Rynek MICE – liczby i tendencje

RYNEK MICE

liczby i tendencje

Pandemia COVID-19, wojna, kryzys gospodarczy, transformacja cyfrowa i klimatyczna – na funkcjonowanie branży spotkań i wydarzeń w ciągu ostatnich 12 miesięcy wpłynęło wiele czynników. Podobnie jak miało to miejsce we wszystkich dziedzinach gospodarki, choć przemysł spotkań jest szczególnie wrażliwy na kryzysy. Z jednej strony stanowi podstawę do tego, aby inne sektory gospodarki mogły wracać do swojej biznesowej formy, z drugiej odbudowa po przerwie spowodowanej pandemią trwała w tej branży najdłużej. Teraz jednak powrót do organizacji spotkań jest tak silny, że pozwala prognozować szybkie tempo odradzania się branży. Choć widać w niej duże zmiany dotyczące między innymi współpracy z hotelami.

MAGDALENA KONDAS, REDAKTOR NACZELNA MEETINGPLANNER.PL

Wydarzenia biznesowe, kongresy i konferencje, targi, mega eventy są kluczem do ożywienia gospodarczego na świecie po Covid-19. Mają ogromne znaczenie nie tylko w budowaniu na nowo relacji biznesowych, ale także personalnych, budowaniu zespołów, transferze wiedzy, rozwoju innowacji. Są integralną częścią nie tylko postępu gospodarczego, ale i rozwoju społecznego jako całości. Tymczasem branża ta była najdłużej zamknięta lub działalność w znaczącym stopniu do marca 2022 roku ograniczały restrykcje wynikające z pandemii – tzw. odmrażanie spotkań przez długi czas było iluzoryczne. Kolejne wyzwania przyniosły inflacja i wybuch wojny w Ukrainie.

Kluczową wartość spotkań, szczególnie w czasach niepewności i w kontekście kryzysu, stanowi możliwość nawiązania bezpośredniego kontaktu, budowania doświadczenia i wspólnoty. Choć w procesie organizacji wydarzeń bardzo ważną funkcję odgrywają dziś technologie – cyfryzacja spotkań stała się faktem – to ostatnie miesiące pokazały, jak potrzebne są spotkania na żywo. Co z perspektywy hoteli, które są ważną częścią tej branży (w Polsce ok. 70 proc. wydarzeń przed pandemią odbywało się właśnie w hotelach), jest bardzo istotne. Branża spotkań i wydarzeń, która była przez kilkanaście miesięcy przykładem skutecznego dostosowywania się, teraz odbudowuje się, ale w wersji określanej jako eventy 3.0.

