Manual y flujograma

ACTIVIDAD # 9

MANUAL Y FLUJOGRAMA

NOMBRE: Camila Rojas Morón

DOCENTE: Verónica Justiniano

FECHA: 19/09/17

Santa cruz – Bolivia

Actividad # 9 Investigar acerca de manuales de función o de procedimientos y flujogramas.

1.-Manual de funciones Es un instrumento de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y será elaborado técnicamente basados en los respectivos procedimientos, sistemas, normas y que resumen el establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar las rutinas o labores cotidianas, sin interferir en las capacidades intelectuales, ni en la autonomía propia e independencia mental o profesional de cada uno de los trabajadores u operadores de una empresa. 

Funciones básicas: es un punto en donde se deben incluir brevemente cada una de las funciones y responsabilidades básicas que describa adecuadamente los límites y la esencia del cargo.



Identificación del cargo: en esta parte se describe el nombre del cargo, el nivel del cargo, la dependencia a la que pertenece, los números de cargos y el cargo de su jefe inmediato.



Requisitos: en este punto se describe cual serían los requisitos del perfil para cada uno de los cargos. Se debe aclarar con respecto a la descripción del perfil del cargo que este se requiere para poder una realizar una adecuada selección del personal.

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Contenido del manual de funciones: Cargo __________ código __________ grado__________ Ubicación del cargo ____________ división ___________ sección___________ Unidad ________o clasificación por planta movible________ Salar básico ___________prestaciones básicas___________ Perfil__________________ Requisitos __________estudio homologaciones y/o experiencia Antecedentes ________ (interno y externo) ____________ Funciones básicas (basado en procedimientos) _________ Funciones adicionales permanentes o temporales__________ Responsabilidades__________ Obligaciones y deberes (rendimiento y elementos) _________ Derechos__________ (de capacitación y evaluación)

Deberes: Fecha de elaboración__________ evaluaciones 1°______ 2° ______ Aprobación por el jefe jerárquico_________________ Firma del empleado en señal de conocimiento y Acuerdo___________ Observaciones ______________________________________________________ ______________________________________________________

2.- Manual de procedimientos Es un instrumento administrativo que apoya el quehacer cotidiano de las diferentes áreas de una empresa.

En los manuales de procedimientos son consignados, metódicamente tanto las acciones como las operaciones que deben seguirse para llevar a cabo las funciones generales de la empresa. Además, con los manuales puede hacerse un seguimiento adecuado y esencial de las actividades anteriormente programadas en orden lógico y en un tiempo definido.  Las ventajas de contar con manuales de procedimiento son:  Auxilian en el adiestramiento y capacitación del personal  Auxilian en la inducción al puesto  Describen en forma detallada las actividades de cada puesto  Facilitan la interacción de las distintas áreas de la empresa  Indican las interrelaciones con otras áreas de trabajo  Permiten que el personal operativo conozca los diversos pasos que siguen para el desarrollo de las actividades de rutina  Permiten una adecuada coordinación de actividades a través de un flujo eficiente de la información  Proporcionan la descripción de cada una de sus funciones al personal  Proporcionan una visión integral de la empresa al personal  Se establecen como referencia documental para precisar las fallas, omisiones y desempeños de los empleados involucrados en un determinado procedimiento.  Son guías del trabajo a ejecutar.  Utilidad

 

      

Permite conocer el funcionamiento interno Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.

Interviene en la consulta del personal.

Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.

Determina de forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores Facilita las labores de auditoría, evaluación del control interno y su evaluación.

Aumenta la eficiencia de los empleados indicándoles lo que deben hacer o cómo hacerlo Ayuda a la coordinación de las actividades

 Conformación del manual de procedimientos A) Identificación B) Índice o contenido C) Prologo y/o introducción D) Objetivo de los procedimientos E) Áreas de aplicación y/o procedimientos F) Responsables G) Políticas o normas de operación A continuación, se mencionan algunos elementos que deben considerarse en su planteamiento:   

Se definirán perfectamente las políticas y/o normas que circunscriben el marco general de actuación del personal, a efecto de que este no incurra en fallas.

Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos administrativos o con el procedimiento mismo.

Deberán ser lo suficientemente explicitas para evitar la continua consulta a los niveles jerárquicos superiores.

H) I) J) K) L)

Concepto (s) Procedimiento (descripción de las operaciones) Formulario de impresos Diagramas de flujo Glosario de términos

Un sistema está basado en varios procedimientos independientes: A. Elaboración

1.-definir el contenido:  Introducción  Objetivos  Áreas de aplicación  Responsables  Políticas  Descripción de las operaciones  Formatos  Diagrama de flujo  Terminología 2.-recopilacion de información:  

Las fuentes de informaciones más comunes son: archivos de la empresa, directivos, ejecutivos, asesores y empleados Los métodos para copilar la información son: encuestas, investigación documental, información directa.

