Gestão documental: Como pode a Qualidade ajudar?

Um sistema de gestão é o conjunto de diretrizes utilizadas para conduzir processos sistemáticos numa organização. Eles padronizam a forma como os processos acontecem e implementam metodologias para que cada uma das etapas ocorram de forma controlada, monitorizada e em melhoria contínua.

Assim, um sistema de gestão pode integrar diversas iniciativas de gestão, como por exemplo a Gestão da Qualidade e a Gestão Documental. A Gestão da Qualidade é definida, de forma simples, como o subsistema de gestão que lida com questões relativas à qualidade e utiliza o subsistema de Gestão de Documental, que abrange o conjunto de procedimentos e operações técnicas realizadas sobre um documento nas fases de seu ciclo de vida.

Analisando a sustentabilidade do mercado, as organizações são frequentemente confrontadas com a necessidade de racionalização de processos de negócio, de controlo da produtividade, de melhoria na satisfação de clientes e de redução de custos.

Na busca pelo atendimento a tais necessidades, muitas organizações incluem na sua estratégia a implementação de sistemas de gestão de diversos tipos.

O sistema de gestão mais conhecido, é o Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ). Um SGQ pode integrar diferentes iniciativas, como por exemplo, a Gestão da Qualidade, ou a integração da Gestão da Qualidade com a Gestão Ambiental e a Gestão da Saúde e Segurança no Trabalho. Ainda assim, a ênfase de um sistema deste tipo recai na normalização dos processos através de um pequeno conjunto de documentos de controlo.

Racionalizar processos consiste em entender e modelar as suas etapas, relacionando-as com as regras de negócios, com os clientes, com os fornecedores, com as suas funções, responsabilidades e aos documentos envolvidos.

Por sua vez, documentos são elementos que reúnem informações, registos e evidências, os quais validam a execução de uma sequência de etapas que constitui um processo de negócio. Os documentos carecem de organização e gestão, de forma a garantir acesso e recuperação, bem como o seu arquivo.

A Gestão Documental pode ser entendida como um conjunto de práticas que adotam metodologias específicas para conhecer, entender e otimizar os fluxos documentais e informativos numa organização, desde a criação do documento até ao seu destino final. Neste contexto, as práticas de arquivo possibilitam a criação de instrumentos de gestão documental os quais, em última instância, orientam e suportam as tomadas de decisão. Além disso, estes instrumentos garantem a segurança e a constante necessidade de racionalização inerente à dinâmica dos processos de negócio, considerando-se ainda a combinação entre meio físico e o digital.

A gestão de documentos ou gestão documental é um conceito que corresponde à tradução do termo records management. Trata-se do conjunto de tarefas e procedimentos orientados para obter eficácia e economia na exploração ou uso dos documentos por parte das organizações. Apesar de aparentemente relevante e mesmo essencial para a gestão racional da empresa, a organização e a gestão de documentos é na maioria das vezes encarada como atividade secundária.

A Gestão da Qualidade, à primeira vista, parece distante do domínio da Gestão Documental, mas veio dar um novo impulso à forma de arquivo a oferecer novas oportunidades de pesquisa associadas à normalização da “informação orgânica” e dos procedimentos usados na sua produção. O SGQ será tanto mais eficaz quando mais articulado com a política de arquivo ou de gestão da informação. Isso ocorre porque um SGQ fundamenta-se em requisitos da documentação, a qual exige uma abordagem por processos (ISO9001:2008) tal como a arquivologia.

SISTEMAS COM A DOCUMENTAÇÃO ESSENCIAL MAIS RIGOROSA

Desde a última revisão da norma ISO 9001, que os sistemas de gestão de qualidade deixaram de ser vistos como sistemas complicados, burocráticos e extensos a nível de documentação.

Assim, nesta nova revisão, surgiu voltada para as pessoas, para a organização e para a estratégia. Foco-me em 7 motivos que fazem com que a esta versão esteja melhor do que antes e com tendência a melhorar muito mais no futuro próximo.

