En procesorienteret tjekliste for udlejning af almene boliger i landdistrikterne For at kunne reagere i tide, inden de røde advarselslamper for alvor begynder at lyse, er det nødvendigt at monitorere, hvordan udlejningen står til i de forskellige boligafdelinger og bebyggelser. Oftest har de ansatte i både drift og udlejning sammen med bestyrelserne en god fornemmelse for udlejningssituationen de forskellige steder. Men der er også behov for at få et veldokumenteret overblik over, hvorvidt ventelisten begynder at dykke, om flere takker nej til boligtilbud, om medlemsancienniteten på de sidst udlejede boliger er faldende o.lign. Såfremt der allerede er udlejningsproblemer, eller temperaturmålingen viser begyndende tendens hertil, gælder det om at agere strategisk og ikke skyde med impulsive spredhagl. Se tjeklistens anbefalinger på kort, mellemlang og lang sigt.
Temperatur måling
Hvem: Boligorganisationens administration og drift, organisations- og afdelingsbestyrelsen
Hvorfor: Følge udlejningssituationen løbende. Udarbejd et veldokumenteret overblik
Perspektiv på kort sigt
Perspektiv på langt sigt
Hvornår: Løbende fokus
Opgør status og følg løbende udvikling i: • • • •
Hvordan: De fleste fakta kan trækkes fra boligadministrationssystemet. Udarbejd en kvartalsvis udlejningsrapport, som gennemgås på personalemøder, driftsmøder og bestyrelsesmøder
Perspektiv på mellemlangt sigt
• • • •
Ventelisten, aktiv og passiv, for boligorganisationen og afdelingerne. Fraflytninger pr. afdeling, gerne specificeret på boligtype, rum og beliggenhed. Anciennitet, eks. den gennemsnitlige anciennitet i de sidste 5 udlejninger inden for max. 3 år, pr. afdeling, gerne specificeret på boligtype, rum og beliggenhed. Tilbudsbreve pr. afdeling, gerne specificeret på boligtype, rum og beliggenhed. Restancer og udsættelser, pr. afdeling, specificeret på boligtype, rum og beliggenhed. Tomgang og ’liggetider’ pr. afdeling, specificeret på boligtype, rum og beliggenhed. Huslejeniveau og – udvikling over tid pr. afdeling, gerne specificeret på boligtype, rum og beliggenhed. Overblik over igangsatte udlejningsfremmende tiltag og løbende målinger (hvis muligt) af , hvad virker.
En procesorienteret tjekliste for udlejning af almene boliger i landdistrikterne Ved allerede synlige udlejningsproblemer eller begyndende tendens hertil handler det om at sætte gang i nogle af de umiddelbare universelle udlejningsfremmende tiltag, såfremt boligorganisationen ikke allerede benytter sig af det. Samtidig er det dog yderst vigtigt, at boligorganisationen graver et spadestik dybere for at finde frem til, hvorfor der er udlejningsproblemer eller begyndende tendens hertil. Er det boligudbuddet, der ikke kan stå distancen på det lokale boligmarked og i så fald på hvilke parametre? Og/eller fordi der gøres for lidt for at påvirke efterspørgslen? En analyse af årsagerne til udlejningsproblemerne er nødvendig for at kunne lægge en langsigtet strategi for, hvorledes udlejningen af pågældende afdeling eller bebyggelse kan og skal sikres i fremtiden.
