Livre blanc e learning - l'essentiel à retenir by Bruno Tison

LIVRE BLANC

FORMATION E-LEARNING,

L’ESSENTIEL À RETENIR

A propos d’e-doceo Leader sur le marché du e-learning en France grâce à ses logiciels dédiés à la formation blended learning (présentielle et à distance), e-doceo accompagne les entreprises de toutes tailles dans la valorisation de leurs connaissances et de leur capital humain au travers de leurs services. Depuis plus de 10 ans, la société affirme son rayonnement mondial sur le marché des nouvelles technologies d’apprentissage par l’implantation d’un solide réseau international comptant plus de 130 experts. Elle est présente en Allemagne, Belgique, Brésil, Canada, Colombie, Espagne, France, Maroc, Mexique, Océan Indien, Pays-Bas et en Suisse. Plus de 5 millions d’utilisateurs profitent des solutions de digital learning e-doceo, parmi lesquels les plus grands groupes : Areva, AFPA, BNP Paribas, CNAM, Interpol, Mondial Assistance, Monoprix, Natixis, NorthgateArinso, Orange, Poweo, Randstad, Rexel, Roche, UGC, Veolia Environnement, SGS, etc. Pour en savoir plus, consultez le site : www.e-doceo.net

SOMMAIRE

E-learning : les principes de base

e-learning par où commencer ? Formation e-learning : avantages et inconvénients Contenus e-learning sur étagère ou sur mesure ? Production de modules e-learning : internaliser ou externaliser ? La tendance SaaS appliquée à la formation à distance La pédagogie du e-learning

4 5 7 8 9 11

Blended learning, le dispositif hybride pour une formation mixte La durée des modules e-learning par rapport au présentiel M-learning, quand le e-learning exploite le nomadisme Social learning ou formation 2.0 Quelle technologie ?

11 12 13 15 16

Définition des termes LCMS et LMS : quelles différences ? Les avantages d’un LCMS ? Formation e-learning : quand industrialisation rime avec qualité Vous avez dit « cloud computing » ? Plateforme e-learning : que faut-il à un LMS pour être efficace ? Plateforme e-learning : comment choisir son LMS ? Pas de tracking, pas de e-learning !

16 18 19 20 21 22 23

Conclusion 25

E-LEARNING : LES PRINCIPES DE BASE S’il n’est plus à démontrer l’efficacité du e-learning, il est toutefois important de connaître les bases de cette modalité d’apprentissage : qu’est-ce qu’un contenu sur étagère ? Quels sont les avantages du e-learning ? Faut-il mieux internaliser ou externaliser la production de modules de formation en ligne ?

> e-learning par où commencer ? Le terme e-learning semble aujourd’hui faire partie du vocabulaire courant des professionnels de la formation mais pourtant, dans les faits, les responsables de formation sont plus nombreux à s’interroger sur l’intégration du e-learning dans leur structure qu’à exploiter cette modalité pédagogique au quotidien. Les questions sont donc nombreuses en amont d’un projet. La première grande question est de savoir s’il est souhaitable de commencer son projet en investissant dans les contenus de formation ou dans le contenant, c’est-à-dire la plateforme LMS. Cela revient à se poser la question : qui des professeurs ou des bâtiments forment l’université ? Il est évident que supprimer l’un ou l’autre rend l’université sans intérêt. Mais il est également possible de se poser la question autrement : est-il préférable d’avoir de beaux et grands bâtiments avec des professeurs de bas niveaux ou de grands professeurs dans de petits bâtiments ? Si vous avez la réponse, vous savez sur quoi concentrer vos efforts pour votre premier projet e-learning.

Avec les LMS, en mode SaaS, il est possible de bénéficier de murs pour votre université parfaitement adaptés à votre nombre d’étudiants. Au niveau du contenu, vous pouvez choisir entre des contenus sur étagère, des contenus sur mesure ou des contenus créés en interne avec des outils auteurs ou des LCMS. Le plus important étant bien sûr que les contenus soient en adéquation avec les objectifs pédagogiques visés.

