Sylwadau, Canmoliaeth a Chwynion
Gwrando Deallt a Cywiro Pethau Mae’r ddogfen hon wedi’i darllen a’i chymeradwyo gan
denantiaid
✔
Siaradwch gyda ni a byddwn yn gwrando ar beth sydd gennych i’w ddweud Mae Cartrefi Conwy yn ymrwymedig i ddarparu tai a gwasanaethau o safon uchel. I wneud hyn, mae angen i chi siarad gyda ni a dweud wrthym beth rydym yn ei wneud yn dda a beth y gallwn ei wneud yn well. Gwyddom y gall pethau fynd o’i le mewn unrhyw wasanaeth, ac os bydd hyn yn digwydd, rydym yn awyddus i chi roi gwybod i ni. Drwy wneud hyn, gallwch ein helpu i wella ein gwasanaeth i bob tenant.
Mae sylwadau yn syniad ar gyfer gwneud newid i unrhyw ran o’r gwasanaeth. A oes gennych chi unrhyw awgrymiadau a fyddai’n gwella’r gwasanaeth rydym yn ei gynnig i chi? Os oes, siaradwch gyda ni. Peidiwch â phoeni os ydych yn credu ei fod yn fater bach, rydym eisiau clywed gennych chi. Weithiau gall awgrym neu sylw bach arwain at welliant mawr yn y ffordd rydym yn gwneud pethau.
Canmoliaeth yw pan fydd rhywun yn dweud wrthym eu bod yn fodlon neu’n falch o ansawdd gwasanaeth rydym wedi’i ddarparu. Os credwch ein bod yn gwneud rhywbeth yn dda, neu fod aelod o staff wedi rhoi gwasanaeth gwych neu wedi mynd y filltir ychwanegol, rhowch wybod i ni. Bydd canmoliaeth a sylwadau yn helpu’r staff i wybod eu bod yn gwneud pethau’n dda a bod eu hymdrechion yn cael eu gwerthfawrogi. Bydd popeth a ddywedwch yn cael ei drosglwyddo i’r bobl dan sylw.
Rhoi sylw neu ganmoliaeth
Ffoniwch ni ar: 0300 124 0040
Anfonwch e-bost i: ymholiadau@cartreficonwy.org Ysgrifennwch atom yn: Morfa Gele, Parc Busnes Gogledd Cymru, Cae Eithin, Abergele, LL22 8LJ Siaradwch gyda’r person rydych yn delio â hwy neu eu Rheolwr os byddai’n well gennych wneud hynny Gallwch hefyd roi sylw neu ganmoliaeth ar Facebook neu Twitter
Os hoffech chi neu rywun yr ydych yn ei adnabod gael gopi o’r llyfryn hwn mewn fformat gwahanol fel print bras, Braille neu ar ffurf sain, cysylltwch â’r tîm Cyfathrebu yn Cartrefi Conwy ar 01745 335345 neu anfonwch e-bost i: cyfathrebu@cartreficonwy.org
Beth ydy cwyn? Rydym yma i wrando, deall a’ch helpu i roi trefn ar bethau yn gyflym a theg. Mae cwyn yn: • fynegiant o anfodlonrwydd neu bryder • cael ei wneud yn ysgrifenedig neu ar lafar neu drwy unrhyw ddull cyfathrebu arall • cael ei wneud gan un aelod o’r cyhoedd neu fwy • ymwneud â gweithredoedd neu ddiffyg gweithrediad darparwyr gwasanaeth cyhoeddus • neu’n ymwneud â safon y gwasanaeth a ddarparwyd • galw am ymateb Gallai cwyn fod yn rhywbeth fel: • rydym wedi methu darparu gwasanaeth y gwnaethom ddweud y byddem yn ei ddarparu • agwedd neu ymddygiad un o’n cyflogeion • nid ydym wedi dilyn ein polisïau neu’n gweithdrefnau ein hunain • ansawdd gwasanaeth a dderbyniwyd neu safon gwaith sydd wedi’i wneud • nid ydym wedi ymateb i nifer o geisiadau am wasanaeth neu gwynion anffurfiol eraill Gwyddom y gall pethau fynd o’i le mewn unrhyw wasanaeth, ac os bydd hyn yn digwydd, rydym yn awyddus i chi roi gwybod i ni. ^ Gwnewch yn si wr mai ni yw’r cyntaf i wybod am hyn. Drwy wneud hyn, gallwch ein helpu i wella ein gwasanaeth i bob tenant. Mae pob cwyn yn gyfle i ni wella ein gwasanaeth i chi.
