PATRICIA GARCÍA ALONSO 10/04/2017
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Aunque por lo general, los documentos que generamos con MSWord2010 serán documentos que llamaremos documentos pequeños:
Carta
Presupuestos
Fax
Anuncio
Folleto
Currículum
Ilustración 1. Diferentes documentos pequeños que podemos generar con Word2010.
Existirán ocasiones en las que necesitaremos realizar documentos más extensos:
Informes de ventas, de gestión, de personal… con gráficos y tablas, listados, evaluaciones, resultados, comparativas, evoluciones…
Manuales
de
productos,
de
maquinaria,
en
formación…
sobre
uso,
mantenimiento, aplicaciones…
Libro de texto, novelas, históricos…
Para estos casos también emplearemos MSWord2010, que nos permitirá trabajar de forma fácil, cómoda y rápida con la creación de lo que denominamos documento maestro. Trabajaremos bajo el lema de:
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Lo que se traduce en:
Generar una serie de documentos pequeños, conocidos como subdocumentos, que posteriormente, uniremos para crear un único documento más extenso, denominado documento maestro.
Documento Maestro
Subdocumentos
Ilustración 2. Esquema de documento maestro y subdocumentos.
La principal ventaja del documento maestro es que nos permite trabajar con varios documentos más pequeños e independientes lo que los convierte en más fáciles de manejar, en lugar de tener que trabajar con un único documentos extenso, lo que ralentiza el trabajo. Además, de permitirnos reorganizar el contenido del documento final simplemente desplazando los títulos de los subdocumentos adjuntos. La existencia de un vínculo entre el maestro y los subdocumentos permite que:
Toda modificación que desde el documento maestro hagamos al contenido de un subdocumento, modifica de forma inmediata el subdocumento individual asociado, al guardar y actualizar los cambios.
Toda modificación que realicemos en un subdocumento, se cargará directamente en el documento maestro al guardar y actualizar los cambios.
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Los subdocumentos recogerán toda la información correspondiente al grueso del documento final. Por ejemplo:
En una novela, los subdocumentos serán cada uno de los capítulos de la trama.
En un libro de texto, los subdocumentos serán cada uno de los temas de estudio de la materia.
Al documento maestro le añadiremos como elementos de diseño:
Portada
Contraportada
Índice de contenidos
Encabezado y pie de página
Y, según el caso:
Prólogo
Epílogo
Página de cierre con una leyenda que rece: »Esta obra se terminó de escribir/imprimir (en el
taller…) en Asturias a… de… de 2013. « A lo largo de las páginas siguientes, veremos paso a paso, cómo generar nuestro Gran Documento. Desde la creación de los subdocumentos, hasta el montaje final sobre el documento maestro. Todo ello, sin perder de vista dos pasos previos importantes:
Primero: Planificar el trabajo.
- Creación y diseño de subdocumentos. Plantillas y contenidos. - Creación y diseño del documento maestro. Apariencia deseada y montaje final.
- Vista preliminar como revisión del trabajo final.
Segundo: Cómo crear el documento maestro. - A partir de un documento nuevo.
- Convirtiendo en documento maestro un documento ya existente. - Combinando documentos ya existentes para crear un documento maestro. El mecanismo de trabajo es el mismo en los tres casos, con la diferencia de que el primero permite un trabajo totalmente personal y personalizable y en los otros dos trabajamos con documentos que ya nos vienen dados. Para nuestro caso concreto crearemos nuestro documento maestro partiendo de un documento nuevo.
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Resumiendo, diremos que:
Un documento maestro nos permite organizar y mantener un documento extenso en varios documentos separados más pequeños.
El documento maestro y los subdocumentos es
necesario que estén dentro de la misma carpeta para que los vínculos funcionen. Si tenemos que presentar a alguien nuestro documento en un ordenador diferente al que tiene almacenado el documento, deberemos trasladar todos los documentos o bien incorporarlos de
forma permanente al documento maestro generando un único documento más extenso.
