEUILLE DE DONNÉES" il faut maintenant renseigner les différents champs à inclure dans la table Dans la base en cours "OUVRAGES", Observer la table vide proposée EXERCICE
4 MODE FEUILLE DE DONNÉES Une table peut être affichée selon plusieurs modes ; le mode "FEUILLE DE DONNÉES" permet une gestion simple des données, de leur structure et de leur présentation. FEUILLE DE DONNÉES
TABLEAU CROISÉ DYNAMIQUE
CRÉATION
GRAPHIQUE CROISÉ DYNAMIQUE
les informations de la table sont affichées sous forme d'une feuille très semblable à une feuille de travail Excel INFOS
ACTION
FEUILLE DE DONNÉES DÉROULER LES OBJETS "TABLES" DU VOLET
FEUILLE DE DONNÉES DÉROULER LES OBJETS "TABLES" DU VOLET DE
DE NAVIGATION <DOUBLE CLIC> SUR LE NOM DE LA TABLE
NAVIGATION
<CLIC D>
SUR LA TABLE
Dans la base en cours "OUVRAGES", Vérifier que la table vide proposée est en mode "FEUILLE DE DONNÉES" EXERCICE
NOTES
V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE
107
5 STRUCTURE DE LA TABLE Une table est constituée de champs et d'enregistrements : Chaque enregistrement contient les données propres à un élément de la table (l'employé, le client, le produit...). Un enregistrement correspond à une ligne. Chaque champ contient des informations de nature homogène (le nom, le prénom, le code, le libellé ...). Un champ correspond à une colonne. NOM DE LA TABLE
ENREGISTREMENTS CHAMPS
FAIRE DÉFILER, TRIER, FILTRER LES ENREGISTREMENTS
ATTENTION
Éviter d'intervenir sur une table appartenant à une base complexe dont on connaît mal la structure ; toutes les sécurités, filtres et verrous mis en place dans les formulaires pour éviter une saisie inadéquate ou incomplète ne seraient alors pas actifs
6 CRÉATION DES CHAMPS En mode "FEUILLE DE DONNÉES", une colonne correspond à un champ. Pour créer un nouveau champ, il suffit donc de créer une nouvelle colonne.
ACTION
<DOUBLE CLIC> SUR LA ZONE DE SAISIR LE NOM DU CHAMP (de la colonne) APPUYER SUR <TAB> POUR PASSER À LA COLONNE SUIVANTE SAISIR LE NOM DU CHAMP (de la colonne) APPUYER SUR <TAB> POUR PASSER À LA COLONNE SUIVANTE …. Créer ainsi tous les champs de la table Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Créer les champs suivants : EXERCICE
ATTENTION
NOTES
C'EST ICI QU'IL FAUT F AIRE LE <DOUBLE CLIC>
ET NON LÀ
108 Un champ peut aussi être ajouté à partir des modèles existants ou de tables déjà ouvertes.
ACTION
ONGLET "FEUILLE DE DONNÉES" ème GROUPE "CHAMPS ET COLONNES" (2 bloc)
<CLIC G> SUR LE NOM DU CHAMP APRÈS LEQUEL DOIT ÊTRE INSÉRÉ LE NOUVEAU CHAMP
<CLIC G> SUR POUR CHOISIR LE CHAMP DANS UNE LISTE DE MODÈLES <DOUBLE CLIC> SUR LE NOM DU CHAMP À INSÉRER …. Répéter l'opération pour tous les champs
Comme toujours, les
servent à développer et les
à réduire les listes
INFOS
Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Ajouter un champ "plusieurs lignes de texte" à la suite des champs existants EXERCICE
AVANCÉ
Vous pouvez aussi reprendre un champ d'une table ouverte avec l'outil ou insérer un champ vierge à droite de la sélection avec
CONSEIL
NOTES
Le nom du champ doit être simple : pas d'espace, pas d'accents, pas de caractères autres que les lettres de l'alphabet et les chiffres – utiliser sa légende pour rendre le nom du champ explicite à l'affichage
V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE
109
7 SÉLECTION DU CHAMP La sélection est nécessaire avant toute intervention sur le champ.
ACTION
BOUTON GAUCHE
<CLIC G> AU DESSUS DU NOM DU CHAMP FORME DU POINTEUR : la colonne est entourée d'un cadre
Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Sélectionner le champ "AUTEUR" puis le champ "EDITEUR" EXERCICE
8 MODIFICATION DU NOM DU CHAMP Le nom du champ est très important ; il doit être parlant pour bien désigner la nature des données contenues. CONSEIL
ACTION
Le nom du champ doit de préférence respecter certaines consignes : Ne pas comporter de caractères accentués Être court (si possible un seul terme) ; mettre alors en capitale chaque mot : CodePostal Ce sont ici des recommandations nées de l'expérience et conseillées par la prudence
BOUTON DROIT
<CLIC D> SUR LE NOM DU CHAMP SAISIR LE NOUVEAU NOM DU CHAMP
(de la colonne) APPUYER SUR <TAB> OU <ENTRÉE>
ONGLET "FEUILLE DE DONNÉES" - GROUPE "CHAMPS ET ème COLONNES" (2 bloc) SÉLECTIONNER UN CHAMP
<CLIC G> SUR le nouveau champ est inséré à droite du champ sélectionné
Il est aussi possible de faire un <DOUBLE CLIC> sur le nom du champ INFOS
Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Renommer le champ "plusieurs lignes de texte" en "COMMENTAIRES" EXERCICE
NOTES
110 9 ORDRE DES CHAMPS Les informations ne sont pas toujours dans l'ordre le plus parlant ; c'est pourquoi il est souvent utile de déplacer en tête les colonnes importantes. SÉLECTIONNER DES COLONNES <CLIC G> SUR ACTION
LA TÊTE DE COLONNE FORME DU POINTEUR FAIRE ÉVENTUELLEMENT GLISSER LE POINTEUR SUR LES TÊTES DE COLONNE ADJACENTES
ne pas relâcher la souris pendant la sélection DÉPLACER DES COLONNES ACTION
POINTER DANS LA SÉLECTION FAIRE GLISSER HORIZONTALEMENT LES TÊTES DE COLONNES À LEUR NOUVELLE POSITION
Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", mettre les champs dans l'ordre suivant EXERCICE
10 SUPPRESSION DU CHAMP Il peut être nécessaire de supprimer le champ.
ACTION
BOUTON DROIT
<CLIC D> SUR LE NOM DU CHAMP
ONGLET "FEUILLE DE DONNÉES" - GROUPE "CHAMPS ET ème COLONNES" (2 bloc) SÉLECTIONNER LE CHAMP
<CLIC G> SUR Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", EXERCICE
NOTES
Insérer un champ vierge avec l'outil Le supprimer
à droite du champ "Editeur"
V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE
111
B B.. LLA AG GE ES STTIIO ON ND DE ES SD DO ON NN NÉ ÉE ES S Les données sont disposées en lignes, chaque ligne correspondant à un enregistrement.
1 SAISIE DES DONNÉES L'ajout d'un enregistrement consiste à créer une nouvelle ligne à la fin de la feuille de données.
ACTION
CRÉER UN NOUVEL ENREGISTREMENT TABLE OUVERTE (en mode feuille de données) <CLIC G> SUR LE PREMIER CHAMP VIDE À LA SUITE DE SAISIR LA PREMIÈRE INFORMATION PUIS <TAB> SAISIR LES INFORMATIONS DE CHAQUE CHAMP EN FAISANT <TAB>ENTRE CHAQUE SAISIE
le changement d'enregistrement valide la saisie <CLIC G> sur de la zone de défilement ou de l'onglet "ACCUEIL" du ruban positionnent sur la ligne
du groupe "ENREGISTREMENTS"
INFOS
ENREGISTREMENT EN COURS D'ÉCRITURE SAISIR ICI UN NOUVEL ENREGISTREMENT
Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Saisir les données comme ci-dessus (jusqu'au N°19) EXERCICE
AVANCÉ
NOTES
Le presse-papier est très pratique pour insérer des données, que ce soit un tableau complet, une ou plusieurs lignes (enregistrements) ou une ou plusieurs colonnes (valeurs de champ). Cette opération peut être effectuée aussi bien à partir d'une autre table ACCESS que d'un tableau Excel. La seule contrainte à respecter est la suivante : Si vous ajoutez des lignes, sélectionnez la dernière ligne de la table avec le sélecteur d'enregistrement sur lequel vous faites un <CLIC DROIT> (les enregistrements sont alors ajoutés) Si vous collez des valeurs de champ en colonne à la place de valeurs existantes, sélectionner la colonne concernée en cliquant sur la tête de colonne sur laquelle vous faîtes un <CLIC DROIT> (les valeurs du presse-papiers remplacent les valeurs existantes à partir de la 1ère valeur)
112 2 NAVIGATION DANS LES DONNÉES Il suffit de cliquer sur une donnée pour que la ligne, donc l'enregistrement soit sélectionné. L'ascenseur vertical permet de choisir les lignes à afficher.
ENREGISTREMENT EN COURS
La zone de défilement, en bas et à gauche permet la navigation entre les enregistrements, la recherche et le filtrage. N° ENREGISTREMENT ACTUEL
ER
1ER ENREGISTREMENT
DERNIER ENREGISTREMENT
ENREGISTREMENT SUIVANT
CHERCHER UN ENREGISTREMENT
CRÉER UN NOUVEL ENREGISTREMENT
ÉTAT DU FILTRE
Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Faire défiler les enregistrements avec les outils de la zone de défilement EXERCICE
Il est aussi possible d'atteindre directement un enregistrement spécifique
ACTION
GROUPE
ONGLET "ACCUEIL" "RECHERCHER" (7ème bloc)
<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR LA POSITION DE L'ENREGISTREMENT À ATTEINDRE
INFOS
Il est possible d'accéder à un enregistrement spécifique soit en cliquant sur cet enregistrement s'il est affiché à l'écran, soit en tapant directement le N° de l'enregistrement dans la zone de défilement puis <ENTRÉE> s'il ne l'est pas Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Accéder au dernier enregistrement, au premier, au 18ème
EXERCICE
NOTES
V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE
113
3 SÉLECTION DES DONNÉES La sélection des données va précéder leur modification ou leur suppression. Elle s'effectue de manière aussi naturelle que dans un tableur. SÉLECTION Sélection d'une valeur : POINTER au dessus de la donnée (forme du pointeur ) puis <CLIC G> Sélection d'une ligne : POINTER en début de ligne sur de (forme du pointeur ) puis <CLIC G> Sélection de la table entière : POINTER à l'intersection des têtes de lignes et de colonnes sur
(forme du pointeur
de
) puis <CLIC G>
Le ruban permet aussi d'effectuer une sélection globale.
ACTION
ONGLET "ACCUEIL" ème GROUPE "RECHERCHER" (7 bloc)
<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR Pour annuler une sélection, cliquer n'importe où dans la table INFOS
EXERCICE
Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Sélectionner avec la souris le 1er enregistrement puis le dernier Sélectionner toute la table avec la souris, avec le menu puis annuler la sélection
4 MODIFICATION DES DONNÉES Contrairement à un fichier de bureautique classique type Word™, Excel™, Powerpoint™…, toute modification de données est immédiatement enregistrée dans la base. Seules les modifications de structure, de mise en forme ou de macros/modules ont besoin d'être explicitement enregistrées. Pour modifier les données d'une table, il suffit de cliquer avec la souris sur la cellule (intersection ligne/colonne) contenant l'information désirée. Si les données du champ servent de clé à la table ; la modification est impossible ATTENTION
NOTES
114
ACTION
MODIFIER LES DONNÉES TABLE AFFICHÉE (en mode feuille de données) AFFICHER L'ENREGISTREMENT DÉSIRÉ AVEC L'ASCENSEUR OU LES CASES DE DÉFILEMENT <CLIC G> SUR LA CELLULE CONTENANT L'INFORMATION À MODIFIER METTRE À JOUR DES NOUVELLES DONNÉES
le déplacement sur une autre cellule valide la modification
ATTENTION
CONSEIL
EXERCICE
Si vous vous apercevez en cours de saisie que vous faîtes une erreur, la touche <ECHAP> du clavier rétablit les données (s'il n'y a pas eu changement de champ) ou la touche de la barre d'outils "ACCÈS RAPIDE" (s'il y a eu changement de champ) Si la manipulation est répétitive, penser à utiliser le presse papiers couper/copier/coller Si la manipulation est globale, l'utilisation d'une requête de mise à jour est appropriée Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Remplacer le sujet "Météorologie" par "Météo" pour chacun des enregistrements concernés
5 SUPPRESSION D'UN ENREGISTREMENT La suppression d'une ligne correspond ici à la suppression d'un enregistrement.
ACTION
CLAVIER SÉLECTIONNER LA LIGNE TOUCHE <SUPP>
BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LA LIGNE
<CLIC D>
POUR VALIDER
POUR VALIDER
Le ruban permet aussi d'effectuer cette opération.
ACTION
ONGLET "ACCUEIL" ème BLOC "ENREGISTREMENTS" (5 bloc) SÉLECTIONNER LA LIGNE
<CLIC G> SUR POUR VALIDER
AVANCÉ
Si des données d'autres tables sont liées à l'enregistrement à supprimer, il faut d'abord supprimer ces données connexes puis revenir supprimer l'enregistrement. ACCESS affiche ce message
Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Créer le nouvel enregistrement suivant : EXERCICE
Le supprimer
NOTES
V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE
115
6 RECHERCHE DE DONNÉES Si la recherche concerne la totalité de la base sans avoir trait à un champ précis, la zone de recherche de la zone de défilement effectue la recherche dans tous les champs ZONE DÉFILEMENT FEUILLE DE DONNÉES AFFICHÉE ACTION
<CLIC G> SUR
(extrémité de la zone de défilement)
SAISIR UN À UN LES CARACTÈRES DE LA RECHERCHE
les données correspondantes s'affichent au fur et à mesure
Le ruban permet d'effectuer la recherche tout en affinant les critères.
ACTION
ONGLET "ACCUEIL" ème GROUPE "RECHERCHER" (7 bloc)
<CLIC G> SUR RENSEIGNER LA BOITE DE DIALOGUE (vérifier que dans "regarder dans" est indiqué le nom du
champ sinon l'afficher avec la liste déroulante) POUR ATTEINDRE LA PROCHAINE OCCURRENCE
ACCESS s'arrête à chaque fois qu'il trouve les termes recherchés CHAÎNE DE CARACTÈRES RECHERCHÉE
RECHERCHE SUR LE CHAMP SÉLECTIONNÉ OU SUR LA TOTALITÉ DE LA TABLE
PRÉCISE SI LA RECHERCHE EST SUR TOUT OU PARTIE DU CONTENU DU CHAMP
LANCE LA RECHERCHE PUIS PASSE À L'OCCURRENCE SUIVANTE
Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Rechercher le terme "bivouac" des 2 manières exposées EXERCICE
ATTENTION
NOTES
Attention à bien orthographier les mots à rechercher. Il est possible de distinguer les majuscules des minuscules lors de la recherche en cochant
116 7 REMPLACEMENT DE DONNÉES L'utilisation est sensiblement la même que pour la recherche hormis le fait qu'il faut indiquer par quoi il faut remplacer l'objet de la recherche.
INFOS
ACTION
C'est un des avantages de l'affichage de la table en mode " FEUILLE DE DONNÉES" que de permettre un remplacement aisé de données pour des mises à jour ou des corrections, sans avoir à utiliser de requêtes (plus complexes).
ONGLET "ACCUEIL" ème GROUPE "RECHERCHER" (7 bloc)
<CLIC G> SUR RENSEIGNER LA BOITE DE DIALOGUE POUR REMPLACER TOUTES LES OCCURRENCE EN UNE SEULE FOIS
CONSEIL
Penser à faire des Copier/Coller entre les données et la zone de recherche pour éviter les problèmes d'orthographe (accents…) Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Remplacer le sujet "Météo" par "Météorologie"
EXERCICE
8 ENREGISTREMENT DE LA PRÉSENTATION A la fermeture de la table, ACCESS demande confirmation de l'enregistrement de la mise en forme. Il est aussi possible d'enregistrer les modifications faîtes à la structure et à la mise en forme de la table (les modifications des données étant enregistrées au fur et à mesure).
ACTION
ONGLET "ACCUEIL" ème GROUPE "ENREGISTREMENTS" (5 bloc)
<CLIC G>
SUR
Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Enregistrer les modifications de présentation effectuées EXERCICE
V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE
117
9 CALCULS SUR ENREGISTREMENTS Cette fonctionnalité permet de faire des calculs en fin de colonne. Selon la nature du champ, ce peut être une somme, une moyenne ou le total des enregistrements.
ACTION
ONGLET "ACCUEIL" ème GROUPE "TRIER ET FILTRER" (5 bloc)
<CLIC G> SUR
(idem pour l'enlever)
une ligne s'affiche à la suite des enregistrements sous <CLIC G> SUR DE LA COLONNE DU CHAMP SOUHAITÉ ET CHOISIR LA FONCTION ADAPTÉE les fonctions dépendent du type de champ ; elles sont nombreuses pour un champ numérique Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Faire le total des enregistrements sur le champ "TITRE" EXERCICE
Lorsqu'il n'y a pas de valeurs dans le champ, c'est la fonction "compte" qui est proposée ; s'il y a des valeurs, tout un choix de fonctions est disponible.
EXERCICE
Dans la table en cours de la base "OUVRAGE", Ajouter le champ "VALEUR" et le mettre avant le champ "COMMENTAIRES" Saisir les valeurs telles que ci-dessous et faire les totaux puis la moyenne
10 TRI DES ENREGISTREMENTS Pour une meilleure lisibilité des données, elles peuvent aussi être triées.
ACTION
BOUTON GAUCHE
<CLIC G> SUR SERVANT AU TRI
<CLIC G> SUR
DE LA TÊTE DE COLONNE
BOUTON DROIT
<CLIC G> DANS LA COLONNE DE TRI <CLIC D> <CLIC G> SUR L'ORDRE DE TRI VOULU
118 Le ruban permet aussi d'effectuer cette opération.
ACTION
ONGLET "ACCUEIL" ème GROUPE "TRIER ET FILTRER" (6 bloc)
<CLIC G> DANS N'IMPORTE QUELLE DONNÉES DE LA COLONNE DE TRI <CLIC G> SUR
(
annule le tri)
les données sont triées dans l'ordre croissant ou décroissant du champ Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Trier les enregistrements par ordre croissant d'auteur, par ordre décroissant d'éditeur puis annuler les tris avec l'outil EXERCICE
11 FILTRAGE SIMPLE DES ENREGISTREMENTS Filtrer les enregistrements n'affiche que les enregistrements correspondant à des critères définis. Les autres enregistrements sont alors masqués.
ACTION
ONGLET "ACCUEIL" ème GROUPE "TRIER ET FILTRER" (6 bloc)
<CLIC G> SUR LA DONNÉE SERVANT DE FILTRE <CLIC G> SUR
BOUTON DROIT
<CLIC D> SUR LA DONNÉE SERVANT DE FILTRE POUR AFFICHER LES OPTIONS
BOUTON GAUCHE
ACTION
<CLIC G> SUR
DE LA TÊTE DE COLONNE SERVANT DE FILTRE
COCHER LA OU LES CASES DÉSIRÉES
seuls les enregistrements satisfaisant le critère de tri sont affichés
INFOS
L'outil options
onglet "ACCUEIL" groupe "TRIER ET FILTRER" (6ème bloc) affiche les mêmes
<CLIC G> sur
ou
du ruban applique le dernier filtre utilisé
Pour réafficher tous les enregistrements, cliquer dans le ruban sur ATTENTION
ou dans la zone de défilement sur
ou utiliser le menu contextuel
affiche un choix d'opérateurs plus important AVANCÉ
EXERCICE
Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", N'afficher que les ouvrages dont le sujet est "Aventures" puis annuler le filtre N'afficher que les ouvrages dont le sujet est "Aventures" et l'auteur "Jules Vernes" Annuler le filtre
V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE
119
C C.. LLA AP PR RÉ ÉS SE EN NTTA ATTIIO ON ND DE ES SD DO ON NN NÉ ÉE ES S Pour des raisons de lisibilité, il peut être utile de modifier la police, la hauteur des lignes ou la largeur des colonnes. La méthodologie est proche de celle d'Excel™.
1 HAUTEUR DES LIGNES La hauteur des lignes dans ACCESS s'adapte automatiquement à celle de la police choisie mais elle peut être modifiée. Ce sont toutes les lignes de la table qui sont ici concernées.
ACTION
ONGLET "ACCUEIL" ème GROUPE "ENREGISTREMENTS" (5 bloc)
<CLIC G>
SUR
BOUTON DROIT SÉLECTIONNER UNE LIGNE <CLIC D>DANS LA SÉLECTION
SAISIR LA HAUTEUR POUR VALIDER
SAISIR LA HAUTEUR POUR VALIDER
La souris permet de modifier la hauteur des lignes de manière graphique et simple.
ACTION
BOUTON GAUCHE POINTEUR SUR LE BORD INFÉRIEUR DE LA CASE DE SÉLECTION D'UNE LIGNE ÉTIRER LA LIGNE VERS LE HAUT OU VERS LE BAS POUR ADAPTER SA HAUTEUR
toutes les lignes sont modifiées LIGNE SÉLECTIONNÉE
FAIRE GLISSER POUR M ODIFIER LA HAUTEUR DE TOUTES LES LIGNES
Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Affecter la hauteur "18" aux lignes ou l'adapter globalement avec la souris EXERCICE
NOTES
120 2 LARGEUR DES COLONNES Comme pour les lignes, La largeur des colonnes peut être modifiée et adaptée aux données saisies. Seules les colonnes sélectionnées sont alors modifiées.
ACTION
ONGLET "ACCUEIL" ème GROUPE "ENREGISTREMENTS" (5 bloc) SÉLECTIONNER LA OU LES COLONNES
<CLIC G>
SUR
SAISIR LA LARGEUR
BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LA OU LES COLONNES <CLIC D>DANS LA SÉLECTION SAISIR LA LARGEUR
POUR VALIDER
POUR VALIDER
La souris permet de modifier la largeur des colonnes très simplement.
ACTION
BOUTON GAUCHE SÉLECTIONNER LA OU LES COLONNES POINTEUR SUR LE BORD DROIT DE LA TÊTE D'UNE COLONNE SÉLECTIONNÉE ÉTIRER LA COLONNE VERS LA DROITE OU VERS LA GAUCHE POUR ADAPTER SA LARGEUR
si plusieurs colonnes sont sélectionnées, toutes les colonnes sélectionnées sont modifiées
FAIRE GLISSER
POUR M ODIFIER
COLONNES SÉLECTIONNÉES
CONSEIL
Un <DOUBLE CLIC> avec la forme sur le bord droit de la tête d'une des colonnes sélectionnées ajuste la largeur des colonnes aux données contenues Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Adapter la largeur des colonnes à leur contenu
EXERCICE
NOTES
V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE
121
3 POLICE La modification de la police concerne ici la totalité des données.
ACTION
GROUPE
ONGLET "ACCUEIL" "POLICE" (3ème bloc)
<CLIC G> SUR UN DES OUTILS DU RUBAN
Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Affecter la police Calibri 12 vert foncé EXERCICE
Les champs de type "plusieurs lignes de texte/mémo" reçoivent la même mise en forme que le reste de la feuille de données. Par contre, les champs de type "Texte enrichi" peuvent recevoir des attributs spécifiques, indépendamment du reste de la feuille de données. Pour des raisons d'affichage, cette mise en forme sera néanmoins plus facile en mode formulaire. ONGLET "ACCUEIL"
ACTION
GROUPE
"POLICE" (3ème bloc)
DANS UNE CELLULE DU CHAMP DE TYPE "TEXTE ENRICHI" SÉLECTIONNER UN MOT (ou un caractère… comme dans Word)
<CLIC G> SUR UN DES OUTILS DU RUBAN Seule la sélection est affectée par la mise en forme choisie sauf l'alignement qui concerne le paragraphe
ATTENTION
Si les attributs affectent l'ensemble des données, c'est que le champ n'est pas réellement en texte enrichi ; il faut alors lui assigner cette caractéristique dans les propriétés en mode "création" Le codage des champs "TEXTE ENRICHI" est de type "HTML"
AVANCÉ
Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Supprimer le champ "commentaires" EXERCICE
Avec l'outil , insérer un champ de type "texte enrichi" et le nommer "Commentaires" Mettre ce champ à la fin (s'il n'y est pas) Pour le 1er et 2ème enregistrement, saisir le texte comme ci-dessous
NOTES
122 4 FORMAT DES NOMBRES Le format des nombres permet d'affecter aux valeurs une présentation de type "MONÉTAIRE", "POURCENTAGE" ou "FORMAT FIXE", ceci en gérant le nombre de décimales. ème
ONGLET "FEUILLE DE DONNÉES" GROUPE "TYPE ET MISE EN FORME" (3 ACTION
SÉLECTIONNER LA OU LES COLONNES
<CLIC G>
SUR UN DES OUTILS
FORM AT MONÉTAIRE (€)
FORM AT DÉCIM AL (%)
EXERCICE
ATTENTION
NOTES
+ OU – DE DÉCIMALES FORM AT FIXE
(séparateur de milliers)
Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Assigner un format monétaire en euros sans décimales au champ valeur comme ci-dessous <CLIC G> sur pour enregistrer les modifications de structure et mise en forme
Ne pas oublier que les modifications de structure et de mise en forme doivent être enregistrées (contrairement aux modifications de données)
bloc)
V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE
123
D D.. LLA AS SA AIIS SIIE ED DE ES SD DO ON NN NÉ ÉE ES S -- LLE E FFO OR RM MU ULLA AIIR RE E Le formulaire est une fenêtre permettant d'afficher les données issues des tables d'une base de données ou les réponses d'une requête et éventuellement de créer, modifier ou supprimer ces données. Plusieurs types de formulaires peuvent être créés automatiquement à partir de la table sélectionnée : Le formulaire "simple" affiche tous les champs d'un seul enregistrement Le formulaire "double affichage" affiche dans le premier volet horizontal tous les champs d'un seul enregistrement (sélectionné dans le second volet) et dans le second volet tous les enregistrements en mode "FEUILLE DE DONNÉES" Le formulaire "plusieurs éléments" affiche tous les enregistrements en mode feuille de données Le formulaire s'affiche en mode "PAGE" et peut recevoir ainsi toutes les améliorations souhaitées – pour saisir ou modifier les données, revenir en mode "FORMULAIRE" INFOS
1 FORMULAIRE SIMPLE C'est le plus courant. Il affiche la totalité des informations d'un enregistrement. Sa création est complètement automatique.
