Met CD&V “naar buiten” Draaiboek voor een zichtbare CD&V-afdeling op braderieën, buurtfeesten, beurzen, eetfestijnen, evenementen, BBQ’s, straatacties, (avond)markten… Concept, decor, aankleding…
in 360 graden en 7 stappen
1
WELK DOEL WILLEN WE BEREIKEN?
• Merk CD&V en CD&V-mensen zichtbaar maken: oranje • Met zoveel mogelijk mensen in contact komen • Plannen/verhaal van onze eigen “Goed Gezinde Gemeente”/afdeling
naar buiten brengen
• Nieuwe leden winnen • Blijvend in dialoog gaan
360° LOKALE STRATEGIE LOKALE COMMUNICATIE
7 stappen
2
WELK VERHAAL GA JE BRENGEN?
• CD&V Rommelgem is een Goed Gezinde Gemeente, wat is ons
verhaal, waar zetten wij op in, wat willen we “in de dialoog gooien”?
• Stel met je communicatiecel een (kort) basisdocument op waar
het hele verhaal in beschreven staat: wat, waar, wanneer, waarom, door wie en voor wie? »» Inleiding: geef kort en kernachtig weer wat de boodschap zal zijn die je meegeeft aan de passanten/ deelnemers… »» Bodytekst: het hele verhaal, zodat iedereen die erbij betrokken wordt op de hoogte is.
• De waarom-vraag is het belangrijkste, wat betekent het verhaal
van de Goed Gezinde Gemeente in je eigen gemeente. »» Slogan: • gangbare CD&V-slogan van de ‘Goed Gezinde Gemeente’ • specifieke slogan, open vraag aangepast aan jullie verhaal. • conversation starters, gebruik deze zeker.
3
WELKE DOELGROEPEN SPREKEN WE AAN EN HOE GAAN WE MET HEN IN CONVERSATIE?
Welke mensen onder de passanten/deelnemers wil je meer aandacht schenken?
• • • • •
alle voorbijgangers ouders met kinderen jongeren ouderen andere
4
MAAK WERK VAN EEN EVENEMENTENTEAM
Verdeel de taken in je communicatiecel en zoek eventueel nog versterking. Leg een timing vast: wat moet vooraf, de dag zelf, opvolging?
• • • •
Wie coördineert?
• • • •
Wie maakt foto’s?
Wie zorgt voor aankondiging en uitnodiging? Wie zal het standje bemannen? Wie haalt ballonnen, beachvlaggen en het tentje en wie zet het op? Wie schrijft er een artikel over? Wie zorgt voor de catering? Welke vrijwilligers bevolken de stand? »» ook voldoende lokale mandatarissen »» Front-office: vrijwilligers tussen de stroom passanten voor de stand • spreken de passanten welgezind aan en nodigen hen uit op de stand. • Denk aan de herkenbaarheid, bv. aan hun oranje T-shirt of polo, pet, badge e.d. »» Back-office: mandatarissen, vrijwilligers op de stand zelf • ontvang de mensen hartelijk • bied iets aan als conversatiestarter • bedank hen na het bezoek, bv. met een bloem
5
HOE VERTELLEN WE een wervend VERHAAL?
5.1. HOE BRENG JE een wervend VERHAAL VOORAF? Kondig je aanwezigheid op het evenement vooraf aan via:
• het huis-aan-huisblad »» Verwijs in je advertentie of artikel in je huis-aan-huisblad
ook naar de site
• je website »» Maak een pagina waar mensen meer informatie kunnen
krijgen
»» Gebruik de banner met een link naar de pagina • Twitter »» Als je een Twitteraccount hebt, deel dan de boodschap
»»
“cdenv staat op avondmarkt te #ieper” + eventueel een link naar je site Gebruik steeds de hashtag gemeente omdat je dan gratis op de site van Het Nieuwsblad komt.
• Facebook »» Voor eigen activiteiten (bv. bbq) • Maak een evenement aan en nodig al je vrienden uit.
»» »»
Als iedereen dit doet, dan bereik je al heel wat mensen. • Promoted Post (zet eens een advertentie op Facebook om reclame te maken voor je evenement). Handleiding hiervoor vind je op het intranet. Voor activiteiten waar je te gast bent (bv. avondmarkt) • Kijk of er een evenement bestaat en laat weten dat je ook aanwezig zal zijn. Denk ook aan achteraf en neem foto’s • Zet een selectie foto’s op je pagina en tag de aanwezigen. • Zorg dat het duidelijk is dat het CD&V-activiteit is.
Geef de mensen een reden om te komen.
