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1. OBJETO Describir el proceso de planeaci贸n, an谩lisis y elaboraci贸n de propuestas; as铆 como las diversas actividades de control y seguimiento descritos en el presente documento, propios del proceso que conlleven a la presentaci贸n de propuestas ganadoras. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica a la elaboraci贸n, control y seguimiento, sobre los procesos b谩sicos definidos dentro de la gesti贸n del 谩rea, teniendo como principal producto la elaboraci贸n de propuestas ganadoras. 3. DEFINICIONES Propuestas: Son los documentos presentados por MAB INGENIERIA DE VALOR S.A. para las Invitaciones, Convocatorias, Concursos y/o Licitaciones. Invitaci贸n, Convocatoria, Concurso y/o Licitaci贸n: La clasificaci贸n de invitaci贸n, convocatoria y concurso y licitaci贸n se establece de acuerdo con el monto de la propuesta, es decir, la diferencia entre estos propuestas radica en el presupuesto contratado, el cual depende del Cliente Contratante que la est茅 ofreciendo, siendo de menor a mayor valor como sigue: invitaci贸n directa, convocatoria, concurso p煤blico (solo para consultor铆as). La licitaci贸n p煤blica es la de m谩ximo valor. Licitaci贸n p煤blica: La escogencia del contratista se efectuar谩 por regla general a trav茅s de licitaci贸n p煤blica. Cuando la entidad estatal as铆 lo determine, la oferta en un proceso de licitaci贸n p煤blica podr谩 ser presentada total o parcialmente de manera din谩mica mediante subasta inversa, en las condiciones que fije el reglamento. Esta modalidad aplica para la contrataci贸n de Obra. Selecci贸n abreviada: La Selecci贸n abreviada corresponde a la modalidad de selecci贸n objetiva prevista para aquellos casos en que por las caracter铆sticas del objeto a contratar, las circunstancias de la contrataci贸n o la cuant铆a o destinaci贸n del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gesti贸n contractual. a. La adquisici贸n o suministro de bienes y servicios de caracter铆sticas t茅cnicas uniformes y de com煤n utilizaci贸n por parte de las entidades, que corresponden a aquellos que poseen las mismas especificaciones t茅cnicas, con independencia de
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su dise帽o o de sus caracter铆sticas descriptivas, y comparten patrones de desempe帽o y calidad objetivamente definidos. La contrataci贸n de menor cuant铆a. Se entender谩 por menor cuant铆a los valores determinados en funci贸n de los presupuestos anuales de las entidades p煤blicas expresados en salarios m铆nimos legales mensuales. La contrataci贸n cuyo proceso de licitaci贸n p煤blica haya sido declarado desierto; en cuyo caso la entidad deber谩 iniciar la selecci贸n abreviada dentro de los cuatro meses siguientes a la declaraci贸n de desierta del proceso inicial. h. Los contratos de las entidades, a cuyo cargo se encuentre la ejecuci贸n de los programas de protecci贸n de personas amenazadas, programas de desmovilizaci贸n y reincorporaci贸n a la vida civil de personas y grupos al margen de la ley, incluida la atenci贸n de los respectivos grupos familiares, programas de atenci贸n a poblaci贸n desplazada por la violencia, programas de protecci贸n de derechos humanos de grupos de personas habitantes de la calle, ni帽os y ni帽as o j贸venes involucrados en grupos juveniles que hayan incurrido en conductas contra el patrimonio econ贸mico y sostengan enfrentamiento violentos de diferente tipo, y poblaci贸n en alto grado de vulnerabilidad con reconocido estado de exclusi贸n que requieran capacitaci贸n, resocializaci贸n y preparaci贸n para el trabajo, incluidos los contratos fiduciarios que demanden. La contrataci贸n de bienes y servicios que se requieran para la defensa y seguridad nacional.
