CBS-magazine February - March 2016 (FR)

Afgiftekantoor 9099 Gent X / P.508718/Bimestriel

Nr 48 Février - Mars 2016

Les huddle rooms se multiplient !

Aux États-Unis, le nombre de « huddle rooms » (petites salles de réunion) connaît une augmentation foudroyante.

Les lieux de travail sont en train de changer. Beaucoup d’entreprises, les grandes salles de conférence destinées aux réunions et aux vidéoconférences cèdent le pas aux petites salles faciles et connectées.

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Les tendances pour 2016 dans les hôtels La salle de réunion doit aussi être un espace convivial de collaboration

Le contenu l’emporte sur la destination

Les salles de réunion traditionnelles d’antan fleuraient bon le cuir

Par Christian Muschlechner, Directeur du Convention

et l’acajou… Il en émanait un charme un peu désuet. Chemin faisant, elles se sont adaptées, et elles se sont mises à briller de

Bureau de Vienne

déjà… Souvenez-vous de ce bon vieux temps où on considérait comme avant-gardiste tout hôtel disposant d’une connexion Wi-Fi !

Aujourd’hui, la majorité des clients attendent ce service de tout hôtel fréquenté !

présentations (informatiques, s’il vous plaît !) PowerPoint.

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C’est tout récent, mais ça paraît bien vieux,

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Développez vos activités internationales en ligne grâce à des solutions linguistiques éprouvées Interprétation de votre conférence, réunion ou vidéoconférence sur place ou en ligne

Traduction de vos présentations, contenus Internet, sites Web et campagnes en ligne

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Ne pas utiliser le digital signage coûte cher !

Revisiter la séance de questions-réponses Page 16

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La règle immuable du digital signage Page 15 16

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Les 5 souhaits phares pour les réunions numériques

L

Par Michael Leslie Pryner , chef des services consultatifs au ConsensusOnline

es organisateurs de meetings et d’événements cherchent en permanence de nouveaux « showstoppers » (trouvailles attractives) pour leurs prochaines manifestations. Souvent ils sont indécis pour trouver une nouvelle application étant donné leur abondance et le large éventail de besoins qu’elles couvrent.

Mais, souvent, c’est encore un plus grand défi de mettre en œuvre les « showstoppers » choisis ! Si les infrastructures ne sont pas à la hauteur de leurs exigences technologiques, on ne va pas bien loin.

tivités numériques a besoin d’énergie pour tous les équipements et, d’autre part, les participants en ont également besoin pour leurs tablettes, smartphones et autres ordinateurs, s’ils sont censés les utiliser activement au cours de la réunion.

Il est possible qu’il n’y ait que peu de sources d’énergie et que les participants s’adressent à votre fournisseur AV pour s’approvisionner. Ce n’est pas la meilleure solution, car

Les réunions hybrides (événements réunissant une participation réelle et un public distant virtuel) peuvent être particulièrement délicates en fonction de la qualité et de la fiabilité désirées pour votre streaming vidéo destiné aux participants virtuels.

Certains organisateurs sont satisfaits en utilisant, pour le streaming, une caméra web stable et une fenêtre sur leur page web, mais ceci ne rencontre généralement pas les attentes du public. C’est comme regarder une conférence à travers un judas.

Une configuration correcte de streaming nécessite une connexion Internet dédiée et rapide, qui ne sert qu’à ça. Elle exige aussi un cadre logiciel spécifique tant pour la transmission que pour les opérateurs. Vous aurez besoin d’un producteur et d’une personne en charge de l’audio, de la lumière, des caméras et du streaming proprement dit.

Quel que soit votre choix technique pour votre événement, qu’il s’agisse d’apps pour smartphones ou tablettes, de systèmes de vote, de médias sociaux ou de streaming vidéo, il y a cinq aspects à prendre en compte. Si vous gérez ces cinq points, vous avez de bonnes chances de réussir avec vos initiatives numériques.

L’énergie Cela peut sembler évident, mais sans sources d’énergie suffisantes, l’exécution d’un événement numérique peut être problématique.

Tout d’abord, le fournisseur d’ac-

le chargeur défectueux d’un participant pourrait mettre en péril la totalité de la chaîne d’énergie de l’équipement AV. C’est la raison pour laquelle vous devrez prendre en compte la façon (où et quand) avec laquelle vous alimenterez les participants en énergie.

Wi-Fi Le système Wi-Fi de l’endroit est-il suffisant pour faire face aux activités projetées ?

Lorsque vous visitez le site, on devrait pouvoir vous signaler s’il y a des zones avec un mauvais signal (voire aucun signal) Wi-Fi. Et vous devez savoir combien d’adresses IP (unités) peuvent être gérées par le réseau. À certains endroits, on dispose d’un nombre suffisant de points d’accès pour connecter tous les participants, MAIS sans qu’il soit possible que tout le trafic soit dirigé vers la même

cible (et c’est le cas si vous organisez un sondage ou une session de questions/réponses).

La bande passante Une fois l’accès Wi-Fi acquis, se pose la question de la bande passante et de la vitesse disponibles.

Le Wi-Fi est simplement la connexion au réseau dans la maison, mais quelle est la capacité lorsque vous passez à un trafic à l’extérieur ?

Auparavant, les participants avaient l’habitude de consulter leurs mails (téléchargement) durant la manifestation, mais, aujourd’hui, les médias sociaux incitent à poster des images et des vidéos (envois, upload). Dans le même temps, vous pourriez vouloir envoyer des questions, des sondages et des images à tous les participants à la fois (upload et download).

Cela nécessite une connexion stable et rapide. La connexion gratuite à laquelle vous avez accès dans de nombreux hôtels est souvent peu rapide. De plus, vous perdez souvent la connexion après une « inactivité » de 10-15 minutes, ce qui, bien sûr, découragera la participation numérique.

Le signal mobile Si les participants rencontrent des problèmes avec le signal Wi-Fi de l’endroit, ils vont certainement se rabattre sur leur connexion 3G/4G/LTE personnelle. Mais les prestataires qui travaillent à l’engagement numérique de vos participants le font aussi, en guise de back-up (un plan « B »).

C’est la raison pour laquelle vous devez étudier la puissance de ce type de signal sur le lieu de la manifestation, et cela pour chaque grande entreprise télécom de la région.

Y a-t-il des zones « mortes » dans les salles au niveau Wi-Fi ?

Formation Formez votre équipe, informezla de la technologie qui est utilisée pour l’événement et donnez-lui la possibilité de l’essayer. C’est la meilleure mé-

thode pour qu’ils apprennent à faire face aux problèmes les plus plausibles. C’est aussi une excellente idée que de prévoir un centre de soutien qui peut fournir l’aide voulue en cas de nécessité.

E-mail: mlp@consensusonline.dk Website: www.consensusonline.dk

Michael Leslie Pryner is Head of Advisory Services in ConsensusOnline which is one of the worlds leading companies in Audience Participation using Meeting Technology like iPads and Smart Phones. Headoffice is in Copenhagen, Denmark, but they operate all over the world. You can reach out for Michael Leslie Pryner at mlp@ ConsensusOnline.dk or find him at LinkedIn.

Keizershoevestraat, 26 2610 Wilrijk - Belgium Tel: +32 478 948951 Fax: +32 3 2397516 Email: jp.thys@cbsmedia.biz Website: www.cbsmedia.biz Directeur de la Publication Jean-Pierre Thys Rédaction Jean-Claude Lesuisse Traduction Babel Ophoff Vertalingen Impression Lowyck Editeur responsable Jean-Pierre Thys Keizershoevestraat, 26 2610 Wilrijk - Belgium Communications Business Solutions paraît 5 x par an. Online registration forms on our website will be considered for a regular free copy.

Abonnement Version imprimée: 50 € (Belgique) 60€ (Europe), 85 € (autres continents) .