5
• Nodig uit om deel te nemen • “Kom naar de CD&V-stand tijdens het buurtfeest en werk mee aan een Goed Gezinde Gemeente” of “ Een Goed Gezinde Gemeente werkt beter, wat maakt u goedgezind?”
• Vertrek van een conversatiestarter • “Moeten we de winkelzone in het centrum uitbreiden
of juist beperken?” Vul je mening in op de tekstballon en breng deze mee naar de CD&V-stand op de braderie”
• Of “ Een Goed Gezinde Gemeente en winkelen, hoe zie jij
dat?”
• Doe een enquête
Bezoek de Goed Gezinde stand en neem deel aan onze enquête!” »» Bijvoorbeeld enquête met 3 stellingen die je in volgorde van belangrijkheid moet zetten »» Geeft direct een aanzet om met mensen in dialoog te gaan
• Werk met een bon “Bon voor Goed Gezinde Mensen”
Uitknipbonnetje in huis-aan-huisblad waarmee je een cupcake, worteltaart, streekspecialiteit… kan verkrijgen aan de CD&V-stand.
• Organiseer een prijsvraag
In het blad en/of op de website organiseer je een prijsvraag waarmee je iets kan winnen, bv. een Bongo-bon van 100 euro. Tip: vraag steeds naam en e-mailadres, zodat je deze data later nog kan gebruiken.
• Nodig uit via het web
5
Banners voor website en Facebook kunnen ook opgemaakt worden via Formvit: http://klanten.ggb.be/vit2print/
5.2. HOE maak je je verhaal wervend DE DAG ZELF? Zorg voor een WERVENDE stand en bespreek op voorhand waar je zal (mag) staan, liefst op een goed gekozen, centrale plaats. Doe het in stijl, doe het in de huisstijl;
• Tentje »» CD&V-tentje lenen of kopen bij CD&V nationaal »» ‘Oranje loper’ – CD&V nationaal »» Welkom-banner – CD&V nationaal »» Oranje inkleding • Beachvlaggen »» Beachvlaggen met CD&V-logo wijzen de weg »» Indien nodig kan je aan zichtbaarheid winnen door de
»»
beachvlaggen aan de weerzijden bovenop de steunpalen van het tentje te plaatsen Beachvlaggen lenen of kopen bij CD&V nationaal
• Ballonnen »» Tros CD&V-ballonnen aan het
5
tentje, of aan een iets zwaardere steen. Een klein drukflesje helium kost zo’n 30 euro en daarmee blaas je een 30-tal ballonnen op. Ballonnen op ballonstaafje voor de kinderen vullen met lucht (luchtpomp)
• Herkenbaarheid – gadgets: zie in onze webwinkel
(www.cdenv.be/webwinkel) »» Grote oranje ballonnen »» Oranje pet, muts, sjaal, polo, t-shirt, regenjas, paraplu
• Hapjes en drankjes »» Bied de passanten iets aan om het ijs te breken. • Gebak met een oranje topping, sinaasappel, meloen,
»»
oranje suikerplaatjes, oranje slagroom. • Oranje soep in de herfst – glühwein, of ‘druppelke’ in de winter. • CD&V tafelonderleggers Eten en drinken bindt je publiek aan je stand. Tijd zat voor een goede conversatie!
5.3. HOE breng je je verhaal wervend ACHTERAF?
• Verslag/interview/getuigenissen in het volgende huis-aan-
huisblad, website, sociale media. “EEN Goed Gezinde Gemeente WERKT BETER, WAT MAAKT ONS GOEDGEZIND?” »» Hou de dialoog gaande »» Lezersbrieven, forum op sociale media, prikbord met reacties op website: reactie-actie-reactie-… »» Publiceer de resultaten van je enquête in de pers, huis- aan-huisblad, website, sociale media … nieuwe dialoog
5
• Stuur een bedankingsmail naar je bezoekers. Nodig uit voor de
volgende activiteit.
• Overhandiging van een prijs aan de winnaar van je wedstrijd =
PR-moment, compleet met foto en wederzijdse appreciatie.
6
MAAK EEN PLANNING OP
• Oplijsting te ondernemen acties • Opmaak tijdsplanning van actie en communicatie
voor-tijdens-na »» Wie, wat, waar, wanneer, hoe
• 360° communicatie: zorg voor een vloeiende communicatie
in de tijd doorheen verschillende communicatiekanalen (online, offline) Verschiet niet in éénmaal al je kruit
• Voorzie het nodige materiaal Wat voorziet CD&V nationaal? Voor de aankleding van je stand kan je een beroep doen op de uitleendienst van CD&V nationaal.
