P 22. INFORME DE EVALUACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE REGISTRO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN. En este documento se presenta la descripción general del proceso de auditoría a los documentos de registro de información del SICAPS que se efectuó en los municipios de Tunja, Paipa, Sogamoso, Moniquirá y Chiquinquirá; los cuales fueron seleccionados en reuniones con equipo de la Secretaría de Salud de Boyacá y en razón a que estos son cabeza de Nodos. Este documento describe de manera clara la serie de pasos que se ejecutaron para el desarrollo propio de la auditoría; comienza entonces describiendo el objeto y alcance de la auditoría, la metodología que se utilizó para llevar a cabo las actividades y, por último, se presentan los resultados de la ejecución de la auditoría y las recomendaciones. OBJETO: Proveer al personal de la Secretaría de Salud de Boyacá, de información objetiva que apoye la gestión que los Municipios del Departamento desarrollan en la recolección de información para la formulación de los planes de cuidado en casa. ALCANCE: El alcance dado a esta auditoría corresponde a evaluar los documentos de registro utilizados actualmente en el SICAPS y el seguimiento a estos. METODO: El método que se siguió para realizar el proceso de auditoría, se describe a grandes rasgos, continuación: 1. En primer término, se definieron las características que debía tener el proceso de auditoría que se llevaría a cabo, así como los principios que orientarían su gestión. 2. En seguida se definió, de manera muy precisa, el objeto del proceso. Documento técnico, elaborado por la Secretaria de Salud de Boyacá en cooperación con el Hospital del Sur E.S.E Bogotá, con apoyo de ByM Salud Página 1
3. Posteriormente, se identificó, de manera puntual, la información que se requería para efectuar el proceso, y se determinó cuáles técnicas de auditoría se debían aplicar para obtener esa información. 4. Con posterioridad, se definió la estructura básica de los papeles de trabajo y de los formatos de registro, y se diseñaron tales instrumentos. 5. Cumplida la anterior etapa, se definieron las pautas técnicas para la captura y recolección de la información, así como para el análisis de ésta. 6. El siguiente paso consistió en la definición de los aspectos operativos del proceso en razón de lo cual se definieron las fechas de las visitas a los Municipios a evaluar. 7. El siguiente paso fue la recolección de la información, o sea, la realización, propiamente dicha, de los procedimientos de auditoría. Para los efectos, se revisaron tarjetas familiares, carpetas familiares, instructivos de diligenciamiento, base de datos de SICAPS, documentos de distinta clase, y se entrevistó a funcionarios de la Secretaría de Salud de Boyacá y de los Hospitales, como el Coordinador y digitadoras del SICAPS de cada Municipio visitado. 8. Finalizada la etapa de obtención de información, se identificaron los hallazgos y se generaron recomendaciones. 9. Por último se redactó el informe de auditoría.
HALLAZGOS: Los principales hallazgos que arrojó el proceso de auditoría son los siguientes: La Secretaría de Salud de Boyacá no tiene asignado personal que realice labores específicamente de capacitación, monitoreo y control a los documentos de registro de información del SICAPS para los municipios. En entrevistas con personal de la Secretaria de Salud de Boyacá y de los Hospitales de los municipios visitados se compartió la preocupación de la alta rotación de auxiliares de salud y digitadores del equipo de SICAPS En los cinco municipios visitados los coordinadores del SICAPS afirmaron tener problemas de acercamiento con la comunidad para realizar el diligenciamiento de las tarjetas familiares; para superar este inconveniente un municipio manifestó utilizar como medio de apoyo volantes y perifoneo, otros dos municipios manifestaron programar visitas en horas de la noche, otro municipio optó por un acercamiento directo por parte del Hospital a través del Gerente y un municipio manifestó lograr contacto con las familias por medio de la Coordinadora del SICAPS. Cabe resaltar que el número de visitas que se realizan para lograr esta proximidad con la comunidad es un número máximo de 3. Otra preocupación que manejan los coordinadores del SICAPS de los cinco municipios es el bajo número de personal con el que cuentan para la recolección de la información y el número extenso de familias, como la distribución apartada de estas y su difícil acceso en algunos casos, lo que dificulta entregar la información en los tiempos establecidos. Documento técnico, elaborado por la Secretaria de Salud de Boyacá en cooperación con el Hospital del Sur E.S.E Bogotá, con apoyo de ByM Salud Página 2
