N° d'agrément P911177
Belgique – België P.P. - P.B. 7100 LA LOUVIERE CENTRE
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Trimestriel – 3e année Juillet, août, septembre 2012
Bulletin d'information – Bureau-tic asbl – Éditeur responsable: L. Debaisieux, Président Siège social: rue de Molenbeek 72 – BE-1020 BRUXELLES – Adresse postale: BP 126 – BE-7100 LA LOUVIERE – BELGIQUE
ASSOCIATION INTERRÉSEAUX ET INDÉPENDANTE
Certains documents publiés dans ce trimestriel sont proposés sous licence Vous êtes libres …
de reproduire et communiquer cette création à vos élèves.
Selon les conditions suivantes …
Paternité – Vous devez citer Bureau-tic asbl et le nom de l'auteur original de la manière indiquée par l'auteur de l'œuvre ou le titulaire des droits qui vous confère cette autorisation (mais pas d'une manière qui suggérerait qu'ils vous soutiennent ou approuvent votre utilisation de l'œuvre).
Enseignement – Vous ne pouvez exploiter cette création que dans le cadre scolaire, avec vos élèves. Il ne vous est pas autorisé de reproduire et/ou diffuser, intégralement ou pas, cette création auprès du public (quelle que soit la forme de diffusion).
Pas d'utilisation commerciale – Vous n'avez pas le droit d'utiliser cette création à des fins commerciales. Pas de modification – Vous n'avez pas le droit de modifier, de transformer ou d'adapter cette création (à l'exception des éventuelles dates, dans les énoncés, qui peuvent être adaptées).
Bureau-tic est une association sans but lucratif interréseaux et indépendante – Administrateurs Président
Vice-président & Trésorier
Secrétaire
Secrétaire-adjointe
Ludovic Debaisieux
Carmelo Pirrello
Isabelle Bourlez
Naïma Kaddouri
Règles typographiques et de disposition de documents issues des normes belges officielles, notamment: NBN Z 01-002, Classification et frappe de documents, 3e édition, septembre 2002
Adresse postale
Siège social
Contact
Magazine Mise en page: Carmelo Pirrello
BP 126
Rue de Molenbeek 72
+32 (0)497 71 71 63
BE-7100 LA LOUVIÈRE
BE-1020 BRUXELLES
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Editeur responsable: Ludovic Debaisieux
À partir d'un Smartphone, le code QR de Bureau tic redirige l'utilisateur vers son site internet: www.bureau tic.be. Comment procéder? Il suffit de lancer l'application QR de votre Smartphone et de photographier le code imprimé ci-dessus afin d'être automatiquement redirigé vers notre site internet. © 2010-2012 Bureau-tic asbl
Bureau-tic – Une association pour les professeurs de secrétariat-bureautique
Septembre 2012: c'est la rentrée des classes! Reposée et motivée, notre équipe de professeurs bénévoles reprend du service pour – toujours – vous proposer un maximum de ressources pédagogiques originales. Voyez plutôt: un dossier sur la gestion du courrier en entreprise, un autre sur le CV et la lettre de candidature, bien d'autres exercices et beaucoup d'informations pratiques! Bref, voici encore un numéro riche en outils exclusifs et forts utiles!
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Comme l'an passé, nous avons souhaité mettre à l'honneur les jeunes professeurs qui se sont vus diplômés par les hautes écoles. En page 31, trois établissements vous présentent leurs bacheliers. Après vous avoir invités à découvrir le sommaire de ce numéro, il me reste à vous souhaiter une excellente année scolaire. L. Debaisieux Président
www.bureau-tic.net Bureau-tic a adopté une charte graphique contrastée pour faciliter votre travail de reproduction.