> Formation e-learning : avantages et inconvénients Economies, gain de temps, formation de masse, le e-learning séduit chaque jour de nouvelles entreprises pour leurs formations professionnelles grâce à des arguments imparables. Pour preuve, le chiffre d’affaires du marché s’élève à 67 milliards d’euros en 2012, soit une croissance de 23% par rapport à l’année précédente (source le Figaro). Une progression considérable qui accrédite le succès de la formation à distance et lui prédit un bel avenir. Si la formation e-learning détient de nombreux atouts, le système possède aussi ses limites. Le e-learning se heurte notamment à la réticence d’entreprises et de certains salariés face à une méthode d’apprentissage novatrice qui leur est peu familière. Le tableau ci-dessous tend à énumérer les avantages et les inconvénients attribués au e-learning, du point de vue des 3 acteurs de la formation e-learning : l’apprenant, l’entreprise et le formateur. Du côté de l’apprenant Avantages

Inconvénients

Apprenant acteur de sa formation e-learning

Appréhension de l’outil informatique, réticence face aux nouvelles technologies

Interactivité et attractivité du contenu e-learning

Gestion de son autonomie car pas de cadre de travail imposé

Flexibilité et adaptabilité selon ses disponibilités (heure et lieu)

Gestion de sa motivation et de son implication dans sa formation e-learning, effort de concentration

Formation à son propre rythme indépendamment des autres apprenants

Pas de contacts directs avec le formateur (sauf en cas de formation blended learning)

Auto-évaluation en cours et en fin de cursus Suivi personnel de son avancement dans la formation e-learning et bilan des résultats obtenus grâce au tracking

Du côté de l’entreprise Avantages

Inconvénients

Formation « de masse » (nombre d’apprenants illimité)

Entreprises parfois mal informées et frileuses face aux nouvelles technologies

Economie sur les coûts indirects liés aux formations en présentiel (déplacement, logement etc.)

Pas de contrôle sur la motivation, l’implication et la gestion de leur formation par les apprenants

Flexibilité et adaptabilité selon les disponibilités des apprenants (heure et lieu)

Investissement en matériels informatiques et en logiciels si les outils ne sont pas disponibles en mode SaaS

Individualisation et ajustement des parcours de formation suivant les compétences et les objectifs pédagogiques prédéfinis

Contenus e-learning parfois difficiles à concevoir pour des formations dans des domaines très pointus

Contraintes logistiques réduites (pas de location de salle, de déplacement des salariés, de logement etc.) Conduite du changement à mettre en œuvre dans le service formation

Conduite du changement à mettre en oeuvre dans le service de formation.

Reporting précis des formations et analyse des résultats automatisée grâce au tracking Supports de formation pérennes et actualisables

Du côté du formateur Avantages

Inconvénients

Pré-requis pour évaluer le niveau des apprenants

Pas de contacts directs avec l’apprenant (sauf en cas de formation blended learning)

Formation sur des outils interactifs et attractifs pour lui et les apprenants

Transformation du rôle de « sachant » en rôle de « chef d’orchestre

Flexibilité et adaptabilité selon les disponibilités (heure, lieu)

Passage d’une communication majoritairement orale à écrite

Suivi des apprenants depuis la plateforme (tracking)

> Contenus e-learning sur étagère ou sur mesure ? Entre e-learning sur étagère et e-learning sur mesure, deux solutions de formation se démarquent. Les contenus sur étagère sont des modules e-learning « clé en main » consommables dès leur achat. Ils sont fournis prêt à l’emploi, aucun délai de réalisation n’est donc requis. C’est également la limite de ces modules préconçus qui ne peuvent répondre aux besoins spécifiques de chaque entreprise. Les contenus e-learning sur étagère portent sur des thèmes déterminés. A l’inverse des contenus sur étagère, la réalisation de modules sur mesure aura pour résultat final de livrer une formation correspondant précisément aux attentes et aux exigences de l’entreprise. A terme, la production de formations en ligne sur mesure s’avère indispensable dès le moment où ladite structure souhaite former ses ressources humaines sur des thématiques propres à l’activité et l’environnement de l’entreprise.

Contenus pédagogiques sur étagère

Contenus pédagogiques sur mesure

Ils forment sur des thématiques généralistes (informatique, langues étrangères, etc.)

Ils forment sur des thématiques propres à l’entreprise (environnement de travail, métier, politique d’entreprise, etc.)

Ils ciblent un large public

Contenus adaptés à des populations déterminées

Disponibles et consommables immédiatement

Délais de production allant de quelques heures pour du rapid learning à quelques mois pour des productions de type serious game

Pas d’implication des équipes internes dans la réalisation des contenus de formation e-learning

Equipes internes mises à contribution

L’entreprise s’adapte aux contenus e-learning commercialisés sur le marché

Les contenus e-learning correspondent exactement à la demande et aux besoins de formation de l’entreprise

Ils limitent dans le choix des sujets abordés

Tous les sujets sont traitables, du moment qu’ils s’adaptent à la modalité e-learning

Pour les entreprises, choisir les contenus e-learning sur étagère est souvent une manière de faire un 1er pas vers la formation à distance. C’est pourtant une très mauvaise idée ! En effet, dans bien des cas, commencer par du e-learning sur étagère est le meilleur moyen d’arriver à un constat d’échec puisque pour

valider l’efficacité du e-learning dans l’entreprise, il faut le rendre stratégique. Pour cela, il doit répondre à des problématiques opérationnelles de la structure et non reprendre des thématiques transversales non personnalisées. Là où le e-learning sur étagère propose de louer ou d’acheter des formations standards sur des thèmes génériques (bureautique, langues étrangères, management, etc.), la production de contenus e-learning sur mesure fournit des modules de formation adaptés aux besoins spécifiques du client. Dans tous les cas, un tutorat à distance efficace doit être mené par le service formation, et c’est encore plus vrai pour les contenus e-learning sur étagère dans le contexte de l’entreprise. Si vous choisissez la production de module sur mesure, se pose alors une nouvelle question : faut-il internaliser ou externaliser ?

