1:
2: PROCEDIMIENTO PARA LA BÚSQUEDA DE FORMATOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL A TRAVÉS DE LA TDR Y LA PLATAFORMA CAMPUZANOCLOUD
3:
B-MC-PR-016-001
AGENCIA DE ADUANAS CARLOS E. CAMPUZANO SAS NIVEL 1
ELABORA: LUIS FERNANDO QUEVEDO COORDINADOR DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
2016
4: CONTENIDO
5:
1. OBJETIVOS ………………………….5 2. ALCANCE…………………………….7 3. TABLA DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL …………………..….9 4. UBICACIÓN Y CODIFICACIÓN…..12 5. PROCEDIMIENTO PARA LA BÚSQUEDA DE DOCUMENTOS ..18
6: OBJETIVOS
7:
Proporcionar al trabajador una guía para identificar los pasos a seguir para la búsqueda de información del Sistema de Gestión Documental. Implementar el uso de la Tabla de Retención Documental para búsqueda de formatos codificados en la plataforma CampuzanoCloud. Permitir la Organización de la Documentación que se maneje al interior de la agencia cumpliendo con el Sistema de Gestión de Calidad.
8: ALCANCE
9:
Dar a conocer al trabajador los diferentes tipos de Documentos que se manejan al interior de la agencia mediante un sistema de gesti贸n documental codificado para su mejor organizaci贸n.
10: TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
11: Conocido anterior mente como Listado Maestro de Documentos, se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad. En ella se debe relacionar la siguiente información: • Entidad promotora: Es la empresa en la que se desarrolla la implementación del Sistema de Gestión Documental (SGD). • Oficina productora: Es la sección que genera el documento. • Fecha: Día en que se hace el proceso de Elaboración de la TRD. • Serie: Es una división integrada por un conjunto de documentos generales. • Subserie: Es la División de la Serie • Codificación: Es la Identificación de cada Serie y Subserie para lograr su identificación, organización, seguimiento y control; La Serie de Codifica con letras en mayúsculas (AC, AU, CR…) y las Subseries con números seguidos a la letras de las series(1,2,3 …) en sentido ascendente. • Estado del Documento: Forma en que se puede encontrar el documento, encontramos el Físico (Papel), Magnético (digitalización, Documento Officce, etc.) • Retención documental y disposición final: Surtido el proceso de conformación física de las series documentales, se debe efectuar la valoración documental para determinar el tiempo que se deben conservar las agrupaciones documentales en el archivo de gestión, archivo central y archivo histórico y su posterior disposición final: ◦ CT: Conservación Total ◦ E: Eliminación ◦ M/D: Microfilmación / digitalización ◦ S: Selección. Dicha Tabla de Retención Documental se encuentra dividida en 8 secciones o pestañas así:
12:
TODO EL PERSONAL OPERACIONES
SST MAESTRA
CONTABILIDAD
TÉCNICA Y ADMÓN.
SISTEMAS
COMERCIAL – PLANET CARGO
13:
Maestra: Contiene la Codificación de todos los Archivos o Documentos que se manejan al interior de la Sucursal. Todo el Personal: Contiene los Documentos que todos los trabajadores deben conocer o pueden manejar. Operaciones: Contiene los Documentos que se implementan al interior de las áreas de Comercio Exterior, Incluye el área de Importaciones, exportaciones, dirección operativa, recepción y mensajería. Contabilidad: Contiene los Documentos y formatos Financieros que se manejan al interior de la Sucursal, Incluye La jefatura de contabilidad, facturación, Tesorería y cartera. Técnica y administrativa: Contiene documentos y formatos que se implementan en el área técnica en el que se incluye la Dirección Operativa, Asistencia Técnica, Jefatura de Personal y Jurídica. Seguridad y Salud en el Trabajo: Contiene documentos correspondientes al Sistema de Gestión SST y Calidad. Sistemas: Contiene documentos al área de Soporte Técnico. Comercial y Planet Cargo: Contiene documentos correspondientes al área Comercial de Campuzano y Planet Cargo SAS
14: UBICACIÓN Y CODIFICACIÓN
