Manual CEEMPRE
Conselheiro Deliberativo
PresidĂŞncia do Conselho 2015
JoĂŁo Teberga presidencia.conselho@ceempre.org (31) 8632-2635
Conselho Deliberativo Apresentação Inicial
Bem vindo ao Conselho do Maior do Mundo! Este Manual do Conselheiro tem o objetivo de tornar claro seu papel e assim promover melhorias no seu desempenho como Conselho Deliberativo. Esperamos que o trabalho desenvolvido por você possibilite, cada vez mais, que a CEEMPRE gere resultados para nossas empresas e para o MEJ de forma geral, através de um conselho ativo, responsável e crítico. Assim continuaremos sendo o Maior do Mundo também em qualidade de trabalho. Além deste Manual do Conselheiro você pode encontrar outros documentos relacionados à CEEMPRE, importantes para o desenvolvimento da sua função em <issuu.com/ceempre>.
O Conselho Deliberativo
Órgão máximo do Núcleo O Conselho é o órgão máximo dentro da organização, tendo por finalidade discutir, orientar e decidir as ações do Núcleo. Seu papel é delimitar as estratégias do Núcleo, contribuindo para o alcance dos nossos objetivos, além de representar a realidade de cada EJ filiada que o compõe. É de extrema importância que o Conselho cumpra com seu papel de delimitar as estratégias do Núcleo, contribuindo para o alcance dos seus objetivos, possibilitando que a CEEMPRE gere mais resultados para nossas empresas e para todo o MEJ Mineiro e mundial. É importante pensar no Conselho como um órgão único, que deve alinhar sua opinião para chegar ao bem comum para a CEEMPRE. Por isso, é essencial que o conselheiro saiba balancear o que sua EJ quer e o que o Movimento precisa. O Conselho é formado por dois representantes de cada EJ filiada, escolhidos internamente para serem seus representantes perante o Núcleo, e pelo Presidente do Conselho.
Presidente do Conselho
Direcionador e representante O Presidente do Conselho é o responsável por acompanhar o desenvolvimento e zelar pelo cumprimento das atividades assumidas pelas Empresas Juniores perante à CEEMPRE, tendo em vista missão, visão, valores, objetivos e necessidades do Núcleo, representando as Empresas Juniores perante a Diretoria Executiva e o Movimento Empresa Junior. O Presidente do Conselho convoca e preside as Reuniões do Conselho e Assembleias Gerais, além de elaborar as pautas de discussões e gerir as deliberações. É função dele enviar, com antecedência, o material de apoio dos assuntos a serem tratados nas reuniões para os conselheiros. As EJs podem solicitar a inclusão de pontos na pauta das Reuniões e Assembleias, encaminhando as sugestões ao Presidente do Conselho.
Assembleia Geral Ordinária ou Extraordinária
Instância máxima de decisão Três vezes ao ano, ocorrem as Assembleias Gerais Ordinárias, nas quais são realizados o Selo CEEMPRE, eleição dos integrantes da Diretoria Executiva do ano seguinte, cujo mandado é de um ano e a Troca de Gestão. As Assembleias Extraordinárias podem ocorrer a qualquer tempo, quando necessária, sendo convocadas de acordo com o Estatuto da CEEMPRE. Nas Assembleias Gerais, são examinadas e deliberadas demonstrações financeiras, estabelecidas às diretrizes e estratégias da CEEMPRE e da Diretoria Executiva. Além de manifestar sobre propostas da Diretoria, podendo intervir em qualquer atividade da Diretoria Executiva que não esteja em consonância com o Estatuto e diretrizes do Núcleo.
O Conselheiro Deliberativo
O elo entre EJ e CEEMPRE O Conselheiro é responsável por ser o elo entre sua EJ e a CEEMPRE, levando a opinião de sua empresa para o Núcleo e divulgando a CEEMPRE dentro de sua EJ. O Conselheiro é a forma principal de
contato com as EJs e, por isso é importante que ele repasse as informações necessárias. Normalmente acredita-se que, obrigatoriamente, para ser conselheiro da CEEMPRE, o empresário deve ser o presidente da sua EJ, porém isso não é verdade. Entretanto, o conselheiro deve ter voz ativa na EJ, poder tomar decisões por ela e entender toda a empresa. Por esse motivo que é recomendado que um dos dois representantes escolhidos seja um Diretor. O conselheiro da CEEMPRE deve ser aquele que acredita na importância da participação ativa da empresa no Movimento Empresa Júnior e que possa dizer da realidade da sua EJ para o Núcleo. Deve ser apaixonado pelo MEJ, sendo aquele que não acredita ser uma obrigação estar no Conselho. Deve também ter responsabilidade para cumprir bem seu papel de elo, realizando-o de forma consciente, dentro dos prazos estabelecidos, embasado e preocupado com sua atuação. Acreditamos na importância do Conselheiro como disseminador do MEJ, representando a CEEMPRE além de sua EJ, na Universidade Federal de Viçosa (UFV) , nos eventos em que participa, de acordo com nossos valores e seu conhecimento do MEJ.
