Manual MSProject 2010

Manual de Microsoft Project 2010 Pautas básicas para programar la administración de proyectos y diseñar el desarrollo de planes.

Patricia García Alonso 01/09/2016

ÍNDICE DE CONTENIDOS

BREVE DESCRIPCIÓN DEL PROGRAMA ................................................................... 3 INTERFAZ DE TRABAJO .......................................................................................... 5 VISTA DIAGRAMA DE GANTT................................................................................ 14 OTRAS VISTAS DE MS PROJECT 2010..................................................................... 18 UN EJEMPLO SENCILLO. ..................................................................................... 23 PROGRAMANDO FASES EN UN PROYECTO ......................................................... 35 BODEGA. ............................................................................................................ 51 AHORA TE TOCA A TI. ......................................................................................... 59 DIAGRAMA DE GANTT CON MS EXCEL 2010........................................................ 63

CAPÍTULO I. ASPECTOS GENERALES DE MS PROJECT 2010 BREVE DESCRIPCIÓN DEL PROGRAMA ................................................................... 3 INTERFAZ DE TRABAJO .......................................................................................... 5 BARRAS DE HERRAMIENTAS CINTA DE TAREAS ÁREA DE TRABAJO ESQUEMA RESUMEN ........................................................................................... 12

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BREVE DESCRIPCIÓN DEL PROGRAMA

Microsoft Project 2010 es un software de la suite de Microsoft Office 2010 usado para la administración de proyectos, diseñado para el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, visualizar el plan del proyecto, dar seguimiento a toda la información, administrar presupuestos y analizar cargas de trabajo, presentado la información con gráficos y textos en distintos tipos de vista. De esta forma, MS Project 2010 permite que se puedan respetar los plazos sin exceder el presupuesto y conseguir los objetivos planteados.

NOTA: Un proyecto es un conjunto de tareas que cumplen un objetivo común y que tiene principio y fin.

A diferencia de versiones anteriores, los menús y las barras de herramientas se han sustituido por la cinta de opciones que ayuda a encontrar fácilmente los comandos necesarios para la realización de una tarea, estando los comando agrupados en grupos lógicos en fichas.

En la sección siguiente visitaremos el interfaz del programa para conocer sus principales componentes.

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Barra de acceso

Barra de título

rápido Cinta de opciones

Selector de celda activa

Encabezado

Encabezado de columnas

Escala temporal

de filas

Tabla de tareas

Área del gráfico

Barra de estado

Figura 1. Pantalla principal de MS Project 2010. Vista Diagrama de Gantt.

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INTERFAZ DE TRABAJO

BARRAS DE HERRAMIENTAS

1. Barra de acceso rápido: aparece en todos los programa de MS Office 2010 e incluye una serie de acciones genéricas que permiten trabajar de forma directa y simplificada. Esta barra es personalizable.

Guardar Deshacer y Rehacer Nuevo

Botones de personalización de la Barra de Acceso Rápido.

Las opciones que marcamos son las que nos aparecerán en la barra de acceso rápido de manera que no tengamos que acudir al desplegable cada vez que las necesitemos.

Normalmente tendremos visibles

aquellas

opciones que utilicemos de forma habitual.

Figura 2. Barra de Acceso Rápido.

2. Barra de título: nos indica el nombre del proyecto que tenemos abierto. Si tenemos abierto un proyecto en blanco, nos lo define como Proyecto1. Nos indica también el programa con el que estamos trabajando y los botones de Minimizar, Maximizar y de Cerrar.

Figura 3. Barra de Título.

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3. Barra de Estado: se encuentra en la parte inferior de la pantalla. La parte izquierda nos informa de la situación en la que se encuentra MS Project 2010 en cada momento (por ejemplo, Listo) y si estamos trabajando en modo manual o en modo automático. En la parte derecha tenemos una serie de vistas diferentes del área de trabajo así como la barra de zoom que nos permite ajustar rápidamente el zoom de la escala temporal.

NOTA: La automatización de tareas es una novedad de la versión 2010 respecto a versiones anteriores.

Las vistas se verán en el siguiente capítulo de este manual.

Figura 4. Barra de Estado.

4. Barras de Desplazamiento: tanto de desplazamiento vertical como de desplazamiento horizontal, las tenemos en el Área de Trabajo tanto para la Tabla de Tareas como para el Área de Gráfico.

CINTA DE TAREAS

La Cinta de Tareas es la novedad de MS Project 2010, cuya finalidad es facilitar el trabajo de planificación al usuario, sustituyendo así a los menús y las barras de herramientas como ubicación principal para encontrar las funcionalidades.

La Cinta de Opciones está compuesta de una serie de Fichas en las cuales se agrupan los comandos de trabajo siguiendo un orden lógico de acuerdo con la función que cumple cada uno de ellos: a. Archivo: reemplaza al botón de MS Office de la versión 2007 y al menú de Archivo de versiones anteriores y recoge las acciones básicas de Guardar y Guardad como – Imprimir – Cerrar – Abrir – Nuevo – Reciente – Ayuda – Opciones – Cerrar – Reciente.

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Figura 5. Comandos de la Ficha de Archivo.

b. Tarea: los comandos de esta ficha nos permiten agregar, dar formato y trabajar con las tareas. Por ejemplo, formato de fuente (estilo, color, tamaño…), programación de tareas en manual o automatizadas, vinculación de tareas, crear tareas resumen mediante aumento o disminución de sangrías…

La Ficha de Tarea está dividida en 8 grupos de comandos: Ver – Portapapeles – Fuente – Programación – Tareas – Insertar – Propiedades – Edición (Figura 6-I).

NOTA: Las tareas representan el trabajo a realizar para conseguir los objetivos del proyecto. Las tareas describen el trabajo del proyecto en términos de secuencia, duración y requerimientos de recursos.

Figura 6. Comandos de la Ficha de Tarea.

c. Recurso: permite administrar los recursos que realizan el trabajo en un proyecto, agregando recursos, asignándoles tareas y redistribuyendo los sobreasignados.

La Ficha de Recurso está dividida en 5 grupos de comandos: Ver – Asignación – Insertar – Propiedades – Redistribuir (Figura 7).

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Figura 7. Comandos de la Ficha de Recurso.

d. Proyecto: permitirá manejar unas funciones de proyecto avanzadas con propiedades, programación e informes, pudiendo, por ejemplo, insertar subproyectos, generar informes visuales o definir campos personalizados.

La Ficha de Proyecto está dividida en 6 grupos de comandos: Insertar Propiedades – Programación – Estado – Informes – Revisión (Figura 8-I).

Figura 8. Comandos de la Ficha de Proyecto.

e. Vista: nos permite cambiar la vista de trabajo y personalizar la vista actual así como agregar una escala de tiempo determinada a la vista de trabajo.

La Ficha de Vista está dividida en 7 grupos de comandos: Vista por tareas – Vista por recursos – Datos – Zoom – Vista de dos paneles – Ventana – Macros (Figura 9-I).

Figura 9. Comandos de la Ficha de Vista.

f.

Formato: los comandos de esta vista permiten personalizar las columnas, los colores, las barras del diagrama de Gantt… siendo totalmente diferentes para cada vista de trabajo.

La Ficha de Formato está dividida es 5 grupos de comandos: Formato – Columnas – Estilo de barra – Mostrar u ocultar – Dibujos (Figura 10-I).

Figura 10. Comandos de la Ficha de Formato de la vista Diagrama de Gantt.

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A lo largo de los capítulos siguientes del presente manual se irá desgranando la funcionalidad de toda esta colección de fichas y comandos en relación a las diferentes actividades que se vayan llevando a cabo.

ÁREA DE TRABAJO

El Área de Trabajo se divide en dos partes, como se recoge en la Figura 1-I, que son:  

Tabla de tareas Área de gráfico

La Tabla de Tareas recoge la información de las diferentes tareas de un proyecto: 

Fecha de inicio y de fin



Duración de la tarea



Recursos asignados a la tarea. El MS Project 2010 considerará tres tipos de recursos: materiales, mano de obra y coste.