> Production de modules e-learning : internaliser ou externaliser ? Force est de constater la multiplication des acteurs sur un marché du e-learning aujourd’hui plutôt mature. Si la sous-traitance était au début la solution quasi incontournable pour générer un projet e-learning, les entreprises ont désormais le choix : continuer à faire produire par des prestataires externes leurs modules e-learning ; ou investir dans la formation de leurs propres équipes pour pouvoir, à terme, internaliser la production de formations à distance. L’externalisation de la production de modules e-learning est un gage de qualité (pédagogique, technique, graphique) pour le rendu final des modules de formation, car ils sont réalisés par des experts du e-learning et de la pédagogie. Des qualifications qui naturellement se facturent au client et entraînent un coût plus élevé comparé à une production internalisée. Pourtant, cette option offre une souplesse souvent préférée par les entreprises dont le service formation/RH est réduit et qui ne peuvent internaliser la production des modules e-learning. Il leur faudrait recruter un collaborateur dont la mission serait exclusivement dédiée à la production de modules e-learning, ce qui représenterait un investissement trop important. L’un des avantages majeurs de l’internalisation de la production de modules e-learning, qui séduit de plus en plus d’entreprises, c’est bien sûr l’autonomie

des équipes internes. En produisant au sein même de la structure, il s’agit de recueillir des projets finaux plus conformes aux attentes formulées. On produit aussi plus vite en excluant les nombreux allers-retours entre le client et le prestataire e-learning. Investir dans l’acquisition des compétences des salariés rime également avec des économies sur le long terme et optimisation du taux de rendement (ROI) lié à la production de formations à distance. Le manque d’expérience et de recul sur les projets peut parfois porter préjudice à des équipes pourtant correctement formées. L’abonnement à une hotline d’assistance au moment de l’achat des outils pour la production de modules e-learning s’avère indispensable. Il n’existe pas de « meilleure » méthode entre internalisation et externalisation de la production de modules e-learning. La solution « idéale » se trouve sans nul doute à la croisée des chemins, en désignant un partenaire e-learning qui s’appuie sur une technologie souple en termes de mise à jour et de création, utilisable par le client. Ce dernier décide alors au cas par cas de faire appel ou non à son prestataire et maîtrise ce qui est produit, puisqu’il dispose des mêmes outils utilisés par le studio de production. Il peut ainsi modifier les contenus de formation à sa guise (mise à jour, réactualisation, etc.) et redevenir autonome dès qu’il le souhaite. Cette combinaison du travail en interne et en externe s’avère fréquemment être la décision du bon sens lorsqu’un client n’a pas le recul nécessaire pour être certain des choix qu’il doit faire. Il est également possible aujourd’hui de se faire accompagner par un consultant extérieur, aussi bien pour la création de ses modules e-learning en interne que pour le suivi du prestataire sélectionné. Cet intermédiaire saura faire en sorte que l’initiative d’internaliser ou non corresponde surtout aux attentes, aux objectifs et aux doléances du projet dans son ensemble.

> La tendance SaaS appliquée à la formation à distance Sous l’acronyme « SaaS » (Software as a service) se cache un nouveau mode de consommation de logiciels en tant que services hébergés. Le client ne souscrit plus à une licence définitive. Il accède à ce service par Internet. Un processus qui combine souplesse, rapidité et engagement minimum : cette recette séduit de plus en plus d’entreprises qui n’hésitent pas à migrer vers le SaaS.

Ce mode SaaS en formation à distance se base sur deux fondamentaux : • Il tranche avec le modèle habituel de déploiement d’une plateforme de diffusion chez le client sous la forme d’une licence, achetée comme un produit. Avec le SaaS, l’outil est désormais tarifé en tant qu’abonnement. Le montant de la facture varie en fonction du nombre d’utilisateurs de la plateforme, d’où la notion de service personnalisé. • Il s’agit de profiter d’une solution standard flexible, c’est-à-dire capable de se moduler pour chaque structure via le paramétrage. Au même titre que l’ASP (Application Service Provider), le mode SaaS libère ses usagers des contraintes liées à l’hébergement et à la maintenance des applications en externalisant ces tâches. De plus, le mode SaaS appliqué au e-learning rencontre un franc succès auprès des services de formation. Ils apprécient l’aspect « à la demande » de ce modèle leur permettant de s’acquitter uniquement de ce qu’ils consomment et ainsi d’optimiser les coûts. De plus, les clients apprécient la fiabilité qu’offre une solution SaaS puisque l’adaptation de celle-ci se fait uniquement par le biais de paramétrages et non de développements spécifiques. Chacun bénéficie alors du même noyau avec le même code informatique.

