Как организовать городской праздник by BogushTime

ОПЫТ

КАК ОРГАНИЗОВАТЬ ГОРОДСКОЙ ПРАЗДНИК Ирина Миняйло, директор по развитию компании BogushTime

Наступает такой период в жизни организации, когда она осознает, что цель ее больше, чем получение дохода и есть у нее особая миссия… Компании BogushTime чуть больше 6 лет, и уже 5-й год подряд PR-отдел организовывает уличный фестиваль «Семейная карта мечты».

Цель мероприятия – популяризировать семей-

СОГЛАСУЙТЕ МЕСТО ПРОВЕДЕНИЯ

ные ценности, объединять людей в семьях для

После того, как получено разрешение на органи-

создания и достижения семейных целей, и как ре-

зацию мероприятия, определитесь с местом про-

зультат – способствовать тому, чтобы крепких

ведения. Ищите место, где будет много людей.

счастливых семей было больше в мире.

В государственные праздники это, обычно, глав-

В этой статье хочу поделиться с вами из каких

ные площади, городские парки, торговые центры.

этапов состоит организация такого праздника в

Согласуйте с городской администрацией место,

городе.

размер территории, необходимое оборудование для Вашего праздника, во сколько необходимо

СОЗДАЙТЕ ПОВОД ИЛИ ПРИСОЕДИНИТЕСЬ К СОБЫТИЮ

быть на месте в день мероприятия, что мож-

Прежде всего, Вам необходимо определиться с

димо разрешение, так что уточните все детали.

но/нельзя делать на территории. На все необхо-

идеей праздника – какова его цель, аудитория,

Первые три года мы проводили фестиваль на

есть ли уже подобные мероприятия, можете ли вы

центральной улице, в четвертый из-за политиче-

к ним присоединиться или будете организовы-

ских событий, были вынуждены сменить лока-

вать отдельное мероприятие.

цию, а в этом году опять возвращаемся на глав-

Свой первый фестиваль мы организовали в

ную площадь страны.

2011 году и приурочили его ко Дню защиты детей. Городская администрация всегда организо-

СОБЕРИТЕ КОМАНДУ

вывает мероприятия, поэтому вам просто не-

Для организации праздника Вам необходима

обходимо найти необходимый комитет и пред-

команда – кто-то будет заниматься обеспечени-

ложить им свою идею праздника. В нашем случае

ем, кто-то освещением мероприятия в прессе,

это были Молодежный центр и Управление по де-

кто-то поиском партнеров, а кто-то – непосред-

лам семьи и молодежи.

ственно работать на мероприятии. Предупредите

ПРЕСС-СЛУЖБА № 4 2016

ОПЫТ заранее сотрудников компании, если планируете

В день мероприятия все организаторы долж-

организовывать все силами компании или при-

ны быть на своих местах и четко выполнять свои

гласите волонтеров. Раздайте всем роли, инструк-

функции – кто-то раздает флаеры, кто-то следит

ции с наглядными схемами и накануне обязатель-

за порядком на территории фестиваля, кто-то вы-

но проведите генеральную репетицию.

дает материалы для коллажей, а кто-то общается с прессой.

ПРОДУМАЙТЕ ВСЕ ДО МЕЛОЧЕЙ После того, как утверждены дата и место проведе-

Обязательно делайте фоторепортаж и сообщайте участникам, где их можно получить.

ния праздника, самое время разработать детальный план мероприятия, заручиться поддерж-

ПРАЗДНИК СОСТОЯЛСЯ, ЧТО ДАЛЬШЕ?

кой партнеров и СМИ.

Итак, праздник состоялся, итоги подведены, по-

Вам необходимо закупить все материалы для

дарки вручены. Что дальше? Конечно, же подго-

проведения праздника. Если проект социаль-

товьте пресс-релиз о мероприятии, размесите

ный – привлекайте партнеров. Ватманы для кол-

фоторепортаж, создайте сообщество, где гости

лажей мечт мы просим у типографий, журналы –

праздника могут вспомнить приятные моменты и

в издательствах, питьевую воду для участников ме-

поделиться своими отзывами (а на следующий год

роприятия – у компании по доставке воды и пр.

вы сможете использовать эту площадку для анон-

Пригласите партнеров поддержать ваше ме-

сирования нового праздника) (рис. 1, 2, 3, 4).

роприятие. Они могут пригласить своих клиен-

И главное – не забудьте о тех людях, которые

тов на праздник, предоставить призы для розыг-

помогали вам во время организации и проведе-

рышей и лотереи или даже организовать какую-

ния мероприятия – ваши сотрудники и партнеры.

то свою активность в рамках праздника. Мы все-

Обязательно поблагодарите их за поддержку,

гда приглашаем партнеров, которые дополни-

вручите благодарности, памятные подарки, от-

тельно организовывают для наших детей мастер-

метьте это событие как-то по-особенному. Желаю вам отличных городских праздников!

классы, викторины, игры и пр. Отправьте журналистам информацию о

P.S. А со всеми всех желающих присоединить-

празднике, они с удовольствием разместят ин-

ся к нашему проекту и организовать «Семейную

формацию об этом событии. Пригласите стать их

карту мечты» в своем городе, делюсь программой

участником события.

подготовки фестиваля.