Concurso de m茅ritos: Corresponde a la modalidad prevista para la selecci贸n de consultores o proyectos, en la que se podr谩n utilizar sistemas de concurso abierto o de precalificaci贸n. En este ultimo caso, la conformaci贸n de la lista de precalificados se har谩 mediante convocatoria p煤blica, permiti茅ndose establecer listas limitadas de oferentes utilizando para el efecto, entre otros, criterios de experiencia, capacidad intelectual y de organizaci贸n de los proponentes, seg煤n sea el caso. Esta modalidad aplica para la contrataci贸n de Interventoria. Contrataci贸n directa: La modalidad de selecci贸n de contrataci贸n directa, solamente proceder谩 en los siguientes casos: a. Urgencia manifiesta; b. Contrataci贸n de empr茅stitos; c. Contratos interadministrativos d. La contrataci贸n de bienes y servicios en el sector Defensa que necesiten reserva para su adquisici贸n. e. Los contratos para el desarrollo de actividades cient铆ficas y tecnol贸gicas. f. Los contratos de encargo fiduciario que celebren las entidades territoriales cuando inician el Acuerdo de Reestructuraci贸n de Pasivos a que se refieren las leyes 550
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de 1999, 617 de 2000 y las normas que las modifiquen o adicionen, siempre y cuando los celebren con entidades financieras del sector p煤blico. g. Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado. h. Para la prestaci贸n de servicios profesionales y de apoyo a la gesti贸n, o para la ejecuci贸n de trabajos art铆sticos que s贸lo puedan encomendarse a determinadas personas naturales. El arrendamiento o adquisici贸n de inmuebles Borrador: Es el primer estado del proceso de contrataci贸n con participaci贸n p煤blica (Licitaci贸n y Contrataci贸n Directa de Menor Cuant铆a). Incluye una documentaci贸n en Borrador de los t茅rminos de referencia que se va a exigir para la contrataci贸n de un bien o servicio. Se denomina Borrador porque una vez puesto en conocimiento de la ciudadan铆a, puede ser modificado las veces que sea necesario, el objetivo es no atentar contra los derechos de la ciudadan铆a y hacer cumplir las obligaciones del Estado de preservar el recurso p煤blico. Borrador descartado: Si una vez manifestada la intenci贸n de contratar, es decir publicado el Borrador de los t茅rminos de referencia, la entidad decide no iniciar el proceso por carencia de recursos o modificaciones considerables en los t茅rminos de referencia (o alg煤n otro motivo), producto de la validaci贸n con el p煤blico, se da lugar al estado de borrador descartado. S贸lo un proceso en estado borrador puede ser borrador descartado. Convocado: Es el estado que representa que el proceso de contrataci贸n se abre al p煤blico y que se tiene la posibilidad de presentar ofertas, ser evaluado y seleccionado, seg煤n unos t茅rminos de referencia definidos. Terminado anormalmente despu茅s de convocado: Es un estado de proceso que se utiliza para aquellos casos en que una vez abierta la convocatoria la entidad decide abortar el proceso. Cuando el proceso es oficialmente abierto al p煤blico (Convocado) la ley obliga a que se especifique la fecha y el motivo de terminaci贸n. A diferencia del estado borrador descartado en que no se exige justificaci贸n. Adjudicado: Este estado se refiere al momento del proceso en el que se han seleccionado los proponentes favorecidos para llevar a cabo el objeto por el cual se realiz贸 el proceso. Celebrado: Este estado aplica a cualquier tipo de proceso, porque incluye toda la informaci贸n de los contratos celebrados que se hayan originado de un proceso de contrataci贸n, independientemente del proceso de contrataci贸n que se haya llevado a cabo.
