UNIVERSIDAD POLITECNICA TERRITORIAL “ANDRES ELOY BLANCO” VICERRECTORADO ACADEMICO DIRECCIÓN DE ESTUDIOS AVANZADOS Y POSTGRADO
DIPLOMADO DE SISTEMAS DE CALIDAD Y AMBIENTE
OBJETIVO GENERAL Desarrollar habilidades y actitudes en el uso de las herramientas para el control y la mejora continua de la calidad y el ambiente de los procesos, permitiendo identificar las problemáticas y acciones correctivas y preventivas en las en beneficio de la PROGRAMA DELorganizaciones MODULO DE FORMACIÓN sociedad 20-11-2015
Ing.Carmen Elena Pérez
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DIPLOMADO DE SISTEMAS DE CALIDAD Y AMBIENTE
Sesi贸n 3
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Ing.Carmen Elena P茅rez
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OBJETIVOS ESPECIFICOS Priorización de los procesos a rediseñar. Análisis de valor de los procesos Evaluación de procesos por actividades disfuncionalidades y mejora
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ESTRATEGIAS
PROPOSITOS
Y OBJETIVOS CORPORATIVOS
CORPORATIVOS,
A LARGO PLAZO
MODELOS DE POLITICAS
Estrategia de PROCESO UNICO Visi贸n global
Diario Semanal Mensual Multi-Niveles
Chequeos y
Trimestral
Planes Anuales y Otros Objetivos
Desarrollo y Despliegue de Objetivos Gerenciamiento Diario
Auditoria Anual del Proceso
Focalizar Alineaci贸n Integraci贸n Revisi贸n
Revisiones
Anual
Excelencia en el proceso
GESTION POR ESTRATEGIAS
Servicio
Mercadotecnia
Manufactura
Desarrollo
Flujo de Trabajo en una Organizaci贸n Funcional (Juran)
Facturaci贸n
Cliente
Desarrollo del Producto
Cliente
Distribuci贸n
Cliente
Junta de Directores
Priorización de los procesos a rediseñar. Análisis de valor de los procesos
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LA DETERMINACIÓN DE LOS PROCESOS CLAVE DE LA ORGANIZACIÓN
Preparación de la acción de rediseño de procesos LA DETERMINACIÓN DE LOS PROCESOS CLAVE DE LA ORGANIZACIÓN MAPA DE PROCESO
Preparación de la acción de rediseño de procesos LA DETERMINACIÓN DE LOS PROCESOS CLAVE DE LA ORGANIZACIÓN La identificación, selección y análisis de los procesos Claves de la Organización no debe ser algo trivial, y debe nacer de una reflexión acerca de las actividades que se desarrollan y de cómo éstas influyen y se orientan hacia la consecución de los resultados planificados. Entre los principales factores para la identificación y selección de los procesos pueden mencionarse: Influencia en la satisfacción del cliente. Los efectos en la calidad del producto/servicio. Influencia en Factores Clave de Éxito. Influencia en la misión y estrategia. Cumplimiento de requisitos legales o reglamentarios. Utilización de recursos. .
FACTORES QUE DETERMINAN LA COMPETITIVIDAD DE UN PROCESO.
• Determinación los elementos claves del proceso • “Formación de Instructores Internos”
Preparación de la acción de rediseño de procesos PRIORIZACIÓN DE LOS PROCESOS A OPTIMIZAR.
MERCEDEO
DISEÑO PLANIFICACIÓN
COMPRAS
REC. HUMANOS
PRODUCCION
VENTAS
MANTENIMIENTO
TOTAL Importancia
Conteo Relevancia Subtotal Desempeño
Bajo costo producción
Empleados Habilidades y Compromiso Satisfacción Clientes
Calidad del Proveedor
Proceso de la Organización
Calidad del producto
Factores de Exito
Bajo costos de mala calidad
PRIORIZACIÓN DE LOS PROCESOS A OPTIMIZAR.
