Manual SIAYB - Software de Zeus para Restaurantes

MANUAL DE CARGOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN ALIMENTOS Y BEBIDAS

MANUAL DE CARGOS / SISTEMAS DE A Y B

MANUAL DE CARGOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN ALIMENTOS Y BEBIDAS

NEIDI TATIANA PEÑA CAROLINA CONTRERAS PÉREZ

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA UNITEC FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS HOTELERAS Y TURÍSTICAS ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS TURÍSTICAS Y HOTELERAS SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE ALIMENTOS Y BEBIDAS OCTAVO SEMESTRE

BOGOTÁ SEPTIEMBRE 2014

MANUAL DE CARGOS / SISTEMAS DE A Y B

CONTENIDO

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

Introducción Características generales Zeus Restaurantes Justificación.

Ingreso al sistema de información para restaurantes Zeus Realizar los cargos a. Efectivo i. Ejemplo pagos en Efectivo ii. Guardar factura b. Tarjeta de Crédito o debido i. Ejemplo pagos en Efectivo ii. Guardar factura c. Autorizados d. Otros i. Cheque e. Habitación f. Eventos g. Ejemplo varias modalidades de pagos Esto de las mesas Consultas e Informes a. Reporte X b. Reporte Z c. Consulta de Facturas Informe de popularidad Promedio de Cubiertos Ejemplo informe de Cubiertos Suites 101 park house.

Conclusiones Referencias

MANUAL DE CARGOS / SISTEMAS DE A Y B

INTRODUCCIÓN

ZEUS POS TOUCH RESTAURANTE

Zeus Restaurantes es una herramienta que le da información en forma rápida, confiable y segura. Un software Visual, desarrollado con tecnología Cliente/Servidor y bases de datos relacionales, listo para operar de manera amigable sobre plataforma Windows.

Este sistema está totalmente desarrollado para ser utilizado en Hoteles, Clubes, para grandes y pequeños Restaurantes, plazoleta de comidas y multirestaurante.

POS Restaurante está conformado por dos módulos para el trabajo concerniente a los puntos de ventas (POS).

1. POSADMIN (Módulo Administrativo) desde donde se le dan todos los parámetros al sistema. Ejemplo: Creación de Ambientes, Mesa, Meseros, Productos, etc.

2. POSTOUCH mediante él se registran todos los consumos que los clientes realizan en cada uno de los ambientes del Restaurante. POSTOUCH es un sistema totalmente gráfico, al igual que todos los módulos de ZEUS, de fácil uso y excelente desempeño.

MANUAL DE CARGOS / SISTEMAS DE A Y B

CARACTERÍSTICAS GENERALES Definición de Productos de Consumo.

• Definición de Mesas, Meseros, Cajas, Cajeros, Bodegas.

• Actualización automática de consumos por cada mesa.

• Liquidación inmediata de cuentas.

• División de cuentas entre varios clientes.

• Traslado de cuentas entre mesas.

• Cambio de titular de la cuenta por otro autorizado.

• Manejo de formas de pago: Efectivo, Tarjetas de Crédito, Cargo de Cuentas de Crédito de Cliente, Cargo a Socios y Cargos a Funcionarios.

• Facturación.

• Cuadre diario de caja.

• Realiza el control de consumos en cualquier ambiente del Restaurante por parte de los Socios o Clientes.

• Controla el movimiento de turnos por ambientes.

• Controla el pago de cuentas divididas.

• Utiliza y combina diferentes formas de pago y/o cargo a la cuenta del cliente.

• Mantiene reportes y consulta del movimiento de los ambientes.

• Maneja el sistema de reservas de mesas.

• Control de mesas ocupadas.

• Manejo de múltiples cuentas por mesa.

• Manejo de porcentajes de servicios voluntario o descuentos.

• Mantiene control sobre las cuentas abiertas.

• Mantiene el histórico estadístico de cubiertos y platos cualquier época.

• Genera la facturación de eventos.

• Actualiza la información de cartera con los consumos realizados por los clientes o eventos.

• Produce movimientos de cajeros, facturación, estadísticas, ventas, vales, cierres, movimientos de inventarios.

• POSAdmin le permite realizar las labores de administración de los puntos de venta y registro de parámetros.

• Interfase nativa con el módulo Zeus® Contable.

• Impresión de comandas en impresoras remotas y centros de elaboración.

• Manejo de promociones, combos, horas felices y descuentos.

