Кадровая работа

Как учесть нерабочие дни в расчете отпускных и правильно заполнить платежку

Важная деталь

Проверьте, не нужно ли пересчитать отпускные работникам. Из-за президентских нерабочих дней и новых выходных 24 июня и 1 июля считать отпускные надо в особом порядке. К тому же поменялись правила оформления платежек, и заполнять их на отпускные надо по-новому. В статье вы найдете примеры и образцы, чтобы рассчитать и выплатить отпускные с учетом всех изменений.

Как учесть дни карантина при расчете отпускных

Периоды с 30 марта по 30 апреля и с 6 по 8 мая Президент объявил нерабочими с сохранением зарплаты (указы от 25.03.2020 № 206, от 02.04.2020 № 239, от 28.04.2020 № 294). После 11 мая главы некоторых регионов продлили на своих территориях режим самоизоляции. Минтруд дал разъяснения по учету дней карантина в отпускных только 18 мая, когда многим сотрудникам отпускные уже выплатили. Проверьте, не нужно ли их пересчитать, чтобы не получить штраф. Есть четыре варианта, как учесть эти периоды в расчете отпускных: сотрудник работал, не работал, а просто находился дома и получал зарплату, был на больничном, был в отпуске за свой счет или оплачиваемом отпуске. Не будем останавливаться на теории. Сразу разберем все случаи на четырех практических примерах. И еще одна деталь. На расчет отпускных повлияли также нерабочие дни 24 июня и 1 июля. Однако, чтобы вас не путать, в четырех примерах ниже мы не будем их учитывать. Подробнее разберем их в другом разделе этой статьи.

Пример 1. Сотрудник трудился в нерабочие дни

Петров работает в ООО «Восход» программистом. В период президентских нерабочих дней он продолжал трудиться по обычному графику, только удаленно из дома. Зарплату он тоже получал, как обычно. Его

оклад — 70000 руб. в месяц. С 3 августа Петров уходит в отпуск по графику на 28 календарных дней.

Расчетный период с 1 августа 2019 года по 31 июля 2020 года Петров отработал полностью. Оплату за работу в президентские дни надо учитывать в среднем заработке при расчете отпускных независимо от того, удаленно трудился сотрудник или ездил в офис. Сначала бухгалтер посчитал заработок за расчетный период, который составил 840 000 руб. (70000₽ × × 12 мес.). Определил количество отработанных дней в расчетном периоде — 351,6 дн. (12 мес. × 29,3 дн.). Общая сумма отпускных составила 66 894,20 руб. (840000₽ : 351,6 дн. × 28 дн.).

Пример 2. Сотрудник не работал, а находился дома и получал зарплату

Мальцева работает в Воронеже в заведении общепита ООО «Жарптица» официанткой. Ее оклад — 15 000 руб. в месяц. В период президентских нерабочих дней с 30 марта по 8 мая она не выходила на работу, но за ней сохранялась зарплата. За этот период она получила 17 896,21 руб. Затем в регионе продлили режим самоизоляции и запрет на работу общепита до 31 мая. За Мальцевой также сохранялась зарплата. Ей выплатили еще 12 456,18 руб. За рабочую часть марта Мальцева получила 13 571,43 руб. С 1 июня Мальцева вышла на работу, а с 13 июля уходит в отпуск по графику на две недели.

Расчетный период — с 1 июля 2019 года по 30 июня 2020 года. Президентские и региональные нерабочие дни из расчета нужно исключить. Других исключаемых из расчета периодов у Мальцевой за это время не было. Заработок за расчетный период составил 148 571,43 руб. (15 000₽ × 9 мес. + 13571,43₽). Количество отработанных дней в расчетном периоде — 291,11 дн. (9 мес. × 29,3 дн. + 29,3 дн. : 31 дн. × × 29 дн.). Итого Мальцева получила в качестве отпускных 7145,07 руб. (148 571,43₽ : 291,11 дн. × 14 дн.).

Пример 3. Сотрудник в период нерабочих дней был на больничном

Иванова работает в ООО «Весна» бухгалтером. С 16 по 29 марта она ездила в отпуск за границу. Перед этим Иванова получила отпускные в размере 15 798,54 руб. За отработанную часть марта ей выплатили зарплату — 17 142,86 руб. По возвращении она две недели находилась на карантине и получила больничное пособие в размере 14 183,40 руб.

В период оставшихся президентских нерабочих дней Иванова трудилась по обычному графику, но удаленно из дома. Зарплату она тоже получала, как обычно, исходя из оклада в 40 000 руб. За отработанные дни

Важная деталь

Если сотрудник продолжал трудиться в объявленные Президентом нерабочие дни, то из расчетного периода их не исключайте.

Важная деталь

Исключайте периоды отпуска из расчета отпускных, в том числе если они пришлись на нерабочие дни. апреля Иванова получила 25454,55 руб. С 27 июля Иванова уходит в отпуск по графику на 14 календарных дней.

