Plano de Candidatura Diretoria de Comunicação – CEEMPRE Gestão 2017
Pedro H. de Oliveira
Viçosa – MG Outubro – 2016
1. APRESENTAÇÃO DA EMPRESA JÚNIOR A CACE Consultoria Jr., Empresa júnior do curso de Administração da Universidade Federal de Viçosa foi pensada para ser um Centro Acadêmico do curso de Administração, porém durante a formação desse CA um integrante descobriu o Movimento Empresa Júnior e modificando a ideia inicial, foi fundada no final do ano de 1993 começando suas atividades oficialmente em 15 de março de 1994 após uma parceria com a Prefeitura Municipal ocupando uma sala na Rua Milton Bandeira onde atualmente funciona o Viçosa Shopping, sendo criado nessa época o nome CACE representava a sigla para Centro Acadêmico de Consultoria Empresarial tornado CACE o nome efetivo durante uma reformulação da identidade visual e da marca. A CACE esteve sempre presente dentro do Movimento Empresa Júnior sendo uma das primeiras empresas da UFV, e umas das EJs fundadoras da FEJEMG e atuando na mesma ao passar dos anos nos cargos de Presidência, Vice Presidência, Coordenadoria de Desenvolvimento, Presidência do Conselho, Gerencias e Assessorias. Ainda a nível estadual foi uma das empresas organizadoras do XV EMEJ, no ano de 2007 e esteve presente novamente na organização do EMEJ 2010 e 2015 com duas coordenadorias. Atuou no MEJ-UFV nos cargo de Diretor Presidente, Diretor de Estratégia e Operação, Diretor de Comunicação, Gerente de Pessoas e Processos, Conselho Consultivo da CEEMPRE Jr – Central Estudantil de Empresas Juniores. No ano de 2014 com a revisão de seu planejamento estratégico, a CACE teve como foco a excelência em gestão e isso gerou como retorno a obtenção do PEG na régua de 250 pontos e, em 2015 obteve o mesmo premio, porém na régua de 500 pontos, além do Prêmio de Mérito Empresarial da Casa do Empresário.
Departamento de Administração e Contabilidade, Campus UFV – Viçosa – MG Tel.: (31) 3899-1586 / Site: www.caceconsultoria.com.br
2. DADOS DO CANDIDATO Nome: Pedro Henrique de Oliveira Curso: Administração Período: 8º Empresa Júnior: CACE Consultoria Jr. Tempo de MEJ: Um ano e cinco meses e-mail: pedroheoliveira@gmail.com telefone: (31) 9 9234-6477 Skype: pedroheoliveira@hotmail.com Histórico no MEJ: Ingressei na CACE Consultoria Jr. no processo seletivo de 2015/1 no cargo de Analista de Presidência no inicio de maio de 2015. Após cerca de dois meses, assumi o cargo de Gerente Estratégico, onde comecei a me desenvolver profissionalmente e perceber certas características pessoais que até o momento não tinha conhecimento. Características essas como, por exemplo, senso crítico e uma visão mais estratégica e analista, assim como pude ter contato direto com os processos e funções de todas as diretorias da CACE. No inicio de 2015/2, assumi o cargo de Assessor de Expansão na CEEMPRE, núcleo de Empresas Júniores da Universidade Federal de Viçosa. Nesse cargo, pude ter contato com o restante do MEJ-UFV e conhecer como é o funcionamento de outras empresas júnior e a dinâmica de outros empresários juniores. Em setembro de 2015, assumi o cargo de gerente de Relações Públicas no departamento de Marketing da CACE, onde estou atualmente e pude conhecer e trabalhar diversas ferramentas de marketing no que diz respeito às áreas tanto estratégicas quanto operacionais. Com a troca de ano e mudança de gestão da CACE, decidi por atuar como conselheiro da CEEMPRE, pois devido a um projeto que estava realizando e as disciplinas que fazia no período, não teria tempo para compor o corpo executivo da CEEMPRE, mas não queria perder o contato que obtive no ano anterior que foi muito importante e gratificante para mim. No final de junho de 2016, surgiu a oportunidade de trabalhar na organização da RP Viçosa que iria ocorrer na segunda semana de agosto. Como eu possuía pouca experiência na organização eventos, decidi tentar o cargo de Coordenador de Comunicação e fui aprovado para que pudesse trabalhar na organização desse evento que nas edições que tive a oportunidade de trabalhar havia sido muito gratificante e enriquecedor para o meu desenvolvimento pessoal.