• Interfase gráfica, amigable, autodidáctica y configurable.

• Utilizable con touch screen, mouse y teclado y lector de código de barras.

• Niveles y perfiles para meseros, cajeros y gerentes o supervisores.

• Diseño configurable de la distribución de las mesas.

• Manejo de grupos y subgrupos configurables para platos, bebidas y artículos varios con imágenes.

• Botones configurables para platos, bebidas y artículos varios con imágenes.

• Devoluciones sobre ventas.

MANUAL DE CARGOS / SISTEMAS DE A Y B

JUSTIFICACIÓN

Con el fin de tener un conocimiento básico sobre el manejo del sistema de información para alimentos y bebidas de un restaurante bajo el sistema de Zeus se realiza el siguiente manual, como guía clara y detallada que garantice una óptima operación para el desarrollo de los diferentes procesos; a continuación se observan procedimientos básicos del cargo como:

MANUAL DE CARGOS / SISTEMAS DE A Y B

1. INGRESO AL SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA RESTAURANTES ZEUS Buscar en la pantalla inicial de “escritorio” el icono para acceder al módulo de ZeusPosTouch:

Ingresar a la caja y seleccionar el ambiente en el cual se va a trabajar, para este caso será “BAR INGLES”, luego el Usuario y la Clave correspondiente para ingresar al sistema, para este módulo será usuario “USUARIO60” y clave “user60”:

MANUAL DE CARGOS / SISTEMAS DE A Y B

Al ingresar la pantalla de recepción aparecerá en blanco; De acuerdo al proceso que se vaya a realizar se dirigirá a las pestañas ubicadas en la parte superior izquierda:

MANUAL DE CARGOS / SISTEMAS DE A Y B

Realizar los cargos:

Administración de cuentas, se selecciona el “Bar” al cual se le realizara los cargos:

Este será el bar al cual se le realizaran los cargo

MANUAL DE CARGOS / SISTEMAS DE A Y B

Damos Clic en Nueva Cuenta al pasar todas los campos se hace necesario realizarlo con la tecla Tab o en el campo de # pax; especificamos la cantidad de comensales y luego especificamos la cantidad de sillas que son requeridas. En observaciones agregamos esos casos inusuales o especiales (Vegetarianos, discapacitados, árabes, entre otros) para tener en cuenta para poder ofrecer un servicio agradable y sin errores, agregamos dirección y teléfono si el servicio es para algún domicilio, luego la identificación y nombre de la persona quien realiza la reserva o solicita el domicilio. Para finalizar con este registro se hace necesario identificar si esta o no exento de IVA, y luego aceptar.

MANUAL DE CARGOS / SISTEMAS DE A Y B

Como en el siguiente ejemplo:

MANUAL DE CARGOS / SISTEMAS DE A Y B

Inicialmente la casilla de Silla esta seleccionada por lo que debemos colocar a que silla se le ha realizar el pedido, al hacer esto se despliega una ventana donde encontramos un teclado numérico, la siguiente casilla es Cantidad y se especifica cuantos productos va ha consumir esa silla (Persona), y luego el numero de la comanda que por lo general esta es la misma para cada una de las mesas.

MANUAL DE CARGOS / SISTEMAS DE A Y B

Luego podemos seleccionar los ambientes teniendo en cuenta que tipo de reserva tienen los comensales y que tipo de alimentos desean degustar.

MANUAL DE CARGOS / SISTEMAS DE A Y B

Después de seleccionar los ambientes podemos encontrar un tipo de menú diferente en cada uno por lo que elegimos los deseados por el comensal dando clic en cada uno.

MANUAL DE CARGOS / SISTEMAS DE A Y B

En la parte izquierda de la ventana observamos los registros de los alimentos ya solicitados.

MANUAL DE CARGOS / SISTEMAS DE A Y B

•

EFECTUAR LOS PAGOS

Después de confirmar todo el pedido y el comensal terminar su visita se efectúa los pagos. Dando clic en el botón Pagos

Luego nos despliega una ventana donde podemos encontrar diferentes modalidades de pagos:

MANUAL DE CARGOS / SISTEMAS DE A Y B

EFECTIVO En la primera pestaña encontramos la modalidad de pago en efectivo: Seleccionamos una de las tantas opciones o billetes con el que genera el pago.