Por columnas se recogen las características de las tareas y por filas se representarán las diferentes tareas. La intersección entre una fila y una columna se denomina Campo.

La Tabla de Tareas tiene el aspecto de una hoja de cálculo al estilo MS Excel, funcionando de forma similar para la introducción de datos y el ajuste de filas y columnas. Por lo general, al iniciar MS Project con un archivo nuevo esta Tabla de Tareas será la Tabla “Entrada” de la vista Diagrama de Gantt (Figura 11), aunque podremos cambiarla según las necesidades de datos de trabajo.

Si lo que abrimos es un proyecto existente, se abrirá en la pantalla en la que se cerró la última vez que se guardó.

Esta tabla de entrada recoge los datos de:

 

Nombre de tarea Duración de la tarea. La duración de una tarea es la cantidad de tiempo que se empleará para completar la tarea. Dependiendo del ámbito de trabajo las duraciones podrán establecerse en horas, días y semanas, entre otras.

 

Fechas de inicio y de fin de la tarea Tareas predecesoras (si las hubiera) de cada tarea concreta con la demora (si la hubiera) entre ellas.



Nombre de todos los recursos asignados a una tarea

Si fuera preciso podríamos añadir nuevas columnas en cualquier momento. Para insertar una nueva columna, situamos el puntero del ratón en la posición en la que deseamos

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insertar una nueva columna, hacemos clic con el botón derecho y seleccionamos Insertar Columna desde el menú contextual que nos aparece

La columna nueva queda insertada delante de la posición en la que tenemos el cursor del ratón. En la figura de la izquierda, se insertaría una nueva columna delante de la columna Modo de.

De

forma

similar

podremos

Ocultar

columnas.

Figura 11. Sección de la Tabla de Tareas “Entrada”

El Área de Gráfico representa cada tarea de forma gráfica, generalmente en forma de barra. La forma y disposición de las barras muestra: 

El inicio y el fin de una tarea (puntos primero y último de la barra)

 

La duración de una tarea (longitud de la barra) La interrelación entre las tareas:

- Precedencias: a. Inicio-Inicio b. Fin-Fin c. Inicio-Fin d. Fin-Inicio

- Sucesión 

Tareas críticas, tareas normales y tareas resumen (estableciendo colores diferentes para cada clase de tarea, por ejemplo, rojo para las tareas críticas, azul para las tareas normales y gris para las tareas resumen)

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NOTA:

Predecesora: Tarea ejecutada antes que otra.

Sucesora: Tarea ejecutada después de otra Las tareas críticas son aquellas que tienen mayor incidencia en el tiempo de duración del proyecto pues al retrasarse su ejecución todo el proyecto se verá afectado en cuanto a su finalización. El conjunto de tareas críticas se denominará Camino Crítico del Proyecto.

La Escala Temporal

la podemos tener en días, meses, años, trimestres, semestres,

horas… atendiendo a las necesidades de cada proyecto.

Figura 12. Escala Temporal en días.

Escala Temporal en meses.

Escala Temporal en semanas.

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ESQUEMA RESUMEN

B. ACCESO RÁPIDO

B. TÍTULO BARRAS DE TRABAJO B. ESTADO DESP. VERTICAL B. DESPLAZAMTO. DESP. HORIZONTAL

MS PROJECT 2010

ARCHIVO

TAREA

RECURSO

CINTA DE OPCIONES PROYECTO

VISTA

FORMATO

TABLA DE TAREAS ÁREA DE TRABAJO ÁREA DE GRÁFICO

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CAPÍTULO II. VISTAS DE MS PROJECT 2010 VISTA DIAGRAMA DE GANTT................................................................................ 14 OTRAS VISTAS DE MS PROJECT 2010..................................................................... 18 ACCESO A LAS VISTAS VISTAS ESQUEMA RESUMEN ........................................................................................... 21

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VISTA DIAGRAMA DE GANTT

El área de trabajo del MS Project 2010 dispone de diferentes vistas de presentación. En función de las necesidades de trabajo en un momento dado, seleccionaremos una vista u otra.

Las diferentes vistas del programa nos permitirán introducir, editar, analizar y visualizar la información de un proyecto. Todo ello orientado a un mejor manejo de la información.

Por defecto, cuando abrimos un nuevo proyecto en blanco, la vista que nos aparece es la VISTA DIAGRAMA DE GANTT que presenta el área de trabajo dividida en dos partes:  Tabla de Tareas  Área de Gráfico La TABLA DE TAREAS, situada a la izquierda de la pantalla, nos permite listar las diferentes tareas de nuestro proyecto con una serie de aspectos básicos: 

Modo de tarea: esta columna nos indicará si estamos trabajando con las tareas manualmente o de forma automatizada. Esta última opción nos va marcando automáticamente las fechas de inicio y fin de cada tarea a partir de la fecha de comienzo del proyecto y en función de la duración indicada para cada una. En la forma manual tendríamos que ir nosotros anotando una a una dichas fechas.

En la Barra de Estado tenemos la opción para cambiar entre entrada Automática de tareas y entrada Manual. Ésta es una de las principales novedades de esta versión con relación a versiones anteriores.



Nombre de tarea



Duración: en esta columna indicaremos la duración total asignada a cada tarea.



Comienzo: fecha de comienzo de cada tara.



Fin: fecha de fin de cada tarea.



Predecesoras: en esta columna identificaremos las tareas previas que condicionaran bien el inicio bien el final de una tarea concreta.



Nombres de los recursos: mostrará el nombre de todos aquellos recursos que asignaremos a una tarea.

NOTA: Los recursos serán dados de alta con todas sus características particulares en la vista Hoja de Recursos.

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La Tabla de Tareas tiene una estructura similar a una hoja de MS Excel y su funcionamiento es muy similar, lo cual implica que si queremos introducir una nueva tarea entre dos tareas ya creadas sin tener que eliminar ninguna de ella tendremos que Insertar una Fila nueva y para ello: 1. Botón derecho del ratón sobre la tarea de referencia. Opción Insertar tarea desde el menú contextual. Nos inserta una fila por encima de la tarea en la que nos encontremos.

Figura 13. Tabla de Tareas de la Vista Diagrama de Gantt.

Insertará una tarea por encima de la tarea E

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2. Desde el teclado con la tecla Insert nos insertará tareas nuevas por encima de aquella que tenemos seleccionada (mismo resultado que desde el menú).

Para eliminar las tareas trabajaremos de forma similar.

El ÁREA DEL GRÁFICO situada en la parte derecha de la pantalla nos representa cada tarea en forma de un gráfico de barras. Junto con todas las relaciones existentes entre las diferentes tareas del proyecto.

Figura 14. Área de Gráfico de la vista Diagrama de Gantt.

Dos aspectos a tener en cuenta al trabajar con una determinada vista de MS Project son: a. Son vistas excluyentes: dos tipos diferentes de vista no pueden estar simultáneas en pantalla. b. Cada vez que cambiamos de vista se cambia la Ficha de Formato.

Figura 15. Ficha Formato de la vista Diagrama de Gantt.

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La imagen anterior nos muestra la Ficha de Formato de la vista Diagrama de Gantt con 5 grupos de comandos: a. Formato b. Columnas: modifica las columnas de la tabla de tareas. c. Estilo de barra: personaliza cada tipo de barra del gráfico de Gantt, por ejemplo, para incluir en el dibujo el nombre de las tareas, las relaciones de precedencia, los colores dependiendo si son tareas críticas, normales o resumen, el formato de cada tipo de tarea, etc… d. Estilo de diagrama de Gantt: nos permite cambiar con un clic el color de todo el gráfico, al estilo de lo que ocurre en MS Word 2010 con los estilos de los SmartArt. e. Mostrar u ocultar: una serie de datos que afectan tanto al área del gráfico como a la tabla de tareas. f.

