Arquivo by Ana Carolina Duarte

Escola Secundária Cacilhas-Tejo

Arquivo Módulo 15

Trabalho realizado por: Ana Duarte, nº1 Cristiana Silva, nº5 Jéssica Gois, nº10 Disciplina: Técnicas de Secretariado Professora: Cristina Santos

Índice

Introdução No âmbito da disciplina de Técnicas de Secretariado foi-nos proposto, pela professora Cristina Santos, um trabalho sobre o tema Arquivo e que diz respeito ao módulo 15. Neste trabalho pretendemos aprofundar os nossos conhecimentos acerca de como se faz um arquivo bem como das várias técnicas de organizar um arquivo, pois no futuro vai ser bastante útil quer na nossa vida profissional quer na nossa vida pessoal. Este trabalho é composto por um tema “O Arquivo” e vários subtemas, tais como: noção; introdução aos métodos e técnicas de arquivo; novas tecnologias de informação e comunicação e acesso à base de dados, entre outros.

Realizámos este trabalho inteiramente com recurso à internet e foi produzido no Word.

Noção Noção de arquivo O Arquivo é um conjunto orgânico de documentos, independentemente da sua data, forma e suporte material, produzidos ou recebidos por uma pessoa jurídica, singular 3

ou coletiva ou por um organismo privado, no exercício da sua atividade e conservados a título de prova ou informação.

Os tipos e funções do arquivo numa organização Funções do Arquivo

Finalidades do arquivo •

Servir a Administração: Fornecem informações e documentos necessários ao

desenvolvimento das atividades, facilitam o acesso aos documentos, preservam a documentação da empresa, possibilitam o controlo da produção de documentos e colocam à disposição dos usuários documentos que fornecem informações de caráter comprovativo ou simplesmente informativo. •

Servir à História: Fornecem informações e/ou documentos para reconstituir ou

escrever a história política, social ou económica de uma nação. Também servem de memória de uma empresa e constituem uma importante fonte de pesquisa.

Tipos de Arquivo Arquivo Ativo: mantém arquivados os papéis em uso, para consultas ou referências constantes e atuais, ou que se encontrem em fase de conclusão. Este arquivo é sempre acessível; Arquivo Inativo: Contém os papéis que são menos usados e deve ser organizado de maneira que possa ser consultado facilmente; Ativo Corrente: garante a eficácia e a facilidade na classificação de documentos; Ativo Intermediário: o arquivo intermediário é consultado com pouca frequência e a sua permanência é transitória; Arquivo Permanente: A função do arquivo permanente é reunir e facilitar a consulta de documentos oficiais de uso não corrente.

Também existem arquivos públicos, que pertencem a órgãos governamentais, federais, estatais e municipais. O Arquivo Público é um conjunto de documentos acumulados no decorrer das funções executivas, legislativas e judiciais do poder político, ou de entidades privadas encarregadas de serviços públicos.

O arquivo tradicional e o informatizado Arquivo informatizado •

Elaboração de planos de classificação;

•

Sistemas de protocolo;

•

Elaboração de documentos administrativos e técnicos com recursos gráficos avançados;

•

O uso do correio eletrónico como meio de difusão de informações;

•

Buscas de informações (pesquisas) de interesse para o trabalho arquivístico.

Uso: Sistema de banco de dados - Gerir documentos em suportes tradicionais. Objetivo: Facilitar o gerenciamento arquivístico de documentos em suportes tradicionais. Benefícios:  Possibilidade de recuperação de dados;  Localização rápida de documentos;  Tabela de temporalidade eletrónica.

Uso: Gerir documentos digitalizados - “Document imaging”. Objetivo: Facilitar os processos de trabalho. Benefícios:  Possibilidade de salvar documentos em estado de conservação péssimo;  Redução no tempo de acesso à documentação;  Automatização dos processos de trabalho. 5

Uso: Gerir documentos criados em meio digital- “Document management”. Objetivo: Facilitar os processos de negócio e as tomadas de decisão. Benefícios:  Controla a criação, uso e tudo o que está a ser modificado ou referenciado por outros documentos;  Documentos disponíveis na Internet;  Disponibiliza os documentos em tempo real para os diversos usuários.