MANUAL DE CARGOS / SISTEMAS DE A Y B

EJEMPLO: Efectuar el pago en efectivo Especificamos el valor a pagar en efectivo, si el comensal desea hacer el pago total de la factura no es necesario cambiar el valor, podemos registrar el valor a pagar por propina y los diferentes conceptos:

Al confirmar el pago damos clic en Grabar y luego damos SI a la ventana que confirma el pago.

MANUAL DE CARGOS / SISTEMAS DE A Y B

GUARDAR LA FACTURA Para entregar la factura damos clic en

MANUAL DE CARGOS / SISTEMAS DE A Y B

TARJETA DE CREDITO O DEBITO En la pestaña tarjeta podemos encontrar las diferentes tarjetas de crédito o debito:

EJEMPLO: Efectuar el pago en tarjeta de Crédito o Débito: Digitamos el número de la tarjeta, fecha de vencimiento, escribimos el número de autorización se digita el No del Voucher cuando se pasa la tarjeta por el datafonoo y queda registrado automáticamente.

MANUAL DE CARGOS / SISTEMAS DE A Y B

Luego damos clic en Grabar y nos aparece una ventana de confirmación del pago:

Generarnos la factura:

MANUAL DE CARGOS / SISTEMAS DE A Y B

AUTORIZADOS En la pestaña de autorizados podemos encontrar si están autorizados por algún funcionario o atención directa.

MANUAL DE CARGOS / SISTEMAS DE A Y B

OTRAS En la pestaña otras encontramos varias modalidades de pagos como son:

EJEMPLO: Efectuar el pago en Cheque

Se escribe el número de la entidad bancaria que consta de 3 dígitos

Se escribe el número del cheque ubicado en la parte arriba en la derecha que consta de 6 dígitos

MANUAL DE CARGOS / SISTEMAS DE A Y B

Luego damos clic en Grabar y nos aparece una ventana de confirmación del pago: Generamos la factura:

MANUAL DE CARGOS / SISTEMAS DE A Y B

CARGO A LA HABITACIÓN

En la pestaña habitación se tiene la opción de realizar el cargo a la habitación por lo que este queda registrado en el folio del Huésped.

MANUAL DE CARGOS / SISTEMAS DE A Y B

GENERAR EL CARGO A LOS EVENTOS En la pestaña Eventos se tiene la opción de realizar el cargo al evento o cliente por lo que este queda registrado en el folio.

EJEMPLO: Efectuar el pago en con las diferentes modalidades: El comensal realizará el pago de la siguiente manera: • Efectivo $100.000 • Tarjeta Master Card $180.000

Elegimos inicialmente el pago en efectivo, en la casilla Valor escribimos los $100.000. Luego damos clic en Grabar.

MANUAL DE CARGOS / SISTEMAS DE A Y B

Como todavía no se ha generado el pago total nos envía de nuevo a la misma ventana y en esta ocasión elegimos el pago de tarjeta crédito Master:

A continuación el valor nos aparece el saldo de la factura el cual es el que se va ha realizar con pago con la tarjeta. Por lo que escribimos el numero de la tarjeta, la fecha de vencimiento de esta, y el numero de autorización que arroja el voucher.

MANUAL DE CARGOS / SISTEMAS DE A Y B

Después de dar clic en Grabar, nos aparece una ventana para confirmar el pago.

En la parte derecha de la ventana de pagos podemos observar los registros realizados.

Automáticamente nos sale la opción de imprimir factura por lo que la generamos y esta se presenta de la siguiente manera.

MANUAL DE CARGOS / SISTEMAS DE A Y B

ESTADO DE LAS MESAS Se puede observar las mesas que están abiertas por las diferentes cajas del restaurante, imagen que observamos en medio del cuadro indica que esa mesa esta abierta:

Los estados en los que podemos encontrar las mesas o las convenciones de acuerdo al icono que podemos encontrar sobre la parte superior de la mesa:

MANUAL DE CARGOS / SISTEMAS DE A Y B

En la parte derecha de la ventana Administración de cuentas podemos encontrar los diferentes estados de las mesas y las cuentas totales de cada una.

MANUAL DE CARGOS / SISTEMAS DE A Y B

•

CONSULTAS E INFORMES

ESTADOS DE OCUPACIÓN GENERAL DEL AMBIENTE Para poder identificar los movimientos que ha tenido el restaurante durante el periodo a consultar ingresamos en Consulta Informes y luego damos clic en Estado Ocupación.

MANUAL DE CARGOS / SISTEMAS DE A Y B

Automáticamente desplazando con fecha hacia abajo nos indica que ambiente necesitamos consultar, luego damos clic en consultar y nos arroja los datos.

