Informe CEIPA Visita ICONTEC 2010 Mรกs para ti.
¡RECERTIFICADOS! El pasado jueves 25 de febrero ICONTEC dio el visto bueno para la renovación, por 3 años más, de nuestro Sistema de Gestión de la Calidad, certificado bajo la norma ISO 9001 versión 2008, un voto de confianza más para la Cultura de Calidad CEIPA. El balance de esta visita fue muy positivo para la Institución, en donde se resaltó el alto compromiso institucional por mantener el Sistema de Gestión de la Calidad, el excelente compromiso de los diferentes líderes de procesos y el enfoque al mejoramiento continuo. Conoce los aspectos importantes y por mejorar, así como la retroalimentación que realizó el Auditor de ICONTEC, Rodrigo Mejía. Busca tu proceso, lee atentamente, comparte con tu equipo y conoce todas tus oportunidades para MEJORAR.
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Objetivo de la visita 1.1 Determinar la conformidad del sistema de gestión con los criterios de auditoría. 1.2 Evaluar la capacidad del sistema de gestión para asegurar el cumplimiento de los requisitos contractuales, legales y reglamentarios aplicables al alcance del sistema de gestión y a la norma de requisitos de gestión. 1.3 Determinar la eficaz implementación y mantenimiento del sistema de gestión. 1.4 Identificar oportunidades de mejora en el sistema de gestión.
Concepto del Auditor Se propone al comité de certificación se renueve el certificado de gestión de la calidad en cumplimiento de requisitos de la Norma ISO 9001/2000, evidenciados en los muestreos realizados a los diferentes procesos y se actualice a la versión 2008, a la Fundación Universitaria CEIPA, para el alcance determinado en el presente informe.
Alcance Diseño, desarrollo y prestación del servicio de Educación Superior y formación empresarial. Prestación del servicio de consultoría en las modalidades Presencial y Virtual. Comercialización de soluciones informáticas para entornos virtuales.
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Gestión de Soluciones Corporativas Aspectos Relevantes
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Aspectos por Mejorar
El reconocimiento por parte • del equipo de trabajo del proceso de Gestión de Soluciones Corporativas de que los resultados del mismo en buena parte son consecuencia del desempeño • interno, lo que permitió comprometer nuevas estrategias para el actual período y el ajuste a la estructura.
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Revisar y ajustar el texto del objetivo asignado al proceso, para hacerlo responsable de resultados esperados para la institución y así, identificar indicadores de eficacia. Es igualmente importante conocer la Norma ISO 10005, como insumo para la adopción de los planes de calidad como herramienta de seguimiento y aseguramiento de la conformidad, para el proceso de Gestión de Soluciones Corporativas. Como un valor agregado para el proceso de Gestión de Soluciones Corporativas, determinar y documentar en la planificación de los servicios para dar cumplimiento a los contratos empresariales, el perfil del docente que se requiere para atender los requerimientos específicos de cada evento.
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Comercialización Aspectos Relevantes
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Aspectos por Mejorar
Valoración del Plan Comercial • Revisar y ajustar el texto del 2010. objetivo asignado al proceso,
para hacerlo responsable de resultados esperados para la institución y así, identificar indicadores de eficacia. • Revisar la fuente para la medición del indicador de Reconocimiento de Marca, por parte del proceso de Comercialización, que oriente la consulta más hacia el público objetivo y potencial.
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Formación •
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Aspectos Relevantes El apoyo desde la Dirección en • la cualificación de los Docentes que se están formando en niveles de Maestrías y Doctorado, evidencia el compromiso con la mejora continua, con la calidad y la competitividad institucional. La adaptación e implementación del aplicativo “Innova”, para el seguimiento y • asegurar el cumplimiento de los requisitos de las actividades docentes, facilita la identificación de los posibles incumplimientos y la toma de correctivos, en función de la conformidad del sistema y la satisfacción del cliente. Las propuestas de revisión de los niveles de desempeño para aquellos indicadores que han demostrado el cumplimiento y superación de las metas, evidencia el compromiso con la mejora continua.
Aspectos por Mejorar
Revisar y ajustar los textos de los objetivos asignados a los diferentes procesos, para hacerlos responsables de resultados esperados para la Institución y así, identificar indicadores de eficacia para cada uno de ellos. Con el fin de facilitar la lectura de los registros y la comprensión de los mismos, revisar los formatos donde se realiza el seguimiento a los criterios de: revisión, verificación, aprobación y validación del diseño curricular; como evidencia de la claridad de las definiciones.