SOMMAIRE Information – La mémoire ............................................................................................................... Théorie – Word 2010: insertion de l'image ...................................................................................... Exercice – Encoder et disposer du courrier (avec insertion d'images) .............................................. Information – Affiliation 2012 ......................................................................................................... Dossier – La réception et l'expédition du courrier ........................................................................... Exercice – Printemps et fils: réception du courrier ........................................................................... Exercice – Printemps et fils: expédition du courrier ......................................................................... Exercice – Affranchir le courrier ...................................................................................................... Exercice – Les périphériques ........................................................................................................... Dossier – Le curriculum vitae et la lettre de motivation ................................................................... Information – De plus en plus de Belges partent à l'étranger ........................................................... Information – Le Belge postule par e-mail ....................................................................................... Information – L'entretien d'embauche: sachez vous vendre ............................................................ Information – Hautes écoles: jeunes diplômés ................................................................................ Information – L'ISPG déménage! ..................................................................................................... Exercice – Mise au propre d'un horaire de classe ............................................................................ Exercice – Intercalaires et séparations de cours .............................................................................. Exercice – Mise au net de documents raturés ................................................................................. Découvrez le sommaire de toutes nos éditions précédentes sur www.bureau-tic.net
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LA MÉMOIRE Guide pratique du prof (Ed. Plantyn): extrait
Processus
Les types de mémoires
LA MEMOIRE IMMEDIATE
LA MEMOIRE DE TRAVAIL
LA MEMOIRE A LONG TERME
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WORD 2010: INSERTION DE L'IMAGE Document proposé par Naïma Kaddouri
Insérer une image 1
Placez ...
2
Dans l'onglet ...
3
La boîte
Ici, trois sous-dossiers images sont enregistrés.
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Insérer des Cliparts
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Modifier l'habillage
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ENCODER ET DISPOSER DU COURRIER Document proposé par Carmelo Pirrello
Compétences mobilisées Technicien de bureau: 5.3.2 – 5.3.3
Mise en situation Vous travaillez à 7512
Courrier n° 1
Insérez judicieusement l'annexe 1
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Courrier n° 2
Insérez l'annexe 2 – Insérez l'annexe 3 – Insérez l'annexe 4
AFFILIATION 2012 Toute affiliation à Bureau-tic asbl est valable pour l'année civile en cours. Le montant des cotisations, pour l'année 2012, est fixé comme suit:
adhérent domicilié en Belgique (affiliation après le 31 janvier 2012) ...................................... € 20 adhérent domicilié dans un autre pays (Europe) .................................................................... € 30 adhérent domicilié dans un autre pays (Reste du monde) ...................................................... € 40
Ce montant est à verser sur le compte de l'association. Indiquez en communication "Affiliation 2012 + Prénom et Nom" (IBAN BE19 3630 6838 2212 – Code BIC de ING BBRUBEBB). Vous n'étiez pas membre en 2011? Après avoir effectué votre paiement, complétez notre formulaire d'adhésion (formulaires "online" et PDF à retourner par la poste, disponibles sur notre site internet).
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LA RÉCEPTION ET L'EXPÉDITON DU COURRIER Document proposé par Carmelo Pirrello
La réception du courrier Lorsque le courrier est reçu au sein de l'entreprise, le travail commence: ouvrir, consulter, classer et distribuer. Ces opérations peuvent prendre plusieurs jours, en fonction du volume de courrier (variable en fonction de la taille de l'entreprise). Les facteurs coûts et temps sont critiques pour l'entreprise, en particulier lorsque la correspondance clients, fournisseurs et mandants n'est pas transmise suffisamment rapidement au bon destinataire.
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OUVERTURE ET ENREGISTREMENT: OUTILS, MATERIEL ET CONSEILS
L'ouverture des enveloppes s'effectue à l'aide d'un coupe-papier. L'achat du matériel utilisé dépendra du volume de courrier entrant.
Date
Expéditeur
N° Nom
Objet
Adresse
CONSEILS A L'ATTENTION DU PROFESSEUR Prévoir
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Service destinataire
Pièce(s) jointe(s)
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TRI ET ACHEMINEMENT
L'expédition du courrier
L'ENREGISTREMENT DU COURRIER A EXPEDIER SUR LE REGISTRE INTERNE
Date de départ
Destinataire
N° Nom
Objet
Localité
Service expéditeur
Annexe(s)
Remarque: ses modèles "registre du courrier départ" et du "courrier entrant" sont disponibles sur le e-Campus de Bureau-tic asbl.