Tous droits de reproduction réservés pour tous les pays. La reproduction de textes (même partielle) est interdite sans la permission de l’éditeur.

Member ICCA (International Congress and Convention Association) Communications Business Solutions est également disponible en néerlandais et online en français, en néerlandais et en anglais..

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Organisez votre salle de réunion adaptée au travail qu’y accomplissent vos collaborateurs

N

ombreuses sont les entreprises qui disposent de salles de réunion organisées « à l’ancienne ». Elles fonctionnent bien, on peut s’en contenter. Mais pourquoi ne pas aller quelques pas plus loin ?

Elle a beaucoup assuré, cette salle. Elle est finalement bien équipée, c’est juste que tout ce matériel audiovisuel est un peu obsolète.

Lorsque le désordre s’ajoute au brouhaha Bien sûr, on a consenti à remplacer le gros téléviseur de 66cm de diagonale d’écran par un appareil ultra plat de 55 pouces, mais…

Mais les participants se plaignent : le son était meilleur avant (normal, ici plus de caisse de résonnance vu que l’écran est « slim line »), et l’image est plutôt brouillée. Il faut dire que l’appareil est toujours alimenté par des cassettes VHS et par un vieil U-Matic.

Les ordinateurs et les tablettes qu’utilisent les collaborateurs sont carrément privés de grand écran, il faut se contorsionner pour essayer de voir les petits displays de ces appareils personnels… La situation confine souvent au ridicule car les graphiques et autres visuels, au lieu d’aider à la compréhension, ajoutent du désordre au brouhaha.

Le flip chart va bien, merci pour lui. Mais les participants s’escriment à recopier les schémas et

les idées qu’on y annote sur leurs blocnotes et arrivent ainsi à perdre bien vite le fil des idées émises, privilégiant la forme au fond.

Quant aux « conférences audio », elles se limitent à activer la fonction hautparleur des différents smartphones…

Effet « boîte de conserve » garanti.

Reste qu’il y a malgré tout une connexion Internet, mais par câble, donc… pratiquement inutilisable pour les tablettes et les smartphones, sauf système D.

De la caricature… aux aménagements vite rentabilisés Evidemment qu’il s’agit d’une caricature ! Votre salle de réunion est bien plus moderne, nous en sommes sûrs. Mais, parfois, c’est en épaississant le trait qu’on prend conscience que quelque chose nécessite plus qu’un simple coup de peinture !

Facile, il suffit de partir d’un postulat : tout est numérique aujourd’hui. L’image, le son, les informations. Avez-vous intégré le numérique dans ces différents domaines ? Les avez-vous « unifiés » pour qu’il s’agisse d’un tout bien cohérent ?

Ajoutons ensuite un corollaire sous forme de question encore : avez-vous organisé votre salle de réunion de manière à ce qu’elle soit adap-

Steelcase tée au travail qu’y accomplissent vos collaborateurs ?

Car nous vivons dans un monde où la communication est le maître-mot, et permettre à votre salle de s’ouvrir au monde (de vos clients, de vos prospects, de vos employés distants) est impératif. La vidéoconférence s’impose, de même que la connectivité avec tous les appareils que vos collaborateurs utilisent.

Pas de moue sceptique à afficher, ces aménagements seront vite rentabilisés par une performance accrue de vos employés.

Lorsque, dans nos colonnes, nous dépeignons les salles de réunion idéales, nous savons pertinemment qu’il s’agit de buts (parfois lointains) à atteindre, mais lorsqu’elles existent, elles délivrent un ROI (retour sur investissement) qui est exceptionnel.

Connexions sans fil, attentes et contraintes Un groupe d’intégrateurs a cherché récemment à évaluer les attentes des utilisateurs concernant

I

les outils de collaboration sans fil et la diffusion de contenus.

ls cherchaient à déterminer ce qui est le plus important pour leurs clients, du point de vue de la qualité, des fonctions, de la facilité d’utilisation et du coût.

« Rester pratique » En général, diffuser une vidéo en streaming et en haute résolution dans une salle de conférence peut poser problème en raison de la bande passante limitée. Mais, la plupart du temps, le contenu des présentations dans une salle de conférence est constitué de matériel statique. Dans la pratique des faits, permettre à différents intervenants de brancher leur matériel et de basculer sur plusieurs écrans est jugé plus intéressant que la fidélité de restitution de la vidéo.

Bien entendu, les progrès techniques permettent souvent, aujourd’hui, de proposer une restitution HR de la vidéo, mais cela montre qu’il s’agit avant tout de « rester pratique » et que la commodité l’emporte le plus souvent lorsqu’elle est opposée à la « haute » qualité.

Rien d’étonnant donc à ce que les utilisateurs plébis-

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citent la facilité d’utilisation. En effet, dans le cœur même de l’action, il est inconcevable de devoir se battre avec une connexion récalcitrante qui laisse l’écran désespérément noir !

L’importance de ce point est encore majorée par l’irruption en entreprise du BYOD, puisque les collaborateurs utilisent de plus en plus leurs propres appareils, smartphones, notebook et tablettes.

connexions nécessitant de hauts débits (généralement les transferts vidéo) devront donc s’effectuer le plus près possible de l’appareil.

Garder cette contrainte à l’esprit permet souvent de réduire considérablement les pertes qui se traduisent par des interruptions ou des sauts d’images.

Il est également possible de placer des « répétiteurs » à différents endroits de la salle de réunion, de manière à maximiser le débit.

Le WiFi rapide travaille aujourd’hui avec la Précautions à prendre technologie 802.11ac et avec des canaux de Dans le monde du WiFi, il faut savoir que 80 MHz qui laissent passer plus de données. le débit diminue très vite au fur et à mesure Cette technologie est trois fois plus rapide que que l’on s’éloigne de la borne d’accès. Les la précédente norme (802.11 n). Mais disposer de la borne d’accès la plus performante n’est pas suffisant en soi, car il faut également que les appareils qui lui sont connectés soient capables d’en tirer profit, exploitent les mêmes fréquences et bandes. Dans la pratique des faits, la borne haut de gamme enverra le maximum de ce que l’appareil connecté peut « supporter » : il se connectera automatiquement à la meilleure bande disponible pour une performance optimale.

La borne utilise parfois aussi le beamforming, qui oriente le signal vers l’appareil qui est connecté. Le résultat, c’est un siICCA gnal WiFi plus puissant, plus clair et plus rapide.

La salle de réunion doit aussi être un espace convivial de collaboration Les salles de réunion traditionnelles d’antan fleuraient bon le cuir et l’acajou… Il en émanait un charme un peu désuet. Chemin faisant, elles se sont adaptées, et elles se sont mises à briller de présentations

A

(informatiques, s’il vous plaît !) PowerPoint.

ujourd’hui, elles ont fini de vagir, les vraies nouvelles technologies ont transformé quasiment chaque élément de la salle de réunion.

« Une île splendide éloignée de tout »…

C’en est terminé du luxe suranné d’antan, c’en est fini de l’utilisation un peu pompeuse. La salle de réunion soit s’utiliser fréquemment, et il s’agit qu’elle assure ! Elle ne doit plus exister en tant qu’« île splendide éloignée de tout ».

En fait, elle doit être un peu à l’image du bureau dans lequel nous travaillons tous les jours.

Les utilisateurs veulent y pouvoir, à l’instar de ce qu’ils font avec leur ordinateur personnel ou avec leur tablette, partager du contenu sans fil.

On doit immédiatement y trouver ses marques, il ne doit plus s’agir d’un « pas dans l’inconnu » ou d’une expérience spécifique distincte des autres.

La salle de réunion doit aussi être un espace convivial de collaboration avec des outils de communication intégrés.

