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INSTRUCCIÓNES DE TRABAJO 1. Se utilizaran las páginas www.cbbb50.blogspot.com para todos los trabajos a realizar en la materia (Prácticos, Cuestionarios, Exámenes Virtuales, Autoevaluaciones y la página www.cbbbvirtual.blogspot.com para ver los Textos de apoyo para el avance Teórico y algunas actividades. 2. Cuando termine todo archivo debe ser guardarlo generalmente o en una carpeta que esta con el nombre de su curso dentro de la unidad Red y la maquina PC25. Ejemplo: a) Clic en opción Archivo y Clic en la opción Guardar b) Escribir el nombre del archivo con su Apellido y Nombre Ejm. Melgar Ana María c) Clic en el icono Red y Doble Clic en el icono PC25 d) Doble clic en la carpeta CURSOS y abrir la carpeta de su curso Ejm : QUINTO A e) Clic en el botón Guardar. 3. Los archivos que se piden abrir estarán en la unidad Red dentro de la maquina PC25 en una carpeta que se llama ARCHIVOS 2017. Para eso deberá abrir de la siguiente manera : Ejemplo: a) En el Escritorio darle doble clic en el Icono Equipo y clic en el icono RED. b) Doble clic en el icono PC25 y doble clic en la carpeta ARCHIVOS DE TRABAJO c) Buscar el archivo a abrir y darle doble clic. d) Si se ve un cuadro dar clic en Abrir una Copia de Solo Lectura y Aceptar. 4. La máquina que se le asigne es en la que trabajara durante el año no deberá cambiarse a no ser por falla en el equipo o por instrucción del Profesor. 5. Debe recordar que se calificara en las Dimensiones del Ser, Saber, Hacer y Decidir. El SER se distribuye el puntaje de la siguiente manera : A. PUNTUALIDAD 20 Ptos. – Los alumnos que lleguen después de 5 minutos pierden el puntaje del ingreso al aula de Computación. B. CUMPLIMIENTO 20 Ptos. – Debe tener y traer permanentemente el Material de trabajo que es el Anillado. C. OBEDIENCIA 20 Ptos. - Siempre primero realizar la actividad encomendada que estará en la pizarra o que el profesor mencione al iniciar la clase. D. DISCIPLINA 20 Ptos. – Su disciplina y conducta dentro del curso debe ser de la más respetuosa con los compañeros y profesor, cualquier acto de indisciplina será motivo de la perdida de este puntaje. E. ORDEN 20 Ptos. – Es un ítem general y se refiere a la forma como trabaja en el aula de computación (como se desenvuelve, como realiza sus trabajos, como ordena su mobiliario al salir, como mantiene su material de trabajo, etc.) POR CADA INASISTENCIA (FALTA) A LA CLASE PERDERA LA NOTA DE LAS 5 DIMENSIONES 6. Al ingresar al aula de Computación siempre debe leer la Pizarra pues en ella está la actividad que deberá realizar prioritariamente.
MENSAJE: Se dice que la disciplina es buena cuando la persona respeta las reglas, las leyes o las normativas dentro de algún ámbito
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TEMA 1 INTRODUCCIÓN A EXCEL ANTECEDENTES Antes de la aparición de las computadoras personales, la máquina de calcular era un elemento indispensable para la realización de cálculos rápidos, pero la limitación de operaciones matemáticas era un problema que no se podía solucionar. Igualmente la complejidad de algunos cálculos no permitía que esta herramienta sea de uso del todo sofisticado. Con la aparición del computador, nacieron también las Hojas Electrónicas u Hojas de Cálculo las cuales son programas que permiten escribir textos y realizar cálculos simples hasta complejos sin necesidad de realizar de nuevo las formulas y así rápidamente solucionar problemas que eran complicados. QUE ES EXCEL Es un programa o aplicación perteneciente a la familia del OFFICE (Hoja Electrónica u Hoja de Calculo) diseñada para elaborar todo tipo de trabajos en base al manejo de operaciones matemáticas y lógicas con una rapidez excepcional que nos ayuda a presentar trabajos en forma inmediata. Su estructura esta definida en forma de una gran matriz o tabla en la cual se distribuyen unos casilleros llamados CELDAS
COLUMNAS
A
B
C
D
Etc.
1
FILAS
2 3
CELDAS
4
Etc. La Intersección de una Columna con una fila generan los casilleros que en Excel tiene el nombre de CELDAS. Las COLUMNAS se definen en Letras (A, B, C, D, E, F, Etc. existen 16384 Columnas desde A hasta la XFD) y las FILAS se definen en Números (1, 2, 3, 4, 5, 6.Etc. y posee 1048576 filas ) A su vez una CELDA sirve para escribir, almacenar o mantener un dato especifico e independiente (nombre, apellido, edad, dirección, cantidad numérica, monto monetario, formula o calculo, etc.) y la podemos identificar de la siguiente manera Celda A1, Celda A5, Celda B10, Celda E50, etc. (o sea la intersección de una Columna con una Fila). En una Hoja de Excel existe un total de 17,179,869,184 celdas (multiplicación de las 16384 Columnas por las 1048576 filas)
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ABRIR EXCEL 2013 FORMA DIRECTA
1. Doble Clic en el icono
FORMA TRADICIONAL
1. 2. 3. 4.