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CONTENIDO 2.1. SUBDOCUMENTOS: PLANTILLAS ..................................................................... 7 2.1.1. ESTILO DE TÍTULO............................................................................... 9 2.1.2. ESTILO DE SUBTÍTULO ....................................................................... 15 2.1.3. ESTILO DE CUERPO DEL DOCUMENTO .............................................. 18 2.1.4. BLOQUE DE CONTENIDO ................................................................. 18 2.2. EL DOCUMENTO MAESTRO. ........................................................................ 22 2.3. PORTADA DEL DOCUMENTO. ....................................................................... 27 2.3.1. AGREGAR UNA PORTADA................................................................ 29 2.3.2. DISEÑAR UNA PORTADA................................................................. 30 2.4. ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA. .................................................................. 32 2.4.1. AGREGAR UN ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA ................................. 33 2.5. TABLA DE CONTENIDOS. ............................................................................. 37 INSERTAR UNA TABLA DE CONTENIDO ..................................................... 39 CREAR MARCADORES ............................................................................... 41 TABLA DE CONTENIDO AUTOMÁTICA....................................................... 43
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2.1. SUBDOCUMENTOS: PLANTILLAS
2.1.1. ESTILO DE TÍTULO ......................................................................................... 9 2.1.2. ESTILO DE SUBTÍTULO ................................................................................. 15 2.1.3. ESTILO DE CUERPO DEL DOCUMENTO ......................................................... 18 2.1.4. BLOQUE DE CONTENIDO ........................................................................... 18
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Recuerda:
«Cuando tengas que hacer trabajos muy extensos con Word2010, divide el texto en varios documentos y utiliza un documento maestro para organizarlos.» A lo largo de las próximas páginas vamos a identificar los pasos a dar para la creación de esos pequeños documentos o subdocumentos antes de su incorporación al documento maestro. Como ya se ha indicado, los subdocumentos recogen el grueso del contenido de nuestro trabajo. Eso nos obliga a que tengan la misma estructura y diseño. La forma más rápida de conseguir este efecto es crear una plantilla.
Las plantillas son un tipo especial de documento que contiene los elementos comunes a un grupo de documentos. Son el modelo que permite conseguir un aspecto homogéneo en los documentos que generan.
Para crear la plantilla base de nuestros subdocumentos vamos a definir una serie de estilos:
Estilo de título.
Estilo de subtítulo.
Estilo del cuerpo del documento.
Bloque de contenido para las notas importantes.
Los estilos son agrupaciones de características de formato comunes a secciones del documento, que permiten su aplicación conjunta, evitando tener que
repetir una y otra vez la aplicación de cada característica individual.
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Para ir visualizando el efecto de aplicar los estilos, usaremos un archivo de tipo Lorem Ipsum1. Es importante que el título del subdocumento tenga un estilo de título para, posteriormente, poder crear un índice de contenidos mediante una tabla de contenido (ver punto 2.5. Índice de Contenidos).
Estilo Título para Subdocumento Personal. Estilo Subtítulo para Subdocumento Personal.
Estilo de Cuerpo de Texto para Subdocumento Personal.
Bloque de Contenido para notas importantes. Imagen 1. Diseño de plantilla para subdocumentos con texto Lorem Ipsum para visualizar los efectos.
2.1.1. ESTILO DE TÍTULO
Para definir el estilo del título podemos:
Usar un estilo de los predefinidos por MSWord2010 sin modificar ninguno de sus parámetros.
Usar un estilo predefinido, pero modificando alguno de sus parámetros como tipo de letra, tamaño de la letra o color del texto.
Crear un estilo propio personalizado.
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Lorem Ipsum es simplemente el texto de relleno de las imprentas y archivos de texto. Lorem Ipsum ha sido el texto de relleno estándar de las industrias desde el año 1500, cuando un impresor desconocido usó una galería de textos y los mezcló de tal manera que logró hacer un libro de textos espécimen. No sólo sobrevivió 500 años, sino que también ingresó como texto de relleno en documentos electrónicos, quedando esencialmente igual al original. Fue popularizado en los 60s con la creación de las hojas "Letraset", las cuales contenían pasajes de Lorem Ipsum, y más recientemente con software de autoedición, como por ejemplo Aldus PageMaker, el cual incluye versiones de Lorem Ipsum. (Ref: http://es.lipsum.com/)
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Vamos
a
crear nuestro
estilo
de
título
personalizado
que
denominaremos
TítuloSubdocPersonal. Para crear un nuevo estilo trabajaremos con las opciones del grupo de trabajo de Estilos, dentro de la cinta de opciones de Inicio.
Imagen 2. Opciones de Estilos dentro de la cinta de opciones de Inicio.
El primer bloque de elementos nos permite aplicar los llamados estilos rápidos que son los estilos que por defecto tiene creados MSWord2010. Nos muestra el nombre del estilo y una visualización del resultado.
El botón Cambiar estilos nos permite realizar modificaciones en los estilos aplicados en nuestro documento. Dentro de estas modificaciones tenemos:
Conjunto de Estilos, que nos permite aplicar un estilo general de presentación a todo el documento, sin modificar ni el tipo de fuente, ni el tamaño de la fuente, ni los colores del texto.
Colores, que nos permite modificar el color del texto para aquellos elementos donde tengamos aplicado un estilo de título o subtítulo, manteniendo el resto del
documento sin modificaciones. Fuentes, que nos permite modificar el tipo de letra para todo el documento con un solo clic.
Espaciado entre párrafos, que nos permite modificar el espaciado de todos los párrafos del documento con un solo clic.
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Imagen 3. Opciones de Conjunto de Estilos del botรณn Cambiar Estilos.
Imagen 4. Opciones de Colores del botรณn Cambiar Estilos.
Imagen 5. Opciones de Fuentes del botรณn Cambiar Estilos.
