Material treinamento 2016

[ ÍNDICE ] Pág

Assunto

04

[ A ] Cadastros e Configurações essenciais

13

[ B ] Configuração de Contas

15

[ C ] Gestão Financeira dos condomínios

17

[ D ] Histórico de Unidades

17

[ E ] Alteração do Plano de Contas

18

[ F ] Importação de Consumo

19

[ G ] Importação de pessoas e unidades

22

[ H ] Melhores práticas de lançamento de contas a receber

24

[ I ] Lançamento de Serviços/Espaços

24

[ J ] Abonos e Descontos: pesquisa e lançamento

26

[ K ] Inadimplência

30

[ L ] Emissão de 2ª via de boleto online

36

[ M ] Lançamento de Contas a Pagar Automático

37

[ N ] GBorderô

38

[ O ] Log de Auditoria Avançado

39

[ P ] Permissões Especiais

39

[ Q ] Envio de Carta de Cobrança por e-mail

41

[ R ] Geração de Boleto PDF com senha

42

[ S ] Conciliação Bancária

42

[ T ] Balancetes: processos para fechamento

[ O WORKSHOP ]

O Projeto Workshop surgiu da necessidade de disseminar o conhecimento sobre as soluções desenvolvidas pela empresa. A Group Software se preocupa com seus clientes, buscando atender às demandas do mercado para que o sistema seja sempre um diferencial.

Para os eventos, a empresa sempre elabora uma pauta que atenda às demandas dos clientes. Apresentando itens que contribuem para a melhoria dos processos e utilização do software, buscando a agilidade na entrega dos serviços.

Também são abordadas novidades, novas soluções desenvolvidas pela empresa, para que os clientes possam incorporá-las em sua rotina. Além disso, os workshops sempre propiciam a troca de experiências, seja por meio de palestras ou contato com outros clientes, ampliando o campo de atuação de cada participante.

Para reunir as principais informações abordadas nos eventos, a Group Software preparou esta apostila. O material é uma síntese de vários tópicos que serão abordados e podem auxiliar os usuários na execução de processos do software Condomínio21.

A Group Software espera que todos aproveitem o dia para adquirir mais conhecimentos e trocar experiências!

03

[ A ] CADASTROS E CONFIGURAÇÕES ESSENCIAIS No Condomínio21, existem cadastros e configurações que são fundamentais para se iniciar o trabalho com um novo condomínio. Inicie-os observando os passos abaixo. [ 1 ] Condomínio: Acesse Cadastros > Condomínios para inserir as informações do condomínio, como razão social, endereço, telefone, CNPJ, Inscrição Municipal e outros. Os dados dos condomínios devem ser inseridos no sistema de forma completa, pois poderão ser impressos em relatórios, além de impactar, por exemplo, na geração das cobranças. [ 2 ] Pessoas/Proprietários/Locatários: Acesse Cadastros > Pessoas/Proprietários/Locatários para inserir todas as pessoas vinculadas ao condomínio: moradores, locatários, proprietários, síndico profissional, zelador. Informe os endereços de cobrança, dados pessoais e bancários de cada pessoa. As informações cadastrais devem ser o mais completa possível, a fim de facilitar o trabalho da administradora e não causar nenhum imprevisto futuro. Por exemplo, para homologação de boletos, atualmente, é exigido o CPF dos moradores; para se encaminhar boletos e comunicados por e-mail é necessário o cadastro do endereço eletrônico da pessoa (disponível para clientes que possuem o Comunidades21). [ 3 ] Cadastro de Unidades: Acesse Cadastros > Unidades para realizar o registro das unidades (apartamentos, salas, garagens) do condomínio. Faça as indicações abaixo: 3.1 Número da unidade e do bloco (manual); 3.2 Tipo de unidade: apartamento, sala, loja, etc.; 3.3 Para quem serão geradas as contas da unidade: locatário, proprietário ou para ambos;

04

3.4 Locatário: busque a pessoa no binóculo ou cadastre-a no botão

);

3.5 Proprietário: busque a pessoa no binóculo ou cadastre-a no botão ; se o proprietário e locatário foram a mesma pessoa, repita-a nos dois campos); 3.6 Imobiliária: caso a unidade seja administrada por uma imobiliária, cadastre-a na opção e vincule-a neste campo. A opção de menu Cadastros > Imobiliárias também pode ser utilizada.

3.7 Frações: para cadastro da fração ideal da unidade ou outras frações que forem utilizadas para cobranças; 3.8 Sub Judice: após ser habilitada no sistema esta opção possibilita a indicação, no cadastro da unidade, se ela se enquadra ou não nesta situação.

Para habilitar esta opção, acesse: Arquivo > Configuração do Sistema > Financeiro > aba Receitas; 3.9 Vincular à unidade: unifica as cobranças de unidades vinculadas, isto é, as contas lançadas para as unidades serão agregadas em um único boleto para a unidade principal; 3.10 Associar à unidade: indica alguma relação entre as unidades, por exemplo, irmãos que moram no mesmo condomínio; 3.11 Histórico: pode-se consultar quais foram as pessoas relacionadas à unidade no passado, ou seja, quem era o proprietário antes do atual, quais foram os locatários antes da unidade estar vazia; também é possível identificar o usuário e quando a alteração foi feita;

Dados Complementares (aba): pode-se cadastrar outro endereço para envio das cobranças da unidade. Este endereço irá se sobrepor ao informado no cadastro da pessoa.

Observações (aba): espaço para cadastro de alguma informação relevante sobre a unidade.

[ 4 ] Bancos: Acesse cadastros > Bancos. Nesta tela, é obrigatório informar o código do

05

banco, que pode ser obtido no site do banco central ou da própria instituição financeira. No campo “padrão de cheque”, o sistema já traz um modelo padrão, que atende os cheques em formulário contínuo. Porém é possível cadastrar outros, se necessário. Na última opção, “float do banco”, indique quantos dias demora a compensação dos pagamentos recebidos na conta do respectivo banco. Esta informação também pode ser obtida com o gerente da conta. As configurações de banco devem ser observadas, pois no ato da geração das cobranças as informações cadastradas serão utilizadas na emissão dos boletos. [ 5 ] Contas Correntes: Acesse Cadastros > Contas Correntes e insira todas as informações a respeito das contas do condomínio, seguindo os passos: 5.1 Banco: indique o banco do condomínio; 5.2 Agência: insira numeração da agência (pode variar de 4 a 6 dígitos dependendo do banco); 5.3 Conta: insira numeração da conta (dígitos variam de banco para banco); 5.4 Conta Principal: habilite esta opção caso esteja cadastrando a conta principal do condomínio para a qual serão geradas as cobranças. O sistema permite apenas uma conta principal por condomínio, entretanto, pode ser cadastrada mais de uma conta por condomínio; 5.5 Conta Virtual: habilite esta opção caso esteja cadastrando uma conta que só existe no sistema, usada para separar alguma arrecadação específica do condomínio. Esta conta será demonstrada no balancete com o respectivo saldo.

5.6 Natureza: indique se a conta é do tipo Pessoa Física ou Jurídica; 5.7 Código do Cedente: é o número de identificação do condomínio no banco; esta informação é necessária para que a remessa de cobrança possa ser enviada ao banco. Também é utilizada para identificar o condomínio no arquivo de retorno geral enviado pelo banco à Administradora para atualização dos pagamentos recebidos. ;; Para alterar ou corrigir quaisquer dados da conta corrente cadastrada

06

acesse: Arquivo > Ferramentas de Administração > aba Manutenção > Contas Correntes.

5.8 Tipo: indique o tipo de conta que está sendo cadastrada, como conta corrente, poupança, investimento, etc. Caso não haja o tipo desejado, clique na folha ao lado para cadastrá-lo; 5.9 Carteira: indique o código da carteira utilizada pelo condomínio (com registro ou sem registro). Esta informação é essencial para geração das cobranças e do arquivo remessa e pode ser verificada junto ao gerente da conta; 5.10 Abertura: indique a data de abertura da conta; 5.11 Fechamento: indique a data de fechamento da conta quando de seu encerramento; 5.12 Saldo: indique o saldo final do mês anterior. O valor indicado neste campo impactará diretamente no saldo do balancete. Esta informação é solicitada quando a conta é cadastrada no sistema. A partir de então, o saldo passa a ser atualizado automaticamente.

5.13 Limite: informe o valor do cheque especial cedido pelo banco à conta do condomínio 5.14 Referência: é um nome que deve ser dado à conta para facilitar a sua identificação no sistema, exemplo: “Poupança do fundo de reserva”; 5.15 Carteira (2ª Via): informe caso haja variação de carteira na emissão de 2ª via de boleto; exemplo: o condomínio pode optar por contratar cobrança registrada junto ao banco, mas a segunda via ser de cobrança sem registro.

