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En esta Edición Camino a la
Convención Convención 2015…
¡Entérate qué sucedió!
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JUNTA DE GOBIERNO 2015-2016 LCDO. DANIEL DEL CASTILLO PRATTS, MHSA PRESIDENTE LCDO. JOSÉ A. PÉREZ DÍAZ, MHSA EX PRESIDENTE LCDO. RAMÓN ALEJANDRO PABÓN, MBA-HCM PRESIDENTE ELECTO Y PRESIDENTE COMITÉ CONVENCIÓN
LCDA. MARITZA VEGA DE JESÚS, MBA-HCM PRESIDENTE COMITÉ LEGISLACIÓN
LCDO. JOSÉ R. FELICIANO SEPÚLVEDA PRESIDENTE CONSEJO DE EX PRESIDENTES
LCDO. ÁNGEL VÉLEZ LEBRÓN, MHSA PRESIDENTE COMITÉ DE EDUCACIÓN
LCDO. EDWIN SUEIRO BERRÍOS, MHSA VICEPRESIDENTE Y PRESIDENTE COMITÉ ADMISIONES
LCDO. LUIS MARTÍNEZ RUIZ, MHSA PRESIDENTE COMITÉ DE FINANZASLCDA
LCDA. CARMEN L. RODRÍGUEZ CASILLAS, MBA-HCM SECRETARIA
LCDA.GLORICEL TORRES MÉNDEZ, MHSA PRESIDENTA COMITÉ REGLAMENTO
LCDO. MARCOS ÁGUILA SASTRE, MHSA TESORERO
LCDO. RAMÓN RIVERA RIVERA, MHSA PRESIDENTE COMITÉ MONTEPÍO RAMÓN RIVERA RIVERA
LCDO. ARIEL NIEVES BORRERO, MHSA DIRECTOR LCDO. ROBERTO RENTAS RAMOS, MHSA DIRECTOR LCDO. MIGUEL J. BUSTELO SANCLEMENTE, MHSA DIRECTOR LCDA. MARTA RIVERA PLAZA, MHSA DIRECTORA LCDA. ROSA CASTRO ÁVILA, MHSA DIRECTORA LCDA. SYLVETTE LLOVET OTERO, MHSA PRESIDENTA COMITÉ DE ÉTICA LCDA. KATHERYN LÓPEZ SÁNCHEZ, MHSA PRESIDENTA COMITÉ RELACIONES PÚBLICAS LCDA. MARTA ROSA MERCADO SURO, MHSA PRESIDENTA COMITÉ LEY 2
En esta edición Mensaje del Presidente
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Desde el Recinto
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Additional Revenue Opportunities in the Accounts Payable Disbursement Cycle
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Camino a la Convención
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Actividades
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MENSAJE
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DEL PRESIDENTE Estimados Colegas: Es para mí un honor, presidir la nueva Junta de Gobierno del Colegio de Administradores de Servicios de Salud de Puerto Rico 2015-2016. Les agradezco a todos por el apoyo durante la pasada Convención, Diversidad: Evolucionando hacia un futuro inclusivo. En dicha convención no solo tuvimos la oportunidad de educarnos en temas de vanguardia, también de disfrutar de varias actividades sociales. El material de las educativas se encuentra disponible en la página web www.convencioncass.org. Esta Convención fue muy exitosa, logrando nuestro Colegio ingresos netos de más de $110,000.00.