Dibujos: inserta dibujos de formas básicas, o actualiza los ya existentes, y que pueden ser útiles para destacar algún elemento dentro del área de gráfico o para poner notas, por ejemplo recuadrando una barra para destacarla sobre el resto por su importancia en el conjunto del proyecto o insertando un cuadro de texto para agregar notas al gráfico. Este grupo de comando sólo funciona en el área de gráfico nunca en la tabla de tareas.

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OTRAS VISTAS DE MS PROJECT 2010

Como hemos indicado en las líneas precedentes, MS Project 2010 tiene diferentes tipos de vistas para la presentación de los datos. En este apartado veremos diferentes vistas del programa y una breve descripción de cada una de ellas.

ACCESO A LAS VISTAS

Accederemos a las diferentes vistas de Ms Project 2010 desde:

FICHA TAREA – VER.

FICHA VISTA – VISTA DE TAREAS.

Figura 16. Listado de vistas de la ficha Tarea.

Figura 17. Listado de vista desde la ficha Vista.

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VISTAS

Calendario.

Se muestra un calendario mensual que recoge las tareas y sus duraciones. Cada tarea se extenderá a lo largo de los días correspondientes a su duración. Podemos usar esta vista si queremos conocer las tareas programadas para una semana o para un intervalo de semanas concreto.

Hoja de Recursos y Hoja de Tareas.

La Hoja de Recursos nos permite introducir y modificar la información de los diferentes recursos que posteriormente asignaremos a las tareas La Hoja de Tareas nos muestra los detalles de las diferentes tareas. La Hoja de Tareas tiene la misma estructura que la Tabla de Tareas de la vista Diagrama de Gantt, pero sin el gráfico.

Estas dos vistas tienen la apariencia de una tabla al estilo de las hojas de cálculo de MS Excel.

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Gantt de Seguimiento Esta vista es similar a la vista Diagrama de Gantt con la diferencia de que nos muestra las tareas normales y las tareas críticas por defecto, así como también la Línea Base (que previamente tenemos que activar).

NOTA: La “línea base” corresponde a la “mejor planificación realizada para la ejecución del proyecto”, es decir, lo que estimamos debería ocurrir.

A partir de allí todas las fechas Project las definirá como “previstas” aquellas correspondientes a esta “Línea base” y como “reales” las que se cumplan en la ejecución.

Figura 18. Imagen de vista Gantt de Seguimiento donde las líneas azules representan las tareas normales, las líneas en rojo las tareas críticas y las barras grises que aparecen por debajo de cada tarea se corresponden con la línea base del proyecto.

La Ficha Formato para el Gantt de Seguimiento tiene los mismos comandos que para el Diagrama de Gantt visto en los párrafos anteriores.

Uso de Tareas y Uso de Recursos.

Uso de Tareas muestra las tareas asignadas a cada recurso, mientras que Uso de Recursos nos muestra los recursos agrupados por tareas.

Escala de Tiempo.

La escala temporal la podemos activar en la parte superior del Diagrama de Gantt desde la ficha de Vista en el grupo de comandos Vista en dos Paneles, pero también se puede desplegar la vista Escala de Tiempo.

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ESQUEMA RESUMEN

FICHA TAREA - VER ACCESO A VISTAS FICHA VISTA - VISTA DE TAREAS TABLA DE TAREAS DIAGRAMA DE GANTT MS PROJECT 2010

ÁREA DE GRÁFICO GANTT DE SEGUIMIENTO ESCALA DE TIEMPO

USO DE TAREAS

USO DE RECURSOS

VISTAS

HOJA DE TAREAS

HOJA DE RECURSOS

CALENDARIO

DIAGRAMA DE RED FORMULARIO DE TAREAS FORMULARIO DE RECURSOS

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CAPÍTULO III. PROGRAMACIÓN BÁSICA CON MS PROJECT 2010.

UN EJEMPLO SENCILLO. ..................................................................................... 23 ESQUEMA RESUMEN .......................................................................................... 33

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UN EJEMPLO SENCILLO.

La programación de un proyecto con MS Project 2010 requiere que dispongamos de al menos 4 datos básicos para empezar a trabajar, a saber: a. Fecha de inicio del proyecto b. Actividades que conforman el proyecto c. Duración de cada una de las actividades d. Relaciones entre actividades. Estas relaciones pueden ser de 4 tipos: a. SF. Inicio-Fin. Esta es la relación con la que menos nos encontraremos. Significa que el final de una actividad viene condicionado por el comienzo de una actividad previa. b. FF. Fin-Fin. Implica que el final de una actividad viene condicionado por el final de una actividad previa. c. FS. Fin-Inicio. El inicio de una actividad está condicionado por el final de una actividad previa. d. SS. Inicio-Inicio. El inicio de una actividad está condicionado por el comienzo de una actividad previa.

Estas relaciones se denominan RELACIONES DE PRECEDENCIA, recogidas en MS Project 2010 en los apartados de PREDECESORAS y SUCESORAS.

NOTA: -PREDECESORAS. Actividades realizadas antes que una tomada como referencia a la que condicionan o bien su comienzo o bien su final.

-SUCESORAS. Actividades realizadas después de una que se toma de referencia que condiciona su final o su inicio.

Dentro de un proyecto todas las actividades pueden tener predecesoras y sucesoras, pudiendo ser a su vez predecesoras y/o sucesoras de otras actividades del proyecto.

Las siglas de las relaciones en MS Project 2010 son: -FC: Final-Comienzo -CC: Comienzo-Comienzo -FF: Final-Final -CF: Comienzo-Final

A partir de aquí, veremos cómo funciona MS Project 2010 y para ello trabajaremos sobre la base de un ejemplo sencillo.

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La empresa AST comenzará a realizar en el mes de septiembre de 2013 un nuevo sistema productivo compuesto por una serie de tareas cuyos tiempos y precedencias se especifican en la siguiente tabla de secuencias: TAREAS A B C D E F G H

TIEMPOS (en días) 50 40 20 45 20 25 10 35

PRECEDENCIAS

A C C D E B, F, G

Se necesita realizar la programación del proceso productivo para saber los márgenes con los que se puede contar en caso de necesitar realizar un nuevo proceso encadenado al anterior. Sabiendo que para comenzar una nueva tarea deberá estar completamente terminada la tarea precedente.

1º. Indicar la fecha de inicio del proyecto. Para AST será el 02/09/2013.

La fecha de inicio la indicaremos en el cuadro de diálogo Información del Proyecto al que accederemos desde la Ficha de Opciones de Proyecto, grupo de

comandos

Propiedades,

botón

Información del Proyecto.

Vamos a aprovechar este punto para darle formato a la fecha. La que nos aparece por defecto tiene el formato lun

02/09/2013. Podemos dejarla así o Figura 19. Fecha del proyecto. Puede darse el caso de que en lugar de disponer de la fecha de inicio, lo que tuviéramos sea la fecha de entrega, el proceso sería el mismo pero partiendo de la fecha final.

podemos

darle

la

apariencia

02/09/2013 sin el identificativo del día o incluso añadirle la hora de inicio del

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proyecto, por ejemplo, lun 02/09/2013 9:00, etc. Modificaremos la fecha desde la pantalla de General del comando de Opciones de la ficha de trabajo Archivo, concretamente en la casilla Formato de Fecha de Vista de Proyecto.

Figura 20. Formato de fechas del proyecto.

2º. Determinar la programación de las tareas: manual o automática. Como mencionábamos en los primeros capítulos de este manual, la automatización de tareas es una de las principales novedades de MS Project 2010 con relación a las versiones anteriores. Esta opción tiene dos ventajas claras: a. Si tenemos bien establecida la fecha de inicio del proyecto (o en su defecto la de finalización o entrega) y los tiempos de duración de las tareas, el programa por si solo nos irá determinando las fechas de inicio y de fin de cada actividad sin que nosotros tengamos que calcularlas previamente. b. Evitar errores en la determinación y transcripción de las fechas.

Para AST vamos a programar las tareas de forma automática.

Figura 21. La programación de las tareas se indicará desde la Barra de Estado.

