3º Edição - 2013-1
Relatório Pós-Evento
Pedro Mário Vargas da Silva Carolina Maria de Gouveia Matos Fiorante Laura de Oliveira Gutterres Carolina Stroppa Mateus Tomaz Neves Diego Delespote Warley Gandra Keyse Machado da Veiga Andressa de Andrade Vieira
1. O evento A Junina Jr., em sua 3ª edição, é um evento promovido pelo Núcleo das Empresas Juniores da UFV e que tem como objetivo proporcionar a integração entre esses empresários. Entre os dias 05-03 e 15-03, foram realizadas entrevistas para aqueles que manifestaram interesse em participar da Equipe de Trabalho que organizaria o evento. Após a seleção dos candidatos, a organização do evento teve início, oficialmente, no início do mês de março, com previsão de acontecimento no dia 22-06, na Chácara Gabriela, em Viçosa. 2. Dados do evento Nome: Junina Jr. Data do evento: 22-06-2013 Horário: 20h às 03h Local: Chácara Gabriela. Estrada para Paula Cândido, Km 10. Número de participantes: cerca de 200 Público alvo: Empresários Juniores da UFV
3. Equipe de Trabalho Carolina M. de Gouveia Matos Fiorante
Laura de Oliveira Gutterres
EJ: EmpNut
EJ: SEC Jr. Consultoria
Coordenadora de Eventos - CEEMPRE
Assessora de Eventos - CEEMPRE
E-mail: coordenador.eventos@ceempre.org
E-mail: assessor.eventos@ceempre.org
Telefone: (31)8607-8243
Telefone: (31)8213-1582
Mateus Tomaz Neves
Warley Gandra
EJ: Sinergia
EJ: SEC Jr. Consultoria
Membro da Equipe de Trabalho
Membro da Equipe de Trabalho
E-mail: mateustneves@gmail.com
E-mail: warleysgandra@gmail.com
Telefone: (31)9477-3775
Telefone: (31)9477-4395
Carolina Stroppa
Andressa de Andrade Vieira
EJ: SEC Jr. Consultoria
EJ: SEC Jr. Consultoria
Membro da Equipe de Trabalho
Membro da Equipe de Trabalho
E-mail: stroppacarolina@gmail.com
E-mail: aandradevieira@gmail.com
Telefone: (31)8315-0296
Telefone: (32)8462-8673
Keyse Veiga
Diogo Delesposte
EJ: Cace Consultoria Jr.
EJ: SEC Jr. Consultoria
Membro da Equipe de Trabalho
Membro da Equipe de Trabalho
E-mail: keyseveiga@gmail.com
E-mail: diogodelesposte@gmail.com
Telefone: (31) 8925-8302
Telefone: (31) 8529-2449
4. Divisão das atividades Na primeira reunião, foram divididas as atividades entre os membros da Equipe:
Diogo o
Alimentação;
o
Fazer orçamento de toda alimentação que seria servida durante o evento;
Mateus o
Patrocínio;
o
Captar patrocínios;
o
Captar brindes para a pescaria.
Andressa o
Financeiro;
o
Fazer orçamento de todas as bebidas servidas/vendidas durante o evento;
o
Realizar o controle financeiro do evento (entradas e saídas);
o
Calcular os cenários de venda de ingressos.
Warley o
Divulgação;
o
Preparar material de divulgação do evento;
o
Preparar ingressos e fichas para o evento.
Keyse o
Local e Transporte;
o
Entrar em contato com locais para realização do evento;
o
Efetivar parceria para o transporte para o evento.
Carolina Stroppa o
Decoração e Integração.