3.-estudio preliminar de las áreas 4.-elaboracion de inventario de procedimientos 5.-integracon de la información 6.- análisis de la información 7.-graficar los procedimientos 8.-revision de objetivos, ámbito de acción, política y áreas responsables 9.-implantacion y recomendaciones para la simplificación de los procedimientos.

B. Recomendaciones generales de representación C. Revisión, aprobación, distribución e implantación D. Actualización

3.-flujogramas Son una herramienta fundamental para la elaboración de los procedimientos, permiten visualizar gráficamente y en forma consecutiva las actividades de un procedimiento determinado.

Ventajas de la técnica de diagramación   

Explica las actividades que componen un procedimiento a través de símbolos y textos condensados Permite al personal que opera los procedimientos, identificar en forma rápida la manera de realizar eficazmente sus actividades Facilita la comprensión de un procedimiento en cualquier nivel jerárquico.

¿Cómo se diagrama?

Para representar un algoritmo se puede recurrir a un método gráfico, en el cual cada uno de los pasos a seguir está representado por un símbolo acorde al tipo de instrucción que se debe ejecutar. Los símbolos se enlazan entre sí por medio de flechas que indican desde y hacia dónde va el flujo de la información, o sea, el orden lógico en que deben ejecutarse las instrucciones.

Seguidamente, se muestra la simbología básica para el diseño y el tipo de plantilla clásica que se emplea.

Simbología de diseño FUNCION Proceso Decisión

Preparación

Documento

Entrada / Salida

SÍMBOLO

DESCRIPCION Representa una instrucción que debe ejecutarse. Operación.

Elección. Representa una pregunta e indica el destino del flujo de información con base en respuestas alternativas de sí y no.

Preparar. Acondicionar. Implica un proceso predefinido. Puede ser parte o un todo de otro sistema.

Indica lectura de algún documento. Casi siempre se refiere a un producto impreso.

Trámite u operación burocrática de rutina. Implica entrada o salida de información por cualquier parte del

sistema.

Implica guardar o almacenar documentos, productos, materiales u otros.

Archivo

Significa “sacar del archivo” o des almacenar productos, materiales u otros.

Extracción De archivo

Representan flujo de información.

Indican dirección que sigue el flujo en el sistema.

Flechas

Simbología de diseño: FUNCION Conector Interno

Conector Externo Terminal

Tarjeta Cinta Magnética

SÍMBOLO

DESCRIPCION Conexión con otro paso. Se utiliza para asociar partes o pasos dentro de un mismo sistema, pero que por razones de diseño sea poco asequible.

Conexión con otro proceso. El conector externo se usa para unir un sistema o una parte de él, con otro sistema.

Representa inicio / fin del sistema. Indica donde comienza y donde termina el algoritmo.

Representa una tarjeta, ficha o cheque.

Representa una cinta magnética de grabación o video. Se utiliza un círculo con una tangente.

Diagrama de flujo propuesto. Archivo administrativo.

Oficina (s): Archivo de gestión.

ARCHIVO ADMINISTRATIVO 1° Etapa: Reunión de documentos ACTIVIDADES RESPONSA BLE Encargado de archivo

inicio

Recibe documentos

Revisa que tenga información en el sello de Archivo

SI está autorizado?

(E.A)

NO Diagnóstico

Devuelve al Jefe o personal autorizado

ARCHIVO ADMINISTRATIVO 2° Etapa: Clasificación de documentos RESPONSAB LE Encargado de archivo (E.A)

Coloca doc. Para archivar

ACTIVIDADES Analiza contenido del documento 1

Anota el tipo documental según índice de archivo

2

Diagnóstico

ARCHIVO ADMINISTRATIVO 3° Etapa: Descripción de documentos

1

RESPONSA BLE Encargado de Archivo (E.A)

ACTIVIDADES

2

Anota el nombre, asunto o código donde colocará el documento.

Confecciona las hojas de referencia necesarias.

Repite el proceso por cada documento que ingrese.

Hoja de referencia

ARCHIVO ADMINISTRATIVO 4° Etapa: Ordenamiento de documentos RESPONS ABLE Encargado de archivo (E.A)

ACTIVIDADES

Agrupa los documentos y las hojas de referencia según la clasificación y método de ordenamiento.

3

4

ARCHIVO ADMINISTRATIVO 5° Etapa: Archivo de documentos RESPONSABLE Encargado de

ACTIVIDADES

4

Archiva los grupos de documentos según se identifique (carpetero, archivador, etc).

FIN

3

Archivo (E.A)

Soporte indicado