Temperatur måling
Hvem: Boligorganisationens administration og drift, organisationsbestyrelse, afdelingsbestyrelser, det lokale netværk, kommunen og lokale parter, evt. eksterne konsulenter
Perspektiv på kort sigt
10 forslag til hurtigt & relativt billigt at synliggøre boligudbuddet: •
• • • • •
Hvordan: Igangsætning af hurtige universelle udlejningstiltag samt udarbejdelse af markedsanalyse
Perspektiv på langt sigt
Hvornår: Kort sigt. 0-6 måneder
•
Hvorfor: Fremme udlejningen på kort sigt og analysere hvorfor
Perspektiv på mellemlangt sigt
• • •
Hold området attraktivt og yd professionel service ved henvendelser og i fremvisning. Annoncer ledige boliger og boliger med kort ventetid gratis på de store digitale boligportaler (Boligportal.dk, Lejebolig.dk, dba.dk). Annoncer ledige boliger og boliger med kort ventetid i lokalposten. Attraktive ’til-leje opstillinger’ på de ledige boliger og boliger med kort ventetid i vinduer hos administrationen, ejendomsfunktionærerne, i afdelingerne, i opgangene, i den lokale ’Brugs’ mm. Åbent hus arrangementer og deltagelse på messer/ markedsdage/ byfester o.lign. Profilering af boligudbud på streamers/ foliering af ansattes køretøjer/trailers. Synliggør de ledige boliger og boliger med kort ventetid gennem link på de lokale foreningers hjemmeside efter aftale herom. Selvfølgelig først på egen hjemmeside. Synliggør de ledige boliger og boliger med kort ventetid via skiltning i pågældende boliger og bebyggelser. Spred budskabet gennem ansattes og beboeres netværk på de sociale medier. Kontakt lokale erhverv og ejendomsmæglere for at sprede budskabet, køb evt. professionel fremvisning.
Markedsanalysen bør inddrage kommunen og relevante lokale parter og indeholde følgende: En undersøgelse af: • behov og boligpræferencer hos ventelistemedlemmer • motiverne hos fraflyttere/fravælgere • beboernes trivsel • fremtidens befolkningsprognoser så lokalt som muligt • kommunens fremtidige bolig og lokalpolitik • en økonomisk sammenligning af husleje- og boligafgiftsniveauer på det lokale boligmarked for almene boliger, lejeboliger, private lejeboliger, andelsboliger og ejerboliger • lokale muligheder og barrierer - gerne så fremtidsorienteret som muligt Brug spørgeskemaundersøgelser og interviews til at få indkredset og dokumenteret, hvorfor de pågældende boligområder/boliger vælges fra og om der er uudnyttede muligheder.
En procesorienteret tjekliste for udlejning af almene boliger i landdistrikterne Når boligorganisationen via markedsanalysen har indkredset, belyst og dokumenteret årsagerne til aktuelle eller begyndende udlejningsproblemer, og gjort hvad den kan for at fremme udlejningen her og nu, er det tid til at sætte det mere langsigtede udskilningsløb igang og inddrage flere parter. Formålet er at lægge en fælles strategi for, hvilke boligområder og bebyggelser, der bør afvikles, og hvilke der bør satses på fremover. Temperatur måling
Hvem: Boligorganisationens administration, organisationsbestyrelse, kommunen, kreditgivere og evt. lokale parter
Hvorfor: Boligorganisationen bør sammen med kommunen, kreditgivere og evt. lokale parterne lægge en fælles strategi for hvor, der bør afvikles og hvor, der bør udvikles
Perspektiv på kort sigt
Perspektiv på langt sigt
Hvornår: Mellemlang sigt, 6-18 måneder
Den fælles strategi for boligorganisationen og alle dens afdelinger og bebyggelser bør tage højde for følgende: • • • • • • • •
Hvordan: Hvor er der mismatch mellem boligudbud og efterspørgsel i de enkelte afdelinger og bebyggelser?
Perspektiv på mellemlangt sigt
Boligorganisationens økonomi og fremtidige disponeringer. Boligafdelingernes økonomi og planlagte renoveringstiltag. Markedsanalysen. Evaluering af igangsatte udlejningsfremmende tiltag. Kommunens langsigtede strategi for og syn på lokalområdets fremtidige udvikling. Lokale parter – herunder den lokale befolknings, lokale foreningers og lokalt erhvervs ideér og forslag. Det handler om at udnytte de lokale muligheder. Boligorganisationens målsætningsprogram og handlingsplan, eks. for at tage højde for fremtidige afdelings- og selskabsfusioner. Kreditgivers risikovurdering af de forskellige boligområder/ bebyggelser .