5. Patrocínio Em um primeiro momento foi feita uma reunião com a Coordenadoria de Parcerias (Coordenador Giovane Zago e Assessora de Parcerias Flávia Mattos) para alinharmos,
juntamente com a CEEMPRE, a melhor forma para abordar os estabelecimentos. Ficou combinado que a assessora Flávia Mattos seria a responsável por ajudar e tirar dúvidas relacionadas aos patrocínios da Junina Jr., e que qualquer coisa poderíamos procurá-la. Essa presença de um membro da coordenadoria de parcerias da CEEMPRE, como apoio ao evento foi de fato de grande ajuda. Após estabelecer os principais locais que seriam procurados para os patrocínios, uma carta de patrocínio (Anexo 01) foi escrita, tendo como base a carta do evento do ano anterior, e entregue nos estabelecimentos. Junto com a carta de patrocínio era disponibilizado um documento com as cotas que os patrocinadores poderiam escolher (Anexo 2). Os valores das cotas foram elaborados tendo como base um material gerado no GT de Parcerias da CEEMPRE, e com a ajuda da Assessora de Parcerias, Flávia Mattos. Vale ressaltar que as cotas servem apenas para dar uma opção ao patrocinador, mas que ele pode combinar “serviços” de diferentes cotas, desde que seja de sua vontade. Também foi elaborado uma declaração e termo de compromisso do patrocínio (Anexo 3), para ser assinado quando patrocínio fosse aceito. Duas vias eram feitas desse termo de compromisso, sendo uma deixada com o responsável do estabelecimento, e a outra, com a equipe de trabalho. A abordagem aos estabelecimentos começou um pouco antes de 01 mês antes da data do evento, e era presencial, de porta em porta mesmo, e baseada apenas em uma conversa de apresentação da CEEMPRE, do evento e entrega da carta com as cotas de patrocínio. Uma dica da Assessora de Parcerias foi levar também uma cópia da carta de serviços unificada da CEEMPRE (documento feito pela CEEMPRE com os contatos e serviços oferecidos por todas EJs do MEJ UFV). A princípio, essa carta de serviços não era entregue nem apresentada às pessoas abordadas, mas caso a conversa rendesse, era interessante apresentar a carta e falar um pouco mais do movimento e das EJs, como forma de promover a imagem da CEEMPRE e do MEJ UFV. De fato, um estabelecimento se interessou mais no assunto e no tipo de trabalho desenvolvido pelas empresas juniores, foi possível apresentar a carta de serviços unificada, e ele ficou com ela. Aproximadamente 40 estabelecimentos foram abordados na tentativa de patrocínio. A maioria deles não se interessava, talvez devido ao fato de não ser um evento muito grande, ou reconhecido, ou talvez pelo fato de ser um evento apenas de integração, sem cunho social. Uma dica para as abordagens é que na maioria das vezes o dono ou o responsável pelo estabelecimento não vai estar presente, e vão pedir para voltar depois. É importante então saber o nome de quem procurar depois, se for preciso tenha tudo anotado, para que não se chegue ao lugar todas às vezes procurando pelo “dono”. É muito melhor chegar procurando por
“Teresa” ou “Marcelo”. Outro ponto é realmente necessário ter uma conversa antes com a Coordenadoria de Parcerias da CEEMPRE pelo fato de saber se todo e qualquer estabelecimento pode ser abordado. Por exemplo, a escola de idiomas Number One, até a presente data, é uma apoiadora da CEEMPRE, e sempre é procurada quando a CEEMPRE realiza eventos, e ela fornece brindes, coffee-break, entre outras coisas. A dona da Number One não gosta de patrocinar com quantias em dinheiro, mas colabora de outras formas. Devido a essa “parceria”, não é legal abordar outras escolas de idiomas para pedir patrocínio. Pode haver outros casos do tipo, então é preciso ter esse cuidado. Além disso, um ponto importante está relacionado ao fato de abordar estabelecimentos concorrentes. Por exemplo, se a carta foi entregue em uma autoescola, é preciso esperar a resposta dela antes de entregar a carta em outra autoescola, para não gerar nenhum tipo de situação desagradável no futuro. Ao fim das abordagens apenas dois patrocínios em dinheiro foram conseguidos. A abordagem aos dois estabelecimentos apoiadores não foi por acaso, e fica também a dica para auxiliar na busca por potenciais patrocinadores no futuro. O primeiro