NSAJE •
Desde antes de tomar posesión en la pasada convención nos preparamos con mucho entusiasmo para trabajar en beneficio de nuestros Colegiados y la salud de nuestro pueblo. Este año será uno de muchos retos para nuestro país así como para la industria de servicios de salud. En el plan de trabajo hemos identificado 3 áreas estratégicas principales: sistemas de información y referencia al Colegiado, gobernanza y estructura del liderato, educación y desarrollo profesional. Estas áreas estratégicas las estaremos trabajando con distintas actividades durante este año. Estamos satisfechos que en 3 meses ya hemos logrado adelantar gran parte de este plan de trabajo. Durante la convención administramos una encuesta de percepción y necesidades a los Colegiados logrando obtener una respuesta de más de 120 colegas que completaron la misma y recientemente se realizaron 3 grupos focales con Colegiados voluntarios. Gracias a su aportación, pronto estaremos presentando el trabajo final que está a cargo de la Dra. Glorymar Rivera, consultora en psicología industrial de Human Behavioral & Organizational Development (HBOD) mediante un acuerdo de intercambio y colaboración con el CASS. Los resultados serán incorporados al plan de trabajo este mismo año, en conjunto con el desarrollo de un plan estratégico que fue trabajado por un grupo de colegas liderado por el Lcdo. Iván Colón a principios del 2014 durante la presidencia de la Lcda. Ivette Ortíz. Durante este pasado mes de septiembre, tuvimos la educativa titulada “Pinceladas del Procedimiento Parlamentario” con el parlamentarista, Sr. Milton Rosario Soto. En la misma participaron 71 colegiados y no colegiados. Por otro lado, se le dio continuidad al Comité de Política Pública, proyecto que comenzó a desarrollarse con el pasado presidente, Lcdo. José A. Pérez y que actualmente es presidido por el Lcdo. Domingo Torres Zayas, MHSA. Este Comité tiene la encomienda de identificar las características que definirían un sistema de salud ajustado y apropiado a los recursos y condiciones de salud en el Puerto Rico de hoy y de un futuro inmediato. Otros proyectos que estaremos trabajando durante el año son: Sistemas de información y referencia al Colegiado
• Crear un sistema electrónico en el cual los Colegiados puedan actualizar su perfil. • Establecer un perfil actualizado de los Administradores de Servicios de Salud y monitorear el cumplimiento de la Ley 31 del 1975 y la Ley 2 del 23 de febrero de 1990 y el reglamento del CASS; dando a conocer las instituciones de salud que cuentan con un Administrador/a de Servicios de Salud y las que no. Gobernanza y estructura del liderato
• Concretar la idea de crear un afiche que cada institución de servicios de salud tenga visible informando a los visitantes que la institución cuenta con un Administrador de Servicios de Salud. • Crear la posición de Director Ejecutivo, que ofrezca continuidad a las labores, ejecución del plan de trabajo de la Junta de Gobierno y represente al Colegio en los diferentes foros. • Establecer un fondo de ayuda a entidades sin fines de lucro. Educación y desarrollo profesional • Asistir al Colegiado para establecer enlaces que amplíen sus oportunidades de empleos. • Continuar las alianzas estratégicas con otras organizaciones afines. • Constituir alianza con Recinto de Ciencias Médicas para que los estudiantes presenten sus investigaciones.
Como pueden ver, tenemos un plan de trabajo agresivo que se puede lograr con la colaboración de todos. Los invito a que se comuniquen con los presidentes de los comités de trabajo y participen de las actividades que se están realizando para el beneficio del Colegio de Administradores de Servicios de Salud y nuestro país.
LCDO. DANIEL DEL CASTILLO PRESIDENTE
Edición: Septiembre 2015
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DESDE EL RECINTO Por: Srta. Sofía Adaime Martinez, Estudiante Segundo Año MHSA
Saludos desde el Recinto de Ciencias Médicas (RCM). Durante el mes de agosto, la clase MSHA 2016 comenzó un nuevo año académico como estudiantes de segundo año y el programa recibió 28 estudiantes de nuevo ingreso. Durante el trimestre de verano, varios estudiantes de segundo año tuvieron la oportunidad de realizar proyectos especiales coordinados por la Profa. Dharma Vázquez y el Prof. Mario Rodríguez. Durante estos proyectos se realizaron rotaciones en diversas instituciones, tales como el Centro Cardiovascular de Puerto Rico y el Caribe, el Hospital Industrial, el Hospital Dr. Federico Trilla, UPR-Carolina, el Hospital Dr. Pila, el Hospital Psiquiátrico y el Manatí Medical Center. Agradecemos a todos los preceptores que recibieron a estos estudiantes y contribuyeron a su crecimiento profesional durante estas pasantías; en especial a la Lcda. Waleska Crespo, Lcdo. Luis Berdiel, Lcdo. Javier Marrero, Lcda. Yelitza Sánchez, Lcdo. Luis R. López, Lcda. Jane Vega de Díaz, Lcdo. Luis Ramón López Luna, Lcda. Diraida Maldonado, Lcdo. Rafael Alvarado, Lcda. Grisell Hernández y al Lcdo. José S. Rosado.
