Sondeo de Necesidades de Capacitación y Asistencia Técnica by Cecilia Castillo

Programa para el fortalecimiento de la capacidad regional de seguimiento y evaluación de los proyectos FIDA para la reducción de la pobreza rural en América Latina y el Caribe PREVAL 2004 - 2007

Sondeo de Necesidades de Capacitación y Asistencia Técnica en Seguimiento y Evaluación -Resumen del Informe Final-

Ing. Agr. Jorge Piña Puig Consultor PREVAL Enero de 2005

PREVAL y FIDA Programa para el fortalecimiento de la capacidad regional de seguimiento y evaluación de los proyectos FIDA para la reducción de la pobreza rural en América Latina y el Caribe / PREVAL 2004 - 2007

León de la Fuente 110 Magdalena, Lima 17, Perú T: (51-1) 264-6836 / 613-8300 web: www.preval.org

Jorge Piña Puig: consultor En el diseño y seguimiento participaron con aportes Antonio Pozo, Emma Rotondo y Gloria Vela.

Edición de Resumen y diagramación: Mónica Ávila P.

SIGLAS Y ACRÓNIMOS

BARLOVENTO

Proyecto de desarrollo de cadenas agroproductivas en la región de Barlovento

CARD

Community Initiated Agriculture and Resource Management Rural Development Project

CORREDOR

Proyecto de Desarrollo del Corredor Puno-Cusco

DOM HELDER CAMARA Proyecto de desarrollo sostenible para asentamientos de Reforma Agraria en el Semiárido de la Región Nordeste de Brasil FAT

Fondo de Asistencia Técnica

FIDA

Fondo Internacional de Desarrollo Agrícola

NGÄBE

Proyecto de Desarrollo Rural Sostenible de la Comarca Ngäbe y Buglé y Corregimientos Rurales Pobres Aledaños

PADEMER

Proyecto de Apoyo al Desarrollo de la Microempresa Rural

POA

Plan Operativo Anual

PREVAL

Programa para el Fortalecimiento de la Capacidad Regional de Seguimiento y Evaluación de los Proyectos FIDA para la Reducción de la Pobreza Rural en América Latina y el Caribe

PRODAP

Proyecto de Desarrollo Rural en la Región Central

PRODARIEN

Proyecto de Desarrollo Rural Sostenible del Darién

PRODECOP

Proyecto de Desarrollo de Comunidades Rurales Pobres

PRODERNEA

Proyecto de Desarrollo Rural de las Provincias del Noroeste Argentino

PROPESUR

Proyecto para Pequeños Productores de la Región Sur-Oeste

PROMARENA

Proyecto de Manejo de Recursos Naturales en el Chaco y Valles Altos

PROSALAFA

Proyecto de Apoyo a Pequeños Productores de las Zonas Semiáridas de los Estados de Lara y Falcon FASE II

PSEyS

Planeamiento, Seguimiento, Evaluación y Sistematización

RIMS

Results Impact Management System o Sistema de Gestión de Resultados e Impacto

RUTA

Unidad Regional de Asistencia Técnica

SyE

Seguimiento y Evaluación

UGP

Unidad de Gestión del Proyecto

URUGUAY RURAL

Proyecto Uruguay Rural

USEs

Unidades de Seguimiento y Evaluación

TABLA DE CONTENIDOS

Introducción

Información general de los proyectos y USEs 1.1 Perfil y modalidad de ejecución

11 11

1.2 Acceso a plataforma tecnológica 1.3 Recursos humanos en SyE

12 13

II. Situación del Seguimiento y Evaluación 2.1 Actividades que realizan las USEs

15 15

2.2 Gestión de las actividades de PSEyS 2.3 Participación de usuarios, equipo técnico y coeje-

cuatoras 2.4 Uso de la información

18 19

III. Apreciaciones sobre la capacitación 3.1 Capacitación recibida 3.2 Capacitación demandada IV. Apreciaciones sobre la asistencia técnica 4.1 Asistencia técnica recibida

23 23 25 33 33

4.2 Asistencia técnica demandada

Fortalezas y Debilidades de los Sistemas de PSEyS

VI. Resultados esperados del apoyo del PREVAL

INTRODUCCIÓN

El “Programa para el Fortalecimiento de la Capacidad Regional de Seguimiento y Evaluación de los Proyectos FIDA para la Reducción de la Pobreza Rural en América Latina y el Caribe” (PREVAL 2004-2007) tiene la misión de consolidar, institucionalizar y sustentar actividades de fomento a la capacidad para establecer sistemas de Seguimiento y Evaluación (SyE) y

... en su tercera fase PREVAL buscará continuar con la

de aprendizaje institucional, en el marco del Sistema de Gestión por Resultados e Impacto (RIMS).

innovación en materia de

Al aprobarse en abril del 2004 una Donación de Asistencia Técnica del FIDA al Centro de Estudios y Promoción del De-

técnica para hacerla

sarrollo (desco), se estableció que en su tercera fase PREVAL trabajará exclusivamente con acuerdos de cooperación vigen-

capacitación y asistencia sostenible y costo-eficiente...

tes y proyectos priorizados del FIDA1, y que además buscará continuar con la innovación en materia de capacitación y asistencia técnica para hacerla sostenible y costo-eficiente, estableciendo una estrategia de generación de capacidades así como de alianzas con redes, asociaciones e instituciones que trabajan en la misma área, a fin de generar una cultura de

Que recién se inician o se encuentran a la mitad de periodo y que aceptan asistencia técnica integral para el diseño y desarrollo de sus sistemas de PSES.

evaluación que dé soporte a las iniciativas de reducción de la pobreza rural. Iniciando esta tercera fase el PREVAL realizó un Sondeo de

El Sondeo se basó en una muestra intencional, de 15 proyectos priorizados, 11 respondieron la encuesta.

Necesidades y Demandas de Asistencia Técnica y Capacitación en PSEyS entre directores y jefes de Unidades de Seguimiento y Evaluación (USEs) de los 15 proyectos priorizados2 y también a diez consultores3, con los siguientes objetivos: i)

Conocer la situación actual de los sistemas de PSEyS de los proyectos priorizados.

ii)

Determinar sus fortalezas y debilidades.

iii) Identificar las demandas específicas de los proyectos. iv) Construir una estrategia de desarrollo de capacidades. El Sondeo –a cargo del consultor de PREVAL Ing. Agr. Jorge Piña Puig– se basó en una muestra intencional de proyectos y consultores, a los que se remitió un total de 40 encuestas por correo electrónico el 27 de octubre del 2004, recibiéndose respuestas hasta el 10 de diciembre de ese año. Las encuestas se diseñaron en formatos ad hoc para cada una de las unidades de análisis del sondeo, vale decir, directores de proyectos, jefes de USEs y consultores. No contestaron todos los entrevistados, obteniéndose 26 respuestas (65%) de parte de 8 directores de proyecto (53%), 12 jefes de USE (80%) y 6 consultores (60%), de manera que en total, de los 15 proyectos priorizados, 11 respondieron al sondeo4. 2

PRODERNEA/PRODERNOA (Argentina), CARD (Belice), PROMARENA (Bolivia), PROSERTAO (Brasil), Dom Helder Camara (Brasil), PADEMER (Colombia), PRODAP (El Salvador), Ngäbe-Buglé (Panamá), PRODARIEN (Panamá), Corredor Puno-Cusco (Perú), PROPESUR (República Dominicana), Uruguay Rural (Uruguay), Barlovento (Venezuela), PRODECOP (Venezuela) y PROSALAFA (Venezuela). Gloria Vela, Molvina Zeballos, Eduardo Centeno, María del Rocío Díaz, Jaime Villarraga, Olga Lucía Molano, Rosamary González, Binola Porcel, Percy Bobadilla y Jorge Piña. La respuesta del jefe de USE de un proyecto de inicio reciente sólo incluyó demandas, pero no contenía información suficiente ni relevante sobre el sistema PSEyS’.