estabelecimento, loja de roupas High Vision, era uma loja recém-inaugurada em Viçosa. Por ser uma loja nova, a abordagem foi focada nas vantagens do patrocínio para divulgação da marca, e no público que essa divulgação alcançaria. A responsável pela High Vision logo se interessou e fechou o patrocínio. O outro estabelecimento, restaurante NaMariah é também um estabelecimento relativamente novo em Viçosa, e que tem apoiado vários eventos e investido bastante na divulgação da marca. Ao apresentar o evento, o público e a proposta, a dona também se interessou e fechou o patrocínio. É importante saber conversar e apresentar bem o evento, para ganhar a simpatia do possível apoiador. Além de patrocínio em dinheiro, sabíamos da possibilidade de se conseguir um apoio da Funarbe, por meio de créditos em compra no Supermercado escola. O Sabadão das crianças acabara de acontecer, e para ela o pessoal da organização conseguiu esse tipo de recurso com a Funarbe. A pessoa responsável por isso no Sabadão foi então procurada e nos passou o que deveria ser feito: deve-se escrever uma carta de apresentação do evento (a mesma carta de patrocínio foi entregue), juntamente com uma tabela de orçamento do evento (custos com comidas, bebidas, etc). Essa carta deve ser assinada por um professor responsável (o professor Magnus Emmendoerfer, professor coordenador da CEEMPRE assinou a carta) e deve ser entregue na Funarbe, com aproximadamente 01 mês de antecedência ao evento. Em 2013, a responsável da Funarbe por estas questões se chamava Zilda, e o contato era feito pelo telefone 3899-7300. Não sei se toda vez é assim, mas para saber a resposta do pedido de apoio, foi preciso ligar para lá e perguntar.
Sendo assim, os patrocinadores/apoiadores e suas respectivas contribuições estão listados abaixo: Patrocinador
Patrocínio
High Vision
R$ 215,00
Na Mariah
R$ 145,00
Funarbe
R$ 700,00 TOTAL R$ 1060,00
Como o valor patrocinado pela Funarbe só pode ser gasto com compras no Supermercado Escola, o valor arrecadado em dinheiro foi de R$ 360,00. Uma carta de agradecimento foi entregue aos patrocinadores após o evento. O modelo pode ser visto no Anexo 4. Para a pescaria, foram abordados cerca de 60 estabelecimentos. Era tudo baseado na conversa mesmo: a apresentação do evento, da CEEMPRE, e da intenção da pescaria. Mais uma vez, muitas das vezes o responsável pelo estabelecimento não é encontrado de primeira, sendo necessário voltar depois para encontrá-lo. É importante então saber o nome de quem procurar depois para pedir os brindes. Abaixo, uma tabela com os brindes arrecadados para a pescaria da Junina Jr. 2013. Estabelecimento
Descrição
Quantidade
Cópias e Cópias
Cartão Vale 50 cópias
6
Rachels Chocolates
Caixa com 9 bombons
3
Clic Clic
Vale R$ 30,00 em compras
1
Lanchonete do Dênis
Vale Lanche
3
Salão da Sol
Vale hidratação
2
Yogo Fruz
Vale Yogo pequeno
5
Aero Shake
Vale Milk Shake P
2
Hakuna Batata
Vale combo (Hamburguer+Refri+Batata)
5
Chocolates Doris
Pote de chocolates (personalizado para a
4
Junina Jr.) Brasilca
Vale açaí 300 mL + adicional
6
Photo Central
Caneca personalizada do evento
1
One Day Spa
Vale Pé+mão, Vale escova, Vale
3 (1 de cada)
sobrancelha
NaMariah
Vale ½ porção macarrão
2
Açaí Mix
Açaí P + adicional
5
DVD filmes e livros
Vale locação
2
Boticário
Kit de sabonetes
2
Artesania
Vale 15% de desconto
3
Solange Bijuterias
Bijuterias
4
Artes Gerais
peças artesanais em pedra
2
Fashion Bijuterias
Bijuterias
4
Belíssima Bijuterias
Bijuterias
2
Encanto Bijuterias
Bijuterias
12
Drogaria Americana
Vale R$ 20,00 em compras
3
Bia Bijuterias
Bijuterias
30
Cedrus Cosméticos
Sabonetes líquidos
7
Exclusiva Brasil
Vale R$ 3,00 em desconto
1
Marias Cheias de Graça
Artesanato
20 brindes
No total, a pescaria contou com aproximadamente 130 brindes (alguns brindes, como bijuterias, eram colocados juntos). O preço cobrado foi de R$ 2,00 por vez, e todo peixe dava direito a um prêmio. Havia muitos brindes muito bons, que valiam muito mais que R$ 2,00, mas também havia outros não tão bons, o que equilibrou a pescaria, de modo que ela não fosse injusta, mas ao mesmo tempo, convidativa. 6. Atividades desenvolvidas durante o evento Foram realizadas as seguintes atividades durante o evento.