Расчетный период — с 1 июля 2019 года по 30 июня 2020 года. Дни отпуска и больничного и оплату за них из расчета нужно исключить. Оплату за работу в президентские дни надо учитывать в среднем заработке при расчете отпускных. Исходя из этого, заработок за расчетный период составил 442 597,41 руб. (40000₽ × 10 мес. + 17142,86₽ + 25454,55₽). Количество отработанных дней в расчетном периоде составило 324,76 дн. (10 мес. × 29,3 дн. + 29,3 дн. : 31 дн. × 15 дн. + 29,3 дн. : 30 дн. × 18 дн.). Итоговая сумма отпускных — 19 079,82 руб. (442597,41 ₽ : 324,76 дн. × × 14 дн.).

Пример 4. Сотрудник не работал, а находился в отпуске

Усольцев работает охранником. Его оклад — 25 000 руб. в месяц. В период президентских нерабочих дней с 30 марта по 19 апреля директор попросил его написать заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск. Он получил отпускные в размере 17 787,04 руб. За рабочую часть марта Усольцеву выплатили 22 619,05 руб. После того как оплачиваемый отпуск закончился, Усольцев написал заявление на отпуск за свой счет с 20 апреля по 8 мая. С 12 мая он вышел на работу, а с 6 июля уходит на неделю в оплачиваемый отпуск. За отработанную часть мая Усольцев получил 20 588,24 руб.

Расчетный период — с 1 июля 2019 года по 30 июня 2020 года. Периоды оплачиваемого и неоплачиваемого отпуска из расчета нужно исключить. Заработок за расчетный период составил 268 207,29 руб. (25 000₽ × 9 мес. + 22619,05₽ + 20588,24₽). Количество отработанных дней в расчетном периоде — 312,85 дн. (9 мес. × 29,3 дн. + 29,3 дн. / 31 дн. × 29 дн. + 29,3 дн. : 31 дн. × 23 дн.). Отпускные Усольцеву выплатили в размере 6001,12 руб. (268 207,29₽ : 312,85 дн. × 7 дн.).

Если рассчитали и выплатили отпускные с учетом периода, когда сотрудник фактически не работал, но за ним сохранялась зарплата, нужно сделать перерасчет. Если в результате окажется, что отпускные недоплатили, их нужно выдать как можно скорее. Иначе компании грозит штраф от 30000 до 100000 руб. (ст. 5.27 КоАП).

НИНА КОВЯЗИНА, заместитель директора Департамента образования и кадровых вопросов Минздрава России

Надо ли делать перерасчет выплаченных отпускных

На деле многие работодатели на период нерабочих дней отправили сотрудников в оплачиваемые или бесплатные отпуска. А кто-то просто пошел в оплачиваемый отпуск по графику. Бухгалтерам пришлось в спешке выплачивать отпускные, и многие при расчете включили в средний заработок выплаты за нерабочие дни.

Уже после того, как президентские нерабочие дни закончились, Минтруд разъяснил: если сотрудник в этот период не работал, то сами дни и оплату за них нужно исключить из среднего заработка (письмо от 18.05.2020 № 14-1/В-585). Получается, что если уже выплатили отпускные, рассчитанные по другим правилам, придется их пересчитать и доплатить. С этим согласны и эксперты по оплате труда. →44

Если после перерасчета окажется, что сумма отпускных должна была быть меньше, переплату работник вправе вернуть только добровольно. Без его согласия удержать разницу нельзя.

Важная деталь

Сотруднику, который выходил на работу 1 июля, оплатить этот день нужно в двойном размере. Учтите это при расчете отпускных.

Как учесть 24 июня и 1 июля при расчете отпускных

В этом году Путин кроме карантинных добавил еще два нерабочих дня, которых нет в ТК: 24 июня и 1 июля. Смотрите на примерах, что делать, если сотрудник в эти дни работал, отдыхал или был в отпуске.

Пример 5. Сотрудник трудился 24 июня и 1 июля

Помните пример 2 про Мальцеву из Воронежа? Допустим, она передумала идти в оплачиваемый отпуск по графику с 13 июля. Написала заявление с просьбой перенести начало отпуска на 3 августа и взять сразу три недели. 24 июня и 1 июля она работала. За июнь Мальцева получила обычный оклад, так как работа 24 июня оплачивается в одинарном размере. А вот за июль — 15 652,17 руб., так как работа 1 июля оплачивается в двойном размере. За отработанную часть марта Мальцева получила 13 571,43 руб.

Расчетный период — с 1 августа 2019 года по 31 июля 2020 года. Дни с 30 марта по 31 мая, когда Мальцева не работала по указам Президента и региональных властей, из расчета нужно исключить. Других исключаемых из расчета периодов у Мальцевой за это время не было.