Las preguntas trataron sobre las características del proyecto, la descripción de la situación del PSEyS, la capacitación y la asistencia técnica recibidas y demandadas, así como sobre las expectativas de directores de proyecto y jefes de USES respecto a PREVAL. Por su parte los consultores describieron la situación del PSEyS en los proyectos de su conocimiento, la capacitación y asistencia técnica suministradas y recomendadas. Un grupo de trabajo integrado por la consultora Gloria Vela, por el coordinador adjunto Antonio Pozo y por la coordinadora del PREVAL Emma Rotondo, se encargó de acompañar el proceso de diseño y desarrollo de la investigación, encargada al Ing. agrónomo Jorge Piña Puig. Un resumen de los resultados del sondeo se presenta a conti-

Las preguntas trataron sobre

nuación, y se agrupan en siete secciones que incluyen aspectos centrales del PSEyS en los proyectos FIDA, a saber5:

las características del

i) Información General de los Proyectos y las USEs. ii)

Características del PSEyS.

iii) Capacitación recibida y demandada. iv) Asistencia Técnica recibida y demandada. v) Fortalezas y Debilidades del PSEyS. vi) Expectativas de los Proyectos sobre el Apoyo del PREVAL.

proyecto, la descripción de la situación del PSEyS, la capacitación y la asistencia técnica recibidas y demandadas, así como sobre las expectativas de directores de proyecto y jefes de USES respecto a PREVAL.

La respuesta del jefe de USE de un proyecto de inicio reciente sólo incluyó demandas, pero no contenía información suficiente ni relevante sobre el sistema PSEyS’ El informe final en su versión completa puede ser solicitado a preval@desco.org.pe

I. INFORMACIÓN GENERAL DE LOS PROYECTOS Y LAS USES

Los once proyectos que respondieron al sondeo muestran varias semejanzas, circunstancia favorable al diseño y aplicación costo-eficiente de una estrategia de capacitación y asistencia técnica por parte del PREVAL. La similitud entre los

La mayoría de los proyectos encuestados se asemejan en sus fechas de inicio y cierre,

proyectos se observa en lo siguiente:

al igual que en las metas de

1.1 Perfil y modalidad de ejecución

beneficiarios, en el

La mayoría de los proyectos encuestados se asemejan en sus

presupuesto total y en la

fechas de inicio y cierre, al igual que en las metas de beneficiarios, en el presupuesto total y en la modalidad (terceriza-

modalidad (tercerizada) de

da) de suministro de servicios. Así, la mayor parte de proyectos inició sus actividades en el 2000 y 2001, previéndose su

suministro de servicios.

conclusión en el 2006 y 2007 (75%). Poseen metas de alrededor de 10 mil usuarios y disponen de montos que van de los 10.1 a 15 millones de US$ (63%). Debido a que mayormente tercerizan la ejecución (lo que incluye transferencia de tecnología, capacitación, comercialización y planificación participativa), las Unidades de Gestión de los Proyectos (UGP) se conforman por equipos reducidos de personal, clasificados como funcionarios/jefes, técnicos y auxiliares. De acuerdo al sondeo, las medianas en estas categorías

fueron de 12 funcionarios/jefes, 17 técnicos y 3 auxiliares para cada proyecto. Por su parte, el suministro de servicios de cada proyecto –a cargo de coejecutoras– registra una media de 18 consultores individuales, 8 empresas consultoras u ONGs y 210 organi-

El suministro de servicios se realiza generalmente mediante instituciones coejecutoras, lo que condiciona su participación.

zaciones de base de la población meta. Este dato es importante puesto que condiciona la organización y operación de los sistemas de PSEyS, tanto en lo referido a la recopilación de la información, como al procesamiento y uso de la misma6.

1.2 Acceso a plataformas tecnológicas Todos los proyectos disponen de conexiones a Internet y también con la red LAN, contando con un promedio de 22 computadoras por proyecto 7. Ello estaría favoreciendo las actividades de capacitación no presencial por vía electrónica que el PREVAL organice eventualmente con los funcionarios y técnicos de los proyectos. Además, estaría facilitando el seguimiento a la asistencia técnica, sobre todo para consultas adicionales o para acordar cronogramas de implementación de nuevas tecnologías, siempre y cuando, claro está, los proyectos pongan tales recursos a disposición del personal y por el tiempo que sea necesario. El equipo de que disponen las USEs consiste en computadora e impresora (92% de las unidades), máquina fotográfica 6

Tomar en cuenta que los coejecutores elaboran informes por producto con contenidos que incluyen ejecución física y financiera, aunque también con frecuencia sobre resultados. 7 Del promedio de 22 computadoras por proyecto, 18 están enlazadas por una red LAN y la mayoría conectadas a Internet con banda ancha y buena velocidad. Sólo dos proyectos utilizan conexiones telefónicas y uno de ellos también la de cable. Un promedio de 19 personas por proyecto dispone de Internet en forma permanente, promedio que se desagrega en 9 funcionarios y jefes, el responsable de SyE, 6 técnicos y 3 auxiliares. Esta característica de los proyectos favorece notablemente la capacitación mediante cursos por Internet, que hace unos años se encontraba limitada debido a la baja velocidad y el alto costo de las conexiones.

(50%) y fotocopiadora (42%). En cambio, sólo una tercera parte dispone de vehículos (33%) y excepcionalmente cuentan con escáner y grabadora de voz. Es claro que la falta de equipos como cámaras fotográficas y grabadoras limita la capacidad para realizar actividades de SyE como entrevistas, grupos focales y sistematización de experiencias, afectando el registro visual del cambio, lo que es muy necesario en contextos de pobreza rural y exclusión como aquellos donde se desarrollan los proyectos FIDA.

1.3 Recursos humanos en SyE Los once proyectos que respondieron al sondeo cuentan con sus respectivas Unidades de Seguimiento y Evaluación (USEs), integradas por jefes, técnicos y auxiliares. Ésto no significa que todas las USEs tengan un jefe y un técnico, ya que algunas tienen sólo un jefe (45%) y otras tienen un técnico o mas (55%); por su parte, sólo dos USEs (18%) disponen de un auxiliar. En su mayor parte el personal de SyE es calificado para sus funciones, contando con al menos tres años de experiencia. Principalmente son graduados universitarios con especialización y capacitaciones mediante cursos cortos en PSEyS. En cinco proyectos (45%) no hubo cambios de personal durante

Todos los proyectos disponen de acceso a internet. (...) Faltan equipos para entrevistas y registro visual de los cambios. Todos los proyectos que respondieron al Sondeo cuentan con USEs.

los últimos 3 años8, aunque estos se han producido en muchos proyectos (55%), constituyendo una limitante para el diseño y desarrollo de sistemas de SyE. Al ser semejantes en cuanto a perfil, presupuesto, modalidad de trabajo y recursos humanos y tecnológicos, los proyectos muestran condiciones propicias para el diseño de programas de capacitación y asistencia técnica por parte del PREVAL –que puede organizar agendas comunes y focalizar su accionar–, especialmente para fortalecer la gestión por resultados.

PRODECOP, PADEMER, PROMARENA, Uruguay Rural y FAT-FUNICA.

