Антикризис
КОШЕЛЕК
Сегодня. Среда, 6 апреля 2016
Тайм-менеджмент n Избавляемся от «хлама», пишем желания, определяем приоритеты и работаем «помидорами»
управляем временем константин ряполов
раты растут, денег не хватает, а на работе зарплату повышать отчего-то не торопятся. Что делать? Надо либо искать подработки на стороне, либо предпринимать какие-то карьерные шаги (а для этого, например, — пойти осваивать что-то новенькое). Но тут же первое препятствие — где взять на
Т
это время? Если весь день на работе, приходишь домой чуть живой, а тут еще что-то надо делать по хозяйству, так что падаешь на диван перед телеком уже практически без признаков жизни… Стоп! Вообще-то, если вам удается проводить вечера перед телевизором, то жаловаться на безденежье просто смешно — это уж точно ваш выбор, а не
гримасы злой судьбы. Более того: подавляющее большинство из нас в действительности имеют изрядный запас времени и сил. Просто тратят и то, и другое непонятно на что! Да-да, и устаем мы так сильно, как правило, только из-за неправильного управления своим временем — скорее даже из-за полного отсутствия этого управления.
разбираемся со своими желаниями
РЕГИСТРАЦИЯ
■■ Достаточно провести всего одну несложную процедуру, чтобы перестать сильно уставать и обнаружить в себе запас сил. Бизнес-тренер компании «БогушТайм» Оксана Долгова называет это техникой расчистки завалов: нужно выписать все свои начатые и незавершенные дела. Тренер богатых людей Евгений Дейнеко советует отвести под это не менее 40 минут, а лучше — целый час. Причем писать надо так, чтобы справа от колонки дел (планов, невыполненных обещаний — в общем, всего, что «висит» и хоть как-то отвлекает внимание) оставалось немного места для внесения корректировок. Выписываем не торопясь все, что можем вспомнить. После этого, по словам Дейнеко, следует просмотреть список и принять решение по каждому отдельному из пунктов. Вариантов всего три: первый — вы трезво оцениваете ситуацию и понимаете, что если до сих пор не сделали это дело, то никогда этого уже и не сделаете — видимо, не очень оно и надо. Тогда ваше резюме — «забыть». Второй вариант: вы хотите сделать это дело, но сейчас вам не до того. Тогда вы откладываете его до какой-то даты, записываете это в свой планировщик на соответствующее число — и временно о нем забываете. И третий вариант — «в работу»:
Стимул. Сформулированные желания позволяют успевать больше вы включаете это дело в список ближайших к выполнению. «Усталость больше создается на психологическом уровне. В действительности дел может быть не так уж и много, но переживаешь, как бы все успеть, — говорит Оксана Долгова. — Это как раз и забирает много энергии и времени. И когда расчистишь голову от таких «тараканов», окажется, что делать нужно не так уж и много. И на все хватает времени». ЖЕЛАНИЯ. Ключевой этап в
тайм-менеджменте — определение целей, ибо бесцельные действия — злейший пожиратель времени. «Пропишите свои желания. Их должно быть много, не меньше 41, — говорит Оксана
XОчень X важно как можно быстрее разобраться в том, на что вы на самом деле тратите время. Причем просто вспоминать — не годится, это ни что иное, как продолжение самообмана. Нужно четко регистрировать каждое свое дело в течение дня. «Очень часто бывает, что когда человек выписывает все свои работы, оказывается, что часть из них просто не нужно делать. А на часть задач в действительности уходит гораздо меньше времени, чем кажется.
Но если только думаешь об этом — кажется, что всего этого так много!» — говорит Оксана Долгова. МЫ ПИСАЛИ. Самый простой способ регистрации практически не требует подготовки: берете ручку, бумагу и начинаете писать. Фиксируете время начала каждого дела и его завершения, и даете ему название. Желательно писать с точностью до 5—10 минут. Например, с 9:00 до 9:30 — «тупил» в соцсетях. С 9:30 до 9:50 — пил кофе с коллегами. И так далее…
Долгова. — И самые заветные из них превратите в цели — поставьте дату, когда хотите получить желаемое, и опишите детально, чего хотите достичь». Сам процесс записи и конкретизации желаний и целей позволяет человеку лучше понять, чего он хочет на самом деле. «Есть люди, которые успевают и спортом заниматься, и на две работы ходить, и с друзьями встречаться. А есть те, которые ничего не успевают — только на работу и домой. Все зависит от желания. У одного есть мотивация, у другого нет. Но когда у человека есть прописанное желание и план достижения, он более мотивирован и успевает больше», — уверена Оксана Долгова.