5.16 Dias Protesto: indique os dias de protesto do título perante o banco; 5.17 Contrato PTRB: caso trabalhe com o GBorderô (módulo de pagamento eletrônico) e tenha contratado no banco o respectivo serviço, informe o número do contrato; 5.18 Não mostrar no Balancete: ao marcar essa opção, o sistema não exibirá as movimentações da conta corrente no balancete; 5.19 Observações: campo livre para outras informações acerca da conta corrente.

07

5.20 Aba “Outras Configurações”: esta aba traz outras configurações específicas para alguns bancos e Mensagem de Cobrança e Local de Pagamento para emissão de 2ª via de boleto. As duas últimas opções devem ser configuradas caso deva haver alteração destas opções para a segunda via. [ 6 ] Local de Pagamento: As mensagens de local de pagamento podem variar de banco para banco. A mensagem mais usual é: “pagável em qualquer banco até o vencimento”. Ao inserir a mensagem, marque-a como principal. Desta forma, na tela de emissão de boletos já trará a indicação da mesma. [ 7 ] Mensagem de Cobrança: Devem ser observados, para este cadastro os índices de reajuste aplicados pelo condomínio para pagamentos após o vencimento estipulado. Podese cadastrar uma mensagem simples ou utilizar os campos de mesclagem, que informa os valores de juros e multa calculados no boleto. Os bancos, atualmente, estão exigindo que os valores estejam explícitos, em moeda corrente, no boleto para evitar erros de cálculo. Lembrese de marcar a mensagem principal, pois a mesma será resgatada na tela de emissão de boletos. ;; Importante: a mensagem de cobrança servirá como instrução ao caixa do banco na hora de receber um pagamento em atraso!

CONFIGURAÇÕES ESSENCIAIS [ 1 ] Plano de Contas: o plano de contas é o instrumento principal para a captação das informações que alimentarão o sistema e que serão por ele processadas e armazenadas para a emissão de relatórios. Nele, serão definidas as classes de receitas do condomínio e também as classes de Despesas. O Condomínio21 traz um Plano de Contas Padrão que pode ser adequado conforme a necessidade do cliente.

08

• Para inserir uma nova classe de contas no plano pressione “Insert” no teclado; • Para deletar a linha de uma classe que não foi utilizada ou para corrigir um lançamento pressione “Delete” no teclado; • Para criar um novo plano, clique em “Novo”; • Para apagar o plano, clique em “Excluir”.

Colunas: 1.1 Débito Crédito [D/C]: quando estiver cadastrando um grupo de contas, indique se é um débito (D) ou se é um crédito (C); 1.2 Fundo de Reserva: devem ser marcadas as classes que são usadas como base de cálculo para definição do valor do fundo de reserva. Exemplo: se o fundo de reserva for calculado sobre o valor arrecadado para a taxa de condomínio, a classe referente à taxa de condomínio deve ser marcada.

1.3 Travar Lançamentos: não permite a geração de novos lançamentos na classe determinada. Apenas consultas poderão ser realizadas.

1.4 Mostrar no Relatório: mostra os lançamentos marcados no relatório “A receber por Unidade”, modelo “Colunas Filtradas”; 1.5 Calcula Custo M2: quando marcada a opção, o sistema apresenta no relatório Contas A Receber por Unidade, no modelo Gerencial Mov. Outras Contas, a divisão do valor da classe selecionada pela área do condomínio para indicar o valor do m2. A área do condomínio deve ser cadastrada na tela de Configurações Avançada > aba Outros.

1.6 Informe de Rendimentos: é possível selecionar as classes de contas que serão apresentadas no documento de Informe de Rendimentos - ADI. [ 2 ] Configurações Avançadas: Determina configurações importantes do condomínio, como índices de reajuste,

09

plano de contas utilizado, entre outras.

Acesse cadastros > condomínios > configurações avançadas.

2.1 Índices: Nesta aba, determine o percentual dos acréscimos que deverão incidir para pagamentos em atraso. O cadastro dos índices impactará diretamente na emissão de boletos após o vencimento, no caso de solicitação de 2ª via de boleto, por exemplo.

Portanto, as opções desta aba devem ser cuidadosamente observadas e cadastradas de acordo com o modo de trabalho de cada condomínio.

Além disso, no caso de concessão de descontos para pagamentos antecipados, por exemplo, podemos cadastrar os devidos índices em “cadastros de descontos”.

2.2 Cobrança: Nesta aba, serão definidas as configurações da cobrança do condomínio.

Utilizar o filtro: ao selecionar essa opção, será definido como será gerado o nosso número nos boletos e recibos.

• Número do recibo: para os condomínios que não trabalham com boletos e geram somente recibo de pagamento, não haverá controle de nosso número.

• Nosso número manual (boleto pré-impresso): para os condomínios que utilizam a geração de boletos em modelos pré-impressos, adquiridos com o banco.

• Nosso número automático (boleto laser e cnab): quando há geração de boletos laser através do condomínio21 é preciso definir este filtro. Neste caso, o sistema gerará e armazenará para cada lançamento o nosso número associado, proporcionando a baixa automática pelo arquivo de retorno.

Na tela de baixa de contas a receber, operação que pode ser realizada manualmente, é exibida a coluna que demonstra o número de cada título gerado, facilitando a realização do processo.

10

Mensagem principal: após cadastrar a mensagem de cobrança e defini-la como principal, o sistema resgata essa informação.

Plano de contas: selecione qual será o plano de contas padrão do condomínio.

Tipo de recibo: essa configuração deverá ser definida caso o filtro escolhido acima seja “número do recibo”; altera o formato de recibo emitido para o condomínio.

Período do fechamento: define o período para fechamento das contas do condomínio, o qual será obedecido no balancete.

Autenticação: caso a administradora receba taxas de condomínio na própria tesouraria, pode-se cadastrar uma mensagem de autenticação padrão para que o boleto da unidade pagante possa ser autenticado, confirmando assim o pagamento; Cobrança partilhada: opção que consiste em distribuir para diferentes contas correntes, os valores referentes a recebimentos de títulos de cobrança. Em resumo, este recurso pode ser utilizado quando se deseja direcionar parte dos recebimentos para contas específicas, em vez de agrupar em uma única conta.

Exemplo: boletos compostos por mais de uma classe de contas sendo que os valores de algumas classes (exemplo: taxa de condomínio, consumo e outras despesas) seriam direcionados para uma conta corrente e os valores de outras classes (exemplo: fundo de reserva) direcionados para outra conta corrente diferente. Disponível somente para o bradesco; o serviço deverá ser contratado no banco.

2.3 Frações: Nesta aba, pode-se alterar a nomenclatura das frações que aparecem na tela de cadastro das unidades.

2.4 Balancete: Nesta tela, são definidas as configurações do balancete do condomínio. O sistema possui vários formatos de relatório. Algumas funcionalidades estão disponíveis apenas em alguns modelos específicos, por isso, ao alterar o modelo algumas opções podem ficar desabilitadas na tela. Nesta opção, devem ser escolhidas as informações que a administradora ou o condomínio queiram

11

que sejam impressas no balancete, como a forma de discriminação de receitas e despesas, inadimplência, acordos, entre outros.

2.5 Cobrança avançada: Nesta aba, são definidas as configurações dos boletos do condomínio e as informações que nele devem ser impressas. São várias opções: a) boletos com ou sem balancete; b) previsão de despesas; c) unidades vinculadas; d) leitura de consumo; e) inadimplência da unidade e/ou do condomínio, entre outras.

Nesta tela, deve-se marcar a opção “exibir logomarca dos bancos” com objetivo de facilitar a homologação dos boletos, pois os bancos exigem suas logomarcas nas cobranças.

2.6 Rateio: Nessa guia serão definidos os parâmetros para a geração do rateio das contas a receber e o destino do valor de resíduo, caso exista. Além disso, pode-se habilitar a opção “considerar fração zero no cálculo do rateio” para definir se serão consideradas as unidades com fração zero para o rateio. Exemplo: uma unidade com fração zero terá suas taxas rateadas geradas com valor zero.

Nesta tela, ainda há a opção de “lançar a descrição para as contas rateadas com o rateio principal”: ao gerar contas a receber por rateio, a descrição informada pode ser exibida também para cada classe de conta participante do lançamento. Assim, as contas geradas a partir da taxa principal de rateio, como por exemplo, o fundo de reserva, terá a mesma descrição.

2.7 Outros: Nessa guia são parametrizadas algumas configurações que interferem na geração de contas do condomínio. Nesta aba, temos opções relevantes, como associação do plano de contas a conta corrente do condomínio, habilitação de Contas Virtuais, código cedente por conta corrente, habilitação de leitor de código de barra para despesas (diferencial Corporate), além de outras opções que podem ser consideradas dependendo do modo de trabalho do condomínio.

12

[ B ] CONFIGURAÇÃO DE CONTAS [ 3 ] Contas a Receber: Aba para definições acerca dos lançamentos de contas a receber (receitas) do condomínio.