LA PEDAGOGIE DU E-LEARNING Comme la formation présentielle, pour être efficace, le e-learning impose de respecter une certaine pédagogie et fait naître de nouveaux usages. Quelle différence avec le présentiel ? Qu’apportent les dernières innovations en termes de pédagogie ?

> Blended learning, le dispositif hybride pour une formation mixte Conjuguer formation présentielle, propice aux interactions entre apprenants et formateurs ; et e-learning, moyen moderne et efficace de former à moindres coûts, c’est possible. Cela s’appelle le blended learning. Tirer le meilleur des deux méthodes pour obtenir la recette optimale de formation professionnelle, c’est l’enjeu absolu du blended learning. Ce qui caractérise cette formation mixte, c’est la variation des supports pédagogiques et des situations de travail (en présentiel ou en ligne). Les apprenants en blended learning alternent donc sessions à distance et cours en face à face. Les avantages prédominants sont : • Des formations en présentiel plus courtes, complétées par des modules e-learning • L’alternance des supports pédagogiques et des méthodes

• L’accessibilité aux novices en informatique, parfois plus réservés face au e-learning • Des économies sur le budget formation grâce à la part de formation à distance • La préservation d’une qualité d’apprentissage constante • Une meilleure maîtrise des pré-requis des journées présentielles

A l’origine plutôt utilisé dans le cadre de l’apprentissage d’une langue étrangère, le blended learning a séduit les entreprises de tous secteurs par son organisation singulière et sa flexibilité. La formation mixte a alors étendu son rayonnement à l’ensemble des formations professionnelles dispensées en entreprise, pour toutes montées en compétences. La formation professionnelle a acquis avec le temps un rôle incontournable dans la vie de l’entreprise. Le blended learning ou formation mixte s’est quant à lui imposé comme la nouvelle formule de formation, alliant modernité, performance et économies.

> La durée des modules e-learning par rapport au présentiel Il est reconnu que la qualité de transmission de compétences est la même en présentiel et en formation à distance, pour des notions de savoir et de savoirfaire. Cependant, il subsiste une différence notable entre la durée des modules e-learning et le déroulement des sessions de formation présentielle.

Il faut d’abord noter que la durée classique d’une journée de formation présentielle (6 ou 7h) n’est en rien rattachée à une pertinence pédagogique mais bien à des contraintes organisationnelles. A contrario, le temps d’attention et de concentration moyen d’un adulte est de l’ordre de 40 à 60 min. Il est par conséquent préférable, si vous en avez le choix, de rester en dessous de cette durée pour une formation on-line. Ensuite, le e-learning présente comme avantage de proposer des parcours de formation à distance qui font monter en compétences les collaborateurs par le biais de grains pédagogiques de courte durée. Un parcours de formation à distance se découpe en plusieurs chapitres, autrement appelés modules e-learning. Un module de formation à distance sera systématiquement plus court qu’un module en présentiel. On estime, selon les objectifs pédagogiques visés, que la formation à distance est 2 à 4 fois plus rapide qu’une formation présentielle qui traitera du même sujet. Pourquoi ? Les modules e-learning ciblent les informations transmises à l’apprenant. En formation à distance, les apprenants seuls devant leurs écrans risquent de « décrocher », ce qui peut mener à un taux d’abandon élevé plus facilement atteignable en formation à distance qu’en présentiel. L’interactivité et la synthèse du contenu sont les maîtres mots pour pallier ce danger et concevoir des modules e-learning réussis. Autre avantage des modules e-learning courts, l’apprenant qui avance à son rythme dans le parcours de formation à distance peut prendre le temps de se repasser un module si besoin est. La durée des modules e-learning fait partie intégrante des conditions pédagogiques pour que ceux-ci soient percutants. Prenons l’exemple des modules e-learning produits en rapid learning, dont la durée conseillée est encore plus restreinte : en 10 minutes ils doivent être efficaces et rentables. Pour ce type de modules e-learning transmissifs, il est recommandé de privilégier des écrans courts et des éléments visuels d’illustration, afin de captiver l’auditoire en un minimum de temps. C’est particulièrement vrai dans le cadre de la formation nomade.