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3. OBJETIVO DA CANDIDATURA Um dos fatores que foi mais determinante para tentar o cargo de Diretor de Comunicação da CEEMPRE foi ter a oportunidade de fazer mais pelo Movimento e acredito ter conhecimento de ferramentas de gestão e marketing que possam ser de grande valia tanto para a diretoria quanto para todo o MEJUFV. Sou o tipo de pessoa que está sempre em busca de novas oportunidades, desafios e aprendizados. Tenho uma incansável necessidade de informação e busco sempre melhorar tanto como pessoa quanto profissional e por isso acredito que uma experiência diretor da CEEMPRE será uma gigantesca oportunidade de me desafiar e sair da minha zona de conforto, além de se mostrar como uma grande chance de me desenvolver, conhecer pessoas e aprender coisas novas. 4. ANÁLISE DA GESTÃO ATUAL E FOCO DE ATUAÇÃO
4.1.
Análise da Gestão
A Diretoria de Comunicação na gestão de 2016 trabalhou de forma intensa na divulgação e transparência de suas ações. É notável como a qualidade das publicações melhorou ao longo do ano, assim como a forma com que as informações foram transmitidas de maneira mais eficiente. É notável o empenho da diretoria em organizar e aperfeiçoar a forma com que a página no Facebook e a conta do Instagram foram trabalhadas, porém percebe-se a dificuldade que foi trabalhar com a manutenção do site e blog da CEEMPRE, além de por em pratica a CEEMPRE Store que não parece ter sido muito bem aceita pelo conselho na forma em que foi apresentada. 4.2.
Foco de Atuação
Meu objetivo de trabalho como Diretor de Comunicação é gerar documentos e insumos que aperfeiçoem os trabalhos tanto da diretoria quanto de todo o corpo executivo da CEEMPRE. É gerar dados estratégicos e garantir que as futuras gestões tenham documentados os processos e não precisem gastar tempo tentando descobrir como certas coisas funcionam. Vale deixar claro que não pretendo deixar de trabalhar a difusão da Marca CEEMPRE e a divulgação da mesma, assim como o suporte às EJs e gerar a participação delas nos programas e eventos. Por fim, pretendo impulsionar o conhecimento entre todas as empresas juniores, garantindo que o conhecimento chegue a todas e que possam usufruir de tudo que o próprio movimento é capaz de trabalhar. 5. PLANOS DE AÇÕES 5.1.
Inbound Marketing:
O Inbound Marketing é uma tendência que vem surgindo e se consolidando na ultima década. Em uma tradução livre, o termo pode ser definido como marketing de atração. A principal diferença entre o marketing Departamento de Administração e Contabilidade, Campus UFV – Viçosa – MG Tel.: (31) 3899-1586 / Site: www.caceconsultoria.com.br
tradicional – que chamamos de Outbound Marketing – e o Inbound é que, no segundo, quem procura a empresa é o cliente e não o contrário. Porém no caso da CEEMPRE, os clientes em questão são os empresários juniores em primeira instancia seguidos por seus professores e até mesmo os clientes individuais de cada uma das empresas. Uma das grandes vantagens desse tipo de ferramenta é a geração de conteúdo e informação que possa ser de grande utilidade para os empresários da UFV, além de gerar acessos para os meios de comunicação, como, por exemplo, o site. Tendo isso em mente, propõem-se a criação de conteúdo através de ferramentas como e-books, infográficos, ferramentas de gestão, etc. Tais ferramentas estariam disponíveis através de um blog – dentro do site da CEEMPRE -, onde poderiam ser vinculados textos feitos tanto pelos membros do corpo executivo do Núcleo, quanto pelos próprios empresários juniores, além de potencializar a formulação de E-mail Marketing com foco em relacionamento, iria também aperfeiçoar a distribuição de conteúdo e relacionamento via redes sociais. Dessa forma, uma empresa que tenha mais experiência em questões como gestão poderia gerar conteúdo para que possa auxiliar outra que tenha dificuldades nesse. Então, quando a coleta dos documentos para o Selo CEEMPRE estiver se aproximando, um texto explicando a importância de se ter todos os documentos regulamentados e como podem ser obtidos pode melhorar a qualidade dos processos legais da empresa e ajudá-los a obter uma maior pontuação no Selo. Como dentro do MEJ-UFV temos empresas com as mais distintas realidades, pode ser interessante dividi-las em grupos – ou personas, nesse caso – e direcionar o conteúdo para cada uma desses grupos, fazendo com que a informação direcionada a eles se torne realmente relevante. 5.2.