3.1 Taxa principal de rateio: defina a classe da taxa principal a ser cobrada, que, geralmente, é a taxa de condomínio; 3.2 Fundo de reserva: defina se haverá cobrança do fundo, indicando a classe da conta, o valor em reais ou percentual a ser cobrado e o sacado, isto é, o responsável pelo pagamento desta taxa; 3.3 Acordos: informe se deseja ativar a opção de acordos. Se esta opção não estiver selecionada não será possível imprimir carnê de acordo, pois o campo acordo não será apresentado na tela de recibos/ boletos.

3.4 Honorários advocatícios: habilite esta opção caso haja cobrança de honorários advocatícios, indique o valor em reais ou percentual e classe da conta. [ 4 ] Consumos / Exceções: Nesta aba, pode-se habilitar a cobrança de consumo de gás, água e energia no condomínio.

4.1 Gás / Água / Energia: Habilita-se a opção desejada, indicando cobrança através de um valor padrão ou por faixas e determina a classe da conta. Quando a cobrança é por faixas devese cadastrá-las, indicando a numeração inicial e final de cada uma das faixas e o respectivo valor. Na opção “apenas consumo geral”, a administradora deverá informar o consumo total e nenhum valor será repassado aos condôminos, pois quando se utiliza essa opção o valor do consumo, seja de gás, água ou energia, já está embutido em outra classe de contas como, por exemplo, a taxa de condomínio. Para cadastrar o consumo geral, consulte a tela consumo (gás/ água/energia).

13

Atenção! O sistema não faz o cálculo do valor do consumo e insere na cobrança da taxa de condomínio. Esta opção possibilita o acompanhamento do consumo mensal do condomínio. Caso haja qualquer valor a ser cobrado nesta modalidade, o mesmo deverá ser lançado à parte.

;; Importante: a opção “consumo geral” só fica visível após habilitar o parâmetro “consumo geral de gás, água e energia”, no menu: arquivo > configuração do sistema > financeiro > aba outros.

4.2 Taxas extras: Possibilidade de habilitação de cobrança de 2ª via de boleto e taxa de inadimplência; 4.3 Tarifas bancárias: Tela em que pode ser habilitado o controle da tarifa de cobrança. Ao habilitar a opção “controlar tarifa de cobrança”, o valor da mesma deverá ser indicado no referido campo, assim como deverá ser informada a classe da receita, da despesa e o fornecedor. No lançamento de contas a receber, o valor da tarifa será lançado para cada unidade. O lançamento da despesa, no entanto, deverá ser lançado posteriormente.

4.4 Taxas administrativas: Habilitação de cobrança de taxa de administração para as unidades do condomínio. O valor da taxa de administração indicado será lançado por unidade. Deve-se indicar a classe da receita, da despesa e o fornecedor.

4.5 Outras: Nesta aba, pode-se indicar classe específica para lançamento de correções ou descontos de contas a receber e a pagar. Além disso, encontram-se as opções de relacionamento do plano de contas com a conta corrente, com os históricos cadastrados, com os serviços e impostos. Caso seja necessária a alteração de plano de contas, o procedimento também pode ser realizado nesta tela.

14

[ C ] GESTÃO FINANCEIRA DOS CONDOMÍNIOS: TRABALHANDO COM PREVISÕES ORÇAMENTÁRIAS O sistema Condomínio21 possibilita a gestão financeira dos condomínios através de várias funcionalidades, sendo a previsão orçamentária uma das opções.

Podemos elaborar dois tipos de previsão: contas a pagar e contas a receber. Além disso, temos as possibilidades de trabalhar com a previsão mensal ou a previsão anual.

Para elaborar as previsões, acesse: “Editar > Previsão de Orçamento”. Escolha a opção desejada e inicie os lançamentos.

Na opção mensal, as despesas ou as receitas deverão ser inseridas uma a uma, sempre informando a classe da conta e o respectivo valor.

Desta forma, deve-se proceder até a elaboração da previsão completa. Este processo deve ser realizado independente da previsão escolhida (contas a pagar ou a receber). Nesta tela, há a opção de resgatar a previsão do mês anterior ou outro qualquer que deverá ser indicado; também pode ser resgatada a previsão anual. Para se alterar o valor de uma classe de conta de uma previsão resgatada, basta selecionar a conta no grid, modificar o valor da mesma e gravar a nova informação. Pode-se ainda resgatar informações sobre o que foi realizado no mês atual da previsão ou em qualquer outro mês desejado. Quando for o caso de haver o reajuste de alguma das contas do condomínio, esta indicação poderá ser realizada na tela de elaboração da previsão.

O Condomínio21 traz ainda a possibilidade de elaboração de Previsão Anual de contas a receber e/ou contas a pagar.

Apresentada como uma planilha, este modelo demonstra todas as classes do Plano de Contas referente à situação desejada (receitas ou despesas). Os valores podem ser inseridos manualmente ou pode-se resgatar os valores inseridos na previsão mensal, caso esta já esteja devidamente elaborada.

15

Após a elaboração das previsões, podem ser impressos vários relatórios que contemplam as informações registradas. [ 5 ] Previsão de Orçamento: Acesse o menu “Relatórios > Contas > Previsão De Orçamento”. Na tela inicial, verifique os filtros disponíveis e habilite-os conforme sua necessidade. O relatório de previsão pode ser mensal, anual ou anual por período.

Além disso, pode trazer somente as despesas, somente as receitas ou ambas as opções. Pode-se ainda filtrar por grupo de conta ou natureza das despesas. [ 6 ] Orçamento previsto x realizado (mensal): Este relatório faz um comparativo das previsões elaboradas no sistema, tanto de contas a receber quanto de contas a pagar, e as contas recebidas e/ou pagas durante um determinado período. São apresentados os valores, a diferença gerada em valores reais e percentual. É um relatório gerencial que permite o acompanhamento da arrecadação do condomínio, verificando ainda se o valor arrecadado está sendo suficiente para quitação integral dos compromissos do condomínio dentro de um determinado período.

Este relatório também possui vários filtros, os quais podem ser habilitados dependendo da necessidade de informações no relatório. [ 7 ] Orçamento previsto x realizado (trimestral): Neste relatório, a demonstração dos números previstos e realizados de contas a pagar e a receber é trimestral, ou seja, traz os dados referentes aos últimos três meses a partir do mês de referência escolhido. Na tela inicial do relatório, várias seleções podem ser habilitadas, podendo variar de acordo com a informação a ser pesquisada.

16

[ D ] HISTÓRICO DE UNIDADES Este histórico, presente na tela de cadastro de unidades, tem por objetivo informar a alteração de pessoas nas unidades do condomínio. Desta forma, o sistema trará a informação de alteração do locatário ou proprietário durante um determinado período a ser informado na tela de pesquisa.

A tela de consulta do histórico será exibida para que você possa direcionar os filtros buscando as informações sobre os proprietários e/ou locatários que já passaram pela unidade no período informado. Lembrando que o histórico será registrado a partir do momento em que o Condomínio21 foi atualizado para a versão na qual a ferramenta foi disponibilizada.

No menu “Relatórios > Cadastros > Unidades” pode ser consultado o relatório de Histórico de Pessoas da Unidade. Na tela do relatório, faça a indicação dos filtros necessários para realização da pesquisa.

[ E ] ALTERAÇÃO DO PLANO DE CONTAS O Plano de Contas é o coração do sistema financeiro. No Condomínio21, existe um plano padrão que pode ser complementado conforme a necessidade de trabalho. Além disso, novos planos também podem ser criados.

Nas “Configurações Avançadas” do condomínio, na aba “Cobrança”, deve ser

17

indicado o plano de contas a ser utilizado pelo condomínio.

Caso seja necessária a alteração do plano de contas de um condomínio, há todo um processo a ser seguido para que não ocorram divergências posteriormente. ;; Importante: Não basta alterar o Plano de Contas na aba Cobrança, das Configurações Avançadas. Para se trocar este plano, algumas etapas devem ser seguidas obrigatoriamente.

O primeiro passo para se realizar esta alteração é criar o novo plano e vinculálo na tela mencionada. Ao confirmar a alteração do plano de contas, o sistema abrirá de forma automática uma nova tela para que sejam vinculadas as classes de contas antigas com as classes de contas atuais, do novo plano.

Ao lado esquerdo da tela, serão apresentadas as classes de contas antigas que deverão ser relacionadas às classes de contas novas através de um duplo clique na coluna “Código”.

Ao finalizar o completo preenchimento clique no botão “Gravar”, desta forma o plano de contas estará alterado de forma correta, evitando quaisquer divergências em relatórios e/ou balancetes emitidos pelo sistema.

[ F ] IMPORTAÇÃO DE CONSUMO O sistema Condomínio21 permite que sejam inseridos vários tipos de leitura de consumo (gás, água e luz) para cobrança de cada unidade cadastrada por condomínio.

Tais cobranças podem ser através de um valor fixo ou de valor escalonado, como usualmente ocorre com a água.

Para habilitar o consumo, acesse o menu “Editar > Configuração de contas >

18

aba Consumos/Exceções”. Marque os consumos desejados e vincule a classe da receita do Plano de Contas. Além disso, assinale a forma de cobrança: valor padrão ou por faixas.

