1 GUIA PRÁCTICA
CONTENIDO DE LA GUÍA
B-GSST-GU2-016-001
1. QUE ES EL COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO. 2 2. CUALES SON LAS FUNCIONES DEL COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO. 3
ELECCIÓN Y CONFORMACIÓN DE LOS COMITÉS PARITARIOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO COPASST
AGENCIA DE ADUANAS CARLOS E. CAMPUZANO SAS NIVEL 1
2.1. FUNCIONES DEL PRESIDENTE DEL COPASST 2.2. FUNCIONES DEL SECRETARIO
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3. OBLIGACIONES DEL EMPLEADOR
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5. PASOS PARA CONFORMAR EL COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO. 5 6. TENGA EN CUENTA
Para la elección y conformación del Comité Paritarios de Seguridad y Salud en el Trabajo tenga en cuenta, la Resolución 2013 de 1986 y el Decreto 1295 de 1994 de la cual en seguida tiene un resumen, lea con atención esta guía antes de iniciar el proceso de elección. Al final de esta guía encontrará todos los formatos requeridos para la oficialización de la elección de los miembros al Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo.
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FORMATO CONVOCATORIA A PARTICIPAR DE LA ELECCIÓN DEL COPASST 6 FORMATO LISTADO DE PARTICIPANTES A LA ELECCIÓN DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA 7 FORMATO VOTO 7 FORMATO ACTA DE APERTURA ELECCIÓN DE LOS CANDIDATOS AL COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 8 FORMATO ACTA DE CIERRE DE LAS VOTACIONES PARA ELECCIÓN DE LOS CANDIDATOS AL COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 8 FORMATO ACTA CONSTITUCIÓN Y ORGANIZACIÓN DEL COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 9
2 1. QUE ES EL COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO. El COPASST (Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo) es un comité encargado de la promoción y vigilancia de las normas en temas de seguridad y salud en el trabajo dentro de las empresas públicas y privadas. ¿Cómo se conforma? De acuerdo a la resolución 2013 de 1986 establece que para la conformación del comité deben haber representantes del empleador y trabajador por igual número en ambas partes, para ello la resolución ha dispuesto lo siguiente de acuerdo al número de funcionarios de la empresa: Menos de 10 personas (Un vigía Ocupacional). Entre 10 trabajadores y 49 trabajadores (1 representante por cada una de las partes con sus respectivos suplentes) Entre 50 y 499 trabajadores (2 representantes por cada una de las partes con sus respectivos suplentes). Entre 500 y 999 trabajadores (3 representantes por cada una de las partes con sus respectivos suplentes).
De 1000 trabajadores en adelante (4 representantes por cada una de las partes con sus respectivos suplentes). Los representantes del empleador serán elegidos directamente por este (Gerente de Sucursal), elegirá a sus representantes mediante un comunicado oficial a toda la comunidad Campuzano. Por parte de los trabajadores a través del área de Seguridad y Salud en el Trabajo se hará la publicación para toda la comunidad Campuzano para participar como miembro del COPASST, donde se fijaran una fechas para las postulaciones y se establecerá la fecha para realizar las votaciones por parte de los trabajadores para elección de sus representantes, en cumplimiento a los dispuesto en la resolución 2013 de 1986 en su artículo 5. El comité tendrá una vigencia de dos año como lo establece la resolución 2013 de 1986.
3 2. CUALES SON LAS FUNCIONES DEL COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO. El Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo, se enmarca bajo la resolución 2013 de 1986 en su artículo 11 nombra las funciones que tendrá el comité dentro de las organizaciones como son: 1. Proponer a la administración de la empresa o establecimiento de trabajo la adopción de medidas y el desarrollo de actividades que procuren y mantengan la salud en los lugares y ambientes de trabajo; 2. Proponer y participar en actividades de capacitación en Seguridad y Salud en el Trabajo dirigidas a trabajadores, supervisores y directivos de la empresa o establecimiento de trabajo; 3. Colaborar con el Coordinador de Seguridad y Salud en el Trabajo en las actividades que estos adelanten en la empresa y recibir por derecho propio los informes correspondientes; 4. Vigilar el desarrollo de las actividades que en materia de Medicina, Higiene y Seguridad Industrial debe realizar la empresa de acuerdo con el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial y las normas vigentes; proponer su divulgación y observancia;
5. Colaborar en el análisis de las causas de los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales y proponer al empleador las medidas correctivas a que haya lugar para evitar su ocurrencia. Evaluar los programas que se hayan realizado; 6. Visitar periódicamente los lugares de trabajo e inspeccionar los ambientes, máquinas, equipos, aparatos y las operaciones realizadas por el personal de trabajadores en cada área o sección de la empresa e informar al empleador sobre la existencia de factores de riesgo y sugerir las medidas correctivas y de control. 7. Estudiar y considerar las sugerencias que presenten los trabajadores, en materia de Medicina, Higiene y Seguridad Industrial; 8. Servir como organismo de coordinación entre empleador y los trabajadores en la solución de los problemas relativos a la Seguridad y Salud en el Trabajo. Tramitar los reclamos de los trabajadores relacionados con la Seguridad y Salud. 9. Solicitar periódicamente a la empresa informes sobre accidentalidad y enfermedades profesionales con el objeto de dar cumplimiento a lo estipulado en la presente Resolución. 10. Elegir el secretario del Comité;
4 11. Mantener un archivo de las actas de cada reunión y demás actividades que se desarrollen, el cual estará en cualquier momento a disposición del empleador, los trabajadores y las autoridades competentes, y Las demás funciones que le señalen las normas sobre Seguridad y Salud en el Trabajo. 2.1. Funciones del presidente del COPASST a) Presidir y orientar las reuniones en forma dinámica y eficaz b) Tramitar ante la administración las recomendaciones aprobadas en el seno del comité c) Preparar los temas que se van a tratar en cada reunión d) Coordinar todo lo necesario para la buena marcha del comité e) Llevar a cabo los arreglos necesarios para determinar el lugar o el sitio de las reuniones. 2.2. Funciones del Secretario
3. OBLIGACIONES DEL EMPLEADOR a) Propiciar la elección de los representantes de los trabajadores. b) Designar sus representantes. c) Designar el presidente del comité. d) Proporcionar los medios necesarios para el normal desarrollo de las funciones del comité. e) Estudiar las recomendaciones del comité y adoptar medidas. f) A partir del año 2010 se eliminó la obligación de inscribir el COPASST ante el ministerio de la protección social. 4. OBLIGACIONES DE LOS TRABAJADORES a) Elegir a sus representantes.