Bien entendu, les réalisations les plus réussies se mettent même à utiliser les murs pour projeter des images bien en grand, en ayant recours aux techniques « videowall ». L’effet est spectaculaire, et, comme les salles de réunion sont généralement utilisées pour recevoir des visiICCA

teurs extérieurs ou des clients, l’impact est exceptionnel et l’image de marque de l’entreprise en sort renforcée. De leur côté, les écrans LCD sont largement disponibles dans des tailles moyennes, mais, une fois un seuil maximum de taille franchi, il est clair qu’il faut se tourner vers les technologies de projection, de rétroprojection (qui élimine le bruit et la chaleur lorsque, dans l’idéal, l’appareil se trouve dans un espace séparé) ainsi que vers les murs d’images.

De plus, de nombreuses salles sont dotées de petits écrans individuels, permettant de travailler collégialement au départ de graphiques ou de données.

nels, un peu comme une sorte de « huddle room de luxe ».

L’équipement d’une salle de réunion doit aussi s’attacher à faire en sorte que les participants puissent entendre aussi bien qu’ils voient. Ainsi, dans les grandes salles, il faut combattre l’effet d’écho et, à cette fin, les murs sont souvent arrondis.

L’acoustique a un rôle clé à jouer, et cela d’autant plus que bien des réunions accueillent aujourd’hui des interlocuteurs « distants » via vidéoconférence ou autres. Dans ces conditions, il faut parvenir à ce que les personnes présentes puissent converser et intervenir sans que la cacophonie ne règne dans les écouteurs des participants virtuels… et dans les oreilles des autres. De là, bien sûr, l’importance des microphones directionnels et de la possibilité de les couper automa-

Prysm

tiquement lorsqu’une personne ne parle plus, pour éviter les bruits parasites.

Le mobilier doit tenir compte de cette contrainte en éliminant toute possibilité de grincements et de raclements, et en assurant un confort optimal. L’éclairage, enfin, doit être uniforme et ne pas éblouir. L’éclairage indirect est souvent choisi à cet égard. Les fenêtres, fort agréables en certaines circonstances, doivent disposer, pour permettre des projections confortables, de rideaux ou de volets permettant de travailler à l’abri des rayons du soleil.

Ni grincements ni raclements !

Et puis, une salle de réunion bien équipée peut également se rentabiliser autrement qu’en accueillant les seules réunions. Elle peut aussi servir de centre d’appels ou de pièce qu’on utilise couramment pour des processus décision-

Steelcase

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Vidéoconférence : l’expérience utilisateur est primordiale !

Les collaborateurs travaillent de plus en plus en dehors de l’enceinte physique de l’entreprise.

Le télétravail revêt bien des formes : au départ de la maison bien sûr, mais aussi sur la route,

L

dans les entreprises client visitées, etc.

es sociétés cherchent aussi à réduire les coûts de fonctionnement, et les frais de déplacement sont en première ligne, et, en même temps, elles demandent un retour sur investissement clair et évident avant d’adopter de nouvelles technologies.

Simplicité totale indispensable La vidéoconférence est la réponse à toutes ces préoccupations. Elle offre d’importants bénéfices mesurables aux entreprises et à leurs collaborateurs.

Mais tous les types de vidéoconférences ne sont pas pareils et, pour garantir à l’entreprise un retour sur investissement optimal, les décideurs doivent opter pour la solution la meilleure, compte tenu de leurs besoins propres. Évidemment, il s’agira de choisir un système de vidéoconférence facile à utiliser et qui s’intégrera correctement aux plateformes de communication existantes. Il faudra aussi qu’il ne nécessite pas (ou peu) de maintenance, surtout s’il s’agit d’un système destiné à fonctionner quotidiennement. Il est particulièrement important de veiller à ce que la communication par vidéoconférence soit aussi facile à établir qu’un simple coup de fil téléphonique ou que la rédaction d’un e-mail.

Lorsqu’on parle de facilité d’utilisation, on parle d’une

utilisation qui doit être « intuitive ». C’est d’autant plus important que les collaborateurs évoluent aujourd’hui dans un monde peuplé « d’apps » qu’ils utilisent sans devoir consulter le moindre mode d’emploi. D’autant que la vidéoconférence est précédée d’un passé qui donne à penser que son utilisation sera difficile ! L’interface d’utilisation devra donc être d’une simplicité totale, il devra suffire d’une pression sur un bouton, pas question de recourir à des trainings ou au service IT de l’entreprise.

Intégration dans les communications unifiées Pour répondre à l’extrême mobilité du personnel, la solution de vidéoconférence adoptée devra permettre à chacun, où qu’il soit et quel que soit le matériel qu’il utilise (notebook, smartphone, tablette), d’entrer en communication, quel que soit le réseau et quelle que soit le débit. Le résultat doit être la meilleure communication possible en fonction de l’environnement utilisé. L’utilisateur qui sera dans une pièce dotée d’une connexion HD aura certes une expérience différente de celui qui utilisera une application iPad dans un aéroport, mais l’un et l’autre doivent avoir le meilleur résultat en fonction de leur connectivité et de leur matériel.

Il faudra aussi que la vidéoconférence s’intègre dans le courant des « communications unifiées »

Steelcase (UC). Voix, e-mail, messages instantanés, audio, web, média sociaux doivent être pris en compte. En fait, un collaborateur devra pouvoir lancer une session de vidéoconférence au départ d’une application sans avoir à quitter son environnement de travail, ce qui augmente la productivité.

La vidéoconférence peut se décliner de plusieurs manières, dont la qualité d’image va decrescendo. La téléprésence, immersive, offre aux participants l’illusion d’être vraiment tous présents dans la même pièce. Les salles de haute définition dédiées se destinent aux réunions de groupe et aux sessions stratégiques. Les systèmes basés sur ordinateurs personnels sont parfaits pour les contacts rapides et les tablettes et autres smartphones sont souvent utilisés par les forces de vente qui veulent des contacts « spot » au gré de leurs déplacements.

Les huddle rooms se multiplient !

Aux États-Unis, le nombre de « huddle rooms » (petites salles de réunion) connaît une

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augmentation foudroyante.

es lieux de travail sont en train de changer. Beaucoup d’entreprises, les grandes salles de conférence destinées aux réunions et aux vidéoconférences cèdent le pas aux petites salles faciles et connectées.

L’espace multifonctions s’est imposé Ces « huddle rooms » comprennent souvent un écran vidéo, un microphone, un système téléphonique et une table centrale dotée de quatre sièges (parfois moins). Elles sont parfois mieux dotées en technologie, tout dépend des besoins.

Quelle est la raison de cet engouement ?

C’est que les entreprises optent souvent pour

Steelcase

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Polyvalence et efficacité garanties !

adressées à des petits groupes, bien au calme.

Les réunions de brainstorming y trouvent une place accueillante. Dans le cas où les collaborateurs rencontrent un client ou un prospect, ils utilisent les « huddle rooms » exactement de la même manière qu’un bureau traditionnel. Les travailleurs itinérants et distants les utilisent aussi pour l’établissement de vidéoconférences rapides et privées.

On le voit, ce qui caractérise les « huddle rooms », c’est leur polyvalence.

Théoriquement, on aurait pu imaginer une salle de réunion traditionnelle occupée simultanément par plusieurs petits groupes de travail. L’un ferait du brainstorming sur le tableau blanc, l’autre diffuserait des informations à ses membres et le troisième se réunirait face à l’écran d’un notebook et discuterait le coup avec un collaborateur à distance.

Cette situation serait préjudiciable à un travail efficace, car les trois groupes se gêneraient mutuellement. Si, pour résoudre ce problème, on décidait de n’accueillir qu’un groupe à la fois dans cette salle traditionnelle, on multiplierait les temps d’attente puisque le 2e groupe ne pourrait commencer à travailler qu’après que le 1er en ait terminé. Et ainsi de suite.

