15. Guia cocola by SGSST Campuzano

1 CONTENIDO DE LA GUÍA GUIA PRÁCTICA

B-GSST-GU1-016-001

B-GSST-GU-016-2.04

ELECCIÓN Y CONFORMACIÓN DE LOS COMITÉS DE CONVIVENCIA COCOLA

AGENCIA DE ADUANAS CARLOS E. CAMPUZANO SAS NIVEL 1

Para la elección y conformación del Comité de convivencia tenga en cuenta la Ley 1010 de 2006, Resolución 2646 de 2008 y la resolución 652 de 2012 de la cual en seguida tiene un resumen, lea con atención esta guía antes de iniciar el proceso de elección. Al final de esta guía encontrará todos los formatos requeridos para la oficialización de la elección de los miembros al Comité de convivencia.

1. QUE ES EL COMITÉ DE CONVIVENCIA DE LAS EMPRESAS.

2. CUALES SON LAS FUNCIONES DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA.

2.1. FUNCIONES DEL PRESIDENTE DEL COMITÉ 2.2. FUNCIONES DEL SECRETARIO

4 4

3. OBLIGACIONES DEL EMPLEADOR

4. PASOS PARA CONFORMAR EL COMITÉ DE CONVIVENCIA.

5. METODOLOGÍA DE LAS SESIONES DEL COMITÉ

5.1. CLASIFICACIÓN DE LAS REUNIONES 5.2. DE LA VALIDEZ DE LAS REUNIONES 5.3. DE LAS ACTAS 5.4. DECISIONES DEL COMITÉ

5 6 6 6

6. TRAMITE DE LAS QUEJAS ANTE EL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL

6.1. RECEPCIÓN DE LA QUEJA 6.2. ATENCIÓN DE LA QUEJA

6 6

7. TENGA EN CUENTA

ACTA DE CONVOCATORIA NO. ____ 7 HOJA DE INSCRIPCIÓN DE LOS CANDIDATOS AL 8 COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL 8 FORMATO VOTO 8 ACTA DE APERTURA ELECCIÓN DE LOS CANDIDATOS AL COMITÉ CONVIVENCIA LABORAL NO. ______ 9 ACTA DE CIERRE DE LAS VOTACIONES PARA ELECCIÓN DE LOS CANDIDATOS AL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL 9 CONSTITUCIÓN Y ORGANIZACIÓN DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL 10

2 1. QUE ES EL COMITÉ DE CONVIVENCIA DE LAS EMPRESAS.

laboral, o que hayan sido víctimas de acoso laboral, en los últimos seis (6) meses anteriores a su conformación.

Los Comités de Convivencia Laboral se conforman como una medida preventiva del acoso laboral que contribuye a proteger a los trabajadores contra los riesgos psicosociales que afectan la salud en los lugares de trabajo.

La elección de los miembros al comité por parte de los trabajadores deberá realizarse por votación libre y espontánea de todos los trabajadores, para ello se debe definir el procedimiento de votación en la convocatoria.

Los integrantes del Comité preferiblemente deben contar con competencias actitudinales y comportamentales, tales como respeto, imparcialidad, tolerancia, serenidad, confidencialidad, reserva en el manejo de información y ética; así mismo, habilidades de comunicación asertiva, liderazgo y resolución de conflictos.

La empresa que posea dos o más centros de trabajo, tendrá que conformar un comité por cada centro de trabajo, el número de miembros se definirá teniendo en cuenta el número de trabajadores presentes en ese centro. Si la empresa tiene varios centros pero menos de 10 trabajadores solo tendrá que conformar un comité.

Cada Comité estará compuesto por un número igual de representantes del empleador y de los trabajadores con sus respectivos suplentes, así:

El Presidente y secretario del Comité serán elegidos por mutuo acuerdo de los miembros. El periodo de los miembros del Comité de dos años.

Con menos de 20 trabajadores, un representante por cada una de las partes. De 21 a 50 trabajadores, dos representantes por cada una de las partes. De 51 a 500 trabajadores, tres representantes por cada una de las partes. Con mas de 501 trabajadores, cuatro representantes por cada una de las partes.

El Comité de Convivencia Laboral no podrá conformarse con servidores públicos o trabajadores a los que se les haya formulado una queja de acoso

El comité se deberá reunir una vez al mes de forma ordinaria y de forma extraordinaria cuando se presenten casos que requieran de su intervención.