Microsoft Excel 2013
FORMA SEGURA
1. Clic en botón INICIO
Clic en Clic en Clic en Clic en
botón INICIO Todos los Programas Microsoft Office Microsoft Excel 2013
2. Clic en el cuadro Escribir el texto EXCEL y digitar la tecla Enter
ESTRUCTURA DE LA PANTALLA DE EXCEL 2010 BARRA ACCESO RÁPIDO
CINTA DE OPCIONES BOTONES DE COMANDO
COLUMNAS CUADRO DE NOMBRE
BARRA DE FORMULAS
CURSOR
BARRA DE DESPLAZAMIENTO CELDAS
FILAS
INDICADOR DE HOJAS BOTONES DE VISTA
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NIVEL DE ZOOM
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Cinta de Opciones.- Es el elemento que posee varias opciones textuales que muestran diversos botones de comandos los cuales realizaran o ejecutaran procesos específicos. (Guardar, Abrir, Ver, Imprimir, etc.). Con un Clic se elige la opción y los Botones de Comando. Botones de Comando.- Son botones gráficos que representan el proceso a efectuar. Se elige el botón con un Clic. MINIMIZAR O RESTAURAR LA CINTA O FICHAS DE OPCIONES 1º Clic Derecho cualquier opción de la Cinta de Opciones (En el lugar donde se indica) 2º Clic en la opción Contraer la Cinta de Opciones
Barras de Desplazamiento.- Utilizadas para direccionar la visualización del Área de Edición (Ver el Documento hacia arriba, hacia abajo, a la derecha o izquierda). Barra de Acceso Rápido.- La Barra de herramientas de acceso rápido está ubicada de forma predeterminada en la parte superior de la ventana de Word y proporciona acceso rápido a herramientas que utiliza con frecuencia. Puede personalizar la Barra de herramientas de acceso rápido agregándole comandos.. COLUMNAS.- Están ubicadas verticalmente y definidas con letras, su función es de referencia. Para ir a la ULTIMA Columna realice el siguiente procedimiento: Coloque el cursor en la primera Columna y digite simultáneamente las teclas CTRL + (Para volver a la primera Columna digitar las teclas CTRL + ) FILAS.- Ubicadas horizontalmente y al igual que las Columnas son referencias. Para ir a la ULTIMA Fila realice el siguiente procedimiento: Coloque el cursor en la primera Fila y digite simultáneamente las teclas CTRL + (Para volver a la primera Columna digitar las teclas CTRL + ) CELDAS.- Son los casilleros rectangulares los cuales sirven para ver y almacenar diferentes tipos de datos. CURSOR .- Es un rectángulo que indica en que celda nos encontramos, este elemento se mueve en relación al la posición donde se desea estar. INDICADOR DE CELDA.- Elemento que indica la posición de celda donde el cursor se encuentra o muestra también el nombre de dicha Celda. BARRA DE FORMULAS.- Muestra el dato que está en la celda o el formato de una formula o función introducida. Para Activar o Desactivar la Barra de Formulas se da Clic en VER y Clic en BARRA DE FORMULAS ACTIVAR O DESACTIVAR LA BARRA DE FORMULAS 1. Clic en la opción VISTA y luego Clic en el botón
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Barra de Formulas
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INDICADOR DE HOJAS.- Son fichas o pestañas que indica el Nro. De hoja. Un Libro de Excel puede tener varias hojas, de acuerdo al requerimiento del usuario. Para Insertar, Aumentar o quitar Hojas se sigue el siguiente procedimiento: INSERTA HOJA
ELIMINAR HOJA
1. Clic en el botón ubicado a lado de las Hojas
1. Clic Derecho en la Hoja 2. Clic en la opción ELIMINAR
Botones de Vista.- Muestra los botones con los cuales se puede cambiar las Formas de Visualización o Modos de Ver el Área de Edición o de Trabajo del Word. MODOS DE VISUALIZACIÓN 1º Ubicar los Botones de Vista. 2º Elegir uno de los botones para cambiar el Modo NORMAL
DISEÑO DE PÁGINA VISTA PREVIA DE SALTO DE PÁGINA
El modo que Visualización que debe estar siempre activado es la opción Diseño de Impresión. Nivel de Zoom.- Es un elemento para cambiar el Porcentaje de Visualización del Área de trabajo. ZOOM DE VISUALIZACIÓN 1º Ubicar la Barra Nivel de Zoom 2º Con Clic en los botones + o – modificar el Zoom
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TEMA 2 TIPOS DE DATOS En Excel se pueden introducir todo tipo de datos. Los tipos de Datos que existen son los siguientes: DATOS ALFABÉTICOS Son aquellos donde solo participan LETRAS del abecedario, sirven para identificar o referenciar el nombre de la información. Por ejemplo Nombres de personas, animales, objetos, elementos animados o inanimados, etc. Juan, Nerón, Cuchara, Automóvil, Ropero, Bolivia, etc. DATOS NUMÉRICOS Son los que están conformados solo por números (0 al 9) o sea la combinación de dígitos, por ejemplo Cantidades, Precios, Edades, año, mes, día (numeral) y todo dato que posea un valor especifico. 150, 12.50, 16, 2005, 12, 26, 50000, etc. DATOS ALFANUMÉRICOS Datos que son una combinación de Tipo Alfabético con Numérico o signos especiales, podemos mencionar, La Dirección de una Calle, El nombre de un Barrio, Nombre de Colegios, Placa de motorizado, No de Carnet de Identidad, etc. Bolívar # 650, Plan 3000, Juan XXIII, 325-KDL, 3241844 SC, etc. DATOS FECHAS Son fechas pertenecientes al calendario, por ejemplo: La fecha de nacimiento, La fecha de retiro, Fecha de Ingreso, Fecha Actual, Fecha de Cumpleaños, etc. 05/08/1966, 01/12/2004, 10/02/1999, 15/03/2005 DATOS DE CALCULO o FORMULAS Son datos que se escriben de una forma especial, pero en realidad lo que se visualiza en la celda es el resultado, Ejm una suma, resta, multiplicación, división, etc. (Una formula siempre deberá llevar un signo igual (=) por delante. =5+10 , =1580-1230, =100*8.04, =50/6
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Los datos Alfabéticos y Alfanuméricos al ser introducidos tienen una posición fija en la Celda. Esta posición es a la Izquierda :
Los Datos Numéricos, Fechas y Formulas se posicionan a la Derecha de la celda para mantener el orden de Unidad, Decena, Centena, Mil, etc.