ACTION
ONGLET "CRÉER" ème GROUPE "FORMULAIRES" (2 bloc) SÉLECTIONNER LA TABLE À PARTIR DE LA QUELLE LE FORMULAIRE DOIT ÊTRE CRÉÉ
<CLIC G> SUR le formulaire s'affiche à l'écran
EXERCICE
A partir de la table en cours de la base "OUVRAGES", Créer un formulaire "SIMPLE" comme ci-dessous – l'afficher en mode "FORMULAIRE" et passer d'un enregistrement à l'autre, l'enregistrer sous le nom "formulaire simple" puis le fermer CHAMP
ÉTIQUETTE DE CHAMP
Pour afficher en mode formulaire, <CLIC G> sur INFOS
NOTES
de l'onglet "ACCUEIL"
124 2 FORMULAIRE "DOUBLE AFFICHAGE" Il est très pratique car il permet de sélectionner dans la liste des enregistrements du volet bas l'enregistrement dont le détail est à afficher dans le volet haut. ONGLET "CRÉER" ACTION
GROUPE "FORMULAIRES" (2
ème
bloc)
SÉLECTIONNER LA TABLE (OU LA REQUÊTE) À PARTIR DE LA QUELLE LE FORMULAIRE DOIT ÊTRE CRÉÉ
<CLIC G> SUR le formulaire s'affiche à l'écran
EXERCICE
A partir de la table en cours de la base "OUVRAGES", Créer un formulaire "DOUBLE AFFICHAGE" comme ci-dessous – l'afficher en mode "FORMULAIRE" , changer d'enregistrement - l'enregistrer sous le nom "formulaire double" puis le fermer
VOLET FORMULAIRE SIMPLE
FAIRE GLISSER POUR DÉLIMITER LES VOLETS ENREGISTREMENT AFFICHÉ
VOLET FEUILLE DE DONNÉES
3 FORMULAIRE "PLUSIEURS ÉLÉMENTS" Il affiche les enregistrements en mode "FEUILLE DE DONNÉES".
ACTION
ONGLET "CRÉER" ème GROUPE "FORMULAIRES" (2 bloc) SÉLECTIONNER LA TABLE À PARTIR DE LA QUELLE LE FORMULAIRE DOIT ÊTRE CRÉÉ
<CLIC G> SUR le formulaire s'affiche à l'écran
EXERCICE
NOTES
A partir de la table en cours de la base "OUVRAGES", Créer un formulaire "PLUSIEURS ÉLÉMENTS" comme ci-contre – l'afficher en mode "FORMULAIRE" puis se déplacer dans la feuille
V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE
UN ENREGISTREMENT PAR LIGNE
4 PRÉSENTATION En mode "FEUILLE DE DONNÉES" ou en mode "PAGE", la présentation obéit aux mêmes règles que pour la table (voir page 119) ou pour l'état (voir page 68).
EXERCICE
A partir du formulaire "PLUSIEURS ÉLÉMENTS" en cours de la base "OUVRAGES", Affiner sa présentation comme ci-dessous et l'afficher en mode "FORMULAIRE" L'enregistrer sous le nom "consultation" puis le fermer
EXERCICE
Ouvrir le formulaire "formulaire double" de la base "OUVRAGES", Affiner sa présentation comme ci-dessous et l'afficher en mode "FORMULAIRE" L'enregistrer puis fermer la base de données
NOTES
125
126
NOTES
VI – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE COMPLEXE
127
VI. CRÉER ET MODIFIER UNE BASE COMPLEXE Dans ce dernier cas de figure, la base de données est à créer complètement ; elle comprend plusieurs tables dans lesquelles les données sont organisées. Des relations lient ces tables. Il est recommandé de comprendre de manière approfondie la structure de la base de données et les relations entre les tables INFOS
La conception de la structure de la base de données est l'étape la plus importante. ELLE SE DÉCOMPOSE EN PLUSIEURS ÉTAPES : 1. Analyse du besoin présent et identification des entités tout en prévoyant leur évolution possible 2. Création des tables de données correspondant aux entités (Tables des clients, des fournisseurs, des produits ou des ouvrages, des auteurs, des lecteurs, ...) 3. Inventaire et création pour chacune des tables, des champs représentant les données à collecter (nom, prénom, code postal, quantité...) 4. Création des relations entre les tables (clés primaires, clés étrangères) 5. Création des requêtes nécessaires à l'affichage ou l'édition des données 6. Création des formulaires permettant l'affichage des données à l'écran 7. Création des états permettant l'édition des données
EXEMPLE
CONSEIL
Le service comptable d'une entreprise gère les factures reçues des clients Une bibliothèque gère des ouvrages écrits par des auteurs et prêtés à des lecteurs (les entités sont soulignées) Si l'analyse est bien faîte et si la structure est bien conçue, la base pourra accueillir des données en quantité et sera capable d'évoluer en même temps que son environnement ; sa seule éventuelle faiblesse pourra résider dans une interface d'utilisation beaucoup plus simple qu'une interface réalisée par programmation.
Un Système de Gestion de Base de Données Relationnelles (SGBDR) permet de : Ajouter, effacer et mettre à jour les données dans la base Visualiser de différentes manières tout ou partie des données de la base Pour ce faire, le langage de consultation est basé sur l'algèbre relationnelle qui va permettre, après répartition des données dans des tables, une gestion optimale de l'ensemble.
NOTES
128
A A.. LL''A AN NA ALLY YS SE EE ETT LLE EM MO OD DÈ ÈLLE ER RE ELLA ATTIIO ON NN NE ELL L'analyse peut être plus ou moins élaborée selon la complexité du projet. Pour une base simple, elle va consister à recenser les informations à gérer, à répartir ces informations de manière logique et homogène dans des tables, à déterminer pour chaque table la clé primaire puis à générer les relations entre chacune des tables.
AVANCÉ
La méthode classique est d'établir un MCD : modèle conceptuel des données - schéma Entité-Association qui distingue les objets et les relations (type méthode d'analyse MERISE). Les objets y sont représentés par des rectangles, les relations par des ellipses ou des losanges. Les entités, objets ou relations, ont des propriétés ou attributs. Du MCD, on peut déduire le MLD (modèle logique de données ou modèle relationnel d'ACCESS) ONGLET "OUTILS BASE DE DONNÉES"
ACTION
GROUPE "AFFICHER/MASQUER" (2
ème
bloc)
<CLIC G> SUR
EXEMPLE
Pour une bibliothèque, Les objets sont par exemple : "les lecteurs", "les exemplaires d'ouvrages" Les relations entre les objets sont par exemple : "une série", "emprunt"
CHAMP TABLE
RELATION
CLÉ PRIMAIRE
CONSEIL
NOTES
Même si ce chapitre peut paraitre complexe et rébarbatif, il vous est conseillé de le lire ; les éléments restés obscurs viendront s'éclaircir dans la réalisation pratique qui suivra
VI – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE COMPLEXE 129 ACCESS 2007 est basée sur un modèle théorique, le modèle relationnel, dans lequel les données sont structurées sous forme de tables. La manipulation des données se fait selon le concept mathématique de relation de la théorie des ensembles.
1 BASES DE LA THÉORIE Le domaine (X, Y…) est un ensemble fini ou infini de valeurs. On le représente par une liste d'éléments ou bien une condition nécessaire et suffisante d'appartenance. Le modèle relationnel permet de représenter les relations à l'aide de tables : Chaque colonne a un identificateur qui appartient à un domaine. Une ligne du tableau représente une occurrence ; on l'appelle tuple Chacune des cases représente un attribut ; on appelle attribut le nom des colonnes qui représentent les constituants de la relation (un attribut est repéré par un nom et un domaine de définition, c'est-à-dire l'ensemble des valeurs qu'il peut prendre). ATTRIBUTS
N° TUPLE
Modèle
Couleur
Prix
Puissance
Co2
1
BMW X3
argent
34950
10
223
2
Honda CR-V
argent
29900
9
192
3
Hyundai Tucson
bleu
21550
9
187
4
Jeep Compass
gris
23900
11
225
5
Kia Sportage
gris
24310
9
194
6
Land-Rover Freelander
vert
42400
16
265
7
Nissan Qashqai
rouge
18900
7
162
8
Suzuki Grand Vitara
argent
26000
9
220
9
Toyota Rav4
noir
26990
10
202
Photo
Données issues de http://www.linternaute.com
A) DOMAINE
Il caractérise un ensemble de valeurs.
EXEMPLE
NOTES
couleur = { bleu , gris , rouge } booléen = { vrai , faux } prix = { 26000 , 34950 } entier réel chaine
130 Un produit cartésien de domaines est l'ensemble de tous les couples, dont la première composante appartient à X (ex : couleur) et la seconde à Y (ex : vrai/faux).
EXEMPLE
Si X = {bleu, blanc, rouge} et Y = {vrai, faux} Alors le produit cartésien X * Y donne : X
Y
BLEU
VRAI
BLEU
FAUX
GRIS
VRAI
GRIS
FAUX
ROUGE
VRAI
ROUGE
FAUX
B) RELATION
C'est un sous-ensemble du produit cartésien d’une liste de domaines.
EXEMPLE
COULEUR DE VOITURES X = Modèle Y = Couleur X
Y
BMW X3
BLEU
HONDA CR-V
GRIS
HYUNDAI TUCSON
ROUGE
C) ATTRIBUT
C'est le nom donné à une colonne d’une relation. Nom de relation
Attribut 1
Attribut 2
Attribut 3
TUPLE 1 TUPLE 2 TUPLE 3 TUPLE 4
VÉHICULE EXEMPLE
…
NOTES
ATTRIBUT 1
ATTRIBUT 2
ATTRIBUT 3
VI – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE COMPLEXE
131
D) ATTRIBUT CLÉ PRIMAIRE
Une clé primaire est un groupe d’attributs minimum (un ou plusieurs) qui identifie un tuple de manière unique dans une relation. Elle est obligatoire. VÉHICULE
CLÉ PRIMAIRE
EXEMPLE
… La voiture N°9 est un Toyota Rav4 noir au prix de 26990 émettant 202 g de Co2 au km PROPRIETAIRE CLÉ PRIM AIRE
Le propriétaire tel que N°Pro2 s'appelle Marc Perez et habite 12 rue des rosiers à Marseille.
ATTENTION
Une relation étant un ensemble de tuples, il ne peut y avoir deux tuples de même clè dans une relation E) ATTRIBUT CLÉ ÉTRANGÈRE
Une clé étrangère est un groupe d’attributs minimum d'une relation (un ou plusieurs) qui identifie une association vers une autre relation.
EXEMPLE
Il existe une relation entre les propriétaires de véhicules et les véhicules : A chaque propriétaire appartient un ou plusieurs véhicules et chaque véhicule appartient à un seul propriétaire ; cette relation d'appartenance est matérialisée par la présence de l'identifiant du propriétaire dans la table véhicule sous forme d'une clé étrangère VÉHICULE CLÉ ÉTRANGÈRE
NOTES
132 F) SCHÉMA D’UNE BASE DE DONNÉES
Le schéma d’une relation est composé du nom de la relation suivi du nom des attributs. La clé primaire est mise en évidence (souligné…). S'il ya une clé étrangère, elle est mise en évidence (#N°). Le schéma d’une base de données relationnelle est l’ensemble des schémas des relations composantes. VÉHICULE (N°, Modèle, #N°Pro, Couleur, Prix, Co2) PROPRIETAIRE (N°Pro, Nom, Prénom, CodePostal, Adresse, Ville)
EXEMPLE
G) CONTRAINTE D’ENTITÉ
Toute relation doit posséder une clé primaire non nulle (ex : N° dans VÉHICULE). VÉHICULE
CLÉ PRIM AIRE
EXEMPLE
… H) CONTRAINTE D'INTÉGRITÉ RÉFÉRENTIELLE
Une référence est un groupe d’attributs (partie d’une clé) qui référence une clé d’une autre relation ; lors d’une insertion, la valeur de la clé étrangère doit exister dans la relation référencée. Elle traduit les liens sémantiques entre deux relations. VÉHICULE EXEMPLE
I N T É G R I T É R É F É R E N T I E L L E
CLÉ PRIM AIRE
CLÉ ÉTRANGÈRE
CLÉ PRIM AIRE
PROPRIETAIRE
Le Suzuki Grand Vitara couleur argent appartient à Madame Dupont qui habite Rouen
NOTES
VI – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE COMPLEXE
133
2 ALGÈBRE RELATIONNELLE (DÉBUTER AVEC) L'algèbre relationnelle est constituée d'un ensemble d'opérations formelles sur les relations. Elle permet de créer de nouvelles relations résultantes de ces opérations. Les opérateurs sont de deux types : Les opérateurs ensemblistes (Union, Différence, Intersection, Produit cartésien étendu) Les opérateurs relationnels (Restriction, Projection, Jointure, Division) A) EXEMPLES D'OPERATEURS ENSEMBLISTES
L'union, la différence et l'intersection nécessite des relations (tables) de structure compatible. UNION : REL1 U REL2 REL1 L'opérateur "UNION" noté "U" fusionne deux relations en une seule. VÉHICULE-1 EXEMPLE
VÉHICULE-2
VÉHICULE-1 U VÉHICULE-2
NOTES
134 INTERSECTION : REL1 ∩ REL2 REL1 L'opérateur "INTERSECTION" noté "∩" isole les occurrences communes entre la relation 1 et la relation 2. VÉHICULE-1 EXEMPLE
VÉHICULE-2
VÉHICULE-1 ∩ VÉHICULE-2
A) EXEMPLE D'OPERATEUR RELATIONNEL
JOINTURE : REL1 REL2 REL3 C'est une restriction du produit cartésien des deux relations. JOINTURE NATURELLE La jointure naturelle réalise une liaison logique entre deux tables. La condition de sélection est l’égalité entre la clé primaire d'une relation et la clé étrangère lui correspondant dans une autre relation. La notation est de la forme : R1 R2 et s'écrit Join ( R1, R2) VÉHICULE EXEMPLE
…
PROPRIETAIRE
NOTES
VI – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE COMPLEXE
135
VÉHICULE PROPRIETAIRE EXEMPLE
B B.. LLA AB BA AS SE E ((S STTR RU UC CTTU UR RE E)) Une table regroupe dans des champs des informations relatives à un même sujet (personnel, client, facture, stock, ouvrage, auteur...). Les données peuvent être du texte, des dates, des nombres, des valeurs logiques, des images, … Chaque champ contient des informations homogènes (nom, prénom, code, libellé, ...).
1 CRÉATION D'UNE BASE VIERGE L'utilisateur choisit de créer de toutes pièces la base de données après avoir procédé à l'analyse des informations. CRÉER UNE NOUVELLE BASE DANS LA FENÊTRE "PRISE EN MAIN" DE ACCESS ACTION
DANS LE VOLET DU MILIEU
<CLIC G> SUR
le volet de droite affiche les informations de la nouvelle base DONNER UN NOM À LA BASE
<CLIC G> SUR <CLIC G> sur
EXERCICE
pour indiquer le dossier ou l'enregistrer s'il est différent de "DOCUMENTS"
Lancer ACCESS 2007 Créer un fichier de base de données vide Le nommer "BIBLIOTHEQUE"
2 CRÉATION D'UNE TABLE Une table vide est automatiquement créée avec la nouvelle base.
NOTES
136 Il faut afficher la table en mode création pour créer sa structure de manière élaborée.
ACTION
ONGLET "ACCUEIL" er GROUPE "AFFICHAGES" (1 bloc)
<CLIC G> SUR
POUR AFFICHER LA NOUVELLE TABLE EN MODE "CRÉATION" NOMMER LA TABLE POUR L'ENREGISTRER
il faut maintenant créer les différents champs à inclure dans la table
EXERCICE
Dans la base en cours "BIBLIOTHEQUE", Afficher la table proposée en mode "CRÉATION" La nommer "OUVRAGE"
L'ajout de nouvelles tables s'effectue en mode "CRÉATION". ONGLET "CRÉER" ACTION
GROUPE "TABLES" (1
er
bloc)
<CLIC G> SUR POUR AFFICHER LA NOUVELLE TABLE EN MODE "CRÉATION" L'onglet "création" affiche les contrôles et les outils nécessaires
3 CREATION D'UN CHAMP Chaque champ est identifié par son nom. Un nom de champ peut avoir jusqu'à 255 caractères alphanumériques (espaces compris). Les noms donnés doivent être explicites afin d'identifier au mieux les champs. CONSEIL
ACTION
Tenir compte du fait que le contenu des tables de la base de données évolue dans le temps et dans cette évolution, il arrive souvent que la structure de la table doive être modifiée pour ajouter un nouveau type d'information à gérer ou au contraire supprimer un type d'information qui n'est plus utile
MODE CREATION SAISIR LE NOM DU CHAMP DÉROULER LA COLONNE "TYPE DE DONNÉES" SÉLECTIONNER LE TYPE DE CHAMP DANS LE VOLET BAS, RENSEIGNER LES PROPRIÉTÉS DU CHAMP
CONSEIL
NOTES
Il est préférable de nommer les champs sans utiliser d’espaces, d’accentuation, tirets, soulignés...uniquement du texte comme DateAchat, PrixAchat, NbEx Si le nom d'un champ est formé de plusieurs mots à la suite, mettre le premier caractère de chaque mot en majuscule rend plus compréhensible le nom du champ.
VI – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE COMPLEXE
137
Le type Texte est toujours assigné par défaut à un nouveau champ. Pour le changer, ouvrir la liste déroutante de la colonne Type de Données INFOS
LES TYPES DE CHAMPS SONT LES SUIVANTS :
Type
Nature
Texte Mémo
alphanumériques alphanumériques
Jusqu'à 255 Jusqu'à 65535 (si saisie utilisateur) Jusqu'à 2 Go (si entré par programme)
Numérique
Nombres
1, 2, 4, ou 8 caractères (octet, entier, réel, décimal…)
Date/Heure Monétaire NuméroAuto Oui/Non Objet OLE
Dates et heures Valeurs monétaires Valeur incrémentée Valeurs booléennes Objets OLE ou graphiques
8 caractères 8 caractères 4 octets 1 bit (1/8 d'octet) Jusqu'à 1 giga-octet (selon espace disponible)
Lien hypertexte Texte ou combinaison texte Pièce jointe
Assistant liste de choix
NOTES
Taille
Chacune des trois parties peut contenir jusqu'à 2 048 caractères. images, feuilles de calcul, documents, graphiques et tout autre type de fichier pris en charge (selon espace disponible) La même taille que le champ clé primaire utilisé pour exécuter la recherche, soit en général 4 octets.
138 QUELQUES RÈGLES DE BASE : Un fichier de base de données ne peut excéder 2 Go (les pièces jointes sont incluses dans la base) Une table peut faire au maximum 2 Go (une base d'une table) Il peut y avoir au maximum 2048 tables ouvertes Le nom d'une table ou d'un champ ne peut excéder 64 caractères Il peut y avoir au maximum 255 champs dans une table Chaque champ contient un seul et unique type de données. Le type de données est associé à un espace de stockage (taille en octets). Des opérations ne sont pas possibles pour certains types de données. Des champs définis en mémo ou OLE ne peuvent pas être triés. Dans la table "OUVRAGE" de la base en cours "BIBLIOTHEQUE", Créer les champs suivants EXERCICE
SUPPRIMER UN CHAMP ACTION
<CLIC G> SUR LA CASE le champ est encadré <SUPP> DU CLAVIER ou <CLIC D> ou <CLIC G> SUR L'OUTIL
(sélecteur de champ) À GAUCHE DU CHAMP À SUPPRIMER
Pour modifier un nom de champ, taper un nouveau nom à la place de celui existant INFOS
ATTENTION
Les champs supprimés ou ajoutés dans la table ne le sont pas dans les formulaires, requêtes et états existants. il est alors important de revoir tous les objets liés à la table DÉPLACER UN CHAMP
ACTION
<CLIC G> SUR LA CASE le champ est encadré
(sélecteur de champ) À GAUCHE DU CHAMP À DÉPLACER
FAIRE GLISSER LE CHAMP AVEC LA SOURIS À SA NOUVELLE POSITION
NOTES
VI – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE COMPLEXE ATTENTION
139
il faut tenir compte des champs liés à celui modifié, des expressions exprimées, des conditions de validation, de la taille des données, des formulaires, requêtes et états l'utilisant. En cas d'impossibilité, le logiciel affiche un message d'avertissement. Pour une réponse affirmative, les valeurs non validées sont remplacées par des valeurs Null : (Ce qui entraîne la perte des données initiales). Si des valeurs indexées ne peuvent être converties, l'indexation est perdue
C C.. LLE ES SC CH HA AM MP PS S ((P PR RO OP PR RIIÉ ÉTTÉ ÉS S)) Le volet inférieur de la fenêtre affiche les propriétés du champ sélectionné. La taille du champ, le format, les conditions auxquelles doivent satisfaire les données doivent être définies ici. Toutes ces propriétés peuvent être modifiées. PRINCIPALES PROPRIÉTÉS : TAILLE FORMAT MASQUE DE SAISIE LÉGENDE VALEUR PAR DÉFAUT VALIDE SI MESSAGE SI ERREUR NULL INTERDIT CHAÎNE VIDE AUTORISÉE INDEXÉ COMPRESSION UNICODE BALISE ACTIVE
Taille d'un champ texte ou fourchette de valeurs d'un champ numérique Présentation des dates et des nombres Mise en forme et contrôle de la saisie d'un champ Étiquette du champ pour la restitution à l’écran ou édition Valeur par défaut du champ pour chaque nouvel enregistrement Subordonne la validation des données du champ à un critère conditionnel Spécifie le message à afficher pour une violation du "Valide si" Impose la saisie d'une valeur dans un champ Permet l'enregistrement de chaînes vides dans un champ de TYPE texte ou mémo Si Oui : accélération de recherche dans le champ fréquemment consultés. Important pour gérer les clés et les relations Le codage Unicode représentant chaque caractère avec 2 octets, la compression permet de réduire l'espace requis (Oui par défaut) utilisation d'une balise active reconnue
Les propriétés IME sont liées à la conversion des langues orientales AVANCÉ
ATTENTION
Si les propriétés d'un champ d'une table doivent être modifiées, les objets faisant appel à cette table doivent être fermés. ACCESS propose après modification et sur la ligne de propriété en cours une balise active qui propose la mise à jour de la propriété dans les objets de la table
1 TAILLE D'UN CHAMP Elle dépend du type de champ, texte ou numérique. TAILLE D'UN CHAMP ACTION
NOTES
<CLIC G> SUR LA CASE (sélecteur de champ) À GAUCHE DU CHAMP POUR LE SÉLECTIONNER le champ est encadré et ses propriétés sont affichées dans le volet bas EN FACE DE , SAISIR OU CHOISIR LA TAILLE SELON LE TYPE DE CHAMP
140 La taille d'un champ de type "texte" est par défaut de 255 caractères ; elle peut être comprise entre 1 et 255 caractères. La taille d'un champ de type "numérique" est par défaut "entier long" OCTET ENTIER ENTIER LONG REEL SIMPLE RÉEL DOUBLE N° RÉPLICATION DÉCIMAL
Aucune décimale Aucune -32 768 à 32 767 décimale -2 147 483 648 à 2 147 483 Aucune 647 décimale -3,4 . E 38 à 3,4 . E 38 7 décimales -1,797 . E 308 à 1,797 . E 308 15 décimales Utilisé pour établir un identificateur 16 octets unique de réplication. Décimale 0 à 255
Stockage : 1 octet Stockage : 2 octets Stockage : 4 octets Stockage : 4 octets Stockage : 8 octets Utilisés pour identifier des réplicas
Un réplica est une copie synchronisable de tout ou partie de la base AVANCÉ
CONSEIL
Il est recommandé de choisir la plus petite taille compatible avec les données afin d'optimiser les temps d'exécution. Par exemple pour un nombre, Octet, sinon Entier ou Entier Long Dans la table "OUVRAGE" de la base en cours "BIBLIOTHEQUE", Pour les champs créés, assigner les tailles suivantes
EXERCICE
2 FORMAT D'UN CHAMP Le format correspond à une mise en forme spécifique qui s'applique à une valeur brute. Plusieurs formats sont proposés selon les valeurs.
ACTION
FORMAT D'UN CHAMP <CLIC G> SUR LA CASE (sélecteur de champ) À GAUCHE DU CHAMP POUR LE SÉLECTIONNER le champ est encadré et ses propriétés sont affichées dans le volet bas EN FACE DE , SAISIR LE FORMAT OU DÉROULER LA LISTE Dans la table "OUVRAGE" de la base en cours "BIBLIOTHEQUE", Pour les champs désignés, assigner les caractéristiques suivantes
EXERCICE
NOTES
VI – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE COMPLEXE FORMATS TYPE NUMÉRIQUES
DATE/HEURE
OUI/NON
INFOS
FORMAT
141 AFFICHAGE
Nombre général
6246,5
Monétaire
6 246,50 € (France)
Euro
6 246,50 € (France)
Fixe
6246
Standard
6 246,50
Pourcentage Scientifique
62,4 % 6,24 E+03
Général (date)
31/01/08 15:30:00 (France)
Complet (date)
Jeudi 31 janvier 2008 (France)
Réduit (date)
31-jan-08
Abrégé (date)
31/01/2008 (France)
Complet (heure)
15:30:00
Réduit (heure)
3:30 PM
Abrégé (heure)
15:30
Vrai/Faux
Vrai
Oui/Non
Non
Actif/Inactif
Inactif
Une fois le format d'affichage d'un champ défini, ACCESS l'applique automatiquement dans tous les nouveaux formulaires et états, ainsi que dans les feuilles de données de tables et de requêtes. Les formats qui sont modifiés par la suite n'affectent pas les formulaires et états existants ; il faut alors les appliquer manuellement aux contrôles associés
Il est aussi possible de saisir manuellement son propre format.