3 2. CUALES SON LAS FUNCIONES DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA. 1. Recibir y dar trámite a las quejas presentadas en las que se describan situaciones que puedan constituir acoso laboral, así como las pruebas que las soportan. 2. Examinar de manera confidencial los casos específicos o puntuales en los que se formule queja o reclamo, que pudieran tipificar conductas o circunstancias de acoso laboral, al interior de la entidad pública o empresa privada. 3. Escuchar a las partes involucradas de manera individual sobre los hechos que dieron lugar a la queja. 4. Adelantar reuniones con el fin de crear un espacio de diálogo entre las partes involucradas, promoviendo compromisos mutuos para llegar a una solución efectiva de las controversias. 4. Formular un plan de mejora concertado entre las partes, para construir, renovar y promover la convivencia laboral, garantizando en todos los casos el principio de la confidencialidad. 5. Hacer seguimiento a los compromisos adquiridos por las partes involucradas en la queja, verificando su cumplimiento de acuerdo con lo pactado. 6. En aquellos casos en que no se llegue a un acuerdo entre las partes, no se cumplan las recomendaciones formuladas o la conducta persista, el Comité de Convivencia Laboral, deberá

remitir la queja a la Procuraduría General de la Nación, tratándose del sector público. En el sector privado, el Comité informará a la alta dirección de la empresa, cerrará el caso y el trabajador puede presentar la queja ante el inspector de trabajo o demandar ante el juez competente. 7. Presentar a la alta dirección de la entidad pública o la empresa privada las recomendaciones para el desarrollo efectivo de las medidas preventivas y correctivas del acoso laboral, así como el informe anual de resultados de la gestión del comité de convivencia laboral y los informes requeridos por los organismos de control. 8. Hacer seguimiento al cumplimiento de recomendaciones dadas por el Comité Convivencia a las dependencias de gestión recurso humano y salud ocupacional de empresas e instituciones públicas y privadas.

las de del las

9. Elaborar informes trimestrales sobre la gestión del Comité que incluya estadísticas de las quejas, seguimiento de los casos y recomendaciones, los cuales serán presentados a la alta dirección de la entidad pública o empresa privada.

4 2.1. Funciones del Presidente del Comité a) Convocar a los miembros del Comité a las sesiones ordinarias y extraordinarias. b) Presidir y orientar las reuniones ordinarias y extraordinarias en forma dinámica y eficaz. c) Tramitar ante la administración de la entidad pública o empresa privada, las recomendaciones aprobadas en el Comité. d) Gestionar ante la alta dirección de la entidad pública o empresa privada, los recursos requeridos para el funcionamiento del Comité. 2.2. Funciones del Secretario a) Recibir y dar trámite a las quejas presentadas por escrito en las que se describan las situaciones que puedan constituir acoso laboral, así como las pruebas que las soportan. b) Enviar por medio físico o electrónico a los miembros del Comité la convocatoria realizada por el presidente a las sesiones ordinarias y extraordinarias, indicando el día, la hora y el lugar de la reunión. c) Citar individualmente a cada una de las partes involucradas en las quejas, con el fin de escuchar los hechos que dieron lugar a la misma. d) Citar conjuntamente a los trabajadores involucrados en las quejas con el fin de establecer compromisos de convivencia.

e) Llevar el archivo de las quejas presentadas, la documentación soporte y velar por la reserva, custodia y confidencialidad de la información. f) Elaborar el orden del día y las actas de cada una de las sesiones del Comité. g) Enviar las comunicaciones con las recomendaciones dadas por el Comité a las diferentes dependencias de la entidad pública o empresa privada. h) Citar a reuniones y solicitar los soportes requeridos para hacer seguimiento al cumplimiento de los compromisos adquiridos por cada una de las partes involucradas.   9. Elaborar informes trimestrales sobre la gestión del Comité que incluya estadísticas de las quejas, seguimiento de los casos y recomendaciones, los cuales serán presentados a la alta dirección de la entidad pública o empresa privada.

5 3. OBLIGACIONES DEL EMPLEADOR a) Garantizar un espacio físico para las reuniones y demás actividades del Comité de Convivencia Laboral, así como para el manejo reservado de la documentación. b) Realizar actividades de capacitación para los miembros del Comité sobre resolución de conflictos, comunicación asertiva y otros temas considerados prioritarios para el funcionamiento del mismo. c) Desarrollar las medidas preventivas y correctivas de acoso laboral 4. PASOS PARA CONFORMAR EL COMITÉ DE CONVIVENCIA. 4.1. Defina cuantos representantes requiere para la conformación del comité de su empresa teniendo en cuenta el numeral 1 de esta guía. 4.2. Realice reunión con sus trabajadores e informe: a. Qué es el Comité de Convivencia b. Cuales son sus funciones c. Porque es importante participar. 4.3. Realice convocatoria entre los trabajadores para ser elegidos por sus compañeros, utilice el formato de convocatoria. 4.4. Elija a dos trabajadores que servirán como jurados de votación.

4.5. Reúna a los trabajadores para que voten por sus representantes al Comité, utilice el listado de participantes a la votación y un formato de voto. 4.6. Los jurados deberán contar cada uno de los votos y listar por cada participante cuantos votos obtuvo, utilice el Acta de escrutinio y votación. 4.7. Defina cuales son los representantes al Comité por parte de la empresa, estos deben ser elegidos por el representante legal de la compañía. 4.8. Reúna a los miembros del Comité elegidos para que entre ellos elijan al secretario del Comité, utilice el Acta de constitución. 4.9. Genere el plan de capacitación según lo descrito en el numeral 3b. 5. METODOLOGÍA DE LAS SESIONES DEL COMITÉ 5.1. Clasificación de las reuniones  Reuniones ordinarias: Las celebradas mediante convocatoria previa, conforme a la frecuencia determinada por la Resolución 1356 de 2012. (Cada tres (3) meses)  Reuniones extraordinarias: Cuando los miembros del Comité consideren que deben reunirse en fechas adicionales a las ordinarias, éstas constituirán sesiones de este tipo.

6 Podrán ser convocadas por el Presidente del Comité o por un mínimo de dos (2) miembros del mismo.

6. TRAMITE DE LAS QUEJAS ANTE EL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL 6.1. Recepción de la queja

5.2. De la validez de las Reuniones El Comité sólo podrá sesionar con la asistencia de la mitad más uno de sus titulares. 5.3. De las actas De cada reunión se elevará un acta en la cual se señalará la naturaleza de la reunión, la fecha y lugar de reunión y los asuntos tratados. Toda acta deberá ser firmada por el Presidente y el Secretario. El acta será elaborada por el Secretario del Comité. Para la conservación de las actas se implementará un archivo confidencial especial que será de libre consulta para los miembros del Comité. Este archivo se encontrará bajo la custodia del Secretario, cuando finalice su periodo deberá hacer entrega de toda la documentación a la Dirección de Gestión Humana de la Agencia. 5.4. Decisiones del Comité El Comité adoptará sus decisiones por la vía del consenso. Para estos efectos, el consenso es un acuerdo producido por el consentimiento de los miembros titulares que asistan a la sesión y cuya expresión de voluntad será confidencial.

De acuerdo con lo establecido en la Resolución 652 de 2012, el Secretario del Comité es el encargado de recibir y dar trámite a las quejas interpuestas por los empleados directos de la Agencia, las cuales deben ser presentadas por escrito (Formato de presentación de queja), haciendo una descripción de los hechos constitutivos de la queja, identificando a las personas involucradas y anexando las pruebas correspondientes. La respectiva comunicación de la queja debe estar firmada y en ella se debe relacionar el nombre completo, el documento de identidad, el correo electrónico y la dependencia a la que pertenece quien la instaura. 6.2. Atención de la queja De acuerdo a lo estipulado en las Funciones del Comité de Convivencia Laboral, establecidas en la Resolución 652 de 2012, el comité deberá examinar de manera confidencial los casos específicos o puntuales en los que se formule queja o reclamo para lo cual las partes serán citadas para ser escuchadas de manera individual con el fin de ilustrar al Comité sobre los hechos que dieron lugar a la queja.

7 Con el fin de crear un espacio de diálogo entre las partes involucradas, con la coordinación del Presidente del Comité de Convivencia Laboral, se adelantarán reuniones para promover compromisos mutuos y llegar así a una solución efectiva de las controversias. 7. TENGA EN CUENTA Acoso laboral es toda conducta persistente y demostrable, ejercida sobre un empleado, trabajador por parte de un empleador, un jefe o superior jerárquico inmediato o mediato, un compañero de trabajo o un subalterno, encaminada a infundir miedo, intimidación, terror y angustia, a causar perjuicio laboral, generar desmotivación en el trabajo, o inducir la renuncia del mismo, conforme lo establece la Ley 1010 de 2006 Defina correctamente sus centros de trabajo teniendo en cuenta que la Resolución 1530 de 1996 lo define como “toda edificación o área a cielo abierto destinada a una actividad económica en una empresa determinada”. Las reuniones para este Comité se establecerán con una periocidad trimestral o reuniones extraordinarias en caso de ser requerido