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Imagen 6. Opciones de Párrafo del botón Cambiar Estilos.
Por último, en la esquina inferior derecha del grupo de trabajo Estilos, tenemos un botón que, haciendo clic en él, nos da acceso a la Ventana Estilos.
Desde esta ventana crearemos nuestros estilos personales.
Imagen 7. Ambas imágenes muestran la Ventana de Estilos. La primera nos indica el tipo de estilo rápido aplicado y la segunda nos muestra cómo quedará cada estilo al aplicarlo a un determinado texto. Para conseguir esta segunda ventana tenemos que activar la casilla de Mostrar vista previa, de la parte inferior.
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Para crear un estilo nuevo, hacemos clic en el botón Nuevo Estilo situado en la parte inferior de la anterior ventana. Lo primero será definir las características del texto de nuestro título.
Imagen 8. Cuadro de diálogo de Fuente.
Para ello, abrimos el cuadro de diálogo de Fuente e indicamos:
Tipo de Fuente (BeautySchoolDropoutII).
Estilo de fuente (Normal).
Tamaño de fuente (36).
Color de fuente (Azul oscuro Texto 2)
Subrayado (ninguno).
Efectos (Mayúsculas).
Como se puede observar, son exactamente los mismos elementos que tenemos en el grupo de trabajo de Fuente de la cinta de opciones de Inicio. El paso siguiente será definir las características del párrafo. Y lo haremos de forma similar, en este caso desde el cuadro de diálogo de Párrafo:
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Imagen 9. Cuadro de diálogo de Párrafo
Alineación (justificada).
Sangrías (ninguna).
Espaciado (posterior 15 pto).
Interlineado (sencillo).
Vamos a ponerle ahora un borde inferior a nuestro título ( ver título de cada capítulo de
este manual). En este caso será un borde inferior (Personalizado) de ancho ½ pto y del mismo color que el texto (azul oscuro texto 2) y se lo aplicamos al párrafo.
Imagen 10. Cuadro de diálogo de Bordes y Sombreado.
Definidos todos los parámetros necesarios, ya podemos crear nuestro estilo de título personalizado.
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Botones de acceso rápido a los parámetros de fuente y de párrafo. Visualización de los cambios definidos y leyenda de los parámetros aplicados.
Imagen 11. Cuadro de diálogo para crear y modificar nuestro estilo de título.
Nombre: TítuloSubdocPersonal (Nombre con el que se guardará y se identificará nuestro estilo de título para esta plantilla).
Tipo de estilo: Párrafo.
Estilo basado en: Título 1 (Recordemos que es necesario un estilo de título para crear una tabla de contenido)
Estilo de párrafo siguiente: CuerpoSubdocPersonal (Nombre con el que se identificará el estilo personal que crearemos para el cuerpo del documento basado en esta plantilla. Ver punto 2.1.3. Estilo de cuerpo del documento)
Finalmente, marcaremos las opciones de la parte inferior del cuadro de diálogo:
Agregar a la lista de estilos rápidos , para acceder y aplicar el estilo con un solo clic.
Documentos nuevos basados en esta plantilla, para indicar que nuestro estilo sólo será aplicable si usamos la plantilla en la que se ha creado, pero no para otras plantillas de Word2010 (para comprobarlo abre un nuevo documento de
Word2010 y verás que los estilos personales que estamos creando no aparecen). 2.1.2. ESTILO DE SUBTÍTULO
Para definir el estilo del subtítulo podemos, al igual que con el título:
Usar un estilo de los predefinidos por Word2010 sin modificar ninguno de sus parámetros.
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Usar un estilo predefinido, pero modificando alguno de sus parámetros como tipo de letra, tamaño de la letra o color del texto.
Crear un estilo propio personalizado.
Vamos a crear nuestro estilo de subtítulo personalizado que denominaremos SubtítuloSubdocPersonal. Para ello seguimos los mismos pasos que en el caso del estilo del título.
Formato de fuente.
Fuente: LuzSans-Book Estilo de fuente: Negrita Cursiva Tamaño: 10 Color de fuente: Azul Énfasis 1
Formato de párrafo.
General: Alineación: izquierda Sangría: Izquierda: 1,65 cm Derecha: 1,65 cm Interlineado: Múltiple 1,15 Espaciado: Anterior: 10 pto Posterior: 14 pto
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Bordes y sombreado.
Bordes: Valor: Personalizado Estilo: Línea continua Color: Azul Énfasis 1 Aplicar a: Párrafo
Y por último, crearlo.
Imagen 12. Cuadro de diálogo para crear y modificar nuestro estilo de subtítulo. Los parámetros generales son los mismos que para el estilo del título.
De forma similar a como nos ocurría con el título, el subtítulo está basado en un estilo de subtítulo lo que nos permitirá agregarlo también de forma inmediata a la tabla de contenido con la que diseñaremos el índice de nuestro gran documento.