> M-learning, quand le e-learning exploite le nomadisme Téléphone portable, ordinateur, tablette numérique, lecteur mp3. Tant d’outils de télécommunication mobile se sont imposés dans notre vie quotidienne ! Le

mobile learning ou m-learning découle logiquement de ce phénomène, ouvrant ainsi de nouveaux horizons à la formation à distance. Si le e-learning permet déjà de former en tout lieu et à tout moment, le m-learning va plus loin en touchant votre apprenant hors des murs entre lesquels il a habituellement accès à sa formation. Un moyen de former qui s’adapte à une cible familiarisée aux nouvelles technologies. Si le m-learning est en pleine ascension, il ne peut toutefois dispenser les mêmes contenus de formation qu’un dispositif de formation à distance destiné au traditionnel ordinateur. Le fond et la forme des contenus pédagogiques m-learning doivent être étudiés et optimisés pour la télédistribution auprès d’outils aux caractéristiques techniques différentes. Il y a au moins 5 bonnes raisons de faire du mobile learning • Exploiter au mieux le web 2.0 dans une logique communautaire • Idéal pour effectuer des exercices d’entraînement • Développer de nouvelles activités grâce aux fonctionnalités des TIC mobiles (photo, film, courriel, chat, agenda, calculatrice, réseaux sociaux, etc.) • Proposer un nouveau genre de formation à distance en s’appuyant sur un outil du quotidien • Dématérialiser les frontières de l’espace de formation Depuis l’arrivée des tablettes, qui dans certains cas prennent le pas sur les PC, l’intérêt pédagogique est bien réel. Plus mobiles, les apprenants d’aujourd’hui ont vocation à être aussi plus « social ».

> Social learning ou formation 2.0 S’il est évident que la formation formelle garde son hégémonie et est reconnue dans le monde du travail, l’apprentissage informel, jusqu’ici peu connu et valorisé, s’affirme désormais comme une nouvelle forme de pédagogie participative. Certains pays valident même l’apprentissage informel dans le développement des compétences du parcours professionnel individuel (« Validation des Acquis de l’Expérience » en France, « NVQs » au Royaume Uni, etc.). Le social learning tend à perfectionner la formation à distance grâce à des médias sociaux, dans le but d’une meilleure communication entre apprenants et responsables pédagogiques ainsi que d’une optimisation des objectifs de la formation. Le social learning développe la formation informelle (apprentissage sortant du cadre structuré d’un système d’enseignement, basé notamment sur les interactions et l’échange d’expériences) en donnant la possibilité à l’apprenant de compléter le savoir acquis formellement. En effet, en partageant, questionnant, communiquant, en évoluant dans un environnement plus social et pratique, il acquiert et intériorise encore plus de savoirs. Rappelons que près de 90 % de l’apprentissage est informel : omniprésents dans notre vie quotidienne, les échanges, les conseils entre collègues ou responsables pédagogiques mais aussi l’expérience nous forment profondément. Dans ce contexte, c’est tout naturellement que la présence du social learning apparaît comme une évidence dans la formation à distance. Au-delà des mails ou des classes virtuelles déjà incluses dans le e-learning depuis plusieurs années, le social learning va aujourd’hui plus loin dans la dimension sociale en apportant des fonctionnalités communautaires de social networking au sein des plateformes e-learning. Il favorise les communautés d’apprentissage via différents médias et outils sociaux tels que les wikis, les blogs, les forums, etc. On retrouve dans les plateformes e-learning des outils favorisant le partage tels que le microblogging. Un renfort d’efficacité pour la formation à distance, qui permet une collaboration et une communication toujours plus présentes entre les différents acteurs.

QUELLE TECHNOLOGIE ? Si vous avez désormais les bases pour vous lancer dans le e-learning, il vous reste cependant à choisir les outils adéquats. On peut dissocier 2 types d’outils : ceux pour créer et gérer des contenus de formations et ceux pour les diffuser. Quelles fonctionnalités sont indispensables ? Quels types de logiciels existe-t-il sur le marché ?

> Définition des termes LCMS et LMS : quelles différences ? LCMS* et LMS**, deux termes aux sonorités proches, parfois associés, souvent confondus. Il est nécessaire de faire la lumière sur ces deux appellations techniques du monde de la formation continue. Un LCMS est un système pour créer et gérer de la matière pédagogique pour la formation mixte (à distance ou non). C’est un espace qui centralise le dépôt de contenus d’apprentissage, afin qu’ils puissent facilement être recherchés, identifiés et réutilisés à tout moment, pour n’importe quel besoin de formation. Le LCMS intègre ensuite des outils de création de contenus de formations, manipulés par les équipes de conception pédagogique et non par les apprenants. La plateforme LCMS est donc destinée aux experts de la production de formations et intervient en amont de la diffusion des contenus. Cette seconde étape est réalisée via une plateforme LMS. En effet la plateforme LMS est un outil dédié à la distribution de la formation et surtout de la formation à distance. En tant que plateforme en ligne, le LMS met

à disposition des apprenants des contenus d’apprentissage, enregistre le suivi des formations (score, temps passé, etc.) et facilite le tutorat des formations.

