Cámara de la Industria de Transformación de Nuevo León
Título:
Juntas productivas Área:
Recursos Humanos Empresa otorgante:
Proeza
TALLER DE JUNTAS PRODUCTIVAS OBJETIVO Proporcionar las herramientas necesarias para mejorar la productividad en juntas, ya que representan entre el 40% y el 50% de nuestro tiempo en el trabajo. PROPOSITOS Planeación para llevar a cabo una junta productiva. Importancia del rol y responsabilidad tanto del coordinador como de los participantes. Identificar a los diversos ladrones de juntas determinando cómo dañan la productividad del grupo y explorar estrategias para impedirlo. Examinar la propia actitud para determinar si contribuye u obstaculiza la productividad en las juntas. INTRODUCCIÓN El taller de “Juntas Productivas” es una de las prácticas que integran el Modelo de Cultura, por lo que es un curso institucional que apoya el esfuerzo para lograr ser una organización con la más alta productividad personal.
Estudios han revelado que en la medida que los ejecutivos van subiendo de nivel en la organización el tiempo de juntas se incrementa.
Taller De Juntas Productivas
Dado que el trabajo representa cerca del 50% de nuestro tiempo hábil, y dentro del trabajo las juntas representan hasta el 60% del tiempo, es aquí donde debemos enfocar nuestro esfuerzo por mejorar.
Otros 40% Tiempo en juntas 60%
ESTÁNDAR PARA JUNTAS PRODUCTIVAS I. Planeación de la Junta II. Puntualidad al Inicio y Terminación III. Agenda Previa IV. Evitar Interrupciones V. Recesos a la Hora Exacta (sin excepción) (10 minutos)
I.PLANEACIÓN DE LA JUNTA.- Esta demostrado que invertir 1 hora en planear ahorra de 3 a 4 hrs de ejecución y produce mejores resultados. ¿Es la junta la mejor forma de lograr el objetivo? ¿Qué resultados quiero conseguir? ¿Quiénes deben participar y quiénes son clave? ¿Se requiere proporcionar información anticipadamente? ¿Se requiere hacer tarea previa? ¿Cuánto tiempo requerirá la junta? ¿Cuál será el mejor día y horario? ¿Cómo asegurar la asistencia y puntualidad? ¿Qué lugar reúne las mejores condiciones para realizarla? ¿Qué equipo y materiales deberán estar disponibles y funcionales?
Taller De Juntas Productivas
II. PUNTUALIDAD AL INICIO Y TERMINACIÓN.- El tiempo es el recurso más escaso, si no lo respetamos genera efecto dominó. No esperar “unos minutos” a que lleguen los demás “Regalar” tiempo a las personas, es decir, terminar antes pero no después de lo planeado. Ser realista con los puntos a tratar, considerar si algunos requieren discusión. Si cree que no terminará el tema en el tiempo planeado, menciónelo antes de que suene el reloj y : o Resumir lo que se cubrió. o Identificar lo que falta. o Programar otra junta para concluir. III.AGENDA PREVIA.- Cuidar la calidad del proceso nos asegura un buen resultado. Una herramienta sencilla para reducir los costos y aumentar la eficiencia es el uso de agenda. Contar con una agenda con temas a tratar. Dejar claro el propósito de la junta. (no asumir que todos lo saben). Generalmente en las juntas se buscan 2 cosas: Tomar decisiones y Solucionar problemas. Utilizar agenda por escrito para aclarar expectativas. Establecer los puntos a tratar en la secuencia adecuada. Asegurar distinguir entre aspectos informativos (se requiere poca discusión) y de discusión en los que se requiere participación activa. Definir responsable y tiempo de cada tema. Considerar tiempo para conclusiones en cada tema. Asignar “moderador” para el uso efectivo del tiempo, registro de acuerdos relevantes. Enviar la minuta el mismo día o máximo 1 día después. IV. EVITAR INTERRUPCIONES.- Permite mejor concentración, respeto a los demás y facilita una sola junta a la vez. Lo ideal: Ninguna interrupción. Lo válido: Solo cliente externo y familia (casos reales de urgencia). Lo que no se vale: Caer en cualquier tipo de interrupción Se requiere: o No celulares. o No radios. o No laptops (salvo para la minuta o presentación).
Taller De Juntas Productivas
V. RECESOS A LA HORA EXACTA (SIN EXCEPCIÓN).- La junta tendrá una duración de una hora, es importante respetar 10 minutos de receso para realizar actividades personales y continuar con la junta a la hora y 10 minutos. Reportarnos a las llamadas. Hacer una escala “técnica”. Hacer el “set-up” que se requiera, como: o Encender equipo. o Dejar listo el archivo a utilizar. o Reacomodo de sala, etc. ROLES Y RESPONSABILIDADES IMPORTANTES. Coordinador de la junta: o Es el que convoca y tiene la responsabilidad de dirigir para que se logre el objetivo de la misma. o Seguimiento a compromisos. Moderador: o Es el responsable de tomar minuta con las acciones, acuerdos y comentarios relevantes, monitoreando que el tiempo asignado a los temas se respete. o Llegar a tiempo y contribuyendo con conocimientos, habilidades y actitudes correctas enfocadas en el tema y no en otros pendientes durante la junta. o Avisar en caso de no poder asistir. ROL Y RESPONSABILIDAD DE PARTICIPANTES Llegar a tiempo. Contribuir con tus conocimientos, habilidades y actitudes correctas. Llevar y/o enviar la tarea (confiabilidad). Avisar en caso de no poder asistir. No trabajar en otros “pendientes” durante la junta. No distraer a otros con tus “opiniones” personales. CONCLUSIÓN En las juntas productivas es conveniente que los participantes tengan el mismo nivel de información, esto ayuda a agilizar la junta, priorizar las actividades para facilitar el seguimiento de la misma y reducir los tiempos de duración de la misma, rompiendo paradigmas de juntas de 50 min. “Para crear una nueva cultura cuyo sustento debe ser la calidad total personal, se requiere nuestro liderazgo fuerte y sostenido”