3º. Introducir las tareas. Transcribiremos los datos de la tabla de secuencias a la Tabla de Tareas del Diagrama de Gantt.

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NOTA: Las tareas, también conocidas como actividades o ítem, son los elementos individuales que están interrelacionadas entre sí y que en conjunto forman el proyecto. En algunos manuales se referirán a las tareas como “actividades” o “paquetes de trabajo”.

En el capítulo relativo a las Vistas se describió con detalle la pantalla Diagrama de Gantt, por lo que no volveremos sobre ello.

Figura 22. Vista Diagrama de Gantt.

Observamos que al introducir las tareas y su duración el programa va poniendo las fechas de acotación. Al mismo tiempo, en el área del gráfico, nos van apareciendo las barras que representan cada actividad.

En este ejemplo las tareas tienen una duración en días que es por defecto el formato que presenta el programa. Pero las tareas pueden durar: horas, semanas, meses… Esta característica la modificaremos de forma similar a como hicimos con las fechas: desde la Ficha de trabajo de Archivo, en el botón de Opciones. La pantalla de trabajo que necesitaremos en este caso será la de Programación (Figura 5-III).

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Figura 23. Modificación de la duración de las tareas.

Los cambios que hacemos desde esta pantalla afectan solamente al proyecto sobre el que estamos trabajando. Mientras que los cambios realizados desde la pantalla de General afectan a todos los proyectos por igual.

4º. Establecer las relaciones de precedencia entre las tareas. a. Bien desde la Tabla de Tareas. Necesitamos tener muy clara la relación entre tareas para escribirla en la columna de Predecesoras. A medida que vamos escribiendo las relaciones estas se irán marcando sobre el gráfico.

b. Bien desde el Área del Gráfico. Situándonos en la tarea de origen nos arrastraremos hasta la tarea de destino. A medida que vamos estableciendo las relaciones estas se irán escribiendo en la tabla de tareas.

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Figura 24. Diagrama de Gantt con las relaciones entre tareas establecidas. Se ha cambiado la escala temporal reduciéndola a grupos de 7 días para tener más detalle del gráfico en pantalla.

c. Bien con el panel de detalles que obtendremos en la Ficha de Opciones de Vista, en el grupo de comandos Vista en Dos Paneles.

En

este

panel

podemos

indicar

tanto

las

actividades

predecesoras (panel de la izquierda) como las actividades sucesoras (panel de la derecha), indicando el tipo de relación (FF, FC, CF, CC) y la posposición, es decir, el tiempo a esperar entre actividades (AST las realiza seguidas por lo que la

posposición es 0d en todos los casos ). Este panel tiene un menú contextual que aparece al hacer clic con el botón derecho del ratón en la parte sombreada en gris que nos permitirá cambiar la vista del mismo en función de los datos que necesitemos introducir.

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Trabajar con este panel resulta adecuado para grandes proyectos. d. Bien con los botones de Vincular Tareas y Desvincular Tareas del grupo de opciones Programación, dentro de la Ficha de trabajo de Tarea.

Vincular tareas. Estable enlaces entre dos o más tareas previamente seleccionadas. Estas tareas pueden estar seguidas o pueden ser alternas. La tarea que manda y que será la predecesora será la primera que se haya seleccionado. El resto serán tareas sucesoras.

Desvincular taras. Deshace el enlace establecido entre dos o más tareas previamente seleccionadas.

En la parte superior de nuestra programación aparece por defecto la Escala Temporal de todo el proyecto que nos ayuda a hacernos una idea general de su dilatación en el tiempo. En el capítulo de Vistas ya hemos hecho referencia a la misma.

La Escala de Tiempo es incompatible con el Panel de Detalles, es decir, si tenemos uno de ellos en pantalla no podremos tener el otro.

5º. Asociación de recursos. Los recursos se pueden clasificar en tres categorías: a. Trabajo. Son todos aquellos que se pueden reutilizar en diferentes proyectos a lo largo del tiempo (por ejemplo: maquinaria, obreros, instalaciones…). Su unidad de medida es el tiempo. b. Material. Son todos aquellos recursos que se consumen en el proceso productivo (por ejemplo: ladrillos, cemento, azulejos…). Se pueden medir en diferentes unidades (palets, metros, unidades…) c. Costo asociado a cada tarea independientemente del resto de tareas.

Para asignar recursos a tareas primero hay que dar de alta los recursos: 3 máquinas (Máquina 01, Máquina 02, Máquina 03) y la cuadrilla de obreros.

Máquina 01: Tareas A, B y C Máquina 02: Tareas D, E y F

Máquina 03: Tarea G y H 6 Obreros: 2 por máquina

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Activaremos la vista de Hoja de Recursos e incluiremos todos los datos que tengamos sobre los mismos para crearlos: nombre del recurso, tipo, etiqueta, grupo, coste…

Los principales datos que deberíamos consignar son: a. Nombre del recurso. b. Tipo: en esta columna tenemos 3 opciones: trabajo, material, costo.

Seleccionaremos la opción adecuada a la naturaleza del recurso. c. Etiqueta de material: esta opción sólo se activará cuando introducimos un recurso de material y nos permite introducir la unidad de medida de ese recurso, por ejemplo, kg, m2, m3, Ud., etc… d. Iniciales: indicaremos una abreviatura que nos permita identificar el recurso. Por defecto aparecerá establecida la primera letra del nombre del recurso, pero podremos modificarla a gusto. e. Grupo: asignaremos una agrupación genérica de los recursos, por ejemplo, subcontratas, personal propio o por departamentos dentro de la organización, etc… f.

Calendario base: en esta columna deberá aparecer asignado el calendario que se aplicará a cada recurso concreto. Podemos establecer alguna de las opciones que el programa tiene por defecto (estándar, 24 horas y turno de noche) o un calendario que hayamos creado específico para el proyecto.

Ya sólo nos queda asignarlos a las tareas y para ello volvemos a la vista Diagrama de Gantt y activamos de nuevo el panel de Detalles, pero esta vez con los paneles de Recursos y Predecesoras.

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En la parte superior de la imagen vemos las tareas y el gráfico, en la parte inferior, el panel de Detalles nos muestra los recursos asignados a la tarea H y sus tareas predecesoras.

Otra forma de asignar recursos a las tareas es desde la propia tarea en el Panel de Tareas. Seleccionamos la tarea a la que queremos asignar los recursos, hacemos clic con el botón derecho del ratón y trabajamos con la opción de Asignar Recursos del menú contextual que nos aparece:

La más recomendable es la primera de las opciones indicadas ya que nos muestra más información sobre la tarea y es más fácil detectar posibles errores a la hora de asignar los recursos.

Podremos asignar los recursos también desde la Ficha de Recurso, con el comando de Asignar Recurso. Nos asignará recursos en aquella tarea que tengamos seleccionada o sobre la que estemos situados.

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O tambiĂŠn desde la Ficha de Tareas con el comando InformaciĂłn del grupo de tareas de Propiedades.

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ESQUEMA RESUMEN

FECHA DE INICIO DEL PROYECTO

PROYECTO

IDENTIFICACIÓN

TAREAS

-NOMBRE -DURACIÓN -FECHAS

ASIGNAR FORMATO

RECURSOS

DIAGRAMA DE GANTT

33

CAPÍTULO IV. PROGRAMACIÓN DETALLADA. PROGRAMANDO FASES EN UN PROYECTO ......................................................... 35 01.

TAREAS Y FASES........................................................................................ 37

02.

RESUMEN DEL PROYECTO ......................................................................... 39

03.

HITOS ...................................................................................................... 40

04.

FORMATOS DE LAS BARRAS........................................................................ 41

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PROGRAMANDO FASES EN UN PROYECTO

A lo largo de la sección anterior, hemos visto, con la ayuda de un ejemplo sencillo, los pasos básicos para elaborar la programación de un proyecto.

A lo largo del presente capítulo, complementaremos esos conceptos básicos con otros que nos permitan elaborar informes de programación más completos y detallados. Lo haremos partiendo de cero y apoyándonos en un ejemplo.

