УПРАВЛІННЯ ТА ДЕЛЕГУВАННЯ
УСПЕШНЫЙ РУКОВОДИТЕЛЬ – КТО ЭТО?
ЭФФЕКТИВНОСТЬ ЛЮБОГО БИЗНЕСА ЗАВИСИТ НЕ ТОЛЬКО ОТ ЕГО ФИНАНСОВЫХ ВОЗМОЖНОСТЕЙ, МОНОПОЛЬНОЙ ПОЗИЦИИ НА РЫНКЕ И ЕЩЕ МНОГИХ ЧИСТО БИЗНЕСОВЫХ ФАКТОРОВ. НЕ МЕНЕЕ ВАЖНА ПРОДУКТИВНОСТЬ РАБОТЫ ПЕРСОНАЛА, ПРАВИЛЬНОЕ РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ОБЯЗАННОСТЕЙ, ДЕЛЕГИРОВАНИЕ ЗАДАЧ И СВОЕВРЕМЕННОСТЬ ИХ ВЫПОЛНЕНИЯ. В РАМКАХ СТАТЬИ ПОГОВОРИМ О ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТЕ, ЭФФЕКТИВНОСТИ РУКОВОДИТЕЛЯ И ЕГО УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ОШИБКАХ, ИЗ-ЗА КОТОРЫХ УХОДЯТ ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЕ СОТРУДНИКИ
ОКСАНА ДОЛГОВА, сертифицированный бизнес-тренер компании BogushTime
В первую очередь хочу поделиться вопросами, которые наиболее часто задают руководители: ● Как сделать так, чтобы подчиненные выполняли задачи вовремя? ● Как сделать так, чтобы подчиненные выполняли задачи качественно на все 100%? ● Как найти время на выполнение своих задач? ● Как найти время на стратегию? ● Как сделать так, чтобы не задерживаться на работе и при этом все успевать? ● Как найти время для себя и близких?
72
№ 7 / л ипень / 2 0 1 7
УПРАВЛЕНИЕ И ДЕЛЕГИРОВАНИЕ
Далее мы расскажем о правильных ответах на перечисленные вопросы, раскроем несколько секретов эффективного распределения задач для персонала, а также поделимся практическими кейсами. А еще речь пойдет о причинах, методах устранения данных ошибок и о том, что необходимо делать, чтобы их не повторять в будущем. Итак, что касается рабочего процесса.
ПОСТАНОВКА ЗАДАЧ Часто, когда руководители ставят задачи перед своими подчиненными, то последние не понимают, как их выполнять, но при этом берутся и идут их делать. Каким же образом понять, знает ли ваш подчиненный, как выполнить поставленную задачу или только делает вид, что знает? Когда вы берете людей на работу, у вас должны быть прописаны цели для вашего департамента. Вы берете подчиненных под цели, а не нанимаете людей потому, что они «хорошие», а потом решаете, чем бы их занять. Когда вы знаете цели в компании для своих подчиненных, вам также необходимо при приеме на работу быть осведомленным касательно личных целей будущего сотрудника. Вы спросите: «Зачем»? Ответ: «Для того чтобы завязать их цели с целями в компании». В таком случае уже на входе вполне возможно вы отсеете ненужных (не подходящих под цели компании) сотрудников. Если же соискатель знает свои цели — вы это поймете, и ему интересно то, чем он будет заниматься и для чего, то вы получаете мотивированного специалиста в свой отдел. Далее у вас должна быть прописана полная пошаговая инструкция работы сотрудника. В первое время — это ежедневный подробный функционал. Ни в коем случае не пытайтесь его завалить полным функционалом с первых дней. Гарантирую: человек просто сбежит. Тут я делюсь первым важным секретом: «люди приходят в компанию, а уходят от руководителя». И если у вас большая ротация в отделе, то вы сразу можете понять, что дело не в людях. Далее, когда человек введен в должность и понемногу начинает расти, важно его качественно и равномерно загружать. Что это значит? Пусть он выполняет ежедневные задачи, добавляйте новые и обязательно выделяйте время для обучения в его графике. Какое это обучение: о правилах в компании, о его профильных функциях, общее развитие. 5–6 часов рабочего времени в неделю сотрудник должен посвящать образованию. Вам ведь нужны умные подчиненные! Когда вы ставите новую задачу, всегда должны указать, какой результат вам нужен, когда вы хотите получить результат и каким образом
№ 7 / л и пень / 2 0 1 7
73
УПРАВЛІННЯ ТА ДЕЛЕГУВАННЯ
необходимо действовать, чтобы получить данный результат. Все эти параметры вы точно знаете. Ведь ранее вы выполняли эту задачу сами! Идеальная картинка — это когда у вас описана данная задача письменно. Если уж так случилось, что у вас нет распечатанной инструкции по данной задаче, усадите человека перед собой, расскажите ему, и пусть он записывает. После этого пусть повторит все то, что он понял и записал с ваших слов. Часто бывает так: когда подчиненный зачитывает то, что записал, руководитель узнает много нового об этой задаче. При необходимости повторите еще раз, и пусть подчиненный еще раз ее прочитает. Недостаток данного метода в том, что вы тратите слишком много времени на постановку задачи. Поэтому настоятельно рекомендую прописать ее. Тогда вы сможете просто отправить подчиненному письмо с описанной задачей и уполномочите его написать эссе, как он понял ее. Здесь сразу два плюса: 1) вы не тратите время; 2) ответственность за понимание и выполнение задачи у подчиненного возрастает.