A escolha da documentação na nossa organização é o passo mais importante e sensível. Toda a organização deve ser estudada e entendida (Gestão do Conhecimento), pois se não conseguir entender os vários circuitos da sua organização (externos e internos) já mais se consegue ter um sistema eficaz e com a documentação somente necessária. Nesta fase temos que captar o máximo de informação sobre a empresa, entender qual o fluxo da comunicação e informação, e identificar todos os processos.

Após este pequeno estudo e investigação, avançamos para a etapa de Gestão de Documentos, ou seja, a fase de criação de todos os documentos. Também nesta fase fazemos a avaliação da documentação criada, permitindo analisar se a mesma é necessária e se necessita de alguma revisão.

Se tudo estiver de acordo com a nossa filosofia de organização e a documentação criada, então sim, passamos à etapa de transparência pública, isto é, a partilha por todos para uso da mesma esperando que esta seja um sistema vivo e de melhoria contínua.

Considerando que tanto o SGQ quando a SGD são programas normativos, ou seja, são orquestrados por instrumentos que padronizam e controlam a execução de processos, como por exemplo instruções de trabalho e procedimentos operacionais, parece natural planear o uso dos dois sistemas como sistema integrado.

De facto, sem gestão da informação, o que inclui informação registada (documentos), não há gestão da qualidade, e como não há controlo de processos de trabalho sem informação, não parece possível distinguir totalmente a implantação de um SGQ de outros sistemas de gestão da informação. A classificação e a avaliação de documentos são atividades relevantes para a gestão da informação organizacional, o que pode ser feito por meio de arquivo da gestão da informação com vista à manutenção da qualidade nas empresas.

Embora possam ser implantados de forma independente e resultem em saídas diferenciadas, SGQ e SGD exibem um tipo de cooperação. Isso ocorre, pois, os sistemas podem beneficiar das práticas um do outro, ou seja, numa integração de sistemas.

GESTÃO DA DOCUMENTAÇÃO DIGITAL VS PAPEL

A gestão de documentos digitais é uma prática de criação de processos que facilitam na organização de arquivos em meios tecnológicos. Há organizações que consideram a gestão de documentos importante para os negócios. Sendo assim, é interessante que os métodos utilizados para a gestão de arquivos digitais estejam atualizados em questão de tecnologia.

Entre os principais benefícios de uma boa gestão de documentos digitais estão o ganho de eficiência e produtividade, a redução de custos, a sustentabilidade e a segurança diante fatores físicos. As principais vantagens de um sistema de gestão documental digital são:

1. Mais eficiência e produtividade, precisão é uma palavra que define bem a gestão de documentos digitais. Isso porque o desenvolvimento deste método ajuda a classificar e segmentar os arquivos de acordo com suas características. Dessa forma, fica muito mais fácil guardar e localizar documentos, principalmente aqueles importantes, que precisam de ser consultados com frequência.

2. Menos custos, menos papel e gasto em manutenção resulta na redução dos custos.

3. Sustentabilidade, a gestão de documentos digitais reduz drasticamente a circulação de papéis. E além de contribuir para a diminuição dos custos, isso também colabora com a preservação do meio ambiente. Pode parecer algo que causa pouco impacto, mas o papel afeta diretamente na questão ambiental. A quantidade utilizada é proporcional ao tamanho da empresa. Então, em alguns casos, essa proporção é exorbitante. Crescer seu negócio de forma sustentável é fundamental e muito valorizado hoje em dia. Sendo assim, optar por soluções que contribuam com esse fator é uma escolha acertada para se manter atualizado.

4. Segurança contra fatores físicos e naturais, ao utilizar a gestão tradicional de arquivos, uma das preocupações é com a integridade dos papéis. É preciso tomar cuidados com o armazenamento. Já com a gestão de documentos digitais, há menos chances de algum desastre ou fator físico afetar suas informações. Mesmo sendo tudo digital, ainda é preciso de uma estrutura física, na sede da sua organização. Apesar disso, não é necessário manter condições específicas no ambiente. Dessa forma, além de maior segurança para os dados, o gasto com a manutenção diminui.