Liczby pokazują, że jest nieco lepiej

W Polsce w 2019 roku branża spotkań i wydarzeń (według raportu Ponad Events Impact) odpowiadała za 1,5 proc. PKB, wkład w gospodarkę wahał się na poziomie 35 mld złotych (220 tys. miejsc pracy), a w wydarzeniach wzięło udział ponad 16 mln uczestników. W tym samym czasie globalna wartość rynku wynosiła 1,2 miliarda dolarów. W 2020 roku, w efekcie pandemii, polskie firmy z branży spotkań i wydarzeń, jak szacuje Rada Przemysłu Spotkań i Wydarzeń, odnotowały spadek przychodów o 73 proc. Straty dotyczyły całego łańcucha dostaw, w tym przede wszystkim lokalizacji i usług cateringowych. 2021 – jak wynika z badania przygotowanego przez Poland Convention Bureau (PCB) – okazał się nieco lepszy, i choć daleko do dużego optymizmu, widać było, że branża powoli dynamizowała swoje działania po ograniczeniach spowodowanych przez pandemię. PCB w swoim corocznym raporcie „Przemysł spotkań i wydarzeń w Polsce” przeanalizowało 6400 spotkań i wydarzeń (liczących minimum 50 uczestników), które odbyły się w Polsce w 2021 roku. Było ich o 30 proc. więcej niż w roku 2020. Kolejny rok z rzędu najwięcej w Polsce odbyło się wydarzeń korporacyjnych oraz motywacyjnych (50 proc.) – i to ten sektor w drugiej połowie 2022 roku jest najbardziej aktywny – konferencje i kongresy stanowiły 43 proc., a targi i wystawy – 7 proc. Wśród spotkań w 2021 roku najwięcej (37 proc.) było związanych z branżą handlowo-usługową (wzrost o 4 proc. w porównaniu do 2020), humanistyczną (18 proc.) oraz medyczną (14 proc.). Prawie 75 proc. wszystkich wydarzeń odbyło się w okresie od września do grudnia. W porównaniu do 2020 roku wzrost liczby wydarzeń widoczny był w niemal wszystkich miastach. Straty znacząco odrobiła Warszawa (1210 wydarzeń w 2020 roku w stosunku do 2343 w 2021 r. – wg danych PCB), gdzie potencjał przemysłu spotkań uznawany jest za najwyższy w kraju. W roku 2022 od marca do czerwca widać (jak wynika z badania rynku konferencyjnego w stolicy prowadzonego przez Z-Factor) zwiększającą się liczbę wydarzeń, uczestników oraz metrów kwadratowych powierzchni

REKLAMA

hotelowych wykorzystanych do organizacji tych spotkań. W rekordowym czerwcu było to 1051 spotkań, w których udział wzięło 83 738 uczestników. W Warszawie prym wiodą spotkania branży farmaceutycznej, medycznej i beauty, które w czerwcu 2022 zajęły najwięcej konferencyjno-eventowej powierzchni badanych 32 hoteli – ponad 45 tys. mkw.

W Krakowie w ubiegłym roku odbyło się 2091 spotkań (dane z raportu „Branża spotkań w Krakowie 2021”), co oznaczało wzrost o prawie 9 proc. w stosunku do poprzedniego roku, ale spadek o 75 proc. w stosunku do 2019 roku.

Stabilnie w rankingach

Pewną stabilność polskiego rynku spotkań w 2021 roku potwierdza pozycja Polski w rankingach międzynarodowych stowarzyszeń (dotyczą one organizacji międzynarodowych kongresów i konferencji stowarzyszeń). W zestawianiu Union of International Assiociations (UIA) w 2021 roku Polska z 69 wydarzeniami (spełniającymi kryteria UIA) zajęła 23 miejsce (przed pandemią, w roku 2019 było to miejsce 24) w rankingu światowym (99 państw) oraz 15 miejsce w Europie wśród 45 państw. Wśród 96 miast z całego świata w 2021 roku najlepszą pozycję wśród polskich miast uzyskała Warszawa (39 pozycja z 23 spotkaniami) oraz Kraków (43 pozycja, 21 spotkań). W zestawieniu International Congress and Convention Association (ICCA) Polska znalazła się na 18. miejscu z 158 spotkaniami (w 2019 roku było to miejsce 19 z liczbą 213 spotkań). Wśród polskich miast ponownie najlepsze były Warszawa i Kraków. Stabilność tych pozycji może zostać nieco zachwiana w wyniku konsekwencji wojny w Ukrainie – w pierwszych miesiącach działań wojennych branża spotkań mierzyła się z postrzeganiem Polski jako kraju frontowego, co z kolei miało wpływ na odwołania lub przesunięcia wydarzeń, które miały odbyć się w Polsce.