EXEMPLE
"Matricule employé N° " 000 "Matricule employé N° " 000 aa aaaa mmm mmmm mmm aaa hh"h"nn
pour : 36 pour : 125 pour : 31/01/08 pour : 31/01/08 pour : 31/01/08 pour : 31/01/08 pour : 31/01/08 pour : 10:35
affiche : Matricule employé N° 036 affiche : Matricule employé N° 125 affiche : 08 affiche : 2008 affiche : jan affiche : janvier affiche : jan 2008 affiche : 10h35
Si un format a été affecté en mode "FEUILLE DE DONNÉES", on le retrouve évidemment en mode "CRÉATION" et réciproquement (format numérique) INFOS
NOTES
142 Le format est associé au type de valeur qu'il contient. Le format personnalisé d'un champ numérique se compose de 4 parties La première partie si la valeur est positive La seconde partie si la valeur est négative La troisième partie si la valeur est nulle (ZÉRO) La quatrième partie s'il n'y a aucune valeur (NULL) les différentes parties du format sont séparées par des points-virgules ";" 0; (0);;"VIDE" EXEMPLE
# ##0;-# ##0;"ZÉRO";"VIDE"
Affiche 0 pour une réponse positive ou (0) pour une négative, rien pour une valeur égale à 0 et le mot "Vide" s'il n'y a pas de valeur Affiche la valeur sous forme de milliers si elle est positive, avec un signe - si elle est négative, avec le mot "Zéro" pour la valeur 0 et le mot "Vide" s'il n'y a pas de valeur
Le format personnalisé d'un champ texte se compose de 3 parties. La première partie correspond aux champs comportant du texte La seconde partie correspond aux chaînes vides La troisième partie s'il n'y a aucune valeur (NULL) Le format personnalisé d'un champ oui/non se compose de 3 parties. La première partie non utilisée La seconde partie réservée aux valeurs 1 (OUI, VRAI) La troisième partie réservée aux valeurs 0 (NON, FAUX)
3 MASQUE DE SAISIE Si toutes les valeurs d'un champ doivent avoir le même format, on peut définir un masque de saisie. Il suffit alors de compléter les espaces réservés du masque de saisie. Les masques de saisie permettent de s'assurer que les données entrées ne sont pas tronquées et correspondent au type de valeur spécifié. Ils peuvent aussi permettre de protéger les données confidentielles : tous les caractères saisis s'affichent alors sous la forme "*" grâce au masque prédéfini : "Mot de passe". MASQUE DE SAISIE ACTION
<CLIC G> SUR LA CASE (sélecteur de champ) À GAUCHE DU CHAMP POUR LE SÉLECTIONNER le champ est encadré et ses propriétés sont affichées dans le volet bas EN FACE DE , SAISIR LE MASQUE OU <CLIC G> SUR
POUR APPELER L'ASSISTANT
l'assistant ne fonctionne qu'avec les champs texte ou date
NOTES
VI – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE COMPLEXE
143
LE MASQUE DE SAISIE COMPORTE TROIS PARTIES : La première spécifie le masque La deuxième 0 si les littéraux sont enregistrés avec la valeur, 1 sinon (en général) La troisième indique quel caractère afficher en attente de saisie ("_"par défaut) Dans la table "OUVRAGE" de la base en cours "BIBLIOTHEQUE", Pour les champs indiqués, assigner les caractéristiques ci-dessous avec l'assistant EXERCICE
(ISBN13 est le code d'identification unique des livres matérialisé par un code barre) (000) 000-0000;0;" " masque, littéraux enregistrés avec la valeur, espaces remplacés par " ", soit 14 caractères EXEMPLE
CARACTÈRE
A UTILISER POUR
0 9 # L ? A a & C .,:;-/ < > !
Un chiffre (saisie obligatoire) Un chiffre (saisie facultative) Un chiffre, signes + ou -, ou espace (saisie obligatoire) Une lettre (saisie obligatoire) Une lettre (saisie facultative) Une lettre ou un chiffre (saisie obligatoire) Une lettre ou un chiffre (saisie facultative) Tout caractère ou espace (saisie obligatoire) Tout caractère ou espace (saisie facultative) Virgules décimales, séparateurs milliers, date/heure (panneau conf. Window) Afficher caractères à droite du symbole en minuscules Afficher caractères à droite du symbole en majuscules Remplir le masque de droite à gauche (quand des caractères optionnels se trouvent dans la partie gauche du masque) Afficher les caractères suivant ce symbole dans la forme littérale du masque pour inclure dans la mise en forme un des caractères précédents
\
NOTES
144
EXEMPLE
EXERCICE
MASQUE DE SAISIE (000) 000-0000 (999) 000-0000! (000) AAA-AAAA 000-00-0000 >L????L?000L0 00000-9999 >L<?????????????????
EXEMPLES DE VALEURS (800) 251-0211 (800) 251-0211 (800) 251-VERT 536-71-4123 BLUEIO123A4 12345- , 12345-1234 Dupont
Dans la table "OUVRAGE" de la base "BIBLIOTHEQUE", appliquer à "RÉFÉRENCE" le format : - R plus un espace - suivi du genre en 3 lettres (1ère en majuscule) : Pol (policier), Sfi (science fiction)… - un tiret (haut) puis 3 chiffres (de 001 à 999) - mettre 0 (les littéraux sont enregistrés avec la valeur) Assigner un masque de saisie correspondant au champ "REFERENCE" de telle manière que le formulaire affiche
4 LÉGENDE D'UN CHAMP La légende d'un champ permet d'utiliser un nom plus explicite en mode "FEUILLE DE DONNÉES" dans les requêtes, les formulaires et les états. Nom de champ : DateNaiss Nom de champ : Qte
Légende : Né(e) le Légende : Quantité (Kg)
EXEMPLE
Dans la table "OUVRAGE" de la base "BIBLIOTHEQUE", Assigner des légendes simples à tous les champs EXERCICE
5 VALEUR PAR DÉFAUT Lorsqu'une même donnée est saisie régulièrement, il est possible de fixer cette valeur par défaut. Elle est alors automatiquement proposée à l'utilisateur qui peut l'accepter ou l'écraser par une autre valeur. Elle apparaît à la place d'un vide dans les champs des formulaires, requêtes et états liés à la table. Ce peut être une constante numérique ou un texte littéral, mais aussi une expression (alors précédée du symbole "=") VALEUR PAR DÉFAUT ACTION
<CLIC G> SUR LA CASE (sélecteur de champ) À GAUCHE DU CHAMP POUR LE SÉLECTIONNER le champ est encadré et ses propriétés sont affichées dans le volet bas EN FACE DE , SAISIR LA VALEUR OU L'EXPRESSION ou <CLIC G> SUR POUR APPELER LE GÉNÉRATEUR D'EXPRESSION Une expression doit être précédée du symbole "="
INFOS
NOTES
VI – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE COMPLEXE
EXEMPLE
EXERCICE
=MAINTENANT() =DATE() =ANNÉE(DATE())
145
Date et heure en cours Date du jour Année de la date du jour
Dans la table "OUVRAGE" de la base en cours "BIBLIOTHEQUE", Assigner la valeur par défaut "1" au champ "NBEX", 10 au champ "EVALUATION" et "MAINTENANT" au champ "DATEACHAT"
6 VALIDITÉ D'UN CHAMP Pour être sur qu'une donnée corresponde bien à ce qu'elle doit être, il est intéressant de lui adjoindre un critère de validité. VALIDE SI ACTION
INFOS
<CLIC G> SUR LA CASE (sélecteur de champ) À GAUCHE DU CHAMP POUR LE SÉLECTIONNER le champ est encadré et ses propriétés sont affichées dans le volet bas EN FACE DE , SAISIR L'EXPRESSION ou <CLIC G> SUR POUR APPELER LE GÉNÉRATEUR D'EXPRESSION Les règles de validation sont spécifiées sous forme d'expressions qui peuvent être simples ou complexes. Elles sont définies manuellement ou à l'aide du générateur d'expression En spécifiant <100, une valeur supérieure ou égale à 100 sera rejetée
EXEMPLE
MESSAGE SI ERREUR ACTION
EXERCICE
<CLIC G> SUR LA CASE (sélecteur de champ) À GAUCHE DU CHAMP POUR LE SÉLECTIONNER le champ est encadré et ses propriétés sont affichées dans le volet bas EN FACE DE , SAISIR LE MESSAGE Dans la table "OUVRAGE" de la base en cours "BIBLIOTHEQUE", limiter le champ "NBEX" à une valeur comprise entre 1 et 10 et le champ "EVALUATION" à une valeur comprise entre 1 et 20 et afficher un message explicatif en cas d'erreur de saisie
POUR DÉFINIR LES EXPRESSIONS : Les dièses # entourent les dates Les guillemets " " entourent les textes Le signe & entre deux textes les concatènent Date() donne la date système Les opérateurs de comparaison sont =, <, >, <=, >= , <> les opérateurs arithmétiques sont +, -, /, *, ^ (exposant), MOD (Modulo) Les opérateurs logiques sont ET, OU (ou inclusif), PAS (non logique), … Les autres opérateurs sont ENTRE, IN (dans), EST NULL, COMME,
146
EXEMPLE
OPERATEURS ENTRE 1 ET 100 IN ("Policier";"Histoire";"Roman") EST NULL, EST PAS NULL COMME "MOR*" COMME "J???" EXPRESSIONS > 100 0 OU > 100 <DATE()-30 >=#01/01/2008# ET <=#31/12/2008#
Comprise entre 1 et 100 Contenue dans la liste Est ou n'est pas égale à la valeur Null Qui commence par Mor..... Commence par J et a 4 caractères Seules les valeurs > à 100 peuvent être saisies valeurs égales à 0 ou supérieures à 100 Inclut les enregistrements datant de plus de 30 jours Dans l'année 2008
7 VALEURS "NULL" ET "CHAINE VIDE" La valeur NULL est une valeur particulière en base de données signifiant : PAS DE VALEUR. ACCESS interdit la sauvegarde d'enregistrements s'il n'y a pas de valeurs dans des champs où la valeur NULL n'est pas permise. NULL INTERDIT ACTION
<CLIC G> SUR LA CASE (sélecteur de champ) À GAUCHE DU CHAMP POUR LE SÉLECTIONNER le champ est encadré et ses propriétés sont affichées dans le volet bas EN FACE DE , INDIQUER "OUI" OU "NON"
Les champs de type mémo ou texte possèdent une propriété qui détermine si un champ peut contenir la valeur "" (chaîne vide) CHAÎNE VIDE AUTORISÉE ACTION
CONSEIL
<CLIC G> SUR LA CASE (sélecteur de champ) À GAUCHE DU CHAMP POUR LE SÉLECTIONNER le champ est encadré et ses propriétés sont affichées dans le volet bas EN FACE DE , INDIQUER "OUI" OU "NON" Bien différencier les notions de "NULL" et de "CHAÎNE VIDE" : "NULL" : l'information n'est pas connue "CHAÎNE VIDE" : il n'y a pas de valeur pour le champ concerné Ex : champ "SiteWeb", "Null interdit : Non", "Chaîne vide autorisée : Oui" CHAINE VIDE : l'information est connue : il n'y a pas de site web pour l'enregistrement NULL : l'information n'est pas disponible Dans la table "OUVRAGE" de la base en cours "BIBLIOTHEQUE", Mettre à jour les propriétés des champs comme ci-dessous
EXERCICE
NOTES
VI – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE COMPLEXE
147
8 LISTE DE CHOIX Une liste peut être associée directement à un champ de table, auquel cas, elle sera inclue dans la structure et disponible en mode "FEUILLE DE DONNÉES". Si cette liste a peu de chances de varier dans le temps, il est possible de définir directement les éléments de la liste ; dans le cas, contraire, il.est préférable de stocker les éléments dans une table à laquelle on fait appel. LISTE SIMPLE ACTION
<CLIC G> SUR LA CASE (sélecteur de champ) À GAUCHE DU CHAMP POUR LE SÉLECTIONNER le champ est encadré et ses propriétés sont affichées dans le volet bas <CLIC G> SUR L'ONGLET SÉLECTIONNER "ZONE DE LISTE" OU "ZONE DE LISTE DÉROULANTE" Les propriétés propres au choix effectué s'affichent EN FACE DE "ORIGINE SOURCE", CHOISIR "LISTE VALEURS" <CLIC G> SUR POUR APPELER LE GÉNÉRATEUR D'EXPRESSION EN FACE DE "CONTENU", SAISIR LES VALEURS SÉPARÉES PAR UN POINT VIRGULE
si d'autres objets sont liés à ce champ, <CLIC G> sur
EXEMPLE
prés de "contenu" et choisir
Pour un champ définissant la langue d'un livre, mettre les valeurs possibles directement dans le contenu (séparées par des points-virgules) car ce sont des valeurs simples, en petit nombre et peu sujettes à évolution Dans la table "OUVRAGE" de la base en cours "BIBLIOTHEQUE", affecter les caractéristiques suivantes au champ "LANGUE"
EXERCICE
LISTE FAISANT APPEL A UNE AUTRE TABLE ACTION
<CLIC G> SUR LA CASE (sélecteur de champ) À GAUCHE DU CHAMP POUR LE SÉLECTIONNER le champ est encadré et ses propriétés sont affichées dans le volet bas <CLIC G> SUR L'ONGLET SÉLECTIONNER "ZONE DE LISTE" OU "ZONE DE LISTE DÉROULANTE" Les propriétés liées au choix effectué s'affichent EN FACE DE "ORIGINE SOURCE", CHOISIR "TABLE/REQUÊTE" <CLIC G> SUR POUR APPELER LE GÉNÉRATEUR D'EXPRESSION DANS "CONTENU", SÉLECTIONNER LA TABLE OU LA REQUÊTE CONTENANT LES VALEURS la colonne liée indique le numéro de la colonne de la table ou la requête qui sera affichée
si d'autres objets sont liés à ce champ, <CLIC G> sur
NOTES
prés de "contenu" et choisir
148 Dans la base en cours "BIBLIOTHEQUE", créer une table "EDITEUR" ayant les caractéristiques suivantes : EXERCICE
Dans la table "OUVRAGE", affecter les caractéristiques suivantes au champ "EDITEUR"
en utilisant le générateur de requête et en faisant l'extraction suivante (qui correspond au code sql de "contenu")
NOTES
VI – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE COMPLEXE
149
D D.. LLE ES S TTA AB BLLE ES S ((S STTR RU UC CTTU UR RE E)) Certains champs vont avoir un rôle plus important que d'autres puisqu'ils vont servir de "clé" ou "d'index". Les tables vont être "mises en relation" afin que les données soient toutes disponibles.
1 CLÉ PRIMAIRE Une table contient toujours au moins un champ qui identifie de manière unique chacun des enregistrements. La valeur d'un champ sur lequel est associée une clé primaire, est unique (pas de doublon - ces derniers sont automatiquement rejetés lors de la saisie).
ACTION
GROUPE "OUTILS" (2
ème
ONGLET "CREATION"
bloc)
<CLIC G> SUR LA CASE (sélecteur de champ) À GAUCHE DU CHAMP POUR LE SÉLECTIONNER le champ est encadré et ses propriétés sont affichées dans le volet bas
<CLIC G> SUR Une petite clé s'affiche à gauche du nom de champ
CONSEIL
L'idéal est d'accepter la proposition par ACCESS comme clé primaire d'un champ de type "NuméroAuto" à incrémentation automatique et indépendant des données, donc toujours unique
AVANCÉ
Une clé primaire peut être définie sur un champ, mais aussi sur un ensemble de champs ; il suffit de les sélectionner en maintenant la touche <CTRL> enfoncée ; c'est alors la combinaison de champs qui doit être unique
EXERCICE
Dans la table "OUVRAGE" de la base en cours "BIBLIOTHEQUE", Vérifier la correspondance de la table "OUVRAGES" avec les caractéristiques ci-dessous et corriger au besoin puis créer les tables indiquées avec leurs propriétés
OUVRAGE
NOTES
150 OUVRAGE (suite)
OUVRAGE (suite)
ÉDITEUR
AUTEUR
NOTES
VI – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE COMPLEXE ECRIT
151
EMPRUNT
CONSEIL
La table "EMPRUNT" possède une clé composée de 3 champs ; les sélectionner conjointement avec <CTRL> puis cliquer sur <CLÉ PRIMAIRE> - Penser à enregistrer la structure
EXEMPLAIRE
LECTEUR
152 LECTEUR (suite)
TYPEGENRE
SERIE
2 INDEX La création d'un champ indexé dans une table accélère l'accès aux données fréquemment consultées ou triées. Les valeurs d'un champ indexé sont triées dans un ordre croissant, en association avec leur numéro d'enregistrement respectif. Une valeur cherchée sera plus rapidement trouvée dans la liste et permettra d'accéder ainsi plus vite à l'ensemble des champs de l'enregistrement voulu. INDEX ACTION
ATTENTION
<CLIC G> SUR LA CASE (sélecteur de champ) À GAUCHE DU CHAMP POUR LE SÉLECTIONNER le champ est encadré et ses propriétés sont affichées dans le volet bas EN FACE DE , INDIQUER "NON" OU "OUI", AVEC OU SANS DOUBLONS Les indexations accélèrent la consultation et les tris, mais ralentissent les mises à jour d'enregistrement
LES PARAMÈTRES POSSIBLES SONT LES SUIVANTS : NON OUI - AVEC DOUBLONS OUI - SANS DOUBLONS
INFOS
NOTES
Ne pas créer d'index sur le champ spécifié Créer un index sur le champ spécifié (avec possibilité de valeurs en double sur ce champ) Créer un index unique sur le champ spécifié
Pour un index unique, la valeur saisie ne sera acceptée que si celle-ci n'existe pas déjà dans un autre enregistrement (champs servant d'identificateur comme le matricule, le code produit, l'Isbn, la référence fournisseur)
VI – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE COMPLEXE Pour affiner les recherches d'enregistrement, il est utile de créer des index composés sur plusieurs champs à la fois (jusqu'à 10 champs).
ACTION
GROUPE "AFFICHER/MASQUER" (3
ème
153
ONGLET "CREATION"
bloc)
<CLIC G> SUR LA CASE (sélecteur de champ) À GAUCHE DU CHAMP POUR LE SÉLECTIONNER le champ est encadré et ses propriétés sont affichées dans le volet bas <CLIC G> SUR Les champs indexés s'affichent dans une fenêtre
AVANCÉ
Pour créer un index multi champs, ajouter une ligne pour chaque champ, en ne faisant figurer le nom de l'index que sur la première ligne L'index de nom Lecteur est composé de NOMLECTEUR et PRENOMLECTEUR Dans la table "LECTEUR" de la base en cours "BIBLIOTHEQUE", Créer un index composé des champs NOMLECTEUR et PRENOMLECTEUR
EXERCICE
3 CLÉ ÉTRANGÈRE Pour relier les données de deux tables, il est nécessaire de créer une relation entre les deux. Des champs spécifiques dans chacune des deux tables reliées sont nécessaires pour cette opération. Dans la table principale, il s'agit de la clé primaire et dans l'autre table d'une clé étrangère.
ACTION
GROUPE "AFFICHER/MASQUER" (2
ème
ONGLET "OUTILS DE BASE DE DONNÉES"
bloc)
<CLIC G> SUR SÉLECTIONNER LES TABLES À A JOUTER
<CLIC G> SUR Les tables s'affichent (avec leurs éventuelles relations) <CLIC G> SUR
NOTES
154 CONSEIL
Attribuer le même nom à des champs contenant les mêmes données (clé primaire d'une table et clé étrangère de l'autre) pour les identifier facilement
FAIRE GLISSER LA CLÉ PRIM AIRE SUR LA CLÉ ÉTRANGÈRE POUR LIER LES CHAMPS
FAIRE GLISSER LES TABLES POUR LES POSITIONNER
ACTION
CRÉER UNE RELATION DANS LA FENÊTRE RELATION <FAIRE GLISSER> LE CHAMP "CLÉ ÉTRANGÈRE" D'UNE TABLE VERS LE CHAMP "CLÉ PRIMAIRE" DE L'AUTRE (la boite de dialogue de relation s'affiche) APPLIQUER SI NÉCESSAIRE L'INTÉGRITÉ RÉFÉRENTIELLE <CLIC G> SUR la relation est symbolisée par une ligne de jonction entre les 2 champs
APPLIQUER SI POSSIBLE L'INTÉGRITÉ RÉFÉRENTIELLE
PARAMÈTRES L'intégrité référentielle contrôle l'intégrité des relations et prémunit contre l'apparition de données incohérentes Mise à jour en cascade des enregistrements de même valeur de clé étrangère (option conseillée) Effacer en cascade les enregistrements de même valeur de clé étrangère (option dangereuse si utilisée à tort)
NOTES
VI – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE COMPLEXE
155
<DOUBLE CLIC> POUR MODIFIER
CONSEIL
ATTENTION
A tout moment des relations peuvent être ajoutées, ou supprimées ; mais il est indispensable de définir les relations entre les tables avant de créer formulaires, requêtes et états Une seule relation entre deux mêmes tables est autorisée. Une table, dont la clé primaire est reliée à d'autres tables, ne pourra pas être détruite, sauf si ces dernières le sont déjà ou que la relation ait été supprimée. Les champs reliés ne peuvent pas être détruits
TYPE DE RELATIONS : UNE définit une relation "une à une" entre les deux tables. Chaque enregistrement de la table source est associé à un seul enregistrement de la table destination. PLUSIEURS définit une relation "une à plusieurs" entre deux tables. Chaque enregistrement de la table source peut être associé à plusieurs enregistrements de la table destination. C'est à dire que chaque valeur de la clé primaire peut exister plusieurs fois dans la table de destination. INTÉGRITÉ RÉFÉRENTIELLE : Lors de l'ajout ou de la suppression d'enregistrements dans les tables liées, les données seront gérées de manière cohérente.
ACTION
MODIFIER UNE RELATION DANS LA FENÊTRE RELATION <DOUBLE CLIC> OU <CLIC DROIT>
SUR LE TRAIT SYMBOLISANT LA
RELATION
la boite de dialogue de relation s'affiche <CLIC G> SUR MODIFIER ÉVENTUELLEMENT POUR VALIDER
la relation est symbolisée par une ligne de jonction entre les 2 champs
NOTES
156
EXERCICE
Dans la base en cours "BIBLIOTHEQUE", Créer les relations entre les tables telles que ci-dessous (avec intégrité référentielle) Partir de préférence des tables les plus éloignées de la table principale " OUVRAGE"
4 PROPRIÉTÉS D'UNE TABLE : VALIDATION Les propriétés de la table donnent des informations sur cette table et permettent aussi de vérifier les enregistrements pour un ou plusieurs champs.
ACTION
GROUPE "AFFICHER/MASQUER" (3
ème
TABLE OUVERTE EN MODE CRÉATION
<CLIC G> SUR La feuille des propriétés s'affiche
NOTES
ONGLET "CREATION"
bloc)
VI – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE COMPLEXE DESCRIPTION
Décrit le du contenu et la fonction de la table
VALIDE SI
Condition à vérifier pour qu'un enregistrement soit valide
157
MESSAGE SI ERREUR Affiche un message quand la règle de validation n'est pas respectée
RÈGLE DE VALIDATION DES ENREGISTREMENTS : La validation des données s'effectue dès que l'on quitte le champ. Les règles de validation d'une table peuvent contenir des références à un ou plusieurs champs de la table, ce qui est très utile pour comparer les valeurs de différents champs. Les champs sont encadrés par [ ]. Une seule règle est définie, mais on peut combiner plusieurs critères.
EXERCICE
VALIDE SI
[DateRetour]>=[DateEmprunt] Ou [DateRetour] Est Null
MESSAGE SI ERREUR
Attention ! problème de date
Dans la table "EMPRUNT" de la base en cours "BIBLIOTHEQUE", Créer les règles de validation : VALIDE SI : [DateRetour]>=[DateEmprunt] Ou [DateRetour] Est Null MESSAGE SI ERREUR : Attention ! problème de date
Les propriétés simplifiées de la table sont affichées lorsque la table n'est pas en mode "CRÉATION" ou à partir du volet de navigation.
ACTION
BOUTON DROIT POINTER SUR LA TABLE DANS LE VOLET DE NAVIGATION
<CLIC DROIT>
NOTES
158 5 PROPRIÉTÉS D'UNE TABLE : SOUS-FEUILLE Du fait de la structure relationnelle, on peut organiser un affichage hiérarchique des données par l'intermédiaire de la propriété de table SOUS-FEUILLE DONNÉES NOM. A partir des relations existant dans la base de données, ACCESS propose automatiquement l'affichage de la table liée.
GESTION AUTOM ATIQUE DU LIEN PÈRE/FILS
Pour afficher les ouvrages écrits par un auteur, ouvrir la table "AUTEUR" <CLIC G> sur le "+" en face de l'auteur EXEMPLE
<CLIC G> ICI POUR AFFICHER LA SOUS-FEUILLE
La sous-feuille de données peut aussi être créée ou gérée manuellement.