Однако за простоту, как обычно, приходится платить сложностью. Записывать все это вручную может оказаться не самой приятной задачей, к тому же отвлекающей от работы. Поэтому есть смысл провести некоторую подготовительную работу. Выпишите по памяти (или пронаблюдайте за собой день-другой) наиболее типичные для вашего дня действия. Далее составляете объемную таблицу, столбцы которой соответствуют наиболее часто встречающимся
действиям (плюс один — для записи «нетипичной» работы), а строки — заранее отведены под короткие (например, 10-минутные) временные интервалы. На 8-часовой рабочий день, например, вам нужно 48 таких строк. Распечатываете эту таблицу на нескольких больших листах. И дальше вам чаще всего придется только ставить галочки на соответствующих полях.
10
11
Антикризис
КОШЕЛЕК
Сегодня. Среда, 6 апреля 2016
залог эффективности действий — в планировании ■■ Главный
принцип таймменеджмента звучит несколько парадоксально: чтобы сохранять время, его сначала нужно потратить. Инвестировать его следует в планирование. От специалистов по тайм-менеджменту, тренеров успеха и личностного роста часто можно услышать золотое правило управления временем: «10% времени, потраченных на планирование до начала работы, сэкономит 90% времени при решении поставленных задач».
делим по важности XРаз X уж мы решили бережно относиться к своему времени, то расходовать его нужно на решение наиболее важных задач. То есть при планировании нам следует расставить приоритеты. Рассмотрим три достаточно простых и популярных приема для этого.
ЭЛЕМЕНТАРНОЕ. Планиро-
ПАРЕТО. Первый сформу-
вание — это отдельная сфера знаний и умений: на нем построена целая наука. Совершенствоваться в этом деле можно бесконечно, а вот начать получать ощутимую пользу можно хоть с завтрашнего дня. Для этого, как советует Евгений Дейнеко, заведите себе блокнот или даже простую тетрадь, и сегодня же вечером выделите немного времени. Для начала запишите в дневнике завтрашнюю дату (7 апреля). А дальше, в колонку — все дела, которые вам нужно сделать завтра (ну, те, которые вспомните). Записали, закрыли — и забыли до утра. Поверьте: одно это простое действие сохранит вам массу нервной энергии, которая утекает на постоянное обду-
лировал итальянский экономист Парето: по правилу Парето 20% усилий обеспечивают 80% результата. Понятно, что числа здесь приблизительные, в каждом конкретном случае соотношения могут отличаться — например, 25% и 75%. Но суть от этого не меняется: основную часть своего времени мы обычно тратим на то, что очень слабо продвигает нас к нашим целям, а на действительно важные вещи ресурсов часто не остается. Следовательно, нам нужно определить ту небольшую группу наиболее эффективных действий, от которых зависит главное, и уделить им основное внимание при планировании.
Планировать следует не более чем 60% имеющегося у вас времени мывание: «А надо еще это», «А не забыть бы то». Если через какое-то время вспомнили еще что-то — открыли блокнот, записали — и снова забыли. Существуют также очень изощренные системы планирования с весьма развитым инструментарием, требующие сил и времени на освоение, но с той же главной целью — помочь вам выбросить из головы все то, чем вы не заняты в данную минуту. Тогда следующий день у вас начинается и проходит куда проще. «Вы не думаете, не теряете время и силы, а просто открываете блокнот — и делаете то, что там написано», — говорит
Перспектива. Планируем от мечтаний и далеких целей к тому, что нужно делать прямо сейчас Евгений Дейнеко. Сделали — вычеркнули. Всплыло новое дело — записали. Казалось бы, это элементарно. Но даже не передать, сколько сил и времени сохраняет этот прием. УСИЛЕНИЯ. Чтобы эффект был больше, уделите еще немного времени и заранее распределите дела по очередности выполнения (это можно делать уже с утра: за ночь список задач «переварился» в подсознании, и решения будут приниматься быстрее и лучше). Еще один шаг вперед — заранее оценить время, необходимое для выполнения каждой задачи, и не планировать на день того, что точно не успеешь сделать. Кстати,
специалисты предостерегают от попыток распланировать все 100% своего времени. Мнения на этот счет разные: кто-то советует «окучивать» не более 60% времени, кто-то — не более 40—50%. Но в любом случае запас «свободы» должен быть изрядный, потому что жизнь непредсказуема: работа может пойти медленнее, чем ожидалось, могут появиться новые срочные дела и т. д. В конце концов, день может просто «не задаться». Одна из самых парадоксальных рекомендаций, которую удалось встретить у специалистов по тайм-менеджменту, — не пытаться насиловать себя, если уж совсем не работается. Лучше честно отдать
План на день/неделю
Освобождение. План избавляет от раздумий: берешь и делаешь
Среднесрочный план (1—12 мес.) Долгосрочный план (3—5 лет) Генеральный план достижения целей Глобальные цели Жизненно важные ценности человека
это время отдыху, а потом, в удачные дни, все наверстать. Освоив ежедневное планирование, естественным путем вы перейдете к планированию на неделю, потом на месяц и т. д. ПИРАМИДА. Бенджамин Франклин — это не только портрет на любимой всеми зеленой бумажке, это еще и культовая для американцев фигура: ученый и плодовитый изобретатель, успешный предприниматель и просто мудрец и учитель. Ему принадлежит и одна из самых известных на сегодня и эффективных систем планирования — пирамида Франклина. В основании пирамиды укладываются жизненные ценности (то, что для вас действительно важно). На них покоится второй этаж — глобальные цели (чего вы в итоге хотите добиться). Потом — генеральный план достижения целей. После — долгосрочные планы, ориентированные на годы. Следующий уровень — среднесрочные планы — на месяцы. И наконец, наши хорошие знакомые — планы на неделю и день. Те или иные вариации на тему такой пирамиды широко используются в современной практике. «Они разворачиваются издалека и на сегодняшний день, — рассказывает Оксана Долгова. — Это дает понимание того, что ты делаешь сегодня, сейчас, сию минуту, — для того чтобы ты получил то, что ты хочешь, через 10 лет».