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2.1.3. ESTILO DE CUERPO DEL DOCUMENTO
Para definir el estilo que vamos a aplicar al cuerpo del documento tenemos que definir los parámetros para:
El formato del texto:
- Tipo de letra: LuzSans-Book - Tamaño de letra: 11pto. - Color del texto: Automático (color negro que por defecto se utiliza en los textos de Word2010 y en todas las versiones anteriores).
El formato del párrafo:
- Espaciado: Posterior 10 pto. - Interlineado: Múltiple 1,15. - Alineación: Justificado.
Imagen 13. Cuadro de diálogo para crear y modificar nuestro estilo para el cuerpo del documento. Los parámetros generales son los mismos que para los estilos de título y subtítulo. Lo denominaremos CuerpoSubdocPersonal.
En este caso nos basamos en un estilo de tipo normal porque no se va a agregar a la tabla de contenidos al crear el índice. 2.1.4. BLOQUE DE CONTENIDO
Podemos definir los bloques de contenido o bloques de creación como elementos de texto y gráficos, que son almacenables para su posterior utilización en uno o varios documentos. Son partes de contenido reutilizables y que se almacenan en diferentes galerías.
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Son ejemplos de bloques de creación:
Cubiertas para trabajos.
Cabeceras y pies de páginas.
Tablas. Cajas de texto.
Marcas de agua.
Autotextos.
Etc…
Nosotros vamos a crear nuestro propio bloque de contenido, que denominaremos
Importante, y que utilizaremos a la hora de destacar determinadas notas aclaratorias que consideremos importantes dentro de nuestro documento. Primero creamos el texto o el gráfico que vamos a guardar como bloque de creación reutilizable y lo seleccionamos.
Ejemplo: Cuadro de texto con un borde doble en azul énfasis 1 y sin relleno y de tamaño 5x11 cm. El texto de su interior será LuzSans-Book tamaño 11 y de color azul énfasis 1 y en negrita. Párrafo múltiple de 1,15 y con un espaciado posterior de 10 pto. Y llevará un símbolo de exclamación del mismo tono azul. Agruparemos todo el conjunto para convertirlo en un elemento único.
Imagen 14. Ejemplo de elemento que se convertirá en bloque de creación o bloque de contenido reutilizable.
Para guardar el formato incluyendo la sangría, la alineación, el interlineado y la paginación con el elemento, deberemos incluir la marca de párrafo2 en la selección. El paso siguiente, con el gráfico anterior seleccionado, será desplegar el botón de Elementos rápidos del grupo de opciones de Texto dentro de la cinta de opciones de Inicio.
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Para abrir o cerrar la presentación de las marcas de párrafo hay que hacer clic en el botón de Mostrar
todo
del grupo Párrafo en la cinta de opciones de Inicio.
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Y seleccionamos Guardar selección en una galería de elementos rápidos. Escribiremos un nombre descriptivo ( Importante) en el cuadro de diálogo Crear nuevo bloque de creación, seleccionaremos la galería en la que deseamos
que
(Elementos
rápidos),
categoría (Personal),
o
aparezca
creamos una
una una
descripción
(Recuadro de notas importantes
para manuales) y la plantilla en la que se va a guardar (Building Blocks.dotx3). Para insertar un bloque de creación dentro del documento sólo tendremos que desplegar el botón de Elementos rápidos y seleccionar el bloque deseado.
Imagen 15. Cuadro de diálogo Crear nuevo bloque de creación.
Ahora ya tenemos todos los elementos que definirán el aspecto de nuestros subdocumentos (ver resultado en Imagen 1, al comienzo de este capítulo). Lo siguiente es guardar el documento sobre el que hemos trabajado como plantilla y habremos terminado. Para crear la plantilla: Archivo – Guardar Como – Y seleccionamos la opción de Plantilla de Word (*.dotx). Vamos a nombrar nuestra plantilla como SubdocPlantilla.dotx. A partir de ahora, sólo tendremos que abrir la plantilla, escribir el contenido del documento que vamos a generar y desde el cuadro de diálogo de Guardar Como, guardar nuestro documento con un nombre y de tipo Documento de Word (*.docx).
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La plantilla BuildingBlocks.dotx nos permite, a diferencia de lo que teníamos con los estilos de título, subtitulo y texto, poder utilizar este bloque de contenido en cualquier documento, ya sea uno que se base en este plantilla que estamos creando o en cualquier otra plantilla de documentos que tengamos en Word2010, sea personal o sea de las que ya tiene creadas el programa.
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Imagen 16. Cuadro de diรกlogo de Guardar Como.