GESTION M ANUELLE DU LIEN PÈRE/FILS
NOTES
VI – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE COMPLEXE
159
E E.. LLE ES S FFO OR RM MU ULLA AIIR RE ES S Les formulaires possèdent, comme une page Word, un en-tête et un pied ; la zone de détail affiche les enregistrements. Des images, des graphiques, des calculs, des messages, des pièces jointes, des dessins, ... peuvent être insérés dans le formulaire. <FAIRE GLISSER> LA SOURIS verticalement pour agrandir ou réduire la zone "entête" <FAIRE GLISSER> LA SOURIS verticalement pour agrandir ou réduire la zone "détail" <FAIRE GLISSER> LA SOURIS verticalement pour agrandir ou réduire la zone "pied"
La taille du formulaire, comme l'espace attribué à chacune des parties "EN-TÊTE", "DÉTAILS" et "PIED DE FORMULAIRE", peut être modifiée avec la souris INFOS
<FAIRE GLISSER> UN ANGLE OU L'UN DES COTÉS pour modifier la taille du formulaire
Les contrôles sont les objets affichés dans le formulaire (champ, forme, image...). Les contrôles peuvent être dépendants, indépendants ou calculés : DÉPENDANTS
Ces contrôles affichent les données à partir des tables ou des requêtes. Ils servent à afficher, saisir ou mettre à jour des valeurs dans les champs INDÉPENDANTS Ces contrôles affichent des informations non stockés dans les tables CALCULÉS Ces contrôles affichent des données générées à partir d'une expression (une expression commence par le signe "=") A partir d'ici, nous utiliserons la base "BIBLIOTHEQUE AVEC DONNEES", de structure identique à la base créée mais contenant des données EXERCICE
NOTES
160 1 MODE CRÉATION Plusieurs modes d'affichages permettent de travailler avec un formulaire mais le plus complet pour gérer la structure du formulaire est le mode "CRÉATION".
ACTION
ONGLET "CRÉER" ème GROUPE "FORMULAIRES" (2 bloc)
<CLIC G> SUR POUR AFFICHER LE NOUVEAU FORMULAIRE EN MODE "CRÉATION" L'onglet "CRÉATION" affiche les contrôles et les outils nécessaires
CONSEIL
Le meilleur moyen de créer un formulaire est d'utiliser les outils automatiques de l'onglet "CRÉER" du ruban puis de personnaliser le formulaire en mode "CRÉATION".
2 CONTRÔLES DÉPENDANTS Les contrôles dépendants vont afficher les valeurs du champ sous diverses formes (zone de texte, liste, liste déroulante…)
ACTION
GROUPE "OUTILS" (5
ème
ONGLET "CRÉATION"
bloc)
LE FORMULAIRE ÉTANT CRÉÉ ET AFFICHÉ EN MODE "CRÉATION"
<CLIC G> SUR la liste des champs s'affiche <FAIRE GLISSER> LE(S) CHAMP(S) À AJOUTER À L'ENDROIT VOULU DU FORMULAIRE le contrôle dépendant lié au champ et le contrôle étiquette associé sont insérés dans le formulaire
<FAIRE GLISSER> pour insérer le champ
<CLIC G> pour ne plus afficher la liste des champs de la table
<CLIC G> pour afficher la liste des champs de la table
Si des champs de plusieurs tables différentes sont affichés dans le formulaire, une requête est automatiquement créée, utilisant les relations existantes entre les tables INFOS
A partir de la table "OUVRAGE" de la base en cours "BIBLIOTHEQUE AVEC DONNEES", Créer un formulaire comme ci-dessus et l'enregistrer sous le nom "OUVRAGE" EXERCICE
NOTES
VI – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE COMPLEXE
ACTION
161
MODIFIER LE TYPE DE CONTRÔLE <CLIC G> SUR LE CHAMP <CLIC D> <CLIC G> SUR LE TYPE DE CONTRÔLE DÉSIRÉ
le nouveau type de contrôle prend la place du précédent Les contrôles en gris ne sont pas disponibles de par la nature du champ sélectionné INFOS
Dans le formulaire "OUVRAGE" de la base en cours "BIBLIOTHEQUE AVEC DONNEES", Afficher en mode "FORMULAIRE", observer le champ "LANGUE" puis revenir en mode EXERCICE
CRÉATION
Remplacer le contrôle du champ "LANGUE" par un contrôle de type "ZONE DE LISTE DÉROULANTE" Afficher en mode "FORMULAIRE", observer le champ "LANGUE" puis revenir en mode CRÉATION
Remplacer de nouveau le contrôle du champ "LANGUE" par un contrôle de type "ZONE DE LISTE " comme à l'origine
Le groupe "CONTRÔLES" de l'onglet "CRÉATION" propose les contrôles disponibles. IM AGE INSÉRÉE DANS TITRE INSÉRÉ L'ENTÊTE DANS L'ENTÊTE
BOUTON DE COMMANDE
TYPES DE
LI EN ASSISTANT CONTRÔLES HYPERTEXTE CONTRÔLE
N° DE PAGE DATE ET A UTILISER HEURE
POUR UN CALCUL
ÉTIQUETTE (d'un contrôle)
PIÈCE JOINTE
MISE EN FORME CONTRÔLE DU CONTRÔLE
ACTIVE X
3 CONTRÔLES INDÉPENDANTS Les contrôles indépendants vont afficher des données indépendantes des tables (texte, image, forme, dessin…)
ACTION
CRÉER UN CONTRÔLE INDÉPENDANT <CLIC G> SUR LE TYPE DE CONTRÔLE À INSÉRER le contrôle s'insère automatiquement ou <FAIRE GLISSER> LA SOURIS POUR DÉFINIR LA POSITION ET LA TAILLE DU CONTRÔLE
NOTES
162
EXERCICE
CONSEIL
Dans le formulaire "OUVRAGE" de la base en cours "BIBLIOTHEQUE AVEC DONNEES", En mode "CRÉATION", insérer un titre, la date et un logo" Afficher en mode "FORMULAIRE" pour visualiser
Activer "L'ASSISTANT CONTRÔLE" en cliquant sur : à chaque utilisation de contrôle, l'assistant vous guidera par des questions dans des fenêtres classiques d'assistant
4 SÉLECTION DES CONTRÔLES Avant de manipuler un contrôle ou un objet, il est impératif de le sélectionner.
ACTION
BOUTON GAUCHE
<CLIC G> SUR LE CONTRÔLE "CHAMP"
l'étiquette est encadrée d'un trait noir fin et le champ sélectionné d'un trait orange épais ; une poignée en forme de carré marron permet de déplacer indépendamment chaque entité <CLIC G> SUR LE CONTRÔLE "ÉTIQUETTE" ne sélectionne que cette étiquette le champ est encadré d'un trait noir fin et l'étiquette sélectionnée d'un trait orange épais <CLIC G> DE NOUVEAU SUR LE CONTRÔLE "ÉTIQUETTE" DONNE ACCÈS AU TEXTE DE L'ÉTIQUETTE le texte de l'étiquette peut alors être modifié
NOTES
VI – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE COMPLEXE
ACTION
163
SÉLECTIONNER DES CONTRÔLES (adjacents) <CLIC G> À L'EXTÉRIEUR DU GROUPE <FAIRE GLISSER> LA SOURIS AFIN D'ENTOURER
SÉLECTIONNER DES CONTRÔLES
TOUS LES CONTRÔLES LÂCHER LE BOUTON DE LA SOURIS
<CLIC G>
un cadre en pointillé entoure la totalité des éléments capturés
les sélections s'ajoutent les unes aux autres
(non adjacents) MAINTENEZ LA TOUCHE <MAJ> ENFONCÉE SUR CHACUN DES CONTRÔLES
<CLIC G> en dehors d'un objet annule la sélection INFOS
Dans le formulaire "OUVRAGE" de la base en cours "BIBLIOTHEQUE AVEC DONNEES", En mode "CRÉATION", effectuer les sélections ci-dessous EXERCICE
Pour déplacer un contrôle, il suffit de le sélectionner et de le faire glisser, pour le supprimer, il faut appuyer sur la touche <suppr> du clavier INFOS
5 PROPRIÉTÉS DES CONTRÔLES Les propriétés du contrôle rassemblent sous forme synthétique toutes les caractéristiques de fond ou de forme du contrôle.
ACTION
GROUPE "OUTILS" (5
ème
ONGLET "CRÉATION"
bloc)
SÉLECTIONNER LE CONTRÔLE
<CLIC G> SUR la liste des propriétés s'affiche classées dans 5 onglets différents
ACTION
BOUTON GAUCHE
<DOUBLE CLIC> SUR LE CONTRÔLE
NOTES
BOUTON DROIT
<CLIC D>
SUR LE CONTRÔLE
164
ACTION
MODIFIER LES PROPRIÉTÉS DES CONTRÔLES DANS LA BOITE DE DIALOGUE "PROPRIÉTÉS" SÉLECTIONNER L'ONGLET DES PROPRIÉTÉS CONCERNÉES <CLIC G> SUR LA PROPRIÉTÉ À MODIFIER SAISIR LA NOUVELLE VALEUR
ou LA CHOISIR DANS LA LISTE DÉROULANTE PAR
ou APPELER LE GÉNÉRATEUR D'EXPRESSION PAR <CLIC G> SUR POUR FERMER LA BOÎTE DE DIALOGUE
LISTE DÉROULANTE
GÉNÉRATEUR D'EXPRESSION
ONGLETS rassemble toutes les propriétés de mise en forme
VI – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE COMPLEXE rassemble les propriétés des données (origine, masque, contrôle…)
gère les actions liées aux manipulations souris et clavier (macro ou code exécuté suite à l'événement)
gère toutes les autres propriétés (légende, info-bulle, ordre de saisie…)
On retrouve évidemment à jour les propriétés modifiées sous un autre mode ou avec les divers outils INFOS
EXERCICE
NOTES
Dans le formulaire "OUVRAGE" de la base en cours "BIBLIOTHEQUE AVEC DONNEES", En mode CRÉATION, afficher les propriétés du contrôle "FORMAT" Changer d'onglet de propriété puis se déplacer d'un contrôle à l'autre
165
166 6 CONTRÔLES CALCULES Il peut être utile d'effectuer un calcul dans un formulaire. ONGLET "CRÉATION"
ACTION
GROUPE "CONTRÔLES" (4
ème
bloc)
LE FORMULAIRE ÉTANT CRÉÉ ET AFFICHÉ EN MODE "CRÉATION"
<CLIC G> SUR <FAIRE GLISSER> POUR DESSINER LE CONTRÔLE À AJOUTER À L'ENDROIT VOULU DU FORMULAIRE son étiquette s'affichera devant et devra être renseignée, disposée et mise en forme
<CLIC G> <CLIC G>
SUR
POUR AFFICHER LES PROPRIÉTÉS
SUR POUR AFFICHER L'ONGLET SAISIR LE NOM DU CONTRÔLE EN FACE DE "NOM"
<CLIC G>
SUR POUR AFFICHER LES PROPRIÉTÉS DE CET ONGLET SAISIR LA FORMULE EN FACE DE "SOURCE CONTRÔLE" OU APPELER LE GÉNÉRATEUR D'EXPRESSION
On retrouve la syntaxe standard : signe égal "=" pour commencer, crochets [ ] autour du nom de champ et opérateurs arithmétiques classiques +-/* INFOS
EXERCICE
NOTES
Dans le formulaire "OUVRAGE" de la base en cours "BIBLIOTHEQUE AVEC DONNEES" Créer un contrôle indépendant "PrixHt" Le disposer et le mettre en forme (euro, 2 décimales) ainsi que son étiquette Faire calculer par ce contrôle le prix hors taxe des ouvrages soit le prix d'achat divisé par 1,055 (1 + tva) en utilisant le générateur d'expression Afficher en mode "FORMULAIRE" pour visualiser puis revenir en mode "CRÉATION"
VI – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE COMPLEXE
7 DISPOSITION DES CONTRÔLES Il est nécessaire de positionner de manière harmonieuse et logique les contrôles.
ACTION
ACTION
DÉPLACEMENT DE CONTRÔLES ASSOCIES <FAIRE GLISSER> LE CONTRÔLE (non sélectionné au préalable) À SA NOUVELLE POSITION LA SOURIS PREND LA FORME SUIVANTE : le contrôle et l'étiquette associée sont déplacés
DÉPLACEMENT D'UN CONTRÔLE SEUL SÉLECTIONNER LE CONTRÔLE POINTER SUR LA CASE DE DÉPLACEMENT MARRON EN HAUT ET À GAUCHE DU CONTRÔLE
la souris prend la forme suivante : <FAIRE GLISSER> LE CONTRÔLE À SA NOUVELLE POSITION le contrôle seul est déplacé
ACTION
DÉPLACEMENT DE L'ÉTIQUETTE SÉLECTIONNER L'ÉTIQUETTE POINTER SUR LA CASE DE DÉPLACEMENT MARRON EN HAUT ET À GAUCHE DE L'ÉTIQUETTE
la souris prend la forme suivante : <FAIRE GLISSER> L'ÉTIQUETTE À SA NOUVELLE POSITION l'étiquette seule est déplacée Dans le formulaire "OUVRAGE" de la base en cours "BIBLIOTHEQUE AVEC DONNEES" En mode CRÉATION, présenter les contrôles comme ci-dessous en les faisant glisser EXERCICE
Il est aussi possible de couper/coller un contrôle avec le presse-papiers ainsi que de copier/coller pour mettre un contrôle 2 fois INFOS
167
168 Malgré la grille de positionnement, il reste difficile d'aligner correctement les contrôles. C'est pourquoi des outils d'alignement sont disponibles.
ACTION
ALIGNER DES CONTRÔLES SÉLECTIONNER LES CONTRÔLES À ALIGNER VERTICALEMENT (sur une même colonne) EN FAISANT GLISSER LA SOURIS
<CLIC D>
SUR UN DES CONTRÔLES SÉLECTIONNÉS
<CLIC G>
SUR
l'ensemble de la sélection s'aligne sur le contrôle le plus à gauche ou le plus à droite RÉPÉTER L'OPÉRATION POUR CHAQUE "COLONNE" DU FORMULAIRE SÉLECTIONNER LES CONTRÔLES À ALIGNER HORIZONTALEMENT (sur une même ligne) <CLIC D> SUR UN DES CONTRÔLES SÉLECTIONNÉS <CLIC G>
SUR
l'ensemble de la sélection s'aligne sur le contrôle le plus bas ou le plus haut RÉPÉTER L'OPÉRATION POUR CHAQUE "LIGNE" DU FORMULAIRE les contrôles et les étiquettes peuvent être alignées séparément
ACTION
ONGLET "RÉORGANISER" ème GROUPE "ALIGNEMENT DU CONTRÔLE" (3 bloc) SÉLECTIONNER LES CONTRÔLES À ALIGNER (selon le type d'alignement désiré)
<CLIC G>
CONSEIL
EXEMPLE
SUR LE TYPE D'ALIGNEMENT VOULU
Aligner les contrôles par blocs homogènes, par exemple d'abord les étiquettes de la 1ère colonne verticalement puis les contrôles, idem pour la 2ème colonne …puis la 1ère ligne horizontalement, la deuxième… Pour aligner verticalement les étiquettes associées aux contrôles de la partie droite du formulaire sur l'étiquette la plus à gauche : Déplacer éventuellement vers la gauche l'étiquette par rapport à laquelle on veut s'aligner Sélectionner les contrôles en faisant glisser la souris (il suffit de sélectionner une partie de l'étiquette)
ZONE SÉLECTIONNÉE
Cliquer sur
NOTES
de l'onglet "RÉORGANISER" du ruban
VI – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE COMPLEXE
169
Dans le formulaire "OUVRAGE" de la base en cours "BIBLIOTHEQUE AVEC DONNEES" En mode création, disposer les contrôles comme ci-dessous en les alignant EXERCICE
Des outils permettent aussi de gérer les espacements horizontaux et verticaux des contrôles sélectionnés.
ACTION
GROUPE "POSITION" (5
ème
ONGLET "RÉORGANISER"
bloc)
SÉLECTIONNER LES CONTRÔLES À AJUSTER
(selon le type d'ajustement désiré : horizontal ou vertical) <CLIC G>
SUR LE TYPE D'ALIGNEMENT VOULU
8 DIMENSIONNEMENT DES CONTRÔLES Il est important de donner une dimension adéquate au contrôle, afin que les données soient affichées en entier.
ACTION
GROUPE "TAILLE" (4
ème
ONGLET "RÉORGANISER"
bloc)
SÉLECTIONNER LES CONTRÔLES À AJUSTER (selon le type d'ajustement désiré)
<CLIC G>
ACTION
SUR LE TYPE DE DIMENSIONNEMENT VOULU
BOUTON GAUCHE SÉLECTIONNER LE CONTRÔLE
POSITIONNER LE POINTEUR SUR UNE DES PETITES CASES ORANGES (poignée de
redimensionnement) ENCADRANT LE CONTRÔLE le pointeur de la souris prend la forme d'une double flèche ou sur les angles <FAIRE GLISSER> LA SOURIS POUR MODIFIER LA TAILLE
ou
sur les cotés et
170
ACTION
BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LES CONTRÔLES EN FAISANT GLISSER LA SOURIS
<CLIC D>
SUR UN DES CONTRÔLES SÉLECTIONNÉS
<CLIC G>
SUR
la taille des contrôles sélectionnés est adaptée Pour donner la même hauteur et la même largeur aux contrôles "REFERENCE" et "TITRE" Sélectionner les 2 contrôles avec la touche "MAJ" (ne pas prendre les étiquettes ici) EXEMPLE
<CLIC G> sur <CLIC G> sur
de l'onglet "RÉORGANISER" du ruban pour adapter en hauteur de l'onglet "RÉORGANISER" du ruban pour adapter en largeur
Dans le formulaire "OUVRAGE" de la base en cours "BIBLIOTHEQUE AVEC DONNEES" En mode création, adapter la disposition et la taille des contrôles comme ci-dessous EXERCICE
NOTES
VI – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE COMPLEXE
171
9 MISE EN FORME DES CONTRÔLES Les contrôles peuvent recevoir une mise en forme (police, taille, couleur, alignement, bordures)
ACTION
GROUPE "POLICE" (2
ème
ONGLET "CRÉATION"
bloc)
SÉLECTIONNER LE OU LES CONTRÔLES <CLIC G> SUR UN DES OUTILS
le contrôle prend la mise en forme choisie
A noter quelques outils de mise en forme particulièrement pratiques (notamment l'aspect du contrôle) situés à droite du bloc "CONTRÔLES" de l'onglet "CRÉATION" INFOS
ASPECT DU CONTRÔLE
ACTION
BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LES CONTRÔLES EN FAISANT GLISSER LA SOURIS
<CLIC D>
les options de mise en forme s'affichent Pour mettre en forme les étiquettes des 4 premiers contrôles Sélectionner les étiquettes avec la touche "MAJ" (ne pas prendre les contrôles) EXEMPLE
<CLIC G> sur <CLIC G> sur <CLIC G> sur
EXERCICE
NOTES
et choisir la police "Arial" et choisir la taille de police "11" pour aligner à gauche
Dans le formulaire "OUVRAGE" de la base en cours "BIBLIOTHEQUE AVEC DONNEES" Présenter le formulaire comme ci-dessus et de manière esthétique en choisissant l'aspect "ombré" pour les champs avec l'outil
172 10 ORDRE DES CONTRÔLES Les formulaires sont destinés à la saisie ou à la consultation. Lorsqu'ils sont destinés à la saisie des données, cette saisie s'effectue avec le clavier et en utilisant la touche <TAB> pour passer d'un contrôle à un autre (plutôt qu'en cliquant avec la souris et en faisant des allers-retours clavier/souris incessants). Il faut donc prédéfinir de manière logique l'ordre de saisie des données.
ACTION
ONGLET "RÉORGANISER" ème GROUPE "MISE EN FORME DE CONTRÔLE" (2 bloc) SÉLECTIONNER LE CONTRÔLE
<CLIC G>
SUR CLASSER LES CONTRÔLES DANS L'ORDRE DE SAISIE
ACTION
BOUTON GAUCHE
BOUTON DROIT
<CLIC D>
DANS LA FEUILLE DE PROPRIÉTÉS DU CONTRÔLE – ONGLET "AUTRES"
SUR LE CONTRÔLE
SAISIR UNE VALEUR OU AFFICHER LA BOITE DE DIALOGUE PAR
CLASSER LES CONTRÔLES
1-SÉLECTIONNER LA PARTIE DU FORMULAIRE CONCERNÉE
2-<CLIC G> EN FACE
3-<FAIRE GLISSER> À LA NOUVELLE POSITION
DU CONTRÔLE POUR LE SÉLECTIONNER
CONSEIL
Certains contrôles peuvent ne pas avoir un nom explicite – modifier alors le "NOM" du contrôle (1ère propriété de l'onglet "AUTRES") Dans le formulaire "OUVRAGE" de la base en cours "BIBLIOTHEQUE AVEC DONNEES" Ordonner la saisie des contrôles comme dans la boite de dialogue ci-dessus
EXERCICE
NOTES
VI – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE COMPLEXE
11 PRINCIPAUX TYPES DE CONTRÔLE Ils sont affichés dans le groupe "CONTRÔLES" de l'onglet "CRÉATION". LOGO Affiche un logo ou une image en entête TITRE Insère un titre dans l'entête N° PAGE Insère un numéro de page dans l'entête ou le pied de page DATE / HEURE Insère la date et/ou l'heure ZONE DE TEXTE Permet d'afficher ou de saisir des données ÉTIQUETTE DU CONTRÔLE Affiche les textes informatifs ou descriptifs BOUTON DE COMMANDE Lance une commande ou une série de commandes ZONE DE LISTE DÉROULANTE Sélectionne une valeur dans une liste, qui se déroule avec ZONE DE LISTE Sélectionne une valeur dans une liste SOUS-FORMULAIRE (OU SOUS-ÉTAT) Insère un sous-formulaire dans le formulaire en cours CADRE D'OBJET DÉPENDANT Crée un objet lié à un champ GROUPE D'OPTIONS Contient des cases à cocher, des cases d'options ou des boutons bascule CASE À COCHER Sélectionne une ou plusieurs valeurs (plusieurs choix possibles) CASE D'OPTION Sélectionne une valeur parmi plusieurs (1 choix possible) BOUTON BASCULE Sélectionne une valeur logique (oui/non) CONTRÔLE ONGLET Crée un nouvel onglet PAGE Insère une page GRAPHIQUE Insère un graphique CADRE D'OBJET INDÉPENDANT Crée un objet de type Ole indépendant (feuille Excel, diapositive Powerpoint…) IMAGE Insère un fichier image SAUT DE PAGE Insère une nouvelle page à l'endroit sélectionné LIEN HYPERTEXTE Insère un lien hypertexte (interne ou externe) PIÈCE JOINTE Insère une pièce jointe PAR DÉFAUT Définit les paramètres par défaut du contrôle SÉLECTIONNER TOUT Sélectionne tous les objets SÉLECTION DES OBJETS Permet de sélectionner, déplacer, dimensionner ou modifier des éléments ASSISTANT CONTRÔLE Active ou désactive les assistants contrôle ACTIVE X Insère un "active x" (calendrier, flash…)
173
174 CONSEIL
Penser à activer l'assistant contrôle pour effectuer de manière simple et assistée la plupart des opérations (les exercices à suivre sont à faire sans l'assistant) A) LA LISTE
Il est possible de définir une liste de valeurs possibles ou d'en définir le contenu comme étant stocké dans un champ existant d'une table associée. Elle s'affiche automatiquement ainsi que son contenu si le champ est déjà déclaré ainsi dans la table (ce qui est conseillé). ONGLET "CRÉATION"
ACTION
GROUPE "CONTRÔLES" (4
ème
bloc)
<CLIC G> SUR (zone de liste déroulante) OU (zone de liste) la souris prend la forme d'une croix accompagnée du contrôle + <FAIRE GLISSER> LA SOURIS DANS LE FORMULAIRE POUR POSITIONNER LE CONTRÔLE le contrôle et son étiquette s'affichent AFFICHER L'ONGLET "DONNÉES" DES PROPRIÉTÉS DU CONTRÔLE ORIGINE SOURCE : INDIQUER SI LA SOURCE EST UNE TABLE/REQUÊTE OU UNE LISTE DE VALEURS SOURCE CONTRÔLE : CHOISIR DANS LA LISTE LE CHAMP À ASSOCIER (si liste dépendante) CONTENU : SELON LES CAS, INDIQUER UNE LISTE DE VALEURS SÉPARÉES PAR UN POINT VIRGULE OU UNE REQUÊTE/TABLE INDIQUER SI LA LISTE PEUT ÊTRE MODIFIÉE ET SI ELLE PEUT ÊTRE ENRICHIE
propriétés "limiter à liste" et "autoriser les modifications"
CONTRÔLE SÉLECTIONNÉ
CHAMP ASSOCIÉ REQUÊTE, TABLE, LISTE, …
Pour modifier le type d'un contrôle existant, faire un <CLIC DROIT> sur le contrôle puis CONSEIL
La liste des valeurs indiquée sera fixe si "LIMITER À LISTE" a la valeur "OUI" et "AUTORISER LA MODIFICATION DE LA LISTE" la valeur "NON" INFOS
(1) IMPLÉMENTER UNE LISTE SIMPLE
Il peut être aussi intéressant d'aller chercher les valeurs actuelles du champ pour les proposer dans la liste tout en permettant l'ajout de nouvelles valeurs. Il faut alors dans le champ contenu faire une requête sélection qui ira chercher les valeurs actuelles de ce champ ; cependant, si une nouvelle valeur est saisie, il sera nécessaire d'actualiser afin qu'elle figure dans la liste.