Dibujar el diagrama de Gantt para un proyecto de construcción de 4 edificios teniendo en cuenta que para cada uno de ellos las actividades a realizar y sus tiempos son como siguen: Movimiento de Tierras Estructura Tabiques Instalaciones Pintura

10 días laborales 30 días laborales 15 días laborales 20 días laborales 10 días laborales

Las relaciones existentes entre las diferentes fases de la obra son: -

La estructura no puede empezarse hasta 5 días después de haber acabado los movimientos de tierras.

Los tabiques no pueden empezarse hasta 15 días después de haber acabado la estructura.

Las instalaciones no pueden empezarse hasta 10 días después de haber acabado los tabiques.

La pintura no puede empezarse hasta 5 días después de haber iniciado los trabajos de instalaciones.

Vamos a abrir un nuevo documento en blanco que en MS Project se denomina Proyecto en Blanco. Para ello tenemos varias opciones:

Desde las opciones de Archivo – Nuevo Proyecto en blanco.

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Desde el botón de Nuevo de la Barra de Acceso Rápido.

Con

el

menú

contextual

que

podemos

desplegar dentro de la carpeta de trabajo donde tengamos todos nuestros proyectos almacenados. Seleccionaremos Documento de Microsoft Project y después renombraremos.

Llamaremos a nuestro proyecto Proyecto 4 viviendas.mpp.

1º. La fecha de inicio del proyecto o una fecha aproximada para hacer los cálculos.

2º. Establecer la automatización de tareas e identificarlas.

3º. Establecer las relaciones entre las tareas.

Hasta aquí es exactamente lo que hemos visto en las páginas anteriores por lo que no será necesario repetir al detalle todos estos pasos.

Lo que veremos con este ejemplo será: 1º. Cómo crear fases dentro de un proyecto.

2º. Cómo asignar una tarea resumen del proyecto.

3º. La descripción de los diferentes tipos de tareas.

4º. Las líneas de demora.

5º. Los hitos.

6º. Dar un determinado formato a las barras de tareas.

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Figura 25. Ejemplo de resultado final al que llegaremos.

01.

TAREAS Y FASES

En la Figura 1-IV se observan tres tipos de tareas: normales, críticas y resumen.



Las tareas resumen son aquellas que tienen subtareas asociadas. En nuestro ejemplo serán tareas resumen: FASE 01, FASE 02, FASE 03 y FASE 04. Cada una de las cuales agrupa las subtareas de Movimiento de Tierras, Estructura,

Tabiques, Instalaciones y Pintura correspondientes. Aparecen representadas por una barra oscura.

Las tareas resumen representan las fases de un proyecto. Las fases se van a crear aplicando sangrías a las tareas.

Para ello seleccionaremos las tareas que vamos a subordinar y utilizaremos los botones de Aplicar o Anular Sangría según sea necesario. La tarea inmediata superior será la que se convierta en Tarea Resumen. En nuestro ejemplo:

37

Tarea resumen

Tareas subordinadas

La duración de las tareas resumen, así como sus fechas de comienzo y de fin dependen de esos mismos datos en las tareas subordinadas: se calculan a partir de estas no se indicarán directamente. Una tarea resumen puede ser a su vez una subtarea de otra tarea superior.

NOTA: Al eliminar una tarea resumen se eliminan automáticamente todas las subateras asociadas. Para eliminar la tarea resumen y que se conserven las subtareas primero tendremos que anular la sangría de las subtareas hasta colocarlas al mismo nivel de la tarea resumen.

Lo mismo nos ocurre si desplazamos una tarea resumen, con ella se desplazan las subtareas asociadas.



Las tareas críticas son aquellas que determinarán el llamado Camino Crítico del proyecto, es decir, tareas inamovibles porque cualquier variación sobre ellas por pequeña que sea desplazará todo el proceso y con ello la duración del proyecto retrasando su entrega. En nuestro ejemplo son tareas críticas: 2, 3, 9, 15, 21, 22

y 23. Aparecen representadas por una barra de color rojo.

Las tareas críticas conformarán la denominada Ruta Crítica formada por las tareas más importantes a las que se debe de prestar una atención especial. Esta Ruta Crítica la podemos ver si activamos la vista Gantt de Seguimiento.

38

Figura 26. Vista del Gantt de Seguimiento donde la Ruta Crítica aparece en color rojo.



Las tareas normales son aquellas que no tiene subtareas y su duración puede ser modificada sin que se altere el desarrollo final del proyecto. En nuestro ejemplo son tareas normales todas las restantes. Aparecen representadas por barras de color azul

02.

RESUMEN DEL PROYECTO

Existe otro tipo de tarea, que no aparece por defecto, que es la llamada Tarea de Resumen del Proyecto que englobaría todas las demás, y que añadiremos cuando hayamos completado todo el proceso.

La Tarea de Resumen del Proyecto es similar a las tareas resumen que engloban las diferentes fases del proyecto, pero de un color gris más claro. La Tarea de Resumen del Proyecto resume en una sola línea la duración, el trabajo y los costos de todas las tareas del proyecto. Aparece en la parte superior del proyecto y su número de identificación es 0, además implica la aplicación de una sangría a todo el proyecto y por defecto aparece oculta.

39

Para añadir esta tarea lo haremos desde la Ficha de Formato, en el grupo de opciones de Mostrar u Ocultar. Como se puede observar en las Figura 1-IV y Figura 2-IV, al tener creadas tareas resumen en nuestro proyecto, está opción también aparece marcada, lo mismo que las tareas críticas y también pondremos a la vista las líneas de Demora o márgenes de holgura que nos mostrarán los márgenes que tenemos para retrasar algunas tareas, que serán tareas normales, sin que afecte a la finalización del proyecto; estás dos últimas opciones las tenemos en el grupo de Opciones de Estilos de Barra también dentro de Formato.

Figura 27. Ficha de Formato para el trabajo con las diferentes tareas del proyecto.

03.

HITOS

Otro de los elementos que vamos a identificar en nuestro proyecto son los Hitos. Los Hitos son eventos significativos que suceden en el transcurso del proyecto, por ejemplo la finalización de una fase del trabajo o la finalización de todo el proyecto. También se representan mediante Hitos determinadas fechas límites como la solicitud de permisos o la fecha de aprobación de créditos. Los Hitos se representan, por lo general, como tareas de duración 0.

Los Hitos se utilizan para mejorar el control del proyecto y no consumen ni tiempo ni recursos.

A diferencia de las tareas, los Hitos se representa mediante un rombo oscuro.

En nuestro ejemplo tendremos un hito en el día que finaliza la obra

.

40

04.

FORMATOS DE LAS BARRAS

En la Figura 1-IV tenemos un gráfico de Gantt cuyas barras muestran una serie de datos o de etiquetas. Vamos a dar un paso más y completar nuestro gráfico con las etiquetas que nos ayuden a identificar todos los elementos que hemos ido incluyendo.

Para ello necesitamos volver a la Ficha de trabajo de Formato, en este caso trabajaremos con el grupo de tareas de Estilos de Barras.

Figura 28. Pantalla de Estilos de Barra.

En la Figura 4-IV tenemos la ventana de Estilos de Barra. Esta ventana tiene dos partes: la superior en la que aparecen los diferentes tipos de barras que podemos tener en nuestro diagrama de Gantt y la parte inferior en la que aparecen dos pestañas:

- Texto, que nos permitirá definir las etiquetas que estarán visibles en el gráfico para la barra que seleccionemos.

41

- Barras, con la que definiremos el formato que tendrán las barras que seleccionemos (forma, color, trama), si no nos gusta o no nos sirve el formato que viene definido por defecto.