Catálogo de serviços:
Dentro do MEJ-UFV, composto por mais de 40 empresas dos mais diversos ramos e cursos, temos um grande leque de serviços que as EJs oferecem. Pensando nisso, propõem-se a criação de um banco de dados online, dentro do próprio site em que o empresário sênior poderia buscar por serviços dos quais ele necessita e ser direcionado exatamente para as empresas juniores que os prestam. Dessa forma, o Catálogo de Serviços funcionaria como um banco de dados contendo todos os serviços que podem ser oferecidos pelas empresas juniores da UFV concentrados num único local. Com isso, a CEEMPRE estaria trabalhando como uma intermediária entre o mercado e as empresas, além de aperfeiçoar a captação de projetos para que mais e melhores projetos possam ser executados. Entende-se que será um trabalho longo e bastante complicado, visto que será necessário fazer um levantamento de todos os serviços oferecidos, criar o banco de dados e programar as funções no site para isso. A princípio, propõem-se duas alternativas para a realização de tal ação: a primeira delas diz respeito a uma sessão no próprio site da CEEMPRE, que se consistiria em deixar as empresas júniores segmentadas de acordo com suas áreas de atuação, o que facilitaria o acesso por parte do cliente, pois esse teria acesso aos nomes de todas as EJs daquele setor e com as formas de contato com Departamento de Administração e Contabilidade, Campus UFV – Viçosa – MG Tel.: (31) 3899-1586 / Site: www.caceconsultoria.com.br
aquela EJ, seja o site, endereço, telefone, etc. Outra forma de contato seria a criação de uma planilha a ser disponibilizada para download no site contendo todos os serviços apresentados pelo MEJ-UFV, funcionando também como uma ferramenta de busca interna que levaria até o serviço necessitado e ao contato das empresas que o fazem. Para que se possa ser definida a melhor forma de trabalho – ou mesmo a viabilidade de ambas – será necessária uma avaliação do grau de dificuldade em executá-las e a disponibilidade de recursos humanos que a diretoria terá ao longo do ano. Um trabalho em conjunto com os departamentos comerciais (ou de marketing) dentro das empresas pode ser uma forma de aperfeiçoar tal ferramenta, que, a meu ver, mostra-se como vantajosa para todas as empresas. 5.3.
Gestão do Conhecimento:
Uma grande dificuldade encontrada durante as gestões da CEEMPRE é a gestão do conhecimento, que acaba tendo um gap de um ano para o outro. Apesar disso, é visível o trabalho realizado pela gestão de 2016 para que dados e informações pertinentes sobre como as coisas são feitas o mais explicados possíveis. Com isso em mente tem-se como objetivo manter esse trabalho, garantindo que todos os processos sejam bem definidos e que possam ser de fácil compreensão para que qualquer pessoa possa ler e entender. Para o ano de 2017, será feito um mapeamento de processos de todas as ações da diretoria com a confecção de fluxogramas que mostrem detalhadamente cada processo, pois somente com mapeamento das atividades é que conseguimos visualizar as falhas, facilitando, assim a melhoria contínua das atividades e realização de ajustes quando necessário. Podem-se também identificar os gargalos, delimitar os responsáveis pelas etapas, atividade, processo, estimar os recursos necessários, mão de obra, insumos e estimar tempo de produção. A experiência de se ter os processos mapeados com qualidade dentro da diretoria de comunicação pode se tornar uma oportunidade para a realização nas demais diretorias, pois assim os processos de toda a CEEMPRE estariam registrados em um local e de fácil acesso para as próximas gestões, além de poder auxiliar as empresas juniores que tem dificuldades nessa área. 5.4.
Indicadores Operacionais e Estratégicos:
Essa ação tem como objetivo realizar uma avaliação das atividades realizadas pela diretoria para que se possam ser criados indicadores estratégicos e operacionais que estejam alinhados com a estratégia da CEEMPRE, com a finalidade de trazer resultados eficientes sobre a efetividade das ações. Caso existam dados e históricos de períodos anteriores, esse material pode servir de insumo para tais indicadores, visto que é um histórico das ações. Ao que diz respeito aos indicadores operacionais para o site, blog e Facebook, existem ferramentas dentro de suas plataformas, como o Google Analytics, que mede o fluxo de acessos ao site e blog da empresa, podendo trazer informações que sirvam de insumos para tais indicadores. Departamento de Administração e Contabilidade, Campus UFV – Viçosa – MG Tel.: (31) 3899-1586 / Site: www.caceconsultoria.com.br
Vale ainda ressaltar que indicadores eficientes e o constante acompanhamento desses são de suma importância para verificar o desempenho da diretoria e medir efetivamente o seu desenvolvimento e a utilização dos canais de comunicação utilizados 5.5.