Bezpośrednio i na żywo

Mimo tego wyzwania pozytywne w kontekście odbudowy branży spotkań mogą być wyniki najnowszego Światowego Barometru Turystyki UNWTO, z którego wynika, że turystyka międzynarodowa odnotowała silne odbicie w pierwszych pięciu miesiącach 2022 roku, z prawie 250 milionami międzynarodowych przyjazdów. W porównaniu z 77 milionami przyjazdów zanotowanych w okresie od stycznia do maja 2021 roku oznacza to, że sektor turystyczny odzyskał prawie połowę (46 proc.) poziomów sprzed pandemii w 2019 roku. Z kolei o odbudowie branży spotkań powyżej oczekiwań czytamy w U.S. Meetings Recovery Forecast opracowanym przez firmę Knowland, która prognozuje 72-procentowy wzrost spotkań do końca 2022 roku na rynku amerykańskim i podkreśla wyniki czerwca – dane z pokazują ponad 330-procentowy wzrost liczby spotkań w porównaniu z czerwcem 2021 roku. Są to przede wszystkim spotkania liczące do 200 uczestników, organizowane przez korporacje. Podobnie pozytywny komunikat płynie z międzynarodowego stowarzyszenia targowego UFI – według badania UFI przychody z imprez targowych w bieżącym roku mają szansę osiągnąć 73 proc. poziomu sprzed pandemii, a w 2023 roku wskaźnik ten może podnieść się do 83 proc. Po ogromnej liczbie anulowanych wydarzeń, przekładania ich terminu bądź wybierania formatu online dziś widać wyraźny powrót do organizacji spotkań stacjonarnych (bezpośrednich).

Digitalizacja zostaje

O ile w 2020 i 2021 pewność co do sensowności organizacji spotkań online (digitalowych, wirtualnych) była zdecydowana, o tyle obecnie zdania co do digitalowego formatu są wśród organizatorów i klientów podzielone. Obecnie zwiększyła się liczba realizacji i zapytań ofertowych dotyczących spotkań na żywo, ale przy organizacji niektórych typów wydarzeń wykorzystanie kanału online zyskało grono zwolenników (dotyczy to np. szkoleń czy konferencji edukacyjnych). Według Poland Convetion Bureau w 2021 roku w organizacji wydarzeń w Polsce dominowała formuła stacjonarna (78 proc.), spotkań online było z kolei o 5 proc. mniej niż rok wcześniej, a stanowiły one 10 proc. wszystkich wydarzeń. Ponad 80 proc. klientów korporacyjnych i stowarzyszeniowych zapytanych w 2021 w badaniu „Digital Event” przeprowadzonym przez MeetingPlanner.pl, z jakich formatów wydarzeń będą korzystać w przyszłości, wybrało opcję łączenia kanałów offline i online i eventy hybrydowe. Według PCB w 2021 roku odbyło się ich 12 proc. w skali kraju (o 7 proc. więcej niż w roku 2020). Chociaż organizacja eventów w wersji hybrydowej nie jest ani łatwym, ani tanim przedsięwzięciem. Ale ponad 70 proc. organizatorów konferencji zapytanych przez międzynarodowe stowarzyszenie IAPCO o oczekiwania dotyczące obiektu wskazało, że liczą na to, iż obiekty będą dysponowały infrastrukturą technologiczną do organizacji wydarzeń wirtualnych czy hybrydowych u siebie na miejscu. Dotyczy to rzecz jasna obiektów konferencyjnych i hoteli dysponujących dużym zapleczem konferencyjnym, ale hotele, które chcą budować przewagę konkurencyjną, powinny być przygotowane do organizacji wydarzeń z komponentem online’owym bądź mieć opracowany scenariusz współpracy z podwykonawcami na wypadek, gdy część uczestników wydarzenia nie będzie mogła wziąć udziału w spotkaniu na żywo. To, że organizatorzy planuję powrót do wydarzeń bezpośrednich, ale z włączeniem elementu hybrydowego lub online, potwierdza także The Cvent 2022 Q1 Planner Sourcing Report: Europe Edition. Z tego badania wynika również, że organizatorzy chętniej (ponad 70 proc.) do przygotowania swoich wydarzeń będą wybierać hotele niż inne różnego rodzaju miejsca eventowe, ale liczą na nowoczesne technologicznie rozwiązania wspierające zarówno pobyt w hotelu, jak i organizację wydarzenia.