DISTRIBUCIÓN DE UNA HOJA
MEMBRETE
TITULO PRINCIPAL
SUBTITULOS O CAMPOS REGISTROS O DATOS
MEMBRETE.- Es el texto que especifica el nombre de la Empresa o Institución a la cual pertenece la Hoja de Cálculo elaborada. TITULO PRINCIPAL.- Es el Titulo o nombre de la Planilla u Hoja elaborada. SUBTÍTULOS o CAMPOS.- Son los títulos de los Datos que están en cada columna y que especifica el nombre de la información que será llenada en dicha columna. REGISTROS o DATOS.- Son los datos en si o la información real que se introduce y como ser nombres, apellidos, artículos, cantidades, etc.
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TEMA 3 PROCESOS BÁSICOS INTRODUCIR DATOS 1º Colocar el cursor en la celda donde se introducirá el dato 2º Escribir el dato 3º Presionar la tecla Enter o una de las teclas de cursor (Flechas) EDITAR O MODIFICAR UN DATO 1º Colocar el cursor en la celda donde está el dato a modificar 2º Digitar la tecla F2 y modificar el dato (Añadir o Eliminar) 3º Digitar la tecla Enter una vez corregido el dato BORRAR UN DATO 1º Colocar el cursor en la celda donde se introducirá el dato 2º Digitar la tecla Supr o Delete MODIFICAR EL ANCHO DE UNA COLUMNA Cuando un dato introducido es largo y no entra en una columna, esta se la puede ampliar o reducir de acuerdo al requerimiento o ancho del dato en una celda. Existen 2 formas de modificar el ancho : PRIMERA FORMA
1. Con el Mouse colocar el puntero en la línea que divide una columna con otra ( Si el dato esta en la Columna A colocar puntero entre las Cols.A y B. 2. Cuando se visualice el indicador con Clic Sostenido realizar el movimiento hacia la derecha (Aumenta) o hacia la izquierda (disminuye ancho), SEGUNDA FORMA 1. 2. 3. 4.
Colocar el cursor la columna a modificar ancho (Cualquier Fila) Clic en opción INICIO y clic en el botón FORMATO Clic en la opción ANCHO DE COLUMNA Escribir el nuevo ancho (numéricamente) y Clic en Botón ACEPTAR
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GUARDAR UN LIBRO 1º 2º 3º 4º 5º
Clic en el Botón Office Clic en la opción Guardar Escribir el nombre del archivo Elegir la unidad o carpeta Clic en botón GUARDAR
CERRAR UN LIBRO ACTIVO 1º Clic en el botón Office 2º Clic en opción Cerrar
Guardar es llevar la información de la memoria del Computador a una Unidad de Almacenamiento
Cerrar un libro activo es salir de la hoja que esta en la pantalla sin salir de Excel. (Solo se cierra el libro activo)
ATAJO CTRL + G
ATAJO CTRL + F4
CREAR UN NUEVO LIBRO 1º Clic en el botón Office 2º Clic en opción Nuevo 3º Clic en botón Crear
Sirve para Crear un nuevo libro vacio o en Blanco para realizar otro trabajo.
ATAJO CTRL + U
ABRIR O RECUPERAR 1º 2º 3º 4º 5º
Clic en el botón Office Clic en la opción Abrir Elegir la unidad o Carpeta Clic sobre el archivo a recuperar Clic en el botón Abrir
Abrir es recuperar el trabajo guardado para su visualización, Impresión o corrección.