As ferramentas de comunicação
O contato entre o Conselho No início de cada semestre, cada EJ, deve preencher o docs com informações básicas e formas de contato dos seus representantes, para nos conhecermos melhor. Para que a comunicação seja efetiva, temos dois meios principais: grupo de emails e fórum. Ambos são administrados pelo Presidente do Conselho e Gerente de TI, assim, se tiverem qualquer dúvida, entrem em contato com eles por meio dos contatos <presidencia.conselho@ceempre.org> e <gerente.ti@ceempre.org>. O grupo de e-mails <conselho@ceempre.org.br> é para assuntos mais emergenciais, repasse de informações e divulgações. Como já recebemos vários e-mails todo dia, é importante refletir sobre a necessidade de todos os conselheiros receberem o seu e-mail. E lembre-se de prestar atenção para quem você está respondendo, para não enviar para todos do grupo quando sua resposta é para somente uma pessoa. O fórum é nosso maior meio de comunicação e de gestão do conhecimento. Nele temos uma área exclusiva para discussões e deliberações do Conselho, além das áreas específicas de cada diretoria, nas quais são postados repasses e discussões. Cada utilizador tem um perfil e neste deve colocar a assinatura com seus contatos e foto para facilitar a comunicação além do fórum. Na assinatura, é importante colocar e-mail, EJ, cargo, celular e skype. Além disso, o fórum tem um atalho de acesso às mensagens novas, o que facilita para o conselheiro saber o que foi recém-postado. Além das ferramentas citadas, há também o grupo do Conselho no Facebook e no WhatsApp. Por meio desse canal, todos podem criar tópicos informais, lembrando datas, deliberações, eventos e informações importantes.
As tarefas e deveres
Acompanhar o fórum Todo conselheiro pode criar discussões e postar nos tópicos quando sentir a necessidade. A participação de todos é de extrema importância para que as ações e decisões sejam representativas da realidade de todas as empresas. Sinta-se a vontade para participar efetivamente e aproveite para ler os tópicos antigos para conhecer um pouco mais das discussões que estão acontecendo. O conselheiro terá que olhar o fórum da CEEMPRE frequentemente, levar algumas discussões, quando necessário, para dentro de sua EJ, e deliberar dentro do prazo estabelecido pelo Presidente do Conselho. Através do fórum, o conselheiro terá informações sobre projetos da CEEMPRE, FEJEMG e também da Brasil Júnior (BJ), por isso a necessidade clara do conselheiro repassar essas informações às pessoas responsáveis por cada assunto na sua EJ.
Participar das Reuniões do Conselho e Dias do Time As Reuniões do Conselho da CEEMPRE são quinzenais e ocorrem em Viçosa, na tentativa de estar mais próxima da maioria das EJs e da sede do Núcleo. Os Dias do Time também acontecem em Viçosa, com exceção de uma data anual, ocorrendo em Rio Paranaíba. No início de cada ano, os conselheiros deliberam sobre a aprovação do calendário anual, discutindo as datas e locais. Desta forma, todos podem se planejar antecipadamente para estar presente. A falta em reuniões é grave, pois pode afastar a EJ do que acontece na CEEMPRE. É obrigatória a presença de, pelo menos, um dos conselheiros nas reuniões, sendo elas, abertas, exceto quando a Presidência do Conselho julgar necessário fechá-las, para qualquer membro da EJ que tenha interesse em conhecer mais a CEEMPRE, porém apenas o conselheiro terá direito a voz e voto pela EJ – salvo caso um membro represente a EJ por via de procuração. Essas reuniões são momentos para discutir sobre a CEEMPRE, sobre o que está sendo feito e o que deve ser feito, nos quais são traçados o futuro do Núcleo, e como o Corpo Executivo e a Diretoria Executiva irão atuar. É importante também que os conselheiros já cheguem com as pautas lidas e os documentos estudados, para facilitar o trabalho e torná-lo mais crítico, aproveitando bem as horas que passarmos juntos presencialmente. A participação de todos os conselheiros, seja tirando dúvidas, seja colocando o posicionamento de sua EJ é fundamental para tornar o encontro mais produtivo, aproveitando a presença das demais EJs, da Diretoria
e da Equipe CEEMPRE. Além disso, é essencial a pontualidade do Conselho, uma vez que a reunião só começa com a presença de mais da metade das Empresas Juniores e deve-se evitar atraso na reunião de forma geral.
