La Planeación
Semana 9
Prof. Benjamín Medina Ocaña
Previsión – “lo que puede hacerse” “lo que va a hacerse” – Planeación
La importancia de la planeación Se centra en el hecho de que permite a la persona o responsable proyectar a mediano o largo plazo la actividad a realizar, acercándose de ese modo más fácilmente a las metas y teniéndolas vistas de manera clara y concisa, evitando a la vez proyecciones subestimadas o muy exageradas sobre un resultado que luego en la práctica sea de difícil logro.
La importancia de la planeaci贸n, porque: Eficiencia, no proviene de la improvisaci贸n Permite afrontar las contingencias con mayor 茅xito
Planea para administrar
El control es imposible si no se compara con el plan
El objetivo es infecundo si los planes no lo detallan Busca econom铆a se trabaja con recursos escasos
• Precisión: Los planes no deben hacerse con
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afirmaciones vagas y genéricas
• Flexibilidad: Todo plan debe dejar margen para
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los cambios que surjan en éste
• Unidad de dirección: Los planes deben ser de tal manera que sean uno solo par alcanzar el objetivo
Los principios de la Planeación • Consistencia: Los planes deben estar
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perfectamente integrados al resto de los planes para interactuar en conjunto.
• Rentabilidad: Se busca una relación favorable
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entre insumos y resultados.
• Participación: Los planes deben conseguir la participación de cada uno de los elementos de la organización. Factor fundamental en el proceso
La importancia de la planeaci贸n Da sentido de direcci贸n Facilita el control
Planeaci贸n Reduce la incertidumbre Visualiza los cambios
Misión - Visión Para comprender la planificación estratégica, debemos definir algunos conceptos que influirán en este tipo de planificación: Visión
Misión
Planeamiento Estratégico
Misión - Visión Visión – se define con los siguientes elementos:
Propósito principal de la empresa Su futuro Definición de mercados a atender Valores, conductas y actitudes deseadas Escenarios esperados
Misión - Visión Misión – la declaración de la misión incluye:
Que es lo que hacemos (cuál es el negocio) En dónde lo hacemos (cuál es el mercado) Para quién lo hacemos (que necesidad satisfacemos y cómo lo hacemos)
Misión - Visión Ejemplo de una consultora internacional instalada en nuestro país (1):
Visión: “Ser reconocidos como la firma profesional que presta, en todas las áreas de actuación, los servicios de la más alta calidad” Misión: “Aportamos valor basados en el conocimiento y la experiencia de nuestros profesionales, en beneficio de nuestros clientes, nuestra gente y nuestra comunidad”
Reglas sobre las políticas Las políticas pueden definirse como los criterios generales que tienen por objeto orientar la acción, dejando campo a los jefes para las decisiones que les corresponde tomar. Son indispensables para una buena delegación. Las políticas dan la orden para conseguir las metas.
Problemas al formulas políticas Error al utilizar “ Es política de ésta empresa que …” Añadir a la política el término “en lo posible” Estimar un valor quita rigidez pero de suyo por ello no son políticas.
Políticas, sus especies: Por su origen
Generales Extremadament e impuestas Políticas implícitas
Políticas de
(se formulan por costumbre)
( Se formulan en conjunto)
apelación
Políticas expresamente formuladas
Extensión
Particulares
Políticas, sus reglas: De su fijación: Deben ser entendidas, aceptadas y por escrito
De su difusión: Conocidas a todos los niveles para su actuación, guardadas no sirven
De su coordinación: Debe existir quien coordine y valide su aplicación
De su revisión periódica: Debe establecerse tiempo para su revisión y pueda considerarse vigente
Reglas sobre las estrategias La palabra estrategia deriva del latín strategĭa, que a su vez procede de dos términos griegos: stratos (“ejército”) y agein (“conductor”, “guía”). Por lo tanto, el significado primario de estrategia es el arte de dirigir las operaciones militares. El concepto también se utiliza para referirse al plan ideado para dirigir un asunto y para designar al conjunto de reglas que aseguran una decisión óptima en cada momento. En otras palabras, una estrategia es el proceso seleccionado a través del cual se prevé alcanzar un cierto estado futuro.
Reglas sobre las estrategias
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De se carácter indicativo de un sentido concreto: Las estrategias deben señalar la forma correcta, clara, global y orientada en un sentido particular de cómo deben combinarse los recursos.
De la posibilidad de adaptarlas a las circunstancias tácticas concretas: Las estrategias deben señalar los caminos concretos que deben adaptarse para lograr el cumplimiento de los planes.
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De la necesidad de formularlas por escrito: Las estrategias deben establecerse por escrito debido a su posibilidad de ajustes, los que debe ser también por escrito.
Reglas sobre los Procedimientos Procedimientos son aquellos planes que señalan la secuencia cronológica más eficiente para obtener los mejores resultados en cada función concreta de una empresa. Son el seccionamiento funcional de cada acto administrativo. Formado por varios métodos que se articulan en una secuencia. Se dan en toda la organización pero son lógicamente más numerosos a niveles operativos. Tienden a formar rutinas.
Reglas sobre los Procedimientos
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Deben fijarse por escrito y de preferencia gráficamente: De esa manera pueden ser mejor comprendidos.