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2.2. EL DOCUMENTO MAESTRO. Una vez que tengamos creados los subdocumentos que corresponden a cada capítulo de nuestro documento/libro/proyecto/informe, tendremos que incluirlos en el Documento Maestro y crear así el documento único final. Para trabajar con un Documento Maestro, cambiaremos del modo Vista Diseño de
Impresión al modo Vista Esquema. Este modo de vista lo utilizaremos para crear o abrir los subdocumentos o para organizar el contenido de nuestro Documento Maestro. Podemos cambiar el orden de los subdocumentos, crear subdocumentos nuevos, eliminar los que tengamos insertados… Podemos crear un Documento Maestro de tres formas diferentes:
Creándolo a partir de un documento nuevo.
Convirtiendo un documento que ya tenemos creado en documento maestro.
Combinando documentos existentes para crear un documento maestro nuevo.
Nosotros vamos a crear nuestro Documento Maestro a partir de un documento nuevo y para ello trabajamos desde la Vista Esquema.
Para cambiar las vistas del documento los hacemos desde la cinta de tareas Vistas. Y dentro de ésta, trabajaremos con las opciones del primer grupo de Opciones denominado Vistas de documentos. Escogemos como vista Esquema.
La imagen siguiente muestra las opciones de la vista Esquema.
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Los pasos para crear nuestro Documento Maestro: 1º. Activar el botón Mostrar documento para que nos aparezcan las opciones para Insertar los subdocumentos previamente creados o para Crear un subdocumento nuevo directamente desde el Documento Maestro.
2º. En nuestro caso vamos a diseñar nuestro Documento Maestro a partir de los subdocumentos previamente creados, así que trabajaremos con el botón de
Insertar. Insertar busca un archivo existente para insertar como subdocumento.
En caso de que al insertar un documento nos aparezca un mensaje como el de la imagen marcaremos “No” o “No a todo” para mantener los estilos que hemos creado para nuestros subdocumentos de manera que se mantengan en nuestro
Documento Maestro.
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3º. Cada vez que insertamos un subdocumento, Word lo encierra en un recuadro de forma que puedas, visualmente, saber qué parte del contenido pertenece al
Documento Maestro y qué parte a cada uno de los subdocumentos.
Cada vez que insertamos un subdocumento nuevo, este aparece precedido de un cuadro o Icono de Subdocumento en la esquina superior izquierda y que nos permite seleccionar el texto de cada subdocumento. 4º. Cuando tengamos terminada la combinación de nuestro Documento Maestro, accederemos a la opción de Guardar como dentro de las opciones del menú Archivo.
El botón Cerrar Viste Esquema cierra la vista esquema y vuelve a editar el documento en vista Diseño de Impresión o Vista Normal. Cuando insertamos subdocumentos, en la cinta de opciones de Vista Esquema se nos van activando nuevas funciones.
Contraer documentos. Al contraer subdocumentos, éstos aparecen como hipervínculos que indican la situación exacta del subdocumento en el ordenador. Si pinchamos sobre cualquiera de los hipervínculos se abrirá el subdocumento correspondiente. Los subdocumentos cuando se muestran como hipervínculos están siempre bloqueados.
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Pulsando el botón Expandir subdocumentos se vuelven a desplegar todos los subdocumentos mostrando su contenido.
Bloquear documentos. Bloquea vínculos de subdocumentos para que los futuros cambios no se propaguen a los subdocumentos. El bloqueo permite que si diferentes personas trabajan sobre un mismo documento, los subdocumentos bloqueados aparecen como archivos de sólo lectura y no podrán modificarse hasta que sean desbloqueados. Cuando un documento está bloqueado, viene identificado con un candado
Si realizamos modificaciones sobre los subdocumentos de forma individual, los cambios se aplican directamente sobre el Documento Maestro al que están vinculados, siempre y cuando se mantengan dichos vínculos.
Si quieres que el texto de un subdocumento forme parte del Documento Maestro, selecciona el subdocumento desde el Icono de Subdocumento y haz clic en Desvincular.
Otra opción de trabajo es Dividir subdocumentos. Esta opción nos permite dividir un subdocumento es dos distintos. Para ello situamos el cursor en el punto en el que queremos realizar la división. Una vez dividido, cuando guardemos el Documento
Maestro se creará un archivo para guardar el nuevo subdocumento creado.
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Para eliminar un subdocumento no necesitamos eliminar el archivo original. Sólo tenemos que seleccionarlo dentro del Documento Maestro y pulsar la tecla de suprimir. Se eliminará el subdocumento y su contenido del Documento Maestro. El archivo original del subdocumento seguirá existiendo donde lo tengamos guardado, pero sin pertenecer al Documento Maestro.
CONSEJO: Cuando guardes un Documento Maestro es aconsejable que hagas una copia manteniendo los hipervínculos y una copia del mismo donde los subdocumentos formen parte del Documento Maestro Desvinculando los hipervínculos. Este último será el documento definitivo.
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2.3. PORTADA DEL DOCUMENTO.
2.3.1. AGREGAR UNA PORTADA .......................................................................... 29 2.3.2. DISEÑAR UNA PORTADA ........................................................................... 30
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Una vez que tenemos montando nuestro documento maestro según lo indicado en el punto 2.2. El Documento Maestro de este manual, damos un paso más y le colocamos los elementos de diseño que nos faltan.
