2013 Manual do Conselheiro Deliberativo
CEEMPRE Núcleo de Empresas Juniores da UFV
Viçosa-MG Fevereiro de 2013.
Sumário
1. Apresentação ............................................................................................................................3 2. Procedimentos iniciais .........................................................................................................4 3. Atribuições ................................................................................................................................6 4. Transição ....................................................................................................................................8 5. Considerações Finais ............................................................................................................9
1. Apresentação
Este manual foi elaborado pelo Presidente do Conselho da Gestão 2013, Luiz Gustavo dos Santos, para garantir uma efetiva gestão do conhecimento para o Conselho Deliberativo; tornar claro seu papel e assim promover melhorias no desempenho da atuação como conselheiro. O Conselho Deliberativo é órgão máximo dentro da organização da CEEMPRE. Assim, é de extrema importância que o Conselho cumpra com seu papel de delimitar as estratégias do Núcleo, contribuindo para o alcance dos nossos objetivos, além de representar a realidade de cada EJ que o compõe. Espera-se que este documento favoreça nosso trabalho e possibilite, cada vez mais, que a CEEMPRE gere resultados para nossas EJs e para o MEJ de forma geral, através de um conselho ativo, responsável e crítico. Só assim continuaremos sendo o Maior do Brasil em qualidade de trabalho também.
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2. Procedimentos Iniciais
Agora você tem um grande desafio e muito trabalho pela frente. Você é responsável por ser o elo entre sua EJ e a CEEMPRE, levando a opinião da sua empresa para o Núcleo e divulgando-o dentro de sua empresa. O conselheiro é nossa principal forma de contato com a empresa e por isso contamos com você para repassar as informações necessárias. Cada EJ, quando mudar de Conselheiro Deliberativo, deve preencher um formulário do Google Drive com informações básicas e formas de contato para nós nos conhecermos melhor. O link sempre será disponibilizado via e-mail e fórum. Para que a comunicação seja efetiva, temos dois meios principais: e-mail e fórum. Ambos são administrados pelo Presidente do Conselho, assim, se tiverem qualquer dúvida, entrem em contato com ele. O e-mail <presidente.conselho@ceempre.org> é mais utilizado para repasse de
informações,
comunicados
e
divulgações.
O
fórum
<http://www.ceempre.org/forum/> é nosso maior meio de comunicação e também de gestão do conhecimento. Nele temos a área exclusiva para discussões do conselho, além das áreas específicas de cada diretoria, onde acontecem os repasses do trabalho. Todo Conselheiro pode criar discussões e postar novos tópicos quando sentirem a necessidade de discutir qualquer assunto novo. A participação de todos é de extrema importância para que a discussão aconteça e seja representativa da nossa realidade. Cada utilizador tem um perfil e neste deve colocar a assinatura com seus contatos e foto para facilitar a comunicação além do fórum. Na assinatura é importante colocar e-mail, EJ, cargo, celular e Skype. Além disso, o fórum tem um 4
atalho de acesso às mensagens novas, o que facilita para o conselheiro saber o que foi postado recentemente. Para ter acesso ao fórum, basta registrar-se seguindo as informações do link <http://www.ceempre.org/forum/viewtopic.php?f=37&t=3>. A partir de então todos são muito bem-vindos para participar efetivamente, ler os tópicos antigos para conhecer um pouco mais das discussões, entre outras atividades.
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3. Atribuições
Como já dito anteriormente, você é o canal entre CEEMPRE e EJ, e o responsável por delimitar a estratégia da CEEMPRE. Assim, precisamos da opinião de vocês em várias deliberações que vão dizer do futuro do Núcleo, de como as equipes e a diretoria vão atuar. É importante pensar que o Conselho é um órgão único, que deve alinhar sua opinião para chegar ao bem comum para a CEEMPRE. Por isso, é essencial que o conselheiro saiba balancear o que sua EJ quer e o que o Movimento precisa. O Conselho Deliberativo da CEEMPRE é composto por dois representantes de cada EJ. Quinzenalmente haverá uma Reunião Presencial – comumente abreviada como RP - e precisamos aproveitar esse momento para discutirmos sobre a CEEMPRE, sobre o que está sendo feito e o que deve ser feito. A reunião é do Conselho, mas é aberta aos demais membros das EJs, para que todos conheçam mais sobre o Núcleo e tenham vontade de participar. Todavia, haverá ocasiões em que será preciso deliberar sobre um ou outro assunto, sendo assim a convocatória será expedida como Assembleia Geral Ordinária (ou Extraordinária, quando for de caráter imprevisto) - abreviada como AGO (ou AGE, no caso da Extraordinária) - e a presença dos Conselheiros Deliberativos de cada EJ será imprescindível, pois eles são os únicos com direito a voto. As AGOs e AGEs também são abertas aos demais membros das EJs. Quando os conselheiros não puderem ir, é importante que outra pessoa represente a EJ e para isso deve ser enviada uma carta ao Presidente do Conselho, informando-lhe sobre a substituição (já existe um modelo desse documento, que deverá ser devidamente preenchido e assinado).