a) Verificar la asistencia de los miembros del comité a las reuniones b) Tomar nota de los temas tratados, elaborar el acta de cada reunión c) Llevar el archivo referente a las actividades desarrolladas por el comité.
b) Informar al comité de las situaciones de riesgo, que comprometa la salud de los trabajadores. c) Cumplir con las normas que la empresa establezca en Seguridad y Salud en el Trabajo.
5 5. PASOS PARA CONFORMAR EL COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO. 5.1. Defina cuantos representantes requiere para la conformación del comité de su empresa teniendo en cuenta el numeral 1 de esta guía. 5.2. Realice reunión con sus trabajadores e informe: a. Qué es el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo b. Cuales son sus funciones c. Porque es importante participar. 5.3. Realice convocatoria entre los trabajadores para ser elegidos por sus compañeros, utilice el formato de convocatoria. 5.4. Elija a dos trabajadores que servirán como jurados de votación. 5.5. Reúna a los trabajadores para que voten por sus representantes al Comité, utilice el listado de participantes a la votación y un formato de voto. 5.6. Los jurados deberán contar cada uno de los votos y listar por cada participante cuantos votos obtuvo, utilice el Acta de escrutinio y votación. 5.7. Defina cuales son los representantes al Comité por parte de la empresa, estos deben ser elegidos por el representante legal de la compañía.
5.8. Reúna a los miembros del Comité elegidos para que entre ellos elijan al secretario del Comité, utilice el Acta de constitución. 5.9. Genere el plan de capacitación según lo descrito en el numeral 3b. 6. TENGA EN CUENTA Una vez definido los integrantes de COPASST, tenga en cuenta las siguientes indicaciones para la dar a lugar la primer reunión: Defina Claramente los objetivos Escriba el orden en que se desarrollán los temas. Indique un tiempo de duración Envié el material que tenga que ser analizado Recuerde las tareas pendientes Reserve el salón y prepare las ayudas audiovisuales necesarias Prepare el tema visual Guíese con el modelo de tres pasos para una reunión efectiva: 1. Objetivos: ¿Por qué estamos aquí? 2. Proceso: ¿Qué vamos hacer? 3. Resultados: ¿Qué gana el equipo con todo esto?