Após realizar a habilitação, acesse o menu “Cadastros > Custo (Gás/Água/ Energia)”. Selecione a opção desejada (item consumido) e cadastre o valor do item consumido de acordo com o valor praticado pela respectiva concessionária.

Para cadastrar a cobrança de forma escalonada, isto é, por faixas, na configuração de consumos marque a opção “Por Faixas”. Grave as alterações e depois, clique em “definir faixas” para informar os padrões a serem seguidos para a cobrança do item consumido.

Para inserção da leitura de consumo há duas opções: inserir manualmente, no menu “Editar > Leituras (Gás/Água/Energia)” ou realizar a importação de consumo. Para realizar o segundo procedimento, acesse o menu “Arquivo > Exportações/Importações > Importação De Consumo”. Será exibida uma tela na qual deverá ser configurado um modelo de importação de acordo com o layout do seu arquivo “txt”, ou seja, em quais posicionamentos estão as informações (unidade, leitura, condomínio) e o tamanho dos campos.

Se necessário, o sistema disponibiliza atalhos para cadastro de tabelas de conversão, as quais podem auxiliar na interpretação de uma determinada informação. Depois de configurar os dados para tratar a importação, clique em para localizar o arquivo com as leituras a serem importadas e depois clique no botão “Executar Leitura Do Arquivo”. Caso haja alguma inconsistência na importação, o sistema apresentará o motivo na aba “Log De Importação”.

Se a importação ocorrer normalmente, será apresentada a aba “visualização” para confirmação dos dados a serem importados; em seguida, clique na opção “Importar Dados”.

[ G ] IMPORTAÇÃO DE PESSOAS E UNIDADES Visando contribuir com a produtividade das administradoras, foi desenvolvida uma nova funcionalidade no condomínio21 que possibilita importar para o sistema unidades e as respectivas pessoas de forma automática.

Com esta nova funcionalidade, o processo de cadastro de unidades, proprietários

19

e locatários de um novo condomínio passa a ser feito de forma ágil, bastando fornecer ao sistema uma planilha ou arquivo no formato texto contendo as informações a serem utilizadas no cadastro.

Esta planilha ou arquivo texto poderá apresentar os dados cadastrais em qualquer ordem, sendo necessário apenas indicar ao sistema em qual coluna está cada informação. O condomínio21 fará a leitura das informações contidas no documento indicado.

Assim que o arquivo for lido pelo sistema, será feita, automaticamente, uma análise dos dados que apontará as inconsistências para que sejam corrigidas na planilha ou arquivo texto pelo usuário, garantindo assim a integridade dos dados ao serem importados. Estas situações encontradas durante a importação serão exibidas na aba log de importação.

A tela de importação apresenta uma legenda com painel em cores que sinalizam e facilitam a identificação destas inconsistências. ;; Importante: • Para realizar a importação é necessário a existência de um condomínio cadastrado através do Menu Cadastro > Condomínios.

• Esta nova funcionalidade possibilitará a importação de arquivos em: formatos .Txt, .Csv e .Xlsx.

• Se a administradora receber os dados de um novo condomínio em um layout diferente daquele usado na última importação, bastará criar uma nova configuração com o novo layout.

• Ao criar a configuração de importação, inserir os campos na mesma ordem em que eles são apresentados na planilha. ;; Esta feature é um diferencial da versão corporate.

Como fazer: • Acesse a tela importação de pessoas e unidades através do menu > arquivo > exportação /importação > importação de pessoas e unidades.

• Selecione o botão novo para habilitar os campos necessários para criar uma nova configuração de importação.

20

• Informe o nome da configuração de importação. Utilize um nome que facilite a identificação no futuro, caso seja necessário importar uma nova planilha em formato semelhante. Escolha o tipo de arquivo (texto ou excel) e o tipo de importação (“pessoas” ou “pessoas e unidades”).

Pessoas: serão importados somente dados de proprietários.

Pessoas e unidades: serão importados os dados da unidade e seus respectivos proprietários e locatários.

• Clique no botão [+] adicionar campo para inserir as colunas.

• Clique em [...] No “Campo” da nova coluna para exibir a tela de busca rápida e vincular um nome para a coluna. Repita os passos acima, sucessivamente para todas as colunas que foram inseridas. Ao final, clique no botão gravar.

Depois de clicar no botão “Gravar”, o campo “Arquivo” será habilitado.

Através dele, deverá ser localizado o arquivo no qual estão os dados a serem importados para o sistema.

• Clique no botão [...] Para selecionar o arquivo de importação. Após realizar a busca do arquivo, clique em “Executar Leitura Do Arquivo”. O sistema fará a leitura de todas as informações contidas no arquivo indicado e confirmará a importação ou mostrará as inconsistências para que as mesmas possam ser corrigidas.

Se os dados estiverem corretos, o sistema apresentará a tela para que seja confirmada a importação dos dados.

Caso ocorram inconsistências, o condomínio21, detalhará as divergências ocorridas. No ato da leitura do arquivo, caso falte algum campo obrigatório exigido pelo sistema, será demonstrada uma tela de erro. Neste caso, acrescente na planilha as informações que estão faltando. Se houver algum erro de importação, o mesmo poderá ser visualizado nas abas “Visualização” e “Log De Erros De Importação”.

21

Observação: a planilha pode ou não conter um cabeçalho. Caso ela possua, deverá ser observada a configuração do campo “iniciar a leitura do arquivo a partir da linha”.

Verifique na planilha a linha inicial e cadastre o número no campo mencionado. Caso a planilha não possua cabeçalho, mantenha a configuração padrão.

[ H ] MELHORES PRÁTICAS DE LANÇAMENTO DE CONTAS A RECEBER O primeiro passo para o lançamento de contas a receber é conhecer o valor a ser lançado. Portanto, caso a taxa de condomínio seja o rateio das despesas do condomínio, elabore a previsão de contas a pagar em editar > previsão de orçamento > contas a pagar.

Após a elaboração da previsão de despesas, transfira o valor total encontrado para a previsão de contas a receber em editar > previsão de orçamento > contas a receber. Realizando estes procedimentos, ao final de cada período, será possível analisar se o valor lançado foi suficiente para cobrir as despesas do condomínio no relatório orçamento previsto x orçamento realizado.

No cadastro das unidades, já deverão estar cadastradas as frações, sejam elas fração 1 para condomínios nos quais a taxa é dividida de maneira igual para todas as unidades, seja a fração constante na convenção de condomínio. As despesas serão rateadas de acordo com estes números.

Caso o condomínio possua algum consumo, como gás ou água, com a leitura já inserida no sistema, o mesmo buscará as informações de forma automática, lançando os valores para cada unidade. ;; Importante: o valor cobrado pela concessionária já deverá estar cadastrado no sistema: cadastros > custos (água/gás/luz). A opção da cobrança também deverá estar habilitada em editar > configuração de

22

contas > consumos/exceções.

O fundo de reserva poderá ser lançado de forma automática; tal opção deverá ser marcada em editar > configuração de contas > contas a receber. Marque a opção “cobrar taxa do fundo de reserva” e em seguida informe ao sistema a classe da conta, o valor, se percentual ou valor fixo e o sacado.

Na tela de lançamento de contas a receber, temos 6 abas: [ 1 ] Rateio: Nesta tela, pode ser realizado o rateio da previsão elaborada de acordo com a fração desejada.

Informe a classe, fração, valor, vencimento, sacado e descrição, se necessário. Observa-se ainda nesta opção, três itens diferenciais: i) endereçar contas para a imobiliária: marque esta opção caso deseje encaminhar a cobrança para a imobiliária de alguma das unidades (no cadastro da unidade, deverá ser informada a imobiliária, que, por sua vez, também já deverá ter sido cadastrada com todos os dados de forma completa); ii) exceções: podem-se cadastrar exceções, como o síndico que não paga a taxa de condomínio ou o subsíndico que possui desconto na taxa; iii) não ratear exceções: marcar esta opção caso o valor cadastrado como exceção não deva ser rateado entre as outras unidades. [ 2 ] Manual: Esta aba pode ser utilizada para lançamento de uma despesa específica para uma unidade específica, como por exemplo o condômino que quebrou o vidro da entrada e vai pagar pelo dano. [ 3 ] Outras receitas: Esta aba é utilizada para lançamentos de outras receitas que por ventura o condomínio tenha, como aluguel de espaço para antena de celular. [ 4 ] Automático (outras receitas): Esta aba dá a opção de resgatar automaticamente outras receitas que o condomínio tenha. O cadastro das receitas regulares deve ser realizado no menu Cadastros > Receitas Regulares.

23

[ 5 ] Grupos: Permite o lançamento de uma taxa para grupos de unidades.

Dica: para melhor utilizar esta opção, habilite a opção “inserir rateio manual para grupos”, em Arquivo > Configurações Do Sistema > Financeiro > Receitas.