Comunicação Interna:
Outro ponto que propõe-se a ser trabalhado pela diretoria de comunicação na Gestão 2017 é a efetividade da comunicação interna dentro do corpo executivo. Seria feita uma pesquisa de opinião e satisfação internamente para verificar a efetividade de cada uma das ferramentas usadas pelo Time CEEMPRE para a comunicação – e-mail, Whatsapp, Grupo no Facebook, Fórum, e demais ferramentas. Após isso, seria realizada uma análise crítica sobre os resultados com a criação de ações corretivas que visem à manutenção daquelas que se mostrarem problemáticas e não estejam demonstrando a efetividade necessária. Uma comunicação interna efetiva e funcional trás grandes benefícios para uma organização. Afinal de contas, veículos oficiais dão maior credibilidade à mensagem e o desenvolvimento de canais de informação com a equipe proporciona mais transparência à organização. Pesquisas apontam que, para se criar uma cultura de qualidade em determinada empresa, independente do segmento em que essa atua, a credibilidade da mensagem é um dos fatores levados em conta pelos colaboradores, ou seja, quanto mais respeitável a fonte, mais valorizada a mensagem. A formalização e avaliação da comunicação interna da CEEMPRE pode inclusive melhorar o diálogo com seus membros que estão em outros Campi da UFV – Rio Paranaíba e Florestal. Com isso, espera-se saber também as dificuldades que eles possam estar passando em seus locais de trabalho e conseguir gerar auxilio mais efetivo e eficiente para eles. 5.6.
Manual de Identidade Visual:
Manual de Identidade Visual é um documento que expõem os elementos gráficos que representam uma empresa e sua marca, a fim de garantir que a sua identidade visual seja respeitada no uso. Com isso em mente, propõe-se a criação de um documento formalizando como deve ser utilizada a imagem da CEEMPRE nos mais diversos canais de comunicação que a mesma utiliza. Tal documento será um complemento do já existente “Manual da Marca”, porém será trabalhada também questões como as cores que compõem a marca, explicitando seus códigos em pelo menos três formatos diferentes para que possam ser trabalhadas nas mais distintas plataformas de edição. Também será trabalhada nessa ação a padronização das artes a serem vinculadas nas mídias sociais. Vale ressaltar que o objetivo não é criar uma única base e trabalhar apenas em cima dela, mas sim apresentar recomendações e cuidados sobre combinações de cores, formatos e design. 5.7.
CEEMPRE Store
A CEEMPRE Store é uma loja com o objetivo vender camisas e produtos relacionados ao Núcleo, difundir a marca CEEMPRE pelos campis, além de ser uma forma de arrecadação extra. Durante o ano de 2016 foi realizada uma Departamento de Administração e Contabilidade, Campus UFV – Viçosa – MG Tel.: (31) 3899-1586 / Site: www.caceconsultoria.com.br
pesquisa com os empresários juniores da UFV com o objetivo de verificar a demanda dos mesmos por quais produtos poderiam ser vendidos por essa loja, porém vale ressaltar que quando uma pessoa indica o que gostaria, não necessariamente significa que a pessoa está disposta a comprar determinado produto. Da forma com que foi pensada em primeiro momento, os produtos a serem vendidos – uma camisa, por exemplo – poderiam se tornar um custo muito grande para a CEEMPRE, visto que caso não fossem vendidos em primeiro instante, ficariam estocados e isso iria gerar um custo de estocagem que faria o capital gasto ficar parado e não girar. Propõem-se então trabalhar a loja em etapas para que tal custo não afete o desempenho financeiro da CEEMPRE e que possa gerar resultados positivos. Será realizado um pedido por demanda, ou seja, vai-se comprar uma quantidade de produtos de acordo com a quantidade de pedidos realizados pelos empresários juniores. Além dessa quantidade, será feito um investimento interno na compra de um volume a mais para que possa ser vendida para aqueles que se interessem posteriormente. Vale deixar bem claro nesse ponto que tais camisas a mais não vão gerar custo de estoque, pois aquelas que forem compradas na demanda estarão absorvendo os custos das demais e depois o retorno dessas poderão cobrir o investimento. Com o tempo a loja começaria a se manter por conta própria, pois com os lucros obtidos nas primeiras operações seria possível fazer mais encomendas para serem vendidas ao longo do ano e nos eventos realizados pela CEEMPRE. Além disso, uma pesquisa de mercado com o MEJ-UFV será realizada para saber exatamente quanto às pessoas estão dispostas a pagar pelos produtos. 5.8.