Deben ser revisados periodicamente: Se busca no caer a la rutina (defecto) ni a la superespecialización (exceso).
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Debe evitarse la duplicación innecesaria: Con frecuencia dos departamentos hacen lo mismo, sólo que enfocándolo bajo diverso ángulo.
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Reglas sobre los Programas Los Programas son aquellos planes en los que no sólo se fijan los objetivos y la secuencia de operaciones, sino principalmente el tiempo requerido para realizar cada una de sus partes. Pueden ser generales y particulares, corto o largo plazo
1 Debe contar con la autorización de la autoridad suprema. • Presenta los programas • Presentarlos como una inversión • Fijar un tiempo para resultados
2 Debe hacerse la venta o convencimiento. 3 Debe encontrarse el momento adecuado para su inicio.
Reglas sobre los Presupuestos Los presupuestos son una modalidad especial de los programas cuya caracterĂstica esencial consiste en la determinaciĂłn cuantitativa de los elementos del programa. El presupuesto es, en este sentido, la cantidad de dinero que se estima que serĂĄ necesaria para hacer frente a ciertos gastos.
Concepto de Manual Folleto, carpeta en el que de manera fácil de manejar se concentran, en forma sistemática, una serie de elementos administrativos para un fin concreto, orientar y unificar la conducta que se presenta en cada grupo. Manual de objetivos y políticas
Manuales departamentales
Manuales de bienvenida o de empleado
Manual d e organización
Manual de procedimientos
Manual de contenido diverso
Desdoblamiento de los objetivos
A M P L I T U D
Objetivos organizacionales PolĂticas Directrices Metas Programas Procedimientos MĂŠtodos Normas Menor
DETALLE
Mayor
Toma de decisiones Debemos “tomar decisiones” para conseguir los objetivos fijados. Ello implica un “proceso” de comparar alternativas posibles y elegir las más adecuadas. Diagnóstico – Alternativas posibles – Evaluación de alternativas – Selección – Ejecución (Resultados)
Diferentes Tipos de Planeación Consideramos dos o más tipos, de acuerdo a una jerarquía de la planeación:
Planificación estratégica – es la planeación más amplia. Tiene que ver con los objetivos organizacionales y la estrategia.
Planificación táctica – realizada a nivel departamental.
Planificación operativa – realizada para cada actividad, más detallada y de corto plazo.
Planificación Estratégica Está definida en la cúpula estratégica. Abarca a la organización en su totalidad Está proyectada a largo plazo, efectos y consecuencias en el futuro. Implica analizar y comprender el medio ambiente (Oportunidades vs Amenazas). Implica analizar los distintos factores internos (Fortalezas vs Debilidades)
Planificación Operativa Está definida en el centro operativo para cada tarea o actividad. Detalles necesarios para incorporar los planes estratégicos en las operaciones diarias de la empresa. Pueden ser para actividades recurrentes o no recurrentes. Proyectado para el futuro inmediato. Metas específicas; muestra actividades por separado.
Clases de Planes
Programas – consideración de actividades y del marco temporal. Relacionados con el tiempo. Presupuestos – expresión monetaria de los programas. Relacionados con el dinero. Proyectos – programas específicos. Políticas – son guías para las decisiones. Procedimientos – son instrucciones para una acción. Relacionados con los métodos. Reglas – medidas específicas para situaciones dadas. Relacionados con los comportamientos.
Técnicas de Planeación Manuales de objetivos y políticas, departamentales. Diagramas de proceso y de flujo que sirven para representar el proceso. Graficas de Gantt Programas PERT, CPM, Ruta critica
Análisis FODA Análisis ambiental – Oportunidades y Amenazas Análisis:
De la industria y el mercado De los competidores Político y regulatorio Social – aspectos sociales y grupos de interés De recursos humanos Macroeconómico Tecnológico
Análisis FODA Análisis de recursos internos – Fortalezas y Debilidades Análisis:
Financiero Evaluación de recursos humanos De comercialización y marketing De operaciones De otros recursos internos – administración, I + D, compras, informática
Test de repaso Cuáles son los pasos básicos a seguir en un proceso de planificación ? Cómo diferenciamos la planificación estratégica de la planeación táctica y operativa ? Para qué es importante analizar el medio ambiente y los recursos internos de la organización ? Cuáles son los requisitos o “lista de verificación” para determinar si una situación planteada es o no es un objetivo ?
Test de repaso Responda si las verdaderas o falsas
siguientes
afirmaciones
son
Los “objetivos organizacionales” determinan los límites dentro de los cuáles deberán plantearse los objetivos de los distintos niveles de la organización. La definición de la estrategia es tarea principal de los distintos niveles de la organización. Sólo es posible la formulación de una estrategia exitosa a través del análisis profundo del interior de la organización, sus puntos fuertes y debilidades.
Test de repaso
En las políticas se especifican acciones a realizar. El establecimiento de objetivos mejora la performance porque se evita la dispersión de esfuerzos y porque se requiere que los involucrados en la planificación se familiaricen con el tema. Una vez definida la planificación estrategica la organización procederá a determinar sus objetivos más concretos y sus políticas.
Test de repaso Llene los espacios en blanco, completando las siguientes frases:
La red de objetivos de una organización es……… Las políticas son……… En los programas se determinan……. Los presupuestos son……….