• Complete promokit met tent, banners en beachvlaggen • Dit materiaal kan worden aangevraagd via lokaal@cdenv.be • Team Lokaal zorgt dat het materiaal tot bij jullie of een CD&V-
secretariaat geraakt
Daarnaast kan je via CD&V ook heel wat promomateriaal aankopen. Dat loont zeker de moeite wanneer je van plan bent meermaals deel te nemen aan evenementen. Mogelijks kan je ook een samenaankoop afspreken met andere CD&V-afdelingen uit de streek. CD&V-webwinkel: Hier vind je de evidente gadgets zoals oranje ballonnen en balpennen met CD&V-logo aan democratische prijzen. Je kan ook materiaal aankopen om je lokale CD&V-stand wat opvallender aan te kleden, zoals een banner of een beachvlag.
6
Suggesties om nieuwe zaken aan het gamma toe te voegen zijn steeds welkom. Mail hiervoor naar lokaal@cdenv.be. Je kan de webwinkel bereiken via www.cdenv.be/webwinkel
7
DE DAG ZELF: in dialoog
• Front-office: »» Mensen tussen de stroom passanten, spreek de
»»
»»
voorbijgangerswelgezind aan en nodig hen uit op de stand. Herkenbaarheid, bv. aan hun oranje T-shirt of polo, pet, badge e.d. Show-element om mensen naar je stand te lokken: • Ballonnenclown (ballonnenhoed voor de kinderen, jong volwassenen) • Lokale straatmuzikanten, orgeldraaier • Jongleur (circusschool uit de buurt)
• Back-office: »» Vrijwilligersgroep met voldoende lokale mandatarissen • Evenementen = “de” gelegenheid om je als CD&V’ers
»» »»
herkenbaar te vertonen • Netwerken, nieuwe mensen • Ga in dialoog • Geef als mandataris je naamkaartje mee (eventueel gepersonaliseerd met handtekening of korte boodschap) Ontvang de mensen hartelijk Zet zelf de eerste stap, spreek de mensen aan • Bied iets aan als conversatiestarter • Verplaats jezelf in de positie van een wildvreemde, nietsvermoedende voorbijganger. Hoe zou je dan zelf zo’n contact willen laten verlopen? • Open zelf het gesprek. Begin met een open vraag, bv.: “Bent u een goed gezinde inwoner van onze gemeente?” “Wat vindt u dat er moet veranderen in onze gemeente?”, “Wat vindt u van… ?”
7
»» »»
»»
»»
• Ga dieper in op aangeboden punten. Benadruk zo veel mogelijk de gemeenschappelijke interesses. Het hoeft daarbij niet meteen een zwaar politiek debat te worden, maar zorg dat het over iets concreets gaat. • Laat vooral de ander aan het woord. Druk je eigen standpunt niet door, ook al vind je dat je gesprekspartner ongelijk heeft. Vraag opbouwende kritiek: “Wat zou ù dan doen?” Vraag naar hun contactgegevens Geef de deelactiviteiten mee die er eventueel zijn in de marge van het evenement: affichecampagne, enquête, wedstrijd… Sluit tijdig af. Geef anderen ook een kans. • Zeg dat je het een fijn of leerzaam gesprek vond • Naamkaartje, folder, tas met enquête, ballon voor de kinderen Bedank hen na het bezoek bijv. met een bloem (kaartje met boodschap)
• Toon dat je de conversatie aangaat »» Toon de vooraf gevraagde bedenkingen, statements • Prikbord, waslijn, muurkrant … • Conversation starters panelen (polyprop – te leen bij »»
nationaal) • Projectie met beamer (te leen bij nationaal) Zorg voor een echte conversatietafel of hoek met stoeltjes of bankjes • … of ‘speakers-corner’ met spreekgestoelte? (te leen bij nationaal.)
• Foto’s van evenement: website en/of Facebookpagina, lokale
pers
Hopelijk heb je wat aan deze tips en kleurt je evenement volgende keer helemaal oranje! En tussen haakjes: het spreekt vanzelf dat je al deze principes ook kan toepassen om meer ‘oranje kleur’ te geven aan de eigen recepties, eetfestijnen, quiz-avonden, enz. Als je één keer de moeite hebt gedaan om alles grondig voor te bereiden, dan kan je er nog verscheidene malen mee uitpakken.
Veel oranje succes!
LOKAAL Voor al uw lokale vragen:
lokaal@cdenv.be of 02 238 38 02
Vormgeving: Studio89