6 Mantenga al equipo en su tarea:
Reafirme los objetivos Solicite preguntas relacionadas con el tema Centre la atención en la persona distraída Resuma cuando alguien empiece a divagar No estimule las observaciones fuera del tema No juzgue a las personas, dele importancia a sus opiniones. No tome decisiones solo, escuche otras ideas No le diga al otro como hacer su trabajo, motive al grupo a dar soluciones. No cambie el tema bruscamente, pregunte si alguien tiene algo más que entregar. Después de finalizar la reunión
Evalué el proceso Evalué el logro de los objetivos Haga seguimiento los compromisos Envié copia de compromisos
FORMATO CONVOCATORIA A PARTICIPAR DE LA ELECCIÓN DEL COPASST Bogotá, 23 de Octubre 2013 ASUNTO: Convocatoria candidatos en representación de los trabajadores para la conformación del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el trabajo con vigencia del año (2013) al año (2015) LA AGENCIA DE ADUANAS CARLOS E. CAMPUZANO S.A.S. NIVEL 1, dando cumplimiento a la legislación laboral relacionada con la conformación del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el trabajo, convoca a la inscripción de los (número: depende del número de trabajadores según resolución 2013 de 1986) candidatos con sus respectivos suplentes en representación de los trabajadores. La hoja de inscripción de candidatos o plancha debe reclamarse en la oficina de Seguridad y Salud en el Trabajo hasta el día (máximo dos días hábiles) y deberá ser diligenciada y entregada nuevamente como fecha límite el día (máximo 3 días hábiles). Las planchas presentadas estarán en cartelera para conocimiento de todos los empleados por (máximo dos días hábiles). La votación de las diferentes planchas que se presenten se realizará el día (máximo 4 días de entregadas las hojas de inscripción) en (lugar de votación: la portería, la entrada al restaurante, la entrada al vestuario, la entrada al salón de producción o área de servicio) a las (00:00 horas). El conteo de votos se realizará el día (xxxx) a las (00:00 horas) en presencia de un representante de cada una de las planchas presentadas y el jurado de votación. Elegidos los representantes y sus respectivos suplentes se programará una primera reunión para determinar las funciones del comité y el plan de trabajo. Cordialmente
CARLOS E. CAMPUZANO Gerente de Sucursal Bogotá
7 FORMATO VOTO FORMATO LISTADO DE PARTICIPANTES A LA ELECCIÓN DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA PLANCHA NÚMERO ______ Empresa: AGENCIA DE ADUANAS CARLOS E. CAMPUZANO S.A.S. NIVEL 1 Período: ___________________________________________
PRINCIPAL
SUPLENTE
1.Nombre CC: Oficio: Sección
1.Nombre CC: Oficio: Sección
2.Nombre CC: Oficio: Sección
2. Nombre CC: Oficio: Sección
3.Nombre CC: Oficio: Sección
3.Nombre CC: Oficio: Sección
4.Nombre CC: Oficio: Sección
4.Nombre CC: Oficio: Sección
* El número de candidatos dependerá del número de trabajadores de la empresa. Responsable:
______________________
Fecha de cierre: ______________________
8 FORMATO ACTA DE APERTURA ELECCIÓN DE LOS CANDIDATOS AL COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO EMPRESA: AGENCIA DE ADUANAS CARLOS E. CAMPUZANO S.A.S. NIVEL 1
FORMATO ACTA DE CIERRE DE LAS VOTACIONES PARA ELECCIÓN DE LOS CANDIDATOS AL COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO EMPRESA: AGENCIA DE ADUANAS CARLOS E. CAMPUZANO S.A.S. NIVEL 1
PERIODO: ___________ A ____________ PERIODO: ____________ A _______________ Siendo las _______ del día ______ de ______, se dio apertura al proceso de votación para la elección de los candidatos al COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO para el período que va de _________ de _______ a _______ de _________. En calidad de jurados de votación se encargó a los señores: _____________________________________________________ _____________________________________________________ ___________________________________________________ REGISTRO DE VOTANTES COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO No. CÉDULA O FIRMA DEL No. NOMBRE REGISTRO TRABAJADOR 1 2 3 4
Siendo las _______ del día ______________ de _______, se dio por finalizado el proceso de votación para elección de los candidatos al COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO para el período que va de _________ de _________ a ________ del ___________.
Como jurados de mesa estuvieron los señores (as): _____________________________________________________ _____________________________________________________ ___________________________________________________ RESULTADOS OBTENIDOS DEL CONTEO DE VOTOS: PERSONA PLANCHA 1 O PERSONA PLANCHA 2 O PERSONA PLANCHA 3 O PERSONA
______________________________________________ Nombre y Firma del Coordinador de la mesa de votación
PLANCHA 4 O PERSONA VOTOS EN BLANCO: VOTOS ANULADOS: TOTAL VOTOS:
NÚMERO DE VOTOS
9 FORMATO ACTA CONSTITUCIÓN Y ORGANIZACIÓN DEL COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO ACTA NO. _____ FECHA: ______________________ El Gerente de la AGENCIA DE ADUANAS CARLOS E. CAMPUZANO S.A.S. NIVEL 1 con NIT 890920609-1 para dar cumplimiento a lo establecido en la resolución 2013 de 1986, modificada por el decreto 1295 de 1994 emanados del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, ha determinado conformar el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el trabajo (COPASST). Para la organización de este Comité, la Compañía ha asignado a {x REPRESENTANTES} y ha solicitado a los trabajadores que entre ellos elijan {x REPRESENTANTE} por parte de los trabajadores que hagan parte del Comité. La compañía designa como principales a:
1.
NOMBRE CARGO ________________________ ____________________
y como suplentes a:
1.
NOMBRE CARGO ________________________ _____________________
Los trabajadores eligen como principal a:
1.
NOMBRE CARGO ________________________ _____________________
y como suplentes a:
1.
NOMBRE CARGO ________________________ _____________________
Integrado el comité, se procedió de acuerdo a la Resolución 2013 de 1986 a nombrar un presidente y un secretario con el objeto de mantener la coordinación, organización y mantenimiento del comité. Entre los miembros del Comité la empresa designa a _________________________________________ como presidente, y por votación del comité se nombra como secretario del mismo a _________________________________________ Una vez asignadas las personas que van a ser cabezas visibles del comité se procedió a darle la instalación al mismo, para lo cual se hizo conocer lo establecido en la Resolución 2013 de 1986 como funciones principales que en ésta se establece para cada uno de los miembros, así como para el Presidente y Secretario; así como las responsabilidades que estos tienen en dicho organismo.