La plateforme LMS permet aux formateurs d’y déposer des contenus de formation à distance, mais aussi de suivre de façon très précise et d’organiser les parcours pédagogiques des apprenants. Les résultats de ces derniers sont enregistrés et le LMS génère des rapports complets de leur progression dans leur parcours de formation à distance. Pour les apprenants, la plateforme LMS se matérialise sous la forme d’un site Internet sur lequel ils se connectent et accèdent aux contenus de formation à distance qui leur sont réservés. Le LCMS, n’est pas un LMS auquel est intégré un outil auteur mais il s’agit bien d’une famille de logiciel à part entière. Ici un tableau synthétisant leurs différences LCMS

LMS

Utilisateurs Les services formation Les studios de production

Les services formation Les apprenants

Vocation de création de contenus de formation Oui

Non

Vocation de diffusion de contenus de formation Non

Oui

Fonctionnalités de gestion des processus de production de contenus Oui

Non

Aide à l’optimisation et à la réutilisation des contenus Oui dans la production

Oui dans la diffusion

Partage de données entre formateurs et apprenants Non

Oui

Analyse des résultats de formation Non

Oui

Intéressons-nous à ces deux briques logicielles

> Les avantages d’un LCMS ? Beaucoup de personnes s’interrogent sur le fait de choisir un LCMS plutôt qu’un outil auteur. Il est bon de se rappeler ce qui a donné naissance à chacun de ces deux types de logiciels. Les outils auteurs ont été créés pour apporter une solution aux formateurs qui souhaitent créer leurs contenus en interne sans avoir recours à des compétences informatiques. En d’autres termes, l’objectif de l’outil auteur est de réduire le triptyque « formateur + informaticien + infographiste » à « formateur tout seul La suppression de l’informaticien a bien fonctionné, l’outil auteur le remplace avantageusement. En revanche, pour ce qui est de l’infographiste on peut être plus nuancé. Pour obtenir un rendu professionnel, il est nécessaire de faire appel à des freelances ou d’utiliser un portail de création de médias pour module e-learning. On peut tout de même dire que les outils auteurs ont permis de démocratiser la production e-learning. Ils ont néanmoins apporté leur lot de nouveaux problèmes. En effet, démocratiser la production e-learning c’est une bonne chose qui soulève de bonnes questions : comment gérer, harmoniser, et faire évoluer toute cette nouvelle matière pédagogique ? Doit-elle cohabiter avec les supports de formations plus traditionnels, tels que les fameux diaporamas PowerPoint ? Dans les nombreuses sociétés et organismes de formation où le e-learning a rencontré un vrai succès, la gestion de ces différentes problématiques est devenue de plus en plus importante. Les éditeurs de solutions e-learning ont alors inventé des nouveaux produits : des logiciels qui permettent de créer du contenu comme un outil auteur mais aussi qui apporte en plus une dimension organisationnelle. Le LCMS est une application centrée sur l’équipe de formation. Les LCMS les plus évolués ne se limitent pas à la gestion des projets de création de contenu de formation à distance mais ils intègrent des fonctionnalités dédiées à la formation présentielle. Ils vous permettent de créer de contenus de formation, des kits présentiels, des contenus Rapid Learning, des contenus e-learning scénarisés, mais aussi d’industrialiser la production de vos formations.

> Formation e-learning : quand industrialisation rime avec qualité La majorité des concepteurs de formation e-learning travaille encore de manière artisanale, comme pour les formations présentielles. C’est à dire qu’ils mélangent le fond et la forme là où le e-learning nécessite des process plutôt proches du monde industriel. Alors que la formation e-learning séduit de plus en plus d’entreprises, on ne peut que voir venir les risques de dysfonctionnement (pédagogiques, humains et techniques) si ces méthodes artisanales perdurent. « Au secours ! Je dois produire 40 heures de formation en 10 langues en moins d’un mois… » Contrairement à la mise en œuvre de formations présentielles, complètement maîtrisées par les entreprises, les formations e-learning restent aujourd’hui tributaires des méthodes de leurs différents prestataires e-learning. Mais si quelques bases techniques sont communes, notamment le respect de la norme SCORM, les outils utilisés et les process sont différents. Les déploiements en sont donc nécessairement fragilisés. Au final, ce sont les apprenants qui sont mis sur la touche ! Ce réel manque d’harmonisation ne pourra pas se résoudre à la seule force de la culture du e-learning à venir. La vraie réponse se trouvera plutôt dans une solution informatique capable de porter un process industriel de conception. On appelle ça une chaîne de production e-learning. « Mais si mes modules sont produits sur une chaîne, ils n’auront plus de pertinence pédagogique ? » Ceci est une idée reçue. La mise en place d’une chaîne de production ne signifie pas une perte qualitative de la formation à distance, bien au contraire. L’industrialisation peut aussi bien s’appliquer à du rapid learning qu’à du serious games. Elle garantit : • Un process commun à plusieurs équipes, que ce soit de l’interne et/ou de l’externe.