Заработок за расчетный период — 149 223,60 руб. (15000₽ × 8 мес. + + 13 571,43₽ + 15652,17₽). Количество отработанных дней в расчетном периоде — 291,11 дн. (9 мес. × 29,3 дн. + 29,3 дн. : 31 дн. × 29 дн.). Итоговая сумма отпускных — 10 764,64 руб. (149223,60₽ : 291,11 дн. × 21 дн.).

Пример 6. Сотрудник отдыхал 24 июня и 1 июля

Возьмем условия примера 5, но предположим, что Мальцева 24 июня и 1 июля отдыхала. За июнь и июль она получила обычный оклад. Но для отпускных 24 июня и 1 июля и оплату за эти дни из расчета нужно исключить. В июне был 21 рабочий день. За отработанную часть июня Мальцева получила 14 285,71 руб. (15000₽ : 21 дн. × 20 дн.). За отработанную часть июля — 14 347,83 руб. (15000₽ : 23 дн. × 22 дн.). Заработок за расчетный период составил 147 204,97 руб. (15000₽ × 7 мес. + 13571,43₽ + + 14 285,71 ₽ + 14347,83₽).

На норму рабочих дней 24 июня и 1 июля не повлияли. Количество отработанных дней в расчетном периоде стало меньше, чем в предыдущем примере, – 289,18 дн. (7 мес. × 29,3 дн. + 29,3 дн. : 31 дн. × 29 дн. + + 29,3 дн. : 30 дн. × 29 дн. + 29,3 дн. : 31 дн. × 30 дн.). В этом случае в качестве отпускных Мальцева получит 10 689,90 руб. (147204,97₽ : 289,18 дн. × × 21 дн.).

Пример 7. 24 июня и 1 июля выпали на предыдущий отпуск

Теперь представим, что Мальцева была в оплачиваемом отпуске с 22 июня по 5 июля и получила за этот период отпускные в размере 7213,65 руб. За отработанную часть июня она получила зарплату 10 000,00 руб., а за отработанную часть июля — 13043,48 руб. С 17 августа Мальцева снова уходит в отпуск на 14 календарных дней. 24 июня и 1 июля, которые совпали с днями предыдыдущего отпуска, никак не влияют на оплату и продолжительность отпуска.

Заработок за расчетный период — 141 614,91 руб. (15000₽ × 7 мес. + + 13 571,43₽ + 10000,00₽ + 13043,48₽). Количество отработанных дней в расчетном периоде — 277,59 дн. (7 мес. × 29,3 дн. + 29,3 дн. : 31 дн. × × 29 дн. + 29,3 дн. : 30 дн. × 21 дн. + 29,3 дн. : 31 дн. × 26 дн.). Мальцева получит 7142,22 руб. отпускных (141 614,91 ₽ : 277,59 дн. × 14 дн.).

Как оформить платежку по новым правилам

С 1 июня в поле 20 платежки нужно указывать код 1, как на образце 1 справа. Он означает, что с выплаты можно удержать сумму по исполнительному листу с учетом ограничений статьи 99 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ (п. 1 Указания ЦБ от 14.10.2019 № 5286-У).

Если компания уже удержала с отпускных сумму по исполнительному листу, ее нужно указать в поле 24 «Назначение платежа». Сделайте это, как на образце 2 справа (письмо ЦБ от 27.02.2020 № ИН-05-45/10)

Образец 1. Платежное поручение, если с отпускных ничего не удерживаем

ПЛАТЕЖНОЕ ПОРУЧЕНИЕ № 115

Получатель 12.08.2020

Дата

Вид оп. Наз. пл.

Код 01 1

Вид платежа

Срок плат. Очер.плат.

Рез. поле 3

Выплата отпускных (21 497-36 руб.) Дейченко А.С. за ежегодный отпуск с 17 по 30 августа ай отпуск с 17 по 30 августВыплата отпускных (21 497-36 руб.) Дейченко А.С. за ежегодныны 2020 г. по приказу от 04.08.2020 № 25. 2020 г. по приказу от 04.08.2020 № 25.

Назначение платежа

В поле 24 платежки укажите назначение платежа и номер приказа об отпуске.

Новый код

В поле 20 платежки на отпускные укажите код 1 независимо от того, удерживаете ли что-то с суммы отпускных или нет.

Образец 2. Платежное поручение на случай, если с отпускных удержали алименты

ПЛАТЕЖНОЕ ПОРУЧЕНИЕ №

Получатель 86 29.07.2020

Дата Вид платежа

Вид оп. Наз. пл.

Код 01 1

Срок плат. Очер.плат.

Рез. поле 3

// ВЗС //5994-34// Выплата отпускных (23 977-35 руб.) Димкину В.Г. за ежегодный отпуск уск//ВЗС//5994-34//Выплатаотпускных(23977-35руб.)ДимкинуВ.Г. заежегодныйотп с 3 по 16 августа 2020 г. по приказу от 21.07.2020 № 18. с 3 по 16 августа 2020 г. по приказу от 21.07.2020 № 18.гу

Сумма удержания

В «Назначении платежа» укажите сумму, которую уже удержали с зарплаты.