Spotted CEEMPRE
Quadrilha caipira
Pescaria 7. Divulgação A divulgação para o MEJ foi feita, principalmente, pelas redes sociais, através de duas
artes, uma chamada para a Junina Jr. (Anexo 5) e um cartaz de divulgação do evento (Anexo 6). Nas semanas que antecederam o evento avisos em CT e RC foram dados para os presentes.
8. Alimentação e Bebidas Alimentação servida durante festa foi:
Caldos variados (Canjiquinha, Canjica (doce) e Vaca atolada);
Pipoca salgada;
Doces;
Pinga;
Cerveja;
Refrigerante;
Choconhaque;
Quentão;
Água.
Ao adquirir o ingresso a pessoal tinha direito a algumas fichas de consumação, sendo elas 2 (duas) de caldos salgados, 1 (uma) de caldo doce, 2 (dois) copos de 300ml de refrigerante, 1 (um) copo de 200ml de choconhaque, 1 (um) copo de 200ml de quentão. A pipoca, a pinga e os doces eram liberados para todos os convidados. A cerveja, o refrigerante e a água eram vendidos. 9. Gastos Seguem todos os gastos com as compras no Supermercado Escola (com o patrocínio do FUNARBE) e no Supermercado Amantino, a fim de completar os produtos necessários. Supermercado Escola Guardanapo 24x22 cm Macarrão Limão Thaiti Molho refogado Copo descartável 300ml Milho de Pipoca Óleo de soja Detergente Esponja Sal Água Saco p/ lixo 30 litros Papel higiênico
Quantidade 14 pacotes 3 pacotes 1,232 kg 3 pacotes 800 unidades 16 pacotes 3 unidades 2 unidades 2 unidades 1 unidades 50 unidades 3 pacotes 16 unidades
Refrigerante Pepsi 2,5 litros Refrigerante Guaraná Antarctica Colher descartável Conhaque Pinga
40 unidades 20 unidades 6 pacotes 4 garrafas 5 garrafas
Amantino Copo descartável 200ml Cumbuca para caldo 250ml
Quantidade 5 pacotes 50 pacotes
10. Balanço Geral Segue planilha com balanço geral do evento (gastos e dinheiro arrecadado). Entradas Ingressos – Segundo Lote (9 ingressos) Ingressos – Primeiro Lote (179 ingressos) Patrocínio Caixa (Lucro sobre a venda de bebidas) Caixa (Pescaria) Sub Total
162,00 2864,00 1060,00 235,85 260,00 R$4581,85
Saídas Caldos Bebidas Aluguel do Sítio DJ Impressão de convites Material de papelaria Táxi Supermercado Amantino Supermercado Escola Valor imobilizado do Supermercado Escola* Sub Total
2580,00 536,00 400,00 600,00 32,50 43,00 66,00 191,85 592,92 107,08 R$ 4556,43
Total Geral R$25,42
* Valor referente à sobra do patrocínio da Funarbe, através do Supermercado Escola, o qual não conta como lucro do evento, já que é uma sobra que deveria ser revertida somente em produtos. Por não haver necessidade, a organização não utilizou tal crédito.