• Une solution technique fiable et unique de l’écriture du contenu, au suivi des apprenants en ligne. • L’assurance d’une démultiplication et d’une mise en œuvre internationale facilitées, notamment en ce qui concerne les traductions. • L’assurance d’une maintenance simple et peu chronophage. Une chaîne de production e-learning réduit les délais, optimise les budgets et permet de répondre aux besoins grandissants du e-learning dans les entreprises. L’avènement du cloud a d’ailleurs permis de faire un pas de plus vers l’industrialisation en simplifiant la collaboration des équipes de production au sein d’un espace en ligne.

> Vous avez dit « cloud computing » ? L’expression «cloud computing» peut se traduire par « nuage informatique » ou encore «informatique dans les nuages». C’est un espace virtuel qui permet de stocker, partager et consulter des données de formation (documents de travail, supports de formation tous formats, compte-rendu de réunion, etc.) d’un poste utilisateur vers un serveur à distance sécurisé.

Quels sont alors les avantages notables pour une entreprise qui souscrit à un service de cloud computing ? • La sécurité : les ressources de formation ne sont plus enregistrées en local sur les postes des utilisateurs, mais sur des serveurs externalisés ultras sécurisés. Ceci évite un certain nombre d’aléas : perte de données, piratage informatique, etc. • La disponibilité : les contenus de formation sauvegardés sur un serveur à distance sont consultables, modifiables ou récupérables à tout moment, en tout lieu et avec n’importe quel équipement disposant d’un navigateur Internet. Ceci est très pratique dans le cas du télétravail ou encore d’une collaboration internationale. • La collaboration : grâce au cloud, l’intégralité des ressources mises à la disposition d’une équipe de formation est sauvegardée en temps réel et bénéficie du versioning (gestion des versions). Les acteurs d’un même projet travaillent ainsi en mode collaboratif et participent à l’enrichissement des documents de travail, dont ils disposent toujours de la version la plus récente. • L’évolutivité : les mises à jour du cloud sont assurées par son fournisseur. L’utilisateur n’a aucune manipulation à effectuer sur son poste. Le cloud computing est un service de plus en plus employé par les sociétés de toutes tailles pour les raisons citées ci-dessus, aussi bien au niveau du LCMS que de la plateforme LMS.

> Plateforme e-learning : que faut-il à un LMS pour être efficace ?

Les plateformes de formation e-learning sont des outils qui deviennent de plus en plus complets mais qui parfois sont à la frontière de l’usine à gaz. Lorsqu’on choisit un LMS, on doit donc s’interroger sur ce qu’on veut en faire pour bien choisir son éditeur.

Il est toujours bon de revenir aux fondamentaux, et par conséquent s’interroger sur ce qui a donné naissance aux plateformes de formation à distance. L’objectif d’un LMS se résume en trois points : • diffuser des contenus e-learning de formation en gérant les droits d’accès • assurer le tracking des stagiaires via les normes SCORM ou AICC • permettre d’organiser le tutorat asynchrone ou synchrone L’efficacité d’un LMS se concentre donc dans ces trois axes. C’est assurément ceux-là que vous mettrez systématiquement en œuvre dans votre LMS. Certains LMS sont avant tout les composants d’un SIRH ayant un périmètre fonctionnel beaucoup plus large tel que la gestion du recrutement, la paye, la gestion des compétences, etc. Il est donc important de savoir si vous cherchez un « one stop shopping1 » ou au contraire si vous préférez dissocier votre SIRH de votre portail e-learning. Les deux solutions ont des avantages et des inconvénients. Toutefois, les solutions intégrées ne sont pas réellement au niveau sur certaines fonctionnalités attendues. On n’est forcément plus exigeant avec un spécialiste qu’avec un généraliste.