EXEMPLE
NOTES
Dans la liste du contrôle "LANGUE", pour faire figurer les éléments existants soit Français, Anglais mais aussi pouvoir ajouter de nouveaux éléments (Espagnol, Allemand…) et que ces derniers figurent automatiquement dans la liste, il faut paramétrer les propriétés du contrôle "LANGUE" comme suit :
VI – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE COMPLEXE
175
EXEMPLE
la La requête correspondant au code SQL est la suivante :
En cours d'utilisation, il faut penser à cliquer sur le bouton à jour la liste après un ajout ou une modification de cette liste
EXERCICE
du ruban pour mettre
Dans le formulaire "OUVRAGE" de la base en cours "BIBLIOTHEQUE AVEC DONNEES" Modifier le contrôle "LANGUE" en zone de liste déroulante. Paramétrer cette zone de liste pour que l'on puisse ajouter de nouvelles langues et que celles-ci soient automatiquement proposées comme dans l'exemple ci-dessus Tester le contrôle en mode FORMULAIRE : Remplacer pour le 1er enregistrement la langue "Anglais" par "Espagnol" Actualiser puis afficher le 2ème enregistrement Vérifier dans la liste "langue" que "Espagnol" est maintenant proposé Revenir sur le 1er enregistrement et remettre "Anglais" comme langue Actualiser puis afficher le 2ème enregistrement Vérifier dans la liste "langue" que "Espagnol" n'est plus proposé (2) AJOUTER UN ÉLÉMENT DANS UNE LISTE LIÉE A UNE TABLE
Si la liste est liée à une table, un nouvel élément doit pouvoir venir enrichir la table.
INFOS
Un moyen quelquefois utilisé dans des applications peu élaborées (mais qui fonctionne) est de fermer la saisie en cours, d'ouvrir la table contenant la liste (par un formulaire associé), de créer la nouvelle donnée, de fermer la table contenant la liste et de rouvrir la table faisant appel à la liste (maintenant enrichie). Néanmoins, c'est un moyen peu pratique.
L'idéal est qu'un formulaire s'ouvre automatiquement pour pouvoir ajouter un nouvel élément dans la liste.
EXEMPLE
NOTES
Je saisis un nouvel ouvrage ; l'éditeur est un nouvel éditeur et ne figure pas dans la liste. Je dois pouvoir créer ce nouvel éditeur directement sans avoir à stopper la saisie d'ouvrage en cours
176 Tout d'abord, Il faut créer un formulaire spécifique de saisie (de préférence en mode "ajout") qui permettra d'ajouter le nouvel élément de la liste. Ensuite, il faut paramétrer le contrôle "LISTE" afin que ce formulaire s'affiche lorsque l'utilisateur saisit une valeur n'appartenant pas à la liste.
ACTION
CRÉER LE FORMULAIRE D'AJOUT (pour l'ajout de l'élément de liste) PARTIR D'UN FORMULAIRE EXISTANT OU EN CRÉER UN NOUVEAU AFFICHER LES PROPRIÉTÉS DU FORMULAIRE (VOIR PAGE 186) PARAMÉTRER LES PROPRIÉTÉS "ENTRÉE", "AJOUT", "SUPPR", "MODIF" COMME CI-DESSOUS
MODIFIER LE FORMULAIRE PRINCIPAL (pour qu'il fasse appel au formulaire d'ajout) AFFICHER LE FORMULAIRE PRINCIPAL EN MODE "CRÉATION" ACTION
AFFICHER LES PROPRIÉTÉS DE LA LISTE PROPRIÉTÉ INDIQUER LE FORMULAIRE CRÉÉ PRÉCÉDEMMENT FERMER LA FENÊTRE DE PROPRIÉTÉS
ATTENTION
NOTES
Si des données sont obligatoires dans la table, elles doivent être connues et saisies pour pouvoir valider ce formulaire (d'où l'intérêt de bien analyser les données des tables lors de la conception)
VI – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE COMPLEXE 177 Lors de la saisie d'une valeur qui n'existe pas encore dans la table, il est demandé confirmation à l'utilisateur.
Le formulaire indiqué est alors automatiquement ouvert. Il suffit de saisir la nouvelle valeur puis de fermer le formulaire : la valeur saisie est alors acceptée dans le formulaire principal et dorénavant disponible dans la liste.
EXERCICE
Dans la base en cours "BIBLIOTHEQUE AVEC DONNEES" A partir du formulaire "EDITEUR", créer un formulaire "NOUVELEDITEUR" uniquement en mode "AJOUT" Dans le formulaire "OUVRAGE", paramétrer la liste des éditeurs afin que le formulaire "NOUVELEDITEUR" soit appelé pour saisir un éditeur qui n'existe pas encore dans la liste Tester le contrôle en saisissant le titre ci-dessus pour l'éditeur "Hachette" (ne pas aller jusqu'au bout de la saisie) B) LE GROUPE D'OPTIONS (CASE À COCHER/OPTION)
Il va permettre d'afficher sous forme de choix les valeurs stockées dans une table. ONGLET "CRÉATION"
ACTION
GROUPE "CONTRÔLES" (4
ème
bloc)
<CLIC G> SUR (groupe d'options) la souris prend la forme d'une croix accompagnée du contrôle + <FAIRE GLISSER> LA SOURIS DANS LE FORMULAIRE POUR POSITIONNER LE CONTRÔLE tracer une forme assez grande pour pouvoir afficher les cases et leurs étiquettes <CLIC G> DANS L'ÉTIQUETTE ET SAISIR LE LIBELLÉ AFFICHER L'ONGLET "DONNÉES" DES PROPRIÉTÉS DU CONTRÔLE SOURCE CONTRÔLE : CHOISIR DANS LA LISTE LE CHAMP À ASSOCIER VALEUR PAR DÉFAUT : INDIQUER LA VALEUR CORRESPONDANT À LA CASE QUI SERA PRÉCOCHÉE
NOTES
178
EMPLACEMENT DES CASES D'OPTION LA CASE AYANT CETTE VALEUR SERA PRÉCOCHÉE
ONGLET "CRÉATION"
ACTION
GROUPE "CONTRÔLES" (4
ème
bloc) <CLIC G> SUR (case à cocher) OU <CLIC G> SUR (case d'option) OU <CLIC G> SUR (bouton bascule) la souris prend la forme d'une croix accompagnée du contrôle + <FAIRE GLISSER> LA SOURIS À L'INTÉRIEUR DU CADRE POUR POSITIONNER LE CONTRÔLE positionner de manière à pouvoir aligner horizontalement ou verticalement <CLIC G> DANS L'ÉTIQUETTE ET SAISIR LE LIBELLÉ AFFICHER L'ONGLET "DONNÉES" DES PROPRIÉTÉS DU CONTRÔLE VALEUR CONTRÔLE : SAISIR LA VALEUR DU CHAMP ASSOCIÉE À L'OPTION RÉPÉTER L'OPÉRATION POUR TOUTES LES OPTIONS DU GROUPE
CASE SÉLECTIONNÉE
CONSEIL
EXEMPLE
EXERCICE
NOTES
VALEUR DU CHAMP CORRESPONDANT
Bien sélectionner le contrôle lui-même (la case) et non l'étiquette pour afficher les bonnes propriétés – bien nommer tous les objets (groupe et options) – si le groupe d'options est dépendant, le nommer comme le champ associé Pour faire un groupe d'options avec les valeurs du champ " FORMAT", il faut d'abord créer le GROUPE D'OPTIONS et l'associer au champ "FORMAT" : puis créer dans le groupe les CASES D'OPTION et faire correspondre chaque case avec sa valeur du champ "FORMAT" de la table "OUVRAGES", c'est-à-dire poche: , moyen: et grand:
Dans le formulaire "OUVRAGE" de la base en cours "BIBLIOTHEQUE AVEC DONNEES" Supprimer le contrôle "FORMAT" Le récréer en créant un groupe d'options avec des cases d'options Afficher en mode "FORMULAIRE" pour visualiser puis revenir en mode "CRÉATION"
VI – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE COMPLEXE C) LE CONTRÔLE ONGLET
Il va permettre de répartir les contrôles dans des onglets. Il doit être créé au tout début de la conception du formulaire. ONGLET "CRÉATION"
ACTION
GROUPE "CONTRÔLES" (4
ème
bloc)
<CLIC G> SUR (contrôle onglet) la souris prend la forme d'une croix accompagnée du contrôle + <FAIRE GLISSER> LA SOURIS DANS LE FORMULAIRE POUR DESSINER L'ONGLET tracer une forme de la taille de la zone détail du formulaire <DOUBLE CLIC> DANS LA 1ÈRE 'ÉTIQUETTE "PAGE1" la feuille de propriétés s'affiche SAISIR LE LIBELLÉ DANS LA ZONE LÉGENDE IDEM POUR LA SECONDE ÉTIQUETTE ÈRE AFFICHER LA 1 PAGE INSÉRER LES CONTRÔLES DÉSIRÉS (comme
dans un formulaire classique)
ÈME
AFFICHER LA 2 PAGE INSÉRER LES CONTRÔLES DÉSIRÉS
Pour insérer une nouvelle page, <CLIC DROIT> sur le libellé de l'onglet INFOS
EXERCICE
Dans la base en cours "BIBLIOTHEQUE AVEC DONNEES" à partir de la base "OUVRAGE" Créer un nouveau formulaire affichant 3 onglets comme ci-dessous Le garder ouvert
179
180
D) LE LIEN INTERNET
Il crée un lien avec une page web locale ou externe. Contrairement au type de champ "LIEN INTERNET" dont la destination varie en fonction de l'enregistrement, le contrôle "LIEN INTERNET" crée un lien fixe quelque soit l'enregistrement affiché. ONGLET "CRÉATION"
ACTION
GROUPE "CONTRÔLES" (4
ème
bloc)
SÉLECTIONNER LA ZONE DU FORMULAIRE OU INSÉRER LE LIEN (entête, détail…)
<CLIC G> SUR (lien internet) la boite de dialogue standard de création de lien internet s'affiche SAISIR LE LIBELLÉ DANS LA ZONE TEXTE
ce texte sera affiché dans le formulaire SAISIR LE LIEN DANS LA ZONE ADRESSE
ce lien est de la forme http:// ; il pointe vers la page à ouvrir dans le navigateur internet SAISIR ÉVENTUELLEMENT UNE BULLE D'INFORMATION le texte de cette bulle sera affiché lorsque la souris pointera sur ce lien POUR VALIDER :
EXERCICE
Dans le formulaire à plusieurs onglets créé précédemment dans la base "BIBLIOTHEQUE AVEC DONNEES", créer à coté du nom de l'ouvrage un lien ayant les caractéristiques cidessus, le tester en mode formulaire, enregistrer puis fermer le formulaire
VI – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE COMPLEXE E) LE CONTRÔLE ACTIVE X
Un active X est un composant réutilisable (élément logiciel autonome) permettant d’interagir dans l'environnement logiciel en utilisant n’importe quel langage. ONGLET "CRÉATION"
ACTION
GROUPE "CONTRÔLES" (4
ème
bloc)
<CLIC G> SUR (active X) la boite de dialogue de sélection des active X s'affiche SÉLECTIONNER L'ACTIVE X À INSÉRER POUR VALIDER
<CLIC G> DANS LE FORMULAIRE le contrôle s'affiche
Si un message de sécurité s'affiche, autoriser les Active X en cochant ATTENTION
il peut alors être nécessaire de réouvrir le formulaire
ACTION
LIER LE CONTRÔLE A UN CHAMP AFFICHER LA BOITE DE DIALOGUE "PROPRIÉTÉS" DU CONTRÔLE SÉLECTIONNER L'ONGLET "DONNÉE <CLIC G> SUR DE CHOISIR LE CHAMP DANS LA LISTE DÉROULANTE <CLIC G> SUR POUR FERMER LA BOÎTE DE DIALOGUE
NOTES
181
182
EXEMPLE
Pour afficher un calendrier indiquant la date d'achat dans le formulaire "OUVRAGE" Ouvrir le formulaire en mode création <CLIC G> sur (ACTIVE X) Sélectionner pour valider <CLIC G> dans le formulaire POSITIONNER le contrôle <CLIC D> PROPRIÉTÉS sur le contrôle sélectionner "DATEACHAT" comme source contrôle de l'onglet "DONNÉES" <CLIC G> sur pour fermer la boîte de dialogue
EXERCICE
NOTES
Dans le formulaire "OUVRAGE" de la base en cours "BIBLIOTHEQUE AVEC DONNEES" Ajouter un contrôle CALENDRIER lié à la date d'achat Afficher en mode formulaire
VI – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE COMPLEXE F)
183
SOUS-FORMULAIRE
Le sous-formulaire permet d'afficher des données (le + souvent d'une table ou requête liée), à l'intérieur d'un formulaire dit "principal". (Par exemple, les différents auteurs d'un même ouvrage ou encore les différents bulletins de salaires d'un salarié ).
SOUS-FORMULAIRES
ONGLET "CRÉATION"
ACTION
GROUPE "CONTRÔLES" (4
ème
bloc)
CRÉER LE FORMULAIRE DE LA TABLE LIÉE COMME UN FORMULAIRE NORMAL MAIS AVEC UNE PRÉSENTATION EN LIGNE, L'ENREGISTRER EN PRÉCISANT "SOUS-FORMULAIRE…." PUIS LE FERMER OUVRIR LE FORMULAIRE PRINCIPAL
<CLIC G> SUR (sous-formulaire) la souris prend la forme d'une croix accompagnée du contrôle + <FAIRE GLISSER> LA SOURIS DANS LE FORMULAIRE POUR POSITIONNER LE CONTRÔLE le contrôle et son étiquette s'affichent SUPPRIMER ÉVENTUELLEMENT L'ÉTIQUETTE SÉLECTIONNER LE SOUS-FORMULAIRE il doit être complètement entouré d'un cadre de sélection AFFICHER L'ONGLET "DONNÉES" DES PROPRIÉTÉS DU CONTRÔLE OBJET SOURCE : SÉLECTIONNER DANS LA LISTE LE SOUS-FORMULAIRE QUE VOUS VENEZ DE CRÉER CHAMP PÈRE : CHOISIR LE CHAMP VOULU DE LA TABLE PRINCIPALE CHAMP FILS : CHOISIR LE CHAMP CORRESPONDANT DE LA TABLE LIÉE AFFICHER EN MODE FORMULAIRE CORRIGER ÉVENTUELLEMENT LE SOUS-FORMULAIRE PUIS SA DISPOSITION DANS LE FORMULAIRE PRINCIPAL ET ENREGISTRER
CONSEIL
NOTES
Il est plus simple de faire glisser directement la table ou la requête (ou le futur sous-formulaire s'il existe déjà) à partir du volet gauche, directement dans le formulaire principal en mode "CRÉATION"
184 Pour afficher les différents auteurs d'un livre dans le formulaire " OUVRAGE" Créer un sous-formulaire à partir de la table "AUTEUR" comme ci-dessous EXEMPLE
L'enregistrer sous le nom " OUVRAGEECRIT SOUS-FORMULAIRE" (par exemple) et le fermer FAIRE GLISSER VERS LA GAUCHE Ouvrir le formulaire "OUVRAGE" POUR DIMINUER LA L ARGEUR (et ne <CLIC G> sur (SOUS-FORMULAIRE) de l'onglet "CRÉATION" pas afficher d'ascenseur horizontal) <FAIRE GLISSER> la souris dans le formulaire pour positionner le contrôle Supprimer l'étiquette Sélectionner le sous-formulaire Afficher l'onglet "DONNÉES" des propriétés du contrôle OBJET SOURCE : sélectionner dans la liste " OUVRAGEECRIT SOUS-FORMULAIRE" CHAMP PÈRE : choisir "N°ouvrage" CHAMP FILS : choisir "N°ouvrage" Afficher en mode formulaire puis effectuer les corrections nécessaires Idem en faisant glisser la table "ECRIT" dans un formulaire "AUTEUR"
Dans le formulaire "OUVRAGE" de la base en cours "BIBLIOTHEQUE AVEC DONNEES" Créer un sous-formulaire affichant les auteurs et enregistrer EXERCICE
NOTES
VI – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE COMPLEXE
185
G) LA PIÈCE JOINTE
Le champ "PIÈCE JOINTE" va permettre d'aller chercher un fichier sur le disque, le réseau ou le web et de l'associer à l'enregistrement en cours. Pour pouvoir utiliser le contrôle "PIÈCE JOINTE", il est nécessaire qu'un champ de ce type existe dans la table associée.
ATTENTION
Le fichier joint est inclus dans la base et peut la faire grossir en volume de manière importante (images, vidéos, …) ONGLET "CRÉATION"
ACTION
GROUPE "CONTRÔLES" (4
ème
bloc)
<CLIC G> SUR (pièce jointe) <FAIRE GLISSER> LA SOURIS DANS LE FORMULAIRE POUR DESSINER ET POSITIONNER LE CONTRÔLE tenir compte de la taille du contrôle (image, icône…) <CLIC G> DANS L'ÉTIQUETTE ET SAISIR UN LIBELLÉ (ou supprimer l'étiquette si elle est inutile) AFFICHER L'ONGLET "DONNÉES" DES PROPRIÉTÉS DU CONTRÔLE DÉSIGNER LE CHAMP ASSOCIÉ AFFICHER L'ONGLET "FORMAT" DES PROPRIÉTÉS DU CONTRÔLE
CHOISIR LE TYPE D'AFFICHAGE (image/icône
EXEMPLE
convient la plupart du temps)
Pour pouvoir associer à chaque ouvrage de la bibliothèque une fiche sous Word et une image de couverture Créer les champs nécessaires dans la table "OUVRAGE"
Ouvrir le formulaire "OUVRAGE" en mode CRÉATION puis <CLIC G> sur (PIÈCE JOINTE) Positionner le contrôle dans le formulaire et lui donner une forme rectangulaire verticale assez grande pour afficher lisiblement une photo de la couverture <CLIC D> PROPRIÉTÉS sur le contrôle Sélectionner "PHOTO" comme source contrôle Répéter l'opération pour le champ "FICHE" ENREGISTRER puis fermer le formulaire
ACTION
ASSOCIER UN FICHIER EN PIÈCE JOINTE OUVRIR LE FORMULAIRE EN MODE "FORMULAIRE" SÉLECTIONNER L'ONGLET "DONNÉES" <DOUBLE CLIC> SUR LE CONTRÔLE <CLIC G> SUR ET DÉSIGNER LE FICHIER DANS SON DOSSIER <CLIC G> SUR POUR VALIDER
l'image s'affiche si c'est un fichier image ou son icône s'affiche si c'est un document
NOTES
186
EXEMPLE
Pour associer à chaque ouvrage de la bibliothèque sa fiche sous Word et son image de couverture Ouvrir le formulaire "OUVRAGE" en mode FORMULAIRE <DOUBLE CLIC> sur le contrôle "PHOTO" <CLIC G> sur Désigner le dossier et sélectionner la couverture associée à l'ouvrage en cours (ex: ) <CLIC G> sur pour valider Répéter l'opération pour le champ "FICHE" en choisissant le dossier "FICHES" En consultation, un <DOUBLE CLIC> permet d'ouvrir la pièce jointe ; si c'est une image, elle est affichée et un <CLIC G> sur le contrôle affiche une barre d'outils contextuelle qui
INFOS
permet de faire défiler les éléments s'il y en a plusieurs
CHAMP "PHOTO"
CHAMP "FICHE"
EXERCICE
Ajouter deux champs pièces jointes nommés "PHOTO" et "FICHE" à la table "OUVRAGE" Modifier le formulaire "OUVRAGE" et lui adjoindre 2 contrôles "PIÈCES JOINTES" associés aux champs créés
12 PROPRIÉTÉS DU FORMULAIRE Le formulaire, comme chacune de ses sous-partie (entête, détail, pied), a ses propres propriétés. Notamment, dans l'onglet "DONNÉES" figure la requête source du formulaire (créée éventuellement automatiquement en fonction des champs choisis). Dans l'onglet "AUTRES" s'affiche des caractéristiques spécifiques.
<CLIC G> ICI POUR SÉLECTIONNER LE FORMULAIRE
NOTES
VI – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE COMPLEXE Données
187
Autres
S'AFFICHE DANS UNE FENÊTRE QU'IL FAUT FERMER POUR POUVOIR CONTINUER
AUTORISE OU NON L'AFFICHAGE DES MENUS CONTEXTUELS
EXERCICE
NOTES
Dans la base "BIBLIOTHEQUE AVEC DONNEES" Créer des formulaires simples pour chacune des tables Empêcher l'affichage des menus contextuels dans les formulaires et les tester Ouvrir le formulaire "OUVRAGE", le compléter et le présenter comme ci-dessous Paramétrer le champ "N°SERIE" afin d'ajouter une nouvelle série (comme pour "N°EDITEUR") L'enregistrer
188
FF.. LLE ES SR RE EQ QU UÊ ÊTTE ES S En dehors des requêtes de sélection et d'analyse croisée, il existe plusieurs autres types de requêtes qui vont permettre d'agir sur les données. Avant d'utiliser ces requêtes "ACTION", il faut faire une requête "SÉLECTION", en afficher les données et si tout est correct la transformer en requête "ACTION" puis l'exécuter. IL EXISTE 4 TYPES DE REQUÊTES ACTION :
Génère une nouvelle table à partir des enregistrements extraits
Ajoute un groupe d'enregistrements à une table
Modifie les données d'un groupe d'enregistrements
Supprime des enregistrements d'une table
1 REQUÊTES "CREATION DE TABLE" Elles vont générer une nouvelle table, dans la base existante ou une autre base.
ACTION
ONGLET "CRÉER" GROUPE "AUTRE" (dernier bloc)
<CLIC G> SUR
OU CRÉER LA REQUÊTE EN TANT QUE REQUÊTE SÉLECTION AFFICHER LES RÉSULTATS DE LA REQUÊTE EN MODE "FEUILLE DE DONNÉES" GROUPE "TYPE DE REQUÊTE" (2
ème
ONGLET "CRÉER"
bloc)
<CLIC G> SUR NOMMER LA TABLE POUR VALIDER
<CLIC G> SUR
NOTES
POUR EXÉCUTER LA REQUÊTE
VI – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE COMPLEXE ATTENTION
ACCESS demande de nombreuses confirmations auxquelles il faut répondre par "oui" (non sans les avoir lues au préalable)
EXERCICE
Dans la base en cours "BIBLIOTHEQUE AVEC DONNEES" Créer une requête de type "CRÉATION DE TABLE" qui ajoutera dans la base actuelle une table appelée "LIVRES" comportant les champs suivants : à prendre dans les différentes tables et uniquement pour le genre "policier" Exécuter la requête et vérifier la table créée
…
NOTES
189
190 Il est possible de donner le nom d'une table déjà existante si l'on souhaite remplacer celle-ci avec les nouvelles données sélectionnées INFOS
2 REQUÊTES "AJOUT" Elles permettent d'ajouter un groupe d'enregistrements à une table. Il faut bien évidemment que les nouveaux enregistrements respectent la structure de la table et la nature des champs de la table.
ACTION
ONGLET "CRÉER" GROUPE "AUTRE" (dernier bloc)
<CLIC G> SUR
ou
CRÉER UNE REQUÊTE SÉLECTIONNANT LES DONNÉES À AJOUTER AFFICHER LES RÉSULTATS DE LA REQUÊTE EN MODE "FEUILLE DE DONNÉES" POUR LES VÉRIFIER PUIS REVENIR EN MODE "CRÉATION"
<CLIC G> SUR
POUR TRANSFORMER LA REQUÊTE EN REQUÊTE "AJOUT" SÉLECTIONNER LA TABLE À LA QUELLE AJOUTER LES DONNÉES POUR VALIDER
<CLIC G> SUR
EXERCICE
ATTENTION
POUR EXÉCUTER LA REQUÊTE
Dans la base en cours "BIBLIOTHEQUE AVEC DONNEES" Créer une requête "AJOUT" qui ajoutera à la table "LIVRES" créée précédemment les enregistrements du genre "Heroïc Fantasy" Exécuter la requête et vérifier la table "LIVRES"
Il est indispensable de veiller à ce que les données ajoutées soient cohérentes avec la structure de la base (une table des erreurs est éventuellement générée)
VI – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE COMPLEXE
191
3 REQUÊTES "MISE A JOUR" Elles vont permettre la mise à jour des données d'une table existante. Elles sont très utilisées et font gagner beaucoup de temps par rapport à des modifications manuelles. ONGLET "CRÉER" ACTION
GROUPE "AUTRE" (dernier
bloc)
<CLIC G> SUR
OU CRÉER UNE REQUÊTE SÉLECTIONNANT LES DONNÉES À MODIFIER
penser à éventuellement renseigner la ligne "CRITÈRES" qui va déterminer quels enregistrements mettre à jour AFFICHER LES RÉSULTATS DE LA REQUÊTE EN MODE "FEUILLE DE DONNÉES" POUR LES VÉRIFIER PUIS REVENIR EN MODE "CRÉATION"
<CLIC G> SUR POUR TRANSFORMER LA REQUÊTE EN REQUÊTE "MISE À JOUR" Une ligne supplémentaire est ajoutée dans la grille d'interrogation afin de définir la modification à apporter à un ou plusieurs champs de la sélection RENSEIGNER LA LIGNE "MISE À JOUR" POUR LES CHAMPS À MODIFIER
<CLIC G> SUR
CONSEIL
EXERCICE
NOTES
POUR EXÉCUTER LA REQUÊTE
Le plus souvent, ce ne sont pas tous les enregistrements que l'on veut mettre à jour mais seulement ceux qui correspondent à un certain critère ; il faut alors faire la requête sélection en paramétrant correctement ce critère (afficher en mode "FEUILLE DE DONNÉES" pour vérifier) et ne passer en requête "MISE À JOUR" lorsque l'on qu'on est sûr de sa requête.