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Liquidado/ terminado sin liquidar normal: Hace referencia al momento en que se termina un contrato que ha sido Celebrado satisfactoriamente (normalmente) cumpliendo el tiempo establecido sin inconvenientes de ninguna de las partes. No obstante, existen algunos contratos que por sus caracter铆sticas deben ser Liquidados (art铆culo 60 de la Ley 80 de 1993) y otros que no requieren dicha formalidad los cuales se pueden dar por terminados sin liquidar. Liquidado/ terminado sin liquidar a normal: Hace referencia al momento en que se termina un contrato que ha sido celebrado, pero en el cual no se cumple con el objeto contractual que dio lugar al acuerdo entre las partes. Es decir, aquellos casos en que por alg煤n motivo no fue posible dar cumplimiento a lo establecido en el contrato. Pliegos de Condiciones: Son los documentos que establecen las reglas de participaci贸n en un concurso p煤blico; estos aplican para las interventor铆as y las consultor铆as R: Responsable de una actividad. DGC: Director de Gesti贸n Comercial PGC: Profesional de Gesti贸n Comercial AGC: Auxiliar de Gesti贸n Comercial 4. DESCRIPCI脫N 4.1 B脷SQUEDA Y CONSECUCI脫N DE OPORTUNIDADES DE NEGOCIO MAB INGENIER脥A DE VALOR S.A., realiza la consecuci贸n de oportunidades de negocio mediante la b煤squeda de procesos de contrataci贸n en las diferentes modalidades (concursos, convocatorias o invitaciones de Consultor铆a en las diferentes Entidades Estatales y Privadas, en las cuales la Empresa pueda participar) por medio de la consulta de p谩ginas WEB (www.contratos.gov.co, contrataci贸n a la vista, http://www.setcon.com.co/, entre otras), invitaciones y publicaciones en peri贸dicos y prensa. Una vez detectada la posible oportunidad, se listan en el FR-GC-09-07 Control de b煤squeda y seguimiento de procesos en estudio, en donde se identifican principalmente: Entidad, el No. proceso, objeto, , fechas importantes, presupuesto, plazo y observaciones en caso de ser necesarias. La B煤squeda y seguimiento del proceso se realiza diariamente; como evidencia se llevara el seguimiento por medio de una aplicaci贸n tecnol贸gica de propiedad exclusiva de Gesti贸n Comercial, la cual realiza un seguimiento continuo autom谩tico, y notifica el cambio en el proceso (R: PGC).
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Posteriormente se realiza una preselecci贸n inicial de las posibles oportunidades registradas en el FR-GC-09-07 Control de b煤squeda y seguimiento de procesos en estudio seg煤n criterio de aprobaci贸n (si/no), por su facturaci贸n mensual, zona y experiencia, la cual es socializada con el equipo de Gesti贸n Comercial. (R: DGC). Adem谩s de la b煤squeda de nuevos procesos de contrataci贸n, se realiza la b煤squeda de nuevos clientes e inscripci贸n en las bases de proveedores, para la aplicaci贸n a propuestas en nuevos mercados. (R: DGC)
4.2 CONSULTA PRELIMINAR, CONTRATACI脫N
REVISI脫N
Y
AN脕LISIS
DE
PROCESOS
DE
Se registra la consulta y an谩lisis de los pliegos de condiciones en el FR-GC-09-01 Verificaci贸n, planificaci贸n y revisi贸n de propuestas (R: DGC y PGC), de cada uno de los procesos aprobados listados en el FR-GC-09-07 Control de b煤squeda y seguimiento de procesos en estudio, con el cual se autoriza la presentaci贸n de las propuestas, mediante firma del DGC y en los casos donde los presupuestos sean muy ajustados o condiciones espec铆ficas que puedan generar riesgos se considera la firma del Gerente. a. b. c. d. e. f. g. h. i. j.