Les « huddle rooms » se prêtent parfaitement aux réunions impromptues et aux présentations

La solution « huddle room » résout élégamment le problème, puisque chaque groupe est dans un espace clos, intime et privé.

une structure « d’espace multifonction ». En fait, un nombre croissant de collaborateurs travaille à distance, depuis leur domicile, plusieurs jours par semaine voire à plein-temps. D’autre part, le marché mondial est devenu accessible aux entreprises de toutes tailles, ce qui fait que les employés voyagent plus souvent et que leurs heures de travail se calquent sur celles de leur clientèle internationale. Moins de travailleurs occupent les lieux durant les heures normales de bureau. Au total, les espaces naguère dédiés aux bureaux des collaborateurs sont devenus inutiles.

L’espace multifonction permet de placer des cabines et des tables de travail sans la perte d’espace liée aux bureaux personnels.

Lorsque les collaborateurs mobiles reviennent dans l’entreprise, ils utilisent les « huddle rooms » en lieu et place des défunts bureaux. Ces mêmes « huddle rooms » servent également à tous les employés résidents lorsque le personnel distant est absent.

La salle réunion n’est pas morte, elle est devenue virtuelle Aujourd’hui on constate que la forme des réunions, change. La communication en temps réel et les outils de collaboration élaborés deviennent peu à peu la norme, portée par la génération Millénium. Ces natifs du numérique sont rompus aux nouveaux outils informatiques et aux possibilités qu’ils offrent en terme d’efficacité et de productivité, avant même de faire leurs premiers pas en entreprises

L

e nombre de réunions auxquels un employé est confronté chaque semaine augmente en même temps que ces réunions se virtualisent. Selon les résultats de l’enquête « the Collaborative Enterprise » de Wainhouse Research publiés en 2015, seulement 40% des participants en moyenne sont présents physiquement pendant une réunion.

Les autres se connectent via différents moyens.

35% sont installés à un poste de travail individuel, 18% en télétravail et 7% sont en déplacement. Parmi les outils utilisés pour se connecter, la vidéo est de plus en plus plébiscitée pour réunir des équipes dispersées géographiquement notamment parce qu’elle permet un haut niveau d’engagement et une implication plus grande de tous les participants. La même enquête indique que 63% des professionnels interrogés estiment qu’ils feraient usage de la vidéoconférence si les salles de réunions en étaient équipées.

Néanmoins, elle est encore loin d’être disponible pour tous. Frost et Sullivan estime qu’il existe 60 à 70 millions de salles de réunion dans le monde mais que seulement 5% disposent de matériel adéquat pour la vidéoconférence. Pourtant aujourd’hui des solutions modernes, à mille lieux des coûteuses salles de télé présence existent et permettent d’équiper très qualitativement et à moindre coût n’importe quelle pièce.

Ces solutions fonctionnent comme n’importe quel périphérique moderne et ne nécessitent aucune installation de logiciel pilote supplémentaire. Elles sont compatibles avec la plupart des plateformes de collaboration du marché (Skype, Google Hangout, Vidyo, Zoom, etc.) ce qui permet de résoudre un véritable casse-tête pour les personnes en charge de l’informatique. En effet,

il est fréquent que les utilisateurs fassent appel à des plateformes autres que celles déployées par selon la présence sur tel ou tel réseau de leurs clients et partenaires. Certaines de ces solutions comme la ConferenceCam Connect de Logitech offrent même des fonctionnalités supplémentaires comme le partage d’écran ou la compatibilité Bluetooth pour les appels, ce qui permet pour quelques centaines d’euros de moderniser n’importe quelle salle de réunion.

Le nombre de réunion hebdomaidaire est en pleine croissance: A titre indicatif, parmi ses conclusions l’enquête Global View: Business Video Conferencing Usage and Trends, conduite par Redshift Research en 2013, établissait qu’en 2016, la vidéoconférence supplanterait l’email et le téléphone et deviendrait le moyen de communication préféré de l’entreprise.

Virtualisation des réunions, moins de la moitié des employés in situ et de visu

A propos de Logitech

Logitech conçoit des produits utiles à la vie quotidienne de chacun, les connectant ainsi à des expériences numériques qui leur importent. Il y a 30 ans, Logitech commençait à connecter les gens aux ordinateurs, désormais, Logitech conçoit des produits qui rassemblent les gens à travers les vidéos, la musique, les jeux vidéo et l’informatique. Créée en 1981, Logitech International est une société anonyme cotée à la bourse suisse SIX (LOGN) et au Nasdaq (LOGI).

Retrouvez Logitech sur le site www.logitech. com, le blog et le Twitter @Logitech.

Patricia Gomez: Sales Manager, Southern Region Video Collaboration @ Logitech

Equipement des salles de réunion, la vidéoconférence en tête des attentes des employés

Logitech : N°,Stand Logitech @ISE : Booth : 9-B125 Logitech France 168-170, Rue Raymond Losserand 75014 – Paris France Site web : http://business.logitech.com/fr-fr

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La réunion en se promenant ? Ça marche !

Rester enfermé dans un bureau toute la journée alors que le ciel est bleu et que le soleil brille… Quel calvaire !

P

ourtant, sortir prendre l’air frais améliore l’humeur et l’activité physique est un excellent ingrédient pour faire germer de nouvelles idées… Partant… si on s’adonnait aux « walking meetings » ?

Supprimer la barrière L’idée est simple, il suffit d’essayer pour se convaincre de l’efficacité de la chose. Chaque jour, transformez deux réunions de 30 minutes en deux fois 30 minutes de marche et vous sentirez la différence. Déjà pour votre forme puisque, mine de rien, vous allez totaliser 5 heures d’exercice physique par semaine… en-

suite pour les résultats que vous obtiendrez sur le plan professionnel !

Sortir de la salle de réunion traditionnelle change la donne, c’est comme si une « barrière » était supprimée. Il s’agit d’une conversation avec quelqu’un, on reste connecté, que la conversation soit intense ou badine.

Bien entendu, la « réunion en marchant » ne peut pas remplacer tous les types de réunions, certaines nécessitent l’utilisation d’outils logistiques de présentation ou doivent réunir un groupe important qu’il serait peu commode d’extraire des locaux de l’entreprise !

Pour réussir une « réunion en marchant », il faut s’atteler à définir un itinéraire qui puisse trouver place dans un des « slots » habituels : 15, 30, 45 voire 60 minutes. Éviter les endroits bruyants ou surpeuplés, aussi. Parfois, il est bon d’avoir un « but » à atteindre. Par exemple, on va marcher pour « déguster un bon café ». Évidemment, il faut aussi tenir compte de la météo.

se prête fort bien aux entretiens d’embauches, par exemple, ou aux rapports effectués directement ou encore aux séances informelles de rattrapage.

Discuter ainsi à bâtons rompus est extrêmement riche sur le plan relationnel. On aborde l’interlocuteur d’une manière bien plus intime et personnelle que dans le cadre de la salle de réunion. L’allure à adopter, sauf accord préalable, sera celle d’une marche agréable et non d’un running, l’objectif n’étant pas de transpirer.

La conversation portera sur un sujet prédéfini, mais offrira une marge importante d’improvisation. Quant au smartphone, le mieux est de l’oublier le temps de la réunion, même si certains préICCA féreront le garder sous le coude pour y enregistrer vocalement l’une et l’autre idée brillante émise. Reste que, idéalement, il vaut mieux simplement mémoriser ces trouvailles !

Au niveau logistique, il est bon de prévenir la personne avec laquelle on va converser en

CEO IBM: Virginia Rometty CEO Apple: Tim Cook marchant, au moins la première fois. Cela lui permettra de prévoir des chaussures confortables pour la marche et d’amener l’une ou l’autre veste mieux adaptée aux conditions extérieures que la panoplie du businessman qui fréquente des salles de réunion traditionnelles.