Mercadeo Diseño Compras Producción Almacén Despacho Facturación Relevancia: R = Suma rfc 5: Alta, 3: Moderada y 1: Baja
Desempeño: D 1: Bueno, 2: Regular y 4: Malo
Importancia: I =R*D
PROCESO
ACTIVIDAD
Mercadeo
Determina las expectativas, necesidades y requisitos del cliente. Así como, los requisitos legales asociados al producto o servicio Transforma las expectativas, necesidades y requisitos en especificaciones técnicas del producto Desarrolla el proceso para la realización del producto o servicio Asegura que el personal es competente para la realización de las actividades que garantizan la calidad Adquisición de los recursos necesarios para producir el producto o prestar el servicio Elabora el producto y presta el servicio objeto de la organización Garantiza que los equipos y la infraestructura es adecuada para la elaboración de los productos y la prestación del servicio17 Ing.Carmen Elena Pérez
Diseño y Desarrollo Planificación Recursos Humanos Compras
Produc/Servicio Mantenimiento 20-11-2015
Muy Alta Alta Mediana
Dificultad
Baja
Bajo
Mediano
Alto
Muy Alto
Impacto asociado Potencial
Evaluación de procesos por actividades disfuncionalidades y mejora
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Los esquemas de análisis de valor. DIAGRAMAS AS-IS((tal como es) : Estos diagramas permiten el análisis del valor para el cliente de cada una de las actividades de un proceso para detectar oportunidades de mejora Confección de los diagramas As-Is
1. Representar el proceso a través de sus etapas 2. Para comenzar se usa el verbo en infinitivo, para facilitar el trabajo a la hora de la confección del diccionario de actividades. 3. Seguidamente se coloca el objeto de la acción y por último el recurso, es decir, quién realiza la acción (sujeto).
Los esquemas de anรกlisis de valor. DIAGRAMAS AS-IS((tal como es) : Para confeccionar los diagramas As Is el equipo de trabajo con los ejecutantes de la tarea relacionan todas las actividades que se realizan en el proceso en cuestiรณn, este procedimiento necesita de la cooperaciรณn de todos los que de una manera u otra estรกn involucrados con el mismo y cada diagrama debe someterse a una revisiรณn exhaustiva para asegurar que las acciones que se representan son las que realmente se llevan a cabo.
Los esquemas de an谩lisis de valor.
EJEMPLO: DIAGRAMAS AS-IS: Proceso Medios diagn贸stico, subproceso Biopsia
Los esquemas de análisis de valor.
DIAGRAMAS AS-IS:
Diagrama As- Is del Proceso Medios diagnóstico, subproceso Biopsia A partir de la elaboración de los diagramas de flujo, se realiza el análisis de valor en función de los elementos siguientes: •Objetivos estratégicos de la organización relacionados con el proceso, •Grupos de interés, •Características de calidad definidas por el Cliente o paciente •Momento de verdad o momentos de atención directa al cliente Se evalúan en una la escala de 1 a 5 púntos, y se obtine el total por actividad
Los esquemas de análisis de valor.
DIAGRAMAS AS-IS:
Diagrama As- Is del Proceso Medios diagnóstico, subproceso Biopsia Para un total de 14 posibilidades de relaciones, si todas son fuertes y se evalúan de 5 puntos en la escala de 1 a 5, el total por actividad será de 70 (máxima puntuación posible), si todas son medias se obtendrá un total de 42 (puntuación media) y si todas son débiles, se obtendría un total de 14 (puntuación baja), por lo que se establecen los rangos siguientes de valor añadido:
Ø_ Ø_ Ø_ Ø_
0 . no aporta valor 1-14. Valor añadido débil (VAD) 15-42. Valor añadido medio (VAM) 43-70. Valor añadido fuerte (VAF)
Los esquemas de análisis de valor.