LA PORTADA. El encabezado y pie de página.
La tabla de contenidos.
Todos estos elementos los incluiremos directamente en el documento maestro, pues son elementos comunes a todo el trabajo. Empezaremos en este punto con el DISEÑO DE LA PORTADA.
Consideraremos la portada de un documento como el elemento que nos sirve de presentación y de primera impresión de dicho documento. El diseño de la portada tiene que ser acorde con el
contenido del documento al que acompaña.
A la hora de diseñar nuestra portada deberemos tener presenta que los datos básicos y mínimos que deben aparecer en ella son:
El título del trabajo, informe o documento que estamos creando.
El subtítulo, si es que existiera uno. Con un tipo de letra o tamaño diferente al del título para distinguirlos.
Ambos elementos deberán ser cortos y claros.
El nombre del autor o autores del trabajo.
El año y la versión del documento. Estos datos nos permitirán identificarlo frente a revisiones y modificaciones posteriores o anteriores.
Y en caso de que fuera necesario, se incluiría también el nombre de la institución a la que pertenece, por ejemplo, cuando estamos hablando de una tesis doctoral, la Facultad, o de un informe de resultados, la Organización, o el nombre de la editorial cuando hablamos, por ejemplo, de una novela. Existen dos formas de crear nuestra portada:
A través de las portadas que tiene prediseñadas Word2010.
Creando nuestra propia portada.
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2.3.1. AGREGAR UNA PORTADA
Word2010 nos presenta una serie de portadas prediseñadas para aplicar a nuestro trabajo. Lo único que tenemos que hacer es elegir una portada y cambiar el texto de ejemplo por el texto de nuestro trabajo. Cuando insertamos una portada con este sistema, no importa en qué parte del documento tengamos situado nuestro cursor porque siempre nos la sitúa al comienzo del documento. Si la vamos a diseñar manualmente desde el principio, entonces tendremos que situar el cursor al comienzo del documento. Para insertar una portada, lo haremos desde la cinta de opciones de Insertar, en el grupo de trabajo de Páginas, desplegando el botón de Portada.
Imagen 17. Grupo de trabajo Páginas de la cinta de opciones Insertar.
Nos aparecerá la galería de portadas que tiene predefinidas Word2010 donde haremos clic en la portada que más nos guste y que más se adapte al tema de nuestro trabajo. Ya tenemos insertada la portada.
Imagen 18. Galería de portadas prediseñadas.
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Imagen 19. Ejemplo de portada insertada con el texto de ejemplo y la misma portada con el texto modificado.
Después de insertar nuestra portada, ahora vamos a sustituir el texto. En la portada de la imagen 3 tenemos 4 zonas de escritura. Sólo tenemos que hacer clic en cada una de ellas para activarla y poder escribir:
La zona del título del documento.
La zona del subtítulo del documento.
La zona para una descripción del trabajo.
La fecha de realización del trabajo.
Si insertamos una nueva portada, ésta sustituirá a la primera portada creada de forma automática. Si lo que queremos es eliminar la portada, en la parte inferior de la galería de imágenes del botón de Portada tenemos la opción de Quitar portada actual. Haremos clic en ella y la portada se eliminará. 2.3.2. DISEÑAR UNA PORTADA
Diseñar una portada es tan sencillo como insertar una hoja en blanco al principio del documento, desde el grupo de trabajo de Páginas en la cinta de opciones de Insertar haciendo clic en el botón Página en blanco, e ir insertando los elementos necesarios para su composición: cuadros de texto, imágenes, líneas, formas varias, etc…
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Esta portada, por ejemplo, tiene dos cuadros de texto:
“Divide y Vencerás”
“1ª parte”
Dos líneas dibujadas, una debajo de cada cuadro de texto. Una
imagen
colocada
en la
esquina inferior derecha con los colores
difuminados
y
girada
parar incorporarla en la esquina de la hoja.
Imagen 20. Ejemplo de portada de diseño personal.
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2.4. ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA.
2.4.1. AGREGAR UN ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA ........................................... 33
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Una vez que tenemos montando nuestro documento maestro según lo indicado en el punto 2.2. El Documento Maestro de este manual, damos un paso más y le colocamos los elementos de diseño que nos faltan.
La portada. EL ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA.
La tabla de contenidos.
Todos estos elementos los incluiremos directamente en el documento maestro, pues son elementos comunes a todo el trabajo. En este punto hablaremos del ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA.
Los encabezados y pies de página son áreas de los márgenes superior, inferior y laterales de cada página de un documento.
Al igual que ocurre con la portada, existen dos formas de crear un encabezado y pie de página:
A través de los predefinidos de Word2010.