ICCA

Extrêmement riche sur le plan relationnel De l’avis des spécialistes (et c’est bien logique, d’ailleurs), la réunion de marche s’adresse à deux ou trois participants, guère davantage. Elle

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David Cameron - Barack Obama

Le retour sur investissement, pierre angulaire du déploiement de la vidéo en entreprise Le streaming vidéo est sans doute une des technologies les plus intéressantes à mettre en place dans l’entreprise.

Le jeu en vaut-il la chandelle ?

En effet, les chefs d’entreprise peuvent l’utiliser pour diffuser un message unique et cohérent, à l’échelle mondiale et en temps réel –ou à la demande-, à leurs employés.

Les formateurs d’entreprise peuvent également en tirer parti pour améliorer l’apprentissage et la formation des travailleurs. Les gens du marketing peuvent l’employer pour élargir la portée de leurs lancements de produits en ligne et pour améliorer leurs campagnes ou, encore, pour rendre leurs sites web plus attractifs.

Mais cela en vaut-il le coût ? Les partisans du streaming cherchent en permanence des outils permettant de quantifier le retour sur investissement, en vue de fournir la preuve tangible que l’argent investi produit effectivement un ROI intéressant et mesurable.

C’est que le streaming vidéo n’est pas à l’abri des lois économiques en la matière. Si cette technologie ne permet pas à une entreprise d’augmenter les rentrées, d’améliorer la productivité des travailleurs ou de permettre une réduction des coûts, bien peu de dirigeants se consacreront à le déployer !

Tout le monde semble donc d’accord avec ce principe de base. Reste qu’il s’agit d’identifier la valeur commerciale générée par le déploiement du streaming vidéo et de l’évaluer par rapport aux coûts de mise en œuvre de la technologie en question. Et force est alors de constater qu’il y a moins de consensus concernant sur la manière de mesurer l’efficacité de cette technique. Dans les études / enquêtes, les répondants parlent d’amélioration de la productivité et de réduction des frais de voyage. Tout dépend du domaine d’activité.

Le cercle vertueux qui se brise Il est évident que toute solution technologique permettant de réduire les frais de voyage, surtout pour des entreprises de taille mondiale, crée des économies substantielles. Et il ne s’agit pas que de frais de voyage : lorsque les employés restent là où ils travaillent, cela économise du temps et ils sont plus productifs que

lorsqu’ils évoluent dans des aéroports et qu’ils voyagent.

Il est facile de quantifier ce point en le transformant en pièces sonnantes et trébuchantes.

Les dirigeants d’entreprise, au lieu de voyager dans les différentes localisations de l’entreprise pour diffuser leurs paroles, peuvent ici s’adresser d’un seul coup à tous les collaborateurs, réduisant le temps total nécessaire pour communiquer leur message. Ils gagnent donc du temps pour se consacrer à leurs tâches principales.

La compétence, le tour de main, l’expérience et l’expertise sont des denrées rares pour l’entreprise. Le « transfert de compétences » s’effectue généralement sous la houlette d’un vétéran qui instruit les jeunes recrues. Ce cercle vertueux peut se briser si, d’aventure, un collaborateur clé quitte l’entreprise pour l’une ou l’autre raison.

Le streaming vidéo peut pallier ce problème en « capturant » ces compétences et en permettant leur partage à tout collaborateur. Cela vaut… beaucoup d’argent !

Réduire le désagréable « turn-over » La communication à l’intérieur de l’entreprise gagne beaucoup avec le streaming vidéo. Il permet aux cadres supérieurs de transmettre leur message aux travailleurs. La mesure de valeur peut ici correspondre à supposer que les collaborateurs deviennent plus productifs d’au moins 1% dès lors qu’ils développent une meilleure compréhension des objectifs et de la stratégie de l’entreprise. Il suffit donc de multiplier le total des salaires et avantages sociaux par un pour cent et on arrive à obtenir une estimation (minimale !) de l’avantage que procure le streaming.

La satisfaction des collaborateurs et le turn-over peuvent donner d’autres indications de ROI. La communication à l’intérieur de l’entreprise vise à offrir aux collaborateurs une meilleure idée des buts poursuivis et de leurs propres rôles au sein de l’organisation. Si vous notez une réduction du turn-over après l’adoption du streaming, il s’agit d’un retour sur investissement important, car cela permet l’économie de l’embauche de nouveaux travailleurs (identification des candidats, temps d’interviews, formation, etc.). À ce propos particulier de l’em-

bauche, d’ailleurs, utiliser la vidéo pour enregistrer des interviews à l’emploi, au départ d’entretiens face to face ou d’entretiens webcam (style Skype) est particulièrement riche, car on peut partager ces images entre les différentes personnes de l’entreprise susceptibles d’être intéressées. Une présélection pertinente peut s’effectuer rapidement. Le retour sur investissement est également assez facile à calculer ici puisqu’il s’agit de chiffrer le temps gagné par les différents responsables, compte tenu du nombre de candidats qu’il a été possible d’éliminer par le procédé.

Formation, le domaine phare La formation est un domaine qui se prête fort bien au streaming. C’est un secteur phare pour la vidéo. La « qualification à la demande » en est une belle illustration. L’idéal serait que le personnel en place soit théoriquement susceptible d’être compétent dans tous les domaines de l’entreprise, mais on sait très bien que c’est totalement impossible. Ici, en adoptant une optique plus réaliste, l’entreprise peut offrir aux collaborateurs des « tutoriels en vidéo à la demande » qui permettent de se qualifier, en un court laps de temps, à la réalisation de telle ou de telle autre tâche, de manière spécifique et pointue. Le retour sur investissement se calcule sur le nombre d’heures de formation réelle gagnées, pour le formateur et pour le collaborateur, étant donné qu’il peut ici ne se former que dans le domaine très spécifique qu’il doit aborder.

Notons encore l’intervention de spécialistes, qui peuvent, à distance, dispenser leurs précisions et recommandations, tant dans les formations que dans des réunions.

En fait, les exemples abondent et on ne peut les aborder tous dans le cadre de cet article. Une myriade d’approches peut s’utiliser pour justifier les avantages résultant du déploiement du streaming vidéo dans l’entreprise.

De toute manière, chaque entreprise devra analyser la situation selon son propre ensemble d’objectifs et ses propres indicateurs de performance.

Streamdis E-mail: askit@streamdis.eu Website: www.streamdis.eu/webinar

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Les tendances pour 2016 dans les hôtels C’est tout récent, mais ça paraît bien vieux, déjà… Souvenez-vous de ce bon vieux temps où

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on considérait comme avant-gardiste tout hôtel disposant d’une connexion Wi-Fi !

ujourd’hui, la majorité des clients attendent ce service de tout hôtel fréquenté ! Les technologies évoluent à pas de géant, et la norme est maintenant d’offrir aux clients des solutions numériques pour augmenter l’expérience utilisateur et, du même coup, pour aider les hôteliers à gérer leurs hôtels.

Lorsque le kiosque est… un smartphone !

Les voyageurs d’aujourd’hui, surtout les jeunes générations, sont totalement disposés à sacrifier, sur l’autel de l’efficacité, l’antique service ancien à la clientèle et conjuguent cette dernière avec leurs smartphones, rodés qu’ils sont aux transactions mobiles.

L’industrie hôtelière doit en tenir compte. Des solutions de libre-service sont en train de révolutionner la réception, le check-in et le checkout. 85% des clients préfèrent cette solution à l’enregistrement traditionnel.

plement. Cette idée se base sur le fait que de plus en plus de voyageurs utilisent leurs smartphones en permanence et qu’ils sont fort intéressés par la commodité des interactions qu’ils permettent. Par exemple, Accor (Sofitel, Ibis) a récemment mis en place l’enregistrement mobile dans un grand nombre de ses établissements.