Representar a EJ na CEEMPRE O Conselheiro é o representante da Empresa Júnior dentro do Núcleo. Assim, quando há qualquer deliberação e discussão é imprescindível a análise dos documentos referentes a ela, bem como solidificar a posição da Empresa, para que a deliberação seja feita conscientemente. Esta mesma postura deve ser tomada antes das Reuniões do Conselho, para que as discussões sejam embasadas e não seja tomada nenhuma decisão erroneamente. É essencial a participação de todas as EJs, dentro do prazo das deliberações, para representar fielmente a CEEMPRE e não atrasar vários processos que demandam opinião do conselho.
Representar a CEEMPRE na EJ O Conselheiro é responsável por envolver os integrantes da EJ nas reuniões e discussões, fazendo com que todos estejam cientes do papel que a sua Empresa Junior tem no Movimento Empresa Junior da UFV e internalizando a cultura, a importância e o valor estratégico de se participar de um Núcleo. Deve conhecer plenamente e seguir a missão, visão, valores e a estratégia da CEEMPRE, e respeitar o Estatuto e Regimento Interno do Núcleo. Além disso, deve levar o MEJ para dentro de sua EJ e motivar outros membros a se interessarem e participarem do Movimento, instigando a participação de todos os integrantes da EJ nas Reuniões do Conselho, tornando a CEEMPRE um assunto comum dentro da EJ.
A Transição
E o novo conselheiro? Para as Empresas Juniores, pede-se que a cada troca de gestão, haja a manutenção de um conselheiro, ou seja, que cada conselheiro permaneça por 1 (um) ano, intercalando-os a cada 6 (seis) meses. Com isso espera-se que os conselheiros mais recentes tenham uma cogestão com os que já frequentam o Conselho, gerando maior efeito positivo. Além disso, recomenda-se que elas indiquem quem assumirá o cargo com antecedência ao Núcleo, para que o novo conselheiro possa começar a participar das Reuniões do Conselho e entender a dinâmica de trabalho, além de haver uma adequação em relação aos treinamentos que possam ser dados para o novo conselheiro, tanto por parte da EJ, como por parte da CEEMPRE. É necessário que, na hora da escolha, haja uma séria conversa com as pessoas interessadas
para que elas realmente se comprometam com suas funções e que não se sobrecarreguem, com muitos cargos e funções. Ser conselheiro é um grande desafio e existe muito trabalho envolvido e, portanto, a escolha e decisão devem ser feitas com cuidado.
Punições do conselho As punições ao conselho serão aplicadas de acordo com o Manual de Sanções, presente no Regimento Interno da CEEMPRE.
Termo de Compromisso e Certificado Ao entrar para o conselho você adquire a possibilidade de ter um certificado de atuação no cargo de Conselheiro Deliberativo. Para isso, o conselheiro deve assinar um Termo de Compromisso se portando ciente de que o certificado só será adquirido caso as atribuições do cargo descritas no Manual do Conselheiro sejam seguidas. A partir de 6 meses de gestão, o conselheiro adquire o direito de receber uma declaração da CEEMPRE confirmando sua estadia no cargo de conselheiro de sua EJ. Se o representante do Conselho cumprir com os deveres de seu cargo até o final da gestão (duração de um ano), receberá um certificado da CEEMPRE confirmando a ocupação no cargo. Caso o conselheiro ocupe o cargo por menos de seis meses não receberá declaração da CEEMPRE confirmando a ocupação do cargo de Conselho Deliberativo.
Considerações Finais
Bom Trabalho! Esperamos que esse documento, além de facilitar o trabalho, seja motivador para que o Conselho da CEEMPRE cumpra sua missão de proteger seu patrimônio, no caso, nossas Empresas Juniores, como um órgão coeso e sólido, participando com responsabilidade e atuando com transparência. Tendo uma comunicação mais eficiente e um acompanhamento mais próximo, teremos um Conselho coeso e com pensamento único de desenvolvimento do Núcleo, afinal o Conselheiro atua como líder do movimento, contribui para o crescimento de desenvolvimento do Núcleo, por isso seu engajamento e participação são tão importantes. Nós somos a CEEMPRE e precisamos trabalhar de forma alinhada, realizando de forma responsável nosso trabalho e tendo orgulho de representar não apenas sua EJ, mas todas as EJs da UFV. É esse trabalho que nos torna os MAIORES DO MUNDO e, porque não, MELHORES DO MUNDO!
CEEMPRE