> Plateforme e-learning : comment choisir son LMS ? La plateforme e-learning devient, parmi toutes les solutions informatiques exploitées par les équipes RH des entreprises, un applicatif standard. Toutefois, choisir son LMS n’est pas toujours simple. Pour les formateurs, un nouveau monde s’ouvre dans lequel les possibilités semblent infinies. A chaque présentation d’un logiciel e-learning le formateur envisagera des innovations pédagogiques qui elles-mêmes engendreront de nouveaux besoins fonctionnels et ainsi de suite. Ainsi va la vie de la créativité des nouvelles technologies. Toutefois, il n’y a pas que des côtés positifs, en effet ce phénomène décentre parfois le formateur de son objectif premier : la pédagogie. Il faut donc, lors du choix du logiciel de formation, définir une liste réduite de fonctionnalités visant l’efficacité pédagogique. 1

Méthode de vente permettant au client de faire ses achats dans un seul et même endroit

Bénéficier d’une organisation fluide, bien structurée et automatisée, voilà l’attente première des DRH. La plateforme e-learning doit être un facilitateur organisationnel. Pour cela, il doit proposer une très grande souplesse de paramétrage afin de pouvoir s’adapter à l’organigramme de la structure mais également pouvoir échanger des données avec les autres applicatifs RH tel que le SIRH. Enfin, le LMS doit être en mesure de proposer un tracking efficace.

> Pas de tracking, pas de e-learning ! Le tracking ou récupération de données de traçage est un élément indispensable pour le travail d’un formateur. En formation à distance, le tracking s’inscrit dans une réelle logique pédagogique puisqu’il permettra de mettre en place des actions de tutorat en ligne. « Le tracking s’effectue via la plateforme LMS, pour récupérer des informations pédagogiques relatives à l’avancement des apprenants dans leurs parcours e-learning : temps passé sur la formation à distance, nombre de connexions, scores obtenus aux évaluations en ligne, etc ». Directement liés à l’évolution d’un apprenant dans un module e-learning, aussi appelé un SCO (« Sharable Content Object »), ces renseignements précieux permettront au formateur de réaliser par la suite un tutorat en ligne rigoureux et individualisé (suivi de chaque apprenant, étude des résultats enregistrés, relance, accompagnement, etc.). Le tracking est indispensable mais pas avec n’importe quel outil de formation à distance. En effet, il est impossible de lancer des actions de tracking avec un outil e-learning lambda. Pour procéder au tracking d’un SCO sur une plateforme LMS, il est impératif que ces derniers soient compatibles : on appelle ça l’interopérabilité. Des normes propres au marché de la formation à distance, notamment l’incontournable standard SCORM, assurent cette interopérabilité entre un SCO et un LMS. En respectant la norme SCORM, les contenus de formation à distance ainsi que les plateformes LMS sont certains de la bonne marche de cette fonctionnalité évoluée qu’est le tracking des apprenants. En résumé, pour faire du tracking, mieux vaut s’équiper d’outils normés SCORM ! La norme AICC permet également de faire tracking mais elle est moins utilisée : une bonne solution e-learning sera compatible avec ces deux standards. Comment appliquer le tracking au cas du mobile learning ?

Bien que le mobile learning soit une tendance en formation à distance qui se développe, poussée par une demande croissante provenant des entreprises, peu d’éditeurs de solutions e-learning proposent des outils auteurs adaptés et normés SCORM capables de produire des modules m-learning. De ce fait, veillez à bien vous renseigner sur les solutions logicielles que vous comptez utiliser. La distance nécessairement présente entre l’apprenant et le formateur en formation m-learning par exemple, doit absolument être compensée par un suivi en ligne consciencieux. Dans le cas contraire, la formation à distance deviendra moins productive.

CONCLUSION Du blended learning au social learning en passant par les LCMS et LMS, vous connaissez maintenant les principes de base pour réussir vos formations à distance. Appréhender et définir ses besoins en formation permet en premier lieu de savoir quelles seront les modalités pédagogiques les mieux adaptées. Choisir entre contenu sur étagère ou sur mesure, entre externalisation ou internalisation de la conception de ses formations, est alors plus aisé. On peut d’ores et déjà affirmer qu’il n’y a pas une solution plus probante que l’autre, mais c’est bien la capacité des services formation à passer d’un choix à l’autre qui déterminera leur efficacité. Les différentes innovations ouvrent de nouvelles voies à la pédagogie. Le blended learning mixe les modalités d’apprentissage comme par exemple le e-learning et les formations présentielles, il offre ainsi de nombreux avantages. Plus récemment, le m-learning et le social learning permettent de poursuivre l’intégration du numérique dans le domaine de la formation. Développer les compétences des collaborateurs et par conséquent la performance d’une entreprise nécessite aujourd’hui de s’appuyer sur une structure informatique telle que les LCMS et les LMS. Mais, l’aspect technologique ne suffit pas. Il est également nécessaire de mettre en place des méthodologies internes et surtout d’accompagner le changement de l’ensemble des acteurs.