Beth yw cwyn? Beth sydd ddim yn cyfrif fel cwyn? Nid yw cais am wasanaeth atgyweirio neu ^ ymholiad am wasanaeth yn gwyn. Dylech ffonio’r Gwasanaethau Cwsmeriaid ar 0300 124 0040 ar gyfer hyn Ni allwn ddelio â rhai pethau drwy ein gweithdrefn gwyno, yn cynnwys: • pethau nad oes gennym unrhyw reolaeth drostynt • materion sydd eisoes yn y llys neu sydd wedi’u cyflwyno gerbron llys neu dribiwnlys • hawliadau yswiriant a fyddai fel arfer yn cael eu cynnwys mewn polisi yswiriant • achosion o ymddygiad gwrthgymdeithasol (mae gennym bolisi penodol a thaflen sy’n esbonio sut rydym yn rheoli ymddygiad gwrthgymdeithasol) • pethau a ddigwyddodd fwy na 6 mis yn ôl. Mae copi o’n polisi Pryderon a Chwynion ar gael ar ein gwefan, neu gallwch ofyn am gopi yn unrhyw un o’n swyddfeydd.
Sut i wneud cwyn Y Weithdrefn Gwyno Cam 1 Cwynion anffurfiol Gallwn ddatrys y rhan fwyaf o gwynion yn gyflym ac yn anffurfiol. Siaradwch gyda’r person rydych yn delio â hwy neu eu Rheolwr os byddai’n well gennych wneud hynny. Cam 2 Cwynion ffurfiol Os yw eich cwyn yn fwy difrifol, neu os ydych yn anfodlon â’r ffordd rydym wedi delio â’ch cwyn yn anffurfiol, gallwch wneud cwyn ffurfiol. Bydd uwch reolwr yn ymchwilio i’ch cwyn i weld beth sydd wedi digwydd a beth gallwn ei wneud i wella’r sefyllfa. Wrth wneud cwyn ffurfiol, byddwn yn awyddus i chi lenwi ein ffurflen cwynion. Mae hyn yn ein helpu i wneud yn siŵr bod gennym yr holl fanylion sydd eu hangen arnom. Gallwch argraffu copi o’r ffurflen oddi ar ein gwefan neu ofyn i unrhyw aelod o staff am gopi.
Fel arall, gallwch : Ein ffonio ar 0300 124 0040 Anfon e-bost i ymholidau@cartreficonwy.org Ysgrifennu atom yn Cartrefi Conwy, Morfa Gele, Cae Eithin, Abergele, Conwy LL22 8LJ Galw i mewn i unrhyw un o’n swyddfeydd a siarad gydag aelod o staff, a fydd yn cofnodi’r manylion. Byddwn yn: • cydnabod eich cwyn ffurfiol o fewn 5 diwrnod; ^ • gwneud yn si wr eich bod yn gwybod beth yw enw’r person sy’n delio â’ch cwyn. Bydd y person sy’n delio â’ch cwyn yn: ^ • siarad gyda chi dros y ffôn fel arfer ynglyn â’ch cwyn neu’n gwneud apwyntiad i ymweld â chi; • esbonio ein dealltwriaeth ni o’ch cwyn er ^ mwyn gwneud yn si wr bod y ffeithiau cywir gennym; • gofyn i chi beth ydych chi’n credu y dylem ei wneud i unioni’r sefyllfa a datrys eich cwyn i chi; • ymateb yn llawn yn y ffordd yr hoffech i ni gyfathrebu â chi.
Rydym yn ceisio datrys cwynion o fewn 20 diwrnod gwaith. Byddwn yn rhoi gwybod i chi os bydd angen mwy o amser arnom ac yn dweud wrthych beth rydym wedi’i ganfod hyd yma. Os ydych wedi dilyn ein gweithdrefn cwynion ffurfiol a’ch bod yn parhau i fod yn anfodlon, yna gallwch ofyn i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru ymchwilio i’ch cwyn. Ffôn: 08456010987; E-bost: ask@ombudsman-wales.org.uk; Ysgrifennwch at: Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru, 1 Ffordd yr Hen Gae, Pencoed, CF35 5LJ
Unioni’r sefyllfa Byddwn yn ceisio datrys eich cwyn cyn gynted â phosibl. • Os byddwn wedi gwneud rhywbeth o’i le byddwn bob amser yn ymddiheuro. • Mewn rhai amgylchiadau byddwn yn ystyried defnyddio gwasanaethau cyfryngu annibynnol i ddatrys cwynion.
Dysgu drwy adborth Rydym yn awyddus i dderbyn adborth gan gwsmeriaid sydd wedi gwneud cwynion i ni, er mwyn gallu gwella’r ffordd rydym yn delio â chwynion yn y dyfodol.
Beth rydym yn ei ddisgwyl gennych chi. Credwn fod gennych hawl i leisio eich barn a’n bod yn gwrando arnoch. Ond ni ddylai ein staff orfod goddef ymddygiad annerbyniol. Rydym yn disgwyl i chi fod yn gwrtais wrth ddelio gyda ni. Mae gennym bolisi arall penodol ar gyfer rheoli sefyllfaoedd pan fyddwn yn canfod bod gweithredoedd rhywun yn annerbyniol.