II. SITUACIÓN DEL PSEYS

El sondeo buscó conocer las características del PSEyS, para saber cuáles actividades tenían mayor frecuencia, bajo qué modalidad se ejecutaban por parte de las USEs, con quiénes se desarrollaban y qué recursos disponían. Los jefes de USEs fueron la principal fuente de información en este tema, complementada con los puntos de vista de los consultores. A continuación se muestran los resultados del sondeo respecto a la situación de los sistemas de PSEyS en los proyectos FIDA.

Las actividades efectuadas por las USEs fueron múltiples y distintas; la más frecuente fueron la elaboración del POA.

2.1 Actividades que realizan las USEs Las actividades efectuadas por las USEs durante 2004 fueron múltiples y distintas, identificándose hasta 29 de ellas. Las más frecuentes fueron la elaboración de los Planes Operativos Anuales (24% de las unidades), la capacitación al personal de los proyectos en SyE (24%), evaluaciones puntuales (21%), informes semestrales (17%), automatización del sistema de SyE (17%) y acompañamiento a otros componentes del proyecto (17%). Llama la atención la baja frecuencia de la formulación y/o ajuste del marco lógico (3%) y la revisión de indicadores, entre otras actividades que permitan evidenciar el cambio y el impacto. El siguiente cuadro muestra en detalle las labores realizadas por las USEs durante dicho año.

Figura 1 Actividades de las USEs durante 2004 (en porcentaje) Encuesta de Opinión

Ajuste de Indicadores

Análisis Info. Coejecutoras Elaboración Reglamento S&E

3% 3%

Marco Lógico

Página Web

Comités de Seguimiento Presentación Resul. Evaluación

3% 3%

Presentación Result. Seguimiento

Evaluación Sistema PSE&S

Informes Especiales

Sistematización Experiencias

Estudio de Base

Revisión Estrategia Proyecto

7% 7%

Evaluación Instr. Proyecto Evaluación Med. Plazo

10%

Verificación Info. Reportada

10%

Ajuste POA 2004

10%

Reuniones de Seguimiento

14%

Diseño Formatos S&E

14%

Memoria Anual

14%

Informe Trimestral

14% 14%

Informe Mens/Bimens Actividades Acompañamiento

17%

Automatización S&E

17% 17%

Informe Semestral

21%

Evaluación Puntual Capacitación en S&E

24%

POA 2004 ó 2005

24% 0%

10%

15%

20%

25%

Fuente: respuestas de 11 Jefes USE

Como se observa, las USEs han logrado desarrollar actividades sobre la gestión operativa del proyecto, relativas a las

necesidades de planificación (POA) y reporte (informes semestrales). Muy pocas se orientan al uso de información para

revisar las estrategias y comunicar resultados para la gestión del proyecto, lo cual pone de relieve la necesidad de dirigir los contenidos de la asistencia técnica y la capacitación hacia el impacto y el aprendizaje.

2.2 Gestión del PSEyS Las USEs han logrado desarrollar un conjunto de actividades asociadas a la gestión operativa del proyecto, aún con poca dotación de personal. La gran mayoría de las actividades de PSEyS (88%) son realizadas directamente por el personal técnico de las USEs, cuya dotación media por unidad es de 2 personas, incluyendo un jefe (todos los proyectos lo tienen), uno o más técnicos (55%) y eventualmente un auxiliar (18%). La tercerización o la contratación de consultores externos como facilitadores de tareas puntuales correspondientes a las acti-

De todo ello se deduce que

vidades de la USE, ocupa muy baja proporción (16%).

las USEs requieren reforzar

Las metodologías predominantes para la ejecución de las ac-

su rol en la gestión de los

tividades de PSEyS son trabajo exclusivo del personal de la USE (30% de las actividades), talleres participativos con per-

proyectos, es decir, facilitar

sonal de los componentes, coejecutores y con beneficiarios (30%), entrevistas (13%), taller interno del proyecto (12%);

la determinación, recolección y uso de información sobre

y observación en el campo (10%).

cambios fundamentalmente

Un elemento fundamental para el desarrollo de los sistemas

relativos al impacto.

de PSEyS orientados a resultados es disponer de una asignación presupuestaria, condición que sí existe en los proyectos FIDA puesto que disponen anualmente de montos adecuados, unos US$ 112,000. Sin embargo, el sondeo ha puesto en evidencia que la ejecución del presupuesto no superó el 50% durante los últimos 3 años; las razones de esta baja ejecución presupuestaria no fueron respondidas por los encuestados. De todo ello se deduce que las USEs requieren reforzar su rol en la gestión de los proyectos, es decir, facilitar la determinación, recolección y uso de información sobre cambios fundamentalmente relativos al impacto. En breve, falta que el PSEyS

responda a las preguntas sobre cuánto y en qué medida se ha

contribuído a la reducción de la pobreza rural y a la mejora de los ingresos y activos de los usuarios(as), situación que amerita ser incorporada a la estrategia de desarrollo de capacidades.

2.3 Participación de usuarios, equipo técnico y coejecutores

La información suministrada por los jefes de USE muestra que en promedio existe una representativa participación en las actividades de PSEyS por parte de los usuarios y sus dirigentes, responsables de componentes de la UGP y coejecutores. Ello sugiere que los proyectos tienen clara intención de participación, lo que es una oportunidad para reforzar los temas de empoderamiento de los usuarios. Así en muchas actividades realizadas durante 2004 participaron personas externas a las USEs. El promedio de los involucrados en cada actividad fue de 22 dirigentes de los beneficiarios (5 proyectos), 66 beneficiarios (7 proyectos), 5 empleados de los componentes (10 proyectos) y 9 de los coejecutores (7 proyectos). Cabe destacar la amplia participación de beneficiarios y de sus dirigentes, lo que indicaría un buen nivel de involucramiento del grupo objetivo en el seguimiento y evaluación de las acciones. El involucramiento del personal técnico de los componentes del proyecto y de las coejecutoras en el PSEyS es indicativo de la importancia que se da al tema en la gestión del ciclo del proyecto. Las respuestas muestran que tanto los jefes, el personal de los componentes como el de las coejecutoras tiene activa intervención en las actividades de PSEyS. No obstante, los jefes se dedican principalmente a usar la información procesada (100% componentes y 86% coejecutores), mientras que los técnicos se concentran en recolectarla y procesarla. Cabe agregar que si bien es bajo el número de técnicos de los

proyectos que usan la información procesada, ello es aún menor en el caso de los técnicos de las coejecutoras (25%)

los cuales tienen un rol en el sistema de PSEyS. Sería beneficioso incentivar un mayor uso de la información por parte del personal técnico en general, pues al tener mayor trato con la población usuaria y ser parte de la implementación, deben realizar ajustes respecto a las estrategias sobre la marcha y extraer enseñanzas de los procesos, construyendo capacidades locales. Para conocer el grado de interés de los actores en los productos del SyE, los encuestados9 o sea los siete jefes de USE señalaron que los jefes de componente tienen el más ‘alto’ interés en las actividades y productos de PSEyS (73%). Sólo la tercera parte de los encuestados (36%) opinó que los técnicos de la UGP tienen un interés ‘alto’. Asimismo los consultores confirmaron tales grados de interés, aunque asignaron un 25% de interés ‘insuficiente’ en los técnicos. Se ve que ello exige más trabajo en equipo en las acciones del Seguimiento y Evaluación, de manera que participen en mayor proporción tanto el personal técnico de la UGP como de las coejecutoras, personal que usualmente trabaja en estrecho contacto con los usuarios y que requiere informarse para mejorar las estrategias de ejecución.

2.4 Uso de la información

Sería beneficioso incentivar un mayor uso de la información por parte del personal técnico en general, pues al tener mayor trato con la población usuaria y ser parte de la implementación.

