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Nr 46 Septembre - Octobre 2015
Réunir sans désunir ! Le travail d’équipe n’est plus ce qu’il était ! Avant, on organisait une réunion et on se réunissait, tout simplement. Aujourd’hui, ce n’est plus si simple…
C’est dû principalement à la dissémination des collaborateurs. Souvent, ils se trouvent éloignés les uns des autres, parfois dans différents pays et sous différents fuseaux horaires.
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Pour que la mobilité s’insinue vraiment partout Le BYOD fait la révolution dans les réunions
Gestion des Associations – Sommes-nous prêts pour demain ?
La mobilité s’insinue partout, elle est omnipré-
C’est une révolution dans les salles de réunion et lors de séminaires
Par Panos Tzivanidis, directeur du « Events and Hospita-
devenus carrément indispensables dans notre
mur et a trouvé refuge dans la poche du conférencier. De la même
«Lors du dernier « Associations Congress » international,
et autres congrès : le contrôleur AV a soudainement disparu du
manière, la présentation prévue a été extraite du disque dur de l’ordinateur pour s’insinuer dans le smartphone !
lity International Olympic Commitee »
j’ai eu le privilège de prendre la parole concernant l’importance des réseautages et de comprendre nos principaux publics et intervenants».
sente. Bien sûr, nous ne parlons pas du trafic automobile, mais de ces objets qui nous sont business de tous les jours.
Il y a la base, facile à acquérir, qui se nomme
principalement smartphone et tablette. Ajoutons-
y le notebook pour faire plus complet. Mais ensuite…
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Une réunion sans contraintes est une réunion sans fil ! Vous consultez votre agenda… Dans deux jours, vous
devrez effectuer une présentation devant le staff de direction. La tension et le stress se mettent doucement à monter.
C’est que préparer le contenu d’une présentation n’est pas une mince affaire.
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Créer le marketing du contenu
Délaissez iPad et iPhone, l’hôtel va vous étonner ! Page 5
Ne pas se perdre dans les méandres du labyrinthe Page 17
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Placer le client au centre de tout Pour parvenir à suivre l’évolution rapide que connaît l’environnement du business, les entreprises ont
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à placer la clientèle au centre de tout.
omme de nombreux produits se banalisent, il s’agit de se différencier par l’intermédiaire des expériences clients. La concurrence mondiale exige que les entreprises répondent aux besoins de clients issus de milieux et de culture fort différents.
Un développement rapide Et les clients sont devenus de plus en plus exigeants, aujourd’hui que la technologie réécrit les lois de ce qu’il est possible de faire en éliminant de plus en plus les « impossibilités ». C’est la raison pour laquelle de nombreuses entreprises se hâtent de mettre en œuvre des stratégies orientées client. Une enquête portant sur 315 dirigeants d’entreprise, conduite par la Harvard Business Review Analytic Services a constaté que 43% des organisations prévoient de développer ce type de stratégie rapidement, en une seule année. 31% le feront dans les deux années à venir. Mais les défis sont importants. L’enquête a ainsi révélé, et c’est important, un manque de confiance des répondants dans la capacité de leurs entreprises de définir, de manière claire, une vision et une stratégie.
Aller dans la tranchée de tous les jours Selon l’enquête, seulement 20% des stratégies orientation client sont menées par des chefs d’entreprise. La haute direction manque d’implication en la matière. Il y a donc un « manque de leadership » dans la pratique des choses. Le financement de la « politique client » est un autre écueil : seulement 36% des répondants assurent disposer à la fois d’une équipe et d’un budget pour sa mise en œuvre. Près de 20% n’ont juste rien du tout. Pourtant, si le top management ne prend pas les rênes et si le financement est souffreteux, rien ne se passera. Le défi réel n’est pas que les dirigeants ne savent pas comment créer une véritable « vision ». Le problème c’est que les cadres tirent souvent à vue, de peur que leurs concurrents ne les battent. Ils sont sous la pression de devoir « trouver quelque chose » et « papillonnent » en passant d’une expérience à une autre, cela dans l’espoir de trouver ce qui va avoir le plus grand impact. « Aller dans la tranchée de tous les jours », se mêler à la pratique des choses, partager le même travail que les collaborateurs durant une période d’une semaine (et non pas par le biais d’une visite d’un seul jour) permet pourtant d’acquérir une assez bonne idée des améliorations possibles dans le « service client ».
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Un « pilotage » par l’arrière En fait, si la vision est floue, les stratégies le seront tout autant et la haute direction aura du mal à fédérer les troupes. La clarté de la vision est citée, par 90% des répondants, comme essentielle. Cette clarté a besoin d’une compréhension profonde des attentes des clients, pour pouvoir définir comment l’entreprise peut y répondre.
Chez Apple par exemple, la discussion d’un projet commence « par le bas ». Les ingénieurs ne commencent pas en parlant technologie, ils commencent avec les « points de friction », les points à problèmes. Les executives n’y parlent pas de ROI et de business models, ils partent eux aussi des doléances des consommateurs. L’utilisateur est au centre de ce que fait l’entreprise. Et… on connaît les résultats que ce genre de politique peut engendrer !
Du Burn-Out au Bore-out… On parle souvent des trucs et des astuces permettant d’être plus efficace au travail. Que voilà
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une saine préoccupation. Mais savez-vous que nombre de personnes… s’ennuient au bureau ?
e qui est nouveau, c’est qu’on se préoccupe aujourd’hui de ces individus, au point qu’on a trouvé un terme pour les caractériser. Sans surprise, on a eu recours à l’anglais : ces collaborateurs sont atteints de « bore-out », soit un peu de l’inverse de ce qu’on entendait par « burn-out »…
C’est plus valorisant de se tuer au travail Ne sourions pas trop vite, le bore-out peut avoir de graves conséquences sur la santé du travailleur… et (évidemment) de l’entreprise ! En fait, si l’on en croît Peter Werder et Philippe Rothlin qui ont répertorié le phénomène pour la première fois en 2007, il s’agit d’un « trouble psychologique engendré par l’ennui au travail ». On pense immédiatement à un manque de travail, mais il peut aussi s’agit d’une absence de stimulation ou à la monotonie dudit travail. Et en effet, l’ennui peut être aussi dangereux que le surmenage, il peut conduire à la dépression, à des crises d’angoisse, à des déficits en sommeil et à des maladies cardio-vasculaires. Dans la « Revue Internationale de Psy-
Left: Peter Werder, Right: Philippe Rothlin chologie », des chercheurs estiment que le phénomène toucherait un tiers des salariés occidentaux. On parle peu du bore-out, bien moins que du burn-out, alors que ces deux « maladies » sont présentes un peu à parts égales. La raison principale est l’acceptation sociale : en ces temps de chômage, il est plus valorisant de se « tuer au travail » plutôt que d’avouer qu’on est mort d’ennui à son bureau.
Le grand mal : se sentir « sousemployé » ! Certaines catégories professionnelles sont plus touchées. En fait, toute personne qui estime être sous-employée est susceptible de développer un boreout avec, en première ligne, les fonc-
tionnaires. Les personnes très diplômées (qui ont l’impression de fonctionner en dessous de leurs compétences) le sont également. Caractéristique des tâches qui mènent au bore-out : monotones et cloisonnées. Souvent, il naît dans un climat de « sureffectif », où il n’y a pas de travail pour tout le monde. En revanche, les professions libérales, les dirigeants d’entreprise et, d’une manière générale, tout qui exerce une activité créative, sont moins sujets à la maladie. Il s’agit finalement de la notion « d’enrichissement des tâches ». Lorsqu’on peut constater directement la conséquence de ses actes, le travail est automatiquement vécu comme plus gratifiant. Tant le recrutement que le management du personnel doivent tenir compte du bore-out. Au niveau recrutement, il faut se garder de toujours rechercher la personne la plus diplômée pour se focaliser sur une adéquation des compétences à la tâche réelle. Au niveau managérial, il faut privilégier la reconnaissance sociale du collaborateur, créer et mettre l’accent sur l’esprit de groupe.
Keizershoevestraat, 26 2610 Wilrijk - Belgium Tel: +32 478 948951 Fax: +32 3 2397516 Email: jp.thys@cbsmedia.biz Website: www.cbsmedia.biz Directeur de la Publication Jean-Pierre Thys Rédaction Jean-Claude Lesuisse Traduction Babel Ophoff Vertalingen Impression Lowyck Editeur responsable Jean-Pierre Thys Keizershoevestraat, 26 2610 Wilrijk - Belgium Communications Business Solutions paraît 5 x par an. Online registration forms on our website will be considered for a regular free copy. Abonnement Version imprimée: 50 € (Belgique) 60€ (Europe), 85 € (autres continents) . Tous droits de reproduction réservés pour tous les pays. La reproduction de textes (même partielle) est interdite sans la permission de l’éditeur. Member ICCA (International Congress and Convention Association) Communications Business Solutions est également disponible en néerlandais et online en français, en néerlandais et en anglais..
Gérer la création… Possible ? Comment parvenir à créer de nouvelles choses ? C’est une question essentielle dans un monde où, on l’admettra aisément, la plupart des idées et des objets se copient, avec, en finale, une offre banalisée et peu rentable.
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n fait, les entreprises ont souvent de grandes idées, mais peuvent, hélas, ne pas s’en rendre compte ! Il leur manque juste un processus leur permettant d’identifier les meilleures et les développer.