ACTA DE CONVOCATORIA No. ____ Fecha ASUNTO: Convocatoria candidatos en representación de los trabajadores para EL Comité de convivencia laboral con vigencia del año (2013) al año (2015) LA AGENCIA DE ADUANAS CARLOS E. CAMPUZANO S.A.S. NIVEL 1, dando cumplimiento a la legislación laboral relacionada con la conformación del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el trabajo, convoca a la inscripción de los (número: depende del número de trabajadores según resolución 1356 Y 652 de 2012) candidatos con sus respectivos suplentes en representación de los trabajadores. La hoja de inscripción de candidatos o plancha debe reclamarse en la oficina de Seguridad y Salud en el Trabajo hasta el día (máximo dos días hábiles) y deberá ser diligenciada y entregada nuevamente como fecha límite el día (máximo 3 días hábiles). Las planchas presentadas estarán en cartelera para conocimiento de todos los empleados por (máximo dos días hábiles). La votación de las diferentes planchas que se presenten se realizará el día (máximo 4 días de entregadas las hojas de inscripción) en (lugar de votación: la portería, la entrada al restaurante, la entrada al vestuario, la entrada al salón de producción o área de servicio) a las (00:00 horas). El conteo de votos se realizará el día (xxxx) a las (00:00 horas) en presencia de un representante de cada una de las planchas presentadas y el jurado de votación. Elegidos los representantes y sus respectivos suplentes se programará una primera reunión para determinar las funciones del comité y el plan de trabajo. Cordialmente

CARLOS E. CAMPUZANO Gerente de Sucursal Bogotá

8 HOJA DE INSCRIPCIÓN DE LOS CANDIDATOS AL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL PLANCHA NÚMERO ______

Empresa: AGENCIA DE ADUANAS CARLOS E. CAMPUZANO S.A.S. NIVEL 1 Período: _______________________________________

PRINCIPAL

SUPLENTE

1.Nombre CC: Oficio: Sección

2.Nombre CC: Oficio: Sección

2. Nombre CC: Oficio: Sección

3.Nombre CC: Oficio: Sección

4.Nombre CC: Oficio: Sección

* El número de candidatos dependerá del número de trabajadores de la empresa. Responsable:

______________________

Fecha de cierre: ______________________

FORMATO VOTO

9 ACTA DE APERTURA ELECCIÓN DE LOS CANDIDATOS AL COMITÉ CONVIVENCIA LABORAL No. ______

ACTA DE CIERRE DE LAS VOTACIONES PARA ELECCIÓN DE LOS CANDIDATOS AL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL

EMPRESA: AGENCIA DE ADUANAS CARLOS E. CAMPUZANO S.A.S. NIVEL 1

EMPRESA: AGENCIA DE ADUANAS CARLOS E. CAMPUZANO

PERIODO: ___________ A ____________

PERIODO: ____________ A _______________

Siendo las _______ del día ______ de ______, se dio apertura al proceso de votación para la elección de los candidatos al COMITÉ CONVIVENCIA LABORAL para el período que va de _________ de _______ a _______ de _________. En calidad de jurados de votación se encargó a los señores: _____________________________________________________ _____________________________________________________ _____________________________________________________ _____________________________________________________ ____

REGISTRO DE VOTANTES COMITÉ CONVIVENCIA LABORAL No.

NOMBRE

No. CÉDULA O REGISTRO

FIRMA DEL TRABAJADOR

1 2 3 4

S.A.S. NIVEL 1

Siendo las _______ del día ______________ de _______, se dio por finalizado el proceso de votación para elección de los candidatos al COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL para el período que va de _________ de _________ a ________ del ___________.

Como jurados de mesa estuvieron los señores (as): _____________________________________________________ _____________________________________________________ _____________________________________________________ ____________________________________________________ RESULTADOS OBTENIDOS DEL CONTEO DE VOTOS: PERSONA PLANCHA 1 O PERSONA PLANCHA 2 O PERSONA PLANCHA 3 O PERSONA VOTOS EN BLANCO:

_________________________________________________

Nombre y Firma del Coordinador de la mesa de votación

VOTOS ANULADOS: TOTAL VOTOS:

