42
COMPLIANCE
Cross Border Compliance Mike de Wolff, independent compliance consultant Cross Border Compliance is het complexe systeem, waarbij overheden toezien en handhaven op de wettelijke bepalingen en of de logistieke keten compliant gedrag vertoont. Niet alleen in Nederland en in de EU, maar wereldwijd. Wel met de kanttekening dat niet alle overheidsdiensten gelijke visie hebben met betrekking tot cross border compliance. Er zijn landen die nog steeds de visie hebben “controleren is beter dan vertrouwen”. Gelukkig vormen zij de minderheid en gaan ze langzaam naar de visie waarbij compliance een steeds belangrijkere rol gaat spelen.
H
et uiteindelijke doel van Cross Border Compliance is het zo efficiënt en effectief uitvoeren van het grensoverschrijdend verkeer. Dat betekent met minimaal mogelijk logistiek oponthoud, zo min mogelijk risico op incidenten, met daarnaast een efficiënte handhaving van de overheid en een kostenbesparing.
Wat is compliant gedrag? Het voldoen aan wet- en regelgeving die voor het desbetreffende onderdeel van de keten van toepassing is. Om dit te bereiken en vast te houden zal je als onderdeel van de keten in control moeten zijn over je eigen proces en procedures. Je zal continue alert
Cargo Magazine
moeten zijn op wijzigingen in wettelijke bepalingen, de uitvoering van je proces en procedures en mogelijke risico’s met betrekking tot compliance. Als onderdeel van de keten ben je afhankelijk van het al dan niet compliant gedrag van andere onderdelen van de keten. Vanuit de overheid is het mogelijk om ‘verklaringen’ van compliant gedrag te krijgen. Denk hierbij aan de vergunning AEO van de Douane (EU), Advanced Certified Enterprise (Douane China) of regulated agent en known consignor op de luchtvracht beveiliging. Met name wordt de AEO vergunning door Mutual Recognition wereldwijd steeds meer erkend. Maar
om zo’n verklaring te kunnen krijgen moet je wel in control zijn over je eigen processen en procedures. Het compliant zijn biedt voordelen die lasten-verlagend zijn voor de uitvoering van de bedrijfsactiviteiten. Denk hierbij aan bijvoorbeeld minder controles, lagere zekerheidsstelling, minder logistiek oponthoud, enz.
Samenwerken in de keten Het afhankelijk zijn van andere onderdelen van de keten is een risico. Daarom zal in de keten zoveel mogelijk moeten worden samengewerkt; niet alleen als commerciële partijen in de logistieke keten, maar ook met en tussen overheden. Voorbeelden van het laatste zijn: Douane Nederland voert toezichthoudende taken uit voor bepaalde andere overheidsdiensten, Trusted Trade Lane projecten tussen douaneorganisaties (zoals het Safe & Secure Trade Lane project van de EU) en internationale samenwerking in zowel EU-verband als bilateraal. Omdat we in een informatie maatschappij werken, is het goed vastleggen van alle informatie met betrekking tot zending-dossiers essentieel. Deze data is niet alleen noodzakelijk om aan te kunnen tonen dat je in control bent maar wil je cross border compliance optimaal vorm kunnen geven, dan zal je deze data ook moeten delen met relevante partijen. In de meest optimale vorm, is er data beschikbaar vanuit de leveranciers (verkoop), financiële data (betalingen), logistiek en overheid (aangifte/ verklaringen). De data (of delen van de data) worden ter beschikking gesteld aan relevante partijen in de keten. Zo zou bijvoorbeeld in de toekomst de data van de export douaneaangifte van het land van herkomst hergebruikt kunnen worden voor de