Vamos a etiquetar las barras. Pondremos:

-

Nombre a las fases o tareas resumen Nombre al resumen de la obra Identificadores a las tareas normales y a las críticas Relaciones entre tareas En las tareas críticas y las tareas normales, en Texto indicaremos: Izquierda: Id (hará que aparezca el identificador de cada barra) Derecha: Predecesoras (hará que aparezcan las relaciones entre tareas) En las tareas de resumen o fases, en Texto indicaremos: Izquierda: Nombre (hará que aparezca el nombre de la fase, si ponemos Id aparecería el identificador numérico al igual que en el resto de tareas)

El etiquetado de los hitos se hará de forma idéntica a las barras de tareas.

Para el caso del resumen del proyecto no nos hace falta indicar el etiquetado de la misma porque el nombre aparecerá de forma automática cuando digamos que queremos tenerla a la vista en nuestro gráfico. En caso contrario, aplicaríamos el mismo sistema.

Etiquetas de identificadores numéricos de las tareas

Etiquetas de predecesoras (relaciones entre tareas)

Etiquetas de identificación de nombre de tarea 42

Figura 29. Resultado final de la programaciรณn con todos los elementos incorporados.

43

Figura 30. Ejemplo de programaciรณn de 4 cursos de informรกtica en una academia cada curso es una fase del proyecto.

44

Figura 31. En este grรกfico tenemos la misma academia de la Figura 6-IV, pero las tareas estรกn identificadas por colores.

45

Hasta ahora hemos identificado las barras de tareas de un proyecto añadiéndoles etiquetas (Figura 29 y Figura 30). Pero cuando empezamos a hablar del formato de las barras, dentro de la ventana de Estilo de Barra veíamos la pestaña Barras. Desde aquí identificaremos las tareas por colores. El color de las barras de tareas también lo podemos cambiar de forma directa desde la opción de Barras dentro del botón de Formato:

En la Figura 31 hemos identificado las tareas del proyecto de la academia por grupos de colores:

-

WINDOWS: rojo WORD: azul EXCEL: verde ACCESS: amarillo PROJECT: rosa

Para ello, seleccionamos las tareas dentro de la tabla de tareas (a la izquierda del área de trabajo) y después indicaremos el color que queremos que represente a esas tareas.

En este ejemplo este método de identificación resulta adecuado porque tenemos tareas similares (todos los cursos tienen las mismas materias impartidas por los mismos

profesores y se asigna un color por materia). Los colores también los podemos emplear para identificar fases dentro de un proyecto, por ejemplo, en el caso de los cuatro edificios podemos identificar por colores las fases.

46

Figura 32. Este es el grรกfico del proyecto de la Figura 29. En este caso tenemos las fases identificadas por colores (Edifico 01, azul; Edificio 02, rojo; Edifico 03, verde; Edificio 04, naranja).

47

El paso siguiente será ir asignando recursos a las tareas de forma similar a como asignábamos los recursos en el ejemplo del capítulo 03.

Vamos a asignar, por ejemplo, los recursos a la programación de la academia (Figura 30 y Figura 31).

Para los cursos de informática impartidos en la Academia tenemos dos formadores:

- Ana, que impartirá los módulos de WINDOWS, WORD y EXCEL - Pepe, que impartirá los módulos de ACCESS y PROJECT A sí mismo, los cursos se impartirán en dos aulas: Aula 01 y Aula 02.

Todos los recursos que tenemos son de tipo Trabajo agrupados en dos grupos: Formadores y Aulario.

Desplegamos el panel de Detalles en la apariencia de Recurso y Predecesoras o Recurso y Sucesoras, y para cada módulo iremos asignando el formador y el aula.

Como al etiquetar las barras del diagrama habíamos indicado que a la derecha apareciera la etiqueta de los recursos, a medida que los vayamos asociando irá modificándose el gráfico para adquirir un aspecto similar al de la imagen siguiente:

48

NOTA: Texto para trabajar el Ejemplo Academia

Queremos organizar los cursos de ofimática de una academia desde el primer lunes de enero de este año. Las clases se imparten diariamente de lunes a viernes, 8 horas al día, con el horario del calendario estándar.

Las materias impartidas a los alumnos de cada curso son, y se imparten en este orden:

MATERIA

DURACIÓN

PROFESOR

Windows

1 semana (40horas)

Ana

Word

2 semanas (80 horas)

Ana

Excel Access

3 semanas (120 horas) 3 semanas (120 horas)

Ana Pepe

Project

3 semanas (120 horas)

Pepe

En la academia hay dos aulas disponibles para estos cursos.

Hacer una programación de cuatro cursos de ofimática teniendo en cuenta la disponibilidad de los profesores y de las aulas.

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EJEMPLO. BODEGA. BODEGA. ............................................................................................................ 51 01. BODEGA. DIAGRAMA DE GANTT. .................................................................. 53 02. BODEGA. DIAGRAMA DE RED. ....................................................................... 56

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BODEGA.

Nuestra empresa es la encargada de llevar a cabo la construcción de una bodega.

Nosotros, como responsables del proyecto, tenemos que realizar un planning del mismo teniendo en cuenta la serie de datos que se presentan a continuación.

CÓD. 1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 3 3.1 3.2 3.3 4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5

ACTIVIDAD

DURACIÓN (en días)

CIMIENTOS Y CONCRETOS Excavación manual Base recebo Zapatas Viga amarre en concreto Refuerzos hierro 60000 FG Columnas DESAGÜES Excavación manual Tubería gres 4” Tubería gres 6” Accesorios gres 4” Cajas inspección 40x40 MAMPOSTERÍA Y PISOS Muro prensado S.FE 0.12 Relleno recebo Placa base concreto 0.10 INSTALACIONES Y CARPINTERÍA Tablero parciales 12 circ Puerta lámina Reflector de piso 400W Tubería CN 1” incrustada Cable Cu No. 10 AWG

COSTO €

RECURSOS

3.983.712,00 1 0 4

200.390,00 53.063,00 790.055,00

10

1.738.015,00

2

550.318,00

5 2 5 2 0

651.871,00 1.374.813,00 229.767,00 535.922,00 252.106,00 53.640,00

4

303.378,00

Cuadrilla CIMIENTOS Y CONCRETOS

Cuadrilla DESAGÜES

26.002.403,00 48

5.906.899,00

17

3.417.650,00

66

16.677.854,00

Cuadrilla MAMPOSTETRÍA Y PISOS

5.639.755,00 1

199.846,00

0

1.239.980,00

2

3.095.370,00

6

571.031,00

4

533.528,00

Cuadrilla INSTALACIONES Y CARPINTERÍA

En el trabajo que nos ocupa hemos ajustado las relaciones entre las diferentes actividades de la manera siguiente:

51

a. Las excavaciones manuales para cimientos (1.1) y desagües (2.1) pueden considerarse tareas que se ejecutan de forma ininterrumpida, de modo que definimos una relación de fin-comienzo entre las dos. b. Las actividades 1.3 y 1.4, las zapatas y la viga de amarre, se considera que pueden iniciarse de forma simultánea, por lo que se define una relación de comienzo-comienzo entre ambas. c. Consideramos que los muros (3.1) no se pueden comenzar a levantar hasta que las columnas (1.6) no estén terminadas; esto viene definido por una relación final-comienzo entre ambas. d. Las tareas 3.1 y 3.2 pueden ser simultáneas, pero ambas deben estar listas para iniciar la 3.3, por tanto, entre 3.1 y 3.2 se define una relación de fin-fin. e. La actividad 3.3 no puede iniciarse si la 2.5 no está terminada, por lo que se define una relación de fin-comienzo entre las dos. f.

Para el resto tendremos una relación de fin-comienzo sin posposiciones.

En el proyecto de la bodega tenemos que definir una serie de momentos puntuales: a. Verificación de Estructura, evento que deberá cumplirse antes de iniciarse los muros (3.1) b. Inicio de Trabajos, que ayudará a controlar la posición de las tareas anteriores.

A este hito se la asignará como fecha de inicio la fecha que teníamos en el proyecto inicial, 10 de Junio de 2013 para el ejemplo. La primera actividad, EXCAVACION MANUAL, dependerá de este hito con una relación de fincomienzo. a. Antes del hito, se inserta la actividad "Dirección de Obra" que se debe iniciar 15 días antes de comenzar las obras y durar hasta 15 días después de terminadas estas (30 días más que la obra que serán días naturales).