Cadastre o grupo desejado no item “grupos de rateio”, no menu Cadastros > Grupos De Rateio. No ato do lançamento, selecione o grupo desejado. Além disso, nessa aba você poderá escolher outras opções, como a fração pela qual o valor será multiplicado ou rateado ou efetuar um lançamento por período.

Ainda há a opção de não gerar valores zerados.

[ I ] LANÇAMENTO DE SERVIÇOS/ESPAÇOS O ponto de partida para lançamento de cobranças de serviços/ espaços no sistema é o cadastro e especificações dos mesmos. Acesse Cadastros > Serviços para realizar o procedimento. Os lançamentos de leitura/utilização de salão de festas, academia, espaço gourmet e outros serviços oferecidos pelo condomínio aos moradores deverão ser inseridos no menu Editar, no item Leitura/ Consumo (Serviços). A última etapa é o “Lançamento de Contas de Serviço”; nesta tela, defina o condomínio, mês de referência, serviço e o vencimento da cobrança e clique em “Calcular Serviços”.

Depois de realizar todos os lançamentos necessários, para conferência dos mesmos antes da emissão dos boletos, pode-se consultar o relatório de “Contas a receber por unidade”.

Depois de realizar as conferências, emita os boletos na tela Baixas/Cobrança > Recibos/Boletos. Nesta tela, existem vários filtros, os quais devem ser observados para que sejam escolhidas as opções corretas desejadas.

[ J ] ABONOS E DESCONTOS: PESQUISA E LANÇAMENTO Esta funcionalidade no Condomínio21 permite a pesquisa dos valores pagos pelos condôminos e visa identificar quaisquer diferenças que possam haver,

24

sejam elas a maior ou a menor. Como exemplo, citamos o morador que efetuou o pagamento do boleto após o vencimento sem calcular os reajustes devidos (juros e multa). Isso irá gerar uma diferença a qual será apontada no sistema.

Através do processo que será descrito abaixo você conseguirá administrar essas diferenças que surgirem.

Após realizar uma baixa automática na qual houve uma diferença do valor correto, ou uma baixa manual na qual deveria existir os encargos por atraso no pagamento ou descontos, acesse o menu “Editar > Pesquisa Abonos e Descontos”.

Será exibida a tela de pesquisa, na qual informaremos os dados para filtrar as contas a serem autorizadas para cobrança ou desconto.

No filtro do “Status” deve estar selecionada a opção “Não autorizado”. Em seguida, quando a conta é demonstrada, o sistema apresenta as informações dos valores devidos, pagos e das diferenças geradas. Depois de selecionar as contas desejadas clique em “Autorizar”.

Depois de autorizadas as contas, acesse o menu “Editar > Estorno de Abonos e Descontos”.

Na tela seguinte, o primeiro passo é filtrar para que as contas sejam apresentadas. Na sequência, habilite o cálculo de encargos por atraso no pagamento, quando se tratar de uma diferença a ser cobrada. Desta forma, o sistema aplicará as correções, multa e juros sobre os valores devidos. Após reajustar os valores, poderá ser escolhida uma classe para lançamento da diferença ou poderá ser especificada uma classe para cada lançamento. Informe o vencimento desta cobrança, assim como o mês de referência. Para finalizar, clique no botão “Gerar Contas”.

Ao gerar o referido boleto, será apresentada na “Composição da Arrecadação” as taxas aprovadas através da funcionalidade.

25

Boleto com diferença a ser descontada:

[ K ] INADIMPLÊNCIA: CARTA DE COBRANÇA, NADA CONSTA, RELATÓRIOS E ACORDOS O controle de inadimplência se faz essencial na administração de condomínios.

O Condomínio21 traz várias opções de tratativas nesta questão. A primeira delas é a elaboração de Carta de Cobrança para envio aos inadimplentes. Para realizar o cadastro do texto acesse o menu “Cadastros > Carta de Cobrança”.

Na impressão da carta de cobrança, o sistema verifica automaticamente os débitos da unidade ou condômino e insere esta informação no documento entre o cabeçalho e o rodapé.

Na versão Corporate, há possibilidade de trabalhar com o “Controle da Carta de Cobrança”. Para habilitar esta opção, acesse o menu “Arquivo > Configuração do Sistema > Financeiro > Contas a Receber”. Marque a referida opção. Esta habilitação impactará diretamente no tipo de carta no ato do cadastro do texto do documento. Esta funcionalidade permite um controle mais rígido da cobrança. No ato da emissão da carta, na versão Corporate do sistema, a situação da cobrança pode ser indicada, no campo “Operação”.

A carta de cobrança pode ser emitida para uma unidade, um condômino específico ou para todos os inadimplentes de uma única vez. Este filtro deve ser observado na tela de emissão da carta. Além deste, outros filtros podem ser habilitados, como por exemplo o número da cobrança, o filtro de reajustes para apresentação dos débitos já atualizados, entre outros. É importante lembrar de indicar o filtro de data, isto é, deve-se definir o período de inadimplência para emissão da carta. O sistema traz

26

o filtro de “Inadimplentes até a data atual” habilitado (padrão), porém esta informação pode ser alterada, caso seja necessário.

A aba “Filtros Avançados” traz outras opções de filtros, como Situação da Conta, podendo emitir cartas de cobrança às unidades que estão em Sub Judice ou podese indicar ao sistema que a carta deve ser gerada para o proprietário.

Para a situação oposta, isto é, para os condôminos que estão adimplentes para com o condomínio pode-se utilizar a emissão do Nada Consta. O primeiro passo é o cadastro do documento no sistema. Acesse o menu “Cadastros > Nada Consta” e insira o texto.

O Nada Consta pode ser emitido para todas as unidades adimplentes de uma única vez ou por unidade. Caso seja selecionada a opção “Todas as unidades” e nem todas estejam com as taxas em dia, o sistema exibirá uma mensagem informando para quais unidades não foi possível emitir o Nada Consta.

O Condomínio21 possui dois tipos de relatório de inadimplência: Inadimplência Detalhada e Inadimplência Consolidada. A diferença entre eles são os detalhes dos débitos de cada unidade/morador. O relatório de inadimplência detalhada traz os detalhes de todas as cobranças, como mês de referência, vencimento, e os valores lançados por classe de conta. Já o relatório de inadimplência consolidada traz somente o valor total devido por cada unidade/morador. Na tela de cada um dos modelos, há vários filtros que podem ser habilitados de acordo com a necessidade de pesquisa. Nestes relatórios, ainda temos a opção da aba dos “Filtros Avançados”, que podem auxiliar na demonstração das informações de inadimplência.

Visões da tela de emissão do relatório de Inadimplência Detalhada e, ao lado, o próprio relatório.

27

Visões do Relatório de Inadimplência Consolidada.

Dando sequência no tratamento da Inadimplência, o sistema traz a possibilidade de elaboração de Acordos de débitos. Para realizar o acordo, acesse o menu “Editar > Acordos”. O primeiro passo é indicar a unidade para a qual será elaborada a negociação. Além disso, verifique os filtros de data e cobrança.

Faça a indicação desejada utilizando os filtros e clique em “Filtrar”. Em seguida, selecione as contas que devem compor o acordo e prossiga.

Na próxima tela, deverão ser indicados os índices de reajuste para atualização dos débitos. Defina também: • Se serão Advocatícios;

cobrados

Honorários

• Se as correções/descontos permanecerão agrupados em uma mesma classe ou se deverão ser separados; • Se haverá outras cobranças, como taxa de acordo.

Em seguida, clique em “Reajustar Contas” para que o sistema processe as informações configuradas nesta tela.

Na etapa seguinte, deverá ser definido o número de parcelas da negociação, assim como seus valores, que poderão ser iguais, percentuais ou manuais. Nesta tela, será apresentado um resumo do acordo,

28

observando as configurações realizadas anteriormente. Depois de gerar as parcelas, prossiga com a elaboração do acordo. Na sequência, defina o Plano de Baixa das parcelas do acordo.

A opção do Plano de Baixa deve ser realizada de acordo com as alternativas apresentadas no sistema.

• Definir valores manualmente; • Baixar primeiramente títulos antigos; • Baixar proporcionalmente ao valor líquido.

Caso a opção seja de definição manual de valores ou de baixa proporcional ao valor líquido, os valores das parcelas devem ser exatamente a soma total.

Para concluir a elaboração do acordo, vá para a última etapa. Na tela de conclusão, informe a data do acordo, tipo de acordo e solicitante.

Após confirmar a elaboração do acordo, o sistema poderá exibir o relatório referente a esta negociação, o qual trará várias informações relevantes a respeito da mesma, como número do acordo no Condomínio21, sacado e unidade, as parcelas originais e as parcelas geradas. ;; Caso seja necessário, o acordo poderá ser cancelado posteriormente. Atenção! O acordo só poderá ser cancelado se nenhuma das parcelas tiver sido baixada. Caso tenha alguma parcela baixada, o acordo não poderá ser cancelado.