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LA MISE SOUS PLI DU COURRIER
Des machines de mise sous enveloppes sophistiquées permettent de joindre des annexes telles que CD, brochure, etc. Pour une quantité moindre, il sera préférable d'opter pour un pliage manuel. Retrouvez ci-dessous quelques représentations de pliage d'après la norme NBN 001-004 (1992).
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Zones
Type
Résultat
Enveloppe à utiliser C5 (16,2 x 22,9 cm)
15,5 cm 14,2 cm
10,5 cm Pli roulé
9,7 cm
C5/6 (11, 4 x 229 cm) avec fenêtre (à gauche ou à droite) ou sans
9,5 cm C5/6 (11,4 x 229 cm) avec fenêtre (à gauche ou à droite) ou sans
10,8 cm 9,5 cm 9,4 cm
C4 (22,9 x 32,4 cm) ou B4 25 x 35,3 cm)
D'autres types de pliages sont réalisables soit par les machines soit manuellement, selon le type de document à plier (prospectus, invitations, etc.) et/ou l'enveloppe devant contenir les documents.
Pli portefeuille (pli fermé) Deux plis parallèles à 4 volets Trois plis zigzag à 4 volets
Pli croisé (A4 plié en quatre) pouvant aller dans une enveloppe C6 (11,4 x 16,2 cm)
L'AFFRANCHISSEMENT DU COURRIER: LA TARIFICATION
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Il est ...
Belgique - België P.P. - P.B., le bureau de dépôt, le numéro d'autorisation, l'adresse de l'expéditeur,
Belgique – België P.P. - P.B. 7100 LA LOUVIERE CENTRE
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LA MACHINE A AFFRANCHIR Avec une
L'ENVOI RECOMMANDE
PRINTEMPS ET FILS: RÉCEPTION DU COURRIER Document proposé par Carmelo Pirrello
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Mise en situation Vous travaillez pour la société Printemps et fils qui est établie au numéro 4 de la rue Bourdon à 7100 La Louvière. Cette société s'est spécialisée dans la vente d'emballages en carton. Ce matin (25 10 20**) vous êtes chargé(e) de la gestion du courrier entrant. Voici, ci-dessous, le mémo que Mme Adèle Nuara (que vous remplacez durant sa pause) vous a laissé.
Bonjour,
Date
Expéditeur
Numéro Nom
20**-10-25
Objet
Adresse
123
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Service destinataire
Pièce(s) jointe(s)
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PRINTEMPS ET FILS: EXPÉDITION DU COURRIER Document proposé par Carmelo Pirrello
Mise en situation Vous
Date
23-10
N°
10 23 132
Destinataire
Service expéditeur
Nom
Adresse
Comptabilité
Bureau-tic
BP 126 7100 la Louvière
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Objet
Annexe(s)
Votre commande n° 472
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AFFRANCHIR LE COURRIER Document proposé par Ludovic Debaisieux
Sur base des infor
Madame Liliane Delmeiren Rue de la Station 7 5100 JAMBES
Format (mm)
: 90 x 140
Poids (g)
: 20
Epaisseur (mm)
: 2
Nature
: lettre
Tarif
: .................
Type d'envoi:
Lettre
Paquet
Destination:
Service intérieur
Service international
Mention spéciale:
Non
Oui
Laquelle: ..............................................
GALAXY sa Rue Perdue 8 4600 VISE
Type d'envoi:
Lettre
Paquet
Destination:
Service intérieur
Service international
Mention spéciale:
Non
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Oui
20
Laquelle: ..............................................
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Bureau-tic vous propose quatre plis. Sur base de ces modèles, le professeur pourra réaliser d'autres documents et les proposer à ses élèves. 3e trimestre 2012
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LES PÉRIPHÉRIQUES Document proposé par Giuseppe Arnone
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LE CURRICULUM VITAE ET LA LETTRE DE MOTIVATION Document proposé par Carmelo Pirrello
La lettre de motivation
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Le curriculum vitae: structure et conseils
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LES CONNAISSANCES EN LANGUES ETRANGERES ET EN INFORMATIQUE
LA PHOTO
PROJET PROFESSIONNEL
LES STAGES
Présentation de votre CV
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LA PRESENTATION ANTICHRONOLOGIQUE
LA PRESENTATION THEMATIQUE
LA PRESENTATION EN "RESUME"
Postuler par e-mail Aujourd'hui
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DE PLUS EN PLUS DE JEUNES BELGES PARTENT À L'ÉTRANGER
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LE BELGE POSTULE PAR E-MAIL
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L'ENTRETIEN D'EMBAUCHE: "SACHEZ VOUS VENDRE" Florent Francoeur, CRHA
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Président-directeur général de l’Ordre des conseillers en ressources humaines agréés.