Dans la table "LIVRES" de la base "BIBLIOTHEQUE AVEC DONNEES" Remplacer le genre "Heroïc Fantasy" par "Science Fiction" puis vérifier la table "LIVRES" Dans le volet de gauche "TABLES", faire une copie de cette table sous le nom "LIVRES AVEC POLICIERS ET SCIENCE FICTION"
192
EXERCICE
Dans la table "LIVRES" de la base "BIBLIOTHEQUE AVEC DONNEES", le prix d'achat indiqué a en fait été saisi par erreur tel qu'indiqué sur les livres soit avec une tva à 5,5 % alors que l'on souhaitait avoir ici le prix Hors Taxes. Effectuer la correction nécessaire (autrement dit, diviser le prix indiqué par 1,055 pour obtenir le prix hors taxe).
AVANT
NOM DU CHAMP ENTOURÉ DE CROCHETS OPÉRATEUR ARITHMÉTIQUE DE DIVISION "/"
APRÈS
CONSEIL
Penser à utiliser le générateur d'expression avec <CLIC D> noms de champ ou effectuer des opérations complexes
pour indiquer les
4 REQUÊTES "SUPPRESSION" La requête est pratique pour supprimer un groupe d'enregistrements dans une table.
ACTION
ONGLET "CRÉER" GROUPE "AUTRE" (dernier bloc)
<CLIC G> SUR
OU CRÉER UNE REQUÊTE "SÉLECTION" SUR LA OU LES TABLE(S) DÉSIRÉES
s'il y a plusieurs tables, utiliser l'astérisque pour désigner la table concernée
AFFICHER LE OU LES CHAMPS DE CRITÈRES OU TOUS LES CHAMPS AVEC L'ASTÉRISQUE (*) RENSEIGNER LA LIGNE "CRITÈRES" POUR DÉFINIR LES ENREGISTREMENTS À SUPPRIMER AFFICHER LES RÉSULTATS DE LA REQUÊTE EN MODE "FEUILLE DE DONNÉES" POUR LES VÉRIFIER
<CLIC G> SUR POUR TRANSFORMER LA REQUÊTE EN REQUÊTE "SUPPRESSION" Une ligne supplémentaire "supprimer" est ajoutée dans la grille d'interrogation <CLIC G> SUR
POUR EXÉCUTER LA REQUÊTE CONFIRMER LA SUPPRESSION DES ENREGISTREMENTS
VI – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE COMPLEXE CONSEIL
ATTENTION
193
Dans la mesure où l'on commence par une requête sélection avant d'effectuer la suppression, le risque d'erreur est minime ; néanmoins, faire une sauvegarde de la base avant d'effectuer ce type d'opérations à risque
Si le contenu actif de la base est toujours désactivé, ACCESS affiche un message informant du danger à activer ce contenu. Activer le contenu
le contenu n'est activé que pour la session
EXERCICE
Dans la table "LIVRES" de la base "BIBLIOTHEQUE AVEC DONNEES" Créer une requête "SUPPRESSION" pour éliminer tous les enregistrements de la table n'ayant pas pour sujet "Science Fiction" et l'exécuter Afficher la table "LIVRES" pour vérifier la suppression des enregistrements Fermer la requête et la table
5 REQUÊTES AVEC PARAMÈTRES Les paramètres permettent de saisir les critères de sélection lors de l'exécution de la requête. C'est une solution pratique pour des requêtes fréquemment utilisées, mais dont une ou plusieurs informations peuvent varier.
ACTION
ONGLET "CRÉER" GROUPE "AUTRE" (dernier bloc)
<CLIC G> SUR
OU CRÉER UNE REQUÊTE SÉLECTIONNANT LES DONNÉES AFFICHER LES RÉSULTATS DE LA REQUÊTE EN MODE "FEUILLE DE DONNÉES" POUR LES VÉRIFIER PUIS REVENIR EN MODE "CRÉATION"
<CLIC G> SUR
POUR INDIQUER LES PARAMÈTRES SAISIR LES NOMS DES PARAMÈTRES ET LEUR NATURE (texte, entier…) POUR VALIDER INDIQUER CES PARAMÈTRES ENTRE CROCHETS COMME CRITÈRES POUR LES CHAMPS CONCERNÉS
<CLIC G> SUR
POUR EXÉCUTER LA REQUÊTE INDIQUER LA VALEUR DES PARAMÈTRES LORSQUE LA REQUÊTE LE DEMANDE
NOTES
194 CONSEIL
EXEMPLE
Pour être certain de bien indiquer la même chose, il est possible de copier/coller le nom du paramètre entre la boite de dialogue "PARAMÈTRES" et la ligne "CRITÈRES" Pour créer une requête qui affiche les ouvrages et les informations associées en fonction de leur genre et de leur éditeur. Créer une requête classique de sélection comme ci-dessous
ONGLET "CRÉER" ÈME GROUPE "AFFICHER/MASQUER" (4 BLOC)
<CLIC G> sur pour saisir les paramètres er SAISIR le nom du 1 paramètre "NOM DE L'ÉDITEUR" et sa nature "TEXTE" ème SAISIR le nom du 2 paramètre "NATURE DU LIVRE" et sa nature "TEXTE"
pour valider Dans la REQUÊTE Afficher le champ "LIBELLEEDITEUR" et indiquer "NOM DE L'ÉDITEUR" entre crochets sur la ligne "CRITÈRES" Afficher le champ "SUJET" et indiquer " NATURE DU LIVRE " entre crochets sur la ligne "CRITÈRES"
<CLIC G> sur pour exécuter la requête Saisir les valeurs des paramètres à la demande
EXERCICE
A partir de la base "BIBLIOTHEQUE AVEC DONNEES", créer une requête donnant comme information : la référence de l'ouvrage, son titre, sa date d'achat, son prix et ceci pour un genre et un éditeur désignés lors de l'exécution de la requête. Exécuter la requête et indiquer "10/18" comme éditeur et "Policier" comme genre puis enregistrer la requête sous le nom "SELECTION DES OUVRAGES PAR GENRE ET EDITEUR"
…
VI – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE COMPLEXE ATTENTION
195
Bien indiquer exactement la même chose entre la boite de dialogue " PARAMÈTRES" et la ligne "CRITÈRES" de la requête. Lors de l'exécution de la requête, indiquer exactement la valeur du paramètre demandé telle qu'elle existe dans la base (bien faire attention à l'orthographe et éventuellement aux accents s'il y en a) Bien vérifier le résultat de la requête : le fait que des lignes soient affichées ne signifie pas forcément que la requête correspond à ce que l'on en attend
6 REQUÊTES D'ANALYSE Elles vont permettre d'analyser le contenu d'une table ou de comparer deux tables. A) DOUBLONS
Il y a doublon dans une requête lorsque deux enregistrements sont identiques. ONGLET "CRÉER" ACTION
GROUPE "AUTRE" (dernier
bloc)
<CLIC G> SUR SÉLECTIONNER "ASSISTANT REQUÊTE TROUVER LES DOUBLONS" SUIVRE L'ASSISTANT EN DÉFINISSANT LA TABLE ET LES CHAMPS À ANALYSER … VISUALISER LES ENREGISTREMENTS
C'est une situation qui ne peut pas arriver si le champ en question a été désigné comme clé unique ; ceci est surtout utilise avant l'intégration de données extérieures. INFOS
B) NON-CORRESPONDANCE
Cette requête permet de comparer deux tables et d'isoler les enregistrements qui figurent dans l'une et pas dans l'autre. Ceci est particulièrement utile, notamment pour comparer une même table à deux périodes différentes ou après un incident. ONGLET "CRÉER" ACTION
GROUPE "AUTRE" (dernier
bloc)
<CLIC G> SUR SÉLECTIONNER "ASSISTANT REQUÊTE DE NON-CORRESPONDANCE" SUIVRE L'ASSISTANT EN DÉFINISSANT LES TABLE À COMPARER ET EN COMMENÇANT PAR LA TABLE LA PLUS COMPLÈTE METTRE EN CORRESPONDANCE LE CHAMP SUR LEQUEL S'EFFECTUE LA COMPARAISON AVEC L'OUTIL DÉFINIR LES CHAMPS À AFFICHER … VISUALISER S LES ENREGISTREMENTS
NOTES
196 La requête générée est du type :
CONSEIL
EXERCICE
Si la requête ne donne pas de résultat, intervertissez le champ comportant le critère "est Null" avec le champ correspondant de l'autre table. Dans la base "BIBLIOTHEQUE AVEC DONNEES", comparer les tables "LIVRES" et " LIVRES AVEC POLICIERS ET SCIENCE FICTION" Cette sélection doit correspondre aux enregistrements supprimés précédemment, c'est-à-dire les livres du genre "policier"
…
7 CAS PARTICULIERS Deux cas se distinguent, de par leur structure, des requêtes classiques. A) JOINTURE RÉFLEXIVE
Les Jointures réflexives permettent de lier des valeurs à l'intérieur d'une même table en affichant la même table 2 fois dans la requête (mais sous 2 noms différents). ONGLET "CRÉER" ACTION
GROUPE "AUTRE" (dernier bloc)
<CLIC G> SUR AFFICHER 2 FOIS LA TABLE CONCERNÉE la 2ème version de la table est indicée (xxxx_1) mais le nom (alias) peut être changé dans les propriétés POSITIONNER LES JOINTURES
<CLIC G> SUR
NOTES
POUR EXÉCUTER LA REQUÊTE
VI – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE COMPLEXE
197
L'alias permet de donner temporairement un second nom à la table INFOS
EXERCICE
Dans la base en cours "BIBLIOTHEQUE AVEC DONNEES", créer une requête affichant les ouvrages associés à un ouvrage de référence en créant une jointure réflexive entre les champs "N°REFERENCE" et "N°OUVRAGEREF" de 2 tables "OUVRAGE" dont vous nommerez la seconde occurrence "OUVRAGE DE REFERENCE" DE RÉFÉRENCE
La notion d'ouvrage de référence est une notion propre aux ouvrages scientifiques qui a l'avantage de bien illustrer la notion de jointure réflexive INFOS
B) JOINTURE EXTERNE
Les jointures externes permettent d'extraire tous les enregistrements d'une table même s'ils ne correspondent au critère de jointure (non reliés à l'autre table). ONGLET "CRÉER" ACTION
GROUPE "AUTRE" (dernier
bloc)
<CLIC G> SUR AFFICHER LES TABLES CONCERNÉES <DOUBLE CLIC> SUR LA JOINTURE CHOISIR L'OPTION 2 (par défaut, c'est l'option 1 qui est sélectionnée)
<CLIC G> SUR
NOTES
POUR EXÉCUTER LA REQUÊTE
198 JOINTURE ORIENTÉE
Lister les lecteurs avec ou sans emprunts EXERCICE
…
Les champs correspondants à la table pointée auront des valeurs lorsqu'il y a correspondance et seront vides dans le cas de calculs à valeur NULL. AVANCÉ
8 AJOUT/SUPPRESSION DE TABLES ET JOINTURES Dans une requête, il est simple d'ajouter ou supprimer une table ; les jointures entre tables s'affichent automatiquement. A) AFFICHER UNE TABLE
A partir d'une requête existante, il est possible d'ajouter des tables.
ACTION
ONGLET "CRÉER" ème GROUPE "PARAMÉTRAGE DE REQUÊTES" (3 bloc)
<CLIC G> SUR
POUR AFFICHER LA LISTE DES TABLES
SÉLECTIONNER LA TABLE PUIS <CLIC G> SUR RÉPÉTER L'OPÉRATION POUR TOUTES LES TABLES CONCERNÉES PAR LA REQUÊTE
<CLIC G> SUR
NOTES
VI – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE COMPLEXE
199
Il est aussi possible de faire directement glisser avec la souris la table ou la requête du volet de navigation (à gauche) vers l'onglet de la requête INFOS
EXERCICE
Dans la base "BIBLIOTHEQUE AVEC DONNEES" Créer une nouvelle requête "SÉLECTION" en mode "CRÉATION" Fermer la fenêtre "AFFICHER LA TABLE" L'afficher de nouveau avec l'outil Afficher les tables "LIVRES", "ECRIT", "AUTEUR" et "EXEMPLAIRE" Fermer la fenêtre "AFFICHER LA TABLE"
AVANCÉ
Si une relation existe entre deux tables, une ligne les relie. C'est une ligne de jointure, indiquant la relation existante entre deux tables avec le cas échéant (intégrité référentielle) ses cardinalités (Une à Une ou Une à Plusieurs ). B) ENLEVER UNE TABLE
Si une table est inutile, ajoutée par erreur ou si elle ne sert plus à rien dans la requête, il faut l'enlever.
ACTION
BOUTON DROIT
CLAVIER
<CLIC D>
SÉLECTIONNER LA TABLE
SUR LA BARRE DE TITRE DE LA TABLE À ENLEVER
APPUYER SUR LA TOUCHE <SUPPR> DU CLAVIER
Les champs associés sont automatiquement supprimés sauf dans les expressions ATTENTION
Dans la requête en cours de la base "BIBLIOTHEQUE AVEC DONNEES" Ne plus afficher la table "EXEMPLAIRE" EXERCICE
NOTES
200 C) CRÉER UNE JOINTURE
La création de nouvelles jointures s'effectue directement dans la requête. Cette manipulation n'affecte que la requête en cours, il n'y a pas de cardinalités.
ACTION
BOUTON GAUCHE AFFICHER LES DEUX TABLES DANS LA REQUÊTE SÉLECTION POINTER SUR LE CHAMP À LIER DE LA PREMIÈRE TABLE <FAIRE GLISSER> LA SOURIS DU CHAMP À LIER DE LA PREMIÈRE TABLE JUSQU'AU CHAMP DE LA SECONDE TABLE
FAIRE GLISSER
Ne pas faire de jointures illogiques ATTENTION
Dans la requête en cours de la base "BIBLIOTHEQUE AVEC DONNEES"" Créer une jointure entre les champs "N°OUVRAGE" des tables "LIVRES" et "ECRIT" EXERCICE
D) SUPPRIMER UNE JOINTURE
Les jointures, si des relations ont été préalablement définies, s'affichent automatiquement sous forme d'une ligne joignant les champs concernés. Une jointure inutile ou erronée peut être supprimée.
ACTION
CLAVIER
BOUTON DROIT SÉLECTIONNER LA JOINTURE (la
<CLIC D>
ligne)
SUR LA LIGNE SYMBOLISANT LA JOINTURE
(la ligne) APPUYER SUR LA TOUCHE <SUPPR> DU SÉLECTIONNER LA JOINTURE
CLAVIER
Dans la requête en cours de la base "BIBLIOTHEQUE AVEC DONNEES" Supprimer la jointure que vous venez de créer sur le champ "N°OUVRAGE" EXERCICE
NOTES
VI – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE COMPLEXE
201
9 SQL Le langage SQL est le langage norme ANSI des bases de données relationnelles. ACCESS dispose d'une interface SQL. CONSEIL
ACTION
Il est souvent plus pratique d'utiliser une grille d'interrogation et les outils graphiques de création de requêtes puis de basculer en mode SQL pour voir le Sql généré et l'utiliser éventuellement à la place d'une requête (utiliser alors le copier/couper/coller)
GROUPE "RÉSULTATS" (1
er
ONGLET "CRÉER" bloc) ou "TYPE DE REQUÊTE" (2ème bloc)
LA REQUÊTE ÉTANT AFFICHÉE OU OUVERTE
<CLIC G> SUR OU
<CLIC G> SUR
DE
<CLIC G> SUR la requête s'affiche en mode SQL
INFOS
EXERCICE
NOTES
Ce langage est basé sur la logique de l'algèbre relationnelle (voir page 128) et la logique de prédicat de premier ordre (logique mathématique à la base de l'intelligence artificielle). Même si ce langage peut paraître déroutant au premier abord, il est possible, avec juste un peu de pratique et de logique, d'effectuer directement des modifications sur le code Ouvrir la requête "SELECTION DES OUVRAGES PAR GENRE ET EDITEUR" de la base "BIBLIOTHEQUE AVEC DONNEES" L'afficher en mode SQL , essayer de déchiffrer le code revenir en mode "CRÉATION" ou "FEUILLE DE DONNÉES"
202
G G.. LLE ES SÉ ÉTTA ATTS S L'état est la meilleure solution pour afficher ou imprimer une situation des données soit de détail, soit synthétique, à un moment donné.
1 MODE CREATION Comme pour les autres objets de la base, ce mode permet toutes manipulations sur l'état. A tout moment, les différents assistants simplifient l'utilisation de ce mode.
ACTION
GROUPE "ÉTATS" (3
ème
ONGLET "CRÉER"
bloc)
<CLIC G> SUR l'état s'affiche en mode "création"
2 SECTIONS DANS UN ÉTAT Un état est composé de différentes parties ou sections, chacune étant destinée à recevoir un type d'information donné. Selon la complexité de l'état, ces différentes parties seront ou ne seront pas affichées. Ces sections sont relatives aux éléments suivants: L'état Le groupe La page Le détail Dans la base "BIBLIOTHEQUE AVEC DONNEES" Créer un état vide en mode "CRÉATION" EXERCICE
Section Détail Elle contient l'élément principal de l'état. Les zones de texte et les autres contrôles affichent des enregistrements à partir de la requête ou de la table source de cette section. On ne peut pas supprimer la section Détail, mais elle peut être laissée vierge ou masquée (propriété Visible)
Section En-tête/Pied d'état Elles contiennent des informations (un titre, une date ou un résumé) qui sont affichées dans l'en-tête ou le pied d'un état.
Section En-tête/Pied de page Elles contiennent des informations (des en-têtes de colonne ou un numéro de page) qui sont affichées dans l'en-tête ou le pied de chaque page d'un état.
Section En-tête/Pied de groupe Elles contiennent des informations (nom de groupe ou totaux de groupes) affichées dans l'entête ou le pied de chaque groupe d'enregistrements. ACCESS ajoute la section appropriée lors de la définition d'un en-tête ou d'un pied de groupe dans la fenêtre Trier/Regrouper.
NOTES
VI – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE COMPLEXE
ACTION
CHANGER LA TAILLE D'UNE SECTION POINTER SUR L'ANGLE OU LE BORD (inférieur ou droit) DE LA SECTION À REDIMENSIONNER <FAIRE GLISSER> JUSQU'À OBTENTION DE LA TAILLE VOULUE
<CLIC D> POUR AFFICHER LES PROPRIÉTÉS DE L'ÉTAT <FAIRE GLISSER> LA SOURIS verticalement pour agrandir où réduire la zone "Entête" <CLIC D> POUR AFFICHER LES PROPRIÉTÉS DE LA SECTION
<FAIRE GLISSER> LA SOURIS verticalement pour agrandir où réduire la zone "Détail" <FAIRE GLISSER> LA SOURIS verticalement pour agrandir où réduire la zone "Pied de page"
ACTION
AFFICHER LES PROPRIÉTÉS <CLIC G> SUR L'ENTÊTE D'ÉTAT OU DE SECTION : <CLIC D>
EXERCICE
NOTES
Dans l'état en cours de la base "BIBLIOTHEQUE AVEC DONNEES" Faire varier la taille des sections Afficher les propriétés de l'état puis de chaque section
203
204 Une fois la boite de dialogue "PROPRIÉTÉS" ouverte, le changement de sélection (ETAT, DÉTAIL, GROUPE, ENTÊTE…) met à jour les propriétés affichées INFOS
3 INSERTION DES CHAMPS Elle s'effectue de manière classique en faisant glisser les champs à leur position avec l'outil "AJOUTER DES CHAMPS EXISTANTS". ONGLET "CRÉER" GROUPE "OUTILS" (dernier bloc) ACTION
EN MODE "CRÉATION D'ÉTAT"
<CLIC G> SUR la liste des champs s'affiche <FAIRE GLISSER> LE(S) CHAMP(S) À AJOUTER DANS LA ZONE "DÉTAIL" DE L'ÉTAT le champ et son étiquette sont insérés dans l'état <COUPER/COLLER> L'ÉTIQUETTE DE CHAQUE CHAMP DANS LA ZONE "ENTÊTE DE PAGE" AU DESSUS DU CHAMP DISPOSER "ÉTIQUETTE" ET "CHAMP" L'UN AU DESSOUS DE L'AUTRE SUR LA MÊME "COLONNE" RÉDUIRE LA HAUTEUR DE LA ZONE "DÉTAIL"
Une étiquette est automatiquement insérée à gauche du champ INFOS
<FAIRE GLISSER> LE CHAMP DANS L'ÉTAT
CONSEIL
EXERCICE
NOTES
Si l'état est trop complexe, créer d'abord une requête, afficher les propriétés de l'état en création puis indiquer cette requête dans la propriété "SOURCE" de l'onglet "DONNÈES" Dans l'état en cours de la base "BIBLIOTHEQUE AVEC DONNEES" Créer un état "LISTE PAR GENRE" donnant tous les ouvrages classés par genre Pour ce faire, faire glisser les champs "GENRE" de "TYPEGENRE" et "TITRE" de "OUVRAGE" ainsi que le champ "N°OUVRAGE" pour créer le lien avec le sous-état (puis supprimer ce champ inutile à l'affichage de la section détail) Visualiser l'état en mode "APERÇU AVANT IMPRESSION" puis revenir en mode "CRÉATION"
VI – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE COMPLEXE
EXERCICE
Dans l'état "LISTE PAR GENRE" en cours de la base "BIBLIOTHEQUE AVEC DONNEES" Présenter l'état correctement, notamment en réduisant au maximum la hauteur de la zone "DÉTAIL" (répétée pour chaque enregistrement) Visualiser l'état en mode "APERÇU AVANT IMPRESSION" puis revenir en mode "CRÉATION"
4 REGROUPEMENTS Les outils de tri et de regroupement sont les mêmes que dans le mode "PAGE". ONGLET "CRÉER" ème GROUPE "REGROUPEMENTS ET TOTAUX" (3 bloc) ACTION
ÉTAT AFFICHÉ EN MODE CRÉATION
<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR LE CHAMP DE REGROUPEMENT la section "Entête de groupe" s'affiche dans l'état <FAIRE GLISSER> LE CHAMP SERVANT AU REGROUPEMENT DE LA SECTION "DÉTAIL" À LA SECTION "ENTÊTE DE GROUPE" SUPPRIMER L'ÉTIQUETTE CORRESPONDANT DE L'ENTÊTE DE PAGE
REGROUPEMENT PAR GENRE
EXERCICE
Dans l'état "LISTE PAR GENRE" en cours de la base "BIBLIOTHEQUE AVEC DONNEES" Faire un regroupement des ouvrages par genre Visualiser l'état en mode "APERÇU AVANT IMPRESSION" puis revenir en mode "CRÉATION"
<DÉPLACER> LE CHAMP DE LA SECTION "DÉTAIL" VERS "EN-TÊTE" (COUPER/COLLER)
NOTES
205
206
CONSEIL
Il peut être intéressant pour une meilleure lisibilité de déplacer les étiquettes de champ de la section "DÉTAIL" vers la section "ENTÊTE DE GROUPE" ou même de les supprimer
Les propriétés du groupe sont alors accessibles comme celles des autres sections de l'état.
ACTION
DÉFINIR LES PROPRIÉTÉS <CLIC G> SUR L'ENTÊTE DE GROUPE : <CLIC D> la propriété "nom" permet de donner un nom explicite à la section
5 SOUS-ÉTATS Un état inséré à l'intérieur d'un autre état s'appelle un sous-état. Ils permettent de : Combiner deux états ou davantage (au même niveau ou en cascade) dans un état principal indépendant. Afficher des données de synthèse ou des enregistrements détaillés relatifs aux informations d'un état principal.
NOTES
VI – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE COMPLEXE ATTENTION
207
Quand les données contenues dans le sous-état sont relatives aux données contenues dans l'état principal, vous devez veiller à ce que le sous-état affiche les enregistrements corrects pour chaque groupe en liant un contrôle de sous-état à un autre de l'état principal ONGLET "CRÉER" ème GROUPE "CONTRÔLES" (5 bloc)
ACTION
CRÉER LE SOUS-ÉTAT, L'ENREGISTRER ET LE FERMER
(ne pas oublier d'adjoindre le(s) champ(s) de liaison avec l'état principal) ÉTAT PRINCIPAL AFFICHÉ EN MODE CRÉATION
<CLIC G> SUR
(sous-formulaire/sous-état)
POSITIONNER LE CONTRÔLE SOUS-ÉTAT À L'ENDROIT DÉSIRÉ AJUSTEZ ÉVENTUELLEMENT SA TAILLE ET CELLE DE LA SECTION AFFICHER LA FEUILLE DES PROPRIÉTÉS "DONNÉES" DU SOUS-ÉTAT POUR LIER LE SOUS-ÉTAT À L'ÉTAT PRINCIPAL INDIQUER COMME OBJET SOURCE LE SOUS-ÉTAT VÉRIFIER LES PROPRIÉTÉS CHAMP FILS ET CHAMP PÈRE DE LIAISON DES ÉTATS
proposées automatiquement par Access lorsque cela est possible
ACTION
BOUTON GAUCHE
<FAIRE GLISSER> LE SOUS-ÉTAT DU VOLET GAUCHE JUSQU'À LA SECTION APPROPRIÉE DE L'ÉTAT PRINCIPAL POSITIONNER LE CONTRÔLE SOUS-ÉTAT À L'ENDROIT DÉSIRÉ AJUSTEZ ÉVENTUELLEMENT SA TAILLE ET CELLE DE LA SECTION
ACCESS ouvre une boîte de dialogue pour définir le lien
QUELQUE RÈGLES : Vous pouvez éventuellement modifier la présentation du sous-état Un état principal peut comporter plusieurs sous-états Jusqu'à 2 sous-états peuvent être imbriqués dans un état principal : un état peut contenir un sous-état qui contient lui-même un autre sous-état Pour faire référence à une valeur dans un contrôle, utilisez une expression.