ESG wśród priorytetów

Coraz większy wpływ na funkcjonowanie branży spotkań i wydarzeń oraz współpracę organizatorów z hotelami będzie miał zrównoważony rozwój (czynniki ESG), który w 2022 roku jest priorytetem dla wielu firm i marek. Rada „Masters of Travel” działająca przy grupie Accor przewiduje, że z powodu negatywnego wpływu na środowisko i wspomnianej już digitalizacji spotkań liczba podróży służbowych na świecie w 2022 może być mniejsza o co najmniej 20 proc. w porównaniu do 2019 roku. Zarówno agencje jak i obiekty muszą więc zwracać coraz większą uwagę na potrzebę wdrażania działań na rzecz zrównoważonego rozwoju. Muszą, ponieważ w 2023 roku oprócz budżetu finansowego biznes będzie skupiał się na budżecie węglowym. Dlatego zarówno organizacja podróży

Coraz większy wpływ na funkcjonowanie branży spotkań i wydarzeń będzie miał zrównoważony rozwój.

służbowej czy spotkania, jak i wybór partnera muszą być uzasadnione. O ile nadal czynnikiem warunkującym wybór hotelu jest lokalizacja i łatwe dotarcie do miejsca spotkania, o tyle kolejnym decydującym może być polityka efektywnego zarządzania zmierzająca do ograniczenia emisji CO2, redukcji ilości odpadów oraz prośrodowiskowość potwierdzona niezależnymi certyfikatami. Choć w badaniu dotyczącym zrównoważonego rozwoju w branży spotkań przeprowadzonym wiosną tego roku przez SITE Poland tylko nieco ponad 30 proc. organizatorów wydarzeń przyznało, że wybierze obiekty, które mają wdrożoną strategię sustainability, należy się spodziewać, że oferty hoteli będą porównywane pod kątem kosztów środowiskowych oraz wielu aspektów organizacji wydarzenia i pobytu w kontekście ESG. Coraz bardziej popularne stają się też kalkulatory umożliwiające obliczenie śladu węglowego dowolnego wydarzenia, co jest punktem wyjścia do realizacji kolejnego kroku, czyli działań pozwalających na kompensację tego śladu. Po szczegółowej analizie procesu organizacji wydarzenia, łańcucha dostawców, przy organizacji kolejnego spotkania sugerowana jest redukcja negatywnego wpływu na środowisko w obszarach, w których jest możliwa.

Jednym ze sposobów równoważących negatywny wpływ branży MICE na środowisko, jest promowanie dłuższych pobytów w hotelach, nawet jeśli oznacza to bleisure (łączenie pracy z wypoczynkiem) oraz dłuższych podroży służbowych (optymalizacja planowania podróży). Na takie ułożenie swojej oferty, która pozwoli połączyć pracę z wypoczynkiem swoich biznesowych gości, hotele powinny być przygotowane. Tym bardziej, że kolejnym trendem, który utrzymuje się mimo powrotu do pracy stacjonarnej, jest workation (połączenie wyjazdu wypoczynkowego i pracy). Wiąże się to także z budowaniem marki pracodawcy, dobrostanu pracowników i odpowiedzią na tzw. wielką rezygnację (odchodzenie pracowników). Wydaje się, że przyszłość podróży służbowych, spotkań i wydarzeń to eliminacja tych mało istotnych, a bardzo świadomy wybór tych wnoszących coś ważnego z punktu widzenia wybranej grupy czy realizacji celów firmy, planowanych w sposób zrównoważany.