Descripci贸n general de la propuesta. Fechas importantes. Valor de los T茅rminos. Legales y reglamentarios. Requisitos de Experiencia exigida a la firma. Aspectos o requerimientos financieros exigidos a la firma. Personal solicitado. Criterios de desempate Observaciones a los requerimientos Aspectos relevantes del cliente para la ejecuci贸n del contrato (forma de pago)
Esta informaci贸n se presenta ante el DGC para que este eval煤e s铆 est谩 en capacidad de cumplir, en caso de no poder cumplir con estos requerimientos, es necesario contemplar la posibilidad de conformar un consorcio o una uni贸n temporal con una o varias empresas, siempre y cuando se conserven los lineamientos, principios, pol铆ticas y objetivos de la empresa; en caso de no cumplirse estas expectativas y requisitos, se dar谩 por terminado este procedimiento.
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Para aquellas propuestas aprobadas, se crear谩 una carpeta en medio magn茅tico, en donde se descargue la informaci贸n, para su presentaci贸n. (R: PGC, AGC) Aprobaci贸n de presentaci贸n de propuestas sujetos a ciertas condiciones: Si en el FR-GC-09-01 Verificaci贸n, planificaci贸n y revisi贸n de propuestas se ha definido la necesidad de socios para la presentaci贸n de la propuesta, se realizar谩 la b煤squeda de alianzas estrat茅gicas de acuerdo a las necesidades (R: DGC y PGC), y la aprobaci贸n de los aliados es definida por la Gerencia. El manejo, socializaci贸n (informar sobre el avance de las propuestas donde han sido involucrados) y necesidades de informaci贸n de los socios, de las propuestas que se presentan se realizara por medio del DGC. En caso de ser alianzas nuevas a las preexistentes se deber谩 contar con la aprobaci贸n del Gerente, la cual se entender谩 cumplida con la firma del Acuerdo Consorcial en la Propuesta. En los casos, donde se haya definido la necesidad de realizaci贸n de cambios en el pliego para su presentaci贸n, se deber谩n redactar las observaciones necesarias (R: PGC y DGC) Cuando sea necesario se consultar谩 la asesor铆a del abogado, para una mayor eficacia.
Es de anotar que al FR-GC-09-01 Verificaci贸n, planificaci贸n y revisi贸n de propuestas se deben anexar las adendas publicadas por el cliente, de tal forma que se mantenga actualizada la informaci贸n requerida y fundamentalmente la fecha de cierre de la propuesta. (R: AGC y PGC).
4.3 PLANIFICACI脫N Y ELABORACI脫N DE PROPUESTAS Para la elaboraci贸n de las propuestas se diligenciar谩 el FR-GC-09-01 Verificaci贸n, planificaci贸n y revisi贸n de propuestas, donde se relacionan las condiciones y documentos requeridos en el pliego de condiciones. En este se establecer谩 el responsable y el plazo m谩ximo para aportar los documentos o realizar la actividad. Posteriormente se debe realizar la elaboraci贸n de formatos definidos por el cliente y/o recopilaci贸n de documentos jur铆dicos, legales y financieros, documentos t茅cnicos, documentos del personal profesional a presentar (R: DGC, PGC, AGC); elaboraci贸n de enfoques, metodolog铆as, organigramas y/o planes de calidad, elaboraci贸n de presupuestos (R: DGC).