SOUS-ÉTAT "ECRIT" PROPRIÉTÉS DU SOUS-ÉTAT
CONSEIL
Renommer le contrôle "SOUS-ÉTAT" de manière explicite. Si le contrôle est difficile à atteindre, utiliser la liste déroulante de la fenêtre des propriétés pour le sélectionner
208
EXERCICE
Dans la base "BIBLIOTHEQUE AVEC DONNEES" Créer un état "LISTE PAR GENRE ECRIT SOUS-ÉTAT" affichant les auteurs des ouvrages Pour ce faire, faire glisser le champ "N°AUTEUR" de la table "ECRIT" (déjà associé sous forme de liste déroulante aux noms et prénoms de l'auteur) ainsi que le champ "N°OUVRAGE" pour créer le lien avec l'état principal (puis supprimer ce champ inutile à l'affichage de la section détail) Enlever les étiquettes, réduire la hauteur de l'état et des sections au maximum (0 pour entête et pied de page) L'enregistrer et le fermer puis ouvrir l'état "LISTE PAR GENRE" Faire glisser l'état "LISTE PAR GENRE ECRIT SOUS-ÉTAT" à partir du volet gauche dans la section "DÉTAIL" de l'état "LISTE PAR GENRE" Vérifier la liaison des états dans la boite de dialogue (propriétés champs "père" et "fils" comme "N°Ouvrage") Enregistrer Visualiser l'état en mode "APERÇU AVANT IMPRESSION" puis revenir en mode "CRÉATION"
6 CONTRÔLES COMPLÉMENTAIRES Des informations complémentaires comme un titre, des numéros de page, la date et l'heure ou une image (logo) peuvent être ajoutés dans un état. ONGLET "CRÉER" ème GROUPE "CONTRÔLES" (5 bloc) ACTION
ÉTAT AFFICHÉ EN MODE CRÉATION
<CLIC G> SUR POUR AFFICHER UNE IMAGE il faut indiquer l'image et son emplacement ; l'image est ajoutée dans l'entête de l'état <CLIC G> SUR POUR METTRE UN TITRE le nom existant est sélectionné et automatiquement remplacé par la frappe ; il est ajouté dans l'entête de l'état <CLIC G> SUR POUR METTRE UN NUMÉRO DE PAGE le numéro de page peut figurer au choix en entête ou en pied de page <CLIC G> SUR POUR METTRE LA DATE ET L'HEURE il est possible de mettre au choix la date, l'heure ou les deux ; ils sont affichés dans l'entête de l'état
NOTES
VI – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE COMPLEXE
EXERCICE
Dans l'état "LISTE PAR GENRE" en cours de la base "BIBLIOTHEQUE AVEC DONNEES" Insérer un titre, une image, la date et le numéro de page Faire les modifications nécessaires sur la base de l'exemple ci-dessous Visualiser l'état en mode "APERÇU AVANT IMPRESSION" Enregistrer puis le fermer
Créer un état "LISTE PAR AUTEUR" sur le modèle de "LISTE PAR GENRE" donnant les exemplaires disponibles par auteur tel que ci-dessous EXERCICE
NOTES
209
210 L'impression de ces états se fait de manière classique par l'intermédiaire de l'outil INFOS
ou du MENU IMPRIMER Un aperçu avant impression est conseillé IMPRESSION RAPIDE
.
Dans la base "BIBLIOTHEQUE AVEC DONNEES" Créer un état simple listant les enregistrements pour chacune des tables existantes, EXERCICE
NOTES
VII – STRUCTURER L'APPLICATION
211
VII. STRUCTURER L'APPLICATION La différence entre une base de données complète et structurée et ce que l'on appelle une "application", réside uniquement dans l'automatisation des procédures, permettant à quiconque de l'utiliser sans connaissances préalables. Cela se résume le plus souvent à Un menu pour diriger l'utilisateur dans les fonctionnalités Une barre d'outils spécifique pour les actions les plus fréquentes Des boutons de commande pour lancer une macro-commande donnée Un ruban personnalisé (qui peut faire double emploi avec le menu) ATTENTION
Tous ces éléments sont beaucoup plus complexes que tout ce qui a été vu précédemment et seule une initiation de base est proposée ici, notamment en ce qui concerne les macros, les modules (langage VISUAL BASIC) et le ruban (langage XML) qui requièrent des connaissances de base en programmation.
A A..
LLE ES SM ME EN NU US S
Le menu principal guide l'utilisateur dans ses choix.
ACTION
ONGLET "OUTILS DE BASE DE DONNÉES" ème GROUPE " OUTILS DE BASE DE DONNÉES " (5 bloc)
<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR
POUR PARAMÉTRER LE MENU,
NOUVEL ÉLÉMENT
REMONTER L'ÉLÉMENT DANS LA LISTE LE REDESCENDRE DANS LA LISTE
AJOUTER UN ÉLÉMENT DE MENU DANS LA BOITE DE DIALOGUE EN COURS ACTION
<CLIC G> SUR
POUR AJOUTER UN ÉLÉMENT DE MENU
SAISIR LE TEXTE DU MENU CHOISIR LE TYPE DE COMMANDE ASSOCIÉE (ex:
ouvrir un formulaire) CHOISIR L'OBJET ASSOCIÉ (le formulaire, l'état…)
212 Dans la base "BIBLIOTHEQUE AVEC DONNEES", créer le menu suivant puis le tester (les formulaires sont à ouvrir en mode "MODIFICATION" sauf "NOUVEL OUVRAGE") EXERCICE
Les éléments du menu sont stockés dans la table "SWITCHBOARD ITEMS" AVANCÉ
B B.. LLA AB BA AR RR RE ED D''O OU UTTIILLS SR RA AP PIID DE E Il est souvent pratique d'associer une barre d'outils rapide à une application. Ainsi, l'utilisateur va pouvoir accéder immédiatement aux commandes les plus fréquentes. BARRE ACCÈS RAPIDE ACTION
POINTER SUR LA BARRE D'OUTILS ACCÈS RAPIDE
<CLIC DROIT> DANS LA PARTIE DROITE, EN HAUT À LA PLACE DE "TOUS LES DOCUMENTS PAR DÉFAUT", CHOISIR LA BASE EN COURS EN HAUT DE LA PARTIE GAUCHE, CHOISIR LA CATÉGORIE DE COMMANDE SÉLECTIONNER UN À UN LES OUTILS À AJOUTER PUIS <CLIC G> SUR ORDONNER LES OUTILS PUIS
POUR VALIDER
ORDONNER LES OUTILS
NOTES
VII – STRUCTURER L'APPLICATION ATTENTION
213
La barre personnalisée s'ajoute à la barre par défaut donc faire attention à ne pas avoir d'outils en double Dans la base "BIBLIOTHEQUE AVEC DONNEES", créer puis afficher une barre d'outils
EXERCICE
rapide sur le modèle suivant et ce, uniquement pour l'application en cours. (la barre ci-dessus est composée des barres personnalisée et standard)
C C.. LLE ES SO OP PTTIIO ON NS SG GÉ ÉN NÉ ÉR RA ALLE ES S Elles vont permettre de définir le comportement et l'apparence de l'application.
ACTION
MENU ACCESS DANS LE VOLET DE GAUCHE SÉLECTIONNER PARAMÉTRER LES OPTIONS POUR VALIDER
IM AGE AU FORM AT ICO OU BMP AFFICHÉE NOTAMMENT DANS LA BARRE D'ÉTAT FORMULAIRE AFFICHÉ AUTOMATIQUEMENT AU DÉM ARRAGE DE L'APPLICATION (EX : LE MENU) L'AFFICHAGE EN FENÊTRE EST L'ANCIEN MODE D'AFFICHAGE D' ACCESS (MAIS TOUJOURS D'ACTUALITÉ)
SUPPRIME L'ESPACE INOCCUPÉ ET VÉRIFIE L'INTÉGRITÉ DE LA BASE
S'IL Y A UN MENU, IL EST INUTILE D'AFFICHER LES OBJETS (ET + PRUDENT)
NOTES
214 Dans la base "BIBLIOTHEQUE AVEC DONNEES", paramétrer les options de la base comme ci-dessous : EXERCICE
Fermer puis rouvrir la base
Le menu "OPTIONS" de ACCESS" est toujours disponible pour modifier la base INFOS
la table nommée "SWITCHBOARD ITEMS", dans laquelle sont stockées les informations du menu, contient alors les informations suivantes AVANCÉ
NOTES
VII – STRUCTURER L'APPLICATION
215
D D.. LLE ES SM MA AC CR RO OS S ((D DÉ ÉB BU UTTE ER RA AV VE EC C)) Les macro-commandes permettent d'automatiser des actions. Elles sont souvent associées à un bouton de commande où à une icône.
ACTION
GROUPE "AUTRES" (4
ème
ONGLET "CRÉER"
bloc)
<CLIC G> SUR (ou sur si c'est l'outil "MODULE" qui est affiché) la macro s'affiche en mode "création" POUR CHACUNE DES LIGNES DE LA MACRO RENSEIGNER LES ARGUMENTS DE L'ACTION DANS LE VOLET BAS ENREGISTRER
LIGNE DE M ACRO VOLET HAUT
…
VOLET BAS
DÉTAIL CORRESPONDANT
Colonnes du volet haut Action : définit l'action à exécuter (ouvrir un formulaire, lancer une impression…) Arguments : préciser l'objet sur lequel porte l'action (tel formulaire, tel état…) Commentaires : précisions apportées pour la bonne compréhension de la macro Pour créer une macro ouvrant le formulaire "AUTEUR" en mode "AJOUT DE DONNÉES" Créer la macro EXEMPLE
<CLIC G> sur
de
dans la colonne "Action"
et choisir Dans le volet bas, <CLIC G> sur de pour afficher les formulaires et choisir "AUTEUR" Sur la ligne "AFFICHAGE", choisir "formulaire" Sur la ligne "MODE DONNÉES", choisir "Ajout" <CLIC G> sur pour enregistrer donner un nom simple reprenant l'action et l'objet : "OuvrirAuteur" Différents modes d'affichage, de fenêtrage ou de données (modification, lecture) peuvent être choisis de même qu'un filtre et des conditions INFOS
NOTES
216 Pour créer une macro affichant l'état "LISTEAUTEUR" en mode "APERÇU AVANT IMPRESSION" Créer la macro EXEMPLE
<CLIC G> sur de dans la colonne "Action" et choisir Dans le volet bas, <CLIC G> sur de pour afficher les états et choisir "LISTEAUTEUR" Sur la ligne "AFFICHAGE", choisir "APERÇU AVANT IMPRESSION" <CLIC G> sur pour enregistrer donner un nom simple reprenant l'action et l'objet : "APERCULISTEAUTEUR"
EXERCICE
Créer les macro-commandes d'ouverture en mode "AJOUT" des formulaires "AUTEUR", "EDITEUR", "LECTEUR" et "OUVRAGE" Idem pour les mêmes formulaires mais en mode "MODIFICATION" Idem pour les états "Liste par genre", "Liste des Auteurs, des Editeurs, des Lecteurs et des Ouvrages " en mode "APERÇU AVANT IMPRESSION"
E E.. LLE ES SB BO OU UTTO ON NS SD DE EC CO OM MM MA AN ND DE E Les boutons de commande sont le plus souvent utilisés pour lancer une action avec une macro (par exemple, imprimer à partir d'un formulaire). ONGLET "CRÉATION"
ACTION
GROUPE "CONTRÔLES" (4
ème
bloc)
<CLIC G> SUR (bouton) la souris prend la forme d'une croix accompagnée du contrôle + <FAIRE GLISSER> LA SOURIS DANS LE FORMULAIRE POUR TRACER LE CONTRÔLE SUIVRE LES INDICATIONS DE L'ASSISTANT (outil assistant activé) NOMMER LE CONTRÔLE PUIS ENREGISTRER
EXERCICE
NOTES
Dans la base "BIBLIOTHEQUE AVEC DONNEES", créer un formulaire simple à partir de la table "EMPRUNT" – Y adjoindre un bouton de commande "AJOUTER UN NOUVEL ENREGISTREMENT"
VII – STRUCTURER L'APPLICATION
217
FF.. LLE ES SM MO OD DU ULLE ES S ((D DÉ ÉB BU UTTE ER RA AV VE EC C)) Un module est un ensemble de lignes de langage Macro ou de VISUAL BASIC (VB : le langage de programmation des applications OFFICE) enregistré sous un nom. Il est donc nécessaire d'acquérir quelques notions de programmation pour pouvoir créer ou modifier un module.
ACTION
GROUPE "AUTRES" (4
ème
ONGLET "CRÉER"
bloc)
<CLIC G> SUR DE PUIS SUR (ou directement si l'outil est affiché) l'éditeur Visual Basic s'affiche dans sa propre fenêtre SAISIR LE CODE VB ENREGISTRER
le code peut aussi être directement saisi à partir de l'onglet "ÉVÉNEMENT" des propriétés d'un bouton de commande : La combinaison de touches <ALT> <F11> permet d'appeler directement l'éditeur VB INFOS
COMMENTAIRE PRÉCISANT LE CODE QUI SUIT
DÉCLARATION DE VARIABLE
FENÊTRE DE MESSAGE VA À UN NOUVEL ENREGISTREMENT
Il est souvent nécessaire d'associer l'action aux données du formulaire (Par exemple, Me.DateEmprunt fait référence à la valeur affichée à l'écran du formulaire du champ "DATEEMPRUNT") INFOS
EXERCICE
Dans le formulaire en cours de la base "BIBLIOTHEQUE AVEC DONNEES", créer une procédure événementielle SUR CLIC du bouton "AJOUTER UN NOUVEL ENREGISTREMENT" sur le modèle ci-dessus – le tester
BOUTON DE COMM ANDE
218
G G.. LLE ER RU UB BA AN NP PE ER RS SO ON NN NA ALLIIS SÉ É Le ruban peut être personnalisé en fonction de l'application. Il est possible de lui affecter des outils existants ou des macro-commandes. Pour ce faire, il est nécessaire de procéder à un certain nombre d'opérations : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Afficher les objets systèmes Afficher les erreurs d'interface XML Créer une table système spécifique nommée "USYSRIBBONS" Créer dans cette table le ou les rubans personnalisés et indiquer les caractéristiques du ruban en XML. Charger les bibliothèques d'objets "MICROSOFT DAO 3.6 OBJECT LIBRARY" et "MICROSOFT OFFICE 12.0 OBJECT LIBRARY" Créer un module MDLRibbons chargeant la fonction LoadRibbons() Appeler ce module à l'aide la macro "AUTOEXEC" Associer le ruban à l'application ou à un formulaire Cacher les objets systèmes
1 AFFICHER LES OBJETS SYSTÈMES Il faut dans un premier temps afficher les objets systèmes
ACTION
MENU ACCESS DANS LE VOLET DE GAUCHE SÉLECTIONNER DANS LA ZONE "NAVIGATION"
<CLIC G> SUR COCHER
pour valider pour valider
2 AFFICHER LES ERREURS D'INTERFACE XML Dans un second temps, il faut afficher activer l'affichage des messages d'erreur
ACTION
MENU ACCESS DANS LE VOLET DE GAUCHE SÉLECTIONNER DANS LA ZONE "GÉNÉRAL" COCHER
pour valider
NOTES
VII – STRUCTURER L'APPLICATION
219
3 CRÉER LA TABLE "USYSRIBBONS" Ensuite, il faut créer la table "USYSRIBBONS" ; cette création s'effectue de manière standard.
ACTION
GROUPE "TABLES" (1
er
ONGLET "CRÉER"
bloc)
<CLIC G> SUR
POUR CRÉER LA NOUVELLE TABLE CRÉER LES CHAMPS DU TABLEAU SUIVANT AVEC LE CHAMP "N°" COMME CLÉ PRIMAIRE ENREGISTRER LA TABLE SOUS LE NOM "USYSRIBBONS"
Nom du champ
Type
Taille
N°
NuméroAuto
Entier long
NomRuban
Texte
255
XMLRuban
Mémo
Les tables MSYS… et USYS… sont des tables systèmes normalement non affichées (Ribbon = ruban) AVANCÉ
4 CRÉER LES RUBANS PERSONNALISÉS Après cela, il faut créer des enregistrements dans la table ; ces enregistrements correspondent aux différents rubans. Le code XML est entré dans le champ "XMLRUBAN.
Le code à ajouter va concerner des outils existants ou des macro-commandes créées par l'utilisateur INFOS
5 CHARGER LES BIBLIOTHÈQUES D'OBJETS Le chargement de ces bibliothèques est indispensable pour que l'ensemble fonctionne.
ACTION
<ALT> <11> POUR APPELER VISUAL BASIC À PARTIR DE ACCESS MENU OUTILS COCHER
les bibliothèques d'objets sont classées par ordre alphabétique pour valider les bibliothèques d'objets sont chargées et les objets dorénavant utilisables
220
6 CRÉER UN MODULE VISUAL BASIC "MDLRIBBONS" Toujours dans Visual Basic, il faut créer un module "LOADRIBBONS" qui va déclarer les différents éléments du ruban et aller chercher les valeurs dans la table "USYSRIBBONS".
ACTION
SAISIR LE CODE CI-DESSOUS
bien respecter l'orthographe et les indentations <CLIC G> SUR L'OUTIL POUR ENREGISTRER ET LE NOMMER "LOADRIBBONS" si possible, respecter minuscules et majuscules dans les noms de modules pour valider MENU FICHIER
<CLIC G> SUR la fenêtre ACCESS s'affiche de nouveau
VII – STRUCTURER L'APPLICATION
221
7 CRÉER LA MACRO "AUTOEXEC" Il faut alors lancer ce module "LOADRIBBONS" à l'aide de la macro "AUTOEXEC" (qui s'exécute au démarrage de l'application).
ACTION
ONGLET "CRÉER" ème GROUPE " AUTRES " (4 bloc)
<CLIC G> SUR CRÉER LA MACRO-COMMANDE CI-DESSOUS L'ENREGISTRER SOUS LE NOM "AUTOEXEC"
dans la plupart des applications Microsoft, la macro auto exécutable se nomme "autoexec"
8 ASSOCIER LE RUBAN Le ruban ainsi créé peut être associé à l'application ou bien à un formulaire de l'application, ce qui ouvre toutes les possibilités d'une gestion personnalisée de l'application. ASSOCIER A L'APPLICATION ACTION
DU MENU ACCESS DANS LE VOLET DE GAUCHE SÉLECTIONNER DANS DÉROULER LA LISTE DES RUBANS SÉLECTIONNER LE RUBAN VOULU POUR VALIDER FERMER PUIS RÉOUVRIR L'APPLICATION
le ruban personnalisé s'affiche en complément ou en lieu et place du ruban standard
ASSOCIER A UN FORMULAIRE FORMULAIRE AFFICHÉ EN MODE "CRÉATION" ACTION
DANS LE VOLET DE GAUCHE AFFICHER LES PROPRIÉTÉS DU FORMULAIRE AFFICHER L'ONGLET "AUTRES" EN FACE DE LA PROPRIÉTÉ "RUBAN" DÉROULER LA LISTE DES RUBANS SÉLECTIONNER LE RUBAN VOULU POUR VALIDER
le ruban personnalisé s'affiche à l'ouverture du formulaire
NOM DU RUBAN
NOTES
222 9 CACHER LES OBJETS SYSTÈMES Il faut maintenant de nouveau cacher les objets systèmes
ACTION
MENU ACCESS DANS LE VOLET DE GAUCHE SÉLECTIONNER DANS LA ZONE "NAVIGATION"
<CLIC G> SUR DÉCOCHER POUR VALIDER POUR VALIDER
10 DÉBUTER AVEC XML Le "XML" est une évolution du code descriptif d'origine d'Internet "HTML". Il est fondé sur la notion de balises qui indiquent le début puis la fin d'un ensemble d'informations homogènes. Une balise de début s'exprime par les signes <…> Une balise de fin s'exprime par les signes </…> Lors de la saisie dans la table : <CTRL> <ENTRÉE> permet d'aller à la ligne <ESPACE> permet de disposer les ensembles de manière indentée et lisible Les ID (identification) doivent être uniques ; pour mieux s'y retrouver, il est possible de hiérarchiser la numérotation : <GROUP ID="DBCUSTOMGROUP2" LABEL="AJOUTS"> <BUTTON ID="BUTTON21" LABEL="CONSULTATION" ONACTION="OUVRIRCONSULTATION" /> <GROUP ID="DBCUSTOMGROUP3" LABEL="CONSULTATION"> <BUTTON ID="BUTTON32" LABEL="AUTEUR" ONACTION="MODIFIERAUTEUR" /> DÉM ARRE D'UN RUBAN VIDE OU NON EXEMPLE
ONGLET
(TRUE:OUI / FALSE : AFFICHE LE RUBAN S T A NDA RD) AFFICHAGE ONGLET "CRÉER" (TRUE:OUI / FALSE:NON) CRÉATION ONGLET "OUTILS" CRÉATION GROUPE "PRESSE-PAPIERS" AFFICHAGE OUTIL "COPIER" AFFICHAGE OUTIL "COUPER"
CONTRÔLE IDMSO
AFFICHAGE OUTIL "COLLER" FIN DU GROUPE FIN DE L'ONGLET FIN DES ONGLETS FIN DU RUBAN FIN DE LA PERSONNALISATION
NOTES
VII – STRUCTURER L'APPLICATION Les outils peuvent être de deux types : des outils standards d'ACCESS des macro-commandes. Pour reprendre les outils (onglets ou groupe) d'ACCESS dans le code XML, il faut indiquer la valeur du contrôle idMso de l'outil : Ces valeurs peuvent être connues en affichant la bulle d'aide des outils dans les options de personnalisation d'ACCESS. AFFICHER LES VALEURS IDMSO ACTION
DU MENU ACCESS DANS LE VOLET DE GAUCHE SÉLECTIONNER CHOISIR LE TYPE DE COMMANDES DANS POINTER SUR LES COMMANDES LA VALEUR DU CONTRÔLE S'AFFICHE DANS UNE BULLE D'AIDE (à la fin entre parenthèses) POUR FERMER LA FENÊTRE
EXERCICE
NOTES
Afficher dans la base en cours en plus du ruban standard mais sans l'onglet " CRÉER" l'onglet "OUTILS" avec le groupe "PRESSE-PAPIERS" et les outils "COPIER", "COUPER" et "COLLER" en faisant toutes les opérations décrites dans ce chapitre et en recopiant les codes de module, de macro et XML ci-dessous – Vérifier dans les options les valeurs des contrôles IDMSO – nommer ce ruban "test1"
223
224 Pour afficher des outils appelant des macros, il faut bien entendu que les macros aient été créées préalablement.
EXEMPLE
LIGNE APPELANT UNE M ACRO
La commande permettant de les appeler est : <BUTTON ID="BUTTON1" LABEL="LIBELLÉ" ONACTION="NOMMACRO" /> IDENTIFICATION UNIQUE
TEXTE AFFICHÉ
NOM DE LA M ACRO-COMMANDE
(il ne peut y avoir 2 ID identiques)
EXERCICE
EXERCICE
NOTES
Créer le ruban ci-dessous en faisant un copier/coller du précédent et en y ajoutant la ligne appelant la macro "OuvrirConsultation" créée précédemment – nommer ce ruban "test2"
Créer le ruban ci-dessous en vous aidant éventuellement de l'exemple de code qui suit Le groupe "OUTILS" est construit sur la base du groupe "PRESSE-PAPIERS" précédent Le groupe "AJOUTS" appelle les macro-commandes d'ouvertures des formulaires du même nom (créées précédemment) en mode "AJOUT" Le groupe "CONSULTATION" appelle les macro-commandes d'ouvertures des formulaires du même nom en mode "LECTURE SEULE" Le groupe "IMPRESSION" appelle les macro-commandes d'affichage des états du même nom (créés précédemment) en mode "APERÇU AVANT IMPRESSION" Le groupe "QUITTER" ferme ACCESS Nommer le ruban "GESTION", l'associer à l'application et le tester
VII – STRUCTURER L'APPLICATION
EXEMPLE
NOTES
225
226 Créer le ruban ci-après en vous aidant éventuellement de l'exemple de code suivant Le nommer "Form", l'associer à chacun des formulaires du ruban précédent et le tester EXERCICE
EXEMPLE
H H.. LLA AM MO OD DIIFFIIC CA ATTIIO ON ND D''U UN NE EA AP PP PLLIIC CA ATTIIO ON N Si une application est complètement automatisée et que ni le ruban, ni les menus contextuels ne sont affichés, il y a peu de risques d'une mauvaise manipulation de l'utilisateur. Cependant, il faut pouvoir avoir accès aux divers outils et commandes pour maintenir et faire évoluer l'application.
ACTION
MODIFIER UNE APPLICATION GARDER ENFONCÉE LA TOUCHE <MAJ> PENDANT LE DÉMARRAGE DE L'APPLICATION tous les outils et commandes sont disponibles RÉAFFICHER LE VOLET GAUCHE EN CLIQUANT SUR
NOTES
(en haut à gauche)
VIII –GÉRER ET PUBLIER UNE BASE ACCESS
227
VIII. GÉRER ET PUBLIER UNE BASE ACCESS Des outils spécifiques aux bases de données permettent d'optimiser leur exploitation.