КОНЦЕНТрируемся с помощью «помидоров» ■■ Один из главных врагов эффективности — наша многозадачность и неспособность долго удерживать внимание на одном предмете или действии. Особенно это свойственно женщинам, но и среди мужчин тех, кто действительно не умеет концентрироваться, хватает. Есть разные оценки того, сколько мы теряем из-за «прыганья» между задачами — кто-то говорит, что наша эффективность снижается в 5 раз, кто-то «добрее» и утверждает, что мы тратим всего лишь в 2—3 раза больше времени. В любом случае потери огромны. Хотя считается, что взрослый человек отличается от ребенка
именно тем, что способен концентрироваться на чем-то одном в течение как минимум 15 минут (кстати, можете проверить себя на зрелость с секундомером). ПОМИДОРЫ. С другой стороны,
удерживать внимание более получаса для большинства людей утомительно. Так и родилась идея разбивать работу на 25-минутные отрезки, в течение каждого из которых следует заниматься исключительно одной задачей, но с полной самоотдачей. Для того чтобы контролировать эти временные отрезки, удобно использовать таймер. Изначально у разработчиков метода в ходу был
обычный кухонный таймер, который в Италии (откуда пришел этот прием) принято выпускать в виде помидора. Отсюда и появилось название этой техники — помидорная, или, как иногда ее величают на заморский манер, «помодоро». А сами 25-минутные отрезки времени без церемоний называют помидорами. ПЕРЕРЫВЫ. Каждый по-
мидор — нечто неделимое, посвященное только одной задаче. И важно не отвлекаться и не прерываться. А если такое случилось — начинайте новый помидор, то есть новую задачу. После каждого помидора дела-
ется 5-мин. перерыв, во время которого следует полностью отключиться от работы: походить, размяться, попить воды и т. д. Крайне нежелательно это время посвящать вглядыванию в экран компьютера или смартфона, даже в развлекательных целях. Обязательный отдых — столь же важная часть этого процесса (и тайм-менеджмента в целом), как и работа. Периодический, запланированный отдых позволяет поддерживать высокую интенсивность труда и значительно сокращает общее затраченное время. После каждых 4 помидоров обязательно делается большой перерыв — до получаса.
ABC. Схожую идею ис-
пользует и метод ABC. Считается, что наиболее важные дела занимают около 15% от их общего количества и обеспечивают 65% результата. Им присваивается категория А. В категорию В (важные) попадают 20% дел, дающие «на выходе» те же 20%. А 65% задач приходится на малосущественные, суммарный вес которых в достижении цели составляет около 15%. Естественно, максимальные и внимание, и ресурсы отдаются делам группы А. Потом идет группа В. И уже по остаточному принципу планируются дела группы С (желательно их кому-то перепоручать или посмотреть, можно ли вообще обойтись без них). «ОКНО». Очень популярная в деловом мире методика планирования «окно Эйзенхауэра». Здесь дела сортируются по срочности и важности. А — самые срочные и важные дела. Их нужно выполнять немедленно. В — срочные, но не такие важные. Их нужно либо делегировать (вот нет у вас сегодня времени на приготовление ужина — закажите доставку пиццы!), либо выполнять самостоятельно, но не в ущерб делам категории А. Категория С — не срочные, но важные дела: их нужно планировать на будущее, но так, чтобы они не превратились в «горящие». И наконец, категория D — не срочные и не важные. От них можно просто отказаться.