ИРИНА МИНЯЙЛО Директор по развитию компании BogushTime. Более 10 лет практического опыта в отделе маркетинга и пиара. Координирует работу отдела по связям с общественностью, по вводным услугам, по работе с партнерами и представителями. Руководитель уличного фестиваля «Семейная карта мечты». Помощник Клуба бизнесменов WISE Украины. Контакты: facebook: iminiailo, e-mail: miniailo@bogushtime.com, тел. + 38 (044) 599-1950, 599-0424, сайт www.bogushtime.com

ПРЕСС-СЛУЖБА № 4 2016

ОПЫТ

рис. 1

рис. 2

рис. 3

рис. 4

ПРОГРАММА ПО ПОДГОТОВКЕ И ПРОВЕДЕНИЮ УЛИЧНОГО ФЕСТИВАЛЯ «СЕМЕЙНАЯ КАРТА МЕЧТЫ» ЦЕЛЬ: 1. популяризировать семейные ценности; 2. объединить людей в семьях для создания и достижения семейных целей, и как результат – способствовать тому, чтобы крепких счастливых семей стало больше в мире; 3. провести самое масштабное мероприятие по созданию семейной карты мечты на главной площади страны и установить новый рекорд.

РАБОЧИЕ ЗАДАЧИ:

1. 2. 3. 4.

Дата

Ответственный

Раздел 1. Подготовка к проекту Выбрано место проведения и получено разрешение на проведение фестиваля Подана заявка в Национальный Реестр Рекордов. Получена поддержка со стороны Министерства по вопросам семьи, молодежи и спорта. Подготовлен пресс-релиз о мероприятии

ПРЕСС-СЛУЖБА № 4 2016

ОПЫТ

Подготовлен пиар-пакет для отправки участникам проекта:  Инструкция Как делать карту мечты  Видео Как делать карту мечты  Статья Как делать карту мечты  Регистрационная анкета семьи Подготовлено письмо для отправки партнерам

Создан рекламный флаер

РАБОЧИЕ ЗАДАЧИ: Раздел 2.Продвижение проекта Разослан пресс-релиз по клиентской базе

Розданы рекламные флаера на мероприятиях компании и партнеров

Разослан пресс-релиз по партнерским базам

Размещен пресс-релиз на сайтах и в соц.сетях

Анонсирован проект в СМИ (радио, ТВ, порталы) Подана заявка на участие в конкурсе «Самый лучший социальный проект» http://forum.o2.ua/ua/projects/201

1. 2.

РАБОЧИЕ ЗАДАЧИ: Раздел 3. Работа с партнерами Подготовлен список партнеров и пиар-пакет для них

Разослано письмо о партнерстве Согласованы условия сотрудничества с партнерами, добавлены информация и лого о них в пресс-релиз, на сайт и пр. Согласованы призы для участников от партнеров

Получены флаера для раздачи на мероприятии

Размещены анонсы обо всех партнерах в социальных сетях

1. 2.

РАБОЧИЕ ЗАДАЧИ: Раздел 4. Регистрация карт (те, кто не может принять личное участие) Получены и зарегистрированы все карты в единый файл, оформлено местодля хранения карт Подведены промежуточные итоги РАБОЧИЕ ЗАДАЧИ: Раздел 5. Организация и обеспечение мероприятия Мероприятие обеспечено канцтоварами (ватманы, клей, скотч, ножницы, степлеры, фломастеры, клеенка). Собраны журналы и буклеты для коллажей. Переданы журналы партнерам в др.города (если необходимо). Собраны деньги от партнеров для закупки канцтоваров (или канцтовары) Закуплены канцтовары: \ строительная пленка 200 кв.м \ мусорные пакеты 100л 10 шт. \ ватман А1 150 шт. или А3 300 шт. \ скотч двусторонний 5см 120 м \ скотч прозрачный 5см 15 рулонов \ ножницы 40 шт. й 40

ПРЕСС-СЛУЖБА № 4 2016

ОПЫТ

6. 7.

\ ножницы 40 шт. \ клей\карандаш 40 шт. \ маркеры 50 шт. \ ручки шариковые 10 шт. Объявлен дресс\код для сотрудников (белый верх, темно\синий низ, корпоративный бейдж с именем, кепка) Обеспечено мероприятие: ведущий, аппаратура, фото\ и видеосъемка, сценарий мероприятия, роли сотрудников (кто чем занимается на мероприятии), доставка баннера, пресс\вола, еда и вода для сотрудников. Разработана развлекательная программа для семейных пар и детей. Подготовлены карты семей сотрудниками + Книга рекордов страны.

Собраны пакеты для участников.

Распечатана регистрационные анкеты.

10.

Сделана надпись «Самая большая семейная карта мечты» Подготовлен и отправлен инфо\лист для сотрудников, волонте\ ров и партнеров. Розданы ф\ции сотрудникам и волонтерам.

11. 12. 13. 14. 15. 16.

Подготовлены благодарности для партнеров. Машины загружены материалами, доставлены на центральную улицу и в офис. Питьевая вода доставлена на мероприятие.

18.

Доставлены столы для регистрация карт. Организовано мероприятие размещена кленка на асфальте, установлен баннер, столы для регистрации, журналы в достаточном кол\ве, пакеты с подарками, раздача флаеров, активности партнеров. Проведена фотосъемка всех семей с картами

Организовано присутствие СМИ на мероприятии..

Получены фото и данные из др.городов. Замерена Карта, объединены цифры – объявлен рекорд и 3 топ\ мечты в этом году. Составлен коллаж – название рекорда, 3 мечты, победители, размер карты. Разыграны призы, объявлены победители и мечты семей.

17.

21. 22.

РАБОЧИЕ ЗАДАЧИ: Раздел 6. Пост: Обработаны анкеты после Карты Подготовлен пресс\релиз и фоторепортаж для размещения на сайте и в соц.сетях Сделана эл.рассылка по базе и СМИ

Вручены благодарности партнерам и сотрудникам

1. 2.

ПРОИЗВОДСТВЕННАЯ ЗАДАЧА: 1.

Кол\во семей, которые приняли участие в проекте

ПРЕСС-СЛУЖБА № 4 2016