Estudiantes de la EGSP y participantes del Programa de Verano del RCM interactúan durante la actividad 4 Calles
Además, como parte de nuestro compromiso como futuros Profesionales de la Salud, los estudiantes del programa fueron partícipes de la actividad 4 Calles. Esta actividad, coordinada por todos los departamentos de la Escuela Graduada de Salud Pública (EGSP), sirve como vehículo de orientación a estudiantes universitarios y de escuela superior; y la misma forma parte del programa de verano del RCM. Este año nuestro programa simuló la importancia de los servicios de salud comunitarios, mediante un Centro 330, para enfatizar en la orientación, educación y beneficios de los servicios de vacunación.
El Lcdo. Carmelo Allende, recibe la visita de los estudiantes del programa de Administración de Servicios de Salud
Durante el primer trimestre y como parte de la clase de Administración de Hospitales a cargo de la Lcda. Dharma Vázquez, se realizaron varias visitas a Instituciones de Salud. Durante la primera de estas visitas, se recorrió la Cocina Central, los túneles y el área de patología del Centro Médico de Puerto Rico y sus instituciones participantes.
Las próximas visitas fueron realizadas a los predios del Hospital Auxilio Mutuo. Durante la primera de éstas, el anfitrión fue el señor Ángel Cocero, Presidente de la Junta de Directores del Hospital Auxilio Mutuo, quien recibió a la clase en el Salón de la Junta de Síndicos de la Sociedad Española de Auxilio Mutuo y Beneficencia de Puerto Rico. El señor Cocero conversó sobre
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Edición: Septiembre 2015
las responsabilidades de las Juntas de Gobierno de una institución hospitalaria; además de proveer un trasfondo histórico de la institución. El anfitrión durante la segunda visita lo fue el Lcdo. Jorge Matta, Administrador del Hospital Auxilio Mutuo. En esta ocasión el Lcdo. Matta, además de orientar a la clase, sirvió de moderador de las conferencias brindadas por el señor Rafael Jaca – Director, Facturación y Cobro, y la Lcda. Elba Cancel – Directora de Enfermería. Esta visita también incluyó un recorrido por las facilidades del hospital, el cual fue guiado por la Lcda. Enid Dohnert y el Lcdo. Carlos Méndez. Los integrantes de la clase MSHA 2016, agradecen a todo el equipo del Hospital Auxilio Mutuo por el tiempo y las atenciones ofrecidas.
Visita a la Junta de Directores del Hospital Auxilio Mutuo. Estudiantes de primer y segundo año junto a la Profa. Dharma Vázquez y el señor Ángel Cocero, Presidente de la Junta de Directores del Hospital del Auxilio Mutuo.
Visita al Hospital Auxilio Mutuo. Estudiantes de primer y segundo año junto a la Profa. Dharma Vázquez, al Lic. Jorge Matta y la Lcda. Elba Cancel.
Para los estudiantes del programa de Administración de Servicios de Salud, el comienzo de este año académico ha sido de mucho entusiasmo y deseos de contribuir. Esto debido a que ya se acerca el momento de comenzar las residencias administrativas que marcan la transición de la formación académica a nuevas experiencias profesionales como futuros Administradores de Servicios de Salud.