Los productos más frecuentes de las actividades de las USEs fueron documentos específicos (30.5%) e informes (18.3%). Con menos frecuencia se ubican un mejor desempeño del sistema PSEyS (9.8%), los POAs (7.3%) y los indicadores elaborados y/o ajustados (7.3%). El uso de los resultados del sistema –como revisar la estrategia de implementación de los proyectos en función de los cam9

Alto: Reclama los reportes y participa activamente en las actividades de PSEyS; Medio: Lee esporádicamente los reportes y participa con poco interés en las actividades de PSEyS;Insuficiente: No lee los reportes y participa en las actividades de PSEyS sólo por obligación.

bios logrados– es todavía un producto muy poco frecuente (1.2%). Ello indica que el rol del sistema de PSEyS todavía no ha alcanzado la relevancia que se espera al no tener uso la información proveniente del SyE para una gestión orientada a resultados e impacto, lo cual constituye un desafío para la estrategia de desarrollo de capacidades del PREVAL. Figura 2. Productos de las Actividades de PSEyS (en porcentaje) Estratégia Ajustada

1.2%

Página Web

1.2%

POA reprogramado

3.7%

Formatos registro info.

4.9%

Base de datos

4.9%

Memoria Anual

4.9%

Términos de Referencia

6.1%

Indicadores y Metas

7.3%

POA 2004 ó 2005

7.3%

Mejor desempeño del SPSE&S

9.8%

Informe del Proyecto

18.3%

Documento específico

30.5% 0%

10%

20%

30%

40%

Fuente: respuestas de 11 Jefes USE

A través del sondeo se encontró que las USEs disponen de presupuesto y personal profesional entrenado, dedicado a realizar diversas actividades relativas al ciclo anual de los pro-

yectos aunque aún muy débilmente orientadas hacia uso de información sobre el impacto y menos para generar aprendi-

zajes en los actores. Ello se evidencia en la baja frecuencia de la Revisión de la estrategia del proyecto (7%) y la Formulación/ajuste del marco lógico (3%). En breve, al no enfocarse en resultados se explica por qué la revisión del marco lógico e indicadores haya tenido un porcentaje tan bajo entre las actividades que desarrollan las USEs. Fundamentalmente se requiere responder en qué medida se viene reduciendo la pobreza rural en el marco de los proyectos FIDA, lo que implica utilizar herramientas para determinar –y comunicar- aprendizajes y progresos alcanzados por los usuarios y usuarias, en el logro del impacto.

... se requiere responder en qué medida se viene reduciendo la pobreza rural.

No obstante lo anterior, se han abierto espacios para incorporar a múltiples actores (usuarios, coejecutoras y equipos técnicos) en las acciones y existe voluntad para continuar haciéndolo, en el marco de UGP, valorando y desarrollando crecientemente procesos de seguimiento y evaluación y buscando asistencia técnica y capacitación para incrementar sus destrezas y poder mostrar las evidencias del cambio.

III. APRECIACIÓN SOBRE LA CAPACITACIÓN

La capacitación recibida recientemente fue apreciada por el personal encuestado, que también dio su opinión sobre las demandas presentes en este tema. Seguidamente se resumen las opiniones del personal de los proyectos y consultores preguntados, junto con sus recomendaciones para próximas capacitaciones.

3.1 Capacitación recibida Los proyectos que respondieron al sondeo recibieron en los últimos cuatro años un promedio de 3 capacitaciones cada

Los entrevistados consideraron casi todas las capacitaciones como muy útiles.

uno. Los temas de capacitación más frecuentes fueron SyE Participativo Orientado al Impacto (8 proyectos), Sistematización de Experiencias (8), Introducción al SyE de Proyectos (5) y SyE en Proyectos de Desarrollo Rural (4). En opinión de los entrevistados casi todas las capacitaciones fueron “Muy útiles” y “Útiles”, porque los participantes “aprendieron y se actualizaron” y también porque “se mejoró el sistema de SyE” de sus respectivos proyectos. Cabe agregar que el principal proveedor de dichas capacitaciones fue el PREVAL, ya sea sólo o asociado con otros programas regionales del FIDA.

La mayor parte de las 32 capacitaciones10 que el grupo de proyectos entrevistados recibió durante 2003 y 2004 fueron Cursos Presenciales (17 casos) y Taller (11); sólo en un caso

"La mayor parte de los cursos fue presencial".

se trató de un Curso por Internet impartido por FODEPALFAO, en el que participaron 3 proyectos. La mayoría de dichas capacitaciones duró 1 semana o menos y un buen porcentaje de ellas se extendió hasta 2 semanas. El curso por Internet impartido por FODEPAL-FAO (12 semanas) fue considerado muy largo, requiriendo una dedicación que interfería con el trabajo, en opinión de los encuestados. Como es lógico por tratarse de Proyectos FIDA, el capacitador principal fue el PREVAL, ya sea como único organizador de los eventos (17 casos) o asociado con otros programas regionales del FIDA, como RUTA y FIDAMERICA (4 para cada uno); también, algunos proyectos FIDA como Uruguay Rural y PROSALAFA coejecutaron algunas capacitaciones. Adicionalmente, otros capacitadores de los proyectos fueron FODEPAL-FAO, FIDAMERICA y universidades e institutos especializados. Figura 3. Ejecutores de la Capacitación Recibida por los Proyectos IDRC

Universidad ORT

Universidad Montevideo-BID

PREVAL-PROSALAFA

PREVAL-Uruguay Rural

SUMMA

FIDAMERICA

FODEPAL (FAO)

PREVAL-FIDAMERICA

PREVAL-RUTA

PREVAL

17 0

Fuente: respuestas de 11 Jefes USE

10 En cuatro casos no se reportó el año en que fueron recibidas.

En opinión de los jefes de las USEs, la casi totalidad de dichas capacitaciones fue “Muy Útil” o “Útil” y en sólo cuatro casos se consideraron “Aceptables” o “Poco Útiles”. Las razones de dicha calificación fueron expresadas en 36 respuestas, las más frecuentes de las cuales fueron “Aprendí y me actualicé” (39%) y “Mejoró el sistema de SyE del proyecto” (22%). Cuatro de los seis consultores encuestados participaron en 16 eventos del PREVAL como entrenadores y facilitadores en siete talleres de sistematización y cuatro cursos modulares de PSEyS. Otros intervinieron en eventos de PRISE, Síntesis PRISE, PSEyS orientados al impacto y la gestión, así como instrumentos de SyE. Los temas impartidos por los consultores fueron varios y el más frecuente fue Sistemas de PSEyS (3 casos). De acuerdo con la percepción de los encuestados, los factores de éxito de las capacitaciones fueron la calidad del capacitador, el interés

Desde el punto de vista de

y la motivación de los participantes, la definición clara de los contenidos de la capacitación y la aplicación de una metodología que garantizó la participación.

presenciales fueron

Desde el punto de vista de los consultores los cursos presenciales y talleres fueron modalidades calificadas como “Muy

los consultores los cursos calificados como "muy satisfactorios".

satisfactorias” y “Satisfactorias”, ya que “se ajustaron al objetivo de la capacitación” y porque hubo un “buen balance

entre teoría y práctica”. La principal lección aprendida, según los consultores, ha sido que es mejor “aprender haciendo”.