A gestão de documentos em papel por vezes é suficiente para pequenas e médias empresas, embora haja mais gastos de papel, consumíveis, gestão de tempo por parte dos colaboradores, gestão manual de armazenamento, mas pode não justificar à empresa adquirir um software de gestão documental. Essa análise terá que ser bem fundamentada de forma a analisar os prós e os contras.

Para que haja uma boa gestão de documentos em papel, será necessário analisar os documentos que sejam essenciais à sua organização, analisar os registos e evidências que queremos obter em cada um e ter uma base sólida de arquivo. Cumprindo com estes pontos-chave e apostar nas boas práticas consegue-se milagres.

Agora que já falamos sobre a gestão documental, a gestão de sistemas de qualidade e os sistemas integrados, como é que nos vai ajudar na gestão documental?

Imaginando um processo principal de uma empresa de moldes ou plásticos, quantos documentos temos que utilizar para verificar e controlar as nossas ferramentas? Poderão ser dois, ou cinco, ou dez, depende da complexidade do nosso sistema. Mas o que pretendemos, é que esta documentação controle os processos e todas as etapas e que haja a prática de se utilizar estes documentos para podermos sempre argumentar e termos evidências de problemas que possam surgir no ciclo de vida do produto de forma a melhorar.

Mais do que isto, também há a entrada de várias fontes de informação que alimentam os processos vindos do exterior e/ou interior e que têm de ser geridas, tratadas e arquivadas.

Desta forma, tem de ser feita uma documentação que circule livremente para empresa sem estar o gestor da qualidade a controlar a toda a hora se o mesmo foi utilizado corretamente, ou verificar uma semana antes das auditorias se toda a documentação do sistema está preenchida.

Fontes de informação que são geridas numa organização

Terá de ser preocupação do gestor de qualidade e dos gestores de topo com a criação de documentos simples, diretos, com preenchimentos automáticos, criarem ficheiros que permitam ligações a outros documentos do sistema de forma a não se estar a preencher a mesma informação em vários documentos.

Por que não, criar um documento único para controlar as várias fases de conceção, controlo e aprovação? Há que ter imaginação e não somente copiar sistemas de outras empresas parecidas às nossas. Como já referido, a norma ISO 9001 foi revista de forma a permitir as empresas terem mais autonomia e não viverem dependentes de papéis. Tem de ser pensado mais na sua estratégia como empresa, como pessoas, como clientes ou fornecedores.

Os sistemas não podem trazer alterações às empresas quanto ao seu know how, este terá de ser melhorado. Terão de ser documentadas as suas práticas, a sua filosofia. Sistemas que foram implementados sem este cuidado vão ter gastos de tempos desnecessários, nem o gestor da qualidade sabe argumentar o porquê de se usar aquele documento e qual o resultado obtido.

Após a criação de documentos, terá de haver a preocupação de arquivar todos em formato digital, a maioria da documentação poderá ser utilizada digitalmente e em pastas próprias em servidores ou em nuvens.

A nuvem tornou-se essencial para diversas empresas nos últimos anos. Isso deve-se principalmente à facilidade em poder aceder aos dados em qualquer lugar do mundo, e em qualquer dispositivo.

Existem diferentes tipos de nuvem, podendo adequar às necessidades das organizações. E este sistema também possui uma boa segurança, principalmente se pessoas especializadas estiverem por trás da manutenção e gestão das mesmas.

Para terminar, se houver cuidados na escolha de um gestor da qualidade com conhecido avançado das normas, que conheça bem a empresa, saiba inovar e criar, entenda as novas tecnologias e saiba organizar a documentação, o seu sistema será vivo e moderno.

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Magda Leal (Consultora independente)