¡Hasta la próxima edición!
Additional Revenue Opportunities in the Accounts Payable Disbursement Cycle Por: John Stahl, President & CEO, The Trio Company
- THE CHALLENGE Healthcare executives are faced with the continuous challenge between financial responsibilities associated with operational costs and providing the highest level of quality care in a very competitive marketplace. With constant regulatory changes, budget cuts, and financial resources being exhausted, every dollar counts. One area of opportunity to identify and recover lost revenues that’s not always thoroughly examined is through the purchasing and accounts payable disbursement cycles. Even with the most knowledgeable staff and efficient software systems in place, money can and will slip through the cracks. Lost money through the procurement cycle can go unnoticed for months, quarters, or even years and has an immediate and direct impact to the bottom line. - HOW LOST PROFITS OCCUR IN THE DISBURSEMENT CYCLE Typically lost profits in the accounts payable disbursement cycle can represent anywhere between 0.10% and 0.50% of all non-payroll annual disbursements. Less than half of one percent may not seem like a material amount to get excited about, however, when this fraction of a percent is compared to an organization’s annual disbursements, the numbers add up quickly. ANNUAL PURCHASES $ 50,000,000.00 $ 75,000,000.00 $ 100,000,000.00 (NON-PAYROLL) RECOVERY RATIO 0.500% 0.250% 0.100%
$ 250,000.00 $ 125,000.00 $ 50,000.00
$ 375,000.00 $ 187,500.00 $ 75,000.00
$ 500,000.00 $ 250,000.00 $ 100,000.00
(Example of annual disbursements ranging between $50 to $100 Million and relative potential recovery ratio)
- HOW ERRORS OCCUR IN THE DISBURSEMENT CYCLE When there are multiple people and departments involved in the procurement process such as physicians, purchasing, vendors, receiving, and accounts payable, unfortunately a breakdown in communication or processes can and will happen. Possible contributing factors how money can slip through the cracks in the procurement and disbursement cycles could be: • Software changes or upgrades • Personnel turnover • Contracted pricing discrepancies • Vendor mergers • Health system acquisitions • Cancelled services or product returns • Invoice approval processes • Delayed payments causing vendors to send duplicate invoices • Vendor master supply files • Simple data entry processing errors • Multiple payment methods (AP Checks, P-Cards, ETF, etc.) The reasons money can slip through the cracks undetected is extensive, however, the key factor is the ability to identify and recover that lost money. - TYPES OF ERRORS THAT OCCUR Just as the number of contributing factors that could lead to financial leakage in the disbursement cycle, the types of errors or identifiable
money to be recovered is just as extensive. Some common examples of potential errors that can have an immediate impact to the bottom line are: • Duplicate Payments • Volume Purchase Incentives • Lease & Contract Terms • Deposits • Contract Price Discrepancies • Erroneous Payments • Sales & Use Tax • Invalid Liabilities Recorded • Product Returns • Vendor Billing Adjustments • Overpayments • Freight Charges Internal controls and strong fundamental processes in place can certainly minimize the potential for financial leakage and lost profits. With the number of potential areas in conjunction with the hundreds of vendors that are utilized, the possibilities for lost profits going unnoticed is immense. Unfortunately money will be lost during the procurement and accounts payable disbursement cycle. Ultimately, the main objective is to minimize potential errors before any money is lost. However, unrealized monetary losses that can be identified and recovered back to you is just as important. Limited time and resources has a direct impact on an organization’s ability to conduct a complete reconciliation of all possible areas of recoverable money. - SOLUTIONS AND OPPORTUNITIES All procurement and accounts payable systems have features designed to prevent duplicate and error payments from occurring. While knowledgeable and loyal staff members do all they can to identify and record money that belongs to your organization, focusing on this task alone within their daily responsibilities can be extremely challenging. One practical solution to identify and maximize the recovery of lost money is to partner with an independent third party cost recovery firm that specializes in the health care industry. In nearly all cases, these types of reviews are conducted on a contingency basis, which means, there are no upfront fees or additional costs that impact your budget. The fees come from a percentage of the recoveries, and only happens when the identified financial gain takes place. Supplementing your team with an additional unbiased resource that has little to no impact on your daily operation, works independently and confidentially, all while respecting your employees and vendor relationships in place, will have an immediate positive financial impact. Not only can your organization gain with recovering lost money but will also benefit with measurable knowledge to identify opportunities and minimize future potential losses from recurring. - IN SUMMARY There is no secret formula to predict how, when, where, or even the amount of money that can and will slip through the cracks of the purchasing process. When the human element is involved in multiple facets of these cycles, communication and processes can breakdown allowing errors to occur. When time and resources are limited, a thorough independent review can not only benchmark the overall performance of your systematic processes in place, but most importantly return lost revenues back to your bottom line.