Arquivo Tradicional O arquivo tradicional descreve o armazenamento de dados em arquivos de papel, dentro de pastas e armários. É também uma alternativa comum para arquivamento de papel, e cada sistema tem as suas vantagens e desvantagens. Segurança de Dados O arquivo tradicional tem vantagens de segurança mais de arquivamento eletrônico, mas também tem suas desvantagens. Os arquivos eletrónicos são geralmente acessíveis numa rede, o que significa que é possível para uma pessoa não autorizada a ter acesso a dados eletrónicos através da Internet. Tempo de acesso Uma das principais desvantagens dos sistemas de arquivo tradicional é o tempo que leva para aceder aos dados. Pode demorar alguns minutos, se não horas para localizar alguns arquivos num sistema de grande papel de arquivamento. Bancos de dados eletrónicos permitem o acesso quase instantâneo à informação. Edição e Comunicação Arquivos em papel, muitas vezes não podem ser editados diretamente, o que faz com que os usuários façam cópias para atualizar arquivos antigos. Para distribuir os dados em arquivos de papel, os usuários devem utilizar o e-mail, fax ou digitalizar os dados. Ordem de Dados Os dados podem ficar fora de ordem em sistemas de arquivamento tradicionais. Se alguém coloca um arquivo no lugar errado pode levar a perda de dados ou a criação de cópias adicionais de arquivos. Sistemas de arquivamento eletrónico permite aos usuários rapidamente verificar se a informação já existe em algum lugar do sistema, o que ajuda a evitar problemas como arquivos excessivos e perda de dados.

Introdução aos métodos e técnicas de arquivo Métodos de arquivo A partir de 1950, os métodos de arquivamento passaram a ser determinados pela natureza dos documentos a serem arquivados, e pela estrutura da entidade. Dividemse em básicos e padronizados. Métodos de arquivo: A escolha do método de arquivamento deve considerar as características dos documentos a serem classificados. Os métodos básicos de arquivamento mais utilizados são os seguintes:

Classificação Alfabética A classificação alfabética é o sistema de classificação mais conhecido, o mais utilizado e o mais antigo de todos. Quando a documentação a ser classificada é pouco numerosa e se refere a pessoas físicas, são poucos os problemas que surgem. Contudo, se o volume da documentação for elevado surge o problema dos homónimos. No sistema de classificação alfabético, os grupos principais são ordenados pelas letras do alfabeto e dentro de cada grupo os documentos a serem classificados organizam-se segundo a ordem alfabética da palavra-chave, permitindo intercalar, continuadamente, novos documentos no lugar correspondente.

Classificação Numérica A classificação numérica utiliza a sequência natural dos números inteiros para ordenar os elementos de um conjunto de documentos. Este sistema de classificação é utilizado em conjunto com outros sistemas, normalmente, com o sistema alfabético, para que se possam arquivar ou recuperar os documentos. Este sistema tem como vantagens principais: -

O facto de permitir a classificação de um modo indefinido e sem interrupções;

Possibilita a deteção imediata da falta de um processo ou documento pela ausência do número sequencial correspondente, já que se torna mais fácil ler números do que letras;

Permite uma arrumação dos documentos ou processos de forma rápida e expedita.

Classificação Alfanumérica A classificação alfanumérica resulta da combinação dos sistemas de classificação alfabética e numérica. Baseia-se, na atribuição de um número ou conjuntos de números a uma determinada classe alfabética para posterior arquivamento e localização. Este sistema misto permite diminuir substancialmente o risco de erro no arquivamento dos documentos e processos.

Classificação Cronológica A classificação cronológica tem por base a possibilidade em agrupar determinado número de documentos de acordo com as divisões naturais do tempo: anos, meses, semanas, dias e horas. A localização de um documento classificado cronologicamente requer um conhecimento perfeito da data exata (ano, mês ou dia) sem a qual não será possível localizá-lo. Este tipo de classificação não oferece quaisquer dificuldades.

Classificação Geográfica Este sistema utiliza um método idêntico ao cronológico com a diferença de que os documentos

são

classificados

agrupados

com

base

nas

divisões

geográficas/administrativas do globo: países, regiões, províncias, distritos, concelhos, cidades, vilas, aldeias, bairros, freguesias, ruas e outros critérios geográficos e de localização. Este sistema é combinado com outros sistemas classificativos, como por exemplo; o alfabético, o numérico ou o decimal, com vista a um melhor acondicionamento e localização dos documentos e a sua informação.

Classificação Ideológica A classificação ideológica, também designada como ideográfica, metódica ou analítica baseia-se, fundamentalmente, na divisão de assuntos, ideias, conceitos e outras 8

divisões, sendo os documentos referentes a um mesmo assunto ou objeto de conhecimento, ordenados segundo um conceito chave ou ideia de agrupamento, colocando-se a seguir, de forma alfabética. Este sistema parte da análise de um assunto e divide-o em grupos e subgrupos com características cada vez mais particulares e restritas. A técnica que se costuma aplicar na divisão dos assuntos é a seguinte: 1. Divisão do assunto em capítulos 2. Divisão de cada capítulo em famílias 3. Divisão

cada família em grupos, representando assuntos

especializados 4. Divisão eventual de cada grupo em subgrupos, indicando uma divisão

particular.