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La elaboraci贸n de la propuesta est谩 basada en costos reales de operaci贸n y ajustada al presupuesto oficial de cada proyecto (s铆 茅ste se conoce); esta siempre debe ir firmada por el Representante Legal, y en caso que no se especifique el factor multiplicador dentro del formato de presentaci贸n de la propuesta econ贸mica se debe anexar a la misma (siempre y cuando no haya limitaci贸n en los pliegos de condiciones). De acuerdo al tipo de propuesta aplicaran todos o algunos de los documentos anteriormente mencionados. Para el caso de las hojas de vida solicitadas, se aplicar谩 el PD-AQ-12 Procedimiento Recursos Humanos Las hojas de vida son analizadas y seleccionadas, para finalmente contactar a los respectivos profesionales ejecutando los diferentes tr谩mites que sean necesarios para el cumplimiento de los requisitos del pliego. (R: DGC, PGC, AGC). Reuniones Se establece la realizaci贸n de reuniones peri贸dicas, por citaci贸n del DGC o por definici贸n de la Gerencia, en estas participar谩n las personas se encuentran relacionadas dentro de la planificaci贸n de la propuesta FR-GC-09-01 Verificaci贸n, planificaci贸n y revisi贸n de propuestas; las decisiones de dicha reuni贸n se registran en el FR-AQ-03-02 Acta de Reuni贸n. Casos espec铆ficos Con respecto a los presupuestos en donde el cliente realice la calificaci贸n por formula sobre la propuesta econ贸mica, se realizar谩 el an谩lisis respectivo de la formula. (R: DGC) Para los casos en los cuales el cliente, no defina pliegos de condiciones como son invitaciones privadas, el DGC armar谩 el propuesta de acuerdo a los documentos que considere pertinentes para presentar, por lo cual no realizar谩 el FR-GC-09-01 Verificaci贸n, planificaci贸n y revisi贸n de propuestas, sino que presentar谩 la versi贸n final de la propuesta ante el Gerente el cual dar谩 la aprobaci贸n con las firmas de la carta de remisi贸n y la propuesta econ贸mica.
4.4 REVISI脫N Y ENTREGA DE LAS PROPUESTAS
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La revisi贸n y verificaci贸n inicial de la propuesta se realizar谩 en medio f铆sico, teniendo como base el pliego de condiciones, esto con el fin de chequear los documentos y condiciones requeridas. Como evidencia de la revisi贸n realizada se realizaran las respectivas observaciones que ser谩n consignadas en el formato FR-GC-09-01 Verificaci贸n, planificaci贸n y revisi贸n de propuestas (R: DGC, PGC), las cuales ser谩n subsanadas por la persona encargada de la propuesta. Una vez subsanadas las observaciones detectadas en la primera revisi贸n, el personal definido por la Gerencia proceder谩 a realizar la revisi贸n final, con el fin de verificar el cumplimiento total de los requerimientos realizados por el cliente para la presentaci贸n de la propuesta. Las observaciones de esta 煤ltima verificaci贸n se registraran en el FR-GC09-01 Verificaci贸n, planificaci贸n y revisi贸n de propuestas. S铆 de esta revisi贸n se determina que la propuesta se encuentra conforme se deben sacar las copias que requiera la entidad Contratante y la copia escaneada para MAB INGENIERIA DE VALOR S.A. Posteriormente se organizar谩 el contenido de cada uno de los sobres de la propuesta (original, copias y econ贸mica), as铆 como los medios magn茅ticos requeridos por el cliente. Previo al cierre de los sobres, el DGC o el PGC, aprobar谩 el env铆o de la propuesta cuando este haya verificado cada uno de los requisitos de presentaci贸n y entrega. La propuesta se debe entregar dentro de los plazos establecidos por el cliente, teniendo en cuenta previamente el lugar, fecha y hora de cierre. Cuando se trate de una propuesta que debe entregarse fuera de la ciudad de Bogot谩, el DGC se encargar谩 de contactar a una persona, para la realizaci贸n de esta actividad.