Edición: Septiembre 2015
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Alianzas Estratégicas
Recientemente se estableció una alianza con la compañía The Trio Company. Esta compañía con sobre 25 años de experiencia en el campo de la salud, se especializa en la auditoría de cuentas por pagar y será auspiciador corporativo del CASS. ¡Enhorabuena! Otra alianza fue acordada con Healthcare Financial Management Association (HFMA) Capítulo de Puerto Rico. Esta organización sin fines de lucro, agrupa a los ejecutivos de finanzas de la industria de la salud. Con esta alianza los Colegiados que participen de las educativas del HFMA, pagarán tarifa especial. En adición, se están planificando educativas en conjunto.
Camino a la Convención Por: Lcdo. Ramón Alejandro Pabón Presidente Electo CASS
Rompen paradigmas los Miembros del Comité de Convención
Como presidente electo del CASS, nombré a un dinámico y diverso grupo de integrantes para su Comité de Convección el cual logra representación de todas las generaciones de administradores, de diferentes modelos de prestación de servicios -del sector público y privado, la Academia y la Junta Examinadora. Estoy muy contento porque hemos logrado tener un Comité de Convención diverso y que rompe con todos los paradigmas existentes. Esto con el único objetivo de lograr fortalecer nuestra filosofía participativa y donde todas las generaciones de Administradores de Servicios de Salud tengan participación y sean bien representados. Juntos lograremos una Convención diferente, en especial con el contenido de las educativas y la programación de eventos. Sin duda tener a un miembro distinguido de la Academia como lo es el Dr. José Capriles del Recinto de Ciencias Médicas para mí es un honor y de esta forma logramos afianzarnos a esta institución de donde han salido tantos colegas. Una alianza necesaria para el desarrollo de nuestro Colegio. Es importante una estrecha relación con la Academia donde se dé la sinergía para que podamos participar y ser su ente asesor y viceversa. En especial, este año cuando el programa de MHSA del RCM celebra la antesala de su aniversario número 40. Logramos integrar en el Comité la sabiduría de la Lcda. Iris Vásquez, miembro retirada y quien también ha formado parte de otras Juntas. Renovamos la dimensión del evento al contar con la participación de los experimentados Lcdo. Héctor Boria y del Médico -AdministradorDr. Luis Clas- quien además es Presidente de la Junta Examinadora (JE) de la Profesión. Súmele a esto que el primero trabaja en un sistema de salud privado y el segundo en el Sistema de Salud Primaria 330. Además, se incluyó a un pasado Presidente del CASS y también miembro de la JE, Lcdo. Carlos Cabrera, quien tuvo una exitosa Convención en su año. Asimismo, cuento con la Lcda. María García quien se acaba de graduar de la Maestría de MHSA y en años recientes fue presidenta del Colegio de Tecnólogos Médicos. La Lcda. García tiene experiencia organizando estos eventos y también en lograr las Simulaciones de Estudiantes en el programa. Por último, pero no menos importante son los innovadores estudiantes: Carlos Piña, Juan Carlos Valle y Richard Kaufman quienes están dándole un toque de energía, dinamismo y tecnología a la programación de actividades. Esto le suma una gran competencia a esta encomienda.