NÚMERO DE VOTOS

10 CONSTITUCIÓN Y ORGANIZACIÓN DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL ACTA No. ______

NOMBRE

CARGO

__________________________

_______________________

__________________________

_______________________

FECHA: ____________________________ El Gerente de la AGENCIA DE ADUANAS CARLOS E. CAMPUZANO S.A.S. NIVEL 1 con NIT 890920609-1 para dar cumplimiento a lo establecido en la resolución 652 del 2012, modificada por la resolución 1356 del 2012 emanados del Ministerio de Trabajo, ha determinado conformar el Comité de Convivencia Laboral. Para la organización de este Comité la Compañía ha asignado (X REPRESENTANTE) y ha solicitado a los trabajadores que entre ellos elijan (X REPRESENTANTE) por parte de los trabajadores que hagan parte del Comité. La compañía designa como principal a: NOMBRE

CARGO

_________________________

_______________________

_________________________

_______________________

La compañía designa como suplentes a: NOMBRE

CARGO

_________________________

_______________________

_________________________

_______________________

Los trabajadores eligen como principal a: NOMBRE

CARGO

_________________________

_______________________

_________________________

_______________________

y como suplente a:

Integrado el comité, se procedió a nombrar un presidente y un secretario con el objeto de mantener la coordinación, organización y mantenimiento del comité. Entre los miembros del Comité la empresa designa a _________________________________ como presidente, y por votación del comité se nombra como secretario del mismo a _________________________________. Una vez asignadas las personas que van a ser cabezas visibles del comité se procedió a darle la instalación al mismo, para lo cual se hizo conocer lo establecido en la resolución 652 del 2012, modificada por la resolución 1356 del 2012 como funciones principales que en ésta se establece para cada uno de los miembros, así como para el Presidente y Secretario

11 ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD ENTRE LA AGENCIA DE ADUANAS CARLOS E. CAMPUZANO S.A.S. NIVEL 1 Y EL TRABAJADOR PERTENECIENTE AL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL No. ______ Entre LA AGENCIA DE ADUANAS CARLOS E. CAMPUZANO S.A.S. NIVEL 1 y el Trabajador _________________________________________ identificado con la Cedula de Ciudadanía No. ______________ de _________________ quien hace parte activa del Comité de Convivencia suscriben bajo el presente documento, un Acuerdo de confidencialidad según la Ley 1010 del 2006 en la cual se establece que cada empresa debe tener un Comité de Convivencia Laboral conformado por un grupo de Trabajadores designados para tal fin. Debido a lo anterior, el trabajador perteneciente al Comité de Convivencia Laboral y el empleador acuerdan las siguientes clausulas: 1.

Obligaciones especiales del Trabajador:

Debido a que el trabajador pertenece al Comité de Convivencia, EL TRABAJADOR se encuentra obligado a Guardar absoluta confidencialidad, incluso después de terminado la prestación de servicios laborales respecto a la información que le sea suministrada en los Comités o Reuniones de Convivencia referentes a los trabajadores de LA AGENCIA DE ADUANAS CARLOS E. CAMPUZANO S.A.S. NIVEL 1, salvo que sea requerida únicamente por una Autoridad Judicial.

Parágrafo: El incumplimiento de esta obligación no solo es causal de terminación de relación laboral, sino que podría conllevar a iniciar acciones judiciales en contra del TRABAJADOR por los perjuicios que cause. 2.

Sanciones de Incumplimiento:

Si se generare incumplimiento de cualquiera de las obligaciones especiales que tiene el TRABAJADOR que se encuentre vinculado

al comité de convivencia laboral mediante este acuerdo de confidencialidad, dará derecho al EMPLEADOR a exigir a título de Sanción al funcionario que incurra en dicha conducta a que este se desvincule de cualquier otro grupo a nivel corporativo en que este se encontrare vinculado así como el no poderse vincular a ningún grupo en el cual este tenga pudiese llegar a tener tanto voz como voto. 3.

Aspectos Finales:

Este acuerdo de Confidencialidad se mantendrá en el tiempo, así la relación laboral haya terminado, pues su incumplimiento causara perjuicios a LA AGENCIA DE ADUANAS CARLOS E. CAMPUZANO S.A.S. NIVEL 1. Y le dará derecho a cobrar la cláusula penal establecida por el solo hecho de su incumplimiento y sin perjuicio de las acciones judiciales civiles y penales del caso por los perjuicios causados. En constancia de lo Anterior, las partes suscriben el presente acuerdo de Confidencialidad en la ciudad de _____________ a los ______ (___) días del mes de __________ del ________.

________________________ PRESIDENTE(A) DEL COMITÉ

_______________________ SECRETARIA(O)

______________________ EL(LA) TRABAJADOR (A)