Nadal kluczowe relacje

Przemysł spotkań nadal opiera się na relacjach. Dziś, jak podkreśla Amadeus na podstawie swojego badania, bardziej niż kiedykolwiek ożywienie w branży spotkań zależy w dużej mierze od relacji między hotelarzami a organizatorami wydarzeń. Dla klientów korporacyjnych kluczowa jest minimalizacja ryzyka (zarówno biorąc pod uwagę warunki realizacji zdefiniowane w umowach, jak i zapewnienie bezpieczeństwa podczas eventu). Organizatorzy liczą więc na elastyczne warunki dotyczące przesuwania terminu czy anulowania wydarzeń, sprawną i szybką komunikację, profesjonalną obsługę podczas pracy nad przygotowaniem wydarzenia oraz w czasie jego realizacji. Ważny jest dla nich także czas przygotowywania ofert, chociaż ciągle utrzymuje się tzw. krótkie okno rezerwacyjne. Biorąc za przykład audyt przeprowadzony w hotelach i obiektach eventowych uczestniczących w ostatniej edycji MP Power Awards®, jakość współpracy na etapie ofertowania poprawiła się w stosunku do 2020 – średni wynik badanych obiektów wzrósł o 5 proc. w stosunku do poprzedniego roku, zwiększyła się też elastyczność działów sprzedaży. A to brak profesjonalizmu działu sprzedaży jest czynnikiem, który najczęściej (ponad 30 proc. respondentów 2021 Planner Sourcing Report: Europe Edition) podają organizatorzy jako powód braku powrotu do hotelu, gdzie wcześniej organizowali już wydarzenie. Kolejne to słaba ochrona zdrowia i bezpieczeństwa (30 proc.) oraz złe doświadczenia z rezerwacjami (27 proc.). Za największe wyzwania w ustaleniu warunków współpracy pomiędzy partnerami (w tym na linii organizator – hotel) uczestnicy spotkania organizowanego przez MeetingPlanner.pl (organizatorzy spotkań, przedstawiciele hoteli i firm świadczących usługi eventowe) uznali długi proces decyzyjny (65 proc.), warunki anulowania organizacji wydarzenia (58 proc.), inflację i zmienność kosztorysów (53 proc.). O wyborze partnera (w tym hotelu) obecnie decyduje elastyczność we współpracy (77 proc.), jakość oferty i szybkość odpowiedzi (70 proc.), doświadczenie w realizacji podobnych usług / projektów (64 proc.) – konkurencyjna cena znalazła się dopiero na czwartym miejscu.

Warte swojej ceny

W 2022 r. najpopularniejsze formaty wydarzeń to spotkania stacjonarne, bezpośrednie, a następnie online. Hybrydowe, czyli dające „równy” dostęp uczestnikom na żywo i online, są nadal znacznie droższe w realizacji. Tak jak się spodziewano, wydarzenia są bardziej lokalne i regionalne, ale opierają się na budowaniu pogłębionych doświadczeń. Są analizowane pod kątem ich wpływu na środowisko. Wydarzenia są mniejsze i mają krótki czas realizacji. Są także droższe – koszty organizacji spotkań w 2022 roku wzrosły (zdaniem przedstawicieli hoteli i organizatorów wydarzeń) od 15 do 30 proc. Nadal jednak doceniana jest ich wartość i skuteczność w realizacji różnorodnych celów.

O AUTORZE

Prowadzi portal MeetingPlanner.pl, którego misją jest dostarczanie informacji, narzędzi oraz budowanie społeczności branży spotkań i wydarzeń i jej rozwój. MeetingPlanner.pl jest także organizatorem konkursu MP Power Awards® i Kreatywny Roku Branży Eventowej. Absolwentka Uniwersytetu Warszawskiego, studiowała polonistykę i dziennikarstwo, ale od kilkunastu lat zajmuje się branżą eventową. Jako PR-owiec współpracowała z agencjami eventowymi. Przez kilka lat prowadziła branżowy magazyn „MICE Poland”. Członek jury konkursów MP Power Awards®, Kreatywny Roku Branży Eventowej, Procon Awards. Dyrektor programowa konferencji Event Biznes. Przewodnicząca Rady Biznesu Szkoły Głównej Turystyki i Hotelarstwa Vistula w Warszawie.