Creando uno personalizado. 2.4.1. AGREGAR UN ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA
Como con las portadas, Word2010 nos presenta una serie de encabezados y pies de página prediseñados para aplicar a nuestro trabajo. Lo único que tenemos que hacer es elegir uno y cambiar el texto de ejemplo por el texto de nuestro trabajo. Para insertar uno de estos elementos, lo haremos desde la cinta de opciones de Insertar, en el grupo de trabajo de Encabezado y pie de página, desplegando el botón correspondiente:
Encabezado. Generalmente ubicado en el margen superior de la página.
Pie de página. Generalmente ubicado en el margen inferior de la página.
Número de página. El número de página lo podemos poner al principio de la página o al final. En esta versión de Word también se nos permite colocar el número de página en los márgenes izquierdo o derecho.
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La diferencia entre insertar un pie de página o insertar un número de página está en que en el pie de página puedes insertar números de páginas, la hora, la fecha, un logotipo, el título del documento, el nombre del autor, la versión del documento…, lo mismo que en el encabezado. Mientras que si insertamos número de página sólo estamos paginando el documento.
Imagen 21. Grupo de trabajo de Encabezado y pie de página de la cinta de opciones de Insertar.
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Cuando activamos cualquiera de los botones de Encabezado y Pie de página, se nos abre la cinta de opciones de Herramientas para Encabezado y pie de página.
Imagen 22. Herramientas para el Encabezado y pie de página.
Si en la primera página queremos un encabezado o pie de página diferente al resto del documento o simplemente lo queremos en blanco, sólo tenemos que marcar la opción de Primera página diferente, en el grupo de trabajo Opciones de Herramientas para encabezado y pie de página. Lo mismo si queremos las páginas pares de una manera y las impares de otra, por ejemplo que las pares tengan la paginación a la derecha y las impares a la izquierda o que las pares tengan el nombre del documento y las impares el del capítulo en el que nos encontramos.
Si hemos terminado con el Encabezado y queremos pasar al pie de página, o viceversa, sólo tendremos que hacer clic en el botón de Ir al pie de página o Ir al encabezado, ambos dentro del grupo de trabajo de Navegación en la cinta de opciones de Herramientas para encabezado y pie de página.
Cuando terminemos de diseñar nuestro encabezado y nuestro pie de página cerraremos la edición de dichos elementos en el botón de Cerrar encabezado y pie de página que es el último botón de las Herramientas para encabezado y pie de página.
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Cuando queramos eliminar un encabezado o un pie de página de un documento sólo tenemos que desplegar el botón correspondiente y hacer clic en:
Quitar encabezado.
Quitar pie de página.
Quitar número de página.
Dentro de estos elementos se puede trabajar con las herramientas de texto que tenemos en la cinta de opciones de Inicio como trabajamos con el resto de texto de nuestro documento. Si le insertamos imágenes o formas básicas, se nos activarán las Herramientas de dibujo que nos permitirán trabajar como en cualquier otra parte del documento. Otra forma de editar el encabezado y/o el pie de página es haciendo doble clic en el área donde irá cada uno de estos elementos. De esta forma lo editamos directamente en blanco pudiendo diseñar uno de forma personalizada sin recurrir a los predefinidos.
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2.5. TABLA DE CONTENIDOS.
INSERTAR UNA TABLA DE CONTENIDO ................................................................ 39 CREAR MARCADORES .......................................................................................... 41 TABLA DE CONTENIDO AUTOMÁTICA ................................................................. 43
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Una vez que tenemos montando nuestro documento maestro según lo indicado en el punto 2.2. El Documento Maestro de este manual, damos un paso más y le colocamos los elementos de diseño que nos faltan.
La portada. El encabezado y pie de página.
LA TABLA DE CONTENIDOS.
Todos estos elementos los incluiremos directamente en el documento maestro, pues son elementos comunes a todo el trabajo. En este punto hablaremos de la TABLA DE CONTENIDOS. Word nos permite generar de forma automática una tabla de contenidos en la que se recogen los capítulos, apartados o epígrafes en los que se va a organizar nuestro documento, junto con la página en la que cada uno de estos elementos se encuentra recogido. Las tablas de contenidos nos van a facilitar la lectura de los documentos. En el caso de los documentos electrónicos, las tablas de contenidos recogen, además, los enlaces a cada uno de los elementos en los que se organiza el documento. Las tablas de contenidos se pueden ir elaborando con el documento o se pueden generar al finalizar de la redacción del mismo. Es recomendable generarlas al final, porque en un documento bien estructurado y bien planificado, la tabla de contenidos nos permite localizar rápidamente cualquier parte del documento. En el manual que tienes entre tus manos, existen varias Tablas de Contenidos:
Una tabla genérica a modo de índice del manual.
Una tabla al comienzo de la segunda parte “Mi documento maestro”.
Algunas tablas de contenido internas a lo largo de los diferentes capítulos en los que se estructura la segunda parte.
Vamos a ver cómo se ha diseñado cada una de esas Tablas de Contenidos.