3.2 Capacitación demandada Las demandas de capacitación de 7 Directores11y 12 Jefes de USEs se consultaron tomando en cuenta la perspectiva general del proyecto (directores) y las especificidades del diario quehacer (jefes de USEs). También se solicitó a los consultores de PREVAL sus sugerencias sobre la capacitación que necesitan los proyectos. A continuación se presenta el punto de vista de los proyectos (directores y jefes de USEs) y consultores al respecto. 11 Uno de los Directores se adhirió a la solicitud del Jefe USE de su proyecto.

a. Según los proyectos12 Demandaron un total de 16 temas de capacitación13 con una frecuencia de 134 pedidos, 56 de parte de los Directores y 78 de parte de los Jefes USE. El sondeo dejó en claro cuáles son los ítems de la capacitación

"El mayor tema solicitado

que asegurarían una masiva participación desde los proyectos. En orden de preferencias, los temas solicitados fueron:

por los proyectos fue

Gestión por Resultados-RIMS (17 demandas).

Gestión por Resultados RIMS"

ii)

SyE con Organizaciones de Base (14).

iii) Presentación de la Información (13). iv) Métodos y Técnicas de Evaluación (13). v) Sistematización de Experiencias (11). vi) Resolución de Conflictos (11). vii) Enfoques y Tipos de Evaluación (11). viii) Formulación de Indicadores de SyE y Género (10). ix) Diseño de Sistemas Participativos PSEyS (8). x) Formulación/ajuste de Marco Lógico (7). Además figuran 5 temas demandados sólo por seis proyectos, que sin duda responden a necesidades muy específicas. Dichos temas fueron: i) Facilitación de Procesos Participativos de PSEyS, ii) Ejecución de Estudios de Base, iii) Elaboración de Términos de Referencia, iv) Automatización del Sistema de SyE, y v) Ajustes al Sistema de SyE. Por tratarse de temas muy específicos, se recomienda satisfacerlos mediante pasantías o asistencia técnica. Los temas elegidos para capacitación por los directores de proyecto y jefes de USEs se aprecian en el siguiente gráfico.

12 La demanda de capacitación de los proyectos se basó en las respuestas de 7 directores y 12 jefes USE. 13 Doce temas se indicaban en la encuesta y cuatro temas fueron agregados por los encuestados.

Figura 4 Temas de las Capacitaciones Demandadas Directores y Jefes de USE

Fuente: respuestas de 7 Directores y 12 Jefes USE

Este cuadro comparativo muestra que la mayor prioridad para ambos grupos es la gestión por resultados RIMS del FIDA y el SyE con organizaciones de base, así como la presentación de la información o sea su comunicación. Por otra parte, los proyectos concordaron en la necesidad de que las capacitaciones se dirijan a los equipos responsables de los componentes, coejecutores y dirigentes de los beneficiarios o usuarios, además del personal de las USEs. Resultó evidente que existen proyectos con mayores necesidades de capacitación que otros, lo que seguramente se debe a su reciente inicio o a la existencia de mayor interés en actualizar conocimientos en el RIMS por parte de los técnicos. Los proyectos PROMARENA, CARD, Dom Helder Camara, FAT, PRODAP y PROPESUR solicitaron entre 9 y 12 temas de capacitación, con énfasis en SyE participativos orientados al

impacto, presentación de la información y evaluación, entre otros. En la siguiente Tabla se resumen las características requeridas por los proyectos para los 7 temas de capacitación más demandados, en relación a destinatarios de la capacitación, el trimestre preferido y la duración. Tabla 1 Características Requeridas por los proyectos para las Capacitaciones con Mayor Demanda TEMA

DESTINATARIO Personal

TRIMESTRE Fr. Trimestre Fr.

DURACIÓN (semanas)

Evaluación por resultados (RIMS-FIDA)

Personal USE 17 Personal componentes 13 Personal Coejecutores 6 Dirigentes beneficiarios 6

Ene-Mar Abr-Jun Jul-Set Oct-Dic

8 6 5 0

1.0 a 1.4

SyE con organizaciones de base

Personal USE Personal componentes Personal Coejecutores Dirigentes beneficiarios

8 5 3 3

Ene-Mar Abr-Jun Jul-Set Oct-Dic

2 5 1 1

1.0

Métodos y técnicas de evaluación

Personal USE 12 Personal componentes 9 Personal Coejecutores 3 Dirigentes beneficiarios 5

Ene-Mar Abr-Jun Jul-Set Oct-Dic

2 5 4 3

1.0

Sistematización de experiencias

Personal USE 10 Personal componentes 8 Personal Coejecutores 6 Dirigentes beneficiarios 3

Ene-Mar Abr-Jun Jul-Set Oct-Dic

2 3 3 3

1.0 a 1.8

Ene-Mar Abr-Jun Jul-Set Oct-Dic

7 1 3 1

1.0

Presentación de la información

Personal USE 13 Personal componentes 7 Personal Coejecutores 6 Dirigentes beneficiarios 5 Personal USE 10 Personal componentes 8 Personal Coejecutores 8 Dirigentes beneficiarios 8

Ene-Mar Abr-Jun Jul-Set Oct-Dic

2 4 1 3

1.0

Resolución de conflictos

Personal USE Personal componentes Personal Coejecutores Dirigentes beneficiarios

Ene-Mar Abr-Jun Jul-Set Oct-Dic

1 5 5 1

1.0

Enfoques y tipos de evaluación

8 6 2 4

Es interesante destacar el interés de los directores de proyecto y jefes de USE para que en la capacitación intervenga personal de los componentes y de los coejecutores, además de dirigentes de beneficiarios, lo que implica estudiar la posibilidad de eventos que favorezcan la más amplia participación. El siguiente gráfico muestra las preferencias de los encuestados por las modalidades de capacitación (horizontales) y los temas a tratarse (verticales). Figura 5 Modalidades Preferidas para la Capacitación Demandada

8 9 6 9

6 5 4

1 0

Taller

Curso Presencial

3 Curso Internet

Enfoques y Tipos de Evaluación Resolución de Conflictos Presentación de la Información Sistematización de Experiencias Métodos y Técnicas de Evaluación

SyE con Organizaciones de Base 2

Evaluación por Resultados

Pasantía

Se ve que una modalidad de capacitación ampliamente preferida por los proyectos es el Taller y en menor medida el Curso Presencial. Sin embargo, hubo opiniones a favor del Curso por Internet para los temas de Evaluación por Resultados y Métodos y Técnicas de Evaluación. Otro tema que eventualmente podría ser impartido mediante un curso por Internet es Presentación de la Información. En general, existió baja preferencia por los cursos por Internet, mientras que algunos proyectos se inclinaron por la pasantía, alternativas que deberán ser analizadas.

b. Según los consultores Cinco consultores opinaron sobre la prioridad que debía darse a los 12 temas de capacitación propuestos en el sondeo. Los tres temas con prioridad Alta fueron Evaluación por resultados “RIMSFIDA” (80%), Diseño de sistemas participativos PSEyS (60%) y Formulación de indicadores de SyE (60%). A continuación se ubicaron Sistematización de experiencias y Ejecución de estudios de base, ambos con 40% de prioridad Alta. La tercera categoría, con 20% de prioridad “Alta” Formulación de indicadores de género, Presentación de la información, Resolución de conflictos, Formulación/ajuste de marco lógico y Enfoques y tipos de evaluación. Finalmente, los temas que no fueron calificados por ningún consultor con prioridad “Alta” fueron, SyE con organizaciones de base y Métodos y técnicas de evaluación. Figura 6 Prioridad de los Temas de Capacitación, según los Consultores

Fuente: respuestas de 6 consultores

Al comparar las prioridades de capacitación de los consultores con las demandas de los proyectos, se concluye que tienen perspectivas diferentes, por razones que merecen ser analizadas para diseñar los respectivos programas. Tabla 2 Orden de Prioridad(x) en la Capacitación según proyectos y consultores Demanda Proyectos