11. Preparação para o Evento A Equipe começou as suas atividades desde a primeira reunião, onde ficou estabelecidos 02 (dois) lugares a serem procurados para a realização do evento. Como estávamos com dificuldade de encontrar um local, a busca pelos patrocínios teve início mesmo sem o lugar estar definido. Reuniões semanais eram realizadas com o intuito dos integrantes darem alguns repasses e para que as atividades para as semanas seguintes fossem passadas. 12. O dia do evento As compras foram realizadas no dia do evento. Alguns integrantes foram no dia pela manhã e outros chegaram na hora do almoço, todos para adiantar a decoração e deixar tudo preparado para a integração. O DJ e a responsável pelos caldos chegaram por volta das 16h. O frete levou as bebidas na hora do almoço. Um dos integrantes ficou em Viçosa para organizar a venda de ingressos e a saída dos ônibus. a. Decoração A decoração foi elaborada basicamente com papel de seda, papel crepom e chitão. Uma das apoiadoras do evento, “Marias Cheias de Graça”, forneceu um estandarte e placas para a sinalização dos ambientes da festa. Esse material ficou guardado para eventos futuros. Em relação às bandeirinhas, foi doado pela “Viçosa Embalagens” um saco de bandeirinhas de papel de seda. Além disso, com o papel crepom foram confeccionadas flores coladas. No dia do evento alguns integrantes fizeram balões, as bandeirinhas foram coladas e penduradas em todo o local e as flores, que já estavam coladas em fitas foram penduradas. Outros enfeites, como o espantalho, foram fornecidos pela tia de em dos integrantes da Equipe de Trabalho. Para a pescaria, os brindes foram todos embrulhados em sacos de papel almaço. Os peixes foram feitos com EVA e o banco de areia foi uma caixa de papelão. Para a estante, onde foram colocados os brindes, conseguimos caixas de frutas. b. Spotted Caipira: Primeiramente foi pensado em fazê-lo por escrito e pago. Porém, durante a festa, algumas pessoas da organização falaram no microfone os recadinhos e isso empolgou os participantes. Além disso, a atividade foi liberada para quem quisesse e sem custo.
13. Vulnerabilidades
O aumento do número do Grupo de Trabalho favoreceu no andamento das atividades;
A dependência da Equipe pela Diretoria de Comunicação para a elaboração das artes, dificultou o trabalho de divulgação do evento. Visto que o material demorou a ser entregue para que a divulgação fosse iniciada;
Visitar o local com antecedência, para avaliar se o espaço será suficiente, principalmente para a realização da quadrilha;
Procurar o supermercado escola com mais de mês de antecedência com o orçamento já feito;
Procurar a União para fechar o transporte com 02 (duas) semanas de antecedência. 14. Sugestões de melhoria Fazer um melhor planejamento para a compra dos materiais. Algumas coisas sobraram
e outras foram poucas. Item Guardanapo Óleo Refrigerantes Cerveja Água Milho para pipoca
Quantidade 5 pacotes 2 litros 30 litros 32 litros 20 litros 7 pacotes
A Equipe deve ser constantemente cobrada pela Coordenadoria de Eventos para dar repasses das atividades e para que as atividades não sejam deixadas para ultima hora. Planejar a decoração desde início das atividades, por isso, é importante que o local seja definido o quanto antes para que o responsável pela decoração possa, desde o começo das atividades, planejar tudo que será necessário e realizado. Divulgar os patrocinadores desde momento que o contrato for assinado.