Hiérarchiser ! En réalité, il s’agit de créer une hiérarchie des idées et d’ensuite ne financer que les meilleures. Pour y parvenir, les entreprises devraient se concentrer sur trois domaines clés : les évolutions technologiques, les changements concernant les besoins/comportements des clients et l’adaptation de la concurrence par rapport à ces changements. Concernant les évolutions technologiques, il faut savoir que les clients optent pour la meilleure solution pour répondre à leurs besoins. Une solution plus rapide, moins chère et meilleure en tout pour remplacer la manière traditionnelle de faire les choses. Pensons, par exemple ici, aux téléphones mobiles versus la téléphonie fixe. Un problème courant, c’est de se trouver face à un produit qui offre des solutions qui ne répondent pas à un besoin important. L’entreprise s’imagine alors perdante dès le départ, elle estime qu’il faut plus d’innovation. Or, l’innovation n’est pas la bonne stra-
tégie. Et puis… tout est relatif : qui aurait cru qu’un iPad allait révolutionner le marché alors qu’il existait déjà des notebooks et une multitude d’écrans, dont ceux des smartphones ? A priori, le besoin n’était pas du tout important.
Impliquer la haute direction Les interviews de clients sont essentielles pour comprendre les besoins les plus importants et pour savoir si un nouveau produit, une innovation, y répond en finale. De toute manière, il faut que, pour les produits de consommation, une personne « normale » puisse utiliser le produit et le comprendre. Les équipes de développement sont trop « dans » le produit pour détecter ses failles éventuelles. Pour elles, tout est simple, c’est la force de l’habitude, mais ce ne sera évidemment pas le cas pour tout le monde. Or, il ne sert à rien d’offrir une multitude de possi-
bilités s’il faut se casser la tête pour y accéder ou pour passer de l’une à l’autre. Ce fut d’ailleurs la force de l’iPhone, qui permettait en un clic de passer de la vision d’une vidéo à l’appareil photo et à la lecture ou à l’envoi de courriels. Enfin, il importe que la haute direction s’engage dans le processus en s’y impliquant. Cela donnera du « corps » aux différents développements, et motivera davantage les équipes. D’autant plus que, le plus souvent, elle amène une autre manière de voir les choses, plus proche de l’utilisateur typique.
Steve Jobs and the iPad
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Lausanne ? Au pinacle des villes-congrès ! C’est la ville de Lausanne qui a accueilli les associations émanant du monde entier, du 5 au 6 mai, dans le cadre de son « International and European Association Congress 2015 » qui s’est tenu au
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« Swiss Tech Convention Centre ».
livier Mathieu, Congress and Meetings Manager du « Convention Bureau » de Lausanne, a déclaré : « Hébergeant l’International Olympic Committee et le musée olympique, Lausanne, ville olympique, est reconnue en tant qu’endroit privilégié par plus de 60 associations et fédérations sportives internationales. La présence d’associations internationales a augmenté, dans un grand nombre de secteurs allant du médical à la recherche en passant par l’enseignement et le développement durable.
Plus de 30 sièges mondiaux et européens sont hébergés à Lausanne, dont Nestlé/Nespresso, Ferring Pharma, Nissan International, Adecco, Cisco, Logitech et Philip Morris. La réputation de Lausanne ne se limite pas au domaine du sport, mais également dans celui de la recherche scientifique. Lausanne est aussi la championne du développement durable et est truffée de zones de délassements et d’espaces verts, tout en étant desservie par un réseau dense et efficace de transports publics. Soulignons par exemple le métro automatique, qui circule sur la plus forte déclivité au monde, et qui permet de se déplacer en combinant le rail et la marche. C’est une ville à l’échelle humaine où tout est à la portée de quelques pas seulement.
Au cœur de l’Europe, campée dans un décor aux paysages saisissants, Lausanne est une ville compacte et en plein essor qui répond parfaitement aux exigences que vous avez pour la réalisation de vos conventions, de vos réunions, de vos incentives et autres conférences.
Là où on rencontre des idées Le Swiss Tech Convention Center prend place sur un campus. Avec plus de 24.000 étudiants, de nombreux laboratoires, nombre de multinationales et des douzaines de startups, les deux universités de Lausanne réunissent les meilleurs cerveaux de la science, de la culture et de l’économie. Le Convention Center est conçu pour favoriser la rencontre et l’échange des idées. Il sert de point de rencontre non seulement pour les décideurs locaux, mais aussi pour
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Swiss-Tech Convention Centre
les visiteurs émanant du monde entier. De ce point de vue, l’Institut de Technologie fédéral suisse de Lausanne, situé au cœur même du campus, est coté parmi les meilleures universités mondiales et est doté d’une des plus fameuses bibliothèques au monde : le Rolex Learning Center, à l’architecture particulièrement audacieuse et créative. Le Convention Center se différencie des autres centres majeurs en la matière par sa capacité et par sa modularité (nombre de salles flexible). Son architecture permet à plusieurs auditoriums de fusionner et le nombre de places peut changer en quelques minutes seulement. Cette adaptabilité se base sur deux mécanismes : un système de parois coulissantes et la « Gala Venue Technology ». Le Convention Center répond aux normes de développement durable, il offre une connexion Wi-Fi, un business center avec 14 bureaux et un printshop, un lounge VIP avec kitchenette et douche, des sièges dotés de porte-notes réglables et de prises de courant, des cabines d’interprétation, une assistance technique au cours des manifestations, la technologie iBeacon qui permet de télécharger instantanément une documentation multimédia sur les appareils mobiles, et un service de restauration. Parlons chiffres : les auditoriums peuvent accueillir 100, 330, 468, 1670, 2135 ou 3000 places. Quinze salles convertibles, pour petits groupes, se trouvent au niveau jardin. On trouve aussi une salle de banquet de 2150 m2.
Le Swiss-Tech Convention Center s’adapte à vos besoins et permet la mise à disposition de l’espace « parfait » pour les congrès, conférences et événementiels. Il se compose de trois niveaux, possédant chacun sa propre ambiance. La technologie, bien cachée derrière les murs, automatise les changements de configurations. On peut ainsi passer, en quelque 15 minutes seulement, de l’état « Theater » à l’état de « banquet » ou, encore à celui de « classroom ». Quant au Musée olympique, d’une rare richesse de possibilités, nous lui consacrons un article dédié. Le Lausanne Convention Bureau offre une très large palette de services et propulse Lausanne au pinacle des villes offrant la tenue de congrès, conférences et événementiels. Lausanne Convention Bureau Av.de Rhodanie, 2 1000 Lausanne 6 Switzerland Tel : 00/41/21 6137361 E-mail : contact@lcvb.ch Website : www.lcvb.ch
Créer le marketing du contenu ! L’International and European Associations Congress 2015 s’est tenu en Suisse,
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précisément à Lausanne, du mardi 5 au jeudi 7 mai.
’événement, mis en place par l’ « Associations Network » au centre de Congrès Swisstech de Lausanne, était conçu pour offrir aux associations ce dont elles ont besoin pour se développer en entités qui puissent satisfaire, autant que possible, leurs membres. Ceci en recherchant et en soulignant les vrais défis auxquels leurs dirigeants doivent faire face jour après jour. Des représentants de 210 associations et de 130 exposants émanant du monde entier furent ainsi accueillis par Damian Hutt, « Congress Chairman and Executive Director of Associations Network ».
pour une association médicale européenne de grande taille et étant aujourd’hui « executive director » du groupe PCO K.I.T. Il a ainsi navigué
Jour après jour durant la manifestation, les participants ont choisi et traité les points qui leur importaient, concernant les associations, les événements, les affiliations, le marketing ou le développement.
Un contenu intéressant vous permettra d’entrer en relation, en profondeur, avec vos membres ou vos clients, qu’il s’agisse d’un événement, d’un article de revue ou d’une vidéo de quelques minutes. Il est crucial de rentre le contenu aussi facile d’accès que possible. Les responsables d’associations doivent veiller à ce qu’elles restent pertinentes en développant des stratégies efficaces de contenus, des recherches optimisées par mots clés et de bonnes pratiques de communication.
Dr Viktor Joergens, « Former Executive Director of the European Association for the Study of Diabetes », a tenu un discours à destination de 200.000 participants virtuels ! Soit une participation virtuelle colossale que rêverait d’avoir toute association ! Il s’agit également d’une preuve évidente que le moment est venu de développer largement l’organisation des offres virtuelles ou, si ce n’est déjà le cas, de se hâter d’en organiser ! Viktor Joergens a brossé une description très claire du comment ils ont obtenu cet incroyable succès, et aussi de ce qu’ils ont appris durant cette expérience.
en eaux troubles et a expliqué en quoi une relation à long terme, adaptative et basée sur le respect mutuel peut s’avérer « gagnant gagnant » pour les deux parties.
Panos Tzivanidis, « Head of Events and Hospitality » au Comité olympique international, a également pris la parole sur le thème « Forming the Foudations for International Success » (cf. à plus d’information dans un article y consacré dans ce numéro). Panos dispose d’une expérience riche de plusieurs années dans les or-
Le « Marketing du contenu » est une stratégie très puissante pour construire et développer les demandes d’adhésion et les relations à travers la création et l’émission de contenus de valeur. Si vous dépassez le seul énoncé de messages et que vous vous intéressez à votre public en créant un contenu de valeur basé sur le dialogue
Dr Viktor Joergens
avec lui, vous augmenterez l’intensité et la profondeur de la relation.