La coordinadora del SICAPS de Moniquirá manifestó no recibir ayuda de la Administración Municipal en problemas encontrados dentro de las viviendas de algunas familias donde se realizaron las visitas, lo cual no depende del Hospital y además impide bajar el riesgo en la población. Es evidente la preocupación de los coordinadores del SICAPS en cuanto al tiempo que se tiene estimado por la Secretaría de Salud de Boyacá para bajar los riesgos ya que hay factores intersectoriales que influyen en algunos casos. En entrevista realizada a las digitadoras del SICAPS de los cinco municipios visitados, tres afirmaron (Sogamoso, Tunja, Moniquirá) que el software no ha recibido actualización desde su adquisición. Se evidenció que un municipio (Paipa) cuenta con instructivo para el manejo del software del SICAPS, otro municipio (Moniquirá) manifestó estar trabajando en este y en los otros tres municipios (Sogamoso, Tunja, Chiquinquirá) no se encontró instructivo. Los coordinadores del SICAPS de los cinco municipios manifestaron realizar seguimiento por vía telefónica o presencial para verificar el diligenciamiento de las tarjetas familiares, más no hay un control a la digitación de éstas; no se encontró evidencia documentada de este control ni cronograma para la realización de estas actividades de seguimiento. En los cinco municipios visitados tanto los coordinadores como los digitadores del SICAPS manifestaron tener dudas en el diligenciamiento y digitación de las tarjetas familiares, interrogantes que a la fecha no habían sido resueltos ni por la Secretaria de Salud de Boyacá ni CIMDER. En cuanto a la información de vacunación que se registra en la base de datos del SICAPS, de los cinco municipios donde se entrevistó a coordinadores y digitadoras, tres de los municipios (Sogamoso, Moniquirá, Chiquinquirá) afirmaron que esta información no era confiable ni operativa debido a la falta de actualización. El personal del equipo de Paipa manifestó tener dudas en cuanto al diligenciamiento de información en el tema de salud mental ya que para ellos no es claro en qué lugar de la tarjeta se debe registrar esta información, además resaltan la importancia de relacionar la frecuencia y cantidad del consumo de cigarrillo y bebidas alcohólicas en el ítem 9. Las digitadoras de Sogamoso manifestaron tener problemas con el software debido a que las tarjetas familiares digitadas, en ocasiones se borran o se bloquean, lo último se pudo evidenciar en el momento de verificar la digitación de algunas tarjetas.
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Referente a los equipos de salud que realizan las visitas para el diligenciamiento de las tarjetas familiares, los coordinadores de Tunja y Moniquirá no mencionaron la presencia de Técnico de Saneamiento Ambiental dentro del equipo. OTROS HALLAZGOS: 1. Calidad de los Registros de las Tarjetas Familiares: Se encontró que de las 200 tarjetas familiares evaluadas al azar en los cinco municipios el 25% (50) presentaron problemas de legibilidad en cuanto a los nombres registrados. En el 23% (46) de las tarjetas familiares se encontraron tachones, aunque son diligenciadas a lápiz los datos no son borrados del todo cuando se va a reescribir. Se evidenció en el 8% (16) de las tarjetas familiares espacios obligatorios sin diligenciar En el 7% (14) de las tarjetas familiares evaluadas no se encontró el nombre de la persona que diligenció la ficha. En el 40% (80) de las tarjetas familiares evaluadas no se encontró el nombre de la persona que digitó la ficha en la base de datos 2. Registro de las Tarjetas Familiares en la Base de Datos: De los cinco municipios visitados se evidenció que Sogamoso se encontraba digitando tarjetas familiares de años anteriores (2008, 2009 y 2010). De las 150 tarjetas familiares evaluadas se encontró que el 20% (30) no se encontraban actualizadas en la