Caso o morador não cumpra integralmente com a negociação, as parcelas em aberto serão consideradas inadimplência e poderá ser gerado um segundo acordo, selecionando-se as parcelas em aberto. ;; Importante: Depois de finalizar o acordo, os boletos referentes às parcelas devem ser emitidos para que sejam entregues ao respectivo

29

condômino. Neste caso, existem duas opções: a) emitir, mensalmente, o boleto e direcionar ao morador; b) emitir um carnê de acordo. Para que seja possível emitir o carnê de acordo, a referida opção deve estar habilitada no Condomínio21. Para tanto, acesse o menu “Editar > Configuração de Contas > aba Contas a Receber”.

Acesse a tela de emissão de boletos para gerar os mesmos. Depois de ter habilitado a opção de utilização de “Acordo de Dívidas”, informe a unidade específica para o qual deseja gerar o carnê de acordo, lembrando de alterar o número da cobrança para 2. Marque o check box referente ao carnê e, em seguida, o sistema demonstrará, no grid de boletos, as parcelas do acordo da referida unidade.

O Condomínio21 irá gerar os boletos do carnê, no qual serão informados os números das parcelas, as contas originais que estavam em aberto, além de outras informações adicionais. Gerando o carnê, os boletos podem ser encaminhados ao morador para que o mesmo possa programar os referidos pagamentos.

Os débitos da unidade continuarão a compor o Relatório de Inadimplência e será informado no documento o número do acordo elaborado para a respectiva unidade. Neste relatório, serão apresentados os débitos originais do morador, observando os valores lançados, assim como os vencimentos. Após quitação integral do acordo, as parcelas serão baixadas pelo sistema e as mesmas não farão mais parte do relatório.

[ L ] EMISSÃO DE 2ª VIA DE BOLETO ONLINE Para agilizar o processo de envio de 2ª via de boletos por e-mail foi implementada

30

melhoria no Condomínio21 com o objetivo de automatizar este processo quando existirem solicitações de geração de segunda via originadas do site Comunidades21.

Foi desenvolvido um aplicativo que é responsável pelo processamento das solicitações retornadas pelo serviço web, ou seja, gerar os boletos conforme dados enviados, enviar e-mails com boletos anexos para os solicitantes e atualizar o servidor web indicando quais solicitações já foram processadas.

Para que o novo aplicativo esteja apto no sistema, teremos algumas etapas as quais seguem abaixo.

Crie um Grupo de Acesso e um Usuário para envio de segunda via de boletos por e-mail: acesse Arquivo > Controle de Acesso > Grupo de Acesso. Clique em “Novo” e crie o grupo Emissor de segunda via. Em seguida, crie um novo usuário, no menu Arquivo > Controle de Acesso > Cadastro de Usuários, e o vincule ao grupo de acesso criado. Na aba “Configurações”, habilite a opção “Emite 2a via de boleto por e-mail automaticamente através de solicitação do Comunidades21”. ;; Importante: somente um usuário poderá ter permissão para emitir segunda via de boletos pelo processo automático.

Caso seja desmarcada essa opção para o usuário informado, o sistema emitirá uma mensagem informando que outro usuário deverá ser configurado para que o processo de envio de 2ª via de boletos por e-mail não seja desativado, pois é imprescindível que haja um usuário configurado com essa permissão para que a funcionalidade esteja ativa.

Configurar serviço de geração de boletos: acesse o menu Arquivo > Configuração do Sistema > Integrações para habilitar parâmetros na aba Online. Marque a opção “Disponibilizar boletos em aberto para solicitação de segunda via”, que indicará ao Condomínio21 que os boletos em aberto dos condomínios que estão integrados ao Comunidades Online deverão ser enviados ao site para que a 2ª via seja disponibilizada pelos condôminos, quando solicitada. Se este parâmetro

31

estiver desmarcado, os boletos em aberto não poderão ser visualizados no site.

Configure também o parâmetro “Prazo para emissão da 2ª via de boleto no site: [ ] dias” e “Prazo para emissão da 2ª via de boleto no site com correção: [ ] dias”. O prazo pode variais de 0 a 120 dias.

Ainda dentro das Configurações do Sistema, acesse a aba Integrações Externas para finalizar as configurações referentes à ferramenta de emissão de 2ª via de boleto.

Primeiramente, identifique a máquina que será responsável por executar o aplicativo Cond21Integrador para processamento das solicitações de 2ª via. Apenas uma máquina pode ser utilizada para o processamento das solicitações. A utilização em duas máquinas ao mesmo tempo não é permitida. Apenas a máquina indicada neste parâmetro poderá executar a aplicação. ;; É imprescindível que a máquina designada para executar a aplicação tenha acesso à Internet.

• Serviço Web: lista os serviços existentes e disponíveis para atualização.

• Hora inicial: horário que o serviço começa a execução. O sistema exibe como padrão de preenchimento para o campo o valor 08:00h.

• Hora final: horário que o serviço interrompe a execução. O sistema exibe como padrão de preenchimento para o campo o valor 19:00h.

Segunda a Sexta, Sábado, Domingo e Feriado: periodicidade de execução do serviço no período de segunda à sexta.

Importante!

A periodicidade de envio pode interferir na performance da aplicação, portanto, é interessante avaliar de forma cautelosa a necessidade de atualização dos boletos em aberto no site, a fim de manter as informações atualizadas conforme a rotina diária da Administradora. Se a sua Administradora processa as baixas apenas uma vez ao dia, a atualização no site não precisa ser feita a cada 4 horas, por exemplo. Pode ser feita apenas a cada 8h, minimizando o impacto no desempenho.

32

Na aba “E-mail”, marque o parâmetro “Notificar falha no envio automático de 2ª via de boleto por e-mail” caso deseje que o e-mail especificado no campo abaixo deste parâmetro receba notificações quando ocorrer alguma falha durante o envio da segunda via ao condômino.

Neste caso, pode ser consultado o Log de Envio de E-mail de Boleto em “Arquivo > Log > E-mail > Consulta Boletos”.

Para finalizar as configurações da ferramenta de emissão de 2ª via de boleto, acesse o menu “Arquivo > Integrações > Integração Condomínio21 Online”.

Nesta tela, deverão ser observadas as colunas: “Disponibilizar boleto para solicitação de segunda via”, “Permitir correção de 2ª via de boleto”, “Prazo para emissão de 2ª via de boletos (dias)” e “Prazo para emissão de 2ª via de boletos com correção (dias)”. Deve-se habilitar o parâmetro da primeira coluna, caso deseje disponibilizar os boletos para emissão de uma segunda via e a segunda caso seja possível atualizar o boleto (data de vencimento e valores atualizados, considerando juros e multa). As colunas seguintes podem ser utilizadas caso o condomínio possua um prazo diferente do padrão informado anteriormente, nas Configurações do Sistema. Caso as colunas não sejam preenchidas, prevalecerá o prazo padrão.

COMUNIDADES ONLINE: SOLICITAÇÃO DE ENVIO DE 2ª VIA DE BOLETOS – ADMINISTRADORA Acesse o portal e faça login com o administrador do sistema. No menu “Empresa > Dados Cadastrais”, identifique, ao final da página, a seção “Segunda via de boletos” e marque a opção “Habilitar envio de segunda via de boletos de forma automática”.

33

Para testar a funcionalidade, acesse a opção “Clique Aqui”. Será aberta uma seção para informar o condomínio e a unidade para a qual será enviado o teste de 2ª via do boleto por e-mail. Após selecionar os dados do condomínio e a unidade, clique em “Abrir”. Na tela “Segunda via de boletos” selecione o boleto, a data para pagamento e informe o e-mail ao qual será enviado boleto.

No campo de seleção do boleto, clique no botão “Legenda” para ver a descrição de status, que é atualizado de acordo com o andamento da solicitação para que o usuário possa fazer o acompanhamento através do Comunidades21.

SOLICITAÇÃO DE ENVIO DE 2ª VIA DE BOLETOS - CONDÔMINO No Comunidades21 faça login com identificador do condômino. Acesse o menu “Início > Segunda Via > Solicitação”. Na tela de “Segunda via de boletos” serão apresentados os períodos (meses de referência) que têm boletos em aberto. Selecione o período desejado, informe a data para pagamento e informe o e-mail para recebimento do boleto. Clique em Solicitar 2ª via.

Será apresentada mensagem informando que sua solicitação foi enviada com sucesso. O boleto será encaminhado em formato PDF para o e-mail informado na solicitação.

Somente serão apresentados boletos em aberto com até 120 dias de atraso.

Boletos com vencimento anterior a esse período não estarão disponíveis para solicitação de segunda via.

Os valores dos boletos serão recalculados considerando nova data de vencimento e configuração de juros, multa e correção do Condomínio21. É importante ressaltar que o sistema enviará todos os boletos em aberto da unidade no mês de referência solicitado. Portanto, se houver dois boletos em aberto para um determinado mês, os dois serão enviados por e-mail.