ANEXO 1 – Carta de Patrocínio
Viçosa, [XX] de junho de 2013. Senhores: O Núcleo de Empresas Juniores da UFV (CEEMPRE) é uma instituição formada por Empresas Juniores da Universidade Federal de Viçosa e que possui, dentre outras finalidades, o objetivo de capacitar e promover o desenvolvimento das empresas e seus integrantes. Dentre outras atribuições, promove eventos que atingem as trinta e duas empresas juniores da UFV, além da comunidade universitária, com objetivos que vão desde a capacitação e integração do Movimento Empresa Júnior de Viçosa até o desenvolvimento da Responsabilidade Social Empresarial. No dia 22 do mês de junho daremos continuidade ao projeto de integração das Empresas Juniores da UFV com o evento Junina Júnior. Esse evento está em sua quarta edição, com um potencial de integração devido ao crescente número de participantes observado nos últimos anos, além de atrair também os estudantes de outras cidades que também integram o Movimento Empresa Júnior. Para darmos continuidade a este evento, contamos com o envolvimento dos empresários de Viçosa contribuindo com quantias de patrocínio e/ou produtos que possam ser cedidos para a montagem do evento. Entre em contato conosco pelo e-mail mateustneves@gmail.com ou pelo telefone (31) 9477-3775 (Mateus Tomaz). Contamos com a sua colaboração para promovermos juntos mais essa realização!
Atenciosamente, CEEMPRE.
ANEXO 2 – Cotas de Patrocínio
Cotas de patrocínio para o evento Junina Júnior 2013. Cota Bronze Benefício
Valor
Materiais de divulgação da Junina Jr (Artes de Divulgação) R$ 70,00 Total R$ 70,00
Cota Prata Benefício
Valor
Materiais de divulgação da Junina Jr (Artes de Divulgação) R$ 70,00 Banner no dia do evento R$ 85,00 Total R$ 155,00
Cota Ouro Benefício Materiais de divulgação da Junina Jr (Artes de Divulgação) Banner no dia do evento Distribuição de Flyer para os participantes Total
Valor R$ 70,00 R$ 85,00 R$ 85,00 R$ 240,00
Cota Diamante Benefício Materiais de divulgação da Junina Jr (Artes de Divulgação) Banner no dia do evento Distribuição de Flyer para os participantes Divulgação da Empresa na página do Facebook da Junina Jr (2 postagens) Total
Contato: Mateus Tomaz Neves mateustneves@gmail.com (31) 9477-3775
Valor R$ 70,00 R$ 85,00 R$ 85,00 R$ 60,00 R$ 300,00
ANEXO 3 – Declaração e Termo de Compromisso do Patrocínio Declaração e Termo de compromisso
Declaro para os devidos fins que recebemos a quantia de R$ ______________ do estabelecimento ________________________________ referente ao patrocínio destinado ao evento Junina Júnior 2013, promovido pelo Núcleo de Empresas Juniores da UFV – CEEMPRE. Comprometemo-nos a cumprir com a nossa parte, divulgando a marca da empresa, conforme acordado. Serviços de divulgação acordados: Benefício
Sim
Não
Materiais de divulgação da Junina Jr (Artes de Divulgação) Banner no dia do evento Distribuição de Flyer para os participantes Divulgação da Empresa na página do Facebook da Junina Jr (2 postagens)
Valor R$ 70,00 R$ 85,00 R$ 85,00 R$ 60,00
Total
_____________________________________ _ Mateus Tomaz Neves Representante da Junina Jr. – CEEMPRE mateustneves@gmail.com (31) 9477 3775
_____________________________________ _ Representante do estabelecimento
Viçosa, ___/___/___
ANEXO 4 – Carta de agradecimento aos patrocinadores
Prezada Mariah Arantes, A comissão organizadora da Junina Jr. 2013, promovida e organizada pela CEEMPRE, núcleo de empresas Juniores da Universidade Federal de Viçosa agradece pela sua colaboração para o nosso evento. A Junina Jr. aconteceu no dia 22 de junho de 2013, e contou com a participação de aproximadamente 200 empresários juniores das trinta e duas empresas que compõem o Movimento Empresa Jr. na UFV. Acreditamos que o evento contribuiu para a integração e motivação dos participantes. Deixamos os nossos sinceros agradecimentos, reconhecendo que seu apoio foi muito importante para a realização da Junina Jr. Esperamos que tenha ficado satisfeita com a divulgação e promoção de sua marca em nosso evento, e que possamos contar com a Mariah massas rápidas em futuros eventos e outras realizações da CEEMPRE. Atenciosamente,
ANEXO 5 - Artes de chamada
ANEXO 6 – Cartaz de divulgação