ATAJO CTRL + A
GUARDAR UN LIBRO CON OTRO NOMBRE 1º 2º 3º 4º 5º
Clic en el Botón Office Clic en la opción Guardar Como Escribir el nombre del archivo Elegir la unidad o carpeta Clic en botón GUARDAR
Guardar Como se utiliza para almacenar un Libro que esta ya guardado, para guardar con otro nombre o/y en otro lugar
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TEMA 4 MANEJO DE RANGOS Un Rango es un conjunto de celdas que poseen datos de todo tipo el cual se marca o señala para poder asignar algún procesos especifico a dicha agrupación de datos (Cambiar el tamaño, aspecto, formato, copiar, mover, borrar, alinear, imprimir, etc.) MARCAR UN RANGO Existen 2 maneras o formas que detallamos a continuación: A) CON TECLADO 1. Colocar el cursor en la Celda desde donde se iniciara el marcado de Rango 2. Presionar la techa SHIFT y sin soltar la misma, digitar una de las teclas de movimiento (Flechas) en dirección hacia donde se marcara el rango. + 3. Una vez marcado realizar el proceso respectivo 4. Para desmarcar el bloque digitar cualquier tecla de movimiento (Flechas) B) CON EL MOUSE
RANGO MARCADO
1. Colocar el puntero sobre la celda desde donde se marcara el Rango 2. Cuando se visualice el indicador con Clic sostenido mover Mouse y marcar 3. Realizar proceso 4. Para desmarcar Rango dar clic fuera del rango marcado NOTA. No realizar el movimiento cuando se visualicen estos indicadores
+
o
Indicador que sirve para Copiar Formula o Rellenar
ALINEACIÓN DE DATOS
Indicador que sirve para Mover un dato a otra Celda
Este proceso sirve para alinear un dato independiente en cada celda. Los tipos de alineación son al Centro, a la izquierda y a la Derecha PROCESO 1. Marcar Rango de Datos 2. Clic sobre uno de los siguientes botones en relación a la alineación requerida : ALINEACION IZQUIERDA Los datos se alinean a la izquierda de la Celda
ALINEACION DERECHA. Los datos se alinean a la derecha de la Celda
CENTRAR Los datos se alinean al centro de la Celda
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CENTRAR TITULO Este proceso alinea al centro de un rango o grupo de celdas un texto o titulo principal de una hoja. Ejemplo
TITULO SIN CENTRAR
TITULO CENTRADO
PROCESO 1. Marcar rango o grupo de celdas donde se centrara el texto (incluido el mismo) 2. Clic en el botรณn
(Combinar y Centrar), Ubicado en la opciรณn Inicio.
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TEMA 5 APLICACIÓN DE FORMULAS Una hoja de cálculo se convierte en una potente Calculadora que puede realizar operaciones sencillas como también Operaciones Financieras complejas. Para este motivo se utiliza la aplicación de Formulas y Funciones. Una Formula es una operación matemática donde participan valores numéricos o Posición de Celdas con Operadores Matemáticos tradicionales, el fin es la obtención de resultados. Una Función es una formula preestablecida que permite realizar cálculos de forma más corta y confiable. Es también una formula textual incorporada en el programa la cuyo fin es hacer más cómodo la aplicación del cálculo de ciertos valores numéricos o textuales. En una Función participan Operadores Relacionales, Lógicos, matemáticos.
FORMA DE APLICAR UNA FORMULA Suponiendo que usted desea realizar una SUMA de dos valores existentes en una hoja El Planteamiento es sumar VALOR A más VALOR B (Verificar en que Celdas están los valore a Sumar o sea el valor 10 y el valor 20) En la celda donde se indica el TOTAL escribir lo siguiente: Signo Igual por Delante: =A4 + B4 y luego Presionar la tecla Enter Para los demás celdas repetir la misma operación. En este ejemplo en la columna DESCUENTO se deberá calcular utilizando una cantidad porcentual fija (Porcentaje) en este caso 10%. Ejemplo multiplicar el TOTAL por el 10 %
En la celda donde se indica el DESCUENTO la formula será TOTAL * 20% o sea escribir =C4*20%
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Colocar el cursor en esta posición de Celda y escribir:
= C4 *10% y luego Enter
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COPIAR UNA FORMULA Una vez efectuada la formula y visualizado el resultado la misma se puede copiar a las demás celdas donde se necesite efectuar dicha fórmula y así evitar realizar una por una ahorrando el tiempo de trabajo. PROCESO 1. Realizar la formula y digitar Enter. 2. Colocar el cursor en la celda donde está la formula 3. Ubicar el Puntero del Mouse en la esquina inferior derecha de la celda 4. Cuando se Visualice el Indicador y con clic sostenido mover el Mouse hasta ultima celda donde se copiara la formula 5. Soltar botón y desmarcar el Rango CONTROL DE LECTURA TEMA 5
1. Complete en la Columna Operación la función que tiene cada signo :
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TEMA 6 COPIAR RANGO DE DATOS Proceso que sirve para copiar un grupo de datos a otra posición de la hoja actual, a otra hoja diferente del mismo Libro o a otro Libro diferente. 1º Marcar el rango de datos a copiar 2º Clic Derecho en el Rango marcado 3º Clic en la Opción Copiar
ATAJO CTRL + C
4º Colocar el cursor en la posición, hoja o libro a copiar 5º Digitar la tecla Enter
RANGO MARCADO PARA SER COPIADO, GRUPO DE DATOS ORIGINAL
RANGO COPIADO, GRUPO DE DATOS QUE SON LA COPIA DEL ORIGINAL
MOVER O CORTAR RANGO DE DATOS Proceso que sirve para trasladar o Mover un grupo de datos a otra posición de la hoja actual o a otra hoja o libro diferente. 1º Marcar el rango de datos a Mover 2º Clic Derecho en el Rango Marcado. 3º Clic en la Opción Cortar
ATAJO CTRL + X
4º Colocar el cursor en la posición, hoja o libro a copiar 5º Digitar la tecla Enter
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INSERTAR COLUMNAS y/o FILAS Este proceso inserta o añade una columna vacía entre 2 Columnas con Datos 1º Colocar el cursor en la columna donde se insertara una vacía (en Cualquier Fila) 2º Digitar las teclas CTRL y + 3º Clic en opción Insertar toda Columna o Insertar toda una Fila. 4º Clic en Aceptar. ELIMINAR FILAS / COLUMNAS 1º Colocar el cursor en la fila o columna a eliminar 2º 3º 4º 5º
Digitar las teclas CTRL y – (Menos) Clic en opción Eliminar Elegir Toda la Fila o Toda la Columna. Clic en el Botón Aceptar
BORDES Este proceso sirve para colocar bordes con diferentes tipos y estilos de líneas alrededor o al interior de las celdas o rangos marcados 1º Seleccionar el rango de celdas 2º Clic Derecho en el Rango 3º Clic en la opción Formato de Celdas 4º Clic en la ficha Bordes 5º Seleccionar el Estilo de Línea 6º Seleccionar el color de Línea.