Classificação Decimal O sistema de classificação decimal pode ser considerado um critério classificativo resultante da combinação da classificação numérica com a ideológica. A classificação decimal consiste, essencialmente, na divisão dos assuntos ou matérias em 10 grupos de primeira ordem ou categoria (0 a 9) que por sua vez se podem subdividir em grupos de segunda ordem e assim sucessivamente. 0123456789 Sendo as divisões de segunda categoria e derivadas do grupo 5 as seguintes: 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 Ainda se pode subdividir o grupo de segunda categoria o nº 55 noutro de terceira categoria: 550 551 552 553 554 555 556 557 558 559

Exemplo: 51. Expediente e arquivo 510. Expediente e arquivo em geral 511. Arquivo 512. Selecção documental 513. Reprografia 514. Entrada e saída de correspondência 5140. Entrada de correspondência 5141. Saída de correspondência 515. Serviços auxiliares 5150. Serviços auxiliares em geral 5151. Transportes pelas cantinas 516. Telefone 517. Viaturas

Classificação Decimal Universal (CDU) A classificação Decimal Universal é um esquema de classificação uniformizado e normalizado, amplamente usado nacional e internacionalmente, que visa cobrir e organizar a totalidade do conhecimento humano. A CDU baseia-se em três princípios fundamentais os quais são: -

Classificação

Decimalidade

Universalidade

Este sistema é mais utilizado em bibliotecas e serviços de documentação para a elaboração de ficheiros por assuntos ou matérias. A CDU é composta por: - Uma tabela principal de matérias, que enumera hierarquicamente o conhecimento, nas referidas 10 classes. Cada classe principal subdivide-se decimalmente em subclasses que por sua vez também se subdividem em áreas cada vez mais especializadas.

- As tabelas auxiliares, que representam não assuntos, mas formas de os especificar (por lugar, tempo, forma, língua, etc.), flexibilizando muito mais a representação dos conceitos. - Um índice, lista alfabética de conceitos. A cada conceito corresponde uma notação que serve de guia na consulta da tabela principal, para mais fácil e rapidamente se localizar a notação adequada ao assunto que se pretende pesquisar.

Classificação e Codificação Classificação alfabética Baseia-se numa sucessão de letras do alfabético, e é usada como classificação de base ou complemento de outras classificações. Critérios de ordenação: -

Nome a nome ou palavra a palavra;

Por apelido;

Letra a letra

Vantagens e desvantagens: -

Possibilidade de confusão

Dificuldades de expansão

Regras Fixas e critérios de orientação

Classificação numérica

É muita utilizada para a ordenação de documentação comercial, atribui-se um número aos documentos que são recebidos e aos que são despachados. Este processo é feito normalmente com um numerador, ou numerador/datador. Vantagens e desvantagens: -

Codificação demorada e com riscos de erro, dificuldade em encontrar um documento

Fácil leitura e aplicação, fácil controlo e deteção de um documento.

Classificação ideológica Esta também se pode chamar metódica ou analítica, trata-se de uma classificação por assuntos, temas ou ideias. Desvantagens: -

Tem possibilidade de intercalamento e de extensão

Difícil execução

Classificações derivadas ou mistas

Organização de dossiers e ficheiros A Organização de Documentos e Arquivos é um serviço que tem como finalidade principal criar instrumentos de controlo e monitoramento do armazenamento de 12

documentos nas empresas, por meio da fixação de técnicas e metodologias de organização e gerenciamento de arquivos.

Para quem é indicado? Para empresas que possuem uma grande procura documental e que necessitam que esses documentos sejam catalogados corretamente para fácil localização. Vantagens e benefícios da Organização de Arquivos:

1. Organização física adequada; 2. Sistema de identificação; 3. Padronização dos métodos de arquivamento; 4. Comodidade e agilidade nas consultas aos documentos; 5. Sigilo das informações, segurança e preservação dos documentos; 6. Redução de custos com a administração e manutenção do acervo; 7. Eliminação das dificuldades para gerenciamento e manutenção dos arquivos; 8. Descarte de documentos expirados ou desnecessários; 9. Atendimento às normas ISO de armazenamento e rastreabilidade de

informações e documentos.

Etapas da Organização de Arquivos:

1. Os documentos são selecionados para a organização através da elaboração de

um plano de classificação documental; 2. Os documentos são catalogados de forma que facilite o controlo físico e

localização no sistema; 3. Os arquivos já organizados são condicionados em caixas que garantem o seu

bom estado de conservação.