Le « check-in » se fait en ligne via une app, et l’utilisateur reçoit un message de bienvenue lorsque sont disponibles chambre et clé.

Lorsqu’il arrive sur place, il est accueilli par le staff qui lui remet sa clé.

Il n’y a plus de paperasse et, même, dans certains cas, même plus de comptoir de réception.

Marriott emprunte également cette voie et offre l’enregistrement mobile dans 500 établissements.

sur son smartphone que sur sa tablette. Ceci permet de gagner du temps et évite les tracas tant pour les clients que pour le personnel de l’hôtel.

En 2016, les applications vont encore s’enrichir davantage de fonctionnalités pour rationaliser la communication des clients et vers les clients.

Notons que l’application ne soit pas nécessairement être spécifique à l’hôtel. Les petits établissements, les boutiques et les hôtels de moindre importance pourront recourir à des applications émanant de tiers dotées de nombreuses options.

Gagner du temps et éviter les tracas

Le kiosque d’hôtel interactif, déjà largement implanté, n’est finalement que le pendant de celui que nous utilisons dans les aéroports. On en est même, au Yotel de New York, au stade du robot qui stocke les bagages.

Cependant, les innovations continuent. Un moyen plus petit et plus performant qu’un kiosque vient aujourd’hui en aide à la réception de l’hôtel. Il s’agit du smartphone, tout sim-

Et le check-in et le check-out ne constituent que le début du phénomène qui va largement s’étendre. Les applications mobiles des hôtels permettent aux voyageurs d’ajouter des services, d’apporter des modifications à leurs réservations, et bien davantage encore. Le client veut-il stocker ses bagages après le check-out, a-t-il l’intention de rester une nuit de plus, a-t-il besoin d’un lit supplémentaire dans la chambre ? Dans chacun de ces cas, le voyageur peut commander ces services via une bonne application mobile, tant

Concierge… virtuel La conciergerie évoluera vers le virtuel. Avec l’application, on pourra rechercher des informations sur la destination, obtenir l’itinéraire, demander des recommandations et des services. Les hôtels James de Chicago et de New York sont à la pointe en ce domaine. On peut recevoir toutes les informations de l’hôtel sur le téléphone et il est possible de communiquer avec le personnel à propos du quartier, de la région, comme on le ferait avec un concierge traditionnel. Un des avantages outre la commodité, c’est que le voyageur peut entamer la recherche avant même de commencer à voyager. Notons aussi que ces applications ne « tuent » pas le métier réel de concierge : elles le débarrassent d’une partie importante de leur travail, répétitive et banale, pour lui permettre d’améliorer leur interaction avec les clients et d’avoir des conversations plus en profondeur avec eux.

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Le contenu l’emporte sur la destination Par Christian Muschlechner, Directeur du Convention Bureau de Vienne

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urant l’âge d’or des congrès et conférences, l’argent n’était pas un problème, les sponsors répondaient présents, les pendants touristiques l’emportaient sur les programmes officiels des réunions scientifiques : réceptions, dîners de gala, programmes pour les accompagnants, etc. Un vrai paradis pour vendre les avantages de destinations. Les réunions scientifiques étaient en partie motivées en partie par l’agrément de la destination, et le marketing des organisateurs résidait souvent dans la mise en exergue des points forts du programme « social ». Et il y avait une grande différence entre le nombre de personnes qui s’inscrivaient et le nombre de participants aux sessions. Les accompagnants ont bien sûr contribué au budget, mais également à l’aspect social du meeting.

La situation a radicalement changé. Dans le monde médical, on a introduit des règles et des règlements de conformité et le comportement des participants s’est modifié. Intérêt croissant pour l’éducation, pour le réseautage, changement de génération, égalité entre les participants, tous ces éléments jouèrent pour changer la perception des réunions scientifiques.

Depuis le début de ce siècle, l’importance et la valeur de la destination en tant que telle a diminué. Elle doit toujours assurer l’infrastructure voulue, mais le marketing et les arguments développés pour convaincre les participants potentiels ont utilisé une autre voie. Écoutons les propos d’un organisateur d’une des associations scientifiques : « Je ne veux pas voir un seul participant dans mon meeting qui vienne en raison de la destination, il faut qu’il soit présent uniquement pour le contenu ». Autre citation récente d’un CEO d’une association scientifique : « Mesdames et Messieurs, l’avenir de notre meeting se base sur le contenu et non sur la destination ».

Nous connaissions déjà l’adage « le contenu est roi », mais sommes là en train d’observer que le travail, le contenu offert dans une réunion scientifique deviendra de plus en plus l’argument majeur pour promouvoir l’événement. Les participants d’aujourd’hui, et plus encore de demain, analysent le contenu et, aussi, la manière dont le contenu sera diffusé.

L’avenir est la méthode de transfert du contenu. Pas seulement par le présen-

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tateur, mais aussi dans quel environnement, avec quels éléments interactifs et de quelle manière le participant peut être impliqué.

Le temps n’est plus où les organisateurs pouvaient promouvoir leur événement avec la Tour de Londres, le Pont, la Tour Eiffel de Paris ou l’Opéra de Vienne. Les meetings réussis mettront en exergue les orateurs présentant des découvertes scientifiques mondiales, de nouvelles formes de transfert de connaissance et différentes expériences d’apprentissage.

Les associations qui essaient de nouvelles méthodes de transfert de contenu survivront à long terme. Celles qui resteront engluées dans les anciennes manières de procéder rencontreront probablement des ennuis.

Chaque jour, la connaissance humaine augmente de manière exponentielle. Les réunions scientifiques ont à identifier le bon contenu, et à le promouvoir aux participants potentiels.

Dans un environnement économique en mutation, le rôle de chaque participant devient plus évident. Il y a une tendance claire : les

Christian Muschlechner participants choisissent d’assister à un meeting sur base du contenu et des expériences individuelles d’apprentissage. Et, en ce qui concerne les organisateurs : oui, vous vous devez d’offrir le meilleur contenu et de le promouvoir, le participant paie finalement la facture via ses frais d’inscription.

Ce « marketing du contenu » implique aussi que les associations doivent devenir plus « proactives » en promouvant autrement leurs événements : dans un meeting scientifique, finalement, la promesse de 3 heures d’apprentissage intensif avec un leader en la matière vendra bien plus l’événement que le sex appeal de la destination !

Bien préparer l’interprétation d’un événement, d’une conférence, d’un congrès Avez-vous décidé de mettre sur pied une manifestation nécessitant de l’interprétation ? On le sait, rien ne

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vaut communiquer dans la langue maternelle des participants pour mettre toutes les chances de son côté.

ncore faut-il savoir se préparer correctement pour que l’interprétation soit optimale. Il y a quelques précautions à prendre préalablement…

Généralement, ces documents seront remis aux interprètes dans leurs cabines.

Informer préalablement les interprètes

On conseille aussi d’organiser, préalablement à la tenue de la manifestation, une courte entrevue avec les interprètes pour bien les informer complètement et chercher ainsi à les impliquer un maximum.

Les aspects techniques (micros, cabines, caméras éventuelles) doivent être maîtrisés et conformes aux buts recherchés. L’intervention d’une société spécialisée est indispensable, car aucun amateurisme ne peut être toléré.

Les orateurs doivent respecter quelques règles élémentaires, valables d’ailleurs dans toute réunion, soit parler de manière audible et concise en évitant les discours-fleuve. Le débit doit être constant et il faut éviter de se précipiter. On leur demandera éga-

Déjà, il s’agira de demander des langues correspondant aux besoins réels de la réunion. Ceci dépend du nombre de personnes présentes parlant telle ou telle langue. A vous de décider à partir de quel nombre un groupe mérite d’être traité dans sa langue maternelle.