7º Elegir la posición del Borde. 8º Clic en el botón Aceptar
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TEMA 7 RELLENO AUTOMÁTICO El Relleno automático es un proceso que se utiliza para generar automáticamente una lista de valores con solo escribir el primer Valor o llamado también Valor Inicial y realizar un proceso donde se deberán introducir un Valor de Incremento y un Valor Final o Limite.
El Valor Inicial es el No. 1
El Valor de incremento es 1, porque sumado al numero genera otro ej. 1+1=2, 2+1=3, 3+1=4, etc.
El Valor Final es el No. 15
El Valor Inicial es la fecha 01/01/2004
El Valor de incremento es 1 (Porque entre un día mas 1, genera otra fecha) Ejemplo: 01/01/2004 + 1 es igual a 02/01/2004
El Valor Final es la fecha 15/01/2004
PROCESO 1º Colocar el cursor el la celda donde se encuentra el Valor Inicial 2º Clic en el botón 3º Clic en la opción Series y se visualiza el Cuadro de Relleno 4º Clic en el botón Columnas (La lista se vera verticalmente hacia abajo) 5º Clic en este
cuadro y escribir el valor de Incremento
NOTA.- En caso de que el tipo de relleno sea para datos de Fecha se deberá elegir la Unidad de Tiempo en este sector
6º Clic en este cuadro y escribir el valor final o Limite
7º Clic en el botón Aceptar
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TEMA 8 FORMATO NUMÉRICO El Formato Numérico indica o refiere a las distintas formas que puede tener un valor (Número, Fecha) dentro de una hoja, para que el mismo se visualice con un formato ideal para la presentación de un trabajo.
HOJA NORMAL SIN FORMATO (ESCRIBIR TODOS ESTOS DATOS TAL COMO SE LOS VE)
A LA HOJA ANTERIOR COLOCAR LOS FORMATOS QUE INDICAN EN LOS RECUADROS Columna con Formato Número con 2 Decimales y Separador de Miles
Columna con Formato Personalizado
“Valor.-“###
Columna con Formato Moneda con 0 Decimales y Símbolo $b Español (Bolivia).
Columna con Formato Fecha de Tipo 14-mar-2001
Columna con Formato Porcentaje y 1 Decimal.
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Columna con Formato Hora 1:30 PM
Columna con Formato Fecha de Tipo 14 de marzo de 2001
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PROCESO 1. Marcar el Rango 2. Clic Derecho en el Rango marcado 3. Clic en la opción Formato de Celdas 4. Clic en la ficha Numero 5. Elegir el tipo de Formato 6. Asignar los detalles adicionales (Decimales, Signos, Separador) 7. Clic en el botón Aceptar
PERSONALIZAR FORMATO Este proceso sirve para que el usuario cree su propio formato para la asignación de los valores y estos no pierdan su valor respectivo 1º 2º 3º 4º 5º 6º
Marcar el Rango Clic derecho en el rango marcado Clic en la opción Formato de Celdas Clic en la ficha Numero Elegir el formato Personalizada Clic dentro del Cuadro Tipo y escribir el Formato Ejemplo
“COD-###”
7º Clic en Botón Aceptar
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TEMA 9 CELDAS ABSOLUTAS O FIJAS Este proceso es utilizado para mantener fija la posición de una Celda de una Formula o Función cuando esta se la copie. O sea que dicha celda será siempre la misma y por defecto el valor se mantendrá fijo en la formula hasta que este sea modificado. Para este efecto se deberá realizar el siguiente procedimiento: Ejemplo 1 Si la formula a escribir es =A5*B5 y la posición de celda absoluta será A5 Escribir =A5 (antes de seguir escribiendo digitar la tecla F4) luego escribir *B5 y Digitar Enter La formula quedara así : =$A$5*B5 Ejemplo 2 Si la formula a escribir es =A5*B5 y la posición de celda absoluta será B5 Escribir =A5*B5 (antes de digitar Enter digitar la tecla F4) luego recién Digitar Enter La formula quedara así : =A5*$B$5 El signo $ es el indicador que especifica que la celda es absoluta o fija
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TEMA 10 FUNCIONES Una Función es una formula preestablecida que permite realizar cálculos de forma más corta y confiable. Es también una formula textual incorporada en el programa la cuyo fin es hacer más cómodo la aplicación del cálculo de ciertos valores numéricos o textuales. En una Función participan Operadores Relacionales, Lógicos, matemáticos. Entre las funciones que podemos mencionar tenemos las siguientes: =SUMA Saca la sumatoria de una columna o fila de valores. En un capitulo anterior se especificó dicha función con el botón de auto suma
A 1 DETALLE
=PROMEDIO
B VALOR
2 CANT1
10
3 CANT2
5
4 CANT3
20
5 CANT4
40
=MAX
6 CANT5
30
Muestra el valor máximo de un rango de datos.