Mismatch mellem boligudbud og boligefterspørgsel
Udvikling: Igangsættes dér, hvor flere parametre åbner op for en forholdsvis sikker udlejning også på den lange bane. Udviklingsstrategien bør da tilpasses de lokale muligheder og lægge op til en indsats på både udbuds- og efterspørgselssiden og bør også omfatte de aktuelt velfungerende boligområder i landdistrikterne samt hele boligorganisationen
Afvikling: Er alt andet lige nødvendig for de boligområder/ bebyggelser, hvor befolkningsudvikling, beliggenhed, lokale muligheder, samarbejdsmuligheder, huslejereguleringsmuligheder, vedligeholdelsesstand mm. alle peger med pil nedad
Fælles udlejningsstrategi for hele boligorganisationen
En procesorienteret tjekliste for udlejning af almene boliger i landdistrikterne Når den fælles strategi for boligorganisationen og dens afdelinger foreligger, handler det om at få konkretiseret de enkelte afviklings- og udviklingsstrategier for boligorganisationen, afdelingerne og bebyggelserne i handlingsplaner. Først når boligorganisationens strategier er konkretiseret i reelle tiltag, kan den videre behandling i resten af beboerdemokratiet og myndighedsarbejdet begynde. Kommunen bør på nuværende tidspunkt være vel-involveret i og med, at de har været med til at udarbejde den fælles strategi. Kreditgivere indgår allerede i samarbejdet, hvilket intensiveres på dette stadie. Ligeledes tilknyttes rådgivere og landsbyggefonden.
Perspektiv på kort sigt
Hvem: Boligorganisationens administration, organisationsog afdelingsbestyrelser, kommunen, kreditgivere og landsbyggefonden, rådgivere og styregrupper
Udvikling
Udbudstilpasning: Moderniseringer til tidssvarende standard tilpasset efterspørgslen, eks. sammenlægning/omdannelse af boliger, tilgængelighed, klima- og miljøvenlige tiltag, udnyttelse af udearealer, låneomlægning, konkurrencedygtigt huslejeniveau, møblering af boliger, gæsteværelser, gratis wi-fi og hurtigt bredbånd mm.
Afvikling
Nedsættelse af styregruppe: • boligorganisationen (administrativt og beboerdemokratisk) • kommunen • kreditgiver • rådgivere • evt. lokale parter
Perspektiv på langt sigt
Hvornår: Lang sigt, 2-5 år
Hvorfor: Få konkretiseret afviklingsog udviklingsstrategier for boligorganisationen og de enkelte afdelinger samt bebyggelser.
Hvordan: Nedsæt styregruppe og udarbejd konkrete helhedsplaner med fokus på afvikling eller udvikling
Perspektiv på mellemlangt sigt
Efterspørgselspåvirkning: Synliggøre boligudbuddet gennem konstant målrettet promoveringsindsats (gerne flere boligorg. sammen), udnytte mulighederne for fleksibel udlejning, tidssvarende kommunikationskanaler, fælles udlejningsportaler, servicepolitik i administration og drift, fælles anvisningspolitik med kommunen, langsigtet samarbejde med lokale parter o.lign.
Nedrivning: Skal i dag grundet landsbyggefondens puljesystem kobles til en renoverings- eller byggesag. Restgælden indarbejdes i anlægsbudgettet og finansieringsformen. Frasalg: Frasalg kan påvirke udlejningen af naboafdelinger negativt. Inden beslutning om frasalg, vurderes ejendommen af 2 uafhængige valuarer, og restgælden gøres op.
Støttefinansieret helhedsplan
Temperatur måling