Dès cet instant, et dès accord reçu de la société d’interprétation, il faudra informer les participants quant à la langue qu’ils pourront parler ou écouter.

L’intitulé de la réunion servira aux interprètes pour se préparer préalablement. Il est bon qu’il soit clair, et il ne faut pas hésiter à l’expliciter davantage en quelques lignes le cas échéant.

Dans le même esprit, il faudra leur fournir les précisions nécessaires concernant les termes techniques, les abréviations et autres jargons éventuels utilisés dans le cadre de votre métier.

Le timing importe, et il est conseillé d’indiquer le temps prévu pour chaque point à l’ordre du jour.

Chaque point doit être annoté, précisé. Exemple : information, discussion, vote, etc.

Éducation indispensable des intervenants

lement de parler si possible dans leur langue maternelle. Petit conseil important, il est préférable de parler que de lire.

On s’assurera aussi que tous les écrans soient vi-

Brahler sibles à partir de toutes les cabines d’interprétation, car les interprètes doivent avoir une bonne vue des écrans, ainsi d’ailleurs que disposer d’une version imprimée des présentations.

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Passer à une approche orientée client !

Une entreprise sans clients ? Mais cela n’existe pas, tout simplement ! Malgré tout, de nombreuses entreprises oublient encore qu’un bon support et une bonne écoute sont des éléments fondamentaux

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pour satisfaire les clients existants et pour se développer.

rop souvent en effet, les collaborateurs oublient que l’existence des clients est la raison pour laquelle ils travaillent et pour laquelle ils sont payés tous les mois ! La clientèle est le véritable sang qui permet au cœur de l’entreprise de battre.

Créer « l’obsession client » D’autant que la compétition est extrêmement féroce : s’ils veulent changer de fournisseur, les clients seront reçus à bras ouverts par d’autres sociétés qui ne proposeront peut-être pas un produit ou un service radicalement différent, mais qui se seront attachées à comprendre leurs besoins en prêtant attention aux détails qui comptent.

Rappelons aussi une règle simple : un client

existant nécessite bien moins d’efforts pour rester fidèle qu’il n’en faut pour transformer un prospect lambda en nouveau client. Un corollaire, aussi : un client satisfait essaime la bonne parole autour de lui et amène, en conséquence, de nouveaux clients. Ce dernier phénomène est d’ailleurs amplifié par l’avènement des médias sociaux.

Changer les mentalités en cours n’est pas facile. La première étape, c’est de trouver le moyen de placer le client dans l’esprit des collaborateurs. Cela pourrait s’appeler « l’obsession client ». Tous les collaborateurs, à tous les étages de l’entreprise, du téléphoniste au service comptable (donc pas seulement au niveau marketing ou commercial), doivent comprendre que leur travail influence la satisfaction de la clientèle.

Un exemple ? Le délai d’attente téléphonique et les 30 premières secondes de communication sont essentiels, car c’est alors que le client se fait sa propre idée de l’entreprise. Un autre ?

Il est démontré que la présentation graphique et les libellés des factures participent à l’image

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globale que le client se fait de la société.

Interagir finement avec sa clientèle Pour parvenir à créer une « éthique client », il peut s’avérer utile de détecter, à l’intérieur de l’entreprise, les collaborateurs qui ont la fibre « clientèle » dans leur ADN, de les former davantage à cet égard et de compter sur eux pour prêcher la bonne parole aux autres, ce qui facilitera le processus

de changement « culturel » global de la société.

Par la suite, lors de chaque recrutement ultérieur, il s’agira d’identifier les postulants naturellement « orientés clients », et de les privilégier, à compétences égales.

Il s’agit, en outre, de réfléchir à de nouveaux moyens de communication pour interagir avec les clients. Parmi eux, la vidéo permet d’avoir une interaction riche (comprenant le langage corporel) et qui permet de créer un lien personnel, ce que ne permettent ni le téléphone ni les courriels. Ajoutons qu’il est fort important qu’un client ait une personne de contact aussi « immuable » que possible dans l’entreprise, un « Monsieur Entreprise », un « One stop shop man », à qui il peut s’adresser pour résoudre ses problèmes et à qui il peut détailler ses besoins.

Les newsletters électroniques et les posts sur la page web de l’entreprise (par exemple une communauté « axée client ») feront référence à la prise en compte des observations émises par certains clients, ce qui permettra du même coup d’informer l’ensemble de la clientèle et diffusera l’image dynamique d’une entreprise qui sait évoluer et s’adapter.

La règle immuable du digital signage Lors de l’intégration de solutions d’affichage numérique en entreprise, dans

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les hôtels, lors de congrès et de conventions, il y a une règle immuable…

imple et incontournable : le succès ou l’échec du digital signage est lié non à la technique utilisée, mais au contenu. Le contenu est roi.

Nous sommes conçus pour capter le mouvement Les personnes qui verront vos messages ne se soucient pas le moins du monde du matériel que vous avez installé, ils s’intéressent à ce qu’ils voient et entendent, et à la manière dont les messages s’adressent –ou pas- à eux.

Et pour obtenir de bons contenus qui fassent mouche, il faut se garder de quelques péchés capitaux en la matière.

Déjà, il s’agira d’éliminer toutes les images statiques. Le contenu doit être « en mouvement » tout le temps, car c’est lui qui attire le regard et, partant, l’attention. Notre œil et notre cerveau sont conçus pour capter le mouvement, il suffit pour s’en convaincre de noter avec quelle promptitude nous prenons conscience qu’une mouche nous côtoie. Notez bien que même des images fixes peuvent être en mouvement, tout est question de créativité : elles peuvent se composer à la manière d’un puzzle ou zoomer, par exemple, sans évidemment exagérer en recourant exagérément au procédé.

La fraîcheur du contenu importe beaucoup. Il

faut que les informations dispensées soient à jour. Un système de digital signage est conçu pour être réactualisé dès que vous le voulez, alors… faites-le ! En fonction de la météo, de l’agenda, de l’état des stocks, peu importe, mais le contenu doit VIVRE et dispenser une information UTILE.

Dès que possible, il vous faudra inciter vos spectateurs à interagir. C’est le but ultime. Soit en pressant sur un écran tactile lorsque c’est possible, soit en utilisant leurs smartphones pour aller à une adresse Internet ou pour envoyer un SMS, soit en se rendant physique-

Le but ultime : provoquer l’interaction Vous le savez, une revue papier doit beaucoup aux graphistes qui la réalisent. C’est juste tout pareil pour le digital signage : tout doit être bien équilibré et conçu ! Et… prévu pour accepter les mises à jour et le mouvement qui doit ici aller de pair.

Si vous utilisez un mur d’écran, il faut que les espaces entre les écrans soient pris en compte, pour éviter que des informations importantes ne disparaissent, ou que les résultats soient disgracieux comme, par exemple, étirer une image sans tenir compte de ses proportions. Il vaut souvent mieux travailler à remplir pertinemment chaque écran séparément. De toute manière, il s’agit, une fois encore, d’un travail de graphistes.

3M Touch Systems ISE: Hall 8 - Booth N350 Website: www.3M.co.uk/Touch/Contact ment à un endroit déterminé, soit encore en … achetant, tout simplement. Du même coup, en fonction de ce « return », vous pourrez quantifier l’impact de telle information par rapport à une autre.

Revisiter la séance de questions-réponses Dans la conception d’un meeting ou d’un congrès, il est courant de prévoir une

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session de questions-réponses.

ette dernière peut s’avérer un outil très puissant, mais on a, hélas, tendance à le sous-estimer. Voici quelques trucs et astuces (à ne pas prendre sans modération, il faut « picorer » !) qui visent à relever le niveau !

Plus de pression sur l’orateur !