7 SUMA
=MAX(Celda Inicial : Celda Final) Ejm. =MAX(A1:A10)
8 PROMEDIO
Muestra la media aritmética o Promedio del rango de valores. =PROMEDIO(Celda Inicial : Celda Final) Ejm. =PROMEDIO(A1:A10)
9 VALOR MAXIMO 10 VALOR MINIMO
=MIN
11 CANTIDAD
Muestra el valor mínimo de un rango de datos. =MIN(Celda Inicial : Celda Final) Ejm. =MIN(A1:A10)
Escribir las siguientes funciones en las celdas :
=CONTAR Muestra la cantidad datos existentes en un rango. =CONTAR(Celda Inicial : Celda Final) Ejm. =CONTAR(A1:A10)
B7 = SUMA(B2:B6) - Escribir el Resultado B8 = PROMEDIO(B2:B6) - Escribir Resultado B9 = MAX(B2:B6) - Escribir el Resultado B10 = MIN(B2:B6) - Escribir el Resultado B11 = CONTAR(B2:B6) - Escribir el Resultado
=HOY() Esta función muestra la fecha actual del sistema. Para ver la fecha se deberá colocar el formato numérico respectivo de Fecha después de escribir la función Ejm. Escribir =HOY() y digitar Enter, luego Clic en Formato, Celdas, ,etc…..
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FUNCIÓN SI LÓGICO Esta función tiene por objeto evaluar una condición o comparación lógica y muestra un valor o dato especifico si esta condición es verdadera o si se cumple, caso contrario si es falsa o no se cumple mostrara otro valor o dato diferente al anterior. SI
Condición
NO
FORMATO Dato 1 puede ser un Valor, un Texto o una Posición de Celda
Dato 2 puede ser un Valor, un Texto o una Posición de Celda
Proceso Verdadero
Proceso Falso
=SI(DATO 1 OPERADOR RELACIONAL DATO 2 ; Expresión Verdadera; Expresión Falsa)
El Operador Relacional es un signo de Comparación de datos el cual puede ser : > Mayor que < Menor que <> Desigual que
>= Mayor Igual que <= Menor Igual que = Igual que
En la Expresión Verdadero y Expresión Falsa escribirse un Valor, Un Texto, Una Posición de Celda, Un a Formula o Una Función)
Si la condición se cumple o es verdadera se efectúa la expresión Verdadera, Si no se cumple o es caso contrario se efectuara la Expresión Falsa. EJEMPLOS DE COMPARACIONES Y LOS RESULTADOS QUE GENERA Evalúe las siguientes comparaciones y encierre en un circulo si se cumple o no (Verdad o Falso) 5<6
Si No
“JUANA"=”ANA”
Si No
6>9
Si No
“PEDRO”<> “JUAN” Si No
2<>6 Si No
“JUANA”=”JUANA”
Si No
6=6
Si No
“JUANA”<>”JUANA” Si No
4>8
Si No
6<>6 Si No Cuando se realiza una comparación se debe hace con datos del mismo tipo (Valores con Valores, Textos con Textos, Fechas con Fechas, etc). Es ilógico comparar datos diferentes (6>”JUANA”). Cabe apuntar que cuando se crea la función SI Lógico, en los parámetros donde ira un Texto siempre debe ir entre Comillas ( “ ) como se ve en los ejemplos de comparación. Los valores, Posiciones de Celdas, Formulas y Funciones nunca deben llevar dichas Comillas
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Ejemplo de SI Lógico en una Hoja con datos variables en el cual se debe aplicar en base a un Planteamiento de 1 Condición y 2 Alternativas. PLANTEAMIENTO Si NOTA FINAL es Mayor o Igual que 55; colocar el texto APROBADO; Caso Contrario Colocar el Texto REPROBADO DONDE : NOTA FINAL es el Dato 1, Mayor o Igual que, es el Operador Relacional, 55 es el Dato 2, APROBADO es la Expresión Verdadera y REPROBADO es la Expresión Falsa
RESOLUCION AL FORMATO LOGICO
=SI(A3>=55;”APROBADO”;”REPROBADO”) En la celda donde indica la flecha realizar la función lógica y copiarla a los demás registros. Ejemplo de SI Lógico en una Hoja con datos variables en el cual se debe aplicar en base a un Planteamiento de 2 Condiciones y 3 Alternativas. (SI ANIDADO)