Panos Tzivanidis
Damian Hutt
L’ « Associations Network » réunit dans une même entité les associations d’entreprises, les associations professionnelles, scientifiques et médicales, ainsi que les fédérations et autres organisations du secteur. Elle fournit un soutien dans la gestion et le développement et dans les services que ces associations offrent à leurs membres, via l’éducation, l’échange d’idées et en procurant toute information pertinente, dont des renseignements stratégiques, des rapports et des répertoires. L’Associations Network est un organisme indépendant qui représente les intérêts des associations et qui entretient une relation claire avec les fournisseurs. Pour plus d’informations : www.associationsnetwork.org Ben Hainsworth
ganisations et a pu assister au changement de paysage qui s’est imposé dans le secteur (passage du « understand and adapt » au « accept and act »). Ben Hainsworth, « Executive Director for Associations K.I.T. Group » (de Berlin) s’est trouvé des deux côtés de la barrière, ayant travaillé
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Gestion des Associations – Sommes-nous prêts pour demain ? Par Panos Tzivanidis, directeur du « Events and Hospitality International Olympic Commitee »
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ors du dernier « Associations Congress » international, j’ai eu le privilège de prendre la parole concernant l’importance des réseautages et de comprendre nos principaux publics et intervenants. Je crois qu’il est évident pour la plupart d’entre nous que, pour constituer de solides fondations propices au succès international, nous devons aller au-delà des méthodes et des façons de faire connues. Nous devons mieux comprendre nos membres, ceux que l’on désire attirer et, en général, ce qu’on attend de nos associations et de nous-mêmes. Dans un monde où les méthodes de communication et les messages vont au-delà des frontières géographiques et des différentes cultures, nous devons nous interroger si nos processus et notre gouvernance elle-même sont prêts pour faire face à ce nouvel environnement qui évolue à un rythme rapide. Sommes-nous toujours pertinents ? Si c’est le cas, est-ce pertinent pour notre public ? Notre association est-elle vieillotte ? Que faisons-nous, le cas échéant, pour combler les lacunes qui nous séparent des jeunes générations ? Je sais que je pose bien des questions et je pourrais en poser bien d’autres, mais je préfère vous laisser compléter par vous-même la liste des questions pertinentes pour votre propre association et les buts qu’elle cherche à atteindre. Je voudrais simplement vous présenter ce en quoi je crois, à propos des défis essentiels qui vont devoir être relevés, non seulement pour les associations, mais aussi pour toute l’industrie événementielle. Il s’agit aussi de mon guide de base pour toutes les discussions, voire les décisions, concernant les nouveaux projets, les processus nouveaux et les réflexions prospectives, en un mot, concernant les « considérations stratégiques ».
Panos Tzivanidis
Mes guides de base sont constitués par ce que j’aime appeler « 3T : Time Technology Talent ». Il s’agit de trois ingrédients d’importance comparable, vous pouvez les lire dans n’importe quel ordre. Vous aurez à les prendre en compte, car il est certain qu’il s’agira de les traiter tôt ou tard (si vous ne l’avez pas encore préalablement fait). Time. Nous savons tous combien la notion de « temps » est devenue essentielle dans notre vie de tous les jours. Nous n’avons jamais assez de temps pour faire ce que nous voulons. Très souvent, nous essayons de trouver des méthodes pour utiliser le temps plus efficacement. Tout le monde se bat contre la montre, et nous devons
y penser, quoi que nous soyons occupés à faire pour nos associations ou nos événementiels. Nous demandons constamment à nos membres, à nos participants, à notre public, de nous donner de leur temps… de leur temps précieux ! Mais, en finale, toutes ces personnes pensentelles que leur temps est bien utilisé, qu’il n’est pas gaspillé ? Si oui, ils continueront à contribuer, prêcheront notre bonne parole et attireront de nouveaux membres ou de nouveaux participants. Vu le nombre d’événements et d’associations, le facteur clé de différenciation sera « le temps bien utilisé ». C’est exactement le critère que nous utilisons lorsqu’il s’agit de décider d’assister ou pas à un événement. On se base sur l’expérience pas-
«Associations Congress» International Lausanne
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sée, sur l’avis de personnes de confiance et sur l’impression liée à cette notion de « temps perdu … ou pas ». Il faut s’en souvenir, nous ne sommes plus à l’époque où les gens désiraient « passer agréablement » leur temps, il s’agit aujourd’hui de rentabiliser chaque seconde pour qu’elle en vaille la peine ! Et… c’est notre rôle ! Technology. La technologie évolue tellement vite qu’il semble impossible d’être en phase avec elle. Et le problème est encore plus épineux lorsqu’on tient compte de la manière dont les nouvelles générations l’utilisent. Pour les associations internationales et les événements importants, la technologie constitue un partenaire de choix. Elle peut nous aider à augmenter nos audiences. Il faut intégrer la technologie dans TOUS les nouveaux projets et également à nos services de base. La technologie ne s’embarrasse ni des frontières géographiques ni des questions de cultures différentes, pas plus que des décalages horaires. Il m’apparaît évident que la technologie devrait jouer un rôle clé dans toutes nos communications. Atteindre notre pu-
blic et nos membres par le canal des médias sociaux, partager des environnements sur le cloud, utiliser des bibliothèques interactives ou autres… c’est devenu un must ! Ce qui ne veut pas dire qu’il s’agit de tout faire et d’être présent partout. Il s’agit de choisir avec soin les moyens de communication les plus pertinents pour votre association ou événement, en se basant sur les besoins de votre public. Et peut-être que nos jeunes talents ont un rôle important à jouer pour définir la technologie voulue. Talent. C’est un point que, probablement, certains d’entre vous (je n’espère pas tous !) vont mettre en doute. Je pense que nous ne faisons pas assez pour attirer les jeunes talents et, pire encore, que nous ne faisons pas assez pour les garder s’ils viennent à nous. Je pense que nous formons une industrie qui prend de l’âge, même si nous sommes nombreux. Nous pensons que l’expérience du passé constitue la meilleure qualification et, en conséquence, nous recrutons des membres avec « au moins cinq années d’expérience dans des fonctions semblables, au sein d’associations internationales ». Si nous ne décidons pas d’engager de
Panos Tzivanidis jeunes talents frais émoulus des universités ou des grandes écoles, si nous refusons de leur faire confiance et de leur donner des moyens, je pense que nous ne pourrons pas aller de l’avant. Les jeunes générations sont nées et vivent dans un monde « multitâches ». Elles sont nées avec au moins 3 appareils dans leur berceau : TV, smartphone et ordinateur. Par nature multitâches, elles sont constamment connectées. Et Panos Tzivanidis nous, que leur demande-t-on ? D’accomplir des tâches répétitives simples durant de longs mois, avant
de les récompenser en leur demander de faire d’autres travaux plus difficiles, mais également hautement répétitifs. Peut-être faut-il arrêter de leur demander de s’adapter à nos processus et à nos manières de penser pour les aider à comprendre nos objectifs et leur permettre d’adapter nos processus à travers leur nouvelle manière de faire ? Nous pourrions être bien agréablement surpris des résultats dans tous les domaines ! Juste pour terminer, un dernier mot… Vos futurs acheteurs, vos futurs membres ou participants (quelles que soient leurs appellations), vivent dans un monde extrêmement réactif et multitâches. Ils auront une expérience minimale du passé et même le « maintenant » ne sera pas pertinent pour eux… ils vivront trop rapidement pour avoir le « temps » au sens où nous l’entendions.
Agissons maintenant. Obtenez les talents qui utilisent la technologie, pour éviter le temps perdu et en arriver à ce que notre industrie puisse répondre aux besoins de l’avenir.
Panos Tzivanidis
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Réunions, séminaires, soirées de gala … Un Musée qui surprend et captive ! Dans la foulée de son titre de Capitale Olympique, Lausanne s’enorgueillit également de son Musée
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Olympique ! Et avec raison, car il s’agit d’un établissement unique au monde.
ar, en sus d’être un Musée moderne et interactif, il s’agit aussi d’un merveilleux écrin, au bord du lac Léman, pour tous types d’événements « corporate », qui vont du séminaire au team building en passant par l’organisation de soirées de gala.
Faites vivre l’expérience olympique ! Le Musée Olympique de Lausanne a tous les ingrédients nécessaires ! C’est un morceau de vie olympique, utilisé d’ailleurs par le CIO (Comité International Olympique) lors de rencontres de haut niveau, par exemple entre son Président et les Chefs d’État. Les espaces du Musée peuvent être mis à disposition d’une clientèle « corporate » tant locale qu’internationale, pour lui permettre de vivre et de faire vivre « l’expérience olympique ». En fait, de très nombreuses possibilités s’offrent aux entreprises. Les cartes maîtresses du Musée Olympique sont nombreuses, en voici trois: la Galerie, le Club Coubertin et le Tom Café, qui, ensemble, peuvent accueillir jusqu’à 700 personnes pour un cocktail, et jusqu’à 400 pour un repas assis. Voulez-vous une vue à couper le souffle sur les Alpes et le lac ? Alors, la Galerie (280 m2) est faite pour vous. Originale en diable, elle constitue une salle d’exposition temporaire que les entreprises peuvent d’ailleurs aménager selon leurs désirs pour un évènement privatif. Et si vous jouiez la carte du design et de la luminosité en choisissant le Club Coubertin ? Il se compose de deux parties et peut accueillir jusqu’à 250 personnes pour un cocktail (190 pour un repas). C’est un cadre contemporain, coloré, et une vue magnifique qui vous attendent au Tom Café. Il est situé au dernier étage du Musée Olympique et il dispose d’une des plus belles terrasses de Lausanne. Le Tom Café est ouvert en journée pour les visiteurs du musée, et il peut se privatiser en soirée.