MONITORANDO OS ENVIOS O aplicativo Cond21Integrador.exe, localizado dentro da pasta de instalação

34

do sistema, é inicializado de forma automática juntamente com o Sistema Operacional na máquina configurada para executá-lo. A tela de monitoramento permite acompanhar o andamento das requisições originadas do Comunidades21.

O aplicativo Cond21Integrador.exe realiza as atualizações no site Comunidades21 de acordo com a configuração que foi realizada para o serviço no Condomínio21 considerando hora inicial e final definidas. De 5 em 5 minutos, a aplicação verifica se há processos na fila para serem executados e envia os boletos para o e-mail informado.

Na tela de monitoramento é possível realizar os seguintes filtros: • Situação: Monitoramento, Aguardando Envio, Enviados e Processados Com Falha. A opção padrão para o campo é Monitoramento.

• Data Inicial e Data Final: permite informar um período para filtro das solicitações por data de criação.

• Condomínio: permite filtrar um condomínio específico ou considerar todos.

A opção padrão do campo é Todos.

• Unidade: o campo é habilitado sempre que é selecionado um condomínio específico. O valor padrão do campo é “Todas” e pode ser alterado através do binóculo de pesquisa que exibirá as Unidades cadastradas para o condomínio selecionado.

• Mês de referência: permite filtrar as solicitações referentes aos boletos de um determinado mês. O campo deve ser preenchido conforme máscara MM/AAAA. Opções disponíveis na tela: • Enviado Manualmente: permite ao usuário retirar o item da fila para enviar o boleto manualmente. Esse botão será habilitado somente para as solicitações Processadas com Falha.

• Cancelar Envio: permite ao usuário impedir o processamento da solicitação, cancelando o envio da segunda via de boletos. Esse botão fica habilitado para as solicitações Processadas com Falha e Aguardando Envio.

35

• Selecionar Todos: permite ao usuário selecionar todas as solicitações apresentadas na tela para execução de alguma ação através dos botões acima.

• Disponibilizar Boletos: permite que as solicitações de 2ª via de boletos sejam encaminhadas imediatamente, conforme pedidos processados no portal.

O processamento do envio da 2ª via de boletos por e-mail pode apresentar falha quando: • Os dados bancários estão incorretos ou incompletos; • Não foi possível gerar o nosso número cnab para a solicitação; • As configurações de e-mail principal não foram realizadas corretamente.

Nesse caso, quando a configuração “Notificar falha no envio automático de 2ª via de boleto por e-mail” estiver marcada, o endereço cadastrado receberá uma mensagem informando o motivo da falha.

[ M ] LANÇAMENTO DE CONTAS A PAGAR AUTOMÁTICO O primeiro passo para utilização deste recurso no Condomínio21 é sua habilitação. Acesse as “Configurações Avançadas” do condomínio, aba “Outros” e habilite o parâmetro “Utilizar leitor de código de barras”. Realizado este procedimento, acesse, em seguida, o menu “Editar > Código de Barras”.

Nesta tela, utilize o leitor para informar o código de barras. Preencha os dados dos campos “Fornecedor” e “Descrição” para que estas informações sejam resgatadas na tela de Lançamento de Contas a Pagar sempre que for lido um boleto da mesma concessionária. Além disso, cadastre o intervalo de “Posição de Referência”, o qual é o intervalo do código de barras que informa o código da concessionária. Esta informação pode ser encontrada no título. Para inserir o valor, o nome do condomínio e a classe

36

de conta referente ao título, clique Insert (teclado). Faça os vínculos e cadastros necessários e grave-os.

Na tela de lançamento de contas a pagar, leia o código de barras da fatura.

Caso os procedimentos acima tenham sido realizados corretamente, após a leitura do código, os campos Classe de Conta, Fornecedor, Valor e Descrição serão preenchidos automaticamente, agilizando o lançamento. O campo de vencimento deverá ser preenchido conforme a data de pagamento/vencimento da conta.

[ N ] GBORDERÔ O Group Borderô possibilita o envio das despesas dos condomínios ao banco, por meio eletrônico, para pagamento das mesmas. Apresenta-se como uma forte tendência de mercado devido ao fato de que os bancos estão automatizando ao máximo seus serviços, evitando, assim, o recebimento de malotes e o pagamento de títulos no caixa. O GBorderô é um diferencial da versão Corporate.

O processo inicia-se com o lançamento de contas a pagar e, em seguida, devese realizar a conferência das contas lançadas no menu “Editar > Conferência”.

Selecione os filtros desejados, filtre e clique em “Conferir”. Depois de realizar este procedimento, será gerado o Relatório de Conferência.

Depois de realizar a conferência, acesse o link do Borderô dentro do Condomínio21 (ambiente de exportação) e selecione o condomínio desejado, o mês de referência e clique em Filtrar. Nesta tela, as contas desejadas deverão ser selecionadas para que possam ser exportadas para o Group Borderô para envio ao banco.

Após a exportação das contas, acesse o link do Group Borderô, na área de trabalho. Selecione o condomínio, o mês de referência e clique em Filtrar. A conta exportada aparecerá na tela. Realize as conferências necessárias, marque as contas a serem transferidas ao banco, clique em “Adicionar marcados” e, depois, em “Processar”.

Na tela posterior, será apresentada a última conferência e confirmação dos pagamentos a serem executados antes da elaboração do arquivo a ser encaminhado para o banco. Selecione a conta corrente e confirme o

37

processamento, caso todos os dados estejam corretos. O arquivo gerado pelo sistema deverá ser encaminhado ao banco via Internet, como o arquivo de cobrança.

O serviço de pagamento através do GBorderô deve ser contratado junto ao banco. No ato da contratação, solicite ao gerente o número do contrato, que deve ser inserido no cadastro da Conta Corrente, no campo “Contrato PTRB”.

;; Importante: para realização de pagamentos através de transferências bancárias (TED ou DOC) as contas correntes dos fornecedores devem, obrigatoriamente, estar cadastradas no sistema no menu “Cadastros > Contas Correntes Fornecedores”. A conta corrente deve ser cadastrada antes do lançamento da despesa. No caso de pagamento de boletos, a linha digitável do código de barras deve ser inserida corretamente no sistema no momento do lançamento da conta a pagar.

[ O ] LOG DE AUDITORIA AVANÇADO O novo Log de Auditoria Avançado apresenta, como diferencial, a abrangência de um volume maior de dados e operações que poderão ser auditadas.

Os processos contemplados nesta nova feature são: • Contas a Receber: inclusão e exclusão de lançamentos; alteração dos principais dados dos lançamentos; emissão, alteração e impressão de boletos; cancelamento e baixa de contas.

• Contas a Pagar: inclusão e exclusão de lançamentos; alteração dos principais dados dos lançamentos; cancelamento e baixa de contas.

• Cadastro de Unidades e de Contas Correntes: inclusão e exclusão de unidades; alteração dos principais campos destes dois cadastros.

• Fechamento: inclusão e exclusão de um fechamento; alteração em algumas informações de fechamento.

A primeira etapa antes da utilização do Log de Auditoria Avançado consiste em configurar o seu comportamento, informando ao Condomínio21:

38

• Quais são os processos e campos a serem auditados; • De quanto em quanto tempo os dados do log devem ser descartados; • Como deve ser feito o descarte do log.

[ P ] PERMISSÕES ESPECIAIS Agora, no Condomínio21, é possível aumentar o nível de segurança para a realização de operações críticas do sistema, como o cancelamento de acordos, o cancelamento ou exclusão de baixas de contas a pagar e a receber e o cancelamento ou exclusão de lançamentos vinculados a boletos já emitidos.

Com esta nova feature, estas operações somente poderão ser confirmadas no sistema se houver o aval de algum usuário com perfil de alçada superior, como supervisores, gerentes e diretores, por exemplo.

[ Q ] ENVIO DE CARTA DE COBRANÇA POR E-MAIL A carta de cobrança é uma correspondência bastante utilizada e enviada aos condôminos inadimplentes. Anteriormente, este documento após ser cadastrado no sistema deveria ser impresso para ser encaminhado aos condôminos.

Porém, em nova versão do sistema, é possível enviar tal correspondência por e-mail. Abaixo seguem os processos para melhor utilização do recurso. [ 1 ] Configurações de e-mail: Verifique o e-mail cadastrado no sistema e realiza o teste para certificar de que todas

39

as informações estão corretas.

Para realizar a verificação, acesse: “Arquivo > Configurações do Sistema > Integrações > E-mail”. Caso seja necessário cadastrar nova configuração de e-mail para envio da carta de cobrança, todas as configurações devem ser inseridas de forma correta.

Após verificar as configurações de e-mail, crie um modelo de e-mail para envio da carta de cobrança.

[ 2 ] Carta de cobrança Verifique os modelos de carta de cobrança cadastrados e certifique-se de que o modelo a ser enviado está correto.

Caso seja necessário, insira a nova carta no sistema.

Para criar o documento, acesse “Cadastros > Cartas de Cobrança”.