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Gestión de Estudiante y Egresado Aspectos Relevantes
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El hecho de haber convertido • la programación académica en requisito contractual con el Estudiante, a través de la documentación de ésta en el cuaderno CEIPA, asegura, por medio del seguimiento, el cumplimiento de requisitos del servicio educativo.
Aspectos por Mejorar
Revisar y ajustar el texto del objetivo asignado al proceso, para hacerlo responsable de resultados esperados para la Institución y así, identificar indicadores de eficacia.
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Planificación y Revisión del Sistema Mejoramiento Aspectos Relevantes
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El interés por lo proactivo y • lo práctico que se evidencia en el equipo directivo desde la documentación del SGC y la determinación de las directrices estratégicas, lo que facilita la administración eficaz de la Institución. El reconocimiento que hace el equipo de dirección del • aporte del SGC al desempeño de los procesos formativos, a través de la documentación de éstos y el compromiso por parte de los responsables. El apoyo desde la Dirección • en la cualificación de los docentes que se están formando en niveles de Maestrías y Doctorado, evidencia el compromiso con la mejora continua, con la calidad y la competitividad institucional.
Aspectos por Mejorar
Analizar la posibilidad de integrar el SGC con la Norma ISO 27001, para conseguir el aseguramiento de la información y la continuidad del negocio, dado lo sensible de ésta información dentro del modelo virtual que la Institución desarrolla. Conocer y socializar, una vez sea publicada, la nueva versión de la Norma ISO 9004, para implementar herramientas de gestión que permitan el mejoramiento continuo del Sistema. Conocer e implementar aquellos aspectos que consideren adecuados para la mejora de la documentación y gestión de los requisitos de quejas y reclamos y evaluación de satisfacción del cliente, a través de las directrices establecidas en las Normas ISO 10001 y 10002.
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Planificación y Revisión del Sistema Mejoramiento •
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Aspectos Relevantes El avance en la documentación • de la matriz de riesgos corporativos, que una vez se inicie su despliegue y administración, va a permitir la realización de una gestión más desde lo preventivo que desde lo correctivo, demostrando así, la coherencia con la administración educativa La adopción de la estrategia del padrinazgo para apoyar en • la capacitación, documentación y seguimiento para la implementación del sistema de gestión de instituciones de educación básica, lo que demuestra el compromiso con el sector educativo regional. • La creación e implementación de actividades a través de la mascota “Marcos Conejo”, ha permitido monitorear el desempeño de los procesos e identificar requerimientos de apoyo desde la administración del SGC.
Aspectos por Mejorar Dado la madurez que hoy tiene el sistema, es importante realizar un análisis retrospectivo de los registros de: Auditoría interna, quejas y reclamos, servicios no conformes, acciones correctivas y preventivas; de tal manera que se evalúe la asertividad en las acciones tomadas e implementadas en períodos anteriores. Revisar y ajustar los textos de los objetivos asignados a los diferentes procesos del sistema, para hacerlos responsables de resultados esperados para la Institución y así, identificar indicadores de eficacia para cada uno de ellos. Retomar el concepto de “Propiedad del Cliente” y determinar mecanismos adecuados para su control eficaz, lo que permite asegurar el no incurrir en un riesgo que podría ser oneroso para la Institución
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Planificación y Revisión del Sistema Mejoramiento •
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Aspectos Relevantes El proyecto, en etapa de • diseño, para las mejoras de infraestructura locativa en función de los procesos de formación, evidencia el compromiso con la mejora continua y permite proyectar el crecimiento institucional de manera planificada y eficaz. •El Balanced Scorecard, que • como herramienta de gestión, se ha convertido en el referente para la toma de decisiones y acciones de mejora, demuestra el enfoque sistémico y facilita la construcción del norte institucional. El apoyo en el desarrollo de competencias de Auditor Interno, compartiendo las buenas prácticas, identificadas a través de la evaluación del desempeño de los auditores, va a permitir fortalecer el proceso y la eficacia del SGC.
Aspectos por Mejorar
Evitar el registro y análisis de los datos de los indicadores con base en promedios, dado que éstos subvencionan los resultados poco exitosos y castigan los muy buenos, lo que conduce a la toma de acciones no siempre eficaz. Revisar, documentar y socializar el procedimiento para el control del Producto no Conforme, de tal manera, que se evidencie que los registros y correctivos, se realizan antes y durante la prestación del servicio, evitando la insatisfacción por parte de los usuarios y/o las quejas y reclamos. Realizar de manera exhaustiva y sistemática, el registro de los datos, como un insumo importante para asegurar la conformidad del sistema.