Les espaces se modulent selon les besoins Quant aux réunions et aux séminaires d’entreprise, ils trouvent largement chaussure à leurs
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pieds. La salle Olympie, l’Auditorium, l’Art Lounge et Le Parvis ont le répondant nécessaire. Avez-vous un petit comité de 20 personnes ou une légion de 500 ? Désirez-vous un programme à thème, un vrai « sur-mesure » ? Aucun problème ! La salle Olympie, bien lumineuse, est conçue pour des groupes restreints allant de 20 à 50 personnes. Le groupe est plus imposant? Environ 180 personnes ? Optez alors pour l’Auditorium ! Les congressistes bénéficieront de fauteurs en cuir bien spacieux dotés de tablettes et de prises internationales. La haute technologie n’y est pas oubliée, la régie et les trois cabines de traduction sont là pour le rappeler et pour… qu’on les utilise, tout comme l’écran double et les projecteurs. Mais travailler n’est pas tout. Pensons aux pauses-café et autres apéritifs propices au réseautage ! C’est ici que l’Art Lounge intervient avec sa capacité de 200 à 250 personnes. À nouveau, l’originalité sera au rendez-vous, car il s’agit d’un espace qui propose des expositions originales en lien avec l’univers olympique. Le Parvis est proche des salles de conférences, mais à l’extérieur. Il se situe à l’entrée du Musée. Cette fois, c’est non seulement la vue sur le lac et sur les Alpes, mais aussi les symboles de l’olympisme (qui entourent Le Parvis) qui revigorent. En finale, et c’était écrit en filigrane tout au long de cet article, choisir le Musée Olympique, c’est opter pour un lieu unique dédié au sport, à l’art et à la culture, emprunt des valeurs olympiques, d’excellence, de respect et d’amitié.
Le Musée Olympique Lausanne Suisse Tel: +41/21 621 6720 E-mail: events.museum@olympic.org Website: www.olympic.org/musee
Réunions de haut vol dans un Palace Effervescence en Suisse, sur les rives du lac Léman, en ce mois de mars 2015. L’hôtel Beau- Rivage Palace doit assurer, l’enjeu est de taille ! C’est que le Palace accueille les délégations pour les négociations sur
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le nucléaire iranien.
e périmètre est sécurisé, opération facilitée par la situation même, au bord du lac, du Beau Rivage Palace. Le personnel du Palace, bien drillé, s’active avec la grande efficacité qui lui est coutumière. Les infrastructures répondent présentes : les chambres sont nombreuses et confortables, les salles de réunion feutrées, climatisées, bien équipées de toute la technologie utile, et l’Internet Wi-Fi est présent partout.
Place aux négociations ! Car ce n’est pas moins de 12 salles de réunion qui bénéficient d’un éclairage naturel, de tailles diverses, qui sont mises à disposition. L’hôtel peut ainsi chouchouter plus de 600 congressistes. L’hôtel Beau-Rivage Palace est prêt. Place aux négociations ! Il y en aura bien d’autres par la suite. Ce palace peut également répondre à toutes The Ministers of Foreign Affairs of the United States, the United Kingdom, Russia, Germany, France, les demandes de réunions et d’événements China, the European Union and Iran in the “Salle Forum” of the Beau-Rivage Palace d’entreprises et d’associations, même organisés en dernière minute, dans l’urgence. L’efficacité et le flegme suisses feront merveille. Quant aux réunions regroupant un nombreux neur, le restaurant gastronomique “Anne-SoPour les séminaires et conférences, les sa- public, la salle Sandoz (capacité 600 per- phie Pic” scintille de ses deux étoiles Michelin ! lons du Beau-Rivage Palace (au nombre de sonnes en mode cocktail) est à votre disposi- Écoutons-la en parler : “Pour le restaurant du douze !) permettent de se consacrer intégra- tion. C’est un vrai bijou, qui a connu les négo- Beau-Rivage Palace, magnifique établisselement au conteciations du traité ment avec lequel je partage la culture de l’exnu, en se décharde Lausanne et cellence, j’ai conçu une carte et deux menus geant des aléas le mariage de qui racontent la famille, l’amour, la nature, la préalables sur Phil Collins (par fraîcheur d’une baie ramassée sur le bord d’un les équipes exexemple). Sa pe- chemin, la puissance des champignons au dépertes de l’hôtite sœur, « La tour d’un bois, le souvenir des parfums dans la tel. Pour « La Rotonde », pour- cuisine familiale pour un plaisir simple et vrai. ” Terrasse », le ra accueillir 400 Mais il faut aussi parler du Sushi-Bar Miyako, nombre de parde la brasserie française de luxe “Café Beaucongressistes. ticipants peut atRivage Palace” et du restaurant italien “Accateindre 200 perdemia”. Aller au-devant Ernest Moniz, US Secretary of State John Kerry, Iranian Le Beau-Rivage Palace se distingue sublimesonnes, mais Foreign Minister Mohammad Javad Zarif and Head of the puis au-delà des ment par la concrétisation d’une simple devise: certains salons Iranian Atomic Energy Organization Ali Akbar Salehi attentes offrent une inaller au-devant puis au-delà des attentes des in the “Salon Elysée” of the Beau-Rivage Palace clients ». Tout un programme, en effet… timité extraordinaire pour un Au terme de la nombre réduit de personnes (quatorze pour le journée de travail vient le temps de se déstresLe Beau-Rivage Palace salon « Élysée », élégant et intime, parfait pour ser ! Le Beau-Rivage Palace s’est doté des Place du Port 17-19 les apartés). Certaines salles sont destinées meilleures technologies pour assurer un coaCH-1000 Lausanne aux conversations confidentielles offrent une ching sportif de pointe à ses clients. La salle est SUISSE acoustique adaptée pour qu’on puisse conver- entièrement équipée de la technologie « TechE-mail: events@brp.ch ser sans recourir à quelque technologie que ce nogym » qui inclut des appareils cardiovascuWebsite: www.brp.ch soit. Tout est donc conçu de manière telle qu’on laires et d’amincissement. Il est même possible de s’entraîner « connecté et trouve aisément l’écrin dont on a besoin ! d’emmener son coach avec soi, via une clé USB ! Après l’effort, le réconfort dit-on toujours… Les plaisirs de la bouche prendront le relais et… ce sera l’embarras du choix, tant les bonnes tables abondent au BeauRivage Palace. “Salon Elysée” of the Beau-Rivage Palace Bien sûr, à tout seiBeau-Rivage Palace gneur tout hon-
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Réunir sans désunir ! Le travail d’équipe n’est plus ce qu’il était ! Avant, on organisait une réunion et on se réunissait, tout
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simplement. Aujourd’hui, ce n’est plus si simple…
’est dû principalement à la dissémination des collaborateurs. Souvent, ils se trouvent éloignés les uns des autres, parfois dans différents pays et sous différents fuseaux horaires.
La « disparité de présence » Bien entendu, il est hors de question de laisser l’éloignement saper l’efficacité des équipes ! C’est que les problèmes sont de plus en plus complexes et exigent l’implication des éléments les plus talentueux. Cependant, les entreprises ont toujours tendance à considérer les « équipes virtuelles » comme un mal nécessaire et non comme une valeur ajoutée. Malgré les nouvelles technologies, les dirigeants estiment qu’il est difficile de connecter efficacement les différentes équipes virtuelles. Après avoir analysé le phénomène, des chercheurs de Steelcase ont détecté que cet état de fait est lié à ce qu’ils appellent la « disparité de présence » : lorsqu’ils travaillent à distance, les collaborateurs n’ont pas la même expérience que les personnes présentes physiquement dans une même salle. L’expérience des distants est différente et, souligne-t-on, peut même être désastreuse. La disparité de présence a des conséquences nocives pour l’entreprise : elle induit un épuisement physique, mental et émotionnel chez les participants. Dans la réalité des faits, les réunions sont « mixtes », en ceci que les individus présents dans la salle de réunion côtoient des collègues physiquement présents et des collaborateurs présents de manière virtuelle. Ils utilisent plusieurs méthodes : SMS, chats, e-mails, etc. Le résultat des courses est facile à deviner : les
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sources de distraction se multiplient, des blocages se créent et les conflits et autres malentendus fleurissent. Le chaos s’installe.
La vidéo à la rescousse L’utilisation de la vidéo permet de diminuer, voire
d’éliminer la disparité de présence. Mais attention… Certaines équipes utilisent des technologies prévues pour les communications personnelles sur les smartphones, tablettes et ordinateurs portables. Et… des échanges audio et vidéos de mauvaise qualité constituent de grands obstacles à une collaboration à distance efficace. Autre hiatus : la difficulté de partage des contenus, qui culmine lors de l’utilisation d’appareils mobiles ou compacts. Les entreprises utilisent la téléprésence et la vidéoconférence plus intensément que jamais. Mais gare au placement des appareils ! On peut poser un équipement de vidéoconférence dans un coin et il pourra fonctionner parfaitement. Mais il n’obtiendra probablement pas les résultats escomptés. Il faut parvenir à l’intégrer dans l’espace.