Para enviar a carta de cobrança, acesse o menu “Relatórios > Contas > Cartas de Cobrança”. Escolha o modelo de carta a ser enviado e defina as demais configurações da tela, como filtro de inadimplência, se as contas devem ser agrupadas ou não, a forma de demonstração das informações e os reajustes.

Após realizar a primeira etapa de configurações, acesse a aba “E-mail” dentro da carta de cobrança. Defina o destinatário da correspondência e clique em “Enviar”.

Caso seja necessário o envio de algum anexo, o mesmo deverá ser indicado no campo de mesmo nome, assim como também podem ser habilitados os Filtros Avançados que se fizerem necessários.

40

Na sequência, será aberta a tela de envio de e-mails através do Condomínio21, a qual trará a confirmação das informações necessárias para envio, de acordo com as configurações e cadastros realizados no sistema. Confirme o envio e aguarde até que o processo seja finalizado.

Para consultar as cartas de cobrança já enviadas através do sistema, acesse o menu “Arquivo > Log > E-mail > Consulta Carta de Cobrança”. Utilize os filtros necessários para realizar a pesquisa das cartas enviadas.

[ R ] GERAÇÃO DE BOLETO PDF COM SENHA Sempre desenvolvendo ferramentas que aumentem, cada dia mais, a segurança das operações, o Condomínio21 está gerando, a partir da versão 36.03/2.5.23.04, boletos em formato PDF com senha.

Para habilitar esta funcionalidade, acesse o menu “Arquivo > Configurações do Sistema > Integrações > E-mail”. Na opção, “Enviar Boletos por E-mail”, habilite a opção “Gerar boleto PDF com senha”. Na sequência, defina o modelo de senha a ser inserida pelo usuário para que o boleto possa ser aberto. Ainda nesta tela, há a opção de incluir modelo de senha no corpo do e-mail, com objetivo de informar ao usuário a opção de senha a ser inserida.

O usuário receberá o e-mail com o boleto em anexo e ao final do corpo da mensagem terá a informação do modelo de senha a ser utilizado para abrir o documento.

Quando o usuário clicar no boleto para que o mesmo seja aberto, será demonstrada a tela a seguir, na qual ele deverá inserir a senha.

41

[ S ] CONCILIAÇÃO BANCÁRIA Com a conciliação bancária é possível ajustar e verificar os lançamentos do sistema e os valores recebidos ou debitados na conta corrente. Caso existam diferenças, é possível alterar, criar ou baixar as contas para que os valores fiquem iguais. O arquivo de conciliação é disponibilizado pelos bancos, e representa o extrato da conta corrente, com toda a movimentação efetuada no período. O arquivo de conciliação tem o formato .ofc ou .ofx.

O primeiro passo é baixar o arquivo do banco, salvando-o na máquina onde será realizado o processo. Após, acesse Baixas/Cobrança > Conciliação Bancária, preencha os campos de filtro e concilie o arquivo.

Ao abrir a tela de conciliação, ao lado esquerdo são demonstrados os valores do arquivo do banco (conta corrente) e do direito os valores processados no sistema. Os valores conciliados (iguais) são demonstrados em azul, e os com inconsistências (diferentes) são demostrados em vermelho.

No caso das inconsistências, o menu ao lado direito (Receitas, Despesas e Outros) pode auxiliar no lançamento de receitas ou despesas para finalizar a conciliação. Para atualizar as alterações realizadas, clique em “Atualizar”.

[ T ] BALANCETES: PROCESSOS PARA FECHAMENTO O balancete ou prestação de contas mensal é o reflexo de todo o trabalho desenvolvido no sistema durante o período, tanto no que diz respeito às contas a pagar e às contas a receber. Em seguida, enumeraremos os processos a serem realizados para que toda a movimentação devida seja demonstrada no balancete. [ 1 ] Contas a Receber: Todo o processo de contas a receber terá início no momento do lançamento das contas a receber, após o lançamento das mesmas uma forma efetiva de

42

verificarmos o que foi lançado através do menu “Consultas > Contas a receber”, lembrando que as contas assim que lançadas se encontrarão como “Emitidas” na tela de filtro, pois ainda não foram baixadas.

Outra forma de conferência dos lançamentos seria o relatório de Contas a receber por unidade. Para visualizá-lo acesse o menu “Relatórios > Contas > A Receber por Unidade”.

Alterando o filtro de modelo para a opção “Colunas”, visualiza-se o relatório.

Após a geração de boletos e arquivos de remessa, deverá ser executado o processo de baixa de contas a receber. Independente da forma de baixa (manual ou automática), o processo deve ser realizado para que a receita seja demonstrada corretamente no balancete.

Para conferir as baixas, pode-se acessar o menu “Consultas > Contas a Receber” e filtrar situação das contas como “Baixada”. O filtro foi habilitado para que se pudesse localizar todas as contas que foram baixadas no período de 01/04/2015 a 30/04/2015 independente do mês de referência da conta.

Pode-se consultar o relatório de baixas para auxiliar na conferência das mesmas. Para visualizar este documento, acesse o menu “Relatórios > Contas > Baixas”. Será exibida a tela de emissão do relatório para que sejam habilitados os devidos filtros.

43

Além destes, o sistema ainda possui o relatório de Contas Processadas por Cobrança CNAB, o qual trará a informação de numeração de cada título gerado pelo sistema.

Para visualizar este relatório, acesse o menu “Relatórios > Contas > Processadas por Cobrança CNAB”.

O relatório de contas Baixas Automaticamente demonstrará todas as contas baixadas através do processamento dos arquivos de retorno. Observe os filtros e preencha os campos de acordo com a necessidade de pesquisa.

Para visualizar este relatório, acesse o menu “Relatórios > Contas > Baixadas Automaticamente”. [ 2 ] Contas a Pagar: pós o lançamento de contas a pagar, para conferência dos lançamentos acesse o menu “Consultas > Contas a Pagar” e efetue o filtro desejado. No exemplo, foram pesquisadas todas as contas a pagar lançadas que ainda estão em aberto.

Este relatório possui várias opções de filtros,

44

que podem ser habilitados de acordo com a informação a ser localizada no sistema.

O relatório de Contas a pagar por período, localizado no menu “Relatórios > Contas > A Pagar por Período” também pode auxiliar na conferência das contas lançadas. Acesse o relatório e habilite os filtros necessários para consultar o documento. No exemplo abaixo, foi utilizado o filtro das contas a pagar em aberto que venceram no período de 01/04 a 30/04/2015.

Dando sequência ao processo, executa-se a baixa das contas a pagar, independentemente do tipo de pagamento. Para conferência das contas baixadas pode-se retornar ao menu “Consultas > Contas a Pagar” e marque o filtro “Situação > Baixada”.

O relatório de Contas a Pagar também pode ser utilizado para realização de conferência das contas pagas. Para isso, basta retornar ao menu do relatório e na tela de emissão faça a marcação do filtro de “Situação > Baixadas”. [ 3 ] Conferência das movimentações para fechamento Para conferir de forma simples e objetiva todas as movimentações de um período, pode-se utilizar o módulo de Conciliação Bancária. Para acesso ao mesmo, clique no menu “Baixas/Cobrança > Conciliação Bancária”. A primeira etapa para se realizar a conciliação é fazer download do arquivo da conciliação obtido através de acesso à conta do condomínio via Internet. O arquivo do extrato bancário deve ser salvo no computador e importado no sistema.

45

A tela da conciliação mostrará o que foi feito diariamente no banco (lado esquerdo) e no sistema (lado direito), caso o saldo do dia esteja correto haverá um “OK” na tela. Caso contrário, será indicada verificação do saldo do dia. Ao lado direito da tela, são apresentados alguns atalhos para correção dos itens que se fizerem necessários.

Outra forma de conferir o que foi realizado durante um período no sistema e compararmos manualmente com o que foi feito no banco nas mesmas datas é através do relatório de movimentações da conta corrente que fica no menu “Relatórios > Movimentação de Conta Corrente > Movimentação”. Será exibido o filtro abaixo para indicar o período e a conta corrente que deseja gerar um extrato através do sistema, em seguida a tela com o exemplo do resultado.

Após todas as conferências e validações, acesse o menu “Editar > Fechamento” e execute o fechamento do período desejado para, em seguida, emitir o balancete. Na tela do fechamento, há ainda a opção de inserção de uma Nota Explicativa no balancete.

As configurações e formato do balancete de cada condomínio devem ser definidos nas “Configurações Avançadas”.

Visualize os formatos disponíveis e observe as configurações e informações disponíveis para elaborar o balancete de forma personalizada para cada condomínio administrado. Na tela de emissão do balancete, há um atalho para revisão destas opções.

46

Além disso, existem dois tipos de balancete: real e parcial. O parcial pode ser demonstrado em qualquer período do mês e informará todas as movimentações realizadas até a data escolhida.

Para visualizá-lo não há necessidade de fechar o período. O balancete real demonstrará toda a movimentação referente ao mês escolhido e para visualizá-lo o respectivo mês deve estar fechado.

ANOTAÇÕES

47

48