Esta actividad se enlazará con el hito creado en el paso anterior en una dependencia tipo comienzo-comienzo, con posposición de 15 días. b. Después del hito se inserta una segunda tarea denominada "Trabajos Auxiliares", que se inicia y se termina al tiempo con la obra y que ayudará al control de personal auxiliar. Su duración será la misma que la de la obra y se relaciona con el hito en dependencia final-comienzo sin posposición. c. Por último, se creará la actividad "Instalaciones y Equipos", que durará los primeros 15 días de la obra durante los cuales se repartirán los costos correspondientes. Tiene una duración precisa de 15 días y depende del hito en relación final-comienzo sin posposición.

SE PIDE: 1. Realizar el Gantt correspondiente teniendo en cuenta todos los datos indicados.

2. Realizar una Diagrama de Red con el esquema:

52

Id Nombre de la tarea

Duraciรณn

01. BODEGA. DIAGRAMA DE GANTT.

Figura 1-Bodega. Crear calendario y horario de trabajo. Asignar la fecha de inicio del proyecto.

53

Figura 2-Bodega. Insertar tareas y los hitos en la tabla de entrada del diagrama de Gantt y sus relaciones.

Figura 3-Bodega. Generar los recursos que se aĂąadirĂĄn a las tareas y asignarlos (hemos ocultado las columnas que no tienen datos)

54

Figura 4-Bodega. Ya que tenemos datos de costos podemos generar tambiĂŠn la tabla de costos.

Figura 5-Bodega. Dar formato al diagrama de Gantt: - identificar tareas - nombres de fases - nombre del proyecto - recursos, etc‌

55

02. BODEGA. DIAGRAMA DE RED.

Figura 7-Bodega. Activamos la vista diagrama de red.

Figura 8-Bodega.

Creamos la plantilla que necesitamos para dar a nuestro diagrama el formato buscado.

- cuadrĂ­cula - texto - color - nombre de la plantilla - formato de las flechas de relaciones

56

Figura 9-Bodega. Algunas imรกgenes del diagrama de red.

57

AHORA TE TOCA A TÍ.

AHORA TE TOCA A TI. ......................................................................................... 59

58

AHORA TE TOCA A TI.

Hemos llegado ya al final de este manual. Después de todo lo aprendido a lo largo de sus páginas, ahora te toca a ti poner en práctica los conocimientos adquiridos y para ello aquí te dejo los datos para programar la construcción de una nueva bodega.

Nuestra empresa es la encargada de llevar a cabo la construcción de una edificación y nosotros, como responsables del proyecto, tenemos que realizar un planning del mismo teniendo en cuenta la serie de datos que se presentan a continuación. Lo denominaremos construcción.mpp.

El período laboral será de lunes a viernes de 8 a 12 horas y de 13 a 17 horas.

También trabajaremos los sábados en jornadas de 9 a 14 horas.

CÓD. 1 2 3

4 5

ACTIVIDAD ETAPA 01 MARCAR EL TERRENO HACER LOS CIMIENTOS LEVANTAR LAS PAREDES FIN ETAPA 01 ETAPA 02 COLOCAR LAS CAÑERÍAS DEL AGUA HACER LOS DESAGÜES

7

HACER EL TENDIDO ELÉCTRICO FIN ETAPA 02 ETAPA 03 COLOCAR EL TECHO

8

REVOCAR

9

COLOCAR LAS ABERTURAS

10

COLOCAR LOS PISOS

6

FIN ETAPA 03

DURACIÓN 1 días 1 semana 4 semanas 0 1,5 semanas 1,5 semanas 2 semanas

VINCULOS ENTRE TAREAS En la ETAPA 01 todas las tareas comienzan cuando acaba la anterior.

Comenzaremos a colocar las cañerías cuando terminemos la ETAPA 01.

Comenzará cuando terminemos de colocar las cañerías.

Comenzará al mismo tiempo que la colocación de las cañerías.

0 1,6 semanas 2 semanas

2,7 semanas

3 semanas

Estas tareas serán realizadas de forma simultánea y comenzarán al terminar la ETAPA 02. La colocación del techo, a su vez, no deberá terminar antes de la fecha de finalización de la obra.

Comenzará al terminar de revocar con una posposición de 2 días. Deberá interrumpirse al segundo día de empezar y se retomará dos días después.

Comenzará cuando terminemos con las aberturas.

0

Los hitos irán asociados al final de la última tarea de cada etapa a la que pertenecen.

59

Cada 10 días laborales será necesaria la realización de una reunión con la dirección para analizar la evolución de los trabajos. Cada una de estas reuniones tendrá una duración de 2 horas. Se considerarán tareas repetitivas.

Necesitaremos tener visible también la línea de resumen del proyecto.

En cuanto a los recursos que necesitamos para nuestro proyecto tenemos los siguientes: CÓD.

NOMBRE

JG

Juan García

AG

Ana Garzón

GJ

Gabriel Juárez

JF

Juana Fulio

TIPO

Trabajo

CM

Cemento (bolsas)

LD

Ladrillos (x1000)

PT

Pintura (x litros)

CÑ

Caños (x metros)

CB MD TJ MS

Cables (x metros) Madera (x pies) Tejas (x unidad) Mosaicos (x m2)

ASIGNACIÓN POR TAREAS Marcar el terreno. Hacer los cimientos.

Hacer los desagües. Colocar el techo.

Colocar los pisos. Colocar las aberturas.

Hacer los cimientos. Levantar las paredes.

Colocar las cañerías. Hacer los desagües.

Revocar. Hacer el tendido eléctrico.

Colocar los pisos. Colocar las aberturas.

40 bolsas para hacer los cimientos. 80 bolsas para levantar las paredes. 30 bolsas para revocar.

100 ud para hacer los cimientos. 2000 ud para levantar las paredes.

Materiales

30 mts para colocar las cañerías. 40 mts para hacer los desagües.

45 mts para hacer el tendido eléctrico.

50 pies para colocar las aberturas.

1000 ud para colocar el techo.

50 m2 para colocar los pisos

SE PIDE: -

Hacer el diagrama de Gantt para la programación del proyecto.

Colocar la línea base del proyecto.

Mostrar el camino crítico y las demoras.

Presentar el diagrama de red en el que se vea el nombre de la tarea, la duración de la misma, así como los recursos de trabajo que tiene asociados.

60

61

ANEXO. GANTT CON HOJA DE CÁLCULO DIAGRAMA DE GANTT CON MS EXCEL 2010........................................................ 63

62

DIAGRAMA DE GANTT CON MS EXCEL 2010

A lo largo de las páginas siguientes vamos a intentar desarrollar un diagrama de Gantt del estilo al que nos dibuja MS Project 2010, pero con una hoja de cálculo. Ya que no siempre podremos disponer de esa ayuda a la hora de programar un proyecto, nunca viene mal poder disponer de una alternativa.

NOTA: Con MS Excel 2010 el trabajo se realizará semiprogramado. Teniendo en cuenta que dicha programación la tendremos que diseñar nosotros con las fórmulas apropiadas a tal fin.

Para que nos resulte más fácil entender todo el proceso trabajaremos con los datos del siguiente ejemplo:

Urbanizar un sector de unas 8 hectáreas de superficie, con 6 calles de 250m de longitud y otras 6 de 150m. Todas ellas tienen una calzada de 10cm de altura y dos aceras de 5m.