PLANTEAMIENTO Si NOTA FINAL es Menor que 40; colocar texto REPETIR CURSO; Si NOTA FINAL es Menor o Igual que 54; colocar el texto DESQUITE; Caso Contrario Colocar el Texto APROBADO
RESOLUCION AL FORMATO LOGICO =SI(A3<40;”REPETIR CURSO”;SI(A3<=54;”DESQUITE”;”APROBADO”))
Ejemplo de SI Lógico en una Hoja con datos variables en el cual se debe aplicar en base a un Planteamiento de 3 Condiciones y 4 Alternativas. (SI ANIDADO)
PLANTEAMIENTO Si ANTIG es Menor o Igual que 3; colocar 0; Si ANTIG es Menor o Igual que 7; multiplicar SUELDO por 5%; Si ANTIG es Menor que 10;Multiplicar SUELDo por 8%; caso contrario SUELDO por 12%. RESOLUCION AL FORMATO LOGICO
=SI(B3<=3;0;SI(B3<=7;A3*5%;SI(B3<10;A3*8%;A3*12%)))
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TEMA 12 ORDENAR DATOS Este proceso sirve para ordenar una Hoja de Datos por una Columna o Campo especifico cuyos registros inicialmente están desordenados. 1º 2º 3º 4º
Colocar el cursor en cualquier dato donde están los registros de una Hoja Clic en la opción Datos Clic en el botón Ordenar Clic en el botón Ordenar por y elegir el campo por el cual se ordenara. 5º Clic en el botón Criterio de Ordenación y elegir el tipo de orden que llevara (De menor a mayor en números o de A a Z en letras) 6º Clic en el botón Aceptar
EJEMPLO HOJA DESORDENADA
HOJA ORDENADA POR NOMBRE (Ascend)
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HOJA ORDENADA POR CODIGO (De Menor a Mayor)
HOJA ORDENADA POR WINDOWS (Descend)
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TEMA 13 AUTOFILTROS Este proceso sirve para poder Filtrar o Visualizar solo algunos datos de una Lista o Informe eligiendo el dato que se mostrara. 1. Colocar el cursor en cualquier Registro de la Hoja a Filtrar 2. Clic en la opción Datos 3. Colocar el puntero en el botón Filtro 4. Se visualiza en el sector de los Subtitulo un Indicador :
5. Colocar el puntero y dar un Clic en el Indicador del campo a aplicar el Autofiltro (Ejm. En PRODUCTO) 6. Clic en el botón Seleccionar Todo (que todos los campos se desactiven)
7. Clic en el botón del campo a filtrar Ejm. (Clic en el botón de Cocina). 8. Se vara la planilla Filtrada. PARA DESACTIVAR EL FILTRO DAR CLIC EN LA OPCION DATOS Y CLIC EN EL BOTON FILTRO.
NOTA. Para personalizar el Filtrado (Condiciones especiales de visualización), al realizar el 6º paso darle Clic en la opción Filtros por Numero y Clic en opción Filtro Personalizado y se vera el siguiente Cuadro :
Clic en este botón y elegir la relación de Filtrado (Igual, Mayor, Menor, etc.).
Clic en este recuadro y escribir o elegir el valor de filtrado. Valor condicional.
Una vez elegida la relación y escrito o seleccionado el valor dar Clic en botón Aceptar
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TEMA 14 SUBTOTALES Este proceso obtiene Subtotales (Suma, Promedio, Valor Máximo, Valor Mínimo) de algunos campos en forma automática. Para este proceso es necesario que la lista este ordenada por la columna a la cual se generara el Subtotal. 1º 2º 3º 4º
Ordenar la Hoja por el campo requerido Colocar el puntero en cualquier registro de la Hoja ordenada Clic en la opción Datos Clic en la opción Subtotales y se visualiza el siguiente cuadro :
5º Clic en este botón y elegir campo de agrupamiento.
7ºElegir en este sector los campos que llevaran Subtotales.
6º Clic en este botón y elegir el tipo operación a realizar.
8º Clic en el botón Aceptar.