La vidéo délivre des informations indispensables, de nombreux centres de recherche, comme le « Center for Brain and Cognitive Development » de l’université de Londres soulignent que le contact visuel est la base des interactions humaines, d’un point de vue biologique et culturel. Il faut savoir que la vision d’une personne met en activité des zones cérébrales spécifiques, les « neurones miroirs ». Cependant, ces neurones réagissent le plus lors de contacts en face à face, moins lors de contacts vidéo.
« Lire les intentions des autres » À quoi servent ces neurones miroirs ? En fait, ils permettent de « lire les intentions des autres, ce qui mène à l’empathie et à une compréhension commune. Ainsi, l’université de Northwestern a démontré que les contacts visuels entre médecins et patients permettent d’obtenir de meilleurs résultats auprès des patients. Quelle que soit la culture, tous les êtres humains recherchent le contact visuel qui procure une communication plus riche et favorise les relations de confiance. Nous voulons « lire » les pensées de nos interlocuteurs, même si c’est totalement inconscient. De plus, dans certaines cultures (en Chine par exemple), les gens comprennent davantage les messages non verbaux que dans d’autres. On comprend que le « non verbal » aide ainsi grandement des équipes internationales à se comprendre puisqu’il aide à pallier les obstacles linguistiques. Ainsi, si vous lisez de la confusion dans le regard de votre interlocuteur, vous pouvez vous rendre compte que vous n’êtes pas compris et pouvez… reformuler autrement votre phrase. Les informations visuelles font ainsi de nous de meilleurs communicants.
Si cette dernière n’est pas bien placée, ils donneront donc l’impression qu’ils ne regardent pas les autres personnes (par exemple qu’ils regardent derrière vous). Dès que l’on traite de vidéoconférence, outre l’efficacité relationnelle, on pense évidemment, spontanément, à l’économie qu’elle apporte à l’entreprise en limitant la nécessité de se déplacer. Ce fut la raison historique de son déploiement. Pourtant, les personnes interrogées répondent, pour 94% ( !), que son principal avantage réside dans le gain de productivité pour l’entreprise. 87% des gens soulignent que les décisions sont plus rapides, tout comme 87% invoquent lesdits déplacements réduits.
Ce sont les besoins professionnels réels qui génèrent la croissance de la vidéoconférence, la qualité vidéo doit être irréprochable, capable de révéler les moindres détails. Un dernier avantage, « pour la route » ? La vidéoconférence combat le multitâches ! Le multitâches c’est, on s’en doute, faire plusieurs choses à la fois (par exemple prendre connaissance de ses mails, composer des SMS alors qu’on est censé faire autre chose). Seulement 4% d’utilisateurs de vidéoconférence s’adonnent au multitâches alors que… 57% d’utilisateurs d’appels téléphoniques s’y adonnent. Conclusion ? Le téléphone deviendrait un handicap alors que la vidéoconférence serait un atout.
Les écueils à éviter Il existe cependant des obstacles pour que la vidéo fasse mouche. La manière dont nous sommes perçus à l’écran en est un. Mauvais éclairage ? Caméra mal placée ? Le mal est fait. Ce souci d’apparaître à son avantage est partagé par 72% des personnes, et il détourne leur attention en les empêchant de se comporter aussi naturellement qu’ils le feraient s’ils étaient en situation de face à face. Corollaire évident, ils sont donc moins engagés dans la communication. L’importance de l’agencement des lieux est primordiale. Ainsi, en téléprésence, les participants cherchent instinctivement à regarder l’écran plutôt que la caméra.
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Motivation et implication du personnel exigent un environnement soigneusement conçu Lorsqu’un collaborateur n’est pas impliqué, qu’il est « totalement désengagé », il est moins productif,
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voire carrément nuisible.
’est ce qui ressort d’une étude récente de Gallup, à travers le monde, qui souligne ainsi que… 87% des employés sont dans ce cas…
Yahoo : « rentrez au bureau » ! Les coûts engendrés par cet état de fait sont considérables, on les évalue à quelque 500 milliards de dollars par an rien que pour les
États-Unis. En revanche, l’implication crée de la valeur ajoutée pour l’entreprise et conduit même à réduire le nombre d’accidents. Il faut sans doute voir dans ces statistiques une des raisons qui ont poussé Marissa Mayer, nouveau PDG de Yahoo en 2013, de demander à ses collaborateurs de « revenir travailler au bureau ». Partager le même espace, réunir les collaborateurs en un même lieu semble capital pour lutter contre le désengagement. En revanche, il semble clairement acquis que les employés ne se contentent plus des locaux de jadis ! Il leur faut des espaces qui les aident à s’impliquer à fond dans leurs tâches. Une autre étude démontre en effet que les individus
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les plus satisfaits de leur environnement professionnel sont également les plus impliqués. Il s’agit alors de les faire bénéficier d’espaces de travail conçus pour favoriser leur bien-être physique, intellectuel et émotionnel.
Bouger librement et changer de posture Le bien-être physique s’analysait autrefois ergonomiquement, en postulant que le travail obligeait à rester en position assise, face à un écran d’ordinateur. Depuis, la notion de mouvement est intervenue, grâce notamment aux périphériques mobiles. C’est le mouvement qui génère le dynamisme tant physique que mental : changer de posture stimule l’esprit : 97% des collaborateurs les plus impliqués bougent librement et changent de posture tout au long de la journée. Ceci nécessite une autre approche, d’autres supports pour la position assise. Comme les gens travaillent plus longuement, il faut mettre à leur disposition une grande palette d’espaces intérieurs et extérieurs qui autorisent une multitude de postures et encouragent la marche. Il s’agit aussi de tenir compte du vieillissement de la population et, partant, de changer l’éclairage et l’acoustique.
On travaille en « multitâches » ! Le bien-être intellectuel doit s’aborder par l’analyse du cahier de charges qui exige de traiter des informations, de résoudre des problèmes, d’imaginer de nouvelles idées en innovant. On
traite beaucoup plus d’informations que par le passé, on travaille souvent en « multitâches », on a une attention détournée (en moyenne toutes les trois minutes), le tout conduisant à un taux accru d’erreurs. Il est parfois nécessaire, en cas de tâche à haute concentration, de compter plus de vingt minutes avant de pouvoir réellement se replonger dans sa complexité. C’est dire que l’espace de travail doit être étudié et conçu de manière à ce qu’il aide la maîtrise de l’environnement en vue de limiter le stress et de favoriser la réflexion. Quant au bien-être émotionnel, les neurosciences soulignent que la quantité et la qualité des interactions sociales y ont un impact majeur. Le désengagement apparaît lorsque les gens n’ont pas assez d’échanges de qualité. Les équipes de travail sont disséminées la plupart du temps, parfois même sur plusieurs continents différents. C’est la raison pour laquelle les collaborateurs doivent pouvoir disposer d’espaces qui leur permettent d’entrer en communication avec leurs collègues et de les voir.
Gare à la « disparité de présence » ! Il faudra éviter le phénomène de « disparité de présence », qui se caractérise par le fait que les personnes non présentes physiquement sont désavantagées visuellement ou auditivement. Le recours à la vidéoconférence de qualité est une piste indispensable ici. Enfin, il faut savoir que le stress est l’ennemi de la créativité et il s’agit de se rappeler que cette dernière constitue le moteur de l’innovation. Enfin, les espaces de travail ont à respecter un bon équilibre entre les aires de groupes et les aires individuelles propices à la concentration et à la réflexion. Ces différents espaces seront reliés les uns aux autres et sauront prendre en compte les différents modes de travail et les différentes méthodes de réflexion.
Des Mac en entreprise ? Une hérésie signée Big Blue ! C’est IBM, société qui lança à l’époque (en 81) le fameux PC XT, qui jette le pavé dans la mare et qui propose
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aujourd’hui aux entreprises de déployer des Mac.
’est un fait, rares sont les personnes qui ont fait le grand saut du PC vers le Mac et qui le regrettent. Les avantages sont multiples, selon les dires des personnes que nous avons écoutées.
Lorsqu’on chante leurs louanges Le premier, grand principal finalement, c’est qu’avec un Mac, on peut travailler sans qu’il y ait le moindre souci. Les plantages du système sont extrêmement rares. La phrase la plus souvent entendue, c’est « j’allume mon ordinateur et je travaille jusqu’au moment où je l’éteins », sans rencontrer quelque problème que ce soit. La sécurité est automatique et maximale, aussi, car Time Machine sauvegarde d’heure en heure, automatiquement, ce qui se trouve changé sur le disque dur. Sécurité aussi en ce qui concerne les mises à jour de l’OS, même majeures. Le passage vers Yosemite est transparent pour l’utilisateur qui retrouve ses marques instantanément après. Au niveau de l’ergonomie aussi, les Mac excellent en ne produisant qu’un bruit de fonctionnement minimal : les disques durs externes qu’on leur branche font davantage de bruit, c’est dire ! Les connexions sont « intelligentes ». Ajoutezvous un écran supplémentaire à votre iMac 27 pouces ? Branchez-le puis c’est tout, il sera automatiquement pris en compte sans qu’il faille re-
chercher n’importe quel driver. Vous voulez en brancher un autre encore ? Il suffit de faire tout pareil et vous voici aux commandes de trois moniteurs ! La fiabilité est importante et la décote est fort faible. Un iMac de six ans se vend encore facilement pour plusieurs centaines d’euros.