MANUAL DE CARGOS / SISTEMAS DE A Y B

Los datos de porcentaje de ocupación, el numero de personas que han visitado el restaurante y el numero actual de mesas ocupadas. Estos datos nos sirven para identificar el movimiento del restaurante durante el día y para hacer comparativos durante el mes, para identificar los días y fechas de mayor auge de comensales.

CAJA REPORTE X: Reporte para el cajero, para el arqueo de caja, se realiza al finalizar el turno y nos indica cuanto debemos tener en la caja. Para descargar el informe damos clic en Consultar Informes y luego en Reporte X.

MANUAL DE CARGOS / SISTEMAS DE A Y B

Nos arroja la siguiente informacion.

REPORTE Z: Cerrar los cajeros, y el cierre general de caja. Para descargar el informe damos clic en Consultar Informes y luego en Reporte Z.

MANUAL DE CARGOS / SISTEMAS DE A Y B

•

CONSULTA DE FACTURAS

Para consultar todas la facturas generadas damos clic en Consulta Informes y luego en Consulta de Facturas:

En ocasiones nos aparece un ventana de Advertencia pero es solo dar clic en continuar.

MANUAL DE CARGOS / SISTEMAS DE A Y B

MANUAL DE CARGOS / SISTEMAS DE A Y B

Nos aparece una ventana en donde colocamos la fecha inicial y la final de las facturas que deseamos consultar…

Seleccionamos Todos los documentos para tener Todos los registros.

MANUAL DE CARGOS / SISTEMAS DE A Y B

CERRAR: Para cerrar la ventana damos clic en Salir y luego nos devuelve a la ventana anterior del bar ingles damos clic en S/B y después en salir de Zeus.

MANUAL DE CARGOS / SISTEMAS DE A Y B

ÍNDICE DE POPULARIDAD DE PLATOS Este informe nos ayuda a reconocer la rotación que tenemos de los platos en el restaurante, con este informe podemos tomar decisiones en cuanto a cambiar el plato o aumentar compra de ingredientes específicos de los platos que mas rotan, este nos indica que se vende y que plato no se esta vendiendo, por lo que Ingresamos de nuevo en Pos Admin, damos clic en informes y luego en Índice de Popularidad, a continuación nos abre una ventana para ingresar las fechas y el ambiente que deseamos consultar.

MANUAL DE CARGOS / SISTEMAS DE A Y B

El informe nos aparece nos los siguientes datos, teniendo en cuenta que consultamos desde el día 30/01/2012 a 10/02/2012, nos informa de la venta acumulada, inicialmente nos ordena con el valor de venta.

MANUAL DE CARGOS / SISTEMAS DE A Y B

PROMEDIO CUBIERTOS Nos indica los totales de las ventas, las ventas del día y la venta mensual, de cada ambiente y durante el Desayuno, Almuerzo y Cenas. Ingresamos de nuevo en Pos Admin, damos clic en informes y luego en Promedio de Cubiertos, a continuación nos abre una ventana para ingresar las fechas y el ambiente que deseamos consultar.

MANUAL DE CARGOS / SISTEMAS DE A Y B

MANUAL DE CARGOS / SISTEMAS DE A Y B

REPORTE DE CUBIERTOS – RESTAURANTE SUITES 101 PAR HOUSE

MANUAL DE CARGOS / SISTEMAS DE A Y B

MANUAL DE CARGOS / SISTEMAS DE A Y B

CONCLUSIONES

Los restaurante que tienen la posibilidad de obtener un software para tener los registros de las ventas y de los inventarios, pueden ser mas rentables, ya que el control que tienen de los costos, gastos y ventas diarias, ayudan a proyectarse, además la posibilidad de saber los alimentos que mas rotan y las ventas de los desayunos, almuerzos y cenas, nos sirve para tomar decisiones sobre lo que es adecuado para el restaurante, los ingredientes para el stock y así cumplir con los pedidos de los comensales, al tener este control podemos una planeación para ser mas rentables y productivos, de tal forma generar mas rentabilidad.

Al tener la posibilidad de estos informes y registros podemos proyectarnos e invertir para mejorar la calidad del servicio y los ambientes sean mas agradables para los comensales.

REFERENCIAS

http://pos-itivesolutions.com/zeustouch.htm

MANUAL DE CARGOS / SISTEMAS DE A Y B