КОНТРОЛЬ СРОКОВ После этого необходимо назначить срок, когда вам нужен результат по данной задаче. Важно, когда вы назначаете срок, сократить его. Это будет ваше время на форс-мажоры. Рекомендую оставить зазор в 20% от предполагаемого времени выполнения задачи. Это минимальное время на форс-мажоры. Так, если вы ставите задачу 1-го числа месяца, а результат вам нужен 30-го, то срок для выполнения у подчиненного — до 25-го числа. Далее — у задачи должны быть контрольные точки. Это точки, благодаря которым вы сможете проверить и убедиться, что все идет по заранее намеченному плану. Минимум должно быть 2 контрольные точки. Максимально их может быть бесконечное количество. Все зависит от длительности и сложности самой задачи. Контроль должны осуществлять вы сами. Если вы не проконтролируете, а подчиненный не выполнит по заданному вектору задачу — это будет ваша ошибка, а не его. Ведь контроль — это ваша управленческая функция. Функция подчиненного — выполнять. Важно: ни при каких обстоятельствах в выполнении поставленной вами задачи вы не должны ничего делать сами. Каждый шаг, каждую мелочь должен делает ваш сотрудник. Вы только контролируете и не более. Внимание! Наиболее распространенная ошибка руководителя — доделывать или переделывать задачу за своего подчиненного.
74
№ 7 / л ипень / 2 0 1 7
УПРАВЛЕНИЕ И ДЕЛЕГИРОВАНИЕ
Почему этого делать нельзя? Потому что в этот момент вы снимаете ответственность за выполнение задачи с подчиненного и снова водружаете ее на себя. И в случае если задача будет выполнена некачественно или не в срок, то «отмазкой» будет, мол, если бы не вы, то все было бы сделано как надо. А поскольку вы вмешались, то и результат не тот. Или еще одна прекрасная отговорка: «вот если у руководителя не получилось, то как я мог это сделать?». Не позвольте этому случиться! Вы можете вести задачу только с позиции контролера. А контролер — это человек, который наблюдает за тем, чтобы все происходило правильно и ни в коем случае не вмешивается лично в процесс выполнения задачи.
МОТИВАЦИЯ Итак, когда задача полностью выполнена, даже если ее многократно приходилось корректировать в процессе выполнения, вы обязаны похвалить вашего подчиненного. Произойти это должно публично: на собрании, в корпоративном чате — не суть важно. Главное, это должно произойти официально. И с этого момента ваш подчиненный всегда будет заниматься выполнением данной функции. Как вы понимаете, здесь идет речь о качественном делегировании. Если вы делегируете задачу по всем правилам, в таком случае она больше никогда не вернется к вам и станет функцией вашего подчиненного навсегда.
№ 7 / л и пень / 2 0 1 7
75
УПРАВЛІННЯ ТА ДЕЛЕГУВАННЯ
Открою еще несколько секретов. Когда руководителей спрашиваю, почему же они не делегируют полномочия и функционал, ответы следующие: • «Я сделаю лучше»; • «Я сделаю быстрее»; • «Все равно придется переделывать и т.д.». На самом деле, есть две причины, почему руководители не делегируют: 1. Они боятся, что их «подсидят». А это означает, что у них самих нет целей в рамках компании. Я имею в виду глобальных целей. 2. Им самим нравится процесс выполнения задачи. Они получают удовольствие от выполнения данных задач. Все. Другого не существует.