Des solutions convaincantes ! Ce sont probablement toutes ces raisons, conjuguées à d’autres encore (les ventes de Mac s’accroissent davantage que la moyenne de l’industrie –qui boit la tasse !-, 24 millions de Mac ont été vendus en 2014 contre 21 millions en 2013), qui ont conduit IBM à lancer un service cloud qui se destine aux entreprises qui désirent intégrer des Mac dans leur entreprise, ceci dans la foulée de l’accord précédent entre Apple et IBM qui visait à propo-
ser des applications exclusives à l’iOS (iPad et iPhone) pour l’entreprise. Cet accord prendra d’ailleurs une saveur supplémentaire dès que l’iPad Pro, annoncé par Apple, sera disponible. En effet, IBM propose aux grandes entreprises un service de livraison et de gestion d’ordinateurs tournant sous Mac OS. Il s’agira ici aussi d’outils dédiés. « Mac at Work » (le nom du service cloud) rassemblera des outils d’administration et de gestion de parc Mac en plus des terminaux iOS. Ces solutions seront également compatibles avec les Mac personnels amenés au bureau (BYOD) et vont évidemment faciliter le travail des responsables des services d’information des entreprises. Big Blue explique que ce nouveau service, fourni via le cloud, va profiter de sa propre expérience de déploiement de Mac en interne. Soulignons que la force commerciale d’IBM n’est pas à dédaigner, il s’agit de plus de 100.000 commerciaux dans le monde !
Après IBM, c’est au tour de Cisco d’aimer la pomme ! Tout début septembre, la nouvelle a un peu résonné comme un coup de tonnerre dans le secteur des
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communications d’entreprise : Apple et Cisco concluaient un partenariat.
n un mot comme en cent, on assiste à ce que le plus grand fournisseur d’équipements réseau donne la priorité aux iPhone et aux iPad !
Améliorer l’intégration iOS – réseau d’entreprise Signe des temps, le partenariat est également un constat : les appareils mobiles et les « apps » remplacent désormais l’informatique traditionnelle. Cisco indique d’ailleurs que « désormais, environ 30% des appels vocaux professionnels sont effectués au départ de mobiles ». Rowan Trollope, vice-président senior du groupe de collaboration de Cisco, ajoute : « Ensemble, Cisco et Apple ont les solutions pour intégrer plus étroitement les dispositifs mobiles et les apps avec les réseaux d’entreprise, car chaque entreprise conçoit et fabrique du hardware et du logiciel ». Cette collaboration pourrait d’ailleurs avoir des conséquences plus larges, car, selon Trollope, « Apple et Cisco veulent améliorer les capacités des outils de collaboration, élargir l’intégration entre les iPhone et les téléphones de bureau, et permettre un contrôle plus serré du trafic mobile dans l’entreprise ». Il faut voir ce partenariat comme une opération « win-win » : les fournisseurs IT doivent
pouvoir répondre à l’invasion des entreprises par les iPhone et les iPad (le fameux BYOD) ET Apple continue à vouloir plus de crédibilité dans le monde de l’entreprise et entreprend d’y parvenir (cf. à cet égard l’accord avec IBM qui avait débouché sur de nombreuses applications iOS professionnelles).
Améliorer les performances Effet boule de neige, de plus en plus d’entre-
Left: John Chambers - Right: Tim Cook prises devraient, dans la foulée, opter pour des terminaux pommés, surtout qu’Apple vient d’annoncer la sortie, et donc la disponibilité prochaine, de son iPad Pro ».
Tim Cook a rejoint le président de Cisco John Chambers sur scène pour annoncer l’accord. Un des aspects clés de ce partenariat concerne le routage des appels passés depuis des iPhone sur les réseaux d’entreprise. Il sera notamment possible de suivre et d’enregistrer les appels pour raisons de sécurité, et de conformité comme pour les appels émis depuis les téléphones de bureau. « Ce type d’intégration n’était pas possible jusqu’ici », a signalé Cisco. « De plus, la connexion sur un réseau privé est meilleure et plus stable que sur un réseau cellulaire typique ». Le partenariat peut améliorer les performances mobiles des appareils iOS sur le lieu de travail, au moins deux manières. D’abord, on pourra donner une priorité au trafic des données en fonction de l’application. Par exemple, dans hôpital, si un médecin communique en vidéoconférence avec un patient via un iPad, le trafic de sa session sera prioritaire à par rapport à la vidéo anecdotique envoyée par un patient dans la chambre d’à côté, pour que le médecin bénéficie du meilleur flux pour la transmission des données. On pourra aussi rationaliser les flux de données les plus gourmands en bande passante sur le réseau (par exemple de grosses mises à jour de logiciels) en mettant en cache les contenus dans un stockage intégré au réseau à proximité des utilisateurs.
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Changez la vie de vos réunions !
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Et si vous décidiez de changer la vie de vos réunions ! Vous devriez vous intéresser de près aux tableaux interactifs !
es raisons en sont multiples, et les bénéfices sont rapides à se manifester. Imaginez une salle de réunion où on doit faire circuler l’information sans projeter le contenu des ordinateurs portables. Les cous se tendent, les gens se bousculent, pour, finalement, ne faire qu’entrapercevoir, et vaguement encore, l’un ou l’autre graphique. Il ne s’agit pas vraiment de la meilleure manière de collaborer !
Le tableau au pouvoir magique Prenons la même salle, mais équipée, cette fois, d’un flip chart papier. OK, c’est déjà mieux, les gens restent en place, mais… prennent frénétiquement note. Les collaborateurs absents physiquement n’ont rien à se mettre sous la dent… Mais il s’agit là de salles de réunion périmées. Elles ont rendu de fiers services par le passé, mais sont devenues obsolètes. Les salles de réunion d’aujourd’hui sont des endroits où il s’agit de discuter de stratégies et d’idées qui aident la société à répondre au mieux aux besoins des clients et des actionnaires. Il s’agit de salles où on peut développer des idées et trouver des solutions pour augmenter la productivité. Les informations qui s’y partagent doivent pouvoir se stocker, doivent pouvoir être gérées et doivent pouvoir se partager aisément. De là le recours aux tableaux numériques, qui
convertissent tout ce qui y est écrit dans un format digital qui peut être géré facilement. Un tableau numérique a le pouvoir magique de transformer une salle de réunion en une salle connectée numériquement, ce qui augmente la collaboration et le partage des connaissances. Les travailleurs mobiles peuvent se connecter à cette salle à partir de leur ordinateur portable ou de leurs tablettes, et économiser du temps.
Les critères du bon choix Les notes de la réunion peuvent s’enregistrer et se distribuer par la suite sous la forme d’email ou via la voie papier traditionnelle. En réalité, la flexibilité d’utilisation d’un tableau blanc interactif est telle qu’elle permet aux participants de se concentrer sur le contenu des réunions plutôt que sur le moyen de capturer l’information dispensée. Mais comment bien le choisir ? Certains points sont essentiels. La facilité d’utilisation est le premier : il DOIT être possible de l’utiliser sans recourir au mode d’emploi. Pour écrire sur ledit tableau, un stylet s’avère souvent fort utile. Il permet plus de contrôle et de précision qu’un index. La connec-
tivité importe beaucoup aussi, de nos jours : le tableau doit être capable de se connecter à une autre salle de réunion. Il devrait aussi être possible de brancher un système de conférence. Pouvoir brancher un ordinateur ou une tablette est devenu un « must ». Et puis, il y a la taille en soi du tableau. Il ne faut pas voir trop petit, mais il faut s’adapter aux dimensions générales de la salle de réunion. Enfin, la maintenance. Là il s’agira de soupeser les différentes formules, mais, dans tous les cas, il faut opter pour une solution qui garantisse, quoi qu’il arrive, que votre entreprise ne sera pas longuement privée de son outil de communication.
Une réunion sans contraintes est une réunion sans fil ! Vous consultez votre agenda… Dans deux jours, vous devrez effectuer une présentation devant le staff de direction.
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La tension et le stress se mettent doucement à monter.
’est que préparer le contenu d’une présentation n’est pas une mince affaire. Raison de plus pour ne pas avoir à se soucier de la manière dont le système de présentation fonctionne ! Au fait, votre entreprise at-elle un système de présentation sans fil ?
Peu onéreux, bien adapté au BYOD Il y a de nombreuses raisons pour s’orienter vers le « sans-fil ». Il s’agit d’un investissement peu onéreux, ce qui est déjà un argument de poids! Commençons par une lapalissade : comme il n’y a pas de câbles, il ne faudra jamais se lever et s’interrompre pour échanger les connexions au projecteur. Et puis, un câble, par nature, ça gêne le passage ! C’est peu esthétique et on ne compte plus le nombre de fois où on se prend les pieds dedans ! Et puis, on vit dans un monde « mobile centric ». Le BYOD s’insinue partout de nos jours, puisque de plus en plus de collaborateurs viennent au travail avec leur propre matériel. Votre espace de réunion doit être capable d’accueillir tous les appareils modernes, ce qui inclut notebooks, tablettes et smartphones. Et faites l’économie
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d’une commande à distance : il suffira d’installer une application sur votre smartphone ! Comme plusieurs utilisateurs peuvent accéder au système en même temps, passer de l’un à l’autre ne réclame qu’un simple clic. Résultat : une interactivité idéale pour des forums de discussion !