15: Los Documentos y formatos que se muestran en la Tabla de Retención Documental se encuentran ubicados en la Plataforma CampuzanoCloud en la Carpeta PUBLICO/Sistema de Gestión Documental, dichos documentos se encuentran codificados alfanuméricamente como aparecen en la TDR Maestra bajo la siguiente estructura: Proceso
Cobertura del Documento
Consecutivo del Documento
Sección o Dependencia
Tipo de Documento
Dónde:
COBERTURA DEL DOCUMENTO: describe la Sucursal que genera o elabora dicho documento SUCURSAL OPERATIVA CÓDIGO NACIONAL
N
MEDELLÍN
M
BOGOTÁ
B
CALI
L
PEREIRA
P
IPIALES
I
CÚCUTA
U
CARTAGENA
C
SANTA MARTA
S
BARRANQUILLA
Q
BUENAVENTURA
V
16: Proceso: de Acuerdo al Sistema de gestión de Calidad PROCESO
CÓDIGO
GERENCIAL
GE
MEJORA CONTINUA
MC
RELACIÓN CON CLIENTES
RC
AGENCIAMIENTO ADUANERO
AA
GESTIÓN DE RECURSOS
GR
GESTIÓN DE LA SEGURIDAD BASC
BASC
GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL GSST TRABAJO Tipo De Documento: Corresponde al código asignado al tipo de documento. TIPO DE DOCUMENTO CÓDIGO ACTA
AC
AUTORIZACIONES
AU
CONTABLE Y FINANCIERO
CF
CORRESPONDENCIA
CR
COTIZACIONES
CT
ESTÁNDARES
ES
FICHAS TÉCNICAS
FT
FLYERS
FY
FORMATO
FO
GESTIÓN
GE
GUÍAS
GU
HISTORIAS
HI
INFORMES
IF
17: INSTRUCTIVO
IN
MANUAL
MN
MATRICES Y MAPAS DE PROCESO
MM
NORMATIVIDAD
NR
PLAN
PL
POLÍTICA
PT
PROCEDIMIENTO
PR
PROCESOS INTERNOS
PI
PROGRAMA
PG
PROTOCOLO
PC
RADICACIONES DIAN
RD
REGLAMENTO
RE
REMISIÓN
RM
SISTEMA DE GESTIÓN
SG
TABLA
TB
Sección O Dependencia Generadora SECCIÓN O DEPENDENCIA G.
CÓDIGO
JUNTA DIRECTIVA
001
REVISOR FISCAL
002
GERENCIA GENERAL
003
COMITÉ DE CONTROL Y AUDITORIA
004
GERENCIA DE SUCURSAL
005
GERENCIA ADMINISTRATIVO
006
18: GERENCIA FINANCIERA
007
GESTIÓN DE CALIDAD - BASC
008
DIRECCIÓN TÉCNICA
009
DIRECCIÓN OPERATIVA
010
DIRECCIÓN COMERCIAL
011
COORDINACIÓN COMERCIAL
012
GESTIÓN DE PERSONAL
013
CONTADURÍA
014
JEFATURA DE CONTABILIDAD
015
SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
016
PLANET CARGO
017
PLANET INDUSTRIAL
018
ASISTENTE GENERAL
019
ASISTENTE OPERATIVO
020
TESORERÍA
021
FACTURACIÓN
022
CARTERA
023
ANALISTA TÉCNICO
024
ANALISTA COMERCIO EXTERIOR
025
AUXILIARES DE ADUANAS
026
RECEPCIÓN
027
MENSAJERÍA
028
19: Consecutivo: Corresponde al código consecutivo del documento establecido en el proceso. EJEMPLO: B-AA-FO17-025-002:
Dicha Codificación Indica que el documento fue Elaborado en la Ciudad de BOGOTÁ, Corresponde a un proceso de Agenciamiento Aduanero en el Formato De Acta De Reconocimiento De Mercancía, fue elaborado por Analista de Comercio Exterior bajo el Consecutivo 002 Para el tema de consecutivo se utiliza la herramienta virtual REGISTRO DOCUMENTAL en el cual se diligencia la información solicitada y este arroja el consecutivo automáticamente. http://gestiondocumental.net16.net/
20: PROCEDIMIENTO PARA LA BÚSQUEDA DE DOCUMENTOS
21: 1. Abra la Tabla de Retención Documental (En caso de no tenerla en su equipo, esta se encuentra ubicada en la Carpeta de Campuzano Cloud: Publico/Sistema de gestión documental/ 1. Todo el personal/ TB3) 2. Diríjase a la pestaña de listado maestro y busque (Ctrl+B) el documento que necesita. 3. Una vez ubicado el documento, observe el código y el color que aparece en la celda así: TODO EL PERSONAL OPERACIONES CONTABILIDAD TÉCNICA Y ADMON SST SISTEMAS COMERCIAL - PLANET
(El color indica la carpeta-grupo donde esta albergado el documento) 4. Cuando tenga el código y la carpeta-grupo, diríjase a CampuzanoCloud, valla a la carpeta de sistema de gestión documental y ubique la carpeta donde aparece el documento requerido. 5. De clic sobre Icono Descargar del archivo, allí abrirá una pantalla emergente donde le preguntara si desea abrir o guardar el archivo (Seleccione la que desea).
22: 6. Trabaje el documento seleccionado, si considera que hará más documentos del mismo, almacénelo en su equipo y recuerde que cada vez que realice un documento del mismo, cambie el consecutivo. Nota: La mayoría de documentos que se disponen en CampuzanoCloud ya tienen la estructura de la codificación a excepción de las dos últimas celdas que corresponden a quien elabora y el consecutivo. (EJ: B-RC-AU4-___-___) Estos se diligencian una vez registre el documento en la aplicación indicada.
23: