CBS-magazine Dec 2015 - Jan 2016 (FR) by Communications Business Solutions

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Nr 47 Décembre 2015 - Janvier 2016

ISE 2016 : pour vous, pour vos affaires, pour le meilleur ! Il s’agira de la première fois qu’ISE va durer 4 jours, et les participants peuvent s’enregistrer.

ISE 2016, plus grand que jamais, occupera tous les halls de 1 à 12 de la RAI d’Amsterdam, avec, en plus, le « diamond lounge » et le nouveau bâtiment Amtrium.

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L’audiovisuel sans fil ? Oui, mais… hybride, alors ! L’avenir des communications

Les changements dans la vidéoconférence

La recherche, mais aussi l’évidence, démontre que le marché du

Le monde des affaires change, mû par les évolutions

meetings est à son image, peut-être même plus diversifiée.

et le lieu d’occupation.

travail est peuplé de collaborateurs bien différents. L’industrie des

technologiques et celles concernant le marché du travail

Pour les utilisateurs de technologie, une « expérience exceptionnelle » correspond à une SOLUTION qui fonctionne de manière transparente pour atteindre les objectifs désirés.

Les personnes circulent de l’intérieur vers l’exté-

rieur et vice-versa, tout en interagissant à l’aide de leurs smartphones ou autres appareils mo-

biles. Peu d’entre elles sont au courant de l’infrastructure sans fil qui permet cette mobilité. Page 8

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Diffusez vos événements, conférences et congrès! Les organisateurs de conférences, les entreprises et autres associations devraient utiliser la règle 60/40 au niveau de la

planification de leurs ressources, avant et après une réunion, un meeting, une conférence ou un congrès.

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Où diable placer tous les écrans du digital signage ? Page 16

Concevoir de meilleurs meetings

Le digital signage peut révolutionner l’entreprise Page 4

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Les changements dans la vidéoconférence Le monde des affaires change, mû par les évolutions technologiques et celles concernant le marché

du travail et le lieu d’occupation. (par Andrew W.Davis: Senior Partner Wainhouse Research)

a collaboration est devenue le cœur des plans stratégiques des entreprises, grandes comme petites, dopée par la nécessité de disposer de meilleures équipes, par le besoin d’accélérer le développement et la réalisation de produits, et par le souci de partager connaissances et expériences. La vidéoconférence, à son tour, s’adapte rapidement pour répondre à de nouveaux besoins des clients. En fait, elle a changé, et ne se cantonne plus dans des salles dédiées : elle fait maintenant partie intégrante des communications, tant dans les bureaux que sur les mobiles. Cet article met en exergue six tendances qui placent la vidéoconférence au centre des entreprises.

Support d’échelle Portés par les personnes qui ont grandi avec Internet, les appareils mobiles pénètrent dans l’entreprise. Les services informatiques, à leur tour, s’adaptent pour rencontrer les désirs de cette nouvelle population qui réclame plus de mobilité, de flexibilité et plus de choix (où et quand travailler, quel type d’outil et de périphérique utiliser pour telle et telle tâche). Le résultat en est que la vidéoconférence s’est démocratisée et ne s’adresse plus uniquement aux cadres supérieurs. Elle est devenue un outil disponible pour les product managers, les business directors et les spécialistes en ressources humaines. En conséquence, les entreprises avec leurs dizaines voire leurs centaines de salles de vidéoconférence sont aux prises avec le défi de déployer et d’offrir le support à des milliers, voire des dizaines de milliers de petites salles de conférence et de

travailleurs individuels. L’industrie de la vidéoconférence répond à ce défi avec des dispositifs qui sont plus faciles à utiliser et donc plus faciles à soutenir, avec des systèmes logiciels qui rendent les déploiements mieux gérables, et avec du matériel moins coûteux qui peut se déployer en grand nombre de manière économique.

Fiabilité accrue Tout outil doit être fiable pour rencontrer le succès. Une solution doit, à chaque fois, fournir une expérience utilisateur cohérente, sans quoi les utilisateurs en choisiront une autre. C’est particulièrement le cas dans le monde des communications où de nombreux participants sont impliqués et où il existe d’autres options (voix, vidéo, chat par texte, email, etc.). Lors d’un récent sondage de Wainhouse Research portant sur les utilisateurs de vidéoconférence, 95% des répondants considèrent que la vidéoconférence est plus fiable qu’elle ne l’était deux ans plus tôt, et 92% estiment qu’elle est plus facile d’utilisation. 87% affirment utiliser davantage la vidéoconférence que deux ans plus tôt, alors qu’un petit nombre soulignait que leur entreprise avait élargi le déploiement de solutions UC (communications unifiées).

Pour la vidéoconférence, la fiabilité se résume à deux éléments clés : Les réunions doivent démarrer à l’heure. Avoir trois personnes dans chacune de 4 salles de réunion qui attendent qu’un problème de connexion soit réglé ou qu’un ordinateur soit opérationnel constitue un gaspillage inaccep-

Andrew W.Davis table de temps de travail. Cela décourage aussi de réutiliser la vidéoconférence. L’expérience utilisateur doit être cohérente et reproductible. Le son doit être clair et sans écho et la vidéo doit offrir des images de haute définition sans artéfacts. De plus, les latences doivent être minimes pour permettre les discussions naturelles et l’interactivité réelle. Si les réunions électroniques ne permettent pas d’obtenir une expérience comparable à celle des réunions physiques, la vidéoconférence ne sera pas utilisée.

Intégration dans les systèmes d’entreprise Par le passé, la vidéoconférence se confinait dans les salles de conférence et, souvent, sans un processus de planification intégré. Même lorsque la vidéo était déployée sur les bureaux et sur les dispositifs mobiles, la plupart des départements de l’entreprise la voyaient en tant qu’application autonome. Aujourd’hui, la situation a changé, à cause de l’intérêt croissant d’utiliser une interface utilisateur personnelle ou même une application unique permettant voix, vidéo, chat, état de présence et partage de fichiers. En conséquence, la vidéoconférence se repositionne comme partie prenante d’une « solution de communication » toujours disponible et facile d’emploi. L’industrie de la vidéoconférence répond avec des applications qui permettent aux salles et aux systèmes personnels de s’intégrer dans les solutions de communications unifiées, en offrant aux utilisateurs une interopérabilité avec un plus grand nombre de collègues, tout en gardant une haute qualité vidéo et audio. De plus, les fabricants de vidéoconférences et les providers ont relevé le défi de la planification des ressources partagées en introduisant des « plug-ins » destinés aux systèmes d’agendas populaires. Ils permettent l’ordonnancement et

la réservation d’une salle de réunion sur un simple clic.

L’infrastructure en tant que soft sur des serveurs physiques et virtuels Durant des années, utiliser le logiciel d’entreprise sur des serveurs physiques et virtuels a constitué une solution technologique courante dans le monde des affaires. Ce n’est pourtant que depuis trois ans que ce concept a été étendu à la vidéoconférence, où la nécessité de calculs complexes à haute vitesse et celle de temps de réponse à faible latence sont essentielles pour offrir une expérience utilisateur acceptable. Aujourd’hui, passerelles, gatekeepers et autres dispositifs d’infrastructure vidéo sont disponibles non seulement via l’approche traditionnelle (plateformes dédiées), mais aussi comme logiciel tournant sur des serveurs standards physiques et virtuels. Les avantages de cette nouvelle approche centrée sur la flexibilité : La flexibilité du déploiement signifie que le client peut utiliser une offre tierce « public cloud », ou déployer des solutions dans leurs propres centres de données. La flexibilité des licences signifie que les clients peuvent les acheter à l’unité et augmenter ou diminuer le pool de licences à l’envi, sans limitation de matériel. La flexibilité du business modèle vient du fait que beaucoup de solutions ne nécessitent aucune dépense initiale en capital, l’infrastructure pouvant s’acquérir sur une base de « pay as you go ». La flexibilité de la technologie signifie que les améliorations dépendent tout simplement d’une mise à niveau logicielle sans limitation par une mise à niveau du matériel.

Accroissement de la vidéoconférence entre sociétés Voici quelques années, la vidéoconférence fut déployée en tant qu’outil interne pour faciliter les communications entre collègues partageant le même réseau IP. La vidéoconférence entre sociétés différentes était, dans de nombreux cas, limitée par des algorithmes de sécurité réseau qui bloquaient les appels vidéo IP entrants (et souvent sortants). Et même si le trafic vidéo IP pouvait entrer ou quitter le réseau de

la société, des obstacles supplémentaires (problèmes de routage, interopérabilité entre fournisseurs) apparaissaient. Ainsi, malgré un vif intérêt dans les communications vidéo entre entreprises, les tentatives d’appel échouaient. C’est la raison pour laquelle de nombreuses entreprises ont simplement abandonné l’ensemble du concept. Cependant, aujourd’hui, les positions ont changé. La plupart des entreprises permettent au trafic vidéo sortant de passer le pare-feu et de sortir du réseau. De plus, les fournisseurs de services ont élargi leurs offres pour permettre aux sociétés de communiquer par vidéo via le cloud. Et, au fil du temps, la vidéoconférence est devenue un outil com-

mun pour les communications interentreprises. Une enquête récente de Wainhouse Research portant sur les utilisateurs de vidéoconférence a montré que 1/3 des appels vidéo se font aujourd’hui « hors réseau » (vers des personnes ou des sites externes), et que ce pourcentage est encore plus élevé pour les entreprises de moins de 10 000 employés. Les exemples types sont un entretien avec un candidat à l’embauche, la collaboration avec un expert extérieur, l’interview d’un patient dans un réseau de télésanté ou encore une communication avec un client pour discuter d’une affaire.

Adoption de nouvelles technologies et de nouveaux services Bien que l’industrie de la vidéoconférence est âgée de plus de deux décennies, des progrès matériels et logiciels débouchent sur une qualité vidéo supérieure, une nécessité plus faible en bande passante et sur des applications de collaboration riches en fonctionnalités. Mais peut-être que la tendance la plus spectaculaire aux yeux du public est constituée par le recours au cloud, qui per-

Andrew W.Davis met aux entreprises de se connecter avec presque tout le monde via l’accès Internet. Le cloud permet aux clients d’utiliser la vidéo en tant que service plutôt qu’en tant que produit et fait éclore un

nouveau modèle d’affaires pour la vidéoconférence. Accessibilité, flexibilité, performance, rapidité de déploiement, redondance, évolutivité, protection contre l’obsolescence sont les principaux avantages. D’autre part, les fournisseurs de vidéoconférences adoptent de nouveaux systèmes de compressions comme H.265 et VP9. Ils prennent en charge la haute définition avec des bandes passantes de 30 à 50% inférieures, et rendent les communications visuelles de plus en plus abordables et pratiques. De plus, WebRTC tient ses promesses en rendant tout web browser apte à faire de la vidéoconférence, reléguant ainsi les téléchargements de softs dédiés aux oubliettes de l’histoire, et permettant à chaque dispositif de devenir un terminal vidéo. Que vous soyez un professionnel IT ou un business manager, que vous travailliez dans une petite ou une grande entreprise, les tendances et changements décrits ci-dessus devraient vous faire réfléchir à votre planification stratégique. Les communications visuelles sont devenues un courant majeur, mais pas seulement en vertu de l’épargne des dépenses de transport qu’elles

permettent. Également parce qu’elles inaugurent de nouvelles méthodes de travail. Les sociétés qui n’adoptent pas des stratégies de communication incluant la vidéo risquent de devenir non compétitives. Heureusement, l’industrie de la vidéoconférence offre des solutions à performances élevées, à des prix compétitifs, qui s’intègrent plus que jamais dans l’environnement de travail. Les intégrateurs AV et les revendeurs à valeur ajoutée doivent se tenir au courant de ces développements pour être prêts à offrir des solutions qui vont apporter un avantage concurrentiel à leurs clients.

Keizershoevestraat, 26 2610 Wilrijk - Belgium Tel: +32 478 948951 Fax: +32 3 2397516 Email: jp.thys@cbsmedia.biz Website: www.cbsmedia.biz Directeur de la Publication Jean-Pierre Thys Rédaction Jean-Claude Lesuisse Traduction Babel Ophoff Vertalingen Impression Lowyck Editeur responsable Jean-Pierre Thys Keizershoevestraat, 26 2610 Wilrijk - Belgium Communications Business Solutions paraît 5 x par an. Online registration forms on our website will be considered for a regular free copy. Abonnement Version imprimée: 50 € (Belgique) 60€ (Europe), 85 € (autres continents) . Tous droits de reproduction réservés pour tous les pays. La reproduction de textes (même partielle) est interdite sans la permission de l’éditeur. Member ICCA (International Congress and Convention Association) Communications Business Solutions est également disponible en néerlandais et online en français, en néerlandais et en anglais..

Concevoir de meilleurs meetings Par Martin Ferguson Un avenir souriant Dans les prochains mois, nous assisterons à une augmentation importante du nombre de réunions, de meetings et d’événements à travers l’Europe. En novembre, American Express Meetings & Events a publié ses prévisions globales pour 2016. Elles sont positives pour l’ensemble du secteur. Comme la plupart des économies européennes se renforcent, les meetings corporate et les participations vont augmenter, modestement. Les répondants à l’étude ont été questionnés sur leurs futurs projets (ventes, marketing, réunions, formations internes, lancements de produits, conférences et incentives). Alors que toutes les catégories sont prévues à la hausse, ce sont les domaines de la formation et des réunions internes qui sont appelés à croître le plus. Ce rapport souligne que le budget est toujours la principale préoccupation lorsqu’il s’agit de choisir un lieu de réunion. Pour les destinations d’outremer, l’accès aux aéroports et la proximité des emplacements ont également une incidence. Il reste que, dans l’ensemble, le secteur s’attend à une année bien remplie. Y a-t-il un moment plus approprié pour réévaluer la manière dont les réunions sont conçues et menées ? En ces temps austères, les entreprises sont obligées de s’assurer que temps et argent sont dépensés avec sagesse. Et, avec des programmes bien conçus, il est possible d’arriver à de substantielles économies ainsi qu’à des gains en matière de productivité.

Trouver l’objectif L’art des réunions est souvent mal compris. Comme les journaux, les téléphones, les sites web et les brochures, il s’agit d’un mé-

dia de communication qui ne fonctionne que s’il est bien utilisé. Qu’il s’agisse de trois personnes dans une petite salle ou de 500 dans une grande salle de congrès, peu importe, le principe reste identique : pour obtenir le succès, le contenu et les moyens doivent être conçus en fonction de l’assistance et des objectifs poursuivis. La préparation est fondamentale. Ceci peut paraître évident, mais beaucoup de meetings sont réalisés en ne respectant pas ce critère. D’autres se focalisent sur la logistique ou sur l’opérationnel, mais sans réellement poursuivre un objectif. De nombreux organisateurs ont de bonnes raisons de réunir des personnes, mais sans correctement mettre au point ce qu’ils veulent réellement obtenir. La formulation des objectifs est

solution si la réunion est censée être interactive. Une fois de plus, cela paraît évident, mais ce genre de situation arrive ! Un des grands défis, c’est de garder les participants engagés. La durée d’attention n’est plus aussi longue que par le passé –en particulier pour la génération du millénaire —, et c’est vraiment facile de se plonger dans les smartphones et dans les tablettes alors qu’il s’agirait de porter attention à ce que dit l’orateur. Mais qui pourrait blâmer ces personnes si ce qui est émis est ennuyeux ou sans pertinence ? C’est bien pour cela que la préparation est importante. Zapper cette étape peut démotiver le staff et constituer une perte de temps et d’argent. Le format, l’expérience et la tonalité doivent soutenir le contenu et l’objectif global des meetings.

Faire ses devoirs vague. De plus, ces organisateurs ne sont pas au courant des méthodes alternatives de conduite de meetings et ils utilisent donc des formats et des procédés banals, « par défaut ». Les exemples abondent, contentons-nous d’un seul : placer des participants dans une salle obscure de type théâtre n’est pas une bonne

Pour commencer, le responsable du meeting doit clairement définir ses propres objectifs pour mettre en place un bon programme. Ensuite, avec le « meeting designer », il faudra prendre le temps de comprendre le profil des participants. Si ces étapes ne sont pas réalisées, le meeting va rater. Via le profil, on pourra déterminer ce dont les participants ont besoin et la manière de les motiver. Quelques caractéristiques sont à prendre en compte. La présence physique, par exemple, est fort importante. Il ne s’agit pas d’un « coup de téléphone ». Les gens sont vraiment dans une pièce tous ensemble. Ce qu’ils ressentent est important, tout comme la manière dont ils se comportent. Par définition, un meeting est hors du monde, il s’agit d’un arrêt dans le temps où les idées sont discutées et développées, et ceci avec plus de liberté que dans le monde réel. Ce ne sera qu’ensuite que les résultats devront s’appliquer dans le monde réel. Le responsable du meeting, comme souligné plus haut, peut avoir une idée juste quant à la direction à prendre, mais si les objectifs ne sont pas articulés correctement, la conception du meeeting ne facilitera certainement pas l’obtention des résultats désirés. Un truc ? Il est souvent utile de faire, sur papier, un croquis du cheminement que le contenu devrait suivre. Tous ces éléments permettent de créer la fondation d’un meeting couronné de succès. Sans l’un ou l’autre, le projet court de grands risques d’échouer.

Raconter une histoire Le lieu de rencontre est important. Donc le transport choisi pour véhiculer les participants l’est également. De la bonne nourriture et d’excellentes boissons ajoutent à l’expérience. Mais ces aspects sont des détails « périphériques » par rapport au contenu. S’il n’y a pas de contenu, il n’y a pas de meeting. Théoriquement, un meeting pourrait être tenu sans ces périphériques. Disposer d’un bon contenu n’est pas facile. On pourrait simplement dire que l’objectif est de fournir une plate-forme de réseautage, d’échange d’idées, mais il faut se faire plus précis. Par exemple, le responsable du meeting désire que chaque participant ait au moins dix conversations « profitables ». Alors, le concepteur a un matériel de départ pour travailler. Si le but est d’obtenir que chaque par-

ticipant énonce au moins une phrase à l’assemblée, cela nécessite un type spécifique d’interaction. Ce niveau de détail dans la formulation des objectifs est nécessaire pour créer le design du meeting. La manière de partager le contenu fera — ou défera ! – le meeting. Racontez des histoires vraies, authentiques. Rendez le contenu attachant en l’imprégnant de sentiments comme l’amour, le désir, la peur ou le plaisir. Connectezvous avec la vie personnelle des gens, les participants réagiront mieux à du contenu auquel ils peuvent s’identifier. C’est la clé de l’inspiration et le moyen le plus efficace de générer des interactions. Ou… peut-être même de créer des conflits. Devrait-il y avoir un choix moral à faire à la fin d’une discussion ? Les gens veulent avoir des histoires, des opinions et des expériences à partager. Cela doit être utilisé au bénéfice du meeting.

Mesurer le succès et… regarder plus loin Il existe des résultats quantitatifs et qualitatifs pour chaque meeting. Les qualitatifs de-

vraient être mesurables pour déterminer le retour sur investissement (ROI) du meeting. Les quantitatifs réclament une évaluation basée sur des critères subjectifs, mais ils fournissent des indicateurs clés concernant l’efficacité de chaque projet. Quoi qu’il en soit, soyez certain que quelqu’un dispose des résultats du meeting, qui a la responsabilité des « retombées » du meeting. Le monde des meetings et des réunions évolue rapidement. On comprend de plus en plus le comportement humain et la manière de l’influencer plus intensément que par le passé. Les meetings couronnés de succès amènent une plus-value importante pour les entreprises, économies, productivité, motivation et développement. Mais, pour maximiser ces retombées, il s’agit d’inaugurer une nouvelle manière de penser. L’inertie ne doit pas freiner les progrès de la conception de meetings.

Diffusez vos événements, conférences et congrès! Les organisateurs de conférences, les entreprises et autres associations devraient utiliser la règle 60/40 au niveau de la planification de leurs ressources, avant et après une réunion, un meeting, une conférence ou un congrès.

« U

n cheval, un cheval, mon empire pour un cheval », citation illustre de Richard III, désespéré sur le champ de bataille et à la recherche d’un moyen de se sauver. De la même manière, un PCO (Professional Conference Organiser) peut-il venir à la rescousse d’un client qui désespère face à la lourde tâche d’organiser une conférence ou un congrès pour lequel sa société n’a ni le temps, l’expérience ou les spécialistes adéquats. L’organisateur prend bien du poids des épaules du client et a les relations nécessaires avec des partenaires fiables (technologie) pour préparer et exécuter la conférence ou le congrès. Cependant, trop souvent, nous remarquons que la période qui suit la conférence n’a pas été bien prévue, plus particulièrement pour la partie « communication » et « technologie ». Penser au streaming et au webcasting à un stade précoce de l’organisation de la conférence peut conduire à trois améliorations majeures. Par exemple, si vous organisez une conférence médicale de trois jours et que vous désirez, l’an prochain, avoir davantage d’intervenants de haut vol pour augmenter la participation (par exemple passer de 500 à 600 personnes), et obtenir un nouveau sponsor –une société pharmaceutique par exemple-, vous devriez prendre les points suivants en considération.

Éviter le gaspillage de ressources (temps, argent, énergie) Créer le contenu de la conférence sollicite bien des ressources. Les orateurs doivent être convaincus, des endroits agréables doivent être réservés et un équipement « up to date » doit être réservé pour faciliter les questions et réponses. Au cours de la conférence, les meilleures idées les plus brillantes

ont fusé et ont été discutées. Toutefois, si l’organisateur n’a pas pensé à enregistrer tout ce contenu, il sera littéralement volatilisé après l’événement. La manifestation « aura vécu » et tout l’investissement n’aura produit qu’un seul moment unique dans le temps. Enregistrer les discours, les présentations, les images, les questions… permet ensuite d’archiver et de redistribuer après l’événement. Dans ce dernier cas, l’investissement n’a pas disparu, il s’est transformé en un contenu tangible et pratique. Et, comme dans bien des domaines, y penser plus tôt permet d’obtenir une meilleure qualité qu’y songer plus tard.

L’objectif de la conférence Le deuxième point se base sur le fait que la plupart de ces clients sont des organisations internationales, des associations et des entreprises qui représentent une grande variété d’intervenants et qui organisent

Wytze Pieter VanderGaast: Streamdis International Business Development Manager Email: wytze@streamdis.eu Website: www.streamdis.eu une conférence annuelle ou un congrès d’été. Ces clients ont un but précis. Ils ont une cause à promouvoir, une plateforme à offrir, un public auquel s’adresser, des dons à recevoir, etc. La conférence est seulement un élément dans le processus pour atteindre leur but et le résultat, pour être un succès, doit rejaillir positivement sur leur image de marque, leur raison d’être. Pour atteindre ces objectifs, les organisateurs devraient planifier au préalable la manière dont le contenu sera utilisé par la suite. La diffusion sur le Web peut constituer un outil facilitateur qui permet à davantage de personnes d’être impliquées (plus large public) et il sera possible de revenir sur les discours importants pour approfondir des sujets via des mots-clés, par exemple. L’accès en ligne peut également être source de profits (payant).

Ne pas manquer les possibilités de promotion de la prochaine conférence

Streamdis Email: wytze@streamdis.eu Website: www.streamdis.eu

Enfin, la fin de la conférence… c’est déjà le début de la suivante ! Vous ne souhaitez évidemment pas organiser une conférence en « one shot », il faut penser aux années ultérieures ! Et, donc, concevoir la planification en conséquence, ceci en aidant le client à faire en sorte que la prochaine

édition sera encore plus grande, meilleure et plus efficace ! L’enregistrement et la diffusion sur le Web vous offrent le matériel qu’il s’agira d’utiliser entre les conférences. Il suffira d’utiliser le contenu de manière flexible et intelligente pour passer graduellement du « post-événement » à la promotion du prochain. Le format de media utilisé par Streamdis offre un aperçu de vidéo et diapositives qui est prêt au moment même où les participants quittent la conférence. La variété du contenu (vidéo, commentaires, statistiques, etc.) peut s’utiliser de différentes manières en vue d’un suivi soigné et de la promotion des prochaines conférences.

La règle de 60/40 En tant que prestataire de services dans le domaine du streaming en direct ou sur demande, Steamdis s’adresse aux organisations internationales, aux associations et aux entreprises. Au fil des ans, nous avons constaté que, la plupart du temps, seulement 20% des ressources s’utilisent lors des préparations concernant l’après-conférence alors que 80% des ressources s’investissent sur l’avant-conférence (endroit, liste des invités, « app » plaisante, annonces, etc.). Pour garantir un bon retour sur investissement, il faudrait utiliser la règle 60/40, qui impliquerait que les ressources devraient être réparties plus équitablement entre la préparation « pré » et « post » conférence.

Une « master class » sur les médias modernes Streamdis a été invité récemment par Ann Van Leeuw, « lector tourism managemnet », pour don-

Streamdis Email: wytze@streamdis.eu Website: www.streamdis.eu ner une Masterclass « Modern Media » au Erasmus Univeersity College à Bruxelles. Le but était d’amener les futurs professionnels de l’industrie à se sensibiliser à la règle des 60/40, et de brosser les traits de l’entreprise de demain. À une époque où la gestion de contenu et le « big data » sont des facteurs clés, l’avenir sera prometteur pour les organisations qui se seront adaptées à la « zone mixte » réunissant l’accueil, la gestion de projet, la technologie et la communication. Les services de streaming jouent un rôle important dans le processus, et plus encore, si la planification est réalisée de façon structurée. Penser et préparer la manière dont vous voulez utiliser, vendre ou monétiser le contenu de la conférence, par exemple en envoyant aux participants un résumé « sur-mesure », comportant des mots-clés significatifs pour eux. Dans un stade ul-

térieur, il s’agira de leur demander en quoi leur travail en a profité. Pensez votre plan de communication entre la conférence et la suivante, en créant un package de presse fait de multimédia sur-mesure (contenu écrit et vidéo) Examiner de quels formats vous aurez besoin dans la « période post » et être sûr que vous disposez des documents dont vous avez besoin. Par exemple en créant un sommaire de 2 minutes dans un format approprié (on pourra l’afficher sur le site Web). Un organisateur qui pense ainsi au-delà du seul horizon de la conférence en cours est susceptible d’établir des relations à long terme avec ses clients, grâce à une meilleure utilisation des ressources « temps », « énergie » et « argent ». Le client lui offrira « les clés de son royaume » !

Streamdis Email: wytze@streamdis.eu Website: www.streamdis.eu

L’avenir des communications « face à face » Emma Boynton, responsable des ventes et du marketing chez Imago, réfléchit sur l’avenir de la communication face à face

a recherche, mais aussi l’évidence, démontre que le marché du travail est peuplé de collaborateurs bien différents. L’industrie des meetings est à son image, peut-être même plus diversifiée.

sation de l’information. S’informer et apprendre de gourous et d’experts de l’industrie ont été cités comme point le plus important par 85,6% des participants, alors que 90% des organisateurs ont dit qu’écouter les orateurs les inspirait pour des idées nouvelles, et pour « secouer le cocotier » des idées reçues.

Nous nous réunissons, tous pays, races, genres, tailles et âges confondus, pour tenir des meetings et des événementiels en espérant qu’ils aient un impact sur leurs participants et qu’ils procurent un important retour sur investissement aux organisateurs. À la division commerciale de l’université de Loughborough, nous avons voulu explorer plus en détail certaines de ces différences. En particulier, nous avons comparé ce que les participants et les organisateurs attendent lorsqu’ils assistent à des événements professionnels avec ce que pensent les « leaders de demain », en particulier les étudiants en MBA. Nous avons collecté une grande quantité d’informations et étions fort enthousiasmés par cette comparaison entre les opinions des organisateurs et des participants actuels et celles des participants futurs. La recherche, portant sur plus de 750 personnes, a inclus des interviews, des groupes de discussion et des questionnaires, et a examiné les formes privilégiées de communication pour l’apprentissage de nouvelles compétences, la rétention d’information importante et l’aide pour atteindre la réussite en affaires. En tant qu’industrie, nous pensons savoir ce qui fait un bon événement. Mais les données recueillies durant la recherche nous permettent de définir une meilleure image du marché et de nous focaliser sur des possibilités qui n’ont pas été exploitées ou mettre en évidence des zones sursaturées. Tant les étudiants que les participants et les organisateurs ont convenu que les rencontres face à face ont plus de valeur que les conférences té-

Emma Boynton léphoniques, les e-mails et les autres formes de communication. En particulier, 96,6% des participants préfèrent les rencontres face à face de moins de 10 participants, tandis que 81,4% d’étudiants estiment acquérir une meilleure expérience d’apprentissage en étant en mode face à face, par rapport à un apprentissage online ou réalisé seul. Ceci est important, car cela crée un environnement où les gens peuvent apprendre au lieu d’être enseignés. Comme seulement 3,4% des participants ont dit préférer de grandes réunions, les organisateurs doivent clairement s’assurer que, dans la planification des grands événements, le breakout et les sessions d’interactions soient dispensés avec autant voire plus d’attention que les séances plénières. L’importance de la communication face à face a été mise en évidence via des aspects positifs tels que « de nouvelles manières de penser », « l’unité d’équipe », « l’investissement dans les collaborateurs », « l’engagement » et « les loisirs ». D’autres avantages tels que « Décoder les expressions faciales », « interagir et tester la compréhension », « développer des relations » ont été également cités. C’est à l’unanimité qu’on a estimé que l’interaction et la discussion constituaient l’avantage principal du face à face, avec 78,4% des participants et 66% des organisateurs qui ont dit qu’il s’agissait de l’aspect essentiel d’un environnement d’apprentissage, suivi par le partage des connaissances et le fait qu’il y a moins d’obstacles à la communication. Il a été également établi que les participants à un meeting retiennent l’information bien plus longtemps que par le biais d’une autre forme de communication, car la personnalité aide à la mémori-

Les opinions divergeaient sur le réseautage : 92% des organisateurs estimaient qu’il était le plus important, alors que seulement 84.4% des participants pensaient que le réseautage aidait à créer des relations. Les étudiants n’étaient pas non plus de grands fans, mais il est possible que leur point de vue change au fur et à mesure de la progression de leur carrière. L’utilisation de visuels… 81% des répondants y adhèrent, en tant qu’aide à la rétention, alors que les médias sociaux sont considérés comme moins efficaces, surtout auprès des étudiants (77% estiment que cela ne les aide pas à retenir les choses). Le recours à l’interactivité avec questions et exercices est également apprécié, mais la tendance récente de la co-création du contenu du jour est clairement rejetée par les participants. Une personne émanant de nos groupes de participants a déclaré que rien n’était supérieur à un tableau blanc ou à un flipchart pour amener la cohésion d’un groupe. Peut-être l’argument majeur en faveur du « face to face » est-il dans le fait que les réunions virtuelles ne sont considérées comme utiles que

lorsqu’on a déjà rencontré les gens avec lesquels on va communiquer. Cette recherche fut très utile à Imago et à l’industrie dans son ensemble. Ces faits saillants constituent seulement la partie émergée de l’iceberg, mais démontrent que les gens veulent parler ensemble et… que la technologie est un outil et non une fin en soi. The research was undertaken by Loughborough University and imago. The Right Solution provided methodology, analysis and validation of the research which was conducted amongst 779 respondents using a mixture of focus groups, online and face to face questionnaires. The final research paper is available from http:// go.welcometoimago.com/meet-the-future. You can also follow the debate and share thoughts about the research on Twitter via #futureF2F.

L’organisation de congrès doit passer à la nouvelle génération La génération Y, soit les natifs de la période allant de 1980 à 2000, est souvent caricaturée. Ainsi, entre autres choses, ces personnes préféreraient le SMS aux dialogues vocaux, et la vie

« on line » à la vie réelle.

n réalité, elles attachent autant d’importance que les générations précédentes aux rencontres et meetings en « face to face ».

L’être humain est une créature sociale La raison en est que les rencontres réelles, bien plus que tout autre méthode ou moyen, dopent le business et aident à garder des relations professionnelles tout en stimulant le développement personnel et professionnel. Bien entendu, la technologie constitue un puissant adjuvant pour l’engagement, tant avant que pendant ou après l’événement-meeting. Mais, par essence, l’être humain est une créature sociale. La génération Y préfère les rencontres réelles, car elles permettent de jauger les réactions et les intentions des personnes, et de communiquer plus « entièrement », en utilisant plus de sens. Il est fréquent d’entendre des réflexions du genre « Par rapport au seul virtuel, les rencontres face à face restent plus gravées dans la mémoire que les autres, vous disposez de plus de chances de faire des affaires ». On souligne aussi que les rencontres réelles évitent les malentendus potentiels typiques des relations « on line », car il est bien plus sûr d’évaluer correctement la réaction d’une personne à une question ou à un commentaire en se trouvant devant elle : les stimuli reçus sont tellement plus nombreux ! ». L’entretien des bonnes relations avec les clients existants est également cité, ainsi que la prospection: « des clients potentiels, qui ont ignoré durant de longs mois, les mails que vous leur aviez envoyés se mettent à s’intéresser à vous lorsque vous les rencontrez physiquement ». Les « hasards » des rencontres réelles (soit les retombées du fameux « réseautage » ou « networking ») sont aussi parfois bien bénéfiques : « J’ai conversé durant 40 minutes avec deux personnes qui ne faisaient pas partie de ma sphère d’intérêts immédiats, ils m’ont mis en contact avec la personne clé à laquelle j’ai ensuite téléphoné. Le résultat fut très positif, nous avons conclu un accord ».

Un avertissement clair pour tous les organisateurs ! Mais il existe des différences notables de comportements. En effet, la génération Y s’attend à ce que la technologie sous-tende chaque minute de son « expérience meeting », et cela depuis le tout début. N’oublions pas que pour la majorité d’entre eux, « il n’existait rien avant Internet ». Il leur faut donc du WiFi performant, du contenu hybride, des médias sociaux, une participation parallèle et simultanée sur des plateformes Web (soit un appel du pied pour la création d’événements hybrides), des apps adaptées et spécifiques (cf. plus loin)… et bien davantage encore ! C’est donc un avertissement pour tous les organisateurs : la question ne doit plus jamais être « Allons-nous faire appel à la technologie ? », et doit se transformer en « Quelle technologie pourrions-nous utiliser pour maximiser l’expérience

meeting ? ». Soulignons au passage qu’il est aujourd’hui largement démontré que créer un événement hybride (retransmis en direct sur le Web) ne diminue pas le nombre de participants réels (physiques) au meeting, mais que cela AUGMENTE l’audience en y ajoutant des participants virtuels. Ajoutons que l’enregistrement vidéo des interventions peut aussi intéresser les participants réels, car certains d’entre eux ne peuvent pas nécessairement assister à une intervention et désirent la visionner ensuite dans une salle tout en s’adonnant au réseautage. Ce (nouveau) phénomène a d’ailleurs conduit des organisateurs US de meetings à prévoir des « espaces tiers », des salles où il est possible de s’y adonner dans un cadre confortable. De toute manière, la messe semble dite : la vidéo

dispenser des recommandations personnalisées (quelle session suivre par exemple) en fonction de ses objectifs, ainsi qu’améliorer le réseautage en suggérant des profils complémentaires de personnes qu’il serait peut-être intéressant de rencontrer lors des rencontres de networking. Car il est très difficile, surtout lors d’événements regroupant un grand nombre de personnes, de pouvoir identifier quelles sont les « bonnes » personnes à rencontrer. À cet effet, le participant sélectionne différents types d’intérêts, ce qui permet à l’app, par filtrage et par des mécanismes de recoupements, de suggérer avec pertinence des rencontres avec des personnes spécifiques. Ici, la géolocalisation joue également un rôle clé, en permettant de les retrouver facilement dans la mêlée. Il ne faut jamais oublier que le smartphone fait

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Presentations without audience! Multi streaming, recording and live switching all in one device. Epiphan PEARL is a user friendly and powerfull device that can combine 6 video/audio sources to make different multiview channels. Stream your live events, trainings, lectures, security footages, etc... over your network or internet. In the same time you can live switch and record every channel you made. Make streaming and recording multiple sources like laptops, camera’s, easy with PEARL. This simple to use device offers a unique all in one solution. Contact us for a live demonstration va de plus en plus faire partie intégrante de la vie quotidienne, et les organisateurs de congrès et de meetings doivent l’intégrer pour obtenir un impact supérieur sur la génération Y, compte tenu de l’intérêt qu’elle lui porte.

Créer une app vraiment performante L’intégration du smartphone doit être totale. Il va de soi, dans cette optique, nous l’avons dit, que le réseau WiFi doit être plus que simplement opérationnel, il doit être véloce et disponible partout. De plus, une app doit permettre de s’enregistrer préalablement pour ne plus devoir faire la queue à l’entrée de la manifestation. Elle devrait afficher l’agenda et également enregistrer le profil global de l’utilisateur, de manière à pouvoir lui

partie intégrante de la vie de la génération Y et que, partant, la qualité de l’app constituera un critère important d’évaluation de la manifestation et de son organisation. Ce qui vous paraît peut-être énorme… n’est que normal pour cette génération ! Bien entendu, l’événement doit continuer sa vie même lorsqu’il est terminé. L’Internet peut accueillir des groupes de discussion et de « followup », receler les enregistrements des différentes interventions pour permettre de les revivre partout dans le monde, et l’app peut intervenir ici aussi pour récolter les avis des participants. Le but est de continuer à faire participer et… de préparer également le prochain événement, à la fois en maintenant la motivation et, aussi, en récoltant les avis qui permettront de l’organiser mieux encore !

Integrated Systems Europe 2016 : du 9 au 12 février Quatre jours : pour vous, pour vos affaires, pour le meilleur ! Il s’agira de la première fois qu’ISE va durer 4 jours, et les participants peuvent s’enregistrer.

SE 2016, plus grand que jamais, occupera tous les halls de 1 à 12 de la RAI d’Amsterdam, avec, en plus, le « diamond lounge » et le nouveau bâtiment Amtrium. L’augmentation de la superficie appuie la décision de la prolongation sur 4 jours d’offrir aux exposants et aux visiteurs un maximum d’occasions de se rencontrer et de réseauter. « ISE est déjà « sold out », ce qui indique qu’il s’agissait d’une décision pertinente d’élargir la manifestation et une marque de confiance qui émane des exposants et des partenaires », a expliqué Mike Blackman, Managing Director d’ISE lors de sa conférence de presse à Munich. « Nous sommes certains qu’ISE va offrir une expérience plus riche pour tous les participants », a-t-il conclu. Les participants à ISE 2016 vont expérimenter une série de nouveautés qui seront introduites en grande première. Cela concerne le lancement du

Dr Michio Kaku « Total Hospitality Technology Forum » (THTF), une conférence d’un jour qui couvrira le domaine de l’innovation technique et de son application dans les hôtels et dans l’industrie de l’accueil. Les visiteurs pourront ainsi interagir avec la haute direction du secteur « hôtel et accueil », via ce THTF qui aura lieu le vendredi 12 février.

Le THTF est le résultat d’un feed-back qui manifestait le désir d’un approfondissement dans ce secteur « hôtel et accueil ». Il était motivé par de nombreuses raisons qui incluaient un intérêt accru des consommateurs pour le digital signage, les médias audio et de divertissement, et, de plus, par la nécessité de disposer d’installations plus sophistiquées dans le domaine des conférences d’hôtels. Le besoin d’automatisation des bâtiments et de systèmes intégrés Mike Blackman de gestion de l’énergie a également joué. Le THTF se penchera sur les besoins d’information technologique du secteur et visera les participants qui occupent des postes de décisionnaires au niveau technique et opérationnel. Il permettra également un réseautage exceptionnel pour les producteurs de matériel et de services AV désireux de présenter leur gamme de produits et de rencontrer des décisionnaires dans ce domaine hôtelier. Suite à la décision d’ajouter un quatrième jour à ISE, davantage de détails ont été annoncés concernant son format, dont un certain nombre d’événements, tant avant que durant le show, et un programme complet de séminaires. Avant l’ouverture de la table ronde et la réception d’ouverture du lundi 8 février, les visiteurs pourront assister à la « Smart Building Conference ». Elle aura lieu également le 8 février et se charpente autour du thème « The Network is the Building ». Elle inclura un programme complet d’un

jour, avec des intervenants émanant de la « smart building industry ». Le tout sera présidé par Bob Snyder, rédacteur en chef de Channel Media Europe. C’est Dr Michio Kaku qui fera le discours de clôture le vendredi 12 à 9 heures, soit 30 minutes avant que les portes ne s’ouvrent sur le 4e et dernier jour. Dr Kaku est une des personnalités scientifiques de premier plan dans le monde et un expert en théorie du champ unifié d’Einstein. Il dispose d’une compétence inégalée dans la prévision des tendances pour les entreprises, le commerce et la finance sur base des dernières recherches scientifiques. Il est titulaire de la chaire Henry Semat en physique théorique à la City University of New York ». Il a obtenu son doctorat en physique à l’université de Californie en 1972, à Berkeley et a été professeur au CUNY durant presque 30 ans. Il fait aussi des interventions publiques remarquées sur les radios et TV internationales et tient fréquemment des keynotes lors de grandes conférences d’affaires, en se concentrant sur les tendances futures de l’informatique, de la finance, des banques et du commerce.

Improductives, chronophages et ennuyeuses, les réunions ! Bien sûr que le propos se fait récurrent, mais il s’attaque au « mal » permanent qui ronge les entreprises.

Les réunions sont souvent improductives, chronophages et tellement ennuyeuses…

our prendre le problème à bras le corps, il faut s’organiser, certes, mais aussi réfléchir préalablement… Voici quelques pistes.

On hait les blocs-notes vierges ! On ne fait pas réunion simplement parce que c’est la tradition d’en faire une ! Il faut que les objectifs poursuivis soient plus faciles à obtenir via une réunion que sans réunion. L’ordre du jour permettra souvent de voir plus clair. Choisir les bons participants est une clé de succès. Inutile de « gonfler » artificiellement, il faut que les personnes qui seront présentes aient un intérêt réel aux sujets traités. On peut même prévoir la présence momentanée de certaines personnes, qui ne seront présentes que lorsqu’on débattra des points qui leur sont sensibles. En règle générale, une réunion ne devrait pas rassembler plus de dix personnes, l’idéal se situant autour de 6-8. Responsabiliser les participants est un bon plan. Plutôt que de risquer de voir venir les personnes avec un bloc-notes vierge et un bic, prévenez chacun de se préparer à intervenir sur un sujet particulier. À cette fin, avertissez du timing dévolu à chaque intervention prévue pour éviter toute logorrhée verbale.

Dans cette optique, utilisez la technologie ! Elle est tout simplement à votre disposition et permet de dynamiser les échanges. Les notebooks et tablettes se raccordent au tableau blanc interactif ou au projecteur de données. Tout exposé dynamique est à prendre sans modération, à condition qu’il respecte les temps de parole définis.

Éviter le créneau horaire de la digestion On fait souvent appel à un « animateur de réunion ». Il faut le choisir moins impliqué dans les problèmes traités, car il parlera peu et son rôle sera de faire s’exprimer les personnes pour atteindre les objectifs. Il ne faut absolument pas que le patron fasse office d’animateur. À l’égard du timing, il faut se montrer sans pitié : la réunion doit commencer et se terminer aux heures annoncées. Dans le cas où un retardataire s’amène, l’animateur arrête momentanément la réunion pour bien le faire remarquer. En cas de conflit, si deux participants en viennent à s’affronter, l’animateur doit les inciter à se rencontrer après la réunion pour aplanir le problème et à revenir communiquer les résultats à la prochaine réunion. Le lieu de la réunion importe. Il faut éviter les endroits qui « transpirent la hiérarchie » et

donc éviter la réunion dans le bureau du patron. La salle devrait, idéalement, ne pas être « aveugle », c’est-à-dire qu’elle devrait être éclairée aussi par la lumière du jour, et ses parois ne devraient pas être réverbérantes pour le son. Quant aux heures, il est conseillé d’éviter le créneau 14-16H pour éviter la relative torpeur liée à la digestion du repas de midi. À la fin de la réunion, l’animateur doit résumer oralement les décisions prises et les missions de chaque participant. Il souligne les points encore en discussion et évalue si les objectifs ont été atteints. Cette intervention orale sera suivie d’un compte-rendu écrit (sobre et précis) qui sera distribué aux participants par la suite (délai de 24 heures).

Vous savez, la petite salle au bout du couloir… Une « huddle room » ou « petite salle de réunion », c’est une salle qui ne peut recevoir qu’un petit nombre

de participants, habituellement moins de six.

e concept connaît actuellement un grand succès aux États-Unis, mais il faut souligner qu’elles existent depuis déjà des années, tant dans les grandes que dans les petites structures.

Équipement spartiate Ces « huddle rooms » ne participent pas au prestige lié aux grandes salles dédiées et bien équipées technologiquement. On peut estimer que leur nombre dans le monde se situe dans la fourchette allant de 30 à 50 millions. Il s’agit d’un chiffre important, à rapporter aux dix millions de salles, tous types confondus (grandes salles + boardrooms + suites immersives). L’équipement d’une huddle room est plutôt spartiate : typiquement, on y trouve une petite table, quelques chaises et un téléphone. On note parfois la présence d’un flipchart ou d’un tableau, et, plus rarement, celle d’un moniteur LCD qu’on peut utiliser comme matériel de présentation avec les notebooks des participants.

Les utilisateurs attendent beaucoup de leurs salles de réunion traditionnelles, étant donné qu’elles sont souvent équipées du fin du fin de la technologie. Dans les huddle rooms, tout est compromis, à savoir qu’on « se contente de ce qu’on a », ce qui ne veut évidemment pas dire que rien n’est valable.

Métamorphose imminente À l’avenir, les huddle rooms vont jouer un rôle de

plus en plus important. Les petites réunions informelles vont se multiplier. N’oublions pas qu’il s’agit d’espaces favorisant les réunions discrètes pour résoudre promptement un problème ou faire un point rapide, entre collaborateurs, sur une situation donnée. Évidemment, les participants viendront de plus en plus avec leurs appareils mobiles personnels (notebooks, smartphones et tablettes), ce qui s’inscrit bien dans la vague du BYOD. Ils réclameront du matériel permettant de les utiliser pour rester efficaces en communiquant leurs propres données. Dans cette optique, l’équipement des huddle rooms va être rénové et amélioré en vue d’augmenter l’efficacité de la collaboration et d’accroître les possibilités de présentation. Nous assistons aujourd’hui à la toute première étape de l’éclosion des produits technologiques faciles d’utilisation qui leur sont dédiés. La plupart se basent sur les technologies « sans fil » et ils concernent aussi la vidéoconférence. Les mentalités changent, et, de plus en plus fréquemment, on s’attellera à réellement satisfaire les participants avec ce qui s’y trouve, ce qui, on en conviendra, est fort différent de devoir « se contenter de ce qu’on a « .

Petites astuces pour grands meetings online Lorsqu’il est question de meetings, de réunions en vidéoconférence, le but n’est pas de remplacer les relations en face à face. En revanche, bien des activités de direction, de gestion et bien des activités

d’exécution peuvent se réaliser dans la galaxie virtuelle.

t très simplement. On va exploiter rapidement les avantages évidents de recourir à la vidéoconférence et explorer des pistes permettant de la rendre plus efficace.

Quelques précautions Bien sûr, utiliser la vidéoconférence fait gagner du temps puisqu’il ne faut pas voyager. Le temps c’est de l’argent, évidemment, mais c’est aussi une denrée précieuse : ne manque-t-on pas toujours de temps ? Dans cette optique, la vidéoconférence booste la réactivité, puisqu’elle favorise les décisions rapides, néanmoins largement prises en connaissance de cause, d’autant qu’il est tout à fait possible d’interroger des experts et de les faire intervenir dans la sphère de leurs spécialités. Autre avantage de la vidéoconférence, par rapport à l’audioconférence : les informations émises et reçues sont infiniment plus riches, les postures, les attitudes et les mimiques ajoutent à la compréhension du message total. Pour inviter les personnes à une vidéoconférence, il est coutumier d’utiliser les mails. Il y a quelques précautions à prendre. Comme la décision d’ouvrir un courriel dépend grandement de son intitulé, il est conseillé de le libeller de manière très informative, de manière à déjà diffuser une information utile. Dans le mail lui-même, placez les points importants au début, car il arrive souvent que le destinataire se contente de lire les premières lignes. Les participants qui utilisent des appareils mobiles (smartphones et tablettes) ont à charger une « app » préalablement. Dans cette optique, il faut joindre, dans l’e-mail, le lien qui mène à ce téléchargement. Il est judicieux de signaler nommément que les participants seront filmés. Bien entendu, lorsqu’il s’agit de réunir

des personnes issues de différents fuseaux horaires, il faut trouver le « juste milieu » et décider d’un moment qui soit le plus confortable possible pour tous.

Bannir le multitasking ! Il faudra penser à placer une caméra face à l’écran, pour que les participants « virtuels » puissent suivre les travaux qui s’y déroulent. De la même manière, le matériel qui sera distribué aux participants doit pouvoir être transféré sans souci. Dans la vie courante, une réunion en retard de cinq minutes ne porte pas à conséquences. Il n’en

va pas de même en virtuel. Il faut respecter scrupuleusement le timing établi, et on demandera toujours aux participants distants de se brancher quelques minutes préalablement pour pouvoir régler d’éventuels problèmes techniques (de plus en plus rares, heureusement). Durant la réunion, chaque participant devra prendre garde au bruit de fond généré sur son poste de travail. C’est évidemment surtout le cas lors de communications faites au départ de mobiles. Il faut utiliser le bouton « mute » pour éviter de parasiter la bonne compréhension. De toutes les façons, on conseillera des écouteurs, des casques et des micros spécifiques, en lieu et place des haut-parleurs et des micros intégrés aux ordinateurs, ceci pour éviter les effets d’écho et l’émission de bruits parasites. Pour éviter que l’attention ne soit diluée par la pratique du « multitasking » (lire ses mails, rédiger des SMS ou surfer sur le Net durant la réunion), on demandera à chaque participant d’adhérer à une charte qui l’interdit durant le meeting. Le comportement devant la caméra devra être étudié. En effet, de nombreuses études insistent sur l’effet désastreux d’une gestuelle débridée, par exemple. L’éclairage doit se concentrer sur la personne et non sur l’arrière-plan. Ce dernier, de toute manière, devra éviter d’attirer l’attention. Quant aux interventions, il faudra veiller à ne pas se tenir trop près de la caméra. Le fin des fins consiste à regarder la caméra pour que les participants aient l’impression d’être regardés dans les yeux.

L’audiovisuel sans fil ? Oui, mais… hybride, alors ! Pour les utilisateurs de technologie, une « expérience exceptionnelle » correspond à une SOLUTION

qui fonctionne de manière transparente pour atteindre les objectifs désirés.

es personnes circulent de l’intérieur vers l’extérieur et vice-versa, tout en interagissant à l’aide de leurs smartphones ou autres appareils mobiles. Peu d’entre elles sont au courant de l’infrastructure sans fil qui permet cette mobilité.

Vive le « sans-fil » ! C’est d’ailleurs à l’aune du smartphone qu’ils jaugent toutes les solutions sans fil, y compris ce qu’on appelle l’audiovisuel sans fil : ils s’attendent à ce que ça fonctionne, tout simplement ! Dans un environnement professionnel comme une salle de conférences, les choses bougent pour qu’on puisse effectivement relever le défi de parvenir, sans souci, à afficher du contenu multimédia sur un écran (pour afficher de la vidéo, collaborer ou effectuer une présentation, peu importe) sans qu’il faille faire appel à une connexion filaire. À l’heure actuelle, il faut bien reconnaître que la technologie sans fil est, dans l’industrie AV, davantage une commodité qu’une voie réellement performante. Les développements futurs pourraient changer la donne. Il faut savoir que l’obstacle principal qu’on rencontre pour obtenir l’excellence est constitué par notre manque de contrôle d’une bande passante fiable et sansfil. Plusieurs raisons militent en faveur de la transmission AV sans fil. Il s’agit de l’évolutivité, de la flexibilité et de la rentabilité. Les systèmes sans fil s’adaptent au nombre d’utilisateurs. Qu’il s’agisse d’une personne unique qui veut présenter ses données ou d’un groupe de personnes qui désirent interagir et échanger des contenus, l’adaptation du « sansfil » est automatique. Ce n’est évidemment pas le cas des entrées filaires. Les systèmes sans fil s’adaptent sans souci

aux espaces de travail évolutifs. Les réunions collaboratives se font dans des environnements plus décontractés et bien moins conventionnels que par le passé. Le mobilier est mobile, le concept et l’architecture sont souvent hors-norme. Impossible à mettre en oeuvre dans un environnement filaire. Les systèmes sans fil sont plus avantageux en termes de rapport coût/efficacité, pour les mêmes capacités de partage de contenu.

Gare au « sans-fil » ! Mais, bien entendu, il n’y a pas que des avantages. Les inconvénients concernent la perte

de qualité, les problèmes d’interopérabilité, la fiabilité et la sécurité. En effet, dans de nombreux cas, la résolution vidéo sans fil est en dessous des spécifications de HD, en raison de la limitation de la bande passante. De nombreux outils sans fil de partage de contenu sont basés sur la technologie Wi-Fi, ce qui les rend abordables, mais ils risquent également d’être peu fiables en raison de la perte de paquets et de la variabilité des débits de données. Les réseaux sans fil peuvent aussi créer des interférences avec le réseau d’entreprise. De plus, tout appareil qui produit des émissions (comme le Bluetooth par exemple) est susceptible de provoquer des interférences avec le réseau Wi-Fi. Enfin, les ondes passent partout, elles traversent les murs, les plafonds et les planchers. On peut donc concevoir que les données qu’elles renferment soient vulnérables et qu’elles doivent être sécurisées. Dans la pratique, les systèmes AV peuvent être sans fil, mais jusqu’à un certain point. Le wireless ne convient pas nécessairement pour des tâches critiques qui nécessitent de maintenir l’audio et la vidéo au plus haut niveau de qualité. C’est parce que le spectre disponible est limité, qu’il n’y a tout simplement pas assez de bande passante pour réaliser tout ce qu’on voudrait pouvoir faire, que l’industrie AV répugne à créer un système complet entièrement sans fil. Toutes ces raisons donnent à penser que les solutions AV sans fil resteront probablement hybrides.

Le digital signage peut révolutionner l’entreprise Le digital signage peut radicalement changer la manière dont les entreprises communiquent, en remplaçant les newsletters et les affiches par des solutions délivrant un impact autrement

plus performant.

eux chiffres : 90% des personnes se basent sur les e-mails pour informer et s’informer sur les choses de l’entreprise. En contrepartie, environ un tiers des emails ne sont ni ouverts ni lus.

Y compris dans les lignes de production ! La communication immédiate dans l’entreprise devient une exigence. Les collaborateurs veulent ce qu’ils ont besoin de savoir. Et dans l’instant. On peut ainsi utiliser des systèmes de digital signage dans des chaînes de production. Les écrans affichent alors, via des codes couleur, des indications qu’il est immédiatement possible de traduire en termes de fonctionnement de la production. Ainsi, si une ligne est à la traîne, on peut déclencher un code couleur pour que la totalité de l’équipe en prenne pleine conscience (et pas seulement l’individu ou les individus incriminés). D’autres entreprises utilisent les statistiques comme facteurs de motivation, mettant en exergue les individus les plus performants tant dans le service vente que dans le service à la clientèle (etc.). En Australie, un grand constructeur automobile affiche dans le hall d’entrée de son siège social les données de vente en temps réel émanant des différents concessionnaires. En fait, tout est devenu possible, grâce à un mix de plateformes ouvertes de logiciels, au web dynamique et aux outils de présentation comme le HTML5. Des kiosques à écrans tactiles peuvent constituer la première étape de formation pour de nouveaux collaborateurs ou pour parfaire des formations.

Sécurité, formation, signalétique On le dit souvent, une image vaut mille mots. Que

dire alors de la vidéo ? Elle intervient efficacement dans la sécurité au travail en insistant sur la nécessité de porter correctement l’équipement de sécurité et pour apprendre les bonnes pratiques de travail, à la fois plus sûres et plus efficaces. L’impact est double : d’une part, il est clair qu’éviter les blessures et les bris d’outils augmente l’efficacité d’une ligne de production et, d’autre part, les travailleurs prennent conscience que leur employeur se soucie de leur sécurité et de leur bienêtre. Le digital signage permet aussi de distiller le message voulu aux moments et aux endroits adéquats, en prise directe sur l’actualité la plus immédiate. Le digital signage constitue aussi un moyen fort

efficace, pour les visiteurs, de trouver leur chemin dans les grandes entreprises. Les écrans tactiles délivrent des instructions étape par étape, et peuvent être dotés de systèmes intelligents qui envoient une version web sur le smartphone de la personne qui le désire (via un scan de codes-barres, par exemple). Certains bureaux sont équipés du « Bluetooth low energy » qui aide alors à la navigation et qui permet même de signaler, par exemple, que les clients invités sont arrivés ou que tous les participants à un meeting viennent de pénétrer dans la salle de réunion. Utiliser le digital signage c’est également démontrer que l’entreprise utilise intelligemment la haute technologie, ce qui constitue un outil puissant pour attirer et retenir le personnel intéressant, surtout de la jeune génération. On le voit, les applications de digital signage peuvent être extrêmement efficientes, à la condition EXPRESSE que leurs contenus soient à la hauteur. Quel que soit le message, il ne devient efficace que si les gens le remarquent, et qu’il est pertinent.

Où diable placer tous les écrans du digital signage ? On le sait depuis bien longtemps dans le domaine de la publicité : l’emplacement a beaucoup d’importance. C’est le cas pour les affiches, et c’est aussi pour cette raison que les revues proposent différents tarifs publicitaires qui dépendent précisément de

l’endroit où on désire placer le message.

e n’est donc pas une véritable surprise que de savoir que ce sont les mêmes règles qui régentent le digital signage. Quelques règles simples et de bon sens sont à respecter…

Le contenu détermine l’endroit Le contenu du message déterminera l’endroit. C’est en effet ce que vous allez diffuser qui sera le critère du placement. Par exemple, si vous désirez toucher le personnel, il ne sert à rien de placer un écran dans la salle de réunion de la direction. Si vous diffusez des informations sur la météo et le trafic, choisissez de placer les écrans pas loin de la sortie de l’entreprise. Si votre contenu est de type interactif, veillez à ce que les écrans tactiles

soient facilement accessibles, et, si vous projetez de diffuser du son, pas question de placer le tout dans des zones où il s’agit de garder le silence. Une bonne manière d’aborder le problème, c’est de fixer les objectifs désirés et de placer le contenu dans des endroits logiques où il sera considéré comme intéressant, utile, voire indispensable. Il faut aussi que les écrans soient non seulement « visibles », mais remarqués ! Même le plus grand des écrans n’attirera pas l’attention s’il est placé trop haut. La règle en la matière c’est qu’il s’agit de placer les écrans juste à hauteur d’œil ou légèrement plus haut. De plus, il faut prendre garde à ce que leurs images ne soient pas « parasitées » par des spots des lumières à proximité, par une fenêtre derrière ou par un contre-jour venant de l’extérieur. Il est en effet indispensable que les gens voient votre message et puissent interagir (par lecture de QR ou via des snaps de smartphones, par exemple). Pour les applications de guidage de type « wayfinding »,

il s’agit de s’assurer que même les personnes petites peuvent toucher aisément l’écran.

Étendre la notion de « digital signage » Les zones d’importants trafics sont idéales pour le digital signage. Cela paraît évident, mais cette vérité est parfois ignorée pour des raisons techniques, par exemple, lorsque le câblage est déjà en place ailleurs qu’aux endroits propices. Si vous diffusez plusieurs messages à la suite l’un de l’autre, choisissez des endroits où les gens se rassemblent et restent un certain temps, ce qui leur permettra de voir tout ce que vous diffusez. Il peut s’agir de comptoirs d’information, de cafés ou cafeteria, de zones d’attente d’ascenseur, de lounges et de lobbies. Lorsqu’on parle de digital signage, on pense toujours à de très grands écrans. Mais des écrans bien plus petits permettent aussi d’atteindre le public ! Ici, il s’agit de l’intérieur même des ascenseurs, de petits écrans à l’entrée de salles de conférence et aussi, pour la communication interne, d’économiseurs d’écrans sur les ordinateurs des collaborateurs, diffusant les messages en résumé. Ici le challenge est simple : « faire court et net ». Dans cette optique, le digital signage peut aller jusqu’à s’étendre aux smartphones et tablettes, par RSS ou website, voire via une « app » dédiée. En fait, peu importe le matériel, le tout est de concevoir un contenu qui lui soit adapté, et de placer les écrans là où on sait qu’on touchera le public cible.