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INSERTAR UNA TABLA DE CONTENIDO
Cuando queremos insertar una Tabla de Contenidos lo haremos desde la cinta de opciones de REFERENCIAS.
Concretamente desde el bloque de opciones de TABLA DE CONTENIDO.
Tenemos tres elementos de trabajo: 1. Tabla de contenido. Nos permite crear una tabla de contenidos (índice del libro) de forma automática ya que nos da una serie de opciones predefinidas de formato.
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En este cuadro tenemos la opción Insertar Tabla de Contenido que nos permite crear un estilo personalizado a nuestra tabla de contenidos si no queremos usar uno de los predefinidos (formato, número de niveles, numeración, relleno…)
2. Agregar texto. Que nos permite mostrar cuántos niveles queremos dentro de nuestra tabla de contenidos e incluso nos permite definir aquellos elementos que no queremos que aparezcan.
3. Actualizar tabla. Para actualizar de forma automática contenidos (Actualizar toda la tabla –actualiza contenidos y numeración) o renumerar (Actualizar sólo los números de página) los ya existentes. Se empleará cada vez que hagamos cambios en nuestro documento sin necesidad de volver a crear la tabla desde el principio.
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Una vez creada la tabla podemos darle formato al texto o podemos introducir nuevos elementos. Para poder crear una tabla de contenidos de forma automática necesitaremos que los títulos y subtítulos de nuestros apartados estén creados con estilos de títulos y subtítulos (Ver 2.1. Subdocumentos: Plantillas). También podemos crear elementos de las tablas de contenido a través de los marcadores. CREAR MARCADORES
1º. Tendremos que seleccionar la parte del texto o el elemento que queremos convertir en un marcador. Por ejemplo, imaginemos que queremos convertir en marcador un cuadro con información destacada. Seleccionamos el cuadro que nos interesa.
2º. Poner un nombre o descriptor al marcador. Para ello trabajaremos con el bloque de opciones Vínculos. Y dentro de éstas, con el botón de Marcador.
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Nos aparecerá un cuadro de diálogo donde indicaremos el identificativo del marcador, pincharemos en el botón de Agregar y ya tenemos nuestro marcador creado.
De igual manera, si queremos eliminar un marcador creado, sólo tendremos que seleccionar el nombre y pinchar en el botón de Eliminar. 3º. Asociarlo mediante hipervínculo. Nos situamos en la parte de nuestra tabla de contenido dónde queremos que aparezca el enlace al marcador, escribimos la descripción que le vamos a poner y creamos el hipervínculo. Dentro de Insertar Hipervínculo, nos vamos a la opción de Lugar de este documento y en la pantalla de la derecha ya nos aparecen los marcadores creados. Seleccionamos el que nos interesa y ya tenemos nuestro enlace creado. Ya sólo nos queda Aceptar para guardar el hipervínculo.
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El paso final será darle formato al texto para agregar el número de página y que tenga un aspecto similar al del resto de la tabla de contenido.
Vemos que al pasar el curso sobre el nuevo texto nos indica que tiene un enlace, lo mismo que si pasáramos el curso por el resto de textos de nuestra tabla de contenidos.
Esta opción de los marcadores podemos usarla para crear todo tipo de hipervínculos dentro de nuestro documento, además de para las tablas de contenido. Por ejemplo, para indicar un enlace a un gráfico, a una tabla, a una imagen o a cualquier otra parte de nuestro documento convirtiéndolo en un documento interactivo.
Vamos ahora a ver otra forma de crear una Tabla de Contenido, esta vez de forma más automática.
TABLA DE CONTENIDO AUTOMÁTICA
En los párrafos anteriores insertamos una tabla de contenido para uno de los apartados de la segunda parte de nuestro manual. Vamos a insertar ahora una tabla de contenido para un documento más extenso, por ejemplo, para toda la segunda parte de nuestro manual. Ya tenemos los títulos y subtítulos creados con los estilos adecuados. Para asegurarnos que en nuestra tabla de contenido salgan los títulos de todos los apartados, en Agregar Texto comprobamos que la opción Nivel 1 está activada. Si no lo está la marcamos.
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A continuación, situamos el cursor en la zona dónde queremos que aparezca nuestra tabla de contenido, y como en el caso anterior, trabajamos desde la cinta de opciones REFERENCIAS, en el grupo de botones de TABLA DE CONTENIDO y desde el desplegable de Tabla de contenido, seleccionamos el formato predefinido que más nos guste, por ejemplo, el primero Contenido. Sólo nos queda revisar los formatos de los textos para que estén todos iguales y ya tenemos nuestro índice general.
Los textos aparecen sombreados indicando que tienen hipervínculos a diferentes partes de nuestro documento. Como en el caso anterior, cuando hagamos modificaciones en el documento, podremos actualizar toda la tabla o sólo los números de páginas. Si
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tenemos que actualizar toda la tabla en algĂşn momento, revisaremos el formato de los textos para que queden todos iguales.
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