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Planificación y Revisión del Sistema Mejoramiento Aspectos Relevantes
Aspectos por Mejorar
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Como evidencia de que se conocen los conceptos de medición y como insumo para los análisis de datos pertinentes, denominar los indicadores por su verdadera categoría en términos de eficiencia, eficacia, efectividad, productividad y competitividad e igualmente asignarlos donde realmente corresponda, para asegurar la toma de acciones eficaces, luego de los correspondientes análisis de resultados. Trabajar en la consolidación de las cadenas de valor de las unidades estratégicas de negocios, con el fin de fortalecer el enfoque de la gestión por procesos que permita superar los modelos funcionales.
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Planificación y Revisión del Sistema Mejoramiento Aspectos Relevantes
Aspectos por Mejorar •
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Continuar trabajando desde la capacitación en el desarrollo de la competencia para la descripción de las acciones preventivas de tal forma que se facilite el análisis de causas y la toma de acciones orientadas a la eliminación de éstas, que permitan que el riesgo potencial no se materialice. Motivar la respuesta por parte de la comunidad educativa, en la evaluación de satisfacción de los diferentes grupos de interés de la institución, para asegurar la confiabilidad de los datos y facilitar la toma de acciones correctivas y/o de mejora eficaces. Asegurar el cumplimiento de los requisitos aplicables en los diferentes procesos, desde la elaboración de las listas de verificación. Evidenciar la evaluación de satisfacción del cliente por parte del proceso de gestión de la calidad, con el fin de retroalimentar el sistema, luego de analizados los resultados.
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Gestión Financiera - Compras Aspectos Relevantes
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Aspectos por Mejorar
Reconocimiento a la • administración de Gastos desde el Sistema Sócrates.
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Reconsiderar el criterio de calificación del desempeño del proveedor que hoy se tiene establecido en 3.5 sobre 5.0, dado que conlleva a la medición con un valor facilista en términos de exigencia de calidad para el sistema. Describir las variables determinadas como criterios de selección y precisar su significado, para evitar la subjetividad por parte de quien decide la vinculación de un nuevo proveedor. Evidenciar la evaluación de conformidad de cada una de las compras de bienes e insumos e igualmente el cargo a quien se le ha delegado la calificación, para identificar las competencias para ello y asegurar el recurso adquirido.
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Gestión Tecnológica Aspectos Relevantes
Aspectos por Mejorar
. • Las propuestas de revisión de
los niveles de desempeño para aquellos indicadores que han demostrado el cumplimiento y superación de las metas, evidencia el compromiso con la mejora continua.
Gestión Logística Aspectos Relevantes
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Reconocimiento al Plan de • Mantenimiento Preventivo.
Aspectos por Mejorar
Revisar y ajustar el texto del objetivo asignado al proceso, para hacerlo responsable de resultados esperados para la Institución y así, identificar indicadores de eficacia.
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Gestión Humana Aspectos Relevantes
Aspectos por Mejorar
•La planificación para el cambio •
de enfoque del proceso de Gestión Humana, va a permitir de manera controlada, asegurar los objetivos planificados y conseguir el desarrollo de • competencias en los equipos de trabajo.
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Revisar y ajustar el texto del objetivo asignado al proceso, para hacerlo responsable de resultados esperados para la Institución y así, identificar indicadores de eficacia. Determinar un objetivo para cada uno de los temas de capacitación, que determine el resultado esperado para la Institución y se facilite el establecimiento de los criterios para la evaluación de la eficacia posterior. Iniciar la medición de equipos de trabajo como complemento de las evaluaciones individuales, como aporte a gestión de los procesos y la consolidación de equipos auto-dirigidos.
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Gestión Humana Aspectos Relevantes
Aspectos por Mejorar
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Como complemento de las mediciones de desempeño y eficacia de la capacitación, es importante medir el impacto de la Gestión Humana en los procesos misionales de la Institución, con el fin de retroalimentar el Sistema, luego de realizados los análisis de resultado. Agilizar la implementación del nuevo diseño y documentación del proceso de Gestión Humana, para no incurrir en largos períodos sin medición de resultados. Alinear el instrumento de evaluación del desempeño del personal con las habilidades determinadas en la documentación de los perfiles de cargos, para evitar las generalizaciones y la subjetividad por parte de quien califica.
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ยกFELICITACIONES!
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