base de datos. Las digitadoras de tres municipios (Sogamoso, Moniquirá, Chiquinquirá) afirmaron que se encontraba duplicada información debido a las familias flotantes que pasan de un municipio a otro. Los ítem que no se encontraron actualizados en la base de datos fueron los siguientes: Ítem 2: Personas de la familia en cuanto a edades Ítem 3: Vivienda Ítem 4: Niño(a)s menores de un año en cuanto a vacunación y crecimiento y desarrollo Ítem 5: Niño(a)s de 1 a 4 años en cuanto a valoración nutricional Ítem 7.4: Gestación, parto y postparto Ítem 8: Adulto Mayor en cuanto a valoración nutricional Ítem 11: Mortalidad Los ítems en los cuales las digitadoras de un municipio manifestaron tener inconvenientes debido a la falta de actualización fueron: Ítem 2: En cuanto a que algunas veces la escolaridad no coincide entre año escolar y edad en años Ítem 7.2: En el examen de mamografía lo colocan en citología Documento técnico, elaborado por la Secretaria de Salud de Boyacá en cooperación con el Hospital del Sur E.S.E Bogotá, con apoyo de ByM Salud Página 4
Ítem 7.3: En el examen de próstata para hombres entre 40 y 44 años Ítem 8: En el examen de citología en mujeres mayores de 72 Ítem 8: En enfermedades crónicas solo se permite digitar dos por persona 3. Archivo de Tarjetas Familiares: Se evidenció en tres municipios (Paipa, Moniquirá, Chiquinquirá) la centralización de las tarjetas familiares y su clasificación por lugar y tipo de riesgo. En Chiquinquirá se encontraron archivadas las tarjetas familiares dentro de carpetas con información como remisiones, informe de saneamiento, formato APGAR, AUDIT, Plan de estrategias de trabajo social o psicológico, Notas de médico, enfermero, auxiliar de enfermería y psicólogo, como también los planes a ejecutar por enfermería y trabajo social. En cuanto a las tarjetas familiares que se encuentran archivadas se evidenció el control a la salida de éstas del archivo central en dos municipios (Paipa, Moniquirá). RECOMENDACIONES: Es de vital importancia que la Secretaria de Salud de Boyacá delegue personal para capacitar, monitorear y controlar las actividades que se llevan a cabo en los municipios para el levantamiento de información del SICAPS. Complementariamente, vale la pena que se considere la posibilidad de realizar una formación y capacitación certificada al personal que diligencia y digita información; la cual sea necesaria para la conformación del equipo. Lo anterior debe considerarse junto con la posibilidad de crear un espacio en la página web de la Secretaria de Salud de Boyacá donde se encuentren los manuales que brinden apoyo y asesoría a los municipios en cuanto a diligenciamiento y digitación de las tarjetas familiares, así como una sesión de preguntas y respuestas frecuentes. Se sugiere llevar a cabo reuniones semestrales con los coordinadores de SICAPS de cada municipio y la Secretaria de Salud de Boyacá para unificar criterios en el diligenciamiento y digitación de los datos de las tarjetas familiares. Es importante que la Secretaria de Salud de Boyacá genere una estrategia informativa que brinde a los municipios elementos de apoyo en cuanto al acercamiento con la comunidad. Es aconsejable que el Hospital de cada municipio piense en la conveniencia de establecer un proceso formal de auditoría para el registro, digitación y manejo de las tarjetas familiares, el cual como un medio y desde ningún punto de vista como un fin, ayude a integrar las actividades y a los responsables, con la gestión de quienes elaboran los planes de cuidado en casa. Documento técnico, elaborado por la Secretaria de Salud de Boyacá en cooperación con el Hospital del Sur E.S.E Bogotá, con apoyo de ByM Salud Página 5
Cada parte de este sistema de información debe estar claramente definida e integrada a una estructura que le permita fluir y obtener la información necesaria y veraz para el posterior análisis. En este marco de ideas es importante, que se estudie la posibilidad con el operador CIMDER de evaluar la tarjeta familiar con el fin de actualizarla. Complementariamente debe considerarse la creación de escritorios remotos que permitan desde la Secretaria de Salud de Boyacá interactuar con los municipios para resolver interrogantes en el manejo del software.
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