Referéndum Electrónico para seleccionar el Hotel de la Convención
Es la primera vez en la historia del CASS que un presidente electo y del Comité de Convención del CASS consulta a los Colegiados para seleccionar el Hotel. Esta fue una de las primeras acciones afirmativas tomadas y que fomenta la democracia, participación e inclusión. Mi visión es que el Colegio es de todos y de todas las generaciones de Administradores de Servicios de Salud, donde la participación y la inclusión debe ser protagonista. Es por eso que desde que fui candidato promoví esa visión que fue la que me llevó a ganar contundentemente las elecciones. Así que, ahora me toca garantizar que esa visión no se quede en una prédica sino en acciones.
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Edición: Septiembre 2015
51 %
Hotel El Conquistador
25% 21%
La Comisión a cargo del Referéndum Electrónico para la selección del Hotel de la Convención del CASS, informó que fue el Hotel El Conquistador el que logró la mayoría de los votos. Entre las selecciones estuvieron las siguientes: 1. Hotel El Conquistador, 51 % de los votos 2. Hotel Río Mar, 25% de los votos 3. Hotel Meliá, 21% de los votos
4. Hotel Caribe Hilton, 4% de los votos
4%
ACTIV IDA D ES CONVENCIÓN ANUAL Durante el 24 al 27 de junio de 2015, se llevó a cabo la XXVI Convención ánual en el Hilton Ponce Golf & Casino Resort. Bajo el lema “Diversidad: evolucionando hacia un futuro inclusivo” se dieron cita 291 participantes y sobre 35 auspiciadores. Agradecemos a todos los Colegiados, auspiciadores y conferenciantes que estuvieron presentes.
Edición: Septiembre 2015
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EDUCATIVA
El 21 de agosto de 2015, el Capítulo de Puerto Rico del Healthcare Financial Management Association, realizó la actividad educativa "HFMA Annual Update 2015", en el Hotal The Ritz Carlton. En ésta, se realizaron paneles de discusión y conferenciantes internacionales ofrecieron educativas. Lcdo. Ramón A. Pabón, Presidente Electo CASS Sr. Héctor Vázquez, CPA Presidente HFMA Capítulo de PR Lcdo. Daniel Del Castillo, Presidente CASS
GRUPOS FOCALES
EDUCATIVA
Durante el mes de septiembre se llevaron a cabo grupos focales, en los que Colegiados de forma voluntaria expusieron su pensar en cuanto a los servicios ofrecidos por el CASS. Esto es parte del Estudio de Percepción y Necesidades, a cargo de la Dra. Glorimar Rivera, sicóloga industrial.
En el restaurante El Zipperle, el pasado 17 de septiembre de 2015, se llevo a cabo la educativa Pinceladas del Procedimiento Parlamentario. La misma fue ofrecida por el Sr. Milton Rosario Soto, parlamentarista certificado y catedrático jubilado de la Universidad de Puerto Rico. Sr. Milton Rosario Soto, Parlamentarista
EDUCATIVA
Como parte de su compromiso con los líderes de la industria de la salud, la compañía WorldNet Telecommunications ofreció la educativa “Challenges and Opportunities in the Healthcare Industry”. La actividad fue realizada el 24 de septiembre de 2015, en las facilidades de la Bodega de Méndez. El orador de la misma fue el economista, Sr. Vicente Feliciano. En la misma participaron miembros de Junta de ACHE Capítulo de Puerto Rico, HFMA Capítulo de Puerto Rico y el CASS. Sr. Héctor Vázquez, CPA Presidente HFMA Capítulo de PR Lcdo. Daniel Del Castillo, Presidente CASS Lcdo. Pedro Barez, Regente ACHE Capítulo de PR
PRÓXIMAS ACTIVIDADES • Asamblea Ordinaria 29 de octubre de 2015
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