En général, on prévoit les « questions-réponses » après la prestation de l’orateur. On pourrait en réalité faire l’inverse : l’auditoire poserait ses questions dès le départ, de manière à ce qu’il puisse adapter son discours aux besoins et désirs des participants. Conséquence logique, ces derniers porteraient plus d’attention à ce qui serait dit, puisqu’il s’agirait de réponses à leurs questions mêmes. Cette manière de faire pourrait s’effectuer de façon « différée », avant la réunion en elle-même, et des applications informatiques permettent de mener tout cela à bien. Bien entendu, cela met plus de pression sur l’orateur qui doit être capable d’ajuster son discours voire d’improviser, ce que peuvent aisément faire les « grandes pointures ».

Autre chose : un des grands problèmes que rencontrent les orateurs, c’est de pouvoir adapter leur discours au niveau de connaissance des participants. Pour pouvoir finement l’ajuster, il peut être intéressant de concevoir une séance de questions-réponses à mi-parcours.

l’orateur peut demander aux autres participants s’ils peuvent aider à trouver une bonne réponse. Rien de plus puissant qu’un groupe pour trouver ensemble des réponses et des solutions !

Dans ce scénario, et en quelque sorte, l’orateur se transforme en « animateur ».

La séance de Q/R doit être adaptée et réelle : nombre d’entre elles sont de mauvaises excuses d’interaction. Donner seulement 5 minutes à 200 personnes pour les questions, c’est juste se moquer d’elles. Si on prévoit une séance de Q/R, il s’agit de le faire correctement et de donner du temps à l’engagement réel.

Une bonne séance de Q/R doit, à l’instar du topo de toute réunion, avoir un objectif. Cela signifie qu’il s’agit de clairement indiquer dans quelle direction le questionnement doit aller. Il ne faudra pas demander : « Y a-t-il des questions ? », mais bien : « Y a-t-il des questions sur la théorie que vient de nous exposer l’orateur ? ».

Dernier conseil, évident : il faut se garder des personnages qui veulent systématiquement prendre la parole et, surtout… la conserver. Ces « grandes gueules » sont toujours présentes dans tout meeting ou congrès, il faut évidemment leur donner du temps de parole, mais savoir les couper pour écouter d’autres intervenants.

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Suggestion encore : l’orateur parle, car il est considéré comme un expert dans le sujet qu’il traite. Mais les participants sont également des experts dans leurs besoins spécifiques ! Pourquoi alors ne pas remplacer le rythme habituel (30-45 minutes de discours et une dizaine de minutes de Q/R) par… l’inverse (10 minutes de discours et le reste en Q/R) ?

Lorsque les réponses viennent… du groupe ! « Le groupe a la solution » ! Original : si nous admettons que les participants sont capables de poser des questions pertinentes, pourquoi ne pas leur faire confiance et écouter leurs réponses ?

Expliquons… Après une question de l’auditoire,

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Ne pas utiliser le digital signage coûte cher !

Le digital signage ou signalisation dynamique est un concept relativement neuf dans le monde de la publicité qui a toujours raisonné en termes de médias imprimés, de spots radios et TV.

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ien entendu, l’entreprise se montre a priori frileuse et estime souvent que la mise en place d’un réseau de digital signage coûte bien davantage que la communication imprimée. Ce qui s’avère exact si l’on compare ce prix à UNE SEULE impression. Sur le plus long terme, la situation change radicalement.

Ce que coûte l’absence de digital signage De plus, recourir au digital signage comporte de nombreux avantages spécifiques.

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Un chiffre : 76% des consommateurs américains ont envie d’entrer dans un nouveau magasin sur base de l’attrait et de l’efficacité de ses messages émis en digital signage. En outre 68% ont déclaré avoir effectué un achat, car un message particulier a attiré leur attention. Évidemment, l’inverse peut également se produire : des messages mal conçus peuvent faire plus de mal que de bien. Les consommateurs d’aujourd’hui sont habitués à utiliser des appareils nomades séduisants qui diffusent nombre de messages qui captent leur attention. Il faut donc des stimuli extérieurs particulièrement intéressants pour les en détourner. Rien n’est plus efficace pour détruire une marque que des messages mal ficelés réalisés en amateur.

de conception, remarquées ensuite, ne peuvent plus être corrigées. Étant donné le délai de « fabrication », les informations diffusées peuvent s’avérer obsolètes une fois publiées.

Une situation qui a tout du « Win-Win » !

Le support numérique, lui, permet de tenir à jour, en temps réel, la présence visuelle d’une entreprise. Le support numérique offre cette flexibilité en donnant le complet contrôle du message.

Il est même possible de mettre à jour le contenu à tout moment. Cette manière de communiquer s’autorentabilise d’elle-même. De plus, les logos, les affichages, les feuilles de conception sont réutilisables, à l’inverse de leurs homologues papier. Des entreprises futées vendent même de l’espace publicitaire sur leurs plates-formes numériques à des annonceurs non concurrents, et génèrent ainsi un flux nouveau de revenus.

Mais les avantages du digital signage ne se limitent pas à la seule réduction des coûts. Les styles de présentations, les écrans évolutifs et le mouvement peuvent attirer plus d’audience que les vieilles affiches papier. Dans les files, il a été démontré que l’utilisation du digital signage réduit de 40% l’impression subjective d’attente.

La situation y a tout du « Win-Win » : les clients ressentent un temps d’attente réduit et les entreprises ont une audience « captive » pour leurs messages. Cela renforce l’engagement du client, la fidélité à une marque et améliore l’expérience globale d’achat.

L’affichage numérique peut s’utiliser pour aider le client lorsqu’il fait ses achats. Expositions interactives que l’on place stratégiquement, offres spéciales, affichage de spécifications techniques ou encore démonstration de l’appareil et de son utilisation, tout est possible. L’évolution des écrans, les mouvements fournissent un moyen efficace pour attirer l’attention des clients potentiels. Les recherches ont montré que la mise en place d’un système d’affichage numérique peut augmenter les ventes de 40% ( !) dans certains magasins.

Un produit « vert », bon pour la planète !

Mais en fait, au lieu de s’interroger sur le coût d’une stratégie de digital signage, il est plus judicieux de se demander ce que peut coûter l’absence d’utilisation de signalisation numérique.

Les avantages du numérique sont importants.

La réalisation d’une production traditionnelle « print » est un processus lent et laborieux.

Le développement, la conception et les différents essais préalables peuvent prendre des semaines voire des mois. Ce qui signifie que la planification du matériel de communication, par exemple pour un congrès – le retail – dans un hôtel, est une tâche de longue haleine. Une fois la production lancée, pas de marche arrière possible, toutes les erreurs, coquilles ou failles

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Utiliser le digital signage, c’est également opter pour moins de gaspillage. Les systèmes « print » traditionnels consomment énormément de matériaux qui, une fois la campagne terminée, peuvent partir au rebut. Impossible en effet de « mettre à jour » ces affiches et ces documents papier. En revanche, l’affichage numérique peut se réutiliser autant de fois que nécessaire puisqu’il peut aisément être modifié pour mettre d’autres promotions en exergue. L’affichage peut changer à l’envi, instantanément.

Cette gestion intelligente des ressources place le digital signage dans la catégorie des produits « verts », écologiquement « bons pour la planète », une fois qu’on le compare aux méthodes « traditionnelles ». Évidemment, comme tout autre matériel, les systèmes de digital signage ont une durée de vie déterminée. Mais les composants (cuivre, aluminium, plastiques) sont fa-

cilement recyclables, et, d’ailleurs, nombre de systèmes de digital signage ont été construits sur base de matériaux réutilisés.

En conclusion, ne pas utiliser le digital signage revient finalement plus cher à l’entreprise que de l’utiliser. L’investissement nécessaire pour l’affichage numérique finit par se rentabiliser luimême à l’aide d’une meilleure efficacité dans la communication.

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