Plano de Marketing
O SEBRAE (2005) define o plano de marketing como sendo uma ferramenta que possibilita analisar o mercado, de modo a adaptar-se às suas constantes mudanças e identificar as tendências. Conhecer o mercado no qual a organização está inserida é, sem dúvida, uma fonte de vantagem competitiva frente aos concorrentes. Porém, para uma organização como a CEEMPRE, muito desses conceitos não são aplicados, o que acaba por reduzir um pouco das questões a serem trabalhadas e necessidade de ferramentas de análise de concorrência, por exemplo. Para a gestão de 2017 está sendo proposta a realização de uma pesquisa de mercado com o intuito de definir as estratégias de comunicação e marketing que a CEEMPRE pode realizar com suas partes interessadas. Para isso, será usada como insumo a pesquisa de Imagem Externa realizada em 2016, assim como a pesquisa de Opinião e Satisfação realizada pela CACE Consultoria Jr. também no ano vigente. Tais pesquisas trazem informações sobre como os empresários juniores veem a CEEMPRE e visam conhecer o posicionamento da marca perante os mesmos. Após isso, será feita uma Análise SWOT do Núcleo junto com seus membros, a analise do Macro e Micro ambientes e, por fim, serão traçadas estratégias efetivas para os 4P’s do Mix de Marketing.
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5.9.
Trabalho in loco nas empresas
Com o objetivo de se aproximar das EJs do MEJ-UFV e conhecer suas realidades, propõe-se um acompanhamento mais próximo da diretoria de comunicação com as empresas. Tal ação será feita a primeiro momento em conjunto com os programas de visitas já realizados pela CEEMPRE ao longo do ano. Durante as visitas, poderão ser abordados temas como a divulgação dos processos seletivos que são realizados ao longo do ano e, enquanto isso será também avaliada o retorno na quantidade de inscritos para os processos e então verificar se uma conversa direta com as pessoas atraiu ou não mais pessoas. Com relação aos demais campi, pretende-se trabalhar o mais próximo possível com eles através de visitas para conhecer suas particularidades e gerar canais de comunicação mais efetivos para Rio Paranaíba e Florestal. 6. CONSIDERAÇÕES FINAIS O ano de 2016 pode ser considerado um grande diferencial para mim, pois foi um período de intenso trabalho e aprendizado. Durante todo o ano, cresci muito pessoalmente, profissionalmente, academicamente e mentalmente. Aprendi a dar muito mais valor ao trabalho em equipe e senti na pele como é trabalhar sobre intensa pressão e responsabilidade. Acredito que tais experiências possam ser extremamente úteis para um trabalho sério e que demande compromisso e dedicação como é o cargo de diretor na CEEMPRE. Pretendo utilizar todos os meus esforços para garantir o engajamento daqueles que trabalham comigo, apresentando objetivos para que os mesmos se motivem a trabalhar duro e garantindo um ambiente saudável para se trabalhar e que ao fim do ano possamos todos juntos, entregar um serviço de qualidade e resultados eficientes. No mais, deixo meus mais sinceros agradecimentos à Fernanda Sousa da EJED pelo incentivo e dicas sobre alguns aspectos, à atual diretora de comunicação Rayene Ambrósio e sua gerente, Marjore Caríssimo pelas informações e suporte para a criação de tais ações. Um agradecimento muito especial a todos os membros da CACE Consultoria Jr. pelo apoio, aprendizado, companheirismo e torcida em mais essa etapa de minha vida profissional e pessoal.
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7. ANEXO: CARTA DE RECOMENDAÇÃO
Prezada CEEMPRE:
Comunico através do presente documento que o Pedro Henrique de Oliveira, membro da CACE Consultoria Jr., tendo exercido os cargos de gerente estratégico e gerente de relações públicas durante um ano e meio em nossa empresa, sempre foi detentor de ótima conduta profissional. Por isso, tem o nosso apoio para a candidatura ao cargo de diretor de comunicação da CEEMPRE para a gestão de 2017 .
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Victor Barbosa Diretor Presidente
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