Novas Tecnologias de Informação e Comunicação 13

Chamam-se de Novas Tecnologias de Informação e Comunicação (NTIC) as tecnologias e métodos para comunicar surgidas no contexto da Revolução Informacional. A imensa maioria delas caracteriza-se por agilizar, facilitar e tornar menos palpável o conteúdo da comunicação, por meio da digitalização e da comunicação em redes para a captação, transmissão e distribuição das informações (texto, imagem estática, vídeo e som). Considera-se que o aparecimento destas novas tecnologias e a forma como foram utilizadas por governos, empresas, indivíduos e setores sociais possibilitou o surgimento da "sociedade da informação". São consideradas NTIC:

É difícil prever o impacto que terá nelas, embora já se possam antever alguns contornos: maior facilidade e rapidez de acesso à informação, melhor coordenação de colaboradores dispersos geograficamente, por exemplo, integração e automatização dos processos de negócio a fornecedores e a clientes, incremento da possibilidade de participação dos colaboradores nas atividades de gestão dos seus superiores hierárquicos, etc. As novas tecnologias parecem favorecer a tendência para as empresas terem fronteiras cada vez menos demarcadas em relação ao seu meio ambiente, a trabalharem cada vez mais "em rede" com outras empresas e, dentro delas, os seus colaboradores também trabalharem cada vez mais conectados.

Recolha sistemática da documentação É um sistema de informação que captura, gere e faculta o acesso a documentos de arquivo ao longo dos tempos. É um sistema de informação desenvolvido com o propósito de armazenar e recuperar documentos de arquivo e organizado para controlar as funções específicas de produção, armazenamento e acesso a documentos de arquivo, para salvaguardar a sua autenticidade. Garante a manutenção e a preservação ao longo do tempo de documentos de arquivo autênticos e acessíveis. 14

Manutenção de Dossiers e Ficheiros A atualização e a destruição dos documentos é essencial, de modo a evitar erros e a acumulação desnecessária. Como resolver problemas naturais:  Pintura anticorrosiva de móveis metálicos;  Tratamento anti fungos de paredes e soalho;  Limpeza e desinfeção periódicas;  Utilização de ecrãs protetores;  Instalação de ventiladores, desumidificadores ou ar condicionado.

Acesso à Base de Dados Base de Dados É possível dizer de uma forma genérica que qualquer conjunto de dados é uma Base de Dados (BD): uma agenda com os dados pessoais de várias pessoas, os dados guardados nos computadores das Finanças sobre os contribuintes, etc. O objetivo é criar e manter uma base de dados é de poder obter e utilizar os dados lá guardados: procurar a morada de uma determinada pessoa, e os seus dados pessoais.

Conclusão Após análise e estudo das pesquisas elaboradas, entendemos que o Arquivo é um serviço que tem como finalidade principal criar instrumentos de controlo e monitoramento do armazenamento e tráfego de documentos nas empresas. Neste trabalho desenvolvemos o tema “Arquivo” e os subtemas, "os tipos e funções do arquivo numa organização; o arquivo tradicional e o informatizado; introdução aos métodos e técnicas de arquivo; classificação e Codificação; abordar os sistemas de classificação, utilizando uma metodologia eminentemente prática; organização de 16

dossiers e ficheiros; novas Tecnologias de Informação e Comunicação; técnicas de Arquivo: Recolha Sistemática da Documentação; Manutenção de Dossiers e Ficheiros; Acesso à Base de Dados." Concluímos que existem vários tipos e funções do arquivo numa organização, existem também métodos e técnicas de arquivo. Ficámos a conhecer como organizar dossiers e ficheiros, demos a conhecer Novas Tecnologias de Comunicação e Informação e referimos quais as técnicas de Arquivo existentes. Por fim, ficámos a saber que quando gerimos a documentação, e esta é bem-sucedida, uma das grandes vantagens é um aumento da produtividade nas empresas. Cumprimos todos os objetivos que nos propusemos desenvolver. A pesquisa, seleção e organização sobre este tipo de comunicação – Administrativa também teve como objetivo a participação num trabalho realizado em PowerPoint com vários subtemas divididos pela turma.

Webgrafia http://www.professordarlan.com.br/arquivos/ARQUIVOS_CONCEITOS_PRINCIPIOS.pdf http://www.slideshare.net/pedroapeixoto/2-conceito-de-arquivo-e-de-documento http://pt.wikipedia.org/wiki/Arquivo http://www.contextoinformacional.com/2010/10/informatizacao-de-arquivos-usose.html http://www.arquivar.com.br/servicos/organizacao-de-arquivos/ 17

http://msdn.microsoft.com/pt-br/library/aa989373(v=vs.80).aspx http://joaquim_ribeiro.web.simplesnet.pt/Arquivo/Tipos_classificacao.htm#inicio4 http://finslab.com/recursos-humanos/artigo-12.html