L’équipe informatique peut vaquer à d’autres tâches Certains systèmes de présentation sans fil peuvent fonctionner même à grande distance,
ce qui les rend compatibles avec les grands auditoriums et les salles de conférence où les utilisateurs se trouvent à bonne distance du projecteur. Imaginez des câbles dans ces conditions ! Il est également possible d’afficher plusieurs sources sur le même écran, ce qui peut s’avérer fort intéressant pour des séances de formation où il est alors possible de faire des comparaisons « côte à côte ». Important également, il n’est plus nécessaire d’avoir une logistique audiovisuelle présente lors des réunions puisqu’il suffit d’ouvrir l’ordinateur (ou la tablette ou…) et de se connecter au réseau. On lance le logiciel de présentation sans fil et le tour est joué. L’équipe informatique peut vaquer à d’autres tâches. De mini-adaptateurs Wi-Fi (une fois de plus peu coûteux) existent, qu’il suffit de relier au projecteur ou au système existant et qui créent un réseau sur lequel on se branche. Minuscules, ils peuvent tenir dans la poche du veston !
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Bien accueillir la vidéoconférence Concevoir des espaces réellement adaptés à la vidéoconférence, c’est à la fois simple et compliqué. C’est qu’il faut tenir compte de plusieurs facteurs qui n’ont en réalité rien à voir avec la technique et ses caractéristiques.
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uelques points importants doivent être pris en compte et nombre d’entre eux relèvent du bon sens. Eh oui, il suffit parfois de se mettre à la place des utilisateurs pour comprendre rapidement ce qu’il s’agit de faire.
Pour qu’ils restent « dynamiques » ! Ainsi il est indispensable de placer avec soin et pertinence tant le micro que la caméra. Tout le monde doit être dans le champ de la caméra et tout le monde doit être parfaitement audible. La caméra doit être placée de manière telle que, lorsque les participants regardent l’écran (ou les écrans), ils donnent l’impression de regarder la caméra (très important pour que les interlocuteurs distants
s’imaginent être regardés). Pour éviter l’effet « présentateur de JT », assurez-vous que tout le monde puisse bouger tout en restant dans le champ de la caméra. Il faut veiller, en effet à ce que les participants puissent adopter diverses postures et restent ainsi « dynamiques ». Entre autres, il faut permettre la station debout. Comme les réunions sont la plupart du temps entrecoupées de pauses, il est utile de prévoir un espace attenant à la salle qui permet aux participants de souffler ou d’organiser de petits apartés sans nécessairement devoir quitter les lieux.
Ni brûler les blancs ni boucher les noirs ! L’agencement des lieux, idéalement, doit être identique de part et d’autre, à tout le moins semblable : mêmes outils, mêmes technologies, mêmes décors, ceci pour
aider à ce que les équipes développent un esprit de groupe. Comme les participants peuvent intervenir puis partir pour préparer une intervention ultérieure, placez dans l’espace attenant une connexion vidéo permanente pour permettre à ceux qui s’absentent quelques minutes de garder le fil des conversations
en cours. Il est fort utile de prévoir la possibilité d’accueillir en vidéoconférence des groupes de différentes tailles. Il n’est pas toujours question de sessions avec des équipes complètes, il peut s’agir de sous-groupes ou de travaux en binôme. Une solution modulaire est donc conseillée. Question éclairage, il faut éliminer toutes les lumières « dures » qui augmentent le contraste et brûlent les blancs tout en « bouchant » les noirs. Rien de pire que de risquer d’éblouir un intervenant ou de le mettre mal à l’aise. Une luminosité sans heurts est donc à prévoir. Dans la même optique, il faut conseiller le port de vêtements neutres. Pas de noir profond ni de blanc étincelant.
Videoconference is the new voice ! De nombreuses entreprises optent aujourd’hui pour la vidéoconférence, étant donné le nombre croissant de
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collaborateurs qui travaillent au départ de chez eux ou qui sont en déplacement.
e phénomène est d’ailleurs amplifié par les économies drastiques qui coupent dans les budgets alloués aux déplacements, et par une caractéristique fort appréciée de la vidéoconférence : la prise de décision beaucoup plus rapide.
L’expérience utilisateur est essentielle Mais, pour réellement être utile et rentable, la vidéoconférence doit évidemment être utilisée de manière régulière sinon permanente. Si les gens répugnent à l’utiliser, le déploiement est raté et l’investissement est réalisé à perte (aucun ou peu de « ROI » ou retour sur investissement). C’est là qu’intervient l’expérience utilisateur. À cet égard, le point le plus important réside en la facilité d’utilisation. Quel que soit le taux de complexité de la technique embarquée, il est indispensable que la
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solution soit totalement intuitive. Nous vivons dans un monde où, aujourd’hui, tout est jugé à l’aune des « apps » des tablettes et des smartphones, qui ont totalement compris et intégré le phénomène.. Eh oui, les utilisateurs veulent des solutions et des « applications » qui les déchargent de toute tracasserie technique.
Le régal des communications unifiées La vidéoconférence a d’autant plus besoin de limpidité qu’elle est encore souvent associée dans l’esprit du public, pour des raisons historiques (venant d’un temps lointain) à un système complexe aux résultats incertains. Démarrer une vidéoconférence peut, pourtant, se faire en pressant sur une simple touche,
exactement comme lorsqu’on passe un appel téléphonique. La gestion par les services IT doit également être aisée, il faut pouvoir l’administrer simplement. Les travailleurs mobiles doivent, eux aussi, pouvoir bénéficier de la vidéoconférence. Dans le train, à l’aéroport, en salle de conférence ou dans leur chambre d’hôtel, leurs tablettes, PC et smartphones se mettent en contact direct avec leurs collègues, leurs partenaires ou leurs clients. Il est possible alors de les intégrer à des vidéoconférences institutionnelles, au moyen de systèmes de communications unifiées. Une téléprésence ou une vidéconférence de haut de gamme peut inclure des connexions vers des appareils mobiles. On en est, effectivement, au stade où les barrières entre systèmes propriétaires sont mises à bas.
Le BYOD fait la révolution dans les réunions C’est une révolution dans les salles de réunion et lors de séminaires et autres congrès : le contrôleur AV a soudainement disparu du mur et a trouvé refuge dans la poche du conférencier. De la même manière,
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la présentation prévue a été extraite du disque dur de l’ordinateur pour s’insinuer dans le smartphone !
n fait, c’est l’équation générale de la gestion du système qui change, dès le moment où il est devenu possible de contrôler les systèmes AV avec les dispositifs personnels tels que les smartphones et autres tablettes. Alors enfin, c’est l’utilisateur qui contrôle et non plus le dispositif qui impose sa loi !
Encadrer plutôt que d’essayer de bloquer C’est le phénomène du BYOD (« bring your own device ») qui a généré la vague où il s’agit d’adapter le matériel existant à tous ces périphériques mobiles. C’est loin d’être une sinécure ou un jardin d’Eden, la route est parsemée d’embûches. Il y a deux réactions possibles, en effet. Soit on freine des quatre roues et on interdit le BYOD soit on essaie de l’intégrer. Les différentes expériences réalisées partout dans le monde montrent qu’il est vain d’imaginer bloquer la vague montante du BYOD. Il semble beaucoup plus pertinent de l’encadrer, par des solutions intelligentes. Notons aussi que les personnes se sentent « en confiance » dès qu’ils utilisent leurs propres périphériques et que,
de facto, ils ont une tendance naturelle à se sentir beaucoup plus motivés que si on leur imposait d’autres appareils. Simplement parce qu’on est bien plus efficace lorsqu’on utilise fréquemment un appareil. De toute manière, dès aujourd’hui, il y a des pistes solides.
Implication accrue Le partage du contenu, par exemple. Des solu-
tions simples peuvent s’utiliser en tant qu’interfaces ou autres solutions. Quant à la réception des informations, elle est cruciale. Il est tout à fait possible d’envoyer des informations à des individus, même s’ils ne sont pas présents à la réunion ou dans le même bâtiment. Le travail collaboratif est également facilité, dans la mesure où les présentations ne se limitent pas à l’intervention d’une seule personne et où il est possible de mettre en place des dispositifs permettant le dialogue entre plusieurs appareils intégrés. Un autre aspect important c’est le recours personnel à l’archivage. Souvent, des informations doivent être consultées à plusieurs reprises pour bien suivre le fil qui est développé par le conférencier. Les participants disposent de la possibilité d’examiner les présentations antérieures « on the fly » et obtenir ainsi les informations complémentaires qui leur permettent de mieux collaborer. Bien entendu, l’archivage des différentes réunions ou manifestations s’effectue sur le réseau partagé de l’entreprise.