Recomendación Consultores

Evaluación por Resultados (RIMS-FIDA)

S&E con Organizaciones de Base

Presentación de la Información

Métodos y Técnicas de Evaluación

Sistematización de Experiencias

Resolución de Conflictos

Enfoques y Tipos de Evaluación

Formulación de Indicadores de S&E

Formulación de Indicadores de Género

Diseño de Sistema Participativos PSEyS

Formulación/ajuste de Marco Lógico

Ejecución de Estudios de Base

TEMA

(x)

La mayor prioridad corresponde a los números menores (1 = la ma-

yor prioridad)

Como puede observarse, los temas de Formulación/Ajuste de Marco Lógico, Enfoques y Tipos de Evaluación y Resolución

de Conflictos tuvieron baja prioridad tanto para los proyectos como para los consultores. En cambio, varios temas con baja demanda para los proyectos tuvieron prioridad alta para los consultores, tales como Diseño de Sistema Participativo de PSEyS, Formulación de indicadores de SyE y Ejecución de Estudios de Base. Inversamente, los consultores no priorizaron

temas con alta demanda de los proyectos, como SyE con Or-

ganizaciones de Base y MĂŠtodos y TĂŠcnicas de EvaluaciĂłn. Las razones de estas diferencias no pudieron ser investigadas; sin embargo es probable que los consultores se refirieran a un grupo de proyectos diferente al del sondeo, formulando puntos de vista que deben precisarse.

IV. APRECIACIÓN SOBRE LA ASISTENCIA TÉCNICA14

La mayoría de los encuestados coincidió en que resulta de utilidad la asistencia técnica brindada por el PREVAL. A continuación se presentan sus opiniones y propuestas, incluyendo las de directores de proyectos, jefes de USE y consultores.

4.1 Asistencia técnica recibida

"En los últimos cuatro años los proyectos recibieron un promedio de tres asistencias técnicas por proyecto".

Durante los últimos cuatro años, los proyectos recibieron asistencia técnica en 27 ocasiones, con un promedio de 2.3 eventos por proyecto; sin embargo, existe asimetría en este aspecto, ya que cuatro proyectos la recibieron en 4 y 5 oportunidades, mientras que tres no la recibieron nunca, principalmente debido a su reciente inicio, de manera que el promedio efectivo viene a ser de 3.0 asistencias por proyecto. 14 Este capítulo trata sobre la asistencia técnica recibida por los proyectos y sobre la demanda de asistencia técnica al PREVAL. La información sobre asistencia técnica recibida se obtuvo de las respuestas de doce Jefes de USE, ya que la información suministrada por los cinco Directores que respondieron a esta pregunta no resultó tan completa. En cambio, la demanda de capacitación al PREVAL tuvo en cuenta las respuestas de ocho (8) Directores de Proyecto y de doce (12) Jefes de USE. También se procesaron las respuestas de tres consultores del PREVAL para conocer su opinión sobre características específicas de la asistencia técnica impartida, además de sus recomendaciones para la asistencia técnica que suministrará el PREVAL en el futuro.

Los proyectos que recibieron más asistencia técnica fueron Corredor Puno-Cusco (5), PADEMER (5), PRODAP (5) y PROPESUR (4), mientras que PROMARENA, PRODERNEA y Dom Helder Camara reportaron no haber recibido ninguna asistencia técnica. La mayoría de la asistencia técnica reportada se recibió durante 2002 y 2003 (18 casos) bajo la modalidad de ‘Consultoría puntual’ (80%), seguida por la ‘Consultoría con visita de retroalimentación’ (15%). La duración de la mayoría de las consultorías fue de 1 semana o menos (54%), pero también fueron frecuentes las de 2 y 3 semanas (42%). Cabe anotar que el uso de Internet fue mínimo en el seguimiento de las mismas. Las asistencias técnicas trataron principalmente sobre Diseño

del Sistema de PSEyS (7 proyectos), Formulación/Ajuste de Indicadores (4) y Ajuste del Marco Lógico (3). La modalidad más frecuente de asistencia fue la consultoría puntual (21 casos) y sólo en 5 casos se hizo una visita de retroalimentación o hubo seguimiento por Internet. Figura 7 Temas de la Asistencia Técnica Recibidas por los Proyectos (Jefes USE) Evaluación de Impacto Planificación y Evaluación Participativas Talleres Asesoría PRISE Planificación Anual Descentralización del SS&E Evaluación Proyectos de Servicios Téc. Identificación Necesidades de S&E Sondeo para Automatizar SS&E Estrategia de Salida del Proyecto Sistematización de Experiencias Línea de Base Ajuste del Marco Lógico Indicadores Diseño del Sistema de PSE&S

1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 3 4 7 0

Fuente: respuestas de 9 Jefes USE

La mayoría de las opiniones concordó en que la asistencia técnica fue Muy útil o Útil (24 casos), porque logró los productos esperados y/o porque se aplicó inmediatamente. Sólo en dos casos la asistencia técnica resultó Aceptable o Poco útil, porque tuvo un uso parcial o no se implementó. Como era de esperar por tratarse de proyectos FIDA, el proveedor más frecuente de asistencia técnica fue el PREVAL (78% de los casos). Figura 8 Proveedores de Asistencia Técnica a los Proyectos

100% 80%

El proveedor más frecuente

60% 40%

de asistencia técnica fue el

78%

PREVAL.

20% 15%

7% PREVAL Consultor FIDAMERICA

Fuente: Sondeo de Necesidades, PREVAL, 2005.

Esto demuestra que es necesario fortalecer la oferta de asistencias técnicas nacionales calificadas en el área de Seguimiento y Evaluación, para garantizar la disponibilidad de recursos y la sostenibilidad de las acciones respecto al desarrollo de capacidades, sobre todo ante la temporalidad de programas como el PREVAL.

4.2 Asistencia técnica demandada Las demandas de asistencia técnica de parte de los proyectos –a través de 6 Directores16 y 12 Jefes de USEs– y las reco-

16 Dos Directores se adhirieron a la solicitud de los Jefes USE de sus respectivos proyectos.

mendaciones de 6 Consultores se presentan a continuación, incluyendo opiniones sobre modalidades preferidas y temas más relevantes. a. Según los proyectos

Los temas más solicitados fueron Uso de Información

Generada por SyE (11 casos), Diseño de Sistemas Participativos de PSEyS (8), SyE con Organizaciones de Base (7)

Se demandaron 13 temas de Asistencia Técnica17 con una frecuencia de 67 demandas, 23 correspondientes a los Directores y 44 correspondientes a los Jefes USE. Los temas más solicitados fueron Uso de Información Generada por SyE (11 casos), Diseño de Sistemas Participativos de PSEyS (8), SyE con Organizaciones de Base (7) y Sistematización de Expe-

riencias (6). En recomendar estos temas coincidieron también los consultores, agregando Ajuste del Marco Lógico y Formulación/ajuste de indicadores, temas que los proyectos no priorizaron, tal vez porque al momento de responder al sondeo ya habían resuelto dichas necesidades. Cabe señalar que dos de estos temas de asistencia técnica, SyE con Organizaciones de Base y Sistematización de Experiencias, también fueron demandados como temas de capacitación; por ello, sería conveniente analizar en qué medida la demanda podría satisfacerse mediante talleres de capacitación o pasantías, antes de tomar decisión respecto al contenido de la asistencia técnica. Las modalidades de asistencia técnica con más demanda fueron la consultoría puntual y la consultoría con visita de retroalimentación y seguimiento por Internet. Varios proyectos demandaron la modalidad ‘Consultoría con Visita de Retroalimentación’, que sin duda contribuiría a mejorar los resultados de la asistencia técnica (Figura 9). En menor medida, se demandó el seguimiento por Internet a la asistencia técnica.