SI DESEA QUITAR LOS SUBTOTALES DAR CLIC EN ESTE BOTÓN
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FUNCION BUSCARV o CONSULTAV Esta función nos permite Buscar, Ubicar y Mostrar un dato especifico de una tabla de datos solo con digitar un dato referencial o clave de búsqueda. Ej. el Código, Ítem, Nro. Cuenta de Ahorro, No de Carnet, etc. Este es un ejemplo para la utilización de la función BUSCARV o CONSULTAV, se deberá tener 2 hojas. En la primera la Lista de Datos y en la segunda el Formato para la Visualización de los Datos. Esta es la Hoja de Cálculo donde están los datos o registros que servirán para la Búsqueda y posterior visualización de un dato especifico. El campo o dato de referencia será el CODIGO. Esta Hoja es recomendable que se la realice en una hoja diferente al Formato de Visualización de Datos para que no afecte el formato de ambas hojas (Ejm. Hoja 1)
Esta Hoja es el Formato donde se visualizara los registros buscados y donde se deberá aplicar la función BUSCARV (Dicha función se debe aplicar para los recuadros donde están los textos NOMBRE DE PRODUCTO, MARCA DEL PRODUCTO, PRECIO
UNITARIO Y STOCK EN ALMACEN. Este formato se lo debe realizar en una hoja diferente a la hoja de la Lista (Hoja 2). Realizar primero el formato, los recuadros, luego escribir un Código y luego la función BUSCARV o CONSULTAV) Luego de tener ambas hojas (en un mismo Libro) colocar el cursor en el Formato de visualización (mas concretamente en el recuadro donde estará el Código y escribir uno de los códigos de la lista del Detalle. Colocar el cursor en el recuadro donde se aplicara la función BUSCARV (Recuadro del Nombre) y utilizar el siguiente formato : BUSCARV(valor buscado;rango busqueda;posición columnas;0) Valor Buscado : Es la posición de Celda donde esta el dato que será la referencia de la búsqueda (El dato clave) (En el ejemplo la posición de celda donde escribió el Código Rango de búsqueda : Es el rengo donde están todos los datos o registros del Detalle de la Hoja (del primer CODIGO a la ultima Nota de INTERNET en el Ejm. Desde A6:G11) Posición de Columnas : Es el numero de Columna que ocupa en la Lista o Detalle el dato a buscar y mostrar (Por ejemplo si va ubicar el Nombre el Nro. De Columna es 2, si es el Apellido será Nro. 3)
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EJEMPLO - Coloque el cursor en la celda E7 y escriba la siguiente funciรณn para mostrar el nombre : =BUSCARV(E5;HOJA1!A6:F16;2,0) HOJA1! Significa que el rango de datos esta en una hoja diferente a la que se encuentra la funciรณn BUSCARV (El formato esta en Hoja 2 y la Lista o Detalle en la Hoja 1)
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TEMA 16 GRAFICOS ESTADISTICOS Un gráfico estadístico es la representación gráfica de un rango de valores numéricos para identificar la relación estadística de los mismos. Existen diferentes tipos de Gráficos entre los cuales podemos mencionar los siguientes : 700 600 600 500 500
400
400
300
300
200
200
100
100
0 ENERO
0
FEBRERO MARZO COLUMNAS
CIRCULAR
ENERO
Este es el grafico obtenido con el Rango marcado. ESTADISTICA GASEOSA MINI 221
197
250 184
168
FEBRERO
LINEAS
MARZO
ANILLOS
TITULO DEL GRAFICO ROTULO DE DATOS
164
200 125
150
CANT 100
MINI
50 0
FEB MAR Y TITULO EJE
ENE
ABR
MAY
JUN
MES
LEYENDAS
TITULO EJE X
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PROCESO 1. Marcar el Rango de Datos con los cuales se generara el GRÁFICO 2. Clic en la opción Insertar 3. Elegir el tipo de GRÁFICO a insertar 4. Elegir el subtipo de GRÁFICO 5. Se visualizara el GRÁFICO en la hoja 6. Para colocarlo en una Hoja Nueva dar clic en el GRÁFICO (un espacio vacío) 7. Clic en la opción Mover GRÁFICO 8. Clic en el Botón
O En una Hoja Nueva
9. Clic en Aceptar
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TEMA 17
TABLAS DINÁMICAS Una tabla Dinámica es un informe generado a partir de los datos de una lista, de tal forma que los agrupa en categorías y los resume según el modo especificado. El asistente de tablas dinámicas tiene las siguientes Opciones: a) CAMPOS DE PÁGINAS, sus elementos se visualizan uno a uno en la tabla. b) CAMPOS DE COLUMNAS, los elementos de los campos se visualizan como rótulos de columnas. c) CAMPOS DE FILAS, los elementos de los campos se visualizan como rótulos de filas. d) ÁREA DE DATOS, los valores numéricos situados en cada celda representa un resumen de los datos de las filas.
PROCESO 1. Se deberá tener una Base de Datos en una hoja de Excel 2. Colocar el cursor en cualquier dato de dicha Hoja (En uno de los Registros)
4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
A ITEM
B PRODUCTO
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Ventilador Plancha Minicomponente Cocina Heladera Minicomponente Ventilador Radio Cocina
C MARCA Toshiba Toshiba Sony Dako Cónsul Samsung Phillips Sony Cónsul
D E INDUSTRIA CANTIDAD Brasil Corea Japón Corea Japón Japón Corea Japón Japón
100 120 150 180 90 58 125 52 325
F PRECIO 80 20 200 180 220 170 60 100 190
3. Clic en la opción Insertar. 4. Clic en el botón Tabla Dinámica 5. Clic en la opción Tabla Dinámica TEXTO VIRTUAL DE COMPUTACION NIVEL 4
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6. Clic en el botón Aceptar 7. Se visualiza la siguiente pantalla en la cual se deberá formar la tabla Dinámica arrastrando los campos al respectivo lugar :
Por ejemplo : Con clic sostenido arrastrar el campo ITEM al Cuadro Filtro de informe, luego arrastrar el campo MARCA al cuadro Rótulos de Columna, luego arrastrar el campo PRODUCTO al cuadro Rótulos de fila, finalmente arrastrar el campo CANTIDAD al cuadro Valores. La Tabla Dinámica se vera como esta en el ejemplo de la siguiente pagina :
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