Délaissez iPad et iPhone, l’hôtel va vous étonner ! Laissez un instant vos iPad et iPhone de côté, il y a des méthodes plus attrayantes pour vous distraire dans
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les halls d’hôtel !
l s’agit des écrans numériques, mais bien grands et lumineux qui informent les clients sur les potentialités de l’établissement et de la région.
tions peuvent se réactualiser et se modifier en quelques minutes, à l’inverse du média papier où la moindre erreur demande longtemps pour être corrigée.
Engagement maximal des clients
Un exemple fameux !
En fait, le but est de fournir aux voyageurs des informations qu’ils ne peuvent pas obtenir sur leurs propres dispositifs comme des « trucs et astuces » d’initiés sur l’hôtel, des conseils personnalisés sur les restaurants et les attractions, des photos prises par des clients, des œuvres d’artistes locaux, etc. Pour ne pas dépayser les utilisateurs, la plupart des écrans répondent à un glissement de doigt, tout comme leurs iPad. Les clients de l’hôtel ont besoin d’avoir tous les renseignements qu’ils désirent à portée de main, instantanément, et veulent interagir avec des écrans tactiles ». Avec ces écrans, les hôtels peuvent analyser quotidiennement ce que recherchent les clients et proposer l’information qui correspond à leurs intérêts. L’engagement des clients est maximal puisque les informa-
Bien entendu, nombre d’hôtels relient leurs écrans à leurs pages Facebook, et peuvent interagir avec leurs clients à tout moment, ainsi que leur faire connaître les promotions et les événements de la journée. Toutes les mises à jour et photos Facebook apparaissent immédiatement sur les écrans numériques. Ces écrans sont de plus en plus présents dans les hôtels de toutes les catégories et niveaux de prix. Les managers des hôtels assurent qu’il s’agit de la meilleure manière de communiquer avec les clients « Tech savvy » car ils les motivent bien davantage qu’une brochure ou qu’un dialogue avec le réceptionniste. Ils séduisent particulièrement les clients les plus jeunes (génération X et Y) qui sont plus réceptifs à utiliser de tels dispositifs.
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Pour que la mobilité s’insinue vraiment partout » La mobilité s’insinue partout, elle est omniprésente. Bien sûr, nous ne parlons pas du trafic automobile, mais de ces objets qui nous sont devenus carrément indispensables dans notre business de tous les jours.
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l y a la base, facile à acquérir, qui se nomme principalement smartphone et tablette. Ajoutons-y le notebook pour faire plus complet. Mais ensuite…
breux, il faut aussi penser à des distributeurs USB, qui permettent de recharger, sur la même prise (les hôtels sont souvent chiches et n’en proposent que peu de libres), un smartphone, ladite batterie de secours, une tablette et, par exemple, un appareil photo et un casque Bluetooth.
Un vrai parcours du combattant Après… c’est le parcours du combattant. L’homme d’affaires doit se livrer à une véritable chasse au trésor pour trouver les accessoires dont il a besoin. D’autant que, de plus en plus, nous nous mettons à raisonner en termes de « solutions », à l’instar des « apps ». On désire protéger, on veut un appareil qui tienne au moins une journée, on aimerait mieux recharger, communiquer, nettoyer, écouter, écrire, imprimer, etc. Pour chacune de ces catégories, il existe des accessoires. Le tout est de le savoir, de les chercher et de les trouver. La protection inclut les gaines, les covers, les films antitaches et les sacs de transport. Peut-être s’agit-il encore là du domaine le plus accessible, sauf si on a des desidera-
ta précis concernant la matière et la couleur. L’autonomie englobe plusieurs postes. Il y est question de batteries additionnelles de secours, bien sûr, mais aussi d’adaptateurs
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Les trésors bien (trop !) cachés Mieux communiquer ? Là c’est tout un programme ! Prenons le cas, encore fréquent hélas, où la chambre d’hôtel ne propose qu’une connexion filaire à l’Internet. Impossible d’y brancher smartphones et tablettes… sauf si on a acquis un petit accessoire auquel on branche le câble et qui crée un réseau WiFi personnel (et protégé !) dans
(pensez aux différents formats de prise présents dans le monde), y compris du câble allume-cigare. De plus, comme les appareils communicants sont de plus en plus nom-
la chambre. Et… qui en connaît l’existence ? Poser la question c’est y répondre : pratiquement personne ! Prendre des photos avec son smartphone ou sa tablette est devenu une réelle sinécure. Mais la mémoire de ces appareils est limitée, on arrive vite à la saturation. Il faut donc des solutions de délestage sur clé USB ou sur disque dur portatif. Il faudra aussi penser au back-up, à la sauvegarde générale de ce que l’on produit en déplacement. Hors clé USB, une bonne formule consiste à utiliser le cloud (une solution Dropbox par exemple) mais encore faut-il disposer d’une connexion Internet (Wi-Fi de préférence si les fichiers sont « lourds »). Pour mieux communiquer, il faut aussi s’adapter à ce que l’on veut faire. C’est simple comme bonjour de taper un texte sur son smartphone (ou tablette)… à condition d’avoir un clavier sans fil qui permette la frappe naturelle. Sinon, bonjour la prise de tête, car les claviers d’écran sont conçus pour rédiger aisément des SMS ou de courts messages, sans plus. On n’utilise pas un vélo pour faire de l’autoroute !
De vrais nids à microbes !
tés à vos appareils et de faire un choix judicieux. Durant les trajets proprement dits, vous écouterez entre autres de la musique ou visionnerez l’un ou l’autre film. Les oreillettes et les casques sans fil vous procureront un confort d’écoute total. De plus, si votre smartphone est dans sa gaine et que vous êtes occupé à l’une ou l’autre tâche, vous pourrez répondre à un éventuel appel entrant sans devoir dégainer. Enfin, dernier point de moindre importance vu que les sociétés de transport s’accommodent souvent aujourd’hui de QR Codes, l’impression. Nous savons fort bien que voyager avec une petite imprimante personnelle peut être pénalisant en termes d’encombrement et de poids. Il reste pourtant des situations où une épreuve papier constitue un « must ». Les business center ne sont pas ouverts jour et nuit et n’ont pas toujours le matériel compatible avec votre matériel. Et il existe vraiment de petites imprimantes bien légères qui peuvent aider.
Les produits de nettoyage sont indispensables. C’est bon pour le moral (également pour l’image que vous donnez de vous-même aux autres) d’avoir un écran vierge de toute trace de doigt et c’est également plus hygiénique. Il en va tout pareil du clavier portable, qui, comme tout clavier, est un vrai nid à microbes et bactéries. D’excellentes solutions existent, tant sèches qu’humides. Le tout est de trouver les produits adap-
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Ne pas se perdre dans les méandres du labyrinthe Trouver rapidement et efficacement son chemin dans une grande entreprise, dans des centres de congrès, sur un campus, dans un hôpital ou dans des hôtels n’est pas
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toujours une mince affaire.
n serait étonné si l’on parvenait à comptabiliser le temps perdu en parcours vains. Non seulement ils allongent le temps nécessaire pour parvenir à bon port, mais ils génèrent du stress et sont évidemment la cause de rendez-vous retardés voire manqués. Rien de pire en effet que d’être « sur-place » et de cafouiller tout en sachant qu’on est à deux doigts de parvenir à ses fins.
Véritable application interactive de localisation La signalisation sur le sol peut venir en aide, évidemment, avec des « routes » colorées ou/ et numérotées bien définies placées sur les murs ou les planchers, qu’il s’agit de suivre pour arriver à la bonne destination. Cependant, les contraintes esthétiques peuvent condamner cette manière de faire qui devient également fort lourde dès qu’il s’agit d’afficher un grand nombre de destinations. Le recours au digital signage, à l’affichage numérique, est alors l’alternative reine. Dans les cas les plus élaborés, ces écrans tactiles sont dotés de véritables applications interactives de localisation et ne se contentent pas
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de diffuser des informations figées. Le visiteur introduit sa destination (nom de la salle recherchée, auditoire, adresse précise ou approximative) et la voit immédiatement, accompagnée du cheminement qu’il va s’agir de faire. L’affichage indique donc la destination ainsi que l’endroit où se trouve le visiteur. S’il s’agit de changer d’étage, l’application l’indique de manière très claire et visuelle, sur des cartes 3D interactives sur lesquelles il est également possible de zoomer pour se repérer finement.
Le plus sécurisant pour l’utilisateur Dans certaines applications sophistiquées et via un code QR qu’il suffit de scanner sur l’affichage numérique, le visiteur peut aussi, une fois qu’il est sur la route, rafraîchir l’information et obtenir un nouveau guidage qui tient compte de l’endroit où il se trouve. Il s’agit alors de l’interaction entre le digital signage et les smartphones, une solution très sécurisante pour l’utilisateur. Évidemment, d’autres bornes interactives seront présentes à d’autres endroits stratégiques, permettant de remettre les pendules à l’heure si nécessaire. Dans le tout haut du panier, certains établis-
sements peuvent également concevoir et réaliser des « app » spécifiques destinées tant à l’iOS qu’à Android que le visiteur peut télécharger sur son téléphone. Dans ces cas, on a alors recours au guidage GPS. Et puis, ajoutons aussi qu’on peut parfois… imprimer (eh oui, le papier a encore de beaux restes) le parcours à réaliser, directement auprès de ces bornes interactives. De manière bien plus basique, la disponibilité à la réception, de cartes imprimées du site peut aider lorsqu’il s’agit de bâtiments ou de structures qui ne sont pas trop sophistiquées.