4.5 SEGUIMIENTO, EVALUACI脫N Y ADJUDICACI脫N DE PROPUESTAS En la entrega y adjudicaci贸n de las propuestas (en aquellas donde la oferta econ贸mica sea objeto de evaluaci贸n), se hace necesario el diligenciamiento del FR-GC-09-04 Relaci贸n de proponentes con la siguiente informaci贸n (Nombre del proponente, valor de la propuesta, observaciones y el numero de folios (si es el caso) o anexar el acta de cierre publicado por la Entidad. Una vez entregada la propuesta, el proceso correspondiente ser谩 incluido en el FR-GC09-07 Control de b煤squeda y seguimiento de procesos en estudio, en donde se lleva el record de propuestas presentadas y el seguimiento a estas (fecha de cierre, fechas de
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publicaci贸n de evaluaciones, fechas m谩ximas de presentaci贸n de subsanaciones solicitadas, fechas m谩ximas de observaciones y fechas de audiencias de adjudicaci贸n). En los casos, que el cliente solicite subsanaciones, est谩s deber谩n entregarse en los plazos m谩ximos establecidos. La realizaci贸n de subsanaciones de acuerdo al grado de dificultad, ser谩n consultadas al Abogado asesor (R: DGC, PGC) Al momento de publicaci贸n de la evaluaci贸n, se realizaran las observaciones pertinentes al informe de evaluaci贸n o a las propuestas de otros oferentes. (R: DGC Y PGC) Para la fecha establecida como audiencia de adjudicaci贸n, el DGC coordinara las personas que deben asistir al proceso. Finalizado el proceso de presentaci贸n, evaluaci贸n y adjudicaci贸n de la propuesta, se proceder谩 a analizar los resultados obtenidos, con el fin de detectar debilidades, errores y fortalezas para as铆 tomar las correspondientes acciones correctivas y/o preventivas que nos conlleven a la mejora continua de la gesti贸n realizada. El registro de este an谩lisis de evidenciar谩 en el FR-GC-09-01 Verificaci贸n, planificaci贸n y revisi贸n de propuestas. Contratos No Adjudicados Para el caso de los contratos no adjudicados, la informaci贸n se guardar谩 seg煤n el PDAQ-03 Procedimiento Control de documentos.
4.6 REVISI脫N DEL CONTRATO, LEGALIZACI脫N Y DEFINICI脫N DEL PERSONAL DEL PROYECTO Previo a la firma del contrato se debe diligenciar el FR-GC-09-05 Control legalizaci贸n contrato, para que el Gerente o quien este designe, posea la informaci贸n necesaria para verificar las cl谩usulas del mismo. De esta revisi贸n se debe concluir lo siguiente: 1 Requisitos Establecer si los requisitos expuestos en el contrato se encuentran claros para continuar con la revisi贸n de los dem谩s aspectos. Si se presentan diversas interpretaciones se hace necesario informar al cliente, con el fin de aclarar estos requisitos (debe quedar por escrito dentro del contrato).
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2 Diferencias Detectar las diferencias existentes entre lo exigido por el cliente y lo ofrecido por MAB INGENIERIA DE VALOR S.A. en su propuesta, en caso de no existir diferencias se puede continuar con el procedimiento, pero en caso contrario se debe recurrir inmediatamente al cliente, con el fin de aclarar toda diferencia existente. S铆 es el caso, se debe desarrollar una propuesta de mediaci贸n para llegar a un acuerdo siempre y cuando 茅ste no vaya en contra de los intereses y principios de MAB INGENIERIA DE VALOR S.A., lo cual debe quedar registrado por escrito dentro del contrato. Por 煤ltimo, el registro de satisfacci贸n es la firma del contrato con lo cual se da por entendido el pleno conocimiento de los compromisos que asume MAB INGENIERIA DE VALOR S.A.
4.7 AN脕LISIS DE GESTI脫N De acuerdo a los lineamientos del sistema de gesti贸n integral, se debe diligenciar el FRCG-09-06 Informe de gesti贸n comercial, que se encuentra basado en las actividades realizadas durante el mes y las propuestas presentadas (R: DGC). Adicionalmente, el equipo de trabajo presenta solicitudes de cambio para el mejoramiento continuo de MAB.
5. ANEXOS FR-GC-09-01 Verificaci贸n, planificaci贸n y revisi贸n de propuestas. FR-GC-09-04 Relaci贸n de proponentes FR-GC-09-05 Control legalizaci贸n contrato FR-CG-09-06 Informe de gesti贸n comercial. FR-GC-09-07 Control de b煤squeda y seguimiento de procesos en estudio FR-AQ-03-02 Acta de reuni贸n