A A.. LL''A AN NA ALLY YS SE EU UR RD DE E TTA AB BLLE ES S Cet outil permet de transformer automatiquement une base simple constituée d'une seule table en une base complexe constituée de tables avec des relations. ONGLET "OUTILS BASE DE DONNÉES"
ACTION
GROUPE "ANALYSER" (3
ème
bloc)
OUVRIR LA BASE
<CLIC G> SUR la fenêtre d'assistant s'affiche CONFIRMER LA TABLE À ANALYSER ACCEPTER RENOMMER LES TABLES AVEC L'OUTIL ACCEPTER LES CLÉS PROPOSÉES ACCEPTER LA CRÉATION D'UNE REQUÊTE DE SYNTHÈSE JUSQU'À
<CLIC G> ICI POUR RENOMMER LA TABLE
A partir de la table "LIVRES" de la base "OUVRAGES" créée précédemment, créer une base de plusieurs tables avec leurs relations EXERCICE
NOTES
228
B B.. LL''A AN NA ALLY YS SE EU UR RD DE EP PE ER RFFO OR RM MA AN NC CE ES S L'analyseur de performances va permettre de mettre en évidence les possibles points faibles de la base et d'y remédier. ONGLET "OUTILS BASE DE DONNÉES"
ACTION
GROUPE "ANALYSER" (3
ème
bloc)
OUVRIR LA BASE
<CLIC G> SUR la fenêtre d'analyse s'affiche <CLIC G> SUR POUR LANCER L'ANALYSE
<CLIC G> ICI POUR SÉLECTIONNER TOUT
ACTION
OPTIMISER LA BASE LES RÉSULTATS DE L'ANALYSE S'AFFICHENT <CLIC G> SUR UNE LIGNE DE RÉSULTAT une icône symbolise le type d'information
une description s'affiche dans la partie basse de la fenêtre REMÉDIER ALORS AU PROBLÈME OU <CLIC G> SUR l'icône s'affiche alors en face de la ligne <CLIC G> SUR POUR TERMINER
TYPE D'INFORM ATION
SI LA COMMANDE EST DISPONIBLE
Idée à ne pas prendre en compte car impossibilité de gérer les codes postaux étrangers…
DÉTAIL DE LA LIGNE SÉLECTIONNÉE
Index déjà existants et index combiné inutile
VIII –GÉRER ET PUBLIER UNE BASE ACCESS
229
Analyser les performances de la base "BIBLIOTHEQUE AVEC DONNÉES" EXERCICE
C C.. LLA AD DO OC CU UM ME EN NTTA ATTIIO ON ND DE E LLA AB BA AS SE E Toute application informatique doit être documentée afin qu'il soit possible de la comprendre et de l'utiliser en cas d'absence de la personne qui la maintient ou l'utilise habituellement. ACCESS permet de créer cette documentation générale, par ailleurs très détaillée, automatiquement. La documentation des divers modules et macros restent de la responsabilité de leur créateur. ONGLET "OUTILS BASE DE DONNÉES"
ACTION
GROUPE "ANALYSER" (3
ème
bloc)
OUVRIR LA BASE
<CLIC G> SUR la fenêtre s'affiche <CLIC G> SUR POUR LANCER LA CREATION DE L'ÉTAT l'état s'affiche en mode "aperçu avant impression"
Créer la documentation de la base "BIBLIOTHEQUE AVEC DONNÉES" EXERCICE
NOTES
230
D D..
LL''E EM MP PA AQ QU UE ETTA AG GE E
Cette fonctionnalité permet de transporter la base sur un autre micro. Elle exige un certificat numérique d'identification de la source (voir "j'apprends à me servir de Windows Vista").
ACTION
MENU ACCESS
SÉLECTIONNER LE CERTIFICAT NOMMER LE FICHIER (ce fichier porte le suffixe .ACCDC) SAISIR LE MOT DE PASSE POUR VALIDER
Le fichier peut alors être copié ou transféré ; un <DOUBLE-CLIC> sur ce fichier permet d'installer la base sur un dossier du nouvel emplacement INFOS
E E.. LLE ES SE ER RV VE EU UR RD DE EG GE ES STTIIO ON ND DE ED DO OC CU UM ME EN NTTS S Un serveur de gestion de documents est un emplacement centralisé permettant à des utilisateurs de gérer et de suivre des fichiers (par exemple, une bibliothèque SharePoint). C'est une fonctionnalité encore le plus souvent liée à un réseau d'entreprise.
ACTION
MENU ACCESS
SÉLECTIONNER LE DOSSIER DE DESTINATION POUR VALIDER
Les données peuvent aussi être exportées vers une LISTE SHAREPOINT avec l'outil INFOS
de l'onglet groupe "EXPORTER" (2ème bloc) Plus simplement et pour les particuliers, l'outil gratuit de MICROSOFT "SHAREVIEW"
permet aussi de partager les données en ligne (ouvrir la base puis menu partager de SHAREVIEW)
VIII –GÉRER ET PUBLIER UNE BASE ACCESS
FF..
231
LLE ES S FFO OR RM MA ATTS SP PD DFF E ETT X XP PS S
Les divers constituants de la base (particulièrement les données et les états) peuvent être exportés au format PDF (PORTABLE DOCUMENT FORMAT) ou XPS (XML PAPER SPECIFICATION) pour l’impression, le postage et la distribution par courrier électronique. Ils peuvent ainsi être partagés avec des utilisateurs ne possédant pas ACCESS 2007,
ACTION
GROUPE "EXPORTER" (2
ème
ONGLET "DONNÉES EXTERNE"
bloc)
<CLIC G> SUR NOMMER LE FICHIER ET INDIQUER SON EMPLACEMENT CONSERVER LE FORMAT PDF OU LE CHANGER EN XPS
<CLIC G> SUR le fichier est créé au format indiqué
G G.. LLE ES SP PR RO OP PR RIIÉ ÉTTÉ ÉS SD D''U UN NE EB BA AS SE E Les propriétés de la base donnent des informations sur le fichier ACCESS, comme pour tous les autres fichiers Office ; L'onglet afférent est cependant particulièrement riche dans ACCESS puisqu'il informe sur la structure de la base.
ACTION
MENU ACCESS
SÉLECTIONNER L'ONGLET POUR AFFICHER SES PROPRIÉTÉS POUR VALIDER
Afficher les propriétés la base de données "BIBLIOTHEQUE AVEC DONNEES" EXERCICE
232
H H.. LLE EC CO OM MP PA AC CTTA AG GE ED D''U UN NE EB BA AS SE E Si des enregistrements ont été supprimés, de l'espace inutile est occupé et accédé, ce qui augmente le volume de la base et ralentit les opérations. Il est recommandé de compacter régulièrement une base de données.
ACTION
MENU ACCESS
le compactage s'effectue immédiatement pour la base en cours avant : après :
AVANCÉ
Si vous avez supprimé des enregistrements à la fin d'une table contenant un champ NUMÉROAUTO, le compactage de la base de données réinitialise l'incrémentation de ce champ : sa valeur dans le prochain enregistrement que vous ajouterez sera supérieure d'une unité à sa valeur dans le dernier enregistrement de la table Compacter la base de données "BIBLIOTHEQUE AVEC DONNEES"
EXERCICE
II.. LLA AS SA AU UV VE EG GA AR RD DE ED D''U UN NE EB BA AS SE E La sauvegarde d'une base de données consiste à en faire une copie sur un autre emplacement. C'est alors le fichier .ACCDB que vous copiez. Il contient l'ensemble de la base (structure et données – sauf en cas de tables liées). Pourquoi effectuer une sauvegarde ? A titre de précaution. Les données sont enregistrées quasiment en temps réel mais il peut se produire un incident de structure, notamment suite à une fermeture inopinée de tables ouvertes (coupure d'électricité, incident de fonctionnement, plantage, …) ; des liaisons peuvent alors être rompues et des enregistrements s'effectuer de manière inadéquate dans une partie des tables seulement sans que rien ne le laisse apparaître lors du fonctionnement de la base. La sauvegarde pourra permettre de récupérer une structure intacte et des données récentes qui pourront être complétées.
INFOS
NOTES
Les bases de données ont un fonctionnement très différent des fichiers de bureautique. Dans un fichier Word ou Excel, les modifications ne sont prises en compte que lorsque vous décidez d'enregistrer ce fichier. Alors seulement, la copie du fichier modifiée sur lequel vous travaillez et qui réside dans la mémoire vive de l'ordinateur va venir remplacer la copie plus ancienne d'origine sur le disque dur. Dans une base de données, chaque enregistrement de la base fonctionne un peu comme un fichier Word ou Excel à la différence que les modifications sont automatiquement prises en compte, sans aucun besoin d'enregistrer (pour les données mais pas pour la structure).
VIII –GÉRER ET PUBLIER UNE BASE ACCESS
ACTION
233
MENU ACCESS
INDIQUER L'EMPLACEMENT DE SAUVEGARDE (différent ACCEPTER LE NOM DE LA BASE (nom
de l'emplacement de travail)
d'origine + date)
POUR VALIDER
INFOS
CONSEIL
Une base de données est une entité vivante qui est en perpétuelle évolution. Pour être certain de ne pas perdre des informations en cas de problème, Il est indispensable d'effectuer régulièrement une sauvegarde de cette base, sauvegarde qui va être une image de la base de données à un moment donné Ces sauvegardes doivent être régulières (quotidiennes) et si possible automatisées (on n'a pas toujours le temps de faire la sauvegarde) Utiliser une base de données sans procéder à des sauvegardes régulières est très risqué
ATTENTION
Faire une sauvegarde de la base "BIBLIOTHEQUE AVEC DONNEES" EXERCICE
NOTES
234
JJ.. LLA AR RÉ ÉP PA AR RA ATTIIO ON ND D''U UN NE EB BA AS SE E En cas de coupure du système ou de fermeture incorrecte d'ACCESS, la base en cours peut être endommagée ou contenir des incohérences. Si l'erreur est détectée à l'ouverture de la base de données, le logiciel vous informe de la nécessité d'une réparation. En répondant par l'affirmative, la base sera réparée puis ouverte. Si ACCESS ne redémarre pas correctement après une coupure, il est conseillé de procéder à une réparation des fichiers programme à partir du panneau de configuration. Puis de copier la dernière sauvegarde de la base de données dans le répertoire de travail.
ACTION
PANNEAU DE CONFIGURATION
<CLIC> SUR <CLIC> SUR <CLIC G> SUR "MICROSOFT OFFICE 2007" OU "MICROSOFT ACCESS 2007" POUR SÉLECTIONNER
<CLIC G> SUR CHOISIR <RÉPARER> POUR LANCER LA RÉPARATION
Il est aussi possible d'utiliser le diagnostic OFFICE . Cet outil se trouve dans le menu W INDOWS, dans TOUS LES PROGRAMMES, groupe MICROSOFT OFFICE, sous-groupe "OUTILS".
NOTES
IX –EXERCICES
235
IX. EXERCICES A A.. N NO OR RTTH HW WIIN ND D 22000077..A AC CC CD DB B C'est la base exemple de Microsoft utilisée pour le premier grand chapitre de cet ouvrage "Utiliser et interroger une base ACCESS". La base intitulée "NORTHWIND 2007 IOS" comporte la correction des différents exercices proposés
NOTES
236
B B.. O OU UV VR RA AG GE ES S..A AC CC CD DB B C'est la base exemple utilisée pour le deuxième grand chapitre de cet ouvrage "Créer et modifier une base simple". La base intitulée "OUVRAGES IOS" comporte la correction des différents exercices proposés.
NOTES
IX –EXERCICES
237
C C.. B BIIB BLLIIO OTTH HE EQ QU UE E..A AC CC CD DB B C'est la base exemple utilisée pour le troisième grand chapitre de cet ouvrage "Créer et modifier une base complexe " et le chapitre suivant " Structurer l'application". La base intitulée "BIBLIOTHEQUE IOS" comporte la correction des différents exercices proposés. Elle est complètement fonctionnelle et peut être facilement adaptée à vos besoins que vous soyez particulier, entreprise ou association. Elle est libre de droit si vous avez acheté ce livre ou ce cours.
NOTES
INDEX ACTIVATION CONTENU ....................................29 ACTIVE X (FORMULAIRES) ............................. 181 AFFICHAGE ÉTATS .............................................61 AFFICHAGE FORMULAIRES ..............................31 AFFICHAGE REQUÊTES .....................................37 AFFICHER UNE TABLE .................................... 198 AJOUT D'UN CHAMP (ÉTAT) ............................74 AJOUT ENREGISTREMENTS (FORM.)..............34 ALGÈBRE RELATIONNEL ................................ 133 ANALYSEUR DE PERFORMANCES ................ 228 ANALYSEUR DE TABLES ................................. 227 ANNULATION D'ACTIONS ................................24 ANNULATION DE LA DERNIÈRE ACTION.........26 ANNULATION DE L'ANNULATION...................25 ASCENSEURS......................................................21 ASSISTANT ÉTAT ................................................62 ASSISTANT REQUÊTES.......................................38 ASSOCIER LE RUBAN ...................................... 221 ATTRIBUT ........................................................ 130 BARRE DE TITRE .................................................15 BARRE D'ÉTAT ....................................................21 BARRE D'OUTILS ......................................... 8, 212 BARRE D'OUTILS "ACCÈS RAPIDE" ..................15 BIBLIOTHÈQUE D'OBJETS .............................. 219 BOITES DE DIALOGUE .........................................8 BOUTONS DE COMMANDE .......................... 216 CACHER LES OBJETS SYSTÈMES .................... 222 CALCULS (REQUÊTES) .......................................53 CALCULS SUR ENREGISTREMENTS .............. 117 CHAMPS CONCATÉNÉS (REQUÊTES) ..............44 CHAMPS PROPRIÉTÉS.................................... 139 CLAVIER ..........................................................6, 25 CLÉ ÉTRANGÈRE ..................................... 131, 153 CLÉ PRIMAIRE ......................................... 131, 149 COLONNES (ÉTAT) ...................................... 69, 77 COMBINAISON CRITÈRES (REQUÊTES)...........50 COMPACTAGE D'UNE BASE .......................... 232 CONFIGURATION ................................................1 CONTRAINTE D'ENTITÉ .................................. 132 CONTRÔLES CALCULÉS (FORM.) .................. 166 CONTRÔLES COMPLÉMENTAIRES ............... 208 CONTRÔLES DÉPENDANTS (FORM.)............ 160 CONTRÔLES INDÉPENDANTS (FORM.)........ 161 CRÉATION BASE ( MODÈLE) .......................... 104 CREATION BASE SIMPLE ................................ 103 CRÉATION BASE VIERGE ........................ 105, 135 CRÉATION CHAMPS ....................................... 136 CRÉATION CHAMPS ....................................... 107 CREATION DE FORMULAIRE ......................... 160 CRÉATION ÉTAT .................................. 62, 68, 202 CRÉATION REQUÊTES .......................................39 CRÉATION TABLES .......................................... 135 CRÉATION TABLES .......................................... 106 CRÉER UNE JOINTURE ................................... 200 CRITÈRES DE SÉLECTION (REQUÊTES).............47 CRITÈRES MULTITABLES (REQUÊTES).............57 DÉPLACEMENT ........................................... 23, 25 DIDACTICIEL .......................................................10 DIMENSION CONTRÔLES (FORM.)............... 169 DISPOSITION (ÉTAT)..........................................65 DISPOSITION CONTRÔLES (FORM.) ............. 167 DOCUMENTATION DE LA BASE .................... 229 DOMAINE ........................................................ 129 EMPAQUETAGE.............................................. 230 ENLEVER UNE TABLE...................................... 199 ENREGISTREMENT PRÉSENTATION............. 116 ENREGISTREMENT REQUÊTES ........................40 ETATS ........................................................... 12, 61 EXCEL CONNEXION ...........................................97 EXCEL GRAPHIQUE CROISÉ DYNAMIQUE ......96 EXCEL TABLEAU CROISÉ DYNAMIQUE............95 EXCEL TABLEAU SIMPLE ...................................94 EXÉCUTION REQUÊTES .....................................40 EXERCICES ................................................... 3, 235 EXTRACTION SYNTHÈSE INFORMATIONS......86 FENÊTRE ACCESS ...............................................14 FENÊTRES .............................................................6
FERMETURE BASE .............................................29 FILTRAGE ENREGISTREMENTS (FORM.).........36 FILTRAGE SIMPLE ENREGISTREMENTS ....... 118 FORMAT DES NOMBRES (ÉTAT)......................80 FORMAT DES NOMBRES (FEUILLE) .............. 122 FORMAT D'UN CHAMP ................................. 140 FORMATS PDF ET XPS .................................... 231 FORMULAIRE DOUBLE AFFICHAGE ............. 124 FORMULAIRE PLUSIEURS ÉLÉMENTS .......... 124 FORMULAIRE SIMPLE .................................... 123 FORMULAIRES .............................................12, 31 GÉNÉRATEUR D'EXPRESSION (REQUÊTES)....57 GESTION CHAMPS (REQUÊTES) ......................41 GESTION DONNÉES........................................ 111 GRAPHIQUE CROISÉ DYNAMIQUE .................86 GROUPE D'OPTIONS (FORMULAIRES)......... 177 GROUPES D'OUTILS ..........................................17 GUIDE .................................................................10 HAUTEUR DES LIGNES ................................... 119 IMAGE (ÉTAT) ....................................................73 INDEX ............................................................... 152 INSERTION DE CHAMPS (ÉTAT) .................... 204 INSTALLATION ..................................................... 2 INTÉGRITÉ RÉFÉRENTIELLE ........................... 132 INTERFACE XML.............................................. 218 JOINTURE EXTERNE ....................................... 197 JOINTURE REFLEXIVE ..................................... 196 LARGEUR DES COLONNES (FEUILLE)............ 120 LEGENDE D'UN CHAMP................................. 144 LIAISON DE DONNÉES EXCEL ...........................94 LIEN INTERNET (FORMULAIRES) .................. 180 LIGNES (ÉTAT) ....................................................75 LISTE (FORMULAIRES).................................... 174 LISTE DE CHOIX ............................................... 147 MACRO AUTOEXEC........................................ 221 MACRO-COMMANDES ....................................13 MACRO-COMMANDES ................................. 215 MASQUE DE SAISIE ........................................ 142 MENU ACCESS ...................................................15 MENU DE L'APPLICATION ............................. 211 MENUS ................................................................. 8 MENUS CONTEXTUELS.....................................20 MISE EN FORME (ÉTAT) ..............................66, 75 MISE EN FORME AUTOMATIQUE (ÉTAT) .......84 MISE EN FORME CONDITIONNELLE (ÉTAT) ...82 MISE EN FORME CONTRÔLES (FORM.) ....... 171 MISE EN PAGE (ÉTAT) .......................................84 MODE FEUILLE DE DONNÉES........................ 106 MODÈLE RELATIONNEL................................. 128 MODIFICATION DONNÉES ............................ 113 MODIFICATION DONNÉES (FORM.S) .............33 MODIFIER UNE APPLICATION....................... 226 MODULES.......................................... 13, 217, 220 NAVIGATION DONNÉES ................................ 112 NAVIGATION DONNÉES (FORM.)....................33 NOM DES CHAMPS ........................................ 109 OBJETS SYSTÈMES .......................................... 218 ONGLETS ............................................................17 ONGLETS (FORMULAIRES)............................ 179 ONGLETS D'OBJET .............................................22 OPERATEURS DE COMPARAISON (REQUÊTES)47 OPERATEURS ENSEMBLISTES....................... 133 OPERATEURS RELATIONNELS....................... 134 OPÉRATIONS (REQUÊTES) ...............................54 OPTIONS ACCESS............................................ 213 ORDRE CONTRÔLES (FORM.) ....................... 172 ORDRE DES CHAMPS ..................................... 110 OUTILS ................................................................24 OUVERTURE BASE.............................................27 OUVERTURE/FERMETUREE............................... 2 PERSONNALISATION ÉTAT...............................68 PIÈCE JOINTE (FORMULAIRES) ..................... 185 POINTEUR ..........................................................23 POLICE (FEUILLE) ............................................ 121 PRESENTATION (ÉTAT) .....................................75 PRÉSENTATION DONNÉES ............................ 119 PRÉSENTATION DU FORMULAIRE ............... 125
PRESSE PAPIERS .................................................. 9 PRINCIPAUX CONTRÔLES (FORM.)...............173 PROPRIÉTÉ DU FORMULAIRE ........................186 PROPRIÉTÉS (REQUÊTES) ................................. 60 PROPRIÉTÉS CONTRÔLES (FORM.) ...............163 PROPRIÉTÉS D'UNE BASE ...............................231 PROPRIÉTÉS TABLE SOUS-FEUILLE ..................................................158 VALIDATION.....................................................156 QUADRILLAGE BORDURES (ÉTAT) .................. 81 RECHERCHE DONNÉES...................................115 RECHERCHE DONNÉES (FORM.) ..................... 35 REGROUPEMENT ET TRI (ÉTAT) ...................... 70 REGROUPEMENTS (ÉTAT) .......................64, 205 REGROUPEMENTS (REQUÊTES)...................... 55 RELATION.........................................................130 REMPLACEMENT DONNÉES..........................116 RÉPARATION D'UNE BASE .............................234 RÉPÉTITION DE LA DERNIÈRE ACTION............ 26 REQUÊTE AJOUT..............................................190 REQUÊTE ANALYSE CROISÉE ........................... 90 REQUÊTE AVEC PARAMÈTRES ......................193 REQUÊTE CRÉATION DE TABLE .....................188 REQUÊTE D'ANALYSE .....................................195 REQUÊTE DOUBLONS.....................................195 REQUÊTE MISE A JOUR...................................191 REQUÊTE NON CORRESPONDANCE.............195 REQUÊTE SÉLECTION........................................ 37 REQUËTE SUPPRESSION ................................192 REQUÊTES .......................................................... 12 RUBAN....................................................16, 24, 26 RUBAN PERSONNALISÉ......................... 218, 219 SAISIE DONNÉES..............................................111 SAISIE DONNÉES (FORMULAIRE) ..................123 SAUVEGARDE D'UNE BASE ............................232 SCHÉMA BASE DE DONNÉES .........................132 SÉLECTION ......................................................... 24 SÉLECTION (ÉTAT) ...........................................202 SÉLECTION CHAMPS.......................................109 SÉLECTION CONTRÔLES (FORM.) .................162 SÉLECTION DE CHAMPS (ÉTAT) ....................... 64 SÉLECTION DONNÉES.....................................113 SERVEUR DE GESTION DE DOCUMENTS......230 SOURIS............................................................ 5, 23 SOUS-ÉTATS.....................................................206 SOUS-FORMULAIRE........................................183 SQL ....................................................................201 STRUCTURE ....................................................... 11 STRUCTURE D'UNE BASE ...............................135 STRUCTURE TABLES............................... 107, 149 SUPPRESSION DES CHAMPS..........................110 SUPPRESSION D'UN CHAMP (ÉTAT) ............... 74 SUPPRESSION ENREGISTREMENTS ..............114 SUPPRESSION ENREGISTREMENTS (FORM.) 35 SUPPRIMER UNE JOINTURE ..........................200 TABLE USYSRUBBONS ....................................219 TABLES................................................................ 11 TAILLE D'UN CHAMP.......................................139 THÉORIE RELATIONNELLE..............................129 TITRE ET VISUALISATION (ÉTAT)...................... 66 TITRES (ÉTAT)..................................................... 79 TOTAUX (ÉTAT).................................................. 78 TOTAUX ET DÉTAIL (ÉTAT) ............................... 71 TOUCHES DE FONCTION .................................. 26 TRI (ÉTAT) ........................................................... 65 TRI (REQUÊTES) ................................................. 46 TRI ENREGISTREMENTS .................................117 TRI ENREGISTREMENTS (FORMULAIRES) ...... 35 VALEUR NULL – CHAÎNE VIDE ........................146 VALEUR PAR DEFAUT .....................................144 VALIDITÉ D'UN CHAMP ..................................145 VOLET DE NAVIGATION ................................... 17 WORD ETIQUETTES .......................................... 98 WORD MAILING ..............................................101 XML...................................................................222 ZONE DE SAISIE.................................................. 22
Imprimé en 1000 exemplaires sur les presses de Timart (Bulgarie) le 20 juillet 2008 Printed by Gunyfal S.A., www.gunyfal.com
Pour des raisons de lisibilité, il est employé dans cet ouvrage les termes de Windows Vista pour Microsoft ™ Windows Vista ®, Word pour Microsoft ™ Word 2007 ®, Excel pour Microsoft ™ Excel 2007 ®, Access pour Microsoft ™ Access 2007 ®, Powerpoint pour Microsoft ™ Powerpoint 2007® , Outlook pour Microsoft ™ Outlook 2007®, Explorer pour Microsoft ™ Explorer ® . Par ailleurs, toutes les copies d'écrans, images et icones ont été reproduites avec l'aimable autorisation de Microsoft ™
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Dépôt légal 3ème Trim 2008 ISBN 978-2-916950-037
Ce livre est destiné à ceux qui n'ont jamais utilisé Access ou qui ont essayé d'apprendre par eux-mêmes, tout en étant conscient qu'il y avait probablement des méthodes plus simples que celles qu'ils ont pu découvrir. Ce n'est pas seulement un recueil de procédures, de trucs et d'astuces pour vous accompagner dans l'utilisation d'Access 2007. C'est surtout un manuel d'apprentissage organisé sous forme de leçons, ou chaque brique de connaissance acquise est réutilisée dans les leçons suivantes et avec de nombreux exercices à réaliser pour bien mémoriser les actions. Cet ouvrage est organisé autour de trois grands thèmes : Vous devez saisir des données dans une base Access existante et les exploiter dans Access, Excel ou Word. Vous connaissez bien Excel, êtes conscients qu'Access est plus adapté à votre projet et souhaitez obtenir des résultats avec un minimum de complexité. Vous devez créer une base Access composée de plusieurs tables liées, ainsi que les formulaires, états, requêtes, menus… associés. Vous concevrez vous-mêmes tout au long de ce chapitre une gestion de bibliothèque d'un niveau professionnel dont la version complète est libre de droit pour tout acquéreur de cet ouvrage.
DANS LA MÊME COLLECTION J'apprends à me servir de Windows Vista (2ème édition - mise à jour SP incluse)
J'apprends à me servir de Word 2007 J'apprends à me servir de Excel 2007
129 bis rue du Maréchal Foch 14750 Saint Aubin sur Mer Mail : ios@ios.fr - Web : http://www.ios -fr.com les licences de reproduction de nos ouvrages peuvent être obtenues à l'adresse ci-dessus