17 Nueve temas se indicaban en la encuesta y cuatro fueron agregados por los encuestados.

Figura 9 Modalidades preferidas para la Asistencia Técnica Demandada

6 3 2 5 6

3 2

Sistematización Experiencias

SyE con Org. de Base 3

1 Cons. Puntual

Uso Información de SyE 2 Diseño Sist. Part. de PSEyS

Cons. Seg. Internet

Cons. y Visita Retroalimentación

Cons. Seg. Internet y Vis. Retroal.

Los proyectos con mayor demanda de Asistencia Técnica fueron PROMARENA, CARD, Dom Helder Camara, PRODAP, FATFUNICA, PROSALAFA y CARD, con 6 a 8 demandas cada uno. En la Tabla 3 se resumen las características requeridas por los directores y jefes de USE para los 4 temas de asistencia técnica con mayor demanda, referidas al trimestre preferido para la consultoría, la modalidad y la duración de la misma (requerida por los proyectos y recomendada por los consultores). b. Según los consultores En relación con la expectativa sobre la asistencia técnica que suministre el PREVAL, los consultores destacaron la necesidad de que previamente a la prestación de la misma, el proyecto cuente con una clara definición de los objetivos y productos esperados de la consultoría. La modalidad preferida mas frecuente de asistencia técnica suministrada fue la Consultoría puntual (72%), seguida por

Tabla 3 Características Requeridas para la Asistencia Técnica con Mayor Demanda TRIMESTRE Trimestre Fr.

TEMA

DURACIÓN (semanas) Proyectos Consultores

Diseño de sistemas participativos Ene-Mar PSE&S orientados al impacto y al Abr-Jun aprendizaje Jul-Set Oct-Dic

1 5 1 1

1.0

4.2

Ene-Mar Uso de información generada por Abr-Jun SyE Jul-Set Oct-Dic

4 3 2 3

1.6

2.0

Ene-Mar Abr-Jun Jul-Set Oct-Dic

2 3 2 0

1.0

2.0

Ene-Mar Abr-Jun Jul-Set Oct-Dic

1 2 2 0

1.0 a 1.5

4.0

SyE con organizaciones de base

Sistematización de experiencias

la Consultoría con seguimiento por Internet (14%) y Consultoría con seguimiento por Internet y visita de retroalimentación (14%). A criterio de los consultores las modalidades empleadas fueron ‘Muy satisfactoria’ (72%), ‘Satisfactoria’ (14%) y también se registró un caso de ‘Poco satisfactoria’ (14%). Sintetizando y en conclusión, para los consultores es necesario cubrir varios requisitos o precondiciones en los proyectos antes de que reciban asistencia técnica en Seguimiento y Evaluación, como por ejemplo: i)

Definición clara y consensuada de los objetivos y productos;

ii)

Generar compromisos de parte del proyecto que recibe la asistencia técnica, para que se concreten los productos deseados; y

iii) Acordar un cronograma de actividades posteriores a la consultoría y darle seguimiento. Cabe señalar que la duración de la asistencia técnica requerida por los proyectos difiere sensiblemente de la recomendada por los consultores. Ello probablemente se debe a que los proyectos no conocen en detalle el programa de trabajo de la consultoría, ni han considerado los tiempos de traslado y la elaboración del informe final. Tres (3) de los consultores opinaron sobre la prioridad de los temas de asistencia técnica propuestos en el sondeo, calificándola como Alta, Media y Baja. Máxima prioridad para los consultores tuvo la asistencia en

Formulación/ajuste del marco lógico (100%), siguiéndole el Diseño de sistemas participativos de PSEyS (67%) y la Formulación de indicadores de SyE (67%). Luego se ubicaron Sistematización de experiencias (33%), Ejecución de estudios de base (33%), Uso de información generada por SyE (33%) y Ajuste de los sistemas de PSEyS (33%). Los temas a los que no se asignó prioridad Alta fueron SyE con organizaciones de base, Formulación de indicadores de

género, Instalación del software de SyE de PREVAL, Ajuste de Indicadores de SyE y Estudios de casos.

Máxima prioridad para los consultores tuvo la asistencia en Formulación/ajuste del

marco lógico (100%), siguiéndole el Diseño de

sistemas participativos de PSEyS (67%)

Si se comparan estos grados de prioridad de los consultores con las demandas por parte de los proyectos, se concluye que la perspectiva de los consultores es algo diferente a la de los funcionarios de los proyectos. Sólo tres temas tuvieron similar prioridad para ambos actores, tales como Diseño de sistemas participativos de PSEyS, Sistematización de experiencias y

Formulación de indicadores de SyE; en cambio, varios temas con alta demanda para los proyectos tuvieron un grado de prioridad menor para los consultores, tales como Uso de información generada por SyE y SyE con organizaciones de base. Como se ha indicado, la Formulación/ajuste de marco lógico, tema de mayor prioridad para los consultores, no lo

fue para los proyectos. Las razones de estas diferencias de prioridad no pudieron ser investigadas, dada la metodología del sondeo; sin embargo es probable que los consultores se hayan referido a un grupo de proyectos diferente a los que participaron en el sondeo.

Los proyectos opinaron que la asistencia técnica de PREVAL fue exitosa porque "se lograron los productos esperados".

Los factores de éxito de la asistencia técnica impartida por el PREVAL, fueron diferentes según la percepción de los proyectos y de los consultores. Los primeros opinaron que la asistencia técnica fue exitosa porque “se lograron los productos esperados” y porque “se aplicó inmediatamente”. En cambio, para los consultores, el éxito de la asistencia técnica se debió a que hubo “definición clara y consensuada de los objetivos y productos”, a que se “generaron compromisos del Proyecto que recibe la asistencia técnica” y también a que se “acordó un cronograma de actividades posteriores a la consultoría y se le dio seguimiento”. En razón de lo anterior se recomienda al PREVAL apropiarse de dichos factores e incluir en todos los convenios con los proyectos que reciben asistencia técnica los siguientes elementos: i) definición clara y consensuada de los objetivos y productos de la asistencia técnica; ii) acuerdo con el proyecto sobre el cronograma de actividades posteriores a la consultoría; y iii) dar seguimiento a dicho acuerdo, ya sea vía Internet o por los medios que resulten apropiados en cada caso.

V. FORTALEZAS Y DEBILIDADES DE LOS SISTEMAS DE PSEYS

Las fortalezas y debilidades de los sistemas de PSEyS de los proyectos se conocieron por las respuestas de 5 directores y 9 jefes de USE, quienes describieron las relativas a sus respectivos proyectos. A continuación mostramos un gráfico con las respuestas de los encuestados. Figura 10 Fortalezas y Debilidades de los Sistemas de PSEyS de los Proyectos A uto m atiz ac ió n d e l S is te m a S & E

Dis e ño P artic ip ativ o d e l S is te m a P S E & S

M arc o Ló g ic o e Ind ic ad o re s

Cap ac itac ió n d e lo s Inv o luc rad o s e n e l S is te m a PSE&S

Calid ad d e l Dis e ño d e l S is te m a P S E & S

E fic ie nc ia d e Im p le m e ntac ió n y O p e rac ió n

O p e rac ió n P artic ip ativ a d e lS is te m a P S E & S

4 Fortalez as

Fuente: respuestas de 5 directores y 9 jefes USE

D ebilidades

Como puede observarse en la Figura 10, la Operación Partici-

La operación participativa del Sistema de PSEyS es el tema donde se detecta la mayor cantidad de fortalezas y debilidades.