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HAUTES ÉCOLES: JEUNES DIPLÔMÉS Comme chaque année, Bureau-tic souhaite mettre à l'honneur les étudiants (AESI Sciences économiques appliquées) diplômés par Hautes Ecoles. Certaines catégories pédagogiques ont tenu à participer à cette rubrique et nous ont transmis quelques photos! Toute notre équipe s'associe à leurs professeurs pour féliciter ces étudiants et leur souhaiter réussite et bonheur dans leur nouvelle vie. Nous n'oublions toutefois pas que – pour certains étudiants – leur réussite ne sera proclamée qu'en septembre, voire en janvier, après avoir effectué quelques examens supplémentaires. A l'heure où nous lançons l'impression de ce numéro, il nous est bien entendu impossible de les citer .
LES RIVAGEOIS, CATEGORIE PEDAGOGIQUE DE LA HAUTE ECOLE CHARLEMAGNE En juin, la Haute Ecole Charlemagne a diplômé Mélanie dans la section "Bachelier agrégé en sciences économiques appliquées". Tous ses professeurs la félicitent. www.lesrivageois.be
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ISEP, CATEGORIE PEDAGOGIQUE DE LA HAUTE ECOLE DE LA COMMUNAUTE FRANÇAISE EN HAINAUT Nous avons le plaisir de vous présenter la promotion 2011-2012 de la section Bachelier agrégé en sciences économiques et sciences économiques appliquées, formation organisée sur le site de Mons. Depuis sa création, cette section est pourvoyeuse d'emplois puisque nos anciens étudiants exercent aujourd'hui leur métier dans les quatre coins de la province de Hainaut. La nouvelle promotion ne fait pas exception à la règle! En effet, nos étudiants (de gauche à droite sur la photo: Audrey Dominé, Meryem El Banouti et Tiffany Buyse) ont déjà des contacts avec la direction de plusieurs écoles en vue de la prochaine rentrée scolaire.
Leurs professeurs (Grégory Cambier, France Gaube, Maryse Vermeulen) ainsi que toute l'équipe pédagogique leur souhaitent beaucoup de succès dans leur vie professionnelle. Si comme eux vous voulez vous engager dans une formation qui offre une garantie d'emploi, n’hésitez pas à consulter notre site www.hecfh.be (cliquez sur catégorie pédagogique).
ISPG, CATEGORIE PEDAGOGIQUE DE LA HAUTE ECOLE GALILEE C'est à l'Institut Supérieur Pédagogique Galilée que ces cinq étudiants (Stéphane Obeid, Siham Dabhi, Mélissa Van Driessche, Gresa Saiti, Amith Toolsee) ont obtenu leur diplôme. Toute l'équipe pédagogique les félicite et leur souhaite beaucoup de succès.
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L'ISPG DÉMÉNAGE! A Bruxelles dès septembre 2012, c'est le Galiléo, un nouveau bâtiment ultra moderne, qui accueillera le "Baccalauréat en Sciences économiques - Bureautique - Secrétariat".
A la rentrée prochaine c'est à la rue Royale (Botanique) que l'ISPG s'installe. Un investissement considérable a été consenti afin d'offrir un encadrement de qualité pour les étudiants. Des locaux modernes équipés des dernières technologies permettront d'assurer un enseignement de pointe.
encadrement étudiant.
de
chaque
Nous sommes fiers de constater que nos étudiants de 3e année, avant même d'être diplômés ont tous reçu de nombreuses propositions d'emploi. La difficulté pour eux a été de sélectionner la plus intéressante pour chacun!