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Todo conselheiro pode sugerir tópico para discussão na reunião, contudo, isso deve ser feito com, no mínimo, quinze dias antes da Reunião, para que possa ser programada sua realização. No momento da reunião é importante a participação de todos os conselheiros, seja tirando dúvidas, seja colocando o posicionamento de sua EJ, para fazer desse momento realmente importante e produtivo, aproveitando a presença das demais EJs, diretoria e equipe CEEMPRE. É importante também que os Conselheiros já cheguem com a pauta lida e os documentos estudados em mãos, para facilitar o trabalho e torná-lo mais crítico, aproveitando bem o tempo que passamos juntos. O acompanhamento do trabalho desenvolvido pela Diretoria Executiva é feito através do PAPA – Painel de Acompanhamento dos Planos de Ação. Cabe aos Conselheiros Deliberativos, o monitoramento e a cobrança pelos resultados dos PAPAs. Em se tratando de tomada de decisão, para que uma deliberação seja finalizada, precisamos do posicionamento de mais da metade das empresas juniores que constituem o Núcleo. Mais que isso, é essencial a participação de todas as EJs, dentro do prazo, para representar fielmente a CEEMPRE e não atrasar vários processos que demandam opinião do conselho.
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4. Transição
Para uma transição mais eficiente, atente-se a algumas perguntas frequentemente feitas pelas EJs na inclusão de novos membros no Conselho Deliberativo da CEEMPRE.
“O Conselheiro Deliberativo deve ser o Presidente da EJ?”
Não necessariamente! O Conselheiro da CEEMPRE, membro efetivo de uma EJ da UFV, deve ser o empresário júnior que acredita na importância da participação ativa da empresa no Movimento Empresa Júnior e que possa dizer da realidade da sua EJ para a CEEMPRE.
“O Conselheiro da CEEMPRE deve ser apaixonado pelo MEJ?”
Não
necessariamente!
O
Conselheiro
da
CEEMPRE
deve
ter
responsabilidade para cumprir bem seu papel de elo entre EJ e Núcleo, realizando seu papel de forma consciente, dentro dos prazos, embasado e preocupado com sua atuação. Acreditamos que estes dois pontos levantados devem ser tomados como prioritários na hora de escolher um novo conselheiro. Como algumas EJs tem gestão de 6 meses, os dados dos conselheiros e treinamento em reunião presencial são feitos semestralmente, da
mesma maneira informada
inicialmente neste manual. Caso a EJ tenha interesse em conversar/saber um pouco mais sobre o cargo, a Presidência do Conselho está sempre disponível. 8
5. Considerações Finais
Esperamos que esse documento, além de facilitar o trabalho, seja motivador, para que o conselho da CEEMPRE cumpra sua missão de proteger seu patrimônio, no caso, nossas EJs, como um órgão coeso e sólido, participando com responsabilidade e atuando com transparência. Além disso, acreditamos na importância do Conselheiro como disseminador do MEJ, representando a CEEMPRE além de sua EJ, na sua IES, nos eventos que participa, de acordo com nossos valores e conhecimento do MEJ UFV. Nós somos a CEEMPRE e por isso precisamos trabalhar de forma alinhada, realizando de forma responsável nosso trabalho e tendo orgulho de representar não apenas sua EJ, mas todas as que fazem parte do MEJ UFV. É esse trabalho que nos torna o MAIOR NÚCLEO DO BRASIL!
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