La obra se divide en las siguientes actividades: ACTIVIDADES 1 INST./REPLANTEO 2 DESBROCE 3 MOVIMIENTO TIERRAS 4 ALCANTARILLADO 5 CRUECES DE CALZADAS 6 ZAHORRA NATURAL 7 BORDILLOS Y RIGOLAS 8 REDES DE SERVICIOS 9 HOMIGONADO ACERAS 10 PAVIMENTO CALZADAS 11 PUNTOS LUZ/MOBILIARIO URBANO 12 LIMPIEZA/ACABADOS

DURACIÓN 30 días lab 20 días lab 55 días lab 50 días lab 35 días lab 30 días lab 40 días lab 50 días lab 40 días lab 40 días lab 25 días lab 25 días lab

PRECEDENCIAS 1CC+15 2CC+10 3CC+15 4CC+20 5CC+10 6CC+10 7CC+20 8CC+15 9CC+5 10FC+20 11FF+15

Teniendo en cuenta que las relaciones del tipo 1CC+15 indicarán que el desbroce comenzará 15 días después de que haya comenzado la instalación en obra y el replanteo, 11FF+15 indicará que la limpieza deberá terminar 15 días después de finalizar la instalación de los puntos luz y del mobiliario urbano, etc.

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En MS Excel 2010 vamos a crear una tabla a imagen de la vista Diagrama de Gantt de MS Project 2010, es decir, a la derecha nos quedará el gráfico y a la izquierda nos quedará la tabla de tareas.

Suponiendo que la fecha de inicio del proyecto es el 01 de abril de 2013.

Figura 1-Anexo. Tabla de Tareas. Datos básicos de la obra.

Para calcular las fechas de inicio y fin de cada actividad tendremos en cuenta dos elementos: a. El tiempo de duración de cada actividad (establecido en días laborales) b. La relación de precedencia con respecto a una actividad anterior.

Así, por ejemplo, para calcular las fechas de la instalación y el replanteo tendremos las fórmulas: E5=$D$2; lo que significa que la F.Inicio de esa actividad coincide con la fecha de inicio de la obra.

F5=E5+D5; lo que significa que la actividad terminará 30 después de la fecha de inicio.

Otros ejemplos de fechas son:

- F.Inicio del desbroce: E6=E5+15; lo que significa que comenzará 15 después del comienzo del replanteo.

64

- F.Inicio de los puntos de luz y mobiliario urbano: E15=F14+20; lo que significa que esta actividad comenzará 20 días después de terminar la actividad anterior.

- F.Fin de limpieza y acabados: F16=F15+15; lo que significa que esta actividad deberá finalizar 15 días después de que finalice la anterior independientemente del momento de comienzo. En este caso para el cálculo de la F.Inicio tendremos E16=F16-25, siendo 25 días la duración de esta última actividad.

Una vez generada la tabla, el paso siguiente será dibujar el gráfico.

En esta segunda parte vamos a diseñar las fórmulas que nos permiten generar dos elementos: a. La escala temporal dentro de la cual tenemos: a. Mes. b. Nombre de los días de la semana. c. Días de la semana. b. Las barras del gráfico ESCALA TEMPORAL.

Figura 2-Anexo. Gráfico de Gantt, escala temporal para el mes de abril.



Figura 3-Anexo. Días de la semana en caso de sólo =TEXTO().

Días de la semana:

H4=$D$2, es decir, el primer día será el día de comienzo de la obra (ver Figura 1Anexo, D2 recoge la fecha de inicio de la obra).

H5=H4+1, es decir, el día siguiente tendrá un valor que será el día anterior más 1 (02/04/2013=01/04/2013+1). Arrastraremos esta fórmula por el resto de las celdas para generar el rango de la escala temporal.

65

Para finalizar, le damos un formato de fecha personalizado del tipo “dd” para que aparezcan los días con formato de 2 dígitos.

Observamos además, que los sábados y domingos, que no son días laborales, aparecen sombreados en gris ¿cómo conseguirlo? Podríamos ir buscando uno a uno todos los sábados y domingos y rellenar la celda con un sombreado gris, pero la idea es automatizar lo más posible el proceso para poder usar este diseño como plantilla para proyectos posteriores y que al cambiar la fecha del proyecto se nos adapte todo al nuevo proyecto con el mínimo esfuerzo. Para conseguirlo necesitaremos un Formato Condicional que tendremos que definir de forma personalizada.

Figura 4-Anexo. Pantallas del Formato Condicional de la escala temporal para los fines de semana.

Emplearemos la fórmula =DIASEM(H4;2)>=6 y seleccionaremos un sombreado en el Formato. Esta fórmula devuelve el día de la semana correspondiente al argumento indicado y emplearemos el criterio 1 ó 2 según queramos indicar que la semana empieza en Domingo o en Lunes (1 para Domingo, 2 para Lunes). Como Sábado corresponde al día 6 y Domingo al 7, de ahí que tengamos que indicarle >= 6. La vista previa del Formato nos devuelve el color de sombreado que tendrán las celdas de Sábado y Domingo.

Aplicaremos este formato sobre la celda I4 correspondiente al día 02/04/2013 y, como en los pasos anteriores, arrastraremos y lo aplicaremos a todo el rango de la escala temporal. De esta forma nos aseguramos que se mantienen todas las fórmulas y condiciones aplicadas hasta el momento en todo el rango. Cuando lo apliquemos a la celda H4 deberemos de recuperar su contenido, es decir, H4=$D$2.

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NOTA: Para aplicar todos estos pasos al rango de celdas de la escala temporal no seleccionaremos con el ratón una a una todas las celdas necesarias, sino que lo haremos de forma abreviada con el teclado: CTRL+MAYUS+Flecha de dirección a la derecha para seleccionar todo el rango a la derecha.

CTRL+D para copiar todo el formato al rango seleccionado.



Nombre de los días de la semana:

H3=MAYUSC(IZQUIERDA(TEXTO(H4;"DDDD"))), es decir, queremos que se vea que el 01/04/2013 es lunes, representado por la primera letra en mayúsculas “L”.

- La función TEXTO convierte un valor numérico en texto (ver Figura 3-Anexo) - La función IZQUIERDA devuelve el primer carácter de una cadena de texto - La función MAYUSC pone el texto especificado en mayúsculas Al igual que con la numeración, arrastramos la fórmula por el resto de las celdas para nombrar la escala temporal. 

Mes:

H2=H4, indicando que el mes de trabajo es el mes de ABRIL. A continuación copiaremos esta fórmula y la pegaremos encima de todos los días 01 de cada mes para que nos aparezcan el resto de meses del proyecto. Le daremos, también, un formato de fecha del tipo “mmm-aa”.

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BARRAS DEL GRÁFICO. Ahora que ya tenemos definida la escala temporal, vamos a dibujar el gráfico de Gantt.

Figura 5-Anexo. Gráfico de Gantt.

Para ello necesitamos una fórmula que nos diga qué celdas hay que marcar que se correspondan con los días efectivos de trabajo y de qué color queremos destacar esas celdas. 

Empezaremos por marcar las celdas.

H5=SI(Y($E5<=H$4;$F5>=H$4);"X";""),lo que traducido significa que: si la fecha de inicio de la actividad coincide o es inferior a la fecha en la que estamos, la casilla se marcará con una X indicando que ese día es un día de trabajo efectivo, lo mismo ocurrirá si la fecha de fin coincide con la fecha de la casilla en la que nos encontramos; en caso contrario, la casilla aparecerá desmarcada.

En nuestro ejemplo: como E5 coincide con H5 (ambas son 01/04/2013), entonces se marcará como el primer día de instalación en obra y replanteo. Arrastraremos la fórmula por todo el rango y observaremos que a día 02/05/2013 la celda aparece sin marcar porque el 02/05/2013 es mayor que el último día para realizar esa primera actividad. 

Ahora vamos a rellenar las celdas con un color, por ejemplo el azul.

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De nuevo tendremos que definir un Formato Condicional.

Figura 6-Anexo. Pantallas del formato condicional para las barras del gráfico de Gantt.

Con esta condición estamos diciendo que sólo se rellenarán con color aquellas celdas en las que aparezca escrita una “X”.

El resultado final será el que se muestra en la última imagen.

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Figura 7-Anexo. Programación de la obra de urbanización con MS Excel 2010 similar al resultado que nos daría MS Project 2010 con la vista Diagrama de Gantt.

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