Si vous êtes à la recherche d'une formation de qualité à orientation économique en Haute Ecole, n'hésitez pas à nous contacter. Ce cursus de 3 ans repose sur un panel de cours économiques au sens large (économie générale, management, marketing, droit, bureautique, secrétariat ...), accompagné d'une formation pratique permettant un
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individualisé
Voici donc une formation peu connue mais ouverte à tous aussi bien aux élèves sortant de l'enseignement secondaire général, que de l'enseignement technique et professionnel. Tout renseignement: www.ispg.be.
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MISE AU PROPRE D'UN HORAIRE DE CLASSE Document proposé par Fabian J ACOBS
En ce début d'année scolaire, votre titulaire vient de dicter l'horaire provisoire de votre classe. A l'aide du logiciel de traitement de texte ou du logiciel tableur, mettez au propre votre horaire de cours en utilisant les fonctions adéquates. Ce document étant destiné à être collé dans votre journal de classe (à l'endroit adéquat), mesurez la page et paramétrez la dimension adéquate dans le logiciel. Quelques consignes: veillez à prévoir des intitulés de colonnes (pour les jours) et de lignes (pour les tranches horaires) afin que le document soit lisible; attribuez une couleur par branche sur le tableau ci-dessous et appliquerez ces couleurs aux différents intitulés lors de la réalisation de votre horaire; appliquez une trame de fond "noir" aux cellules représentant les heures de repas; n'oubliez pas d'insérer une légende ainsi que le numéro du local où se déroule le cours; sauvegarder le fichier afin d'y apporter les modifications nécessaires lors de la publication de l'horaire définitif.
COULEUR
INTITULE DU COURS
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INTITULE DU COURS
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INTERCALAIRES ET SÉPARATIONS DE COURS Document proposé par Fabian JACOBS
Élève motivé(e) et studieux(-se), vous
INTITULE DU COURS
INTERCALAIRES
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MISE AU NET DE DOCUMENTS RATURÉS Document proposé par Ludovic Debaisieux
Compétences mobilisées Technicien de bureau: 5.3.2 – 5.3.3
Mise en situation Vous travaillez pour Alptis Assurances. Cet organisme est établi au numéro 150 du chemin des Mésanges à 7700 Mouscron. Secrétaire, vous êtes chargé(e) de l'accueil des visiteurs, de la gestion des appels téléphoniques, de la gestion des dossiers et du courrier. Vous assistez également Liliane Delmeiren, la Secrétaire de direction. T1 Ce matin, Mlle Kaoutar El Moussati, Sous-Directrice, vous remet le projet de lettre que Mme Liliane Delmeiren lui a soumis hier matin; celui-ci contient quelques commentaires. Elle souhaite expédier ce courrier aujourd'hui à Mme Rose Dieudonné. Mme Delmeiren étant absente, elle vous demande de l'encoder, d'y apporter les corrections souhaitées et de le disposer rapidement (l'entreprise a adopté, pour sa correspondance, la disposition normalisée). T2 Une annexe sera insérée dans l'enveloppe. Il s'agit d'un tableau détaillant les garanties offertes par les différentes formules d'assistance. Mlle El Moussati vous remet le projet manuscrit de ce document afin que vous le disposiez de façon "professionnelle".
Carnet d'adresses (extrait) Deccuyper, Emile ........................................................................................................ 010 12 56 96 Faubourg de Namur 15 – 1300 Wavre Decuyper, Emilie ......................................................................................................... 02 589 64 45 Rue de la Procession 45 – 1070 Anderlecht Dieudoné, Rose ........................................................................................................... 02 752 63 66 Chaussée d'Ixelles 425 – 1050 Ixelles Dieudonné, Rose ......................................................................................................... 04 256 56 99 Place de la Victoire 145 – 4000 Liège Dieu Donné, Rosie ...................................................................................................... 065 55 69 69 Rue du Centre-Ville 78 – 7000 Mons Dieudonner, Rose ....................................................................................................... 067 21 31 11 Rue de la Violette 7 – 1401 Baulers Digix scrl ..................................................................................................................... 067 87 85 52 Rue Sainte-Barbe 158 – 1400 Nivelles
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Courrier
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