DIAGRAMAS AS-IS:
Diagrama As- Is del Proceso Medios diagnóstico, subproceso Biopsia Actividades
Objetivos 1
1. Recibir 2. Orientar 3. Inscribir 4. Dar 5. Realizar 6. Llevar 7. Plasmar 8. Procesar 9. Entregar 10. Mostrar 11. Despedir 12. Secar 13. Ordenar 14. Confeccionar 15. Diagnosticar 16. Verificar 17. Controlar 18. Archivar
2
Grupos de interés 3
3
1 5 1 3
1 5
1 5
3
3
1
1 3
3 1
3 1
5
5
3 1 3 5
1
1
1
1 1 3
5 1 3
2
3 3
5 3 1 3 1 5
3 1 3 1 1 5
4
5
3
5
3 3
1 3
1
Características de calidad 1 2 3 4 1 1
1
Momentos de verdad 5
1
1
5 5 3
5
3
3
5
5 3
5 1
5 1
1
5
5
3
1
1 1
1 1 3 5 1 1 1
1 1 3 3 1 1 1
3 1 3 3 1
5 5 5 5
3
5 5
5
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Análisis del valor añadido para el Sub proceso de Biopsia
Total
3 3 3 5 3 1
8 15 8 17 54 5 23 6 16 15 7 31 12 15 50 5 9 2
Los esquemas de análisis de valor.
DIAGRAMAS AS-IS:
Diagrama As- Is del Proceso Medios diagnóstico, subproceso Biopsia resumen las actividades que aportan valor en los diferentes rangos, de acuerdo a las variables evaluadas.
Objetivos estratégicos 1.
2.
3.
Garantizar con elevada calidad los servicios que reciben los pacientes hospitalizados y sus familiares. Ofrecer los servicios necesarios con óptima eficiencia y calidad a las urgencias médicas y pacientes graves, logrando un alto nivel de satisfacción. Garantizar con elevada calidad el proceso docente educativo de pre y postgrado, investigativo y de aprendizaje organizacional.
Características de calidad 1. Rápida atención y resultados. 2. Buen técnico (diestro, hábil, con experiencia, etc.) 3. Buen trato. 4. Higiene y confort de las instalaciones. 5. Resultados confiables.
Grupos de interés 1. Pacientes y familiares. 2. Empleados. 3. Proveedores. 4. Estudiantes de medicina 5. Técnicos medios.
Actividades que aportan valor (%) 50% valor débil. 39 % valor medio. 11% valor fuerte.
Los esquemas de análisis de valor.
DIAGRAMAS AS-IS:
Diagrama As- Is del Proceso Medios diagnóstico, subproceso Biopsia
Al descomponer los procesos, en sus actividades y etapas, se pueden localizar las actividades que no aportan valor añadido para considerar su posible eliminación o mejoramiento, así como detectar fallos, errores, despilfarros y otras desviaciones que conduzcan a la optimización de aquellas que aportan.
Este análisis denota la existencia de un porcentaje considerable de actividades que aportan poco valor, comparado con aquellas de alto valor. Es por eso que la mejora debe estar encaminada a eliminar o reducir el efecto de las primeras, a traves de la optimización de los recursos que consumen; pero también potenciar el efecto de las que aportan valores medio y alto.
Los esquemas de análisis de valor. Diagrama As- Is del Proceso Medios diagnóstico, subproceso Biopsia En el caso concreto: las actividades procesar y archivar, con un valor añadido débil, no pueden eliminarse, pero se pueden optimizar en tiempo y costo; una vía podría ser la introducción de un sistema computarizado de almacenamiento de datos. Igualmente, la actividad cerrar (las Historias clínicas de los fallecidos), no se puede dejar de ejecutar por razones obvias de organización y control, pero será necesario hacerlo en el menor tiempo posible. De la misma forma, puede hacerse en los casos de: verificar, inscribir, llevar o habilitar. Asimismo, resulta importante optimizar actividades como: plasmar, diagnosticar, secar, observar, identificar, y demás actividades necesarias para el resultado del análisis. Para ello puede potenciarse el uso de los recursos tanto humanos (que el personal esté a la altura de la actividad que realiza[7]) como materiales (gestionar los materiales necesarios para lograr la ejecución de las actividades con mayor eficiencia y eficacia), destinados para la realización de las tareas.
Los esquemas de análisis de valor.
Diagrama As- Is del Proceso Medios diagnóstico, subproceso Biopsia
Este análisis generó varias soluciones potenciales: introducción de puntos de inspección y control lo más cercano posibles a las actividades donde se cometen errores, para detectar las desviaciones anticipadamente y tomar acciones correctivas, asignación de personal en aquellas actividades que han exhibido dificultades por déficit de personal especializado o establecimiento de indicadores en diferentes procesos.
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