ЭФФЕКТИВНОСТЬ РАБОТЫ РУКОВОДИТЕЛЯ Теперь давайте рассмотрим ситуацию, когда руководитель задерживается на работе допоздна. Недаром рабочее время — это 8 часов. Это количество времени является оптимальным для того, чтобы человек был эффективным на своем рабочем месте. Множество исследований было проведено в данной области еще в начале 90-х, позже неоднократно подтверждено. Конечно, можно работать и больше времени, но на результат это никак не влияет — он будет таким же, и не более. А вот усталость будет прибавляться. Есть еще один важный фактор. Часто руководители занимаются не своими задачами. Руководитель — это человек, который организовывает процесс и следит за тем, чтобы все происходило правильно. Он должен распределить задачи среди своих подчиненных, выставить сроки исполнения и следить за тем, чтобы полученные результаты соответствовали заявленным. Все. В дальнейшем эти результаты необходимо приумножать. Вторая важная функция руководителя — стратегия. На стратегию руководитель обязан тратить 20% своего рабочего времени в день. Что же происходит на самом деле? Руководители погружены в рутину собственных задач, их подчиненные болтаются по офису и ходят на перекуры. И да — получают при этом заработную плату. Как необходимо: руководитель 60% своего времени посвящает своим подчиненным (постановка и контроль задач — описано ранее), 20% — это разработка стратегии и 20% — это запланированное время на форс-мажоры. Многие возмущаются, как это можно запланировать форс-мажор. Можно! И нужно! Потому что все форс-мажоры в своей работе вы знаете.
76
№ 7 / л ипень / 2 0 1 7
УПРАВЛЕНИЕ И ДЕЛЕГИРОВАНИЕ
Более того, вы точно знаете, сколько времени они занимают. Вы просто никогда раньше их не считали. Сейчас в подробности вдаваться не буду — это огромная тема для последующих публикаций. Просто начните планировать, и вы увидите многое сами. Планировать — значит, записывать на бумаге или в электронном виде, техническая сторона не столь принципиальна. Главное, не планировать в голове. К сожалению, многие считают, что думать о задачах — это планирование. Это не так. Большую часть дня вы обязаны посвящать своим подчиненным. Потому что вы — руководитель!
ВСЕ УСПЕВАТЬ Как же быть успешным не только руководителем, а и мужем/женой, другом, дочерью/сыном? Как разграничить личную жизнь и работу? Большая ошибка руководителей заключается в том, что они берут работу на дом. Или еще хуже — остаются на работе допоздна. Дело в том, что если человек хочет быть успешным в одном направлении, то он обязан направлять внимание не только туда (на работу), а и на свое физическое состояние (высыпаться, правильно питаться, заниматься спортом и т.д.), развиваться в личностном аспекте, общаться с семьей и друзьями. Если он оборвет эти связи, со временем и на работе будут
№ 7 / л и пень / 2 0 1 7
77
УПРАВЛІННЯ ТА ДЕЛЕГУВАННЯ
возникать сложности. Поэтому точно так же, как и рабочее время, планируйте и всю остальную свою жизнь. Только тогда вы будете ощущать себя счастливым и успешным. Если же вы будете все время уделять только работе, со временем пострадают семья, друзья, вы будете чувствовать себя уставшим, очень скоро даже любимая работа перестанет радовать. Какой же рецепт успешного руководителя: 1. Планируйте свою жизнь. Делайте это письменно или в электронном виде. Это будет повышать вашу ответственность, тогда вы сможете управлять своей жизнью качественно. 2. Оставляйте работу на работе. Это позволит вам четко выставлять границы между всеми направлениями в жизни. 3. На работе будьте на своем месте. Ваша функция — руководить. Делайте это и не пытайтесь выполнять работу ваших подчиненных. Они этого не оценят, их это порадует. 4. Уделяйте время стратегии ежедневно — это позволит вам четко видеть картину будущего в компании и мотивирует вас на выполнение ваших функций и на рост. 5. Занимайтесь своими подчиненными, но не делайте работу за них. Успешный руководитель всегда в хорошем настроении. Успешный руководитель всегда является вдохновителем для своих подчиненных. Успешный руководитель всегда является примером для подражания для своих подчиненных. Я уверена, что вы достойны всего этого и даже больше.
78
№ 7 / л ипень / 2 0 1 7