pativa del Sistema de PSEyS es el tema donde se detecta mayor cantidad de fortalezas y debilidades. Nueve respuestas consideraron que este tema es beneficioso para el impacto y la operación del proyecto pues desarrolla capacidades en los usuarios para la autogestión y permite la toma de decisiones en forma colegiada, mejorando la eficacia del proyecto, descentralizando y empoderando a los usuarios. En cambio, cuando esa condición de participación no se cumple, los perjuicios (debilidades) en opinión de los informantes son la pérdida de tiempo para el logro de los productos del proyecto y en consecuencia del impacto, además de no producirse información oportuna y perderse datos valiosos. El segundo tema con mayor cantidad de fortalezas y debilidades identificadas es la Eficiencia de la Implementación y Ope-

ración. Cuando se trata de una fortaleza los beneficios que se producen son el conocimiento oportuno del avance del proyecto y del rumbo a seguir, a la vez que se puede hacer conocer el proyecto a las instancias correspondientes. En cambio, los perjuicios de esa falta de eficiencia son una baja ejecución debida a la dispersión y/o atraso de algunas actividades, presentándose obstáculos para interpretar los cambios que se producen, al igual que retardo en la contratación de los servicios y dificultad para alcanzar acuerdos. El tercer tema, que incluyó 6 fortalezas y 4 debilidades es la Calidad del Diseño del Sistema de PSEyS. Entre lo positivo, figura el enfoque por resultados y la retroalimentación entre los subsistemas planificación, seguimiento, evaluación y sistematización. Asímismo otra ventaja es que todo el personal tiene una visión clara sobre el rumbo del proyecto y sobre cómo se está avanzando para el logro de los objetivos. En cambio, cuando el diseño carece de un enfoque adecuado,

los perjuicios resultaron ser que se desconoce el impacto, se dificulta la evaluación y se restringe el análisis de la información de SyE al nivel operacional.

En cuarto lugar se ubica la Capacitaciรณn de los Involucrados

en el Sistema de PSEyS, beneficiosa al propiciar la institucionalizaciรณn del SyE y al permitir la realizaciรณn de evaluaciones participativas internas para corregir las acciones. Por el contrario, cuando la capacitaciรณn de los involucrados es una debilidad, se dificultan la descentralizaciรณn y la participaciรณn en la toma de decisiones, presentรกndose problemas para realizar ajustes y definir nuevas estrategias. Finalmente, las ventajas de la Automatizaciรณn del Sistema de

SyE son que se dispone de informaciรณn de los indicadores sobre el avance de las acciones, lo cual facilita la toma de decisiones y la difusiรณn del proyecto. Los perjuicios por carecer de un sistema de SyE automatizado radican en que no se recogen los cambios y el trabajo del personal involucrado en el sistema de SyE es arduo y mรกs lento. Tanto las mencionadas fortalezas y debilidades de los sistemas de PSEyS recogidas en el sondeo, como las actividades realizadas por las USEs durante 2004 y los productos logrados, muestran acciones de seguimiento y evaluaciรณn orientadas principalmente a la planificaciรณn operativa y al reporte de

"Los sistemas de SyE no influyen aรบn suficientemente en la revisiรณn de los objetivos y en el ajuste de las estrategias de los proyectos".

la ejecuciรณn, sin que se influya suficientemente en la revisiรณn de los objetivos y en el ajuste de las estrategias de los proyectos. Ello deberรก ser tenido en cuenta en los contenidos temรกticos de la capacitaciรณn sobre Evaluaciรณn por Resultados -RIMSFIDA- y de la asistencia tรฉcnica sobre Uso de la informaciรณn

generada por SyE, que deberรกn enfatizar el rol del sistema de PSEyS en la gestiรณn del proyecto, para mostrar las evidencias del cambio o sea de los impactos en la reducciรณn de la pobreza rural.

VI. RESULTADOS ESPERADOS DEL APOYO DE PREVAL

El sondeo se completó con la descripción de las expectativas de los once proyectos en relación al apoyo del PREVAL. Los resultados esperados por directores y jefes de SyE así como el plazo para el logro de los mismos, se resumen a continuación. Tabla 4 Resultados Esperados del Apoyo del PREVAL PROYECTO

RESULTADOS ESPERADOS Y PLAZOS

Corredor Puno-Cusco

Disponer de información sobre efectos e impactos, con adecuados, oportunos y efectivos sistemas de información que permitan aprender de las experiencias del proyecto. Plazo, primer semestre de 2005.

Dom Helder Camara

Socializar los conceptos de SyE con los componentes del proyecto. Crear condiciones para formular en forma participativa el SyE Plazo 6 meses ó 1 año.

FAT-FUNICA

Sistema de Planificación, Seguimiento y Evaluación ajustados y con elementos para su automatización. Capacidades fortalecidas de los diferentes actores del fondo en SyE. Sistema automatizado con los ajustes en el sistema PSEyS orientado al impacto y al aprendizaje. Ajuste en la formulación de marco lógico. Evaluación de la primera fase. Acompañamiento en evaluaciones participativas y de impacto. Sistematizaciones de experiencia locales.

PROYECTO

RESULTADOS ESPERADOS Y PLAZOS

PRODECOP

Primer trimestre de 2005, en razón de la fecha de terminación del proyecto.

PADEMER

La Evaluación del PADEMER se hará mediante la contratación de consultores, pero necesario contar con las herramientas para monitorear e intervenir activamente en la Evaluación Primer semestre de 2005.

PRODAP

Ajuste al Sistema de PSEyS y mejora de las herramientas de información utilizadas (1 semana). Revisión y diseño de instrumentos metodológicos para el seguimiento de las acciones estratégicas del proyecto, a nivel de Coejecutoras, Población usuaria y sus organizaciones (1 semana). Metodología para la evaluación de impacto de las actividades del Proyecto (1 semana). Estudio colaborativo de evaluación de un tema específico identificado por el Proyecto (3 semanas). Apoyo para la implementación de la Red Nacional de SyE (2 días).

PRODERNEA

Incorporar estrategias y metodologías de Seguimiento, Evaluación y Sistematización.

PROMARENA

Estudio Base del Proyecto concluido (seguimiento a la ejecución del estudio). Enero – julio 2005. Sistema de SyE diseñado y funcionando. Enero – julio 2005 Organizaciones capacitadas para el manejo de instrumentos básicos de SyE. Enero – diciembre 2005.

PROPESUR

Diseño del sistema de PsyE. Actualización de Marco Lógico. Términos de Referencia para el estudio base. Sistematización y difusión de conocimientos del proyecto. Capacitación de los diferentes actores de las anteriores actividades.

PROSALAFA

Evaluación de efectos e impactos de PROSALAFA I fase 9 meses. Estudio de base de PROSALAFA II fase 6 meses. Diseño del sistema de PSES 1 año. Formación en facilitación de proceso de evaluación 2 años.

Uruguay Rural

Al menos todo el año 2005, con una intensidad similar a los años 2003 y 2004.

Complementariamente se preguntó a los directores si estarían dispuestos a cofinanciar las actividades de capacitación y asistencia técnica demandadas y en qué medida lo harían, lo que fue respondido por 6 de 8 directores que establecieron las condiciones particulares de cada proyecto para cumplir con su parte del cofinanciamiento. Todo ello muestra que se vienen abriendo contextos favorables a la institucionalización de los sistemas de PSEyS, incluyendo la gran demanda a PREVAL por parte de los proyectos, a fin de contar con herramientas que les permitan avanzar en mostrar las evidencias del cambio.